COACHA FÖR MER ARBETSGLÄDJE

Transkript

1 COACHA FÖR MER ARBETSGLÄDJE Del II Verktyg och övningar Verktyg och övningar för ledare och medarbetare som blir coachade eller coachar sig själva - -

2 ISBN: Författare och illustrationer Lena Börjeson, organisationskonsult, Metoda, Stockholm Copyright Författaren Lena Börjeson har copyright på materialen. Författaren har upplåtit nyttjanderätten för användning i coaching-sammanhang i Finland till Svenska studiecentralen, Helsingfors. Nyttjanderätten för Studiecentralens medlemsorganisationer finns beskriven i särskilt avtal. Planering Christina Lång och Lena Börjeson I redaktionen har ingått Förutom författaren också Christina Lång och Björn Wallén, Svenska studiecentralen. Information och beställning av material För information, kontakta Svenska studiecentralen på e-post: studiecentralen@ssc.fi eller tfn För materialbeställningar från annan organisation utanför Svenska studiecentralen, se hemsidan Layout Kenneth Rönnkrans, Svenska studiecentralen Tryckeri Waasa Graphics Oy, Vasa

3 Innehållsförteckning Inledning... 4 Start... 5 Till dig som är coach, några tips... 5 Till dig som vill arbeta själv med materialet... 5 Till dig som vill arbeta själv med coaching... 6 Steg 1: Viktigt från min historia... 8 Verktyg 1A: Min historia att se det som är bra... 8 Verktyg 1B: Mina erfarenheter att ta med in i framtiden Verktyg 1C: Nya förväntningar och krav som finns Verktyg 1D: Viktigt för mig i arbetet Steg 2: Mina behov och nuläge för mig Verktyg 2A: Nulägesanalys av arbetet Verktyg 2B: Min roll. Gör en PMI Verktyg 2C: Min kompetens i ett sammanhang Verktyg 2D: Mitt nätverk Verktyg 2E: Sammanfatta behov och nuläge Steg 3: Vill/Hoppas på i framtiden Verktyg 3A: Vision för mig Verktyg 3B: Mål för mig Verktyg 3C: Hinderanalys vad kan hindra? Verktyg 3D: Roller/relationer önskemål Verktyg 3E: Plats för andra idéer Steg 4: Träna på/vill lära mer om Verktyg 4Noll: Vad vill du träna på? Verktyg 4A: Odla din kreativitet Verktyg 4B: Kommunicera bättre Verktyg 4C: Ditt nätverk och dina relationer, del Verktyg 4D: Rollförbättringar Verktyg 4E: Vilka kompetenser vill jag utveckla? Verktyg 4F: Utveckla din humor Verktyg 4G: Egen utvecklingsplan Steg 5: Planera och genomföra Verktyg 5Noll: Vad har jag gjort hitills? Verktyg 5A: Brainstorming med urval av idéer Verktyg 5B: Att sätta mål för sig själv Verktyg 5C: Att göra en förändringsplan Verktyg 5D: Vem/vilka stöttar? Verktyg 5E: Hur ska du genomföra? Litteraturtips

4 Inledning Detta material om coaching har gjorts i två delar. Detta är del II. Verktygen och övningarna i det följande har prövats ut praktiskt av människor i flera yrkesroller och kulturer. De har visat sig fungera i olika sammanhang, såväl för dem som är äldre i arbetslivet som för yngre personer som vill se över och utveckla sin roll och sina uppgifter. Verktygen har utformats av Lena Börjeson, Metoda och bygger på övningar hon har tagit fram i sitt arbete som organisationskonsult. Några verktyg är nyskrivna medan andra har anpassats för att passa in i det här aktuella sammanhanget. Verktygen har också komponerats in i en modell som gör det lättare att planera och genomföra coachinginsatser som leder mot önskat resultat. Del I av materialet vänder sig främst till ledare som vill få tips och inspiration om hur lägga upp coachingarbetet, men kan också ge tips till dig som vill arbeta själv med egen utveckling. Längst bak i materialet finner du några tips om litteratur för dig som är intresserad av att fördjupa dig. Coaching-Modellen i fem steg Efter några tips inför starten, se också mer i del I, genomförs modellen i fem steg. Under varje steg finns ett antal verktyg. Du kan arbeta med ett verktyg i taget på den tid som passar dig/er. Modellen avslutas med en uppföljning och utvärdering. Start Om att förbereda mötet och om att coacha sig själv Steg 1: Viktigt från min historia Steg 2: Mina behov och nuläge för mig Steg 3: Vill/Hoppas på i framtiden Steg 4: Träna på/vill lära mer om Steg 5: Planera och genomföra Summera, utvärdera, avsluta och fira! - -

5 Start Till dig som är coach, några tips I Del I av materialet, handledardelen, finner du mer ingående tips till hur du kan förbereda din coachinsats.vår erfarenhet är att det är alltför lätt att starta pang på, vilket inte är bra om det ska bli både ett trevligt samarbete och även resultat. Ta tid som ledare/coach att själv förbereda samtalen och era möten. Genomför också en del förberedelsearbete tillsammans med den du ska coacha. I det behöver ni bland annat göra ett klart kontrakt kring ert arbete och stämma av förväntningar på varandra. Exempel på frågor ni behöver diskutera: Vilka behov? Vilka är målen för arbetet? Vad ska vi fokusera på? Hur ska vi arbeta tillsammans? Vår feedback och uppföljning av hur vi jobbar? Hur skapar vi ett bra lärande för båda? Hur blir det resultat av vårt arbete? Se vidare handledardelen, Del I. Till dig som vill arbeta själv med materialet Att vara förberedd är också något för dig som vill arbeta på egen hand med verktygen eller har fått löfte om en coach. Läs i förväg igenom verktygen och bestäm dig för hur du vill arbeta dig igenom dem, hur snabbt det ska gå och hur du vill följa upp arbetet. Skaffa gärna en egen anteckningsbok och följ upp lärdomar och resultat. Fundera också över vilka mål du vill nå. För att formulera målen bättre kan du senare få hjälp av din coach. Om du inte arbetar tillsammans med andra, under någon gemensam utbildning eller vid andra utvecklingsdagar, tror vi det kan vara bra att göra en enkel plan som sträcker sig över minst sex veckor. Då kan du genomföra en övning varannan dag och steg för steg ta beslut om sådant som utvecklar dig och din roll. Steget 4 i modellen är av annat slag, då det innehåller exempel på hur du kan träna och öva på det du vill bli bättre på. Det kan ta kortare eller längre tid, det beror på dina önskemål och behov. Lycka till med arbetet! - -

6 Till dig som vill arbeta själv med coaching Eftersom materialet främst är skrivet för ledare som coachar någon annan, så kan du ibland ha behov av att anpassa texten så att du hittar på en lösning som passar dig. Där det står samtal t ex, så är meningen att det är bra att bolla med någon. Försök att hitta någon att byta tankar med och kanske, rentav kan det vara så att du från början kan hitta någon som också vill jobba med sin roll och utveckling? Att jobba tillsammans, är ungefär som att bestämma sig att gå på regelbunden promenad med någon vilket kan vara till både glädje och nytta. Skälet till att ha någon att berätta för är att kunna glädjas när man lyckats göra en förändring. Så kan man också då fira något ihop! Våga och vinn. Ett exempel på förändring i arbetet En sekreterare ringde författaren för några år sedan och var besviken på sin yrkesroll. Hon tyckte att hon hade större kapacitet än vad hon fick utöva i arbetet. Vi bollade på telefon och kom fram till att hon skulle fundera igenom sin arbetssituation, utifrån två verktyg som finns i materialet (se verktyg under steg 2). Därefter skulle hon be om ett extra utvecklingssamtal med sin chef. Hennes chef hade många järn i elden, var ansvarig produktionschef och drev också flera projekt som han inte riktigt hann med, enligt henne. Medan hon jobbade igenom verktygen kom hon på att hon skulle kunna föreslå att hon tog hand om några projekt som projektassistent och hjälpa honom hålla undan genom att ta hand om en del planering, dokumentation och kundkontakter. Vid det extra utvecklingssamtalet blev han förvånad, men tog glatt tag i bollen. Idag är hennes arbetsuppgifter ändrade till 50 procent. Hon följer med en del på resor och hon trivs mycket bättre i jobbet och chefen har fått en bättre vardag och avlastning på sådant som hon kunde sköta bättre. Båda har utvecklats och arbetssituationen har blivit effektivare. Våga ta ett samtal när du jobbat igenom verktygen, det kan ge resultat! - -

7 Ett till tips för dig som jobbar ensam Unna dig att samla tankarna efter ett steg, sitt och reflektera en stund efter det att du gjort klart en övning eller provat ett verktyg. Det kan också vara bra att skriva ned några tankar i en särskild bok som du införskaffar för ändamålet. Då kan du dokumentera din resa och du kommer också att skaffa dig mer feedback på det sättet, eftersom det lär dig att bli mer uppmärksam på vad du lär dig. Det går också att fira när du lyckats med något gör det! Spara inte firandet till slutet. Våga sedan berätta för några vad du lyckats med. Och när du kommit fram till något, informera eller föreslå din ledare om förändringar som du vill driva. - -

8 Steg 1 Viktigt från min historia När du nu ska sätta nya mål för din utveckling är det viktigt att se också till din historia. I det förflutna har du fått flera erfarenheter och du har många kunskaper som är bra att medvetandegöra även för kommande arbetsuppgifter. Här kommer fyra verktyg som hjälper dig att se och ta fram vad som är viktigt ur din historia. Verktyg 1A Min historia att se det som är bra När jag har gjort mitt bästa I förfluten tid, på tidigare arbeten och fram till nu, hur har det sett ut när du har gjort ditt bästa? Tänk på en eller några sådana situationer. Beskriv varför det blev så bra. Vad var karaktäristiskt? Detta är för dig viktiga förutsättningar eller drivkrafter. Känns detta för stort att göra, skriv då i stället ned något om den arbetsperiod som varit mest intressant för dig och beskriv här något om varför den var så givande. Hittar du något om arbetsmiljön, relationer till kollegor eller ledare som var av betydelse, skriv gärna ned några kommentarer om det också. Mina succéer Du har över åren gjort många bra saker. Konsulter som arbetar med att utveckla människors självkänsla menar att vi regelbundet ska uppmärksamma och skriva ner våra succéer i en särskild bok. Skriv ned tio bra saker du gjort som du är stolt över! När du gjort det, reflektera en stund över vad det var som gjorde detta framgångsrikt. Var det något i de yttre förutsättningarna som åstadkom det? Eller var det något i din personlighet eller kompetens som åstadkom det? - -

9 Vad jag är bra på Efter arbetet på föregående sida, skriv i rask följd följande: 1) Fem saker jag är bra på: 2) Skriv efter det ytterligare 15 saker du är bra på brainstorma på! - -

10 Verktyg 1B Mina erfarenheter att ta med mig in i framtiden Sammanfatta arbetet med verktyg 1A med att plocka totalt fem saker från 1) respektive 2) under verktyget 1A. Skriv dem nedan. Mina fem bästa kompetenser är: Andra, yttre förutsättningar som är viktiga för mig. Sammanfatta här arbetet från första övningen: Detta vill jag också ta med mig in i framtiden, för att vara motiverad och trivas:

11 Verktyg 1C Nya förväntningar och krav som finns Jobba här själv eller samtala med någon om de här frågorna och komplettera där du kan med din samtalspartner. Nya signaler och krav i jobbet de här har jag lagt märke till, skriv exempel: Förväntningar jag uppfattar att min chef har på mig: Förväntningar jag har på mig själv. Hur vill jag utföra mina uppgifter: Mina kollegor - vad förväntar de sig av mig? Annan kravställare eller aktör som har krav eller förväntningar på mig? Sammanfatta: Vilka krav känns rimliga? Vilka känns svåra att leva upp till? Rimliga krav är: Orealistiska eller för stora krav är:

12 Oklarheter det här behöver jag ta reda på mer om: Vad kan jag/andra göra för att möta kraven eller ändra förutsättningarna? Vad är jag nöjd med? Vad vill jag fortsätta med? Vad vill jag ändra på? Vad kan jag behöva tänka nytt om? Exempel på nya krav - datateknikens utveckling - kostnadsjakt/besparingar - nya kundkrav - andra sätt att kommunicera - tidspress/stress - ändrade värderingar - förändringar i familjeliv/privatliv - ändrade intressen/fokus som du har själv - ändrade fokus i jobbet som ledningen/kunder har Något eller några nya krav som påverkar dig?

13 Verktyg 1D Viktigt för mig i arbetet Ringa in bara de 3-4 viktigaste på varje lista. Viktigt för mig är: När det gäller att utföra en uppgift att jag kan ta initiativ att andra talar om vad jag ska göra att jag kan handskas med många saker samtidigt att jag kan styra mitt arbete själv att ta risker att ha ringa stressmoment i jobbet att få erkänsla för det jag gör att jobbet är flexibelt att jag kan samarbete med andra att min kompetens tas tillvara jobbar gärna i grupp tycker mest om att jobba självständigt När det gäller att hantera tiden vill ta hand om saker i god tid tycker om att jobba i sista minuten är skicklig på att hitta saker som förbättrar är den som får mest gjort på kortast tid att slutföra är viktigt vill inte bli avbruten blir färdig i tid utför jobbet på utlovad tid slutför inom tid och budget Annat viktigt för mig i jobbet håller ordning och reda tänker på detaljer står ut med upprepningar och monotona saker tycker om att planera och styra kan påverka och förändra kan jobba bra under press har svårt att få andra att förstå vad jag menar gillar utmaningar vill inte bli stressad fungerar bra när det är kritiskt och kan hävda mig bra

14 Sammanfatta här fem eller sex saker som är centrala för att du ska trivas och göra ett bra jobb: Ta ett samtal med någon om dessa punkter som är viktiga för dig. Något du/ni kan ändra på, i din arbetssituation, som gör jobbet bättre och roligare?

15 Steg 2 Mina behov och nuläge för mig I det här steget finner du fem verktyg som hjälper dig förtydliga nuläget och dina behov. Verktyg 2A Nulägesanalys av arbetet Detta verktyg tar en stund att jobba igenom, men det är värt det! Jobba steg för steg. 1. Vilka är mina huvudarbetsuppgifter? 2. Vad är jag bra på? 3. Vad behöver jag förbättra/stärka? 4. Vad vill jag förändra/förbättra i vår verksamhet? 5. Vad vill jag göra mer i mitt arbete?

16 6. Hur fungerar min närmaste chef i förhållande till mig? 7. Vilka krav och förväntningar har man på mig? 8. Vilket stöd har/behöver jag? 9. Hur kan jag se/mäta att jag gör ett bra jobb? 10. Hur uppfattar jag målen med vår verksamhet? Vad tycker jag är bra, vad kan bli bättre? 11. Vad vill jag satsa på i min egen utveckling? 12. Vad kan jag göra själv under nästa år? Källa: Gunlög Bergander

17 Verktyg 2B Min roll. Gör en PMI Gör en beskrivning av din roll som du ser den idag, i form av en PMI. Lista alla idéer och tankar du får. PLUS allt positivt och roligt som du ser i rollen. MINUS allt svårt, negativt besvärligt, stort eller smått. INTRESSANT allt du tycker är spännande, kan vara frågor och funderingar inför framtiden. Källa till metoden: Edward de Bono PLUS för mig är: MINUS för mig är: INTRESSANT för mig är: (kan vara både + och -, en fråga du har, mm)

18 När du skrivit ned några synpunkter under varje delrubrik på föregående sida, besvara sedan följande frågor: a) Vilka är de tre viktigaste av dina svar? Markera dem på föregående sida. b) Hur kan du göra mer respektive göra mindre av det du vill ändra på? c) Vad kan du göra själv? Vad behöver du hjälp med? Vem kan stötta dig? Sammanfatta genom att bestämma dig för några få viktiga saker som gör din roll roligare och bättre. Ett litet steg kan man komma långt med. Något samtal du behöver ha med någon? Beslut om att ändra någon attityd? Hur kan ditt jobb bli roligare i vardagen? Är det något du kan sluta med?

19 Verktyg 2C Min kompetens i ett sammanhang Om det finns någon beskrivning i din organisation eller på din tjänst över vad för slags kompetens som är önskvärd för er i framtiden, använd den beskrivningen och jämför med dina tankar om var du själv står i nuläget. Om en sådan generell lista saknas, samtala med din coach/din ledare och beskriv tillsammans önskvärda kompetenser för framtiden, knutna till dina egna och din organisations behov: Nya krav på vårt arbete innebär att: Kunnande och kompetenser jag redan har är: Kompetenser jag behöver hålla àjour är: Kompetenser jag behöver vidareutveckla är: Nya saker jag behöver lära mig är: Saker jag kan lära ut till andra: Sammanfatta gör en enkel plan: Vad kan du göra själv, vad kan du behöva hjälp med av andra, önskvärda mål för dig?

20 Verktyg 2D Mitt nätverk Vilka människor ingår i ditt nätverk idag? Undersök här också vad du behöver för att utveckla dina kontakter och ditt nätverk. Beskriv ditt/dina nätverk idag med hjälp av frågorna som följer. Dessa personer i arbetet bollar jag ofta med/ingår i mitt nätverk: Dessa personer utanför arbetet bollar jag ofta med/ingår i mitt nätverk: Exempel på kontakter, områden eller personligheter där jag saknar någon att att utveckla tankar eller känslor med? Exempelvis ha roligt, göra andra saker, få kreativa idéer m m? Rita upp en önskestyrelse, människor som du gärna vill ha i ditt nätverk. Några kan finnas där redan, andra kan du fråga chans på. Beskriv gärna också vad de kan ge dig och vad du kan ge tillbaka!

21 Verktyg 2E Sammanfatta behov och nuläge Om du inte sammanfattat tidigare så är det läge att göra det nu. Ett enkelt sätt är att du sammanfattar med hjälp av rubrikerna nedan och skriver 3-4 saker under varje rubrik: a) Bra, som jag vill fortsätta med, är följande uppgifter: b) Inte så bra, vad jag vill ändra på eller sluta med är följande: c) Viktiga värderingar för mig för kommande uppgifter/jobb är: d) Så här tänkte jag förnya mitt nätverk/mina kontakter: e) Dessa kompetenser, som är mina, hjälper mig nå mina mål: f) Detta är de första stegen jag tar (vilken åtgärd, vad, när klart):

22 Steg 3 Vill/Hoppas på i framtiden Under detta steg gör du bilden av vad du vill nå än tydligare. Jobba i din egen takt jobba gärna en stund, ta upp övningen någon dag senare och jobba klart. Då hinner du tänka och sammanfatta bra. Verktyg 3A Vision för mig Vi behöver drömmar. Fyll i ett datum som är två år längre fram, jämfört med dagens datum, nedan. Skriv sedan på om allt du drömmer om, stort och smått. Sortera sedan vad som känns angeläget och riktigt viktigt och för över och jobba med nästa verktyg, mål. Om du tycker det är svårt att drömma fritt så följ istället övningen som följer efter denna. Den guidar dig också fram mot att få en vision för dig. Övning 1 Dagens datum är (skriv två år från nu) År Månad Dag. Då har jag nått följande skriv på, som om du redan nått det du vill! Stort och smått! Sortera sedan. Övning 2 för dig som vill ha lite stödrubriker för att komma loss, ett alternativ Tre förhoppningar jag har inför våren/hösten stryk det som ej är aktuellt:

23 Tre roliga saker jag vill att ska inträffa i mitt liv: Drömläge på jobbet vore att: Om jag vore chef skulle jag när det gäller mig själv: Det bästa som kan hända i vår grupp om ett halvår är att: De här sakerna tycker jag tar för mycket tid och vill sluta med: Dessa frågor är angelägna för mig och min utveckling, och dem vill jag ägna mer tid åt: Det här vill jag lära mig mer om: Följande MÅSTEN slutar jag med direkt:

24 Följande guldkanter tänker jag genomföra med någon eller några snart. När? Läs igenom när du är klar och fatta beslut! Exempel Guldkanter för Hans NN: ta en öl med några kompisar på stan bjuda min sambo på en god middag som jag har lagat anmäla mig till en fotokurs, hur jag redigerar digitala bilder städa och slänga onödiga papper på kontoret, göra det effektivare med nya pärmar

25 Verktyg 3B Mål för mig Mål behöver vi för att känna att vi lyckas, för att ha något att sträva mot och för att sedan också kunna fira när vi nått dem! Det är också bra att ha mål som du kan informera andra om. Då kan du bli en förebild, för att du är fokuserad och har en bra personlig effektivitet. När du ska formulera mål, tänk på att göra det enkelt! Skriv så här. Fem saker jag vill uppnå närmaste halvåret: Tryter fantasin, ta bollplankshjälp men skriv DINA mål, inte någon annans! Exempel Karin, nybliven pensionär, skrev så här: gjort klart släktforskningen på morfars sida, klart vecka xx gått handledarkursen i släktforskning, på Landsarkivet, vecka yy sammanställt familjens favoritrecept till en kokbok åt mina barn och barnbarn gjort en resa med maken till Makedonien börjat morgonpromenera tre ggr per vecka, med grannen Anna-Stina. Tips för bra målformulering: - skriv mål som om det redan är klart, dvs som ett resultat - våga skriva enkelt så att du och andra begriper - var konkret - vad du vill uppnå - tala om när det är klart också - gör det gärna mätbart, går inte det, beskriv så att det blir märkbart

26 Hur blir det verkligt? Skriv gärna målen på en minneslapp och förvara den så att du ser den ofta. Följ upp vid dagens slut hur du fokuserat under dagen. Utveckla ditt lärande genom att följa upp mål. För dig som har många mål eller flera järn i elden Låt de här fem sakerna vara mer övergripande mål, och skriv sedan fem mål inom varje kategori. Då tar du dig lättare fram och har lättare att fokusera. Fokusera dina mål, och säg nej till annat, så lyckas du. Om detta var för krångligt? Skriv helt enkelt svar på följande fråga: Vilka tre saker inom ditt arbetsområde/din yrkesroll vill du förverkliga det närmaste halvåret? Hur viktigt är det att du når detta? Vem/vilka kan förutom du själv ha glädje av detta? Berätta gärna för andra

27 Verktyg 3C Hinderanalys vad kan hindra? Att se över hinder du kan möta kan vara en bra idé även om man i starten inte tror på hinder för att lyckas, så finns de där. De hindren vet du mest om själv. Jag vill undersöka hinder för att nå målet... Vad talar för att jag lyckas med detta? Skriv ned allt du kommer på, vad du har/kan göra eller andra som verkar FÖR. Vilka hinder kan dyka upp? Små och stora, lista dem nedan! Detta talar mot/drar åt att inte lyckas: Vilka För är starkast, markera dem ovan! Vilka Hinder kan du göra något åt hur? Vad behöver du i övrigt för stöd för att lyckas. Skriv här varför du klarar detta, trots hinder:

28 Verktyg 3D Roller/relationer önskemål De här personerna/intressenterna/aktörerna umgås jag ofta med i jobbet: Lista dem För var och en av dem beskriv vad du kan hjälpa dem med i deras roll/uppgifter. Beskriv också vad du förväntar dig av dem, för att ditt jobb ska flyta. Vad jag kan göra för honom/henne Vad jag förväntar mig av honom/henne Stäm av, träffa dem och prata om era bilder och önskemål på varandra. Ju mer gemensam bild ni har av hur ni kan stötta och hjälpa varandra, desto bättre blir också ditt jobb. Det här kan vara ett verktyg som är viktigt att prata om också med din närmaste chef. Att ha olika förväntningar på varandra, du och din närmaste chef, blir inte bra för någon. Våga ta upp och prata om varandras roller innan det är för sent. Oklara roller och missuppfattningar leder till dålig arbetsmiljö. Vem/vilka kan du prata med först? Något som behöver ändras på, med anledning av dina samtal? Tänk på att vara realistisk också man kan uttrycka önskemål, som bekant, men ibland kanske man själv inte har hela bilden

29 Verktyg 3E Plats för andra idéer Ibland är det roligt att pröva och se om man kan komma på helt nya idéer genom att använda sin kreativitet. Här har du chansen! Gör det själv eller än hellre, gör det tillsammans med någon och se vad du kan få ut av det. Vad är det bästa som kan hända dig? Skriv snabbt ned önskningar, ju fler desto bättre! Gör en rollbytesövning. Pröva två nya roller! Tänk dig in i att du är en av världens skickligaste clowner. Vad skulle han/hon säga om dig och riktigt roliga uppgifter du kunde ta dig för? OBS det behöver inte vara pengar inblandade, tänk bara till på vad clownen kunde få ur sig. Ditt namn som skicklig clown:

30 Byt roll igen du är ett tioårigt barn, nyfiken och pigg. I egenskap av att du just är det barnet, vad skulle få ditt hjärta att sjunga? Vad tycker du är roligt att göra/tänka på? När du lyckats med saker, vilka kompetenser använder du mest? Hur skulle du kunna använda dem i ett helt annat sammanhang? Önska fritt! Är det något i din verksamhet privat eller på fritiden som du tycker är riktigt roligt? Varför är det så kul? Kan du tänka dig att du kan knycka någon idé till något du vill pröva eller göra mer av t ex i jobbet? Det skulle vara roligt om: Sammanfatta i några enkla tankar som kan göra ditt jobb roligare i framtiden! Vad kan du göra själv? Vad kan någon annan göra? Fatta beslut!

31 Steg 4 Träna på/vill lära mer om Steg 4 är ett avsnitt med verktyg som du kan ta när det passar det jobbet kan gå parallellt med det andra. Du kan börja med verktyg 4Noll och se vad du vill börja med och hur mycket tid du vill lägga ned på det! Pröva att sätta något mål för varje avsnitt du vill pröva det blir sedan roligare att följa upp din egen träning. Har du en coach som du jobbar med, gå igenom och analysera detta tillsammans. Det kan också finnas utrymme för att träna något annat som intresserar dig eller som du har behov av, så skriv det eller de områdena och gör en egen plan som kompletterar denna! Verktyg 4Noll Vad vill du träna på? Läs igenom raderna nedan vilka 2 saker känner du för att jobba med? Något du vill få inspiration till att bli bättre på? Börja med dem, fortsätt med annat senare. Jag vill: odla min kreativitet mer se 4A lära mig kommunicera bättre 4B utveckla mitt nätverk mer 4C förnya min roll 4D utveckla andra kompetenser/ göra en utvecklingsplan 4E utveckla min humor 4F annat?

32 Verktyg 4A Odla din kreativitet Människor säger ibland: jag är inte kreativ. Sluta direkt att säga så, om du nu gör det. Kreativitet är något vi alla har och som stimuleras av att vi använder en positiv attityd till oss själva och även till andra människor. Kreativitet växer om du bryr dig om den och tänker på att ta vara på din skaparkraft i vardagen. Här har du några metoder att prova, där du odlar din kreativitet! 1. Säg till dig själv se möjligheter, när du stöter på ett problem. Hur kan jag lösa detta? Fastna inte i problemet, utan tänk framåt. 2. Fokusera på det du vill uppnå önska dig det du vill. Målet kan nås på andra vägar än du kanske bestämt Använd kreativa metoder för att lösa problem eller för att få andra perspektiv. Exempel Gör en brainstorming själv eller med en vän, hur ditt arbetsrum kan bli vackrare och roligare. Skriv ned alla möjliga små och stora idéer, uppmuntra varandra också till galna idéer. Håll på så en tio till femton minuter, välj sedan ut någon eller några idéer och genomför!

33 4. Ha en anteckningsbok i fickan eller väskan och skriv ned dina idéer. Alla idéer behöver inte genomföras och inte heller direkt. Men att skriva ned dem, gör att du uppmärksammar din kreativitet också ett sätt att odla din fantasi! Förebildsmetoden Du har säkert någon eller några förebilder, människor som du beundrar och som betytt något för din utveckling. Dem kan man låna, genom att tänka sig in i att man är de en stund. Exempel Hur hade moster Lydia gjort i den här situationen? Moster Lydia var en favoritmoster till författaren till detta material, en människa med mycket humor, livsglädje och hon hittade alltid en utväg ur svåra situationer. Omformulera problemet Trots allt är det lätt att fastna i problemet. Försök att omformulera ett problem. Tänk på ett annat sätt. Exempel Jag har så ont om tid. Omformulera till: Hur kan jag få mer tid? Pröva något och läs gärna mer om hur du kan ta tillvara din kreativitet

34 Verktyg 4B Kommunicera bättre Här har du några verktyg som kan hjälpa dig att bli tydligare och kommunicera bättre. Du kan träna flera gånger du blir bara bättre och bättre. Verktygen handlar om att bli en bättre lyssnare hur du blir tydligare dina attityder och andras hur du kan hjälpa andra mer genom att fråga feedback hur du gör. Bli en bättre lyssnare Det kan verka självklart att vi är goda lyssnare. Det är vi nog, men kan bli bättre. Fem sätt att träna lyssnande Stanna upp och tänk efter: Har jag tid att lyssna nu? Är det något som distraherar mig? Bestäm dig för att lyssna och visa det tydligt för personen Koppla av lyssna och fokusera på den andra personen Lär dig känna igen lyssna-hinder, hos dig och andra. Välj punkt 3 Tänk på vad den andra personen behöver för en bra dialog er emellan. Råden kommer från Charles Page, en pensionerad domare i USA som skrivit en praktisk bok om lyssnandets möjligheter

35 Bli tydligare För att bli tydligare kan du använda fiskmodellen. Du kan använda den som en bild för att förbereda ett samtal eller ett inlägg som är viktigt för dig. Du kan provträna på någon kompis och känna hur det känns. Förbered ditt inlägg i tre steg: 1. Huvudet på fisken Tala om vad ditt problem eller din fråga gäller, enkelt och konkret. 2. Kroppen Bena upp 3,4 skäl eller fakta till varför du har ett förslag till lösning eller idé. Var tydlig. 3. Stjärten slutkläm Kom med en enkel slutkläm jag föreslår/ jag vill i kort sammanfattning. Ge underlag till den/de som lyssnar att fatta beslut eller förstå problemet och få bra underlag för en fortsatt diskussion. Ta ett exempel och pröva så får du se hur det fungerar! Ämne att jobba med: du vill förändra en uppgift i jobbet, du vill sluta med den eller göra mer av den du vill ha högre lön du vill byta arbetsuppgifter. Träna positiva attityder Det betyder så mycket att tänka positivt. Inte för att därmed alla problem löser sig, men för att det blir lättare att lösa problem. Identifiera två personer i din omgivning som du tycker har bra attityder. Lista dem här:

36 Fundera igenom ett möte du haft med dem nyligen. Kan du beskriva hur de betedde sig, dvs hur agerade de för att du fick en positiv uppfattning om dem. Är det något i deras beteende du kan lära av och börja tillämpa mer? Fundera på hur mycket av gott lyssnande som de också behärskar. Ett annat sätt att träna positiva attityder är att du stannar upp ibland i vardagen och lyssnar till dina dagdrömmar. Vi har ofta ett negativt prat, kallat dagdrömmar, som pågår under dagen inte bara under sömnen. Hjärnan mal och sänder budskap det kan du inte, det går inte osv. När du märker negativa tankar, stanna då upp, reflektera en stund och välj en annan attityd. Du kan påverka dina egna attityder just genom att stanna upp och lägga bort sådant du vill bli av med. Grodor kan faktiskt utvecklas till att bli prinsar och prinsessor! Hur du kan hjälpa andra med frågor Om man vill hjälpa och stödja andras utveckling är det viktigt att behärska frågeteknik. Naturligtvis kan du också använda frågeteknik på dig själv, vilket är mer användbart än man först tror. Frågeteknik är ett sätt att ge andra frågor och stödja vad de önskar, deras drömmar och behov. Kan du berätta mer? Dvs be om mer information Har du något exempel på..? Då förstår jag bättre vad du menar. Hur skulle det kunna bli möjligt? Bra sätt att fråga andra är att fråga VAD och HUR. Sedan länge brukar man avråda från att fråga VARFÖR, då det är ett ord som lätt kan väcka försvar hos andra. En del specialister på coaching rekommenderar att man också ställer utmanande frågor, t ex: Om ett år, vad hoppas du har hänt då? Vad är det roligaste som kunde hända dig? Vad skulle vara en bra lösning på det här tycker du? Ju mer du tränar på att ställa bra frågor, desto mer blir du uppmärksam på hur du kan hjälpa andra och du utvecklar både dig och andra

37 Feedback tänk på det här Du blir en bättre kommunikatör om du tränar mer på att ge feedback till andra. Öva på att fråga efter feedback och våga ta emot det. Det kan gälla både beröm och kritik. Tänk på det här när du ger feedback: - beskriv, var konkret - var tydlig - försök vara till hjälp - ge synpunkter nära i tiden - stäm av hur feedbacken uppfattas. Tänk på man måste vara två för att dansa tango. Slösa gärna med uppmuntran till människor du möter. Om du får negativ feedback själv, tacka för den och be om mer information så att du förstår vad personen menar

38 Verktyg 4C Ditt nätverk och dina relationer, del 2 Tidigare fanns en övning kring ditt nätverk. Nu kan det vara dags att utveckla dina kontakter. Sätt det i samband med din roll och vad du behöver. Du får också möjlighet att uttrycka vad du själv vill bidra med. Det här förväntar jag mig av mig själv, i jobbet: Det här är förväntningar som min chef har på mig: Det här förväntar jag mig av min chef: Förväntningar jag har på mina medarbetare, för att jobbet ska flyta bra: Hur vill jag bemöta våra externa kunder och kontaktpersoner? Fatta beslut för att förbättra ditt nätverk och dina relationer:

39 Verktyg 4D Rollförbättringar Gå tillbaka till din roll, se övning under steg 3 och fundera igenom PLUS, MINUS och INTRESSANT en gång till. Se också om det i övningen 4C är något som kan leda till en rollförbättring. Saker jag kan göra för att mitt jobb blir roligare: Måsten (överkrav, fel ambition) som jag kan sluta med: Uppgifter jag kan ändra eller förenkla: Arbetsuppgifter jag skulle vilja pröva på: Är det något min chef/ledare gör, som jag kan ta över? Förslag till delegering? Behöver jag stöd/hjälp från någon för att förändra? Vem?... Tips: Det kan vara bra att arbeta några gånger med sin rollbeskrivning, låta den vara ett tag, ta upp den igen så kommer nya tankar och idéer fram och tar plats. Tänk på att ta bort från din roll, inte bara lägga till. För dig som är ledare finns fler tips till hur du coachar fram en bättre rollbeskrivning i handledardelen och i de litteraturtips som avslutar del I

40 Verktyg 4E Vilka kompetenser vill jag utveckla? Det finns olika modeller för att analysera kompetens. Inom några företag använder man en tredelad indelning av kompetenser som t ex: yrkeskompetenser breddkompetenser sociala kompetenser. Om det finns någon vald modell som systematiskt beskriver önskade kompetenser i din organisation, använd den för att fundera på vad du är bra på och vad du kan vilja utveckla inom den ramen. Annars kan du använda checklistan nedan för att göra utkast till din egen utvecklingsplan. Se också övning 4G. Läs och fundera på vad du vill bli bättre på. Sätt gärna en siffra kring hur du bedömer dig själv: 1. otillräcklig kunskap/erfarenhet 2. hyfsat, men behöver àjourhållning 3. kan bra, men behöver lära mer 4. känner väl till detta, har kunskaper och erfarenheter a) b) c) d) e) f) g) Kunskaper om min roll och mina uppgifter Metoder och tekniker i jobbet. Exempel... Kunskaper om produkter, tjänster och om företaget Förmåga att kommunicera och samarbeta Kunna handleda andra, utbildning mm Specialkunskaper för det egna jobbet, t ex ekonomi, data mm Kunskap om kunder, marknad mm. Bedöm dig själv Fundera igenom listan och ta gärna upp den i ett samtal med din ledare/din coach. Vad kan du lära dig själv, vad kan du behöva fördjupa?

41 Verktyg 4F Utveckla din humor Humor - är det medfött eller kan det tränas? Forskarna strider om detta, så som man också strider om huruvida gott ledarskap är medfött eller kan tränas. Vi tror det kan tränas. Ett gott skratt förlänger livet och är även bra för hälsan! Att träna sin humor har likheter med att träna sina attityder. Det kan hjälpa till att se saker från ett annat håll och hjälpa dig byta perspektiv. Det man kan skratta åt har redan mist en del av sin farlighet. Man är på god väg att hitta en lösning. Humor, själva ordet, kommer från latinet och betyder vätska. Humor är ett sätt att uppfatta livets skiftande händelser och är också en inställning till livet. Att leva innebär också att förstå och klara ofullkomligheter och att kunna visa empati för det. Att skratta åt eländet är ibland den bästa strategin. Hitta kraft och glädje i vardagen genom att umgås med vänner du känner som har humor. Är du ledare, så bjud på dig själv och försök locka fram skratt. En grupp som skrattar ofta har kommit långt i sin utveckling. Samla gärna på roliga exempel. Här har du några: Det tog slut Vi skulle förbli vänner Men inte ens min älsklingssjal har jag sett sen dess. Jag tänker mig alltid för Innan jag säger något dumt Ur Disken får vänta, Loesje, Norstedts Skylt på en bensinmack: Ingen parkering förbjuden. Skylt i liten klädbutik: Idag rabatt på underkläder som avdrages Affisch i ett fönster till en mataffär: Frigående ägg Gör en idélista på hur du kan locka fram din humor mer! Använd någon idé

42 Verktyg 4G Egen utvecklingsplan På flera ställen i verktygssamlingen har du funnit trådar kring vad du är bra på och vad du kan utveckla vidare. Här kan du kan sammanfatta dina tankar. Gå tillbaka till en del tidigare övningar och för över hit det som är relevant. 1. Kompetens jag vill skaffa mig eller hålla vid liv 2. Färdigheter jag vill träna på 3. Arbetsuppgifter jag vill pröva på eller ägna mig åt mer 4. Utbildningar jag vill delta i

43 5. Studiebesök jag vill göra 6. Personer som jag vill träffa för att lära mig av 7. Det här kan jag lära ut till andra 8. Det här vill jag göra för att jobbet skulle bli mer inspirerande och roligt: Källa: Gunlög Bergander När du är klar, fundera igenom ett eller två konkreta mål för varje sak du skrivit. Se vad du kan göra själv och vad du kan behöva planera tillsammans med andra. Lärande kan ske i många former, inte bara genom att gå kurser

44 Steg 5 Planera och genomföra Du kanske redan har gjort en enkel plan, gratulerar! Om inte, följ de här stegen så får du en bra avslutning på vad du jobbat med. Verktyg 5Noll Vad har jag gjort hitills? Unna dig att bläddra tillbaka och gå igenom de övningar du prövat. Lägg märke till vad det är som du vill ta med i din plan. Även om du inte prövat alla verktyg, läs igenom de du gjort och skriv upp de viktigaste sakerna nedan: Detta är sådant som ska ingå i min plan: Något problem eller någon fråga som behöver bearbetas innan den blir planlagd? Gå till brainstorming på nästa sida! Du kan köra den några gånger, själv eller tillsammans med någon

45 Verktyg 5A Brainstorming och urval av idéer En brainstorming gör du lätt genom att följa enkla principer. 1. Skriv frågan eller problemet du ska jobba med för att hitta lösningar på: 2. Skriv därefter ned så många idéer du kommer på, små och stora, till hur saken kan lösas eller bli bättre: Värdera inte nu utan skriv bara på ett tag. 3. Välj först nu att värdera vilka idéer som du tycker skulle kunna genomföras. Markera dem och fundera på vad du kan göra för att det ska bli en förbättring. Vad vill du göra något av? Bestäm dig för att göra minst två saker. Vad blev det? När är det klart?

46 Verktyg 5B Att sätta mål för sig själv Gå tillbaka till verktyg 4D och också till den samlade bilden, under inledningen till steg 5. Förvandla dessa till mål för dig. Skriv som om det är klart. Se till att du inte har för många mål, dela i så fall upp dem i mål och delmål

47 Verktyg 5C Att göra en förändringsplan Att lyckas med att förändra något är att skriva ned och sedan försöka förverkliga det man lovat sig själv. Använd de här raderna för att skriva ned och sammanfatta. Min förändringsplan Datum.. Mål eller delmål När klart Vem/vilka gör

48 Verktyg 5D Vem/vilka stöttar? Gå tillbaka till ditt arbete kring nätverk och fundera på vilka personer och medarbetare som du vill att ska stötta dig i detta. Informera dem om din plan och använd dem som bollplank. Fira tillsammans, när viktiga steg är nådda! Följande personer i mitt nätverk/min omgivning har jag informerat om mina planer och de kommer att stötta mig:

49 Verktyg 5E Hur ska du genomföra? Dags att avsluta, summera, utvärdera och fira! Avsluta genom att se igenom din plan en gång till, datera den och förvara den sedan så att du kan arbeta med den en stund varje dag en tid framöver. Gör en enkel utvärdering av ditt arbete med detta material, i form av att systematisera dina erfarenheter och lärdomar. Plus med detta arbete har varit: Minus eller svårt, har varit: Intressant för framtiden är: Firningsdags! Ibland kan man kanske glömma att fira! Gör inte det utan fira! Om du inte gjort alla övningar, var nöjd och stolt över det du gjort. Förverkliga några beslut och när du nått mål fira! Vad du ska fira med ja det är upp till dig!

50 Litteraturtips I Del I i materialet hittar du en mer utförlig litteraturlista. Här är bara några förslag på litteratur som kan vara intressant för fördjupning. De kan beställas på nätet eller i en bokhandel. Här finns också några webbadresser, för dig som är intresserad av personlig utveckling. Webbadresser: Böcker och läromedel: David Allen: Få det gjort! Svart bälte i vardagseffektivitet, Månpocket Lena Börjeson: - Personlig utveckling, 3 veckors program, Metoda - 7 steg för livs- och karriärplanering och Metoda GUL - Tio verktyg för coaching och personlig utveckling - CD. Släpp loss kreativitet för alla - Pocket Coachen - Utveckla mål och kompetens John Steinberg: Positiv Påverkan, Max Martins förlag