Möte Drift & Underhåll i Sundby skola Föräldraföreningen Sundby Skola och förskola

Transkript

1 SID 1/5 Möte Drift & Underhåll i Sundby skola Föräldraföreningen Sundby Skola och förskola Plats: Sundby skolas matsal Datum & Tid: Den 19 november 2010 kl 0800 Närvarande: Fastighetschef Maria Wulf Sköld Teknisk Fastighetsförvaltare Rusmir Redzepagic Arbetsledning YIT Anders Lundström Rektor Sundby skola Maria Sporring Administration Sundby skola Annica Smitt Håkan Sjögren, 3:an Olov Robertsson, 3:an Ylva Hägglund, 2:an, förskola Sekr FFSS Anne Melin Skogsberg, 2:an, 4:an Ordf FFSS, Carl Ståhle 2:an, 6-års MSW RRE ALU MSP ASM HSJ HNY YHÄ AMS CST Bakgrund Sundby Skola har ett stort antal punkter gäller drift och skötselåtgärder som inte åtgärdas inom avtalade tider eller som fullständigt faller bort i entreprenörens åtagande Felanmälan sker till central felanmälan hos YIT, där ärendenummer skall returneras direkt Skolan har översänt lista till YITs felanmälan den 18 okt 2010 om 75 punkter, som fortfarande efter fyra veckor inte returnerats med ärendenummer, trots flera samtal från skolan och föräldraföreningen Kopia har även skickat till kommunens fastighetschef, som beställt en del av ärendena från annan entreprenör Dock ej samordnat med skola eller YIT (Se bilaga epost + Inventeringslista Sundbylokaler_besked MSW101101, markering LB) Tillsynen och skötseln på skolan utförs inte i den omfattning som är överenskommet i avtal Framförallt gäller detta anmälningar av karaktären säkerhet för elever och personal på skolan, samt rena arbetsmiljöpunkter, som måste åtgärdas snabbare, dvs enligt gällande avtal Skolan har även ur egen budget en deltids vaktmästartjänst för att täcka upp hjälpligt på de områden där inte skötseln åtgärdas Detta innebär att skolan betalar dubbelt för dessa tjänster Skolans personal är uppgiven och då det inte händer något vid anmälan, något som återspeglas i skolverkets rapport efter skolinspektionen för ett år sedan Skolan har även ett eftersatt underhåll vad det gäller målning och mindre underhållsarbeten utvändigt samt flertalet anmärkningar på färdigställande av tidigare entreprenader Åtgärder har gjorts under hösten vad gäller målning utvändigt, övriga målningsarbeten och skösel av skolgård samt vårstädningar har gjorts av föräldraföreningen, personal och elever senaste två åren på Städ & fixardagar Kommunens fastighetschef, MSW, samt Tekniska kontorets förvaltningsansvarige, RRE ansvarar för hela kommunens fastighetsbestånd Det visar tydligt att Tekniska kontoret är

2 SID 2/5 underbemannat i dessa frågor, det visar även att kontorets processer och rutiner för uppföljning av entreprenader inte fungerar Ventilationsprotokoll OVK finns endast för skolan och Labensky, saknas från förskolan Anmärkningar från besiktningen saknas, och OVK:n är allmänt bristfällig OVK som ska utföras under hösten är ännu ej utförd Kommunen gör en prioriteringslista utöver avtalet av de åtgärder som ska utföras, trots att de har ett avtal som inbegriper D&U med inställelsetider och omfattning, och trots att entreprenören fakturerar en fast summa enligt avtalet per månad (indexreglerat) Syfte med möte: - Säkerställa att eleverna och personalen har en säker och fungerande skolmiljö - Få en bättre kommunikation mellan entreprenör, skola och Tekniska kontoret - Åtgärda de akuta ärendena under de närmaste två veckorna, och upprätthålla en nivå som fungerar för skolans verksamhet - Säkerställa att åtgärder för skolans drift och skötsel upprätthålls för att minska det akuta underhållsbehovet på skolan - Minska skolans kostnader för sådant som de redan betalar för - Skolans personal ska vara delaktig i förändringar som påverkar deras arbete Nästa möte: Nästa möte är bokat till den 16 dec kl 0800 Plats Sundby skolas matsal Genomgång av avtal Föräldraföreningen har tagit del av gällande avtal Efter genomgång av avtal och beskrivning Vid hänvisningar till Särskilda föreskrifter för Teknisk Förvaltningsentreprenad och Beskrivning av Tekniska arbetesuppgifter Avtalet för Drift och underhåll är påskrivet 2006 och löper till , med en uppsägningstid om 9 mån innan utgånget avtal Se bilaga YIT meddelar att de har haft problem med underleverantör för markarbeten, där arbeten anmälts utförda, som inte gjorts Ny personal är anställd och nu fungerar det bättre YIT meddelar vidare att det som står i avtalsbilagorna inte är viktigt Detta prioriteras på planeringsmöte 2 ggr / månad med Tekniska kontoret Skolan och föräldraföreningens representanter protesterar STARKT mot detta då det är en kostnadsnivå som skolan debiteras för och som entreprenören får en fast summa för varje månad från Tekniska kontoret Detta SKA UTFÖRAS Det är ett oacceptabelt förhållningssätt gentemot avtalet Ansvarig fastighetschef kommenterar inte detta utan hänvisar till prioriteringsmöten

3 SID 3/5 Exempel på åtgärder som inte utförs: - Istappar från tak vid entrén till matsalen från parkeringen, tas inte bort under tre veckor trots flertalet anmälningar Vem har ansvaret om ett barn får en stor istapp i huvudet? - Snöskottning av tak rapporteras klart, dock ej utfört på tre veckor Snö faller ner på barnen Medförde även skador på tak och ombyggnader av entré, vilket kommunen bekostat, till följd av entreprenörens försumlighet - Hål i staket ut mot 70-väg Säkerhetsrisk enligt skolan Ej åtgärdat på över ett år, pris lämnat från entrerenör? För dyrt enligt Tekniska? - Utebelysning på förskolan utvändigt fungerar ej, skall ha kontrollerats innan 30/9 - Julgran med belysning ska ingå enligt avtal pkt T184 Har inte utförts de senaste 5 åren Har ordnats av en förälder - Stopp avlopp i skola, stank gör att lokalerna inte kan användas ( hela huset) åtgärdat efter 5 arbetsdagar Sanering av hela toalettutrymmet - Fortfarande avloppsstank i lokaler sedan höstlovet, 2 v) Rektor dömer ut lokalerna, det går inte att bedriva verksamhet där längre (Vid kontroll efter mötet visar det sig att avloppsarbetet utfört i somras inte är tätt vid golv, råttor kommer in och det stinker avlopp) Varför har ingen kontrollerat detta tidigare? - Spolning av fotbollsplan vintertid skall utföras Detta har inte gjorts de senaste åren YIT eller tekniska vet inte vad detta beror på, ev trasig ventil? Kontrolleras snarast då isläggning är närstående Idag måste eleverna åka till Träkvista när istider bjuds - Ventilation saknas i arbetsrum på kansliet lärarhuset sedan 5 år - Toalettstolar som saknas - Skadegörelse, krossade fönster, 3 veckor för att laga ett fönster Anmälning sker, men ingen uppföljning? - Träram runt gunga, innebär säkerhetsrisk, två barn har fått hjärnskakning av fall mot rampen Åtgärdas inte enl Tekniska kontoret då mått är enl EU-direktiven SN 1176, och sand kan rinna ut och försvinna (Påfyllning ingår dock i avtal minst 2 ggr /mån) Vad är viktigast?? Fler hjärnskakningar eller att sanden rinner ut en halvmeter? - Skolgården är ishal vintertid Dagvatten rinner från Galaxen ut över skolgård, och trappan till Regnbågen kan vara glashal Flera allvarliga halkolyckor har skett, vilket medfört personalens lidande, (ansikts och tandskador, benbrott, hjärnskakningar) och hårt tryck på skolans ekonomi för vikariekostnader - Staketpinnar på skolgårdsida, barnen klättrar och faller på asfalt Perosnalen har bedömt detta som en säkerhetsrisk Ingen åtgärd enlig YIT/ Tekniska då staketen inte står kvar om staket monteras på utsidan (?) - Planering med åtgärder på skolgården med förändringar sker inte i samråd med skolans personal ÅTGÄRDSPLAN - åtgärdsförslag för till Sundby Skola Kommunikation med skolan - Inventeringslista dat som framtagits av skolans personal ses över omgående av MSW, ALU och ASM - YIT säkerställer att varje ärende får ett ärendenummer på listan senast 22 nov 2010

4 SID 4/5 - Återrapportering till skolans kansli, sker direkt till Annica alt meddelande om vad som händer på whiteboard 1 tr upp - Klart bör rapporteras först då ärendet är avslutat, idag klarmarkeras arbeten då det beställs vidare till ytterligare underentreprenör YIT ansvarar enligt avtal för bevakningen - För arbeten enligt avtal över kr (ej indexreglerat?) skall pris lämnas till kommunen direkt, med kopia till skolans kansli - Kommunen bör ha en egen ansvarig för alla ärenden (ca7000 /år), som automatiskt får kopia på felanmälan från YIT - Planering av åtgärder ska ske i samråd med skolpersonal, fullfölj planeringsmöten enl avtal - Egenkontroller enligt kvalitetsplan lämnas ifyllda till skolan efter tillsyn 2 ggr /mån alt 2 ggr / termin enligt direktiv i avtalet - Dokumentation (kopior) efter tillsyn, provningsprotokoll och slutbesiktningsprotokoll sätts in i förvaltningspärmen på skolan Tider - Uppföljningsmöte bokas om tre veckor, och vidare uppföljning i januari/februari - Föräldraföreningen föreslår att en person avsätts de närmsta 3 veckorna för att åtgärda de prioriterade ärendena - Kommunen bör se över punkten Viten för SF4 Tider Vilka belopp avses? - Ev uppsägning av avtalet mellan Ekerö Kommun och YIT måste ske senast Planering av D&U - Föräldraföreningen vill se YITs Kvalitetsplan med riskanalys för Sundby skola, samt egenkontroller för hur tillsyn och skötsel upprätthålls enligt avtal - Egenkontroller grundande på Tekniska beskrivningen framtas för att sköta tillsynen av skolan så att YIT personal vet vad som ska kontrolleras - Fullfölj planeringsmöten enl avtal mellan Skolan, Entreprenör och Tekniska kontoret - Boka in datum för uppföljning 2 ggr per år redan nu Ventilation - Vilka luftmängder skolans lokaler är dimensionerade för Vet Tekniska förvaltningen om att det finns 30 barn och 1-2 lärare i Sundbys klassrum Hur anpassas ventilationen till större klasser? - RRE kontrollerar hur OVK kan förbättras, då tidigare utförda besiktningar har varit undermåliga, inför nästa besiktning som ska ske under hösten Kontrollera även luftkvaliteten på tilluften, vilken beror av skötsel av ventilationskanaler och aggregat Byte av filter görs 2 ggr år enl ALU Protokoll skickas till skolans kansli alt sätts i D&U -pärm på skolan

5 SID 5/5 Ekonomi - Fakturor för D&U ska även kontrolleras av skolan då kommunen i dagsläget inte har möjlighet till uppföljning (Signerade driftmötesprotokoll) - Tilläggsarbeten skall inte betalas förrän alla anmärkningar är utförda och godkända enl slutbesiktning SF623 - FFSS föreslår en reducering av skolans kostnad för D&U till dess att servicenivån uppnåtts enligt avtalen - RRE lämnar besked på mötet att ventilationen ska ses över i lärarhuset - FFSS föreslår att betalning av fakturor ska kopplas till felanmälan så att åtgärderna utförs Det finns enkla rapporteringssystem för detta, alt kan YITs rapporteringssystem utvecklas - FFSS anser att tilläggsarbetet till följd av försummelse från entreprenören inte skall debiteras skolan - FFSS kräver att uteblivna åtgärder bör kostnadsregleras (Utebliven tillsyn, utebliven julgran, ej spolat på planerna, inga smörjda dörrar, inställelsetider som inte hålls, etc etc) - Vitesbelopp för förseningar och ej utförda arbeten framtas av kommunen FFSS ställer då följande följande frågor: - Varför besvaras inte frågor ställda till Tekniska kontoret och varför bemötes inte skolans personal med respekt i frågor som påverkar deras dagliga arbete? - Varför bortprioriteras ärenden i Sundby Skola på möten med Tekniska kontoret? - Varför sänker Tekniska kontoret servicenivån i kommunen och för Sundby för gällande avtal i och med prioriteringsmötena och underlåtande av uppföljning BILAGOR : Särskilda föreskrifter för Teknisk Förvaltningsentreprenad dat Beskrivning av Tekniska arbetsuppgifter dat Beskrivning Administrativa arbetsuppgifter dat Gränsdragningslista TF2006 för entreprenad (Obs om Huvudrubrik 18 är markerad E gäller det för alla punktens underrubriker, om inte annat anges, t ex 181, 183, 184) Förteckning idrottsanläggning, Förteckning lekutrustning Underhållslista svar fr kommunen_epost_ inkl bilaga Inventeringslista Sundby lokaler_besked MSW- _ Antecknat av Anne Melin Skogsberg Sekreterare Föräldraföreningen Sundby Skola Justerat av: Maria Sporring Carl Ståhle Ylva Hägglund