Arkivredovisning: Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 Arkivredovisning: Dokumenthanteringsplan Version 1.1 Dnr 2012/

2 1. Ledning och styrning Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 1.1. Hantera möten Administrera universitetsstyrelse Hantera regeringsutsedda ledamöter Förslag på kandidater Regeringsbeslut Hantera studentrepresentanter Beslut av studentkårerna Utse lärarrepresentanter Valföreskrift Preliminär röstlängd Rektorsbeslut Slutlig röstlängd Lista på valda elektorer Kallelse till elektorsförsamling Protokoll Valberedningens förslag 2

3 1. Ledning och styrning Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Förslag på andra kandidater än valberedningens Protokoll Administrera styrelsemöten Kallelse med dagordning och handingar inaktuaitet Föredragningslista Protokoll Administrera rektors beslutsmöte Kallelse med bilagor Beslut/Ärenden med bilagor Minnesanteckningar Administrera förvaltningschefens beslutsmöte Kallelse med bilagor Beslut/Ärenden 3

4 1. Ledning och styrning Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / med bilagor Anteckningar Administrera rektors ledningsgrupp Kallelse med bilagor Minnesanteckningar Administrera Chefsforum Kallelse med bilagor Administrera fakultetsnämnd Valföreskrift Protokoll från konstituerande möte och valmöte Kallelse med bilagor Föredragningslista Fakultetsnämndens 4

5 1. Ledning och styrning Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / protokoll Kallelser till fakultetsnämndens råd/beredande organ Administrera dekanus beslutsmöte Protokoll från råden, med bilagor Kallelse med bilagor Beslut/Ärenden HUV:S protokoll diarieförs, NMT:S arkiveras årsvis 1.2. Planera, utforma organisation och fördela ansvar och arbete Administrera universitetsövergripande råd Hantera verksamhetsplan Kallelse med bilagor Protokoll Universitetsövergripande verksamhetsplan Huruvida protokollen diarieförs eller inte varierar mellan olika råd. 5

6 1. Ledning och styrning Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Förvaltningens verksamhetsplan Bibliotekets verksamhetsplan Verksamhetsplan för avdelning och fakultet Beslut Beslut av universitetsstyrelse, rektor, förvaltningschef och överbibliotekarie diarieförs och bevaras. Ta emot regleringsbrev Fastställa planeringsförutsättningar Underlag Regleringsbrev Hantera budget Hämta in underlag Planeringsförutsättningar 6

7 1. Ledning och styrning Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Förfrågningsunderlag Ta fram preliminära budgetanvisningar Budgetunderlag/ indata Ta fram slutliga budgetanvisningar Preliminära budgetanvisningar Fatställa budget Slutliga budgetanvisningar Fastställd budget Hålla budgetdialoger Beslut Beslut av fakultetsnämnd (protokollet), förvaltningschef och överbibliotekarie diarieförs och bevaras. Konsolidera budget Dekanbeslut, rektorsbeslut Fastställa budget Slutlig budget 7

8 1. Ledning och styrning Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Sammanställa flerårsbudget Universitetsstyrelsens beslut Flerårsbudget Arbetsmaterial Hantera övrigt planeringsarbete Styrdokument Beslut Arbetsmaterial Genomföra intern styrning och kontroll Instruktioner och mallar Analyser från verksamheten 1 år Sammanfattande analys Redovisade åtgärder 8

9 1. Ledning och styrning Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 1.3. Följa upp verksamheten Utforma organisation och fördela ansvar och arbete Styrdokument Beslut Genomföra uppföljning Göra årsredovisning Sammanställa och förmedla återrapporteringskrav Sammanställda återrapporteringskrav Hämta in underlag Begäran om forskningsredovisning Forskningsdatabas Resultat från forskningsredovisning Forskningsdatabas Kvalitetsenkät Sammanställning av kvalitetsenkät Verksamhetsberättelser Ladok- och personalstatistik 9

10 1. Ledning och styrning Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Bokslutsanvisningar Information sammanställd i LISA LISA Sammanställa årsredovisning Årsredovisning inklusive resultatoch balansräkning Fatta beslut Universitetsstyrelsens protokoll Rapportera årsredovisning till andra myndigheter Uttalande till Riksrevisionen Uttalande från studentkårerna Hantera underlag för ekonomisk redovisning Revisionsberättelse Ekonomisk redovisning till Högskoleverket 10

11 1. Ledning och styrning Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Reskontra Agresso Grundbok Agresso Huvudbok Agresso Balanslista Agresso Bokslutsbilagor, helår Agresso Göra kvartalsbokslut och delårsbokslut Bokslutsbilagor för kvartal och delår Agresso 13 år Kvartalsrapport Delårsrapport Arbetsmaterial/ underlag Hantera kvalitativ verksamhetsuppföljning Bedriva internrevision Ta fram riktlinjer för internrevisionen Sammanställning/ slutrapport Riktlinjer för internrevision Planera revision Revisionsplaner 11

12 1. Ledning och styrning Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Beslut Genomföra granskning Granskningsrapporter Åtgärdsförslag/ protokollsutdrag Granskningsunderlag Sammanställa/ rapportera Årsrapport Ge råd och stöd Rapporter Underlag Svara på ESV:S enkät Enkätsvar Inspekteras av ESV Tillsynsrapporter 12

13 1. Ledning och styrning Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 1.4. Förhandla och samverka med personalorganisationer Samverka genom medarbetarsamtal Anteckningar Samverka genom arbetsplatsträffar (APT) Anteckningar 2 år Samverka genom samverkansgrupper Anteckningar från lokala samverkansgrupper Protokoll från centrala samverkansgruppen Förhandla enligt MBL Protokoll 13

14 1. Ledning och styrning Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 1.5. Hantera remisser, enkäter och förfrågningar Hantera remisser Remiss Beslut Remissvar Hantera enkäter Enkät Enkätsvar som kan skrivas ut Enkätsvar som inte kan skrivas ut Hantera förfrågningar Förfrågan av betydelse Svar Förfrågan av tillfällig och ringa betydelse, inkl svar 14

15 1. Ledning och styrning Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 1.6. Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Bedriva myndighetsövergripande arbetsmiljöarbete Ta fram policies, riktlinjer, handlingsplaner och andra styrdokument Policies, riktlinjer, handlingsplaner m m Administrera centrala skyddskommitténs möten Kallelser Protokoll Se över den psykosociala arbetsmiljön Genomföra psykosocial arbetsmiljörond Svar från enskilda medarbetare Sammanställning/ resultat 1.7. Hantera frågor rörande lika villkor Se över den fysiska arbetsmiljön Genomföra fysisk arbetsmiljörond Ta fram styrdokument gällande lika villkor Riskbedömningar/ Skyddsrondsprotokoll Strategi, handlingsplan, handlingsprogram, lokala åtgärdsprogram Administrera Strategigrupp för lika villkor Kallelser Protokoll 15

16 1. Ledning och styrning Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Administrera lika villkorspris Kriterier Beslut Genomföra aktiviteter enligt Handlingsplan för lika villkor Rapporter, broschyrer, utbildningsmaterial, m m 1 arkivexemplar av varje bevaras. Resultat av kartläggning och översyn diarieförs och bevaras. Övriga handlingar bevaras och/eller diarieförs i dialog med diariet/arkivet. 16

17 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 2.1. Hantera allmänna handlingar Hantera korrespondens och diarieföra Hantera inkommande och utgående post och e-post Medgivanden för postöppning Korrespondens av tillfällig och ringa karaktär efter avslutad anställning Administrera frågor/e-post via Frontdesk Korrespondens av betydelse Information/ ärenden i Nilex Nilex 2 år Registreras i den process och i det system där ärendet hör hemma. Diarieföra Diarieförda handlingar Diarium Diarieplan/ klassificeringsstruktur Postlistor Hantera arkiv- och Ta fram Göra arkivbeskrivning Arkivbeskrivning 17

18 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / dokumenthanteringsfrågor arkivredovisning Utarbeta klassificeringsstruktur med processbeskrivningar Klassificeringsstruktur med processbeskrivningar Utarbeta dokumenthanteringspla n/arkivförteckning Dokumenthanteringsplan/ arkivförteckning I arkivredovisningssystem Ta fram dokumentation till arkivredovisningen Dokumentation Sköta myndighetens löpande arkivvård Ge internt råd och stöd i arkivfrågor Inspekteras av arkivmyndigheten Anteckningar och underlag Inspektionsrapporter Korrespondens 18

19 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Hantera personuppgiftsbehand lingar Hantera begäran om registerutdrag Ta emot begäran Lämna utdrag eller negativt svar Begäran om registerutdrag Svar/utdrag Utarbeta registerförteckningar Samla in underlag till registerförteckningar Underlag Göra registerförteckningar Registerförteckni ngar Hantera informerade samtycken för behandling och publicering av personuppgifter Samla in samtycken för behandling och publicering av personuppgifter Samtycken för behandling och publicering av personuppgifter när behandling/ publicering upphör Inspekteras av Datainspektionen Inspekteras av Datainspektionen Inspektionsrapporter Korrespondens 19

20 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Svara på begäran om utlämnande av allmän handling Ta emot begäran, större förfrågningar och förfrågningar som omfattas av sekretess Begäran om utlämnande av allmän handling Sekretesspröva Svara Beslut med bilagor Svar Ta emot begäran, mindre förfrågningar Begäran om utlämnande av allmän handling Svara Svar 2.2. Administrera personal Anställa personal Anställa professor Inrätta anställning Föreslå Förslag till inrättande av anställning Fakultetsnämn dens protokoll bevaras Besluta Beslut om inrättande av anställning 20

21 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Ta emot ansökningar Skapa anställningsprofil Annonsera Ta emot ansökningar Anställningsprofil Annons/ kungörelse Ansökningar. Den anställdes ansökan bevaras i personalakt, övriga gallras efter 2 år Ansökningsha ndlingar från den som har överklagat anställningsbeslutet skall undantas från gallring Meddela sökande Meddelanden Bereda anställningsärende/ göra urval Hämta in yttranden från sakkunniga Yttrande från sakkunniga Anställnings- 21

22 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Föreslå Beslut om förslag till innehavare av anställning rådets protokoll bevaras Besluta om anställning Fatta beslut Beslut om anställning Förhandla med personalorganisationer MBL-protokoll Administrera nyanställning Anställningsbevis Personalakt Meddela sökande Uppgifter i lönesystem Meddelande till övriga sökande Palasso Ett exemplar bevaras Hantera överklaganden Överklagan Yttrande Avgörande Kalla till anställning som professor Beslut att kalla en person till anställning 22

23 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Underlag Befordra Hantera ansökan om befordran Ansökan om befordran Adjungera och anställa gästprofessor Föreslå adjungerad professor och gästprofessor Framställan med bilagor Beslut om anställning av adjungerad professor För övriga handlingar gäller ordinarie rekryteringsprocess Anställa lektor och biträdande lektor Avbryta anställningsprocess Inrätta anställning Föreslå Besluta Beslut om avbruten rekrytering Förslag till inrättande av anställning Beslut om inrättande av anställning Fakultetsnämndens protokoll bevaras Skapa anställningsprofil Anställningsprofil 23

24 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Annonsera Annons/ kungörelse Ta emot ansökningar Ta emot ansökningar Meddela sökande Ansökningar Meddelanden Den anställdes ansökan bevaras i personalakt, övriga gallras efter 2 år. Ansökningshandlingar från den som har överklagat anställningsbeslutet skall undantas från gallring Bereda anställningsärende/ göra urval Besluta om anställning Hämta in yttranden från sakkunniga Föreslå Fatta beslut Yttrande från sakkunniga Beslut om förslag till innehavare av anställning Beslut om anställning Anställningsrådets protokoll bevaras 24

25 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / (dekan) Förhandla med personalorganisationer MBL-protokoll Administrera nyanställning Anställningsbevis Personalakt Uppgifter i lönesystem Palasso Meddela sökande Meddelande till övriga sökande Ett exemplar bevaras Hantera överklaganden Överklagan Yttrande Avgörande Befordra Hantera ansökan om befordran Ansökan om befordran Adjungera Föreslå adjungerad professor Framställan med bilagor Beslut om anställning av adjungerad För övriga handlingar gäller 25

26 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / professor ordinarie rekryteringsprocess Avbryta anställningsprocess Anställa adjunkt Inrätta anställning Föreslå Besluta Beslut om avbruten rekrytering Förslag till inrättande av anställning Beslut om inrättande av anställning Fakultetsnämndens protokoll bevaras Skapa anställningsprofil Annonsera Anställningsprofil Annons/ kungörelse Ta emot ansökningar Bereda anställningsärende/ göra urval Ta emot ansökningar Meddela sökande Föreslå Ansökningar Meddelanden Beslut om förslag till innehavare av anställning Den anställdes ansökan bevaras i personalakt, övriga gallras efter 2 år Ansökningshandlingar 26

27 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Besluta om anställning Fatta beslut Förhandla med personalorganisationer Beslut om anställning (dekan) MBL-protokoll från den som har överklagat anställningsbeslutet skall undantas från gallring Administrera nyanställning Anställningsbevis Personalakt Uppgifter i lönesystem Palasso Hantera överklaganden Meddela sökande Meddelande till övriga sökande Överklagan Ett exemplar bevaras Yttrande Avgörande Befordra Hantera ansökan om befordran Ansökan om befordran Avbryta anställningsprocess Beslut om avbruten rekrytering 27

28 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Anställa doktorand Inrätta anställning Föreslå Besluta Förslag om inrättande av anställning Beslut om inrättande av anställning Forskarutbildningsråd ets protokoll bevaras Skapa anställningsprofil Annonsera Anställningsprofil Annons/ kungörelse Ta emot ansökningar Göra urval och besluta om anställning Ta emot ansökningar Meddela sökande Föreslå Fatta beslut Förhandla med personalorganisationer Ansökningar Meddelanden Beslut om förslag till innehavare av anställning Beslut om anställning MBL-protokoll Den anställdes ansökan bevaras i personalakt, övriga gallras efter 2 år. Ansökningshandlingar från den som har överklagat anställningsbeslutet skall undantas från gallring 28

29 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Administrera nyanställning Anställningsbevis Personalakt Uppgifter i lönesystem Palasso Meddela sökande Meddelande till övriga sökande Ett exemplar bevaras Anställa övriga forskare Avbryta anställningsprocess Inrätta anställning Föreslå Besluta Beslut om avbruten rekrytering Förslag om inrättande av anställning Beslut om inrättande av anställning För anställning av forskarassistenter se Skapa anställningsprofil Anställningsprofil Göra urval och besluta om anställning Annonsera Ta emot ansökningar Meddela sökande Annons Ansökningar Meddelanden Den anställdes ansökan bevaras i personalakt, 29

30 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Fatta beslut Förhandla med personalorganisationer Beslut om anställning MBL-protokoll övriga gallras efter 2 år Ansökningshandlingar från den som har överklagat anställningsbeslutet skall undantas från gallring Administrera nyanställning Anställningsbevis Uppgifter i lönesystem Palasso Personalakt Hantera överklaganden Meddela sökande Meddelande till övriga sökande Överklagan Ett exemplar bevaras Yttrande Avgörande Avbryta rekrytering Beslut om avbruten rekrytering 30

31 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Utnämna docent Ansökan med bilagor Beslut om prövning Yttranden Anställningsrådets förslag Fakultetsnämndens beslut Anställa teknisk/ administrativ personal Inrätta anställning Göra urval och besluta om anställning Skapa anställningsprofil Annonsera Anställningsprofil Annons Ta emot ansökningar Meddela sökande Fatta beslut Förhandla med personalorganisationer Ansökningar Meddelanden Beslut om anställning MBL-protokoll Den anställdes ansökan bevaras i personalakt, övriga gallras efter 2 år. Ansökningshandlingar från den som 31

32 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / har överklagat anställningsbeslutet skall undantas från gallring Administrera nyanställning Anställningsbevis Uppgifter i lönesystem Palasso Personalakt Meddela sökande Meddelande till övriga sökande Ett exemplar bevaras Anställa med hjälp av ett rekryteringsföretag Skapa anställningsprofil Annonsera Anställningsprofil Annons Ta emot ansökningar Fatta beslut Förhandla med personalorganisationer Ansökningar Beslut om anställning MBL-protokoll Ansökningar för sökande som går vidare till intervju på MIUN diarieförs. Den anställdes ansökan bevaras i personalakt. 32

33 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Övriga gallras efter 2 år. Övriga ansökningar hanteras av företaget och gallras efter 2 år. Ansökningshandlingar från den som har överklagat anställningsbeslutet skall undantas från gallring Administrera nyanställning Anställningsbevis Uppgifter i lönesystem Palasso Personalakt Hantera överklaganden Överklagan Yttrande Avgörande Avbryta rekrytering Beslut om 33

34 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Anställa rektor och prorektor Anställa rektor avbruten rekrytering Annons Universitetsstyrelsens förslag Regeringsbeslut Övriga handlingar rörande rekryteringen bevaras och diarieförs, eller gallras, i samråd med registrator Anställningsbevis Personalakt Uppgifter i lönesystem Palasso Anställa prorektor Annons Ansökningar Den anställdes ansökan bevaras i personalakt, övriga gallras efter 2 år. Ansökningshandlingar från den som har överklagat 34

35 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Universitetsstyrelsens beslut anställningsbeslutet skall undantas från gallring Anställningsbevis Personalakt Hantera och avsluta anställningar Hantera anställningar Hantera förändrad anställning Uppgifter i lönesystem Bevis på förändrad anställning Palasso Palasso Personalakt Övriga handlingar rörande rekryteringen bevaras och diarieförs, eller gallras, i samråd med registrator Hantera längre tjänstledigheter Se Hantera närvaro och frånvaro Administrera bisysslor Ansökan och beslut om bisyssla Palasso Personalakt Handlingarna diarieförs då negativt beslut inte efterföljs 35

36 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / och leder till disciplinär påföljd (se ), samt vid ett tvisteförfarande Register över redovisade bisysslor Palasso Palasso Tas ut på papper och bevaras årsvis Avsluta anställningar Avsluta anställning på egen begäran Ifylld blankett Anmälan om entledigande Palasso Personalakt Avsluta anställning p g a arbetsbrist Protokoll från MBLförhandlingar Uppsägningsbesked Palasso Personalakt Se 1.4, Förhandla och samverka med personalorganisationer Anmälan till Trygghetsstiftelsen Avsluta anställning av personliga skäl Protokoll från MBL- Se 1.4, Förhandla och 36

37 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / förhandlingar Uppsägningsbesked Palasso Personalakt samverka med personalorganisationer Avsluta tidsbegränsad anställning över 1 år Meddelande om varsel enligt LAS Palasso Personalakt Skriva arbetsgivarintyg/ tjänstgöringsintyg Arbetsgivarintyg/ tjänstgöringsintyg Skriva tjänstgöringsbetyg tjänstgöringsbetyg Personalakt Handlägga ansökan om delpension Ansökan och beslut (MIUN) Palasso Personalakt Ansökan och beslut om pension med matrikelutdrag (SPV) Palasso Personalakt Handlägga ansökan om ålderspension Ansökan och beslut (MIUN) Palasso Personalakt 37

38 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Ansökan och beslut om pension med matrikelutdrag (SPV) Palasso Personalakt Avsluta anställning p g a dödsfall Dödsfallsintyg Beslut om efterlevandepension Palasso Personalakt Personalakt Hantera närvaro och frånvaro Hantera närvaro Rapportera närvaro timanställd Blankett för tillfällig timanställning Hantera frånvaro Hantera kortare ledigheter/frånvaro Ledighetsansökan Palasso (Egenrapportering) 2 år Sjukförsäkran/ anmälan om vård av sjukt barn Palasso (Egenrapportering) 10 år Läkarintyg dag 8-14 (original) Palasso 10 år Läkarintyg dag 15- (kopia) Palasso 10 år Original hanteras av Försäkrings- 38

39 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / kassan Hantera personalärenden Rehabilitera personal Ledighetsansökan Palasso Personalakt Hantera längre ledigheter Göra rehabiliteringsutredning Rehabiliteringsplan Personalakt Läkarintyg Personalakt Omplacera personal Omplacera pga sjukdom Rehabiliteringsplan Personalakt Anställningsbevis Personalakt Protokollsutdrag från förhandling enligt MBL Personalakt Information i Palasso Palasso Palasso Omplacera p g a arbetsbrist Protokollsutdrag från förhandling enligt MBL Personalakt Anställningsbevis Personalakt Information i Palasso Palasso 39

40 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Palasso Omplacera p g a personliga skäl Dokumenterad överenskommelse Personalakt Beslut i personalansvarsnämnd Kopia i personalakt Protokollsutdrag från förhandling enligt MBL Personalakt Anställningsbevis Personalakt Information i Palasso Palasso Palasso Hantera disciplinära åtgärder Behandla i personalansvarsnämnd Beslut Kopia i personalakt Förhandla Protokollsutdrag från förhandling enligt MBL Kopia i personalakt Varna Skriftlig varning Kopia i personalakt Ge löneavdrag Meddelande om Kopia i 40

41 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Omplacera Avskeda och säga upp löneavdrag personalakt Se delprocess omplacera personal Se Hantera och avsluta anställningar Hantera lika villkorsärenden Ge råd och stöd Anteckningar, e- post Ta emot anmälan Anmälan Underlag (anteckningar e- post m m) Beslut Hantera tillbud och arbetsskadeärenden Hantera DO-anmälan Hantera tillbud Amälan,, yttranden, beslut Se 2.8 Hantera säkerhetsfrågor 41

42 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Administrera löner, arvoden och förmåner Hantera arbetsskada Hantera underlag för löner och arvoden Arbetsskadeanmälan med läkarintyg Anställningsbevis Personalakt Se Anställa personal Bevis på förändrad anställning Se Hantera och avsluta anställningar Blankett för allmän tillfällig timanställning Arvodesräkningar Palasso Se Hantera närvaro och frånvaro Listor över årlig lönerevision Beslut om uppdragstillägg Palasso Se 1.4. Förhandla och samverka med personalorgani sationer Aviseringar om adressändring Palasso Aviseringar om Palasso 42

43 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / namnändring Ansökan och beslut om högriskskydd för arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro Utmätningsbeslut Friskvårdsersättning och sjukvårdsförmån, blankett och kvitton Blankett för utlägg gjorda i tjänsten Blankett för arbetad övertid Underlag, skatteförmåner Underlag, avdrag för telefonsamtal Palasso Palasso Palasso Palasso Palasso Palasso Palasso 10 år 2 år 10 år 13 år 10 år 2 år 2 år 43

44 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Hantera tjänsteresor Blankett för reseförskott Palasso 2 år Reseräkning Palasso (Egenrapporte ring) 13 år Rapport med resetransaktioner 13 år Betala ut lön Sammanställning över lönearter Palasso Signallistor/ listor på felaktigheter 2 år Avstämningslistor Lönelistor Palasso Lönefil Agresso Uppgifter för skatteredovisning 10 år Se

45 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Delta i konferenser och seminarier/ Kompetensutveckla personal Erbjuda enskild medarbetare kompetensutveckling Driva myndighetsövergripande kompetensutvecklingsprojekt Utbildningsmaterial Utbildningsmaterial till enskild medarbetare 1 arkivexemplar bevaras Hantera högtider och evenemang Administrera akademisk högtid Delta i seminarier och konferenser som ett led i sin yrkesutövning Utnämna hedersdoktor Dela ut priser Inbjudningar Förslag Fakultetsnämnds beslut MIUN:s Nomineringar Beslut/ meddelanden om pristagare Förslag som resulterar i att hedersdoktor utses diarieförs och bevaras. Övriga förslag gallras vid. Planera och genomföra akademisk högtid Avtal lokaler Hanteras som en direktupphand ling, se

46 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Begäran om tillstånd för salut Gästlista Bordsplacering Inbjudan med svarskort Personalakt Beslut ang fakultetsmarshalkar Beslut ang studentmarshalkar Högtidsskrift Film Fotografier Bidbank, Image Vault Förses med information om fotograf, datum, plats och motiv då detta är möjligt. 46

47 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Administrera avslutningshögtid Program 1 arkivexemplar bevaras Tackbrev 1 arkivexemplar/ kopia bevaras Administrera NOR, Nit och redlighet i rikets tjänst Bevis på mottagen utmärkelse 2.3. Administrera ekonomi Hantera kostnader Hantera leverantörsfakturor Beställa Beställning och diarieförs i de fall värdet av det beställda överstiger ett ringa belopp. Går beställningen med fakturan som fakturaunderlag gallras den efter 13 år, 47

48 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / övriga beställningar gallras vid Ta emot vara eller tjänst Bearbeta faktura Orderbekräftelse Fakturor Agresso 13 år med fakturan i 13 år om bekräftelsen behövs för förståelsen av fakturan. Annars gallras den vid Förteckning över arbetstagare med rätt att teckna utbetalningsorder Betala faktura Attester Post i Agresso Agresso Agresso Huvudbok bevaras Hantera manuella Genomföra manuell Återredovisning från Plusgirot Agresso 13 år 48

49 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / utbetalningar utbetalning Underlag Post i Agresso Agresso Agresso 13 år Huvudbok bevaras Hantera lönefil Hantera intäkter Hantera anslag Bokföra lönefil Ta emot regleringsbrev Post i Agresso Regeringsbrev Agresso Huvudbok bevaras Hantera kundfakturor Bokföra anslag Ta emot beställning Post i bokföring Beställning Agresso Huvudbok bevaras om beställningen behövs för förståelsen av fakturan. Annars gallras den vid Fakturaunderlag Sammanställning Agresso Agresso 13 år 13 år Skrivs ut på papper efter betalning Fakturera Fakturafil Agresso Faktura till kund Agresso 13 år I pappersform Ta emot betalning Betalnings- Agresso 13 år 49

50 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / uppdrag Post i Agresso Agresso Huvudbok bevaras Hantera påminnelser Påminnelser Agresso Beslut från verksamhet att lämna över ärendet till kronofogden eller att avskriva skulden. 13 år Blankett, kronofogdeärende 13 år Beslut från kronofogden Hantera rekvisitioner och bidrag Intäktspost i Agresso Agresso Huvudbok bevaras 50

51 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Administrera löpande bokföring Göra omföringar Ifylld blankett Underlag Agresso 13 år 13 år Interndebitera Post i Agresso Ifylld blankett Agresso Agresso 13 år Huvudbok bevaras Underlag 13 år Göra bokslutstransaktioner Post i Agresso Excelfil med bokslutstransaktioner Agresso Agresso Huvudbok bevaras Momsredovisa Poster i Agresso Ifylld momsdeklaration Agresso 13 år Huvudbok bevaras Utgiftspost i Agresso Agresso Huvudbok bevaras 51

52 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Administrera anläggningar och inventarier Ifylld blankett med bilagor Rapport, fasta register Agresso Agresso 13 år Rapportera till andra myndigheter Rapportera till ESV via statsredovisningssystemet Hermes och transaktionsdatabasen Övriga rapporter Inrapporterad ekonom i- information Agresso 2.4. Upphandla varor och tjänster Upphandla Analysera behov Behovsunderlag Besluta om inköp Anskaffningsbeslut /inköpsanmodan Annonsera Förhandsannonsering Annonser till upphandlingsdatabaser, Aktiviteten gäller vid urvals- 52

53 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Bjuda in anbudsgivare dagstidningar och tidsskrifter Ansökningsinbjud an Ansökningar om att få inkomma med anbud, antagna upphandling, selektiv upphandling och förhandlad upphandling Ansökningar om att få inkomma med anbud, ej antagna 4 år, se anm Efter avtal har slutits eller upphandlingen avbrutits tackbrev/ avböjanden att delta i upphandling 4 år, de anm Efter avtal har slutits eller upphandlingen avbrutits Utvärderingsproto koll/sammanställn ing över kvalificering av anbudsansansökni ngar/intresseanmä lningar 53

54 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Meddelanden till anbudsgivare, utvalda Begära in anbud Meddelanden till anbudsgivare, ej utvalda Förfrågningsunderlag; anbudsinbjudan, branschvillkor, kravspecifikationer, avtalsvillkor 4 år, se anm Efter avtal har slutits eller upphandlingen avbrutits Sändlista för utskickat förfrågningsunderlag till anbudsgivare Anbud, antagna Anbud, ej antagna Broschyrer som ingår i antagna anbud,, med anbud 4 år, se anm Efter avtal har slutits eller upphandlingen avbrutits. överprövnings 54

55 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / innehållande sakuppgift - och skadeståndsmål skall samtliga anbud bevaras Broschyrer som ingår i ej antagna anbud, innehållande sakuppgift, med anbud 4 år, se anm Efter avtal har slutits eller upphandlingen avbrutits Broschyrer som ingår i anbud, ej innehållande sakuppgift Anbud, för sent inkomna Kuvert/emballage som innehållit inkomna anbud, antagna 4 år, se anm Efter avtal har slutits eller upphandlingen avbrutits Kuvert/emballage som innehållit inkomna anbud, ej antagna 55

56 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Utvärdera anbud Kuvert/emballage som innehållit inkomna anbud, för sent inkomna 4 år, se anm Efter avtal har slutits eller upphandlingen avbrutits Anbudsöppningsprotokoll/ anbudsdiarium Begäran om och svar på förtydliganden/ kompletteringar, antagna anbud Begäran om och svar på förtydliganden/ kompletteringar ej antagna anbud Svar till anbudsgivare på förfrågningar Korrespondens med anbudsgivare av tillfällig eller 56

57 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / ringa betydelse Skatte- och registreringskontroll av anbudsgivare, antagna anbud Skatte- och registreringskontroll av anbudsgivare, ej antagna anbud Kreditupplysningar, kontroll av anbudsgivare Protokoll från MBLförhandlingar Dokumentation från förhandling, provning, tester, muntlig presentation samt tagande av 57

58 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / referenser, antagna anbud Dokumentation från förhandling, provning, tester, muntlig presentation samt tagande av referenser, ej antagna anbud Fatta tilldelningsbeslut Anbudsutvärderingsprotokoll Tilldelningsbeslut Hantera överprövning Meddelande om tilldelningsbeslut Överprövning Yttranden Teckna avtal Förvaltningsrättens utslag Avtal med bilagor 58

59 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Avbryta upphandling Efterannonsera Egenupprättade ramavtal Leveransavtal Beslut om avbruten upphandling Ramavtal upprättade av andra myndigheter för MIUN:s räkning bevaras inte. Hänvisning till rätt myndighet och avtal noteras i diariet. Rapportera Efterannonsering, annons efter avslutad upphandling till EUT/TED Avser öppen upphandling Rapport om avslutad upphandling Avser öppen upphandling 59

60 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Analysera behov Besluta om inköp Behovsunderlag Genomföra förnyad konkurrensutsättning Anskaffningsbeslut/beställning För övriga handlingar, se delprocess upphandla fr o m aktivitet begära in anbud. Direktupphandla Analysera behov Begära in offerter Fatta beslut Teckna avtal Göra beställning Behovsunderlag Offertförfrågningar Offerter/Anbud antagna Offerter/Anbud, ej antagna Beslut Avtal Beställning Orderbekräftelse och diarieförs för inköp av varor och tjänster som är kritiska för verksamhetens utförande, samt direktupphandlingar där värdet av det upphandlade överstiger ringa belopp. Handlingar gällande övriga direktupphand lingar får gallras 4 år 60

61 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / efter avtalstidens utgång. Se vidare Hantera kostnader 2.5. Hantera IT-stöd, nät, telefoni och bildkonferens Utveckla, förvalta och drifta IT-stöd och data- och telenät Administrera ITsystem Etablera och förvalta IT-system/ förvaltningsobjekt Förvaltningsplan Övrig systemdokumentation Servicenivåavtal I de fall leverantörsorganisationen är en extern part ingår servicenivåavtalet i upphandlingen och diarieförs och bevaras. När ITavdelningen utgör 61

62 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Utbildningsmaterial, manualer etc leverantör gallras avtalet vid och diarieförs inte. Operatörslogg till Ladok, Trafla Övriga operatörsloggar Trafla I respektive system 5 år 6 månader TRAnsaktions -loggning för LAdok Revisionsloggar avseende ekonomiska transaktioner I respektive system 13 år Administrera referensgrupper Kallelse Minnesanteckningar Arbeta med utveckling av de Systemdokumentation 62

63 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / system där ITavdelningen utgör leverantörsorganisation samt med anpassningar av övriga system Ärende i Nilex Nilex Tillhandahålla användarstöd för studenter och personal Sköta drift och underhåll av de system där ITavdelningen utgör leverantörsorganisation och av Mittuniversitetets data- och telenät Ge support Hantera inköp Hantera ärenden Göra beställning Systemdokumentation Ärende i Nilex Ärende i Nilex Beställning Nilex Nilex och diarieförs i de fall värdet av det beställda överstiger ett ringa belopp. Går beställningen med fakturan som fakturaunderlag 63

64 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / gallras den efter 13 år, övriga beställningar gallras vid Orderbekräftelse med fakturan i 13 år om bekräftelsen behövs för förståelsen av fakturan. Annars gallras den vid Registrera dator Anläggningsregister Agresso Se Administrera anläggningar och inventarier Inventarieregister Nilex Hantera licenser Licensavtal och förlängningar av Licensserver 64

65 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / licensavtal Hantera användarkonton för studenter och personal Administrera personalens användarkonton Beställning av användarkonto Ansvarsförbindelse för IT-resurser Nilex Nilex 2 år efter 2 år efter Administrera studenters användarkonton Information om studenters användarkonton 18 månader efter Informera studenter och personal Administrera telefoni Administrera system för telefoni och telefonidebitering Guider, handledningar och egenproducerat utbildningsmaterial Telefonisystem i urval i samråd med universitetets arkivfunktion, övriga handlingar gallras vid. Skriva lathundar för användande av telefoner Anvisningar/ lathundar 65

66 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Administrera bildkonferens Boka lokaler för bildkonferens Mejlade bokningar, anteckningar Bokningar i TimeEdit TimeEdit Administrera IT-stöd Systemdokumentation Ge support Spela in föreläsningar Avtal Processen genererar inga handlingar Inspelade föreläsningar 2.6. Kommunicera/Informera om universitetets verksamhet Hantera universitetsövergripande kommunikation Policies, riktlinjer Egenproducerat informationsmaterial/ Trycksaker 1 arkivexemplar bevaras Utbildningskatalog/ presentation av utbildningsutbud 1 arkivexemplar bevaras Fr o m läsåret 2014/2015 produceras ingen pappers- 66

67 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Pressmeddelanden i o m arkivering av miun.se katalog. Presentation av utbildningsutbudet arkiveras elektroniskt i o m arkiveringen av miun.se Hantera intern kommunikation Korrespondens Personalblad 1 arkivexemplar bevaras och diarieförs om informationen är av betydelse, övriga handlingar gallras vid Kommunikationsplaner för intern kommunikation Översätta och Granskade/ Arkivering 67

68 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / språkgranska översatta texter sköts av beställande verksamhet Hantera fotografier och filmer Fotografier och filmer Fotograferingsavtal, studenter Bildbank, Image vault Centralt framtagna bilder bevaras och förses med information om fotograf, datum, plats och motiv då detta är möjligt. Bilder tagna i verksamheten bevaras i urval i samråd med arkivet. Kommunicera forskningsverksamhet Egenproducerat informationsmaterial/ trycksaker 1 arkivexemplar bevaras 68

69 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Hantera digitala medier Inspelade/filmade föreläsningar Tidningsbilagor Information på Twitter, Facebook, chattar, etc 1 arkivexemplar bevaras i urval i samråd med arkivet och diarieförs om informationen är av betydelse, övriga handlingar gallras vid Information på miun.se som WARC-fil en gång per kvartal. Information som ändras däremellan gallras vid. Information på sidor som kräver 69

70 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / inloggning gallras vid Arbeta med studentrekrytering Strategier, handlings- och aktivitetsplaner Om handlingarna diarieförs avgörs från fall till fall i dialog med registrator Dokumentation från genomförda aktiviteter om informationen är av betydelse, övriga handlingar gallras vid Informationsmaterial 1 arkivexemplar bevaras Analyser/ utvärderingar Om handlingarna diarieförs avgörs från 70

71 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 2.7. Administrera lokaler fall till fall i dialog med registrator Hantera förhyrning av lokaler och parkeringsplatser Teckna hyresavtal/ hyra lokaler Utreda Underlag, korrespondens m m Skriva avtal Avtal Säga upp eller omförhandla hyresavtal Säga upp avtal Omförhandla villkor Skrivelse Skrivelse till hyresvärden Skrivelse till Hyresnämnden Yrkanden Avtal Rapportera Ta fram lokalförsörjningsplan Lokalförsörjnings plan Genomföra årlig rapportering till universitetsstyrelsen Rapport 71

72 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Hantera om- och nybyggnation Tillhandahålla lokalvård Tillhandahålla vaktmästeritjänster Hantera post Kvittensbok med rekommenderade, värde- och expressförsändelser 2 år Processen genererar inga handlingar Hantera levererade varor Kvittenser Fraktsedlar Kopiera Hantera nyckar och lås Beställningar Information i system för nyckelhantering 13 år Utgör underlag för interndebitering, skickas till ekonomiavdelningen 72

73 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Hantera passerkort Information i säkerhetssystemet 2.8. Hantera säkerhetsfrågor Bedriva systematiskt säkerhetsarbete Hantera larm Göra riskanalyser Teckna försäkringar Larmrapporter Riskanalyser Försäkringsbrev Larmrapporter som utgör bilaga till polisanmälan diarieförs och bevaras. Larmrapporter som utgör underlag för interndebitering skickas med interndebiteringsblankett till ekonomiavdelningen och gallras efter 13 år. Övriga larmrapporter gallras vid. 73

74 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / med villkor Hantera tillbud Ta emot rapporterade tillbud Tillbud Nilex och Polisanmäla Polisanmälningar Besked om nedlagd utredning Domslut Försäkringsärenden Informera personal och studenter om säkerhetsfrågor Ta fram informationsmaterial Trycksaker 1 arkivexemplar bevaras Information på miun.se Se Utbilda Utbildningsmaterial, egenproducerat 1 arkivexemplar bevaras Genomföra systematiskt brandskyddsarbete Genomföra brandskyddskontroller Rapporter 74

75 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 2.9. Utföra studieadministrativa uppgifter Administrera säkerhetssystem Registrera uppgifter rörande studenter, personal, passerkort, larm, lås m m. Uppgifter rörande studenter, personal, passerkort, larm, lås m m. 75

76 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Tillhandahålla studenthälsoverksamhet Arbeta med förebyggande hälsovård Informera Tryckt informationsmaterial 1 arkivexempl ar av varje bevaras Utbilda studenter och faddrar/studentrepresen tanter i hälsofrågor Information på Utbildningsmaterial 1 arkivexemplar av varje bevaras Se 2.6. Kommunicera/ informera om universitetets verksamhet Genomföra riktade undersökningar Frågeformulär 1 tomt exemplar bevaras Ifyllda frågeformulär Arbeta med rådgivning och stödjande samtal Sammanställning/ Rapport Köpt tjänst, alla handlingar hanteras externt av ett vårdföretag. 76

77 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Försäkra studenter Försäkra studenter Försäkra utbytesstudenter Studievägleda Vägleda studenter och presumtiva studenter Hantera internationella studenter Vägleda och informera Ge råd och vägledning Svara på frågor, ge råd och vägledning Lista över utbytesstudenter Korrespondens, anteckningar Delprocessen genererar inga handlingar om korrespondens och anteckningar är av betydelse, övriga handlingar gallras vid Korrespondens Diarieförs och bevaras om korrespondens och anteckningar är av betydelse, övriga handlingar gallras vid 77

78 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Hantera studieavgifter och stipendier Fatta beslut om avgifter Presentera avgift i anslutning till kurs Hantera stipendieansökningar Rektorsbeslut Information i Arlas, NyA och på studera.nu Ansökningar Atlas, NyA Kursplaner och utbildningspla ner i Atlas bevaras Meddelande om beslut Kontrakt Fakturera studenter Ladokutdrag/ fakturaunderlag, listor över beviljade medel Agresso 13 år Ansöka om medel för stipendier Ansökan Återrapportera Rapport Anmäla utbildningar till svenska institutet Anmälan Rekvirera medel Beslut 78

79 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Administrera internationella utbyten Administrera partneruniversitet utanför Europa Rekvisition Memorandum of understanding Bilateral agreement Administrera partneruniversitet i Europa Korrespondens och underlag Avtal Ifylld mall för dokumentation i samband med nytecknande av avtal Diarieförs och bevaras med avtalet om korrespondens och underlag är av betydelse, övriga handlingar gallras vid Korrespondens och övrigt underlag Diarieförs och bevaras med avtalet om korrespondens och underlag är av betydelse, övriga handlingar gallras vid 79

80 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Information i databasen Move on Move on Hantera inresande studenter Ansökningar med bilagor Korrespondens med ansökningarna om korrespondens en är av betydelse. Övrig korrespondens garas vid Lista över inresande studenter Ladok Förvaras hos LADOKenheten Information i Ladok Ladok Antagningsbesked Rutinen ses över 80

81 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Information i databasen Move on Move on Hantera utresande studenter Ansöka om medel Ansökningar med bilagor Hantera ansökningar från studenter Registreringsblankett Hantera en andra ansökan Nomineringsintyg Rapportera till UHR Learning agreement och changes to learning agreement Information i databasen Move on Move on Administrera stipendier för utbytesstudier Ansökan Ansökningar Agresso 13 år Confirmation of 81

82 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / studies abroad Ansökan Agresso 13 år Erasmusrapport Reserapport Interemistisk rapport Slutrapport Hantera utbyten av lärare och administratörer Ansökan Omföringsblankett Agresso 13 år Confirmation of attendance Kontrakt; teaching programme 82

83 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Hantera disciplinära åtgärder mot studenter Handlägga ärenden gällande vilseledande vid prov, störande av undervisning m m Anmäla fusk m m Begära yttrande Anmälan Skrivelse Yttrande Utreda och fatta beslut Utredning och beslut Prövas av disciplinnämnd Beslut Meddela CSN Skrivelse Handlägga ärenden gällande avskiljande från studier Anmäla till Högskolans avskiljandenämnd Hantera/kommentera studentens svar Anmälan Studentens svar Skrivelse Hantera och verkställa nämndens beslut Beslut 83

84 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Stödja funktionsnedsatta studenter Ta emot ansökan Göra bedömning Ansökan med läkarintyg Anteckningar, korrespondens Eget diarium Eget diarium Registreras i diarium i Excel Fatta beslut Beslut Eget diarium Registrera handlingar Diarium i Excel Hantera lika villkorsärenden gällande studenter Hantera lika villkorsärenden Rapportera till Stockholms universitet och Specialpedagogiska skolmyndigheten Ge råd och stöd Ta emot anmälan Hantera DO-anmälan Register i Excel Anteckningar, e- post Anmälan Underlag (anteckningar e- post m m) Beslut Anmälan, yttranden, beslut Hur anmälan hanteras påverkar om den diarieförs eller inte. Leder anmälan till ett beslut diarieförs den. 84

85 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Föra register över studenter Registrera student Information i Studentregister/ Ladok Ladok Hantera löpande information i studentregistret Information i Studentregister/ Ladok Ladok Rapport era studieresultat m m till andra myndigheter Förvalta systemet/registret Lämna information till CSN och UHR Ladokordning Filer ur Ladok ang registrerade studenter, resultat, avbrott, examina m m Ladok Se Utveckla, förvalta och drifta IT-stöd för övriga handlingar rörande systemadministration 85

86 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Samord na tentamina Boka tentamenstillfällen Bokningar i TimeEdit TimeEdit Anmälningslistor Ladok på webb Distribuera tentamina Tentamina Distributionslistor Redovisas under 3.3, Utbilda Genomföra tentamenstillfälle Kvitteringslista 1 år Admini strera och planera scheman Ta in underlag från avdelningar Planera/lägga scheman Pauslista Underlag Kursscheman 1 år Time Edit, Never Lost elektroniskt Admini strera högskoleprovet Hantera lokalbokningar, ej kopplade till ett schema Ta emot anmälningar och sena anmälningar Bokningar Lista på anmälda Högskoleprovsanmälan Högskoleprovsanmälan Hanteras av UHR 86

87 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Ta emot inbetalningar för sena anmälningar Listor över postgiroinbetalningar Agresso 10 år Hanteras av ekonomiavdel ningen i Fördela personer som ska skriva provet på ort och lokal Deltagarlistor Högskoleprovsanmälan Originalen skickas till Umeå universitet. MIUN:s kopior gallras vid nästa provomgång Beställa prov Beställning i Högskoleprovsanmälan Högskoleprovsanmälan Handlingar hanteras av UHR Intyg ang synskada och dyslexi Genomföra provtillfälle Ifyllda svarshäften Provhäften med frågor efter godkännand e från UHR Svarshäften hanteras av Umeå universitet 87

88 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Bedriva biblioteksverksamhet Administrera biblioteksrådet Ifyllda deltagarlistor Kallelser Original hanteras av Umeå universitet, MIUN:s kopior gallras vid nästa provomgång Protokoll/ anteckningar Administrera biblioteksbestånd Administrera beståndsregister Beståndsregister/ katalog i ALEPH Hantera nyförvärv Förvärvspolicy Inköpsförslag I övrigt följer aktiviteten 2.4. Upphandla varor och tjänster samt Hantera kostnader Ta fram statistik Statistik 88

89 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Hantera avtal Avtal Uppsägning av avtal Administrera låntagare, lån och fjärrlån Information i bibliotekssystemet angående låntagare, lån och reservationer ALEPH Arbeta med bibliometri Påminnelser Analyser; underlag till årsredovisning, verksamhetsplanering m m ALEPH Aktiviteten följer sedan Hantera intäkter Informera, utbilda och handleda studenter och personal Informera Informationsmaterial, egenproducerat Information på hemsida 1 arkivexemplar bevaras Se 2.6. Kommunicera/ Informera 89

90 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Utbilda Utbildningsmaterial Utbildningsmaterial från större utbildningssatsningar i egen regi bevaras i ett arkivexemplar. Övriga handlingar gallras vid. Handleda Frågor och svar via mejl och chatt och diarieförs om informationen är av betydelse, övriga handlingar gallras vid Stödja funktionsnedsatta studenter Delprocessen genererar inga handlingar, se , stödja funktionsnedsatta 90

91 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / studenter Administrera Sambiblioteket Administrera Sambiblioteksrådet Kallelser Anteckningar med bilagor Administrera Systemrådet Kallelser Anteckningar med bilagor Samordna och utveckla lärandestöd för lärare och studenter Administrera operativ styrgrupp för LRC Härnösand Administrera arbetsgrupper (husgrupp, IT-grupp) Kallelser, anteckningar, bilagor Kallelser med bilagor Anteckningar med bilagor Informera, utbilda och handleda lärare Utbildningsmaterial Informationsmaterial, handledningar m 1 arkivexemplar bevaras Utbildningsmaterial från större utbildningssatsningar i egen regi 91

92 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / m, egenproducerat bevaras i ett arkivexemplar Övriga handlingar gallras vid. Bedriva studentmentorverksamhet Korrespondens, frågor och svar via mejl och chatt och diarieförs om informationen är av betydelse, övriga handlingar gallras vid Stödja lärares och studenters medieproduktion Processen genererar inga handlingar Administrera och utveckla universitetets lärplattform Handlingar i lärplattformen redovisas under respektive process. Se

93 Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / Utveckla, förvalta och drifta IT-stöd för övriga handlingar rörande systemadministration 93

94 3. Utbildning på grund- och avancerad nivå Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / 3.1. Utforma och hantera ämnen och huvudområden samt utbildningsutbud Utforma och hantera ämnen och huvudområden Lämna förslag från avdelning till fakultet Förslag om nytt ämne/ huvudområde Bereda ärendet på fakultet Beslut i grundutbildningsråd Beslut i fakultetsnämnd Fatta beslut Rektors beslut Utforma och hantera kurs- och utbildningsplaner Hantera grundinformation Skapa och granska kursplaner och utbildningsplaner Inmatningsformulär Kursplaner och utbildningsplaner Atlas Atlas, Revidera kurs- och utbildningsplaner Bereda ärenden och fatta beslut Reviderade kursoch utbildningsplaner Avdelningens förslag till utbildningsplan Beslut i Atlas Utbildningspla ner diarieförs, kursplaner registreras enbart i Atlas för planer där innehållet har 94

95 3. Utbildning på grund- och avancerad nivå Process Delprocess Aktivitet Handlingstyp Registrering / grundutbildningsråd med bilagor Beslut i fakultetsnämnd med bilagor Rektors beslut, inkl beslutad utbildningsplan och fakultetens förslag till utbildningsplan ändrats. mindre ändringar/ korrektur bevaras den senaste versionen. Tidigare versioner gallras vid. Ansöka om tillstånd för alternativt urval Ansökan Beslut Signera Elektronisk signatur Atlas Hantera texter om utbildning för publicering på miun.se Hantera tillfällesinformation Skapa texter i Atlas Presentera utbildningsutbud på miun.se Skapa tillfällesinformation Texter i Atlas Presentation av utbildningsutbud Tillfällesinformation Atlas Atlas Arkiveras i o m den kvartalsvisa arkiveringen av miun.se 95