Regeringsuppdrag. Rapport E-handel och PEPPOL. Statusrapport :66

Transkript

1 Regeringsuppdrag Rapport E-handel och PEPPOL Statusrapport :66

2 Publikationen kan laddas ner eller beställas från ESV:s webbplats esv.se. Datum: Dnr: 183/2015 ESV-nr: 2015:66 Copyright: ESV Rapportansvarig: Sören Pedersen

3 FÖRORD Förord ESV har fått i uppdrag av regeringen (N2015/1135/EF) att under 2015 fortsätta främja arbetet med e-handel i staten, samt följa upp och verka för användning och realisering av ekonomiska nyttor med hjälp av e-handel. ESV har därtill ett uppdrag att arbeta med PEPPOL inom e-handelsområdet. Denna rapport avser arbetet under perioden från 1 januari till 31 december Vi vill tacka alla myndigheter som har svarat på enkäten samt de som har medverkat vid framtagande av enkäten. I detta ärende har generaldirektör Mats Wikström beslutat. Utredare Sören Pedersen har varit föredragande. I den slutgiltiga handläggningen har också enhetschef Peter Norén och avdelningschef Eva Lindblom deltagit. 3

4 INNEHÅLL Innehåll Förord Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte Avgränsningar Disposition Genomförda aktiviteter och prestationer under Effektuppföljning av e-handel i staten Stöd och information SFTI PEPPOL Samverkan med andra organisationer Förvaltning av regler inom området Samordnad leverantörsbearbetning Planerade aktiviteter under Effektuppföljning av e-handel i staten Stöd och information SFTI PEPPOL Samverkan med andra organisationer Stöd kring ny lag om e-faktura vid offentlig upphandling Bilaga 1 Uppföljning av myndigheternas e-handel

5 SAMMANFATTNING 1 Sammanfattning I denna rapport presenteras det arbete som ESV genomfört under 2015 inom e- handelsområdet. Under 2015 har ett viktigt område i vårt arbete varit att följa upp det arbete myndigheterna genomför i syfte att effektivisera sina inköp med hjälp av e-handel. Några av de iakttagelser som gjorts utifrån resultatet från enkäten är att många myndigheter har kommit relativt långt med e-faktura och hanterar i genomsnitt nästan hälften av sina fakturor elektroniskt. Flertalet har också kommit igång med att effektivisera sina inköp och hantera sina beställningar elektroniskt men det återstår arbete i många myndigheter. Vår ambition är att fortsätta denna uppföljning halvårsvis och löpande publicera utvalda delar av resultatet på ESV:s webbplats. Vi hoppas att detta ska kunna inspirera myndigheterna till fortsatt utveckling inom området. ESV ger fortlöpande stöd till myndigheter och de leverantörer som vill e-handla med offentlig sektor. Utöver löpande rådgivning har vi under året genomfört ett tiotal informationsinsatser där vi deltagit i olika konferenser och seminarier. Vi har fortsatt vårt engagemang i Single Face To Industry (SFTI) där vi tillsammans med Sveriges Kommuner och Landsting och Upphandlingsmyndigheten ger stöd kring gemensamma standarder inom inköpsområdet. ESV har också arbetet vidare med PEPPOL genom både bredare informationsmöten och bilaterala möten med enskilda myndigheter, varu- och tjänsteleverantörer samt systemleverantörer. I december 2015 var mer än hälften av alla statliga myndigheter anslutna till PEPPOL. Vidare har ESV deltagit i att utveckla och förbättra PEPPOL genom arbete i den europeiska förvaltningsorganisationen OPENPEPPOL. Under 2015 har ett samarbete med EU-kommissionen inletts där de tagit över ansvaret för drift och underhåll för en central komponent i PEPPOL:s infrastruktur. OPENPEPPOL:s interna arbetsprocesser och rutiner har också förstärkts. ESV ser att det fortsatt finns en stor orealiserad potential med e-handel i staten. Det återstår arbete, inte minst inom myndigheterna, med att förändra sina organisationer och processer så att de får bättre kontroll på sina inköp med större andel e-handel. 5

6 INLEDNING 2 Inledning 2.1 Bakgrund Regeringen har gett ESV i uppdrag att under 2015 fortsätta främja arbetet med e-handel i staten, samt följa upp och verka för användning och realisering av ekonomiska nyttor med hjälp av e-handel. I dagsläget är PEPPOL en av de viktigaste förutsättningarna för en effektiv e-handel. Enligt ESV:s regleringsbrev 2015 ska ESV arbeta med PEPPOL genom att delta i OPENPEPPOL 1 och inneha rollen som PEPPOL-myndighet samt ge stöd, information och förvalta regelverket kring PEPPOL och E-handel. ESV ska redovisa uppdraget till Regeringskansliet (Näringsdepartementet) senast den 15 januari Syfteab I denna statusrapport redovisar ESV det arbete som genomförts inom ramen för regeringsuppdragen under 2015 samt föreslår inriktning på arbetet framöver. Rapporten redovisar resultatet av den uppföljning av myndigheternas effektivisering i inköpsprocessen som uppnåtts med e-handel. I rapporten beskrivs även arbetet med PEPPOL och den uppdatering av föreskrifter inom området som ESV genomfört under Avgränsningar Denna rapport omfattar inte det arbete kring att utreda konsekvenser av ett krav på e-faktura till offentlig sektor som vi avrapporterade i maj Rapporten beskriver inte heller arbetet ESV bedriver att upphandla ramavtal inom området för e-inköp för statliga myndigheter och intresserade kommuner och landsting Disposition Rapporten beskriver först genomförda aktiviter och prestationer under 2015 både nationellt och internationellt. Därefter redovisas uppföljningen av effekterna av e-handel. Avslutningsvis beskrivs de planerade aktiviteterna som kommer att genomföras under OPENPEPPOL är en icke vinstdrivande medlemsstyrd organisation där alla medlemar kan vara med och påverka utvecklingen av PEPPOL ( 2 ESV 2015:

7 GENOMFÖRDA AKTIVITETER OCH PRESTATIONER UNDER Genomförda aktiviteter och prestationer under 2015 Nedan summerar vi kort de insatser vi har genomfört under Effektuppföljning av e-handel i staten ESV har under året utvecklat en modell för att följa upp enskilda myndigheters användning och realisering av ekonomiska nyttor i staten kopplat till e-handel genom att samla in information med hjälp av en enkät. Enkäten skickades till 150 myndigheter och togs fram i samverkan med representanter från 21 myndigheter samt Statistiska centralbyrån (SCB) som bistod med metodstöd. Målsättningen med frågorna i enkäten är att de ska visa hur långt myndigheten har kommit i sitt arbete med att effektivisera sina inköp kopplat till e-handel samt ge ESV underlag till inriktning för vårt fortsatta arbete inom e-handel. Vissa frågor handlar om enklare statistik som till exempel hur många e-fakturor myndigheten tar emot och andra frågor handlar om myndighetsledningens fokus på inköp som en strategisk fråga. Delar av resultatet från enkäten kommer att publiceras på ESV:s webbplats. Resultatet av enkäten visar att myndigheterna har kommit relativt långt med e- faktura. I genomsnitt är nästan hälften av fakturorna elektroniska. Flertalet har också kommit igång med att effektivisera sina inköp i steget innan med beställningsprocessen, men sammantaget hade vi förväntat oss ett betydligt större antal elektroniska beställningar. Cirka en femtedel av de myndigheter som omfattades av kraven på e-beställningar under 2015 har inte gjort några elektroniska beställningar alls under september månad. Vi har fått flera olika förklaringar till detta av myndigheterna, till exempel att det pågår systemuppgraderingar, att myndigheten har få eller inga anslutna leverantörer, att införandeprojektet fortfarande pågår, att en liten myndighet gör väldigt få beställningar med mera, men konsekvensen är ändå att vinsterna med e-beställningar försenas. Myndigheterna behöver säkerställa att alla beställningar görs med e- handelssystemen, åtminstone den interna processen. De bör också ansluta fler leverantörer till sina e-handelssystem för att komma igång med e-handel fullt ut. Resultaten av enkäten visar på att myndigheterna har kunskap om att de bör ställa krav på e-handel i nya upphandlingar av varu- och tjänsteleverantörer. Det är positivt. Många myndigheter lyfter dock fram problem med att gemensamma statliga ramavtal via Statens inköpscentral inte ger stöd för e-handel av olika varor och tjänster. Flera upplever också att kostnaderna för anslutningar är för höga för små 7

8 GENOMFÖRDA AKTIVITETER OCH PRESTATIONER UNDER 2015 myndigheter. Myndigheternas situation inom området leverantörsanslutningar bör vara mycket bättre inom ett par år, då både PEPPOL:s standardiserade meddelanden och infrastruktur 4 och de upphandlingskrav som nu börjat ställas har fått fullt genomslag. När fler leverantörer anslutits kommer en positiv spiral att uppstå eftersom beställarna blir motiverade att använda e-handelssystemet och kan styras mot upphandlade sortiment. På så sätt förenklas arbetet med beställningar, arbetet med att söka fram rätt avtal och produkter samt behovet av att kontrollera priser. Vid ett väl genomfört arbete av inköp kopplat till e-handel visar erfarenheter att avtalstroheten ökar vilket i sin tur underlättar möjligheterna till en högre och mera stabil volym av varor och tjänster ofta med bättre priser och villkor som följd. När myndigheten hanterar sina beställningar elektroniskt blir det också enklare att göra uppföljningar som till exempel spend-analyser och därigenom få bättre underlag för beslut. Många e-handelssystem kan också öka möjligheterna att automatisera de interna processerna, till exempel genom matchning av leverantörsfakturor mot de order som har skickats till leverantörer eller mot löpande kontrakt, så kallad abonnemangsfakturering. Grundförutsättningen för effekthemtagningen är naturligtvis ett strategiskt arbete med inköps- och e-handelsfrågor. Ett stort antal myndigheter uppger att de har strategier, planer eller motsvarande inom de områden som vi bedömer vara framgångsfaktorer för att framöver kunna realisera nyttan med e-handel. Sammanfattningsvis bedömer vi att myndigheterna i dagsläget inte har kommit tillräckligt långt i sitt arbete med e-handel men att flertalet nu arbetar i rätt riktning. Det finns fortfarande mycket kvar att göra och att fortsatta uppföljningar kan vara en drivkraft för att komma vidare. ESV avser därför att fortsätta denna uppföljning halvårsvis framöver. Resultatet av enkäten redovisas mer detaljerat i bilaga Stöd och information En viktig del i det stöd ESV erbjuder är rådgivning. Vi svarar på frågor från statliga myndigheter och leverantörer till staten inom e-handelsområdet. I vissa fall får vi också frågor från företag som inte har affärsrelationer med statliga myndigheter, men som använder samma lösningar. Vi har under året genomfört ett 10-tal informationsaktiviteter däribland flera informationsdagar inom e-handelsområdet samt medverkat i konferenser och mässor. Målsättningen med detta deltagande har varit att höja kunskapen om PEPPOL så att 4 PEPPOL ingår i de statliga ramavtalen för e-handelstjänst. 8

9 GENOMFÖRDA AKTIVITETER OCH PRESTATIONER UNDER 2015 flera kan ta beslut att ansluta sig till PEPPOL. Vidare har målsättningen också varit att sprida kunskap om hur man kan effektivisera sina inköp med e-handel både genom information från ESV och genom erfarenhetsutbyten mellan myndigheter som har kommit olika långt i sin effektivisering. Under hösten har vi märkt en ökad efterfrågan från statliga myndigheter som vill träffa oss bilateralt för att få stöd att komma igång med sitt e-handelsarbete. Det är roligt att myndigheter får en nytändning och vi strävar efter att kunna ge stöd i dessa situationer. Av hänsyn till resursåtgång försöker vi styra förfrågningar till kurser, workshops och informationsmöten. 3.3 SFTIab Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), Ekonomistyrningsverket (ESV) och Upphandlingsmyndigheten bedriver gemensamt ett arbete med att främja förutsättningarna för elektronisk handel. Detta för att skapa kostnadseffektivare hantering av inköps- och fakturaprocesserna. Vårt arbete inriktas på framtagande och rekommendationer av öppna standarder för elektronisk affärskommunikation under begreppet Single Face To Industry (SFTI). Arbetet inom SFTI avgränsas till inköpsprocessen. Fokus har länge legat på processerna efter kontraktstilldelning och processerna beställning-, leverans- och fakturahantering som varit mer mogna för e-handel. Numera ingår dock också arbete kring e-upphandling, d.v.s. processerna för annonsering, anbudsinlämnande o.s.v. fram till och med kontraktstilldelning. Målgrupperna för SFTI:s arbete är den offentliga sektorn, varu- och tjänsteleverantörer till den offentliga sektorn samt de it-företag som erbjuder produkter inom området. SFTI:s lösningar används dessutom i allt större grad i affärsrelationer mellan företag. Förutom omfattande löpande rådgivning och informationsmöten har arbetet i SFTI under det gångna året haft stort fokus på medverkan internationellt där vi deltagit i standardiseringsarbete knutet till inköpsprocessen inom CENBII och den kommitté för europeisk standard för e-fakturor som bildats. SFTI har i december genomfört ett första möte med ett nytt svenskt forum för e-upphandling som ska spegla arbetet i EU-kommissionens expertgrupp för e-upphandling. SFTI är ett exempel på en lyckad samverkan i den offentliga sektorn som dessutom lett till resultat som är av stort värde. SFTI har ett gott renommé både nationellt och internationellt. Med denna samverkan kan vårt internationella arbete och stöd i tekniska frågor hanteras mer resurseffektivt. 9

10 GENOMFÖRDA AKTIVITETER OCH PRESTATIONER UNDER PEPPOL PEPPOL är ett nätverk som kan underlätta e-handel mellan organisationer, både inom landet och i Europa. Nätverket förenklar hur meddelanden kan skickas mellan organisationer som exempelvis beställningar och fakturering av varor eller tjänster. PEPPOL används både i offentlig och privat sektor. Exempelvis har försäkringsbranschen valt att använda PEPPOL:s fakturaformat för fakturering av livförsäkringspremier. Standarden används för både företags- och privatkunder. Ett annat exempel är byggsektorn som genom sin branschorganisation för elektroniska affärer (BEAst) använder PEPPOL:s infrastruktur för utbyte av elektroniska meddelanden. ESV är en av sex PEPPOL-myndigheter och är en aktiv medlem i OPENPEPPOL. Som PEPPOL-myndighet ansvarar vi för avtalsfrågor, informationsspridning och stöd till de tjänsteleverantörer som önskar erbjuda anslutning till PEPPOL för sina kunder. ESV har tecknat avtal med tolv 5 tjänsteleverantörer som erbjuder anslutning till PEPPOL. Arbetet med PEPPOL hanteras inom ramen för organisationen OPENPEPPOL AISBL. Idag har organisationen ca 160 medlemmar varav sex är PEPPOLmyndigheter (Sverige, Danmark, Norge, Belgien, Holland och Storbritannien) samt ca 118 tjänsteoperatörer som erbjuder anslutning till PEPPOL. Medlemmarna i OPENPEPPOL är idag till övervägande majoritet privata företag och utöver offentliga organisationer ingår även vissa intresseorganisationer inom e- handelsområdet som medlemmar. ESV leder arbetet i domänen för e-handelsprocesser, i OPENPEPPOL, som är en av tre arbetsgrupper (övriga gäller e-upphandling och transportinfrastruktur). Arbetet handlar om att utveckla och förvalta specifikationer för centrala affärsprocesser med tillhörande meddelandeformat som används i PEPPOL:s nätverk. För respektive meddelandeformat utvecklas test- och valideringsverktyg som används för att verifiera följsamhet gentemot specifikationerna. Detta stöd är en viktig framgångsfaktor för PEPPOL då det minskar behovet av manuell hantering och därmed en effektiv anslutning av leverantörer. Inom e-handelsområdet pågår flera utvecklingsprojekt. Två viktiga projekt är PEPPOL Directory och Business Level Response (BLR). PEPPOL Directory syftar till att tillhandahålla ett publikt sökverktyg som ger möjlighet att på ett enkelt sätt söka efter om en organisation är ansluten till PEPPOL och vilken elektronisk adress de har. BLR syftar till att ta fram specifikation och handledning kring hur en fakturamottagare automatiskt kan 5 Fler tjänsteleverantörer på den svenska marknaden erbjuder anslutning till PEPPOL men kan ha slutit avtal med andra PEPPOL-myndigheter. 10

11 GENOMFÖRDA AKTIVITETER OCH PRESTATIONER UNDER 2015 meddela fakturautställaren om exempelvis en beställarreferens eller orderreferens saknas. Idag hanteras denna typ av återkoppling manuellt. EU har i direktiv 2014/55/EU, om elektronisk fakturering vid offentlig upphandling, krav på att offentlig sektor ska kunna ta emot elektroniska fakturor. Dessa fakturor ska vara enligt de format som listas enligt den europeiska normen. Detta innebär att Sverige kommer att behöva uppfylla dessa krav samt att det svenska regelverket ska harmonisera med direktivet 6. PEPPOL:s nästa version av e-faktura kommer att uppfylla kraven enligt den kommande Europeiska normen. I PEPPOL används redan idag affärsmeddelanden i formatet OASIS UBL 2.1 som under 2015 blivit en ISO-standard 7. UBL 2.1 är ett av de format som föreslås bli obligatoriska i den kommande europeiska normen för e- faktura avseende basinnehåll och tillhörande syntaxmappningar. Det innebär att omställningen till den europeiska normen blir enklare för de som använder PEPPOL. PEPPOL kommer också ha stöd för att hantera övriga listade obligatoriska format. En anslutning till PEPPOL:s infrastruktur kommer därmed underlätta för myndigheterna att leva upp till direktivet. 3.5 Samverkan med andra organisationer Inom ramen för SFTI har ESV i regeringsuppdraget samverkat med Sveriges Kommuner och Landsting och Konkurrensverket till och med den 31 augusti 2015 samt från med den 1 september 2015 med Upphandlingsmyndigheten. ESV deltar som medlem i Nätverket för elektroniska affärer (NEA) och sitter sedan 2015 i styrelsen. Vi verkar också internationellt exempelvis i EU-kommissionens flerpartsforum för e-faktura och har täta bilaterala kontakter med andra medlemsländer. 3.6 Förvaltning av regler inom området ESV har under hösten uppdaterat föreskrifterna till förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte. Den största nyheten var där kravet att myndigheter ska vara anslutna till PEPPOL:s nätverk i november Beslutet är ett led i att förenkla och öka statens e-handel. PEPPOL bidrar till minskade kostnader för myndigheterna bland annat genom att det blir enklare att ansluta varu- och tjänsteleverantörer samt att byta operatör. Anslutning till 6 Se mer i ESV:s rapport 2015: taloguehttp:// ign=catalogue 11

12 GENOMFÖRDA AKTIVITETER OCH PRESTATIONER UNDER 2015 PEPPOL:s infrastruktur kommer också att underlätta för myndigheterna att leva upp till EU:s direktiv 2014/55/EU om elektronisk fakturering vid offentligt upphandling. I och med att PEPPOL blir obligatoriskt för myndigheterna gjordes också ett fåtal andra mindre förändringar från 1 januari Förändringarna gäller bland annat versioner på e-handelsstandarder, eftersom några äldre versioner inte längre var aktuella. Vidare tydliggjordes också att myndigheterna endast ska erbjuda mottagande av e-fakturor från varu- och tjänsteleverantörer enligt Single Face To Industry (SFTI) rekommenderade standarder. 3.7 Samordnad leverantörsbearbetning Sedan 2013 har ESV erbjudit myndigheter ett it-stöd för att underlätta enskilda myndigheters arbete att ansluta sina varu- och tjänsteleverantörer. För att arbetet ska vara effektivt krävs engagemang hos enskilda myndigheter att efter den samordnade leverantörsbearbetningen själva fullfölja leverantörsanslutningen. På grund av ett lågt intresse från myndigheternas sida beslutade vi därför under försommaren att prioritera ned våra insatser inom området. Vi bedömer dock att det tidigare genomförda stödet gett goda resultat för de myndigheter som deltagit i arbetet. 12

13 PLANERADE AKTIVITETER UNDER Planerade aktiviteter under 2016 E-handelsarbetet kommer under kommande år ha fokus på att stödja myndigheters arbete att dra nytta av effektiviseringspotentialen kring e-handel. Nedan summerar vi kort de insatser vi ser som angelägna under kommande år. 4.1 Effektuppföljning av e-handel i staten Under 2016 planerar ESV att som en del i arbetet med att följa upp användning och realisering av ekonomiska nyttor kopplade till e-handel genomföra två effektuppföljningar för de drygt 150 myndigheter som omfattas av kravet att hantera sina beställningar elektroniskt. Vi ser flera värden i denna typ av uppföljning. Genom att resultatet redovisas öppet kan det fungera som benchmarking mellan myndigheter och återkommande mätningar kan fungera som en sporre för att driva arbetet vidare. Utifrån analysen av svar från myndigheter ges också ESV möjligheter att identifiera behov av stödinsatser från central nivå. 4.2 Stöd och information Vi har sett en ökad efterfrågan på stöd till myndigheter och strävar därför att fortsätta med information och stöd till de statliga myndigheterna och bland annat genomföra möten där utbyte av erfarenheter och goda exempel kan ske. Stöd av detta slag kan både göras av ESV själva och inom ramen för SFTI. 4.3 SFTIab Via SFTI planerar vi också att genomföra kurser inom PEPPOL och Svehandelskonceptet. Vi räknar också med att vi behöver förstärka vår support då nya krav både om e-faktura och e-upphandling kommer att generera frågor. Internationellt fortsätter ESV standardiseringsarbetet av europeisk norm för e-faktura via SIS PC 434 och för hela inköpsprocessen via en ny kommitté som ersätter CENBII kallad PC 440. Stor del av detta arbete görs genom SFTI. Vi deltar också i EU-kommissionens flerpartsforum för e-faktura. 4.4 PEPPOL I arbetet som PEPPOL-myndighet har vi som målsättning att öka antalet accesspunkter så att flera varu- och tjänsteleverantörer på ett enkelt sätt kan fakturera offentlig sektor via PEPPOL och därmed också underlätta anslutning av varu- och tjänsteleverantörer till offentlig sektor. 13

14 PLANERADE AKTIVITETER UNDER 2016 Kännedomen om PEPPOL behöver öka. Utöver informationsmöten överväger vi att ge ut en handledning om PEPPOL för att förklara både för offentliga organisationer och varu- och tjänsteleverantörer de möjligheter som erbjuds via PEPPOL och hur man kommer igång att använda PEPPOL. ESV fortsätter också sitt arbete inom OPENPEPPOL tillsammans med de fem övriga PEPPOL-myndigheterna samt OPENPEPPOL:s medlemmar med mål att förbättra och utveckla support, infrastruktur och e-handelsmeddelanden. Exempelvis planeras en tjänst utifrån projektet PEPPOL Directory där man bland annat kan söka på företagsnamn för att hitta en parts elektroniska adress som behövs för att kunna skicka e-handelsmeddelanden. OPENPEPPOL har också en ambition att under det kommande året fördubbla antalet PEPPOL-myndigheter till Samverkan med andra organisationer ESV kommer att fortsätta samverka med Sveriges Kommuner och Landsting och Upphandlingsmyndigheten inom ramen för SFTI. ESV avser också att prioritera kontakter och stöd till Kammarkollegiet för att de ska anpassa statliga ramavtal bättre för e-handel. Det är idag ett hinder för många myndigheter för att effektivisera sina inköp med e-handel. I övrigt fortsätter vi samarbete med Statens servicecenter. ESV deltar fortsättningsvis också i nätverket för elektroniska affärer (NEA) samt deltar i EU-kommissionens flerpartsforum för e-faktura. 4.6 Stöd kring ny lag om e-faktura vid offentlig upphandling Direktivet 2014/55/EU om e-faktura vid offentlig upphandling ska införas i svensk lag i november ESV har i en tidigare regeringsrapport belyst vikten av ytterligare information och stöd kring förbud av pappersfaktura. Vi ser att sådana insatser bör inledas så snart en lag finns föreslagen eftersom förändringar tar tid att genomföra. Om regeringen behöver stöd av ESV i den fortsatta beredningen i lagstiftningsarbetet så står vi gärna till förfogande. Större insatser bör kanske i så fall konkretiseras i ett formellt uppdrag med tillhörande finansiering. 14

15 BILAGA 1 UPPFÖLJNING AV MYNDIGHETERNAS E-HANDEL Bilaga 1 Uppföljning av myndigheternas e-handel Bakgrund Införandet av e-handel i staten regleras i förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring och i förordningen (2003:770) för myndigheters elektroniska informationsutbyte. För närvarande är det 156 myndigheter som ska kunna hantera sina utgående beställningar av varor och tjänster elektroniskt. ESV har utfärdat föreskifter till båda dessa förordningar och bland annat preciserat att kravet på e- beställningar innebär att budgetansvarig eller motsvarande ska godkänna beställningar i myndighetens IT-system innan de kommuniceras till leverantörer av varor och tjänster. Anslutning av leverantörer med e-handel är således inget krav, men en förutsättning för att nå målet. I ESV:s regeringsuppdrag att fortsatt främja myndigheters arbete med e-handel under 2015 är en central del att följa upp och verka för användning och realisering av ekonomiska nyttor med hjälp av e-handel. Inledning I början av november 2015 skickade vi ut en enkät med syfte att få en status på hur långt myndigheten har kommit i sitt arbete med att effektivisera sina inköp med hjälp av e-handel samt ge ESV underlag till inriktning för vårt fortsatta arbete. Vi vill tacka alla som har svarat på enkäten samt de som har medverkat i workshops och lämnat synpunkter på enkätutkast. Vi hade stor hjälp från Statistiska centralbyrån (SCB) som handledde arbetet med utformningen av enkäten. Resultatet av undersökningen redovisas nedan. Inledningsvis beskriver vi själva arbetet med enkäten i ett metodavsnitt. Resultatet av enkäten redovisas i fyra avsnitt: 1. Användning av e-handelssystemet 2. Leverantörsanslutningar 3. Automatisering av de interna processerna 4. Uppföljning av inköp och avtalstrohet. Varje del i resultatavsnitten inleds med en beskrivning och syftet med de frågor vi har ställt i enkäten. Därefter redogör vi för hur myndigheterna har svarat och kommenterar kring om myndigheterna är på rätt väg i arbetet. I ett avslutande avsnitt presenterar vi myndigheternas strategier inom e-handelsområdet. 15

16 BILAGA 1 UPPFÖLJNING AV MYNDIGHETERNAS E-HANDEL Metod Hur vi tog fram frågorna till enkäten I början av hösten 2015 genomförde vi två workshopdagar med sammanlagt 28 deltagare från 21 olika myndigheter 8. Syftet var att skapa underlag för de frågeställningar som borde ingå i en uppföljning av myndigheternas arbete med e- handelsfrågor. Vi utgick från sammanfattningar av följande dokumentationer: 1. ESV:s förstudie från 2008 om de förväntade effekterna av införandet av e-beställningar 2. Nyckeltalsdiskussioner förda i en referensgrupp som ESV ledde under införandet av e-beställningar i staten 3. Anteckningar från samtal med olika myndigheter under försommaren 2015, där syftet var att identifiera praktiska erfarenheter av vad som gör e-handeln framgångsrik. SCB gav oss stöd när vi bearbetade underlagen till frågeställningar och vi stämde av utkast till enkäten med bland annat deltagarna på workshopdagarna. Om frågorna i enkäten Den slutliga enkäten omfattade frågor om antal transaktioner, framgångsfaktorer och strategier för e-handelsarbetet. Texterna i enkäten innehöll beskrivningar av begrepp i frågorna samt syftet med dem. Leverantörerna av de statliga ramavtalen för e- handelstjänst samt Statens servicecenter utformade stöd för att ta fram uppgifter från e-handelssystemen. Vi valde att fråga efter uppgifter om antal transaktioner för september månad Framöver kan vi göra jämförelser genom att fråga efter samma månad. Underlag för resultatredovisningen Enkäten skickades ut den 2 november 2015 till sammanlagt 150 av de 156 myndigheter som omfattas av kravet på e-beställningar. De 6 myndigheter 9 som har beviljats dispens och fått ett måldatum för kraven på e-beställningar efter den fick inte någon enkät. Resultatet påverkas av att 25 myndigheter har haft dispens med införandet av e-beställningar under Sammanlagt har 148 av 150 myndigheter svarat på enkäten. Alla har inte svarat på samtliga frågor. Vi har kopplat samman svaren med uppgifter från statsredovisningen 8 Försäkringskassan, Göteborgs universitet, Högskolan i Skövde, Karolinska institutet, Kungliga biblioteket, Kungliga Tekniska högskolan, Linköpings universitet, Livsmedelsverket, Lunds universitet, Länsstyrelsen i Örebro län, Polismyndigheten, Rådet för Europeiska socialfonden i Sverige, Statens energimyndighet, Statens fastighetsverk, Statens institutionsstyrelse, Statens tjänstepensionsverk, Stockholms universitet, Sveriges lantbruksuniversitet, Upphandlingsmyndigheten, Verket för innovationssystem, Åklagarmyndigheten. 9 Elsäkerhetsverket, Inspektionen för socialförsäkringen, Konkurrensverket, Nationalmuseum med Prins Eugens Waldemarsudde, Polismyndigheten, Upphandlingsmyndigheten 16

17 BILAGA 1 UPPFÖLJNING AV MYNDIGHETERNAS E-HANDEL i Hermes om kostnader för inköp av varor och tjänster under Sammanlagt har de 150 myndigheterna köpt varor och tjänster för 91,7 miljarder kronor. Det har inte varit möjligt att analysera hur stor del av de i Hermes redovisade inköpen som avser varor och tjänster som i praktiken skulle kunna konkurrensutsättas. Vi har fått kvalitetssäkra en del av antalsuppgifterna och fortsätter i början av 2016 med att bearbeta det stora antalet kommentarer vi har fått kring vad som skulle underlätta myndigheternas arbete med e-handel under de närmaste åren. Använda e-handelssystemet Med beställning menar vi den varukorg med varor och tjänster som budgetansvarig godkänner i e-handelssystemet. En beställning kan omfatta flera varu- och tjänsteleverantörer. När beställningen är godkänd skapar systemet en eller flera order till varje leverantör. Leverantörer som har anslutits till e-handelssystemet kan få sina order elektroniskt. Syfte och effekter Erfarenheten visar att ett rätt använt e-handelssystem kan öka avtalstroheten vilket i sin tur underlättar möjligheterna att upphandla en högre och mer stabil volym av varor och tjänster, ofta med bättre priser som följd. Många e-handelssystem kan också öka möjligheterna att automatisera de interna processerna. Antal elektroniska order är en beskrivning av i vilken omfattning som e- handelssystemen används, men det är svårt att beräkna ett mått som gör användningen jämförbar. En beräkning av andel order per faktura skulle inte visa på rätt saker. Orsaken är att många fakturor har ett löpande avtal, till exempel ett telefonabonnemang eller ett hyreskontrakt, i stället för en enskild order som grund. Det är inte heller är lämpligt att beräkna måttet andel order per anställd, eftersom myndigheternas verksamheter ser väldigt olika ut när det gäller antal beställningar och beställningsbelopp. Syftet med att fråga efter antal elektroniska order är att kunna visa på en utveckling över tiden. Antal elektroniska order under september 2015 I november 2015 fanns det myndigheter som i början av året skulle varit i mål med e-beställningar. De myndigheter som har svarat redovisar att de under september 2015 sammanlagt har gjort beställningar i sina e-handelssystem som resulterat i elektroniska order (se tabell 1). 10 En myndighet fick i december 2015 en dispens som innebar ett senare måldatum 11 Vi saknar uppgifter om antal order från 3 av de 124 myndigheterna. 17

18 BILAGA 1 UPPFÖLJNING AV MYNDIGHETERNAS E-HANDEL Tabell 1. Antal elektroniska order under september 2015 Intervall Antal myndigheter i intervallet 0-20 order order order order 11 Summa 121 Vi har frågat myndigheter som inte redovisar några order alls efter orsakerna. Svaren har handlat om: pågående systembyten, uppgraderingar och brist på konsulter att myndigheter ännu inte har kommit igång med e-beställningar i Servicecentrets uppsättning 12 att myndigheten inte haft behov av att göra några beställningar under september månad att användningen är låg eftersom det finns för få varu-/tjänsteleverantörer anslutna och att det upplevs dyrt att ansluta leverantörer att myndighetens valda e-handelslösning inte hanterar tjänstebeställningar eller att de har brist på resurser för att göra de processöversyner som behövs för att införa den typen av beställningar. Är myndigheterna på rätt väg? E-handelssystemen används av de flesta myndigheter, men det är tydligt att många ännu inte riktigt kommit igång. Det är svårt att uppskatta hur stor del av myndigheternas faktiska beställningar som har gjorts i e-handelssystemen, men sammantaget hade vi förväntat oss ett betydligt större antal. Vi behöver göra flera mätningar för att kunna följa utvecklingen. Leverantörsanslutningar En anslutning av en varu-/tjänsteleverantör till ett e-handelssystem kan vara enkel eller mer avancerad. Den enklaste anslutningen kan till exempel innebära att leverantören får order med fri text via e-post från myndighetens e-handelssystem, och registrerar fakturor i ett webbgränssnitt, en leverantörsportal. Vid en något mer avancerad anslutning kan leverantören till exempel skapa en produktkatalog i excel som myndigheten sedan läser in i e-handelssystemet. Den varu- och tjänsteleverantör som har många kunder som vill e-handla kan utforma sitt eget it-stöd för att skapa standardiserade elektroniska produktkataloger och själva effektivisera genom att läsa 12 Statens servicecenter prioriterade att först införa elektronisk fakturahantering för sina nya kunder och lite senare ge stöd för elektroniska beställningar. 18

19 BILAGA 1 UPPFÖLJNING AV MYNDIGHETERNAS E-HANDEL in standardiserade order. Vid den här typen av leverantörsanslutningar behöver köparen och säljaren komma överens om på vilket sätt meddelandekommunikationen ska ske. Det förekommer också att anslutningen utformas på så sätt att beställaren gör ett uthopp från e-handelssystemet till leverantörens externa webbplats. Detta brukar kallas punch out och är en avancerad form av leverantörsanslutning som ställer särskilda krav på båda parter. Vid alla typer av leverantörsanslutningar måste myndigheten säkerställa att produkter och priser i e-handelssystemet överensstämmer med det som avtalats. Detta innebär en effektivisering eftersom priser och aktuella avtalsprodukter inte behöver kontrolleras vid varje enskilt beställningstillfälle. En elektronisk faktura (e-faktura) är en faktura som både skickas och tas emot i elektronisk form. Statliga myndigheter ska kunna skicka och ta emot e-fakturor enligt SFTI:s rekommenderade format. Däremot är det frivilligt för myndigheterna att ställa krav på leverantörerna kring e-faktura och e-handel i sina upphandlingar. Syfte och effekter En av vinsterna med att ansluta leverantörer till e-handelssystemen är att de som beställer varor och tjänster på myndigheten lätt kan hitta och söka avtalade leverantörer och produkter i e-handelssystemen och alltid se de aktuella priserna. Det blir lätt att göra rätt. För att uppnå det behöver myndigheten gå igenom beställningsprocessen för varje leverantörskategori och sedan ansluta sina leverantörer på ett ändamålsenligt sätt. En annan vinst med leverantörsanslutningar är att uppföljningen av myndighetens inköp kan bli mycket tydligare och mer innehållsrik. Statistik per avtal och avtalade produktområden kan ge underlag för det fortsatta strategiska arbetet med upphandling och styrning av inköp. Framställning och hantering av pappersfakturor belastar miljön och våra resurser på många olika sätt. Förutom att det är dyrare med pappershantering ökar riskerna för fel och problem när uppgifterna på en pappersfaktura behöver överföras till ett elektroniskt format för att kunna användas i ett digitalt arbetsflöde. Det är effektivt med e-fakturor och måttet andel e-fakturor visar på graden av effektivisering inom det området. Det är enklare att ansluta en leverantör till e-handelssystemet om myndigheten har ställt krav på e-faktura och e-handel redan i upphandlingen. Att ställa krav på e- faktura och e-handel vid upphandlingar är ett bra sätt att arbeta framåtriktat med e- handelsfrågor. 19

20 BILAGA 1 UPPFÖLJNING AV MYNDIGHETERNAS E-HANDEL Andel myndigheter som har ställt krav på e-handel och e-faktura i sina upphandlingar under 2015 Vi har frågat efter om myndigheterna har ställt krav på e-handel respektive e-faktura i någon av sina upphandlingar under Diagram 1 innehåller två staplar som visar att 71 procent av de myndigheter som besvarat frågorna har ställt krav på e- faktura och 40 procent har ställt krav på e-handel i minst en upphandling under Diagram 1. Andel myndigheter som har ställt krav på e-faktura och e-handel i upphandlingar under % 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% Har inte gjort några upphandlingar under 2015 Nej, har inte ställt krav i upphandlingar Ja, har ställt krav i upphandlingar 20% 10% 0% E-faktura svar E-handel svar Flera myndigheter kommenterar i enkäten att de saknar tydliga e-handelskrav i gemensamma statliga ramavtalsupphandlingar. Vi har bland annat också fått kommentarer om att det är för dyrt och komplicerat att ansluta leverantörer till e-handelssystemen. Myndigheterna har per november 2015 anslutit en mängd olika kategorier av leverantörer till e-handelssystemen. Det avser både små och stora företag samt leverantörer av såväl varor som tjänster. Andel e-fakturor under september 2015 Vi har beräknat måttet andel e-fakturor genom att dividera myndigheternas uppgifter om antalet e-fakturor under september 2015 med uppgifter om det totala antalet fakturor. Myndigheterna har haft möjligheten att minska det totala antalet fakturor 20

21 BILAGA 1 UPPFÖLJNING AV MYNDIGHETERNAS E-HANDEL med det antal som enligt deras bedömning aldrig skulle kunna bli e-fakturor, till exempel utbetalningar av utlägg. Sammanlagt har myndigheterna i undersökningen 13 av drygt cirka leverantörsfakturor i genomsnitt tagit emot 47 procent e-fakturor under september 2015 (se diagram 2). Diagram 2. Leverantörsfakturor under september 2015, andel e-fakturor. 47% E-fakturor 53% Pappersfakturor Är myndigheterna på rätt väg? E-handelskraven i en upphandling bör stödja en effektiv beställningsprocess samt ge förutsättningar för en uppföljning som innehåller tillräckliga uppgifter för det fortsatta strategiska arbetet med inköpsfrågor. Resultatet av enkätsvaren indikerar att det kan finnas en förbättringspotential inom området e-handelskrav i upphandlingar. Statliga myndigheter har kommit långt med andelen e-fakturor, men ligger efter andra nordiska länder. Den offentliga sektorn i Norge samt de statliga myndigheterna i Finland redovisar att de har cirka 70 procent e-fakturor. Den offentliga sektorn i Danmark redovisar hela 99 procent e-fakturor. Automatisering av de interna processerna De interna inköpsprocesserna kan automatiseras med hjälp av till exempel abonnemangsfakturering och fakturamatchning. Abonnemangsfakturering innebär att 13 Diagram 2 omfattar 145 av 150 myndigheter, 2 av myndigheterna saknar vi uppgifter från och 3 har redovisat antal som behöver stämmas av ytterligare. 21

22 BILAGA 1 UPPFÖLJNING AV MYNDIGHETERNAS E-HANDEL återkommande fakturor från en viss leverantör hanteras med hjälp av ett register med till exempel telefonnummer eller kontraktsnummer i e-handelssystemet. En vanlig tillämpning av abonnemangsfakturering är att automatiskt kontera och inom vissa beloppsintervall automatiskt attestera mobiltelefonräkningar. Fakturamatchning innebär att en leverantörsfaktura har kunnat knytas till en order eller ett fakturaabonnemang e-handelssystemet. Andelen matchade leverantörsfakturor ökar snabbt om myndigheten kommer igång med abonnemangsfakturering. Syfte och effekter Flera myndigheter har beskrivit abonnemangsfakturering som en stor effektiviseringsmöjlighet som har tagits emot väldigt positivt i organisationen. Matchningen av fakturor med order eller abonnemang minskar det manuella arbetet, eftersom fakturor bara behöver granskas och attesteras vid avvikelser av leverans och/eller belopp. Men även vid avvikelser är det bra att lätt kunna få en bild av hela flödet från beställning till faktura, till exempel för att enkelt få en överblick över all dokumentation, se vilka som har varit inblandade i beställningsprocessen och leveransgodkännandet samt för att kunna bevaka takpriser vid delfakturering. Det kan vara väldigt effektivt att matcha fakturor från varu- och tjänsteleverantörer med order eller abonnemang i e-handelssystemen. Matchningen innebär att handläggningen av kontering och attest kan minska samtidigt som den interna kontrollen och överblicken över inköpen ökar. Andel matchade leverantörsfakturor under september 2015 I november 2015 anger 124 av de 150 myndigheterna som fått enkäten att de har möjlighet att matcha leverantörsfakturor med order eller abonnemang i sina e- handelssystem. Sammanlagt 60 myndigheter anger att de har kommit igång med abonnemangsfakturering. Vi har beräknat måttet andel matchade leverantörsfakturor genom att dividera myndigheternas uppgifter om antalet fakturor som har matchats med order och abonnemang under september 2015 med uppgiften om det totala antalet fakturor. Myndigheterna har haft möjligheten att minska det totala antalet fakturor med det antal som enligt deras bedömning aldrig skulle kunna matchas, till exempel utbetalningar av utlägg. Sammanlagt myndigheter har i genomsnitt matchat 12 procent av sina leverantörsfakturor med order eller abonnemang under september 2015 (se diagram 3). Ett par myndigheter redovisar att de matchar cirka 50 procent av leverantörsfakturorna men ett antal ligger på 0-2 procent. 14 Tre av myndigheterna redovisar uppgifter som behöver stämmas av ytterligare. 22

23 BILAGA 1 UPPFÖLJNING AV MYNDIGHETERNAS E-HANDEL Diagram 3. Leverantörsfakturor under september 2015, andel som har matchats med en order eller ett abonnemang. 12% Leverantörsfakturor som har matchats med order eller abonnemang Övriga leverantörsfakturor 88% Är myndigheterna på rätt väg? Det finns inga formella krav på myndigheterna som handlar om fakturamatchning, men det är något som bidrar till effektivisering. Några myndigheter har uppnått goda resultat och tillämpar exempelvis abonnemangsfakturering för en mängd olika avtalskategorier. Många myndigheter har e-handelssystem där det är möjligt att göra fakturamatchningar men de har ännu inte börjat tillämpa det. Orsaker till detta kan vara att myndighetens införande som kund till Statens servicecenter gjort att man kommit igång senare. Uppföljning av inköp och avtalstrohet Uppföljning av inköp kan till exempel visa på vilka kategorier av varor och tjänster som inköpen avser, från vilka typer av leverantörer som inköpen har gjorts, på vilket sätt varorna och tjänsterna är upphandlade, vilka delar av organisationen som har köpt, graden av avtalstrohet med mera. Det är möjligt att använda ekonomisystemet för att följa upp de totala inköpen från en viss leverantör, men det behövs ett e- handelssystem, en utvecklad kodning i redovisningen, statistik från leverantören eller motsvarande för att se om inköpen avser avtalade produkter eller inte. 23

24 BILAGA 1 UPPFÖLJNING AV MYNDIGHETERNAS E-HANDEL Syfte och effekter E-handel kan stödja myndigheterna att styra inköpen till avtalade sortiment hos den leverantör som har fått en affär med staten i konkurrens med andra, och att kunna följa upp att styrningen fungerar. Uppföljning av inköp och avtalstrohet är viktiga faktorer för att realisera effekterna av e-handel. Uppföljningen kan till exempel användas för att bedöma vilka kategorier av leverantörer som ska prioriteras för anslutning till e-handelssystemet. Den kan också visa på områden med en låg avtalstrohet och/eller en hög andel direktupphandlingar, där en konkurrensutsättning skulle kunna medföra en effektivare användning av skattepengarna. Myndigheternas uppföljning av inköp och avtalstrohet Vi har frågat efter om myndigheterna under det senaste året har tagit fram rapporter för att följa upp och effektivisera sina inköp, samt om de har följt upp avtalstroheten. Avtalstrohet är ett komplext mått och därför har vi också bett om förklaringar till hur mätningen har gått till. Vi har inte värderat om mätningen av avtalstrohet är gjord på ett bra sätt. För staten som helhet är det viktigt att myndigheter som köper varor och tjänster i stor omfattning arbetar på ett effektivt sätt med inköpsuppföljning. Därför har vi jämfört inköpsvolymen 2014 för de 146 myndigheter 15 som svarat på frågorna om inköpsrapporter och avtalstrohet. Det finns två staplar i diagram 4. Den första stapeln visar att 90 procent av de aktuella myndigheternas totala inköpsvolym 2014 finns på myndigheter som under det senaste året har tagit fram rapporter med syftet att effektivisera inköpen. Den andra stapeln visar att 86 procent av inköpsvolymen finns på de myndigheter som på något sätt har följt upp avtalstroheten i organisationen. 15 Myndigheter som har haft dispens från kravet på e-beställningar under 2015 ingår. Vi saknar svar från 4 myndigheter. 24

25 BILAGA 1 UPPFÖLJNING AV MYNDIGHETERNAS E-HANDEL Diagram 4 Inköp av varor och tjänster 2014 hos myndigheter som har gjort uppföljningar av sina inköp. 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% Nej - har inte gjort någon uppföljning Ja - har gjort uppföljning 30% 20% 10% 0% Tagit fram rapporter med syfte att effektivisera inköpen - 91 miljarder Följt upp avtalstroheten - 91 miljarder Är myndigheterna på rätt väg? Flera myndigheter har ännu inte har kommit igång med sina e-handelssystem och många har anslutit ett begränsat antal varu-/tjänsteleverantörer. Det innebär att tillgången till inköpsstatistik på avtals- och produktnivå via e-handelssystemen för närvarande är begränsad, men myndigheterna använder de redskap som finns tillgängliga för att följa upp sina inköp som en grund för det fortsatta arbetet. 25

26 BILAGA 1 UPPFÖLJNING AV MYNDIGHETERNAS E-HANDEL Myndigheternas strategier och planer inom e-handelsområdet Elektroniska beställningar och e-handel kan ge kostnadsbesparingar, men en förutsättning för att uppnå de positiva effekterna är att inköp hanteras som en strategisk fråga 16. Därför frågade vi om myndigheten har en strategi, plan eller motsvarande inom följande områden som vi bedömer som framgångsfaktorer för e-handelsarbetet: Öka andelen e-fakturor Öka användningen av e-handelssystemet för e-handel Öka andelen varu-/tjänsteleverantörer som är anslutna till e-handelssystemet Öka andelen abonnemangsfakturor Öka andelen fakturor som matchas automatiskt Öka avtalstroheten I diagram 5 redovisar vi svar från alla myndigheter 17 som har svarat på enkäten, det vill säga även de som har haft dispens och med ett måldatum för e-beställningar under Majoriteten av myndigheterna har strategier, planer eller motsvarande inom samtliga områden. Det ser ut att vara något mindre prioriterat att öka andelen abonnemangsfakturor. 16 ESV 2008:14, Införandet av elektroniska beställningar i staten, Stockholm. 17 För varje fråga har vi ett bortfall på 5-7 myndigheter. 26

27 BILAGA 1 UPPFÖLJNING AV MYNDIGHETERNAS E-HANDEL Diagram 5 Frågor om strategier inom e-handelsområdet. Har myndigheten en strategi, plan eller motsvarande för att % 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% öka andelen e- fakturor? öka användningen av e- handelssyste met?..öka antalet varu-- tjänsteleveran törer som är anslutna till e- handelssyste met för e- handel? öka andelen abonnemang sfakturor? öka andelen e- fakturor som matchas automatiskt? öka avtalstroheten? Nej- antal Ja - antal Vi har fått ett väldigt stort antal kommentarer om vad som skulle kunna underlätta myndigheternas arbete med e-handelsfrågor under de närmaste åren. Många önskemål handlar om leverantörsanslutningar, till exempel om att arbetet borde samordnas inom staten och att det är viktigt att gemensamma statliga ramavtalsupphandlingar som genomförs av Statens Inköpscentral är e- handelsanpassade, men det finns även önskemål om lagkrav på att skicka e-faktura till offentlig sektor, om utbildningar och erfarenhetsutbyten samt om en ökad användning av PEPPOL. Myndigheternas arbete skulle också underlättas med mera resurser med rätt kompetens. Flera lyfte fram kostnaderna som ett problem, till exempel att det är dyrt för små myndigheter att ansluta leverantörer. Vi kommer att använda kommentarerna om vad som skulle kunna underlätta myndigheternas arbete med e-handelsfrågor under de närmaste åren som en grund för våra fortsatta aktiviteter. 27

28 ESV gör Sverige rikare Vi har kontroll på statens finanser, utvecklar ekonomistyrningen och granskar Sveriges EU-medel. Vi arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna. Ekonomistyrningsverket Drottninggatan 89 Tfn Box Fax Stockholm