3 Kravspecifikation Tvätt av arbetskläder - Division Service. Dnr: Ansvarig: Josefine Barsk

Transkript

1 3 Kravspecifikation 2014 Tvätt av arbetskläder - Division Service Dnr: Ansvarig: Josefine Barsk

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 ALLMÄN INFORMATION FÖRUTSÄTTNINGAR SYFTE OMFATTNING OCH UPPDRAG Hyrtvätt Tvätt av kundägt gods VOLYM 5 2 UPPDRAGSSPECIFIKATION TEXTILSTOCK Allmänt Hyrtvätt Kundägt gods SVINN TEXTILVAGNAR LEVERANS I SÄCK HANTERING AV SMUTSTVÄTT KVARGLÖMDA SAKER HYGIEN FÖRÄNDRINGAR AVA HYRSTOCK DISTRIBUTION Allmänt Följesedel Leveranstid Leveransplatser Leveranssäkerhet Katastrof REKLAMATIONER OCH RETURER UTBILDNING OCH UTVECKLING SPRÅK STATISTIK 11 3 MILJÖKRAV KEMIKALIER SOM ANVÄNDS I TVÄTTPROCESSEN TRANSPORTER Sparsam körning Krav på fordon Krav på förare 13 2

3 1 ALLMÄN INFORMATION Landstinget arbetar för norrbottningarnas välfärd och styrs ytterst av medborgarna själva, genom allmänna politiska val. Norrbottens läns landsting bedriver i huvudsak hälso- och sjukvård, tandvård, regional utveckling samt kultur- och utbildningsverksamhet. Norrbottens areal utgör cirka en fjärdedel av Sveriges totala yta. Länet har ungefär invånare och består av ett glesbebyggt inland med en mer tätbefolkad kustregion. Landstinget har verksamhet i samtliga 14 kommuner och är den största arbetsgivaren med cirka anställda. Genom förebyggande och hälsofrämjande insatser ska landstinget verka för en jämställd och jämlik hälsa hos norrbottningarna. Hälso- och sjukvård och tandvård ska fördelas efter behov och i allt väsentligt finansieras genom skatter. Genom regionala utvecklingsinsatser samt kultur- och utbildningsverksamhet ska landstinget medverka till Norrbottens utveckling och skapa förutsättningar för ett hållbart samhälle och en god livsmiljö. Landstingets vision lyder: Norrbottningen ska leva ett rikt och utvecklande liv i en region med livskraft och tillväxt. För ytterligare information hänvisas till landstingets webbsida ( 1.1 FÖRUTSÄTTNINGAR Landstingsstyrelsen har det yttersta ansvaret för landstingets alla verksamheter. Innebörden av landstingstyrelsens uppdrag framgår av kommunallagen och av fullmäktige fastlagt reglemente. Till detta ska läggas lagar som LOU (Lagen om offentlig upphandling), avtalslag, förvaltningslag, konkurrenslag, med flera. 1.2 SYFTE Syftet med denna upphandling är att upphandla textilvård av personalplagg inom Division Service. 1.3 OMFATTNING OCH UPPDRAG Upphandlingen är indelad i två delar. Ena delen omfattar hyrtvätt av kläder för kökspersonal och den andra delen omfattar tvätt av kundägt gods för lokalvårdare, vaktmästeri, medarbetare på länsservice, vårdnära service-personal och kockkläder för restaurang Solsidan. Totalt ingår textilvård av personalkläder för cirka 320 personer. 3

4 1.3.1 Hyrtvätt Tvätt och hyra av kläder för kökspersonal för ca 98 personer med dagligt byte.(7 arbetsdagar/vecka). Leverantören ska tillhandahålla nedan önskade plagg för kökspersonal. Position 1, Kockrock Ska finnas vit och svart i sortiment Ska tåla minst 70 graders tvätt i minst 10 minuter Ska skydda mot brännande föremål Materialet ska vara en blandning av bomull och polyester Ska ha kulknappar Ska vara unisexmodell Position 2, Kockbyxa Ska finnas pepitarutig och svarta i sortiment Ska tåla minst 70 grader Celsius i minst 10 minuter Materialet ska vara en blandning av bomull och polyester Ska ha fickor Ska vara unisexmodell med raka ben Ska finnas hällor för bälte Tvätt av kundägt gods Tvätt av kundägt gods för övrig personal, ca 222 personer, fem (5) arbetsdagar/vecka Leverantören ska tvätta följande kundägt gods: Dagligt byte Blå Byxa: bomull/polyester Röd överdel i form av blus: bomull Pikétröja bomull/polyester Kockrock solsidan Kockbyxa solsidan Kockslängar Kockmössor Kockförkläden Övrigt gods tvättas i varierad mängd Långärmad tröja: bomull/polyester 3/4-ärmad tröja: bomull/polyester Kraftigare hantverkar- byxa Fleecejackor Vinterjacka Vinterbyxa Pannlappar Kökshanddukar Bordsdukar Vit, Linne 4

5 1.4 VOLYM Nedan är tabeller över antalet personer som ska använda olika typer av kökskläder och kundägt gods. Beräkningarna är cirka och det tvättmängden kan variera pga. skiftgång. Det pågår en pilotstudie i Landstinget kallad Vårdnära Service. Om beslut tas att detta projekt ska genomföras kommer volymerna att öka med ungefär 120 personer och leverantören ska då tillgodose Landstingets behov. Kläder för kökspersonal, hyrtvätt Ort Kockrock vit Kock byxa pepitarutig Kockrock svart Sunderbyn Piteå Kalix 3 3 Kiruna 3 3 Summa Kockbyxa svart Antal anställda Hyrtvätt Antal anställda (ca) Kundägt gods Antal anställda (ca) Sunderby sjukhus Boden Länsservice Landstingshuset Luleå Gällivare sjukhus 0 30 Piteå älvdals sjukhus Kalix sjukhus 3 30 Kiruna sjukhus 3 20 Eventuellt angivna volymer är uppskattade. Skulle Landstingets behov enligt detta avtal underrespektive överstiga beräknad kvantitet ska detta inte betraktas som avtalsbrott från Landstingets sida utan leverantören är skyldig att leverera det verkliga behovet till angivet pris. 5

6 2 UPPDRAGSSPECIFIKATION 2.1 TEXTILSTOCK Allmänt Textilierna ska tvättas enligt tvätteribranschen fastställt regelverk. Ingående kemikalier i tvätteriprodukter ska uppfylla miljö-och hälsokrav enligt Miljöstyrningsrådets kravspecifikationer för kemiskt tekniska produkter Speciella tvättmetoder för en mindre del av sortimentet till exempel för personer med allergiska problem ska finnas. Leverantören ska tillförsäkra sig om att de rutiner och tjänster som lämnas i anbudet kan implementeras och är möjliga att utföras på de olika leverensställena i dess nuvarande utformning. Leverantören ska ha beredskap för eventuella akuta leveranser. Dessa rutiner ska beskrivas i anbudet. Leverantören ska upprätthålla en leveranssäkerhet på minst 97 % för alla textilier Leverantören ska följa ställda krav på produkt och tjänst samt bevaka att den egna verksamheten och därmed Landstingets verksamheter uppfyller myndighetskrav och motsvarande Hyrtvätt Tvätt och hyra av kläder för kökspersonal för ca 98 personer med dagligt byte. (7 arbetsdagar/vecka). Leverantören ska redovisa hyrsystemet samt hur många plagg per person som beräknas inom hyrstocken. Om bilaga bifogas ska hänvisning ske. Leverantören ska märka textilierna till användande enhet Leverantören ska tillhandahålla textilförsörjning till verksamheter på sjukhus inom Norrbottens läns landsting Leverantören ska tillhandahålla hyra av klädsel enligt önskat textilsortiment för kökspersonal Leverantören ska anskaffa, utveckla och avveckla önskat textilsortiment för kökspersonal Leverantören ska tvätta, efterbehandla, upprätthålla kvalitet och reparera textilstock för kökspersonal 6

7 Kläder för kökspersonal ska tvättas i minst 70 grader Celsius i minst 10 minuter Leverantören ska kunna leverera och återhämta textilier till och från Landstingets alla kostenheter Materialet ska i kläder för kökspersonal vara enligt gällande standarder för kök och restaurangverksamhet. Förändringar i sortimentet kökspersonal ska ske i samråd med och godkännas av representant för Landstinget Textilier som levereras till Norrbottens Läns Landsting ska vara hela, rena och släta. Provexemplar av kläder för kökspersonal ska skickas in och vara Landstinget tillhanda senast sista dag för anbudsinlämning. Återfås mot hämtning efter avtalstecknande. Textilierna som skickas in ska uppfylla alla ställda krav Kundägt gods Leverantören ska tvätta textilier som Landstinget äger Leverantören ska märka textilierna till användande enhet Leverantören ska tillhandahålla textilförsörjning till verksamheter på sjukhus inom Norrbottens läns landsting Leverantören ska tvätta och efterbehandla alla textilier Leverantören ska kunna leverera och återhämta textilier till och från Landstingets alla enheter som är specificerat i underlaget Kundägt gods ska tvättas enligt textiliernas tvättanvisning Textilier som levereras till Norrbottens Läns Landsting ska vara rena och släta. 2.2 SVINN Hyrtvätt Allt svinn och kassation ska ingå i offererat pris. Kundägt gods Om kundägt gods hanteras felaktigt ska leverantören ersätta landstinget 2.3 TEXTILVAGNAR Vagnar som används vid leverans ska vara enligt typ FFV vagnar. Mått angivs nedan: 7

8 Totalmått inkl. hjul ska vara L x B x H: 1200mm x 720 x max 1800mm, draganordning tillkommer. Hjul: ska vara 4 stycken med ljus gummibeläggning varav de två främre ska vara svängbara, Hjulen ska ha lågt rullmotstånd Vagnarnas ramkonstruktion ska vara av 25 mm rör för att klara den påfrestning som kan förekomma Vagnarna ska vara kompatibla med landstingets inre vagnpark Vagnarna ska vid leverans vara funktionsdugliga och inte behäftade med fel som kan äventyra säkerhet och arbetsmiljö för personal Vagnens draganordning ska kunna låsas i godståget vid transport Draganordning både bak och fram ska kunna spärras i uppfällt läge gärna med magnet Vagnen ska ha helt öppningsbara/avtagningsbara långsidor Vagnarna ska rengöras varje gång innan ny leverans skickas iväg i vagnen Vagnarna ska täckas med plasthuv och tillslutas nedtill alternativ plastas in Det åligger leverantören att under hela avtalsperioden tillhandahålla allt emballage i gott skick Rutiner för översyn av vagnar ska finnas hos leverantör 2.4 LEVERANS I SÄCK Leveranser i säck ska endast förekomma där tvätt mängden är låg. Säck med rena textilier ska ej lämnas direkt på golv. 2.5 HANTERING AV SMUTSTVÄTT Leverantören ska hämta smutsiga textilier från godsmottagning/motsvarande Hämtning av smutsiga textilier sker i samband med leverans av rena textilier. 2.6 KVARGLÖMDA SAKER Leverantören ska ansvara för att rutiner finns för att kvarglömda saker och ägodelar som återfinns i tvättgods, tillvaratas och återlämnas. Rutin ska beskrivas i anbudet. 2.7 HYGIEN Nya textilier ska tvättas minst två ggr före leverans till landstinget. All tvättning och efterbehandling ska utföras på ett för branschen fackmannamässigt sätt. 8

9 Hantering och behandling av smutstvätt förorenad med smittfarligt material ska ske på ett för branschen fackmannamässigt sätt och i samråd med representant från Landstinget. 2.8 FÖRÄNDRINGAR AVA HYRSTOCK Landstinget ska ha möjlighet att revidera beställning vid exempelvis nyanställningar eller efter storleksinventering. Leverantören ska redovisa sitt beställningssystem i anbudet Landstinget ska kunna beställa per telefon, fax, epost eller webbaserat beställningssystem. Leverantören ska stå för utbildning och upprättande av beställningsrutiner/beställningssystem Leverantör ska ange öppettider i anbudet. 2.9 DISTRIBUTION Allmänt Leverantören ska ha ansvaret för transport och distribution minst en gång i veckan enligt tabell: Transport/hämtnint ill godsmottagning/ motsvarande Hyrtvätt Antal anställda (ca) Kundägt gods Antal anställda (ca) Sunderby sjukhus Ja Boden Länsservice Landstingshuset Luleå Ja 0 50 Ja 0 14 Gällivare sjukhus Ja 0 30 Piteå älvdals sjukhus Ja Kalix sjukhus Ja 3 30 Kiruna sjukhus Ja 3 20 Leverantören ska ansvara för hela leveranskedjan d.v.s. leverans av ren tvätt från tvätteri till anvisad plats och hämtning av smutstvätt från anvisad plats till tvätteri. Leverantören har möjlighet att föreslå förändringar som kan effektivisera distributionen inklusive det interna flödet inom Landstingets verksamheter. 9

10 Alla vagnar och säckar ska vara tydligt märkta med kundnamn och leveransadress samt antal kolli som ingår i leveransen Följesedel Följesedel ska medfölja alla leveranser och innehålla: Datum Kundnamn/kundnummer Artikelnummer Benämning Levererat antal per artikel Restnoteringar Leveranstid Leveranser ska fortgå löpande en gång i veckan dagtid 7-16 (alla vardagar) i enlighet med landstingets behov. Om annat antal leveranser önskas, ska detta ske enligt överenskommelse mellan leverantör och verksamhet/landstingets representant. Vid längre helger eller helgdag på leveransdag ska leverans/hämtning ske enligt överenskommelse mellan leverantör och verksamhet. Vid semesterperioder kan vissa inrättningar/avdelningar minska eller helt stänga sina verksamheter vilket ger minskat behov av textilier under dessa tider. Planering ska ske i samråd med beställaren Leveransplatser Leverans respektive hämtning ska ske till och från landstingets inrättningar på av Landstinget anvisad plats minst en gång i veckan. Med anvisad plats avses länets fem sjukhus och Landstingshuset. Leveransplan kommer att upprättas i samarbete med antagen leverantör för att optimera logistikflödet och minska antalet transporter Leveranssäkerhet Leverans ska finnas på plats hos kunden inom angiven leveranstid. Leverantören ska garantera en leveranssäkerhet per vecka på minst 97 %. Landstinget kommer i samråd med avtalad leverantör genomföra uppföljningar beträffande leveranssäkerhet leveranstid enligt överenskommelse Katastrof Vid katastrof, stor olycka o.d. ska leverantören kunna ta emot telefonbeställningar hela dygnet årets alla dagar. Leverans ska kunna ske inom 6 timmar efter telefonbeställning. 10

11 Vid katastrofer står Landstinget står för transportkostnaden. Ingen sådan händelse har inträffat de senaste 10 åren REKLAMATIONER OCH RETURER Reklamationer ska följa rekommendationerna i Teknisk rapport SIS-TR 11:2011, Textilhandboken. Korrigering av pris ska ske senast nästkommande månad alternativt enligt överenskommelse. Ersättning beräknas utifrån av leverantören offererat pris per artikel. Leverantören ska i anbudet redovisa rutiner och villkor vid eventuella returer av offererade textilier UTBILDNING OCH UTVECKLING Leverantören ska fortlöpande och utan kostnad vid behov utbilda och informera landstingets tvättansvariga i frågor som berör tvätt- och textilhantering. Leverantören ska i samverkan med landstingets styrgrupp för textil- och tvättförsörjning medverka samt komma med förslag till utveckling. Muntlig och skriftlig information ska vara på svenska SPRÅK Leverantörens kontaktpersoner som har kommunikation med Landstinget ska ha goda kunskaper i svenska såväl muntligt som skriftligt. Den/de personer som ska kunna ta emot beställningar via telefon ska kunna göra det på svenska STATISTIK Landstinget ska kunna hämta ut eller få levererat, i filformat eller webbaserat, statistik över levererade artiklar. Detta för att kunna följa upp nivån på leveranserna och fördela kostnader. Landstinget strävar efter att NLL Datalager ska få tillgång till detaljerad beskrivning av informationen i källsystemet; en databasmodell och -beskrivning. Om det är så att leverantören kan leverera informationen till tabeller/vyer så ska NLL Datalager även ha en detaljerad beskrivning av de tabellerna/vyerna; tabell/vynamn med nycklar, fältnamn, beskrivningar och exempeldata osv. Om informationen lämnas i filformat istället för tabeller/vyer ska NLL Datalager även få information om filutseende och filtyp (fält, fältlängder, beskrivningar och exempeldata). 11

12 Anbudsgivaren kan i utvecklingssyfte beskriva och ge exempel på övrig statistik och nyckeltal som man vill och kan använda för styrning och uppföljning av textilförsörjningen. 3 MILJÖKRAV 3.1 KEMIKALIER SOM ANVÄNDS I TVÄTTPROCESSEN Produkter som används i tvättprocessen ska inte vara klassificerade, varken i officiell klassificering eller vid självklassificering, med nedanstående riskfraser och faroangivelser enligt KIFS 2005:7 1 alternativt CLP-förordningen. Leverantören ska följa Miljöstyrningsrådet och Konkurrensverkets riktlinjer för användandet av kemikalier i tvättprocessen. 3.2 TRANSPORTER Följande villkor gäller för utförandet av transporten som ingår i textilförsörjningen. De behöver inte vara uppfyllda vid anbudets inlämning, utan blir aktuella i samband med att ett kontrakt träder i kraft och löper under avtalsperioden Sparsam körning Landstinget ser gärna att personalen som kommer att utföra transporten har genomgått utbildning i sparsam körning Krav på fordon Lätt lastbil Lätt lastbil som används för fullgörande av uppdraget ska släppa ut högst 230 gr koldioxid per kilometer vid blandad körning enligt uppgift i Vägtrafikregistret eller motsvarande utländska register och för fordon endast utrustade med diseldrift ska gälla ett utsläpp av högst 5 milligram partiklar per kilometer uppgift i vägtrafikverket eller motsvarande utländska register. Vid nyanskaffning av fordon, som kommer att användas för fullgörande av uppdraget, under avtalstiden ska då gällande kriterier enligt Miljöstyrningsrådets basmiljökrav gälla. Kontroll kommer att ske genom Vägtrafikregistret, motsvarande utländska myndighet eller fordonets tillverkare. 1 Kemikalieinspektionens föreskrifter (KIFS 2005:7) om klassificering och märkning av kemiska produkter. 12

13 Miljökrav på tunga fordon (>3,5 ton) Tunga fordon som används för fullgörande av uppdraget ska som lägst uppfyller kraven i Euro III användas minst i samma proportion som transportuppdraget utgör av leverantörens samlade transportuppdrag. Vid nyanskaffning av fordon, som kommer att användas för fullgörande av uppdraget, under avtalstiden ska då gällande kriterier enligt Miljöstyrningsrådets basmiljökrav gälla. Kontroll kommer att ske genom Vägtrafikregistret, motsvarande utländska myndighet eller fordonets tillverkare. Krav på underhåll och service Gällande tunga fordons hydraulvätska: Endast hydraulvätska som uppfyller svensk standard med tillägget miljöanpassad eller innehåller mer än 65% vatten ska användas. I de fall sådan hydraulvätska inte uppfyller maskintillverkarens tekniska krav kan dock annan hydraulvätska användas. Tvätthall som används för fordonstvätt ska vara utrustad med slam- och oljeavskiljare samt kompletterande reningsanläggning Krav på förare Leverantören ska säkerställa att det finns rutiner som minimerar risken för att föraren är påverkad av alkohol och/eller droger. Vidare ska leverantören säkerställa att det finns rutiner för att kunna hantera, följa upp och åtgärda eventuella avvikelser, det vill säga om förare varit påverkad av alkohol och /eller droger under arbetstid. Leverantören ska ha en tydlig policy kring att bilbältens ska användas samt att förarna har erhållit information om denna policy. 13