Ny organisation inom Folktandvården för att kunna möta framtida utmaningar

Transkript

1 Ny organisation inom Folktandvården för att kunna möta framtida utmaningar Folktandvården Skåne Rådgivningsrapport 13 maj 2011 Carl-Gustaf Folkeson Eva Lidmark

2 Innehåll 1 Inledning Bakgrund Uppdrag Metod och genomförande Politisk organisation Förvaltningsorganisation Strategiska planen Exempel och erfarenheter från andra landsting Folktandvården Landstinget i Jönköpings län Folktandvården AB i Stockholms läns landsting Folktandvården Västra Götalandsregionen Folktandvården Region Halland Synpunkter på områdeschefer Områdeschefer som ny ledningsnivå - styrkor Riskanalys Förslag på befattningsbeskrivning för områdeschef respektive klinikchef/verksamhetschef Förslag till befattningsbeskrivning för områdeschef Huvuduppgift Arbetsuppgifter, ansvar och befogenheter Förslag till befattningsbeskrivning för klinikchef/verksamhetschef Huvuduppgift Arbetsuppgifter, ansvar och befogenheter Utformning av stödsystem för fullgörande av uppdrag Genomförande Presentation vid frukostmöte den 11 april Utkast till avsiktsförklaring av 22

3 1 Inledning 1.1 Bakgrund Folktandvården i Skåne möter i sin omvärld en allt tuffare konkurrens om patienterna från den privata tandvården. Samtidigt kommer indikationer på att det börjar bli vissa problem för Folktandvården Skåne att rekrytera tandläkare. I Folktandvårdens nuvarande organisation är samtliga 44 klinikchefer/verksamhetschefer direkt underställda tandvårdschefen. Den rådande organisationen upplevs inte som ändamålsenlig bland annat eftersom den innebär alltför många kontaktytor. Den nuvarande organisationen bedöms inte heller erbjuda den flexibilitet och dynamik som behövs för att tillvarata och utveckla de styrkor som finns bland medarbetarna. Tandvårdsnämnden har under år 2010 antagit en strategisk plan där de övergripande målen slagits fast: Fler friska skåningar. Nöjda, trogna och aktiva kunder. Professionella, motiverade och engagerade medarbetare. Effektiv verksamhet med god kvalitet. Långsiktigt stark ekonomi För att bättre rusta verksamheten med ovanstående beskrivning som bakgrund, överväger tandvårdschefen för Folktandvården Skåne att genomföra en omorganisation. Den nya organisationsmodellen skulle innebära att en ny områdeschefsfunktion inrättas som bildar ett nytt chefsled mellan tandvårdschef och klinikchefer. Ett viktigt syfte med denna organisationsmodell är att skapa förutsättningar för att bilda en strategisk ledningsgrupp. På så sätt stärks och förtydligas styrnings- och ledningsfunktionen inom förvaltningen vilket är viktigt för att kunna uppnå de övergripande målen. Tandvårdschefens centrala frågeställning är om nuvarande organisationsstruktur klarar framtida utmaningar. 1.2 Uppdrag Med ovanstående bakgrund önskar Folktandvården Skåne få följande frågeställningar belysta: Hur skulle en framtida områdesindelad organisation kunna gestaltas exempelvis vad gäller omfattning? Vilka är de övergripande styrkorna med en områdesindelad organisation jämfört med den nuvarande linjeorganisationen? Vilket ansvar respektive vilka befogenheter skulle kunna knytas till den nya rollen som områdeschef i förhållande till tandvårdschef och klinikchefer? Hur kan den befintliga rollen som klinikchef utvecklas, bland annat med tanke på att skapa attraktiva tjänster inför framtida rekryteringar? 3 av 22

4 Hur skulle stödsystem kunna utformas för att ge områdeschefer och klinikchefer förutsättningar för att kunna fullgöra sina uppdrag? Hur skulle ett genomförande av den nya områdesorganisationen översiktligt kunna ske exempelvis vad gäller tillsättning av tjänster? Vilka exempel på liknande områdesorganisationer finns hos andra huvudmän samt vilka erfarenheter har gjorts? Hur kan de administrativa stödfunktionerna (ekonomi och HR) utformas för att stödja den nya organisationen? 1.3 Metod och genomförande I uppdraget har vi tagit del av de interna dokument som är relevanta för utredningen. Vi har intervjuat tandvårdschef, ställföreträdande tandvårdschef samt femton klinikchefer vilka valts ut av tandvårdschefen. Vi har även intervjuat företrädare för folktandvården i Stockholms läns landsting, Västra Götalandsregionen, Region Halland och Landstinget i Jönköpings län för att ta del av deras organisationsstruktur. I samband med frukostmötet presenterades innehållet i rapporten för klinikcheferna. De synpunkter som framkom i samband med denna presentation redovisas i ett särskilt avsnitt i denna rapport. 2 Politisk organisation Under regionstyrelsen finns vårdproduktionsutskottet-/beredningen som bereder och samordnar frågor som gäller styrningen av regionens förvaltningsdrivna hälso- och sjukvård samt tandvård. I detta ingår bland annat frågor om uppföljning, produktionsstruktur, investeringar, effektivitet, medicinsk service och andra stödfunktioner. Beredningen lämnar förslag till styrelsen om uppdrag och budget för varje enskild förvaltning inom hälso- och sjukvård. Hälso- och sjukvårdsnämnden ansvarar för bedömningen av det samlade behovet av hälso- och sjukvård samt tandvård i Skåne. Under hälso- och sjukvårdsnämnden finns ett tandvårdsutskott (tidigare tandvårdsnämnden) som består av tre ledamöter och två ersättare. Utskottet kan efter delegation från hälso- och sjukvårdsnämnden besluta i speciellt delegerade frågor. Enheten för tandvård (tidigare tandvårdsnämndens kansli) ska förse tandvårdsutskottet med faktaunderlag och utredningar som behövs för att utskottet ska kunna fatta beslut. Enheten för tandvård ska även föra dialog och förhandlingar med offentliga och privata vårdproducenter, administrera tandvårdsreformen, administrera barntandvård med fritt val av vårdgivare samt administrera tandreglering. 4 av 22

5 Bild 1. Politisk organisation i Region Skåne 5 av 22

6 3 Förvaltningsorganisation Högste tjänsteman inom förvaltningen är tandvårdschefen vars uppdrag ges av regiondirektören. I detta uppdrag ingår bl a: Följa förändringar och utvecklingen i omvärlden Tydliggöra och kommunicera visioner, mål och strategier Kommunicera/implementera den strategiska planen Åstadkomma en ekonomi i balans Fullfölja förvaltningens uppdrag Ta hänsyn till koncernperspektivet och helheten i Skånes hälso- och sjukvård Ta ansvar för att arbetsmiljölagen/-policies efterlevs Samverka med personalorganisationerna Åstadkomma resultat samt initiera, driva på och följa upp förändrings- och utvecklingsarbete som skapar mervärde Möjliggöra ansvarstagande, ge stöd och skapa förutsättningar för ett ständigt lärande Dessutom Bereda underlag till den politiska ledningen som t ex avancerade utredningar, skriftliga beslutshandlingar, visuella material (PP, studiebesök) eller i form av fördragshållning. Delta som aktiv medlem i nationella nätverk för Folktandvården Sverige, kvalitet, nationell ehälsa, IT -stöd, utvecklingsgrupper av olika slag, TLV, Socialdepartementet mm. Styrgruppsmedlem i ett stort antal olika grupper. Delta och samverka med högskolorna, kommuner, leverantörer och brukarorganisationer som HSO m fl. I förvaltningen finns också en ställföreträdande tandvårdschef sedan I detta uppdrag ingår följande arbetsuppgifter: Delta i politiska möten och dialoger på olika nivåer Ansvara för processen kring förvaltningsuppdraget Ansvara för processen kring årsredovisning Driva projekt i enlighet med den strategiska planen Representera förvaltningen i kontakter med brukarrådet och alla högskolor Representera högsta ledningen vad gäller miljöarbetet Representera högsta ledningen vad gäller medicinteknisk säkerhet Representera högsta ledningen i av tandvårdschefen anvisade upphandlingar Deltaga i arbete med risk- och händelseanalyser samt patientärenden I praktiken har funktionen som ställföreträdande tandvårdschef dock fokuserats på rollen som administrativ chef. Det är i nuläget oklart hur länge ställföreträdande tandvårdschef kommer att inneha även denna roll. 6 av 22

7 Folktandvården har knappt medarbetare anställda fördelat på drygt 75 allmäntandvårdskliniker och finns representerad på 58 orter i Skåne. Den årliga omsättningen uppgår till ca mnkr. Folktandvården Skåne har idag 41 klinikchefer inom allmäntandvården respektive 3 verksamhetschefer inom specialisttandvården. Samtliga är direkt underställda tandvårdschefen. Varje klinikchef leder verksamhet som omfattar en till fyra kliniker. Antalet anställda som klinikcheferna ansvarar för varierar mellan ca personer. Tabell 1. Klinikstruktur Folktandvården Region Skåne 1 Allmäntandvårdskliniker Antal kliniker Antal anställda Arlöv 1 23 Bunkeflo 1 13 Båstad 1 11 Degeberga/Tollarp 2 18 Eslöv/Hörby 2 49 Helsingborg, Drottninggatan/S Stenbocksgatan/Åstorp 3 73 Helsingborg, Elineberg 1 8 Hässleholm Tandvårdscity/Bjärnum/Höör 3 60 Höllviken/Vellinge 2 30 Klippan/Perstorp/Ljungbyhed 3 42 Kristianstad Tandvårdshuset/Åhus/Fjälkinge 3 63 Kävlinge/Svalöv 2 32 Landskrona Sturegatan 1 22 Landskrona, Pjäsgatan 1 16 Lomma/Bjärred/S Sandby/Dentalservice Lund Fäladstorget/Dalby 2 30 Lund Steglitsvägen 1 12 Lund, Linero 1 17 Lund, Tandvårdscentralen/Nöbbelöv 2 47 Allmäntandvårdskliniker Antal kliniker Antal anställda Löddeköpinge Enligt uppgift från Folktandvårdens kansli 7 av 22

8 Malmö, Heleneholm//Kirseberg/Videdal/MA-akut 4 53 Malmö, Caroli 1 22 Malmö, Rosengård/Oxie 2 44 Malmö, Kroksbäck 1 12 Malmö, Lindeborg 1 14 Mamö, Rönneholm/Lorensborg 2 31 Malmö, Södervärn/Fosie/Linné/V Hamnen 4 63 Näsby 1 20 Råå 1 16 Tomelilla/Simrishamn/Sjöbo/Veberöd 4 51 Skanör 1 11 Staffanstorp/Genarp 2 35 Svedala/Bara 2 37 Trelleborg/Smygehamn/Resursteamet 3 47 Tyringe 1 10 Broby/Lönsboda/Osby/Bromölla 4 45 Viken/Höganäs 2 18 Ystad 1 26 Skurup 1 19 Ängelholm/Örkelljunga/Bjuv 3 58 Ödåkra 1 13 Specialistkliniker Centrum för specialisttandvård Kstd-Hässleholm 46 Centrum för specialisttandvård Hbg 21 Centrum för specialisttandvård Lund-Ystad 41 Centrum för specialisttandvård Malmö-Trelleborg 63 Tabellen ovan utgör en illustration över den variation i omfattningen på klinikchefsuppdraget som för närvarande råder och som innebär olika förutsättningar. I sammanhanget kan nämnas att det i dagsläget inte finns något uttalat riktmärke i vilken omfattning klinikchefen ska arbeta kliniskt. 8 av 22

9 I chefsförordnandet för klinikchefer/verksamhetschefer anges vilka mål som förväntas uppnås. Förordnandet är treårigt och uppföljning sker vid det årliga medarbetarsamtalet med tandvårdschefen. Enligt chefsförordnandet har klinikchef/verksamhetschef följande ansvar: Följa förändringar och utvecklingen i omvärlden, identifiera behov samt vidta åtgärder i syfte att möta behoven. Tydliggöra och kommunicera Folktandvården Skånes vision, mål och strategier. Utveckla verksamheten och medarbetarna i enlighet med den övergripande utvecklingsplanen. Ta det fulla ansvaret för såväl verksamhet, arbetsmiljö (se delegation, arbetsmiljöansvar ), yttre miljö, säkerhet och brandskydd som resurserna inom den egna verksamheten. Övergripande ansvara för att utförd tandvård tillgodoser kraven på hög patientsäkerhet och god vård inom den egna verksamheten. Bidra till helheten inom Folktandvården Skåne genom att agera såväl ur ett förvaltnings- som klinikperspektiv. Lojalt genomföra fattade beslut. Följa gällande lagar och avtal. Utifrån Folktandvårdens överenskommelser med beställaren utföra de tjänster som avtalats, på kort och lång sikt anpassa verksamheten i enlighet med tillgängliga resurser och efterfrågan. Samtliga intervjuade anser att uppdraget som klinikchef/verksamhetschef är tydligt sett till ansvar och befogenheter. Tandvårdschefens ledningsgrupp utgörs av tandvårdschefen, ställföreträdande tandvårdschef tillika administrativ chef, utvecklingschef, personalchef och chefsekonom. Klinikcheferna representeras i ledningsgruppen via företrädare för den geografiska teamorganisation som klinikcheferna är indelade i. Varje team (syd, väst och öst) utser en representant på 2 år som deltar vid tandvårdschefens ledningsgruppsmöten. Dessa representanter har ingen beslutsfattande ställning. Enligt tandvårdschefen är syftet med teamorganisationen att, genom teamrepresentanten, föra ut information från ledningsgrupperna till klinikcheferna samt till ledningsgruppen föra fram de frågor som diskuteras i teamområdena. Det förkommer att tandvårdschefen utser arbetsgrupper vid verksamhetsförändringar vilka då bl. a representeras av klinikchefer. 4 Strategiska planen Den strategiska planen anger den riktning som Folktandvården ska färdas i under de kommande tio åren. Strategiska planen är bärare av verksamhetens vision som är alla skåningar ska kunna leva livet leende. 9 av 22

10 Strategin bygger på fyra olika perspektiv Intresseperspektivet Medarbetarperspektivet Verksamhetsperspektivet Ekonomperspektivet En viktig hörnsten i den strategiska planen är avsnittet om omvärldsanalys. Denna analys pekar på en rad olika utmaningar som Folktandvården Skåne behöver rusta sig för. Ett område som identifieras är de ökande krav som kunderna ställer på verksamheten. Samtidigt ökar kraven från medarbetarna mot arbetsgivaren. I de undersökningar som genomförts visar det sig att Folktandvården uppfattas som ett tryggt alternativ men att privat tandvård uppfattas som mer professionell. En viktig framgångsfaktor som manifesteras i den strategiska planen är att kommunicera varumärket. Frisktandvården utgör en viktig del i detta varumärkesbyggande. Ett avgörande framtida område är Folktandvårdens förmåga att kunna rekrytera nya medarbetare samt kunna behålla befintliga medarbetare. Ett annat område är den klinkstruktur som finns idag och hur den ska gestaltas inför framtiden. Folktandvården finns representerad i nuläget även på många mindre orter. Förväntade rekryteringssvårigheter i kombination med förhållandevis lågt patientunderlag kommer innebära att klinikstrukturen behöver förändras. I sammanhanget lyfts teamtandvårdsbegreppet fram i storstadsregionerna som en metod för att underlätta rekryteringen till övriga delar av folktandvårdens upptagningsområde. Vad gäller det odontologiska utvecklingsarbetet poängteras Folktandvårdens Diplomklinikkoncept. Det dokument som på årsbasis styr Folktandvården är förvaltningsuppdraget. Förvaltningsuppdraget bygger på planeringsdirektiv för arbetet med budget och verksamhetsplan för perioden 2011 till Den strategiska planen är väl känd bland de intervjuade klinikcheferna. Planens olika delar har enligt de intervjuade processats på kliniknivå. De intervjuade uttrycker dock ett behov av att fortsätta dialogen kring den strategiska planen. Med undantag av ett par klinikchefer anser inte de intervjuade att det finns något samband mellan organisationsstruktur och förutsättningar för att få genomslag av den strategiska planen i Folktandvårdens organisation. Vi konstaterar att här finns en signifikant skillnad i förhållande till tandvårdschefens uppfattning. Tandvårdschefen anser att förutsättningarna för att få genomslag av den strategiska planen är direkt relaterad till en organisation med områdeschefer. En möjlig tolkning av denna skillnad i synsätt, är det avstånd mellan tandvårdschef och klinik-/verksamhetschefer som finns i dagens platta organisationen. Att tandvårdschefen i nuläget direkt leder44 klinik- /verksamhetschefer i det övergripande strategiska arbetet, innebär enligt vår uppfattning stora 10 av 22

11 svårigheter. Vi ser detta som ett utryck för vikten av att skapa rimligare förutsättningar för ledarskap i organisationen genom att införa en områdeschefsnivå. En viktig framgångsfaktor vid införande av områdeschefer är att tydliggöra vilka vinster detta innebär sett till den strategiska planens genomslag. 5 Exempel och erfarenheter från andra landsting I följande avsnitt beskrivs erfarenheter kring områdesindelad organisation i fyra andra regioner/landsting. 5.1 Folktandvården Landstinget i Jönköpings län Folktandvården i Landstinget i Jönköpings län har varit områdesindelad sedan Idag finns fyra verksamhetschefer (tre för allmäntandvård och en för specialisttandvård) som är underställda tandvårdsdirektören. I respektive område finns mellan 8-11 kliniker. Syftet med den områdesindelade organisationen är att skapa likvärdiga möjligheter för klinikcheferna i deras ledningsarbete genom att skapa större närhet till ledningsnivån. Syftet är dessutom att skapa förutsättningar för att inom områdena öka samarbetet mellan klinikerna. Organisationsmodellen ger också förutsättningar för ett tätt informationsflöde mellan klinikerna och verksamhetscheferna. Tandvårdsdirektören ser denna organisation som en förutsättning för att klinikcheferna ska få nödvändig insyn och möjlighet att påverka. Samtliga verksamhetschefer är tandläkare och ingår i tandvårdsdirektörens ledningsgrupp. Det har varit ett medvetet val av tandvårdsdirektören att ha ett ledningsteam med verksamhetsfokus. Verksamhetscheferna arbetar på Folktandvårdens kansli två dagar per vecka, övrig tid som stöd till klinikcheferna. Det förekommer också att verksamhetscheferna arbetar kliniskt som resurstandläkare. Den gemensamma tiden på kansliet skapar förutsättningar för en samsyn i ledningsarbetet av Folktandvårdens verksamhet. Verksamhetscheferna arbetar framförallt på strategisk nivå och ansvarar för områdets ekonomiska resultat medan klinikcheferna ansvarar för klinikens ekonomiska resultat och har personalansvar. Vid rekrytering är verksamhetschefen med som stöd. Till sin hjälp i det operativa arbetet har klinikcheferna en kliniksamordnare/1:e tandsköterska/övertandsköterska till sin hjälp (denna funktion ska under hösten 2011 få benämningen klinikkoordinator). 5.2 Folktandvården AB i Stockholms läns landsting Den 1/ införde Folktandvården AB i Stockholms läns landsting en ny chefsstruktur. Tre stycken områdeschefer tillsattes som är underställda VD. Klinikcheferna är i sin tur underställda områdescheferna. Syftet med den nya chefsstrukturen var bland annat att öka fokus på uppföljning och utveckling av kärnverksamheten. I samband med organisationsförändringen lades stor vikt vid att kommunicera och förankra rollbeskrivningarna för såväl områdeschefer, klinikchefer och avdelningschefer. Behovet av förankringsarbete bland cheferna innan processen startade underskattades initialt. I samband med organisationsförändringen lades stor vikt vid att kommunicera och förankra rollbeskrivningarna för såväl områdeschefer, klinikchefer och arbetsledare. Rollbeskrivningarna är 11 av 22

12 strukturerade utifrån rubrikerna ansvar, kompetenskrav och personliga egenskaper. VD har uttalat en ambition att det är önskvärt att klinikcheferna på sikt ansvarar för en klinik. I dagsläget ansvarar klinikcheferna för 1-3 kliniker. Klinikcheferna har ett ansvar att hålla sig ajour med den kliniska kompetensen och bör arbeta kliniskt del av sin tid. Klinikcheferna ansvarar för klinikens ekonomiska resultat och har personalansvar. Klinikchefsförordnandet löper tills vidare men kan avbrytas omedelbart. I sådant fall återgår personen omedelbart till sin grundanställning med bibehållande av förmåner under 6 månader. Områdescheferna ansvarar för att rekrytera respektive avveckla klinikchefer. Områdeschefen ska stödja klinikcheferna samt har uppföljningsansvaret. Områdescheferna är de som driver och stöttar förändringsarbetet. De har också en mycket viktig roll i arbetet med mål och visioner. Möjligheten att utveckla och förbättra verksamheten har blivit den största vinsten med organisationsförändringen anser tf VD. 5.3 Folktandvården Västra Götalandsregionen Folktandvården i Västra Götalandsregionen har en områdesindelning sedan tiden innan regionbildningen. Områdesindelningen har förändrats på så sätt att områdena blivit färre. Detta har skett i takt med att klinikcheferna blivit färre genom en strävan att varje klinikchef ska leda mellan 2-4 kliniker med totalt ca 30 medarbetare. Det finns tre tandvårdschefer för allmäntandvården och en tandvårdschef för specialisttandvården. Tandvårdscheferna är underställda tandvårdsdirektören. Tandvårdscheferna ska leda och utveckla verksamheten inom området enligt Folktandvårdens vision, gemensamma mål och riktlinjer. Klinikcheferna är underställda tandvårdscheferna. Tandvårdscheferna arbetar framförallt på strategisk nivå och ansvarar för områdets ekonomiska resultat medan klinikcheferna ansvarar för klinikens ekonomiska resultat och har personalansvar. Klinikchef och tandvårdschef har ansvar för perspektiven kund, verksamhet, medarbetare och ekonomi på respektive nivå. Beslutanderätten regleras i delegationsordningen. I klinikchefens uppdragsbeskrivning är det angivet att klinikchefen ska vara kliniskt verksam i lämplig omfattning i förhållande till klinikens storlek och organisation. Dock har ledningsuppdraget den högsta prioriteten. För klinikchefer som har tidsbegränsat förordnande garanteras tillsvidareanställning i Folktandvården Västra Götaland. Chefsförordnandet gäller i tre år med möjlighet till förlängning. Lön under förordnandetiden utgår enligt överenskommelse. Lönen bibehålles vid övergång till annan placering än som klinikchef Till sin hjälp i det operativa arbetet har klinikcheferna en koordinator på varje klinik. 5.4 Folktandvården Region Halland Region Halland bildades den 1/ medan Närsjukvårdsförvaltningen och Folktandvården Halland bildades I Region Halland ingår allmäntandvården i närsjukvården efter regionbildningen. Närsjukvården i sig har genomgått förändringar sedan regionbildningen och utgörs nu av regionens konkurrentutsatta verksamheter, primärvård och allmäntandvård. Specialisttandvården, som är konkurrensutsatt, tillhör fortfarande Hallands sjukhus Halmstad och Hallands sjukhus Varberg. Allmäntandvården utgörs av ca 350 medarbetare och leds av en tandvårdschef som är underställd tandvårdschefen för närsjukvården. Inom allmäntandvården finns 16 verksamhetschefer som ansvarar för totalt 23 kliniker. Spannet ligger mellan 1-4 kliniker och mellan 4-50 anställda per 12 av 22

13 verksamhetschef. På de större klinikerna finns avdelningschefer som ansvarar för medarbetarsamtal och lönesättning för vissa personalkategorier. Benämningen verksamhetschef och avdelningschef samt den roll och ansvar som dessa funktioner har följer regionens standard. Tandvårdschefen samlar verksamhetscheferna till ett folktandvårdsråd en heldag per månad. Verksamhetscheferna arbetar kontinuerligt i arbetsgrupper med uppdrag som löper under t ex två månader och sedan avrapporteras. Detta är ett arbetssätt som fungerar bra med utgångspunkt från organisationens storlek menar tandvårdschefen. 6 Synpunkter på områdeschefer Samtliga intervjuade uppger att de är informerade om tandvårdschefens intention att skapa en områdesindelad organisation med områdeschefer som ny chefsnivå. Denna information har både givits i plenum samt i samband med medarbetarsamtal. Samtliga intervjuade anger att det inte kommunicerats hur en tänkt områdesorganisation ska se ut avseende fördelning av uppdrag och ansvar. Detta har varit en avsiktlig strategi från tandvårdschefens sida i avvaktan på denna utredning vilket i varierande grad har varit känt av de intervjuade. Ur ett klinikchefsperspektiv anger några av de intervjuade att en ökad närhet till närmaste chef kan innebära förbättrade förutsättningar för klinikchefsrollen. Övriga ser varken detta behov eller de eventuella fördelar det skulle innebära. Snarare uttrycks farhågor kring den självständighet som idag ryms i klinikchefsuppdraget och som för de intervjuade utgör själva drivkraften i uppdraget. Framförallt gäller detta ansvaret för ekonomi och personal som ingen av de intervjuade anser sig vilja lägga över på områdeschefsnivån. Vad gäller behovet av områdeschefer ur tandvårdschefens perspektiv, uttrycks från vissa av de intervjuade att de har insikt i detta behov. En övervägande del av de intervjuade tycker sig inte kunna ha en uppfattning kring tandvårdschefens behov då de uppger att de saknar inblick i innehållet i tandvårdschefens uppdrag. Många refererar till ett stort avstånd mellan tandvårdschef och klinikcheferna, dock ser inte alla detta som ett problem. Majoriteten av de intervjuade uttrycker att de upplever sig få ett tillräckligt stöd från tandvårdschefen. En annan synpunkt som framkommer är att områdeschefer innebär en ny kostnad som kommer att belasta verksamheten. Flera av intervjuade poängterar behovet av att tandvårdschefen tydliggör nyttan med områdeschefer i ljuset av den ökade kostnaden. Givet en områdesindelad organisation redovisar de intervjuade en relativ samsyn kring att låta specialisttandvården utgöra ett område och allmäntandvården delas upp i ett mindre antal geografiska områden. Vi anser att det finns vinster med att låta specialisttandvården utgöra ett eget område och att det för allmäntandvården kan vara rimligt med 3 områden. Det finns en fördel i att ta tillvara den teamområdesindelning som redan finns etablerad. Med dagens klinikstruktur skulle detta, för allmäntandvården, innebära klinikchefer per områdeschef. Ytterligare ett förändringsområde är att skapa mer likartade förutsättningar för klinikchefsuppdraget än vad som är fallet idag med stor spridning sett till antal kliniker och medarbetare. Vi anser att i arbetet med att skapa större homogenitet i omfattningen av klinikchefsuppdraget, också måste ligga en 13 av 22

14 rekommendation kring fördelningen mellan administrativ- respektive klinisk tid. Vi ser detta som en viktig aspekt ur resursanvändningssynpunkt. Vad gäller pensionsavgångarna framgår det av tabellen nedan att ca 60 % av dagens klinikchefer går i pension inom de närmaste tio åren. Det är också viktigt att områdesindelningen görs med beaktande av kommande pensionsavgångar. Tabell 2. Pensionsavgångar Folktandvården Skåne År Antal TOTALT 27 Med tanke på det generationsskifte av klinikchefer som Folktandvården står inför, ser vi att områdeschefer både är en förutsättning och en framgångsfaktor för att klara detta skifte. Rekrytering av ett stort antal nya klinikchefer med den kompetensväxling som detta innebär, förutsätter nära tillgång till nästa chefsnivå. Med områdeschefer menar vi att det finns bättre förutsättningar att leda och stödja klinikcheferna i deras uppdrag. 6.1 Områdeschefer som ny ledningsnivå - styrkor Vi, liksom Folktandvårdens företrädare, ser att den strategiska planen utgör kompassriktningen för verksamheten de närmaste tio åren. Vi ser områdescheferna som en förutsättning för att dokumentet ska ha de bästa förutsättningarna att bli tydligt vägledande för och i verksamheten. Uppföljning av de strategier som är antagna i planen är avgörande för att uppnå ett samlat och tydligt genomslag. Uppföljning förutsätter ett nära ledarskap vilket inte är möjligt med dagens organisation. Ytterligare ett argument för införandet av områdeschefer är arbetet med att säkerställa en god intern kontroll. Vi anser att detta arbete underlättas av ett nära ledarskap som skapar förutsättningar för en mer transparent organisation. En väl fungerande intern kontroll utgör grunden för allmänhetens förtroende för verksamheten. Områdeschefer innebär förbättrade strukturer för bättre informationsflöde och tydligare förutsättning för påverkan. Genom områdeschefernas styrning och ledning av respektive område skapas förutsättningar för ökat koncerntänkande. Ett ökat koncerntänk, dvs. ett ökat vi-fokus menar vi är en 2 Enligt uppgift från Folktandvårdens kansli 14 av 22

15 viktig förutsättning för ett konstruktivt varumärkesbyggande. Ett starkt varumärke kommer innebära förbättrade förutsättningar för att kunna rekrytera medarbetare. Ett starkare varumärke ger också bättre förutsättningar i den konkurrens som idag råder om patienterna. Vi noterade i samband med intervjuerna att det fanns en viss otydlighet kring argumenten varför man ska jobba hos Folktandvården. Detta kan tas som ett uttryck för att arbetet med att bygga ett starkt varumärke tar tid och kräver fokus och delaktighet. Detta är ytterligare en fråga där områdescheferna, enligt vår uppfattning, kommer att spela en viktig roll. En viktig förutsättning för att nå de fördelar som angetts ovan, är att områdeschefer arbetar nära varandra och leder sina respektive klinikchefer utifrån en samsyn. Lika viktigt är att områdescheferna tillsammans med tandvårdschefen skapar en gemensam helhetssyn utifrån Folktandvårdens uppdrag. Förslagsvis fördelar områdescheferna sin tid med två gemensamma dagar per vecka på kansliet och resterande tre dagar är de tillgängliga för klinikcheferna i verksamheten. En viktig utgångspunkt för att uppnå en helhetssyn är tandvårdschefens aktiva och tydliga ledarskap gentemot områdescheferna. Detta är särskilt viktigt under de första åren av den nya organisationen för att på så sätt säkerställa en homogen organisation med en gemensam målbild. En av framgångsfaktorerna för att vinna gehör för den nya organisationen, är att tandvårdschefen tydligt uttalar och synliggör vinsterna med denna. Utgångspunkt för denna argumentation anser vi vara möjligheten att förverkliga den strategiska planens målsättningar. Införandet av områdeschefer leder enligt vår uppfattning fram till en organisation som är bättre rustad än den nuvarande och där den nya organisationen kommer att kunna uppträda med en gemensam identitet inför kommande utmaningar. Enligt tandvårdschefen ska förändringsbehoven bland annat ses i skenet av att det politiska landskapet har förändrats under det senaste decenniet där samarbete över blockgränserna komplicerar de politiska överenskommelserna. Det finns inga självklara områden eller frågor istället handlar det om att samverka kring olika prioriteringar. Ett förändrat politiskt arbete ställer höga krav på snabbhet, flexibilitet, proaktivitet och professionalism inom förvaltningarna. Det ställer också stora krav på chefer samt medarbetare och deras förmåga att ständigt kunna genomföra allt från små till genomgripande förändringsprocesser utifrån politiska beslut. 6.2 Riskanalys I samband med organisationsförändringar kan olika former av risker uppträda. Risker kan uppstå inom olika delar av verksamheten och kan innebära varierande grad av konsekvens om de skulle inträffa. En modell för att skaffa sig en uppfattning om vilka risker som kan uppträda, är att upprätta en så kallad riskkarta. Denna utgör en bruttolista över de tänkbara risker som kan uppträda i samband med en förändring av organisationen. De risker som identifierats kan sedan bedömas var och en för sig utifrån hur stor sannolikheten är att de inträffar och vilka konsekvenser de i så fall skulle få för verksamheten. I vår utredning kring införandet av områdeschefer är vår bedömning att bland annat följande risker bör finnas med på riskkartan. Förteckningen ska inte ses som att vara en komplett förteckning av risker utan ska betraktas mer som exempel på möjliga risker utan inbördes ordning: 15 av 22

16 Det är av största vikt att syftet med att införa områdeschefer beskrivs tydligt och transparent och att detta kommuniceras till medarbetarna. Om detta inte sker finns det risk för att acceptans inte skapas och att organisationen inte visar följsamhet mot den nya chefsnivån. Det är av stor vikt att tandvårdschefen ges de förutsättningar som behövs för att kunna införa områdeschefsfunktionen. Sker inte detta finns det en risk för att införandet av områdeschefer får karaktären av att bli mer av en organisatorisk förändring och att de vinster som denna förändring skulle kunna innebära inte kan hämtas hem. Det finns en risk för att områdescheferna inte i tillräcklig utsträckning samordnar sina ansvarsområden vilket kan leda till att parallella tandvårdsorganisationer växer fram. Detta kan i sin tur innebära att en organisation växer fram som inte har fokus på de gemensamma målsättningarna. Om inte en områdeschefsindelad organisation ges rätt förutsättningar finns risk för att Folktandvårdens ambitioner att skapa ett ökat koncernfokus förloras. Detta skulle även ta kraft från byggandet av ett starkare, mer enhetligt varumärke. De chefer som ska ingå och ledas av de kommande områdescheferna måste tydligt i ord och i handling visa att de stödjer den nya organisationen. De kommande pensionsavgångarna avseende klinikchefer kommer innebära en stor utmaning avseende återrekrytering för att få kontinuitet i ledarskapet. Vidare finns det risker att kompetens förloras då medarbetare går i pension. Våra intervjuer visar att klinikcheferna i den nuvarande organisationen värderar den höga grad av frihet som råder och ser detta som ett positivt inslag i sitt chefskap. Det finns risk för att införandet av områdeschefer kan uppfattas begränsa denna frihet i varierande omfattning. Det finns en risk för att erfarna klinikchefer väljer att lämna organisationen på grund av att områdeschefer införs vilket innebär att organisationen förlorar viktig kompetens. Ovanstående punkter utgör förslag på tänkbara risker. En komplett riskkarta skulle förslagsvis kunna upprättas i dialog med ett urval av klinikcheferna. Varje risk ska sedan bedömas utifrån sannolikhet och konsekvens. På sätt kan de olika riskerna rangordnas och inbördes prioriteras. 6.3 Förslag på befattningsbeskrivning för områdeschef respektive klinikchef/verksamhetschef Vi kan inte se någon omständighet som indikerar att områdeschefernas yrkestillhörigheter är avgörande för möjligheten att kunna utföra sitt uppdrag. Istället anser vi att ledaregenskaperna bör ges högsta prioritet vid rekryteringen. Avseende klinikchefens yrkestillhörighet är vårt intryck från intervjuerna är att det inom Folktandvården Skåne finns en acceptans för den variation i yrkestillhörighet som råder inom den nuvarande klinikchefsgruppen. Dock finns en komplexitet kring klinikchefsrollen kopplat till den legala aspekten. En klinikchef som inte är tandläkare måste överlåta ansvar för vissa specifika områden på en eller flera tandläkare. Inom vissa kliniker har samtliga tandläkare avböjt sådana uppdrag och då har ansvaret för arbetsuppgiften istället fått överföras via klinikchefen till utvecklingschefen vilket visat sig vara administrativt tungrott. Detta innebär att det finns starka argument, ur ett verksamhetsperspektiv, för att klinikchefen ska vara tandläkare i sin yrkesbakgrund. 16 av 22

17 Oaktat hur ansvarsfördelningen mellan områdeschefer och klinikchefer kommer att gestaltas, är det viktigt att följa upp att gränsdragningen fungerar mellan områdeschefens strategiska ansvar respektive klinikchefens operativa ansvar. Vi föreslår att detta förhållande följs upp på årsbasis i särskild ordning. Denna uppföljning kommer att fungera som en kvalitetssäkring och ger underlag till eventuella förändringar av uppdragens utformning. En organisationsförändring måste självklart också inbegripa kliniksamordnarnas uppdrag och ansvar. Vi föreslår att den beslutsordning som är framtagen för Primärvårdsförvaltningen i Region Skåne beaktas vid framtagandet av Folktandvårdens förändrade organisation. Det finns också fördelar med att följa organisationsutvecklingen i andra landsting/regionen för att inhämta erfarenheter och goda exempel. Nedanstående förslag ska ses som en möjlig variant på befattningsbeskrivningar för områdeschef respektive klinikchef/verksamhetschef. Dessa förslag har arbetats fram med utgångspunkt från andra regioner/landsting Förslag till befattningsbeskrivning för områdeschef Huvuduppgift Är chef för områdets klinikchefer och är tandvårdschefens representant nära verksamheten Ingår i tandvårdschefens ledningsgrupp. Ansvarar för ändamålsenlig resurshållning inom området. Ansvarar för samverkan och samordning mellan övriga områden i Folktandvården för att nå förvaltningens mål. Arbetsuppgifter, ansvar och befogenheter Ansvarar för att verksamheten inom området bedrivs i enlighet med strategisk plan, förvaltningsuppdrag med flera styrande dokument. Leder och stödjer klinikchefer i arbetet med ekonomi-, personal- och verksamhetsplanering. Ansvarar för uppföljning av utfall avseende ekonomi, personal och verksamhet inom området. Ansvarar för områdets ekonomiska resultat. Ansvarar för klinikchefernas kompetens- och karriärutveckling samt arbetsmiljö. Säkerställer rekrytering av klinikchefer. Ansvarar för samordning av personalresurser inom området. Bedriver, samornat med övriga områdeschefer, relevant omvärldsbevakning. Verkar för en fortlöpande utveckling av organisation, arbetsformer, miljö, arbetsmiljö och kvalitetsarbete. Fullgör, på uppdrag av tandvårdschefen, andra arbetsuppgifter inom sitt kompetens- och verksamhetsområde. 17 av 22

18 6.3.2 Förslag till befattningsbeskrivning för klinikchef/verksamhetschef Huvuduppgift Ansvarar för administrativ och odontologisk ledning 3 av klinikens verksamhet. Är chef för en eller flera kliniker och ansvarar för ekonomi-, personal-, och verksamhetsplanering och uppföljning. Ansvarar för klinikens ekonomiska resultat och personal. Ansvarar för att kliniken bedrivs på ett resurseffektivt sätt. Utför kliniskt arbete i den omfattning som överenskoms med områdeschefen. Arbetsuppgifter, ansvar och befogenheter Ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med lagar, förordningar, instruktioner, odontologisk praxis, strategisk plan och förvaltningsuppdrag. Stödjer och arbetar för personalens kompetens- och karriärutveckling. Kommunicerar förvaltningens och klinikens mål till medarbetarna. Säkerställer rekrytering i dialog med områdeschef. Ansvarar för klinikens kvalitetsutveckling. Ansvarar för miljöfrågor i enlighet med regionens och förvaltningens miljöledningssystem. Ansvarar för klinikens övergripande arbetsmiljö i enlighet med regionens och förvaltningens arbetsmiljöprogram. Ansvarar för information och förhandling enligt samverkansavtal. Fullgör, på uppdrag av områdeschefen, vid behov andra arbetsuppgifter inom sitt kompetensoch verksamhetsområde. 6.4 Utformning av stödsystem för fullgörande av uppdrag Det finns idag en mycket stor nöjdhet med de administrativa stödfunktioner som tillhandahålls från Folktandvårdens kansli. Med detta avses stöd inom personal/hr och ekonomi men även andra områden som miljö, säkerhet och odontologiskt utvecklingsarbete. Den 1 september 2010 bildades en gemensam servicefunktion (GSF) inom de administrativa områdena HR och ekonomi i Region Skåne. Det är i nuläget inte klarlagt hur denna förändring, i kombination med att två ekonomer lämnat sina tjänster vid Folktandvårdens kansli, kommer att påverka stödfunktionerna inom framförallt ekonomi men också HR under Vissa klinikchefer uttrycker sin oro över hur stödet i samband med den ekonomiska uppföljningen kommer att fungera. Vi kan konstatera att oaktat organisationsstruktur, måste stödsystemen fungera ändamålsenligt utifrån organisationens behov. 3 I det fall klinikchefen inte är leg. tandläkare utses odontologiskt ledningsansvarig vid kliniken 18 av 22

19 En av framgångsfaktorerna för att områdeschefen ska lyckas i sina nya roller är att de får tillgång till ett ändamålsenligt ekonomi- och HR stöd så att de, i sin tur, kan leda och stödja klinikcheferna. Införandet av områdeschefer kommer innebära ett förändrat åtagande för de administrativa stödfunktionerna. Vi tror att en ansvarsfördelning mellan stödfunktionerna som bygger på att varje område har sina ekonomi- och HR- specialister, riskerar att på sikt bli alltför sårbar. Vi föreslår att ekonomi- och HR- specialister samlas i en gemensam helpdesk inom förvaltningen där områdeschefer och klinikchefer kan avropa tjänster. En medarbetare i denna helpdesk kan mycket väl ha ett särskilt kontaktansvar mot ett visst område men ska kunna lämna support även till de övriga områdena. Detta innebär en minskad sårbarhet och på sikt ett mer effektivt stöd till verksamheten. Detta arbetssätt ställer dock krav på ett systematiskt utbyte av information mellan medarbetarna inom helpdeskfunktionen om vad som är på gång inom respektive område. Med tanke på förslagen till befattningsbeskrivningar bedömer vi att det finns ett behov av helpdeskfunktionens tjänster både hos områdeschefer och hos klinikchefer. Däremot kommer behoven och frågeställningarna att variera mellan de båda rollerna. Det pågående förändringsarbetet med att kvalitetssäkra samtliga ekonomiprocesser, i syfte att modernisera och automatisera dessa, utgör ett mycket komplext arbete. Tandvårdschefen har ett viktigt uppdrag att kontinuerligt informera förvaltningen om de förändrade förutsättningarna både avseende ekonomi- och HR-stöd. 7 Genomförande Vi ser ett antal faktorer som kommer att ha en stor betydelse vid ett införande av områdeschefer. Det förändringsarbete som en organisationsförändring innebär kommer att kräva tandvårdschefens fulla engagemang och uppmärksamhet under de kommande åren. Av den anledningen bedömer vi att det är av stor vikt att tandvårdschefen, av regiondirektören, ges förutsättningar för att genomdriva denna förändring. Vi ser att HR-funktionen spelar en viktig roll i såväl det förberedande arbetet som under själva förändringen. En uppgift för HR-funktionen är att ta del av de erfarenheter som finns i andra regioner/landsting. En annan viktig aspekt är att lösa frågan kring det administrativa chefskapet som idag ligger på ställföreträdande tandvårdschef. Vi menar att ställföreträdande tandvårdschef måste ges förutsättningar att ägna sig åt de arbetsuppgifter som ligger på denna funktion. Detta för att avlasta tandvårdschefen i förändringsarbetet. I detta sammanhang rekommenderar vi att den ställföreträdande tandvårdschefens arbetsuppgifter kommuniceras till klinik-/verksamhetscheferna. Med hänvisning till den diskrepans, mellan en majoritet av klinikcheferna och tandvårdschefen, som framkom i våra intervjuer kring behovet av områdeschefer anser vi att tandvårdschefen bör genomföra samtal med samtliga klinikchefer. Syftet med dessa samtal är att säkerställa att klinikcheferna aktivt kommer att stödja införandet av områdeschefer. För de eventuella klinikchefer som inte anser sig kunna stödja och verka under ledning av områdeschefer, bör möjligheter skapas för att tillvarata deras odontologiska kompetens i verksamheten. Det är enligt vår uppfattning viktigt att ta fram en tydlig avsiktsförklaring med organisationsförändringen, dvs. ett dokument som tydliggör syftet med införande av områdeschefer. 19 av 22

20 Vid alla förändringar finns det en stor pedagogisk utmaning att kommunicera syftet med denna. I detta sammanhang kan avsiktsförklaringen vara ett viktigt kommunikationsverktyg. Det kan även ligga till grund för uppföljning av effekterna av den nya organisationen. Ytterligare ett sätt att säkerställa omorganisationens syfte, är genom kontinuerliga medarbetarsamtal med klinikcheferna. Ett sätt för att få ett tydligt och transparent genomförande, är att identifiera de olika delmomenten och relatera dessa till en tidslinje. På så sätt åskådliggörs omorganisationens olika delar och därmed kan också organisationens förväntningar hanteras på ett pedagogiskt sätt. 8 Presentation vid frukostmöte den 11 april Vid frukostmötet den 11 april presenterades ett muntligt utkast av PwC s utredning. Syftet med denna genomgång var att bjuda in till dialog med klinikchefsgruppen kring de punkter som PwC redovisade. Rapporten presenterades i form av en powerpoint för klinikcheferna. De synpunkter som lämnades av klinikcheferna vid rubricerat frukostmöte redovisas nedan i punktform utan särskild inbördes ordning: Med områdesindelning finns det en risk att vi tappar helheten Vad kommer att hända med de fusionerade klinikerna? Hur kommer de administrativa stödfunktionerna att se ut för områdescheferna? Hur ser kravprofilen ut för områdescheferna? Kommer odontologisk kunskap att krävas? Kommer rekryteringen att vara intern eller extern? Var kommer områdescheferna att ha sina arbetsplatser? Vad tycker klinikcheferna i andra regioner/landsting om avståndet mellan sig själva och tandvårdschefen? Hur tänker tandvårdschefen kring ställföreträdande tandvårdschefs dubbla uppdrag? Kommer kravprofilen för klinikchefer att förändras? Hur ser tidsperspektivet ut för att genomföra organisationsförändringen? Tål organisationen den ökade kostnad som den nya chefsnivån innebär? Kommer organisationsförändringen att innebära att klinikchefen ska arbeta kliniskt? Är riskerna med införande av områdeschefer identifierade? Vi har ett inverterat jämställdhetsproblem vad gäller få manliga tandläkare (samt klinikchefer), har utredningen tittat på denna aspekt? Kommer områdescheferna att sitta i ledningsgruppen och vilka fler kommer att finnas representerade där? Strukturen för den nya organisationen verkar klar men inte detaljerna i innehållet. Vilken betydelse hade intervjuerna med klinikcheferna för utredningen? Hur gjordes urvalet av det klinikchefer som blev intervjuade? 20 av 22

21 Vem kommer att ha utvecklingssamtal med klinikcheferna? Vi kommer att komma långt från tandvårdschefen. Vi klinikchefer har arbetat i olika grupper, kommer vi att fortsätta med detta arbetssätt? Jag tycker det är bra om områdescheferna har odontologisk kompetens. Kommer det att vara ett krav av områdescheferna har erfarenhet av att leda i en politiskt styrd organisation? Kommer områdeschefernas profil att påverka klinikchefernas profil? 9 Utkast till avsiktsförklaring Följande avsnitt ska ses som ett utkast till en avsiktsförklaring. Vi vill beskriva avsiktsförklaringen som ett självständigt dokument som tydligt anger motiven till varför områdeschefer ska införas inom Folktandvården Skåne. Avsändare av avsiktsförklaringen är tandvårdschefen och målgruppen för dokumentet är beslutsfattare och medarbetare. Förslagsvis kan en avsiktsförklaring formuleras på följande sätt: Folktandvården Skåne möter idag en ökande konkurrens från andra aktörer vilket innebär att vår roll som vårdgivare håller på förändras. Vi kommer under ett antal år framöver att behöva rekrytera nya chefer och medarbetare för att ersätta de som lämnar oss på grund av pensionsavgångar. I den strategiska planen för Folktandvården Skåne anges de övergripande målen för vårt arbete de kommande tio åren: Fler friska skåningar. Nöjda, trogna och aktiva kunder. Professionella, motiverade och engagerade medarbetare. Effektiv verksamhet med god kvalitet. Långsiktigt stark ekonomi En avgörande frågeställning för mig i egenskap av tandvårdschef är om vår nuvarande organisationsstruktur klarar dessa framtida utmaningar. Mitt svar på den frågan är att vår nuvarande organisation inte är tillräckligt rustad för att kunna möta dessa utmaningar. För att Folktandvården Skåne även i framtiden ska kunna vara en ledande aktör på tandvårdsmarknaden och uppnå de målsättningar som den strategiska planen anger behöver vi utveckla vår organisation. Av den anledningen har jag fattat beslut om att fyra tjänster som områdeschefer kommer att inrättas. Dessa områdeschefer kommer utgöra ett chefled mellan mig som tandvårdschef och klinikcheferna. Genom införandet av områdeschefer kommer vi att skapa bättre förutsättningar för ett nära och aktivt ledarskap som stödjer vårt gemensamma uppdrag enligt den strategiska planens målsättningar. Områdescheferna kommer ha följande huvudansvar: Är chef för områdets klinikchefer och är tandvårdschefens representant nära verksamheten Ingår i tandvårdschefens ledningsgrupp. 21 av 22

22 Ansvarar för ändamålsenlig resurshållning inom området. Ansvarar för samverkan och samordning mellan övriga områden i Folktandvården för att nå förvaltningens mål. 22 av 22