Lätt att lämna rätt. En myndighetsgemensam rapport om hur det kan bli enklare för företag att lämna ekonomiska uppgifter till myndigheter

Transkript

1 Lätt att lämna rätt En myndighetsgemensam rapport om hur det kan bli enklare för företag att lämna ekonomiska uppgifter till myndigheter Version: 1.0 Caisa Bergman, SCB Nina Brede, Bolagsverket Anna-Greta Erikson, SCB Viktoria Hagelstedt, Bolagsverket Ann-Marie Karlsson, Jordbruksverket Anders Persson, Bolagsverket Mats Rastman, Skatteverket Eva Sartorius, Skatteverket Lennart Schölin, Transportstyrelsen Mats Sjöberg, Skatteverket 1

2 Innehållsförteckning Sammanfattning Inledning Nuläge Inlämning av ekonomiska uppgifter från företagen Uppgiftshämtande - myndigheternas perspektiv Internationella förutsättningar Räkenskapsuppgifter till Skatteverket Årsredovisningar till Bolagsverket Statistikunderlag till Statistiska centralbyrån Uppgifter om företag till övriga statliga myndigheter 9 3 Problem och möjligheter Styrning av myndigheterna Ökad samsyn kring rättsliga förutsättningar för e-tjänster Standardisering av redovisningsformat Elektroniska tjänster för att hålla reda på viktiga datum Förenkling av underskriftshantering vid inlämning av uppgifter 14 4 Förslag Ge företag möjlighet att lagra ekonomisk information i eget utrymme hos staten Gemensamt format för redovisningsinformation - XBRL Begreppsmodell för redovisningsinformation Författningsreglering om att myndighet ska hämta uppgifter hos myndighet i första hand Andra förutsättningar för att lyckas 18 5 Konsekvensanalys Arbetssätt - ekonomiska begrepp Arbetet med denna rapport Ordlista Bilaga: Redovisningslagar och -regelverk

3 Sammanfattning Det måste bli enklare att lämna korrekt ekonomisk information till myndigheterna. Dagens krångel, med olika hantering hos olika myndigheter, är inte enbart kostsamt för företagen utan också för myndigheter och därmed skattebetalarna. Ett exempel på det är när blandad kvalitet i myndighetsregistren leder till onödiga offentliga kostnader och finansiella risker. Samtidigt innebär dagens situation att det finns möjlighet till förbättringar. Vi har gått igenom uppgiftskraven inom det ekonomiska området och sett att det skulle underlätta, både för uppgiftlämnande företag och för myndigheter, om begreppen inom redovisningsområdet samordnas. Företagens krav på ett enklare förfarande när de ska lämna ekonomiska uppgifter till statliga myndigheter bedömer vi som rimlig. Myndigheternas målsättning e-vägen hela vägen mellan företagens affärssystem och myndigheternas verksamhetssystem är en bra effektivisering för hanteringen av ekonomiska uppgifter om företag. Den elektroniska kommunikationen som finns idag behöver byggas ut, så att andelen ekonomiska uppgifter som är maskinläsbar med hög kvalitet ökar betydligt. Det har stor betydelse för ett välfungerande samhälle. Arbetsgruppen har identifierat fyra delar som kan genomföras var för sig, dock blir resultatet bäst om alla delar genomförs. De fyra delarna är: Eget utrymme för företag (servicetjänst) Formatet XBRL Gemensam begreppsmodell för redovisningsinformation Författningsreglering Förslaget är att myndigheter ska erbjuda en sammanhållen lösning på behovet att lämna en viss ekonomisk uppgift endast en gång. Det kan införas med hjälp av det rättsliga konceptet eget utrymme, där valda ekonomiska uppgifter skulle kunna hållas av staten för företagets räkning och företaget godkänner att uppgifterna får hämtas av myndigheter. På det sättet behöver inte ett företag rent praktiskt lämna uppgifter till respektive myndighet, men kan samtidigt på ett effektivt sätt klara av sina skyldigheter till många uppgiftskrävande myndigheter. För att förenkla både för företaget och för alla uppgiftskrävande myndigheter behöver en myndighet få i uppdrag att hålla företagets eget utrymme hos staten beträffande ekonomiska uppgifter, utan att uppgifterna ses som inkomna till myndigheten. De rättsliga experterna i både E-delegationen och Uppgiftslämnarutredningens delbetänkande har under året kommit med slutsatser som stödjer ett sådant förfaringssätt. Ett förstudiearbete som tar fram omfattning, lösningsförslag med tillhörande författningsregleringar, nyttor och kostnader föreslås därför. Vi föreslår också ett successivt införande av ett gemensamt elektroniskt format för redovisningsinformation. Vi anser att XBRL-formatet är det klokaste att välja eftersom det: 3

4 1) används inom den finansiella sektorn, 2) är på väg att bli EU-standard, samt 3) bygger på en öppen standard. Arbetsgruppen föreslår i första hand att de myndigheter som deltagit i arbetsgruppen, eller åtminstone Bolagsverket, SCB och Skatteverket beslutar om en gemensam avsikt att införa XBRL innan år I samband med att arbetet startar behöver man även planera för hur framtagningen och förvaltningen av en gemensam svensk tillämpning av XBRL-standarden ska organiseras. Arbetet bör i praktiken helst utföras på ett standardiserat och gemensamt sätt (s.k. crowd governance) eftersom det är många intressenter inblandade. En möjlighet som vi identifierat är att E-delegationens IT-standardiseringsråd skulle kunna lägga ett uppdrag hos SIS. Arbetsgruppen ser att de ekonomiska begreppen behöver definieras och ensas, så att det blir tydligt för alla intressenter så som användare, företag, ombud, programvaruföretag och myndigheter, vad en viss lämnad uppgift står för. Det viktigaste skälet är att risken för oavsiktligt dålig kvalitet i uppgifterna minskas. Ett annat skäl är att både lagstiftning och den framtida hämtningen av uppgifter från företagets utrymme hos staten underlättas och ytterligare ett skäl är att arbetet med ett gemensamt format underlättas, om de gemensamma ekonomiska begreppen beskrivs. Begreppsdefinitionerna bör bli tillgängliga för alla att använda, så att nyttan kan realiseras. Begreppsarbetet skulle kunna ske när det klarnat hur EU:s nya redovisningsdirektiv ska införas i svensk lagstiftning. Vi föreslår start av ett gemensamt arbete med att ensa de ekonomiska begreppen, och ta fram begrepps- och informationsmodell. Arbetsgruppen föreslår att detta görs i samarbete med BAS-intressenternas förening. Bolagsverket, SCB och Skatteverket gemensamt parallellt med införande av ensade begrepp i sin egen verksamhet. Alternativt, skulle arbetet kunna kopplas till arbetet med XBRL-formatet. Uppgiftslämnarutredningen arbetar med ett förslag kring förenklat och minskat uppgiftslämnande. Det är möjligt att ett genomförande av deras synsätt eller samorganisering av visst uppgiftslämnande kan lösa vissa av de problem som tas upp i denna rapport. Om det inte är så och om lösningen med eget utrymme inte blir genomförd föreslår arbetsgruppen att respektive myndighet i första hand ska hämta information från uppgifter som inkommit till andra myndigheter. Då krävs det en rättslig utredning som lägger förslag på lämpligast övergripande väg för att lösa detta dilemma avseende redovisningsinformation. I korthet: ska offentligheten för uppgifter om vissa företag ökas eller ska tillägg i lag göras för att reglera många myndigheters hämtning från vissa myndigheters sekretessbelagda verksamheter? Och hur obligatorisk ska hämtningen från annan myndighet vara? 4

5 1 Inledning De ekonomiska uppgifter om företag som myndigheter samlar in är viktiga för ett välfungerande samhälle. Uppgifterna ligger exempelvis till grund för: bedömning av finansiella risker inom Sverige och EU annan samhällsviktig statistik beskattningsbeslut beslut om tvångsåtgärder och allmän bedömning av företaget, exempelvis vid upphandling och affärsrelationer.. Kartläggningen av företagens uppgiftslämnande till 14 myndigheter 1 visar att det finns ett stort antal uppgiftskrav där ekonomiska uppgifter begärs in av myndigheter. Det handlar om totalt st av det totalt 1164 st uppgiftskrav, d.v.s. 24 %. Ett exempel på uppgiftskrav är Skyldighet att lämna inkomstdeklaration 2, vilket illustrerar att det kan handla om ett relativt stort antal uppgifter i varje uppgiftskrav. Regeringen beslutade den 26 april 2012 (dir. 2012:35) att tillkalla en särskild utredare med uppgift att presentera förslag som innebär att uppgifter som lämnas från företagen till statliga myndigheter som regel endast ska behöva lämnas en gång och till ett ställe. En viktig del i utredningens uppdrag var att föreslå en tekniskt verifierad, effektiv lösning som möjliggör informationsutbyte mellan myndigheter med ambitionen att detta utbyte av information sker direkt i den tekniska lösningen. Den första frågan som rent allmänt bör ställas av myndigheter är förstås om en viss uppgift verkligen behövs för att klara myndighetsuppdraget väl. Den andra frågan bör vara hur uppgiften ska hämtas in för att inte i onödan utgöra en börda för företaget och ändå hålla tillräcklig kvalitet för att kunna hanteras effektivt av myndigheten. Detta resonemang gäller inte minst ekonomisk information. En uppgift som en myndighet behöver, har idag ibland redan begärts in av en annan myndighet. De medverkande myndigheterna bedömer därför att det finns en samordningspotential för ökad återanvändning av ekonomisk information, eftersom samma ekonomiska uppgift samlas in flera gånger från företag. Samtidigt behöver detta utföras på ett sådant sätt att nyttan med samordningen väl täcker kostnaderna för densamma. 1 Siffrorna är hämtad från kartläggningen 2012 som genomfördes inom ramen för regeringsuppdraget till 14 myndigheter N2011/5884/ENT och förlängning N2012/311/ENT Uppdrag att genomföra insatser för att möjliggöra ett framtida förenklat och minskat uppgiftslämnande 2 Antalet uppgiftskrav där myndigheter svarat ja på frågan Innehåller ekonomiska uppgifter om företaget. 5

6 Vi använder i denna rapport begreppet företag enligt definitionen som arbetsgrupp GU har tagit fram: enskild näringsidkare, juridisk person eller övrig association som definieras genom minst en registrering som företag (godkänd för F-skatt, registrerat företagsnamn, moms-registrerad, arbetsgivarregistrerad). När vi resonerar om resultat- och balansräkningen har vi inte uteslutit någon företagsform, vilket betyder att exempelvis både börsnoterade aktiebolag och enskilda näringsidkare ingår i det vi föreslår. Samma sak gäller årsredovisningen. Det är dock inte lika många företag som har krav på sig att lämna årsredovisning, jämfört med de uppgiftskrav som rör resultat- och balansräkning. När vi skriver ordet redovisningsinformation menar vi den delen av ekonomisk information om företag som är kopplad till redovisningslagstiftningen. Resultat- och balansräkning, samt årsredovisningen, är av oss - måhända något förenklat - betraktad som den mest centrala delmängden av redovisningsinformationen. Med återanvändning avser vi att myndigheter hämtar information från en annan myndighet eller annan aktör som redan samlat in informationen från företag istället för att på nytt belasta företagaren. Med ordet myndighet menar vi myndigheter i allmänhet, vilket innebär att kommunala och landstingskommunala myndigheter ingår i begreppet. För fler begrepp som nämns i rapporten samt bilagorna, se ordlistan i slutet av denna rapport. 6

7 2 Nuläge Idag kräver olika myndigheter ibland in samma uppgift från företag, men har olika krav på hur uppgiften ska lämnas in, och kanske även när den ska lämnas in. Det innebär att företagaren måste lämna in samma uppgift till flera myndigheter och dessutom följa olika strukturer och format myndigheter satt upp för inlämnandet. Exempel på detta är: grunduppgifter, som namn, adress, firmatecknare, kommun, län etc. Dessa uppgifter måste ges in vid nästan alla myndighetskontakter. Bilden nedan är en förenklad skiss över dagens uppgiftslämnande från företag. Skissen visar också att viss information utbyts mellan myndigheter. 2.1 Inlämning av ekonomiska uppgifter från företagen När det gäller ekonomisk information, måste företagen ibland lämna en och samma uppgift till flera myndigheter. Dessutom kanske uppgiften måste lämnas vid olika tidpunkter på året, i olika former (papper, e-tjänst, maskinellt) och i olika format. Det är mycket att komma ihåg och hålla ordning på för att exempelvis kunna undvika straffavgifter eller andra påföljder. Större företag använder sedan länge IT-stöd, däribland ekonomisystem och andra affärsystemsmoduler i kombination med bankers och myndigheters automatiserade tjänster, medan många småföretag fortfarande är relativt pappersbaserade i sitt uppgiftslämnande till myndigheterna. Till småföretag har det relativt nyligen börjat erbjudas tjänster över internet, som kopplas till internetbanker m.m., på marknaden. Småföretag går därför nu över, från enklare hantering och Excelark till modernare lösningar, som innebär att automatiserat uppgiftslämnande till myndigheter ligger närmare till hands än tidigare. 7

8 2.2 Uppgiftshämtande - myndigheternas perspektiv Myndigheter har författningsreglerat stöd för att kräva in ekonomiska uppgifter om företag, i syfte att utföra sina uppdrag. Som verktyg för att få in uppgifterna har myndigheterna ibland befogenheter att besluta om sanktioner och andra påföljder. Myndigheterna är beroende av att få in uppgifter med god kvalitet och arbetar för en ökad automatisering av rutinärenden, både för att öka kvaliteten och minska kostnaderna. Därför är det viktigt att uppgifter är väldefinierade och i första hand kommer in på ett strukturerat, kvalitetssäkrat och elektroniskt, sätt. 2.3 Internationella förutsättningar Svensk lagstiftning inom redovisnings- och statistik områdena styrs och regleras ofta utifrån EU-direktiv, vilket gör att de svenska myndigheterna i mångt och mycket är styrda av dessa regleringar. Vi har även egna särregler i svensk lagstiftning. Under senare år har det blivit stort fokus på att minska den administrativa bördan för företag och privatpersoner både inom EU och i Sverige samtidigt som önskemålen om hög kvalitet och kontroll på den ekonomiska informationen om företag har ökat. Det främsta motivet för det är den ekonomiska oron i Europa och i övriga världen. Detta har bidragit till ökat fokus på behovet av standardiseringar av begrepp och format, för att kunna aggregera data från de olika länderna och göra analyser av god kvalitet. I bilaga 1 beskrivs mer i detalj vad som reglerar lagstiftningen inom redovisningsområdet just nu och vad som kommer att ske i framtiden inom området. I bilagan redovisas också möjligheter och utmaningar i samband med återanvändning av begrepp och data. 2.4 Räkenskapsuppgifter till Skatteverket Företagens deklarationsuppgifter till Skatteverket följer den beslutade standardiserade strukturen för räkenskapsinformation (SRU). Många företag, ca 64 procent (2012), lämnar in räkenskapsuppgifterna i elektronisk form till Skatteverket. De deklarationsuppgifter som kommer in på papper scannas och tolkas. De lagras därefter i strukturerad elektronisk form. Räkenskapsuppgifterna är sekretessbelagda hos Skatteverket, men kan lämnas ut till en annan myndighet efter ändamålsprövad författningsreglering. SCB hämtar i dagsläget SRUuppgifter från Skatteverket. Tack vare den strukturerade formen och det elektroniska formatet, kan uppgifterna tolkas entydigt och läggas till direkt grund för beräkningar, vilket minimerar manuellt arbete för både företagen och de två myndigheterna. 2.5 Årsredovisningar till Bolagsverket Företagets årsredovisning ska lämnas till Bolagsverket enligt samma tidtabell som gäller för deklarationen till Skatteverket. Skyldigheten att upprätta årsredovisning gäller alla aktiebolag, samt ett antal andra företagsformer (beroende på företagsstorlek). För närvarande måste årsredovisningen inges på papper. Nästa år (2014) är en PDF-baserad e- tjänst är planerad och ska finnas på verksamt.se. 8

9 Bolagsverket tillhandahåller årsredovisningar som offentlig information, i PDF-kopior eller på svartvita papperskopior, till den som begär ut informationen. Informationsupplysning sker också via telefonen. Bolagsverket har haft en maskinell inlämningstjänst för överföring av strukturerad årsredovisningsinformation, men tjänsten hålls för närvarande stängd bland annat på grund av bristande användningsgrad. Den låga användningsgraden berodde bl.a. på att företagen inte köpte in årsredovisningsmodulen till sina ekonomisystem, vilket i sin tur inte gav programvaruföretagen incitament till att anpassa modulen efter det internationellt standardiserade och strukturerade årsredovisningsformatet XBRL. 2.6 Statistikunderlag till Statistiska centralbyrån Statistiska centralbyrån (SCB) hämtar, med stöd i författning, strukturerad räkenskapsinformation maskinellt från Skatteverket. Det har därför nyligen fattats beslut om att inte minska antalet uppgifter i uppgiftskraven (standardiserad räkenskapsutdrag, SRU)från Skatteverket för att kunna fortsätta tillgodose kraven på bra statistikunderlag för nationella och europeiska riskbedömningar och beslut. SCB hämtar även uppgifter både maskinellt, via e-tjänster och manuellt från företagen, eller från privata aktörer som säljer uppgifter. Dessutom läser myndigheten årsredovisningar manuellt, från Bolagsverket. Trots att företagen fortfarande behöver lämna vissa uppgifter direkt till SCB, är SCB ändå genom användningen av räkenskapsuppgifterna från Skatteverket - ett gott exempel när det gäller återanvändning av ekonomisk information. Det är även ett exempel på hur regeringens styrning leder till ökad återanvändning av uppgifter, så att den administrativa bördan för företag (och andra enskilda) 3 minskar. 2.7 Uppgifter om företag till övriga statliga myndigheter Jordbruksverket och Transportstyrelsen hämtar uppgifter från företagen och från privata aktörer, samt läser årsredovisningsdokument men ingen av myndigheterna hämtar uppgifter från Skatteverket. Syftet med att hämta uppgifter från privata aktörer är dels att minska uppgiftslämnarbördan för företag, dels att effektivisera myndighetens arbete genom att hämta strukturerade uppgifter maskinellt. 3 Problem och möjligheter Nedan redovisas dels vilka problemområden som finns i dag avseende begreppsdefinitioner kopplat till ekonomisk information och dels vad som kan bli möjligheter om problemområdena åtgärdas. De begrepp som det oftast handlar om när det gäller myndigheternas inhämtande av ekonomisk information kommer främst från redovisningslagstiftningen. Idag har kanske samma begrepp olika innebörd beroende på vilket redovisningsregelverk som respektive företag följer. Tidigare var det mindre skillnad mellan ett begrepp beroende på företagets storlek i jämförelse med andra företag av annan storlek. Därför kommer det i framtiden vara av större vikt än idag att det klargörs dels vilket begrepp och regelverk som redovisas i 3 Det hindrar inte att företagen ändå behöver lämna sådana uppgifter till SCB som inte finns hos någon statlig myndighet. 9

10 samband med ett offentliggörande av ett företags ekonomiska och redovisningsmässiga information och dels vad som eftersöks av respektive myndighet. Myndigheterna kan också oavsiktligt använda begreppen på olika sätt, vilket gör det än mer otydligt för uppgiftslämnaren vad som efterfrågas. En samordning av de begrepp som används av myndigheterna skulle göra det enklare för uppgiftslämnarna, även om ingen ytterligare återanvändning av redan insamlade uppgifter kommer till stånd. För att det överhuvudtaget ska vara möjligt återanvända redovisningsinformation, måste den insamlande myndigheten använda definitioner för samtliga begrepp från normgivande myndigheter som Bokföringsnämnden och Finansinspektionen. Om det inte finns tydliga definitioner kan risken bli att en myndighet som behöver ekonomisk information inom redovisningsområdet istället begär in det direkt från företaget trots att informationen, eller kanske snarlik information, finns hos en annan myndighet. Det är alltså mycket viktigt att myndigheterna aktivt samarbetar i dessa frågor. Det behövs en gemensam begreppsmodell med begreppsbeskrivningar och utsedda begreppsägare. Begreppsmodellen behöver finnas i ett öppet gränssnitt i maskinläsbar form. Eftersom alltfler företag blir alltmer globaliserade är det också viktigt att de definitioner som används så långt som möjligt också stämmer överens med internationella definitioner. Det är viktigt att man i ett tidigt skede utreder hur det samordnade uppgiftslämnandet ska gå till. Ska en myndighet få till uppdrag att samla in alla uppgifter som övriga myndigheter behöver? Eller ska man inrätta en ny instans som sköter uppgiftsinsamlingen. Hur ska samarbetet mellan berörda myndigheter organiseras? Vem ska ha mandat att besluta om olika myndigheter inte kommer överens om t.ex. definitioner av begrepp, omfattning på insamlingen etc. Ska granskning, rättning och ev. komplettering göras gemensamt eller ska resp. myndighet sköta detta på egen hand för sina behov? 10

11 3.1 Styrning av myndigheterna I Riktlinjer för Europeisk statistik (Code of Practice) som gäller för EU:s medlemsländers statistikansvariga myndigeter fastslås i Princip 2.1 att de statistikansvariga myndigheterna får enligt lag använda administrativa uppgifter för statistikändamål samt i principerna de statistikansvariga myndigheterna medverkar vid utformningen av administrativa uppgifter så att de lämpas sig bättre för statistiska ändamål, Genom överenskommelser med ägarna till administrativa uppgifter görs ett gemensamt åtagande att använda dessa uppgifter för statistiska ändamål och De statistikansvariga myndigheterna samarbetar med ägarna till de administrativ uppgifterna för att säkra kvaliteten på dessa. Detta kan tolkas som en direkt uppmaning till myndigheterna att samarbeta för att bättre kunna återanvända de uppgifter som samlas in och utgör ett exempel på EU-styrning inom området. Ett annat EU-exempel är det beslutade direktivet inom redovisningsområdet. Av 7 Förvaltningslagen framgår att: varje ärende där någon enskild är part skall handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts. Vid handläggningen skall myndigheten beakta möjligheten att själv inhämta upplysningar och yttranden från andra myndigheter, om sådana behövs. Därtill finns krav formulerade i 6 Myndighetsförordningen (2007:515): myndigheten skall verka för att genom samarbete med myndigheter och andra ta till vara de fördelar som kan vinnas för enskilda samt för staten som helhet. I Sverige har riksdagen och regeringen beslutat om att statsförvaltningen ska vara innovativ, samverkande och effektiv (prop. 2009/10:175). Det innebär i praktiken att vi myndigheter behöver erbjuda elektroniska tjänster som passar ihop, samtidigt som vi tar hänsyn till sekretess och personlig integritet (regeringen.se/eforvaltning och edelegationen.se). I myndigheternas regleringsbrev för 2013 framgår det att regeringen förväntar sig att myndigheterna aktivt arbetar med att förenkla för företagen genom bättre lösningar. Nedan redovisas några exempel ur regleringsbreven för Enligt Skatteverkets regleringsbrev för 2013: Kommunikationen dator till dator för företag bidrar till ett effektivt uppgiftslämnande och en effektiv kommunikation till och från företagen. Skatteverket bör därför undersöka om det är möjligt att utveckla ett system, som företagen kan ansluta sig till för att elektroniskt överföra t.ex. deklarationsuppgifter till Skatteverket. Systemen på marknaden kan sedan anpassas för anslutning till Skatteverkets system för överföring. Detta ökar rättssäkerheten genom att det minskar felen i uppgiftslämnandet och kommunikationen blir även säkrare och snabbare. Skatteverket får i uppdrag att genomföra en förstudie för att undersöka möjligheten att utveckla ett system för ett effektivt uppgiftslämnande mellan företagets dator och Skatteverkets IT-system Enligt Bolagsverkets regleringsbrev för 2013: Bolagsverket ska tillhandahålla effektiva och ändamålsenliga system för registreringsärenden. 11

12 Enligt Statistiska centralbyråns regleringsbrev för 2013: Myndigheten ska se till att de regelverk och rutiner som myndigheten disponerar över är samordnade, kostnadseffektiva och enkla för medborgare och företagare. 12

13 Skatteverket har genomfört två förstudier: 1) Integrering bokföring skatteredovisning och 2) Tillhandahålla redovisningssystem. Slutsatserna i förstudierapporterna är samstämmiga med denna rapport. Alla förslag, i både förstudier och här, går ut på att skapa förbättrad integration mellan de bokföringstjänster företagen använder och statliga myndigheters tjänster som tar emot och lämnar uppgifter elektroniskt, för att åstadkomma nytta för företagen, myndigheterna och samhället i stort. 3.2 Ökad samsyn kring rättsliga förutsättningar för e-tjänster E-delegationen beslutade sommaren 2013 om en juridisk vägledning för verksamhetsutveckling. Där har rättsliga experter 4 kommit överens om ett synsätt kring serviceskede och eget utrymme som underlättar fortsatt övergång från pappershantering till e-vägen, samtidigt som hänsyn tas till sekretess och personlig integritet så att en myndighet (och andra) inte ges tillgång till uppgifter som man inte har rätt att se 5. Uppgiftslämnarutredningen är inne på samma tema i sitt delbetänkande (mars 2013) och förväntas ha med synsättet i sitt slutbetänkande (29 november 2013). 3.3 Standardisering av redovisningsformat I juni 2013 beslutades på EU-nivå, med ikraftträdande från den 1 januari 2020, att alla årsredovisningar för börsnoterade företag skall inlämnas i ett gemensamt elektroniskt format. Vilket elektroniskt format som kommer att krävas kommer att beslutas under 2016, men man skriver such as XBRL. För att samlat tillgängliggöra information om noterade företag ska vidare en europeisk internetportal skapas till den 1 januari Dessa initiativ berör ju direkt endast noterade företag, men det borde kunna innebära dels en drivkraft för ökad elektronisk ingivning av årsredovisningar och dels en drivkraft gällande standardisering av formaten på området. Även gällande finansiella företag utförs ett arbete med standardisering vid ingivandet av information till tillsynsmyndigheterna. På EU-nivå finns ett beslut om obligatorisk ingivning i XBRL-format fr.o.m. våren 2014 (Directive 2004/109/EC). När det gäller utveckling av tekniska lösningar för att få till stånd bättre möjligheter för återanvändning kan det, om det organiseras på ett bra sätt, innebära en situation då både företag, myndigheter och även programvaruföretag gynnas. 3.4 Elektroniska tjänster för att hålla reda på viktiga datum Erfarenheten visar att det är svårt att hålla reda på datum då uppgifter ska lämnas in till myndigheterna. Skatteverket publicerar därför publikt de datum som är viktiga för företag. Publiceringen görs, som ett första steg, i s.k. RSS-format. Publikt listade datum kan även bidra till ökade insikter hos närliggande verksamheter om hur uppgiftslämnandet skulle kunna underlättas. Ett andra steg, som innebär att viktiga datum aktivt skickas iväg till mottagare med hjälp av strukturerade elektroniska tjänster, skisseras. Arbetet sker i samverkan med Bankföreningen och några banker. 4 E-delegationens expertgrupp för rättsliga frågor kompletterat med synpunkter på vägledningsutkast. 5 Formuleringen ska tolkas som en allmän intention och inte som rättsligt bindande eller exakt. 13

14 3.5 Förenkling av underskriftshantering vid inlämning av uppgifter Dagens bristande rutiner vid underskrift i samband med elektroniskt uppgiftslämnande behöver förbättras, så att e-vägen kan användas fullt ut för alla rutinärenden i framtiden. Skatteverket arbetar för att det ska finnas valmöjligheter för den som har ansvar för att lämna uppgifter (ofta firmatecknare), eftersom det finns olika behov. Några vill lämna in och skriva under själva, medan andra vill använda ombud för att lämna in men ändå skriva under själva. Slutligen finns det firmatecknare som vill att ombud både ska lämna in och skriva under handlingarna. Det finns även behov av att förenkla hanteringen för den som ska och får skriva under många handlingar. Därför utreds möjligheten att myndigheten ska kunna erbjuda samtidigt undertecknande av flera handlingar, ibland även kallat massunderskrift. 14

15 4 Förslag Ett förslag är att åtminstone statliga myndigheter ska erbjuda en sammanhållen lösning på företagens behov att lämna en viss uppgift endast en gång. Vi föreslår därför att statsförvaltningen ska ändra sitt sätt att avkräva företagen redovisningsinformation. Syftet är dels att underlätta för företagen, dels att effektivisera offentliga myndigheters verksamhet, inklusive skapa en förbättrad rapportering till regeringen, riksdagen och EU utan att det innebär ökad börda för företagen. Förslaget går ut på att erbjuda företagen möjlighet att lämna strukturerad ekonomisk information, i elektronisk form, till företagets eget lagringsutrymme hos staten och att företaget ger myndigheter rätt till att hämta uppgifter därifrån. Samhället bör vidare sträva efter att skapa en gemensam begreppsvärld (taxonomi, systematik) för ekonomiska uppgifter om företag. De ekonomiska begreppen bör användas hela vägen från bokföring av enskilda transaktioner till myndigheternas elektroniska tjänster och vidare till sammanställning på nationell och internationell nivå, och sedan tillbaka i form av bl.a. begripliga myndighetsbeslut. Idag fungerar inte detta tillfredsställande och därför behöver vägledningarna, t.ex. Bokföringsnämndens, kopplas till den gemensamma begrepp Ge företag möjlighet att lagra ekonomisk information i eget utrymme hos staten Ekonomisk information kännetecknas av att den periodiseras, exempelvis per år och att skyldigheten att lämna vissa uppgifter till myndigheter är reglerat i författning och därmed i någon mening är förutsägbar. Vi föreslår därför att det rättsliga konceptet eget utrymme, i nedanstående bild illustrerat som ett grönt moln, utvärderas som lösning för redovisningsinformation. Om lösningen skulle införas blir det möjligt för företag att föra över ekonomisk information till företagets eget lagringsutrymme hos staten. Bild nedan visar framtidens uppgiftslämnande av ekonomisk information till eget utrymme hos en myndighet som ansvarar för det gröna molnet i bilden 15

16 Fördelen för företagen med eget utrymme hos staten är att uppgifterna kan lämnas på ett samlat och standardiserat sätt där, samtidigt som det råder 6 en naturlig sekretess i det egna utrymmet genom att uppgifterna som finns där inte kan anses inkomna till någon myndighet. Företagaren ska kunna medge att myndigheter får ta del av informationen i det egna utrymmet. De man inte väljer kommer att fortsätta kräva uppgifter på gängse sätt. Det återstår många frågor att utreda, t.ex. i vilken omfattning samordningen är värd kostnaderna som uppstår, hur medgivandet ska utformas, vilken myndighet som bör få ansvaret och i vilken takt utvecklingen bör göras, och vi föreslår därför att utredning genomförs, med nyttovärdering kopplat till omfattning som ett första steg. Därefter behöver regeringen fatta beslut om vilken myndighet som ska få ansvar för att hålla det egna utrymmet för ekonomisk information om företag och hur finansiering av den verksamheten ska lösas. Vi har under arbetets gång sett två andra alternativ: 1) att myndigheter hämtar sekretessbelagda uppgifter som har kommit in till en myndighet (på motsvarande sätt som SCB hämtar från Skatteverket i dag) eller att 2) offentliggöra ekonomisk information (på motsvarande sätt som Bolagsverket gör med årsredovisningar i dag men med strukturerad, elektronisk information), men bedömt att nackdelarna överväger fördelarna i de två alternativen. Nackdelarna handlar främst om sekretessfrågor, att en utbyggnad av Skatteverket-SCB-modellen ställer stora krav på ändamålsreglering eller att känslig information sprids i samhället i stort om ingen sekretess råder, samt svårigheter för exempelvis Skatteverket att minska sina krav på uppgiftslämnande. 4.2 Gemensamt format för redovisningsinformation - XBRL Vi föreslår att svenska myndigheter på sikt ska använda ett gemensamt, standardiserat, öppet och elektroniskt format för redovisningsinformation. Detta skulle leda till en långsiktig effektivisering för både företag och myndigheter i Sverige, men även till en förenklad kommunikation internationellt. Vi bedömer att det standardiserade och öppna formatet extensible Business Reporting Language (XBRL) är det format som myndigheterna bör välja. Skälen för bedömningen är: 1) Att EBA fattat beslut om införande av XBRL för den finansiella sektorn och Finansinspektionen har fattat följdbeslut om att införa XBRL under 2014 för svenska finansiella företag 2) EU:s avisering om kommande beslut år 2016 om ett gemensamt standardiserat format, med ett införande senast år ) En riksdagsmotion oktober 2013 om XBRL 4) Hittills genomförda förberedelser i Sverige, exempelvis hos Bolagsverket. Danmark och Nederländerna har infört XBRL. Tyskland har börjat inom vissa områden. Finland har startat ett konsortium inom XBRL-området. Australien, Nya Zealand och 6 Se Juridisk vägledning för verksamhetsutveckling 16

17 Portugal använder också XBRL. Nederländerna har beskrivit för SCB i Sverige att begreppsarbetet varit en viktig framgångsfaktor för att lyckas väl med XBRL-införandet. Om Sverige ska klara EU:s sannolika krav inför år 2020 är det angeläget att genomföra planeringsarbetet under Vi bedömer att det är den delen av redovisningsinformationen som utgörs av resultat- och balansräkningarna och resten av årsredovisningsinformationen, som bör prioriteras i standardiseringsarbetet. Om XBRL införs som bärare av redovisningsinformation, skulle det bidra till en mer effektiv hantering, ökad delning och transparens enligt XBRL-föreningen 7. Vi bedömer slutligen att övergångsperioden, då befintliga SIE- 8 och XBRL-formaten accepteras, behöver vara generös för att undvika ökade samhällskostnader. 4.3 Begreppsmodell för redovisningsinformation Målet för fortsatt arbete bör vara att över tid minska administrativa kostnader både för företag, programvaruföretag och myndigheter och samtidigt värna om kvalitet. Väldefinierade och ensade begrepp underlättar för att nå det målet och vore dessutom en bra grund vid kommande lagstiftningsarbeten inom redovisningsområdet. Vi föreslår därför att en gemensam begrepps- och informationsmodell för redovisningsinformation tas fram i samråd med Bokföringsnämnden och 7 XBRL Sweden, 8 SIE-föreningen, 17

18 Finansinspektionen, i syfte att ensa redovisningsbegreppen mellan företagen och offentliga myndigheter. Området omfattar främst resultat- och balansräkningar i årsbokslut, förenklat årsbokslut, samt årsredovisning. Begrepps- och informationsmodellerna behöver vara både visuellt och maskinellt läsbara och utgå från dagens vägledningar (K1, K2, K3) från Bokföringsnämnden, samt från tidigare projekt (det s.k. taxonomiprojektet). Hänsyn ska tas till Finansinspektionens regler för finansiella bolag och börsbolag, samt till EU:s, och då främst EBU:s, krav. Arbetet bör även utgå från lagstiftarens och normgivares förtydligande av basbegrepp, som är beskrivna i lagstiftningen och vägledningar. Ett första fokus är att myndigheter behöver gå igenom sina egna begrepp och på sikt anpassa sig till den gemensamma begreppsmodellen, men detta innebär inte att alla interna begrepp ska ersättas eller att denna del av arbetet måste göras i en handvändning. En annan viktig del för myndigheterna att kommunikation och service gentemot omvärlden om dessa begrepp. Det arbete som innebär att myndigheten kopplar ihop de gemensamma begreppen med myndighetens interna begreppsanvändning är en nödvändig förutsättning vid (ett eventuellt) införande av gemensamt redovisningsformat och återanvändning av begrepp och data. Begreppsarbetet behöver göras oavsett om konceptet eget utrymme införs, eller inte. Se förslag om arbetssätt i bilaga Författningsreglering om att myndighet ska hämta uppgifter hos myndighet i första hand Ett eget utrymme där myndigheterna kan hämta uppgifter om företag kanske inte är en tillräcklig åtgärd för att myndigheter i allmänhet ska ställa om sina rutiner. Vi föreslår därför att regeringen överväger att än tydligare ålägga statliga myndigheter att i första hand använda sådana uppgifter som redan finns hos en statlig myndighet om det inte finns skäl för myndigheten att begära uppgiften direkt från företaget eller annan enskild organisation. Om eget utrymme används, behöver regleringen eventuellt justeras efter detta. 4.5 Andra förutsättningar för att lyckas En av de viktigaste förutsättningarna för att kunna återanvända gemensamma ekonomiska begrepp och data från företagen är att det måste finnas vilja, styrning och egen nytta med samordning hos både företag, programvaruföretag, myndigheter och departement. Bokföringsnämnden, Finansinspektionen, de myndigheter som samlar in mest ekonomiska uppgifter från företag, företagens branschföreträdare och programvaruföretagen behöver alla bidra till arbetet. Det behöver skapas finansiella förutsättningar, t.ex. anslag och personella resurser för detta arbete. Arbetet behöver läggas upp på ett sådant sätt så att det blir ekonomiska vinster för företagen, myndigheter och samhället i stort. 18

19 5 Konsekvensanalys Översiktliga identifierade nyttor (siffran i den högra kolumnen motsvarar förslagen: 1. eget utrymme, 2. XBRL, 3. begreppsarbete och 4. Författningsreglering). Nyttor för företagen: Förslag 1 Förslag 2 Förslag 3 Förslag 4 Minskad administration X X X X lämna en viss uppgift endast en gång X X Enklare för internationella företag med samma format i olika länder X Enklare att förstå vilka uppgifter som ska lämnas X Minskad pappershantering X X X Maskinella kontroller minskar antalet fel och kompletteringsärenden X X X Frigör tid för värdeskapande aktiviteter X Summa Myndigheter: Slipper skanna X X X Minskad pappershantering X X X Maskinella kontroller minskar antalet fel och kompletteringsärenden X X X Ligger steget före EUbeslut X Bli varse varandras uppgiftskrav om vi ser metadata i eget utrymme X X X Ökat förtroende genom samverkan och mer strukturerad information med begreppssamordning X X X X Enhetligt och standardiserat X X 19

20 Nyttor för företagen: Förslag 1 Förslag 2 Förslag 3 Förslag 4 Följer EU-förordningar bättre (SCB idag godkänt, men inte väl godkänt, pga. metadata/begreppsdefintioner idag). Förvärras framöver pga. olika regelverk K1,. Minskat manuellt arbete X X X X Bättre kvalitet i myndigheternas verksamhet samt bättre metadata och mer information i elektronisk strukturerad form X X Snabbare processer med mer tillgänglig information X X X X Frigör tid för värdeskapande aktiviteter, t.ex. analys X X X X Lägre driftskostnader för insamlande av uppgifter X X X Uppfyller politiska mål, såsom Digitala agendan för Sverige X X X X Summa X X Inga negativa effekter för företag så länge det är frivilligt. 20