AFFÄRSSYSTEMETS ROLL PÅ SALTÄNGENS MEKANISKA AB

Transkript

1 AFFÄRSSYSTEMETS ROLL PÅ SALTÄNGENS MEKANISKA AB En fallstudie kring attityder gentemot affärssystemet på en avdelning i ett medelstort företag. Författare Jonathan Stennert jonst080@student.liu.se Kristoffer Enander krien387@student.liu.se Oscar Hedkrok osche643@student.liu.se Linköpings Universitet Affärssystem: Användning, projekt och marknad, 723G25

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Bakgrund Kunskapsbidrag Syfte Frågeställning Disposition Metod Design, ansats samt metod för datainsamling Urval Tillvägagångssätt Etik, validitet och kvalité Källkritik Teori Askenäs & Westelius Modell Technology Acceptance Model Empiri Analys Slutsats Referenser Appendix

3 1. Inledning 1.1 Bakgrund Affärssystem anses ofta utgöra stommen i en organisations informationsbehandling och styrning. Tanken är att ett affärssystem ska lagra alla transaktioner som anses ha strategisk, taktisk och operativ betydelse i en företagsgemensam databas.(hedman et al., 2009) Vidare kan affärssystem anses vara integrerade, allomfattande och komplexa megapaket som är ämnade att stödja nyckelområden av organisationer. Affärssystem integrerar både intern och extern information som gör det möjligt att både anställda och partners har tillgång till realtidsuppdaterad information.(sternad et al., 2011) Som Davenport (1998) beskriver anses det ofta att en dröm går i uppfyllelse vid införandet av ett affärssystem. Implementeringen av ett affärssystem hävdas kunna leda till många fördelar på olika nivåer i organisationen, bland annat minskade kostnader, kortare ledtider, bättre resurshantering, konkurrensfördelar, nya arbetssätt och lärande (Hedman, 2009). Det råder därmed ingen tvekan om att affärssystemet ofta framställs som vägen till effektivitet (Westelius, 2006), och bidra till att skapa värde, bättre beslutsfattande samt lägre IT-kostnader (Hedman et al., 2009). Trots att de allra flesta är övertygade om att ett affärssystemsinförande leder till flertalet fördelar, hävdar Bender et al. (2006) att dessa fördelar är otroligt svåra, om inte omöjliga, att mäta på ett korrekt eller trovärdigt sätt. Detta lämnar mycket utrymme för tolkningar, egna uppfattningar och övertygelsepropaganda i affärssystemsdebatten. Då implementering av affärssystem har skett i stora företag under flera decennier, börjar storföretagsmarknaden för affärssystemsutvecklare bli mättad. Detta har gjort att affärssystemsutvecklare har börjat fokusera på små- och medelstora företag (SME). Små- och medelstora företag utgör dessutom 98,8 % av de nästan 19 miljoner företag som finns i Europa, vilket gör att SME-sektorn utgör ryggraden för ekonomin i europeiska länder. (Zach et al., 2014) Mot denna bakgrund har mycket av den senare forskningen inriktat sig på småoch medelstora företag (se Sahran et al. 2010; Leyh 2014 och Zach et al. 2014). För att ett företag ska ha möjlighet att åtnjuta ovan nämnda fördelar och skapa värde måste affärssystemet användas (Hedman, 2009). Vidare beskriver Sternad et al. (2011) att ett affärssystems framgång beror på användarnas attityder och faktiska användning av systemet. Användarna måste med andra ord acceptera och utnyttja systemet frekvent och i stor omfattning (Sternad et al., 2011). Då få tidigare studier har utförts ur ett fenomenologiskt perspektiv och dagens forskning är fokuserad kring små- och medelstora företag, anser vi att det är viktigt att få en fördjupad förståelse om användarnas upplevelser kring affärssystem i små- och medelstora företag. Därför har vi valt att utföra studien på Saltängens Mekaniska AB som är ett företag som arbetar med tung industri och använder affärssystemet Briljant. Då företaget har färre än 250 anställda och en omsättning som understiger 50 miljoner euro så klassas det som ett medelstort företag enligt Svenskt Näringsliv (hämtad ). Då Askenäs & Westelius (2003) hävdar att ytterligare forskning bör utföras om attityder gentemot affärssystem på samma avdelning på ett företag, genomförs denna studie på den administrativa avdelningen i det medelstora företaget Saltängens Mekaniska AB. Efter att ha samtalat med ledningen föreslog de att vi skulle genomföra våra intervjuer på den administrativa avdelningen, detta på grund av att de använder systemet i störst utsträckning och kan därmed förhoppningsvis ge oss de bredaste svaren. 2

4 1.2 Kunskapsbidrag Vår studie syftar till att erhålla en fördjupad förståelse kring ett fenomen, i detta fall användandet av affärssystem och vilken påverkan den har på individens arbete. Askenäs & Westelius (2003) hävdar att det är berättigat att vidare utforska fenomenet och om det råder stora skiljaktigheter i attityder på samma avdelning. Denna studie kommer att bidra till ytterligare litteratur i ämnet vilken kan användas i senare forskning för att dra mer generella slutsatser. Större delen av den forskning som idag finns presenterad kretsar kring implementeringen av ett affärssystem. Vår studie tar istället avstamp ur den så kallade underhållsfasen (Hedman & Lind, 2009) som ett affärssystem kan befinna sig i. Fallföretaget vi har studerat har använt sitt affärssystem i ungefär tio år, vilket leder till den bedömningen att affärssystemet befinner sig i den stabila fasen av dess livscykel. Utöver detta så anser vi att ytterligare litteratur kring användarens perspektiv i småföretag krävs. Studien skapar även ett värde för praktiker. Som resultatet antyder finns det stora skillnader i attityder och användande av affärssystemet på samma avdelning i fallföretaget. Detta kan hjälpa ledningsgrupper i småföretag att påverka de anställda i den riktning som de vill att företaget ska ta gällande användandet av affärssystem. 1.3 Syfte Syftet med denna fallstudie är att få en fördjupad förståelse om attityderna skiljer sig mellan de anställda på den administrativa avdelningen inom Saltängens Mekaniska AB samt om dessa upplevelser påverkar deras dagliga arbete. 1.4 Frågeställning Hur upplever användarna på den administrativa avdelningen på Saltängens Mekaniska AB affärssystemet? Påverkar deras attityd användandet av affärssystemet? 1.5 Disposition Vi börjar studien med en kort beskrivning av fallföretaget, ansats, perspektiv samt tillvägagångssätt. Därefter följer en diskussion kring de teorier som vi valt för att besvara vår frågeställning och som därmed ligger till grund för den slutliga diskussionen. I kapitel 4 återges den information som vi har samlat in. Avslutningsvis följer en analys och en slutsats. 3

5 2. Metod 2.1 Design, ansats samt metod för datainsamling För att besvara frågeställningen genomfördes en fallstudie som utgick utifrån en kvalitativ ansats. Detta eftersom att arbetet syftar till att förklara ett fenomen i sin kontext (Justesen & Mik-Meyer, 2011). I och med att rapporten har en kvalitativ ansats kan en djupare förståelse om situationen uppnås, och subjektens personliga erfarenheter kan analyseras. Rapporten utgår ifrån ett fenomenologiskt perspektiv, detta eftersom att det var användarnas upplevelse av affärssystemet som undersöktes, (Justesen & Mik-Meyer, 2011). Ytterligare en anledning till att ett fenomenologiskt perspektiv har valts är att detta inte i stor utsträckning använts inom tidigare forskning. Eftersom vi är intresserade av de anställdas upplevelser är det viktigt att ställa öppna frågor (Justesen & Mik-Meyer, 2011). I en strukturerad intervju styrs samtalet till stor del av intervjuaren som då ger lite eller inget utrymme för respondenten att svara utförligt. (Justesen & Mik-Meyer, 2011). Detta gjorde att strukturerad intervju uteslöts då respondentens upplevelser är viktiga i ett fenomenologiskt perspektiv. Bryman & Bell (2011) beskriver två sätt att utföra intervjuer vid en kvalitativ studie, dessa är ostrukturerad- semistrukturerad intervju. Skillnaden mellan dessa två ligger främst i vilken mån respondenten får styra samtalet. Eftersom vi visste vad vi ville undersöka men inte ville att vår respondent skulle styra samtalet bort från vårt syfte valde vi den semistrukturerade intervjuformen. 2.2 Urval Det urval vi gjorde var ett bekvämlighetsurval. Bryman & Bell (2011) beskriver att ett bekvämlighetsurval görs när forskaren har kontakter i sin närhet som hen kan utnyttja och ta hjälp av. I vårt fall har vi kontakt med en av ägarna på Saltängens Mekaniska AB, vilket innebär att vi genomför ett bekvämlighetsurval. När vi sedan skulle välja intervjuobjekt valde vi att fokusera på en nivå av företaget, den administrativa, detta efter samtal med ledningen som rekommenderade det. Vid val av respondenter bad vi ledningen om att få tillgång av anställda från olika funktioner på den administrativa avdelningen, detta resulterade i fyra respondenter. 2.3 Tillvägagångssätt Eftersom vi har utfört en deduktiv studie så började vi med att ta fram teorier som vi sedan utgick ifrån då vi utformade våra intervjufrågor. När vi tog fram våra intervjufrågor arbetade vi utifrån hypotesen att attityderna gentemot affärssystemet skiljdes sig mellan användarna på den administrativa avdelningen samt att affärssystemet påverkade deras dagliga arbete. Då en av författarna har god kontakt med en ur ledningsgruppen på Saltängens Mekaniska AB var det lätt att få tillgång till företaget och dess personal. Vi utförde sedan fyra stycken intervjuer på den administrativa avdelningen. Eftersom att det kan vara känsligt med intervjupersonernas riktiga namn då vi utförde dessa på ett medelstort företag har vi valt att kalla våra intervjuobjekt respondent 1, 2, 3 och Etik, validitet och kvalité Då vi utförde en fenomenologiskt inspirerad studie anses det ofta att kvalitetskriterierna reliabilitet och validitet inte räcker till (Justesen & Mik-Meyer, 2011). I vilket fall så är det många forskare som hävdar att dessa måste omdefinieras. Detta eftersom fenomenologer oftast är intresserad av det unika och konkreta, vilket resulterar i att ett generaliserbarhetskriterium är meningslöst. Ovan resonemang har därmed lett oss fram till att 4

6 använda två alternativa valideringsdefinitioner; kommunikativ validering samt hantverksmässig kvalitet.(justesen & Mik-Meyer, 2011) Vi har uppfyllt kommunikativ validering genom att presentera vår empiri samt analys för intervjupersonerna. Respondenterna har därmed haft möjlighet att kommentera och komma med förslag på korrigeringsalternativ på de påståenden vi har lagt fram. För att uppnå kvalitetskriteriet hantverksmässig kvalitet har vi under studiens gång arbetat med att vara så tydliga som möjligt i vår argumentation så att arbetet genomsyras av en transparens. Inom all forskning är det också mycket viktigt att leva upp till de etiska regler eller principer som gäller. I svensk forskning är viktiga etiska principer informationskravet, samtyckeskravet, konfidentialitets- och anonymitetskravet, nyttjandekravet samt falska förespeglingar. (Bryman & Bell, 2013) För att leva upp till dessa etiska principer har vi vid intervjuerna informerat respondenterna om studiens syfte och de moment som ingår samt att deras deltagande är frivilligt. Då vi även har valt att inte namnge våra respondenter lever vi upp till konfidentialitets- och anonymitetskravet. Vidare har vi försäkrat våra respondenter att falska förespeglingar inte förekommer då vi har, som ovan nämnts, presenterat vår empiri och analys för intervjupersonerna. 2.5 Källkritik I vår studie har vi använt oss av kurslitteraturen, både artiklar och bok. Vi har även, efter att ha läst artiklarna som ingått i kurslitteraturen, letat oss vidare via författarnas referenslista. Artiklarna har vi sedan sökt upp via Scopus, en databas som används av Linköpings universitet, detta innebär att de artiklar som går att söka upp där är hårt granskade. Eftersom artiklarna är från Scopus och citerats i kurslitteraturen torde de kunna stämplas som trovärdiga källor. Det empiriska materialet vi fått genom våra intervjuer är subjektiva och kan således inte vara rätt eller fel då det handlar om en respondents upplevelser, dock bör det tas i beaktning att respondenterna kan vara påverkade av diverse andra faktorer, till exempel intervjuaren, andra anställda eller chefer. 3. Teori Vi har i denna rapport valt att använda oss av två modeller. Den första modellen är den som Askenäs & Westelius (2003) beskriver i sin artikel. Den andra modellen är Technology Acceptance Model (TAM). Anledningen till att dessa modeller används är att de båda utifrån subjektiva antaganden behandlar attityder gentemot användande av affärssystem och dess påverkan på faktisk användning. Då det vi är intresserade av är användningen av affärssystem i den dagliga verksamheten anser vi att båda dessa modeller är relevanta. Genom att applicera våra respondenters upplevelser i modellerna förväntar vi oss att få en djupare förståelse om affärssystemet påverkar deras dagliga arbete. De modeller vi valt kompletterar då TAM undersöker faktisk användning i termer av hur mycket systemet används medan Askenäs & Westelius modell ser till hur systemet används. 3.1 Askenäs & Westelius Modell Askenäs & Westelius (2003) ser i sin artikel affärssystemet som en aktör som påverkar användaren vilken i sin tur ger affärssystemet en roll. I deras studie identifieras fem olika roller; byråkraten, manipulatorn, konsulten, den administrativa assistenten och avfärdad (Askenäs & Westelius, 2003). 5

7 Bild 1: Översatt variant av Askenäs & Westelius (2003) modell. Den vertikala axeln beskriver kontroll, där individen antingen upplever att den har kontroll över eller kontrolleras av systemet. Kontrollen hänger ihop med kunskap, upplever individen att den har kunskapen som krävs för att använda systemet eller inte. Den horisontella axeln i sin tur beskriver hur användaren uppfattar affärssystemet. Detta är mer inriktat på om affärssystemet låter användaren arbeta på ett önskvärt sätt. Dimensionerna, kontroll och struktur är således subjektiva. (Askenäs & Westelius, 2003). Nedan följer en kort beskrivning av de fem olika rollerna. 6

8 3.2 Technology Acceptance Model Den andra modellen som används är TAM (Technology acceptance model). Syftet med TAM är att bidra med en förklaring för de faktorer för datoracceptans som kan förklara användarbeteende i ett stort antal olika system och populationer. TAM utgår ifrån att det finns två faktorer som är speciellt relevanta för datoracceptans, nämligen upplevd nytta samt upplevd användarvänlighet. (Davis et al. 1989) Bild 2: Översatt variant av TAM (Davis et al., 1989). Upplevd nytta definieras som användarens subjektiva upplevelse om hur ett affärssystem ökar dess arbetsprestation. Upplevd användarvänlighet refererar till i vilken utsträckning användaren upplever att systemet är lättanvänt. Upplevd nytta och upplevd användarvänlighet påverkar användarens attityd till användning av systemet, vilket i sin tur bestämmer användarens avsikt att använda systemet. Användarens avsikt bestämmer i slutändan den grad användaren utnyttjar systemet. Enligt modellen leder alltså ökad upplevd nytta och upplevd användarvänlighet till en mer positiv attityd gentemot användning av affärssystemet och en mer positiv attityd leder till en större grad av faktiskt användande.(davis et al., 1989). 4. Empiri Respondent 1 använder Briljant i sitt arbete och lägger in all data i systemet. Arbetsprocessen beskriver respondent 1 sker både med och utan Briljant då förberedelser krävs i vissa avseenden innan uppgifterna kan läggas in i systemet. Respondent 1 har gjort en egen mall i Excel för att kunna uppfylla och genomföra vissa moment i sitt arbete och beskriver att programmet inte är speciellt flexibelt då det krävs en viss ordning i arbetet och inskrivningen av data. Trots att programmet inte är speciellt flexibelt menar respondent 1 att Briljant fyller 7

9 en helhet och är relativt enkelt att ändra fel i. Det som respondent 1 upplever saknas är sökfunktioner, om man inte vet vart felet är, kan det bli svårt att hitta dem i Briljant. Respondent 1 anser att systemet är lättanvänt och inte särskilt tidskrävande. Respondent 1 beskriver att programmet är bekvämt för bokföring men inte optimalt för producerande företag och tror därför att det kommer bytas ut i framtiden. Systemet passar mitt arbete och är bekvämt men är ändå oflexibelt i många avseenden. (Intervjusvar respondent 1) Respondent 2 beskriver att arbetsprocessen innefattar Briljant och vissa komplement; papper, Word och Excel. Innan uppgifterna kan läggas in i Briljant måste de förberedas, detta görs främst i Word och Excel där respondent 2 har gjort egna mallar och uppställningar. Respondent 2 upplever inte Briljant som flexibelt, detta på grund av att respondenten själv inte kan påverka Briljant speciellt mycket då modulerna är som de är (intervjusvar respondent 2). Trots att Briljant upplevs som oflexibelt menar respondent 2 att det är lättarbetat och inte speciellt svårt att lära sig för dagligt arbete. Att använda Briljant upplever inte respondent 2 vara någon svårighet och endast en liten arbetsinsats krävs. Respondent 2 beskriver vidare att systemet saknar planeringssystem vilket gör det svårt för de som arbetar i verkstaden. Briljant är ett klockrent ekonomisystem som jag måste använda i mitt arbete, dock upplever jag att det finns mer att önska till de som använder det utöver ekonomirelaterat arbete. (Intervjusvar respondent 2) Respondent 3 använder Briljant i sitt arbete men påpekar brister som kompletteras med hjälp av andra program. Innan respondent 3 kan lägga in data i Briljant förbereder hen allt i blockoch pappersform. Respondent 3 upplever inte att Briljant är speciellt hjälpsamt i det dagliga arbetet men att det ändå måste användas för att ha ordning och reda. Briljant, menar respondent 3, saknar viktiga funktioner som att kunna lägga upp artiklar och prislistor. Respondent 3 har erfarenhet från ett annat affärssystem och menar att det borde finnas system som är mer anpassade för producerande företag då Briljant endast gynnar de som arbetar med ekonomirelaterade sysslor. Respondent 3 påpekar tydligt att affärssystemet fungerar men kan inte se några fördelar med det. I användandet beskriver respondent 3 att beroende på vad som ska göras behöver hen lägga ner mer eller mindre av sin tid. I många fall förstår jag inte vad som händer eller hur jag ska lösa det. Skulle inte du intervjua mig om ett affärssystem? Briljant är ju ett ekonomisystem? (Intervjusvar respondent 3) Respondent 4 använder sig av Briljant men skriver inte in all data, detta på grund av att hen upplever det som omständligt. Istället använder sig respondent 4 av Excel, Word, Mix och ritoprogram. Respondent 4 upplever att affärssystemet innehåller få egna val och är svårt att modifiera, även för supporten som ibland besöker dem. Trots att affärssystemet har få egna val upplever respondent 4 att Briljant är ett bra ekonomisystem som är användarvänligt men har begränsningar. Användarvänligheten gör att respondent 4 upplever att hen inte behöver lägga ned en stor insats vid användandet. Avslutningsvis beskriver respondent 4 att det inte finns någon produktionsstyrning i Briljant. Vi var på Demo för Briljant för några år sedan och vi var det enda producerade företaget som var där, resten var ekonomer. (Intervjusvar respondent 4) 8

10 5. Analys Diskussionen kommer att med hjälp av de ovan presenterade teorierna identifiera användarnas attityder och användning av affärssystemet på Saltängens Mekaniska AB. Detta ligger till grund för analysens avslutning där vi diskuterar om användandet och attityderna skiljer sig åt på samma avdelning i företaget. Respondent 1 attityd gentemot affärssystemet kan liknas vid en byråkrat enligt Askenäs & Westelius (2003) modell. Av respondentens svar att döma är det tydligt att hen upplever att systemet kontrollerar hens arbetssätt. Respondenten beskriver hur systemet kräver att processer sker i en specifik ordning samt att det är svårt att göra sökningar och hitta fel. Det framgår även att respondenten anser att flexibiliteten i programmet är lågt, vilket bekräftas av att hen använder Excel mycket innan data kan läggas in i affärssystemet. Detta skulle dock kunna tolkas som att respondenten upplever affärssystemet som en administrativ assistent, men då det framgår av svaren att respondenten använder Excel snarare på grund av funktionalitetsbrist än att systemet inte passar med hens sätt att arbeta väljer vi att tolka det som att affärssystemet intar rollen byråkrat snarare än administrativ assistent. Då vi dessutom tolkar att användaren upplever att affärssystemet kontrollerar användaren istället för vice versa, befinner vi oss i den övre delen av modellen. Vidare kan vi ur respondentens svar urskilja att hen accepterar att bli styrd av systemet, med andra ord att systemet kontrollerar användandet. Trots att respondenten upplever klara funktionalitetsbrister och att systemet är oflexibelt så anser hen att systemet är bekvämt och att de olika delarna i systemet hänger bra ihop. Detta leder till att användarens attityd gentemot affärssystemet kan liknas vid rollen byråkrat. Av respondentens svar att döma samt diskussionen ovan ser vi att respondenten helt klart har en positiv attityd gentemot affärssystemet. Respondenten anser att affärssystemet bidrar till att förbättra hens prestation, vilket hen i och för sig anser att alla programvaror gör. Vidare anser respondenten att hen inte behöver anstränga sig speciellt mycket för att hantera affärssystemet. Denna positiva attityd gentemot affärssystemet kommer enligt TAM-modellen att leda till ett ökat användande. Respondent 2 beskriver affärssystemet som oflexibelt och att modulerna är som de är. Detta på grund av att hen inte kan ändra och påverka systemet, med andra ord kontrolleras respondent 2 av systemet. Logiskt sett kan dessa intervjusvar kopplas samman med den kontroll som Askenäs & Westelius (2003) beskriver i sin modell, där respondent 2 rör sig i den övre delen av modellen och upplever systemet som en byråkrat eller manipulator. I intervjusvaren framgår det att respondent 2 använder Excel, detta kan i första anblick tolkas som ett försök att undvika användning av systemet. Vidare beskriver respondent 2 att systemet är användarvänligt men att hen känner sig tvungen att arbeta i det. Dessa svar är svårtolkade då respondent 2 inte berättar om hen upplever att systemet låter hen utföra sitt arbete på ett önskvärt sätt. Å ena sidan beskriver respondent 2 att Briljant är ett klockrent ekonomisystem. Å andra sidan upplever hen sig tvungen att arbeta i det. Detta gör att respondent 2 attityd gentemot affärssystemet rör sig i gränslandet mellan byråkrat och manipulator. Respondent 2 upplever att systemet är användarvänligt och att hen inte behöver lägga ner stor insats i användandet av det. I frågan kring huruvida den påverkar arbetsprestationen positivt eller negativt kan logiska kopplingar göras till att eftersom hen använder det påverkar det hennes arbetsprestation positivt. Kopplat till TAM kan man se att respondent 2 upplever att 9

11 systemet har hög användarvänlighet och en hög nytta vilket leder till en positiv inställning till användande av systemet och i förlängningen stort faktiskt användande. Till skillnad från de ovan två beskrivna respondenternas attityd gentemot affärssystemet, upplever respondent 3 snarare att affärssystemet agerar som en manipulator. Respondent 3 använder många andra verktyg utanför affärssystemet, framför allt i pappersform men även Excel och Word. Vidare beskriver respondenten brister som att det inte går att lägga in artikelnummer, att det inte går att spara vissa karaktäristika samt att sökningar och jämförelser inte går att göra. Vi kan inte bedöma om denna brist på funktionalitet som respondent 3 upplever beror på att systemet saknar dessa funktioner eller om det är respondenten som saknar den kunskap som krävs. Oavsett så är det tydligt att affärssystemet inte tillåter respondenten att arbeta på ett önskvärt sätt. Detta innebär att affärssystemets och användarens logik stämmer dåligt överens. Respondent 3 beskriver också att hen måste använda affärssystemet, vilket är ett tydligt bevis på att det är affärssystemet som kontrollerar användaren och inte vise versa. Ovan beskrivna resonemang innebär därmed att respondent 3 upplever att affärssystemet agerar som en manipulator. Det tydligaste beviset på att respondent 3 innehar en mycket skeptiskt inställning till affärssystemet är citatet Det fungerar, men vetif*n om det finns några fördelar med affärssystemet. Ur svaren kan vi också urskilja att hen anser att affärssystemet är ett hjälpverktyg men att hen är mycket tveksam om systemet bidrar till ökad prestation. Vidare beskriver respondenten att hen upplever att det krävs en relativt stor insats för att hantera systemet, speciellt vid stora ordrar. Sammanfattningsvis är respondent 3 mycket skeptisk och missnöjd med affärssystemet, vilket hen beskriver genom att alla andra system fungerar nog bättre. Respondent 3 använder alltså systemet i så liten utsträckning som möjligt, detta genom att manuellt behandla all data innan den förs in i systemet. Utifrån TAM kan vi här se att låg upplevd nytta och låg upplevd användarvänlighet leder till en negativ attityd gentemot användningen av systemet vilket leder till en låg grad av faktisk användning. Den fjärde respondenten använder enligt Askenäs & Westelius (2003) modell affärssystemet som en administrativ assistent. Respondenten använder sig av systemet i viss utsträckning och för in all data i det men kringgår till stor grad systemet genom användning av andra program för att behandla data. Detta beror, enligt respondenten, på en avsaknad av flexibilitet och egen kontroll inom systemet vilket leder till en inkompabilitet mellan systemet och användarens sätt att arbeta. Respondent 4 identifierade själv en potentiell orsak till att systemet inte passar till dess sätt att arbeta. Ett demo för Briljant visade att Saltängens Mekaniska AB var den enda användaren av systemet som var ett producerande företag, övriga företag som använde systemet var ekonomiföretag. Respondent 4 ser systemet som lättanvänt men med begränsningar som leder till en lägre grad av nytta som har lett till användning av andra program. Utifrån TAM-modellen kan vi se att en låg grad av upplevd nytta och en något högre upplevd användarvänlighet har lett till en relativt låg grad av faktisk användning. Tabell 1 Askenäs & Westelius TAM Respondent 1 Byråkrat Positiv hög grad av användande Respondent 2 Byråkrat/manipulator Positiv hög grad av användande 10

12 Respondent 3 Manipulator Negativ låg grad av användande Respondent 4 Administrativ assistent Negativ låg grad av användande Ovan nämnda resonemang visar att det finns en koppling mellan hur användaren upplever systemet (Askenäs & Westelius modell) och den faktiska användningen (TAM). Det vi kan se är att de respondenter som upplever systemet som byråkrat i större utsträckning har en positiv attityd gentemot användningen av systemet och därför har en högre grad av faktisk användning (se tabell 1). I kontrast kan vi se att den som upplever systemet som manipulator eller administrativ assistent generellt har en mer negativ inställning till användning och därför använder systemet mindre (se tabell 1). I vår undersökning har vi inte stött på någon som upplever systemet som en konsult, därför kan ingen koppling göras kring denna roll. 6. Slutsats Studiens syfte var att få en fördjupad förståelse kring om attityderna skiljer sig åt mellan affärssystemanvändarna på samma avdelning inom ett medelstort företag och dessutom om dessa upplevelser påverkar deras dagliga arbete. Detta syfte har vi i studien undersökt genom att intervjua fyra anställda på den administrativa avdelningen på det medelstora företaget Saltängens Mekaniska AB. I vår analys identifierade vi att intervjupersonerna tilldelade affärssystemet Briljant olika roller samt att de hade mycket delade attityder gentemot systemet. Analysen har mynnat ut i slutsatsen att anställda på samma avdelning i ett medelstort företag upplever affärssystemet olika. Detta går därmed i linje med den hypotes vi arbetade utifrån då vi utformade våra intervjufrågor. Vidare kan också identifieras att de anställdas olika attityder samt användandet av affärssystem påverkar medarbetarnas dagliga arbete. Då vi i vår undersökning enbart intervjuat fyra personer på en avdelning i ett medelstort bolag går det inte att dra några generella slutsatser kring dessa två modeller. Det vi har iakttagit kan därmed endast appliceras på denna specifika avdelning. Vi föreslår att en större studie kring medarbetarnas attityder på medelstora företag bör göras för att kunna dra generella slutsatser kring resultatet. 11

13 Referenser Askenäs, L. & Westelius, A. (2003) Five Roles of an Information System: A Social Constructionist Approach to Analysing the Use of ERP Systems, Informing Science, Vol. 6, s Benders, J., Batenburg, R. & Van der Blonk, H. (2006). Sticking to standards; technical and other isomorphic pressures in deploying ERP-systems, Information and Management, Vol. 43, s Bryman, A & Bell, E. (2013). Företagsekonomiska forskningsmetoder. Polen: Liber. Davenport, T.H. (1998). Putting the Enterprisebereder into the Enterprise System, Harvard Business Review, juli-augusti, 76(4), s Davis, F.D., Bagozzi, R.P. & Warshaw, P.R. (1989). User Acceptance of Computer Technology: A Comparison of Two Theoretical Models. Management Science. 35(8). s Hedman, J. (2009). Affärsnytta och spridning av affärssystem, i Temperaturen på affärssystem i Sverige. Lund: Studentlitteratur. Hedman, J., Nilsson, F. & Westelius, A. (2009). Inledning, i Temperaturen på affärssystem i Sverige. Lund: Studentlitteratur. Hedman, J. & Lind, M. (2009) Livscykler och affärssystem, i Temperaturen på affärssystem i Sverige. Lund: Studentlitteratur. Justesen, L. Mik-Meyer, N. (2011). Kvalitativa Metoder, från vetenskapsteori till praktik, Lund: Studentlitteratur Leyh, C. (2014). Which factors influence ERP implementation projects in small and mediumsized enterprises?. 20th Americas Conference on Information Systems, AMCIS Sahran, S., Goni, F. A. & Mukhtar, M. (2010). ERP Implementation Challenges in Small and Medium Enterprise: a Framework and Case Study. Advanced Materials Research s Sternad, S., Gradisar, M. & Bobek, S. (2011). The influence of external factors on routine ERP usage. Industrial Management and Data Systems. 111(9). s Svenskt Näringsliv. ers/smatt-om-smaforetag_ html/binary/sm%c3%a5tt%20om%20sm%c3%a5%20f%c3%b6retag. [hämtad ]. Westelius, A. (2006). Muddling through: The life of a multinational, strategic enterprise systems venture at BT Industries. Computer and Information Science. 10(1). 12

14 Zach, O., Munkvold, B.E. & Olsen, D.H. (2014). ERP system implementation in SMEs: exploring the influences of the SME context. Enterprise Information Systems. 8(2). s

15 Appendix 1 1. Vad har du för arbetsuppgifter i Briljant? (Förklara de olika stegen?, en typisk fakturaprocess? eller orderprocess? Löneprocess? ) 2. Skriver ni in all data i Briljant? 3. Förbereder ni uppgifter/data innan ni lägger in uppgifterna i Briljant? 4. Gör ni några aktiviteter utanför Briljant i andra programvaror? Vilka? - exempelvis Excel, Word. Varför? 5. Upplever du att Briljant är flexibelt? 6. Kan du påverka ditt arbetssätt i olika moduler? 7. Vad upplever ni för fördelar med att arbeta i Briljant? 8. Vad upplever ni för nackdelar med att arbeta i Briljant? 9. Finns det funktioner du upplever saknar/behöver i ditt arbete i Briljant? 10. Finns det funktioner du upplever inte behövs i Briljant? 11. Varför tror du att du arbetar i Briljant? (syftet med affärssystemet?) 12. Upplever du Briljant användbart? Anser du att det förbättrar din arbetsprestation? 13. Upplever du att du måste lägga ned en stor eller liten insats för att använda systemet? 14