ÅRSSTÄMMA 2013 Tutvikens samfällighetsförening

Transkript

1

2 ÅRSSTÄMMA 2013 Tutvikens samfällighetsförening Dagordning 1. Val av ordförande för stämman 2. Val av sekreterare för stämman 3. Fastställande av röstlängd samt val av två rösträknare 4. Val av två justerare 5. Styrelsens och revisorernas berättelse 6. Ansvarsfrihet för styrelsen 7. Framställan från styrelsen Fastställande av stadgeändringar antagna på extrastämman 5 dec 2012 Beräknad kostnad för underhåll av vägar Fråga om årsmötet kan besluta om att söka statsbidrag för vägunderhåll

3 fortsättning dagordning: 8. Ersättning till styrelsen och revisorerna 9. Styrelsens förslag till inkomst- och utgiftsstat samt debiteringslängd 10. Val av styrelse (ledamöter), ordförande och suppleanter 11. Val av två revisorer och en suppleant 12. Val av valberedning 13. Meddelande om plats där stämmoprotokoll hålls tillgängligt 14. Avslutande av årsmöte Kallelsen skickades 24 mars samt lades ut på hemsidan Anser stämman att mötet är behörigen utlyst?

4 1. Val av ordförande för stämman 2. Val av sekreterare för stämman 3. Fastställande av röstlängd samt val av två rösträknare 4. Val av två justerare 5. Styrelsens och revisorernas berättelse 6. Ansvarsfrihet för styrelsen 7. Framställan från styrelsen Fastställande av stadgeändringar antagna på extrastämman 5 dec 2012

5 Stadgeändringar Stadgeändring kan ske först efter två genomförda stämmor där ändringarna fastställs på den första och antas på den andra stämman. Kommande stadgeändringar är fastställda vid extrastämman 5 dec 2012.

6 Förslag till ändring i 7 Befintlig: Kallelse av ledamöterna till styrelsesammanträde skall ske minst tre (3) veckor före sammanträdet. Nytt förslag: Kallelse av ledamöterna till styrelsesammanträde skall ske minst två (2) veckor före sammanträdet Bakgrund Då mycket händer inom föreningen som kräver snabbare beslutshantering än tre veckor. För att styrelsen ska kunna hantera frågor som kräver styrelsebeslut behöver kallelsetiden kortas ner en vecka. Bruklig tid för kallelse till styrelsemöte är två veckor.

7 Förslag till ändring i 13 Befintlig: Om stämman skall godkänna uttaxering skall styrelsen bereda medlemmarna tillfälle att från det att kallelseåtgärd vidtagits ta del av debiteringslängd, utvisande det belopp som skall uttaxeras, vad som belöper på varje medlem och när betalning skall ske. Nytt förslag: Om stämman skall godkänna uttaxering skall styrelsen upprätta och på föreningsstämma framlägga debiteringslängd utvisande det belopp som skall uttaxeras, vad som belöper på varje medlem och när betalning skall ske. Bakgrund Mycket hinner ske på fyra veckor, kostnadsförändring, ändring av andelstal samt ägarbyte av fastighet. Den kan justeras ända fram till stämman, men den fastställs alltid på stämman.

8 Förslag till ändring i 14 Befintlig (2 ställen): per post till fastighetsägarens folkbokföringsadress och genom föranmäld e-postadress. Nytt förslag: per post till fastighetsägarens folkbokföringsadress eller genom föranmäld e-postadress. Bakgrund Istället för att skicka post som kostar porto, kuvert mm så kan de medlemmar som vill få handlingarna till e- postadress. Det finns inget lagkrav på att en förening som vår behöver skicka per post.

9 Förslag till ändring av stadgar 19.(ny) Informationsskyldighet Vid ägarbyte skall säljaren anmäla försäljning och nya ägare till föreningen samt informera de nya ägarna om föreningen och dess stadgar. Nya ägare skall i sin tur kontakta föreningen omgående efter tillträdet för välkomnande och säkerställning av nödvändig information. Medlem skall omgående meddela förändring som kan medföra förändring av andelstal till föreningen t.ex. användningssätt för bostad ändras stadigvarande från fritidsboende till helårsbostad eller vice versa, obebyggd tomt bebyggs med helårs eller fritidsbostad eller annan trafik som uppkommer eller upphör från en fastighet. Vid nybyggnation på tomt skall ägaren av fastigheten kontakta föreningen då fastighetsägaren ansvarar för att trumma nedlägges under infart till fastigheten. Om en medlemsfastighet har delägare med olika adresser skall styrelsen informeras till vilken av adresserna fakturor skall skickas. Bakgrund: För att säkerställa att rätt ägare får rätt information. Lantmäteriet ligger efter ca tre veckor i sin administration. Det är fastighetsägarens skyldighet att lägga ner trumma. Det är inte brukligt att skicka fakturan till mer än en adress. Det finns risk för dubbelbetalning exempelvis så godkänner faktureringsprogram inte fakturor till två adresser.

10 1. Val av ordförande för stämman 2. Val av sekreterare för stämman 3. Fastställande av röstlängd samt val av två rösträknare 4. Val av två justerare 5. Styrelsens och revisorernas berättelse 6. Ansvarsfrihet för styrelsen 7. Framställan från styrelsen Fastställande av stadgeändringar antagna på extrastämman 5 dec 2012 Beräknad kostnad för underhåll av vägar

11 Barmarksunderhåll, standard Hyvling av väg, 2 ggr/säsong Potthålslagning, 2 ggr/säsong Dammbindning, 1 ggr/säsong

12 Barmarksunderhåll, förstärkt Hyvling av väg, ytterligare 2 ggr/säsong Utläggning asfaltskross Rensning av vägtrummor Komplettering av vägtrummor Dikeshyvling Ev. akut lagning av väg

13 Väghyvel Sladdning av väg

14 Vinterunderhåll som i vintras 14 st snöröjningar 8 st sandningar Jourersättning Sandlådor inklusive påfyllnad

15 1. Val av ordförande för stämman 2. Val av sekreterare för stämman 3. Fastställande av röstlängd samt val av två rösträknare 4. Val av två justerare 5. Styrelsens och revisorernas berättelse 6. Ansvarsfrihet för styrelsen 7. Framställan från styrelsen Fastställande av stadgeändringar antagna på extrastämman 5 dec 2012 Beräknad kostnad för underhåll av vägar Fråga om stämman kan besluta om att söka statsbidrag för vägunderhåll

16 Statsbidrag Syftet är att bidraget skall gynna de transportpolitiska målen Föreningen bör ansöka om statsbidrag för att trafikverket skall bedöma om vi är bidragsberättigade. För att söka och erhålla bidrag krävs vissa åtgärder. Dessa är i sig redan tvingande då förrättningens kvalitetskrav på underhållet ger att vi skall hålla vägarna i skick att erhålla statsbidrag. Vid tillsynen kommer trafikverket särskilt att titta på: Anslutning till allmän väg ur trafiksäkerhetssynpunkt Grusslitlager och beläggningsslitage Diken och kantskärning så att vatten inte blir stående på vägbanan Trummor ska vara rensade samt in- och utlopp ska fungera Röjning till normalt 2 meter från vägkant och 4,6 meter högt Bidraget ligger på 40% av planerad drift

17 8. Ersättning till styrelsen och revisorerna Föreslagen ersättning enligt tidigare år. Tidigare ersättning har varit lagd till totalt 30 tkr för styrelsen att fördela. Där 20 tkr föreslås fördelas mellan ledamöter och 10 tkr till styrelsen att besluta.

18 8. Ersättning till styrelsen och revisorerna 9. Styrelsens förslag till inkomst och utgiftsstat samt debiteringslängd

19 Inkomst och utgiftsstat alt 1 INKOMST- OCH UTGIFTSSTAT Alt 1 Budgeterade intäkter och kostnader för perioden INTÄKTER Medlemsintäkter avseende säsongen 2013/ ,00 TOTALA INTÄKTER ,00 KOSTNADER Kostnader för väghållning Barmarksunderhåll ,00 Vintervägunderhåll ,00 Summa kostnader för väghållning ,00 Bygger på en gynnsam säsong utan hänsyn till extrema vädersituationer eller arbeten i närområdet. Avsättningen till underhållsfond ligger på minimum av vad som anges i stadgarna 12 Övriga externa kostnader Förbrukningsinventarier och material ,00 Kontorsmaterial och trycksaker ,00 Kostnad för hemsida ,00 Porto ,00 Sammanträdeskostnader ,00 Avgifter för registerutdrag ,00 Kostnad för ändring av andelstal ,00 Bankavgifter ,00 Avgift organisationer , ,00 Löner och arvoden Arvoden ,00 Summa löner och arvoden ,00 Avsättning till underhållsfond ,00 TOTALA KOSTNADER ,00 Buffert ,00 Beräknat resultat 0,00

20 INKOMST- OCH UTGIFTSSTAT Alt 2 Inkomst och utgiftsstat alt 2 Budgeterade intäkter och kostnader för perioden INTÄKTER Medlemsintäkter avseende säsongen 2013/ ,00 TOTALA INTÄKTER ,00 KOSTNADER Kostnader för väghållning Barmarksunderhåll ,00 Vintervägunderhåll ,00 Summa kostnader för väghållning ,00 Övriga externa kostnader Förbrukningsinventarier och material ,00 Kontorsmaterial och trycksaker ,00 Kostnad för hemsida ,00 Porto ,00 Sammanträdeskostnader ,00 Avgifter för registerutdrag ,00 Kostnad för ändring av andelstal ,00 Bankavgifter ,00 Avgift organisationer , ,00 Löner och arvoden Arvoden ,00 Summa löner och arvoden ,00 Bygger på en gynnsam säsong med begränsad hänsyn till extrema vädersituationer eller arbeten i närområdet. Avsättningen till underhållsfond ligger på minimum av vad som anges i stadgarna 12 Styrelsen förordar alternativ 2 då vi saknar erfarenhetsvärde för denna tid och det gångna året visar på, för vägarna, ogynnsamt väder. Avsättning till underhållsfond ,00 TOTALA KOSTNADER ,00 Buffert ,00 Beräknat resultat 0,00

21 Debiteringslängd mot alt 1 DEBITERINGSLÄNGD TUTVIKENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Beteckning: Haninge Tutviken GA:1 Förvaltning: Tutvikens Samfällighetsförening, org. nr Kommun: Församling: Haninge Österhaninge Totalt antal andelar (1) 145 Totalt belopp att utdebitera: Per andel (1) 1) kr kr 1) Styrelsens förslag till andel (1) är kr Vilket för respektive andelstal innebär i kr: Hela perioden Belopp per faktura 0,1 320 kr 160 kr 0,2 640 kr 320 kr 0, kr 560 kr 0, kr 800 kr 0, kr kr kr kr Vid fler än en adressmottagare per fastighet faktureras den som står överst på debiteringslängden. Senaste betalningdag för samtliga fastigheter föreslås till samt Utdebiterat belopp erläggs på föreningens bankgiro enligt information på erhållen faktura. Påminnelseavgift om 50 kr utgår vid påminnelse om försenad inbetalning. Dröjsmålsränta med en räntesats på 8 % över gällande referensränta utgår på förfallet belopp till dess att full betalning sker. OBS! Uttaxerade belopp som inte inbetalas efter en påminnelse kommer att överlämnas för utmätning ur medlemmens fastighet.

22 Debiteringslängd mot alt 2 DEBITERINGSLÄNGD TUTVIKENS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Beteckning: Haninge Tutviken GA:1 Förvaltning: Tutvikens Samfällighetsförening, org. nr Kommun: Församling: Haninge Österhaninge Totalt antal andelar (1) 145 Totalt belopp att utdebitera: Per andel (1) 1) kr kr 1) Styrelsens förslag till andel (1) är kr Vilket för respektive andelstal innebär i kr: Hela perioden Belopp per faktura 0,1 420 kr 210 kr 0,2 840 kr 420 kr 0, kr 735 kr 0, kr kr 0, kr kr kr kr Vid fler än en adressmottagare per fastighet faktureras den som står överst på debiteringslängden. Senaste betalningdag för samtliga fastigheter föreslås till samt Utdebiterat belopp erläggs på föreningens bankgiro enligt information på erhållen faktura. Påminnelseavgift om 50 kr utgår vid påminnelse om försenad inbetalning. Dröjsmålsränta med en räntesats på 8 % över gällande referensränta utgår på förfallet belopp till dess att full betalning sker. OBS! Uttaxerade belopp som inte inbetalas efter en påminnelse kommer att överlämnas för utmätning ur medlemmens fastighet.

23 8. Ersättning till styrelsen och revisorerna 9. Styrelsens förslag till inkomst och utgiftsstat samt debiteringslängd 10. Val av styrelse (ledamöter), styrelseordförande och suppleanter 6 STYRELSEVAL Styrelsen väljs vid ordinarie föreningsstämma Mandattiden för ledamot är två (2) år och för suppleant ett år. Första gången val äger rum skall två (2) ledamöter väljas på ett år. Stämman utser ordförande bland styrelsens ledamöter. I övrigt konstituerar styrelsen sig själv.

24 Nuvarande styrelse Led sekreterare Linda Langen Åkerlund Led kassör Kristin Sundberg Led Michael Engström Led vägmästare Peter Ahlberg Led ordförande Kim Settergren Suppleant Leif Persson Suppleant Stefan Wååg Suppleant Åsa Svensson Suppleant Marie Waldenström STYRELSEVAL 1. Till ledamot på ett år väljs 2. Till ledamot på ett år väljs 3. Till ledamot på två år väljs 4. Till ledamot på två år väljs 5. Till ledamot på två år väljs 1. Till suppleant på ett år väljs 2. Till suppleant på ett år väljs 3. Till suppleant på ett år väljs 4. (Till suppleant på ett år) väljs Till ordförande på ett år väljs

25 8. Ersättning till styrelsen och revisorerna 9. Styrelsens förslag till inkomst och utgiftsstat samt debiteringslängd 10. Val av styrelse (ledamöter), styrelseordförande och suppleanter 11. Val av två revisorer och en suppleant 10 REVISION För granskning av styrelsens förvaltning skall medlemmarna på ordinarie föreningsstämma utse två (2) revisorer och en (1) suppleant. Nuvarande revisorer & suppleant Revisor Helena Kraft Revisor Andreas Söderstedt Suppleant Björn Sjölund Val av revisorer 1. Till revisor för ett år väljs 2. Till revisor för ett år väljs 3. Till revisorssuppleant för ett år väljs

26 8. Ersättning till styrelsen och revisorerna 9. Styrelsens förslag till inkomst och utgiftsstat samt debiteringslängd 10. Val av styrelse (ledamöter), styrelseordförande och suppleanter 11. Val av två revisorer och en suppleant 12. Val av valberedning En valberedning är en förtroendevald arbetsgrupp vars mål är att förbereda val av funktionärer (tex en styrelse) Valberedningens uppgift är att samla kandidater och om de har mandat jämföra kompetens och att om lämpligt förorda något alternativ. Val av valberedning två personer varav den ena som sammankallande. 1. I valberedning som sammankallande för ett år väljs. 2. I valberedning för ett år väljs.

27 8. Ersättning till styrelsen och revisorerna 9. Styrelsens förslag till inkomst och utgiftsstat samt debiteringslängd 10. Val av styrelse (ledamöter), styrelseordförande och suppleanter 11. Val av två revisorer och en suppleant 12. Val av valberedning 13. Meddelande om plats där stämmoprotokoll hålls tillgängligt Stadgar 20 Protokolljustering, tillgänglighållande Stämmoprotokollet skall justeras inom två veckor efter stämman och därefter hållas tillgängligt för medlemmarna. Protokollet anslås på föreningens webbsida samt finns tillgängligt hos ordföranden.

28 8. Ersättning till styrelsen och revisorerna 9. Styrelsens förslag till inkomst och utgiftsstat samt debiteringslängd 10. Val av styrelse (ledamöter), styrelseordförande och suppleanter 11. Val av två revisorer och en suppleant 12. Val av valberedning 13. Meddelande om plats där stämmoprotokoll hålls tillgängligt 14. Avslutande av årsmöte

29