Revisionsrapport. Granskning av. Upphandlingar. Eslövs kommun. September 2007 Alf Wahlgren, certifierad kommunal revisor

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av Upphandlingar Eslövs kommun September 2007 Alf Wahlgren, certifierad kommunal revisor

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Inledning Inledning och syfte Metod och avgränsning Lag och policy upphandling Lagen om offentlig upphandling, LOU Kommunens inköpspolicy och upphandlingsverksamhet Revisionens synpunkter Barn- och familjenämnden Sodexho AB, måltider Sallerups rektorsområden 3,3 mnkr Revisionens synpunkter Kommunstyrelsen Hogg Robinson Nordic AB, resebyråstjänster Revisionens synpunkter Servicenämnden Utförandeentreprenader, 13,6 mnkr Revisionens synpunkter Maskinupphandling, ca 3 mnkr Revisionens synpunkter Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Ombyggnad av Medborgarhuset, etapp I, 5,8 mnkr Revisionens synpunkter Samarbete med upphandlingsenheten i Lund Revisionens synpunkter

3 1 Sammanfattning Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av Eslövs kommuns revisorer granskat fem genomförda upphandlingar inom olika verksamheter i kommunen. Granskningen har syftat till att klargöra hur genomförda upphandlingar förhåller sig till lagen om offentlig upphandling (LOU) och av fullmäktige beslutad policy för upphandling. Granskningen har omfattat ett urval av upphandlingar inom Barn- och familjenämnden, Kommunstyrelsen, Servicenämnden och Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden. Barn- och familjenämnden Det är revisionens uppfattning att upphandlingen av den totala måltidsverksamheten vid Sallerupskolan samt förskolorna Munkebo, Nunnebo, Jonasbo och Toftabo, utifrån lagstiftning och praxis, har genomförts på ett korrekt sätt. Revisionen anser dock att grunderna för antagandet av anbud tydligare borde ha framgått i förfrågningsunderlaget. Likaså borde anbudsutvärderingen ha utformats så att det tydligare framgår hur poängen för respektive anbudsgivare framräknats. Kommunstyrelsen Det är revisionens bedömning att upphandlingen av ramavtal avseende resebyråtjänster, utifrån lagstiftning och praxis, har genomförts på ett korrekt sätt. Avseende anbudsutvärderingen var den föredömlig både vad gäller beskrivning av tillvägagångssättet i anbudsunderlaget och i själva genomförandet. Servicenämnden Revisionen bedömer att upphandlingen av ramavtal avseende utförarentreprenader utifrån lagstiftning och praxis har genomförts på ett korrekt sätt. Revisionen vill dock påpeka att de upprättade anbudsförteckningarna innehåller felaktiga uppgifter om att anbuden avser förlängning av årsavtal samt att datum för inlämningsdag i anbudsförteckningarna är felaktigt satta. När det gäller Servicenämndens upphandling av maskinpriser för grävmaskin, grävlastare, hjullastare, dumper, jordbrukstraktor etc. anser revisionen att den felaktigt genomförts som en direktupphandling. Det är revisionens uppfattning att Servicenämnden genom den aktuella upphandlingen åsidosatt gällande upphandlingsregler i såväl Kommunens inköpspolicy som i LOU. Då inga avtal med de inbjudna leverantörerna föreligger anser revisionen att upphandlingen bör göras om och att ett flerårigt ramavtal med de antagna leverantörerna därefter upprättas. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Revisionen anser att miljö- och samhällsbyggnadsnämnden i sin upphandling av markarbeten åsidosatt EG-direktivet om likabehandlingsprincipen och principen om transparens. Dessutom har miljö- och samhällsbyggnadsnämden inte följt huvudregeln om affärsmässighet då bara en av entreprenörerna gavs tillfälle att inkomma med kompletterande anbud utifrån nya förutsättningar. 3

4 Revisionen anser också att miljö- och samhällsbyggnadsnämnden felaktigt har fattat beslut om tilldelning på beslutsunderlag som gäller den ursprungliga entreprenaden och inte den förminskade entreprenaden som beslutet avser. Den uppkomna diskrepansen mellan budgeterade medel och lägsta anbud (differens på nästan 5 mnkr) bör föranleda att miljö- och samhällsbyggnadsnämnden utvärderar om det av Tyréns AB upprättade förfrågningsunderlaget utformats optimalt. Policy och samarbetsavtal Gällande inköpspolicy framstår som aningen obsolet då inköpsfunktionen numera ingår i kommunledningskontoret. En revidering av Eslövs kommuns inköpspolicy bör göras senast i samband med att den nya upphandlingslagstiftningen träder i kraft, vilket förväntas ske tidigast i början av Samarbetsavtalet med Lunds kommun börjar nu bli några år gammalt utan att villkor och omfattning har ändrats. Revisionen anser därför att nuvarande samarbetsavtal med upphandlingsenheten bör förnyas och att detta bör ske i samband med att den nya lagstiftningen träder i kraft. I ett nytt avtal bör även kostnader för förvaltningsspecifika upphandlingar regleras. Övergripande synpunkter Denna granskning har visat på ett angeläget behov av att kommunstyrelsen säkerställer att lagen om offentlig upphandling och kommunens upphandlingspolicy efterlevs bättre. Nästan samtliga av de granskade nämnderna uppvisar varierande brister i följsamhet gentemot kommunens inköpspolicy och i några fall även gentemot LOU och EG-direktiv. Det innebär att en av målsättningarna för kommunens inköpsfunktion inte uppfyllts, nämligen att göra upphandlingar på affärsmässiga och konkurrenskraftiga grunder. Därför anser revisionen att kommunstyrelsen bör se över nuvarande inköpsfunktion i syfte att höja kompetensen och göra ansvar och befogenheter tydligare. Exempel på det kan vara att bestämma att alla som skall genomföra upphandlingar måste ha genomgått certifierad upphandlarutbildning. Att tillskapa en central upphandlingsenhet alternativt expertfunktion, som i första hand bistår vid förvaltningsspecifika upphandlingar, kan vara en annan lösning. 2 Inledning 2.1 Inledning och syfte Öhrlings Pricewaterhouse Coopers har på uppdrag av Eslöv kommuns revisorer granskat fem genomförda upphandlingar inom olika verksamheter i kommunen. Det övergr ipande ansvaret för kommunens upphandlingsverksamhet vilar på kommunstyrelsen och respektive nämnd. Detta ansvar innefattar bland annat att fortlöpande följa efterlevnaden av t ex kommunens policy för inköp. 4

5 Syftet med granskningen är att klargöra hur genomförda upphandlingar förhåller sig till kommunens inköpspolicy och lagen om offentlig upphandling (LOU). Granskningen genomförs utifrån ett rikta urval av upphandlingar. Granskningen belyser också hur samarbetet med upphandlingsenheten i Lund fungerar. 2.2 Metod och avgränsning Metoden avser granskning av fem stycken upphandlingar gjorda Urvalet av upphandlingsområden har gjorts tillsammans med inköpssamordnare på kommunledningskontoret. Urvalet är tänkt att belysa olika typer av upphandlingar där samarbetet med upphandlingsenheten i Lund också blir representerat. Urvalet ska också spegla variationer i upphandlingsbelopp. Upphandlingarna granskas utifrån följande moment som normalt ingår i upphandlingsprocessen: Förfrågningsunderlag Upphandlingsform Anbudsöppning/protokoll Anbudsutvärdering Upphandlingsbeslut Granskningen omfattar upphandlingar inom Barn- och familjenämnden, Kommunstyrelsen, Servicenämnden och Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden. Intervjuer har genomförts med ansvarig för kommunens centrala inköpsfunktion och upphandlare på respektive nämnd för utvalda upphandlingar. Rapporten har varit föremål för sakgranskning. 3 Lag och policy upphandling 3.1 Lagen om offentlig upphandling, LOU Lagen om offentlig upphandling reglerar offentliga organisationers upphandlingar. Avsikten med lagtexten är bland annat att de offentliga upphandlingarna ska utnyttja konkurrens, vara objektiva och affärsmässiga. Alla enheter berörs av lagen oavsett om de är skattefinansierade eller driver affärsverksamhet. Lagen är tvingande och det finns inga möjligheter att frånskriva sig delar av lagen. I begreppet upphandling innefattas köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, tjänster eller bygganläggningsentreprenader. Upphandling över tröskelvärden är fastställda enligt följande: Varor och tjänster euro ca 1,8 mnkr Byggnadsentreprenader euro ca 45,7 mnkr 5

6 VA, energi, trpt, kommunikation euro ca 3,7 mnkr Telekommunikationsområdet euro ca 5,5 mnkr Vid upphandling över tröskelvärdena finns följande upphandlingsformer: Öppen upphandling (alla intresserade får lämna anbud) Selektiv upphandling (inbjudna får lämna anbud) Förhandlad upphandling (förhandling med en eller flera anbudsgivare) Under tröskelvärdena förekommer tre former av upphandling, förenklad upphandling, urvalsupphandling och direktupphandling. Den förenklade upphandlingen innebär ett skriftligt och formellt förfarande. Endast i ett fåtal undantagsfall behöver inte den upphandlande enheten begära in anbud genom annons. Även urvalsupphandling innebär ett skriftligt och formellt förfarande med den skillnaden att de som vill lämna anbud ska ansöka om att få lämna anbud. Direktupphandling är mer informell och kan exempelvis genomföras per telefon. Direktupphandling får användas om värdet är lågt, eller om synnerliga skäl, såsom brådska som beror på omständigheter som inte kunnat förutses och som inte beror på den upphandlande enheten, föreligger. Enligt LOU (kap 6 2) skall den upphandlande enheten vid behov fastställa riktlinjer för användningen av direktupphandling (Se vidare avsnitt 3.2). I lagen finns en huvudregel om affärsmässighet vilket innebär att upphandling skall göras med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns och även i övrigt genomföras affärsmässigt. Anbudsgivare, anbudssökande och anbud skall behandlas utan ovidkommande hänsyn. Vid prövning av anbud skall kommun anta antingen: det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga, eller det anbud som har lägst anbudssumma. Vid bedömning av vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga, kan verksamheten ta hänsyn till samtliga omständigheter såsom pris, driftskostnader, kvalitet, estetiska, funktionella och tekniska egenskaper, service, tekniskt stöd, miljöpåverkan med mera. Kommunen skall i förfrågningsunderlaget eller i annons om upphandling ange vilka omständigheter de tillmäter betydelse. Omständigheterna skall om möjligt anges efter angelägenhetsgrad, med den viktigaste först. Enligt proposition kommer det att bli krav på att angelägenhetskrav skall anges, rangordnas och viktas enligt ett i förväg angivet system. 3.2 Kommunens inköpspolicy och upphandlingsverksamhet Utöver lagen om offentlig upphandling (LOU) så styrs kommunens upphandlingsverksamhet av en inköpspolicy för Eslövs kommun (Kommunens författningssamling Nr 13). Policyn är antagen i kommunfullmäktige år 2000 och gäller även för de kommunala bolagen. 6

7 Inköpspolicyn reglerar Inköpsfunktionens målsättning som anges vara: att uppnå en för kommunen i dess helhet hög inköpseffektivitet. att göra upphandlingar på affärsmässiga och konkurrensriktiga grunder med god acceptans hos övriga förbrukande nämnder/förvaltningar. Under rubriken Upphandling i policyn beskrivs att kommunen har ett samarbetsavtal med Lunds kommun genom dess MA-enhet och att kommunen i första hand ska använda gemensamma leverantörsavtal. I de fall där ingen samordning sker med Lund och det gäller kommungemensamma inköp, står det i policyn att kontakt bör tagas med Service och Tekniks inköpsfunktion för samordning. Likaså kan/bör inköpsfunktionen kontaktas som biträde vid förvaltningsspecifika upphandlingar. I övrigt innehåller policyn ett avsnitt om vad som gäller vid direktupphandling. Innan direktupphandling sker skall förekomsten av ramavtal först kontrolleras och att det skall föreligga särskilda skäl för att upphandla/köpa utanför ramavtalen. När det gäller belopps gränser och skäl för direktupphandling sluter policyn i stort an till vad som står i LOU om tröskelvärden och upphandlingsformer. I inköpspolicyn specificeras vilka gränser som gäller vid direkt upphandling: ett basbelopp vad avser upphandling av varor två basbelopp vad avser upphandling av tjänster fyra basbelopp vad avser upphandling av kvalificerade konsulttjänster med betydelsefulla inslag av idéskapande, gestaltande eller konstnärlig karaktär samt upphandling av byggentreprenader. Inköpspolicyn innehåller ett specifikt avsnitt om köptrohet som anger att särskilda skäl bör föreligga för köp utanför ramavtalen och att tillfälliga erbjudande inte bör locka till avsteg från ingångna avtal. Enligt inköpspolicyn svarar inköpsfunktionen för att samtliga förvaltningar/bolag fortlöpande informeras om pågående upphandlingar och gällande avtal. Vidare ska inköpsfunktionen regelbundet samråda med inköpsansvariga samt årligen avrapportera inköpsverksamheten till kommunstyrelsen Revisionens synpunkter Gällande inköpspolicy framstår som aningen obsolet då inköpsfunktionen numera ingår i kommunledningskontoret. Det förekommer också en del inaktuella begrepp såsom MAenhet och basbelopp, vilka numera benämns Upphandlingsenhet respektive prisbasbelopp. En revidering av Eslövs kommuns inköpspolicy bör göras i samband med att den nya upphandlingslagstiftningen träder i kraft, vilket förväntas ske i början på

8 4 Barn- och familjenämnden 4.1 Sodexho AB, måltider Sallerups rektorsområden 3,3 mnkr Upphandlande enhet är Eslövs kommun genom Care Catering Consultans Group AB. Upphandlingen beskrivs som en förenklad upphandling och avser drift av den totala måltidsverksamheten vid Sallerupskolan samt förskolorna Munkebo, Nunnebo, Jonasbo och Toftabo. Förfrågningsunderlaget fanns tillgängligt för nedladdning på webbplatsen e-avrop.com. Som grund för anbudstagandet anges i förfrågningsunderlaget att: Det för Eslövs kommun totalt sett mest fördelaktiga anbud, med hänsyn taget till standard, kvalitet, service, leveranssäkerhet och pris kommer att antagas och bedömningen kommer att ske med utgångspunkt från följande kriterier: standard (5 %), kvalitet (5 %), service (5 %), leveranssäkerhet (15 %) samt pris (70 %). Av det upprättade protokollet från anbudsöppningen framgår att 3 anbud inkommit från: Statt Hotell (Hässleholm), Sodexho AB (Hägersten) och Service och Teknik (Eslövs kommun). I anbudsutvärderingen får Sodexho lägst poäng och tilldelas därmed uppdraget Revisionens synpunkter Upphandlingen har genomförts med tillämpning av korrekt upphandlingsform. Lagreglerad annonsering av upphandlingen har skett. I förfrågningsunderlaget framgår det inte på vilka grunder som de angivna kriterierna ska viktas mot varandra. Av den sammanställda anbudsutvärderingen framgår det däremot att de olika kriterierna graderas som placering mellan anbudsgivarna 1,0 3,0 vilket innebär att anbudsgivare med lägst poäng får det mest fördelaktiga anbudet. Revisionen anser att grunderna för anbudsantagande tydligare borde ha framgått i förfrågningsunderlaget. Likaså borde anbudsutvärderingen ha utformats så att det tydligare framgår hur poängen för respektive anbudsgivare framräknats. Nuvarande mix av procentsatser, placeringar och poäng är otydlig. När det gäller övriga delar av upphandlingen så gör revisionen bedömningen att den, utifrån lagstiftning och praxis, genomförts på ett korrekt sätt. 5 Kommunstyrelsen 5.1 Hogg Robinson Nordic AB, resebyråstjänster Upphandlande myndighet är Eslövs kommun genom upphandlingsenheterna i Malmö och Lund. Syftet med upphandlingen var att teckna ett ramavtal avseende resebyråtjänster. Upphandlingen samordnades med Malmö stad, Höör, Hörby, Kävlinge, Svalöv, Ystad och 8

9 Lunds kommuner samt Sydskånska Gymnasieförbundet, Östervångsskolan i Lund och Räddningstjänsten Syd. Upphandlingen har genomförts som en förenklad upphandling enligt bestämmelserna i 6 kap. LOU och har annonserats i Allego Document. Enligt anbudsunderlaget prövas anbuden att i två faser: 1) kvalificeringsfas (formalia och skall-kraven) och 2) utvärderingsfas (bör-kraven). Anbudsprövningen utgår från att det mest ekonomisk fördelaktiga anbud kommer att antas utifrån utvärderingskriterierna: pris (70 %), referenser (20 %) samt självbokningssystem (10 %). Av anbudsunderlaget framgår att anbudsintervju kan komma att ske i syfte att genom fastlagda frågeställningar få förtydligande avseende specifika detaljer i anbudet. Vid anbudstidens utgång hade tre anbud inkommit från: Ark Travel of Sweden AB, American Express Business Travel AB samt Hogg Robinson Nordic AB. I den första utvärderingsfasen går American Express Business Travel AB inte vidare p.g.a. att alla skallkraven inte var uppfyllda. Efter viktning utifrån utvärderingskriterierna får Hogg Robinson Nordic AB högst poäng (4,89) och tilldelas därmed uppdraget. Ark Travel fick 4,85 poäng Revisionens synpunkter Det är revisionens bedömning att upphandlingen, utifrån lagstiftning och praxis, geno m- förts på ett korrekt sätt. Avseende anbudsutvärderingen var den föredömlig både vad gällde beskrivning av tillvägagångssättet i anbudsunderlaget och i själva genomförandet. 6 Servicenämnden 6.1 Utförandeentreprenader, 13,6 mnkr Upphandlingen har avsett tecknandet av ramavtal med byggnadsentreprenörer, målningsentreprenörer, golvläggningsentreprenörer, luftbehandlingsentreprenörer, VSentreprenörer och el-entreprenörer för utförande av servicearbeten, planerade underhållsarbeten och mindre ombyggnadsarbeten inom Service och teknik Fastighets fastighetsbestånd. Upphandlingen har genomförts som en förenklad upphandling med tillämpning av Lagen om offentlig upphandling kapitel 6 och handlagts av Lars Jonsson WSP Byggprojektering. Av förfrågningsunderlaget framgår att beställaren träffar avtal med som mest fyra stycken entreprenörer inom respektive fackområde. Ramavtalet löper för en period av två år efter upphandling med option för ytterligare ett år. Prövning av anbud innebär att det mest förmånliga anbudet (högst sammanlagd poäng) inom respektive fackområde, med hänsyn till angivna värderingsgrunder (kriterier) kommer att antas. I förfrågningsunderlaget rangordnas värderingsgrunderna enligt följande: timkostnad (40 %), arvoden (10 %), arbetets bedrivande (20 %), erfarenhet och kompetens 9

10 (20 %), kvalitet (5 %) och miljöledningssystem (5 %). Bedömningen görs i en tregradig skala där ex. lägsta priset ger tre poäng. I stället för upprättade anbudsprotokoll stämplas ett anbudsformulär som är gemensamt för alla anbudsgivare. Av stämpeln framgår datum och klockslag för öppnandet samt de närvarandes underskrifter. Anbuden förs sedan in i en anbudsförteckning som innehåller uppgifter om inlämningsdag, öppningsdag, hur många sidor anbuden innehåller, namn på anbudsgivare samt anbudssumma exkl. moms. Av den gjorda anbudsutvärderingen framgår att två anbud på el-entreprenaden förkastats då ett flertal obligatoriska bilagor saknades. Likaså förkastades ett anbud på målningsentreprenaden av samma skäl Revisionens synpunkter De upprättade anbudsförteckningar innehåller felaktiga uppgifter om att anbuden avser förlängning av årsavtal. Anbuden avser nya avtal. Datum för inlämningsdag i anbudsförteckningarna är också felaktigt satta till vilket förefaller orimligt då öppningsdag uppges vara Uppgifter om att upphandlingen har annonserats i vederbörlig ordning (6 kap. 2a LOU) framgår inte av det material som revisionen granskat. I övrigt gör revisionen bedömningen att upphandlingen, utifrån lagstiftning och praxis, genomförts på ett korrekt sätt. 6.2 Maskinupphandling, ca 3 mnkr Upphandlingen avser anbud på maskinpriser för grävmaskin, grävlastare, hjullastare, dumper, jordbrukstraktor etc. Bakom upphandlingen finns en anbudsinfordran från Service och Teknik som är tillställd åtta inbjudna leverantörer. Var och en av de inbjudna leverantörerna äger olika maskintyper och uppmanas genom anbudsinfordran att inkomma med anbud på sina respektive maskintyper. Enligt anbudsinfordran ska priset i anbuden vara angivet per timme inklusive övertidstillägg. Tillägg för frakter och extra tillbehör skall anges separat om de inte ingår. Under rubriken Miljö i anbudsinfordran står det: Eslövs Kommun verkar för att införa miljöledningssystem inom samtliga verksamheter. Ni skall därför i offerten redovisa företagets miljöarbete med särskild tonvikt på bränsle, oljor, däck samt om personalen genomgått eco-driving. Något öppningsprotokoll föreligger inte. Däremot finns det en sammanställning av de olika leverantörernas maskinpriser per timme. I ett brev rubricerat Maskinpriser 2007 och tillställt samtliga inbjudna leverantörer meddelas dessa att de är antagna som entreprenörer åt Eslövs kommun Revisionens synpunkter Upphandlingen har felaktigt genomförts som en direktupphandling. Enligt muntliga uppgifter från den entreprenadchef (numera i pension) som skött upphandlingen uppskattas den totala inhyrningsvolymen för helåret 2007 till ca 3 mnkr. Beloppet överstiger inköps- 10

11 policyns gräns för direktupphandling men understiger tröskelvärdena för byggentreprenader. Utifrån den uppskattade inköpsvolymen (3 mnkr) och upphandlingens art borde upphandlingen ha genomförts som en förenklad upphandling med syfte att upprätta ett ramavtal. Med det följer att upphandlingen skulle ha följt de krav som anges i 6 kapitlet i LOU. Där anges bl.a. krav på annonsering, förfrågningsunderlag, öppningsprotokoll, anbudsprövning och dokumentation. Inga av dessa krav kan anses vara uppfyllda i föreliggande upphandling. Det är revisionens uppfattning att Servicenämnden genom den aktuella upphandlingen åsidosatt gällande upphandlingsregler i såväl Kommunens inköpspolicy som i LOU. Då inga avtal med de inbjudna leverantörerna föreligger anser revisionen att upphandlingen bör göras om och att ett flerårigt ramavtal med de antagna leverantörerna därefter upprättas. 7 Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden 7.1 Ombyggnad av Medborgarhuset, etapp I, 5,8 mnkr Upphandlingen har avsett markarbeten etapp 1 fö r Medborgarhuset. Etapp 1 innebär anläggning av ny parkering i anslutning till Medborgarhuset samt en försköning och gestaltning av området i direkt anslutning till Medborgarhuset. Dessutom innebär etapp 1 att Storgatan delvis ska byggas om vilket medför ny belysning, va-arbeten och bullerskärm mot järnvägen samt rivning av garagebyggnad. Upphandlingen har genomförts som en förenklad upphandling utifrån ett förfrågningsunderlag som Tyréns AB i Malmö upprättat. Anbudsinbjudan har annonserats i anbudsjournalen och skickats till de entreprenadfirmor som begärt det. Av upprättad sändlista framgår det att sex entreprenörer initialt visade intresse för att lämna anbud. Under rubriken Anbudsprövning i förfrågningsunderlaget står det att: Beställaren förbehåller sig rätten att förkasta alla anbud om anbudssumman överstiger anslagna medel. Som värderingsgrund anges att det mest fördelaktiga anbudet (högsta poäng) kommer att antas där fyra faktorer betygssätt utifrån en skala på 0-3 poäng. Faktorernas viktas enligt följande: pris (70 %), kvalitet (5 %), miljö (5 %) och kännedom om praktiskt kvalitetsarbete hos entreprenören/anbudsgivaren (20 %). Under rubriken Meddelande om beslut vid prövning av anbud står det: Så snart anbudsprövning skett underrättas alla anbudsgivare skriftligen genom tilldelningsbeslut. Det ursprungliga förfrågningsunderlaget är daterat och under upphandlingsprocessen översändes till entreprenörerna kompletterande förfrågningsunderlag vid två till fällen: och Kompletteringarna avsåg reviderade ritningar och reviderade dokument med mestadels ändringar i text. 11

12 Vid anbudstidens utgång, , förelåg fem anbud. Anbuden öppnades kl och av det upprättade öppningsprotokollet (Diarium) framgår att två entreprenörer lämnat sina anbud på öppningsdagen kl , strax innan anbudsöppnandet (sannolikt har dessa anbud lämnats i kommunens brevlåda kvällen innan och därför inte kommit med förrän morgonposten öppnats kl ). Anbudsutvärderingen görs samma dag som anbudsöppnandet och samtliga inkomna anbud utvärderas. Anbudssummorna ligger i ett spann mellan 9,9 mnkr och 14,0 mnkr. Enligt anbudsutvärderingen får Gösta Ahlquist AB högst poäng med 2,70. Lägst poäng, 1,56, får Peab AB som också hade den högsta anbudssumman. Den 9 maj 2007, mer än en månad efter det att anbudsutvärderingen har gjorts, beslutade Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden att anta Gösta Ahlquist AB:s anbud. Tilldelningsbeskedet dateras till och innehåller ett tack för visat intresse men, med hänvisning till den bifogade anbudsutvärderingen från meddelades, att annan entreprenör antagits. Tilldelningsbeskedet innehåller dock ett förbehåll: Antagen entreprenör är (förutsatt positiva beslut från myndigheter samt att de ekonomiska ramarna håller): Gösta Ahlquist AB i Hässleholm. Mellan tidpunkterna för anbudsutvärderingen ( ) och tilldelningsbeslutet i Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden ( ) har olika aktiviteter förekommit. Den 3 maj, sex dagar innan nämndsbeslutet, hölls en entreprenadgenomgång där ombud, kalkylator och produktionschef från Gösta Ahlquist AB närvarade tillsammans med gatuchef, byggledare och utredningsingenjör från miljö- och samhällsbyggnadskontoret. Entreprenadgenomgången protokollfördes och i 3 säger gatuchefen att upphandlingen är fördröjd p.g.a. att anbudssumman överstiger tillgänglig budget varför man måste minska projektet. Efter diskussioner beslutades att entreprenaden begränsas till ett mindre område där olika delar av den ursprungliga entreprenaden utgår. Det bedömdes inte som nödvändigt att låta Tyréns ändra ritningar och beskrivningar. Gösta Ahlquist AB ges i uppdrag att senast (en dag innan nämndssammanträdet) lämna ett kompletterande anbud på den mindre entreprenadomfattningen. Dessutom ska entreprenören innan samma datum lämna ett separat kompletterande anbud på bullerskärm enligt tidigare förfrågningsunderlag. I paragrafen 4 anges att arbetena ska vara färdigställda i mitten av september 2007 och att detta slutdatum är viktigt p.g.a. festligheter då Medborgarhuset fyller 50 år. Entreprenadgenomgång nummer 2 hölls den 15 maj Revisionens synpunkter Revisionen anser att det var formellt fel av miljö- och samhällsbyggnadsnämnden att inte avbryta upphandlingen när det framgick av de inkomna offerterna att anbudssummorna vida översteg det för ombyggnaden budgeterade anslaget på 5 mnkr. Uppenbarligen pressade av ett viktigt slutdatum väljer de ansvariga för upphandlingen trots det att gå vidare och inleda enskilda förhandlingar om väsentliga förändringar med den entreprenör som fått högst poäng i anbudsutvärderingen. Allt detta görs innan formellt tilldelningsbeslut fattas av miljö- och samhällsbyggnadsnämnden. Revisionen anser att ett sådant tillvägagångssätt innebär att miljö- och samhällsbyggnadsnämnden åsidosatt EG-direktivet gällande grundläggande principer som ska efterlevas vid all offentlig upphandling. Det gäller 12

13 främst likabehandlingsprincipen som innebär att alla leverantörer ska behandlas lika och ges lika förutsättningar. Principen om transparens har också negligerats då upphandlingsprocessen inte kännetecknats av förutsebarhet och öppenhet. Det gäller den omständigheten att förutsättningarna för entreprenaden väsentligen ändrades efter genomförd anbudsutvärdering och att endast en leverantör delgavs denna information. Eftersom det bara vara en av entreprenörerna som gavs tillfälle att inkomma med komple t- terande anbud utifrån de nya förutsättningarna anser revisionen att miljö- och samhällsbyggnadsnämden dessutom inte följt huvudregeln om affärsmässighet (1 kap. 4 LOU). Vidare anser revisionen att miljö- och samhällsbyggnadsnämnde har fattat beslut om tilldelning på ett ej relevant beslutsunderlag. Som beslutsunderlag åberopades anbudsutvärderingen från som gällde den ursprungliga entreprenaden och inte den förminskade entreprenaden som beslutet avsåg. Slutligen vill revisionen påpeka att förfrågningsunderlagets formulering om att beställaren har rätt att förkasta alla anbud om anbudssumman överstiger anslagna medel är olämplig då det i stället bör framgå att upphandlingen kan komma att avbrytas. Med tanke på den uppkomna diskrepansen mellan budgeterade medel och lägsta anbud (differens på nästan 5 mnkr) anser revisionen att det finns anledning för miljö- och samhällsbyggnadsnämnden att utvärdera huruvida det av Tyréns AB upprättade förfrågningsunderlaget utformats optimalt. 8 Samarbete med upphandlingsenheten i Lund Samarbetet med upphandlingsenheten i Lund nämns i kommunens inköpspolicy där det framgår: Eslövs kommun har samarbetsavtal med Lunds kommun genom dess MAenhet. Detta avtal har som mål att samordna inköpen för att nå storskalighetseffekt. I fö r- sta hand skall gemensamt leverantörsavtal användas av Eslövs kommun. Avtalet är rubricerat Samarbetsavtal i inköpsfrågor och är undertecknat den 13 mars Samarbetsavtalet omfattar gemensamma upphandlingar av varor och tjänster. Det innebär att Lunds kommun vid tecknandet av ramavtal för inköp av varor och tjänster kommer att tillfråga Eslövs kommun för gemensamt genomförande av upphandlingar där upphandlingsenheten i Lund är den samordnande enheten. Beslut om inköp skall dock fattas av Eslövs kommun som är suverän i inköpsfrågor. Enligt samarbetsavtalet ska Eslövs kommun betala en avgift på kr/år exklusive moms plus 1 % av det värde som avropas. För 2006 erhöll upphandlingsenheten i Lund kronor. Omfattningen av upphandlingsenhetens medverkan i gemensamma upphandlingar framgår av tabellen nedan. 13

14 År Antal avtal som under respektive år har tecknats i samarbete med Lunds kommun * *År 2004 genomfördes en upphandling av HVB-hem (Hem för vård och behandling) vilken resulterade i 175 avtal med olika entreprenörer, därav en högre siffra än övriga år. Från och med 2000 har antalet nytecknade avtal genom upphandlingsenheten i Lund per år (undantaget 2004) i genomsnitt uppgått till 27 st. För närvarande har Eslövs kommun 370 pågående ramavtal. Av dessa har upphandlingsenheten i Lund upphandlat 220 fördelat på 72 avtal för varor och tjänster samt 148 avtal avseende HVB-hem. Resterande avtal har upphandlats tillsammans med Statskontoret, Kommentus, Kommunförbundet Skåne samt 11-gruppen. Enligt uppgift från inköpssamordnaren har det på senare år blivit vanligare att upphandlingsenheten i Lund även anlitas vid förvaltningsspecifika upphandlingar. Sådana upphandlingar förmedlas via kommunens inköpssamordnare. För de förvaltningsspecifika upphandlingarna tar upphandlingsenheten ca 500 kr/tim Revisionens synpunkter Samarbetsavtalet med Lunds kommun börjar nu bli några år gammalt utan att villkor och omfattning har ändrats. Det finns ingen uppgift på att en utvärdering av avtalet gjordes efter ett år. Däremot uppger inköpssamordnaren på kommunledningskontoret att en revidering av samarbetsavtalet vid olika tillfällen har utarbetats i samverkansgruppen mellan Upphandlingsenheten och samverkanskommunerna. År 2004 hade upphandlingsenheten i Lund tagit fram ett förslag till nytt avtal men drogs tillbaka i avvaktan på ny lagstiftning i samband med de nya direktiven. Revisionen anser att nuvarande samarbetsavtal med upphandlingsenheten bör förnyas och att detta bör ske i samband med att den nya lagstiftningen träder i kraft. I ett nytt avtal bör även kostnader för förvaltningsspecifika upphandlingar regleras. 14