Redovisning av projekt Älvstranden Bildningscentrum Älvstranden bildningscentrum hur blev det?

Transkript

1 Älvstranden bildningscentrum hur blev det? Sida 1 av 32

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Innehållsförteckning... 2 Sammanfattning... 3 Historik... 4 Utredningar med konsekvensbeskrivningar... 5 Förberedelser... 9 Planeringsprocessen Projekteringsskedet Byggskedet Inventarier och utsmyckning Tillkommande arbete Anknytande arbeten Sammanställning investeringskostnader Att hantera framgent Kostnader före och efter Måluppfyllelse Erfarenheter från projektet Invigning den 8 september Källor Sida 2 av 32

3 SAMMANFATTNING Älvstranden Bildningscentrum beläget på Gärdet i Hagfors stad, hyser i dag 1028 elever i klasserna f-12 (förskola till gymnasiet, alla program) i en sammanhållen skola. Här finns centralköket i Hagfors, som lagar mat till alla kommunens enheter inom Hagfors stad. Biblioteket har fått nya lokaler. Älvstranden byggdes under 1970-talet för 1000 gymnasister och inrymmer dessutom bad, idrottsanläggningar och stadsbibliotek. Under perioden har en omfattande ombyggnation, inkluderande nybyggnation av 7000 kvm skett av byggnaden. Byggprojektet slutade på nära 270 Mkr, 1,3 % över budget. Under perioden har ytterligare 12 Mkr investerats, främst i parkområdet runt byggnaden och i gatunätet i intilliggande bostadsområde Gärdet. Vägnätet på Gärdet, som ligger i närheten till Älvstranden, har byggts om, dels som en konsekvens av Bildningscentrum, men även på grund av de rivningar av bostadshus som där genomförts. Hagfors demografiska utveckling med ett kraftigt vikande elevunderlag - från 200 barn födda per år under 1990-talet till c:a 90 vid tiden 2000 talets början krävde en förändring av skollokalerna. För att inte kommunen skulle hamna i ett läge där skattemedel gick åt till att hålla gamla ineffektiva byggnader i stånd och därmed undandras kärnverksamheten måste skollokalerna reduceras. Förändringar i skolans verksamhet medför krav på öppenhet och flexibilitet i undervisningens, något som man önskade spegla i de nya lokalerna. Detaljerade analyser av befolkningsprognoser och elev-val användes för att försöka se framtidens behov. Kalkyler innan beslut visade att en koncentration av verksamheten till en byggnad kunde medföra effektivisering av drift och underhåll, städ, måltidsverksamhet samt effektivisering inom skolan på 10 Mkr årligen. Att bygga en f-12 skola var alls inte självklart, och föregicks av många diskussioner för och emot. Avgörande blev skolans önskemål om ett stadieövergripande arbetsätt. En bidragande anledning att kommunens slutligen valde att utveckla verksamheten vid den gamla Älvstranden är den positiva erfarenhet man hade av den gamla byggnadens sammanhållande funktion som mötesplats i Hagfors. Beslutet om koncentration av skolverksamheten till en byggnation fattades år Skolan byggdes för 830 elever, prognosantalet för HT Grundskolan byggd för 530 elever, idag går här 623 elever. Gymnasiet byggd för 300 elever, idag går här 398 elever. Byggnationen medförde en reducering av lokalytan med drygt kvm genom att fyra gamla skolor och ett fritids kunde avyttras. Räknat från neddragningarna som började 2006 har reduceringen av de gamla fastigheterna medfört en årlig besparing på drift och underhåll inkl städ på minst 7,8 Mkr. Måltidsverksamheten har genomgått en stor förändring. Ett centralkök på Sättraskolan och fyra skolors serveringskök ersattes av centralköket och matsalen på Älvstranden. Älvstrandsköket lagar även mat till alla förskolor och äldreboenden i Hagfors stad. Projektet Den goda maten har bedrivits för att höja matkvaliteten, laga mat från råvaror, laga mer klimatanpassad mat samt arbeta mot matsvinnet. Genom närheten till serveringen kan matlagningen anpassas optimalt. Älvstrandköket har inneburit en besparing på minst 2,6 Mkr. Skolans bemanning har kunnat minskas genom samnyttjande av skolledning, administration, skolvaktmästeri mm vilket uppskattas till 3,8 Mkr/årligen. Sammanställningen visar att byggnationen av Älvstranden medför minskade årliga driftkostnader på minst 14,4 Mkr. Den samlade investeringsvolymen kring Älvstranden har skett under lång tid, Detta har inte kunnat ske utan upplåning. Kommunen tog 2006 samt 2008 upp två lån på sammantaget 255 Mkr, med en årlig räntekostnad på 8,8 Mkr. Driftnettot av hela investeringen är alltså en vinst i kassan på 5,6 Mkr per år. Älvstranden som ett isolerat projekt ger ett ackumulerat positivt bidrag på 62 Mkr till koncernen Hagfors kommuns resultaträkning under projektets hela avskrivningstid. Det bör noteras att det är sällan en investering i en skola kan räknas hem på detta sätt. I dag är Hagfors kommuns ekonomi stabil, något som koncentrationen av skol- och måltidsverksamheten till Älvstranden bidragit till. Sida 3 av 32

4 HISTORIK Skolornas placering och vara eller inte vara har under alla tider varit föremål för debatt och diskussion. Från 1920-talet tills dags dato har det i kommunen funnits skolor på minst 62 ställen. Så småningom har skolornas antal minskat i takt med att antalet elever minskat och att människor har flyttat och koncentrerats till tätorterna. Många skolor har under både 80- och 90-talen stängts. År 1912 fanns 62 skolor inom Hagfors kommuns yta. I slutet av 1990-talet började en ny diskussion om skolornas framtid. Detta var föranlett av det minskade elevunderlaget, men även av krav på modernare lokaler anpassade till nya pedagogiska krav beslutade kommunstyrelsen att skolornas och skolokalernas framtid skulle utredas. Syftet var bl.a. att minska överytorna som uppkommit när elevantalet minskade. Den ekonomiska situationen för kommunen bidrog starkt till behovet att minska överkostnad för lokalvård och uppvärmning av de gamla skolbyggnaderna. Flera befolkningsprognoser togs fram, som alla visade på att kommunens demografiska struktur, med en kraftig utflyttning av unga, skulle medföra att barnantalet skulle minska kraftigt från 90-talets 200 födda per år till ett fördelsetal som låg under 100. Detaljerade analyser av befolkningsprognoserna gjordes 2003 för att se var de största förändringara skulle ske. Dessa analyser var viktiga för att se vilka skolor som skulle ha bärkraft i framtiden.. (Sjörs, Effekter av förtätning av Grundskolor, 2003) Gustavfors, Bergsängs och Mjönäs skola lades ner. Sunnemo skola fick en upprustning då bedömningen gjordes att Sunnemo är en attraktiv del av kommunen varifrån pendling mot Karlstad kan ske. Okända faktorer, som hur stor dela av ungdomarna som behöver 4 år i gymnasiet, de som skulle välja gymnasieprogram utanför kommunen, antal elever i Munkfors som skulle komma välja att Hagfors samt effekterna av satsning på riksintag gymnasieprogram var faktorer som är omöjliga att bedöma. Klassrum anno 1952 Klassrum anno 2013 Sida 4 av 32

5 UTREDNINGAR MED KONSEKVENSBESKRIVNINGAR BEFOLKNINGSPROGNOSER OCH EN TIDIG PLAN Kommunfullmäktige fattade i början av 2005 beslut att godkänna en framtidsplan med konsekvensutredningar för kommunens skolor. Man beslutade att det skall finnas fyra skolor i kommunen, Sunnemo, Råda, Ekshärad samt Hagfors. (KF, Hagfors skolor och förskolor i framtiden, 2005_02) För Hagfors del fanns flera olika alternativ för skola. Uppdraget blev att skolorna inom Hagfors Stad Södra, Norra, Sättra, Fors, Sättra, Älvstranden samt Musikskolan och Fritids (8 st. byggnader, exklusive förskolor) skulle utredas med konsekvensanalyser. Byggnaderna är från slutet 1800-talet (Södra skolan) fram till den yngsta, Älvstrandsgymnasiet som byggdes på 1970-talet. Alla byggnaderna har dock byggts om och ingen skola var ekonomisk avskriven. Det som flera år tidigare börjat som diskussioner om en F-9- skola fick en annan vändning när det konstaterades att Älvstrandsgymnasiet om ett antal år skulle vara alldeles för stort för det minskande elevantalet. Älvstrandsgymnasiet var från början byggt för elever. Utvecklingen av åldersklasser från dagens gymnasister (140 i varje årskull) ner till åldrar 6-8 år, där dagens årskullar ligger strax under 100 barn Utvecklingen av åldersklasser 5 år - 18 år folkbokförda i Hagfors kommun Antal elever Grundskola åk 0- åk 2 Grundskola åk 3- åk 5 Grundskola åk 6- åk 9 Gymnasie-skola Verkligt Verkligt Prognos 2006 för Verkligt Barn per åk TILLFÖRLITLIGA PROGNOSER? Vid dimensioneringen av skolan vilket gjordes 2006 och 2007 bestämde man sig för att utgår från det elevantal som befolkningsprognoser mm gav för året Den prognos som gjordes 2010 skiljer sig ganska väsentligt från tidigare prognoser års prognos har hittills visat ganska rätt för barn och unga. Trots detta går det idag 200 fler elever på skolan än vad den är dimensionerad för. Det beror på tre faktorer: Antalet elever som har sökt till innebandy- och ishockeyprogrammet utifrån samt antalet elever i förberedelseklasser fanns inte med i planeringen Dessutom söker fler elever från Munkfors och färre elever söker sig bort från Hagfors än beräknat. Allt detta är positivt men måste hanteras så att inte otrivsel uppstår. Därför har viss omdisponering av ytor fått ske, för att tillskapa fler klassrum. Det är mycket viktigt att kommunen fortsätter att analysera befolkningsprognoser i de olika kommundelarna som ett av de viktigare planeringsinstrumenten. Sida 5 av 32

6 Diagramen visar olika prognoser och deras uppfyllelse för olika folkbokförda åldersklasser. Obs antalet folkbokförda är inte samma som antalet elever! År 2008 År 2010 År 2013 År 2016 År 2020 Prognos Prognos Prognos Prognos Verkligt Antal personer Folkbokförda barn 0-5 år Utfallet 2013 är 50 barn mer mot de tidigare prognoserna och 4 barn mer än 2010 års prognos. Antal personer Antal personer År 2008 År 2010 År 2013 År 2016 År 2020 Prognos Prognos Prognos Prognos Verkligt År 2008 År 2010 År 2013 År 2016 År 2020 Prognos Prognos Prognos Prognos Verkligt Folkbokförda grundskolebarn 6-15 år Prognosen för år 2016 som gjordes 2006 kommer sannolikt att överträffas med c:a 100 barn i åldrarna 6-15 år års prognos verkar stämma ganska bra. Folkbokförda Ungdomar år 2013 fanns 24 fler ungdomar än prognosen simulerade Prognosen 2004 var mycket mer pessimistisk. Om prognosen gjord 2010 stämmer, minskar antalet ungdomar ytterligare med 50 st. fram mot 2016 för att sedan plana ut. Sida 6 av 32

7 250 Befolkningskurva för 2013 (röd) jmf med den prognos som gjordes år 2007 för år 2013 (blåa fält) Anatal personer i varje åldersklass w Ålder Anna Sjörs okt 2013 MÖJLIGA LÖSNINGAR PÅ FRAMTIDENS LOKALBEHOV Utredningen 2006 tog upp de olika alternativ som fanns och gjorde en grov kalkyl över de olika alternativens framtida kostnader i form av drift, underhåll samt bemanning, gällande både vaktmästeri, städ men även skolmåltidspersonal och skolpersonal för ett tänkt scenario med det antal elever i olika åldersgrupper som befolkningsprognoserna under flera år hade tagit fram till år (Sjörs, Effekter av förtätning av Grundskolor, 2003) Nolläget: ingen förändring, alla skolor kvar Asplundskolan, Norra skolan, Sättraskolan, Södra skolan, Forsskolan och Älvstrandsgymnasiet. F-9 skola på Sättra eller Asplund, inkluderande nybyggnation, gymnasieskolorna intakta Ny F-9 skola lokaliserat på Gärdet F-6 skola Sättra eller Asplund med 7-12 skola på Älvstranden, Forsskolan kvar F-12 skola Älvstranden inkluderande om- och nybyggnad. Den nya skolans placering var också föremål för diskussioner och utredning. Delar av Forskolan avvecklas på sikt. EKONOMISKT UNDERLAG FÖR BESLUT OM INVESTERING Investeringen volym för de olika alternativen beräknades utifrån schablonmässigt kvm-kostnad. För en F-12 skola beräknades nybygget till en kostnad på 175 Mkr. Kostnader för underhåll beräknades schablonmässigt för alla alternativen utifrån yta. Kostnader för drift exklusive vaktmästeri beräknades utifrån verkliga kostnader för de olika byggnaderna och jämfördes med nybyggnationsvärden. Inte oväntat visade kalkylerna av de olika alternativen att en sammanhållen skola medförde de lägsta kostnaderna på kommunens driftbudget 7 Mkr mot alla skolor kvar. (KSTU, 2006_05) Samtidigt genomfördes kalkyler över effektiviseringar genom neddragning mot nyckeltal på övriga fastigheter. Kostnaderna på kommunens driftbudget för personalkategorierna vaktmästeri, städ och måltidspersonal beräknades efter investeringen Älvstranden och andra effektiviseringar och neddragningar bli 10 Mkr lägre per år än nollalternativet. Vid den analys av minskade personalkostnader inom dessa sektorer som gjordes hösten 2011 visade det sig att denna prognos införlivades. (Sjörs, Redovisning av personalminskning på tekniska mellan 2009 och 2011, 2011_11) En utredning om hur måltider skulle lagas i kommunen, till både äldreomsorg och inom skolor presenterades (Sjörs, Måltidsutredningen, 2008). Ett nytt tillagningskök centralt kunde klara av att tillaga all mat som behövdes inom Hagfors stad. Kommunfullmäktige beslutade anta detta. Sida 7 av 32

8 De ekonomiska utredningarna visade på vilket utrymme som skulle skapas genom lägre driftkostnader vilket beräknades till 14 Mkr, även inkluderande möjlighet till nyttjande av gemensamma resurser för skolans och bibliotekets verksamheter. Prognos 2006 Utfall 2013 Minskning skol yta Hgf kvm kvm kvm Fastighetsdrift inkl. städ kr kr Effekter av nytt centralkök kr kr Effekter av samordning kr kr skolpersonal Summa ovan kr kr Kommentar till ovan tabell: Anledningen till att minskningen inte är fullt ut mot prognosen är att Forsskolan fortfarande används i hela sin yta antog man att delar av Forsskolan skulle rivas och dessa elever skulle få plats på Älvstranden. Dessutom antog man att Asplundshallen skulle bli överflödig. I övrigt stämmer underlaget mycket väl med utfallet. Fullmäktige beslutade datum att avsätta 245 Mkr till Älvstranden Bildningscentrum. (KF, Anvisning av medel till Hagfors nya skola, 2007_12). Denna summa reviderades till 255 Mkr i budget (KF, Beslut om tilldelning budgetram, 2008_02) Bild 1 Det nya centralköket Sida 8 av 32

9 FÖRBEREDELSER TIDIG FRAMTIDSPROGNOS 2003 togs den första framtidsprognosen fram som visade på den förändring som elevantalet förmodades genomgå. Detta var startskottet till diskussioner om hur många skolor som behövdes i framtiden. (Sjörs, Effekter av förtätning av Grundskolor, 2003) (KF, 2004_01) INRIKTNINGSMÅL 2005 tog Barn- och bildningsnämnden beslut om inriktningsmål för en sammanhållen skola F-12. (Dahlin, 2005). Läroplanens mål skall vara vägledande både för utformningen av lokalerna och för verksamheten. Detta förslag väckte stor debatt i olika forum. Både personal inom skolan och allmänhet var starkt engagerade. Farhågorna gällde bl.a. blandningen av äldre och yngre elever i samma byggnad. Som alternativ till en F-12- skola togs ett förslag fram om att behålla en F-2 skola på Södra skolan. Detta förslag utreddes och konsekvensbedömdes. Krav på en folkomröstning framfördes. Kommunfullmäktige avvisade förslaget och beslutet om en F-12-skola stod fast. (KF, Begäran om kommunal folkomröstning, 2006_06) (KF, Bildningscentrum - en sammanhållande F-12 skola, 2007_01) PROJEKTLEDARE En projektledare med pedagogisk inriktning tillsattes som senare skulle kompletteras med personer med teknisk kompetens. Projektledaren uppgift var att vara sammanhållande i det fortsatta arbetet. (KS, Beslut om organsiation, 2008_5) LOKALPROGRAM Ett lokalprogram för den nya skolan arbetades fram med hjälp av utomstående konsult, Åke West.. (KS, 2004_11). Detta arbete kostade kring 500 tkr, 0,2 % av totalkostnaden, och utfördes under Lokalprogrammet utmynnar i en lista över de rum som behövs i byggnaden. I lokalprogrammet fanns enligt direktiv en klar satsning på ett teknik- och innovationscentrum för utveckling och entreprenörskap tillsammans med näringslivet. En andra tydlig satsning var ett naturvetenskapligt centrum av hög klass. Tanken var att gymnasieskolan skulle få det modernaste som fanns att tillgå men att lokalerna och utrustningen också skulle användas av grundskolan. Dels för att använda lokalerna effektivt men också för att inspirera till naturvetenskapliga studier. En tredje satsning var lokaler för de estetiska ämnena. Satsningarna skulle i framtiden kunna resultera i olika profilutbildningar och locka elever även från andra kommuner till skolan. I skolan skulle också musikskola och fritidsgård inrymmas. (Lokalprogram f-12 skola, 2006) FÖRANKRINGSPROCESSEN Vi valde en process där verksamheten fanns med vid start. Verksamheten skulle hela tiden vara delaktig i processen. Alla lärare/personal var delaktiga i olika grupper, där deras företrädare hade uppgiften att få sin grupp att konkretisera de gemensamt beslutade visionerna om en öppen skola med eleven i centrum. Genom dialogkonferenser förstärktes arbetssättet. Ett exempel är NO-lärarnas önskemål om lokaler, vilket ändrades under processen, efter studiebesök i andra kommuner. SKOLUTVECKLING Parallellt med de rena byggplanerna utifrån lokalbehov startades ett arbete att förändra arbetssättet i skolan utifrån nya forskningsresultat. På så sätt skulle man även vinna att det förändringsarbete som skolbygget medförde skulle ge möjlighet att påverka arbetssättet. Målet med detta arbete var att få till stånd en kontinuerlig skolförbättring. En organisation med två utvecklingsledare och utbildade lärledare bildades. Dessa lärledare ledde arbetet med det pedagogiska innehållet i kommunens alla skolor. Sida 9 av 32

10 PLANERINGSPROCESSEN ARKITEKTTÄVLING I juni 2005 beslutade kommunfullmäktige att gå vidare med en skola F-12 samt inbjöd till en arkitekttävling. Föreningen Sveriges arkitekter svarade för tävlingen och samlade en jury bestående av olika kompetenser. Juryns arbete leddes av professor Mats Ekholm vid Karlstads universitet. Juryn kompletterades med lokala politiker och tillsattes av kommunstyrelsen. Utifrån framtaget lokalprogram inklusive stadsbibliotek och en rambudget skulle bildningscentret ritas. Projektets gränser gick vid de behov som verksamheterna skolan och stadsbiblioteket hade formulerat i lokalplanen. Anslutande grönområden, väganslutningar, parkering, bowling, bad och idrottsdelen var inte direkt inkluderade i tävlingen. Arkitekttävlingen hade konstruktionen som inbjuden tävling, d.v.s. med en öppen intresseanmälan, därefter ett urval enligt vissa kriterier. Arkitekterna fick viss ersättning för sitt arbete, 150 tkr per firma, vilket inte på långa vägar täcker kostnaden för arbetet. Vinnande arkitektfirma fungerar som generalkonsult för projekteringen. Det innebar att man vid denna tidpunkt bestämde entreprenadforman för det framtida bygget att utföras som en utförarentreprenad, d.v.s. byggaren skulle ge anbud på och bygga efter den handling som projektören tog fram. Projektet visade sig ha mycket stort intresse och 32 olika arkitektfirmor, både svenska och utländska, skickade in intresseanmälan. Fyra arkitektkontor utvaldes att arbeta vidare med förslag. Det segrande förslaget kom från LLP Arkitektbyrå i samarbete med Bergs arkitekter. Det som fällde avgörandet var den pedagogiska tanken i förslaget, samt att den nya huskroppen väl skulle ansluta till den gamla. Lösning på entré, bibliotek och matsal var attraktivt. (KSTU, Information om arkitekttävlingen, 2005_10) De olika förslagen kostnadsberäknades av expert före beslut. Alla förslagen låg över den rambudget 230 Mkr som var angiven, men det vinnande konceptet låg lägst. En minskning av byggvolymen (förändring av lokalprogrammet) blev en konsekvens av detta, men även att mer medel tillfördes projektet i budgeten Av den dryga miljon som använders till detta skede användes drygt 120 tkr till kostnadsberäkningar av förslagen. VAL AV ENTREPENADFORM Anledningen till val av entreprenadform var kommunens goda erfarenheter av byggnationen av Bellmansgården, som utfördes som en utförarentreprenad. Erfarenheterna från det projektet var att verksamheterna och byggherren får större möjlighet att påverka projektet under projektets gång än en traditionell totalentreprenad. En annan orsak var att byggmarknaden vid denna tid var överhettad, och kommunen befarande höga anbud vid en totalentreprenad. I efterhand, då kommunen valde att upphandla byggaren genom partnering, så kan konstateras att man gjorde ett felval då arkitekttävlingen utfördes så att vinsten blev generalkonsult-rollen. En totalentreprenad med partnering med ett beslutat slutpris hade sannolikt fungerat bättre ur den aspekten att projekteringsfasen hade fungerat bättre och de problem som uppstod skulle hanteras bättre. Å andra sidan är det inte säkert att arkitektfirmorna hade varit så intresserade om inte vinsten hade varit lockande. (Politisk_styrgrupp, 2007_06_ 1) STYRDOKUMENT Ett partneringkontrakt upprättades med juridisk hjälp. Kommunen gjorde även ett hållbarhetsdokument som skulle styra materialval, energivärden och sociala värden vid byggnationen. Detta dokument skulle vara vägledande vid allt materialval och val av olika energilösningar. (Sjörs, Hållbarhetsprogrammet, 2007) Sida 10 av 32

11 PROJEKTERINGSSKEDET Utifrån det vinnande förslaget började arkitektbyrån projektera anläggningen. Konsulterna arbetade under arkitektbyråns Bergs ansvar, som alltså var generalkonsult. Kommunen anlitade i detta skede en extern projektledare, med stor erfarenhet, med uppdrag att leda arbetet. Han besökte Hagfors vid flera tillfällen och träffade kommunstyrelsen. Han rekommenderade kommunen att budgeten skulle vara indexerad, då hans erfarenhet av större byggprojekt under tider med kraftiga ekonomiska svängningar med ej förutsägbar ränta kan spoliera projekten. Så beslutades också. Efter att programhandlingen tagits fram utökades budget till en från år 2008 års nivå indexerad budget på 255 Mkr. (KF, Beslut om tilldelning budgetram, 2008_02) Projektering startade upp med hjälp av konsulter inom de olika disciplinerna konstruktion, el, ventilation, akustik och storkök. Detta arbete skedde i Stockholm. Arbete med systemhandling började ta form. Arbetet gick inte som tänkt, det blev förseningar och fel i underlaget. Projekteringen fick göras om och handlingarna var inte klara vid tidpunkten då byggentreprenören kom in i projektet. Projekteringskostnaderna uppgick sammantaget till lite drygt 23 Mkr, 8 % av totalkostnaden, vilket är en normal andel vid byggnationer. Tabell 1Fördelning projekteringskostnader Typ Namn Kostnad Generalkonsult Berg kr Programöversyn Larsson Lindstrand Palme Arkitektkontor kr Konstruktion WSP kr Beräkning programskedet BK Beräkningskonsulter AB kr Köksdesign Electrolux Credit AB kr El, sena arbeten EKG kr Belysningsstyrning, sena Network Services kr arbeten Köksdesign Folie Workers Hb kr Solceller förstuide Design Partner Engineering AB kr Uppmätningsritning Eh- Ritbyrå kr Täby, Hans-Åke Wallgren Orbit Konsult AB kr Utemiljö Sunne Kommun kr Data Pulsen Integration AB kr Konstnärlig utformning Törnquist och Törnquist AB kr Utemiljön Nivå Landskapsarkitektur AB kr Smått kr ABA Kopiering AB kr Summa ovan kr UPPHANDLINGSFORM FÖR BYGGNATIONEN För upphandling av byggentreprenören valdes partnering med entreprenadformen utförarentreprenad (samma som en äldre benämning generalentreprenad). Orsakerna var flera men det mest avgörande var att byggmarknaden vid denna tidpunkt var överhettad i Värmland, vilket medför att det är byggarens marknad med höga priser. Detta undanröjs delvis genom att välja partnering, då byggherren får ett större inflytande över kostnaderna, har kontroll över utvecklingen och under projektets gång kan välja andra vägar. Partnering är något som passar den här typen av projekt där man önskar en stor flexibilitet och det är många inblandade. NCC tilldelades upphandlingen, då de ställde upp med en kvalificerad byggledning med erfarenhet av partnering. NCC arbetade tillsammans med de lokala företagen ELMS, Hagfors Måleri och Hagfors Eltjänst. (KSTU, NCC antas som entreprenör, 2007_09) Här kan vi i efterhand konstatera att det hade varit enklare om kommunen hade fattat beslutet om partnering redan innan systemhandlingen började ta form, och genomfört projektet som en totalentreprenad, vilket är det mest vanliga för partnering. Entreprenören borde ha kunnat påverka Sida 11 av 32

12 valet av konsulter och varit med vid framtagandet av systemhandling vilket kan ha en avgörande betydelse för entreprenörens relation till konsulterna. Partnering innebär att man arbetar inom en budgetram, och om tillkommande arbeten beslutas, ska ramen ändå hållas, genom att man drar ner på annat. I vanliga byggprojekt blir alla tillkommande arbeten extra, utöver ram, och det medför ofta att bygget inte håller budget. Partnering innebär även att projektets ekonomi är transparant för beställaren, som hela tiden kan följa med och påverka stora och små detaljer. Beställaren är med vid val av olika lösningar, från tidigt stadium till slutförandet. Partnering ställer höga krav på beställaren. Byggaren kan och ska påverka de lösningar som föreslås. HANTERING AV FÖRÄNDRINGAR UNDER PROJEKTERINGSSKEDET Projekteringen drog ut på tiden och projekteringsledaren och en projektör byttes ut. Ventilationsprojektering fick göras om flera gånger. I partnering är byggherre, konsulter och utförare med och påverkar lösningarna under projekteringsskedet. Ett exempel på detta var kommunens mål för energivärden. För att komma ner till önskade värden gjordes omfattande teoretiska studier på byggnaden, som även innefattade rummens lokalklimat. Dessa medförde två väsentliga förändringar mot ursprungsförslaget: Glas i fasaden minskades ner från 80 % ner till 47 % av ursprunget(lägre byggkostnad) och glas med lägre U-värde beslutades (högre kostnad) samt att ett system för kylning av lokalerna genom 21 borrhål 180 m djup (fri kyla och värme, medför högre byggkostnad) beslutades. Detta sammantaget ger en lägre energikostnad och större komfort. Energilösningarna kostade 5-6 Mkr mer än ursprungligt budget i programhandlingen. Detta måste då kompenseras, vilket kunde ske genom bra inköpspris på bl.a. betongkonstruktioner och armeringsjärn. Även andra förändringar gjordes, t.ex. tillkom en kvällsentré samt målning och mindre ombyggnad av den administrativa delen. Kostnader av den här typen ( ätor ) uppgick till över 8 Mkr. Vid en totalentreprenad av traditionell typ, skulle dessa kostnader hamna utanför kontraktsumman. I ett partnering projekt ska man löpande förändra utförandet, så att kontraktsumman alltid hålls. Bild 2 Mörka golv och svart-vit färgsättning Sida 12 av 32

13 BYGGSKEDET STYRNING Då partnering processen startade flyttade projektet över från Stockholm till Hagfors. En ny projektledare tillsattes, samma person som hade hanterat skolans förändringsarbete. Projektledaren fungerade som beställaren ombud och hade formellt funktionen som byggledare. Som bisittare hade han till sin hjälp lokalsamordnaren från fastighetsavdelningen. I den ursprungliga organisationen hade beställaren bemannat flera strategiska poster med egen personal, fastighetschef, inköpschef och erfaren fastighetskötare fanns med i organisationen. Dessa kom dock aldrig riktigt in i projektet. Kommunen anlitade extern hjälp med installationssamordning av bygget från Grontmij AB konsultfirma, Karlstad. Denna hjälp blev omfattande, då tid gick åt att omarbeta framförallt ventilationshandlingar. Installationssamordnaren fick allteftersom en bredare roll som hjälp till projektledaren. Tillsammans med byggledningen på NCC hölls protokollförda 29 byggmöten. I den bästa partnering känner alla inblandade ansvar för ÄBC AB i första hand och den egna organisationen i andra hand. Detta kan upplevas som en otydlighet jämfört med en traditionellt riggad organisation. Men de som hade styrande och kontrollerande uppgifter i projektet tyckte att samverkan under byggskedet fungerade mycket bra. Uppstod problem tog man tag i dem och försökte lösa dem inom den tid man satte upp. De stora problem som fanns hade att göra med bristfälliga eller försenade projekteringsunderlag. Kvalitetsansvarig enligt PBL anlitades externt från WSP, Torsby. Besiktningar utfördes löpande under byggtiden. Kostnader för extern byggleding, kontroll och besiktning uppgick till 5,5Mkr, 2 % av projektets totala kostnad, och fördelades sålunda: Tabell 2 Fördelning av kostnader för styrning och kontroll Projektledning/kontroll Bisittning till byggledning, funktionssamordning extern konsult (Grontmij) Extern ledning under projekteringsskedet Intern projektledning deltid (lönekostnader tre år) Kvalitetsansvarig enl. PBL Besiktningar Summa ledning och kontroll Kostnad kr kr kr kr kr kr Kommunens projektledare svarade inför styrgruppen i projektet som bestod av kommunens ledande tjänstemän, ekonomichef, kommunchef, teknisk chef och barn & bildningschefen. På projketledningsmöten fanns teknisk chef och kommunchef med tillsammans med NCCs projektledare och affärschef. 15 projektledningsmöten hölls, det första i juni 2008 och det sista i sept Då gick budget igenom och prognos för projektet gjordes vid varje möte bytte NCC ut projektledaren, då denne gick över till annat företag. Från den tiden var NCCs affärschef inte alltid med på dessa möten, främst beroende på att den ursprungliga projektansvarige från NCC var på väg att lämna företaget. Detta upplevdes av beställaren som en mycket stor nackdel. Kommunens projektledare förde upp större beslut av mer övergripande karaktär till den politiska styrgruppen, bestående av kommunstyrelsens ordförande barn- och bildningsnämndens ordf. samt tekniska utskottets ordförande. Ett sådant exempel var beslut om hållbarhetsdokumentet (Politisk_Styrgrupp, 2007_06_ 2) samt färgsättning och möbler. Vid näst sista styrgruppsmötet, sent våren 2010, flaggade NCC för att projektet skulle gå över budget med en dryg miljon kr. Det var första gången som projektet flaggade för överkostnader. Vid den tidpunkten fanns inte mycket som man kunde spara in på. Detta accepterade beställaren, och mötet var överens om att Entreprenören skulle hålla sig inom denna nya budget. Inga ytterliger kostnader skulle få drabba projektet. Ytterligare några månader senare dök oväntade kostnader upp, på El-sidan. Detta berodde på brister i elföretagets redovisningsrutiner. Den kostnaden på 1,6 Mkr var inte beställaren villig att ta, och en diskussion om detta skedde. Man kom överens, och delade beloppet. Sida 13 av 32

14 BYGGET Bygget startade april 2008 och pågick formellt fram till 29 aug 2013, när miljö- och byggkontoret godkände byggprojektet som slutfört. Den nya byggnaden togs delvis i drift redan VT 2010 och hela byggnaden var i full drift från HT För att göra det mer överskådligt delas byggskedet in i etapper, där även de särskilda problem som har funnits finns kort nämnda. Tabell 3 Byggnationens olika skeden Bild 3 Bygget i gång maj 2008 Del Etapp Kommentar Förberedelser Nya energifönster i gamla 2007 delen Kommunen sökte energibidrag som Staten senare skulle fasa ut, därför gjordes fönsterbytet tidigt i de salar där inga förändringar av fönster skulle ske. Dessa kostnader är i denna sammanställning EJ med i Tabell 4 Fördelning av kostnader hänförliga till byggskedet 2007 Provrum Kostnader för provrummet finns med i sammanställningen. Färgvalet godkändes inte av städet Omdragning VA-ledningar Där bygget skulle stå fanns gamla VA-ledningar, som alltså måste dras om. Bättre dagvattenlösning infördes. Kostnaden togs av VA-kollektivet, och en VA-avgift för anslutningen av nya ytor debiterades projektet Flyttkostnader Det är bokfört c:a 700 tkr för flyttkostnader i projektet, något som inte fanns i ursprungsbudgeten. Då var det sagt att flyttkostnader skulle gå på driften. Anledningen till att dessa kostnader påfördes projektet var att de var bestående investeringar i annan fastighet, som t.ex. utökning av datakapacitet till Asplundskolan. Dessa kostnader är i denna sammanställning EJ med i Tabell 4 Fördelning av kostnader hänförliga till byggskedet men ingår i projektets totalsumma. Nybygget Grundläggning och stomme Mycket bra passform på de prefabricerade elementen. Låg under budget pga. bra upphandling utomlands. Fått mkt beröm av byggare och kontrollanter Innerväggar, tak och fasader Bättre energi U-värdet på glas medförde dyrare kostnader. Budget hölls dock sammantaget. Fast inredning, ytskikt Ventilation I styrdokumentet stod att det skulle vara en stor skillnad i inredning, färger mm mellan stadier. Den mer enhetliga färgsättningen i svart/vitt godkändes av den politiska styrgruppen. Det har blivit problem med ventilationen i några utrymmen i nybygget på grund av annan användning av lokaler än i planhandling. Fler elever och maskiner medför att det blir för varmt. Kan delvis injusteras. El och ljus, dagsljusstyrning Fungerar bra, budget hölls. Trappor och trappräcken Förbättringar genom överliggare träräcken. Entréhall Entrehallen, golv och ljus Lägre än budget pga. internationella inköp. Ett större parti köptes in, då passformen inte var den bästa. Det medförde spill. Gröna aulan Fel projekterad ventilation, merkostnaden ansåg beställaren att konsulten skulle ta. Förhandlingar pågår fortfarande om detta. Dock är ventilationen åtgärdad under Bibliotek Golv och inredning, ytor Biblioteket ansåg att de hade fått för lite ytor till lager av böcker. Studiebesök på Arle kommun medförde ett annat arbetstätt med stor utsortering av böcker. Idag behövs inte så stort lager. Personalen mycket nöjd och ger sina lokaler betyg 4! Budget hölls. Ekgolvet mycket vackert och i linje med hållbarhetsdokumentet, men kräver omvårdnad. Gamla delen Utrivning väggar innertak Höll budget och tidsram 2009 Ventilation Den första projekteringen på ny ventilation den gamla delen förkastades tyvärr på grund av att den ansågs vara för dyr. Uppmätning av flödet i gamla ventilationen var felaktig och medförde fel dimensionerat. i vissa delar, svårt att komma tillrätta med. Medförde krångel och extra kostnader. Detta kvartstod efter projekt-sluträkningen och hanterades i slutskedet av projektet genom särskilt uppgörelse. OVK godkänd först hösten Sida 14 av 32

15 El och belysning Nya väggar, innertak och golv Höll budget. Vissa mindre garantifel. Vissa kvarstående brister. Problem med infästning innertak i vissa salar, där extra ljudisolering lagts in. Åtgärdades på garantin. Alla innertak av samma konstruktion kontrollerades extra efter det att problemet uppdagats. Inga extra kostnader. Kontorsdelen Ingick inte i entreprenaden Arbete med ytskikt tillkom, c:a 200 tkr. Denna del har idag dåliga energivärden, främst på grund av konstruktion som valv över mark. Köket Ventilation Brister i utsugen från spisar: i stället för flera utsugskanaler gjordes en centralt placerad, som inte klarade hela utsuget. Detta uppdagades långt efter slutbesiktning, men åtgärder togs trots det på garantin. Fortfarande kvarstående problem med kallras. Skolgård 2010 Grönyta Inventarier 2010 Mindre barn Äldre barn Anslutning nybygget mot Geijersholmsvägen, grönyta Möbler, AV-utrustning mm Gott genomförande, höll budget, men har inte skötts enligt föreskrifterna för nyanläggning vilket medfört att en del träd har dött. Otillräcklig mängd lekutrustning fick kompletterats, men är fortfarande otillräcklig då barnantalet är fler än förväntat (vilket givetvis är positivt!) Höll budget och fungerar bra. Var meningen att besås med låg vintergrön växtlighet på mattor (brant slänt). Detta kvarstår. Togs bort som besparingsåtgärd (800 tkr). Sköts inte i dag och måste på sikt åtgärdas. Överklagan på upphandlingen AV-utrustning medförde vissa förseningar. Bra priser, och utfallet lägre än inventariebudget. Endast mindre garantiproblem med stolar som fick bytas ut Bild 4 Matsal med lättskötta golv och slammerfria bord Sida 15 av 32

16 BYGGKOSTNDER Kostnaderna som kan hänföras till byggskedet blev 228 Mkr, 83 % av projektets totala kostnad. Arbeten utförda av underentreprenörerna fakturerades i sent skede direkt till denne. Det är främst flytt av slöjdsalar som orsakat dessa kostnader, något som inte fanns med i ursprungsbudgeten. Tabell 4 Fördelning av kostnader hänförliga till byggskedet Företag/beskrivning NCC Construction Sverige AB Hagfors Energi AB, värme till bygget under byggtiden Eltel networks infranet AB (telenät) Städning av byggbaracker genom kommunen Byggel till Fortum Hagfors måleri (efterarbete administrativa delen) Tippavgifter till kommunen (Holkesmossen) TDC Sverige AB, data Mindre poster Hyra containrar för byggavfall Neagruppen sena arbeten med slöjdsal mm El-tjänst sena arbeten Dustin, datakablar mm Kommunens egen personal samt lastbil arbetar i projektet Byggbeslag, 2009 och 2011 extraarbeten Elms byggfirma, sena arbeten Inmätning av tekniskas egen personal Kostnad kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr Summa kr Varav kr är tillkommande sena kostnader som påfördes projektet 2011 Till de senkommande arbetena 2011 äskades tilläggsbudget på 650 tkr. (KS, Tilläggsbudget, 2011_12) Sida 16 av 32

17 INVENTARIER OCH UTSMYCKNING Konsulter tillsammans med arkitekterna färgsatte skolan. Vid ett tidigt skede utformades ett provrum på Älvstranden, med syfte att dels få in synpunkter på inredning och dels att göra projektet med levande. Golvens svarta färg godkändes inte av städet och var inte i enlighet med hållbarhetsdokumentet då mörka golv kräver mer städ för att se rena ut samt suger ljus. Trots detta beställdes detta golv till nästan hela skolan. Undantag matsalen. Vid upphandlingen av möbler frångicks till viss del den del i styrdokumentet som pointerade vikten av olika färgsättning och utformning av inredningen för de olika stadierna. Detta ansågs som viktigt, då man skulle vistas i skolan under så lång tid av ens uppväxt, och att elevens mognad skulle speglas i skolans inredning. Inredningsarkitekterna förslog en mer enhetlig miljö, vilket den politiska styrgruppen godkände. Upphandlingen blev överklagad i den del som avsåg AV-utrustning, vilket medförde vissa förseningar och kostnader för jurist. Kommunen fick dock rätt. Utsmyckningen av skolan fick kosta kr, ett beslut som den politiska styrgruppen tog. Statens konstråd gav ett bidrag på kr. Utsmyckningen är underfundig. Bild 5 Utsmyckning i trapphall från entrén Sida 17 av 32

18 Kostnader för inredning och konst var budgeterat till 10 Mkr och landade på 9,2 Mkr. Tabell 5 Fördelning kostnader inredning, företag med intäkter över kr redovisas med egen rad Företag Beskrivning Kostnad Kinnarps AB Kontorsmöbler kr Avio AB AV-utrustning kr Kebo Inredningar Sverige AB NO-avdelningar kr Biketjänst Bibl.Inredningar Biblioteket hyllor? kr iinteriör & MILJÖ kr Lekolar AB kr Teliasonera Sverige Finans AB kr Incentro Inredningar I K-D AB kr He Inredarna kr Axiell Libra AB kr Mindre Poster kr Kontorsbolaget kr Network Services Norden AB kr Sonesson Inredningar kr Cygate AB kr Tranås Skolmöbler AB kr Alnäs MöbelfABrik AB kr Karlstad Solskydd kr Atea Sverige AB kr Carl Lamm AB kr Xeratech Xerox Partner kr Elms Byggnadsfirma AB kr Ikea Business kr Statens konstråd Bidrag kr Summa kr Bild 6 Personalrum Sida 18 av 32

19 TILLKOMMANDE ARBETE Till denna typ av arbeten räknas de som inte beslutats via den vanliga budgetprocessen, utan till vilka extramedel har fått äskas från fullmäktige. Flytten av slöjden fick ske tidigare än beräknat, då tidigare slöjdsalar brann. De ytorna var inte iordningställda för slöjd, utan var beräknade att nyttjas till undervisningen fram till 2016, då elevantalet har minskat så mycket att de lokalerna ej behövdes. Beslut om installation av solcellerna var avhängigt ett högt stadsbidrag och följde hållbarhetsprogrammet. Det fjärde projektet innefattar åtgärder för att komma tillrätta med ventilationsproblem av den art att garantin ej kunnat utnyttjas. Det är vid rapportskrivningen ej klart. Tabell 6 Tillkommande arbeten Proj nr Bokfört Beskrivning Budget Utfall 2324 ÄBC Flytt av slöjden från Asplundskolan tidigare lades p.g.a. brand kr kr 100 % 2325 ÄBC Möbler personalrum kr kr 100 % 1027 ÄBC Solceller, eget projekt Redovisat kr kr 94 % 1057 Pågår Åtgärder ventilation 2013, eget projekt kr kr 76 % Summa ovan kr kr 84 % Bild 7 Solceller på gamla och nya huset, markerade med pilar Sida 19 av 32

20 ANKNYTANDE ARBETEN Trafikanslutningen till området och förändringarna av gatunätet på Gärdet låg utanför upphandlad entreprenadgräns, likaså den del av grönytorna söder om Älvstranden och den parkdelen som låg i anslutning till badet och idrottsdelarna. Dessa områden delades upp i olika projekt med egen budget, var och ett beslutat med medelstilldelning enligt den vanliga budget processen. Ansvarig var tekniske chefen för grönområden och gatuchefen för trafiklösningarna. Området nedanför badet ritades av fem duktiga gymnasieelever, och med hjälp av byggledningen på NCC förverkligades detta. Parkområdet i anlutning i söder fick en upprustning båda av cykelvägar och grönytor, som gjordes öppnare bl.a. annat genom att jord från utgrävningen av nya huskroppen lades i treasser mot älven. Gatuombyggnaden utgjordes av två separata projekt, dels ombyggnationen av Gärdet, som mycket var avhängigt de rivningar av hus på Gärdet som förelåg, samt anknytning av cykelvägar, skolbussar och andra transporter som knyter an till skolbyggnaden. Statliga bidrag på 1 Mkr erhölls till GC-vägarna erhölls. Tabell 7 Anknytande arbeten Obj. nr Bokfört Beskrivning Budget Utfall 1223 VA Omdragning ledningar Gärdet, brutto före kr kr 99 % anslutningskostnad Parken Grönområden söder om skolan, kr kr 100 % centrumplan 1023 ÄBC Grönområde norr om skolgårdar, vid badet kr kr 105 % 2401 ÄBC Nya energieff. motorvärmare kr kr 100 % 1103 Gata Upprustning GC-vägar, redovisat kr kr 94 % 1123 Gata Ny GC-väg, redovisat kr kr 88 % 1023 Gata Förbättringar angöring, redovisat kr kr 94 % 1102 Gata Ombyggnad vägnätet Gärdet, p-plats kr kr 98 % redovisat för Ks 2011 Summa kr kr 99 % Bild 8 Ny parkering och nya GC-vägar på Gärdet Sida 20 av 32