AFFÄRSSYSTEM I SVENSKA SMÅFÖRETAG

Transkript

1 Företagsekonomiska institutionen Kandidatuppsats EKONOMIHÖGSKOLAN VID Januari 2004 LUNDS UNIVERSITET AFFÄRSSYSTEM I SVENSKA SMÅFÖRETAG Handledare Per Magnus Andersson Hans Månsson Författare Carl-Johan Lindegren Staffan Norsbo Mattias Persson

2 Sammanfattning Titel: Affärssystem i svenska småföretag Seminariedatum: 16 januari 2004 Ämne/kurs: Författare: Handledare: Företag: Fem nyckelord: Syfte: Metod: Slutsatser: FEK 581 Kandidatseminarium, 10 poäng Carl-Johan Lindegren, Staffan Norsbo, Mattias Persson Per Magnus Andersson, Hans Månsson Gardena Norden AB, Kinnarps i Malmö AB, Regin Exomatic AB, Saturnus AB, Unikum AB Affärssystem, småföretag, upphandling, implementering, systemutvecklare. Vi vill med utgångspunkt i relevant teori, undersöka och beskriva svenska småföretags affärssystem och genom att jämföra med teorin analysera införandeprocessen och konsekvenserna av denna. En fallstudie med fyra användareföretag och en systemutvecklare. Fallstudien baserades på halvstrukturerade intervjuer med nyckelanvändare på respektive fallföretag. Empirien har ställts mot relevant teori och analyserats och diskuterats. Användareföretagen är nöjda med affärssystemet trots att varken upphandling och implementering följer teorins normer.

3 Abstract Titel: ERP-systems in small Swedish businesses Date: 16 th of January 2004 Course: Bachelor thesis in Business Administration, 10 Swedish Credits (15 ECTS) Authors: Advisors: Company: Keywords: Purpose: Methodology: Conclusions: Carl-Johan Lindegren, Staffan Norsbo, Mattias Persson Per Magnus Andersson, Hans Månsson Gardena Norden AB, Kinnarps i Malmö AB, Regin Exomatic AB, Saturnus AB, Unikum AB ERP, small businesses, purchasing, implementation process, software developer. To research and analyse the purchase processes of ERP-systems and its consequences in small Swedish businesses. A case study of four businesses using ERPsystem and one ERP-developer, through semistructured interviews with key users. The companies using ERP-system studied, are quit satisfied although both the purchasing and implementation obviously does not correspond to theory.

4 Innehållsförteckning 1 INLEDNING PROBLEMDISKUSSION SYFTE DISPOSITION METOD ARBETETS ÖVERGRIPANDE UPPLÄGG Val av studieobjekt Val av användareföretag VAL AV INTERVJUMETOD VAL AV INTERVJUPERSONER TEORI KARAKTERISTIK AV AFFÄRSSYSTEM INFÖRANDE AV AFFÄRSSYSTEM Orsaker Lönsamhetsbedömning Tillvägagångssätt AFFÄRSSYSTEMETS EFFEKTER PÅ FÖRETAGET EMPIRI INFORMANTINTERVJUN Systemutvecklaren Unikum AB Affärssystemet Pyramid FALLFÖRETAGEN Saturnus AB Karakteristik Införande Affärssystemets påverkan på organisationen Regin Exomatic AB Karakteristik Införande Affärssystemets effekter på företaget Gardena Norden AB Karakteristik Införande Affärssystemets påverkan på organisationen Kinnarps Malmö AB Karakteristik Införande Affärssystemets påverkan på organisationen SAMMANSTÄLLNING AV INTERVJUSVAR...29

5 5 ANALYS KARAKTERISTIK AV AFFÄRSSYSTEM Viktigaste funktionerna Ett integrerat system Branschanpassat, modulbaserat affärssystem Informationen som beslutsunderlag INFÖRANDE AV AFFÄRSSYSTEM Orsaker till införande Tillvägagångssätt vid införandet AFFÄRSSYSTEMETS EFFEKTER PÅ FÖRETAGET Anpassningen av affärssystemet till organisationen Införandets påverkan på organisationen SLUTSATSER REFLEKTIONER...39 KÄLLFÖRTECKNING...40

6 1 Inledning Dagens företag utsätts för allt hårdare konkurrens, en allt tuffare marknad som snabbt förändras av tekniska innovationer. Genom den informationsteknologiska (IT) utveckling som 90-talet kännetecknades av, sitter i dag alla företag med någon form av affärssystem. Företagen ska inte bara ha rätt och enkel information inom företaget, de ska även på ett smidigt sätt kommunicera med kunder, handelspartners och leverantörer och allt ska åstadkommas genom ett affärssystem. De stora utvecklarna av affärssystem är SAP, Oracle, Peoplesoft, Baan och J:D Edwards som med ett gemensamt namn kallas för The big five, deras bild av affärssystemet är ett system som ska ge en strömlinjeformad integration av informationer i hela organisationen (Davenport, 1998). I en mängd artiklar kan vi läsa om hur stora företag implementerat affärssystem och deras erfarenheter av detta. Vårt eget intresse för området grundar sig i våra erfarenheter av problematiken kring affärssystem som vi fått vid anställningar i olika företag. 1.1 Problemdiskussion Affärssystemen har under 90-talet växt i omfång från att koncentrera sig på rena redovisningssystem till att omfatta allt mer av företagens verksamhet och de processer som ingår i denna. I takt med att allt fler områden av verksamheten datoriserats har även systemleverantörerna utvecklat sina program till att omfatta dessa områden. Trenden går mot att allt fler företag köper färre men mer omfattande system för att hantera sina affärsprocesser (Lundberg, intervju ). Dessa integrerade system framhålls som en fördel av systemutvecklarna eftersom de minimerar dubbelarbete vid inmatning av data och framförallt ska bidra till en bättre kvalitet på informationen som genereras. Dessa argument har på senare år mött opposition. Belackarna menar att det inte alls är så att systemens bidrag till företagets framgång står i proportion till de mycket stora kostnader som är förenade med införandet av systemen och att ett affärssystem dessutom tvärtom kan hindra ett företag i verksamheten. I extremfall tillskriver man hela konkurser på att företaget ifråga infört ett affärssystem (Davenport 1998). 1

7 I kurslitteratur och i media fokuserar man vanligen på stora välkända företag ofta med kända varumärken när man behandlar ekonomiska frågor. En stor del av alla företag är emellertid väldigt små i förhållande till de mer kända storföretagen. Småföretagens betydelse för tillväxten har aktualiserats på senare tid, inte minst i den senaste valdebatten. En majoritet av de politiska partierna ( & sätter nu sin tillit till dessa. Exempelvis sägs det på Socialdemokraternas hemsida att: De små företagen blir en allt viktigare del av svensk ekonomi och därmed för tillväxt och sysselsättning. ( Oavsett åsikt om affärssystemens förtjänster är det så att de undersökningar som vi har studerat har varit genomförda utanför Sverige och det är, jämfört med svenska förhållanden, mycket stora företag som diskuteras. T.ex. har det som definieras som små företag under 1000 anställda (Mabert et al., 2003). I europisk statistik omfattar detta alla storleksklasser av företag. Småföretag definieras av EU statistikorgan Eurostat, i enlighet med commission recommendation 96/280/EC, som företag med anställda (Nordström, telefonintervju ) Man kan alltså ifrågasätta dessa undersökningars relevans både för svenska förhållanden i allmänhet och för småföretag i synnerhet. Vi tycker därför att det skulle vara intressant att jämföra litteraturen om affärssystem med förhållandena i ett antal svenska småföretag. Med utgångspunkt i en litteraturstudie vill vi beskriva centrala delar av små företags erfarenheter av affärssystem. Genom att jämföra dessa erfarenheter med vad litteraturen säger om stora företag kommer vi att analysera de resultat vi får fram. För att undersöka detta behöver vi först beskriva fallföretagens affärssystem för att se om de har samma karaktärsdrag som i de studier vi använder oss av. Med detta som grund vill vi sedan besvara två övergripande frågor, diskuterade nedan. Det första området är själva införandeprocessen. Vi vill studera vad som låg bakom beslutet att ersätta det gamla systemet. Det blir då intressant att undersöka om företagen själva utrett alternativa lösningar till de problem som affärssystemet anses lösa. En annan sida av införandeprocessen är de praktiska aspekterna som vilka kriterier som användes vid valet av system, tillvägagångssättet vid implementeringen och även vilka personer som var involverade i processen och på vilket sätt. Vi vill också studera i vilken utsträckning företagen anpassar affärssystemet efter de egna behoven men även hur mycket den egna organisationen anpassas efter affärssystemets krav. Detta leder till frågan: Hur går det till när affärssystem införs i svenska småföretag? Följdfrågan blir då: Vilka konsekvenser får införandeprocessen? 2

8 1.2 Syfte Vi vill med utgångspunkt i relevant teori, undersöka och beskriva svenska småföretags affärssystem och genom att jämföra med teorin analysera införandeprocessen och konsekvenserna av denna. 1.3 Disposition När vi bekantade oss med litteraturen, kom vi fram till tre intressanta aspekter kring användandet av affärssystem. Vi har därför disponerat teori-, empiri- och analyskapitlen utifrån dessa aspekter. Vi börjar med att diskutera vad som kan sägas utgöra ett affärssystem, och hur våra fallföretags affärssystem ser ut. Därefter behandlar vi varför och hur företag skaffar och implementerar affärssystem. Slutligen undersöker vi vilka effekter affärssystemet har på företaget. Vi har i början av vårt uppsatsarbete genomfört en informantintervju med Unikum AB som utvecklar affärssystemet Pyramid. Denna intervju har fått en egen avdelning i empirin eftersom den inte kan disponeras på samma sätt som fallföretagens intervjuer och inte heller har samma roll i analys och slutsatser. 3

9 2 Metod 2.1 Arbetets övergripande upplägg Eftersom vi vill undersöka svenska småföretags erfarenheter av affärssystem, är det företagen som organisationer som är intressanta i vår studie. För att kunna uppfylla vårt syfte att använda teorin på svenska förhållanden behöver vi gå igenom litteratur om affärssystem för att ha denna som utgångspunkt för den empiriska studien. Det är däremot inte fråga om traditionell teoriprövning i den meningen att vi vill bekräfta eller falsifiera teorin. Det blir snarast fråga om en jämförelse med förhållandena i små svenska företag. För att kunna genomföra detta måste vi ta reda på småföretagens erfarenheter av affärssystem. Då företagen i sig inte kan ha några erfarenheter måste vi emellertid ta vägen via människorna i dem. Att beskriva människors upplevelser av sin omvärld är komplext för att inte säga omöjligt att greppa. Vi fokuserar på en viss liten del av denna omvärld nämligen erfarenheter av och synen på affärssystem. För att få en fyllig beskrivning av problemområdet och därigenom ett bra underlag för vår analys, är det viktigt att kunna fånga upp så många sidor av problemet som möjligt. Denna ambition att studera människors erfarenheter och resonemang kring affärssystem gör undersökningar av enkätkaraktär, som ger mer översiktliga svar, olämpliga. Istället väljer vi att använda intervjuer som redskap i vårt kunskapssökande. Nackdelen med intervjudata är att det, pga. dess heterogenitet och de få observationer som är möjliga, är svårt att generalisera resultaten. Det är nödvändigt att prioritera mellan generaliserbarhet och djup i studien med tanke dels på projektets ramar i form av resurser men även allmänna kognitiva begränsningar hos oss som undersökare eftersom antalet variabler som kan behandlas i en studie med nödvändighet minskar i takt med att antalet studieenheter ökar. Det blir alltså ett underordnat önskemål att kunna generalisera i strikt mening. Eftersom vår studie är både beskrivande och teoriprövande blir antalet variabler stort. Det är därför lämpligt att vi använder oss av en fallstudie. (Andersen 1998) Vi valde att inleda vårt arbete med att genomföra en informantintervju, vilket Andersen (1998) anser vara en lämplig start på ett projekt för att skapa sig en bättre bild av problemområdet, i vårt fall affärssystem i småföretag. Informanten bör ha förstahandskunskap vilket vi anser oss uppfylla genom att intervjua 4

10 Torsten Lundberg som är marknadsdirektör på Unikum AB, som utvecklar affärssystemet Pyramid. Efter att ha genomfört denna framstod det som ogörligt att studera enbart en modul för att på så sätt få en hanterlig omfattning på undersökningen, vilket vi hade övervägt i inledningsskedet. Det hindras enligt Lundberg av att nästan alla företag köper ett helt system från början vilket gör att de har svårt att skilja ut och bedöma den enskilda modulen. Försäljningen är uppbyggd på paketlösningar som är standardiserade för olika typer av företag t.ex. handelsföretag eller tillverkande företag. Det blir därför helheten som bedöms av kunderna och de skulle sannolikt ha svårt att diskutera en enskild moduls betydelse för valet av affärssystem. Genom intervjun med Unikum fick vi också snabbt klart för oss att det inte kan bli frågan om en ingående studie av funktionerna i systemet. Det finns alldeles för många rutiner och användningssätt för att vi på ett bra sätt ska kunna basera vår undersökning på att vi har en förståelse för hur programmet handhas i daglig drift. I och med att undersökningen därmed får en mer övergripande karaktär, är det befogat att vidga fokus och se på affärssystem som en helhet Val av studieobjekt Vi har valt att studera affärssystemet Pyramid, som vi tidigare nämnt är utvecklat av Unikum AB. Valet avgjordes av att Pyramid enligt Unikum AB är anpassat för företag med mellan 10 och 100 anställda ( vilket är nästintill synonymt med storleken på de företag vi avsåg att studera. Det fanns också praktiska aspekter så som geografiska avstånd vilka spelade en avgörande roll. Dessa löstes av att Unikum AB har huvudkontor i Lund vilket gjorde det lättare för oss att kunna genomföra personliga intervjuer, som vi ansåg vara en förutsättning för vi skulle kunna skapa oss en rättvisande bild av affärssystemet och dess utvecklare. I förlängningen medförde detta också att de användareföretag vi skulle studera kunde hittas i samma geografiska område. Det kan vara en brist att vi endast studerar ett affärssystem eftersom det blir omöjligt att jämföra de data vi samlar in med data om andra system och på det sättet säkrare förstå vad som är systemspecifikt och vad som är mer generellt för affärssystem (Lundahl & Skärvad, 1999). Vi är dock inte ute efter att generera allmängiltig teori utan att exemplifiera hur det kan gå till och, framför allt, förstå hur de inblandade resonerar i svenska småföretag. För att uppnå detta har vi därför valt att begränsa oss till ett affärssystem, och därmed en systemutvecklare, men att studera flera företag som använder systemet. Genom att hålla systemet konstant i undersökningen minskar vi antalet förklaringsgrunder och kan dra säkrare slutsatser utifrån våra data. Resultaten skulle dessutom kunna bli urvattnade på det 5

11 sättet och vi anser oss därför kunna skapa en bättre bild av affärssystemets roll och användning i småföretag. För att kunna jämföra flera affärssystem skulle det krävas fler användarföretag och undersökningens omfattning skulle därmed hamna utanför vad vi anser vara rimligt för en tio veckors kandidatuppsats. Vi tror inte heller att det är praktiskt möjligt att med god kvalitet granska mer än ett system på denna korta tid Val av användareföretag Vi har valt att studera företag som bedriver två olika typer av verksamhet eftersom vi anser att detta ger oss en mer nyanserad bild affärssystem, dessutom tror vi att det kan vara intressant att studera om det finns några skillnader mellan typerna. Vi hoppas också kunna försäkra oss om en viss begränsad variation i svaren. Detta skulle vid jämförelse kunna användas som förklaring till avvikande resultat, men kanske framförallt underlätta de försiktiga generaliseringar vi hoppas kunna göra. Vi tror också att en sådan jämförelse kan hjälpa oss att lättare se mönster i fallföretagens erfarenheter av systemet. För att kunna hitta dessa olika typer av företag vände vi oss till Unikum AB för att på så sätt kunna identifiera dels olika typer av företag och dels företag av rätt storlek inom dessa grupper. Unikum AB menade att de levererar olika versioner av Pyramid till olika typer av företag. Det handlar då främst om olika uppsättningar av moduler. Efter inrådan från Unikum AB valde vi ut typerna handelsföretag och tillverkande företag, eftersom grupperna uppgavs ställa olika krav på affärssystemet. Detta till följd av att gruppernas olika verksamheter karakteriserades av olika grad av komplexitet. Vi fick en lista med namn på olika företag som använde Pyramid och som passade in i kategorierna. Att välja fallföretag på detta vis skulle kunna medföra det som Peters (1998) karakteriserar selection bias, det vill säga att de utvalda företagen bara är sådana som Unikum AB är väl bekanta med och som kan karakteriseras som mönsteranvändare. Vi tror dock att det hade varit en både tidsödande och svår process att på egen hand söka rätt på användareföretag av rätt storlek och typer. Genom att vara medvetna om risken med sättet att välja och ha det i åtanke under studiens genomförande hoppas vi kunna minimera problemet. Giltigheten av de resultat som en fallstudie genererar ökar i takt med antalet fall (Lundahl & Skärvad, 1999 & Peters, 1998). För våra syften har vi valt att använda oss av en multipel fallstudie med fyra användarföretag, två av varje typ. Som tidigare nämndes vore det önskvärt att studera ett större antal företag från respektive grupp, men vi beslutade utifrån arbetets tidsbegränsning för två företag från varje grupp. Vi anser oss på detta sätt kunna skapa en god bild av 6

12 affärssystemet Pyramid, vad företagstyper spelar för roll för användandet av systemet och det ger oss också möjlighet att göra vissa försiktiga generaliseringar kring vad som kan vara mer allmänna fenomen. 2.2 Val av intervjumetod Personliga intervjuer ger möjlighet till djupare förståelse för personernas erfarenheter av användningen av affärssystem. Det skulle vara bra med hänsyn till vårt syfte att genomföra öppna och ostrukturerade intervjuer där samtalet förs som en diskussion och där utrymmet för den intervjuade blir maximalt (Andersen, 1998). På det sättet skulle vi få mest information och bäst möjligheter att förstå och tolka personernas inställning till och erfarenheter av affärssystem. Flera skäl talar emellertid emot denna typ av intervju. Det ställer stora krav på intervjuarens förmåga att föra ett så lättflytande samtal som möjligt och samtidigt lyssna, tolka och ställa fördjupande frågor. Det är även svårt att veta var man hamnar om man bara har några vagt definierade områden som skall beröras. Det omfattande materialet skall gärna dokumenteras ordagrant. Analysarbetet med detta material skulle bli väldigt omfattande och ställa stora krav på vår kunskap och erfarenhet om tolkningsarbetet (ibid.). Vi är dessutom intresserade av att jämföra de olika intervjupersonernas svar vilket förenklas av en viss struktur i frågorna (Lantz, 1993). Eftersom vi dessutom har begränsat med både tid och erfarenhet av denna typ av uppgifter väljer vi därför att genomföra intervjuerna som halvstrukturerade. Vi förbereder områden som vi vill undersöka och utifrån dem övergripande frågor som vi har möjlighet att ställa följdfrågor på och fördjupa oss i när vi tycker att det behövs eller finner det intressant. Med denna uppläggning är det större chans att man får ett användbart material (Andersen, 1998). Vi kommer dessutom att följa upp eventuella oklarheter genom telefonintervjuer för att ytterligare höja kvaliteten på materialet. Vi tappar således vissa kvaliteter av intervjupersonernas föreställningsvärld men å andra sidan kan vi koncentrera oss och göra ett bättre arbete med det material vi samlar in. Andersen (1998) tar upp problemet med att intervjua personer i ledande ställningar. Problemet kan i vårt fall förstärkas av skillnader i ålder och eventuellt utbildningsnivå. Andersen menar att personer i sådana positioner är vana att leda diskussioner och därför kan ta över intervjun och styra in den på områden som intresserar dem. Att vara välförberedd både genom att vara påläst om ämnet och att ha väl genomtänkta frågor anser Andersen vara bra sätt att förebygga problematiken, vilket ytterligare stärker valet av en halvstrukturerad intervju. Andersen rekommenderar också att intervjun genomförs av mer än en person, varför vi valt att genomföra våra intervjuer med minst två intervjuare. 7

13 2.3 Val av intervjupersoner Wu & Wang (2002) delar in användare av ett affärssystem i slutanvändare (endusers) och nyckelanvändare (key-users). Slutanvändare har bara kunskap om specifika delar av affärssystemet som de behöver i sitt arbete och en begränsad kunskap om företagets affärsprocesser. Nyckelanvändare har centrala positioner i organisationen och goda kunskaper om både företagets affärsprocesser, affärssystemet och om sitt område i organisationen. De fungerar som lärare och stöd för slutanvändarna och bidrar i hög grad till implementeringen av systemet. Wu och Wangs (ibid.) idéer om nyckelanvändare gäller mycket stora företag. En liknande uppdelning borde emellertid finnas även på mindre företag. Med tanke på våra fallföretags storlek räknar vi med att nyckelanvändare kan tänkas vara den person som är ansvarig för affärssystemet, oftast ekonomichefen. Det bör också vara dessa personer som sköter kontakterna med producenter och återförsäljare av affärssystemet. Vi anser att nyckelanvändarna borde vara bäst lämpade att svara på våra frågor, då vi intresserar oss för frågor kring affärssystem på en övergripande nivå snarare än en specifik del och dess problem. De roller våra intervjupersoner har kan beskrivas som en blandning av de Lundahl och Skärvad (1999) identifierar som experter och direkta intressenter. Experter är de i det avseendet att de är ansvariga för affärssystemet på företaget vi studerar. De är dock inte experter på affärssystem i allmänhet utan kan snarast ses som experter på det i deras företag implementerade affärssystemet. I ett större perspektiv kan de därför också ses som direkta intressenter då affärssystemet är en del av deras vardag och direkt påverkar deras arbetssituation. Att intervjua direkta intressenter anser Lundahl och Skärvad (ibid.) vara känsligt då det kan finnas intressekonflikter mellan intervjuaren och dem. Då vi måste erkänna att vår studie knappast kommer att påverka deras framtida arbetssituation tror vi att risken för att de skulle känna sig hotade eller besvärade av att svara på våra frågor är liten. Det problem som skulle kunna uppstå är istället kopplad till deras expertroll där de i vissa fall kan vara ansvariga för införandet av affärssystemet och därför kan ha svårt att ställa sig kritiska till det (Malmi, 2001). Problemet kan också kopplas till risken för prestigebias, det vill säga risken för att den intervjuade svarar så som det förväntas av henne (Dahmström, 1996) och att denne därför undviker att tala om problem som berör deras företag. För att kunna upptäcka sådana svar är det viktigt för oss att följa upp frågorna och inte nöja oss med ett svar utan att ha förstått grunden till det. 8

14 3 Teori I detta kapitel redovisar vi litteraturen som vi har använt i detta arbete för att skapa en teoretisk grund för affärssystem. För att lättare förstå teorin så har vi delat upp den i tre områden nämligen: Karakteristik av affärssystem, Införande av affärssystem och Affärssystemets effekter på företaget. 3.1 Karakteristik av affärssystem Begreppet enterprise resourse planning (ERP) härstammar enligt Mabert et al. (2003) från tidigt 90-tal då det användes för att beskriva ett informationssystem som genom en gemensam arkitektur integrerar företagets olika funktioner och kopplar ihop företaget med dess kunder och leverantörer. Enligt Mabert et al. (2001) har ett ERP-system fyra karaktäristiska drag. Systemet ska omfatta de viktigaste av företagets funktioner som t.ex. redovisning, produktion och lager. Dessa funktioner ska vara integrerade med varandra så att dubbellagring av data blir minimal och förändringar på ett ställe i systemet automatiskt genererar uppdaterade uppgifter i hela systemet. Vidare ska systemet vara uppbyggt av moduler som kan användas tillsammans eller oberoende av varandra, men som även kan användas med specialiserade påbyggnadsprogram. Ett karaktärsdrag är även enligt Mabert et al. att systemen finns i olika varianter som är anpassade efter olika branschers behov. Det centrala för Mabert et al. är alltså inte att det ska vara en enda systemleverantör utan att systemet är integrerat. (Mabert et al. 2001) Att det är svårt att endast använda en enda leverantörs affärssystem understryks i en artikel av Hyvönen (2003). Han resonerar där om vad som kan räknas till ett ERP. Hyvönen konstaterar att det är mycket ovanligt att företag bara har en enda tillverkares ERP. Trots att man har alla moduler från en systemutvecklare så kompletterar de flesta företag ofta detta med något äldre system som inte är konverterat till det nya. Detta stöds av Maberts et al. (2001) undersökning. Hans resultat visar att trots att systemutvecklarna talar om totallösningar så kan en enda systemutvecklare inte täcka alla behov. Ofta kompletteras ett ERP med specialiserade program för t.ex. beslutsstöd och statistikgenerering. Mabert et al. (2003) visar i en senare studie att företag varierar väsentligt i hur stor grad de 9

15 förlitar sig på ett ERP, blandar moduler från olika systemutvecklare eller skapar egna program. Davenport (1998) använder begreppet enterprise system (ES). Detta beskriver han som en enda omfattande databas, som samlar in och levererar data från och till olika moduler som stödjer i stort sett alla verksamheter företaget bedriver och där en förändring av uppgifter på en plats automatiskt förändrar relaterad information. Enligt Davenport är syftet med ett ES att samla ihop större företags fragmenterade information som samlats in i äldre system men som inte kan integreras i dessa. Davenport betonar precis som Mabert et al.(2001) att det viktigaste karaktärsdraget i affärssystemet är att det är integrerat så att redundansen minimeras. Genom att fokusera på de stora företagen understryker Davenport att vinsterna med ett integrerat system är större för ett större företag även i relativa termer. Han menar att ett ES ger ökad produktivitet genom att effektivisera informationsflödet i företag. Det genereras bättre och snabbare information i ett integrerat system. ES ska vara ett instrument för styrning genom att ge beslutsunderlag till ledningen. (Davenport, 1998) Davenport (1998) sätter likhetstecken mellan ERP, ES och Business Systems. Vi ser dessa begrepp som synonyma med det svenska begreppet affärssystem. Som en sammanfattning av teorin ovan använder vi i detta arbete följande definition av affärssystem. Det ska vara ett integrerat system, uppbyggt av självständiga moduler anpassade för branschen som täcker de vikigaste funktionerna i företaget och som genererar information som används som beslutsunderlag. 3.2 Införande av affärssystem Orsaker Orsaker till att införa ett affärssystem är enligt Davenport (1998) dels att det kostar mycket att ha flera system men framför allt att man kan få ut mer och bättre information ur ett integrerat system. I en studie som Mabert et al. (2001) genomförde var den främsta anledningen till att införa ett affärssystem att företagen ville förenkla och standardisera sina IT-system. I andra hand ville man få mer korrekt information för att underlätta samarbetet med kunder och leverantörer. I tredje hand ville man skaffa sig mer lättillgänglig och bättre data för att skapa strategiska fördelar. Mabert et al. (2001) sammanfattar det som att orsakerna varierar men generellt såg företagen affärssystemet som en lösning på affärsproblem, inte en lösning av tekniska problem som t.ex. år

16 problematiken. I en annan studie av Mabert et al. (2003) anges förutom de ovan nämnda skälen också att företagen vill minska kostnaderna för systemen och konkurrenstrycket som två orsaker till införandet av affärssystem. I samma studie genomför Mabert et al. en surveyundersökning där han delar upp företag i tre grupper efter deras storlek. Orsakerna till att man inför ett affärssystem varierar där med storleken genom att mindre företag är signifikant mindre intresserade av att standardisera och förenkla systemen såväl som av att förenkla uppgraderingar av systemen. Mabert menar att en orsak till resultaten kan vara att större företag normalt har fler äldre system än mindre företag. Därmed blir vinsterna större för de större företagen. Även de strategiska fördelarna med ett system är mindre viktiga för de mindre företagen. Enligt Davenport (2001) kan ett integrerat affärssystem i princip införas av helt motsatta skäl. Dels kan införandet vara en möjlighet att se över och effektivisera företagets rutiner och skaffa sig mer kontroll över organisationen, dels kan man använda systemet som ett verktyg för att skapa innovationsförmåga genom att sprida informationen och decentralisera beslut. En paradoxal effekt av införandet av ett affärssystem är därför enligt Davenport att det skapar en plattare organisation genom att sprida informationen samtidigt som kontrollen över informationen centraliseras. För att systemet ska fungera måste man även standardisera affärsprocesserna på ett sätt som normalt förknippas med en hierarkisk kontrollorganisation Lönsamhetsbedömning En investering i ett affärssystem kan bli mycket kostsam (Mabert et al., 2001) och det är därför naturligt att ställa sig frågan hur företag mäter de resultat ett affärssystem medför? För att rättfärdiga affärssystemet gör de flesta företag beräkningar av ROI, d.v.s. uppskattar hur stor avkastningen på det investerade kapitalet kommer att bli (Mabert et al., 2003). Att göra sådana uppskattningar anser dock Kalling (1999) vara svårt då investeringen i affärssystem får konsekvenser för hela organisationen, både för de delar som direkt berörs men även delar som är mer perifera i förhållande till källan. Han menar att kostnaderna är förhållandevis enkla att spåra medan konsekvenserna av införandet i form av intäkter eller strategiska fördelar är mer komplicerade och därför svårare att spåra. Han framhåller också att effekterna av affärssystemet visar sig relativt långt efter att den initiala investeringen gjorts och att det därför är svårt att se en direkt koppling mellan dessa. Det har trots svårigheterna med uppskattningarna visat sig att flertalet företag gör sådana och förväntar sig en positiv avkastning (Mabert et al., 2003). I en undersökning av Mabert et al. (2001) visar det sig dock att 11

17 åsikterna kring hur högt ROI är för en sådan investering går isär. I rapporten redovisas ROI inom intervallet 5 % till 20 % (ibid.). En aspekt kopplat till Kallings (1999) resonemang är hur lång livstid affärssystemet förväntas ha. Flera undersökningar har visat att företagen som gjort investeringar i affärssystem beräknar livstiden till över 10 år (Mabert et al., 2001 & Davenport, 1998) För att ytterligare belysa de ekonomiska aspekterna av affärssystemet, kan man för att få en klar bild av hur investeringens kostnader är allokerade, bryta ner dem till olika delkostnader i form av kostnader för mjukvara, hårdvara, konsulttjänster och utbildning av personal. Intressant för vårt syfte är att en undersökning av Mabert et al. (2003) har visat att småföretag spenderar större andel av sina kostnader på mjukvara och hårdvara vilket får till följd att mindre resurser läggs på övriga delar. Författarna har dock haft svårt att spåra något samband mellan kostnader ett affärssystem medför och de vinningar som kan fås av det. (Mabert et al., 2003) Tillvägagångssätt I den litteratur vi studerat spåras framgång i användande av affärssystem oftast till på vilket sätt de infördes (Davenport, 1998, Kalling, 1999 och Mabert et al., 2001). Davenport (1998) menar att det företag som inför ett affärssystem utan att först förstått konsekvenserna av det, kan ha skapat sin egen mardröm. Hyvönens undersökning (2002) visar också att noggrann utvärdering av företagets behov innan man väljer system är nödvändig för att lyckas. Detta dels beroende på att affärssystemen är så pass dyra och dels för att det är oerhört tidskrävande att ändra på ett felaktigt system. Företagsledningen bör därför vara säker på att det är ett affärssystem som är lösningen på deras problem (Kalling, 1999) och för att förstå konsekvenserna av det bör de enligt Davenport (1998) ta ställning till frågorna nedan. Hur kommer affärssystemet stärka vår konkurrenskraft? Kan affärssystemet skada vår konkurrenskraft? Måste affärssystemet omfatta alla våra funktioner eller kan vi begränsa oss till några moduler? Finns det andra alternativ för information management som skulle passa företaget bättre än ett affärssystem? Detta blir extra viktigt då inte bara användandet av ett affärssystem kan bli kostsamt utan även själva implementeringen kan för ett litet företag enligt Mabert et al. (2001) komma att kosta över $1 miljon och i värsta fall ta flera år. 12

18 Företagsledningen bör därför lägga samma vikt vid införandet av affärssystemet och göra samma noggranna beräkningar som vid en konventionell investering i produktionsutrustning eller liknande (Mabert et al., 2001 och Kalling, 1999). Även efter att beslutet om införande är taget är det viktigt att företagsledningen är djupt involverad i processen för införandet av affärssystemet och på ett tidigt stadium satt mål för användningen av det (ibid.). Davenport (1998) har genom en studie av 50 amerikanska företag visat att målen främst bör sättas utifrån ett organisatoriskt och strategiskt perspektiv för att de bästa resultaten ska nås. Wu och Wang (2002) menar att graden av tillfredsställelse med systemet har ett direkt samband med hur involverade användarna är i implementeringsprocessen. Mabert (et al, 2001) säger att en arbetsgrupp, bestående av ett tvärsnitt av användarna tillsammans med experter, bör bildas för att i förväg detaljplanera implementeringen av affärssystemet. Vikten av planering är något som de flesta företag är medvetna om men trots detta varierar utsträckningen av planeringen mellan olika företag (Mabert et al., 2003). De bör ta fram mått för att visa hur väl systemet används. Måtten ska inte enbart vara av teknisk karaktär utan ska även spegla hur den operationella verksamheten påverkas av affärssystemet. Exakt vilka mått och hur de ska utformas är inget som diskuteras i litteraturen utan detta lämnas till företaget självt att ta fram. Detta anser vi vara en brist då vår erfarenhet säger oss att det är svårt att ta fram lämpliga icke-tekniska mått. Arbetsgruppen bör också beakta på vilket sätt och i vilken utsträckning externa konsulter ska användas för att säkerställa överförande av kunskap kring systemet till den egna organisationen och på så sätt bygga upp egen expertis (ibid.). Detta är inte minst viktigt ur ett ekonomiskt perspektiv då kostnaden för konsulttjänster i mindre företag står för närmare 25 % av de totala kostnaderna för ett affärssystem (Mabert et al., 2003). Som ett led i detta ska även utbildning och senare fortbildning av användarna planeras. Detta är en del av processen som i många fall underskattas trots affärssystemens komplexitet. Kalling (1999) går till och med så långt att han menar att lärandet är den viktigaste fasen vid införandet av ett affärssystem. Detta då organisationen inte bara lär sig om affärssystemet i sig utan även om organisationens egna rutiner och processer. En viktig komponent i utbildningen är att den anpassas efter de roller användarna har och i vilken utsträckning de kommer att använda systemet. Det har också visat sig framgångsrikt att låta de först och mest utbildade användarna i sin tur utbilda andra användare. (Mabert et al, 2001) 13

19 3.3 Affärssystemets effekter på företaget Davenport (1998) menar att affärssystem kräver standardisering av affärsprocesser. Problemet med affärssystemen är att det är tillverkarna av systemen som definierar vad som är bra processer. Detta innebär att införandet av ett affärssystem påverkar företagets strategi, kultur och organisation. Visserligen kan man välja att använda de bästa modulerna från olika systemutvecklare men komplexiteten i systemen gör ändå att ändringar i dem blir opraktiska eftersom det är svårt att uppgradera sådana systemen. Att anpassa systemen oavsett antal tillverkare är också väldigt kostsamt. De flesta väljer därför att anpassa eller helt göra om sina processer efter systemen. Maberts et al. (2001) undersökning nyanserar bilden något. De konstaterar att de flesta företagen anpassar sitt affärssystem men i väldigt olika omfattning. Generellt gäller att ju större företagen är, desto mer anpassar de systemet efter sina behov. Mabert et al. förklarar detta med att större företag har mer komplicerade processer. Alla förändringar leder till längre implementeringstid och högre kostnader. Detta kan vara en annan anledning till att de mindre företagen anpassar sig mest efter systemet. Hyvönen (2002) menar att det finns anledning att ifrågasätta om affärssystemen har möjlighet att vara tillräckligt flexibla för att möta företagens behov. Affärssystemet tvingar enligt Davenport (1998) in företaget i sin mall för hur verksamheten ska bedrivas. Anpassning av affärsprocesser till systemet kan emellertid vara både positivt och negativt. Det kan tvinga ett företag att integrera sina verksamheter på ett sätt som höjer effektiviteten och lönsamheten men samtidigt kan det tvinga företaget att överge unika lösningar till förmån för allmänna och på så sätt eliminera konkurrensfördelar. Hur företaget påverkas beror till stor del på vilken konkurrensstrategi man har och hur konkurrenterna i branschen agerar. För företag som differentierar sig med hjälp service är det väsentligt att bibehålla denna styrka. Då har man inte råd att ha likadana processer som konkurrenterna. Ett företag som konkurrerar med pris kan enligt Davenport även komma att tappa sitt kostnadsledarskap på grund av stora kostnader för att införa ett affärssystem. Å andra sidan har företag som har differentierade produkter med starka varumärken större möjligheter att använda affärssystemens allmänna processer utan att riskera att likna sina konkurrenter för mycket. I vissa branscher, Davenport nämner petroleum som exempel, har ett visst affärssystem utvecklats till en standard som man behöver för att vara med i spelet. (Davenport, 1998) Mabert et al. har i sin studie från 2003 undersökt hur ett stort antal amerikanska företag påverkats av införandet av affärssystem. I undersökningen definieras småföretag som företag med en omsättning mindre än $200 miljoner, vilket i studien också motsvarade under 1000 anställda. Det går därför inte att direkt 14

20 jämföra författarnas småföretag med de företag vi har undersökt. Resultaten från undersökningen visar att småföretagens resultat skiljer sig på en rad punkter från de större företagen. Det är främst inköpsrutiner, lagerhantering och förbättrade leveranstider där småföretagen visar ett signifikant mer positivt resultat än de stora företagen. Däremot visar studien att användandet av affärssystem i stora företag i större utsträckning medför effektiviseringar av finansiella rutiner och HRM. Orsakerna till skillnader är inget som författarna resonerar kring utan de nöjer sig med att enbart presentera resultatet. De konstaterar dock att det är svårt att se ett samband mellan hur stora investeringar som gjorts och vilka fördelar dessa medfört. (Mabert et al., 2003) 15