Omvärlden påverkar oss

Transkript

1 Gemensam IT-plattform GIP i Svenska kyrkan 1 Gemensam IT Plattform Omvärlden påverkar oss Förändrade levnadsvanor och värden Globala förändringar Nya arenor öppnas för kyrkosamfund och frivilligsektor Ekonomiska förändringar Svenska kyrkan Religiös förändring Ett förändrat mediaoch kommunikationslandskap Demografiska förändringar Inomkyrklig samverkan Förändrad konkurrenssituation Förändrat kunskapsläge om religion och kyrka Förändring av samhällets offentliga åtaganden 2 Gemensam IT Plattform

2 Svenska kyrkans ekonomi - totalt Miljarder kronor Förändr Intäkter Församlingar 18,2 17,4 0,8 Stift 0,9 0,9 0,0 Nationell 1,7 2,0-0,3 Internt -0,5-0,3-0,2 Summa 20,3 20,0 0,3 Årets resultat Församlingar 1,2 1,1 Stift 0,1 0,0 Nationell 0,3 0,6 Summa 1,6 1,7-0,1 Totala tillgångar 37,7 35,8 2,2 Eget kapital 30,2 28,6 1,6 3 Gemensam IT Plattform 250 Årets resultat församlingar Strängnäs stift Kronor per tillhörig Riket Strängnäs Gemensam IT Plattform 4

3 Disponibelt kapital, spridning mellan församlingar och samfälligheter inom Svenska kyrkan Antal ekonomiska enheter st < >=33 Månader KA netto (+ 1) 5 Gemensam IT Plattform Disponibelt kapital Antal stiftet Antal riket Strängnäs Riket 6 Gemensam IT Plattform

4 Kostnader per verksamhetsgren Strängnäs stift och riket / per tillhörig (begravningsverksamheten bortrensad) Kr per tillhörig 2010 Förändr Andel Årlig förändr sedan 2002 Strängnäs Riket Strängnäs Riket Strängnäs Riket Strängnäs Riket Församl verks % 2% 52% 54% 5% 5% Fastighetsförv % 6% 27% 27% 7% 6% Gem administr % -2% 19% 16% 4% 3% Serviceverks % 1% 2% 2% 14% 8% S:a kostnader % 2% 100% 100% 5% 5% 7 Gemensam IT Plattform Disponibelt kapital per kyrka mnkr Storstad Förort Större stad Medelstor stad Större tätort Mindre tätort Landsbygd Glesbygd 8 Gemensam IT Plattform

5 Utredningar som påverkarp Begravningsutredningen Strukturutredningen Moms för ideella föreningar Ny kyrkohandbok 9 Gemensam IT Plattform Omvärld - Statliga utredningar Folkbokföringsutredningen (SOU 2009:75) Begravningsfrågor (SOU 2009:79) Stiftelse- o föreningsskatteutredning (SOU 2009:65) Skatteincitament gåvor / forskning (SOU 2009:59) Mervärdesskatt för den ideella sektorn (Ds 2009:58) 10 Gemensam IT Plattform

6 Invärld - Kyrkliga utredningar Arbetsformer i förändring församlingens uppgift och förutsättningar (Svk:s utredn 2009:2) Ersättning kyrkliga handlingar (Svk:s utredn 2009:3) Närhet och samverkan- strukturfrågor (apr 2011) Tystnadsplikt (sept 2010) Tidsbegränsade anställningsformer för kyrkoherdar (Svk:s utredn 2010:2) Den svenska kyrkohandboken (försöksverksamhet 2013, kyrkomötesbehandling 2015) 11 Gemensam IT Plattform Medlemsprognos Medlemmar (2010) = Medlemmar (2009) + Döpta (2010) Avlidna (2010) + Inträdda (2010) Utträdda (2010) Generationsväxling Inträdesnetto + Inflyttade (2010) Utflyttade (2010) Flyttnetto 12 Gemensam IT Plattform

7 ANTAL MEDLEMMAR EFTER ÅLDER ÅR 2009 TILL Gemensam IT Plattform 15,0% Medlems och befolkningsutveckling 31 dec dec ,0% 5,0% Procentuell förändring 0,0% 5,0% 10,0% Tillhöriga Folkmängd 15,0% 20,0% 14 Gemensam IT Plattform

8 År 2019 har vi en kyrka med Riket medlemmar färre än % av folkmängden är medlemmar (72% 2009) Medelåldern höjts med 3 år Antalet döpta o konfirmerade har minskat markant Befolkningsomflyttning till storstad - Stockholms stift Lunds stift Göteborgs stift Strängnäs stift medlemmar färre än % % av folkmängden är medlemmar (68 % 2009) Folkmängden i stiftet har ökat med personer 15 Gemensam IT Plattform Svenska kyrkan en komplex organisation förtroendevalda anställda En organisation med tals frivilliga församlingar 300 samfälligheter 13 stift 1 nationell nivå Ekonomisk verksamhet i 792 enheter 16 Gemensam IT Plattform

9 Antal anställda (helårsomräknade) Oförändrad personalstyrka, men fördelningen mellan nivåerna har ändrats Förändr Församlingar ,3% stift ,1% Nationell nivå ,1% Totalt ,0% Snitt personalkostnad steg 1,8% bland församlingarna. Att jämföra med förra årets ökning med 5,5% Sjukfrånvaron ligger kvar på samma nivå som förra året, 3% 17 Gemensam IT Plattform Kompetensförsörjning Stora pensionsavgångar går i pension till 2014 (ca 19%) ytterligare går i pension till 2019 (ca 39%) Viktigt att attrahera kompetent personal Dela kunskap och erfarenhet Utveckla frivillighet 18 Gemensam IT Plattform

10 Sammanfattning Strängnäs stift Ökade intäkter, långt utöver rikssnittet. PLT (prästlönetillgångar) delade ut igen efter nollutdelning Även övriga verksamhetsintäkter ökar Märkbart högre kostnadsökningstakt än riket, särskilt inom fastigheter och administration Personalförändring ungefär som riket Årets resultat per tillhörig något högre än riket, förbättring utöver riksgenomsnitt beroende på verksamhetsresultatet Förbättring av finansnettot något utöver riksgenomsnitt Högre kapitalreserver än riksgenomsnitt 19 Gemensam IT Plattform 20 Gemensam IT Plattform 20 Framåtblickar

11 Kyrkoavgiftsintäkt (Fast pris omräknat till KPIs prisnivå 2011) mnkr Gemensam IT Plattform Lång sikt, 2010-talet Ökade medelinkomster +3,5%* Automatiska kostnadsökningar -3,5%** Medlemstapp (1,1%=1,5% intäkter) -1,7% Effektiviseringstryck om cirka 2% per år *genomsnitt de sex inkomståren ** genomsnitt de 8 bokföringsåren var ökningstakten 4,7% i riket (och 4,4% i Stockholm) Medlemsminskning var i genomsnitt 1,1% per år (och 0,9% i Stockholm) 22 Gemensam IT Plattform

12 Längre sikt, efter 2020 Den stora 40-talistgenerationen minskar De små årgångarna efter 1996 går in i arbetslivet Effektiviseringstrycket ökar För vissa församlingar med sned åldersfördelning kommer förändringen tidigare 23 Gemensam IT Plattform Utmaningar framtiden Olika förhållanden olika förutsättningar Minskade andel tillhör Svenska kyrkan Ekonomin krymper Hantera administrativa krav o kostnader Kyrkobyggnader en gemensam angelägenhet för många Hög förväntan på kyrklig närvaro och verksamhet 24 Gemensam IT Plattform

13 Hot eller möjlighet? Behov av - Prioritering - Effektivisering - Samverkan God hushållning ger resurser till kärnverksamhet! 25 Gemensam IT Plattform Ökad effektivitet genom samverkan inom Svenska kyrkan Nya utmaningar under andra ekonomiska förutsättningar Bidra till att goda ekonomiska förutsättningar skapas Att kyrkans verksamhet bedrivs så effektivt som möjligt Effektivt = rätt saker görs på rätt sätt i rätt tid till så låg kostnad som möjligt Göra mera lika 26 Gemensam IT Plattform 26

14 Riktat församlingsbidrag 27 Gemensam IT Plattform Kyrkomötet 2009 extra pengar Riktat församlingsbidrag (RFb) mkr/år 2011 och Ökad samverkan mellan församlingar - Avsätts till stiften - Stiften handlägger, beslutar och rekvirerar Allmänt bidrag - Strategiska insatser mkr/år 2011 och Utbetalas till enheterna 28 Gemensam IT Plattform

15 Stift Kyrkotillhöriga RFb 2011 Uppsala Linköping Skara Strängnäs Västerås Växjö Lund Göteborg Karlstad Härnösand Luleå Visby Stockholm Gemensam IT Plattform Nyttan är vägledande Åtgärder som leder till Ökad samverkan mellan församlingar för Bestående förändringar och Verksamhetseffektivisering 30 Gemensam IT Plattform

16 Mål - Verksamhetseffektivisering Göra mera lika Ökad kompetens och uthållighet Samverka för bättre resursanvändning Lösningar som är både skalbara och möjliga att nyttja inom Svenska Kyrkan som helhet För projekt som rör administrativ samverkan att de stödjer en fortsatt utveckling mot gemensamma system 31 Gemensam IT Plattform Stiftens uppdrag Beslut om prioriteringar RFb på ett eller flera områden Planering för arbetet med RFb och projektstöd Information Leda och stödja projekt Rekvirera Resurser behövs för handläggning respektive stöd och projektledning 32 Gemensam IT Plattform

17 Samverkan i stiften Möjlighet för stift att avsätta hela eller merparten av RFb för samverkansprojekt som erbjuds alla enheter inom stiftet Ett möjlighetsbidrag inte rättighetsbidrag 33 Gemensam IT Plattform Riktade församlingsbidraget och prioriterade områden gemensamt för samtliga stift 34 Gemensam IT Plattform

18 Samverkansprojekt i stiften Luleå stift - IT-plattform - Servicecentrum ekonomi o lön - Tillgänglighet o telefoni - Medlemskommunikation (RFb) Härnösands stift -IT-plattform (RFb) -Telefoni Skara stift -IT-plattform (RFb) Stockholms stift - Telefoniplattform (RFb) - IT-plattform (RFb) Visby stift - Administrativ stödfunktion - IT-plattform o telefoni (RFb) Karlstad stift - Fastighetsprojekt - IT-plattform inlett (RFb) Göteborgs stift - IT-plattform, Telefoni, Grundl uppgiften (RFb) Västerås stift - Administrativ stödfunktion - IT-plattform, administrativ samverkan och fastighetsprojekt (RFb) Uppsala stift - IT-plattform och telefoni (RFb) Lunds stift - IT-plattform och fastighetsprojekt (RFb) Växjö stift - Telefoni och IT-plattform, fastigheter (RFb) Stängnäs stift - IT-plattform (RFb) Linköping stift - Projekt IT-plattform och fastighetsprojekt (RFb) 35 Gemensam IT Plattform 36 Gemensam IT Plattform

19 Kyrknätet Svenska kyrkans gemensamma datanät användare 800 anslutna lan (lokala nätverk) Gemensam säkerhet Skydd för vital information Gemensamma system Gemensam support 37 Gemensam IT Plattform Gemensamma system 1991 Kyrkobokföringssystem 1997 Gemensam IT-plattform 1997 E-post Ms Exchange 1997 Kyrkobokföring Windows 1998 Organisationsregister 1998 Behörighetssystem 1999 Statistikdatabas 1999 Budgetsimulering 2000 Kyrkkontot 2000 Kyrkoantikvarisk ersättning 2001 Val-/mandatsystem 2003 Kyrkobokföring 2003 Centralt 2004 Utbildningsportal 2004 Pensionssystem (PAUS) 2006 Kollekt- o betalsystem (KOB) 2006 Utjämningssystem 2007 svenskakyrkan.se (ny webbplats) 2007 Avgiftssystem (kyrko- o begravn. avg) 2007 H-bok (historikmiljö ministerialböcker) 2007 E-post mobilt (mobil.svenskakyrkan.se) 2007 GIP Gemensam IT-plattform (Luleå) 2008 KBR Kyrkobyggnadsregister 2008 Nilex (helpdesksystem med självbetjäning) 2009 Exchangebrygga (till bokningssystem) 2009 Clearing av kyrkliga handlingar 2009 Gemensamt intranät 2010 Integration KOB (lokala ekonomisystem) 2012 KBR Inventarier (kulturminnesinventarier) 2012 Scanning till E-faktura (test) 2012 Kyrksam, etapp 1 (rapporter, sms, mail) 2013 Kyrksam, etapp 2, (verksamhetsregister) 2014 Kyrksam, etapp 3, (organisationsregister) Samt årliga uppdateringar och förbättringar i systemen 38 Gemensam IT Plattform

20 Extern Dns 100Mb mot Internet Uppsala INSIDE Haninge SafeWord Intern exhan4 Dns Svky07r-han Svky04r-han Svky02r-han Uppsala-DMZ Advance MGN X-line 1984kb Övervakning PARTNER Sehan11/12rs-vas Vlan 559 Vlan558 Verksamhetens krav på tillgänglighet DMZ ökar Vlan 1272 hela tiden svky10r-han Svky09r-han Kraven är nu dygnet runt året runt Netscreen Nätstrukturen är komplex Vlan VPN- Client 1271 Kvalitén på data Sehan11/12rs Vlan 1270 Kraven på samverkan och samordning Vlan ökar vi måste 1269 göra mer lika. Vlan 2060 Prolane VPN DataNet Uppsala Centrala Nät Uppsala-DMZ Uppsala-DMZ Internwww Västerås över DN Exhan3 Ringin1 Ring-in Ringin2 Applicate X-line 1984kb Svky01r-sema Frame/Relay ISDN Luleå över DN Helsingborg över DN 39 Gemensam IT Plattform Datorarbetsplats i Svenska kyrkan 40 Gemensam IT Plattform

21 Standardarbetsplats hårdvarah 41 Gemensam IT Plattform Standardarbetsplats mjukvara Officepaketet Microsoft eller Open Office eller Webbläsare Explorer eller Opera eller Firefox eller Virusskydd Norton, F-secure eller E-postklient Outlook (finns visst en i Ubuntu Linux som fungerar bra) Acrobat reader Flash mm 42 Gemensam IT Plattform

22 Nätutrustning 43 Gemensam IT Plattform Skrivare är r inte enklare 44 Gemensam IT Plattform

23 Kostnader som syns Inköp hårdvara Inköp mjukvara Underhållsavtal Inköp förbrukningsartiklar Konsultkostnader Kommunikationskostnader Vad mer. 45 Gemensam IT Plattform Kostnader som inte syns Min egen arbetstid räknas sällan eller aldrig. Upphandling Leverantörskontakter Utbildningskostnader (syns bara till del) Strul- och lösa problemensjälv-tid Lokalkostnad El-kostnad Kyl-kostnad Olika hårdvaror, olika program som ska samverka Vad mer. 46 Gemensam IT Plattform

24 Vad kostar IT idag i Svenska kyrkan? Ingen vet! Antagande* datorarbetsplatser med en snittkostnad på kronor per styck och år = 300 miljoner kronor per år Till det ska läggas all arbetstid för upphandling, avtal, leverantörskontakter mm * uppskattat av kyrkokansliet, inkluderar servrar och gemensamma datorer 47 Gemensam IT Plattform Vilken kvalité får r vi för f r 300 miljoner? Ingen vet! Ett nyckeltalsprojektet har pågått med Göteborgs kyrkliga samfällighet i spetsen och 12 andra större samfälligheter. under de tre år projektet pågått går det inte att utläsa något om levererad kvalité. Det går heller inte att utläsa vilken kvalité som är beställd/önskvärd. Vilken kvalité behövs för att stödja den grundläggande uppgiften? Men kostnaden per arbetsplats kan räknas ut Billigast Dyrast Snittkostnad kronor /år och datorarbetsplats kronor /år och datorarbetsplats kronor för deltagande enheter 48 Gemensam IT Plattform

25 Kostnad administrativa system Hur mycket kostar våra administrativa system som Svenska kyrkan använder? Ekonomisystem / affärssystem Lönesystem / tidredovisning Diarie / ärendehanteringssystem Gravsystem Bokningssystem Arkivsystem Adressregister/prenumerationssystem Mm. Mm. 49 Gemensam IT Plattform Kostnad administrativa system Svaret är detsamma : Ingen vet! En försiktig uppskattning på en liten del av kostnaden är att vi köper underhållsavtal på administrativa system för minst hundra miljoner kronor per år. 50 Gemensam IT Plattform

26 Några siffror Inventering Stockholm stift användare i 51 (av 56) enheter inventerade Personalen lägger timmar per år på IT Personalen lägger timmar på att upphandla IT IT-budget 22 miljoner per år (Not: Projektledare i Stockholm uppskattar kostnad till ca 30 milj/år, en försiktig uppskattning för hela landet ca 200 milj/år) Årarbetstid ca timmar, varav faktisk tid ca timmar 51 Gemensam IT Plattform Några siffror Inventering Stockholm stift 203 lokaler med olika typer av dataförbindelser Antal skrivare 638 (3 användare per skrivare) applikationer installerade Varav ex MS Office 52 Gemensam IT Plattform

27 Luleå stift 1/3 av Sverige 8 kontrakt 46 Ek enheter 58 församlingar Utmaningar Långa avstånd Glesbygd Kallare klimat Befolkningsomflyttning Ålderstigen befolkning Ojämn Sysselsättning Högre kostnadsbild Kompetensbehov i små kyrkliga enheter Möjligheter Hyfsad kyrklig indelning Ansvarstagande förtroendevalda Naturtillgångar Besöksnäringspotential Barentsområdet Finland/Norge/Ryssland Mycket tillgångar Stor befolkning Flera Universitet industriell kompetens LKAB/NOKIA m.fl. 53 Gemensam IT Plattform Projekt: Stödfunktionsutveckling undersöker andra former av stöd än ekonomiskt bidrag i syfte att främja församlingarnas arbete med kyrkans grundläggande uppgift. 54 Gemensam IT Plattform

28 Förstudie våren v 2006 Resultat från förstudie i Luleå (Kyrkoherdar, administratörer m.fl. olika geografiska områden och storlekar av församlingar) och remittering av rapporten Stiftet initierar samverkan/samordning avseende: Ekonomi och lön Telefoni IT plattform Webbsidor Kompetensutveckling av administration Bättre metoder för verksamhetsstyrning 55 Gemensam IT Plattform Beslut i Luleå efter studien Stiftet initierar projekt utifrån församlingarnas önskemål o prioriteringar. Detta inkluderar att genomföra en säkring av IT-infrastrukturen Idag är 65% av enheterna (32 av 46) anslutna Ca 700 användare Utifrån erfarenheterna i Luleå har arbetet gått vidare till nationell nivå och skapade 56 Gemensam IT Plattform

29 GIP Gemensam IT-plattform IT - infrastruktur för samverkan Vad skall den används till? 57 Gemensam IT Plattform Gemensam IT plattform i samverkan: Församling Stift Nationell nivå Säkerhet Säker kommunikation Brandvägg Nationell tvättinrättning Redundans reserv/dubblering Stöldskydd / säker serverhall Säkerhetskopiering 58 Gemensam IT Plattform Luleå + (Skellefteå och Uppsala) support Fortlax och Skellefteå Säker serverhall Driftövervakning Uppsala - Support Kyrknätet - Nationella system Haninge, Stockholm - Kopplingspunkt - Brandvägg mm - Utgång till Internet 65% i GIP 32 av 46 enheter 700 användare

30 Svenska kyrkans gemensamma IT-miljö Internet Gemensam IT-plattform (Citrix) DATORER och SKRIVARE Hårdvara Disk, minne Operativsystem: Uppdatering Säkerhet Antivirus, Backup Program Installation, Uppdatering Licenser IT-support AB SERVER, NÄTVERK och ADM. SYSTEM Ström (UPS) och kyla SERVER Hårdvara och ADM. Disk, Minne SYSTEM Ström Operativsystem: (UPS) och kyla Uppdatering Hårdvara Disk, Säkerhet Minne Operativsystem: NÄTVERK Skalskydd, Antivirus, och Uppdatering ADM. Behörighetsadministration SYSTEM Säkerhet Administrativa Backup system Skalskydd, Antivirus, Avtal Administrativa och licenssystem Behörighetsadministration Leverantörskontakt Installation, Uppdatering Backup Avtal Behörighetsadministration och licens Administrativa system Leverantörskontakt Lokalt nätverk Installation, Uppdatering Kommunikation-internt Licenser Kommunikation-externt Lokalt nätverk Kommunikation-internt Kommunikation-externt 59 Gemensam IT Plattform Tunn klient Används som vanligt Upplevs som vanligt Startar snabbt Tar liten plats, är tyst Flexibel, minimal kostnad och effektiv support Ej stöldbegärlig Drar en tiondel så mycket ström som en vanlig dator 60 Gemensam IT Plattform

31 Spara pengar javisst, men kanske är ändå miljövinsterna ännu mer värt kronor håller i 4-5 år Drar 10 watt ström 5000 kronor håller i 3 år Drar 100 watt ström Ström: 10 kronor per år Avskrivning: 624 kronor per år Ström: 100 kronor per år Avskrivning: 1656 kronor per år 61 Gemensam IT Plattform Grön IT Elförbrukning Lite beräkningar i Stockholm stift Lokal Server En server nyttjas normalt till 40% En server drar minst 300w 24/7 En dator drar minst 100w under 8/5 Kringutrustning och skärmar står i standby läge 24/7 683 skrivare i standbyläge drar el för :- /år GIP Server En GIP-server nyttjas minst till 80% En tunn klient drar 10w 8/5 Bara strömförbrukning skulle minska församlingarnas kostnader med :- per år. Då har vi inte räknat med kostnader utanför skalen t.ex. kyla 62 Gemensam IT Plattform

32 Varför IT-plattform? Är ekonomiskt fördelaktigt för de lokala enheterna Innebär bättre informationssäkerhet Stödjer strävan efter bättre tillgänglighet Innebär mindre sårbarhet - ökad säkerhet Verkar för Grön IT Hållbar utveckling Minskar konsultberoendet lokalt Innebär ökad kvalitet Gemensam IT-plattform underlättar samarbete Plattform för administrativ samverkan Samma resurstillgång för den rika och den fattiga församlingen eller den lilla och stora Kunna göra mer lika 63 Gemensam IT Plattform DATORER och SKRIVARE Hårdvara Disk, minne Operativsystem: Uppdatering Säkerhet Antivirus, Backup Program Installation, Uppdatering Licenser Svenska kyrkans gemensamma IT-miljö Gemensam IT-plattform (Citrix) Internet SERVER och ADM. SYSTEM Ström (UPS) och kyla Hårdvara Disk, Minne Operativsystem: Uppdatering Säkerhet Skalskydd, Antivirus, Behörighetsadministration Backup Administrativa system Installation, Uppdatering IT-support AB DATORER och SKRIVARE Hårdvara Disk, minne Operativsystem: Uppdatering Säkerhet Antivirus, Backup Program Installation, Uppdatering Licenser NÄTVERK och ADM. SYSTEM Administrativa system Avtal och licens Leverantörskontakt Behörighetsadministration Lokalt nätverk Kommunikation-internt Kommunikation-externt 64 Gemensam IT Plattform

33 Tillgång till informationen Från min arbetsplats Från min hemdator Från min PC eller Mac Från min surfplatta Från min mobiltelefon 65 Gemensam IT Plattform GIP-statistik GIP-användare 1250 just nu 4 stift inkopplade -Luleå -Skara - Härnösand -Stockholm 5 stift på väg att kopplas in -Karlstad -Lund - Linköping -Göteborg -Visby Övriga informerar och inventerar -Växjö - Uppsala - Strängnäs Idag är 1250 användare anslutna Till årsskiftet beräknas att det är ca 1800 användare Till våren ökar takten då fler stift påbörjar införanden 66 Gemensam IT Plattform

34 Samverkan Göra mera lika 67 Gemensam IT Plattform Gemensam IT-plattform Svenska kyrkan Tjänster och priser 68 Gemensam IT Plattform

35 Tjänster i GIP GIP-tjänsterna regleras med avtal mellan stift och den nationella nivån stift och församlingar/samfälligheter 69 Gemensam IT Plattform Principer för f r kostnader och avtal 1. Nationella nivån tillhandahåller miljön till självkostnad för anslutna enheter 2. Stiften ingår i ett gemensamt förvaltningsråd som förvaltar och utvecklar miljön 3. Stiften ansvarar för användarförening och samordning i respektive stift Nationell nivå tecknar avtal med respektive stift, anslutna enheter tecknar avtal med respektive stift Drifts- och lokala investeringskostnader bekostar resp. enhet. Införandekostnader så lång det är möjligt från RFb-pengar 70 Gemensam IT Plattform

36 Normalarbetsplats (350 kr /månad, utan Office 250 kr /månad nad) Citrixklient Operativsystem Windows XP Standardiserat skrivbord med Ms Office standard Antivirusskydd:F-Secure Internet Explorer Acrobat Reader, Flash, Bild-, Zipprogramvara m.m. Gemensamma system (Kbok, Orgreg, KOB mm) Anslutning till Svenska kyrkans AD... Lagring egna filer 3 GB / person med säkerhetskopiering (starka önskemål finns att utöka lagringsutrymmet) Support Not: Bärbara och stationära datorer kopplar upp sig som tunn klient, men har ett flertal möjligheter Hårdvara ingår inte Lokalt installerad mjukvara ingår inte, förutom det som ingår i standard. 71 Gemensam IT Plattform Skrivare Grundpris 25:- / månad per skrivarkö (skrivare) oavsett antal användare Engångsavgift för anslutning av ny skrivare Not: Antalet skrivare varierar mycket. 72 Gemensam IT Plattform

37 Virtuell server Grundpris 150:- / månad och enhet Oavsett antalet användare Grundkonfiguration Lagringsutrymme 10 GB (starka önskemål finns att utöka detta). Övervakning, skötsel, säkerhetskopiering Plats för administrativa system och delade dokument mm. 73 Gemensam IT Plattform Administrativa system Pris per system och månad Oavsett antalet användare Placering virtuell server Varje system: olika tekniska krav olika arbetsinsats därför inget enhetspris Ingår: utrymme serverhotell plats i MS SQL-server drift, skötsel, uppdatering Not: församlingen ansvarar för licenser och underhållsavtal! 74 Gemensam IT Plattform

38 Prisexempel adm system Virtuell server, FAS (ej bokning) Virtuell server, Agrando Grav Virtuell server, Agrando Kasall Virtuell server, Agrando Klös Virtuell server, Agrando Ksak Virtuell server, Agrando Acta Virtuell server, Agrando Labora Virtuell server, Hogia Lön Virtuell server, Eniac Aveny inkl karta 150 kronor 150 kronor 150 kronor 150 kronor 150 kronor 150 kronor 150 kronor 250 kronor 250 kronor 75 Gemensam IT Plattform Sammanfattning Inga servrar finns kvar lokalt efter införande utan avvecklas. Nätverksutrustning Klienter Tunna klienter Förtunnade stationära Bärbara (särskilda behov) Stationära (särskilda behov) Skrivare Citrixcertifierade Endast nätverksskrivare Skrivarserverlösning kan prövas GIP erbjuder gemensamt inköp av viss hårdvara. 76 Gemensam IT Plattform

39 Gemensam IT-plattform Svenska kyrkan 77 Gemensam IT Plattform Översyn administrativa system Åke Nordlundh 78 Gemensam IT Plattform

40 Nuvarande lösning avseende ekonomi- och lönesystem Nedan visas en förteckning över de administrativa system avseende ekonomi och lön som har identifierats i församlingarna och stiften: Ekonomi- och lönesystem SoftIT (FAS) ENIAC(Aveny) Agrando (Kasall, KLÖS) Ekonomisystem Visma (Control) Lönesystem Aditro Personec SoftOne Inskanning av fakturor Readsoft/IM Tidredovisning Bofabs Casa WIn FLEX Tidredovisning Svenska kyrkans pensionskassa har under 2010 kvalitetssäkrat följande lönesystemsleverantörer: Agrando (KLÖS), SoftIT/LJ-system (FAS), ENIAC/Hogia (Aveny), Aditro (Personec-K), Kontek, Logica (ecompanion), SoftOne (Carat2000), Agda PS 79 Gemensam IT Plattform Bakgrund GIP som gemensam infrastruktur i Svenska kyrkan Intresset för att med GIP som grund, kunna åstadkomma gemensamma lösningar inom det administrativa området ökat mycket snabbt. Strukturutredningen Har redan skett eller sker i andra organisationer Intresset är starkast för samordnade lösningar inom ekonomi- och löneområdet. Referens- och samrådsgruppen för administrativ samverkan (RgAdm) som finns mellan nationell nivå och stiften betonar vikten av samverkanslösningar. Inledande inventering och kartläggning 80 Gemensam IT Plattform

41 Sådant som påverkar och bidrar. Olika processer som f n pågår kring administrativa system: Bokningssystem - brygga på plats ger möjlighet till integrering mellan de befintliga bokningssystemen och Exchange GTP har integrering mellan kalender och hänvisningssystem Biz-talk integreringsmotor Portal för e-fakturor Ramavtal för skanning av fakturor Dokument/ärendehanteringssystem behöver införas för att ersätta nuvarande diariesystem - processer i vardande såväl i stiften som på nationell nivå. Nationella nivån provar läsplattan som arbetsredskap f förtroendevalda. Intresse i stiften, bl.a. Luleå stift. Luleå stift erbjuder fastighetsdatasystem På nationell nivå planeras ett projekt som syftar till att inom SvK kunna erbjuda ett förvaltningsverktyg för vård och underhåll intresse för samverkan med administrativa system Intranätet vårt gemensamma verktyg ger fördelar och möjligheter 81 Gemensam IT Plattform Referens- och samverkansgrupp Nationell nivå gemensamt med stiften har en referensoch samverkansgrupp med uppgift att se möjligheter med samordning inom det administrativa området och särskilt administrativa system. 82 Gemensam IT Plattform

42 Uppdrag till gruppen Utforma och beskriva konkreta förslag till lösningar inom det administrativa systemområdet för att åstadkomma samordnade systemlösningar för Svenska kyrkan Uppdraget inkluderar också att peka på krav på regelverk, arbetssätt mm Förslagen skall vara realiserbara inom ramen för Gemensamma IT-plattformen 83 Gemensam IT Plattform Målbild för arbetet Med framtida samordnade administrativa lösningar inom ekonomi och lön avses ett system som är: Användbart och kvalitetssäkrat Distansoberoende för att möjliggöra samverkan oberoende av distans Flexibelt för att kunna passa både i den lilla enheten och för en växande samverkan och stordrift Lokal integration mellan ekonomi- och lönesystem, grav- samt boknings-, fastighets- och inventariesystem osv. Kan samverka med centrala system och övriga system: kollekt- och betalningssystemet KOB, kyrkobokföringssystem, AD-system, organisationsregister, behörighetssystem samt Skattemyndigheten, Svenska Kyrkans Pensionskassa, SCB, bankernas system m fl. Konkurrensutsatt dvs. leverantörsoberoende system som kan plocka ihop moduler från olika leverantörer Förvaltningsbart avseende databaser i en gemensam GIP miljö för många enheter 84 Gemensam IT Plattform

43 Slutsatser efter genomgång Integration mellan ekonomi och lön, kyrkogårdsprogram, bokning etc. En samordnad och gemensam lösning är möjlig men tydliga förutsättningar och acceptans är avgörande. Kundorienterad administration kan hanteras lokalt, men intern administration och administrativa stödsystem bör vara standardiserade och kan hanteras samordnat och i samverkan 85 Gemensam IT Plattform Rekommendationer Utarbeta gemensamma processer, roller, rutiner, ekonomihandbok, arvodeshandbok etc. En fördjupad kartläggning/inventering av dagens kostnader bör genomföras En kartläggning av vilken kompetens som finns och vad som kommer att krävas av användarna bör genomföras Definiera en målbild för framtida organisation Etablera ett projekt, detaljera en projektplan och forma kommunikationsplan 86 Gemensam IT Plattform

44 Möten med leverantörer September 2011 Agrando Soft IT Eniac Visma 87 Gemensam IT Plattform Utmaning till intresserade systemleverantörer På vilket sätt skulle ni kunna tänka er att samverka med stiften och nationell nivå i uppsättningen av en gemensam systemlösning? På vilket sätt skulle ni föreslå att man i så fall skulle gå tillväga införande? På vilket sätt ser ni att vi kunde ha en modell för att ta betalt som gör att det blir gynnsamt för såväl liten som stor enhet.? (Affären) Vilka av era produkter skulle passa in i ett sådant samordnat erbjudande? På vilket sätt skulle era befintliga kunder kunna erbjudas att flytta in en gemensam lösning? Hur kan era lösningar sättas upp så att de inkluderar att hantera kunder som vill nyttja en servicebyråfunktion som använder samma systemlösning? 88 Gemensam IT Plattform

45 Leverantörerna vår bild Fyra mycket olika leverantörer Alla kan erbjuda systemlösningar Olika syn på samordningens möjligheter Man inser att kartbild, inriktning och förutsättningar håller på att förändras Förhållningssättet till förändringens effekter och möjligheter varierar Utvecklingen av gemensam infrastruktur både intresserar och skrämmer Olika intresse- och aktivitetsnivå kan förutses i en fortsatt dialog 89 Gemensam IT Plattform Finlands evangelisk-lutherska kyrka HeTa-projektet Syfte att omorganisera bokföringen och löneräkningen i Finlands evangelisk-lutherska kyrka. Det ska inrättas ett servicecenter för kyrkan. För att sköta vissa uppgifter i församlingarnas, stiftens och kyrkans centralfonds bokföring och löneräkning centralt. Kyrkans ekonomiska enheters beslutanderätt över sin ekonomi kvarstår. En del av kyrkostyrelsens organisation men samtidigt självständig. Målsättningen är 4-6 verksamhetsställen 90 Gemensam IT Plattform

46 Studiebesök i oktober 2011 Våra frågor till Finska kyrkan Bakgrund och motiv för HeTa-projektet och Finska kyrkans beslut Finns det en frivilliglinje eller är man som församling bunden av ett centralt beslut? Hur har utredningsarbetet skett? Regionala centra för administration motiv och organisation Val av systemlösningar hur har man gått tillväga och hur ser ansvarskedjan ut Hur är IT-lösningen organiserad och hur garanteras enheterna tillgång och vad händer (och vem har ansvar) vid driftstopp Antalet centraler är färre än antalet stift motiv och hur har stiften reagerat Man talar om distansarbete i förslaget hur organiseras det och för vilka uppgifter? Ekonomi 91 Gemensam IT Plattform Reviderad arbetsplan - utkast Studiebesök i Finland Beslut om projekt Projektorganisation formas Delprojekt, exempel - Ekonomihandbok - Utreda och samordna arvodesbestämmelser - Administrativ personal i SvK till 2017 inventering och analys - Utreda, utvärdera, analysera systemlösningar - Initiera samverkan i användning av scanning och elektroniska fakturor Kommunikationsplan Pilotprojekt och utvärdering - Luleå stift, - Stockholm, - Skara stift, ev flera Möjligheter och vägen framåt 92 Gemensam IT Plattform

47 Gemensamma system (på gång) KBR - Kyrkoinventarier Varje församling är skyldig att ha ett register över kyrkoantikvariska kulturminnesinventarier. Det sker idag på olika sätt i församlingarna Under våren kommer ett gemensamt system inom ramen för KBR/KOB (april 2012). Det kan ev. användas även för andra inventarier. Scanning av fakturor gemensamt till EFH Arbete pågår med scanning av pappersfakturor till EFH som kan användas av församlingar i centralt system. Pilotförsök ska genomföras under våren. Varje enhet behöver inte investera i eget system. 93 Gemensam IT Plattform Strängnäs stift kontrakt och pastorat GIP i Strängnäs stift okt/nov Gemensam IT Plattform

48 Ett sätt att beskriva stiftet 73 Församlingar 62 Pastorat 54 Ekonomiska enheter Varav 43 Församlingar 8 Enpastoratssamfälligheter 3 Flerpastoratssamfälligheter 95 Gemensam IT Plattform Stiftsstyrelsen beslutade i mars att det riktade församlingsbidraget (RFb) ska användas för projekt som stiftet självt genomför och att inriktningen för 2011 års bidrag ska vara att utveckla en gemensam IT-plattform (GIP) som församlingar/samfälligheter i stiftet erbjuds ansluta sig till. 96 Gemensam IT Plattform

49 Projektet syftar till att tillgängliga ekonomiska och andra resurser används klokare i Svenska kyrkan sammantaget, dvs församlingarna ska kunna använda en större andel av sina resurser för arbete med den grundläggande uppgiften, skapa förutsättningar för ytterligare utveckling av samverkan mellan olika enheter inom Svenska kyrkan, såväl administrativt som i verksamheten, de enheter som ansluts till GIP ska ha tillgång till en säker och stabil IT-miljö med väl fungerande support bidra till goda relationer mellan stiftet och församlingarna/samfälligheterna. 97 Gemensam IT Plattform Målsättning i Strängnäs stift Konkreta och mätbara mål för projektet är att alla stiftets församlingar/samfälligheter ska erbjudas möjlighet att ansluta sig till GIP och inför sitt ställningstagande ha fått relevant information, minst 75% av stiftets församlingar/samfälligheter har anslutit sig till GIP vid utgången av augusti månad Gemensam IT Plattform

50 Införandeprocessen 99 Gemensam IT Plattform Tidsplan i Strängnäs stift Den översiktliga tidplanen är Hösten 2011: information skriftligt och i möten runt om i stiftet, förankringsmöten med de stora samfälligheterna/pastoraten December 2011: avsiktsförklaringar om anslutning inlämnade Våren 2012: inventeringar lokalt av förutsättningar för respektive enhets anslutning till GIP Hösten 2012: införande, migreringar, utbildning Hösten 2012: en andra omgång inventeringar Våren 2013: en andra omgång migreringar 100 Gemensam IT Plattform

51 Vad behöver göras nu Undersök och diskutera lokalt, fråga gärna Lämna en intresseanmälan / avsiktsförklaring Utse en kontaktperson All information kommer att läggas ut på stiftets hemsida under församlingarnas verktygslåda 101 Gemensam IT Plattform Informationsmöten i Stiftet Första omgången informationsmöten 31/10 Hallsberg, Örebro 10/11 Eskilstuna, Södertälje, Nyköping Uppföljande informationsmöten 6/12 Katrineholm 8/12 Laxå, Casselgården 15/12 Salem, Säby församlingshem Totalt 48 av 54 samfälligheter/församlingar = 89% 102 Gemensam IT Plattform

52 Strängnäs stift GIP Informerade (48) Lämnad avsiktsförklaring (26) 103 Gemensam IT Plattform Samverkan Tillsammans kan vi skapa förutsättningar för morgondagens kyrka där mer resurser går till den grundläggande uppgiften Kontakter i Strängnäs stift Stefan Landmark, telefon: Epost: stefan.landmark@svenskakyrkan.se Elisabeth Sundström, telefon: Epost: elisabeth.sundström@svenskakyrkan.se 104 Gemensam IT Plattform