Case Blåsippans Äldreboende

Transkript

1 Högskolan i Gävle Institutionen för Ekonomi Organisationsteori B Grupp C3: Maria Blomgren Andreas Miljeteig Emma Persson Susanne Sarwe Handledare: Pär Villhelmson Case Blåsippans Äldreboende

2 Klockan är sju på morgonen, Monica och Barbro har precis gått av sitt nattskift. De knackar beslutsamt på dörren hos verksamhetschefen Svea. Den gröna lampan tänds och de tar ett djupt andetag och kliver in. Svea: Monica: Hej! Kom in och sätt er. Ni ville prata med mig om ett problem. Jag har lite ont om tid så jag förslår att vi går rakt på sak. Jo det är så här att vi under den senaste tiden märkt att skötseln av patienterna har försämrats avsevärt. Vi som jobbar på nätterna har bland annat märkt att en del patienter fått liggsår och de har inte fått sina blöjor bytta. Vi har även fått fler och fler patienter som vaknar på nätterna och mår dåligt på grund av att de inte fått sin medicin på dagen. Barbro nickar instämmande. Svea: Jasså! Det här var verkligen nyheter för mig. Men jag lovar att genast ta tag i saken så fort jag kan. Monica och Barbro känner sig nöjda med sin insats. De tackar för sig lämnar rummet. Ute i korridoren träffar de på Anna. Anna: Barbro: Anna: Monica: Anna: Barbro: Anna: Hej nattugglor! Vad gör ni kvar fortfarande? Vi hade lite problem med schemat bara. Ja ja så är det alltid. Är allt bara bra annars eller? Javisst, lite stressigt men annars flyter allt på bara bra. Jag måste rusa men ni glömmer väl inte festen på lördag? Nejdå den glömmer vi inte, det är klart att vi kommer. Ha det så bra! Detsamma! En månad senare har det fortfarande inte skett några förändringar och Monica och Barbro börjar må sämre och sämre på arbetet. De blir deprimerade av att se hur illa behandlad patienterna blir. De diskuterar ofta problemet med varandra och beslutar sig för att än en gång ta upp problemet med Svea. Rädda för att stöta sig med dagpersonalen och förstöra den goda stämningen som råder mellan de olika skiften, natt och dag, vill de inte ta upp problemet direkt med dagpersonalen. De anser att det är Sveas sak att ta upp dessa problem med den övriga personalen.de står än en gång framför Sveas dörrr och knackar på. Den gröna lampan tänds och de kliver beslutsamt in.

3 Svea: Barbro: Svea: Hej! Vad kan jag göra för er i dag då? Säger Svea lite surt. Jo det var det här problemet som vi tog upp sist vi var här. Det har ännu inte blivit någon förbättring och vi upplever att situationen förvärras varje dag för patienterna. (irriterat) Jo, det är så att jag har haft så mycket att göra de senaste veckorna Ni tror inte att ni kan ha missuppfattat situationen? Monica blir högröd i ansiktet Monica: Svea: Jag föreslår att du själv tar en titt på patienterna och ser hur de har det. Sedan kan du avgöra om vi missuppfattat situationen eller inte. Jo, jovisst det kommer jag givetvis att göra. Jag ska självklart ta tag i problemet. Barbro och Monica reser sig upp och lämnar rummet. Det går en månad till och ingenting händer. Vid det här laget har en av patienterna fått lämna boendet på grund av för svåra liggsår. På sjukhuset upptäcktes att såren var svårt inflammerade och innehöll mask. Monica och Barbro ser situationen som ohållbar och beslutar sig för att skriva ett brev till styrelsen. Ett par veckor efter att de skickat brevet märker de att den goda stämmningen på arbetet försvunnit. Dagpersonalen hälsar inte längre glatt på dem och ingen visar längre något intresse till att prata med dem. För att underlätta diskussionen bör man läsa de bilagor som medföljer innan man svarar på frågorna. (Förf. Anm.) Frågor 1. Är Sveas arbetsbörda alltför komplex? 2. Är kommunikationen tillfredställande? Om inte vad kan man göra för att förbättra den? 3. Hur kan man få personalen att bli mer samspelta?

4 Bakgrund Bilaga 1 Äldreboendet Blåsippan är ett privatägt företag som funnits i fem år. Företaget har 16 anställda i dagens läge. Dessa är fördelade på 10 ordinarie daganställda och 4 st. nattanställda, samt 2 i köket. Alla de anställda är idag kvinnor. Av patienterna är ca. 75 % rullstolsbundna vilket medför mycket tunga lyft för personalen. Detta har bidragit till att 2 anställda har blivit långtidssjukskrivna pga. rygg- och förslitningsskador. Dessutom är det många som är sjukskrivna kortare perioder. Utöver detta har en anställd blivit sjukskriven pga. utbrändhet. Sjukskrivningarna har lett till att företaget blivit tvungna att ta in vikarier för att klara av sina arbetsuppgifter. Vikarierna har ofta varit outbildade inom området. De har tex. inte utbildning att ge patienterna deras medicin. Monica och Barbro har arbetat inom vården i ca 15 år. De började som dagpersonal på Blåsippan men sökte en nattjänst eftersom de ville gå ned lite i arbetsbörda. De sökte nattjänst och fick det. Anledningen till att Barbro ville ha nattjänst var för att slippa de många och tunga lyften som dagpassen innehåller. Monicas anledning var att hon ville ha fler lediga dagar i veckan vilket hon får när hon jobbar natt. Svea har arbetat inom landstinget som avdelningschef innan hon sökte till tjänsten som chef för Blåsippan. Hon kände att hon inte kom någonstans i sin personliga utveckling inom landstinget och kände att hon behövde en ny utmaning. Det hon inte hade räknat med var att hon skulle få ett så stort ansvar direkt. Inte kunde hon veta att hon skulle få sköta så många administrativa frågor samtidigt som hon skulle hålla i personalfrågor. Inte för att hon hade nåt emot det administrativa arbetet men det var lite mycket ansåg hon själv. Hon vågade dock inte säga nåt till styrelsen för företaget då hon var rädd att hon skulle ses som inkompetent. Det var ju verkligen inte vad hon ville, hon trivdes ju bra med personalen, och ännu viktigare, dom verkade trivas med henne också.

5 Till styrelsen för Blåsippan Bilaga 2 Angående: Misskötsel av boendepatienter på Blåsippans äldreboende. Vi är två nattsköterskor på äldreboendet som mår dåligt på arbetet. Anledningen till detta är misskötseln av patienterna. Vi har upprepade gånger tagit upp problemet med verksamhetschefen Svea, dock utan märkbara resultat. Eftersom inga åtgärder vidtagits från Svea, ser vi ingen annan utväg än att vända oss till er för att frågan ska behandlas fortast möjligt. Den misskötsel vi upplever grundar sig på följande iakttagelser från vår sida. Flera patienter vaknar på nätterna och mår dåligt. Flera gånger har det visat sig bero på att de inte fått sin medicin, eller att de fått fel medicinering. Dåliga rutiner vid blöjbyten. Många patienter har gamla, obytta blöjor när vi börjar vårt pass Vi misstänker att duschning av patienterna inte utförs pga. tidsbrist. Anledningen till att vi misstänker detta är att patienterna avger en allt starkare odör. Flera patienter har allvarliga liggsår. Flera av dessa sår är inflammerade. Härom veckan åkte en av patienterna in på sjukhus pga. av ett allvarligt inflammerat liggsår. Det hade gått så långt att det fanns mask i såret. Vi upplever situationen som helt ohållbar. Patienterna far illa och vi anser att ovanstående är vanvård. Då vi vid tidigare påtryckningar inte fått någon respons, hoppas vi innerligt att någon kommer ta tag i problemet snarast möjligt. M V H Barbro och Monica

6 Lösningar Det första som vi anser nödvändigt är att tillföra en ny medarbetare till Svea. Anledningen till detta är att Svea idag har alldeles för stor arbetsbörda. Den nya personen kommer att få samma titel som Svea och ha huvudansvaret för personalen. Vi har bestämt oss för att anställa Yngve 42 år. Han har tidigare arbetat inom landstinget och har fått goda vitsord från sin tidigare chef. Vi tycker det är bra att man får en mer jämställd sammansättning av personalen på alla nivåer. Å andra sidan kan man tycka att det borde finnas personal som redan arbetar på hemmet, som kan lyftas upp och ges en chans men detta kan skapa motsättningar inom personalen. Därför tycker vi att det är bättre att rekrytera utifrån. Vi kommer även att anställa manlig personal till de nya teamen, som beskrivs mer utförligt nedan, för att skapa en mer jämställd personalstyrka. Enligt Arhén och Zaars bok Kvinnligt ledraskap så fungerar en jämställd arbetsstyrka mer effektivt än en homogen grupp, vilket vi anser troligt. Team Vi anser att Blåsippan bör införa arbetsteam på arbetsplatsen för att effektivisera arbetet och öka samarbetet. Till att börja med kommer denna förändring bara att innefatta den personal som arbetar på dagen. Det finns tre anledningar till detta, dels är nattpersonalen redan ett team då de endast är 4 st. i gruppen, dels är deras arbetsbörda inte lika tung som dagpersonalen. Den sista anledningen är att det är dagpersonalen som har akuta problem med att bedriva verksamheten på ett tillfredställande sätt. Vi har tre grundförutsättningar som måste uppfyllas för att de nybildade teamen ska bli effektiva. Dessa är: 1. Personalen i teamen måste veta vad de förväntas åstadkomma och ges klara uppgifter att lösa. 2. Teamen måste ha meningsfulla arbetsuppgifter för att personalen ska bli motiverade och i och med det blir de effektiva. 3. Medlemmarna måste kunna fungera som ett team. 1 Teamens sammansättning kommer att ta sin form efter att Yngve och Svea diskuterat igenom vilka personer som fungerar med varandra och vilka som inte gör det. Utöver detta kommer Yngve att hålla ett informationsmöte om att teamen kommer att införas med följande frågestund där alla kan få fråga det som de undrar över. Man kommer även att börja med de årliga personutvecklingssamtalen direkt för att få en uppfattning om hur personalen egentligen känner och för att se till att man får en hälsosam sammansättning av de nybildade teamen. De är viktigt att man strävar efter att få de personliga samtalen så ärliga och uppriktiga som möjligt för att få fram så sanningsenlig information som möjligt. 1 Lind & Skärvad, Nya team i organisationernas värld, sid 67

7 Teamen kommer ha rullande schema. De kommer att tilldelas patientgrupper som är indelade efter hur väl deras hälsa är. För att motsättningar inte skall uppkomma pga. att ena gruppen känner sig mer arbetsbelastade inför man därför rullande scheman. Kommunikation Kommunikationen idag fungerar uppenbarligen inte alls. Budskap går fram men resulterar inte i förändringar, vilket borde tyda på att kommunikationen, antingen feltolkas eller överses. För att ändra på dagens läge inför vi sk. APT eller arbetsplatsträffar. Dessa kommer att hållas förhoppningsvis en gång i veckan på en bestämd tidpunkt en viss dag. Anledningen till att man bör ha APT på bestämda tider är att man ska få in dessa som en del i arbetsuppgifterna. Om detta inte görs blir det lätt att man hoppar över mötet eller tycker att man inte har tid med sådant trams. Detta kommer man ifrån om man lägger in det i allas arbetsuppgifter, då man känner en skyldighet att närvara. Det finns givetvis en risk att man känner sig påtvingad av chefen att närvara trots att man har, som man själv anser det, viktigare saker att göra. 2 För att få bättre Human Resource Management, där en viktig utgångspunkt är att det mänskliga kapitalet är en stor tillgång, 3 vill vi införa årliga personutvecklingssamtal. Dessa samtal hoppas vi skall leda till att den enskilde personen skall känna sig mer uppskattad och viktigt i organisationen. Om man kan lyckas med detta kommer personalen utföra ett bättre och mer effektivt arbete, samtidigt som arbetsuppgifterna kommer att kännas mer meningsfulla Human Resource Planning (HRP) För att beskriva hur organisationen skulle tillgodose sitt behov av mänskliga resurser tycker vi att de ska använda sig av HRP. Enligt Armstrong består HRP av fyra viktiga steg. Dessa är: Prognos över framtida personalbehov Analys av tillgångar och efterfrågan på personal Planer för att matcha tillgång mot efterfrågan Övervakning av genomförandet av planering Dessa steg ska ge svar på följande frågor: Hur många anställda kommer vi behöva? Vilken kompetens krävs i framtiden? Räcker nuvarande mänskliga resurser för att möta framtida behov? Behövs utbildning? Behöver vi rekrytera? När behövs ny personal? När bör utbildning och rekrytering ske? 2 Ekstedt & Jönsson, Att leva platta organisationer, sid 68 3 Grönberg, PAOU, sid 21

8 Hur uppnår vi en effektiv personalanvändingn? 4 Vidare kan man enligt Armstrong använda sig av en modell för HRP. Modellen ligger med som en bilaga. Vi tror att ett arbete med denna HRP-process, genom användning av HRP-modellen, kan hjälpa Yngve i hans arbete med att förutse personalbrist och komma till avslut med problemet med icke kompetenta vikarier. När nu äldreboendet Blåsippan står inför en stor organisationsförändring är det ytterst viktigt att kommunikationen fungerar på ett tillfredsställande sätt. Om de anställda är motiverade till förändringen så kommer de att hjälpa till att underlätta genomförandet av den. Om de ej känner sig motiverade så kommer förändringen bli svårare att genomföra och en del personal kommer rentav att känna sig hotade och försöka motarbeta förändringen. 5 Den viktigaste faktorn för att underlätta genomförandet av förändringen är att informera personalen och hela tiden hålla dem up-to-date med vad som händer. Informationen måste vara snabb, saklig, rak och ärlig. 6 I fallet med Blåsippan torde det vara välkommet bland personalen med en förändring. Dagpersonalen måste, enligt oss, ha upplevt att det fanns problem, fastän de inte uttalat det ännu. De vill troligen också ha kompententa arbetskollegor omkring sig, som de vet kan genomföra vården av de gamla på ett säkert sätt. Det som vi tror kan möta visst motstånd är sammansättningen av teamen och nya arbetsrutiner som medför mer ansvar. Vi hoppas att det motståndet kan övervinnas genom att man i teamen kommer att få relativt fria händer och lägga upp arbetet som de tycker fungerar bäst. Förhoppningen är att motivationen att göra ett bra arbete ska öka och att stressen inte ska behöva slita fullt så mycket på personalen, då tid för planering avsätts. Mål Att sätta upp gemensamma mål för företaget är en förutsättning för att få alla anställda att jobba mot samma mål. Det är viktigt att dessa mål är gemensamt framtagna och att alla anställda kan identifiera sig med dessa. Risken man tar när en styrelse eller en ledning ger en eller flera målsättningar till sina anställda är att dessa inte blir förankrade på ett tillfredställande sätt. Vid framtagning av gemensamma mål är dock risken att man inte kan enas om de huvudsakliga mål som behövs. Anledningen till detta kan ligga i att det är för många som är inblandade i beslutstagandet. 7 Vi anser dock att i detta fall inte bör vara några problem med detta då verksamheten endast är inom ett område, dvs. äldreomsorg. 4 Grönberg, PAOU, sid Grönberg, PAOU, sid Grönberg, PAOU, sid Jones, Organizational theory, sid 24

9 Man bör ha både officiella och operativa mål. De officiella målen är det som beskriver varför organisationen finns och vad företaget ska göra. De operativa är de lång- och kortsiktiga mål som beskriver specifikt hur man ska gå till väga. 8 Förslag till mål för Äldreboendet Blåsippan Alla patienter skall få rätt medicin vid rätt tidpunkt Alla patienter skall under de kommande tre månaderna få gå ut minst 30 min per dag. Att inom 6 månader kunna ta ut alla patienter minst tre timar per dag. De patienter som kan och vill skall få tillstånd att på egen hand vistas inom Blåsippans område valfri tid inom 12 månader. Öka kvaliteten på maten genom outsourcing av köksdelen. Införa APT. Helst en gång per vecka. Dessa möten bör innehålla följande: Tidsplanering, arbetsfördelning, verksamhetsuppföljning och utvärderingar Införa personliga utvecklingssamtal. Samtalen ska hållas minst en gång per år. 9 Förutsatt att Blåsippan genomför ovanstående förslag på lösningar tror vi att de inom en snar framtid kommer få ett bättre rykte om sig som ett bra hem för äldre att bo på. Visst kommer det ta lite tid att arbeta in de nya teamen och få alla att arbeta mot samma gemensamma mål men detta tror inte vi kommer bli några problem. 8 Ibid 9 Ekstedt & Jönsson, Att leda platta organisationer, sid 65

10 Källförteckning Arhén & Zaar, Kvinnligt ledarskap, 1997, Ekerlids förlag Ekstedt & Jönsson, Att leda platta organisationer, andra upplagan, 2001, Novum grafiska AB, Göteborg Gramberg, Personal administration & organisationsutveckling, 1998, Centraltryckeriet, Borås Jones, Organizational theory, third edition, 2001, Prentice-Hall inc, New Jersey Lind & Skärvad, Nya team i organisationens värld, 2000, Kristianstads boktryckeri AB, Kristianstad

11 Blåsippan, organisationsschema Bilaga 3 Styrelse Svea Verksamhetschef Kök Dagpersonal Nattpersonal Blåsippan, nytt organisationsschema Styrelsen Svea Verksamhetschef Yngve Verksamhetschef Dagteam 1 Dagteam 2 Natteam

12 Processer i HRP Bilaga 4 Behov Tillgång Verksamhetspla n Analys av nuvarande resurser organisationspl an Aktivitetsplan Analys av interna resurser Analys av externa resurser Behovsbedömni ng Bedömning av tillgång å Analys av personalutnyttjand Beskrivning av underrespektive överskott Bemanningsplan Rekrytering Utbildning Produktivitet s- Förbättring Alternativa Möjligheter Omplacering Personalbudget/mått Bemanningskontroll Källa: Granberg, O, PAOU s.262