Överlämningspärm Presidiet

Transkript

1 Överlämningspärm Presidiet Denna överlämningspärm är helt skriven ifrån scratch våren 2006 under stressade förhållanden, så den bör mest ses som ett utkast. Tveka inte att höra av er med alla frågor ni har till föregående presidium! /Karl Tillström, sektordf 05/06 s.1/15

2 Grattis, det är ni fyra som har den absolut största makten på Dtek. Detta bör förstås inte stiga er alltför mycket åt huvudet, men det är mycket viktigt att ni ändå tar det ansvar som krävs. Presidiet är postuppdelat, så alla har sina speciella uppgifter att sköta, men detta är inget man bör stirra sig blind på, ni har ett större gemensamt ansvar att sektionen fungerar. Det krävs alltså mer av er än bara er specifika post vilket kan låta lite tungt, men om man vänder på det så har ni de absolut största möjligheterna att genomföra alla förbättringar och idéer ni har! Resten av styret då, ska inte de göra någonting? Givetvis ska de det, men de har till skillnad från er en hel del annat att stå i (i och med att de är ordförande för sina respektive föreningar) och därmed mindre tid och energi att lägga på styrelsefrågor. Detta leder ofta till att det är svårt att få dem till att engagera sig i styrelserelaterade frågor, men i grund och botten handlar det givetvis mycket om vilken förmåga man har att motivera och inspirera. Att stå med allt ansvar och befogenhet är till en början mycket förvirrande det är lätt att inte ha en aning om vad man får, kan och bör göra. Grundstenen i att göra ett bra jobb som presidium är att läsa på, läsa på och läsa på! Den här pärmen är en bra start, stadgarna och reglementena bör ni kunna utan och innan samt lite andra böcker och dokument som nämns senare. Andra hjälpmedel är att gå igenom de senaste årens protokoll och se hur frågor har lösts tidigare, samt givetvis fråga gamla presidium (xpresidium@dtek.chalmers.se). Som presidie- och styrelsemedlemmar har ni lite högre krav på er hur ni uppträder det är ni som sätter standarden för resten av föreningarna och därigenom resten av sektionen. T.ex. har sektionen tidigare haft problem med dåligt rykte (vilket fortfarande lever kvar) vilket aldrig skulle gå att jobba bort så länge inte presidiet och styrelsen sätter ett extra gott exempel. Detta måste dock avvägas mot att engagera sig i föreningarnas aktiviteter och fester som presidium bör man givetvis delta i sektionens aktiviteter. För lite festande likväl för mycket festande leder båda till rätt mycket fall i informell makt. Festa snyggt helt enkelt. Organisationen Datateknologsektionen är en ideell förening med ungefär 800 medlemmar. Dess yttersta beslutsorgan är sektionsmötet det är så att säga styrelsens chefer. Styrelsen är sektionens verkställande organ, det innebär att styrelsen måste verkställa det sektionsmötet beslutar. Beslutas det något riktigt dumpuckat som styrelsen verkligen inte kan med att genomföra då har styrelsen enbart ett annat alternativ vilket är att avgå. På så vis är styrelsen i en rätt utsatt position. Mellan sektionsmötena är styrelsen sektionsmötets ställföreträdare men styrelsen måste givetvis svara mot sektionsmötet för alla beslut den tar. Styrelsen kan givetvis inte besluta saker som går emot sektionsmötesbeslut eftersom sektionsmötet är högre i verksamhetsutövningsordningen. Datateknologsektionen har inga föreningar, bara kommittéer (en del står som föreningar i reglementet, men de är egentligen i praktiken kommittéer sektionen har bara ett organisationsnummer). En kommitté är en grupp under sektionen som utför en uppgift åt sektionens vägnar, dessa uppgifter står nedtecknade i reglementet. I praktiken innebär detta att styrelsen är ansvarig för allt kommittéerna gör, även ekonomiskt. Att varje kommitté har firmatecknare betyder i praktiken bara att föreningens ordförande och kassören har rätt att plocka ut pengar från kommitténs konton. Varje person i en kommitté är ansvarig för kommitténs förehavanden och ekonomi inte bara ordförande och kassör men man kan givetvis förvänta sig mer i form av koll och ansvar utav ordföranden och kassören. I sin tur är hela styrelsen (inte bara ordförande och kassör) ansvarig för sektionens verksamhet och ekonomi som sagt även för kommittéerna. Dock hålls givetvis en kommitté ansvarig om styrelsen har gjort det helt klart vad som gäller och kommittén ändå brutit mot det. Hur bör man hantera detta ansvar i praktiken? Att gå in och peta och övervaka för mycket leder ofelbart till att kommittéerna känner sig övervakade och misstrodda, de har fått ett ansvar från sektionen och med detta måste det följa befogenhet och förtroende. Föregå problemen genom att ha en s.2/15

3 diskussion med alla kommittéer om vad som gäller och varför det är så, och om det börjar slarvas och gå dåligt ta en ny diskussion. Vad har ni för riktlinjer? Jo, de som står i stadgarna och reglementena givetvis men utöver det får ni rent juridiskt enbart syssla med två saker utbildningsbevakning och sociala verksamheter som har samband med dessa. Detta eftersom ni tar ut en sektionsavgift (eller i praktiken har ni inte rätt att ta ut sektionsavgift, det har bara studentkåren men studentkåren köper de två tjänsterna av teknologsektionen). Kort och gott får ni ha sektionspubar men ni får inte öppna skoaffär nere på avenyn. Utbildningsbevakningen har sektionen delegerat till SND, vilket innebär att det ligger på styrelsens ansvar att ta över SNDs roll om det inte finns något SND. I och med att alla medlemmar är tvångsanslutna till sektionen ligger det ett extra stort ansvar på styrelsen att se till att sektionens aktiviteter (och även utbildningsbevakningen) riktas till sektionens samtliga medlemmar (även masterstudenter). Tydligare riktlinjer för detta kommer komma från studentkåren i form av ett verksamhetsavtal som både sektionen och kåren skriver under. Möten Styrelsemöten Styrelsemöten hålls med fördel en gång i veckan på en lämplig lunch. Det kan lätt bli lite stressigt, så emellanåt får man lägga något lite längre möte kvällstid, och ibland har man så lite att diskutera och besluta så man kan skippa någon vecka. Ordförande är ansvarig att kalla till möte (för noggrannare former se stadgar & reglemente) och detta bör göras åtminstone två dagar i förväg så att alla hinner läsa på och sätta sig in i punkterna som skall diskuteras. Sektionsmöten Sektionsmöte skall hållas åtminstone en gång per läsperiod och kräver desto mer förberedelser; Några veckor innan sektionsmötet; besluta vem som lagar maten till mötet Senast 5 läsdagar innan mötet måste motioner som skall tas upp på föredragningslistan lämnas till styret Senast 5 läsdagar innan mötet men helst mycket tidigare måste ett styrelsemöte hållas där styrelsen skall spika sina propositioner och yttra sig om inkomna motioner. Senast 5 läsdagar innan måste kallelse (enligt reglemente) anslås på sektionens officiella anslagstavla Senast 3 läsdagar innan måste motioner och propositioner anslås på sektionens officiella anslagstavla. Det är bara styrelsen som kan anslå motioner och propositioner för att de skall vara giltiga. Motioner och propositioner som inte är anslagna då kan med en enda röst bordläggas på sektionsmötet. (Om en motion inkommit 5 läsdagar innan sektionsmötet, men efter styrelsemötet är styrelsen skyldig att yttra sig om den ändå. Om det inte finns möjlighet till ett extra styrelsemöte kan man t.ex. ta ett så kallat per capsulam-beslut) Senast samma dag men helst tidigare bör kallelse, alla meddelanden, rapporter, motioner, yttranden och propositioner kort och gått allt som ämnas tas upp kopieras upp på overhead. Senast 10 dagar efter sektionsmötet skall protokollet anslås. Kallelsen med alla bilagor bör även läggas upp på styrets hemsida och länkas från dteks förstasida, dteks forum samt news. Inbjudan till sektionsmötet bör skickas till KS representant för datateknologsektionen. Med kallelsen anslås endast ett förslag på dagordning, denna kan givetvis ändras i och med att mötet godkänner dagordningen i början av själva mötet. (Dock måste alltid motioner som kommit in i tid lyftas) Det är även bra att sätta upp reklamlappar lite här och där så folk lättare blir informerade om att det är ett sektionsmöte på g. I allmänhet är det rätt svårt att få folk att komma på sektionsmöten, så det är bra att spåna lite på hur man ska förändra detta. s.3/15

4 Protokoll Både styrelsemöten och sektionsmöten skall protokollföras noggrant. Protokollen skall anslås på sektionens officiella anslagstavla senast 5 dagar efter styrelsemöte samt 10 dagar efter sektionsmöte, samt bör även läggas upp på styrets hemsida. Protokoll skall sedan arkiveras i åtminstone 10 år och är tillsammans med bokförningen underlag för revisorernas granskning. Protokoll är inte giltiga (och får därför inte anslås) förrän de är justerade och underskrivna. Beslut på möten är inte giltiga förrän de är justerade (antingen i protokollet eller omedelbart på mötet) Per Capsulam-beslut Ibland finns det inte möjlighet att vänta till ett möte för att ta vissa beslut (oftast på lov etc.) så då har man en möjlighet att ta beslut via mail, s.k. per capsulam-beslut. Det går kort och gott ut på att ordförande mailar ut frågan och yrkandena och sätter en deadline för när kommentarer och fler yrkanden i frågan får komma in. När deadlinen är nådd röstar helt enkelt alla ledamöter på de olika yrkandena tills ett har vunnit. Vid nästa ordinarie styrelsemöte skall beslutet protokollföras. Praktiska tips Tid är en stor bristvara i presidiet, så se till att skaffa rutiner för det mesta (annars kommer småsakerna ta all tid från de stora sakerna som man egentligen vill pyssla med). Se även till att umgås så mycket som möjligt inom presidiet (och inom styret!), allt går enormt mycket bättre ju mer teamkänsla man lyckats bygga upp. Samtidigt som alla möten planeras in, planera även in aktiviteter för styret som är helt styrelseorelaterade då ni bara umgås. Teambuilding Styrelsen har lite pengar avsatta för att åka på en teambuilding någon gång under sommaren, traditionsenligt en stughelg i en skog någonstans. Försök få in lite riktiga teambuildingaktiviteter, men underskatta inte vikten av att bara supa ihop sig lite. Saker att ha koll på (läsa på) Stadgar & Reglementen!! CF:s Sammanträdestekniksbok SFS:s Avtalshandbok Vid tid, föregående års protokoll s.4/15

5 Kassör I början: Då du nu, tillsammans med din ordförande är firmatecknare för sektionen kan det vara bra att komma åt alla pengar du har tillgång till, och det enda sättet att bevisa att DU verkligen är firmatecknare är med en vidimerad kopia av sektionsmötet på vilket du blev invald och en vidimerad kopia av det konstituerande mötet där det bestäms att du och din ordförande är firmatecknare. Då dessa papper kan behövas när man minst anar det är det smidigt att direkt ordna ett par sådana kopior så att man har dem liggande när de behövs. Då papperna ändå måste vara vidimerade kan det ju ses smidigast att skriva ut några originalprotokoll och be justeringsmännen skriva på. Att ha några färdiga protokoll kan spara mycket möda och arbete. Engångssaker: Vi har ett avtal med Cityautomater som säger att de betalar oss för att låta deras maskiner stå i basen. Reglerna om hur länge avtalet gäller o.s.v. finns i pärmen i kassaskåpet, men för att få pengar från dem måste man fakturera dem, de skickar inga pengar frivilligt, så glöm inte bort att fakturera dem i mars. Linjeledningen är som bekant snälla och ger oss lite pengar varje år. Den summan är ca kr och de påstår sig efter årsskiftet besluta om hur mycket vi ska få för gällande år (deras år är kalenderår), så det är lämpligt att någon gång i februari-mars höra med Peter Lundin om pengarna. Det rullande arbetet: Som kassör för sektionen har du ett extra ansvar för att ekonomin på sektionen sköts, inte bara din egen bokföring utan även de andra föreningarnas. Då jag själv upplevt att inställningen hos dessa kassörer ibland kanske inte är den mest seriösa är det inte helt fel att ibland höra efter med dem hur de ligger till med sin ekonomi och sin bokföring. Det har även hänt att en förening försökt köra över sin griniga kassör och försökt få honom att gå med på att köpa saker föreningen egentligen inte har råd med. Så kolla läget med jämna mellanrum. När du får en räkning skickad till dig är det viktigt att kolla giltigheten på den. För det första att den verkligen är till oss, det har hänt att andras fakturor trillat ner i vår brevlåda, adresserade till oss. För det andra så är det viktigt att kolla att fakturan verkligen gäller. Exempelvis om du får en faktura som gäller Dfotos snickarbyxor, kolla med Dfoto att de verkligen köpt byxorna och med datumet när de köptes så att det inte är en gammal faktura som av någon anledning anlänt. På varje sektionsmöte ska ekonomin redovisas och för att få rättvisa siffror är det lämpligt att ca en vecka före varje sektionsmöte (utom det sista) skicka ut drickafakturor och fakturor s.5/15

6 för alkohollagret, då bokförs de fakturorna som fordringar och även om du inte fått pengarna så syns det att drickan är såld. Inför det sista sektionsmötet är det mindre idé att göra det, då du ändå måste skicka ut drickafakturor som täcker t.o.m. sista april då du och de andra föreningarna går av. Så dessa fakturor skickas enklast i början av maj till de numera gamla kassörerna. Glöm sedan inte att uppdatera ingående saldo för nästa kassör så att han får med de fakturorna som ingående fordringar. För att kunna redovisa bokföringen behöver den skrivas ut och kopieras till OH-papper, då det brukar vara slagsmål om både kopieringskort, kopieringsapparater och OH-papper de sista timmarna innan mötet och om bokföringsprogrammet de sista dagarna, förenklas ditt arbete avsevärt om du bokför klart ett par dagar innan mötet. Om det sedan skulle dyka upp ett par nya verifikat då du skrivit ut bokföringen så behöver du givetvis inte skriva ut bokföringen igen. Bokföringen görs med hjälp av verifikatslappar. Den osmidiga varianten är att skriva ut verifikaten själv varje gång man behöver dem, det är både tidskrävande och tar på din pquota. Kopiera istället upp 1000 stycken (ja, det är ju fler än du som är i behov av dem..) hos vaktmästaren vid ingången vid ED-foajen. Be att få betala per faktura, det har hittills slutat i att han aldrig skickat någon och vi fått kopieringen gratis. Vid varje försäljning du ska bokföra, exempelvis när ni sålt mat vid en afterschool, behövs för revisorernas skull ett intyg, det räcker med att någon intygar på verifikatet, på att ni verkligen sålt för den summa som du påstår. För både dig och föreningarna gäller att man alltid ska vara två när man räknar inkomsterna från ett arrangemang och att båda ska intyga att inkomsten är korrekt. Varje gång du stöter på någonting du tycker är viktigt och som du tänker att du ska komma ihåg att berätta för nästa kassör, skriv ner det direkt och komplettera den här överlämningspärmen, annars kommer du garanterat ha glömt bort det och nästa kassör lär med stor sannolikhet att råka på samma sak. Modifiera även gärna om du anser någonting här vara felaktigt eller kan lösas på ett bättre sätt. Och glöm inte att det alltid går att fråga gamla kassörer eller en revisor om det är någonting som du är tveksam över eller är oklart. Lycka till! s.6/15

7 Sekreterare Som sekreterare har du enligt reglementet följande ansvarsområden: -föra protokoll vid styrelsens möten och senast tre läsdagar efter mötet anslå renskrivet protokoll* -tillse att protokoll från såväl styrelsens som sektionsmöten anslås -tillse att material som inkommer till sektionen anslås eller på annat sätt förmedlas till berörda parter. *(detta strider lustigt nog mot stadgarna som säger 5 läsdagar. vill du dock göra det på tre, är det ingen som stoppar dig.) Protokollförning vid möte: Innan mötet. -Att ha skrivit ut kallelsen och läst igenom den. Du ska även ha satt in dig i frågorna som kommer tas upp om du redan inte är insatt i dem. Under mötet. -Vid styrelsemöte notera närvarande. Vid sektionsmöte skicka ut närvarolista. -Skriv upp information som berör punkterna på dagordningen, slutsatser/åsikter i diskussioner, beslut som tas. Skriv utförligt så du har möjlighet att använda dig av anteckningarna en längre tid framöver om det skulle vara nödvändigt. -När beslut tas ska det noteras vilket beslut det gällde om det fick bifall eller avslag, om beslutet var enhälligt eller ej samt om det var det var omedelbart justerat eller ej. -Se till att få alla bilagor som används under mötet. Dessa ska märkas och hänvisas till i protokollen. Alla papper som tas upp på möten är bilagor, ex. motioner, propositioner, yrkanden eller bara trams. Efter mötet. -Renskriv protokollet så snart som möjligt. Gärna samma dag eller dagen efter, då man fortfarande har mötet färskt i minnet. -Är du tveksam på vad som är ett korrekt språk när du skriver protokoll, se gamla protokoll eller prata med någon av dina föregångare. -När det är renskrivet ska det justeras av ordförande, dig själv och två justeringsmän. Hittar någon ett fel ska det korrigeras sen ska protokollet justeras igen. -Efter att alla justerat protokollet ska det publiceras på sektionens anslagstavlor. Det ska även läggas upp på styrelsens hemsida. Detta ska vara gjort inom fem läsdagar för styrelsemöte och inom tio läsdagar för sektionsmöte. Bilagor behöver inte vara med vid publikationen utan finnas att läsa i protokollpärmen för den nyfikne. Information som kommer in till sektionen: s.7/15

8 -Du kommer få en hel del mail från kåren, från företag och andra grupper som vill förmedla information till sektionen. Viss information av stor vikt för medlemmarna bör skrivas ut och sättas upp på sektionens anslagstavla, annars kan det räcka med att publicera informationen på sektionshemsidan. Övrigt: -Sedan sekreteraren inte är den mest belastade rollen inom presidiet kommer kommer du troligtvis även att göra reklam för sektionsmöten, eller andra tillställningar presidiet har. -Som sekreterare kommer du även troligtvis sitta med i det Sociala Utskottet. Frågor som tas upp på SU-möten rör ofta studenternas miljö. Detta är ett utmärkt forum för att ta reda på vad andra sektioner håller på med. Har man en fråga eller ett problem kan man ta upp det och fråga om hur de andra sektionerna har agerat om de suttit i samma situation. Mötena brukar börja med "Runda bordet", där varje sektion berättar vad de jobbar med för tillfället och vad de gjort sen sist. Annars diskuteras olika frågor som annonserats i förväg. Saker att göra direkt när du går på: -Läsa igenom reglementet och stadgarna, du måste ha mycket god insikt i hur möten går till och dess regler. Gör detta grundligt, det kommer spara dig väldigt mycket tid. -Se över din föregångares mall. Är den bra som den är? Ta den befintliga eller skapa en ny är upp till dig. -Ta över alias och få tillgång till styrelsens filer. Sekreteraren ska ha mail-aliaset "sekr@dtek.chalmers.se" sedan bland annat webredax ofta vidarebefordrar mail dit. -Få information av din föregångare om hemsidan, så du kan ladda upp protokoll på styrelsens hemsida. -Ska du sitta med i SU ska med med på deras mailinglista för att komma med på dem mailar du ordförande i Sociala Enheten i kårledningen, so@chs.chalmers.se. s.8/15

9 Vice ordförande Som vice ordförande har du enligt reglementet följande ansvarsområden: -biträda ordföranden i dennes värv -i ordförandens frånvaro överta dennes åligganden -kontrollera så att arbetet sker i enighet med sektionens bestämmelser För att avlasta ordförande så mycket som möjligt är det viktigt att ni att ni har bra kontakt med varandra och att du kollar av med ordförande om denne vill ha hjälp även om han/hon inte bett om det. Prata med orförande om vad som gäller och läs på om du får hoppa in för denne på något möte eller liknande. Kontrollera att arbetet sker enligt sektionens bestämmelser innebär helt enkelt att se till så att allt sker enligt stadgar och reglementen. Så det är väldigt bra att vara påläst på dessa så man vet när något inte är som det skall. Vidare tillkommer några ansvarområden som vice Som vice ordförande blir det oftast du som får gå på alla möten som någon annan i styret inte kan gå på. Du får också ofta se till att fixa de beslut som tas på styrelse- eller sektionsmöten som inte faller naturligt på någon annan. Så man kan säga att vice ordförande är nånslags vikare för alla andra i styret och något av en fixare för styret. Det är vice som ansvarar för att få ihop en valberedningen med allt vad det innebär. Eftersom du är såpass påläst på stadgar och reglemente vet du precis hur det skall göras, om du mot förmodan inte har koll står det i dessa. Du kommer även vara den som ser till så att datas veckobrev mailas ut. Det finns en fil med alla som anmält sig till veckobrevet på /users/pub/groups/dtek/styret/ s.dat. Texten i denna fil kopieras lämpligen till ett annat ställe och redigeras då allt inte står riktigt rätt till i den (eller möjligen ändra i orginalet om du har rättigheter till det). Om en uppdaterad lite bättre fil med adresser används bör denna uppdateras mot orignalet innan varje nytt veckobrev mailas ut. För att få info till brevet mailas lämpligen en påminnelse om att du vill ha in info till styret@dtek... då alla föreingar enkelt nås på det viset. Detta görs förslagsvis på onsdagar med en deadline för info på lördagen, så att brevet kan sättas ihop och mails ut på söndagen. Sedan är det bara att sammmanställa infon på ett trevligt sätt. För att sedan skicka ditt oehört fina veckobrev maila det till dig själv och bcc:a (viktigt så att allas adresser inte syns) prenummeranterna. Se dock till att inte maila mer än 50 personer i taget då mailservern skall ha problem med det. Tillsist Det är inte jätte många och tunga ansvarsområden som ligger rakt upp och ner på vice men det finns alltid att göra i styret och ordförande behöver all hjälp denne kan få. Så som vice skall du inte behöva stå utan arbete. Känner du att du kan göra mer är det bara att hjälpa ordförande eller engagera dig i någon fråga du brinner för. s.9/15

10 Ordförandepärm Att vara ordf Grattis, du har alldeles nyss blivit utsedd till Datateknologsektionens viktigaste representant. Din första uppgift blir naturligtvis att fira din jordskredsseger i valet. Sen ska du, under den baksmällefyllda dagen traggla igenom denna pärm samt påbörja inläsandet av allt du behöver läsa på. Efter några dagar ska du bjuda din företrädare på mat och tillsammans ägna en kväll åt att gå igenom den här pärmen samt diskutera dataordförandens uppgifter och privilegier. På grund av bristande kontinuitet har denna pärmen helt skrivits om våren 2006, och är därför långt ifrån komplett. Det hemliga ninjatipset är därför att kontinuerligt under året uppdatera den efter du ringt din föregångare och fått svar på dina svåra frågor. (lite som att du nästa period kommer börja läsa i tid och hänga med på föreläsningarna från start;) För att kunna åstadkomma något större bör du tillsammans med presidiet i början av verksamhetsåret (sommaren) fundera igenom vilken eran huvudfråga för året kommer vara. Formulera ett mål och ägna mycket tid åt att förankra er hållning i resten av styrelsen och alla föreningar. Se till att alltid kunna utforma och motivera alla aktiviteter, beslut och idéer i relation till målet och förhoppningsvis kommer saker så småningom börja förändras i rätt riktning. Se även till att ha en plan för hur ni ska nå ut och vad ni ska nå ut med under nollningen då det är den tid då sektionen har absolut störst möjlighet att påverka sina medlemmar. Möten att gå på Kårledningsutskottet (KU) Möte med alla sektionsordförandena samt KO + VO. Är i teorin ett utskott för beredning av frågor för kårens presidieenhet, men i praktiken är det ett möte där kåren informerar om vad som händer och man diskuterar gemensamma frågor och bekymmer. Försök komma ihåg att anteckna lite på mötet så du kan delge resten av styret vad som diskuterades på nästa styrelsemöte. FUM Som sektionsordförande har du inte bara närvorrätt utan även yttranderätt i kårens fullmäktige. I och med att det är kårens högst beslutande organ är det rätt nyttigt att i alla fall vara med och lyssna på dessa möten, men det blir lätt att tiden inte räcker till till det. FUM har en utbildning för sina ledamöter där även du som sektionsordf. är inbjuden. På denna får man en bra inblick i hur kåren med dess bolag fungerar och den rekommenderas att gå på. Du kommer vara med på FUMs mailinglista där kallelse skickas ut automagiskt. Institutionsråd (tidigare kallat sektionsstyrelsen) Data sitter traditionsenligt med i D&ITs institutionsråd. Institutionerna är den del i Chalmers organisation som producerar alla kurser, det är således D&IT som står för de flesta kurser som ges på D. Vanligtvis brukar ordföranden sitta med där, men det är minst lika lämpligt att SNDs ordförande gör det istället. Mötena är arvoderade. Kallelse kommer automagiskt. s.10/15

11 Programråd Programrådet diskuterar programmets utformning, det är alltså programmet som beställer kurser utav institutionerna. Programrådet leds av programansvarig och är långt mycket mer relevant för teknologsektionen än vad institutionsrådet är. I programrådet sitter ordföranden samt SNDs ordförande. Kallelse kommer automagiskt. Linjeledningen Presidiet och till viss mån styrelsen har regelbundna möten med linjeledningen. Dessa är mycket viktiga och ni har stor möjlighet att påverka programmet via dessa. Att ha mötena regelbundet är dessutom väldigt viktigt för att få så bra sammarbete som möjligt. Kontakta programansvarig i början av verksamhetsåret för att bestämma tider för dessa möten. Det är även bra att ha vartannat eller vart tredje möte hos er på styrelserummet (och då bjuda på mat). Verksamhetsplanen Styrelsen har en verksamhetsplan att följa. Den ligger preliminär från början så ni får gå igenom den på ett styrelsemöte och eventuellt göra de förändringar ni tycker är lämpliga för att sedan lägga den tillsammans med en definitiv budget som proposition på sektionsmötet i augusti. Sedan väljer ni då och då en eller flera punkter att beta av och tar upp det på styrelsemötena, men se till att börja i tid det går långsammare än man kan tro att beta av punkterna. Alkoholtillstånd Som ordförande sitter du tillsammans med din kassör med i datas ledningsgrupp för alkoholtillstånd (D-Lat). För att få ett alkoholtillstånd krävs att minst hälften av ledamöterna har gått en gedigen tillståndsutbildning på Göteborgs Bartenderskola (kostar mycket), samt att sektionens firmatecknare är med i gruppen (Det är dessa personligen som är tillståndshavare i praktiken). På grund av detta är det bara sektionens firmatecknare som är med i D-Lat och därmed behöver endast en (lämpligen du som ordförande) gå den dyra utbildningen. (gå den snarast så du kan skicka in en förnyad tillståndsansökan innan det gamla tillståndet går ut) Sektionen har ett lager till vilket endast D-Lat samt lageransvarig (ölchefen i Delta) har nyckel. Det är sektionens kassör som bokför lagret och fakturerar föreningarna. Lageransvarig ser till att det inte köps in för mycket till lagret samt att dryckerna går åt innan utgångsdatum. All alkohol som säljs i basen måste köpas in genom sektionen, bokföras av sektionskassören och får inte lämna basen. Enda undantagsfallet är när dryckerna passerat utgångsdatum då de måste förstöras. På tillståndsutbildningen kommer du få handbok alkohollagen att plugga in, den finns även som PDF i överlämningsmappen. Alla serveringsansvariga i basen utses utav tillståndshavarna (du) och tillståndsmyndigheten har som krav att de skall ha genomgått kårens serveringsansvarigutbildning. Det är en bra idé att själv ha en genomgång av vad som gäller med alla föreningar som skall arra i basen, ditt arsle rykter trots allt med om tillståndsmyndigheten kommer och grinar. Att vi har ett så frikostigt tillstånd gällandes slutet sällskap (alla Göteborgs studenter+en vän var) beror på kårens goda relation med tillståndsmyndigheten, så denna är viktig att bevara. Dock så är det du som tillståndshavare som är ansvarig för allt som sker i basen, oavsett vad kåren säger. När du har några funderingar över alkohollagens tolkningar är det bara att ringa tillståndsmyndigheten och fråga. s.11/15

12 Att leda möten Om detta står det mycket i CF:s sammanträdestekniksbok, läs på denna noga! Det mesta som står däri är bara nödvändigt vid sektionsmöten, men några knep och trick är mycket användbara även vid styrelsemöten när engagerande frågor tas upp. Viktigt att tänka på är att det är du som mötesordförande som sätter mötesordningen (reglerna för mötet). För sektionsmöten finns några regler nedtecknade i reglementet men i övrigt är det upp till mötesordförande. Riktlinjerna att gå efter är givetvis att allt skall bli så rättvist som möjligt. Ett tips när diskussionerna börjar sväva ut för mycket eller tiden börjar ta slut är att försöka få ihop några konkreta förslag ni kan ställa mot varandra och sedan rösta om konsensusbeslut är ofta bra, men sällan nödvändiga. Se till att någon sätts som ansvarig med en deadline för verkställandet av alla beslut och att detta skrivs upp synligt på whiteboarden. Rutiner och checklistor Styrelsemöten Försök få till att styrelsemötena alltid är på samma dag. Begär in punkter 4 dagar innan, och skicka ut kallelsen 2 dagar innan. Exempelvis, ha styrelsemöten tisdagar, begär in punkter varje fredag och skicka kallelsen varje söndag. Använd förra mötets kallelse som mall så får du även påminnelse över bordlagda ärenden och saker som skulle ha fixats. Ha en utskriven möteskallelse till mötet som du kan anteckna på. Vem som lagar mat till mötena och städar styrelserummet mellan mötena bestäms av ett rullande schema som med fördel skrivs upp på whiteboarden. Gör klart för alla vikten av att vara i tid till mötena, de som kommer för sent blir mattanter och städerskor till nästa möte. (Se till att börja mötena i tid genom att vänta på de som är sena belönar du dem samt bestraffar de som inte är det). En bra idé är att kolla vad som togs upp tidigare år för att kolla av så man inte missar något. Sektionsmöten: Förbered alla kallelser långt i förväg, det är fascinerande hur lång tid det kan ta att förbereda ett sektionsmöte och det hjälper inte att ha ont om tid. Diskutera punkter till sektionsmötet 2 veckor innan på ett styrelsemöte så ni hinner lägga propositioner. Det är lämpligt att hålla ett styrelsemöte 4 läsdagar innan sektionsmötet där ni yttrar er om alla inkomna motioner och finslipar alla propositioner. Anslå kallelsen på anslagstavlan senast 5 läsdagar (var extra noga när lov kommer emellan, lov och omtentaveckor är inte läsdagar) innan mötet och se till att få upp alla motioner och propositioner senast 3 dagar innan. Styrelsens yttranden behöver inte anslås. Bygg ett sektionsmöteskitt där du har alla papper du behöver samt OH-kopior av dem. Bygg även ett eget manus så du har koll på vad du skall säga och göra på alla punkter (det blir lätt stressigt och rörigt under själva mötet) En Checklista på saker i sektionsmöteskittet samt saker att ha med till mötet finns som bilaga. Whiteboarden På whiteboarden är det praktiskt att skriva upp: Tagna beslut och vem som är ansvarig (=Social tryck samt påminnelse) Den rullande listan över mat- och städansvariga till styrelsemötena Viktiga datum att komma ihåg Föreningarnas after schoolveckor s.12/15

13 Vilka som ligger efter med att justera protokoll Årsschema En bra idé är att ha en stor kalender på väggen där ni skriver in alla händelser som rör styrelsen och andra föreningar. Planera in alla styrelsemöten, sektionsmöten samt skriv in alla andra möten samt vilka dagar förberedelserna måste vara klara. Här kan även föreningarna samordna så att inte deras arr krockar eller ligger för nära varandra. Kort och gott en översikt över allt som händer på sektionen och för styrelsens medlemmar. Det första man gör när man gått på Alkoholtillstånd Anmäl dig till Bartenderskolans serveringstillståndsutbildning ( Kontakta tillståndsmyndigheten och ta reda på vilka ansökningshandlingar du behöver för att förnya tillståndet (sök periodiskt 15 Augusti till 15 juni, det är dumt att ha basen insynad över sommaren) Konstituerande möte Ha ett konstituerande styrelsemöte, justerat protokoll från detta tillsammans med ett justerat protokoll från invalsmötet är beviset på att ni är styrelsen och du med din kassör är firmatecknare. Punkter ni ska ta upp på detta mötet är: o Konstituering av styrelsen verksamhetsåret xx/xx o Firmatecknare för sektionen o Festansvarig på sektionen (GFK-representant) o Val till diverse utskott: KU (ordf) UU (SND-ordf) SU (Sekreteraren) ARMU (Dag-mamma) MOS (Nollk-ordf) Lokalsamverkansgrupp (Rustmästaren) Anställningskommittén Institutionsrådet (ordf eller SNDordf) Programrådet (ordf och SNDordf) Skuddsombud (Rustmästaren) Studiesocialt ansvarig (Samma som till SU) Masterstudentsansvarig Det är även lämpligt att ta upp frågan om teambuilding, styrets hemsida, logga och tröjor. Försök gärna sätta en deadline för när föreningarnas nya hemsidor skall vara klara (de brukar annars bli någon form av fulhack precis innan nollningen) s.13/15

14 DLG Ta över ansvaret för och uppdatera uppgifterna för styret i kårens Den lilla gröna Mailinglista + styretgruppen + dtek-gruppen Uppdatera medlemmarna i styrets mailinglista, styrets grupp på systemet (graal) samt styrets grupp på dteks hemsida. Samla alla invalsprotokoll, justera samt kopiera upp dem. Du kommer vid flertalet tillfällen behöva bevisa att det är du som är firmatecknare för sektionen se därför till att direkt få protokollen justerade och klara samt kopiera upp dem i flera exemplar så du har att ta av. INNAN SOMMAREN! Kontaktinformationslappar Gör en kontaktinformationslapp med foton och kontaktuppgifter till alla i styret. Skicka denna sedan till alla de andra sektionsstyrelserna, kårstyrelsen samt linjeledningen. Gör en kontaktlista med foton och kontaktuppgifter till sektionens samtliga föreningsmedlemmar och sätt upp på anslagstavlan i basen. Försök få till sökande till eventuella vakanta platser på sektionen och ha fyllnadsval. Ha en sjuhelvetes kickoff med alla nyvalda föreningar :) s.14/15

15 Checklista för sektionsmöteskitt Fanbäraröhl D99Pling Din pärm Stadgar & Reglmenten Ordförandeklubba Sektionsmöteskitt Dokument: Kallelse Verksamhetsberättelse Meddelanden Motioner Propositioner Utdrag ur berörda delar utav reglementet Yrkandelappar Närvarolappar Reservationslappar Ansvarsfriheter s.15/15