Riktlinje för boendestöd Dnr 2016/127

Transkript

1 Sammanträdesprotokoll Ordförandeberedningen Sida 1 av 1 Riktlinje för boendestöd Dnr 2016/127 Sammanfattning Boendestöd utgår ifrån Socialtjänstlagen och den enskildes behov. Boendestödet ska praktiskt hjälpa, motivera och stödja personer tillhörande målgrupperna, så de får möjlighet att förbättra förmågan att leva att så aktivt, meningsfullt och självständigt liv som möjligt i vardagen och samhället. Boendestödet ska medverka till att personer som tillhör målgruppen ska känna trygghet i sitt boende och sin livssituation och på sikt kan göra boendestödet överflödigt. Boendestödet ska stödja personer att bo kvar i sin bostad trots sina svårigheter. Målgrupper för boendestöd är personer med psykisk/neuropsykiatrisk funktionsnedsättning, personer med missbruk eller beroende, personer som tillhör LSS personkrets och personer med samsjuklighetsproblematik. Boendestöd är ett kvalificerat och flexibelt vardagsstöd. Det är alltid den enskildes specifika behov som avgör hur insatsen för boendestöd ska se ut. Finns behov ska stödet kunna utföras veckans alla dagar. Exempel på boendestödsinsatser är: praktiskt stöd, pedagogiskt stöd och socialt stöd. Helt nya beslut om boendestöd ska fattas om längst tre månader. Beslut om fortsatt boendestöd ska fattas på längst ett år i taget. Verkställigheten ska göra avstämningar var tredje månad gällande insatsens omfattning och meddela handläggare om behovet förändras. Riktlinjer mot boendestöd har tidigare funnits i Riktlinjer för Socialpsykiatrin samt Riktlinjer för biståndshandläggning enligt Socialtjänstlagen inom äldreomsorgen och för personer med funktionsnedsättning. Insatsen har utvecklats sedan dessa skrevs och en uppdatering av riktlinjerna behöver därför göras. Det finns ett behov att göra en egen riktlinje gällande boendestöd som lyfter fram alla målgrupper och som förtydligar beslut, innehåll och genomförande. Beslutsunderlag 1 Tjänsteskrivelse från socialchef 2 Riktlinjer för boendestöd Ordförandens förslag till kommunstyrelsens beslut Riktlinje för boendestöd antas.

2 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Tjänsteskrivelse Riktlinje för boendestöd Diarienummer 2016/127, löpnummer 991/2016 Sammanfattning Boendestöd utgår ifrån Socialtjänstlagen och den enskildes behov. Boendestödet ska praktiskt hjälpa, motivera och stödja personer tillhörande målgrupperna, så de får möjlighet att förbättra förmågan att leva att så aktivt, meningsfullt och självständigt liv som möjligt i vardagen och samhället. Boendestödet ska medverka till att personer som tillhör målgruppen ska känna trygghet i sitt boende och sin livssituation och på sikt kan göra boendestödet överflödigt. Boendestödet ska stödja personer att bo kvar i sin bostad trots sina svårigheter. Målgrupper för boendestöd är personer med psykisk/neuropsykiatrisk funktionsnedsättning, personer med missbruk eller beroende, personer som tillhör LSS personkrets och personer med samsjuklighetsproblematik. Boendestöd är ett kvalificerat och flexibelt vardagsstöd. Det är alltid den enskildes specifika behov som avgör hur insatsen för boendestöd ska se ut. Finns behov ska stödet kunna utföras veckans alla dagar. Exempel på boendestödsinsatser är: praktiskt stöd, pedagogiskt stöd och socialt stöd. Helt nya beslut om boendestöd ska fattas om längst tre månader. Beslut om fortsatt boendestöd ska fattas på längst ett år i taget. Verkställigheten ska göra avstämningar var tredje månad gällande insatsens omfattning och meddela handläggare om behovet förändras. Riktlinjer mot boendestöd har tidigare funnits i Riktlinjer för Socialpsykiatrin samt Riktlinjer för biståndshandläggning enligt Socialtjänstlagen inom äldreomsorgen och för personer med funktionsnedsättning. Insatsen har utvecklats sedan dessa skrevs och en uppdatering av riktlinjerna behöver därför göras. Det finns ett behov att göra en egen riktlinje gällande boendestöd som lyfter fram alla målgrupper och som förtydligar beslut, innehåll och genomförande. Förvaltningens förslag till beslut Riktlinjen för boendestöd antas Ärendet Boendestöd utgår ifrån Socialtjänstlagen och den enskildes behov. Boendestödet ska praktiskt hjälpa, motivera och stödja personer tillhörande målgrupperna, så de får möjlighet att förbättra förmågan att leva att så aktivt, meningsfullt och självständigt liv som möjligt i vardagen och samhället. Boendestödet ska medverka till att personer som tillhör målgruppen ska känna trygghet i sitt boende och sin livssituation och på sikt kan göra boendestödet överflödigt. Boendestödet ska stödja personer att bo kvar i sin bostad trots sina svårigheter. Målgrupper för boendestöd är personer med psykisk/neuropsykiatrisk funktionsnedsättning, personer med missbruk eller beroende, personer som tillhör LSS personkrets och personer med samsjuklighetsproblematik. Boendestöd är ett kvalificerat och flexibelt vardagsstöd. Det är alltid den enskildes specifika behov som avgör hur insatsen för boendestöd ska se ut. Finns behov ska stödet kunna utföras

3 2016/127, 991/2016 2(2) veckans alla dagar. Exempel på boendestödsinsatser är: praktiskt stöd, pedagogiskt stöd och socialt stöd. Helt nya beslut om boendestöd ska fattas om längst tre månader. Beslut om fortsatt boendestöd ska fattas på längst ett år i taget. Verkställigheten ska göra avstämningar var tredje månad gällande insatsens omfattning och meddela handläggare om behovet förändras. Riktlinjer mot boendestöd har tidigare funnits i Riktlinjer för Socialpsykiatrin samt Riktlinjer för biståndshandläggning enligt Socialtjänstlagen inom äldreomsorgen och för personer med funktionsnedsättning. Insatsen har utvecklats sedan dessa skrevs och en uppdatering av riktlinjerna behöver därför göras. Det finns ett behov att göra en egen riktlinje gällande boendestöd som lyfter fram alla målgrupper och som förtydligar beslut, innehåll och genomförande. Beslutsunderlag 1 Riktlinjer för boendestöd Beslut lämnas till Socialchef Carita Brovall Socialchef Maria Winsten Utredare sektor välfärd Sektor välfärd Sektor välfärd

4 Strategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler >> Styrdokument Riktlinje för boendestöd ANTAGET AV: Kommunstyrelsen DATUM: ANSVAR UPPFÖLJNING: Socialchef GÄLLER TILL OCH MED: 2020

5 Våra styrdokument [Normerande] Policy Vår hållning, övergripande Riktlinjer Rekommenderade sätt att agera Regler Absoluta gränser och ska-krav [Aktiverande] Strategi Avgörande vägval och strategiområden från fullmäktigeberedningar Program Avgörande vägval och programområden från andra än fullmäktigeberedningar Plan Uppdrag, tidsram och ansvar 2

6 Innehållsförteckning 1 Bakgrund och inledning Målgrupper Personer med psykisk/neuropsykiatrisk funktionsnedsättning Personer med missbruk eller beroende Personer som tillhör LSS personkrets Personer med samsjuklighetsproblematik Syfte Mål Innehåll och genomförande Beslut och genomförande Avgränsningar Uppföljning/utvärdering

7 1 Bakgrund och inledning Riktlinjer mot boendestöd har tidigare funnits i Riktlinjer för Socialpsykiatrin samt Riktlinjer för biståndshandläggning enligt Socialtjänstlagen inom äldreomsorgen och för personer med funktionsnedsättning. Insatsen har utvecklats sedan dessa skrevs och en uppdatering av riktlinjerna behöver därför göras. Det finns ett behov att göra en egen riktlinje gällande boendestöd, som lyfter fram alla målgrupper och som förtydligar beslut, innehåll och genomförande. I det förslag som har tagits fram omfattas också nya målgrupper av insatsen. Syftet med att lyfta fram ytterligare målgrupper är att kunna ge insatser på rätt nivå och att ge stöd med god kvalitet till dessa grupper. Boendestöd är en biståndsbedömd insats utifrån 4 kapitlet 1 SoL för personer som tillhör nedan angivna målgrupper. Den enskilde ska genom biståndet tillförsäkras en skälig levnadsnivå. Biståndet ska utformas så att det stärker den enskildes möjligheter att leva ett självständigt liv. Utredning och beslut om boendestöd SoL handläggs av handläggare inom Beställarverksamheten. 2 Målgrupper Boendestöd riktar sig till personer över 18 år. 2.1 Personer med psykisk/neuropsykiatrisk funktionsnedsättning Målgruppen utgörs av personer med en psykisk eller neuropsykiatrisk funktionsnedsättning. Funktionshindret innebär att en person har väsentliga svårigheter med att utföra aktiviteter på viktiga livsområden och dess begränsningar har funnits eller kan antas komma att bestå under en längre tid. 2.2 Personer med missbruk eller beroende Målgruppen utgörs av personer som på grund av missbruk och beroende har svårigheter att bibehålla sitt boende och/eller behöver stöd med att utföra aktiviteter på viktiga livsområden. 2.3 Personer som tillhör LSS personkrets Målgruppen utgörs av personer som omfattas av LSS. 2.4 Personer med samsjuklighetsproblematik Målgruppen utgörs av personer som har en samsjuklighetsproblematik och som ingår i två eller flera av ovanstående grupper. Samsjuklighet innebär att personer har ett psykiskt/neuropsykiatriskt funktionshinder i kombination med beroende/missbruk. 4

8 3 Syfte Boendestöd utgår från Socialtjänstlagen och den enskildes behov. Boendestödet ska praktiskt hjälpa, motivera och stödja personer tillhörande målgrupperna, så de får möjlighet att förbättra förmågan att leva ett så aktivt, meningsfullt och självständigt liv som möjligt i vardagen och i samhället. 4 Mål Boendestödet ska medverka till att personer tillhörande målgrupperna kan känna trygghet i sitt boende och sin livssituation och på sikt kan göra boendestödet överflödigt. Boendestödet ska stödja personen att behålla sin bostad. 5 Innehåll och genomförande Boendestöd är ett kvalificerat och flexibelt vardagsstöd där den enskilde behöver stöd och hjälp med att klara sina svårigheter i vardagen, både i och utanför bostaden. Stödet kan variera över tid vilket också ställer stora krav på flexibilitet hos såväl personal som verksamhetens organisation. Det är alltid den enskildes specifika behov som avgör hur insatsen för boendestöd ska se ut. Finns behov ska stödet kunna utföras veckans alla dagar/kvällar. Boendestöd avser insatser i form av såväl praktiskt, socialt som pedagogiskt stöd för att engagera, uppmuntra och motivera den enskilde till delaktighet och ansvarstagande. Arbetet i hemmet betyder att tillsammans med den enskilde utföra olika vardagssysslor. Detta kan betyda att personal i vissa situationer själv kan behöva utföra till exempel praktiska vardagssysslor, när den enskilde inte klarar detta. Personalen blir, genom att praktiskt visa hur man tar sig an olika vardagsaktiviteter, en förebild som banar väg för att den enskilde på sikt själv till stor del eller fullt ut själv ska klara av att utföra sysslorna. Exempel boendestödsinsatser: Praktiskt stöd med städ, inköp och matlagning, tvätt, klädvård och hygien samt praktiskt stöd med enklare myndighetskontakter. Pedagogiskt stöd för att strukturera vardagen och hitta goda rutiner samt förenkla, tydliggöra, planera och träna vardagliga sysslor Socialt stöd för att ge den enskilde möjligheten att få finnas med i ett socialt sammanhang t.ex. i kontakter med närstående och vänner, för besök och deltagande i arbete/ sysselsättning och föreningar eller annan delaktighet i samhällslivet för att bryta isolering. Den beviljade insatsens omfattning anges i antal timmar under en tremånadersperiod för att kunna fördelas flexibelt under perioden. I resursfördelningssystemet anges dock ett genomsnittligt antal timmar per vecka. 5.1 Beslut och genomförande Handläggare utgår från den enskildes behov när beslut fattas om boendestöd. I besluten ska tydligt framgå vilka insatser den enskilde behöver och vilka mål som finns för respektive 5

9 insats. Helt nya beslut om boendestöd ska fattas om längst 3 månader. Beslut om fortsatt boendestöd ska fattas på längst 1 år i taget, omprövning ska ske innan beslutets utgång. Uppföljning ska, beroende på tidsperiod för beslutet, följas upp var tredje eller sjätte månad. Verkställigheten ska sedan i samråd med den enskilde brukaren bestämma hur insatserna ska utformas och genomföras och dokumentera detta i en aktuell genomförandeplan. Av genomförandeplanen skall även framgå hur man skall agera vid förändring i måendet - både vid förbättring och försämring, vid eventuella hot- och våldssituationer, vid aktivt missbruk samt vilken samtycke till samverkan som är godkänd av den enskilde. Verkställigheten ska göra avstämningar var tredje månad gällande insatsens omfattning och meddela handläggare om behovet förändras. 5.2 Avgränsningar Boendestödet är att betrakta som hjälp i hemmet och bör endast i undantagsfall kombineras med andra insatser, som t.ex. kontaktperson, ledsagning och hemtjänst. I dessa fall skall ansvarsfördelningen förankras med enhetschefen och tydligt framgå av genomförandeplanen. Boendestödet ska heller inte utföra någon form av samtalsbehandling/ terapi utan hänvisa till hälso- och sjukvården. När den enskilde har insatser från hälso- och sjukvården och insatserna behöver samordnas skall det efter samtycke från den enskilde upprättas en samordnad individuell plan (SIP). Kommunen har inte hälso- och sjukvårdsansvar för personer som bor i boendestöd om dessa inte har bedömts som hemsjukvårdspatienter (landstingets bedömning som skall framgå i SIP). Insatser i form av hjälp med egenvård ingår i boendestödet och räknas inte som hälsooch sjukvårdsinsats. 6 Uppföljning/utvärdering Arbetet med boendestöd ska årligen följas upp och utvärderas. Riktlinjer ska följas upp varje år och revideras vid behov utav verksamhet beställning och kvalitet. 6

10 Sammanträdesprotokoll Ordförandeberedningen Sida 1 av 1 Riktlinjer vid utformning av vård- och omsorgsboende Dnr 2016/94 Sammanfattning Verksamheterna äldreomsorg och fastighet har besökt diverse välfungerande, nybyggda och pågående byggnationer av vård- och omsorgsboenden i andra kommuner. Erfarenheter från dessa, lokaltekniska aspekter, vårdpersonalens kunskap samt forskning och framtidsprognoser ligger tillsammans med lagar, regler och råd, till grund för framtagna riktlinjer. Syftet med riktlinjerna är i första hand att finnas som stöd i planeringen av ett nytt vård- och omsorgsboende för äldre i Gällstad. De bör även vara normerande vid ombyggnationer eller framtida nybyggnationer. Riktlinjerna formar den ram inom vilken framtidens äldreboende utformas och ska säkerställa ändamålsenliga lokaler för en effektiv och säker verksamhetsmiljö. Kommunstyrelsen återremitterade ärendet till förvaltningen vid sitt sammanträde den 9 mars I reviderad version har följande ändringar gjorts: - Fiber ska dras till boendet och alla lägenheter ska ha tillgång till internet samt möjlighet till installation av olika IT-baserade lösningar ska finnas. Extra vikt ska läggas på system som underlättar den boendes självständighet och system som är trygghetsskapande. (4.2 s. 7) - Parboende ska enligt lag kunna erbjudas och för detta ändamål behöver ett visst antal rum vara anpassade med lämplig storlek och planlösning. Efterfrågan på lägenheter för parboende varierar kraftigt varför det finns fördelar med att bygga dessa flexibelt. Med en mindre ombyggnation bör en lägenhet kunna anpassas till en eller två brukare. (6.1 s. 10) - Hygienutrymme med dusch och toalett ska vara anpassade till brukare med olika former av funktionsnedsättning. (6.3 s. 10) Beslutsunderlag 1 Tjänsteskrivelse från socialchef 2 Riktlinjer vid utformning av vård- och omsorgboende Ordförandens förslag till kommunstyrelsens beslut Riktlinjer för utformning av vård- och omsorgsboende antas.

11 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Tjänsteskrivelse riktlinjer vid utformning av vårdoch omsorgsboende Diarienummer 2016/94, löpnummer 937/ Sammanfattning Verksamheterna äldreomsorg och fastighet har besökt diverse välfungerande, nybyggda och pågående byggnationer av vård- och omsorgsboenden i andra kommuner. Erfarenheter från dessa, lokaltekniska aspekter, vårdpersonalens kunskap samt forskning och framtidsprognoser ligger tillsammans med lagar, regler och råd, till grund för framtagna riktlinjer. Syftet med riktlinjerna är i första hand att finnas som stöd i planeringen av ett nytt vård- och omsorgsboende för äldre i Gällstad. De bör även vara normerande vid ombyggnationer eller framtida nybyggnationer. Riktlinjerna formar den ram inom vilken framtidens äldreboende utformas och ska säkerställa ändamålsenliga lokaler för en effektiv och säker verksamhetsmiljö. Kommunstyrelsen återremitterade ärendet till förvaltningen vid sitt sammanträde den 9 mars I reviderad version har följande ändringar gjorts: - Fiber ska dras till boendet och alla lägenheter ska ha tillgång till internet samt möjlighet till installation av olika IT-baserade lösningar ska finnas. Extra vikt ska läggas på system som underlättar den boendes självständighet och system som är trygghetsskapande. (4.2 s. 7) - Parboende ska enligt lag kunna erbjudas och för detta ändamål behöver ett visst antal rum vara anpassade med lämplig storlek och planlösning. Efterfrågan på lägenheter för parboende varierar kraftigt varför det finns fördelar med att bygga dessa flexibelt. Med en mindre ombyggnation bör en lägenhet kunna anpassas till en eller två brukare. (6.1 s. 10) - Hygienutrymme med dusch och toalett ska vara anpassade till brukare med olika former av funktionsnedsättning. (6.3 s. 10) Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen antar Riktlinjer för utformning av vård- och omsorgsboende Ärendet Ulricehamn ser, likt övriga Sverige, en ökning av andelen äldre i kommunen. Tack vare att denna grupp blir allt friskare och erbjuds hemtjänst och hemsjukvård, samt rehabverksamhet och korttidsverksamhet, kan de allra flesta bo kvar i sitt ordinära boende länge. När hemmavarande inte längre är möjligt kan den äldre söka plats på ett vård- och omsorgsboende. Detta innebär en föränderlig sammansättning av äldre på kommunens boenden, där snittåldern blir högre och sjukdomsbilden mer krävande. Dessa riktlinjer har tagits fram för att säkerställa att det, vid nybyggnation och ombyggnation av vård- och omsorgsboenden, tas hänsyn till dessa förändringar och nya utmaningar. Riktlinjerna ska även säkerställa att kommunens vision och mål för gruppen äldre tas i beaktande vid sådan byggnation.

12 2016/94, 937/2016 2(2) Verksamheterna äldreomsorg och fastighet har under 2015 besökt flertalet välfungerande, nybyggda och pågående byggnationer av vård- och omsorgsboenden i andra kommuner. Erfarenheter från dessa besök, lokaltekniska aspekter, vårdpersonalens kunskap samt forskning och framtidsprognoser ligger tillsammans med lagar, regler och råd, till grund för framtagna riktlinjer. Syftet med riktlinjerna är i första hand att finnas som stöd i planeringen av ett nytt vård- och omsorgsboende för äldre i Gällstad. De bör även vara normerande vid ombyggnationer eller framtida nybyggnationer. Riktlinjerna formar den ram inom vilken framtidens äldreboende utformas och ska säkerställa ändamålsenliga lokaler för en effektiv och säker verksamhetsmiljö. Kommunstyrelsen återremitterade ärendet till förvaltningen vid sitt sammanträde den 9 mars I reviderad version har följande ändringar gjorts: - Fiber ska dras till boendet och alla lägenheter ska ha tillgång till internet samt möjlighet till installation av olika IT-baserade lösningar ska finnas. Extra vikt ska läggas på system som underlättar den boendes självständighet och system som är trygghetsskapande. (4.2 s. 7) - Parboende ska enligt lag kunna erbjudas och för detta ändamål behöver ett visst antal rum vara anpassade med lämplig storlek och planlösning. Efterfrågan på lägenheter för parboende varierar kraftigt varför det finns fördelar med att bygga dessa flexibelt. Med en mindre ombyggnation bör en lägenhet kunna anpassas till en eller två brukare. (6.1 s. 10) - Hygienutrymme med dusch och toalett ska vara anpassade till brukare med olika former av funktionsnedsättning. (6.3 s. 10) Beslutsunderlag 1 Riktlinjer vid utformning av vård- och omsorgboende Beslut lämnas till Socialchef Carita Brovall Socialchef Jennifer Leijon Planeringsledare Sektor välfärd

13 Strategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler Styrdokument Riktlinjer vid utformning av vård- och omsorgsboende ANTAGET AV: Kommunstyrelsen DATUM: "[Fyll i datum enlingt ÅÅÅÅ]" ANSVAR UPPFÖLJNING/UPPDATERING: Socialchef GÄLLER TILL OCH MED: 2019

14 Våra styrdokument [Normerande] Policy Vår hållning, övergripande Riktlinjer Rekommenderade sätt att agera Regler Absoluta gränser och ska-krav [Aktiverande] Strategi Avgörande vägval och strategiområden från fullmäktigeberedningar Program Avgörande vägval och programområden från andra än fullmäktigeberedningar Plan Uppdrag, tidsram och ansvar 2

15 Innehåll 1. Bakgrund Syfte Vård- och omsorgsboenden för äldre i Ulricehamns kommun Nationell lagstiftning Värdegrund Kommunens styrdokument Allmän beskrivning av verksamhet och funktioner Brukarperspektiv Grundkriterier för att skapa en god boendemiljö Utemiljö Utrymme för gemensamma aktiviteter Aktivitetsrum Träffpunkt/ dagverksamhet Rum för välbefinnande Boendet Lägenheterna Kök Hygienutrymme Övrigt Allmänna utrymmen inom enheten Verksamhetslokaler

16 1. Bakgrund Äldre personer i behov av särskilt boende har som målgrupp förändrats på senare år, vilket i sin tur innebär förändrade krav på de verksamheter kommunen driver. Vid utredning har det konstaterats att lokalerna i Ekero, kommunens särskilda boende för äldre i Gällstad, inte stöder verksamhetens funktion. Vid lokalrevidering utförd under våren 2015 föreslås avveckling av Ekero med ersättande nybyggnation i orten. Förstudier av möjligheterna för en nybyggnation har pågått under året och för att gå vidare i projektprocessen, för noggrannare ekonomiska beräkningar bl.a., behövs en ram för hur ett sådant boende ska utformas. Verksamheterna äldreomsorg och fastighet har i samverkan reviderat kommunens boenden och lokaler och även besökt diverse välfungerande, nybyggda och pågående byggnationer av boenden i andra kommuner. Erfarenheter från dessa, lokaltekniska aspekter, vårdpersonalens kunskap samt forskning och framtidsprognoser, ligger tillsammans med lagar, regler och råd, till grund för dessa riktlinjer. Kommunens äldreomsorg styrs huvudsakligen av socialtjänstlagen (SoL) och lagen om hälso- och sjukvård (HSL). Regler och allmänna råd om särskilt boende för äldre och vård av demenssjuka finns framtagna av Socialstyrelsen och Boverket. Även kommunens vision- och måldokument för äldrefrågor, där behov, utmaningar och möjligheter för gruppen äldre beskrivits, utgör underlag för riktlinjerna i detta dokument. 2. Syfte Syftet med riktlinjerna är i första hand att finnas som stöd i planeringen av ett nytt vård- och omsorgsboende för äldre i Gällstad. De bör även vara normerande vid ombyggnationer eller framtida nybyggnationer. Riktlinjerna formar den ram inom vilken framtidens äldreboende utformas och ska säkerställa ändamålsenliga lokaler för en effektiv och säker verksamhetsmiljö. 4

17 3. Vård- och omsorgsboenden för äldre i Ulricehamns kommun Ulricehamn ser, likt övriga Sverige, en ökning av andelen äldre i kommunen. Tack vare att denna grupp blir allt friskare och erbjuds hemtjänst och hemsjukvård, samt rehabverksamhet och korttidsverksamhet, kan de allra flesta bo kvar i sitt ordinära boende länge. När hemmavarande inte längre är möjligt kan den äldre söka plats på ett vård- och omsorgsboende. Detta innebär en föränderlig sammansättning av äldre på kommunens boenden, där snittåldern blir högre och sjukdomsbilden mer krävande. Dessa riktlinjer har tagits fram för att säkerställa att det, vid nybyggnation och ombyggnation av vård- och omsorgsboenden, tas hänsyn till dessa förändringar och nya utmaningar. Riktlinjerna ska även säkerställa att kommunens vision och mål för gruppen äldre, antagna i mål och visionsdokument, tas i beaktande vid sådan byggnation. Den framtagna visionen för äldre lyder; - Äldre ska känna sig trygga i sin vardag och leva ett så gott liv som möjligt, hela livet! - Äldre ska få tjänster av god kvalitet, känna sig delaktiga och bli bemötta med respekt. 3.1 Nationell lagstiftning Äldreomsorgen styrs framförallt av Socialtjänstlagen, SoL, men också av Hälso- och Sjukvårdslagen, HSL. Enligt SoL 5 kap 4 ska kommunens omsorg om äldre inriktas på att äldre personer får leva ett värdigt liv och känna välbefinnande. Kommunen ska i sin äldreomsorg erbjuda god omsorg efter enskildas önskemål och behov. När omsorg och vård inte längre kan tillgodoses i den enskildes hem, ska kommunen erbjuda ett boende anpassat för den enskildes behov. Inom det särskilda boendet ska den enskilde kunna erbjudas trygghet, omsorg och service samt, enligt HSL 18 kap, erbjuda en god hälsooch sjukvård. Socialnämnden skall verka för att äldre människor får goda bostäder och skall ge dem som behöver det stöd och hjälp i hemmet och annan lättåtkomlig service. Kommunen skall inrätta särskilda boendeformer för service och omvårdnad för äldre människor som behöver särskilt stöd. Den äldre personen ska, så långt det är möjligt, kunna välja när och hur stöd och hjälp i boendet och annan lättåtkomlig service ska ges. 5 kap. 5 Socialtjänstlagen (2001:453) Enligt lagen om skydd mot olyckor (2003:778) ska ägare och nyttjanderättshavare ha ett skäligt brandskydd. Kommunen som ägare av särskilda boenden för äldre ska säkerställa att tillfredsställande brandskydd finns. 5

18 3.2 Värdegrund I 5 kap. 4 SoL infördes bestämmelsen om en nationell värdegrund för äldreomsorgen. Kommunerna får själva avgöra hur värdegrunden ska tillämpas och hur de ska leva upp till den. Med värdegrund menas de etiska värden och normer som ska vara grunden för arbetet inom äldreomsorgen och att verksamheten ska inriktas på den äldre personens behov. 3.3 Kommunens styrdokument I Ulricehamn kommuns vision- och måldokument för äldrefrågor antogs, förutom visionen, sex målområden till grund för framtida strategier. Inom området hälsa och livskvalitet lyftes bland annat vikten av ett salutogent (hälsofrämjande) synsätt. Äldres kost och måltidssituation lyftes också som en viktig fråga där mötesplatser för möjlighet att äta tillsammans efterfrågades. Att ett tryggt och flexibelt boende för alla ska genomsyra kommunens framtida planering, att ta tillvara ny teknik och att äldreomsorgen skall vara en attraktiv arbetsplats, är också målsättningar att ta hänsyn till i planering av boende. I Ulricehamns kommunalpolitiska handlingsprogram understryks att alla invånare ska känna trygghet och att kommunen ska leverera högkvalitativ vård och omsorg. En ny äldreomsorgsplan förväntas även antas under 2016 där kommunens vision omsätts till uppdrag i förvaltningen. 6

19 4. Allmän beskrivning av verksamhet och funktioner Den nationella värdegrunden syftar till att äldre ska kunna leva utifrån sin identitet och personlighet. För den ena delen av värdegrunden, ett värdigt liv, blir praktiska förutsättningar viktiga för att främja integritet, självbestämmande och delaktighet samt erbjuda kvalitativa insatser, ge ett gott bemötande till både äldre och anhöriga och ge skydd för olyckor och obehag. 4.1 Brukarperspektiv Det särskilda boendet bör vara integrerat med annan bostadsbebyggelse. Närhet till samhällsservice är viktig, liksom närhet till grönområde på plan mark och utemiljö anpassad för äldre. En central placering av det särskilda boendet kan bidra till att brukaren blir mer aktiv och deltar i samhällets utbud. Boendemiljön ska vara utformad så att det underlättar för brukaren att leva så självständigt som möjligt och innehålla de utrymmen och resurser som behövs för att ge stimulans i vardagen. Lokalernas möjligheter ska tas tillvara i den dagliga verksamheten. All personal måste vara medveten om miljöns betydelse för brukaren. Boendet ska utformas så att närstående känner tillhörighet. Mötesplats/ restaurang ska ge möjlighet för kringboende äldre att delta i aktiviteter och måltider. Vid utformning av boendet ska aktuell forskning och rön kring ex miljö för personer med demenssjukdom tas till vara och användas. Det särskilda boendet är även en arbetsplats för omvårdnadspersonal och ska därför vara ändamålsenligt utformat och leda till en god arbetsmiljö. 4.2 Grundkriterier för att skapa en god boendemiljö. En lägenhet för varje person som själv har möjlighet att avgöra hur det ska vara ordnat och möblerat. Lägenheten ska uppfylla god tillgänglighet. Vård- och omsorgsboendet ska vara utformat, inrett och utrustat så att det underlättar egna aktiviteter. Det ska innehålla de utrymmen som behövs för ett gott liv i den boendes vardag. Utformningen ska ske utifrån vad som är en god tillgänglighet och trygg och säker miljö för olika funktionsnedsättningar. Färgsättning och belysning ska stödja personer med olika funktionsnedsättningar. Miljön i gemensamhetsutrymmena ska möjliggöra för meningsfulla aktiviteter, social samvaro och välbefinnande för den boende. Fiber ska dras till alla lägenheter och möjlighet till installation av olika IT-baserade lösningar ska finnas. Extra vikt ska läggas på system som underlättar den boendes självständighet och system som är trygghetsskapande. 7

20 4.3 Utemiljö Det är önskvärt att det särskilda boendet ligger i marknivå. Utemiljön ska vara lättillgänglig för hyresgästerna och stimulera till utevistelse och aktivitet. Den ska vara anpassad för personer med nedsatt rörlighet och nedsatt orienteringsförmåga. Trädgården ska ge stimulans åt alla sinnen och vara tillgänglig året runt. Det ska finnas gångvägar runt det särskilda boendet, där man lätt kan köra med rullstol eller rollator. Längs med gångvägen, med jämna avstånd, ska det finnas sittplatser. Det bör finnas staket eller annan form av avgränsningar runt boendet för en trygg och säker utevistelse. 8

21 5. Utrymme för gemensamma aktiviteter Välbefinnande, den andra aspekten av värdegrunden, är en subjektiv känsla men kan sägas inkludera känslan av trygghet, att uppleva meningsfullhet, samhörighet, gemenskap och att få stöd i att leva utifrån sin tro och kultur. För flertalet av de boende utgör vård- och omsorgsboendet och kringliggande miljö hela deras tillvaro. Att det finns utrymmen för aktiviteter av olika slag är således av stor vikt för att kunna tillgodose olika intressen. 5.1 Aktivitetsrum Aktivitetsrum är en lokal där personal och brukare på boendet kan genomföra olika aktiviteter i olika stora grupper. Aktivitetsrummet ska vara stort nog som samlingsplats för alla boende men även kunna skärmas av, exempelvis bestå av två rum med skiljevägg. Hörslinga ska monteras i aktivitetsutrymmen. Handikapptoalett planeras i närheten av aktivitetsrum. 5.2 Träffpunkt/ dagverksamhet Träffpunkten ska vara en plats för den boende att möta anhöriga och andra seniorer. Träffpunkten utformas så att både hyresgäster och seniorer i närområdet kan komma för att delta på aktiviteter. Den bör ligga på entréplanet och centralt inom fastigheten. Där bör finnas möjlighet att skärma av och stänga till vid aktiviteter som kräver koncentration samt öppna ytor som ger möjlighet till att lätt kunna möblera inför olika former av aktiviteter. Det bör finnas köksinredning med ugn, spis, mikrovågsugn kylskåp och frys, samt diskmaskin. Handikapptoaletter i eller i närheten av lokalerna. Hörslinga ska monteras. 5.3 Rum för välbefinnande Aktiviteter som kan vara aktuella i rum för välbefinnande är: Fotvård: Låsbara skåp som kan användas av fotvårdsspecialisterna. Hårvård: Låsbara skåp som kan nyttjas av frisörerna. Bad: Förberett med vattenledningar och plats för badkar. I taket ska det kunna monteras en taklyft. Massage: Plats för massagefåtölj och en massagebrits. Sinnesrum/ljusrum: Eftersom äldre personer behöver allt mer ljus för att känna välbefinnande, kan ett ljusrum ersätta solljuset vintertid. Minigym : Träningslokal/ minigym /duschmöjlighet Hygienisk verksamhet som fot- och hårvård, massage och bad, ska anmälas till miljö- och hälsoskyddsnämnd och anpassas efter socialstyrelsens allmänna råd om yrkesmässig hygienisk verksamhet 9

22 6. Boendet Det egna boendet är kanske den viktigaste platsen för den äldres upplevelse av trygghet och välbefinnande. Här ska finnas möjlighet för egen inredning och att skapa hemkänsla. Det bör förberedas för ny teknik och vara flexibelt utformat för att kunna anpassas till varje boende och dennes behov. Beskrivningen nedan är grundläggande krav som verksamheten ställer på utformningen för att uppnå sitt syfte. Det tillkommer flertalet tekniska aspekter och annan planering på detaljnivå vid byggnation. Vid sådant beslutsfattande ska dessa krav finnas till stöd. 6.1 Lägenheterna En enhet på vård- och omsorgsboendet ska innehålla 8-10 lägenheter, samt gemensamhetsutrymmen för samvaro. Lägenheten ska vara m 2 och lätt att inreda. Säng ska kunna vara placerad mot vägg eller ställas rakt ut. Lägenheterna ska vara fullvärdiga och innehålla hall, hygienutrymme, kompaktkök och klädkammare. Parboende ska enligt lag kunna erbjudas och för detta ändamål behöver ett visst antal rum vara anpassade med lämplig storlek och planlösning. Efterfrågan på lägenheter för parboende varierar kraftigt varför det finns fördelar med att bygga dessa flexibelt. Med en mindre ombyggnation bör en lägenhet kunna anpassas till en eller två brukare. Skena ska finnas i taket för möjlig montering av hissanordning 6.2 Kök Lägenhetsköket ska vara ett flexibelt pentry Timer ska finnas kopplat till uttag Köket ska vara anpassat för personer med funktionsnedsättning 6.3 Hygienutrymme Hygienutrymme med dusch och toalett ska vara anpassade till brukare med olika former av funktionsnedsättning. Våtrumsytorna och placering av utrustning ska medge plats för två personal och brukare med rullstol. Hygienutrymmet ska inredas flexibelt för att kunna anpassas till brukare med olika förutsättningar. 6.4 Övrigt TV ska kunna kopplas in i det egna rummet Rummet bör ha tillgång till trådlöst Internet och vara förberett för modern teknik Medicinskåp ska finnas lättillgängligt och med lås 10

23 7. Allmänna utrymmen inom enheten För varje enhet, med 8-10 lägenheter, finns allmänna utrymmen som även de ska främja både en hemtrevlig miljö och en bra arbetsplats. Nedan punkter är viktiga för att uppnå detta och även här finns tekniska aspekter att besluta om vid byggnation, där dessa finns som stöd tillsammans med bästa tillgängliga information, forskning, verksamhetens erfarenheter och nationella riktlinjer. Flera enheter ska placeras, i förhållande till varandra, så att samarbete möjliggörs. Utformning ska ge hemkänsla och vara en naturlig träffpunkt för brukare. Matplats, kök och allrum placeras centralt inom enheten. Här samlas de flesta brukarna till gemensamma måltider och daglig samvaro. Matplats och allrum bör ligga i närheten av varandra men erbjuda separata mötesplatser. Gemensamma utrymmen och lägenheterna ska placeras i förhållande till varandra så att brukaren lätt kan överblicka och lära känna sin miljö. Olika färg på enheterna underlättar orienteringen. Byggnadens utformning måste vara enkel, med korta överblickbara korridorer, så att brukaren lätt kan orientera sig. Matplats ska finnas där man kan sitta i mindre grupper där möjlighet för personal finns att sitta med. Man ska kunna lämna sin matplats utan att störa andra boende. Kök och dess utrustning kan behöva låsfunktioner beroende på verksamhet och risker. Allrum ska fungera som mötesplats och innehålla bra och bekväma sittmöjligheter. Önskvärt är braskamin. Korridor ska vara så bred att det är möjligt att mötas med ex två rullstolar. Korridoren ska kunna innehålla sittmöbler. Det ska finnas tillgång till altan/balkong på samtliga enheter. 11

24 8. Verksamhetslokaler Lokalerna ska anpassas för den verksamhet som bedrivs och för en god arbetsmiljö där punkterna nedan bör inkluderas. De tekniska aspekter som tillkommer beslutas om med stöd av bästa tillgängliga information, verksamhetens erfarenheter och nationella riktlinjer. Handikapptoaletter Centralt- och närförråd, hjälpmedelsförråd, lägenhetsförråd, trädgårdsförråd Städutrymme för städvagn, kemikalier m.m. Skölj Tvättstuga Vilorum Lunchrum Kapprum Omklädningsrum dam/herr inkl. dusch och toalett. Konferensrum Administrativa lokaler Kontor för två enhetschefer, en administratör Kontor för sjuksköterska och rehabiliteringspersonal Kontor för personal Dokumentationsplats Lokal för hemtjänst Restaurang Tillagningskök Varuintag Förvaringsutrymmen Personalutrymmen Parkeringsmöjligheter Besökande Hemtjänsten Kostverksamheten Vaktmästare Personal Säkerhet Styrdokument och rutiner krävs för att aktivt arbeta med brandskydd och säkerställa en rimlig och tillräcklig nivå. De boende kan inte alltid själva sätta sig i säkerhet vid brand, vilket ställer krav på personalen att kunna agera rätt i sådan händelse eller annan orsak till 12

25 utrymning. Ett systematiskt och kontinuerligt brandskyddsarbete bör bedrivas och dokumenteras. 13

26 Sammanträdesprotokoll Ordförandeberedningen Sida 1 av 2 Höjning av takbelopp i högkostnadsskydd inom hemtjänst, dagverksamhet och hemsjukvård Dnr 2016/128 Sammanfattning Kommunens rätt att ta ut en avgift för insatser inom hemtjänst, dagverksamhet och hemsjukvård regleras i 8 kap. 5 Socialtjänstlagen (SoL). Riksdagen beslutade den 15 december 2015 att ändra i Socialtjänstlagen så att kommunerna får ta ut en högre avgift för insatserna. Taket för högkostnadsskyddet ändras då från kronor i månaden till kronor i månaden. I och med detta beräknas kommunerna kunna öka sina intäkter med 148 miljoner kronor. Därmed minskas anslaget från den kommunalekonomiska utjämningen med samma belopp. Avgifterna som enskilda betalar täcker cirka 4 procent av kommunens kostnader för insatserna, enligt siffror från Konsekvenser för brukaren I Ulricehamns kommun har de flesta brukare som omfattas av förändringen reducering av sin avgift med anledning av förbehållsbeloppet. Förbehållsbeloppet är summan av det minimibelopp som Socialstyrelsen räknar ut varje år, plus boendekostnaderna. För 2016 är minimibeloppet kronor för ensamstående och kronor för sammanboende. Förvaltningen har tittat på siffror från augusti 2015 och januari Utifrån januaris siffror skulle det höjda taket i högkostnadsskyddet uppskattningsvis beröra cirka 30 personer, vilket motsvarar cirka 3 procent, av de som har reducerbara insatser inom hemtjänst, hemsjukvård och dagverksamhet. Det berör framförallt personer med höga inkomster och omfattande insatser. Konsekvenser för förvaltningen Det kan få konsekvenser för verksamheten på sikt om möjligheten att ta ut en högre avgift inte täcker upp för det minskade anslaget i den kommunalekonomiska utjämningen. Det innebär mindre ekonomi till verksamheterna inom sektor välfärd som kan påverkas negativt. Ekonomiska konsekvenser Det minskade anslaget från den kommunalekonomiska utjämningen innebär den beräknade effekten för Ulricehamns kommun kronor. Om kommunen nyttjar möjligheten att ta ut högre avgifter enligt höjningen av högkostnadsskyddet ökar intäkterna med uppskattningsvis kronor på årsbasis, utifrån januaris siffror. Med anledning av att anslaget från den kommunalekonomiska utjämningen minskar ser förvaltningen behov av att använda möjligheten att höja taket på högkostnadsskyddet i enlighet med det som riksdagen beslutade i december Enligt budget 2016 och ekonomisk plan , antagen , 205 får kommunstyrelsen beslut om höjning av maxtaxa efter beslut av riksdagen (s. 76). Beslutsunderlag 1 Tjänsteskrivelse från tf socialchef 2 Utredning: konsekvenser av höjning av takbeloppet i högkostnadsskyddet

27 Sammanträdesprotokoll Ordförandeberedningen Sida 2 av 2 Ordförandens förslag till kommunstyrelsens beslut Taket för högkostnadsskyddet för reducerbara insatser inom hemtjänst, dagverksamhet och hemsjukvård höjs i enlighet med ändringen i 8 kap. 5 Socialtjänstlagen från och med 1 juni 2016.

28 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Tjänsteskrivelse höjning av takbelopp i högkostnadsskydd inom hemtjänst, dagverksamhet och hemsjukvård Diarienummer 2016/128, löpnummer 1125/2016 Sammanfattning Kommunens rätt att ta ut en avgift för insatser inom hemtjänst, dagverksamhet och hemsjukvård regleras i 8 kap. 5 Socialtjänstlagen (SoL). Riksdagen beslutade den 15 december 2015 att ändra i Socialtjänstlagen så att kommunerna får ta ut en högre avgift för insatserna. Taket för högkostnadsskyddet ändras då från kronor i månaden till kronor i månaden. I och med detta beräknas kommunerna kunna öka sina intäkter med 148 miljoner kronor. Därmed minskas anslaget från den kommunalekonomiska utjämningen med samma belopp. Avgifterna som enskilda betalar täcker cirka 4 procent av kommunens kostnader för insatserna, enligt siffror från Konsekvenser för brukaren I Ulricehamns kommun har de flesta brukare som omfattas av förändringen reducering av sin avgift med anledning av förbehållsbeloppet. Förbehållsbeloppet är summan av det minimibelopp som Socialstyrelsen räknar ut varje år, plus boendekostnaderna. För 2016 är minimibeloppet kronor för ensamstående och kronor för sammanboende. Förvaltningen har tittat på siffror från augusti 2015 och januari Utifrån januaris siffror skulle det höjda taket i högkostnadsskyddet uppskattningsvis beröra cirka 30 personer, vilket motsvarar cirka 3 procent, av de som har reducerbara insatser inom hemtjänst, hemsjukvård och dagverksamhet. Det berör framförallt personer med höga inkomster och omfattande insatser. Konsekvenser för förvaltningen Det kan få konsekvenser för verksamheten på sikt om möjligheten att ta ut en högre avgift inte täcker upp för det minskade anslaget i den kommunalekonomiska utjämningen. Det innebär mindre ekonomi till verksamheterna inom sektor välfärd som kan påverkas negativt. Ekonomiska konsekvenser Det minskade anslaget från den kommunalekonomiska utjämningen innebär den beräknade effekten för Ulricehamns kommun kronor. Om kommunen nyttjar möjligheten att ta ut högre avgifter enligt höjningen av högkostnadsskyddet ökar intäkterna med uppskattningsvis kronor på årsbasis, utifrån januaris siffror. Med anledning av att anslaget från den kommunalekonomiska utjämningen minskar ser förvaltningen behov av att använda möjligheten att höja taket på högkostnadsskyddet i enlighet med det som riksdagen beslutade i december Enligt budget 2016 och ekonomisk plan , antagen , 205 får kommunstyrelsen beslut om höjning av maxtaxa efter beslut av riksdagen (s. 76).

29 2016/128, 1125/2016 2(3) Förvaltningens förslag till beslut Taket för högkostnadsskyddet för reducerbara insatser inom hemtjänst, dagverksamhet och hemsjukvård höjs i enlighet med ändringen i 8 kap. 5 Socialtjänstlagen från och med 1 juni Ärendet Kommunens rätt att ta ut en avgift för insatser inom hemtjänst, dagverksamhet och hemsjukvård regleras i 8 kap Socialtjänstlagen (SoL). Riksdagen beslutade den 15 december 2015 att ändra i Socialtjänstlagen så att kommunerna får ta ut en högre avgift för insatserna. Taket för högkostnadsskyddet ändras då från kronor i månaden till kronor i månaden. I och med detta beräknas kommunerna kunna öka sina intäkter med 148 miljoner kronor. Därmed minskas anslaget från den kommunalekonomiska utjämningen med samma belopp. Avgifterna som enskilda betalar täcker cirka 4 procent av kommunens kostnader för insatserna, enligt siffror från Konsekvenser för brukaren I Ulricehamns kommun har de flesta brukare som omfattas av förändringen reducering av sin avgift med anledning av förbehållsbeloppet. Förbehållsbeloppet är summan av det minimibelopp som Socialstyrelsen räknar ut varje år, plus boendekostnaderna. För 2016 är minimibeloppet kronor för ensamstående och kronor för sammanboende. Förvaltningen har tittat på siffror från augusti 2015 och januari Utifrån januaris siffror skulle det höjda taket i högkostnadsskyddet uppskattningsvis beröra cirka 30 personer, vilket motsvarar cirka 3 procent, av de som har reducerbara insatser inom hemtjänst, hemsjukvård och dagverksamhet. Det berör framförallt personer med höga inkomster och omfattande insatser. Konsekvenser för förvaltningen Det kan få konsekvenser för verksamheten på sikt om möjligheten att ta ut en högre avgift inte täcker upp för det minskade anslaget i den kommunalekonomiska utjämningen. Det innebär mindre ekonomi till verksamheterna inom sektor välfärd som kan påverkas negativt. Ekonomiska konsekvenser Det minskade anslaget från den kommunalekonomiska utjämningen innebär den beräknade effekten för Ulricehamns kommun kronor. Om kommunen nyttjar möjligheten att ta ut högre avgifter enligt höjningen av högkostnadsskyddet ökar intäkterna med uppskattningsvis kronor på årsbasis, utifrån januaris siffror. Med anledning av att anslaget från den kommunalekonomiska utjämningen minskar ser förvaltningen behov av att använda möjligheten att höja taket på högkostnadsskyddet i enlighet med det som riksdagen beslutade i december Enligt budget 2016 och ekonomisk plan , antagen , 205 får kommunstyrelsen beslut om höjning av maxtaxa efter beslut av riksdagen (s. 76). Beslutsunderlag 1 Utredning: konsekvenser av höjning av takbeloppet i högkostnadsskyddet Beslut lämnas till T.f. Socialchef Maria Jonsson T.f. Socialchef Maria Winsten Utredare sektor välfärd Sektor välfärd

30 Sektor välfärd 2016/128, 1125/2016 3(3)

31 Rapport Utredning: konsekvenser av höjning av takbeloppet i högkostnadsskyddet

32 Ulricehamns kommun Sektor Välfärd Maria Winsten Utredare Utredning: konsekvenser av höjning av takbeloppet i högkostnadsskyddet 2

33 Innehållsförteckning 1 Bakgrund Konsekvenser av att ta ut ökad avgift Konsekvenser för brukaren Konsekvenser för verksamheten Ekonomiska konsekvenser Slutsats... 7 Utredning: konsekvenser av höjning av takbeloppet i högkostnadsskyddet 3

34 1 Bakgrund Kommunen får ta ut en avgift för insatser inom hemtjänst, dagverksamhet, hemsjukvård och boende i särskilt boende som inte omfattas av hyreslagen. Detta regleras i 8 kap socialtjänstlagen (2001:453). Riksdagen beslutade den 15 december 2015 att ändra i socialtjänstlagen så att kommunerna får ta ut en högre avgift för hemtjänst, dagverksamhet och hemsjukvård. I förarbetena till besluten nämns att för tio år sedan täckte hemtjänstavgifterna cirka 5 procent av kommunernas kostnader för hemtjänst, och 2012 var dessas bidrag till kostnadstäckningen under 4 procent. Enligt regeringens bedömning berörs nära tre av fyra, eller 74 procent, inte av det höjda avgiftstaket, sett på nationell basis. Det framkommer vidare att kommunernas intäkter beräknas öka med upp till 148 miljoner kronor per år genom möjligheten att ta ut höjda avgifter. I och med detta kommer anslaget från den kommunalekonomiska utjämningen att minskas med samma belopp. Eftersom ändringarna i lagen som gör det möjligt att ta ut högre avgifter gäller från och med juli 2016 minskas anslaget med 74 miljoner kronor för På grund av regleringar enligt den kommunala finansieringsprincipen kan det dock bli så att alla kommuner inte får full täckning av de höjda avgifterna gentemot det minskade beloppet i kommunalekonomisk utjämning. Lagändringen berör också högkostnadsskydd för kostnader för boende i särskilt boende som inte omfattas av hyreslagen (12 kap. jordabalken). Eftersom alla särskilda boenden i Ulricehamns kommun omfattas av hyreslagen är denna ändring inte aktuell. Kommunens möjligheter att ta ut avgift för insatser hemtjänst, dagverksamhet och hemsjukvård regleras i socialtjänstlagen. För 2016 är maxtaxan (högkostnadsskyddet) för vad man kan få betala kronor i månaden. I och med lagändringen kommer beloppet att höjas till kronor i månaden från och med 1 juli Förutom högkostnadsskyddet som styr hur mycket man som brukare som mest får betala för insatserna finns även ett förbehållsbelopp. Förbehållsbeloppet är summan av det minimibelopp som Socialstyrelsen räknar ut varje år, plus boendekostnaden. Detta ska garantera att man har tillräckligt kvar att leva på efter att boendekostnader och avgifter för insatser är betalda. För 2016 är minimibeloppet kronor för ensamstående och kronor för sammanboende. 2 Konsekvenser av att ta ut ökad avgift Eftersom den kommunalekonomiska utjämningen minskas i samband med att kommunerna ges möjlighet att ta ut en högra avgift från brukare, anser förvaltningen att kommunen bör nyttja rätten att höja taket för högkostnadsskyddet. Detta i syfte att kompensera den minskade tilldelningen från staten. 2.1 Konsekvenser för brukaren Avgiften som brukare får betala för insatser inom hemtjänst, dagverksamhet och hemsjukvård är beroende av inkomst, boendekostnader och vilka insatser man får. Man ska alltid ha kvar en viss summa av sin inkomst, det så kallade förbehållsbeloppet. Utredning: konsekvenser av höjning av takbeloppet i högkostnadsskyddet 4

35 Förbehållsbeloppet är summan av det minimibelopp som Socialstyrelsen räknar ut varje år, plus bostadskostnaden. För 2016 är minimibeloppet kronor för ensamstående och kronor för sammanboende. I Ulricehamns kommun görs avgiftsreduceringen i första hand med anledning av förbehållsbeloppet. Har man, efter att kontroll mot förbehållsbelopp är gjord, tillräcklig ekonomi görs reduceringen mot högkostnadsskyddet och man får då betala maximalt kronor i månaden. Förvaltningen har tittat på statistik för månaderna augusti 2015 och januari 2016 för att kunna göra en uppskattning om hur många som berörs av höjningen av takbeloppet i högkostnadsskyddet, maxtaxan. Augusti 2015 Antal brukare med reducering enligt maxtaxa: 26 Total summa reducering enligt maxtaxa: kronor Snitt reducering: 296 kronor per brukare Januari 2016 Totalt fakturerat i januari 2016 Antal brukarfakturor: Total summa fakturor: kronor. Fakturorna innehåller utöver reducerbara insatser även till exempel matabonnemang, hyror, resor med mera. Antal brukare med reducering enligt maxtaxa: 45 Total summa reducering enligt maxtaxa: kronor Snitt reducering: 385 kronor per brukare Antal brukare med reducering enligt förbehållsbelopp: 425 Total summa reducering enligt förbehållsbelopp: kronor Exempel på brukares fakturor Brukare i ordinärt boende som varit på korttid del av månad Korttid 25 dygn 2000 kr Hemsjukvårdsavgift 289 kr Trygghetslarm 200 kr Omvårdnadsavgift (efter avdrag för korttid) 136 kr Inköp (efter avdrag för korttid) 99 kr Totalt reducerbar avgift 2724 kr Erhållen reducering enligt Maxtaxa kr Fakturabelopp reducerbara insatser 1772 kr Utredning: konsekvenser av höjning av takbeloppet i högkostnadsskyddet 5

36 Brukare i ordinärt boende Omvårdnadsnivå (efter avdrag för frånvaro) 593 kr Hemsjukvårdsavgift 289 kr Trygghetslarm 200 kr Inköp (efter avdrag för frånvaro) 550 kr Städ 2 rum o kök (efter avdrag för frånvaro) 550 kr Totalt reducerbar avgift 2182 kr Erhållen reducering enligt Maxtaxa kr Fakturabelopp reducerbara insatser 1772 kr Brukare på särskilt boende Omvårdnadsnivå 850 kr Hemsjukvårdsavgift 289 kr Grundavgift Säbo 603 kr Städ 1 rum o kök 395 kr Totalt reducerbar avgift 2137 kr Erhållen reducering enligt Maxtaxa kr Fakturabelopp reducerbara insatser 1772 kr Brukare på korttid hel månad, reducering både enligt förbehåll och maxtaxa Korttid 31 dygn 2480 kr Hemsjukvårdsavgift 289 kr Totalt reducerbar avgift 2769 kr Erhållen reducering enligt Förbehållsbelopp kr Erhållen reducering enligt Maxtaxa kr Fakturabelopp reducerbara insatser 1772 kr Konsekvenser av höjning Om kommunen hade tillämpat förslaget om nytt tak i högkostnadsskyddet, det vill säga kronor istället för kronor, i januari hade utfallet blivit: Antal brukare med reducering enligt maxtaxa: 30 Total summa reducering enligt maxtaxa: kronor Snitt reducering: 294 kronor per brukare. Mellan augusti 2015 och januari 2016 har antalet brukare med reducering ökat med 73 procent. Trolig anledning är de höjningar som gjordes 1 januari 2016, främst kring vistelse på korttid. Nu krävs 23 dygn på korttid under en månad för att brukaren ska nå upp till taket för högkostnadsskyddet för 2015 krävdes 30 dygn. Utifrån januaris siffror kommer det höjda taket i högkostnadsskyddet uppskattningsvis beröra cirka 30 personer, vilket motsvarar cirka 3 procent, av de som har reducerbara insatser inom hemtjänst, hemsjukvård och dagverksamhet. Det kommer framförallt att beröra personer med höga inkomster och omfattande insatser. Utredning: konsekvenser av höjning av takbeloppet i högkostnadsskyddet 6

37 2.2 Konsekvenser för verksamheten Det kan få konsekvenser för verksamheten på sikt om möjligheten att ta ut en högre avgift inte täcker upp för det minskade anslaget i den kommunalekonomiska utjämningen. Det innebär mindre ekonomi till verksamheterna inom sektor välfärd som kan påverkas negativt. 2.3 Ekonomiska konsekvenser I förvaltningens förslag till budget 2016 framkommer att: Höjt takbelopp i maxtaxa äldreomsorg föreslås. Halvårseffekten på 74 miljoner och helårseffekten på 148 miljoner tas från den kommunalekonomiska utjämningen som minskas med motsvarande belopp. För Ulricehamns kommun innebär den beräknade effekten -0,2 mkr. Möjligheterna för kommunen att ta ut högre avgifter efter en höjning av högkostnadsskyddet kommer innebära att intäkterna från avgifter ökar med uppskattningsvis, utifrån januaris siffror, kronor på årsbasis. Det innebär att skillnaden ekonomiskt uppskattas bli cirka kronor på årsbasis. 3 Slutsats I och med riksdagens beslut om ändring i 8 kap. socialtjänstlagen minskar Ulricehamns kommuns intäkter via den kommunalekonomiska utjämningen. Det finns möjlighet att täcka upp för del av denna minskning genom att ta ut högre avgifter för insatser via hemtjänst, dagverksamhet och hemsjukvård. Maxtaket, högkostnadsskyddet, för vad kommunerna får ta ut höjs från kronor i månaden till kronor i månaden från och med 1 juli Detta skulle beröra uppskattningsvis 30 personer då de flesta har avgiftsreducering på grund av förbehållsbelopp. För att kunna täcka upp för de minskade intäkterna från den kommunalekonomiska utjämningen behöver förvaltningen höja högkostnadsskyddet till kronor per månad enligt den nya lagen. Utredning: konsekvenser av höjning av takbeloppet i högkostnadsskyddet 7

38 Sammanträdesprotokoll Ordförandeberedningen Sida 1 av 1 Intern kontrollplan 2016 Dnr 2016/121 Sammanfattning Förvaltningen har tagit fram ett förslag till intern kontrollplan för 2016 utifrån genomförda riskanalyser. Kommunstyrelsen föreslås anta intern kontrollplan 2016 och ge förvaltningen i uppdrag att påbörja arbetet. Beslutsunderlag 1 Tjänsteskrivelse från kommunchef Intern kontrollplan 2016 Ordförandens förslag till kommunstyrelsens beslut Intern kontrollplan 2016 antas och förvaltningen får i uppdrag att påbörja arbetet.

39 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Tjänsteskrivelse Intern kontrollplan 2016 Diarienummer 2016/121, löpnummer 728/2016 Sammanfattning Förvaltningen har tagit fram ett förslag till intern kontrollplan för 2016 utifrån genomförda riskanalyser. Kommunstyrelsen föreslås anta intern kontrollplan 2016 och ge förvaltningen i uppdrag att påbörja arbetet. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta att anta intern kontrollplan 2016 och ge förvaltningen i uppdrag att påbörja arbetet. Ärendet Utifrån kommunallagen 6 kap 7, ska kommunstyrelsen se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Vidare ska kommunstyrelsen se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Med anledning av ovanstående har en intern kontrollplan för 2016 tagits fram. De risker som finns med i detta dokument är de mest övergripande för kommunens förvaltning, dvs de som framkommit i riskanalyserna genomförda i förvaltningsledningsgruppen, ledningsgrupperna för sektorerna miljö- och samhällsbyggnad, lärande, välfärd och service. Riskerna från genomförda riskanalyser i de kommunala bolagen finns också med. Uppföljningen av riskerna i detta dokument kommer att redovisas till kommunstyrelsen efter 2016 års utgång. Beslutsunderlag Intern kontrollplan 2016 Beslut lämnas till Kommunchef Författningshandboken Håkan Sandahl Kommunchef Peter Danestad Utvecklingsstrateg Kanslifunktion

40 INTERN KONTROLLPLAN 2016 ANTAGET AV: KOMMUNSTYRELSEN DATUM: 2016-mm-dd ANSVAR UPPFÖLJNING/UPPDATERING: KOMMUNCHEF GÄLLER TILL OCH tyrdokument MED: 2016

41 INTERN KONTROLLPLAN 016 Våra styrdokument [Normerande] Policy Vår hållning, övergripande Riktlinjer Rekommenderade sätt att agera Regler Absoluta gränser och ska-krav [Aktiverande] Strategi Avgörande vägval och strategiområden från fullmäktigeberedningar Program Avgörande vägval och programområden från andra än fullmäktigeberedningar Plan Uppdrag, tidsram och ansvar 2

42 Innehållsförteckning 1 Bakgrund Syfte Riskanalys Intern kontrollplan Risker i funktioner och verksamheter Interna kontrollplaner Förvaltningsledning Sektor miljö- och samhällsbyggnad Sektor lärande Sektor välfärd Sektor service Ulricehamns Stadshus AB Ulricehamns energi AB Stubo AB Näringsliv Ulricehamn AB

43 1 Bakgrund Arbetet med intern kontroll styrs av kommunallagens kap 6, 7, för de kommunala bolagen gäller också Aktiebolagslagen och Svensk kod för bolagsstyrning. Dessutom finns politiskt beslutade styrdokument som Ulricehamns kommuns Regler för intern kontroll och Företagspolicy för Ulricehamns kommun och bolag. Förvaltningen har också arbetat fram och beslutat om en process för hur arbetet med intern kontroll konkret ska bedrivas i kommunens förvaltningsledning, sektorer, verksamheter, bolag och nämnder. De politiskt antagna styrdokumenten och processen för intern kontroll följer The Committe of the Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) principer. 2 Syfte Ytterst handlar intern kontroll om att säkerställa att de av kommunfullmäktige (KF) fastställda målen (målen för god ekonomisk hushållning) uppfylls. Intern kontroll syftar också till att säkerställa att kommunstyrelsen (KS), nämnder och bolagsstyrelser upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll, som innebär att med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande uppnås: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter och riktlinjer mm. Den interna kontrollen syftar även till att ta fram förslag till förbättringar och förändringar av verksamheten. 3 Riskanalys Under hösten 2015 har 16 riskanalyser genomförts i förvaltningens ledning, funktioner, sektorer, alla verksamheter i sektor välfärd, och samtliga kommunala bolag. Den riskbedömning som gjorts i dessa riskanalyser ligger till grund för de interna kontrollplanerna. Övriga verksamheter samt nämnderna kommer att genomföra sina riskanalyser under För att underlätta arbetet med att hitta risker har ett frågeunderlag, indelat i fyra riskområden använts. Strategiska risker Är verksamhetens mål och uppdrag tydliga? Arbetar vi med rätt saker? Är ledning och styrning tydlig och tillräcklig? Finns det omvärldsrisker vi bör beakta? Finns risker med resursfördelningsmodell och budget? 4

44 Operativa/verksamhetsrelaterade risker Hur är vårt kundfokus, våra resultat och kvalitet? Är medarbetarnas utbildning, kompetens, bemanning mm tillräcklig? Är våra resurser, utrustning, IT, lokaler mm i tillräckligt bra skick? Finns det IT-säkerhetsrisker vi måste hantera? Finns användbara rutiner och processer, i tillräcklig omfattning, i verksamheten? Är ansvar och befogenheter för olika funktioner tydliga? Finns det risker i vår kommunikation (muntlig, skriftlig, intern, extern)? Lagefterlevnad Känner verksamheten till och följer lagar, andra föreskrifter och styrdokument? Finns det risk för mutor och bestickning? Finns risker för förtroendeskada, t ex tjänstemän som bryter mot regler? Finansiella risker Finns risker med ekonomi, underskott, bokföring, attest, kontantkassor, rapportering mm? Därefter har samtliga risker riskbedömts efter matrisen nedan när det gäller sannolikheten för att risken ska inträffa samt den konsekvens det blir om den inträffar. De risker där riskbedömningen (sannolikhet * konsekvens) är 18 eller högre, har bedömts ska ingå i de interna kontrollplanerna. Risker med lägre riskbedömning än 18 har också kunnat bedömas ingå i planerna. För de risker som är bedömda att ingå i de interna kontrollplanerna har det också bestämts: Hur kontrollaktiviteter ska genomföras under året Hur uppföljningen av kontrollaktiviteterna ska ske (1 gång/år, efter kalenderårets utgång). 5

45 4 Intern kontrollplan 2016 De risker som finns med i detta dokument är de mest övergripande för kommunens förvaltning, dvs de som framkommit i riskanalyserna genomförda i förvaltningsledningsgruppen, ledningsgrupperna för sektorerna miljö- och samhällsbyggnad, lärande, välfärd och service. Riskerna från genomförda riskanalyser i de kommunala bolagen finns också med. Uppföljningen av riskerna i detta dokument kommer att redovisas till KS efter 2016 års utgång. 4.1 Risker i funktioner och verksamheter Som beskrivs ovan har arbetet med riskanalyser genomförts på ett betydligt bredare sätt än tidigare. Fler chefer, på flera nivåer, har varit engagerade. Detta har medfört en fördjupad kunskap om risker i förvaltningens olika verksamheter. Det har också gett insikter om att vi har mycket verksamhet i kommunen som fungerar väl. De riskanalyser som är genomförda i kommunledningsstabens olika funktioner, dvs ekonomi-, personal-, kansli- och kommunikationsfunktionerna samt i sektor välfärds verksamheter; äldreomsorgen, individ- och familjeomsorgen samt funktionsnedsättning redovisas inte i intern kontrollplan Dessa risker är endast dokumenterade i Stratsys och utgör underlag för kommunchefens och sektorchefernas utvecklings- och kvalitetsarbete, i sina respektive verksamheter. 6

46 5 Interna kontrollplaner I detta avsnitt redovisas de interna kontrollplanerna för förvaltningsledning, de olika sektorerna, samt de kommunala bolagen. 5.1 Förvaltningsledning Processer/rutiner Risker Riskkategori Helhetssyn inom kommunkoncernen, dvs förvaltning och kommunala bolag Kompetensförsörjning/rekrytering Strategisk planering Chefers arbetsmiljöansvar Risk för snedfördelning av resurser och kompetens samt otydlighet inom och mellan sektorer, stabsfunktioner och bolag kan påverka förutsättningarna att verka som chef. Risk att kvaliteten i verksamheten inte når upp till förväntad nivå. Fel person på fel plats med fel kompetens. Ej tillräckligt utvecklad koppling mellan den politiska planeringsprocessen och det strategiska ledningsgruppsarbetet. Att inte oönskade beteenden och incidenter i verksamheten hanteras och dokumenteras enligt gällande rutiner, på ett tillräckligt tydligt sätt. Strategisk Strategisk Strategisk Operativ Lagkrav 5.2 Sektor miljö- och samhällsbyggnad Att kommunen inte handlägger ärenden och fullgör verksamhet och uppdrag enligt gällande lagkrav. Exempelvis avseende myndighets utövning, undervisningstid, insatser för brukare, tidsfrister, utlämnande av allmänna handlingar, upphandling mm. Lagefterlevnad Processer/rutiner Risker Riskkategori Chefers arbetsmiljöansvar Lagkrav Uppdragsbeskrivningar från politiken Lokalplanering Att inte oönskade beteenden och incidenter i verksamheten hanteras och dokumenteras enligt gällande rutiner, på ett tillräckligt tydligt sätt. Att kommunen inte handlägger ärenden och fullgör verksamhet och uppdrag enligt gällande lagkrav. Exempelvis avseende myndighets utövning, undervisningstid, insatser för brukare, tidsfrister, utlämnande av allmänna handlingar, upphandling mm. Risk för otydliga uppdrag, oklar avgränsning, oklar tidssättning, oklar resurssättning. Vi felanvänder kommunens resurser. Lokaler och boenden saknas eftersom processen brister. Samhällsplaneringen påverkas negativt. Operativ Lagefterlevnad Strategisk Strategisk Rekrytering av kompetent personal Svårt att rekrytera chefer, ingenjörer och byggpersonal. Operativ 5.3 Sektor lärande Processer/rutiner Risker Riskkategori Chefers arbetsmiljöansvar Lagkrav Mottagande av nyanlända Små skolenheter Att inte oönskade beteenden och incidenter i verksamheten hanteras och dokumenteras enligt gällande rutiner, på ett tillräckligt tydligt sätt. Att kommunen inte handlägger ärenden och fullgör verksamhet och uppdrag enligt gällande lagkrav. Exempelvis avseende myndighets utövning, undervisningstid, insatser för brukare, tidsfrister, utlämnande av allmänna handlingar, upphandling mm. Risk att våra resurser och kompetenser inte räcker för att möta de behov traumatiserade nyanlända elever har. Det går inte att säkra kvalitet och likvärdig undervisning utifrån uppdraget och kraftsamla utifrån elevers behov. Vi tappar i lärarkompetens när man inte kan få kollegial handledning i sina ämnen. Operativ Lagefterlevnad Strategisk Strategisk Rekrytering Svårigheter att rekrytera och behålla kompetent och behörig personal Operativ Skollagens krav 5.4 Sektor välfärd Svårigheter att få resurser och kompetens att räcka till för att ge elever i behov av stöd det stöd de har rätt till enligt skollagens krav. Låg måluppfyllelse och behörighet till gymnasiet. Lagefterlevnad Processer/rutiner Risker Riskkategori Chefers arbetsmiljöansvar Lagkrav Strategisk kompetensförsörjning inom välfärdsområdet. Tydliggöra helhetsperspektivet och kommunens uppdrag, t ex flyktingmottagning. Att inte oönskade beteenden och incidenter i verksamheten hanteras och dokumenteras enligt gällande rutiner, på ett tillräckligt tydligt sätt. Att kommunen inte handlägger ärenden och fullgör verksamhet och uppdrag enligt gällande lagkrav. Exempelvis avseende myndighets utövning, undervisningstid, insatser för brukare, tidsfrister, utlämnande av allmänna handlingar, upphandling mm. Bemannings- och kompetensbrist. Medarbetarna kan inte utföra uppdraget. Kunderna får inte det de har rätt till. Suboptimering mellan kommunens verksamheter. Fördyrning och att det går ut över våra kunder. Vi klarar inte vårt uppdrag. Operativ Lagefterlevnad Strategisk Strategisk

47 5.5 Sektor service Processer/rutiner Risker Riskkategori Chefers arbetsmiljöansvar Lagkrav Att inte oönskade beteenden och incidenter i verksamheten hanteras och dokumenteras enligt gällande rutiner, på ett tillräckligt tydligt sätt. Att kommunen inte handlägger ärenden och fullgör verksamhet och uppdrag enligt gällande lagkrav. Exempelvis avseende myndighets utövning, undervisningstid, insatser för brukare, tidsfrister, utlämnande av allmänna handlingar, upphandling mm. Operativ Lagefterlevnad Driftsäkerhet IT 5.6 Ulricehamns Stadshus AB Driftstörningar i den tekniska infrastrukturen kan skapa produktionsbortfall, avbrott i kommunikationer internt och externt (epost, telefoni och webb). Operativ Processer/rutiner Risker Riskkategori Samordning av ägaransvaret Inaktuella styrdokument, bland annat ägardirektiven Strategisk 5.7 Ulricehamns energi AB Processer/rutiner Risker Riskkategori Rekrytering av kompetent personal Kunskap och kompetens hos medarbetarna Svårt att rekrytera chefer och ingenjörer. Felaktigt utförda arbeten, människor kan skadas. Operativ Operativ 5.8 Stubo AB Processer/rutiner Risker Riskkategori Kommunala beslut Kommunala beslut som ändrar förutsättningar för oss Strategisk Hyresnivåer För låga hyresnivåer Finansiell Eftersatt UH Eftersatt underhåll Operativ Egendomsskada Risk för skador på våra fastigheter Operativ Finanspolicy Finanspolicy saknas eller efterlevs inte. Finansiell Inköpspolicy Inköpspolicy saknas eller efterlevs inte Lagefterlevnad Brand, hyreshus Vid inträffad brand Operativ Brand, bolaget Brand i bolagets kontor/lokal. Operativ Kris hos personal (dödsfall, personligt mm) Avtal med extern partner om krisstöd, utbildning mm upprättat Information om avtal till all personal (se X4-1) Operativ Operativ Hot & våld mot personal Information om rutinen för hot-, vålds- och krissituationer för all personal Operativ Farligt avfall Risk för felaktig hantering av farligt avfall Lagefterlevnad 5.9 Näringsliv Ulricehamn AB Processer/rutiner Risker Riskkategori Ägardirektiven Att arbeta med ej uppdaterade ägardirektiv. Strategisk Budgetuppdrag Svårighet att arbeta med ofinansierade uppdrag. Strategisk Säkerhetsarbete Svårigheter att hantera hotfulla och/eller påverkade personer. Risk för rån (kontantkassan). Operativ

48 Sammanträdesprotokoll Ordförandeberedningen Sida 1 av 1 Revisionsrapport granskning av rutiner kring intern kontroll Dnr 2016/182 Sammanfattning Revisionen har inkommit med revisionsrapporten Granskning av rutiner kring intern kontroll. I rapporten har revisionen gjort bedömningar och lämnat rekommendationer. Det noteras att kommunens arbete med att utveckla den interna kontrollen utförs strukturerat och att implementeringen av processen ännu inte fullt ut är genomförd. Beslutsunderlag 1 Tjänsteskrivelse från kommunsekreterare 2 Skrivelse från valda revisorer 3 Rapport Granskning av rutiner kring intern kontroll Ordförandens förslag till kommunstyrelsens beslut Revisionsrapporten läggs till handlingarna.

49 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Tjänsteskrivelse Revisionsrapport granskning av rutiner kring intern kontroll 2016/182, löpnummer 1046/2016 Sammanfattning Revisionen har inkommit med revisionsrapporten Granskning av rutiner kring intern kontroll. I rapporten har revisionen gjort bedömningar och lämnat rekommendationer. Det noteras att kommunens arbete med att utveckla den interna kontrollen utförs strukturerat och att implementeringen av processen ännu inte fullt ut är genomförd. Förslag till beslut Revisionsrapporten läggs till handlingarna. Beslutsunderlag 1 Skrivelse från valda revisorer 2 Rapport Granskning av rutiner kring intern kontroll Beslut lämnas till Revisionen Emma Lindqvist Kommunsekreterare Kommunstyrelsens förvaltning

50 Valda revisorer Ulricehamns kommun Kommunstyrelsen För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium Granskning av rutiner kring intern kontroll Vi bifogar revisionsrapporten Granskning av rutiner kring intern kontroll. I rapporten görs bedömningar och det lämnas rekommendationer. Vi anser att i rapporten lämnade rekommendationer skall beaktas. Vi noterar att kommunens arbete med att utveckla den interna kontrollen utförs strukturerat och att implementering av processen ännu inte fullt ut är genomförd. För valda revisorer Lars-Erik Josefson Ordförande

51

52

53

54

55

56

57

58 Sammanträdesprotokoll Ordförandeberedningen Sida 1 av 1 Ansökan om investeringsmedel för ombyggnad kök Kvarnlyckans förskola Dnr 2016/147 Sammanfattning Ombyggnad av kök som leder till väsentligt förbättrad arbetsmiljö och hygien. Köket byggs ut och hel renoveras. Ny placering av personalrum på en mer central plats i förskolan medför att köket kan göras större. Beslutsunderlag 1 Tjänsteskrivelse från servicechef 2 Bilaga investeringskalkyl Ansökan om investeringsmedel för ombyggnad kök Kvarnlyckans förskola 3 Tjänsteskrivelse - yttrande avseende investeringsansökan för ombyggnad kök Kvarnlyckans förskola Ordförandens förslag till kommunstyrelsens beslut Ansökan om investeringsmedel beviljas. Investeringsmedel för ombyggnad av kök Kvarnlyckans förskola (625 tkr) kan finansieras via anslagna medel i investeringsbudgeten 2016 för ej kända projekt.

59 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Tjänsteskrivelse Ansökan om investeringsmedel för ombyggnad kök Kvarnlyckans förskola Diarienummer 2016/147, löpnummer 813/2016 Sammanfattning Ombyggnad av kök som leder till väsentligt förbättrad arbetsmiljö och hygien. Köket byggs ut och hel renoveras. Ny placering av personalrum på en mer central plats i förskolan medför att köket kan göras större. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beviljar verksamhet fastighet ett investeringsanslag om kronor för ombyggnad av kök i Kvarnlyckans förskola. Utgift för nya maskiner finansieras med särskilda investeringsmedel beviljade till verksamhet kost. Ärendet Köket är litet och svårarbetat. Beredningsytor för matlagning, grönsaksberedning och allergikost saknas. Idag bereds det på diskbänken. Att maten bereds på diskbänken gör att diskytan blir liten och svårarbetad. Det innebär också att ren och smutsig disk är svårt att hålla isär. Idag får inte all utrustning som hör till köket plats där utan kyl, frys och hyllor upptar delar av en korridor. Ytskiktet på väggar, golv och bänkar är mycket slitet. Ventilation upplevs dålig. - Köket byggs ut med 12 m 2, samtliga ytskikt byts, nya brunnar installeras, köket förbättras med nya maskiner och arbetsytor - Personalrum för förskolans personal flyttas mer centralt för ökad närhet till avdelningarna - Städutrymmet förbättras på ny plats Åtgärden medför att arbetsmiljö och hygien förbättras väsentligt. Beslutsunderlag 1 Bilaga investeringskalkyl Ansökan om investeringsmedel för ombyggnad kök Kvarnlyckans förskola 2 Tjänsteskrivelse - yttrande avseende investeringsansökan för ombyggnad kök Kvarnlyckans förskola Beslut lämnas till Servicechef Verksamhetschef fastighet Ekonomichef Isabelle Wikström Servicechef Crister Dahlgren Verksamhetschef Fastighet Sektor service

60 Ansökan om investeringsmedel Projektnr: Uppgiftslämnare Crister Dahlgren Verksamhet Fastighet Investeringen tas i bruk år: 1 Beräknad avskrivningstid: 33 (Ange 3, 5, 10, 15, 20, 33 eller 50 år) År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Internränta, %: 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 Objektets namn: Ombyggnad Kvarnlyckans kök Objektnummer: Ny-/om-/tillbyggn (m 2 ) Investeringsutgift, tkr 625 Investeringskalkyl (fasta priser) Kalkylenhet Utbetalningar, tkr År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Summa Summa investeringsutgift /. Statsbidrag 0 Investeringsutgift, netto Årlig påverkan på resultatet, nominella kostnader (+/-) Resursslag, tkr År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Summa Personalkostnader 0 Övriga kostnader 0 Avskrivningar Internränta Summa kapitalkostnader Summa kostnader Externa intäkter 0 Interna intäkter 0 Summa intäkter Driftskostnad, netto Verksamhetens kommentar gällande påverkan på resultatet: Ärendegången

61 1) Ansökan upprättas i samarbete med ekonomen för respektive verksamhet, godkännande av verksamhetschef 2) Ansökan mailas till ekonomiadministration@ulricehamn.se, där ansvarig ekonom initierar ärendet. 3) Ansökan vidarebefordras till KS 4) KS beslutar 5) Konsult och support tilldelar investeringen ett projektnummer vid positivt beslut Beslut: Tillstyrks Eventuellt centralt tillskott av kapitalkostnadsmedel, Avslås T SEK / ÅR: Beskrivning av objektet, prestation, kvalitetsmässiga förändringar etc samt övriga kommentarer. Beskriv eventuella delinvesteringar till följd av investeringen:

62 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Tjänsteskrivelse - yttrande avseende investeringsansökan för ombyggnad kök Kvarnlyckans förskola Diarienummer 2016/147, löpnummer 1139/2016 Sammanfattning Sektor service ansöker om investeringsmedel (625 tkr) för ombyggnad av köket vid Kvarnlyckans förskola. Ombyggnationen ska leda till förbättrad arbetsmiljö och hygien. Köket byggs ut och helrenoveras. Ny placering av personalrum på en mer central plats i förskolan medför att köket kan göras större. Köket vid förskolan är litet vilket innebär att det är svårarbetat. Beredningsytor för matlagning, grönsaksberedning och allergikost saknas. Idag bereds det på diskbänken. Att maten bereds på diskbänken gör att diskytan blir liten och svårarbetad. Det innebär också att det är svårt att hålla isär ren och smutsig disk. Nivån på investeringen innebär att beslut kan fattas av kommunstyrelsen. Kompensation för kapitalkostnader hanteras i enlighet med kommunens regler för hantering av budget för kapitalkostnader. Investeringsansökan och den finansiering som föreslås har förankrats i kommunens lokalstyrgrupp. Förvaltningens förslag till beslut Ansökan om investeringsmedel beviljas. Investeringsmedel för ombyggnad av kök Kvarnlyckans förskola (625 tkr) kan finansieras via anslagna medel i investeringsbudgeten 2016 för ej kända projekt. Ärendet Se sammanfattning. Beslutsunderlag Skrivelse och investeringskalkyl mm från verksamheten. Beslut lämnas till Ekonomichef Servicechef Niklas Anemo Ekonomichef

63 Sammanträdesprotokoll Ordförandeberedningen Sida 1 av 1 Ansökan om investeringsmedel för interna trygghetslarm på vård och omsorgsboende Dnr 2016/144 Sammanfattning På samtliga vård och omsorgsboende finns behov av att ha väl fungerande interna trygghetslarm. Trygghetslarmen syftar till att de boende ska kunna påkalla personalens uppmärksamhet. Larmen fungerar också som en säkerhet för den enskilde för att förhindra fall eller påkalla uppmärksamhet om någon lämnar sin lägenhet. Beslutsunderlag 1 Tjänsteskrivelse från tf socialchef 2 Investeringskalkyl Parkgården 3 Investeringskalkyl Solrosen 4 Yttrande investeringsansökan avseende interna trygghetslarm Ordförandens förslag till kommunstyrelsens beslut Ansökan om investeringsmedel beviljas. Investeringsmedel för interna trygghetslarm, 1,9 mkr, kan finansieras via anslagna medel i investeringsbudgeten för larm på särskilda boenden Äldreomsorg. De medel i investeringsplanen som har avsatts 2017 och 2018 tas i anspråk under Ökade driftkostnader till följd av investeringen ska beaktas i budget Finansiering sker inom den av kommunfullmäktige fastställda finansieringsramen för 2016.

64 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Tjänsteskrivelse ansökan om investeringsmedel för interna trygghetslarm på vård och omsorgsboende Diarienummer 2016/144, löpnummer 1076/2016 Sammanfattning På samtliga vård och omsorgsboende finns behov av att ha väl fungerande interna trygghetslarm. Trygghetslarmen syftar till att de boende ska kunna påkalla personalens uppmärksamhet. Larmen fungerar också som en säkerhet för den enskilde för att förhindra fall eller påkalla uppmärksamhet om någon lämnar sin lägenhet. Förvaltningens förslag till beslut Investeringsanslaget på kronor som avsatts för trygghetslarm 2016 överförs till verksamheten. Investeringsanslagen för 2017 med och för 2018 med överförs till Verksamheten beviljas anslag för ökade driftskostnader med kronor. Ärendet På samtliga vård och omsorgsboenden finns behov av att ha väl fungerade interna trygghetslarm. Trygghetslarmen syftar till att de boende ska kunna påkalla personalens uppmärksamhet. Larmen fungerar också som säkerhet för den enskilde för att förhindra fall eller påkalla uppmärksamhet om någon lämnar sin lägenhet beställde verksamheten en extern utredning av de interna larmsystemet på Solrosen och Parkgården. Man fann då ett antal risker med de nuvarande interna larmen som installerades för mellan år sedan. Huvuddragen i rapporten visar att larmen är i funktion men fungerar mycket dåligt. Det finn sinte längre några avtal på service eller kontroll av systemen. Verksamheten har ökad kostnad för inköp av delar och riskanalysen visar att vissa tillbehör inte längre finns att köpa på marknaden och att inget företag kan utföra service. Ingen av personalen har komplett utbildning på de gamla larmen och det finns därmed risk för missar i loggar med mera. Redan idag är risken stor, främst på Solrosen att larmet går ned och att det inte går att starta upp igen. Den totala bedömningen är att dessa larm måste bytas snarast för att säkerställa god vård och omsorg. En upphandling har genomförts för att möjlighet att köpa in nya interna larmsystem. En arbetsgrupp har tagit fram underlag för att larmets funktioner ska stödja våra arbetssätt och bygga på en ny teknik. Arbetsgruppen har haft representanter från äldreomsorg och funktionsnedsättning och har skett tillsammans med Tranemo kommun. De nya larmen bygger på wifi och hanteras med vanliga mobiltelefoner av personalen. Verksamheten ser fördelar med att ersätta de gamla larmen på Solrosen och Parkgården under samma år då det ger installations- och utbildningsfördelar. För installation av de interna larmet krävs att accesspunkter installeras för att skapa täckning av wifi överallt dit larmet behöver nå. Detta beräknas kosta kronor samt ge ökade driftskostnader motsvarande kronor per år för Solrosen och Parkgården. Denna

65 2016/144, 1076/2016 2(2) investering ger också möjlighet att nyttja de trådlösa nätverket för mer mobila arbetssätt såsom exempelvis dokumentation hos den boende. Kostnaden för inköp av larm beräknas till kronor och tillbehör kronor. En investering krävs också i mobiltelefoner vilket beräknas kosta kronor. Verksamheten får ökade driftskostnader för serviceavtal och mobilabonnemang motsvarande kronor per månad. Totalt beräknas en investeringskostnad på kronor och en ökad driftskostnad på kronor per månad för Solrosen och Parkgårdens interna larm. Beslutsunderlag 1 Investeringskalkyl Parkgården 2 Investeringskalkyl Solrosen 3 Tjänsteskrivelse yttrande investeringsansökan avseende interna trygghetslarm Beslut lämnas till T.f. Socialchef Ekonomichef T.f. Verksamhetschef för äldreomsorgen Maria Jonsson T.f. Socialchef

66 Ansökan om investeringsmedel Uppgiftslämnare Projektnr: Verksamhet Investeringen tas i bruk år: 2016 Beräknad avskrivningstid: 6 (Ange 3, 5, 10, 15, 20, 33 eller 50 år) År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Internränta, %: 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 Objektets namn: Trygghetstelefoner Parkgården Objektnummer: Ny-/om-/tillbyggn (m 2 ) Investeringsutgift, tkr Investeringskalkyl (fasta priser) Kalkylenhet Utbetalningar, tkr År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Summa Summa investeringsutgift /. Statsbidrag 0 Investeringsutgift, netto Årlig påverkan på resultatet, nominella kostnader (+/-) Resursslag, tkr År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Summa Personalkostnader 0 Övriga kostnader Avskrivningar Internränta Summa kapitalkostnader Summa kostnader Externa intäkter 0 Interna intäkter 0 Summa intäkter Driftskostnad, netto Verksamhetens kommentar gällande påverkan på resultatet: Ärendegången

67 1) Ansökan upprättas i samarbete med ekonomen för respektive verksamhet, godkännande av verksamhetschef 2) Ansökan mailas till ekonomiadministration@ulricehamn.se, där ansvarig ekonom initierar ärendet. 3) Ansökan vidarebefordras till KS 4) KS beslutar 5) Konsult och support tilldelar investeringen ett projektnummer vid positivt beslut Beslut: Tillstyrks Eventuellt centralt tillskott av kapitalkostnadsmedel, Avslås T SEK / ÅR: Beskrivning av objektet, prestation, kvalitetsmässiga förändringar etc samt övriga kommentarer. Beskriv eventuella delinvesteringar till följd av investeringen:

68 Ansökan om investeringsmedel Uppgiftslämnare Projektnr: Verksamhet Investeringen tas i bruk år: 2016 Beräknad avskrivningstid: 6 (Ange 3, 5, 10, 15, 20, 33 eller 50 år) År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Internränta, %: 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 Objektets namn: Trygghetstelefoner Solrosen Objektnummer: Ny-/om-/tillbyggn (m 2 ) Investeringsutgift, tkr Investeringskalkyl (fasta priser) Kalkylenhet Utbetalningar, tkr År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Summa Summa investeringsutgift /. Statsbidrag 0 Investeringsutgift, netto Årlig påverkan på resultatet, nominella kostnader (+/-) Resursslag, tkr År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Summa Personalkostnader 0 Övriga kostnader Avskrivningar Internränta Summa kapitalkostnader Summa kostnader Externa intäkter 0 Interna intäkter 0 Summa intäkter Driftskostnad, netto Verksamhetens kommentar gällande påverkan på resultatet: Ärendegången

69 1) Ansökan upprättas i samarbete med ekonomen för respektive verksamhet, godkännande av verksamhetschef 2) Ansökan mailas till ekonomiadministration@ulricehamn.se, där ansvarig ekonom initierar ärendet. 3) Ansökan vidarebefordras till KS 4) KS beslutar 5) Konsult och support tilldelar investeringen ett projektnummer vid positivt beslut Beslut: Tillstyrks Eventuellt centralt tillskott av kapitalkostnadsmedel, Avslås T SEK / ÅR: Beskrivning av objektet, prestation, kvalitetsmässiga förändringar etc samt övriga kommentarer. Beskriv eventuella delinvesteringar till följd av investeringen:

70 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Tjänsteskrivelse yttrande investeringsansökan avseende interna trygghetslarm Diarienummer 2016/144, löpnummer 1185/2016 Sammanfattning En extern utredning av de interna larmsystemen på Solrosen och Parkgården har pekat på ett antal risker med de nuvarande interna larmen. Den sammantagna bedömningen är att larmen behöver bytas för att säkerställa god vård och omsorg. I investeringsplanen har totalt 2 mkr avsatts för investeringen, fördelat med 1 mkr 2016 och 0,5 mkr vardera åren Verksamheten ser dock fördelar med att ersätta de gamla larmen på Solrosen och Parkgården under samma år eftersom det ger installationsoch utbildningsfördelar. Totalt beräknas investeringsutgifterna uppgå till 1,9 mkr. Verksamheten bedömer att de nya larmen kommer innebära ökade driftkostnader, exklusive kapitalkostnader, med 324 tkr årligen. Verksamhetens bedömning är att det kommer ytterligare behov av byte av larm i äldreomsorgens särskilda boenden inom två-tre år. Utgifterna kommer dock inte att vara lika stora eftersom det då inte bedöms handla att byta ut hela larmsystem, så som nu är aktuellt för Parkgården och Solrosen. Nivån på investeringen innebär att beslut kan fattas av kommunstyrelsen. Kompensation för kapitalkostnader hanteras i enlighet med kommunens regler för hantering av budget för kapitalkostnader. Förvaltningens förslag till beslut Ansökan om investeringsmedel beviljas. Investeringsmedel för interna trygghetslarm, 1,9 mkr, kan finansieras via anslagna medel i investeringsbudgeten för larm på särskilda boenden Äldreomsorg. De medel i investeringsplanen som har avsatts 2017 och 2018 tas i anspråk under Ökade driftkostnader till följd av investeringen ska beaktas i budget Finansiering sker inom den av kommunfullmäktige fastställda finansieringsramen för 2016.

71 2016/144, 1185/2016 2(2) Ärendet Se sammanfattning. Beslutsunderlag Skrivelse och kalkyler från verksamheten. Beslut lämnas till T f Socialchef T f verksamhetschef äldreomsorgen Ekonomichef Niklas Anemo Ekonomichef

72 Sammanträdesprotokoll Ordförandeberedningen Sida 1 av 1 Ansökan om investeringsmedel för ombyggnad högspänning URC Dnr 2016/149 Sammanfattning Strömförsörjning av URC sker i dag med leverans av högspänning till av kommunen ägd transformatorstation med tillhörande utrustning, placerad i byggnaden. I revisionsbesiktning av elanläggningen rekommenderas, på grund av flera brister, avveckla högspänningsanläggningen och i stället ordna strömförsörjningen via lågspänningsmatning och i samband med detta förbereda för ett framtida reservkraftaggregat placerat vid URC. Beslutsunderlag 1 Tjänsteskrivelse från servicechef 2 Bilaga investeringskalkyl Ansökan om investeringsmedel för ombyggnad högspänning URC 3 Tjänsteskrivelse - yttrande investeringsansökan avseende konvertering av högspänningsanläggning vid URC Ulricehamns resurscenter Ordförandens förslag till kommunstyrelsens beslut Ansökan om investeringsmedel beviljas. Investeringsmedel för konvertering av högspänningsanläggning vid URC (750 tkr) kan finansieras via anslagna medel i investeringsbudgeten 2016 för ej kända projekt.

73 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Tjänsteskrivelse Ansökan om investeringsmedel för ombyggnad högspänning URC Diarienummer 2016/149, löpnummer 815/2016 Sammanfattning Strömförsörjning av URC sker i dag med leverans av högspänning till av kommunen ägd transformatorstation med tillhörande utrustning, placerad i byggnaden. I revisionsbesiktning av elanläggningen rekommenderas, på grund av flera brister, avveckla högspänningsanläggningen och i stället ordna strömförsörjningen via lågspänningsmatning och i samband med detta förbereda för ett framtida reservkraftaggregat placerat vid URC. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beviljar verksamhet fastighet ett investeringsanslag om kronor för ändring av strömförsörjningen till URC genom att, i samarbete med Ulricehamns Energi AB, konvertera nuvarande högspänningsmatning till lågspänningsmatning. Ärendet Strömförsörjning av URC sker i dag med leverans av högspänning till av kommunen ägd transformatorstation med tillhörande utrustning, placerad i byggnaden. I revisionsbesiktning av elanläggningen rekommenderas, på grund av flera brister, avveckla högspänningsanläggningen och i stället ordna strömförsörjningen via lågspänningsmatning. Det förbereds samtidigt för ett framtida reservkraftaggregat placerat vid URC som säkerställer elförsörjning till URC och Ryttershov, vid eventuella strömavbrott. Allt för att förhindra att samhällsviktiga verksamheter drabbas. Transformatorstationen med tillhörande hög- och lågspänningsställverk är uttjänt på grund av ålder. Anläggningen har dessutom brister av sådan art att personsäkerhet för driftpersonal inte uppfyller dagens arbetsmiljökrav. Sektor service fastighet föreslår därför att anläggningen byggs om enligt följande: Demontera befintlig transformator och högspänningsställverk Demontera befintligt lågspänningsställverk Montera ny lågspänningsfördelning utanför byggnaden Ansluta befintliga matningar till den nya fördelningscentralen Förbereda för ett framtida reservkraftaggregat. Åtgärden medför att ett par mindre utrymmen i byggnaden frigörs, samtidigt som driftsäkerheten för elanläggningen avsevärt förbättras. Åtgärden medför också att elanläggningsansvaret blir enklare att klargöra, då högspänningsdelen försvinner. Beslutsunderlag 1 Bilaga investeringskalkyl Ansökan om investeringsmedel för ombyggnad högspänning URC 2 Tjänsteskrivelse - yttrande investeringsansökan avseende konvertering av högspänningsanläggning vid URC Ulricehamns resurscenter Beslut lämnas till Servicechef Verksamhetschef fastighet Ekonomichef

74 2016/149, 815/2016 2(2) Isabelle Wikström Servicechef Crister Dahlgren Verksamhetschef Fastighet Sektor service

75 Ansökan om investeringsmedel Projektnr: Uppgiftslämnare Crister Dahlgren Verksamhet Fastighet Investeringen tas i bruk år: 1 Beräknad avskrivningstid: 33 (Ange 3, 5, 10, 15, 20, 33 eller 50 år) År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Internränta, %: 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 Objektets namn: Strömsförsörjning URC Objektnummer: Ny-/om-/tillbyggn (m 2 ) Investeringsutgift, tkr 750 Investeringskalkyl (fasta priser) Kalkylenhet Utbetalningar, tkr År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Summa Summa investeringsutgift /. Statsbidrag 0 Investeringsutgift, netto Årlig påverkan på resultatet, nominella kostnader (+/-) Resursslag, tkr År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Summa Personalkostnader 0 Övriga kostnader 0 Avskrivningar Internränta Summa kapitalkostnader Summa kostnader Externa intäkter 0 Interna intäkter 0 Summa intäkter Driftskostnad, netto Verksamhetens kommentar gällande påverkan på resultatet: Ärendegången

76 1) Ansökan upprättas i samarbete med ekonomen för respektive verksamhet, godkännande av verksamhetschef 2) Ansökan mailas till ekonomiadministration@ulricehamn.se, där ansvarig ekonom initierar ärendet. 3) Ansökan vidarebefordras till KS 4) KS beslutar 5) Konsult och support tilldelar investeringen ett projektnummer vid positivt beslut Beslut: Tillstyrks Eventuellt centralt tillskott av kapitalkostnadsmedel, Avslås T SEK / ÅR: Beskrivning av objektet, prestation, kvalitetsmässiga förändringar etc samt övriga kommentarer. Beskriv eventuella delinvesteringar till följd av investeringen:

77 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Tjänsteskrivelse - yttrande investeringsansökan avseende konvertering av högspänningsanläggning vid URC Ulricehamns resurscenter Diarienummer 2016/149, löpnummer 1137/2016 Sammanfattning Sektor service söker investeringsmedel, 750 tkr, för konvertering av nuvarande högspänningsmatning vid Ulricehamns resurscenter, URC, till lågspänningsmatning I revisionsbesiktning av elanläggningen rekommenderas, på grund av flera brister, avveckla högspänningsanläggningen och i stället ordna strömförsörjningen via lågspänningsmatning och i samband med detta förbereda för ett framtida reservkraftaggregat placerat vid URC. Transformatorstationen med tillhörande hög- och lågspänningsställverk är, enligt fastighetsverksamheten, uttjänt på grund av ålder. Anläggningen har dessutom brister av sådan art att personsäkerhet för driftpersonal inte uppfyller dagens arbetsmiljökrav. Nivån på investeringen innebär att beslut kan fattas av kommunstyrelsen. Kompensation för kapitalkostnader hanteras i enlighet med kommunens regler för hantering av budget för kapitalkostnader. Investeringsansökan och den finansiering som föreslås har förankrats i kommunens lokalstyrgrupp. Förvaltningens förslag till beslut Ansökan om investeringsmedel beviljas. Investeringsmedel för konvertering av högspänningsanläggning vid URC (750 tkr) kan finansieras via anslagna medel i investeringsbudgeten 2016 för ej kända projekt. Ärendet Se sammanfattning. Beslutsunderlag Skrivelse och investeringskalkyl mm från verksamheten. Beslut lämnas till Ekonomichef Sektor service Niklas Anemo Ekonomichef

78 Sammanträdesprotokoll Ordförandeberedningen Sida 1 av 1 Ansökan om investeringsmedel för permanent byggnation av toalettbyggnad vid Sturebadet Dnr 2016/79 Sammanfattning Nuvarande situation med förhyrd toalett vid Sturebadet har varit otillfredsställande under många år, dessutom med höga driftkostnader för täta tömningsintervall. Syftet är att ersätta nuvarande lösning med förhyrd toalett, med en stationär toalettbyggnad, som även är anpassad för personer med funktionsnedsättning. Kommunfullmäktige har i budget 2016 anvisat kr, för permanent byggnation av toalettbyggnad vid Sturebadet. Under projekteringen har dock framkommit att redan anvisade medel behöver förstärkas med ytterligare kr till en totalkostnad om kr. Beslutsunderlag 1 Tjänsteskrivelse från servicechef 2 Investeringskalkyl Toalett Sturebadet 3 Tjänsteskrivelse yttrande investeringsansökan avseende toalettbyggnad vid Sturebadet Ordförandens förslag till kommunstyrelsens beslut Ansökan om investeringsmedel beviljas. Investeringsmedel för permanent toalettbyggnad vid Sturebadet, 750 tkr, kan finansieras via anslagna medel i investeringsbudgeten 2016 för permanent toalettbyggnad Sturebadet (600 tkr). Återstående behov av finansiering (150 tkr) kan finansieras via anslagna medel i investeringsbudgeten för 2016 för ej kända projekt.

79 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Ansökan om investeringsmedel för permanent byggnation av toalettbyggnad vid Sturebadet Diarienummer 2016/79, löpnummer 1170/2016 Sammanfattning Nuvarande situation med förhyrd toalett vid Sturebadet har varit otillfredsställande under många år, dessutom med höga driftkostnader för täta tömningsintervall. Syftet är att ersätta nuvarande lösning med förhyrd toalett, med en stationär toalettbyggnad, som även är anpassad för personer med funktionsnedsättning. Kommunfullmäktige har i budget 2016 anvisat kr, för permanent byggnation av toalettbyggnad vid Sturebadet. Under projekteringen har dock framkommit att redan anvisade medel behöver förstärkas med ytterligare kr till en totalkostnad om kr. Förvaltningens förslag till beslut Kultur och fritid beviljas kr för uppförande av permanent toalettbyggnad vid Sturebadet. Ärendet Den nuvarande situationen med förhyrd toalett vid Sturebadet har varit otillfredsställande under många år, dessutom med höga driftkostnader för täta tömningsintervall. Ett förslag till permanent lösning har därför framtagits i samarbete mellan förvaltningen och UEAB, som även kvalitetsmässigt och estetiskt, svarar upp till områdets utformning i övrigt. Behovet av en ändamålsenlig lösning, även anpassad för personer med funktionsnedsättning, har ökat i området med tillkomsten av Ulricaparken och utegymmet men även av områdets ökade attraktivitet med bad och grönområden. Kommunfullmäktige har i budget 2016 anvisat kr, för permanent byggnation av toalettbyggnad vid Sturebadet. Under projekteringen har dock framkommit att redan anvisade medel behöver förstärkas med ytterligare kr till en totalkostnad om kr. Tidsplanen är att toalettbyggnad kan var på plats till sensommaren och inga ökade driftkostnader tillkommer. Beslutsunderlag 1 Investeringskalkyl Toalett Sturebadet 2 Tjänsteskrivelse yttrande investeringsansökan avseende toalettbyggnad vid Sturebadet Beslut lämnas till Servicechef Verksamhetschef kultur och fritid Ekonomichef

80 2016/79, 1170/2016 2(2) Isabelle Wikström Servicechef Lars Runkvist Enhetschef Kultur och fritid Sektor service Lena Moritz Enhetschef Kultur och fritid Sektor service

81 Ansökan om investeringsmedel Projektnr: Uppgiftslämnare Lars Runkvist Verksamhet Kultur och fritid Investeringen tas i bruk år: 2016 Beräknad avskrivningstid: 20 (Ange 3, 5, 10, 15, 20, 33 eller 50 år) År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Internränta, %: 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 2,5 Objektets namn: Permanent toalett Sturebadet Objektnummer: Ny-/om-/tillbyggn (m 2 ) Investeringsutgift, tkr 750 Investeringskalkyl (fasta priser) Kalkylenhet Utbetalningar, tkr År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Summa Summa investeringsutgift /. Statsbidrag 0 Investeringsutgift, netto Årlig påverkan på resultatet, nominella kostnader (+/-) Resursslag, tkr År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 el. 7 Summa Personalkostnader 0 Övriga kostnader 0 Avskrivningar Internränta Summa kapitalkostnader Summa kostnader Externa intäkter Interna intäkter 0 Summa intäkter Driftskostnad, netto Verksamhetens kommentar gällande påverkan på resultatet: Ingen påverkan på resultatet, då befintlig driftkostnad för förhyrda toaletter täcker ny driftkostnad för permanet toalettbyggnad. Ärendegången

82 1) Ansökan upprättas i samarbete med ekonomen för respektive verksamhet, godkännande av verksamhetschef 2) Ansökan mailas till ekonomiadministration@ulricehamn.se, där ansvarig ekonom initierar ärendet. 3) Ansökan vidarebefordras till KS 4) KS beslutar 5) Konsult och support tilldelar investeringen ett projektnummer vid positivt beslut Beslut: Tillstyrks Eventuellt centralt tillskott av kapitalkostnadsmedel, Avslås T SEK / ÅR: Beskrivning av objektet, prestation, kvalitetsmässiga förändringar etc samt övriga kommentarer. Beskriv eventuella delinvesteringar till följd av investeringen:

83 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Tjänsteskrivelse yttrande investeringsansökan avseende toalettbyggnad vid Sturebadet Diarienummer 2016/79, löpnummer 1302/2016 Sammanfattning Sektor service ansöker om investeringsmedel för permanent byggnation av toalettbyggnad vid Sturebadet. Behovet av en ändamålsenlig lösning, även anpassad för personer med funktionsnedsättning, har ökat i området med tillkomsten av Ulricaparken och utomhusgym men även på grund av områdets ökade attraktivitet med bad och grönområden. Kommunfullmäktige har i budget 2016 anvisat 600 tkr för permanent byggnation av toalettbyggnad vid Sturebadet. Under projekteringen har dock framkommit att utgifterna för investeringen bedöms uppgå till 750 tkr. Det finns följaktligen ett finansieringsbehov om ytterligare 150 tkr utöver redan avsatta medel. Tidsplanen för projektet innebär att en permanent toalettbyggnad kan vara på plats till sensommaren Inga ökade driftkostnader beräknas tillkomma. Nivån på investeringen innebär att beslut kan fattas av kommunstyrelsen. Kompensation för kapitalkostnader hanteras i enlighet med kommunens regler för hantering av budget för kapitalkostnader. Förvaltningens förslag till beslut Ansökan om investeringsmedel beviljas. Investeringsmedel för permanent toalettbyggnad vid Sturebadet, 750 tkr, kan finansieras via anslagna medel i investeringsbudgeten 2016 för permanent toalettbyggnad Sturebadet (600 tkr). Återstående behov av finansiering (150 tkr) kan finansieras via anslagna medel i investeringsbudgeten för 2016 för ej kända projekt. Ärendet Se sammanfattning. Beslutsunderlag Skrivelse och kalkyl från verksamheten. Beslut lämnas till Servicechef Verksamhetschef kultur och fritid Ekonomichef Niklas Anemo Ekonomichef

84 Sammanträdesprotokoll Ordförandeberedningen Sida 1 av 1 Detaljplan för Trasten 1 Dnr 2016/179 Sammanfattning Ett detaljplaneförslag har tagits fram för kvarteret Trasten 1 i Ulricehamn, som nu skickas in för samråd. Beslutsunderlag 1 Tjänsteskrivelse från samhällsbyggnadschef 2 Plankarta Trasten 1 3 Planbeskrivning samråd 4 Ekonomisk kalkyl Trasten1 Ordförandens förslag till kommunstyrelsens beslut Planförslaget för Trasten 1, daterat skickas ut för samråd.

85 Tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens förvaltning Tjänsteskrivelse Detaljplan för Trasten 1 Diarienummer 2016/179, löpnummer 980/2016 Sammanfattning Ett detaljplaneförslag har tagits fram för kvarteret Trasten 1 i Ulricehamn, som nu skickas in för samråd. Förvaltningens förslag till beslut Planförslaget för Trasten 1, daterat skickas ut för samråd. Ärendet En ny detaljplan behöver tas fram för att möjliggöra för inglasade balkonger och nya entréer på flerbostadshusen på fastigheten Trasten 1 i Ulricehamn. Gällande detaljplan tillåter inte någon sådan utbyggnad. I planförslaget har även parkeringssituationen för de boende setts över. Beslutsunderlag 1 Plankarta Trasten 1 2 Planbeskrivning samråd 3 Ekonomisk kalkyl Trasten1 Beslut lämnas till Samhällsbyggnadschef Sebastian Olofsson Samhällsbyggnadschef Claus Christian Bruhn Planarkitekt Samhällsutveckling Sektor miljö- och samhällsbyggnad

86 PLANBESTÄMMELSER e Följande gäller inom områden med nedanstående beteckningar. Endast angiven användning och utformning är tillåten. Där beteckning saknas gäller bestämmelsen inom hela planområdet. GRÄNSBETECKNINGAR Planområdesgräns Användningsgräns Egenskapsgräns ANVÄNDNING AV MARK OCH VATTEN Kvartersmark B Bostäder, 4 kap 5 punkt 3 PBL Parkering, 4 kap 5 punkt 3 PBL EGENSKAPSBESTÄMMELSER FÖR KVARTERSMARK Utnyttjandegrad P Största byggnadsarea är kvadratmeter ovan mark. Carport på högst 430 kvadratmeter samt övrig komplementbyggnad på högst 50 kvadratmeter medges efter prövning, 4 kap 11 punkt 1 PBL Höjd på byggnader Högsta byggnadshöjd i meter över angivet nollplan, 4 kap 11 punkt 1 eller 16 punkt 1 PBL ) ) +0,0 Högsta nockhöjd i meter över angivet nollplan, 4 kap 11 punkt 1 eller 16 punkt 1t PBL ,0 Takvinkel Högsta taklutning är 15 grader, 4 kap 11 punkt 1 eller 16 punkt 1 PBL Markens anordnande och vegetation Lekplats får finnas, 4 kap 10 punkt 1 n1 och 13 PBL Stängsel och utfart ( l Utfartsförbud, 4 kap 9 PBL Ø l Ø ( Utformning Balkonger och altaner är tillåtna till högst 3 meter utanför fasadliv och 1 meter utanför husgaveln. Entréer är tillåtna till högst 2,5 meter utanför fasadliv med en maximal bredd på 3,6 meter. Ny bebyggelse ska ansluta till befintlig bebyggelse på samma fastighet vad avser allmän kraraktär, skala, höjd, material och färgsättning, 4 kap och 30 PBL Information BOGESUND 1:86 Parkeringsplatser ska finnas på kvartersmark. Handikappspparkering medges efter prövning, Dagvatten från tillkommande parkeringar skall renas innan det infiltreras eller avleds från fastigheten. 4 kap 5 punkt 3 PBL Skydd mot störningar Ekvivalent ljudnivå vid bostadens fasad får inte överskrida de riktvärden som gäller för ljuddämpad sida när bygglov ges. Uteplatser ska anordnas så att nivåerna för vägtrafikbuller inte överskrider aktuella riktvärden, 4 kap. 12, och 30 PBL ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER GENOMFÖRANDETID Genomförandetiden är 5 år från det datum planen vinner laga kraft, 4 kap 21 PBL SAMRÅDSHANDLING Miljö- och samhällsbyggnad Plankarta Grundkarta upprättad av Miljö och samhällsbyggnads mätavdelning Februari 2015 Koordinatsystem i plan: SWEREF 99_1330 Koordinatsystem i höjd: RH 2000 Mätklass III Caroline Berg mätningsingenjör 0 25 SKALA 1:1000 (A2) Meter Fastighetsgräns UU Traktgräns, Kvartersgräns Väglinje Stigar 9 UU Standard planförfarande, 5 kap 7 PBL 9 9 P 9 P Slänt 9 P Byggnader takkontur Staket UU P Stenmur Stödmur UPPLYSNINGAR BETECKNINGAR PÅ GRUNDKARTAN Gång- och cykelväg Byggnader husliv Nivåkurva med plushöjd ,7 Bef vägbanehöjd över havet BOGESUND 1:86 Fastighetsbeteckning Plankostnadsavtal finns upprättat. Planavgift ska inte tas ut vid prövning av lovärenden som överensstämmer med detaljplanen. PLANHANDLINGAR Detaljplanen består av: - Plankarta med tillhörande bestämmelser - Planbeskrivning med genomförandebeskrivning - Behovsbedömning - Fastighetsförteckning Detaljplan för Kv. Trasten 1 Dnr: KS 2016/179 I Ulricehamn Ulricehamns kommun, Västra Götalands län Upprättad Sebastian Olofsson Samhällsbyggnadschef Christian Bruhn Planarkitekt Antagande Laga kraft Plannummer