TURISTINFORMATIONS- AUKTORISATION 2016

Transkript

1 TURISTINFORMATIONS- AUKTORISATION 2016 Auktorisationshandling Turistinformationsauktorisation (f d grön/vit turistbyråauktorisation): - Auktorisationsavtal - Kontaktuppgifter - Grunduppgifter - Krav och rekommendationer - Underskrifter

2 Auktorisationsavtal Turistinformation 1. Visita auktoriserar svenska turistinformationer och turistcenter i enlighet de auktorisationskrav som fastställts av auktorisationsnämnden. Auktorisationsnämnden är, på Visitas och Destinationsrådets uppdrag, beslutande organ avseende auktorisationen. Visitas dotterbolag Svensk Klassificering AB utför och administrerar auktorisationen. 2. För att turistinformation ska kunna auktoriseras krävs att turistinformationens huvudman (kommun, bolag, förening, stiftelse, firma) har sökt och erhållit medlemskap i Visita. Upphör medlemskapet under auktorisationsavtalets giltighetstid upphör även auktorisationsavtalet att gälla vid samma tidpunkt. 3. För att turistinformation ska kunna auktoriseras krävs att turistinformationens verksamhet bedrivs i överensstämmelse med vad som framgår av detta avtal och av auktorisationens villkor. 4. Auktoriserad turistinformation förbinder sig: a) Att följa Visitas, auktorisationsnämndens respektive Svensk Klassificering AB:s beslut rörande auktorisationen, dess tillämpning samt användningen av Visitas varumärken. b) Att följa Visitas etiska regler (se c) Att bibehålla eller överträffa de minimikrav som auktorisationen ställer på turistinformationen, dess medarbetare och dess verksamhet, under hela den tid avtalet gäller. d) Att aktivt samla kunskap om, och söka dialog med, destinationens övriga turistföretag. e) Att medge att kontroll av uppfyllandet av auktorisationens krav får utföras Svensk Klassificering AB, Visita eller annan som auktorisationsnämnden utser. f) Att erlägga den årliga auktorisationsavgiften mot faktura, f n kr för helårsöppen och kr för delårsöppen turistinformation. Avgiften är indexreglerad, följer KPI. 5. Av Visita auktoriserad turistinformation har under avtalets giltighetstid möjlighet att använda sig av det registrerade grön/vita Tourist Information-märket (se sida 1), registrerat varumärke ägt av Visita, på följande sätt: a) I skyltning på och i turistinformationens lokaler samt på och i fordon som är auktoriserade som mobil turistinformation. b) I permanent och i tillfällig vägvisning till turistinformationen, i form av skyltar med riktnings- och ev. avståndsangivelse. c) I en tryckt eller i elektronisk media publicerad karta, för att märka ut av Visita auktoriserade turistinformationers och turistcenters geografiska läge i kartan. d) I tryck eller i elektronisk media, i direkt anslutning till en angivelse om av Visita auktoriserad turistinformations besöksadress, telefon, e-postadress och andra för besökare relevanta kontaktuppgifter. e) I den storlek som är lämplig för ovan nämnda ändamål. 6. Av Visita auktoriserad turistinformation har vidare, under avtalets giltighetstid, möjlighet att använda sig av det vit/gröna InfoPoint-märket (se sida 1), ägt av Visita, på följande sätt: a) I skyltning på, i och i vägvisning till bemannad turistinformationsplats, lokal eller fordon (InfoPoint) som inte är auktoriserad turistinformation under förutsättning att platsen, lokalen eller fordonet står under den auktoriserade turistinformationens regelbundna tillsyn. Sid 2 av 11

3 b) I tryckt eller i elektronisk media för att hänvisa till och/eller märka ut den bemannade turistinformationsplatsen, lokalen eller fordonet (InfoPoint). c) I den storlek som är lämplig för ovan nämnda ändamål. d) Den auktoriserade turistinformationen tar fullt ansvar för att det vit/gröna InfoPoint-märket används på ett korrekt sätt. Ansvaret för märkets användning får ej överlåtas till tredje part. e) I det fall den auktoriserade turistinformationen märker ut InfoPoint som bemannas av annan än de egna medarbetarna, ska avtal tecknas om InfoPoint-verksamheten och InfoPointmärkets användning mellan den auktoriserade turistinformationen och den näringsidkare/person som bemannar en InfoPoint. Ett sådant avtals löptid får ej överstiga löptiden för turistinformationens egen auktorisation, se punkt All annan användning av det registrerade Tourist Information-märket samt InfoPoint-märket, än vad som framgår av punkterna 5 och 6, är otillåten. Visita kan dock, på skriftlig och motiverad ansökan, medge annan användning. Det registrerade Tourist Information märket och InfoPointmärket får inte heller förändras, förvanskas, eller efterhärmas. Vid oklarhet rörande rätten att använda dessa märken ska Visita alltid tillfrågas. Auktoriserad turistinformation kan kostnadsfritt beställa märkesfiler hos Visita. 8. Om auktorisationen upphör att gälla på grund av auktorisationsnämndens beslut, Visitas beslut eller uppsägning från turistinformationens sida, förlorar turistinformationen omgående möjligheten att använda sig av och att sprida det registrerade Tourist Information-märket och InfoPoint-märket. 9. Detta avtal gäller till och med den 28 februari Uppsägning under löpande avtalstid ska ske skriftligen, med en uppsägningstid om tio (10) dagar. Underskrifter, se sida 11 i denna handling. Sid 3 av 11

4 Kontaktuppgifter turistinformation Turistinformationen Turistinformationens namn Besöksadress Postadress Postnr/ort Län Telefax Webadress/adresser Kontaktperson 1 på turistinformationen Kontaktperson 1 namn Befattning Mobil Kontaktperson 2 på turistinformationen Kontaktperson 2 namn Befattning Mobil Sid 4 av 11

5 Kontaktuppgifter huvudman/ägare av turistinformation (kommun, bolag, förening, stiftelse eller firma) Kontaktperson hos huvudman/ägare Kontaktperson namn Befattning Mobil Uppgifter om huvudman/ägare Kommunens, bolagets, föreningens, stiftelsens eller firmans organisationsnummer Kommunens, bolagets, föreningens, stiftelsens eller firmans namn Postadress Postnr/ort Telefax Webadress/adresser Organisationsform (kryssa) Kommun Bolag (AB/HB/KB) Ek. för. Ideell förening Stiftelse Enskild firma Fakturaadress auktorisationsavgift (om annan än till huvudmannens adress) Attention/referens Postadress Postnr/ort Sid 5 av 11

6 Auktorisation grunduppgifter (fylls i men påverkar ej auktorisationen) Öppethållande (välj ett av alternativen) Helårsöppen (12 mån/år) Delårsöppen (mindre än 12 mån/år) Språkkunskaper Turistinformation ger service på följande språk, förutom svenska och engelska: Statistik (obligatoriskt) Antal helårsanställda medarbetare* under året på turistinformationen: Antal delårs- och tillfälligt anställda medarbetare* under året på turistinformationen: Summa arbetstimmar under året för helårsanställda medarbetare* på turistinformationen (c:a): Summa arbetstimmar under året för delårs- och tillfälligt anställda medarbetare* på turistinformationen (c:a): Ungefärligt antal fysiska besökare under år 2015: Ungefärligt antal besökarkontakter via post, e-post, sociala medier chatt o. dyl. under 2015: Ungefärligt antal kontakter med besöksnäringsföretag under 2015: * Medarbetare som utför de uppgifter och tjänster som auktorisationen omfattar. Sid 6 av 11

7 Auktorisation krav och rekommendationer Minimikrav turistinformation Rekommendation /kommentar Vita fält signeras av ansvarig = kravet uppfyllt 1. Medarbetarnas kompetens Tillsvidareanställda (fast anställda) medarbetare på turistinformationen har en utbildning som minst motsvarar Visitaakademins kurs Turism och Värdskap. Finns inga tillsvidareanställda uppfyller minst en medarbetare på plats nämnda krav. Visitaakademin erbjuder utbildningen Turism och Värdskap. Se Utbildning/kompetens som erhållits på annat sätt och på en motsvarande nivå, accepteras. 2. Medarbetarnas språkkunskaper Alla medarbetare behärskar svenska och engelska i tal och skrift. Kunskaper i andra språk som vanligen efterfrågas, rekommenderas. 3. Tillgänglighet för besökare Helårsverksam turistinformation är tillgänglig minst 4 timmar per vardag, i genomsnitt, under året. Delårsverksam turistinformation är tillgänglig minst 20 timmar per vecka under verksamhetssäsong. Begreppet tillgänglig avser fysisk tillgänglighet och/eller tillgänglighet via telefon, e-post och sociala medier, allt utifrån lokala förutsättningar och besökares efterfrågan Delårsöppen turistinformation kan ha en eller flera verksamhetssäsonger under året. 4. Medarbetares klädsel, namnskylt (rekommendation) Ej krav, endast rekommendation. Medarbetarna bör ha enhetlig klädsel och namnskylt i igenkänningssyfte. Namnskylt bör vara försedd med flagga/flaggor representerande det/de språk som medarbetaren talar. Endast rekommendation, signeras ej. 5. i-skyltning av lokal Turistinformationens lokal är, om den är tillgänglig för fysiska besökare, väl synligt skyltad med den grön/vita i- skylten. För (tillfälliga) bemannade informationsplatser finns särskild InfoPointskyltning tillgänglig. Skyltningen får endast användas av auktoriserad turistinformation/turistcenter. Se auktorisationsavtalet, punkt Avskyltning av lokal (gäller endast delårsverksam turistinformation) Den grön/vita i-skylten tas bort eller döljs när verksamhetssäsongen avslutats. Detta krav gäller endast delårsverksam turistinformation, behöver inte signeras av helårsverksam turistinformation. 7. Information om lokalens öppettider m.m. Om turistinformationens lokal är tillgänglig för fysiska besökare ska öppettider och i förekommande fall öppethållandesäsong finnas anslagna på väl synlig plats på eller vid turistinformationen, med text på svenska och engelska. 8. Information om avgifter och betalsätt i lokal Om turistinformationen tillhandahåller tjänster eller varor mot betalning, ska priser (inklusive moms) vara tydligt angivna och det ska tydligt framgå vilka betal/kreditkort kort som accepteras (se även punkt 27.). Om turistinformationen inte tillhandahåller tjänster eller varor mot betalning gäller inte kravet och behöver därför inte signeras. Sid 7 av 11

8 Minimikrav turistinformation Rekommendation /kommentar Vita fält signeras av ansvarig = kravet uppfyllt 9. Insamling och förmedling av turistisk information Turistinformationen samlar in och förmedlar den turistiska information som kan vara av intresse för - och efterfrågas av - besökare, främst lokalt men också regionalt Information om större besöksmål i Sverige bör kunna lämnas. Vid insamling av turistisk information: Ha löpande kontakt med lokala och större regionala besöksmål, turistföretag, kultur och idrott. Fokusera på det lokala och unika. 10. Turistiskt informationsmaterial i lokal På turistinformationen finns relevant lokalt och regionalt turistiskt informationsmaterial, antingen i tryckt form eller i elektronisk form, utskrivningsbart på plats. Turistinformationen avgör själv vad som är relevant material, med hänsyn till efterfrågan och lokala förutsättningar. Material på svenska, engelska och ev. ytterligare språk som ofta efterfrågas i regionen. Efterfrågat material avseende större besöksmål i Sverige bör finnas tillgängligt. 11. Digital information i lokal (rekommendation) Ej krav, endast rekommendation. Besökarens kan själv söka lokal, regional och nationell turistinformation via digitala tjänster på turistcentret, på besökardator, surfplatta eller liknande. Endast rekommendation, signeras ej. 12. Trådlöst nätverk (WiFi) i lokal (rekommendation) Ej krav, endast rekommendation. Besökare har tillgång kostnadsfri trådlös Internetaccess (WiFi). Accessen kan vara öppen eller lösenordskyddad. Endast rekommendation, signeras ej. 13. Frågor på distans under öppettid (se punkt 3.) Turistinformationens medarbetare besvarar telefonsamtal inom 30 sekunder, antingen personligen eller via växel alternativt telesvarsfunktion. Sänd gärna automatiskt svarsmail med öppettider och vi arbetar på din förfrågan eller liknande, även på engelska. Mail, meddelanden via sociala medier (se 14.) och ev. brev besvaras senast arbetsdagen efter mottagandet. 14. Tillgänglighet via Turistinformationen finns tillgänglig på Internet, på egen webbplats alternativt på ägarens, regionens, eller destinationens webbplats. Turistinformationen bör finnas tillgänglig via flera sociala medier (Facebook, Twitter, Instagram). Webbplatsen bör även vara responsiv, d v s anpassa utseendet till surfplattor/smartphones. 15. Turistinformation i Via turistinformationens närvaro i digitala media får besökare bred turistisk information om destinationen och om tillgängliga turisttjänster, med text och om möjligt länkar till lokala turistföretag, logi, mat, aktiviteter och transporter. Broschyrer bör om möjligt finnas för nedladdning. 16. Utformning av turistinformation i Turistinformationens webb och sociala medier följer årstiderna, har inspirerade bildinnehåll och lockande erbjudanden för att skapa reslust till och på destinationen. Syftet är att stimulera till besök i området. Språk och texter anpassas till målgrupp och media. Skapa struktur som gör det lätt att hitta. Sid 8 av 11

9 Minimikrav turistinformation Rekommendation /kommentar Vita fält signeras av ansvarig = kravet uppfyllt 17. Språk i digitala media Informationen på Internet och i sociala medier är på svenska, engelska samt ev. andra språk som ofta efterfrågas i regionen. Översättning av sidor kan ske via Google Translate, kontrollera dock språket! 18. Adress m.m. i Turistinformationens adress och, i förekommande fall öppettider, finns tillgängliga på turistinformationens webb. Motsvarande information bör finnas tillgänglig i sociala media. 19. Webbkarta med lokal markerad (rekommendation) Endast rekommendation, ej krav. En karta/kartlänk bör finnas på webbplatsen för att resenären enkelt ska kunna se var i Sverige turistinformationen/ destinationen finns. Endast rekommendation, signeras ej. Kostnadsfria karttjänster finns på Internet (t ex Google Maps). 20. Uppdatering av Informationen på webben och i sociala media uppdateras löpande med aktuell och relevant turistisk information. Ett kalendarium finns, innehållande lokala evenemang som kan locka och intressera besökare. Inaktuell information bör plockas bort dagligen och ny läggas till. Uppdatera gärna med kända evenemang och händelser ett år framåt i tiden. 21. i-märket i Det grön/vita Tourist Info-märket finns väl synligt på turistinformationens webb och i sociala media. 22. Besökaromdömen via web/epost Det finns möjlighet för besökare att lämna omdömen rörande turistinformationens service på turistinformationens webb. Detta kan exempelvis ske genom att besökarnas uppmanas att lämna synpunkter via en länk som öppnar ett nytt e-postmeddelande föradresserat till turistinformationens e-postadress (mailto-länk). 23. Inspirera till turistisk konsumtion Turistinformationens information, inspiration och rekommendationer leder till turistisk konsumtion hos besökarna, utifrån besökarnas intressen och önskemål. Stimulera varje besökare att göra en transaktion på turistinformationen, på besökarens villkor. Syftet är att intressera besökaren att stanna längre på destinationen. 24. Professionell Servicenivå Turistinformationen håller alltid en hög och professionell servicenivå under öppethållandet, oavsett säsong och oavsett om besöket är fysiskt, via telefon, eller via digitala medier. 25. Marknadsneutral service och utbud Turistinformationen arbetar marknadsneutralt i förhållande till destinationens besöksnäring och låter besökarens önskemål och behov styra de förslag man ger besökaren. Besökarens önskemål och behov går därmed alltid före eventuella egna försäljningsmål eller krav från besöksnäringsföretag. Turistinformationen ger förslag ur ett brett utbud av aktiviteter, besöksmål, logi, m.m. och framhåller det lokala och unika. Turistinformationen ska sträva efter att skapa ett nära samarbete med den lokala/regionala besöksnäringen för att därigenom skapa ett brett utbud av turistiska valmöjligheter för besökare. Marknadsneutralitet innebär att alla seriösa besöksnäringsföretag behandlas på ett likartat sätt. Det är dock alltid besökarens egna önskemål som styr vad som delges/rekommenderas besökaren. Besökare behöver ofta, och ska få, hjälp att välja. Sid 9 av 11

10 Minimikrav turistinformation Rekommendation /kommentar Vita fält signeras av ansvarig = kravet uppfyllt 26. Förmedling av turisttjänster Turistinformationen förmedlar turisttjänster lokalt och regionalt. Avgift får tas ut för sådana tjänster. Med förmedling menas exempelvis bokning eller bokningshjälp. 27. Betalningsmedel Om turistinformationen tar betalt för t ex arrangemang, biljetter eller förmedlingstjänster ska man kunna hantera både kontant- och kortbetalningar. Om turistinformationen inte tillhandahåller tjänster eller varor mot betalning gäller inte kravet och behöver då inte signeras. 28. Systematisk klagomålshantering Turistinformationen hanterar klagomål genom att logga dem, hantera dem, återkoppla och förebygga. Loggning kan ske i t ex pärm eller i dator. Notera hur och när ärendet hanterats. Gå igenom regelbundet och förändra arbetssättet där det behövs. 29. Alla är välkomna Turistinformationens medarbetare behandlar alla människor lika och med samma respekt oavsett, kön, ålder, religion, härkomst, sexuell läggning, funktionshinder m.m. 30. Tillgänglighet för alla 31. En hållbar verksamhet Turistinformationen följer lagar och lokala föreskrifter rörande tillgänglighet och strävar efter att vara både fysiskt och digitalt tillgänglig för alla. Turistinformationen bedriver sin verksamhet på ett miljömässigt, socialt och ekonomiskt hållbart sätt och följer tillämpliga lokala regler och lagkrav på dessa områden. Ett engagemang i hållbarhetsfrågorna ger positiva effekter både internt och externt. Det stärker också varumärket och skapar en positiv attityd i omvärlden. Turistinformationen samarbetar med följande regionala turistorganisation eller destinationsorganisation (fylls i om sådant samarbete finns) Den regionala turistorganisationens/destinationsorganisationens namn Kontaktperson på den regionala turistorganisationens/destinationsorganisationen Adress Postnr Ort Sid 10 av 11

11 Underskrifter Undertecknad, behörig representant för turistinformationen eller för turistinformationens huvudman/ägare (kommun, bolag, förening, stiftelse eller firma), intygar att de på sidorna 6 till 10 signerade auktorisationskraven uppfyllts, att övriga i dokumentet lämnade uppgifter är korrekta samt att på sidor 4 och 5 angiven turistinformation och huvudman för turistinformation förbinder sig att följa auktorisationsavtalet, sidor 2 och 3 i detta auktorisationsdokument. Datum Ort Underskrift behörig turistinformationsansvarig eller behörig representant för huvudman/ägare Namnförtydligande Komplett ifyllt och undertecknat formulär scannas in och e-postas till eva.nordqvist@sveklass.se Alternativt skickas per post i ett exemplar till Visita/Svensk Klassificering AB Box Stockholm När auktorisationen godkänts av Visitas auktorisationsnämnd, utfärdar nämnden ett auktorisationsintyg som skickas per post till turistinformationen. Vid frågor om blanketten och hur den ska fyllas i, kontakta Eva Nordqvist, eva.nordqvist@sveklass.se tel Övriga frågor om auktorisationen eller till auktorisationsnämnden ställs till Clemens Wantschura, cw@visita.se tel Se även Sid 11 av 11