Analys av förslaget att lämna över lt-verksamheten. Bakgrund. Två olika perspekt v, tekniskt respektive pedagogiskt I (17) UNDERLAG Datum 20r5-ll-r3

Transkript

1 UNDERLAG 20r5-ll-r3 I (17) Arendebeteckning Handläggare Carina Cerafiani Kerstin Berg Per Svensson Styrelsen for Kalmarsunds gymnasieforbund Erbjudande att Iämna över IT- och kostverksamhet från Kalmarsunds gymnasieförbund t ll Kalmar kommuns serv ceförvaltn i n g genom verksam hetsövergå ng Bakgrund Servicenämnden i Kalmar kommun har erbjudit Kalmarsunds gymnasiefìirbund (GYF) överlåimning av IT- och kostverksamhet genom verksamhetsövergång till Kalmar kommuns servicefiirvaltning. Målet är en effektivare organisation i sin helhet som tillvaratar möjliga kostnadseffektiviseringar. Ekonomichef Carina Cerafiani, kostchef Kerstin Berg samt IT-samordnare Per Svensson har analyserat servicenämndens erbjudande enligt töljande. Analys av förslaget att lämna över lt-verksamheten Kalmarsunds gymnasieftirbund har genomfiirt en mycket kraftfull, offensiv och framgångsrik pedagogisk satsning ftir att stärka fiirutsättningarna fär elever och personal med digitala resurser. Digital kompetens är ett av de mål som har prioriterats i Kalmarsunds gymnasiefiirbunds budget under flera är. Det har inneburit betydande initiala kostnader. Satsningen har i pressade tider resulterat i både ökat elevtillflöde och starkare ekonomi än fürväntat. Detta har gynnat både Kalmarsunds gymnasieförbund och dess ägare. Tidigare prognoser forutsåg kraftigt vikande elevunderlag till skillnad fran de positiva utfall som nu ses. Denna bakgrund bör beaktas vid bedömning av servicenämndens erbjudande. Två olika perspekt v, tekniskt respektive pedagogiskt Servicenämndens fürslag har sin utgangspunkt i samordning ur ett tekniskt perspektiv. Kalmarsunds gymnasiefiirbund har från fiirsta början inftir projektstarten av "Digital kompetens" betonat att det har varit ett pedagogiskt projekt, initierat genom beslut av styrelsen och ledningen. Servicenämndens forslag innebär att det som av servicenämnden kallas IT-verksamheten i gymnasiefürbundet skulle integreras i Kalmar kommuns IT-tekniska organisation. Det skulle innebära en fokuslorskjutning från de grundläggande p edago gi ska värderingarna i Kalmarsunds gynnasi efürbunds långsiktiga satsning. FORBUNDSKONTORET Besöksad ress Stagneliusgatan 33 Postadress Box 865, Kalmar Tel l5 00 E- post gymnasieforbundet@gyê.se Hemsida Org nr

2 201,5-rr-13 2 (17) Bakgrundsbeskrivningen i servicenämndens förslag I uppdragsbeskrivningen till servicenämnden nämns texten "infiirliva fi)rbundets verksamheter vad gäller kost och IT i vår kommunala organísation". Det bör poängteras att det finns ingen motsvarighet till Kalmar kommuns IT-organi sation i Kalmarsunds gyrnnasiefiirbund. Kalmar kommuns IT-organisation har ca 30 tjänster, Kalmarsunds gymnasieftirbund har en lt-samordnare och fyra IKT-pedagoger. Istället har helt andra färutsätr ningar arbetats fram, baserade bland annat på loljande framgångsfaktorer. Vad står då ordet IT, eller IKT (Informations & kommunikationsteknologi) for idag i Kalmarsunds gymnasiefijrbund? lt & IKT i Kalmarsunds gymnas eförbund o Tydlig målbild baserad på den pedagogiska verksamhetens behov. o Styrelsen och fiirbundsledning, tillsammans med skolledning, äger ansvaret für att driva verksamheten med pedagogisk kompetens, insikt om digitaliseringens möjligheter, nödvändighet och behov i en lëirande organisation. o Omfattande kompetensutveckling och processtöd i alla led. o IKT-pedagoger fyra tjåinster, som till skolledning och làrare stödjande och pådrivande katalysatorer. Närhet till verksamheten avgörande. o Beställarkompetens bland annat genom IT-samordnare med kännedom om den egna verksamheten, samt dess ftirutsättningar och behov inom gymnasieforbundet. o Innovationsfiirmåga, drivkraft, korta beslutsvägar. o Egen stödorganisation så kallade resurspersoner (assistenter, ekonomifunktion, planerare, vaktmästare med flera).. Digitala coacher, elever som hjälper andra elever och lärare med flera. Har också en demokratisk dimension. o Leverantörer med innovationsftirmåga och kapacitet att styra och visa på alternativa lösningar "Out of the box", allt med pedagogiska mål i fokus. o Hårdvaruleverantörer - med kapacitet att distribuera hårdvara i stor volym, under tidspress, konfigurerad och installerad med tilläggstjänster efter beställarens krav. Exempel2 250 datorer till gymnasiefiirbundet driftsatta på sex dagar augusti Nu b s drygt datorer ut årligen. o Samarbetsavtal med Kalmar kommun, IT avseende primärt administrationsnät och infrastruktur, varav IT bidrar på ett framåtsyftande sätt med kompetens inom viktiga frågor som bland annat trådlöst nät. o Lösningarhar tagits i bruk som ár bättre anpassade till skolans behov än tidigare använda traditionella tjänster. Ett viktigt exempel; Google Apps for Education (GAFE). GAFE är en framtidsinriktad molntjänst, ett skolanpassat, kostnadseffektivt redskap.

3 GYMNASIEFöRBUND 2015-tt-13 3 (17) Ä,rendebeteckning a a a I övrigt även många andrawebbtjänster. Historiska lösningar och leverantörer har övergetts till ftirman fiir tidsenliga lösningar i framkant. Traditionella support- och kostnadskrävande klientprogram i princip helt utfasade. Utrustning medvetet vald utifrån verksamhetsbehov och totalkostnadsaspekter. Snabb uppstart och snabbhet i övrigt, driftsstabilitet och strävan är att utrustningen ska kräva minsta möjliga support och kringkostnader. Tidigare produktivitetsfiirlust, i form av fiirlorad undervisningstid på grund av långa starttider eliminerad. Lustbetonat, ett viktigt inslag och drivkraft ftir elever och personal! Ovanstående har lett till att Kalmarsunds gymnasieförbund under mycket kort tid har lyckats med att arbeta fram en effektiv och mycket kostnadseffektiv organisation i storskalig miljö. Utdrag ur s ervicentimndens erbjudande : Fördelar med erbjudandet Genom att samla lt-verksamheten på en plats kan kompetensen tas tillvara på ett bättre sätt. En samsyn av IT inom de pedagogiska områdena väntas ge flera positiva effekter. Att fü samma leverans inom grundskolan som inom gymnasieskolan ger en bättre grund fiir utbildningen från florsta klass till sista ring. Samla lt-verksamheten på en plats Kalmar kommun har en uttalad målsättning att det ska finnas IT-samordnare på plats lokalt inom varje fiirvaltning. Detta då det har bedömts vara angeläget med verksamhetsnära ftirankring som kan utgöra kittet mellan verksamheten respektive Kalmar kommuns IT-organisation och att IT-samordnaren kan tillvarata de specifika behov som finns inom respektive ñrvaltning. Med servicenämndens förslag skulle avsteg ske då specifikt ftir gymnasielorbundet men inte för grundskolans IT-samordnare eller andra ftirvaltningar. Gymnasiefiirbundets lkt-pedagoger är lokalt placerade på olika platser på forbundets skolor, med $isisk närhet på skolan, "där det händer" fiir att underlätta pedagogiskt stöd till skolledning, lärare, digitala coacher och ibland till elever. Utöver den lokala ftirankringen har de också gemensamt arbete som präglas av utvecklingsfrågor med fürbundsövergripande inriktning. IKT-pedagogerna har ett tydligt pedagogiskt huvudfokus men deltar också i övriga processer. Bland annat logistik vid utdelning, återlämning med mera. Servicenämndens ftirslag att allaresurser skulle "samlas på en plats", går i motsatt riktning genom att IKT-pedagogerna skulle samlas på samma plats som öwiga IT, åtskilda från den pedagogiska verksamheten. Ett fiirslag som skulle underminera de väsentliga fordelar gymnasiefürbundet har erfarit med nuvarande koncept. Det har funnits problem med "vi och dem" mellan verksamheten i Kalmarsunds gymnasieftirbund och Kalmar kommuns

4 (17) IT-organisation. Det är ett rimligt strävansmål for båda organisationerna att värna om det goda samarbete som finns, men kan bli ännu bättre. Den beskrivna fiirändringen skulle riskera att bidra till en nedåtgående spiral, fiirstärka tidigare negativa inslag och därigenom skapa problem både lor Kalmar kommun och gymnasieforbundet. Istället bör fokus varapâhur vi ytterli gare kan ftirbättra samarbetet till sammans utan organisationsftirändringar. Servicenämndens erbjudande innehåller inte ändrad organisation für grundskolans IT-verksamhet. Grundskolan har också IT-samordnare samt en viss motsvarighet till gymnasieftirbundets IKT-pedagoger, med lärare som har avsatt tid i tjänst även om det är med varierande omfattning. I detta avseende är servicenämndens erbjudande inte konsekvent med sina egna mål eller de mål och värderingar som finns i Kalmarsunds gymnasieffirbund. En samsyn av lt inom de pedagog ska områdena Samarbete av IT inom de pedagogiska områdena fürutsätter sams m från högsta ledning nämnd/styrelse och ñrvaltning om betydelsen och inriktning på satsningar på IKT och digital kompetens. Ä.tgärder måste varaväi lorankrade hos respektive ledning med tillgängliga resurser och kan inte tryckas fram underifrån i organisationen enbart av underordnade organisatoriska fürändringar eller andra åtgärder i tekniska avseenden enligt servicenämndens forslag. Dessa frågor måste starta från att ha ft)rvaltningsledningens och nämndens/styrelsens odelade stöd om framgång ska nås. Samma leverans inom grundskolan som inom gymnas eskolan Kalmarsunds gymnasiefürbund har tidigare haft i stöne delar samma typ av "leverans" som har varit inom övriga Kalmar kommuns IT. Det var en "leverans" utformad till stor del utifran att möta de administrativa funktionernas behov i Kalmar kommun. Vid fiirstudien som genomfiirdes i Kalmarsunds gymnasiefijrbund 2011 noterades att detta hämmade den pedagogiska utvecklingen. Därftir har den fortsatta pedagogiskt styrande utvecklingen lett fram till att de koncept som finns i Kalmarsunds gymnasiefürbund är i grunden helt olika vad som är på administrativa nätet. Detta har visat sig bli en stark framgangsfaktor. En eventuell återgång till tidigare koncept, samma typ av leverans, skulle bli fürödande och kostnadsdrivande. BoU kan om intresse finns, dranytta av gymnasielorbundets erfarenheter. Den "leverans" som väljs måste baseras på styrande pedagogiska mål och stödja dessa. Om verksamheternas mål är olika, minskar ftirutsättningarîa ftir ett bra samarbete. Det räcker inte att ha ett samarbete grundat på tekniskt fokus. Under inga omständigheter bör en miljö som är skapad utifrån administrativa syften vara styrande fiir utbildningsverksamheten. Det skulle bli kontraproduktivt, vara kostnadsdrivande och riskera stagnation für Kalmarsunds gymnasieftirbund. Attlërta de tekniska dimensionerna ta överhand över pedagogiska mål är ett misstag många kommuner har gjort och övergett när insikt om nackdelarna har uppnåtts.

5 (17) GYF r Gymnasiefiirbundet har ett bra samarbete och delar av gymnasiefiirbundets behov tillgodoses genom lösningar som redan är inftirlivade i Kalmar kommuns IT-organisation. Det finns samordningsfördelar och dessa tillvaratas redan idag. Kalmar kommuns IT-organisation har Kalmarsunds gymnasiefiirbunds odelade fortroende avseende drift av administrativa datorer och infrastrukfur. Kalmar kommuns IT-organisation möter gymnasieftirbundets önskemål och krav på ett mycket lyhört och framsynt sätt. IT-organisationen har därigenom en aktiv roll genom planering och drift av infrastruktur (trådat och trådlöst nät) inom Kalmarsunds gymnasiefi)rbund. Det åir ett konkret exempel och betydelsefullt område där gymnasieflorbundets IT har varit inftirlivat i Kalmar kommuns verksamhet. Ett samarbete som fungerar bra och är en positiv driftkraft. Utdrag ur servicentimndens erbjudande : En ändamålsenlig och kostnadseffektiv drift ir en ftirutsättning och genom att samordna IT-verksamheterna tas kompetens tillvara både ftir ftirbundet och fiir kommunema. Tillgängligheten ökar liksom utvecklingsmöjligheterna für medarb etarna. Ändamålsenlig och kostnadseffektiv drift Kalmarsunds gymnasieftirbund har byggt upp kompetens och erfarenheter sedan arbete inleddes med en fiirstudie senhösten 2010 som har füljts av en ñråindringsintensiv period som pågått sedan Kalmarsunds gymnasiefiirbund hanterar ca datorenheter. Kalmarsunds gymnasielorbund har varit progressiv och drivit fram hantering av stor volym med utpräglat små resursinsatser. Resultatet av detta arbete är att det finns en ändamålsenlig och kostnadseffektiv drift i Kalmarsunds gymnasiefiirbund. Det kan samtidigt ödmjukt konstateras att det alltid finns ftirbättringspotenti aler i alla verks amheter. Utdrag ur servicenämndens erbjudande : En samordning lägger grunden ftir gemensamma upphandlingar. Antalet upphandlingar bör hållas till ett minimum, eftersom de tenderar till att vara kostnadsdrivande. När mängden ökar kan även kvaliteten öka och prisnivåerna sjunka. Upphandlingar Kalmarsunds gymnasiefiirbund genomftirde en omfattande upphandling med Kalmar kommun som ombud våren Många delar av innehållet i fðrfrågningsunderlaget blev därefter styrande fiir andra upphandlingar hos andrakommuner i Sverige som efterfrâgade forfrågningsunderlaget. Det närmar sig ny upphandling som på nytt kräver eftertanke. Upphandlingsfiirfarandet är komplext men det skulle utgöra en suboptimering med risk

6 (17) Arendebeteckning fiir synnerligen kostnadsdrivande konsekvenser om det skulle betraktas som så komplext att det skulle motiveras som skäl ftir att driva fram en organisatorisk lorändring på dessa svaga grunder. Kalmarsunds gymnasiefiirbund har en hög volym som gör att konkurrenssituationen är infriad så att konkurrenskraftiga priser, hög kvalité och pedagogiska kan säkerställas. Det finns exempel på att större volymer ibland också blir hämmande och inte når vare sig de pedagogiska eller prismässiga ftirdelar med ökande volymer som skulle kunna fürväntas. Ett exempel är när SKL genomfiirde flera på varandra nationella upphandlingar inom detta område utan att lyckas. Samtidigt som detta pågick lyckades Kalmarsunds gymnasiefiirbund med sin upphandling}}l2, i bra samarbete med sitt ombud på Kalmar kommuns upphandlingsenhet. Då deltog Kalmarsunds gyrnnasiefiirbunds IT-samordnare i en länsövergripande upphandling genomft)rd genom Kalmar kommun. Däremot erbjöds inte gymnasieftjrbundets delaktighet i den senaste upphandlingen. I denna tillgodoses inte Kalmarsunds gymnasiefìirbunds behov avseende 1-1 och dåirftir planeras en separat upphandling att ske av Kalmarsunds gymnasieftirbund. Om Bam- och ungdomsnämnden (BOU) eventuellt skulle ha intresse, skulle en möjlighet for grundskolan kunna varaatt delta i upphandling genom Kalmarsunds gymnasiefürbund. Utdrag ur s ervicentimndens erbjudande : Kompetensfürsörjningen fiirenklas då arbetsgivaren blir mer attraktiv i och med en större och mer komplex arbetsplats. I en större organisation finns större möjligheter att spetsa sin kompetens än i en mindre. Ko m pete nsförsö rj n i n ge n IKT-pedagogemas kompetensområde är helt olikt övriga kompetenser inom Kalmar kommuns IT-organisation. Det ter sig i detta avseende inte som att den konstellationen skulle nå de effekter och den dynamik som varit i åtanke. IKT-pedagogernas kompetensförsörjning sker till stor del bland annat med spetskompetens genom extern processledning. Utdrag ur s ervicenämndens erbjudande : Kraven på en gemensam plattform kommer också att tvinga fram gemensamma standarder, vilka i sig kommer attvarakostnadsbesparande. Gemensam plattform och gemensamma standarder En av andra framgångsfaktorer som har bidragit positivt fiir Kalmarsunds gymnasiefiirbund är vägvalet attnyttja det som benämns Google Apps for Education (GAFE). GAFE innebär bland annat en möjlighet till driven effektivisering, som har få motstycken och som bidrar till hög kostnadseffektivitet. Det är fler och fler kommuner och skolor i Sverige som

7 GYMNASIEFÖRBUNI) 2015-tl-t3 7 (t7) Ä-rendebeteckning använder Google Appr. Utöver Kalmarsunds gymnasiefiirbund kan nämnas fiiljande kommuner; Göteborg, Malmö, Helsingborg, Umeå, Nacka, Kristianstad och Karlskrona men också många, många fler. Kristianstad, Karlskrona och Göteborg har valt en utveckling i denna väg efter atthatagit med sig erfarenheter från studiebesök i Kalmarsunds gymnasiefiirbund. Ntimnas kan att BoU i dagarnahar initierat ett studiebesök hos gymnasiefiirbundet i dessa frågor. Med dessa möjligheter kan den ordinarie IT-organisationen avlastas till lormån ftir att koncentrera resurserna på den kommunala organisationens öwiga krav och behov. Det möjliggör en tydlig \ilin-\üin-situation där både skolan, den övriga kommunala organisationen och IT-stödorganisationen är vinnare. Detta till lägre kostnader och bättre resultat. Detta är också vad som hänt i Kalmar. Av Kalmarsunds gymnasiefürbunds medlemskommuner tycks enli gt upp gl ft Borgholm, Mörbylånga och Torsås kommuner i varierande omfattning tagit steget in i arbete med GAFE men så här långt inte grundskolan i Kalmar kommun. GAFE iett pedagogiskt perspektiv u E I En mängd verktyg på en Obehindrat med utrymme ''* Fungerar på alla plattformar Verlityg som appar Lättanvänt Automatiska uppdateringar Kreativ frihet Delakultur / samarbete Arbete i realtid Frigörelse från tid och rum Möjliggör pedagogiska vinster Utväxling av egenskapat lärarmateriel Det har tidigare funnits krav på gemensamma standarder i den tidigare gemensamma plattform som Kalmarsunds g rrnnasieft)rbund befann sig i, innan vi startade projektet med 1-1 ãtr Det gymnasiefiirbundet har gjort sedan dess, är att närma sig den i universitetsvärlden mer öppna miljö som bidrar till ökad stimulans, utveckling och nytänkande, under ansvar. Samtidigt som det har skett många fiiråindringar i utbildningsmiljön, har gymnasiefürbundet kvar de administrativa funktionerna i den gemensamma plattformen med Kalmar kommun. Dessa olika bedömningar fiir pedagogisk miljö och administrativ miljö är välgrundade. Det finns en tydlig trend att den centralisering och det tekniska fokus som rådde tidigare inom skolvärlden inte längre är vinnande. GAFE och Chromebooks är fiir rätt målgrupp tillsammans ett starkt koncept som vinner allt större marknadsandelar både av pedagogiska och kostnadsmässiga skäi. Det bidrar till hög effektivitet och är utpräglat kostnadseffektivt. Kalmarsunds gymnasielorbund avser inom överskådlig tid fortsätta att arbeta med GAFE som en pedagogisk plattform.

8 2015-l (17) GYþ- 2015/ Utdrag ur s erviceniimndens erbj udande : Nackdelar med erbjudandet Inom IT-verksamheten finns det en risk fiir att de olika parterna vill åt olika håll. Kan också finnas en risk i och med att utbildningsnäten finns i två olika tekniska miljöer (Microsoft respektive Apple). Det kan också finnas en risk att verksamheterna inte integreras, så att en vioch dem-känsla Kalmarsunds gymnasieförbunds bedömn ng av nackdelarna o Det är uppenbart att de stora pedagogiska framgångar som har erhållits på kort men intensiv tid, skulle kunna äventyras om klockan vrids tillbaka genom att "infiirliva" det som i servicenämnden har kallats ITverksamheten i Kalmarsunds gymnasieforbund med Kalmar kommuns IT-organisation, utan beaktande av de samlade effekterna. o Det finns en uppenbar risk att såväl Kalmar kommuns IT-organisation som Kalmarsunds gymnasiefiirbund skulle kunna lida betydande skada, både kvalité och kostnadsmässigt om strukturfiirändringar skulle ske utan långsiktig eftertanke. Kalmar kommuns IT-organisation och Kalmarsunds gymnasieftirbund v ar trängda innan gymnasieftirbundet ändrade arbetssätt och forutsättningar. En återgång till den situationen kan inte vara önskvärd för någon. o Eventuella ändrade behov bör istället som tidigare tillgodoses med anpas sningar av befi ntli ga samarbetsavtal mell an partema. Förändringstakten är hög och man bör inte utesluta att situationen kan fiirändras och man bör vara öppen ftir ny bedömning. Men i nuläget finns ingen anledning till fürändring. o Idag har Kalmarsunds g rmnasielorbund korta beslutsvägar. Vid en uppdelning enligt ftirslag, fiiråindras detta vilket riskerar att hämma utvecklingen. Risk också ftir oklarheter, med vem som kan, für och bör besluta vad och vilken organisation som äger beslutsprocessen. o Kalmarsunds g rmnasiefiirbund ägnade ett år till ftirstudie 2011 som kartlade dåläget och utgjorde beslutsunderlag fiir de kommande årens intensiva utvecklingsarbete. Servicenämndens fiirslag innehåller kortfattat värdeord som ökad effektivisering, högre kostnadseffektivet och högre kvalité. Dessa värdeord är alltid giltiga strävansmål. Dåiremot belyses inte konkret på vilket sätt dessa värdeord skulle uppnås. Kalmarsunds gymnasiefiirbund har konkret också arbetat med hurfrågan även inbegripet dessa värdeord på ett strategiskt sätt, såväl i fiirstudien som utgjorde startskottet, som i efterfiiljande arbete.

9 2015-ll-13 e (17) Arendebeteckning Utdrag ur s ervicenämndens erbjudande : Förväntade ekonomiska effekter på kort och lång sikt. I det korta perspektivet handlar det flormodligen inte om några större vinster inom lt-verksamheten. I det längre perspektivet kommer kvaliteten på IT-leveransen att öka och genom att samordna hela utbildningsnätet och sätta samma standarder kommer ekonomiska vinster att hämtas hem. Den stora vinsten är att kvaliteten i utbildningen kommer att höjas. Kalmarsunds gymnasieförbunds bedömn ng av ekonomiska effekter, kvalitén på lt-leveransen och standard Kalmarsunds gymnasieflorbund har mycket bra samarbete med servicenämndens verksamhetsområden, dels upphandlingsenheten, dels med Kalmar kommuns lt-organisation. Kalmarsunds gyrnnasiefiirbund och grundskolan hade från 2003 ett bra samarbete kring ett gemensamt epostoch fillagringssystem SPOST, som numera i princip är awecklat. Idag är samarbetet med grundskolan begränsat vad gäller IKT och digital kompetens. Första grunden fiir Kalmarsunds gymnasielorbunds intensiva utvecklingsarbete lades 201 l. Sedan dess har positionema inom gymnasiefürbundet flyttats fram väsentligt. För varje år bildas det en digital klyfta mellan grundskolan och gyrnnasiet. Bäde grundskolan och gyrnnasiet skulle vinna pä att elever var bättre rustade när de kom till g rmnasiet. Det fanns fiirdelar i det samarbete som fanns tidigare. Detta skulle kunna tas upp igen, utmynna i bra samarbete som tidigare, med inslag av de möjligheter som finns idag. Gymnasiefiirbundet ställer g irna sina erfarenheter till lorfogande om det är av intresse fiir BoU att ta del av gyrnnasiefürbundets erfarenheter. Det skulle vara en potential für BoU att höja utvecklingstakten och undvika kostsamma och tidsödande felsatsningar. Eleverna skulle vinna pãattvarabättre rustade i sin utveckling nåir de kommer till gymnasieforbundet, än vad de är idag. De skulle till exempel kunna vara bekanta med de plattformar, arbetsredskap och arbetssätt som används i gymnasiefiirbundet, bland annat GAFE. Det bör poängteras att det är kommunfullmäktige i Kalmar kommun som har gett servicenämnden i uppdrag att lämna ett erbjudande. När Kalmarsunds gymnasieftirbund belyser potentialen avseende grundskolan är det en konsekvens av erbjudandet till gymnasieforbundet. Kalmarsunds gymnasiefiirbund belyser möjligheten avseende BoU, mot denna bakgrund. Gymnasiefiirbundet inser att BoU inte har efterfrågat dessa alternativa möj li gheter pres enterade av Kalmarsunds gymnasi efürbund. Sammantaget kan noteras att Kalmarsunds gymnasiefiirbund har en ko stnadseffektiv organisation som stödj er gymnasiefürbundets upps atta strävansmål i det pedagogiska uppdraget.

10 2015-rt-t3 l0 (17) Analys av förslaget att lämna över kostverksamheten Gymnasieskolorna är i hög grad konkurrensutsatta vilket gör att alla delar som påverkar elevers val av skola är viktigt, måltidema är en faktor som har betydelse fiir valet av skola. Elever är dessutom rörliga även efter sitt val. Är eleven inte fullt tillfreds med valet av skola eller program gör de ett byte. Varje elev som väljer bort gymnasieftirbundet är en fiirlorad intäkt. Vi har under flera år byggt upp en kostorganisation som tillvaratar eleven och skolans behov. Idag har vi en mycket god kundnöjdhet hos våra gäster, i alla genomftirda undersökningar får verksamheten utmärkta bedömningar vilket Eagr,ørr skolans renommé. úrte sällan är elevers kommentarer att det är stora skillnader mellan gyrnnasiets och grundskolans måltider. Utdrag ur s erviceþrvaltningens erbjudande : Genom att samla alla kostverksamheter kan det administrativa stödet och systemkostnader delas på flera. Det medfür också att administrationen kan bli mer specialiserad och därmed mer effektiv. Menyskapande, ansökan om mjölkstöd och statistikuppfoljningá,r nãgra exempel på aktiviteter som kan speciali seras o ch delas mell an verksamheterna. Administrat va stödet och systemkostnader Att integrera gymnasieftirbundets kostverksamhet i serviceforvaltningens verksamhet skulle innebära att administrationen fiir Kalmarsunds gymnasiefürbund skulle öka och att våra elevers möjlighet till påverkan skulle minska. Ett större fokus skulle behöva läggas på att ingå och diskutera avtal och administrera kostnader mellan huvudmännen vilket inte gagnar elever eller verksamhet. Följden av detta blir att fokus flyttas fran "eleven i centrum" till att i högre grad fokuserapã administration och avtal. Kalmarsunds gymnasieftirbund skulle dessutom fiirlora rätten att styra över kostverksamhetens mål och visioner vilket inte gynnar Kalmarsunds gymnasieförbund. Det åir viktigt att vi kan ñlja elevers behov och trender ftir att säkerställa attvãtra skolor ir attraktiva samtidigt som vi har ett kulturoch samhällsansvar fiir att fü ungdomama att söka sig till våra skolor i konkurrens. Kalmarsunds gymnasiefiirbund har idag tre stora enheter och administrationen av dessa är relativt liten. Vi har medvetet prioriterat att minimera administrationskostnaden. Ett samgående med servicefürvaltningen skulle öka andelen administration. En högre andel av måltidspengen behöver då tas i anspråk fiir administration vilket påverkar utrymmet ftir livsmedel och slår direkt på kvalitén.

11 20r5-ll-13 ll (17) Menyplaner ng utifrån elevers påverkan G rmnasiets matsedlar upprättas och utformas idag efter skolornas specifika önskemål och från de synpunkter som inkommer från de matråd som måltidsverksamheten ansvarar flor. Matråden på skolorna dr det forum dåir mat och miljö i restaurangerna diskuteras. På gymnasiet har vi väl fungerande matråd där elevers synpunkter tillvaratas. Det är en stor och betydelsefull framgångsfaktor att elever känner möjlighet att påverka sin måltid och miljö. Gymnasieskolorna skiljer sig mellan varandra beroende på vilka program skolorna bedriver. Grundskoloma ár mer lika varandra och kan därfor tillämpa en jämnare fiirdelning av livsmedelskostnaden mellan skolorna. På gymnasiet måste måltidspengen i högre grad fordelas utifrån elevernas behov på respektive skola. Elever som går praktiska program som bygg och anläggning, fordon eller idrottsprofiler har ett betydligt högre behov av energi än elever som går ett teoretiskt program. De grundrecept som anvåinds på gymnasiet är inte applicerbara på grundskolan, varken storleksmässigt eller utifran val av maträtter. Att samordna matsedlarna med alla stadier fran fiirskola till gymnasiet gör att samtliga blir fürlorare. Ansökan om m ölkstöd och statistikuppföljning Inom Kalmarsunds gymnasiefürbund hanteras idag ansökan om mjölkstöd och statistikuppfüljningar fiir verksamheten inom kostverksamheten och inryms inom befintlig administration. Sammanställning av statistik i sig är inte största utmaningen, däremot behövs tid ftir analys vilket är nödvändigt oavsett vem som sammanställer statistiken. Utdrag ur s ervicenämndens erbjudande : Kökspersonalen inom Kalmarsunds gymnasiefiirbund (GYF) für arbetsmöjligheter under skolans semesterperiod, då köken inom Kost omsorg har behov av vikarierande under denna Möjlighet till sommaranställn ng Det finns anställda inom Kalmarsunds gymnasieflorbund som idag söker sommarjobb inom serviceftirvaltningen. Det är upp till varje anställd att göra den bedömningen vilket givetvis är en win-win-situation som skapas eftersom personerna ifrägahar erfarenhet av arbetet.

12 2015-rt-r3 t2 (17) Utdrag ur s ervi centimndens erbjudande : En samordning innebär gemensamma avtal fiir underhåll, reparationer och köp av storköksutrustning. Om gymnasieskolans tre stora kök tillftirs serviceftirvaltningen, kan det till exempel undvikas attbygga ett nytt kök i samband med att en ny högstadieskola i centralorten etableras och den totala kökskapaciteten bör vara tillräcklig i både långt och kort perspektiv. Samordning av upphandling och avtal Upphandlingar och avtal inom verksamhetsområdet samordnas redan idag och fungerar utmärkt. Kalmarsunds gymnasiefiirbund deltar aktivt i upphandling och avtal av livsmedel, underhåll och reparationer tillsammans med Kalmar kommun. Kostchef für Kalmarsunds gymnasiefürbund är aktivt involverad i samtliga upphandlingar som berör verksamhetsområdet och bistår med kunskaper infür varje upphandling. Kalmarsunds gymnasieftirbund blir tillfrågade infiir nya upphandlingar som berör gymnasieftirbundets verksamhetsområde om vi önskar delta i fiirestående upphandling, vilket gymnasieftirbundet som regel brukar göra. Detta gäller inom alla områden där vår verksamhet sammanfaller med Kalmar kommun med fr undantag. Möjl ighet till samverkan Kostverksamheten inom gymnasiet har en öppen attityd till samarbete och fürsäljning av matportioner till andra verksamheter. Vi är öppna fiir ett framtida utökat samarbete fiir att tillgodose Kalmar kommuns utökade behov av matportioner både for befintliga skolor och infiir eventuellt nybyggnation infür framtiden. Vi utgår då ftan att ett eventuellt utökat samarbete sker med nuvarande organisationsstruktur och att samverkansavtal ingås. Idag har gymnasiet tre tillagningskök; Lars Kaggskolan, Stagneliusskolan och Jenny Nyströmsskolan. Dagligen seryeras cirka2 800 portioner.

13 20t5-rr-r3 r3 (17) Ä,rendebeteckning Utdrag ur servicenämndens erbj udande : Då GYF och Kalmar kommuns kostverksamheter köper råvaror från samma avtal kan GYF enkelt övergå till inleveranser via samlastningscentralen och d?irmed minska antal fordonsrörelser vilket gagnar både miljö och sfüerhet, samt att antalet mottagningsställen blir fiirre och mer välplanerade tidsmässigt. Ekonomiskt blir det också en viss bonus då livsmedel sleverantörerna lämnar r ab att p å varor via samlastnings centralen. Rabatten överväger distributionskostnaden, den s.k. stoppkostnaden, vilket finansierar samlastningscentralen. Beställningarna fiirenklas i och med att kommunens kostverksamhet redan beställer via e-portalen, som effektiviserar fakturaflödet och ökar köptroheten. Option sam lastn i ngscentral Kalmarsunds gymnasiefiirbund har option på att gå med i samlastningscentralen. Det är fullt möjligt att ansluta till samlastningscentralen oavsett om gymnasiefiirbundet är kvar i egen regi. Erbjudande om att ingå i saml astningscentralen har erbjudits Kalmarsunds gymnasiefilrbund o ch till kommuner i närområdet som Borgholm, Mörbylånga, Nybro och Torsås. Idag har samarbetsavtal ingåtts med Nybro och Torsås utan att for den skull behöva ingå i gemensam ft)rvaltning. Utdrag ur servicenämndens erbjudande : För serviceñrvaltningens nuvarande verksamheter finns det mycket att låira av det arbete som GYF harlagf" ned på upplevelse, närhet och bortbyggande av matsalskänsla. Bra måltider är mer än bara mat Målsättningen om att få fram en restaurangkänsla i vår organisation samt ett större helhetskoncept i våra restauranger, bygger i hög grad på att verksamheten är integrerad i fiirbundet. Kostchef ansvarar fiir helheten av mat och miljö i restaurangerna och i samarbete med skolorna,bygger och utvecklas verksamheten. Kostchef har även övergripande arbetsuppgifter som inte enbart är relaterade till kostverksamhetens ansvarsområde. Att separera verksamheterna till olika huvudmän skulle avsevärt florsvåra samarbetet, vilket missglmnar eleverna. I nationella råd fiir skolmåltider, Livsmedelsverkets råd "Bra mat i skolan" kan läsas att det är viktigt att helheten kring kost tillvaratas. I råden belyses att inte enbart kosten som näring ir viktigt utan att den naturligt ska integreras i skolan, helst även i undervisningen. Livsmedelsverket har tagstfram en måltidsmodell i form av ett pussel. Modellen består av sex olika områden, som alla är viktiga ftir att matgästen ska må bra och känna matglädje. Kostnaden for skolmåltider är en ansenlig del av skolans budget och

14 20r5-ll-r3 t4 (t7) cyf 2015/ är en resurs som absolut ska tillvaratas. Kalmarsunds gymnasieforbund har valt att byggaupp en verksamhet d?ir måltiden är integrerad i skolan och arbetar med helheten fiir att skapa matglädje. Genom att separera kostverksamheten till annan huvudman skulle denna upparbetade integrering ftrsämras vilket inte fiiljer nationella intentioner. rll( T I IÎEGRENAD TRIVSAM l alr Livsmedelsverket, måltidspussel Utdrag ur servicentimndens erbjudande : Rotation av personal ger möjlighet till optimering av gruppema som dr verksamma i köken och dåirmed både lärande i arbete samt rehabiliteringsmöjligheter. Arbetsplatsopti meri n g En fiirdel med att det finns fler arbetsplatser är att det blir enklare att optimera arbetsgrupperna vid en sammanslagning som kan vara positivt vid behov av rehabilitering eller nlplacering. Det innebär också att det blir svårare att fü kontroll över olika personers kompetens då de anställs, vilket kan vara till nackdel då ledigt utrymme uppkommer. Många arbetsplatser med olika behov gör att personers lämplighet inte alltid överensstämmer med behovet på just den arbetsplatsen dåir underlaget är ledigt. Vid tidigare anställningsfiirfarande kan gymnasiet konstatera att det varit till gymnasiets fiirdel attvara en annan juridisk person än Kalmar kommun som haft lista med vikarier på kö infor tjänster, vilket skulle motverka möjlighet att fa rätt kompetens och personlig lämplighet till ledigt underlag.

15 ls (17) Arendebeteckning GYF 2015/052i Utdrag ur servicenämndens erbjudande : Genom att nå ut till fler anställda samtidigt, blir det kostnadseffektivare utbildningsinsatser. Utbildningsinsatser Utbildningsinsatser kan i högre grad samordnas mellan organisationerna vilket inte utesluts oavsett organisationstillhörighet. Under åren har gemensamma utbildningsinsatser gjorts diir respektive organisation burit sina kostnader. Utdrag ur s ervicentimndens erbjudande : De investeringar och underhållsinsatser på befintlig köksutrustning som löpande behöver göras ftir atthällaköken i leveransdugligt skick är ett annat område där synergieffekter bör slå igenom. Underhåll och investeringar Kalmarsunds gymnasiefìirbunds kök har en fungerande underhållsplan som arbetas fram utifrån servicegenomgång av auktoriserad firma, vilket görs vartannat år och ligger till grund for underhåll och investeringsplan. Köken inom gymnasiefiirbundet håller god standard och har en väl fungerande plan både fiir underhåll och investeringar och har fungerat så under en lång tid. Utdrag ur s ervicenämndens erbjudande ; GYF är relativt statiskt med sina tre kök medan servicefiirvaltningens 44 tillagningskök (plus 38 mottagnings- och serveringskök) ständigt är under fiirändring. Servicefiirvaltningen har därmed mer utrustning som behöver omplaceras och det finns behov av begagnad utrustning i de mindre köken. En strukturerad och tydlig underhållsplan für GYF-kökens inventarier ger möjligheter till utbyte över tid. Omplacering av mask ner Utbyten av maskiner i gymnasieftirbundet sker efter en väl genomtänkt utbytesplan. Utbyte sker när utrustningen är utsliten och inte ekonomiskt fürsvarbar att behålla, med eller utan kostnadsdrivande reparationer. Maskiner som används inom våra produktionskök är inte lämpliga eller anpassade till mindre kök, varken platsmässigt eller ftir små kök med små volymer. Vi har till exempel grytor i storleken 300 liter.

16 2015-lr-13 t 6 (17) cyf 2015/ I nteg rerad verksam het med resta u ra ng utbi ld n i n gen På Jenny Nyströmsskolan är restaurangutbildningen integrerad till viss del med kostverksamheten, vilket ställer krav på samarbete fiir att elever, både gymnasie- som vuxenstudenter ska nå uppsatta måi. Kostverksamhetens anställda fungerar som handledare fiir elever. I viss mån måste verksamheten anpassas ftir att elever ska få de moment som utbildningen kräver. Detta gör att det krävs ett nära samarbete mellan den pedagogiska verksamheten och kostverksamheten både ur ett ekonomiskt som planeringsmässigt perspektiv fiir att verksamheten ska fungera. En del av attraktiva Kalmar Idag har kostverksamheten intäkter från exempelvis lägerverksamhet, oft a idrottsevenemang? som ett led i attraktiva Kalmar. Att separera kostverksamheten och innehavaren av hyresavtal av skolan från varandra skulle innebåira att det blir betydligt svårare att erbjuda den möjligheten eftersom det blir svårt att håirleda uppkomna kostnader mellan verksamhetema. Olika situationer kräver olika resurser, (el, vatten, vaktmästeri, ökade behov av lokaler, larm etc.). Detta görs idag i samverkan mellan vaktmästare och kök, ibland även restaurangskolan. Olika utrsrmmen på skolan kan utöver kök och restauraîgvaía aktuella att använda ftir att kunna erbjuda en attraktiv lösning.

17 20r5-rt-r3 11 (11) Ka lma rs u nds gym nas iefö rbu nds sam manfatta nde ana ys av serv cenämndens erbjudande Analysen av erbjudandet har utmynnat i fäljande slutsatser a Det kan inte påvisas att erbjudandet om överlämning av IT-verksamhet skulle leda till ökad måluppfizllelse i det pedagogiska uppdraget. o Det kan inte påvisas att erdudandet om överlämning av kostverksamhet skulle leda till ökad måluppffllelse beträffande kvalité, upplevelse och mångfald när det gäller kost. Ekonomisk konsekvens Analysen har inte kunnat påvisa att erbjudandet skulle bidra till ökad effektivitet eller andra konsekvenser som skulle leda till ökad ko stnadseffektivi sering. Gymnasieforbundet har inte kunnat se att dessa avgörande dimensioner är belysta eller klargjorda i servicenämndens erbjudande. Sammantaget innebär detta att gymnasieft)rbundet efter genomfiird analys inte finner konkreta skäl som motiverar en verksamhetsövergång. FÖR KALMARSUNDS Joachim Hfüansson Förbundschef Carina Cerafiani Ekonomichef Kerstin Berg Kostchef Per IT-samordnare