HÅLLBARHETSREDOVISNING Vi arbetar för en hållbar institutssektor i världsklass

Transkript

1 HÅLLBARHETSREDOVISNING 2008 Vi arbetar för en hållbar institutssektor i världsklass

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Innehållsförteckning och läsinstruktioner... 2 Ledningen om en hållbar institutssektor i världsklass... 3 En spännande resa med CSR och GRI... 4 Organisation och företagets storlek... 5 Styrning och processer... 8 Våra CSR-mål... 9 GRI-rapportens omfattning Prioriterade frågeställningar Intressenter CSR-strategi Mål, risker och möjligheter en analys Indikatorer Ekonomiska Miljö Sociala Sammanfattning av CSR-arbetet och GRI-processen Granskning och bestyrkande Kontaktinformation GRI-index Rapporteringsnivå Från och med verksamhetsåret 2008 ska RISE Research Institutes of Sweden Holding AB (fram till årsskiftet 2008/2009 IRECO Holding AB) enligt direktiv från ägaren, staten, avlägga en hållbarhetsredovisning enligt GRI som en del av den externa redovisningen. Denna rapport fokuserar på holdingbolagets verksamhet som delägare i industriforskningsinstitut och beskriver kort de tre dotter-/intressebolagen. Indikatorerna härrör från dotter- /intressebolagens verksamheter. Se även rapportdetaljer i GRI-index på sid 33. RISE Research Institutes of Sweden Hållbarhetsredovisning

3 EN HÅLLBAR INSTITUTSSEKTOR I VÄRLDSKLASS RISE Holding är ägarbolaget i RISE Research Institutes of Sweden. Under 2008 förberedde vi oss för ett nytt uppdrag med förstärkt mandat att utveckla och förnya sektorn av svenska industriforskningsinstitut. Syftet med en förstärkt institutssektor är att långsiktigt och hållbart bidra till att öka näringslivets konkurrenskraft och Sveriges tillväxt. Ett industriforskningsinstitut är en viktig aktör i det svenska innovationssystemet, en forsknings- och innovationsaktör som å ena sidan betjänar näringslivets behov och å andra sidan arbetar som en komplementär och allianspartner till universitet och högskolor. Av en sådan aktör krävs det att man ligger långt fram i kunskapsutvecklingen i allt man gör. Eftersom RISE Holding är ett ägarbolag som hel- och deläger industriforskningsinstitut, så är verksamhetens kärnprocess ägarstyrning. Det är med strategisk ägarstyrning som vi kan utveckla och förnya sektorn till en hållbar institutssektor i världsklass, vilket är verksamhetens huvudmål. Vi har identifierat fem ägarstyrningselement som vi arbetar med dagligen: Att fånga upp näringslivets behov och säkra dess inflytande över våra strategiska val Att utveckla finansieringen av institutens strategiska kompetensutveckling Att verka genom styrelsearbete och i valberedningar Att företräda hela institutssektorn gentemot övriga intressenter med ett starkt varumärke Att följa upp och redovisa effekter inom ekonomi/nytta, hållbarhet och socialt ansvarstagande För att kunna nå vårt huvudmål måste även vi ligga i framkant inom alla våra verksamhetsområden och därmed kunna konkurrera på en global arena. De nio utmaningar som ligger framför oss de närmaste åren är därför: 1. Att föra strategiska dialoger med näringslivet, särskilt mht behoven hos SME (små och mindre) och medelstora företag (MidCap) 2. Att bygga strategiska allianser med universitet och högskolor 3. Att utveckla en effektorienterad strategisk kompetensutvecklingsfinansiering 4. Att mäta och redovisa konkurrenskrafts-, hållbarhets- och tillväxteffekter 5. Att öka sektorns internationalisering 6. Att fortsätta strukturutveckling och förnyelse av sektorn 7. Att utvidga kvalitetsbegreppet till att också omfatta nytto- och hållbarhetsapekter 8. Att utveckla ett nytt och hållbart varumärke RISE för sektorn 9. Att göra sektorn känd och respekterad, till stolthet för de verksamma. Välkommen ombord! Yngve Stade Styrelseordförande Peter Holmstedt Verkställande direktör RISE Research Institutes of Sweden Hållbarhetsredovisning

4 EN SPÄNNANDE RESA MED CSR OCH GRI Regeringen beslutade hösten 2007 att alla statligt ägda företag ska avge en redovisning av sitt arbete med hållbarhets- och ansvarsfrågor (CSR, Corporate Social Responsibility, eng.) som en del av den externa redovisningen fr.o.m. verksamhetsåret Ägaren föreskriver också att rapporteringsformatet ska följa GRI, Global Reporting Initatives riktlinjer och rekommendationer samt vara oberoende bestyrkt. Detta stärker vårt CSR-arbete och säkrar att vi följer upp och förbättrar våra resultat på bästa sätt för att motsvara ägarens intentioner. Som en direkt följd av ägarens direktiv initierades uppstart av CSR- och GRI-processerna på IRECO i början av Då regeringen deklarerade sin ambition att säkerställa att de egna bolagen arbetade med samma krav på transparens i CSR-frågor som börsföretagen sedan länge gjort, intensifierades etableringen av GRI-standarden synbart och kontakterna med konsulter som erbjuder CSR/GRI-tjänster i och utanför Sverige ökade märkbart även på holdingbolaget. Bolagets styrelse informerades om ägarkravet på årlig redovisning av företagets CSR-arbete och IRECO fick av styrelsen uppdraget att sammanställa en redovisning enligt direktiven. Arbetet startade i princip från noll. Under våren 2008 knöts en extern CSR-konsult, Ethos International, som rekommenderats av ägaren, till bolaget för att stödja kommunikationsansvarig och VD vid upplägg och genomförande av arbetet. Som ett första steg uppdrogs åt konsulten att göra en genomlysning av IRECO och institutskoncernerna för att kartlägga det befintliga CSR-arbetet. Samtidigt informerade också bolagets revisionsbyrå, genom sina CSR/GRI-specialister om hur planering och revision av en hållbarhetsredovisning går till. En arbetsgrupp bildades under ledning av holdingbolaget, där representanter för våra dotteroch intressebolag Swedish ICT Research, Swerea och STFI-Packforsk ingår, samt från SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut, som skall införlivas i koncernen under De första arbetsmötena hölls i april/maj och arbetsåret avslutades i mitten av december med en gemensam avstämning inför datainlämningen sista januari Detta är vår första hållbarhetsredovisning och samordningen av CSR-arbetet har initierats i takt med att ägarstyrningsverktygen arbetats fram på moderbolaget. Samtidigt har kunskaper kring regel- och rapporteringsverktyget GRI grundlagts på moder- och dotterbolagen. Nu är vi igång! Mai Terras Kommunikationsansvarig och sammankallande i RISE-koncernens arbetsgrupp för CSR-frågor RISE Research Institutes of Sweden Hållbarhetsredovisning

5 VÅR ORGANISATION Bolagets namn var fram till IRECO Holding AB. Vid årsskiftet ändrades namnet till RISE Research Institutes of Sweden Holding AB, i dagligt tal kallat RISE Holding AB. I rapporten kommer namnet RISE att användas i sammanhang som rör 2009 och framtiden. IRECO/RISE är statens holdingbolag för delägande i industriforskningsinstitut. Bolaget bildades 1997 av staten genom Näringsdepartementet och KK-stiftelsen. Sedan 2007 är bolaget helägt av staten. Sedan starten har IRECO/RISE hanterat statens delägande i de tekniska industriforskningsinstituten som sorterar under Näringsdepartementet och drivit strukturfrågor för institutssektorn i samråd med ägaren och medägarna industri och branschföreträdare som också är institutens kunder. Industriforskningsinstituten är verksamma som leverantörer av behovsmotiverad forskning, utveckling och innovationer. De samverkar med universitet och högskolor genom kunskapsutbyte och kompetensuppbyggnad och förser näringslivet med den kunskap, de produkter och tjänster som efterfrågas. De bidrar därmed till att säkra Sveriges industris konkurrenskraft på en global kunskapsmarknad. Organisationsstruktur IRECO/RISE var vid utgången av 2008 delägare till tre dotter-/intressebolag som alla samlar flera industriforskningsinstitut under sig, samt forskningsinstitutet MEFOS som förs till Swerea under Swedish ICT Research är bolagets majoritetsägda dotterbolag och forskningsinriktningen för de ingående instituten är informations- och kommunikationsteknologi. I Swerea AB ingår fyra helägda forskningsinstitut som verkar inom material-, process-, produkt- och produktionsteknik. Intressebolaget STFI-Packforsk bildar en koncern med dotterbolag i Norge och England och forsknings- och utvecklingsverksamheten sträcker sig längs hela värdekedjan från pappersmassafiber till färdig förpackning och tryckteknik. Tillsammans med det polytekniska forskningsinstitutet SP Sveriges Tekniska forskningsinstitut, bildar bolagen en federativ struktur under IRECO/RISE som i dagligt tal kallas Fyrklövern. SP är idag, liksom RISE självt, helägt av staten genom Näringsdepartementet, och ägarens avsikt är att avyttra SP till RISE under 2009, varvid SP kommer att bli det största, helägda dotterbolaget i RISE Research Institutes of Sweden Holding AB. Institutet MEFOS har pga att förhandlingar pågått med Swerea AB kring ägandet under längre tid, inte inkluderats i denna hållbarhetsredovisning. RISE Research Institutes of Sweden Hållbarhetsredovisning

6 Huvudsäte Styrelsens säte är Stockholm. Relevanta länder Marknaden för behovsmotiverad kunskapsuppbyggnad och kompetensöverföring är global. Industrin köper sina FoU-tjänster där kunden får mest för satsade pengar. Sverige har till följd av en rad politiska beslut under lång tid satsat den största delen av de offentliga forskningsmedlen på universitet och högskolor, inte på institutens tillämpade forskning. Svenska forskningsinstitut är därför vid en jämförelse med andra länder förhållandevis små aktörer i innovationssystemet. Nu finns en politisk samsyn kring att den svenska institutssektorn behöver stärkas för att både kunna stödja en alltmer internationellt konkurrensutsatt industri och möta de globala och demografiska utmaningar vi alla står inför med hållbara FoU-lösningar och innovationer. IRECO/RISE har givits utökat mandat och ekonomiska förutsättningar för att genomföra den strukturella förstärkningen. RISE Holding bedriver sin verksamhet i Sverige med det uttalade syftet att verka för en nationellt samlad, svensk institutskoncern som arbetar strategiskt utifrån vår industris nuvarande och framtida behov. Men syftet att samla de tidigare spridda, mindre instituten i en enad struktur är också att öka deras möjlighet att delta i sammanhang där andra, större länder har starka fästen, t ex inom EU:s ramprogram för forskning och utveckling. RISE Research Institutes of Sweden Hållbarhetsredovisning

7 Ett par av forskningsinstituten inom RISE har bolag utanför Sverige (Swerea KIMAB i Frankrike och STFI-Packforsk i Norge och England) men i båda fallen rör det sig om mindre enheter som inte är föremål för denna rapport, utom Swerea KIMAB i EC1. Ägarstruktur Bolaget RISE Holding ägs till 100 % av staten genom Näringsdepartementet. För RISEs ägarandelar i institutsbolagen, se sid 6. Marknader Köpare av institutens forskning, utveckling och innovationer är företag (både stora och små) inom ett brett spektrum av tekniska branscher: IT/telekom, fordon, verkstad, gruvdrift, materialframställning (fiber, textiler, kompositer, keramer, glas m m), metallurgi, trä, papper och förpackningar, bygg, ytkemi, livsmedel och bioteknik. IRECOs storlek Mätetal Totalt Moderbolaget Swedish ICT SWEREA STFI-Packforsk MEFOS Medeltal anställda, inkl vd Omsättning, mkr Resultat efter skatt, mkr 52,6-0,9 3,5 4,1 43,2 2,7 Totalt eget kapital, mkr Totala skulder, mkr Totala tillgångar, mkr Denna tabell omfattar samtliga bolag i koncernen oberoende av RISEs ägande. Den ska inte jämföras med den årsredovisning som RISE Holding avger för verksamhetsåret Redovisningen har inte brutits ned på regioner då så liten del bedrivits utanför Stockholm. Viktiga förändringar inom IRECO under rapportperioden Inga förändringar i ägande eller struktur har ägt rum i den IRECO-ägda sfären under Emottagna priser eller utmärkelser under rapportperioden IRECO Holding har inte mottagit några priser under rapportperioden. RISE Research Institutes of Sweden Hållbarhetsredovisning

8 STYRNING Vår styrningskultur IRECO hade 2008 tre anställda som tillsammans och utifrån sina yrkeskompetenser utför det dagliga arbetet på holdingbolagets kansli: VD, kommunikationsansvarig och en assistent. En controller har anlitats som konsult och anställts VD rapporterar till styrelsen som består av sex ledamöter, varav en är representant för ägaren, staten. Inga personalrepresentanter är invalda i styrelsen. Styrelsen tillsätts av ägaren, staten, med oberoende, professionella ledamöter och en oberoende ordförande utses. VD ingår ej i styrelsen. Två styrelseledamöter tillsammans med ordförande utgör arbetsutskott som bereder särskilda frågor, samt bildar revisionsutskott. Fyrklöverbolagens verkställande direktörer träffas regelbundet under IRECO/RISEs VDs ledning för informellt erfarenhetsutbyte och ömsesidig information sinsemellan och mellan ägare och institutskoncerner. VD i RISE Holding är invald i dotter- och intressebolagens styrelser som ägarrepresentant. Styrelserna i Swedish ICT, Swerea och STFI-Packforsk tillsätts genom valberedning och nomineringskommittéer och består av industrirepresentanter från branscher och intressentföreningar som berörs av respektive instituts verksamhet. En oberoende ordförande utses. VD ingår ej i styrelsen. Samtliga ägare, majoritets- eller minoritetsägare ges möjlighet att framföra åsikter i olika forum, bl a årsstämman och på ägarmöten. Metoder för hur anställda kan påverka ledningsgrupp och styrelse RISE Holdings personal har en löpande dialog med VD kring arbetet och arbetsförhållanden, inklusive årliga utvecklings- och lönesamtal. Inga formella representativa organ är bildade för de anställda. En omfattande personalpolicy är under framtagning på holdingbolaget. Anställda medverkar på styrelsemöten när deras frågor behandlas. VD i RISE Holding är invald i dotter- och intressebolagens styrelser. Personalrepresentanter är invalda i styrelserna för dotter- och intressebolagen. Kompensation till ledningen Styrelseledamöterna och ordförande erhåller ett fast årligt arvode för sitt styrelsearbete. Styrelseledamöternas insatser utvärderas årligen enligt statens ägarpolicy och Svensk kod för bolagsstyrning. VD erhåller fast månadslön och ingen bonus. Ledningsgruppens bef. processer för hantering av intressekonflikter Holdingbolagets arbete bedrivs i en anda av öppenhet och flexibilitet med regelbundna möten för avstämning. RISE Research Institutes of Sweden Hållbarhetsredovisning

9 Styrelsenominering avseende CSR-kvalifikationer Ledamöterna i RISEs styrelse utses av Enheten för Statligt Ägande på Näringsdepartementet och det finns en uttalad ambition att involvera CSR-frågorna på styrelseagendan under Styrelserna i dotter- och intressebolagen utses enligt Svensk kod för bolagsstyrning, Koden, genom nomineringskommittéer/valberedningar. CSR-aspekter genomsyrar varje moment av processen; från styrelseutvärdering och kartläggning av behov till framtagning av kompetensprofiler och rekrytering. VÅRA CSR-MÅL RISEs styrelse har vid årsskiftet antagit en ny varumärkeskod för det förnyade holdingbolaget där CSR ingår som en väsentlig del i hur bolaget vill uppfattas och vilka frågor som är prioriterade. Holdingbolaget är mitt i processen med att upprätta övergripande policies och styrdokument som ska ligga till grund för ägarstyrningen av koncernen i CSR-frågor. Framtagningen av dessa policies grundar sig på genomlysning av befintliga styrdokument, rådgivning av bolagets revisorer och anlitad utbildningskonsult. Följande mål har satts för vårt fortsatta hållbarhetsarbete: Kort sikt ( ): Alla anställda är medvetna om att sociala, ekonomiska och miljömässiga hållbarhetsoch ansvarsfrågor är något vi jobbar med i organisationen RISE RISE Holding har inlemmat CSR som en del i sin ägarstyrning RISE Holding har en tagit fram en överordnad policy för CSR-frågorna i koncernen Medellång sikt ( ): RISE Holding har etablerat en strategisk dialog kring CSR med näringslivet/våra medägare RISE Holding har inlemmat CSR som ett kriterium i våra finansieringsinstrument RISE Holding bidrar med information och aktivt nätverksbygge och följer upp att CSR-policies finns i koncernbolagen, både standardiserade och specialanpassade Lång sikt (2013): RISE Research Institutes of Sweden är en ledande FoU- och innovationsorganisation för CSR-frågor i Sverige CSR är en självklar del av vårt gemensamma kunderbjudande CSR är en oumbärlig del av vår konkurrenskraft och rekryteringsförmåga RISE Research Institutes of Sweden Hållbarhetsredovisning

10 Ledningens hantering av CSR-resultat CSR-ansvarig person på RISE Holding rapporterar sitt arbete till VD som redovisar arbete och resultat för styrelsen. Utkastet till en koncernövergripande CSR-policy kommer att föreslås styrelsen för beslut under första halvåret Därefter formaliseras rapporteringen i en fast punkt på styrelseagendan och holdingbolagets VD ges därmed mandat att verka för policyfrågorna i dotter- och intressebolagsstyrelserna. Utvärdering av ledningen avseende CSR-resultat Holdingbolagets styrelse utvärderas enligt koden för ägarstyrning av statligt ägda bolag. CSR-perspektivet kommer att inkluderas i utvärderingen från och med i år. Åtaganden avseende externa initiativ Med hjälp av en extern konsult har vi under 2008 kartlagt koncernens CSR-arbete (en genomlysning gjordes i oktober 2008) och insett behovet av utbildning, formulering av mål och strategier för vårt kommande CSR-arbete, samt påbörjat det. CSR-gruppens möten är viktiga förutsättningar för styrning och vidare utveckling av detta arbete. En annan förutsättning för att lyckas är att utbilda och motivera dotterbolagscheferna till ökad medveten aktivitet i CSR-frågor. Det stödet efterfrågas av CSR-aktiva och intresserade anställda idag och stöds av holdingbolagets ledning. En utmaning är att framöver förse CSR-gruppen/nätverket med rätt kompetenser samt att försäkra sig om att gruppens arbete är förankrat i respektive ledning och/eller att arbetsgruppens ledamöter har mandat att initiera förändringar och fatta beslut. En koncernövergripande CSR-policy är under arbete under 2009, med tanken att den ska fungera som riktlinje och föredöme för koncernbolagen som uppmuntras att utveckla egna motsvarigheter, anpassade till respektive verksamhet. Detta välkomnas av arbetsgruppen men förutsätter förankring hos ledningspersonerna, något som holdingbolagets VD avser att arbeta aktivt med det kommande året. Medlemskap i förbund och organisationer RISE Holding är medlem i EARTO, European Association of Research Technology Organisations, den europeiska intresseorganisationen för tekniska forsknings- och utvecklingsbolag och representerar där svensk institutsforskning och statlig FoU-finansiering på Europanivå. EARTO-samarbetet innebär en värdefull möjlighet till möten och kunskapsutbyte och utgör ett ypperligt tillfälle att visa upp svensk industriforskning för omvärlden på ett fokuserat sätt. RISE medverkar under året i förberedelserna för det svenska värdskapet för EARTOs årskonferens 2010, då 300 internationella FoU-aktörer välkomnas till Göteborg. RISE Research Institutes of Sweden Hållbarhetsredovisning

11 GRI-RAPPORTENS OMFATTNING Detta är RISE-koncernens första hållbarhetsredovisning. CSR-arbetsgruppen har under ledning av IRECO/RISE och Ethos International under året hållit arbetsmöten där kartläggning av prioriterade frågeställningar för hållbarhetsrapporten och identifikation av intressenter har varit centrala beslutsfrågor i uppstartsfasen av det gemensamma CSR-arbetet i koncernen. Urvalet har gjorts med GRI-matriser och rapporten syftar till C+-nivå. Samtidigt är det viktigt att konstatera att de första sammankomsterna och arbetsmomenten i första hand tjänade till ömsesidig orientering i omfattning och uppskattat värde av befintligt arbete, samt förväntat resultat av pågående hållbarhetsinsatser. En kort utbildning i definitioner och GRI-terminologi genomfördes i arbetsgruppen. Icke oansenlig tid har lagts på information och förankring i gruppen en förutsättning för att processen skulle kunna påbörjas fokuserat trots viss resursbrist och tidspress. Verksamheterna i de tre dotter- och intressebolagen, inklusive forskningsinstitutet SP, har skiftande karaktär i allt från organisationsstorlek och kundbild till råvaruförbrukning och projektstorlek. Man arbetar med skilda branscher och skiftande FoU-lösningar; från tunga industriella applikationer inom t ex gjuteriindustri och fordonstillämpningar, till högteknologisk mikroelektronik, materialprovning och livsmedelsforskning. Allt samlat under samma statliga delägare IRECO/RISE Holding. Därför beslutades redan inledningsvis att: 1, IRECO/RISEs hållbarhetsredovisning 2008 utöver holdingbolagets verksamhet, med mycket liten CSR-påverkan, ska omfatta mätdata från forskningsbolagen i koncernen, vars CSR-påverkan är betydligt större, för att nå relevans. Standardredogörelserna i första delen har därför fokus på holdingbolaget och indikatordata hämtas från dotter- och intressebolagen. 2, valet av indikatorer detta första rapporteringsår ska bygga på principen om minsta gemensamma nämnare för inkluderade forskningskoncerner. De 12 indikatorer som valts av gruppen är framtagna med direkt koppling till de prioriterade frågeställningar som de fyra bolagen gemensamt kunde identifiera som viktigast, men urvalet har också tagit hänsyn till vilka mätdata som är rimligt arbetskrävande att ta fram och sammanställa, utan att tappa i relevans eller äventyra att GRI-riktlinjerna följs tillfredsställande för en rapport på C+-nivå. Redan nästa år utökas antalet indikatorer när SP inlemmas i RISE-koncernen och vi lägger till de indikatorer som SP hittills ensamma valt att mäta/tillämpa i sin verksamhet (se SPs hållbarhetsredovisning enligt GRI 2008 på Dessa kommer att utgöra en naturlig utbyggnad av våra första indikatorer. RISE Research Institutes of Sweden Hållbarhetsredovisning

12 Prioriterade frågeställningar De prioriterade frågeställningarna som representanterna för forskningsbolagen i arbetsgruppen (inklusive SP) enades om som gemensamma för alla institut och därför relevanta att börja arbeta med tillsammans, är: Att tjänster och projekt är neutrala ur ett hållbarhetsperspektiv Kund- och leverantörshantering ur ett hållbarhetsperspektiv Resor (till och från jobb, tjänste-) Kemikaliehantering Avfallshantering Energiförbrukning Affärsetik Mångfald Jämställdhet Arbetsmiljö Dessutom konstaterades generellt att det finns en påtaglig positiv miljöpåverkan i institutens samlade FoU-verksamhet per se, vilken ofta just syftar till att finna lösningar och åtgärder för ökad eller förbättrad miljöhänsyn, energibesparing, effektivisering och rationalisering av industriell drift, samt utbildning av de industriella kunderna i miljö-/energirelaterade frågor. Denna positiva påverkan vill man naturligtvis kunna rapportera, men då det inte tidsmässigt har varit möjligt att till denna rapport identifiera gemensamma nyckeltal eller ta fram samstämmigt mätunderlag, har frågan kort behandlats i text under EN 26 med det uttalade syftet att fördjupa rapporteringen i framtiden. Begränsningar Detta är koncernens första hållbarhetsredovisning. Vi har beslutat att detta och nästa år är att betrakta som provår för en process och verksamhet som alldeles oaktat angelägenhetsgrad och förväntat positivt utfall behöver planeras, målsättas och följas upp på ett sätt som inte har hunnits med fullt ut under detta första år. Att bemanna en arbetsgrupp med rätt kompetenser, hålla möten, utbilda och motivera de deltagande är en liten del i ett viktigt systembygge som nu startat inom RISE-koncernen. Det finns ett informations- och utbildningsbehov att täcka, inte minst hos ledningar och styrelser, för att denna process kan sägas ha startat överallt i koncernen. Holdingbolaget har inte nått ända dit, och därför är vårt prioriterade mål under 2009 att genom kommunikation och aktiviteter förankra i koncernens samtliga led, hos alla anställda, att CSR-frågorna nu tagit plats på agendan och kommer flätas in i vår fortsatta verksamhet internt och gentemot våra intressenter. RISE Research Institutes of Sweden Hållbarhetsredovisning

13 Rapporteringsunderlaget I rapporten har MEFOS Metallurgical Research Institute AB utelämnats, då ägandet i bolaget under året varit under förändring. MEFOS har tillhört IRECO, sedan varit ägt av Swerea AB och av ägartekniska skäl förts tillbaka till IRECO/RISE under en period som var tänkt att bli kort, men som av administrativa skäl drog ut på tiden. Under 2009 kommer MEFOS återföras till Swerea-koncernen och hädanefter rapporteras med Swerea. I denna rapport omfattar Swereas redovisning dotterbolagen KIMAB, IVF, SICOMP och SWECAST. Swerea KIMABs dotterbolag i Frankrike har utelämnats i redovisningen med undantag för EC1. Vidare har dotterbolag till dotterbolag utelämnats för att underlätta rapporteringen detta första år. Således omfattar dotterbolaget Swedish ICT instituten Acreo, SICS, Interactive Insitute, Santa Anna och Viktoria, men ej Acreos dotterbolag IR Nova. STFI-Packforsk rapporterar moderbolagets verksamhet, men ej dotterbolagen i England och Norge. SP kommer att ingå som helägt dotterbolag i RISE under 2009 men inkluderas inte i rapporten för Mätdata och metoder Underlaget till indikatorerna har samlats in, sammanställts enligt GRI och sparats hos varje dotter-/intressebolag för instituten i koncernen inför granskning. Arbetsgruppens ledamöter fördelade på årets sista möte (16 dec 2008) ansvaret för varje indikatorrapportering till en ansvarig person i arbetsgruppen med lämplig kompetens för den indikatorn. Den ansvariga fick samtidigt också till uppgift att sammanställa en inrapporteringsmall i lämpligt dokumentformat som de andra i gruppen har kunnat använda för sammanställning av sina respektive siffror gällande den indikatorn. Mätdatat har tillställts den rapportansvariga på RISE i samlad form som underlag för rapportens tabeller och förklarande texter. EN-indikatorerna har räknats fram med hjälp av koncernegna analysresurser för energiförbrukningsdata (Swerea IVF) och även tolkats av dessa forskare, se mer på sid 21. Medarbetarenkäten som ingick som en del i intressentdialog 2 byggdes av Swerea IVF och innehållet togs fram av RISE i samråd med arbetsgruppen. RISE Research Institutes of Sweden Hållbarhetsredovisning

14 INTRESSENTER Våra intressenter Holdingbolaget RISEs primära intressenter är ägarna, staten genom Näringsdepartementet, institutens övriga delägare, industrin genom branschföreningar och näringslivsrepresentanter, liksom de aktörer i innovationssystemet som medfinansierar institutens verksamheter eller samverkar med dem: myndigheter, forskningsstiftelser, samt universitet och högskolor. Opinionsbildare och beslutsfattare i näringsliv och samhälle är andra viktiga intressenter för holdingbolaget. Institutens primära intressenter är deras kunder och uppdragsgivare och alla delar av näringsliv och samhälle som drar nytta av deras forskning, utveckling och innovationer. Alla anställda såväl befintliga som potentiella rekryteringar är viktiga intressenter, liksom kompetensutvecklande partners inom akademi och näringsliv i och utanför landet. Intressenterna har kartlagts i arbetsgruppen med GRI-matris och urvalet har gjorts enligt gemensamhetsprincipen. Holdingbolagets intressenter har identifierats i diskussion med holdingbolagets ledning. Intressentdialoger Förutom den första intressentdialog som ägde rum i och med första CSR-gruppsmötet den 12 juni 2008 där den egna gruppen identifierades som primära intressenter för det fortsatta arbetet, har de egna arbetsplatserna, samt chefer, setts som avgörande intressenter för den fortsatta planeringen av arbetet och genomförandet av aktiviteter. Den 3-16 september 2008 genomfördes Intressentdialog 2, en första medarbetarenkät kring koncernens CSR-arbete och de anställdas attityd gentemot CSR-frågor och synen på hur det togs upp i koncernbolagen. Enkäten byggdes med koncernegna resurser som en digital frågelåda och lades upp på ett av dotterbolagens (Swerea IVF) servrar under en bestämd tid. Ett digitalt informationsmaterial togs fram av holdingbolaget och distribuerades tillsammans med en webblänk till enkäten till alla anställda. Distributionen till de anställda gick via respektive bolagsledning, så att STFI-Packforsk-anställda fick webbenkäten från STFI- Packforsks VD, Swerea-bolagen via sin koncernchef och respektive VD osv. Detta för att säkra engagemang och deltagande bland de anställda så långt möjligt. E-postmeddelanden innehöll en förklaring till hur och varför enkäten tagits fram och en uppmaning att inom ett visst datum besöka webblänken och lägga in sin åsikt. Frågorna var få och enkla och öppna till sin karaktär. Syftet var att ta ett stickprov på attityderna kring hållbarhetsfrågorna som de såg ut hösten En analys av svaren ger vid handen att de som svarat på enkäten uppskattar att CSRfrågorna behandlas av bolagsledningarna och tas upp i verksamheten och att de frågor som CSR-gruppen valt att prioritera (sid 12) stämmer med uppfattningen om vad som är viktiga hållbarhetsfrågor för anställda i IRECO/RISE-sfären. RISE Research Institutes of Sweden Hållbarhetsredovisning

15 Vi frågade efter vilka tre av dessa frågor som var viktigast (utan inbördes prioritering) och svaret var entydigt att följande områden är viktigast bland våra prioriterade CSRfrågeställningar att jobba vidare med just nu: Att tjänster och projekt är neutrala ur ett hållbarhetsperspektiv Energianvändningsfrågor Arbetsmiljöfrågor Därefter föredelades prioriteringen jämnt över resefrågor, avfallshantering och affärsetik, liksom därefter kund- och leverantörshantering ur ett CSR-perspektiv, samt jämställdhet. Det är värt att notera att mångfaldsfrågor prioriterades lägst av de utvalda frågorna av såväl anställda som chefer. Vi tolkar detta utifrån vår kunskap om institutens verksamhet i en global kunskapstradition med frekventa internationella forskarkontakter och samarbeten. Man vare sig upplever eller betraktar mångfalden som en väsentlig CSR-utmaning. Tre ytterligare ämnen utkristalliserades tydligt när vi frågade efter vad som efterlyses utöver våra valda områden; dessa har vi kategoriserat som följer och i den rangordning de lyftes fram: LEDARSKAPSFRÅGOR (samarbete, intern affärsetik, kommunikation ledning medarbetare, långsiktighet, utveckling av ledarskap inför implementering av CSR, öppenhet, kompetens i projektgruppers sammansättning) MILJÖVÄNLIGA VARDAGSRUTINER (policies för förbrukningsartiklar, inköp vad är det vi köper?; maten i personalmatsalen, gemensamma besparande rutiner) YTTRE MILJÖ, ALLMÄNT (Utsläpp/föroreningar genom avlopp, rök etc; livscykelanalyser, även på vår dagliga verksamhet; övergripande miljöpolicy, slit-och-släng-mentaliteten; helhetsperspektiv. Genomsnittlig svarsfrekvens för samtliga bolag var 42,5 % vilket får betecknas som gott för en första enkät av detta slag. Swereas bolag nådde den högsta svarsfrekvensen med 67, 3 % för moder- och fyra dotterbolag tillsammans. Detta kan jämföras med Swedish ICT 32, 5 % och STFI-Packforsk 43,1 %. I SP-koncernen uppnådde moderbolaget en hög svarsfrekvens (34, 6 %), medan vissa av dotterbolagen (YKI och CBI) drog ned statistiken så att totalen landade på den lägsta svarsfrekvensen, 25,8 %. SP var också det bolag som valde att inte skicka en påminnelse till sina anställda om webbenkäten mot slutet av enkättiden, med hänvisning att man var rädd att tjata sönder frågan. En slutsats vi dragit av denna första medarbetarenkät är att nästa gång bör man överväga en särskild informationssatsning innan enkäten och diskutera för- och nackdelar med en påminnelse. Man kanske höjer deltagarantalet, men detta måste vägas mot risken för allmän enkättrötthet hos personalen om man går ut med för många liknande frågor och/eller vid för många tillfällen under året, vilket kan påverka svaren och/eller inställningen till hållbarhetsfrågorna. Framtida enkäter kommer med säkerhet att diskuteras ingående i CSRarbetsgruppen. Både de inkomna svaren och de uteblivna ger en fingervisning om hur attityden till frågan för närvarande är i respektive bolag och vi kan och ska jobba vidare utifrån det. RISE Research Institutes of Sweden Hållbarhetsredovisning

16 CSR-gruppen har vidare fastställt behovet av en dialog med kunder och leverantörer till forskningsinstituten (Intressentdialog 3) för att kartlägga behov och status ur ett CSRperspektiv. Denna dialog planerades till hösten 2008 men avstyrdes sedermera pga tids- och resursbrist. Vidare har en fjärde intressentdialog diskuterats där en bredare krets allmänhet och forskningsintresserade ska kunna komma till tals om institutsforskningens CSR-påverkan och arbetet med frågorna, dock har även denna lagts på en framtid när rutiner för enkäter, utvärdering och rapportering har blivit mer inarbetade i koncernen så att resultaten också kan komma till användning på ett nyttogörande sätt. CSR-STRATEGI Generell RISE Holdings roll som delägare i institutsbolag ger bestämda ägarstyrningsinstrument att arbeta med, varav vi har identifierat fem (se VDs ord sid 3) som är väsentliga för vårt vidkommande. Ägarstyrningen är vår kärnprocess och den ger möjligheter till övergripande påverkan genom styrelsearbete, vägledande policybildning som ett uttryck för majoritetsägarens intentioner och även som en förlängning av vår ägares, statens, intentioner med RISE men holdingbolagsstrukturen hindrar t ex att RISE är operativt i dotterbolagens ledningar i frågor som rör den dagliga verksamheten i instituten. Detta är en mycket viktig distinktion som skiljer RISE från ett operativt moderbolag i en koncern liknande ett storföretag. RISE Research Institutes of Sweden är en federativ struktur med självstyrande enheter. När det gäller CSR-frågor är holdingbolaget inställt på att föregå med inspirerande och goda exempel för att underlätta för dotterbolagen att lyfta upp frågorna på agendan i önskvärd omfattning och påbörja ett genomtänkt arbete med hållbarhets- och ansvarfrågor. Vidare avser vi att bidra till utbildning och nätverksbygge kring CSR för de grupper som anses behöva det. Näringslivet den andra ägaren till instituten har i samtal med IRECO/RISE tydligt formulerat önskemål om att CSR-frågor och kompetensuppbyggnad drivs framåt av holdingbolaget som största enskilda ägare i bolagen. Näringslivets önskemål kring institutens verksamheter är strategiskt avgörande för oss att ta tillvara och samtalen fortsätter. CSR-arbetsgruppen har under året grundlagt ett nätverk och en kunskapsbank som vi tillsammans ska använda inför kommande års verksamhet och rapportering inte minst när det gäller utbyte av policymaterial och rådgörande. Under året har arbetstempot varit intensivt kring orienteringen i de nya kraven kring rapportering och tid och möda har lagts på att alls hitta tid för att börja sammanträda. Insikten om att arbetet behöver systematiseras är god och vi kommer att utveckla rutiner kring möten och rapportering så att inte onödiga resurser tas från hållbarhetsarbetet. RISE Research Institutes of Sweden Hållbarhetsredovisning

17 Finansiell RISE verkar på en global kunskapsmarknad där instituten konkurrerar med alla länder som erbjuder likvärdig teknisk forskning, utveckling och innovation till presumtiva kunder. Det är vår övertygelse att en god och genomarbetad hållbarhetssyn, implementerad i ett ansvarstagande företagande är ett krav för att kunna upprätthålla konkurrenskraft och tillväxt i framtiden och attrahera de FoU-kunder som vi vill betjäna. Lågkonjunkturen är en risk för all näringsverksamhet, men även i bistra tider vinner man på att vara ett företag med rent mjöl i påsen som arbetar med transparenta processer. RISE Holding bedriver sin verksamhet i enlighet med Svensk kod för bolagsstyrning, Koden. Det främsta syftet med Koden är att stärka förtroendet för de bolag som tillämpar den. Koden är tvingande för svenska aktiebolag vars aktier är upptagna till handel på en reglerad marknad i Sverige, sk börsbolag, men ska även tillämpas av de företag som ägs av staten detta enligt de riktlinjer som ges för statligt ägda bolag. Koden kompletterar lagstiftningen och andra regler genom att ange en norm för god bolagsstyrning på en högre ambitionsnivå. Ett annat syfte är att Koden ska kunna utgöra alternativ till lagstiftning och verka som en självreglering framför lagen. Värderingar som Koden vill ge uttryck för är att bl a skapa största möjliga öppenhet gentemot ägare, kapitalmarknad och samhället i övrigt. RISE Research Institutes of Sweden Hållbarhetsredovisning

18 MÅL, RISKER OCH MÖJLIGHETER MÅL RISK MÖJLIGHET VAD GÖR RISE HOLDING? Alla anställda är medvetna om att CSRfrågor är något vi jobbar med i organisationen RISE Dålig förankring i ledningarna kan medföra att man inte inser värdet av att frågorna tas upp. Viss risk för information overload gör att man tröttnar. Stor chans att engagera hållbarhetsintresserad personal och väcka intresse hos andra. Värdefull profileringsmöjlighet för ledningar Initierar utbildning, eftersträvar tydlighet i kommunikation internt och uppmuntrar CSRaktivitet hos dotterbolagen Kort sikt RISE Holding har inlemmat CSR som en del i sin ägarstyrning Tidsbrist, nedprioritering i RISE styrelse Kraftfullt kommunikationsverktyg för RISE ägarstyrning Arbetar aktivt med frågan, avsätter en kommunikationsresurs till att driva frågan under året RISE Holding har en tagit fram en överordnad policy för CSR-frågorna i koncernen Svårighet att vara inspirerande, överordnad utan att bli operativ Ambition och mål kan kommuniceras och diskuteras med dotterbolagen för stor ömsesidig nytta Arbetar i samråd med dotter- och intressebolagen fram en CSR-policy som läggs fram till styrelsen för beslut Medellång sikt RISE Holding har etablerat en strategisk dialog kring CSR med näringslivet/våra medägare RISE Holding har inlemmat CSR som ett kriterium i våra finansieringsinstrument Näringslivets behov och resursbrist i lågkonjunktur kan påverka viljan att arbeta med CSR-frågor Beroende av egen kunskapsuppbyggnad och ägarens, statens, intentioner med finansieringen som kanaliseras via RISE Stor möjlighet att fånga upp näringslivets behov av hållbara FoU-lösningar, särskilt i ett hårdare konkurrensutsatt klimat Finansieringsverktyget är ett kraftigt incitament för instituten att möta ägarens intentioner inom CSR Initierar dialog även kring CSR och arrangerar mötesplatser för industri, lärosäten och institut i samverkan Frågan om framtida tilläggskriterier ska utredas på RISE i samråd med instituten och våra ägare RISE Holding bidrar med information och aktivt nätverksbygge och följer upp att CSRpolicies finns i koncernbolagen, både standardiserade och specialanpassade Temporärt tyngre arbetsbörda för enskilda institut och enskilda personer på redan hårt belastade institut Stor synergivinst i att dela information och uppdatera sina policydokument med hjälp av sådant som andra redan bearbetat RISE fortsätter hålla nätverksmöten och utveckla CSRarbetsgruppen för att underlätta ömsesidigt kunskapsutbyte RISE Research Institutes of Sweden Hållbarhetsredovisning

19 MÅL RISK MÖJLIGHET VAD GÖR RISE HOLDING? RISE Research Institutes of Sweden är en ledande FoU- och innovationsorganisation för CSR-frågor i Sverige Att vi inte lyckas hålla det vi lovar pga egen resursbrist eller globala hotande omständigheter Konkurrensfördel i och utanför landet Målstyrt arbete med CSR-frågorna och extern kommunikation av värdet och nyttan på RISE hållbarhetsarbete Lång sikt CSR är en självklar del av vårt gemensamma kunderbjudande CSR är en oumbärlig del av vår konkurrenskraft och rekryteringsförmåga Att vi inte lyckas behålla efterfrågad spetskompetens inom CSR Vi missar färsk kompetens och nytänkande om vi inte ligger i framkant på ett område som engagerar många globalt CSR är en efterfrågad kompetens av industrin en självklar del av affären som måste utnyttjas bättre Vi kan rekrytera färsk kompetens med CSRaspekten som en attraktionsparameter, vi tjänar på att vara en ansvarstagande sektor RISE uppmuntrar till samstämmiga mål och ansvarsdokument i dotterbolagens alla projekt/kundrelationer och tar fram egna styrdokument för sina leverantörsavtal etc RISE bidrar med att utveckla effektmätningsverktyg, och nyckeltal för vår sektor och har som mål att kommunicera den samlade kompetensen internt och externt som en del av sin verksamhet RISE Research Institutes of Sweden Hållbarhetsredovisning

20 INDIKATORER Ekonomiska I följande avsnitt redovisas siffror från Swedish ICT Research, Swerea och STFI-Packforsk på indikatorerna EC1 och EC4. Analys av resultat har inte kunnat göras detta första år. Avsikten är att analysera resultaten i framtiden. EC1- Direkt ekonomiskt värde som genererats och distribuerats (KSEK) Kategori Innehåll Swedish ICT Swerea STFI-Packforsk a) Intäkter Nettoomsättning Finansiella intäkter Försäljning av tillgångar Summa direktgenererat ekonomiskt värde b) Driftskostnader Externa kostnader varor Externa kostnader övrigt Investeringar under året, ej strategiska c) Anställdas löner och förmåner Personalkostnader d) Betalningar till investerare Räntekostnader Amorteringar på lån Utdelningar e) Betalning till myndigheter Skatter Sverige Skatter i Frankrike - 35 Straffavgifter per land f) Samhällsinvesteringar - - Summa distribuerat ekonomiskt värde Kvarvarande ekonomiskt värde RISE Research Institutes of Sweden Hållbarhetsredovisning