Höstmöteshandlingar (27)

Transkript

1 Höstmöteshandlingar (27) TILL KLUBBENS MEDLEMMAR HÖSTMÖTE TORSDAGEN DEN 24 NOVEMBER 2011 KL Medlemmarna i Kungl. Drottningholms Golfklubb kallas härmed till allmänt möte i klubbhusrestaurangen. Välkomna! Drottningholm november 2011 Styrelsen

2 Höstmöteshandlingar (27) FÖREDRAGNINGSLISTA VID KUNGL. DROTTNINGHOLMS GOLFKLUBBS ALLMÄNNA HÖSTMÖTE TORSDAGEN DEN 24 NOVEMBER 2011 INLEDNING PRISUTDELNING AV KLUBBENS KM-POKALER FÖREDRAGNINGSLISTA HÖSTMÖTE ( 20 Klubbens stadgar) 1. Fastställande av röstlängd 2. Fråga om mötet behörigen utlysts 3. Fastställande av föredragningslista 4. Val av ordförande och sekreterare 5. Val av två justerare tillika rösträknare som jämte ordföranden skall justera protokollet 6. Fastställande av högsta antalet medlemmar med spelrätt 7. Fastställande av avgifter och eventuellt medlemslån (kapitaltillskott) enligt 7 och 8 8. Fastställande av budget för intäkter och kostnader kommande verksamhetsår 9. Fastställande av investeringsbudget för kommande verksamhetsår 10. Behandling av förslag som väckts av styrelsen eller berättigad medlem senast 30 dagar före mötet 11. Information från styrelsen i för Klubbens verksamhet väsentliga frågor 12. Övriga frågor

3 Höstmöteshandlingar (27) TILL KALLELSEN BIFOGAS: Förslag till antalet medlemmar Förslag till avgifter och kapitaltillskott för Kommentarer till den ekonomiska redovisningen Kommentarer till föreslagen budget Intäkter och kostnader 2011 samt förslag till driftsbudget Investeringar 2011 samt förslag till investeringsbudget Specifikation investeringsbudget Projekt Hvilan 2010 och Klubbens kassaflöde Klubbens balansräkning Inkomna motioner.12 Valberedningen meddelar Höstmötet... 27

4 Höstmöteshandlingar (27) Förslag till antalet medlemmar 2011 Styrelsen föreslår att högsta antalet medlemmar med spelrätt under 2012 skall kvarstå med Styrelsen har beslutat att antalet vardagsmedlemmar ej skall överstiga 100 och att antalet aktiva junior skall vara ca 160. Fördelning per medlemskapstyp Antal spelrätter enligt Medlemskapstyp Män: Kvinnor: Totalt: höstmötesbeslut 2010 aktiv medlem 1) anställd distansmedlem hedersmedlem kallad medlem passiv medlem 2) ständig medlem ständigt passiv tillfällig medlem vardagsmedlem Totalt: Varav aktiva juniorer 1) 160 Antal aktiva flickor 38 Antal aktiva pojkar 122 Varav passiva juniorer 2) 24 Antal passiva flickor 9 Antal passiva pojkar 15 Antalet ansökningar om utträde ur Klubben var 10 per den

5 Höstmöteshandlingar (27) Förslag till avgifter och kapitaltillskott för 2012 Styrelsen föreslår att medlemsavgiften och spelavgiften är oförändrad utan rabatt, alltså samma som avgifterna Styrelsen föreslår vidare att inträdesavgift blir oförändrad, kr. Styrelsen föreslår att kapitaltillskott för nya medlemmar med spelrätt är oförändrad, kr. Styrelsen föreslår att en aktiveringsavgift om skall gälla för passiv medlem som begär inträde. Medlemmar med spelrätt Årsavgift (medlems avgift + spelavgift ) Inträdesavgift Medlemsavgift Spelavgift Klubbavgift Kapitaltillskott Senior 27+ år Senior år Junior år Vardags 70+ år Vardags år Vardags år Distansmedlem Passiv * Medlem utan spelrätt** Senior 27 år Senior år Junior < 21 år * Passiv med spelrätt på korthålsbanan. ** Medlem utan spelrätt erlägger kapitaltillskott först det år medlem får spelrätt. Kömedlem Registreringsavgift kö Köavgift/år Spelavgift korthålsbanan/år Senior 27+ år Senior år Junior < 21 år Styrelsen avser att fakturera årsavgifterna per den 20 januari 2012 för betalning senast den 28 februari Förseningsavgift utgår med 200 kr samt ränta.

6 Höstmöteshandlingar (27) Kommentarer till den ekonomiska redovisningen 2011 Resultaträkningen 2011 Resultatet för 2011 uppskattas till ca tkr. Intäkterna 2011 är ca tkr över budget. Kostnaderna är ca 200 tkr lägre än budget. Ökningen i intäkterna är i huvudsak hänförlig till ökade inträdesavgifter orsakad av större antal inträde av nya medlemmar än beräknat samt högre medlemsintäkter än budgeterat. Minskningen i Klubbens kostnader är hänförlig till lägre kostnader för banans drift samt högre ränteintäkter Investeringar 2011 Investeringar för 2011 hänförs framför allt till projekt Hvilan. Total projektkostnad (2010 och 2011) är 24,3 mkr jämfört med projektbudget 22,5 mkr. Omfattningen på renoveringsarbetet blev mer pga större ytor för greenområden och fairway än vad som projekterades. Noggrannhet och kvalité har bedragit till mer tidsåtgång (bland annat bunker- och greendräneringar). Projektet blev ca 1 månad försenad Obetydliga masterplanändringar har gjorts i fält t.ex. bunkerplaceringar. Kostnadsavvikelsen är främst beroende på längre byggnationsperiod (personal och maskinhyra), större ytor (material) och dyrare bevattningssystem. Kommentarer till föreslagen budget 2012 Resultaträkning 2012 Med tanke på att vår golfbana öppnar upp under juni månad och trycket från medlemmarna kommer att vara extra stort räknar vi med låga externa intäkter nästa år. Klubben räknar därför med ett negativt resultat på ca 1,5 mkr vilket balanseras mot Klubbens eget kapital. Investeringar 2012 Investeringar 2012 är budgeterad till tkr och innehåller asfaltering av parkering, toalett på golfbana, nya golfvagnar, samt ersättningsinvesteringar i maskiner. Ombyggnad klubbhus inkl det prioriterade omklädningsrummet för damerna är framflyttat till 2013 pga att ekonomin för säsongen 2012 behöver stabiliseras.

7 Höstmöteshandlingar (27) Intäkter och kostnader 2011 samt förslag till driftsbudget 2012 Utfall 2010 Prognos helår Budget helår Budget helår Jan, Feb, Mars, April, Maj, Juni, Juli, Aug, Sept, Okt, 2011Nov, Dec Intäkter Kostnader Medlemsavgifter Spelavgifter Inträdesavgifter Köavgifter Skåpavgifter Greenfee Företagsgolf Sponsorer Arrende/hyror Klubbtävlingar EM Damer Övriga intäkter koncern mellanhavanden intäkter summa Administration Banan Juniorer / Elit Fastigheten Spel / Tävling Övrigt Personal Kontorsmaterial, tele, porto Redovisning & revision Tränararvode Övrigt admin summa Personal banan Underhåll banan Reparation maskiner, reservdelar Verktyg, banutrustning Inhyrda arbeten, konsulttjänster Fordon, drivmedel Övrigt banan summa Läger Tävlingar Övrigt junior/elit Tränare summa Vatten, el, avlopp Renhållning Reparation, fastighetsskötsel Bevakning, försäkring, övrigt summa Priser Skyltar Kategorielit EM Senior Ladies Matkuponger Klubbnytt Medlemsvård, övrigt summa SGF Arrende Avskrivningar Sponsorer, reklam Bank, ränta koncern mellanhavanden kostnader summa summa Resultat

8 Höstmöteshandlingar (27) Investeringar 2011 samt förslag till investeringsbudget 2012 Budget Prognos Budget MASKINER & VERKSTAN Foregreen klippare 3wd Green blås Lastare Såmaskin Fairwayklippare Workman Vertikalskärare Vertikalskärare fairway Hålpipeluftare Stickluftare green Teeplattor, teemarkeringar avståndsmark Vagn greenklippare Dressvagn Hålskyltar, 9-håls banan BYGGNATION BANAN Projekt Vilan FASTIGHETEN Toaletter golfbana 2 st Banguide Asfaltering gångväger klubbhus skylt entré Teeplattor, teemarkeringar avståndsmark Golfbilar Golfvagnar Bollautomat/Bollplockare Damernas omkl. samt ny konf/reception Restaurang OFÖRUTSETT Trench totalt maskininbyten

9 Höstmöteshandlingar (27) Specifikation utfall och budget Projekt Hvilan Utfall 2010 Prognos helår Budget helår Greenområden Greenområde Tee-greenvägar Transportvägar Reparation vägar Broar Skogsröjning Diesel, greenområden Transportkostnader Maskinhyra Återställning, greenområden Arkitekt/konsult Personal, greenområden summa tees/fairway/dränering/dikning Tees tees/fairway/dränering/dikning Fairway dränering, mm Fairwayrenovering Fairwaybunkrar Dikning Dammar Sprängning Kullar Trädplantering Högruff Diesel, övrigt Återställning, övrigt Bevattningssystem Förstärka stam och pumphus Personal, övrigt summa summa

10 Höstmöteshandlingar (27) Klubbens kassaflöde KASSAFLÖDE årets resultat avskrivingar Kassaflöde netto från driften investeringar inkl Projekt Hvilan Kassaflöde efter investeringar Ökning(-)/minskning(+)fordringar/skulder skatter Kassaflöde före finansiering Förändring medlemslån Banklån Förändring finansiering ingående kassan Likvida medel perioden Utgående kassa Klubben har per den sista oktober ca 2,3 miljoner placerade på konto hos Handelsbanken. Klubben har ett checkkreditlöfte från Handelsbanken på 4 mkr

11 Höstmöteshandlingar (27) Klubbens balansräkning Balansräkning Tillgångar Anläggningstillgångar Omsättningstillgångar Likvida medel Summa Tillgångar Eget Kapital och Skulder Eget Kapital Årets resultat Årets kapitaltillskott Summa eget kapital Skuld till Bank Skuld till medlemmar Kortfristiga skulder Summa Eget Kapital och Skulder * antalet reversinnehavare beräknas minska då passiva lämnar klubben

12 Höstmöteshandlingar (27) Motioner till höstmötet Motion om stadgeändringfrån styrelsen Bakgrunden till förslaget från styrelsen om stadgeändring är ett beslut i SGF: förbundsmöte Där beslutades att de markerade paragraferna är tvingande för samtliga golfklubbar i SGF och de skall införas i golfklubbens stadgar senast 30 juni Samtliga av dessa paragrafer tar sikte på ett ökat skydd för den enskilde golfspelaren ur ett medlemsperspektiv. Att paragraferna är tvingande innebär ett minimikrav på att de skall finnas och att den exakta lydelsen kan avvika om innebörden är densamma. Stadgarna för Kungl. Drottningholms golfklubb följer inte den gängse ordningen hos SGF:s normalstadgar för golfklubb (som i sin tur bygger på Riksidrottsstyrelsens normalstadgar för idrottsförening). Däremot är innehållet och innebörden densamma. De paragrafer, som måste finnas är markerade i underlaget, likaså de ändringar i formuleringar som berörs resp de formuleringar som tillkommer. Förslaget till stadgeändringar finns även på klubbens hemsida se flik Medlemmar /Höstmöte 2011 Stadgeändringar skall först antas vid klubbens höstmöte 2011 och sen fastställas på årsmötet Styrelsen föreslår höstmötet att anta föreslagna stadgeändringar

13 Höstmöteshandlingar (27) Bilaga till Styrelsemotion till Höstmötet 2011 Kommentarer Med svart/fet text anges obligatoriska paragrafer, som om de inte redan finns, skall vara införda 30 juni 2012 enl SGF Ny obligatorisk text anges medröd/fet text, tidigare lydelse anges understruken Kungl Drottningholm stadgar Föreslagen ändring i stadgar okt Föreningens firma (namn) och ändamål Klubbens namn är Kungl. Drottningholms Golfklubb. Klubben har som ändamål att verka för att medlemmarna kan utöva golfspel på golfbana i Drottningholm, Ekerö Kommun, med iakttagande av den av klubben fastställda policyn. 2 Medlemskap Klubben består av fysiska personer som kan vara hedersmedlemmar, kallade medlemmar, medlemmar med spelrätt, medlemmar utan spelrätt Till hedersmedlem kan årsmöte på förslag av en enig styrelse utse person, som gjort sig förtjänt därav. En enig styrelse kan till medlem för ett år i taget kalla person som genom sina insatser för klubben gör sig förtjänt därav. Medlemmar kan av styrelsen indelas i olika kategorier med hänsyn till ålder, spelrättens omfattning och andra likartade indelningsgrunder. Antalet medlemmar med spelrätt fastställs årligen vid höstmötet. 3 Inträde Medlem intages i klubben av styrelsen efter skriftlig ansökan. Medlemskapet får dock vägras, om särskilda skäl föreligger, såsom hänsyn till arten av, eller syftet med, klubbens verksamhet eller till annan vägande omständighet, exempelvis att den inträdessökande häftar i skuld till annan golfklubb. Beslut att avslå medlemsansökan skall fattas av styrelsen. I beslut skall skälen redovisas och vad sökanden har att iakttaga enligt RF:s stadgar om sökanden önskar överklaga beslutet. Beslutet skall avfattas skriftligen och inom tre dagar sändas till den beslutet avser. 4 Utträde 4 Utträde Medlem som vill utträda ur klubben skall skriftligen anmäla detta till styrelsen. Om medlem så önskar anses denne omedelbart efter anmälan skild från klubben. I övriga fall gäller att senast vid utgången av det kalenderår ansökan ankommit till styrelsen betraktas medlem skild från klubben. Medlem som icke fullgjort sina ekonomiska skyldigheter gentemot klubben inom föreskriven tid skall skriftligen anmodas att göra detta inom 30 dagar. Underlåter medlem att göra detta och medlemmen inte förebringat skäl för anstånd som kan godkännas av styrelsen, skall medlemmen anses ha utträtt frivilligt ur klubben

14 Höstmöteshandlingar (27) 5 Uteslutning 5 Uteslutning Medlem får inte uteslutas ur klubben av annan anledning än att medlemmen underlåtit att fullgöra sina ekonomiska skyldigheter mot klubben, motarbetat klubbens verksamhet eller ändamål eller uppenbarligen skadat klubbens intressen. Härvid ska beaktas om medlemmen tidigare tilldelats varning. Om tillräckliga skäl för uteslutning inte föreligger får medlemmen tilldelas varning. Beslut om uteslutning eller varning får inte fattas innan medlemmen beretts tillfälle att yttra sig inom av styrelsen angiven tid, minst 14 dagar, därvid medlemmen skall underrättas om skälen till den tilltänkta åtgärden. Beslut om uteslutning eller varning fattas av styrelsen. Beslut om uteslutning får begränsas till att omfatta viss tid, längst 6 månader från dagen för beslutet. I beslut enligt ovan skall skälen redovisas och vad sökanden har att iaktta enligt RF:s stadgar om denne önskar överklaga beslutet. Beslutet skall avfattas skriftligen och inom tre dagar sändas till den beslutet avser. Beslut får överklagas av den berörde inom tre veckor enligt 15 kap RF:s stadgar 6 Medlem Medlem: har rätt att delta i klubbens angelägenheter vid möten och andra sammankomster som anordnas för medlemmarna; har rätt till fortlöpande information om klubbens angelägenheter; skall följa klubbens stadgar samt beslut som i vederbörlig ordning fattats av officiella organ inom klubben; har ej rätt till andel i klubbens behållning vid upplösning av klubben 7 Medlemsavgifter Medlem skall betala de avgifter som bestäms av allmänt möte ( definition i 16 eller 21). Hedersmedlemmar är befriade från dessa avgifter. Kallad medlem skall betala den årsavgift som styrelsen bestämmer i varje särskilt fall men är befriad från övriga avgifter. Övriga avgifter fastställes av styrelsen. Ständig medlem kan den bli, som erlagt inträdesavgift för äldre senior och dessutom erlägger en engångsavgift = 25 gånger högsta årsavgift för senior. Ständig medlems avgift skall under medlemmens livstid redovisas särskilt. Ständig medlem är befriad från framtida årsavgifter. Avgift skall erläggas senast 30 dagar efter avisering. Den, som ej erlagt förfallen avgift, äger ej rätt till spel på banan. Medlemsbevis får inte utlånas eller överlåtas. 8 Medlemslån (kapitaltillskott) För finansiering av klubbens verksamhet har medlem skyldighet att bistå klubben med lån (kapitaltillskott) på de villkor och i den omfattning som beslutas av årsmötet eller höstmötet. Medlem skall erhålla bevis på fullgjord inbetalning av lån (kapitaltillskott). Beslut om lån (kapitaltillskott) fattas med 3/4 majoritet av de röstande vid årsmöte eller höstmöte. Då medlem som fullgjort sådan inbetalning, utträder ur klubben skall befintlig skuld återbetalas så snart styrelsen finner detta kunna ske. Återbetalning skall dock alltid ske inom två år efter utträdet.

15 Höstmöteshandlingar (27) 9 Medlems deltagande i Tävlingar Medlem med spelrätt har rätt att deltaga i klubbens idrottsliga verksamhet under de former, som är vedertagna inom golfsporten. Medlem med spelrätt får deltaga i tävling eller uppvisning, såvida inte styrelsen eller, om tävlingen eller uppvisningen äger rum utomlands, Svenska Golfförbundet bestämmer annorlunda. 10 Styrelse Klubbens angelägenheter handhas av styrelsen. Styrelsen består av ordförande, vice ordförande samt minst fem och högst tio övriga ledamöter. Styrelsen utser inom sig kassaförvaltare och de övriga funktionärer som bedöms erforderliga. Ordföranden är klubbens officiella representant och skall leda styrelsens förhandlingar och arbete. Vi d ordförandens förfall skall vice ordföranden inträda i ordförandens ställe. Styrelsen utser erforderliga kommittéer och fastställer arbetsordningen för dessa. Vid ordförandes förfall skall vice ordförande eller annan inom styrelsen som styrelsen utser inträda i ordförandes ställe. 11 Styrelsens åligganden 11 Styrelsens åligganden Det åligger styrelsen särskilt att: Styrelsen skall ~ inom ramen för överordnade och dessa stadgar ~ svara för klubbens verksamhet enligt fastställda planer samt tillvarata medlemmarnas intressen. planera, leda och fördela arbetet inom klubben och ansvara för och förvalta klubbens medel; tillse att för klubben fastställda regler iakttas; verkställa av årsmötet, höstmötet eller annat allmänt möte (se 21) fattat beslut; förbereda årsmötet, höstmötet och annat allmänt möte (se 21). tillse att klubben följer gällande lagar och bindande regler 12 Firmateckning Klubbens firma tecknas, förutom av styrelsen, av de styrelseledamöter - minst två i förening som styrelsen därtill utser. 13 Styrelsens sammanträden Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden eller när minst halva antalet ledamöter så begär. Kallelse till sammanträde skall om möjligt i god tid tillställas samtliga styrelseledamöter med uppgift om vilka ärenden som skall behandlas vid sammanträdet. Styrelsen är beslutför då minst hälften av antalet ledamöter är närvarande. Beslut i styrelsen fattas med enkel majoritet. Dock krävs att minst fyra ledamöter biträder beslut. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Med enig styrelse menas att samtliga styrelsens ledamöter deltagit och varit ense i beslutet. Vid sammanträde skall protokoll föras. Protokoll skall finnas tillgängliga för medlemmarna inom skälig tid efter sammanträdet

16 Höstmöteshandlingar (27) 14 Räkenskapsår mm Räkenskapsåret omfattar tiden 1 januari -31 december. Styrelsens arbetsår omfattar tiden från årsmötet t o m årsmötet påföljande år. 15 Revision 15 Revision Revisorerna är valda av medlemmarna och skall för deras räkning mellan årsmötena granska styrelsens arbete. Minst en ordinarie revisor samt suppleant bör vara godkänd eller auktoriserad. Revisor behöver inte vara medlem i klubben. Styrelsen skall avlämna årsredovisning senast en månad före årsmötet. Revisorerna äger rätt att ta del av klubbens räkenskaper, årsmötes-och styrelseprotokoll, medlemsmatrikel och övriga handlingar när de så önskar. Revisorerna skall granska styrelsens förvaltning och räkenskaper för sistförflutna räkenskapsår samt till styrelsen överlämna revisionsberättelse senast 14 dagar före årsmötet. 16 Möten Ordinarie årsmöte hålls före mars månads utgång. Dessutom skall årligen under hösten hållas ett möte höstmöte. Därj ämte kan extra möte enligt 21 hållas. Kallelse jämte föredragningslista för mötet skall publiceras på klubbens webbsida samt skickas med e-post till medlemmarna tidigaste fyra och senast två veckor för respektive möte. Årsredovisning (endast årsmöte) samt eventuellt andra handlingar skall även publiceras på klubbens webbsida samt skickas med e-post till medlemmarna senast två veckor före respektive möte. Medlem som ej har anmält e-postadress till Klubben skall erhålla ovan nämnda handlingar med brev poststämplat tidigast fyra och senaste två veckor före respektive möte. 17 Rösträtt Rösträtt på årsmöte, höstmöte eller annat allmänt möte enligt 22 har alla medlemmar, som fullgjort sina ekonomiska skyldigheter gentemot klubben och under året fyller lägst 18 år. Hedersmedlemmar och kallade medlemmar har rösträtt. Rösträtten är personlig och får ej överlåtas på annan eller utövas genom ombud. Medlem, som ej har rösträtt, äger yttranderätt och förslagsrätt.

17 Höstmöteshandlingar (27) 18 Beslutsförhet Årsmötet och Höstmötet eller annat allmänt möte enligt 21 är beslutsfört med det antal röstberättigade medlemmar som är närvarande på mötet. 19 Föredragningslista-Årsmöte Vid årsmötet skall följande ärenden förekomma: 1. Fastställande av röstlängd för mötet. 2. Fråga om mötet har behörigen utlysts. 3. Fastställande av föredragningslista. 4. Val av ordförande och sekreterare för mötet. 5. Val av två justeringsmän, tillika rösträknare, som jämte ordföranden skall justera mötesprotokollet. 6. Styrelsens årsredovisning för det sistförflutna verksamhetsåret. Styrelsens årsredovisning/årsbokslut resultat~ och balansräkning) för det senaste räkenskapsåret. 7. Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under det sistförflutna räkenskapsåret. 8. Fastställande av balans-och resultaträkning för det sistförflutna räkenskapsåret. 9. Fråga om ansvarsfrihet för styrelseledamöterna för den tid revisionen avser. Golfklubben ska senast 2 månader från den dag verksamhetsberättelsen fastställdes av årsmötet, översända en digital kopia till SGF av verksamhetsberättelsen med resultat- och balansräkning samt protokollet från årsmötet. 10. Fastställande av antalet ledamöter i styrelsen. 11. Fastställande av styrelsens förmåner. 12. Val av ordförande, och vice ordförande för en tid av ett år. 13. Val av halva antalet övriga styrelseledamöter för en tid av två år. 14. Val av två revisorer samt suppleanter för en tid av ett år. I detta val får styrelsens ledamöter ej deltaga. 15. Val av ordförande och fyra ledamöter i valberedning för en tid av ett år. 16. Fråga om fastställande av eventuellt medlemslån (kapitaltillskott) enligt Behandling av förslag som väckts av styrelsen eller röstberättigad medlem senast 30 dagar före mötet. Sådant förslag skall biläggas kallelsen till mötet. 18. Information från styrelsen i för klubbens verksamhet väsentliga frågor. 19. Övriga frågor

18 Höstmöteshandlingar (27) 20 Föredragningslista - Höstmöte Vid höstmötet skall följande ärenden förekomma: 1. Fastställande av röstlängd för mötet. 2. Fråga om mötet har behörigen utlysts. 3. Fastställande av föredragningslista. 4. Val av ordförande och sekreterare för mötet. 5. Val av två justeringsmän, tillika rösträknare, som jämte ordföranden skall justera mötesprotokollet. 6. Fastställande av högsta antalet medlemmar med spelrätt. 7. Fastställande av avgifter och eventuellt medlemslån (kapitaltillskott) enligt 7 och 8. Fastställande av verksamhetsplan, medlemsavgifter, övriga avgifter och eventuellt medlemslån (kapitaltillskott) enl 7 och 8 8. Fastställande av budget för intäkter och kostnader för kommande verksamhetsår 9. Fastställande av investeringsbudget för kommande verksamhetsår. 10. Behandling av förslag som väckts av styrelsen eller röstberättigad medlem senast 30 dagar före mötet. Eventuella förslag skall biläggas kallelsen till mötet. 11. Information från styrelsen i för klubbens verksamhet väsentliga frågor. 12. Övriga frågor. 21 Extra möte Styrelsen kan kalla klubbens medlemmar till extra möte, när den finner at sådant möte behövs. Styrelsen är skyldig att kalla till extra möte - när revisorerna med angivande av skäl skriftligen så kräver, samt när det för angivet ändamål begärs av minst tio (10 %) procent av klubbens röstberättigade medlemmar. Vid extra möte får endast i föredragningslista upptaget ärende avgöras. Om rösträtt på extra möte och om beslutsförhet vid sådant möte gäller vad som stadgats i 17 och Extra möte/årsmöte eller eller när antalet styrelseledamöter går ned under det antal som anges i 10 och det medför att styrelsen inte kan uppfylla kravet på beslutsförhet enligt 13 vid styrelsemöte som skall hållas eller det kan antas att klubben inte kan betala sina förfallna skulder eller att sådan oförmåga inträder inom kort. Om rösträtt, beslutsförhet samt beslut och omröstning på extra möte/årsmöte gäller det som anges i 17 och Beslut, omröstning Beslut fattas med acklamation eller efter omröstning om sådan begärs. Med undantag för de i 8, 26 och 27 nämnda fallen avgörs vid omröstning alla frågor genom enkel majoritet. Omröstning sker öppet, dock skall val ske med slutna sedlar, om röstberättigad medlem så begär. Vid omröstning som ej avser val gäller vid lika röstetal det förslag som biträds av mötesordföranden, om denne är röstberättigad. Är denne ej röstberättigad, avgör lotten. Vid val skall i händelse av lika röstetal lotten avgöra

19 Höstmöteshandlingar (27) 23 Valberedning För att bereda val av styrelseledamöter, revisorer och revisorssuppleanter skall vid årsmötet en valberedning väljas, bestående av ordförande och fyra ledamöter, varvid skall eftersträvas att antalet män och kvinnor blir lika stort, om möjligt. Samtliga ledamöter skall vara röstberättigade medlemmar. Valberedningens beslut gäller när tre ledamöter är ense om besluten. Valberedningen skall senast i kallelse till höstmöte underrätta medlemmarna om de styrelsemandat som utgår med valperioden, samt därvid ange huruvida några avsägelser föreligger. Vidare skall medlemmarna anmodas att senast den 31 december till valberedningen inkomma med förslag till styrelsekandidater för nästkommande valperiod Valberedning skall lämna förslag på 1) antalet ledamöter i styrelsen, 2) styrelsens förmåner och på 3) kandidatlista, varvid hänsyn skall tagas till att olika funktioner inom styrelsen skall kunna besättas med lämpliga befattningshavare. Valberedningen skall eftersträva att antalet manliga och kvinnliga ledamöter om möjligt blir lika stort. Förslaget får endast uppta medlem, som direkt till valberedningen förklarat sig villig antaga kandidatur. Förslaget skall tillställas klubben senast 20 dagar före årsmötet. Förslaget skall tillställas medlemmarna samtidigt med kallelsen till årsmötet. Den som är styrelseledamot i klubben eller dess dotteraktiebolag får inte välj as till revisor i klubben. 24 Förtjänsttecken Den som gjort synnerligen förtjänstfulla insatser för klubben eller golfsporten kan på förslag från klubbmedlem tilldelas klubbens förtjänsttecken. Beslut om utdelning av förtjänsttecken fattas av en enig styrelse efter sluten votering. 25 Stadgetolkning Uppstår fråga om tolkning av dessa stadgar eller förhållande som inte är förutsatt i stadgarna avgörs frågan av nästkommande möte eller i trängande fall av styrelsen

20 Höstmöteshandlingar (27) 26 Stadgeändring För bifall till ändring av klubbens stadgar krävs beslut med 3/4 majoritet av de röstande vid två på varandra följande allmänna möten (årsmöte, höstmöte eller extra möte enligt 21) varav ett ska vara årsmöte. 26 Stadgeändring Beslut om ändring av föreningens stadgar skall alltid insändas till SGF och GDF. SGF och GDF har härvid rätt att påkalla ändring av stadgarna om de strider mot överordnade stadgar, bestämmelser och beslut eller på annat sätt anses vara olämpliga. 27 Upplösning För bifall till upplösning av klubben krävs beslut med 3/4 majoritet av de röstande vid två på varandra följande allmänna möten (årsmöte, höstmöte eller extra möte enligt 21) varav ett ska vara årsmöte. I beslut om upplösning av klubben skall anges att klubbens behållna tillgångar skall användas till bestämt ändamål, som främjar golfsporten. 27 Upplösning

21 Höstmöteshandlingar (27) Beslut jämte bestyrkta avskrifter av styrelsens och årsmötets protokoll i ärendet, samt revisionsberättelsen jämte balans-och resultaträkningar, skall omedelbart delges Svenska Golfförbundet. 28 Övrigt Som medlem i Svenska Golfförbundet (SGF) och Riksidrottsförbundet (RF) har klubben skyldighet att följa RF:s stadgar, SGF:s stadgar, SGF:s tävlingsbestämmelser och övriga av RF eller SGF i vederbörlig ordning utfärdade föreskrifter. Styrelsen skall tillse att ovan nämnda stadgar, föreskrifter och anvisningar finns tillgängliga för medlemmarna. Beslut om att överlåta eller låta inteckna eller pantsätta golfklubbens fasta egendom ska fattas av årsmöte. Detsamma gäller beslut om att upplåta nyttjanderätt i sådan egendom, utom i fall då det gäller del av ett hus. Årsmötets beslut är giltigt om minst tre fjärdedelar av de röstande har gått med på beslutet. Klubben skall inneha ett av Skatteverket utfärdat organisationsnummer för ideella föreningar

22 Höstmöteshandlingar (27) Motion om miljöarbete från styrelsen I Europa och hela världen pågår olika projekt för att göra golfanläggningar miljövänligare. Svenska golfförbundet arbetar också för bättre miljö på våra golfbanor. SGF har utarbetat ett Miljödiplom som 60 av Sveriges 450 golfklubbar lyckats med att uppnå. Ett internationellt miljöcertifieringssystem har införts via GEO Golf Environment Organisation. GEO är ett samarbete mellan Europa, USA och Australien. Ljunghusen GK och Forsgården GK och nyligen Nacka GK är de första svenska certifierade golfbanorna enligt den metoden. I januari-11 tog styrelsen ett beslut att tillsätta en miljögrupp för att starta upp ett miljöarbete. Miljöpolicyn behöver antas på höstmötet för fortsatt arbete. Styrelsen planerar att på årsmötet-12 presentera handlingsplaner och visioner. Förslag till miljöpolicy Vi vill att medlemmar och personal kontinuerligt ska arbeta för att minska vår totala resursförbrukning. Vi vill uppfylla myndigheters krav, följa lagar och föreskrifter för miljön. Vi vill minska förbrukning av energi, minska användning av växtskyddsmedel och näringsämnen. Vi vill arbeta för bättre omhändertagande och återvinning av avfall. Vi vill skydda och vårda vår natur och kulturområden och bevara biologisk mångfald. Vi vill verka för god hushållning med mark och vatten. Vi vill att medlemmar och personal ska genom delaktighet och utbildning medverka till att vårmiljöpolicy förverkligas. Styrelsen föreslår höstmötet att anta föreslagen miljöpolicy

23 Höstmöteshandlingar (27) Motioner från Tommie Tellander Alla medlemmar i vår klubb väntar med spänning på att få spela på vår nyrenoverade bana! Vi som regelbundet beskådat arbetet har fascinerats av utvecklingen och njutit av åsynen av de fräscha nya gröna ytorna och kanske också darrat lite inför de nya bunkrar och andra utmaningar, som kommer att möta oss nästa år! Vi har också imponerats av det arbete, som inte minst vår kanslipersonal visat med aktivt muskelarbete och glatt humör! Vår restaurang och våra pron har kämpat i skuggan av grushögar och utan dragkraft av vare sig puttinggreen eller en korthålsbana, vilka inte mött några som helst förväntningar trots välmenade löften! Men inget fel på humöret hos dessa hederspersoner! Allt har fungerat! Men 2012 blir det allvar! Då skall Kungl Drottningholm leva upp till inte bara medlemmarnas förväntningar, utan också till det intresse som finns hos många golfare inte bara i Stockholmsregionen! Vår klubb är nu 52 år och vi är många, som har haft glädjen att vara medlemmar en stor del av denna tid. De senaste åren har också c:a 700 nya medlemmar tillkommit och många av dem har ännu inte satt sin fot på banan och har givetvis stora förväntningar. Hur skall vår klubb se ut framöver? Banan är en sak och klubblivet en annan. Båda är viktiga och banan är bestämd och ombyggd. Men vad händer med klubblivet? Hur vill vi ha det och hur vill vi uppfattas? Keep swinging! Bromma den 2 oktober 2011 Tommie Tellander

24 Höstmöteshandlingar (27) Motion 1 Klubbens medlemmar har under 2011 varit hänvisade till andra golfklubbar för spel och har då fått intryck och upplevelser. Detta föranleder följande motion- Styrelsen uppdras att utforma en Dress Code, som skall delges alla medlemmar och alla besökare. Denna skall spegla de värderingar Styrelsen anser att vår klubb skall stå för. Den skall också efterlevas med hjälp av tillbörliga anvisningar från reception och andra ansvariga. Om alla vet vad som gäller, behöver ingen känna sig obekväm och ingen reta sig i onödan! Styrelsens svar till motion avseende dresscode: Styrelsen föreslår höstmötet att motionen avslås Motiv: Klubben har idag en gällande dresscode vilket är Vårdad klädsel. Anslag finns vid entré samt på klubbens webbsida. Motion 2 Vår fina restaurangterrass har ett kompositstengolv, som solkats av fläckar av matrester till den grad, att det för tanken till något helt annat än en plats för goda måltider! En högtrycksrengöring med åtföljande sealing (försegling) åtgärdar detta. Inte dyrt! På så sätt kan man också undvika framtida påpekanden från Hälsovårdsnämnden. Styrelsen uppdras att sanera terrassen och låta behandla den, så att den håller tjänlig kvalitet för sitt ändamål och är i klass med restaurangens ambitioner. Styrelsens svar till motion avseende underhåll av terrass: Styrelsen föreslår höstmötet att bifalla motionen Motiv I fastighetskommitténs ansvar ligger underhåll och drift av klubbens fastigheter. Underhåll av terrass är planerat till Motion 3 Vår klubb har blivit känd och omtyckt för smakfulla och ständigt välskötta planteringar runt klubbhuset. Nu ryktas det att vår entusiastiska Maggan går i pension och detta föranleder följande motion, (om det inte går att få Maggan att fortsätta i någon form) Styrelsen uppdras att säkerställa att klubbhusområdet bibehåller och utvecklar sin goda växtkvalitet med dess påtagliga charm. EN ansvarig skall utses. Det räcker inte att förlita sig på, att banpersonalen i allmänhet skall sköta detta. Styrelsens svar till motion avseende säkerställa klubbhusområdets växtkvalitet: Styrelsens föreslår höstmötet att bifalla motionen. Motiv I budget 2012 inkluderas tjänster för att sköta klubbhusområdet och dess kringområden.

25 Höstmöteshandlingar (27) Motion 4 Vår klubb liksom alla andra golfklubbar lever i en ekonomisk värld, där intäkter utöver medlemsavgifter är ett villkor för överlevnad. Greenfee-gäster är mycket eftertraktade, men är dom välkomna? Givetvis säger alla, men hur välkomna är dom och känner sig i praktiken? Ett exempel: Om man åker per bil till någon affär som har egna parkeringsplatser, så finns det ofta skyltar Kundparkering. Sällan ser man på samma parkering skyltar om VD Försäljningschef, Reskontra osv! Om man som kund kommer till vår klubb (liksom förvisso många andra klubbar) ser man helt andra skyltar! Där står det Ordf, Kansli, Rest, osv, på de bästa platserna. Men aldrig Kund eller Gäst eller Greenfee. Jag förstår att man i vårt skattetyngda land måste leta efter skattefria fringisar för Styrelsen och andra, men är det framtiden för vår klubb? Nåt annat finns väl att sockra med? Och våra anställda kommer väl tidigare än de flesta besökare och kan parkera inom rimligt gångavstånd? Styrelsen uppdras att skylta vår parkering så att våra kunder/gäster känner sig speciellt välkomna och uppmärksammade. Styrelsens svar till motion avseende styrelsen parkeringsplatser: Styrelsens förmåner fastställs vid årsmötet

26 Höstmöteshandlingar (27) Motion 5 I dag finns det många möjligheter att spela golf. Man kan bli medlem i en klubb och umgås och spela med dess medlemmar, eller man kan bli brevlådsmedlem och bara spela på greenfee, eller spela Play-and-Play, eller åka till nån golfresort och spela utan att nån frågar efter medlemskap, osv. På (numera) Kungl. Drottningholms GK har klubbtävlingar varit en självklar del av klubblivet och starkt bidragit till en aktiv gemenskap. Inte hos alla, många vill inte tävla, utan föredrar spel utan tävling. Och självklart är det en viktig del av golflivet, att själv eller med en kamrat spela en rond och bara njuta! Men för en seriös medlemsklubb finns inget alternativ till regelbundna klubbtävlingar. Som tidigare ledamot i Tävlingskommitten har jag upplevt ett minskat intresse för våra tävlingar och för dess kringarrangemang. Vad detta berott på vet jag inte, men golf är tävling och detta måste vi bejaka! Och för alla nya positiva medlemmar måste vi visa vägen! Styrelsen uppdras att presentera ett tävlingsprogram som aktiverar och attraherar medlemmarna och som förutom Poängbogey och Slagtävlingar, innefattar Matchtävlingar för Damer, Herrar, Juniorer, Seniorer/Veteraner, likväl som kanske också för rena nybörjare! Utan Match ingen Golf! Keep swinging! Bromma den 2 oktober 2011 Tommie Tellander Styrelsens svar till motion avseende klubbens tävlingsprogram: Styrelsen föreslår höstmötet att bifalla motion Motiv Spel/tävlingskommittén uppgift är att utveckla medlemmarnas golfspel och golfregel kunskaper. Detta görs genom tävling och utbildning. Spel/tävlingskommittén kommer att presentera ett attraktivt tävlingsprogram under januari 2012 som ger ordnat golfspel under både helger och vardagar, handicappåverkande ronder och socialt parspel och umgänge mellan åldersgrupperna och mellan nya och gamla medlemmar.

27 Höstmöteshandlingar (27) Valberedningen meddelar Höstmötet Valberedningen meddelar Höstmötet Valberedningen följer styrelsens arbete, tar del av samtliga protokoll från styrelsemöten kommittéer och intervjuar styrelseledamöter. Val av styrelse sker på Årsmötet våren Nuvarande styrelses mandat är Lars Flodman Ordförande vald t.o.m årsmöte 2012 Inger Bruce Vice Ordförande vald t.o.m årsmöte 2012 Lars Åström vald t.o.m årsmöte 2013 Johan Theorell vald t.o.m årsmöte 2013 Thomas Person vald t.o.m årsmöte 2013 Fredrik Nyrén vald t.o.m årsmöte 2012 Ingmar Nabseth vald t.o.m årsmöte 2012 Helen Bolin vald t.o.m årsmöte 2012 Förslag på kandidater till styrelseposter skall inkomma till Valberedningen senast Valberedningens förslag tillställs medlemmarna i kallelsen till Årsmötet. Enligt klubbens stadgar skall Valberedningen sträva efter en jämn fördelning mellan kvinnliga och manliga ledamöter och vi vill därför särskilt välkomna förslag på kvinnligakandidater! Vi ser fram emot Era förslag! Valberedningen Ordförande, Gunilla MacDowall Eva Maria Flodman Staffan Elinder Gert Sundin Erik Westin