kl Anders Hansson (S) Per Svensson (M) fr o m 109 Monika Ekström 111. Johnny Mårtensson (M) Carl Ling (M) Monika Ekström (MP)

Transkript

1 SN 2014/ Plats och tid Serviceförvaltningen, Kristallen, Brotorget 1, Lund kl Ordförande Jan B Tullberg (M) Vice ordförande Karl Branzén (FP) 2:e vice ordförande Johan Lambreus-Mattsson (MP) Rikard Anehus (M) Gert Andersson (C) t o m 108 Per Olsson (S) ej 111 Lennart Niemelä (V) Tjänstgörande ersättare: Ersättare: Ingvar Hansson (C) Anders Hansson (S) Per Svensson (M) fr o m 109 Monika Ekström 111 Per Svensson (M) Johnny Mårtensson (M) Carl Ling (M) Monika Ekström (MP) Övriga närvarande Övriga närvarande se sid 2 Justerare Karl Branzén (FP) med ersättare Johan Lambreus-Mattsson (MP) Paragrafer Plats/tid för justering Måndagen den 22 december 2014 kl 0900 Serviceförvaltningen, Kristallen, Brotorget 1, Lund Underskrifter Sekreterare.. Ulla Bladh LUNDS KOMMUN Ordförande Justerare.. Jan B Tullberg.. Karl Branzén ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Serviceförvaltningen, Kristallen, Brotorget 1, Lund Underskrift.. Ulla Bladh

2 2 Tjänstemän Pål Svensson, servicedirektör Gertrud Sonesson-Wessman, kostchef Christer Nilsson, t f fastighetschef Jonna Myrebris, blivande fastighetschef, Steve Petkovski, t f entreprenadchef Rebecka Kärrholm, fastighetsjurist Katarina Otz, kommunikatör Roland Lindqvist, ekonomichef Anne Pivén, miljösamordnare Ulla Bladh, nämndsekreterare

3 3 98 Fastställande av dagordning att fastställa föreliggande dagordning.

4 4 99 Drift- och investeringsprognos 3, 2014 SN 2014/0064 Vid tre tillfällen per år skall kommunens nämnder överlämna en helårsprognos till kommunstyrelsen. Prognos 3 per 30 november 2014 ger underlag för bedömningar inför årsanalysen 2014 och innehåller en översiktlig ekonomisk bedömning. Investeringarna för 2014 utgör ca 579 mnkr jämfört med investeringsramen om 613 mnkr. Serviceförvaltningens resultat bedöms nu bli ca -2,1 mnkr det vill säga 23,3 mnkr under resultatkravet. Serviceförvaltningens tjänsteskrivelse beslutar att överlämna prognos 3 för 2014 inklusive investeringsprognos till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen, Kommunkontoret, ekonomiavdelningen Lundafastigheter, Markentreprenad Måltidsservice

5 5 100 Internbudget 2015 SN 2014/0212 Varje förvaltning ska upprätta förslag till internbudget 2015 utifrån EVP Föreliggande förslag överlämnas till servicenämnden för antagande. En alternativ budget som tar hänsyn till underhållsbehovet avseende fastighetsbeståndet biläggs som information. Serviceförvaltningens förslag till internbudget 2015, Serviceförvaltningens alternativa budgetförslag 2015 Serviceförvaltningens tjänsteskrivelse Yrkande Jan B Tullberg (M) yrkar att servicenämnden ånyo understryker att från år 2015 bör kostnaderna för ordinarie underhåll av byggnadsbeståndet öka till den nivå som är nödvändig givet beståndets storlek. Johan Lambreus-Mattsson (MP) med instämmande av Karl Branzén (FP): Vi konstaterar att medel för planerat underhåll är otillräckliga. Vi vill be fullmäktige prioritera bland underhållsåtgärderna enligt förslag som serviceförvaltningen lämnat. beslutar att ånyo understryka att från år 2015 bör kostnaderna för ordinarie underhåll av byggnadsbeståndet öka till den nivå som är nödvändig givet beståndets storlek att då medel för planerat underhåll är otillräckliga vill vi be kommunfullmäktige att prioritera bland underhållsåtgärderna enligt förslag som serviceförvaltningen lämnat samt att överlämna internbudget för 2015 till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen Ekonomikontoret Samtliga affärsområdeschefer serviceförvaltningen

6 6 101 Kristallen 1 preliminär kostnadsredovisning Dnr SN 2014/0215 För projektet Kristallen - uppförande av en ny förvaltningsbyggnad i centrala Lund, till vilken byggnad fem förvaltningar har flyttat görs nu en preliminär slutredovisning. Redovisningen omfattar endast frågor om byggnationen. Kostnaden för projektet kommer inte att överstiga de 350 mnkr som lämnats som slutlig investeringsram. Byggnationen har präglats av omsorg om den arkitektoniska gestaltningen och stor vikt har lagts vid miljö- och energifrågor. Preliminär slutredovisning Serviceförvaltningens tjänsteskrivelse beslutar att servicenämnden tar del av den gjorda preliminära slutredovisningen avseende projektet Kristallen och lägger det till handlingarna. Servicedirektör Fastighetschef

7 7 102 Slutrapport paviljongförskola kv Kantorn 1 på Södra Råbylund, Lund SN 2014/0216 Sedan det konstaterats att skol- och förskolebyggnaderna på Runaskolan var fukt- och mögelskadade bedömdes ett paviljongprojekt på Södra Råbylund kunna tillgodose skolans behov. Kommunstyrelsen beslöt därför först om igångsättningstillstånd för inhyrning av moduler. Igångsättningstillståndet ändrades till att istället avse inköp av modulerna. beslöt att godkänna kostnadsavvikelse avseende projektet. Projektet har avslutats för att övergå i förvaltningsfas. Kostnaderna för projektet uppgår till 47,7 mnkr. Det slutligen beviljade igångsättningstillståndet samt den därefter godkända prognosticerade kostnadsavvikelsen uppgick tillsammans till 48,9 mnkr. Avvikelsen från igångsättningstillståndet beror på ett flertal omständigheter; förhöjda markkostnader och krav på kort produktionstid har haft stor inverkan. Serviceförvaltningens tjänsteskrivelse (bifogas inte) Slutkostnadsrapport Serviceförvaltningens tjänsteskrivelse beslutar att ta del av den gjorda slutredovisningen avseende projektet Kantorn 1 och lägger den till handlingarna. Servicedirektör Fastighetschef Handläggare

8 8 103 Slutredovisning Högevallsbadet, Lund Dnr SN 2014/0217 Projektet ombyggnad av Högevallsbadet har avslutats , för att övergå i förvaltningsfas. Kostnaderna för badet uppgår till 334,9 mnkr; den slutliga investeringsramen avseende projektet uppgick till 336 mnkr. Projektet har visat på vikten av val av entreprenadform i högriskprojekt, behovet av en fungerande investeringsprocess, goda kommunikationer mellan förvaltningar, vikten av lokalprogram/kravspecifikation samt tydliga beslutsmandat. Slutkostnadsredovisning Högevallsbadet Serviceförvaltningens tjänsteskrivelse beslutar att ta del av den gjorda slutredovisningen avseende projektet ombyggnad av Högevallsbadet och lägger den till handlingarna. Servicedirektör Fastighetschef

9 9 104 Preliminär slutredovisning Slangbågen F- 3 skola, Lund samt beslut om redovisningsrutin Dnr SN 2014/0219 Presentation av preliminär slutredovisning avseende Slangbågen F-3-skola samt förslag till mall för framtida preliminära slutredovisningar i projekt som inte överskrider beviljat igångsättningstillstånd, inneburit särskilda svårigheter eller av annan orsak bör slutredovisas mer extensivt. Projektsammanfattning Slangbågen F-3-skola Serviceförvaltningens tjänsteskrivelse beslutar att projektsammanfattning avsedd för överlämning av projekt från projekt- till driftsfas, även ska användas för preliminär slutredovisning till servicenämnden i projekt som inte överskrider beviljat igångsättningstillstånd och inte av andra orsaker bör redovisas extensivt samt att ta del av den gjorda preliminära slutredovisningen avseende projektet Slangbågen F-3-skola och lägger den till handlingarna. Servicedirektör Handläggare

10 Granskningsrapport för interna kontrollmål 2014 för servicenämnden SN 2013/0239 redovisar i denna rapport utfallet av det interna kontrollarbetet under Utgångspunkten för denna granskning har varit de kontrollmål som antogs i handlingsplanen för I de fall som brister eller förbättringsförslag framkommit i samband med granskningen av kontrollmålen har dessa samlats i en åtgärdsplan för att tydliggöra vilka åtgärder som behöver genomföras Handlingsplan för interna kontrollmål 2014, (bifogas inte) Arbetsmiljökarta serviceförvaltningen 2014 Serviceförvaltningens tjänsteskrivelse beslutar att godkänna utförd intern kontroll. Kommunstyrelsen Affärsområdeschefer serviceförvaltningen Handläggare

11 Matkupongspriser i Lunds kommun 2015 SN 2014/0213 Årligen fastställs priset för kommunens personalmatkuponger exklusive dessert utifrån måltidsservice genomsnittskostnad för en skollunch samt förändringen av Skatteverkets värde för fri lunch. Från och med 1 januari 2015 är lunchkupongspriset 51 kronor. Priset är inklusive 12 % moms. Skatteverkets ökning är ca 2,4 %. Matkupongpriset i Lunds kommun ökar däremot med 5,4 % vilket motsvarar ökningen av skolmatspriset med anledning av nya tillagningskök som ökar tillagningskostnaden per portion. Personalmatkuponger inklusive dessert finns endast inom vård- och omsorgsförvaltningens verksamheter. Personalmatkupongpriset inklusive dessert hanteras och beslutas därför av vård- och omsorgsnämnden. Matkupongpriserna gäller ej i Kristallens restaurang. Serviceförvaltningens tjänsteskrivelse inklusive kostnadskalkyl beslutar att höja matkupongpriset enligt ovanstående förslag. Samtliga nämnder Kommunstyrelsen Handläggare

12 Södra Råbylund igångsättningstillstånd skola/idrottshall SN 2014/0214 Det finns ett behov avseende dels skola/förskola för barn i åldrarna 1-9 år, dels en 2-positionshall på Södra Råbylund, Lund. Serviceförvaltningen ska i samarbete med barn- och skolförvaltning Lund stad samt kultur- och fritidsförvaltningen upprätta förfrågningsunderlag för upphandling av entreprenör för nybyggnad av skola/förskolan och idrottshallen. Skolan/förskolan byggs som en flexibel enhet och skall bedriva verksamhet för barn i åldrarna 1-9 år, totalt 200 barn. Idrottshallen byggs som en 2- positionshall. Skolan och idrottshallen finns upptagna i den av kommunfullmäktige beslutade investeringsramen för Serviceförvaltningen hemställer att igångsättningstillstånd beviljas avseende skolan/förskolan med 80 mnkr och avseende idrottshallen med 55 mnkr. Barn- och skolförvaltning Lunds stad skrivelse, Kultur- och fritidsförvaltningens skrivelse, Investeringsramar enligt beslut i kommunfullmäktige (bifogas ej) Kalkylsammanställning, Barnchecklista för Råbylund flexibel enhet för 200 barn Projektplan Södra Råbylund inklusive riskanalys, Serviceförvaltningens tjänsteskrivelse, beslutar att hos kommunstyrelsen hemställa om igångsättningstillstånd för projekt Södra Råbylunds skola med en kalkylerad kostnad på 80 mnkr samt att hos kommunstyrelsen hemställa om igångsättningstillstånd för projekt Södra Råbylunds idrottshall med en kalkylerad kostnad på 55 mnkr. Kommunstyrelsen BSN Lunds stad Kultur- och fritidsförvaltningen Fastighetschef serviceförvaltningen Handläggaren

13 Victoriastadion igångsättningstillstånd för installationer SN 2014/0230 Serviceförvatlningen/lundafastigheter tecknade hyreskontrakt med kultur- och fritidsförvaltningen om förhyrning av Victoriastadion. Kultur- och fritidsförvaltningen har i sin tur tecknat motsvarande avtal med bland annat idrottsklubben ATL. Hyresavtalet med kultur- och fritidsförvaltningen anger att ett antal installationer och renoveringar ska genomföras inom viss tid, bland annat utbyte av ventilation och armaturer samt tillgänglighetsanpassningar. Serviceförvaltningen föreslår att servicenämnden hos kommunstyrelsen hemställer om igångsättningstillstånd uppgående till 24,8 mnkr för åtgärder avseende Victoriastadion. Kostnaden för genomförandet av åtgärderna bedöms rymmas inom beslutad total investeringsram. Hyresavtal serviceförvaltning/kultur- och fritidsförvaltning Hyresavtal kultur- och fritidsförvaltning/ ATL Kostnadskalkyl daterad Projektplan inklusive riskanalys Serviceförvaltningens tjänsteskrivelse beslutar att hos kommunstyrelsen hemställa om igångsättningstillstånd för renoveringsprojekt avseende Victoriastadion med en kalkylerad kostnad om 24,8 mkr. Fastighetschef Handläggare

14 Förvärv av del av fastigheterna del av Vipemöllan 37 respektive 38, Lund SN 2014/0232 Utbildningsförvaltningen har beslutat ge serviceförvaltningen i uppdrag att genomföra om- och tillbyggnation av lokalerna på Vipeholm under förutsättning att kommunen kan förvärva två byggnader på området. Serviceförvaltningen har förhandlat fram utgångspunkterna för en sådan överlåtelse: köpeskillingen ska uppgå till kr. Utbildningsförvaltningens tjänsteskrivelse , beställning av lokaler Kartbilaga Detaljplan för Vipemöllan 39 med flera i Lund Investeringsramar enligt beslut i kommunfullmäktige (bifogas ej) Serviceförvaltningens tjänsteskrivelse beslutar att delegera åt servicenämndens arbetsutskott att fatta beslut i ärendet på de villkor som angivits i tjänsteskrivelsen och hemställa att kommunfullmäktige ingår förvärvsavtal avseende delar av fastigheterna Vipeholm 37:1 respektive 38:1 när förslag till förvärvsavtal föreligger. Kommunstyrelsen Servicedirektör Fastighetschef

15 Remissvar angående ny lokalinvesteringsprocess SN 2014/0226 Kommunkontoret har, tillsammans med företrädare från bland annat serviceförvaltningen, tagit fram ett förslag till en ny process för investeringar i lokaler. Förslaget har nu skickats ut på remiss till samtliga förvaltningar. Förslaget innebär väsentliga förändringar jämfört med dagens process. Serviceförvaltningen är i grunden positiv till förslaget men ser ett behov av att vissa frågor utreds ytterligare, och av att vissa förtydliganden görs. Karl Branzén (FP), Johan Lambreus-Mattsson (MP), Per Olsson (S) och Lennart Niemelä (V) yrkar bifall till förvaltningens skrivelse. Kommunkontorets tjänsteskrivelse PM Ny lokalinvesteringsprocess för Lunds kommun Lokalinvesteringsprocess Börläge Serviceförvaltningens tjänsteskrivelse beslutar att som yttrande över kommunkontorets skrivelse avseende Ny lokalinvesteringsprocess lämna serviceförvaltningens skrivelse Kommunstyrelsen Fastighetschef Servicedirektör

16 Förhyrning av byggnad 86 Sankt Larsområdet SN 2014/0052 På grund av ett växande behov av förskoleplatser inom skolområdet Järnåkra- Klostergården i kombination med förskolan Nordvästans behov av permanent förskolelokal behöver BSN Lund stad hyra lokaler på St Larsområdet i Lund. Det tidigare beslutade hyreskontraktet med Hemsö Öresund KB avseende förhyrning av Byggnad 18 föreslås ersättas av kontrakt avseende Byggnad 86. Förslaget omfattar även ett genomförandeavtal avseende de anpassningar som bedöms nödvändiga. Barn och skolnämnd Lunds stad beslut Hyreskontrakt för lokal nr med bilagor (6 st) upprättat av Hemsö Öresund KB Genomförandeavtal avseende Byggnad 86, Lund Klostergården 2:9 Serviceförvaltningens beslut (bifogas inte) Serviceförvaltningens tjänsteskrivelse beslutar att servicenämnden återkallar de fyra beslut som fattades av nämnden i ärende 27. att servicenämnden ger förvaltningen i uppdrag att teckna hyreskontrakt med Hemsö Öresund KB avseende Byggnad 86, under förutsättning att det har tecknats ett hyreskontrakt med barn- och utbildningsnämnden Lund stad att servicenämnden ger förvaltningen i uppdrag att teckna genomförandeavtal avseende förhyrning av Byggnad 86 samt att servicenämnden ger förvaltningen i uppdrag att genomföra upphandling, anta entreprenör och överlåta entreprenad i enlighet med genomförandeavtal avseende Byggnad 86. Protokollsanteckning Johan Lambreus-Mattsson (MP), Lennart Niemelä (V), Anders Hansson (S) Kommunen skall i huvudsak äga de lokaler kommunen nyttjar.

17 17 BSN Lund stad Servicedirektören Fastighetschefen

18 Områdesbestämmelser för Lilla Habo 4:7 i Lomma SN 2014/0026 Områdesbestämmelser för Lilla Habo 3:7 i Lomma kommun har översänts för yttrande i granskningsskedet till servicenämnden. Då ärendet inte berör servicenämndens verksamhet föreslås servicenämnden besluta att avstå från att yttra sig. Områdesbestämmelser för Lilla Habo 3:7 med flera i Lomma, Lomma kommun, Serviceförvaltningens tjänsteskrivelse beslutar att avstå från att yttra sig över områdesbestämmelser för Lilla Habo 3:7 med flera i Lomma, Lomma kommun (Furet/Kyrkfuret). Lomma kommun Handläggare

19 Ansökan om medel för kommunens miljöanslag SN 2014/0235 ansöker om bidrag från kommunens miljöanslag för en inomkommunal rådgivare under Ansökan till miljöanslaget för anställning av inomkommunal energirådgivare Serviceförvaltningens åtgärder i Energiplanen Serviceförvaltningens tjänsteskrivelse beslutar att ansöka om bidrag från kommunens miljöanslag för en inomkommunal rådgivare under 2015 Kommunstyrelsen

20 Rapport om serviceförvaltningens förbättringsarbete Muntlig rapport ges.

21 Information från serviceförvaltningen (muntlig) Uppföljning nummer fem av servicenämndens resultatutveckling och investeringar samt förbättringsarbete Muntlig information till kommunstyrelsens arbetsutskott, Lunds kommun, 24 november och servicenämnden 17 december. Nya organisation på måltidsservice, samverkad med start den 1 december Nya titlar för ledare i små kök=köksledare. Produktionsledare och områdeschefers titlar kvarstår. Om måltidspriser, dialog med skolförvaltningarna. Prisjustering enligt avtal m VoO 1,5%. Rekrytering av utvecklingssamordnare efter kommunfullmäktigebeslut den 27 november 2014.

22 Anmälningar av delegeringsbeslut SN 2014/0002 Sammanställning Anmälningar från nämndens verksamhetsområden har inkommit. Lundafastigheter Markentreprenad Markentreprenad Måltidsservice beslutar att lägga redovisningen till handlingarna

23 Anmälningar SN 2014/0003 Beslut och information har inkommit från kommunala organ. Sammanställning beslutar att lägga redovisningen till handlingarna

24 Lergökens förskola upphandling entreprenör SN 2014/0221 Serviceförvaltningen ska inom ramen för Inomhusmiljöprojektet renovera och bygga om ett antal fuktskadade skol- och förskolebyggnader i Lunds kommun. Förskolan Körsbäret ingick initialt i projektet, men utgick under hösten Förskolan Lergöken, som inte tidigare ingick i projektet, har sedan 2012 varit utrymd. Efter undersökningar har den visat sig vara möjlig att renovera, varför den nu tas in i Inomhusmiljöprojektet. Serviceförvaltningen har i samarbete med barn- och skolförvaltning Lunds Stad slutfört upprättande av förfrågningsunderlag för totalombyggnad av förskolan Lergöken. I samband med ombyggnaden kommer även lokalerna att anpassas efter verksamhetens nuvarande elevantal och pedagogik. För att kunna utöka antalet förskoleavdelningar kommer en tillbyggnad att göras. Anbudsgivare nr 3 (jämför bilaga 1) har lämnat det för kommunen mest förmånliga anbudet; fast pris 27,98 mnkr exklusive mervärdesskatt. Anbudsutvärdering och upphandlingsrapport, (bilaga 1) Kalkylsammanställning s beslut dnr SN 2013/ Inventering av fastigheter byggda , skol- och förskolebyggnader (bifogas inte) Serviceförvaltningens tjänsteskrivelse beslutar att utse anbudsgivare nr 3, se bilaga 1, som lämnat det mest fördelaktiga inkomna anbudet till entreprenör för rubricerat objekt mot ett fast pris av tjugosjumiljonerniohundraåttiotusen ( ) kronor exklusive mervärdesskatt. Servicedirektör Fastighetschef Chef fastighetsförvaltning Handläggaren