- PDF Gratis nedladdning

Transkript

1 Sida 1 av 5 1 Fråga: Angående punkt i administrativa föreskrifter, uppvisa dokument över kvalitetledningssystem och miljöledningssystem, räcker det att uppvisa ISO certifikat eller behövs det nåt mer? Angående punkt i administrativa föreskrifter, förteckning över de viktigaste tjänster som utförts de tre senaste åren, är det de viktigaste kunderna som menas eller efterfrågas en förteckning över de tjänster som vi levererar? :26:52 1., det räcker med att uppvisa ett ISO Certifikat för respektive system. 2. Leverantören skall visa genom en förteckning över de viktigaste tjänster som utförts under de tre senaste åren med uppgift om värde och tidpunkt samt huruvida det varit fråga om privata eller offentliga mottagare, 2 Fråga: Angående tidigare svar, Leverantören skall visa genom en förteckning över de viktigaste tjänster som utförts under de tre senaste åren med uppgift om värde och tidpunkt samt huruvida det varit fråga om privata eller offentliga mottagare. a) Är det alltså en uppställning över våra viktigaste kunder med information om vilka tjänster vi levererar till dem med omsättning och tidpunkt som efterfrågas, eller b) Är det en uppställning över våra viktigaste tjänster som företaget erbjuder kunderna med uppgift om hur stor del i företaget i pengar som varje tjänst motsvarar samt när den senast levererades? :36:04 alternativ A. 3 Fråga: Fråga 1, Angående bilaga Avtalsmall, 16 Försäkring. "Leverantören svarar fullt ut för den skada som han genom fel eller försummelse vid uppdragets utförande vållar Beställaren". Betyder detta att obägransat ansvar råder? Detta skulle potentiellt kunna leda till konkurs för entreprenören :36:04 Fråga 2, Angående bilaga Avtalsmall, 16 Försäkring, i koppling till tidigare fråga. "Ansvarsförsäkring skall täcka skador som omfattas av en normal ansvarsförsäkring i Sverige och till ett belopp av minst 20 MSEK per skadetillfälle och minst 50 MSEK per tolvmånadersperiod". Dessa lägsta belopp är väldigt höga. En förutsättning för att kunna lämna anbud är att ansvaret begränsas till ett väsentligt lägre belopp. Svar fråga 1: Svar fråga 2: Texten i avtalsmall,16 Försäkring gäller. 4 Fråga: Enligt dokument 00 punkten 1.3 ska entreprenören erbjuda den personal som huvudsakligen är sysselsatt inom städfunktionerna på sjukhusen i Oskarshamn och Västervik anställning. Enligt dokument 0091 punkten 1 gäller att eventuell ny entreprenör måste från nuvarande Entreprenör erbjuda övertagande av samtliga personal inkl. s.k. teamledare/arbetsledare som huvudsakligen är sysselsatta med direkt städarbete, vilket antyder att även personalen vid länssjukhuset i Kalmar ska erbjudas anställning. Vänligen bekräfta att entreprenörens skyldighet att erbjuda personal anställning endast gäller personalen som arbetar vid sjukhusen i Oskarshamn och Västervik. Bekräftar härmed att det är endast personalen som arbetar vid sjukhusen med flera i Osakrshamn och Västervik. 5 Fråga: I Avtalsmallen punkten 4 anges att avtalstiden är med option om förlängning maximalt 36 månader. Vänligen bekräfta att optionen avser vardera parts rätt att nyttja eller inte nyttja optionen. Vi förtydliga att optionen är ensidig till beställarens förmån. 6 Fråga: I Avtalsmallen punkten 6 anges att prisjustering får ske i enlighet med förändringar i SCB:s städindex och att hur stor del av städindex i % som får användas vid prisjustering avgörs av utfallet i den av beställaren genomförda årliga NKI-undersökningen. En indexreglering är tänkt att vara kostnadsneutral och branschpraxis är att indexreglering får ske utan att detta kopplas till exempelvis utfallet av NKI-undersökningar. Utfallet i NKIundersökningar och kvalitetsfrågor i serviceleveransen hanteras typiskt sett genom olika eskaleringsprocesser och eventuellt även vite och så har också skett i den aktuella upphandlingen (se punkten 10 i Avtalsmallen). Utformningen av den aktuella indexregleringsbestämmelsen kan leda till att anbudsgivarna i sin kalkyl inte räknar med att någon indexreglering av priserna kommer att ske (på grund av den osäkerhet som är förenad NKIundersökningens utformning och genomförande) och anbudsgivarna kan därför tvingas ta höjd för detta i sin prissättning. Vi föreslår av denna anledning att indexreglering av priserna får ske fullt ut i enlighet med SCB:s städindex och branschstandard, utan någon koppling till utfallet av den årliga NKI-undersökningen. Vi vore tacksamma för Landstingets syn på ovanstående frågeställning. Texten i avtalsmallen ändras inte. 7 Fråga: Är det fritt för leverantören att välja metoder för rengöring som kan ersätta exempelvis maskinskurning på mindre ytor? 8 Fråga: I Avtalsmallen anges "funktion" som grund för leveransen (punkt 1) medan det i bilagor som t.ex. bilaga 01 i huvudsak anges frekvenser. Vänligen, förtydliga huruvida Landstinget efterfrågar en städleverans baserad på funktion eller frekvens. Frekvens. 9 Fråga:

2 Sida 2 av 5 Är det korrekt uppfattat att "Varuinformationsblad" avser "Säkerhetsdatablad" (anges i Bilaga_01_tillägg_Städprogram-7dagars_Daglig_städning_Länssjukhuset)? 10 Fråga: Gäller "oavsett helgdagar" även för frekvensen 3,5 ggr/v (anges i Bilaga_01_tillägg_Städprogram- 7dagars_Daglig_städning_Länssjukhuset Frekvensbeskrivning)? Att flytta till vardag (samma vecka) är godkänt. 11 Fråga: Vid periodiskt underhåll av golv står Twister som metod. Vår tolkning är att en diamantpulverrondell som är lämplig för ändamålet skall användas eftersom Twister är ett produktnamn. Vänligen, bekräfta att så är fallet., kompletteras med beskrivning hur produkten avses att användas. 12 Fråga: I bilagorna "Städprogram" finns det angivna metoder för tvätt av städmoppar och dukar med beskrivningen Tvätt/Desinficering. Är det Tvätt/Dekontaminering som avses? Nej, endast rengöring inkl. ev. konservering. 13 Fråga: I Bilaga 002 under Kvalitetssäkringssystem anges att kvalitetskontroller genomförs enligt kvalitetsmall bilagor 2:1-2:5 samt att viten kan utgå enligt bilaga 2:5. Är det korrekt uppfattat att bilaga 005 har ersatt ovan nämnda bilagor?. 14 Fråga: Bilaga 005 innehåller en vitesreglering enligt vilken I det fall E brister i efterlevnad av gjorda överenskommelser enligt handlingar tillhörande uppdraget, skall E erlägga vite motsvarande 4000 SEK för varje sådan brist. För en entreprenör är det naturligtvis av stor vikt att känna till exakt vilka åtaganden/förpliktelser som är sanktionerade med ett vite. Vänligen ange därför exakt vilken/vilka av entreprenörens förpliktelser enligt avtalet som omfattas av denna vitesreglering. Detta framgår av underlagen. 15 Fråga: I Bilaga 004_a,b,c_Kvalitetskriterier anges hur beräkning av vitesbelopp sker vid eventuell ej uppnådd utlovad kvalitet. Vänligen specificera hur den årliga utvärderingen kommer att genomföras mot anbudsmaterialet. Genom att det sker en årlig genomgång där utlovade kriterier jämförs med årets verkliga utfall. 16 Fråga: I Avtalsmallen punkten 16 anges att försäkringen ska innefatta försäkringsvillkor enligt vilka Leverantören svarar fullt ut för den skada som han genom fel eller försummelse vid uppdragets utförande vållar Beställaren. Eftersom det inte är möjligt att försäkra ett obegränsat ansvar är det inte möjligt för anbudsgivarna att efterleva detta avtalsvillkor. Entreprenörens skadeståndsansvar måste vara beloppsbegränsat för att en försäkring som motsvarar skadeståndsansvaret ska kunna tecknas. I punkten 16 stycke 4 anges dock vidare att Ansvarsförsäkringen skall täcka skador som omfattas av en normal ansvarsförsäkring i Sverige och till ett belopp av minst 20 MSEK per skadetillfälle och minst MSEK 50 per tolvmånadersperiod. Ska detta uppfattas som att entreprenörens skadeståndsansvar är begränsat till MSEK 20 per skada och MSEK 50 totalt per år och att entreprenören ska teckna en försäkring som omfattar detta ansvar? 17 Fråga: Vi önskar att Landstinget förtydligar hur kvalitetskontroller kommer att gå till (exempelvis tidpunkt i månaden, på vilken nivå, etc.?) Vänligen specificera hur kvalitetskontrollerna definieras och värderas till exempel hur utvärderas godkänd (1 = Godkänd) samt vad mäts det emot ( Bedömning bilaga 005). Bestäms i samråd mellan parterna varje år. Värdering sker enligt "rätt frekvens och rätt utförd tjänst" = Godkänd. 18 Fråga: I Avtalsmallen punkten 10 anges att två kvalitetskontroller per år ska ske via extern konsult. Vänligen ange vem som bekostar denna externa konsult samt för det fall entreprenören ska stå för en del av denna konsultkostnad uppgift om den årliga kostnaden för detta. Beställaren bekostar extern konsult. 19 Fråga: I Avtalsmallen punkten 10 anges att Landstinget tillsammans med entreprenören ska genomföra månadsvisa kvalitetskontroller, att ytterligare kontroller ska ske två gånger årligen via extern konsult, ett tillfälle i samband med årlig NKI-mätning. Är det korrekt uppfattat att det ska genomföras totalt fjorton (14) kvalitetskontroller per år: tolv (12) stycken av Landstinget och entreprenören gemensamt samt två (2) stycken via extern konsult (varav ett av dessa två tillfällen i samband med årlig NKI-mätning)?, samt egen kontroll enligt underlag. 20 Fråga: I Avtalsmallen punkten 5 anges att priset exkluderar mervärdesskatt och inkluderar samtliga till uppdraget hörande kostnader. Vänligen bekräfta att påfyllnadsmaterial ej skall ingå i den fasta ersättningen utan faktureras direkt till

3 Sida 3 av 5 Landstinget. Hänvisning till avtalsmallen punkt Fråga: I Avtalsmallen punkten 4 anges att avtalstiden är med en option om förlängning på maximalt 36 månader. Vidare anges att avisering om förlängning skall ske skriftligt och bör ske senast 12 månader före avtalsperiodens utgång. För entreprenören är det av stor vikt att få ett definitivt besked om avtalet sägs upp eller inte i god tid innan avtalstiden löper ut. Ska det uppfattas som att 12 månaders uppsägningstid gäller och att avisering om förlängning skall ske senast 12 månader före avtalstidens utgång? Om inte, vilken definitiv uppsägningstid är det som gäller?. 22 Fråga: Enligt dokument 00 (Administrativa föreskrifter) punkten skall angivna referenser referera till anbudsgivarens utförda uppdrag som motsvarar likartad städning enligt beskrivning i detta underlag. Vänligen, specificera vad som avses med "likartad" städning. Med likartad städning avses städning av lokaler med motsvarande höga hygienkrav såsom t.ex. andra sjukhus, laboratorium, läkemedelsindustri eller annan industriell verksamhet. 23 Fråga: Bilaga 005 utgör den kvalitetsmall som ska användas i samband med kvalitetskontroller enligt punkten 10 i Avtalsmallen. Det är viktigt att entreprenören får klarhet i hur stort det totala månatliga vitet maximalt kan bli med anledning av den månatliga kvalitetskontrollen. Det anges att vid utfall mellan 60%-84,9% utgår vite med TSEK 4 vid första tillfället och TSEK 6 vid andra tillfället, för varje enskild kvalitetskontroll och att vid utfall lägre än 60% utgår vite med TSEK 8 vid första tillfället och TSEK 12 vid andra tillfället, för varje enskild kvalitetskontroll. Innebär detta att det maximala månatliga vitet som kan komma att utgå till följd av den månatliga kvalitetskontrollen totalt uppgår till TSEK 12? Nej, framgår av bilagorna 002 och 005 hur detta skall utföras/beräknas. 24 Fråga: Enligt dokument 00 punkten 1.3 samt dokument 0091 punkten 1 ska entreprenören utbetala semesterlöneskuld direkt till den anställde alternativt överta semesterlöneskulden från den förre arbetsgivaren. Om sådan utbetalning/övertagande av skuld och detta gäller även övriga personalrelaterade skulder såsom eventuell komptid, flextid, arbetstidsförkortning, pension etc. - ska göras av entreprenören måste anbudsgivarna tillhandahållas information om semesterlöneskulden och övriga personalrelaterade skulder för den personal som ska erbjudas anställning. Det är naturligtvis av intresse att få information om skuldens storlek idag, men den relevanta tidpunkten för skuldens storlek är den tidpunkt vid vilken övertagande av personalen sker. Ett alternativ till att entreprenören övertar skulden - och tar med denna kostnad i sin kalkyl - är att entreprenören vid övertagande av personalen fakturerar beställaren för den personalrelaterade skuld som föreligger per övertagandedagen. På detta sätt undviks den osäkerhet som idag finns när det gäller skuldens storlek i oktober 2013, en osäkerhet som kan göra att den kostnad som anbudsgivarna tar med i sina kalkyler skiljer sig åt. Kan Landstinget tänka sig ett upplägg enligt vilket entreprenören får fakturera Landstinget för semesterlöneskulden och övriga personalrelaterade skulder per överlåtelsedagen?, ni får fakturera den exakta skulden som finns vid överlåtelsedatumet. 25 Fråga: I dokument 00 samt dokument 0091 gäller att kravet på övertagande inte gäller personal som i nuvarande organisation innehar chefsbefattning eller administrativ personal. Vänligen bekräfta att endast den personal som Landstinget uttryckligen anger ska erbjudas anställning av entreprenören (och vars anställnings- och lönevillkor har tillhandahållits) kommer att omfattas av reglerna om övergång av verksamhet. För det fall det skulle visa sig att fler personer omfattas av reglerna om verksamhetsövergång, utgår vi ifrån att en sådan ökad kostnad för entreprenören kommer att regleras genom en prisjustering. Vi utgår ifrån att samma sak gäller för det fall informationen avseende de anställdas anställnings- och lönevillkor som lämnats skulle visa sig vara felaktig. Vänligen bekräfta att så är fallet. Enligt beskrivning i dokumenten 00 och 0091 ingår ej personer med chefsbefattning eller administrativ personal. 26 Fråga: Vilket/Vilka kollektivavtal är personalen i Oskarshamn, Västervik och Kalmar anslutna till? OBS i Oskarshamn och Västervik tillhör merparten Kommunal samt en person tillhör Vision. 27 Fråga: I Avtalsmallen punkten 4 anges att avtalstiden är med option om förlängning maximalt 36 månader. Vänligen bekräfta att optionen avser vardera parts rätt att nyttja eller inte nyttja optionen. Nej, det är ensidigt från Beställarens sida. 28 Fråga: Angående övertag av befintlig utrustning enligt bilagor 022, 038 och 039. Kan en justering av avtalspriset ske i samband med avtalsstart, med anledning av övertag av utrustning till aktuellt avskrivningsvärde? 29 Fråga: Fråga a: Vilket kollektivavtal omfattas medarbetarna på Västervik och Oskarshamn av? Fråga b : Är det någon av medarbetarna som omfattas av trygghetsanställning/lönebidrag etc.?

4 Sida 4 av 5 Fråga c: Uppgift om Las-tiden för samtlig personal behövs. Fråga d: Hur hanteras den personal som väljer att vara kvar i Landstinget? Går det att få veta om Landstinget kommer att kunna erbjuda dem andra tjänster eller om deras alternativ till att arbeta på hos entreprenören är arbetsbrist? a. Är redan besvarad. b. Inom personalgruppen i Västervik finns en person med vad vi inom Landstinhget har valt att kalla "personlig tjänst". Detta innebär att personen har viss nedsatt arbetsförmåga. OBS vi har ingen person med lönebidrag varken i Oskarshamn eller Västervik. c. Detta framgår av ny bilaga 0092 som skickas senare i eftermiddag. d. Frågan kan ej bevaras. 30 Fråga: Finns lokaler med ESD och/eller HBO - klassificering? 31 Fråga: a Kan man rengöra med ånga istället för maskinskurning på dom ytor där Landstinget krävt maskinskurning? b Har Landstinget något avtal avseende utbyte av éntremattor? c Får man använda vax på linoleummattor? 14:45:54 14:45:54 a Om golvtypen tål varm ånga kan man ersätta maskinskurning med ångrengörning. b c Nej 32 Fråga: Enligt städprogram för Oskarshamns Sjukhus, 4. Vårdavdelningar, skall samma lokaltyper (ex Vårdrum) städas med olika frekvenser beroende på om de tillhör Medicinavdelningar eller Övriga avdelningar. Fråga: Vilka lokaler tillhör Medicinavdelningar, och vilka lokaler tillhör Övriga avdelningar? Medicinavdelningar är avdelning 4 hus 04 plan 4 Avdelning 40 och 41 hur 05 plan 4. Övriga avdelningar är kirurgen hus hus 02 plan 7 samt ortopeden hus 02 plan Fråga: Beträffande städprogram 6. Specialavdelningar: Behandlingsrum 3225 & 3213 finns ej i Oskarshamn. Lab finns ej i Oskarshamn. I Västervik finns rumsnumren, men har en annan lokaltyp angiven. Vilka lokaler tillhör IVA, Dialys, OP avdelning etc? Fråga: Vilka lokaler/rumsnummer, på respektive sjukhus, ska städas enligt städprogram 6. Specialavdelningar? Oskarshamn. Lokaler som skall städas enligt städprogram 6 är: Dialysen hus 4 plan 5 (lördagar endast två behandlingsrum och två toaletter). Sterilcentral/OP hus 4 plan 2 (inga operationssalar) IVA hus 4 plan 2. Västervik Lokaler som skall städas enligt städprogram 6 är: Blodcentral hus 11 plan 4 rumsnummer Behandlingsbad hus 16 Anestesi, OP, IVA, UVA hus 11 hela plan 5. Dialysen hus 03 plan 5. Sterilcentral hus 11 plan 2. Oralkirugin hus 20 plan Fråga: I Bilaga 004 anges i kriterierna för Kontinuitet att: "E kommer att till 90% bemanna uppdrag hos kund med maximalt 2 olika personer (exkl vikarie), vilket kommer att värderas högst (= 5 poäng)" - Gäller frågan huruvida samma personal kommer att bemanna uppdraget? Hur ska 2 personer tolkas? Två olia personer på samma område. 35 Fråga: Förtydligande avseende fråga 23, på vilken nivå görs kvalitetskontrollerna t.ex. på objektsnivå?

5 Sida 5 av 5 Hänvisning till kvalitetsmallen Bilaga Fråga: I Bilaga 004 anges i kriterierna för System för egenkontroll att: "E har eget kvalitetssystem för uppföljning/redovisning av samtlig personal min 3 ggr/år (semestervikarier 1 ggr/år), vilket kommer att värderas högst (= 5 poäng)" -Avser kvalitetssystemet system för uppföljning av leveransen med verktyg för egenkontroll (t.ex. mallar, rutiner) som redovisas för personalen? 37 Fråga: I Bilaga 004 anges i kriterierna för Kvalitet/Informationssystem att: "E har digitalt informationssystem (infört vid avtalsstart) för planering/redovisning av städservice till, via layoutritning, vilket kommer att värderas högst (= 5 poäng)" A- Hur definierar L digitalt informationssystem (är excel ok) B- För vem ska detta redovisas och med vilken frekvens; ska det vara tillgängligt online? C- Vad avses med "Via layoutritning"? A Nej B För vårdpersonalen i skriftlig form. C Ritning som vi sätter på väggen hos en avdelning. OBS Beställaren tillhandahåller ritningarna. 38 Fråga: I Bilaga 004 anges i kriterierna för Utbildning att: "E garanterar senast 3 mån efter start, att samtlig personal genomfört introduktionsutbildning innan tjänstgöring påbörjas, att 100% av arbetsledning och >70% av övrig personal (inkl vikarier) har utbildning enl nedan, vilket värderas högst (= 5 poäng)" A-Ska introduktionsutbildningen ha genomförts före påbörjad tjänstgöring? B- Ska övrig utbildning ha genomförts inom 'garantimånaden'? C- Är det upp till E att utforma internutbildningen? D- Hur ska ny personal hanteras avseende övrig utbildning? 39 Fråga: A. B C (måste godkännas av Beställaren) D Skall utbildas direkt. Enligt bilaga 004 C ska en årlig utvärdering ske enligt vilken det ska fastställas om leverantören klarat sitt utlovade kvalitetsmål och vite utgår om leverantören vid sådan årlig utvärdering får en lägre poäng än den som leverantören fick i samband med anbudsutvärderingen. Vänligen bekräfta att denna årliga utvärdering kommer att göras baserat på det som leverantören angett/utlovat i sitt anbud och inte utifrån kriteriernas ordalydelse i bilaga 004 A, dvs. att så länge leverantören vid den årliga utvärderingen uppfyller det som leverantören angett i sitt anbud kommer inte något vite att utgå. 40 Fråga: Vad händer om Landstinget och leverantören har motstridiga uppfattningar om hur utfallet av den årliga utvärderingen enligt bilaga 004 C ska bedömas? Enligt bilaga 006 ska i en sådan situation en förnyad kontroll genomföras med deltagande av oberoende tredje part som avgör kvalitetsnivån. Ska samma process tillämpas vid oenighet vid beräkning av vitesbelopp enligt bilaga 004 C? Om inte, vänligen beskriv hur en sådan oenighet ska hanteras. 41 Fråga: Vilket golvmaterial har lagts in vid renoveringar och nybyggnation? Oskarshamn o Västervik Till största delen plasmattor av typen Gerflor men även vinylmattor, massagolv och linoleumgolv. Kalmar Barnhab hus 48 samt om och tillbyggnad av hus 12 är det Gerflors plasmatta Mipolam symbioz, i hus 15 och i dom stora ombyggnaderna i hus 19 är det huvudsak Gerflors plastmatta Taralay Indiana.