Användarhandledning Tillsyn och skötsel Version: 1.1

Transkript

1 Användarhandledning Tillsyn och skötsel Version: 1.1 Umefast AB

2 Innehåll 1. Tillsyn och skötsel Syfte och avgränsningar Definitioner Begrepp inom tillsyn och skötsel Tillsyn & Skötsel Felavhjälpande underhåll Akut underhåll Drift Skötsel Tillsyn Förutsättningar för arbete med modulen Modulens funktionalitet Planering - allmänna funktioner Konceptet planeringskort Förklarande översikt T/S- och Besiktningstavlan Filtrering Modifiera planering Planeringsöversikt Planeringstavla Planeringslista Planering mallar Schemaläggningsmall Specifika schemaläggningsposter Åtgärdsmallar Skapa eller redigera åtgärdsmall Överför länkade priser Åtgärdspunkter Uppdatera befintlig planering Klassificeringar Planeringsmallar Skapa eller redigera planeringsmall Planeringsnivåmall Ny underpost Åtgärdsmallar Klassificeringar Ny planering (skapa planeringskort) Ronderingskort Lägg till åtgärder från mall Lägg till planeringsnivå utan mall (på nytt planeringskort) Länk till basen Schema Schema på nya planeringsposter Schema på befintliga planeringsposter Spara till alla underliggande poster Spara och ersätt på alla underliggande poster Redigera planeringskort Genomförande (ärende)

3 5.1. Skapa ärenden med automatik Skapa ärenden manuellt Ärendeprocessen Ärendelistan Massutskrift Ärendetavlan Återrapportering Ärenderader Snabblänkar på ärenderaderna Felavhjälpande underhåll från tillsyn- och skötselärende Återta kvitterat tillsyn- och skötselärende Masskvittering Bevakade ärenden Rapporter Utskrifter från rapportmodulen Datakällor Rapporter

4 1. Tillsyn och skötsel Tillsyn & Skötsel är en egen modul i Pondus Pro och består av en planeringsdel, ärendedel samt rapportdel. Mycket av den information som registreras kring fastigheter är användbart även i T/S t.ex. fastigheter, byggnad, byggdelar, platsutrustning, reservdelar, utrymmessystem, utrymmen etc. Det finns också koppling mot dokumentarkivet för lagring av skötselanvisningar, driftkort, ritningar eller andra typer av behövliga dokument Syfte och avgränsningar Syftet med T/S-modulen är att upprätta en planering och genomförande av löpande tillsynoch skötselåtgärder. Pondus T/S är ett verktyg för planeringsansvariga, förvaltare och för de som i sitt dagliga arbete behöver ett planeringsstöd och genomförande av sina tillsyn- och skötselåtgärder. Begrepp inom underhåll, drift, tillsyn etc. kommer att klargöras men denna dokumentation handlar i övrigt endast om Tillsyn & Skötsel. Hur man registrerar t ex fastigheter, byggnader, utrymmessystem och utrymmen tas ej upp i denna manual. Information och hjälp om detta finns i basmanualen Definitioner Begrepp inom tillsyn och skötsel Inom fastighetsbranschen råder en stor begreppsförvirring om vad som avses med underhåll drift, tillsyn m.m. Namn som periodiskt underhåll, förebyggande underhåll, långsiktigt underhåll, felavhjälpande underhåll, tekniskt underhåll etc. tolkas olika beroende på förvaltningar och verksamheter. Vi klargöra nedan vilka begrepp som används och avses i Pondus Pro Tillsyn & Skötsel Underhåll som planerat till tid, art och omfattning. Åtgärder som syftar till att återställa funktionen hos ett förvaltningsobjekt, en inredning eller utrustning Felavhjälpande underhåll Syftar till att återställa en funktion som oförutsett nått en oacceptabel nivå. (felanmälan) Akut underhåll Felavhjälpande underhåll som behöver utföras snarast, (felanmälan) Drift Åtgärder med ett förväntat intervall mindre än ett år vilka syftar till att upprätthålla funktionen hos ett förvaltningsobjekt. 3

5 Skötsel Driftåtgärder som omfattar en eller flera av åtgärderna justering eller vård av förvaltningsobjekt, inredning, utrustning, byte eller tillförsel av förbrukningsmaterial Tillsyn Driftåtgärder som omfattar observation, kontroll av funktion hos ett Förvaltningsobjekt, en inredning eller utrustning och rapportering av eventuella avvikelser. Bild: Schematisk bild över begreppen inom drift och underhåll 1.3. Förutsättningar för arbete med modulen Förenklat kan hanteringen av tillsyn och skötselåtgärder beskrivas i 4 olika steg: Inventering Planering Genomförande Uppföljning inventering planering genomförande utfall Bild: Bilden beskriver arbetsflödet av de olika aktiviteterna i en T/S-process. Inventering bör vara utförd innan arbete med Pondus Pro T/S-modul påbörjas och har en avgörande betydelse för arbetet med tillsyn och skötsel. Innan man skapar T/S planer är det viktigt att man bestämmer den detaljnivån man vill uppnå. En allt för hög detaljnivå kan vara kostsam att administrera och underhålla. Detta är faktorer som varierar beroende på organisation, verksamhetsart och viken målsättning som vill uppnås med systemet. Det är viktigt att bestämma vilken nomenklatur och struktur som ska ligga till grund för all registrering och planering av tillsyn- och skötselåtgärder. Använd AFF eller någon annan 4

6 standard för att indela T/S i olika grupper. Skilj på invändigt-, utvändigt-, mark- och underhåll för tekniska installationer. Basdata bör vara fullständigt med adresser etc. Tänk igenom vilka ansvarsområden och resurser som finns samt hur resurser ska grupperas. För att lyckas med en bra underhållsplan är det viktigt att få en bra systemöversikt över det arbete som avses utföras. Avsätt tid för strukturering och planering för hur upplägget skall vara innan något arbete med att mata in planeringskort påbörjas Modulens funktionalitet Pondus Pro T/S är en helt webbaserad produkt. För att underlätta kvittering och avrapportering av T/S ärenden rekommenderas även vår PDA-modul. Ingående funktioner i tillsyn- och skötselmodulen: Uppläggning av så kallade planeringskort (tillsyn och skötselplan, ronderingar) Registrering av åtgärdsbeskrivningar/kontrollpunkter Uppläggning av schema-, åtgärds- och planeringsmallar (ett antal generella AFFkodade åtgärdsmallar medföljer systemet som standard) Planeringstavla med filtreringsmöjlighet och grafisk översikt över planering Planeringslistor Rapport och diagramfunktioner Egen ärendeprocess Arbetsorderutskrift Jobbtjänst för automatisk generering av ärenden 5

7 2. Planering - allmänna funktioner Tillsyn- och skötselfunktionerna återfinns under huvudmenyfliken Planering Konceptet planeringskort Hela planen för tillsyn- och skötsel lagras i så kallade planeringskort. Planeringskortet beskriver vad, när, vart och hur tillsyn- och skötselarbetet skall utföras. Ett planeringskort byggs upp i olika nivåer, grupperingar, med underliggande underhållsåtgärder. Ett planeringskort innehåller följande information: Grunddata: Namn, objekt, schema, ansvarig, utförare (resurs), beskrivning, ronderingskort (J/N) Planeringsnivåer: Skapar en fri gruppindelning av åtgärder Åtgärder: Åtgärsbeskrivning Kontrollpunkter: Kontrollpunkter till varje åtgärd (valfritt) PLANERINGSNIVÅ ÅTGÄRD KONTROLLPUNKT Bild: Planeringskortets uppbyggnad Vanligtvis skapas åtgärdsmallar och planeringsmallar innan planeringskortet skapas, men det är även möjligt att lägga till nivåer och åtgärder utan mall direkt i kortet Förklarande översikt Pondus Pro har ett väl utbyggt system för användning av mallar i planeringen. Mallhanteringen kan enkelt förklaras som att man trycker mallen genom Basen och får fram den färdiga planeringen, se bild. 6

8 Bild: Konceptuell bild över användning av mallar i planeringen I Pondus Pro hanteras ovanstående funktionalitet med hjälp av mallar för schemaläggning, åtgärder och planeringsnivåer. Om mallar lagts upp underlättas det faktiska planeringsarbetet mycket. Nedanstående bild visar grafiskt hur relationen mellan de olika mallarna ser ut och hur de i kombination till en väl strukturerad bas skapar färdig planering. 7

9 Mallar Planering Schemaläggningsmall Åtgärdsmall Planeringsmall Planeringskort BAS-objekt Åtgärdsmall Nivå B Schema Schemaläggningsmall Åtgärdsmall Nivå Nivå A S Planeringsnivåer Åtgärder Planeringsmall Nivå Bild: Grafisk bild av mallhantering i Tillsyn- och skötsel planeringen. Det är inte ett krav att använda sig av mallar, men ett mycket stort hjälpmedel. I själva planeringskortet kan schema, åtgärder och planeringsnivåer ändras även om mallar använts T/S- och Besiktningstavlan Planering av tillsyn och skötsel görs från T/S- och Besiktningstavlan. Här visas alla registrerade planeringskort. Tavlan visar planeringskortens kalender tillsammans med underliggande nivåer och åtgärder. Genom att klicka på aktuellt kort, nivå eller åtgärd går det att redigera en gjord planering. Ett nytt planeringskort kan enkelt skapas från tavlan genom att trycka på Lägg till knappen. OBS! Tavlan visar endast planeringskort som innehåller planerade åtgärder inom det aktuella datumintervallet. 8

10 Bild: T/S- och Besiktningstavlan Man kan avgöra statusen på åtgärder genom att titta på färgen på markeringarna i tavlan. En gul markering betyder att åtgärden endast är planerad. Inget ärende har skapats ännu. Om markeringen är blå har det skapats upp ett tillsyn- och skötselärende, men det har ännu inte avrapporterats, grön= avslutat ärende. Om man högerklickar på en markering som kopplats till ett ärende har man möjlighet att direkt hoppa till det aktuella ärendet. Längst ned på tavlan finns knapparna Tilldela resurs och Tilldela ansvar. Här kan man först göra ett urval på ett antal ärenden i tavlan och sedan klicka på en av knapparna för att välja och tilldela resurs eller ansvarig till planeringen. OBS! Kom ihåg att göra urval innan ni utför funktionen. Det som uppdateras är planeringskortet, planeringsnivån och planeringsåtgärden. Ärenderader ändras ej Filtrering Genom att använda urvalsinställningar kan tavlan filtreras för att visa urval av planeringskort. Filtreringen kan göras på datum, upplösning (dag, vecka, månad), planeringstyp (eftersom tavlan används både för tillsyn och skötsel samt besiktningar), basobjekt, ansvarig, resurs, planeringskort, planeringsnivå och åtgärd Modifiera planering Fram tills det har skapats upp tillsyn- och skötselärenden kan man ändra det planerade datumet för åtgärder. Detta gör man enklast genom att göra en så kallad drag and drop och dra den gula markeringen i tavlan till det önskade nya datumet. Om man högerklickar på en åtgärd som inte har något ärende knutet till sig (gul) kan man plocka bort den åtgärden från tavlan. OBS! Eftersom det endast är planeringskort som är planerad på samma dag som kommer i samma ärende bör man sätta planeringstavlan filtrerad på dag när man flyttar ärenden med 9

11 drag and drop. Om man inte gör det riskerar man att det skiljer någon dag och att olika ärenden skapas. Om man vill flytta en planeringspost och alla efterföljande poster lika långt kan man högerklicka på den första gula markeringen som man vill flytta och välja "Förskjut planering". Då öppnas en dialog där man väljer nytt datum för den markering man klickat på, då flyttas den samt de efterföljande motsvarande längd. Man kan inte förskjuta planering så att planeringsposter hamnar innan tidigare poster Planeringsöversikt Denna sida visar en översikt över antalet planeringskort som gjorts med hjälp av de olika planeringsmallar man definierat. Planeringskorten grupperas per objekt i basen och individuell planeringsmall. Eftersom tillsyn- och skötselplaneringar inte normalt är knutna till en individuell planeringsmall så är denna sida inte så användbar för just tillsyn och skötsel. Bild: Planeringsöversikt Sidan visar alltså bas-objekt i den högra kolumnen och planeringsmallar som rubriker. I tabellen visas då antalet planeringskort per bas-objekt och planeringsmall. Man väljer vilka nivåer man vill se genom kryssrutorna i filtreringspanelen. På sidan finns även en funktion för att exportera tavlans innehåll till Excel Planeringstavla Det här är en generell tavla som visar all planering i Pondus Pro. Tavlan har, precis som T/S och Besiktningstavlan, funktioner för att filtrera på bas-objekt, resurs m.m. Man kan även ange upplösning på tavlan. Om man använder denna tavla på högsta upplösningen, dvs. dag, så får man även en överblick över notifieringsinställningarna för de olika planeringsåtgärderna. 10

12 Bild: Planeringstavla Då denna tavla visar information om alla planeringstyper kan den vara bra att använda om man vill få en överblick över alla inplanerade åtgärder för ett bas-objekt oavsett om det är en obligatorisk ventilationskontroll, en besiktning eller om det rör sig om tillsyn- och skötsel. Man har även möjligheten att exportera tavlans innehåll till Excel. Sista funktionen på sidan är att visa en lista över åtgärder. Denna funktion används normalt inte för tillsyn- och skötselplaneringar Planeringslista Alla planeringskort listas i planeringslistan. Planeringslistan sammanställer planeringar från alla planeringstyper d.v.s. besiktningar, planerat underhåll och tillsyn- och skötsel med flera i en och samma lista. Listan kan filtreras för olika planeringstyper och urval. Planeringskort som skapats men inte innehåller några åtgärder återfinns i denna lista och kan lätt kompletteras genom direkthopp till det valda planeringskortet. 11

13 Bild: Planeringslistan OBS! Ny via guide används i normalfallet inte! 12

14 3. Planering mallar Mallar finns under menyalternativet Planering -> Grunddata Schemaläggningsmall En schemaläggningsmall kan med fördel kopplas till en åtgärdsmall för att vid själva planeringstillfället underlätta för planeraren. I schemaläggningsmallen definieras scheman upp som sedan styr den färdiga planeringen. Schemaläggningsmallar finns under menyalternativet Planering -> Grunddata -> Schemaläggningsmallar. Bild: Skapa schemaläggningsmall Här skall man ange schematyp, dvs om planeringsposten är en engångsföreteelse eller om man vill att den ska återkomma med ett visst intervall. Intervalltyp och intervall anger hur lång tid som ska gå innan åtgärden återkommer i planeringen. Automatisk expanderig anger om åtgärder ska skapas upp automatiskt enligt intervallet. Expansionsenhet och expansionslängd anger hur långt i framtiden det skall skapas upp planerade åtgärdstillfällen enligt intervallet. Det kan vara lämpligt att skapa upp poster två till tre gånger så långt framåt som intervallet för planeringen. Ex: Om åtgärden skall utföras en gång var tredje år kan man välja expansionsintervallet nio år. Typ för avisering och Aviseringslängd anger hur långt innan det planerade åtgärdstillfället som tillsyn- och skötselärendet kommer att skapas upp Specifika schemaläggningsposter När man inte väljer intervall utan istället vill specificera vilka veckor schemaläggningen ska gälla anger man det under specifika schemaläggningsposter. Grunddatat måste först sparas. När grunddatat är sparat finns två alternativa sätt att lägga till Specifika schemaläggningsposter, via knappen Välj veckor (som tidigare varit gråad) och via Ny. När raderna väl är tillagda går de inte att redigera utan man tar bort raden och lägger till en ny om det ska göras ändringar. 13

15 Välj veckor är ett snabbt sätt att lägga till ett flertal rader i tabellen. I den kalender som kommer upp kan veckor och veckodagar väljas. Klicka därefter på välj veckor för att lägga till i tabellen. Bild: Välj veckor Om man istället väljer Ny får man möjlighet att lägga till rad för rad. Bild: Ny specifik schemaläggningspost Tryck spara för att skapa posten eller spara och skapa ny om flera poster ska skapas vid samma tillfälle Åtgärdsmallar En bank av åtgärder kan byggas upp för att enklare, mer strukturerat och snabbare skapa planering av tillsyn- och skötselåtgärder. Åtgärdsmallar kan ses som en allmän beskrivning av åtgärder. Denna beskrivning appliceras sedan på specifikt angivna objekt i planeringsmallar. Som standard levereras systemet med ett antal generella åtgärdsmallar kodifierade enligt den s.k. AFF-standarden. Varje åtgärdsmall har en åtgärdsbeskrivning och ett föreslaget skötselintervall. Det är också möjligt att registrera uppskattat tid och kostnader för åtgärdens utförande. 14

16 T/S-typer enligt AFF-99: T. Tekniska arbetsuppgifter i fastighetsförvaltning T1. Utemiljö T2. Byggnad utvändigt T3. Byggnad invändigt T4. Va-, vvs-,kyl- och processmediesystem T5. Elsystem T6. Tele- och datasystem T7. Transportsystem T8. Styr- och övervakningssystem Skapa eller redigera åtgärdsmall Antingen används systemets åtgärdsmallar eller så skapas egna. Under fliken Planering, menyn grunddata finner du åtgärdsmallar. Det går att söka fram en mall i listan genom att skriva sökord i rutan längst upp. Sökningen kan göras på kod och beskrivning. Använd * för att ersätta ett eller flera tecken vid sökning. Bild: Åtgärdsmall-lista Antingen väljer man Ny längst ned eller klickar på en av de befintliga åtgärdsmallarna för att redigera den. 15

17 Bild: Åtgärdsmall Fyll i grunddata och spara därefter åtgärdsmallen. Kod: Namn, fritext. Lämpligen skapas en namnstandard. Genererar arbetsordrar: Bockas i om man vill att ett ärende/arbetsorder ska skapas av planeringen, vilket är normalfallet. Ett ärende per åtgärd: Om man markerar denna och ärendet skall generera arbetsordrar så kommer det att skapas ett ärende för varje åtgärd som härstammar från denna åtgärdsmall. Kostnad per åtgärd och övrig kostnad: Kommer att föras över till orderraderna. Ej obligatoriskt. Upprepa för varje: Här anges om en åtgärd ska upprepas och på vilken nivå i bas-strukturen. T.ex. om man väljer upprepa för varje byggdel kommer åtgärderna från mallen att återfinnas på varje byggdel. Väljer man istället upprepa för varje byggnad kommer åtgärderna att 16

18 återfinnas på varje byggnad. Det man angivit i detta fält kommer automatiskt upp i listan för klassificeringar. Schemaläggningsmall: Schemaläggningsmall kan läggas till på åtgärdsmallen. Välj i så fall från listan av befintliga schemaläggningsmallar som kommer upp vid klick på ikonen till höger. Fältet kan även lämnas tomt. Schemaläggningsmallen styr bl.a. hur ofta åtgärder ska återkomma. (Se mer om schemaläggning nedan) Typ för aviseringslängd och Aviseringslängd: Aviseringslängd innebär hur långt innan det planerade åtgärdstillfället som tillsyn- och skötselärendet kommer att skapas upp. Typ för aviseringslängd är vilken enhet aviseringslängden ska anges i. Konto, Resurs, resursens klassificering, ansvarigs klassificering: Det finns möjlighet att koppla konto, resurs och klassificeringar till åtgärdsmallen genom att välja via ikonerna till höger. Area/mängd: Specificera mängd-typ, tex gräsmatta, BOA. Ej obligatoriskt Överför länkade priser Kommer att implementeras i kommande version av Pondus Pro! Funktionaliteten används endast för planeringskort som är knutna till en (1) åtgärdsmall. När man trycker på knappen Överför länkade priser överförs dessa priser till de planeringskort som är skapade med planeringsmall som har rutan priser länkas mot åtgärdsmallar ikryssad Åtgärdspunkter Åtgärdspunkter är arbetssteg för åtgärden och de kommer att visas i arbetsordern. Åtgärdspunktmall skapas genom att lägga till åtgärdspunkterna i åtgärdsmallen. Välj ny och fyll i uppgifterna i det fönster som öppnas. Bild: Ny åtgärdspunkt i mallen Beskrivning avser åtgärdspunkten t.ex. Kontroll/utbyte av Tilluftsfilter. Datatypen väljs i en lista och avser på vilket sätt åtgärden ska återrapporteras: ja/nej, decimaltal etc. Om rutan Obligatorisk bockas i kommer fältet att vara obligatoriskt att fylla i när ärendet ska återrapporteras. Bild: Åtgärdspunkter i åtgärdsmallen 17

19 Sorteringsordning anger i vilken ordning punkterna ska visas i ärendet. OBS! Sorteringsordningen måste sparas Uppdatera befintlig planering Genom att trycka på denna knapp uppdaterar man alla planeringsåtgärder som är baserade på aktuell åtgärdsmall. Det som uppdateras är: Uppskattad tidsåtgång Arbetsbeskrivning Ett ärende per åtgärd Schemainformation Åtgärdspunkter Eftersom detta kan bli en väldigt omfattande uppdatering talar system om hur många poster som kommer att omfattas av uppdateringen för att man ska ha en möjlighet att avbryta, och därefter skapas ett bakgrundsjobb upp som gör själva uppdateringen. När bakgrundsjobbet är klart skickar systemet ett till den användare som startat uppdateringen om denne användare har en adress Klassificeringar I tabellen klassificeringar visas först det Bas-objekt man valt att upprepa på (se ovan). Därefter visas alla följande klassificeringar som åtgärdsmallen ska gälla för grupperade efter klassificeringstyp. Genom att välja Lägg till i klassificeringstabellen öppnas nedanstående fönster. Bild: Lägg till klassificering Välj klassificering och fyll i datumfälten om klassificeringen ska vara tidsbegränsad, annars lämna blankt. Klassificeringsfönstret är gemensamt för alla klassificeringar i systemet. Fältet Data har därför ingen relevans här. I fältet kommentar kan valfri tilläggsinfo skrivas. Tryck på Lägg till samt på Stäng detta fönster för att spara klassificeringen Planeringsmallar Planeringsmallar används för att gruppera ihop åtgärdsmallar och tala om på vilken nivå i Bas-strukturen de ska gälla. Planeringsmallen är underlaget för det åtgärdspaket som planeraren arbetar med. 18

20 I planeringsmallar appliceras åtgärdsmall/-ar på ett eller flera specifikt angivna objekt. En planeringsmall består av ett antal olika åtgärdsmallar som byggs upp i olika nivåer. Planeringsmallar används för att underlätta vid planeringstillfället. Med hjälp av planeringsmallar går det snabbt att skapa åtgärdspaket för olika typer av utrustning Skapa eller redigera planeringsmall Under fliken Planering, menyn grunddata återfinns planeringsmallar. Antingen väljer man Ny längst ned eller klickar på en av de befintliga planeringsmallarna för att redigera den. Bild: Ny planeringsmall Välj tillsyn och skötsel som planeringstyp. I beskrivningsfältet anges ett namn på mallen. Namnet bör vara kort men beskrivande. Priser länkas mot åtgärdsmallar: Funktionaliteten kommer att implementeras i kommande version av Pondus Pro! Används endast för planeringskort som är knutna till en (1) åtgärdsmall. När man trycker på knappen Överför länkade priser överförs dessa priser till de planeringskort som är skapade med planeringsmall som har rutan priser länkas mot åtgärdsmallar ikryssad. Spara planeringsmallen Planeringsnivåmall På planeringsmallen måste minst en planeringsnivåmall läggas till. Planeringsnivåmallen talar bl.a. om på vilken nivå i Basstrukturen åtgärdsmallen eller åtgärdsmallarna ska appliceras. Planeringsnivåer är ett sätt att skapa struktur och ordning på åtgärder. På ärendet kommer åtgärderna att grupperas efter angivna planeringsnivåer. Skapas undernivåer är det bara ytterligare en grupperingsordning. Jämför kataloger och underkataloger i en trädstruktur. Välj Ny längst ned i tabellen. Ge planeringsnivåmallen en beskrivning, lämpligtvis anger beskrivningen vilken nivå mallen avser, tryck spara. Du får nu möjlighet att fylla i de underliggande fälten. 19

21 Bild: Planeringsnivåmall Upprepa för varje: Genom att specificera vart mallarna ska upprepas kommer åtgärderna endast att återfinnas på motsvarande objekt i planering och arbetsordrar. Ex: Planeringsnivåmallen i bilden ovan innebär att för varje byggnadsverk (som pekas ut via överliggande nivå när planeringskortet skapas) kommer åtgärdsmallen Kontroll av ventilationssystem att appliceras. Åtgärdsmallen i sin tur ska upprepas för varje byggdel, (se bild Åtgärdsmall längre upp). Arbetsordergrupp: En sorterings- och grupperingsfunktionalitet. Åtgärder under varje arbetsordergrupp skapas upp i separata ärenden. En arbetsordergrupp kan namnsättas fritt eftersom namnet inte har betydelse i systemet, den fungerar bara som en grupperingsmekanism. Om man vill specificera att åtgärder ska hamna i samma ärende ska de vara i samma arbetsordergrupp. Observera att om åtgärden har markerats med Ett ärende per åtgärd så kommer detta att gälla före arbetsordergruppen. Automatiskt räkna upp arbetsordergrupp: Skapar nytt ärende baserat på Arbetsordergrupp och Upprepa för varje, t.ex. för varje byggnadsverk. Ex: Om man döpt arbetsordergruppen till Grupp kommer gruppernas namn att räknas upp för varje byggnadsverk: Grupp 1, Grupp 2, Grupp 3 etc. Endast skapa nivå om det finns underliggande åtgärder: Om det exempelvis inte finns något objekt eller klassificering som stämmer in kan man välja om planeringsnivå ska skapas upp eller inte. Föräldranivå: Överliggande nivå visas här om man har flera nivåer Ny underpost Skapar ny undernivå Åtgärdsmallar Lägg till en eller flera åtgärdsmallar till planeringsnivåmallen. 20

22 Klassificeringar Motsvarande som på åtgärdsmallen. Först visas det Bas-objekt man valt att upprepa på (om man valt något) därefter visas klassificeringar grupperade efter klassificeringstyp. Alla klassificeringar måste gälla för att nivåer och åtgärder ska skapas. 21

23 4. Ny planering (skapa planeringskort) Planeringskort ska skapas från T/S- och besiktningstavlan. Längst ned på T/S- och besiktningstavlan, väljer man Lägg till -> Tillsyn och Skötsel och får då upp följande sida: Bild: Nytt planeringskort för tillsyn och skötsel innan planeringsnivå och åtgärder lagts till. Följande information ska anges: Planeringskortets namn kommer att vara det man ser i tavlan, varför namnsättningsstandard bör skapas. Ange om kortet är ett ronderingskort eller inte. (Se mer om ronderingskort ovan.) Start och slutdatum innebär hur långt in i framtiden planeringar ska skapas upp. Startdatum är obligatoriskt fält, slutdatum kan lämnas blankt. Ansvarig resurs Bas-objekt som tillsyn- och skötsel ska utföras på. Beskrivning (övergripande beskrivning av kortet som hamnar i ärendets brödtext.) OBS! Du ska inte trycka skapa förrän åtgärder lagts till. Om du ändå gör det kan du återfinna ditt planeringskort i planeringslistan, inte i planeringstavlan Ronderingskort Skillnaden mellan ett ronderingskort och ett vanligt planeringskort är att ronderingskortet bara kommer att generera en arbetsorder vid utförandetillfället medan planeringskortet kan generera flera arbetsordrar. Dvs en rondering utförs alltid av en viss resurs vid ett visst tillfälle. Exempel på en rondering kan vara en bevakningsrunda för lokaler som utförs av väktare eller annan driftpersonal. 22

24 Om rondering kryssas i när planeringskortet skapas får man fram schema. Schema och resurs är i detta fall inte redigerbart på åtgärderna utan ska väljas här Lägg till åtgärder från mall Normalfallet vid skapande av planeringskort är att lägga till åtgärder från mall. Klicka på Lägg till åtgärder från mall, nedanstående fönster öppnas. (se mer om mallar ovan) Bild: Välj planeringsmall Välj planeringsmall i listan. Hämta ansvarig från BAS-objekt: Om man vill att ansvarig för planeringen skall hämtas från resurskopplingar i basen markerar man denna kryssruta. Systemparametern planningresponsibleresource talar om vilken klassificering som avgör ansvarig. (Systemparametrar hanteras endast av systemadministratören.) BAS-objekt att hämta mängder från: Eftersom systemets prestanda sjunker drastiskt när mängder hämtas från Bas-objekt måste man kryssa i rutorna de gånger man vill att så ska ske. I annat fall hämtas inte mängder. Om planeringsmallen överensstämmer med det basobjekt du skapar planeringskort för kommer planeringsnivåer, åtgärder och eventuella åtgärdspunkter från mallen att synas i listan. Dvs om planeringsmallen tex ska upprepas för byggnadsverk och åtgärderna ske på byggdelar, måste det finnas byggdelar under det Bas-objekt du skapar mallen för. Observera att om planeringskortet är en rondering så kommer det att åsidosätta inställningar för Ett ärende per åtgärd på planeringsåtgärderna. 23

25 Bild: Planeringskort med planeringsnivåer och åtgärder skapade från mall OBS! Tryck Skapa för att spara planeringskortet innan du lämnar sidan. Ej skapat planeringskort finns inte kvar i systemet. Schema, ansvarig och resurs ärvs ned till de underliggande nivåerna och åtgärdsraderna Lägg till planeringsnivå utan mall (på nytt planeringskort) Även om det vanligaste sättet att arbeta i Pondus pro är att använda mallar, kan det finnas tillfällen när man vill skapa ett planeringskort manuellt, utan mall. Planeringsnivåer är ett sätt att skapa struktur och ordning på åtgärder. På ärendet kommer åtgärderna att grupperas efter angivna planeringsnivåer. Skapas undernivåer är det bara ytterligare en grupperingsordning. Jämför kataloger och underkataloger i en trädstruktur. Tryck på knappen Lägg till nivå, följande bild visas: Bild: Lägg till planeringsnivåer Beskrivning: Planeringsnivåns namn 24

26 Position: Fritextfält som används för att förtydliga en position eller ange position om man inte planerar mot basen. Resurs: Välj resurs i listan Fritext: Fältet används inte i denna version av Pondus Pro. Om man vill välja basobjekt för nivån stänger man först detta fönster och väljer via ikonen på raden (se nedan om Länk till basen ). När planeringsnivån skapats lägger man till åtgärder genom att höger-klicka på planeringsnivån och välja Lägg till åtgärd. Bild: Lägg till åtgärd utan mall Bild: Lägg till planeringsåtgärd utan mall Beskrivning: Planeringsåtgärdens namn Text: Arbetsbeskrivning Position: Fritextfält som används för att förtydliga en position eller ange position om man inte planerar mot basen. Resurs: Välj resurs i listan 25

27 Uppskattad tidsåtgång/uppskattad kostnad: Valfritt att ange. Ett ärende per åtgärd: Om man markerar denna kryssruta så kommer åtgärden vid ärendegenerering att hamna på ett eget ärende. Observera att denna ruta inte är aktiv om man har valt att göra en rondering. Om man vill lägga till schema för åtgärden, stänger man först detta fönster och väljer via ikonen på raden (se nedan om Schema ) Länk till basen Det bas-objekt som tillsyn och skötsel skall utföras på väljer man i objektväljaren. Bas-objekt kopieras ned till underliggande nivåer och åtgärder. För att ändra på en nivå eller åtgärd klickar man på välj-ikonen på BAS-objekt i tabellen med planeringsnivåer och åtgärder på planeringskortet. Följande ruta visas: Bild: Objektväljare Här kan man antingen använda listrutorna för att borra sig ned till en byggdel via ISE och Byggnadsverk, eller gå till fliken Avancerad för att göra en fritextsökning efter byggdelar Schema Schema sitter på åtgärderna och ska alltid vara angivet innan man skapar upp sitt planeringskort. Schema kan skapas genom att använda schemaläggningsmall som väljs genom att klicka på Kopiera från mall (se mer om mallar ovan) eller skapas och redigeras enligt nedan Schema på nya planeringsposter För att skapa eller ändra ett schema på åtgärder på nya planeringskort, klicka på välj-ikonen i tabellen med åtgärder på planeringskortet. Följande fönster öppnas: 26

28 Bild: Schemaläggningspost för ett planeringskort som ännu ej skapats Här skall man ange schematyp, dvs om planeringsposten är en engångsföreteelse eller om man vill att den ska återkomma med ett visst intervall. Man kan även välja att man vill ha specifika schemaposter. Fönstret får då ett lite annorlunda utseende enligt följande: Bild: Schemaläggningspost när man valt specifik schematyp. Man anger när planeringen skall börja (och eventuellt sluta) samt med vilket intervall man skall utföra tillsynen och skötseln. Expansionsintervall är hur långt i framtiden som det skall skapas upp planerade åtgärdstillfällen enligt intervallet. Det kan vara lämpligt att skapa upp poster två till tre gånger så långt framåt som intervallet för planeringen. Ex: Om åtgärden skall utföras en gång var tredje år kan man välja expansionsintervallet nio år. 27

29 Aviseringslängd innebär hur långt innan det planerade åtgärdstillfället som tillsyn- och skötselärendet kommer att skapas upp. Om man har valt att använda en specifik schematyp så får man som sagt även se en lista över de poster man har valt. Om man klickar på en post i listan så får man möjlighet att redigera eller radera den. Man kan även använda knappen Ny specifik post vilket öppnar samma redigeringsfönster. Bild: Redigera specifik schemapost Här finns det ett stort antal alternativ på hur man kan bygga upp sin schemapost. Man kan ange ett specifikt datum. Detta innebär helt enkelt att planeringen skall ske en gång vid det datumet. Man kan även ange en veckodag. Detta innebär att planeringen skall utföras en gång varje vecka på den angivna veckodagen. Här kan man även begränsa ytterligare. Om man samtidigt specificerar vecka, månad eller kvartal så motsvarar det alltså endast den angivna veckodagen för det aktuella urvalet. Om man anger dag så utförs planeringen den dagen varje månad eller, på samma sätt som med veckodag, på den månad eller i det kvartal som eventuellt anges. Med vecka så styr man planeringen till en specifik vecka. Om man inte har angivit något i fältet veckodag så kommer planeringen att läggas på måndagen den veckan. Månad kan man kombinera med veckodag och dag för att schemalägga något till en specifik månad. Om ingen dag har angivits så läggs planeringen på den 1:a i den aktuella månaden. Man kan även ange att planering skall ske kvartalsvis. Om ingen annan information anges så blir det den 1:a i kvartalets första månad Schema på befintliga planeringsposter Schema på befintliga planeringsposter ändras genom att klicka på välj-ikonen i grunddatat. Följande fönster (som är lika för de olika nivåerna) öppnas: 28

30 Bild: Schemaläggningspost för befintliga planeringskort Här skall man ange schematyp, dvs om planeringsposten är en engångsföreteelse eller om man vill att den ska återkomma med ett visst intervall. Startdatum och slutdatum kan anges om man vill att schemaläggningen ska gälla mellan vissa datum. Startdatum är obligatoriskt. Intervalltyp och intervall anger hur lång tid som ska gå innan åtgärden återkommer i planeringen. Automatisk expanderig anger om åtgärder ska skapas upp automatiskt enligt intervallet. Expansionsenhet och expansionslängd anger hur långt i framtiden det skall skapas upp planerade åtgärdstillfällen enligt intervallet. Det kan vara lämpligt att skapa upp poster två till tre gånger så långt framåt som intervallet för planeringen. Ex: Om åtgärden skall utföras en gång var tredje år kan man välja expansionsintervallet nio år. Typ för avisering och Aviseringslängd anger hur långt innan det planerade åtgärdstillfället som tillsyn- och skötselärendet kommer att skapas upp. Genererar arbetsorder anger om posten ska resultera i en arbetsorder eller om den bara ska finnas i planeringen Spara till alla underliggande poster När ett schema ändrats kan man välja att spara det till alla underliggande poster genom att trycka på knappen Spara till alla underliggande poster. Befintliga planeringstillfällen lämnas kvar, det nya schemat fortsätter efter det sista planeringstillfället Spara och ersätt på alla underliggande poster Spara och ersätt på alla underliggande poster plockar bort alla befintliga planeringsposter fr.o.m. idag och skapar nya enligt det nya schemat. 29

31 4.6. Redigera planeringskort Så länge ärenden inte är skapade kan planeringsposter redigeras. Data på planeringskortet redigeras med hjälp av välj-ikonerna. Bild: Skapat planeringskort (öppnat från T/S- och besiktningstavlan) För att redigera planeringsnivåer eller planeringsåtgärder, klicka på dem (beskrivningskolumnen), så öppnas de och kan redigeras på samma sätt som planeringskortet. (Läs mer i avsnitten Länk till basen och Schema för redigering av respektive.) 30

32 5. Genomförande (ärende) Ett ärende skapas automatiskt med utgångspunkt från planeringskortets inställningar. Ärendet blir synligt i ärendelistan och styrs utifrån den uppsatta ärendeprocessen Skapa ärenden med automatik Tillsyn- och skötselärenden skapas med automatik av systemet. Ett bakgrundsjobb skapar normalt ärenden nattetid. Hur ärenden skapas beror helt på hur planeringskorten är skapade. Tillsyn- och skötselärenden har en egen ärendetyp och en egen nummerserie samt en egen ärendeprocess. När bakgrundsjobbet skapar ärenden från planeringskorten försöker det packa ihop så många åtgärder som möjligt under ett och samma ärendenummer. Följande kriterier gäller vid skapande av tillsyn- och skötselärenden: Varje planeringskort genererar minst ett nytt ärendenummer. För att ett ärende skall skapas krävs att minst en åtgärd är registrerad. Är planeringskortet av typen rondering skapas alla åtgärder under ett och samma ärendenummer. (I ett ronderingskort har alla åtgärder alltid samma schema, ansvar och resurs) De åtgärder som har samma schema, ansvar och resurs hamnar på samma ärendenummer. Om en åtgärd är markerad med Ett ärende per åtgärd och det inte är en rondering så kommer åtgärden att läggas på ett eget ärende Skapa ärenden manuellt Ärenden kan även skapas manuellt genom att på verktygsraden på det färdiga planeringskortet trycka Skapa arbetsorder. Detta används endast om man vill skapa arbetsordern omedelbart istället för att låta systemet skapa arbetsordrar baserat på planeringskortets inställningar. Bild: Skapa arbetsorder manuellt 5.3. Ärendeprocessen Genom att anpassa ärendeprocessen kan signalering och notifiering ske via e-post eller andra meddelandesätt. Ärendeprocessen ger också stora möjligheter att styra och bevaka hela ärendet från början till avrapportering (se mer i användarhandledning om ärendeprocessen). 31

33 Bild: Ärendeprocess i T/S 5.4. Ärendelistan Tillsyn- och skötselärenden återfinns i ärendelistan eller ärendetavlan. I ärendelistan visas alla ärendetyper, men varje användare ser endast de ärenden de har behörighet att se. Både listan och tavlan kan filtreras för att visa ett önskat urval ärenden (arbetsordrar). Vid klick på ärendenumret i ärendelistan öppnas ärendet. Bild: Ärendelistan Längst ned i listan finns knapparna Tilldela resurs och Tilldela ansvarig. Här kan man först markera ett antal ärenden i listan och sedan klicka på en av knapparna för att välja och tilldela resurs eller ansvarig till markerade ärenden. Funktionen byter resurs/ansvarig bara på ärendet. Ärenderader ändras ej. 32

34 Massutskrift För att snabbare kunna skriva ut flera ärenden vid samma tillfälle finns funktionalitet för massutskrift. Använd knappen längst ned i ärendelistan. Massutskriften kan göras på 3 olika sätt beroende på behov, se bild. Utskrift sker endast av de ärenden man kan se i fönstret i ärendelistan. Om man har ärenden på flera sidor i ärendelistan får man välja Nästa och göra en utskrift per sida Ärendetavlan Ärendetavlans summerade vy visar veckovis hur många ärenden som ligger i respektive status; aktiv, utförd, avrapporterad och avbruten. Klicka i tavlan för att komma till en mer detaljerad översikt där ärendena sorteras per resurs. Från denna översikt klickas sedan på ärendenumret för att komma åt önskat ärende. Bild: Ärendetavlan summerad 5.6. Återrapportering När arbetet är utfört avrapporteras kostnader, tidsåtgång och annan viktigt information som hör till ärendet. Ärendet erhåller status avslutat. Statistik och rapporter kan skrivas ut för att sammanställa kostnader och tid för utförda arbeten. Avrapporterade ärendet förblir liggande i databasen tills dess att rensningsrutiner har körts. Vilka knappar som finns på ärendets verktygsrad beror på hur ärendeprocessen ser ut. Här nedan görs en allmän beskrivning. För ytterligare information hänvisas till användarhandledningen om ärendeprocessen. 33

35 Bild: Verktygsrad på Tillsyn och skötselärende Vid återraportering går det att skapa felavhjälpande underhåll via knappen Skapa felavhjälpande underhåll på verktygsraden samt justera information på relaterat data i basen via länk till basen i grunddatat. Filer kan tittas på eller läggas till ärendet via knappen filer. Filerna kopplas till ärendet och hanteras i dokumentarkivet (se mer i användarmanual om dokumentarkivet). Bild: T/S-ärende Ärenderader Ärenderaderna kan ha olika utformning beroende på hur åtgärdspunkterna utformats i planen. Den datatyp som valts i planen (eller i mallen) styr vilken typ av data som kan matas in vid återrapportering. Bild: Exempel på ärenderader med olika datatyper Snabblänkar på ärenderaderna Bas-objekt 34

36 Länk till basen från ärenderad Visar arbetsbeskrivning Visar placering Visar om det finns garantier på objektet eller i strukturen ovanför objektet. Ikonen skiftar färg om garanti finns. Resurs Markeringsruta för att få en överblick över utförda åtgärdsrader. Endast ett visuellt hjälpmedel, avrapporterar inte raden Felavhjälpande underhåll från tillsyn- och skötselärende Felavhjälpande underhåll kan skapas inifrån ett tillsyn- och skötselärende. Det felavhjälpande underhållet baseras på en eller flera ärenderader. De ärenderader som registreringen ska gälla markeras i rutan först på varje ärenderad. Bild: Markeringsruta på ärenderad Tryck därefter på knappen skapa felavhjälpande underhåll på verktygsraden så öppnas registreringssidan för felavhjälpande unerhåll. För mer information, se användarmanualen för felavhjälpande underhåll. 35

37 Bild: Registrerings-sida för felavhjälpande underhåll Återta kvitterat tillsyn- och skötselärende Om man måste återta ett kvitterat ärende så görs det i 2 steg enligt följande: 1. Gå in på ärendet och ändra status till aktiv. Välj ärendehantering och ärendelista. Gör urval på t ex ärendetyp och status så att man lättare hittar ärendet. När man hittat det klickar man på länken för aktuellt ärende. Längst ned på sidan väljer man system och klickar på redigera. En ny sida öppnas. Ändra status Avrapporterad till Aktiv. Klicka sedan på knappen Spara för att spara ändringen. 2. Ändra aktuellt steg för processen 36

38 När man sparat posten skall man klicka på knappen Process och en ny sida öppnas. Markera pågående så den blir blå. Högerklicka och välj Ange som aktuellt steg för processen. (Observera att processtegen kan variera från kund till kund beroende på hur man lagt upp dom.) Ärendet har nu rätt status och befinner sig i rätt processteg Masskvittering Bild: Masskvittering av ärenden När många ärenden ska kvitteras kan i vissa fall masskvittering användas. Ärenden som ska masskvitteras måste uppfylla kriteriet att de har en processåtgärd som heter Masskvittering. Ett masskvitterat T/S-ärende får status avrapporterad. Ingen tid, kostnad eller annan information påförs. 37

39 För att masskvittera filtrera först ärenden fram. Om alla synliga ärenden ska masskvitteras bockas den översta rutan i listan i, så markeras alla, annars bockas var och en ruta i. Masskvittering sker endast av de ärenden man kan se i fönstret i masskvitteringslistan. Om man har ärenden på flera sidor i ärendelistan får man välja Nästa och göra en masskvittering per sida Bevakade ärenden Det går att skapa bevakning på ärenden genom att på ärendets verktygsrad välja Skapa bevakning. Man får möjlighet att lägga en kommentar till bevakningen innan den sparas. Ärenden som skapats bevakning på visas i listan Bevakade ärenden, där även bevakningskommentaren visas. På detta sätt kan vissa utvalda ärenden lätt överblickas. 38

40 6. Rapporter 6.1. Utskrifter från rapportmodulen Rapporter gällande tillsyn & skötsel finns under modulvalet planering samt ärenden i rapportsidan. Där kan man skriva ut rapporter som kommer med systemet men man kan även skapa egna rapporter och prenumerationer. Hur själva rapportmodulen fungerar finns beskrivet i Användarmanualen för RPG. Till tillsyn & skötsel finns ett antal standard datakällor och rapporter. Här kommer en listning på dessa Datakällor Åtgärder - TS Listar TS Åtgärder Kod Beskrivning Uppskattad tidsåtgång Genererar arbetsorder Kostnad per åtgärd Typ för aviseringslängd Aviseringslängd Åtgärdsmalltext Övrig kostnad Resurs Resurs klassificering Ansvarig klassificering Konto Mängd Mall skapad år ISE Åtgärder TS planering Sammanställning TS åtgärder Planeringsbeskrivning ISE Byggnadsverk Fastighet 39

41 Byggdel Komponent Resurs Åtgärdsbeskrivning Instansår Instansvecka Total tid Antal Snitt Kvitterat år Kvitterad vecka Kvitterad tid Kvitterat antal Kvitterat snitt Instansvecka från Instansvecka till Status Åtgärder/Byggdelar TS Listar var byggdelar är använda i TS Åtgärdsmall beskrivning Arbetsbeskrivning Resurs ISE Fastighet Byggnadsverk Byggdel Komponent Planerad åtgärd År skapad Åtgärdsmall kod Ärenden TS Listar TS-ärenden ResourceFilter ISE Fastighet Byggnadsverk Utrymmessystem Byggdel Komponent Ärendenummer Ärendetyp kortnamn Utrymme Status Ärendetyp Position Prioritet Aviseringsdatum Klar senast Datum avrapporterat 40

42 Fakturanamn Fakturaadress Faktureras Godkänd Datum påbörjat Datum aktiverat Datum utfört Datum rapporterat Datum avbrutet Datum borttaget Datum plockat Anmält av Anmält av (tel) Anmält av (e-post) Kontaktperson Kontaktperson (tel) Kontaktperson (e-post) Skapad den År Vecka Vecka från Ärendebeskrivning Kommentar Vecka till Ärendetext Kommentar ärenderad Utförande resurs Ansvarig resurs Komponentbeskrivning 41

43 Rapporter Arbetsbeskrivning TS - Listar arbetsbeskrivningar (åtgärdsmallar) för TS-ärenden Arbetsbeskrivning TS per ISE - Listar arbetsbeskrivningar (åtgärdsmallar) för TS per ISE och resurs Arbetsbeskrivning TS per resurs - Listar arbetsbeskrivningar (åtgärdsmallar) TS per resurs TS planerad tid per ISE - Visar planerad tid per ISE (diagram) TS planerad tid per resurs - Visar planerad tid per resurs (diagram) TS planerad tid per vecka - Visar planerad tid per år och vecka (diagram) TS planerad tid per åtgärd - Visar planerad tid per åtgärd (diagram) TS planerade åtgärder per ISE resurs - Listar planerade åtgärder per ISE och resurs TS planerade åtgärder per resurs ISE - Listar planerade åtgärder per resurs och ISE TS sammanställning åtgärder - Sammanställning av TS åtgärder. Planerad tid och kvitterad tid. Brandskyddstillsyner TS - Listar aktiverade och kvitterade TS-ärenden Kommentarer TS avrapporterade per byggdel - Listar avrapporterade TS-kommentarer per ISE, byggnadsverk och byggdel TS antal ärenden per ISE - Visar antal TS-ärenden per år och ISE (diagram) TS antal ärenden per resurs - Visar antal TS-ärenden per resurs (diagram) TS antal ärenden per vecka - Visar antal TS-ärenden per år och vecka (diagram) TS avrapporterade sammanställning per vecka - Sammanställning av avrapporterade TSärenden (tid, kostnader och antal arbetsordrar) Åtgärder byggdelar TS - Listar vilka åtgärder en byggdel är använd i TS 42