PROJEKTPLAN. Välgörenhetskonsert. Redaktör: Jan Nylén Version 1.1. Status. Granskad Christofer Wållberg Godkänd Jan Nylén

Transkript

1 PROJEKTPLAN Välgörenhetskonsert Redaktör: Jan Nylén Version 1.1 Status Granskad Christofer Wållberg Godkänd Jan Nylén

2

3 PROJEKTIDENTITET Projektgruppsnamn: Grupp 18 Kurs: Projektledning 1 Campus, Umeå Universitet Termin: HT14 LP2 Namn Ansvar E-post Kim Baltz Projektledare baltzkim@hotmail.com Mikael Wahlström Beställare micke_wahlstrom@hotmail.com Isak Högström Beställare isak.hogstrom@hotmail.com Klara Sporrong Dokumentansvarig klara.sporrong@live.se Linus Öberg Projektdeltagare linus.oberg@hotmail.com Ludvig Projektdeltagare berkaola@hotmail.com Viktor Projektdeltagare servo_32hotmail.com Kontaktpersoner hos leverantör: Namn Ansvar E-post Sofia Nordström Projektledare sofia.nordstrom.88@gmail.com Billy Jonsson Dokumentansvarig billyoskar.jonsson@gmail.com Kursansvarig: Stig Byström, B401, stig.bystrom@umu.se Handledare: Ola Ågren, B323, ola.agren@umu.se Beställare: Grupp 18.

4 Innehållsförteckning 1. ÖVERSIKTLIG PROJEKTBESKRIVNING SYFTE OCH MÅL LEVERANSER BEGRÄNSNINGAR SWOT-analys Slutsatser utifrån SWOT-analys FASPLAN Före projektstart Under projektet delleverans ett delleverans två Slutleverans Efter projektet ORGANISATIONSPLAN Villkor för samarbetet inom organisationen DOKUMENTPLAN UTVECKLINGSMETODIK MÖTESPLAN RESURSPLAN Personer Material Lokaler Ekonomi MILSTOLPAR OCH BESLUTSPUNKTER Milstolpar Aktiviteter och aktivitetslista FÖRÄNDRINGSPLAN OCH KOMMUNIKATIONSPLAN KVALITETSPLAN Granskningar Testplan RISKANALYS PRIORITERINGAR PROJEKTAVSLUT REFERENSER 15

5 Dokumenthistorik Version Datum Utförda förändringar Utförda av Granskad Första versionen Grupp 16 Christofer Wållberg 1

6 1. ÖVERSIKTLIG PROJEKTBESKRIVNING Projektet går ut på att skapa en detaljerad plan hur man anordnar ett musikevenemang i välgörenhetssyfte där pengarna skänks till förmån för kampen mot Ebola. WBS bilden (figur 3) ger en överskådlig bild av de olika delaktiviteterna i projektet. Figur 3. WBS diagram över de olika delarna i projektet 2. SYFTE OCH MÅL Syftet med projektet är att stödja läkare utan gränser. För att kunna göra de är målet att skapa en detaljerad plan för hur eventet ska planeras och utföras. Förhoppningsvis så ska konserten inbringa minst kr till förmån för läkare utan gränser. 3. LEVERANSER I den första delleveransen presenteras de band och lokaler som funnits aktuella och tillgängliga för projektet. I andra delleveransen ska en färdig marknadsföringsplan presenteras. 4. BEGRÄNSNINGAR Begränsningarna har tagits fram med hjälp av SWOT-analys (se figur 1). 2

7 4.1 SWOT-analys Underlättande faktorer Försvårande faktorer Interna hot Strengths (S) Billy, viss insyn i Umeås musikscen Projektgruppen är aktiv i ett bra område för spelningar Tar draghjälp av universitetet Delar av projektgruppen kommer från området Weaknesses (W) Ingen budget Avsaknad av kompetens inom området Tid Externa hot Opportunities (O) Aktuellt, folk är villiga att ge Lokal där det redan finns folk Läkare utan gränser Stor lokal musikscen (många band och lokaler) Threats (T) Inget band tackar ja Ingen lokal finns tillgänglig Dålig uppslutning bland besökare Figur 2. SWOT-analys av projektet välgörenhetskonsert 4.2 Slutsatser utifrån SWOT-analys Tabell 1. Slutsatser av nulägesanalys Matchningar Konsekvens för projektet Hanteras Fördelar Styrkor + Möjligheter Försvar Styrkor + Hot Svaghet Svagheter + Hot Frestelse Svagheter + Möjligheter S2 + O4 God möjlighet till genomförande. S3 + T3 + T2 Som student kan vi dra nytta av universitetets möjligheter. W1 + T1 +T2 Utan budget kan det vara svårt att ordna ideella band och gratis lokal. O4 + W2 Då gruppen saknar kompetens inom området och det finns många lokala band finns det en risk i att vi får en övertro på hur lätt det är att hitta ett band för konserten. Projektplan Projektplan Förstudie Förstudie Umeå är en stad med rikt kulturliv och har en relativt stor scen av lokala band och artister. Det finns också en stor mängd tänkbara lokaler som kan tänkas passa för att anordna en välgörenhetskonsert i. Så förutsättningarna för att genomföra en konsert av den typ som beskrivs i kravspecifikationen är egentligen ganska goda. Det finns dock ett par betydande problem som måste tas i beaktning. Det mest omedelbara är det faktum att tiden vi har på oss att anordna konserten är väldigt knapp. Detta gör att det blir mycket svårt att boka en lämplig lokal, ett problem som görs ännu mer akut av det faktum att 3

8 december är en månad då en stor mängd events redan anordnas och följaktligen tas många tänkbara lokaler i anspråk. Vidare gör bristen på tid att det blir tämligen svårt att hitta band som är villiga att på kort varsel ta på sig att spela en konsert utan kompensation, något som är ett måste då tid att ta fram sponsorer inte står till buds. Även i händelse av att vi skulle finna ett band eller artist som var villig att ställa upp och en lokal att vara i så har vi i gruppen inte någon erfarenhet av att sköta ljud vid en konsert eller ens tillbörlig utrustning för få fram något ljud alls. Vilket självklart innebär att vi måste hitta någon som är villig att sköta ljudet för evenemanget utan kompensation. Även projektgruppens disponibla tid är ett hinder eftersom att den tid som gruppmedlemmarna har att lägga på projektet. Vi har ungefär 10 timmer per vecka och person att fördela något som gör att det helt enkelt inte finns tid för att genomföra projektet givet den stora mängd tid som vid ett sådant här arrangemang går åt till gemensam planering. 5. FASPLAN Här kommer projektets tre faser att beskrivas. Den första punkten (3.1) kommer att sammanfatta resultatet av vår förstudie och vad vi kom fram till under den. Projektets utformning kommer att byggas på resultatet av denna studie och beslut under projektets gång kommer att ske i enlighet med studiens resultat. Punkt 3.2 kommer att beskriva den arbetsgång och de prioriteringar vi har under projektets implementation Vi kommer i detta arbete ha de delleveranser som finns planerade under kursen som rättesnören och kommer sålunda att planera så att olika delar i planeringen sammanfaller med dessa inlämningstillfällen. 3.3 Beskriver vad vi kommer att göra efter projektet och hur genomförandet av den plan som vi utformade kan se ut. 5.1 Före projektstart Innan projektet startade genomförde vi en förstudie i relation till den kravspecifikation som vi fick av vår beställargrupp. I denna kravspecifikation var målet att vi skulle genomföra en konsert till förmån för en organisation som arbetade med bistånd i anslutning till Ebolaepidemin i Västafrika. Tanken var att evenemanget skulle inbringa kr och besökas av minst 100 personer. Utöver detta skulle ett lokalt band spela och vi skulle vara de exekutiva arrangörerna av evenemanget som skulle hållas i december. Resultatet av förstudien visade att deras krav inte var helt realistiska av anledningar som specificeras i förstudien. Slutsatsen blev att vi i stället borde koncentrera oss på att utforma en detaljerad plan för hur en konsert så som beställargruppen ville ha den. 4

9 5.2 Under projektet Under projektet kommer vi att dela och sätta upp milstolpar för projektet så att de sammanfaller med de delinlämningar som är schemalagda under kursen (11/12-14 och 18/12-14) samt slutinlämningen för projektet (14 15/ 1-15) Delleverans ett Innan delinlämning 1 ska lämnas in (11/12-14) är planen att en lista på konsertlokaler ska vara framtagen där eventuellt ett evenemang kan äga rum. Samt att en motsvarande lista över band som kan tänka sig att ställa upp på evenemanget ska vara klar Delleverans två Fram till den andra inlämningen skall en marknadsföringsstrategi vara framtagen och uppbyggd med eventuella enkäter och undersökningar Slutleverans Under slutinlämningen skall ett dokument som beskriver resultatet av hela vårt projekt sammanställas. Dokumentet skall innehålla ett arbetsflöde som beskriver hur en välgörenhetskonsert i Umeå kan anordnas. 5.3 Efter projektet Efter projektet skall den plan vi utformat kunna överlämnas till en exekutiv projektgrupp som skall kunna genomföra projektet genom att följa det arbetsflöde som vi beskriver i slutrapporten. 5

10 6. ORGANISATIONSPLAN Figur 1: Projektetgruppens organisation 6.1 Villkor för samarbetet inom organisationen Samtliga deltagare i projektgruppen ska lägga ned den tid som krävs för att nå projektets eftersträvade mål och delmål. 7. DOKUMENTPLAN Hålltider för dokument som ingår i projektet. Tillsatta personer ansvarar färdigställande och inlämning av dokument till berörd person. 6

11 Tabell 1. Dokumentplan för alla ingående delar i projektet Dokument Ansvarig Syfte Distribueras til l Färdig Kravspecifikation Jan Definierar alla krav på projektet Beställare Projektplan Jan Resultat av planering Handledare Delleverans 1 Band, lokal och sponsorer Delleverans 2 Marknadsföringsplan Christofer Sammanställning av band, lokaler och sponsorer Handledare Billy Marknadsföringsalternativ Handledare Resultat Matheus Handledare Slutrapportering Sofia Handledare UTVECKLINGSMETODIK Projektet följer den linjära LIPS-modell och utförs sekventiellt i fyra delmoment, (Krysander och Svensson 2011). Där det första momentet är förstudien, det andra är projektplaneringen, det tredje är genomförandet och det fjärde och sista är avvecklingen av projektet. 9. MÖTESPLAN Mötesplan för samtliga delar i projektet. Kommande semesterperiod har tagits i beaktande i mötesplanen, i och med detta så ligger färdigställanden före de faktiska inlämningsdatumen, se Gantt-schema. Eventuella hinder i arbetets gång kommer enligt detta upplägg inte drabba projektet som helhet eftersom vi kommer ligga före i planeringen och har därmed tid att ta itu med oförutsedda händelser. 7

12 Tabell 2. Mötesplan för projekt Datum Tid Ärende Ansvarig 27-nov Projektplan klar Jan 1-dec Delrapportering 1 3-dec Delrapportering 1 klar Christofer 4-dec Delrapportering 2 5-dec Delrapportering 2 8-dec 9-dec 10-dec 11-dec 12-dec 16-dec Delrapportering 2 klar Billy Resultat Resultat Resultat Resultat Resultat 17-dec Resultat klar Matheus 14-jan Slutrapportering Sofia 10. RESURSPLAN I projektet är det främst gruppmedlemmarnas tid som är den resurs vi kommer jobba med. Främst eftersom att vi inte har någon budget för projektet. I GANTT-schemat nedan beskrivs hur tid kommer att disponeras under projektet. 8

13 Figur 2. GANTT-schema Gällande lokaler, ekonomi och material är det inte vi som kommer att arbeta med dessa resurser eftersom de är mer relevanta i implementationsfasen, som vi inte kommer att vara ansvariga för. Vi kommer dock att ta upp dessa punkter lite kvickt ändå för tydlighets skull Personer Vi har delat upp arbetet med projektet mellan medlemmarna i gruppen på så sätt att en person får huvudansvaret för en del av inlämningarna. Resten av gruppen är sedan involverad i arbetet med alla delar av projektet men har inte huvudansvar annat än för sin egen del. Under förstudien jobbade gruppen mycket tillsammans och hade gemensamt ansvar för denna inlämning. Arbetet gjordes under fem möten disponerade under två veckor som upptog i snitt tre timmar vardera. Ansvaret för projektplanens färdigställande ligger på Jan och tar två möten på ca fyra timmer vardera i ansvar (26:de och 27:de nov). Under det första mötet deltog Sofia, Jan och Billy i arbetet medans hela gruppen deltog i det andra mötet. Under den första delinlämningen kommer Christofer ha huvudansvaret för att arbetet blir utfört. Verkställandet av planeringen kring dessa möten kommer att ta två möten i anspråk (1:a och 3:de). Det första mötet är planerat att ta 4 timmar i anspråk och det andra 3 timmar. Under det första mötet närvarar hela gruppen förutom Christofer, Jan kommer efter två timmar. Under det andra mötet deltar alla. Delinlämning två kommer att ha Billy som verkställande-ansvarig och är planerat att ta tre möten på tre timmar vardera i anspråk (4:de, 5:e och 8:de dec). Jan är inte med under en timme på mötet den 5:e. 9

14 Slutinlämningen kommer att ta sex möten i anspråk (9-12 dec och dec). Alla möten kommer att ta tre timmar. Jan deltar inte 12:e, 16:de och 17:de. Matheus deltar inte den 10:de Material Det material som vi kommer att använda är främst våra egna datorer och telefoner, samt att vi kommer använda oss av skolans skrivare Lokaler De lokaler som vi använder under projektet är grupprum som finns att boka på universitetet. Sofia är huvudansvarig för bokande av dessa lokaler Ekonomi Med anledning av att vi inte har någon budget är ekonomi något som är ganska mycket en ickefråga. Vi kommer att förhålla oss till ekonomi på så sätt att om något kostar pengar är det ogenomförbart. Vad projektet dock skulle kosta ifall projektgruppen skulle ta betalt för all arbete beskrivs i tabell tre nedan. Tabell 3: Kostnader för projektgruppen och dess deltagare Projektdeltagare Arbetade timmar Pris per timme (Kr) Summa (Kr) Jan kr Billy kr Matheus kr Christofer kr Projektledare Sofia Projektgruppen Totalsumma

15 11. MILSTOLPAR OCH BESLUTSPUNKTER Figur 3: Översiktlig milstopleplan över projektet 11.1 Milstolpar Tabell 3. Beskrivning av milstolpar Nr Beskrivning Datum 1. Förstudien ska vara färdig och lämnas in Presentation av projektplan yh Delrapportering 1 band och lokal ss Delrapportering 2 utrustning, sponsorer, läkare utan gränser och marknadsföring Överlämning av resultat Slutrapportering Aktiviteter och aktivitetslista En mer detaljerad beskrivning av de enskilda aktiviteterna finns i tabell 4. Tabell 4. Aktivitetsbeskrivning 11

16 Nr Aktivitet 1. Hyra lokal Beskrivning Kontakta lokal-ägaren, avtala om tid och pris. Skriva kontrakt. Beräknad tid tim 0,75h/ lokal 2. Marknadsföring Dela på Facebook. Trycka upp affischer samt sätta upp dessa. Kontakta radio och lokaltv. 5h? 3. Boka band Kontakta band. Avtala om tid, plats och pris. Skriva kontrakt. 0,75h/band 4. Insamling Genom: Inträde och kollekt. 1h 5. Utrustning Hyra utrustning. Kontakta ljudtekniker, avtala om tid och pris. 1h 13. FÖRÄNDRINGS OCH KOMMUNIKATIONSPLAN Eventuella förändringar under projektets gång kommer att diskuteras i gruppen i händelse av att någon förändring måste genomföras i relation till ett uppkommet hinder i den tänkta arbetsgången. Beslut kommer sedan tas gemensamt om vad som ska ändras. Förändringens natur bestämmer om vi eventuellt behöver kontakta styrgrupp, beställargrupp, etc. De berörda parterna får sedan komma med input kring förändringarna. Verkställande av förändringen sker sedan i samförstånd med den berörda parten. Kommunikationen inom projektgruppen sker antingen via Facebook eller muntligt under de möten som planerats in. Vidare kontaktas styrgrupp och beställare via mail och eventuellt i mötesform. 14. KVALITETSPLAN Tidsåtgången är vår akilleshäl och därmed viktigast att ta tillvara på och det visar denna modell nedan genom att toppen har utökats inuti pyramiden mot triangelspetsen. Kvalitéten kommer därefter i andra hand och även om vi har lagt mycket möda på kvaliteten i projektplanen så har den som sagt kommit i andra hand. Vi har definitivt haft brist på resurser på grund av att vår budget är 0 kr och dessutom att projektgruppen saknar erfarenhet inom ämnet. I efterhand så samstämmer denna modell med hur det har sett ut i verkligheten för vårt projekt. 12

17 Figur 3. Prioritetstriangel 14.1 Granskningar Vi har genomgående granskat våra dokument i detalj och diskuterat eventuella ändringar gemensamt i grupp Testplan Detta projekt kommer vi finna svårt att testa men en utvecklad projektplan kommer leda till att projektet är så pass väl utformat så det inte kommer behöva provköras. 15. RISKANALYS I tabell 5 nedan har miniriskmetoden använts för att kartlägga risker som kan uppkomma då en välgörenhetskonsert arrangeras. 13

18 Miniriskmetoden SAN Sannolikhet att händelsen inträffar. Skala 1-5 KON Konsekvens om händelsen inträffar. Skala 1-5 R/V Riskvärde (sannolikhet * konsekvens) Tabell 5. Riskgradering med åtgärd # Identifierad risk SAN KON R/V Åtgärd R1 Uppnår inte produktkrav Omförhandling av kontrakt. R2 Personalbrist pga. sjukdom Tillsätter ny person eller ställer in eventet beroende på person. R3 Band dyker inte upp Kontrakt R4 Strul med lokalbokning Kontrakt R5 Antal åhörare uppnår inte förväntningarna Marknadsföring R6 Konflikt med beställare Förhandling R7 Sponsorer drar sig ur Kontrakt R8 Utrustnings strul Hanteras av ljudtekniker 16. PRIORITERINGAR Fokus för projektet har främst varit på att få klart projektet inom den tidsram som vi har definierat i tidsplaneringen. Anledningen till detta är att vi misstänker att det kan bli svårt att koordinera arbetet under veckorna kring jul i och med att det att det är många lediga dagar och gruppdeltagare kommer att vara bortresta. Med denna tidsram i åtanke har sedan fokus legat på att projektets resultat ska hålla en kvalitet som både gruppen och skolan anser vara tillbörlig. Den enda egentliga resurs vi arbetat med under projektet är dem individuella gruppmedlemmarnas tid. Vi har med anledning av den tidsram vi har satt upp, samt kravet på kvalitet fått planera så att under ett par veckor så används väldigt mycket av denna resurs. Detta tas sedan igen under de lediga veckor gruppen har i slutet av december och början av Januari. 17. PROJEKTAVSLUT Projektet kommer att avslutas när en utförlig plan av en välgörenhetskonsert gjorts. Denna kommer då överlämnas till beställargruppen enligt överenskommelse. 14

19 18. REFERENSER Tonnquist, Bo Projektledning. 4. uppl. Stockholm: Sanoma utbildning. Svensson, Tomas och Krysander, Christian Projektmodellen Lips. 1. uppl. Studentlitteratur. 15