Personalhandbok Policies. I det här avsnittet har vi samlat information om övriga policies på olika områden.

Transkript

1 1. Innehåll I det här avsnittet har vi samlat information om övriga policies på olika områden. Policies (2) Arbetsmiljö (2.1) Jämställdhet (2.2) Missbruk och beroende (2.3) Information övergripande (2.4) Internet (2.5) Telefoni (2.6) Mail (2.7) Snigelpost (2.8) Uppgifter till tredje man (2.9) Mediakontakter (2.10) Version 1.1 (senast ändrad ) Sida 1

2 2. Policies Det är viktigt att vara tydlig i frågor kring t ex arbetsmiljö, etik, missbruk och kommunikation och visa vilken linje vi följer som företag och arbetsgivare. I vissa fall finns även lagkrav att beakta och uppfylla. Här berättar vi vad som gäller på Rådek och för oss som arbetar här Arbetsmiljö På Rådek strävar vi efter att våra anställda ska ha en bra och säker arbetsmiljö som bidrar till hälsa både fysiskt och psykiskt. Det gäller både för oss som grupp och för enskilda individer. Arbetsmiljöarbetet ska vara integrerat i det dagliga arbetet. Alla anställda har också ett personligt ansvar för att bidra till en hälsosam arbetsmiljö och att följa gällande lagar och förordningar. På de kontor där vi är mer än fem anställda har vi utsett ett skyddsombud som har arbetsmiljöfrågor i fokus och håller sig uppdaterad på området. Vi arbetar för en positiv arbetsmiljö och goda förutsättningar för hälsa bla genom att; fokusera på balansfrågor (t ex arbete och privatliv i sunt samspel) hålla löpande personalsamtal, agera förebyggande och direkt vid eventuella problem för en enskild anställd eller i personalgruppen löpande se över beläggningsläget, frånvaro och känna av hälsoläget för att minska risk för stress och utbrändhet, erbjuda stöd och förmedla kontakter till professionella parter externt vid behov, tillhandahålla en bra kontorsmiljö; arbetsredskap och kontorsplatser (samarbete med ergonom vid behov), löpande se över brandutrustning och informera om brandskydd och utrymningsplan, erbjuda friskvårdsbidrag, bra förmåner och gemensamma aktiviteter. Har du behov av att prata så kan du alltid vända dig till ditt närmaste skyddsombud eller vår arbetsmiljöansvarige, Stefan Muhrbeck. Dit kan du också löpande föra fram frågor och förslag som har med vår arbetsmiljö att göra Jämställdhet Gällande lagstiftning på området är Diskrimineringslagen (2008:567) och Föräldraledighetslagen (1995:584). Dessa lagar är tvingande i sin helhet Mångfald På Rådek ser vi positivt på mångfald och arbetar och underlättar för det vid rekrytering och genom de arbetsförhållanden som gäller hos oss. Version 1.1 (senast ändrad ) Sida 2

3 Rätt person och rätt kompetens är grunden när vi rekryterar. Utifrån det arbetar vi med krav- och kompetensprofiler och en urvalsprocess som är neutral när det gäller kön och etnisk tillhörighet Likvärdiga arbetsförhållanden och villkor På Rådek ska alla medarbetare ha likvärdiga arbetsförhållanden och villkor, oavsett kön, etnisk bakgrund, religion, sexuell läggning, ålder eller funktionsnedsättningar. Att erbjuda likvärdiga arbetsförhållanden och villkor innebär t ex att; alla har likvärdiga möjligheter att anpassa sin arbetstid inom ramen för den arbetstidspolicy som råder, vi anpassar den fysiska arbetsmiljön efter individuella behov, så långt det är ekonomiskt och praktiskt möjligt, årlig uppföljning görs av sjukfrånvaro, ev arbetsskador och förtidspensionering för att säkerställa att det inte beror på skillnader i behandling och att lämpliga åtgärder övervägs och vidtas vid behov, t ex arbetsrotation, utbildning, ökade friskvårdsinsatser och möjlighet att gå ned i arbetstid, alla medarbetare med likartad erfarenhet får samma möjlighet till utveckling genom årliga utvecklingssamtal och upprättande av mål och handlingsplan kring kompetensutveckling, vår årliga löneprocess garanterar lika lön för likvärdig kompetens och likvärdigt arbete. Detsamma gäller för visstidsanställda och medarbetare som arbetar deltid Yrkesarbete och föräldraskap Vi ser det som en självklarhet att anställda som är föräldrar har likvärdiga förutsättningar och villkor hos oss. Tillsammans planerar vi för och försöker underlätta för att kombinera yrkesliv med föräldraskap. Vi ser det också som naturligt att både kvinnor och män tar vara på möjligheten att vara lediga. Under graviditeten, föräldraledigheten och småbarnsåren ser vi till att du; har tillgång till information i hemmet genom möjlighet till uppkoppling mot Rådeks nätverk, har möjlighet att arbeta deltid eller periodvis om du själv vill och det finns arbetsuppgifter och kunduppdrag som fungerar att kombinera med ledigheten, blir inbjuden till interna utbildningar och seminarier under ledigheten och har samma möjlighet till kompetensutveckling oavsett om du väljer att arbeta deltid eller heltid, blir inbjuden till interna möten och gemensamma aktiviteter, beaktas vid den årliga lönerevisionen, och att vi diskuterar och upprättar en lämplig plan för tiden närmast efter ledigheten så det blir så enkelt som möjligt att komma igång med uppdrag och arbetsuppgifter igen. Version 1.1 (senast ändrad ) Sida 3

4 Trakasserier På Rådek accepterar vi inte några former av trakasserier. Med det avser vi; sexuella trakasserier av alla slag, d v s förutom uppenbara handlingar av sexuell natur, även ovälkommet och integritetskränkande uppträdande som är könsrelaterat eller av sexuell art, etniska trakasserier av alla slag, t ex nedsättande tilltal som syftar på personens ursprung, bilder eller meddelanden med kränkande eller rasistiskt innehåll eller utfrysning p g a etnisk tillhörighet. Detsamma gäller trakasserier p g a religion eller livsåskådning, trakasserier p g a sexuell läggning, ålder eller funktionsnedsättningar betraktas och hanteras på samma sätt, alla former av våld och mobbing Det är i första hand den drabbade som avgör vad som är kränkande. Den som trakasserar en kollega riskerar allt från tillsägelse till avsked, beroende på hur allvarligt det inträffade bedöms vara. Upplever du att du blivit trakasserad så vänder du dig i första hand till ditt skyddsombud eller arbetsmiljöansvarig på Rådek. Det ligger på deras ansvar att utreda vad som hänt, vidta åtgärder så att trakasserierna omgående stoppas och förebygga att det inte upprepas. Ytterst ansvarig är Rådeks ledning. Din anmälan om trakasserier behandlas konfidentiellt om du så önskar Missbruk och beroende När går en vana, ett sug efter något eller ett konsumtionsmönster, över till ett missbruk eller i värsta fall ett beroende? Det finns det inte ETT svar på utan det är en gräns som ser olika ut för olika människor och det beror också på vad det är som överkonsumeras. Missbruk går före beroende och visar sig i destruktiva, återkommande beteenden med negativa konsekvenser som följd. Med rätt hjälp går det att bryta sitt missbruk även om det inte är lätt. Har det gått längre och över till ett beroende så klarar du sannolikt inte själv av att styra över ditt beteende p g a förändringar i din hjärna. Då räcker det inte enbart med stark vilja för att komma på rätt köl Alkohol och droger På Rådek är det inte tillåtet att använda sig av alkohol, droger och mediciner som klassas som narkotika under arbetstid. När du deltar i olika arrangemang för Rådeks Version 1.1 (senast ändrad ) Sida 4

5 räkning, internt eller externt, så representerar du vårt företag och har därför ett ansvar och en skyldighet att uppträda professionellt. Vi accepterar inte att du kommer bakfull eller påverkad till din arbetsplats. Drogbruk utanför arbetsplatsen får inte heller påverka effektiviteten, säkerheten och trivseln på arbetet. Undantag från ovanstående, när det gäller alkoholhaltiga drycker, kan göras i vissa sammanhang som hör ihop med Rådek, t ex på konferenser, personalfester och vid representation. Vår regel är då att vi dricker alkohol i måttliga mängder och vi förutsätter att du avstår helt om du inte klarar av det. Den som ansvarar för de olika arrangemangen från vår sida ska också se till att det alltid erbjuds relevanta alkoholfria alternativ Övrigt missbruk Vi accepterar inte heller att du låter andra former av missbruk påverka dig på arbetstid eller att det går ut över dina kollegor eller Rådek på ett negativt sätt. Det kan t ex handla om missbruk och beroende av spel, sex eller arbete i sig Tecken på missbruk Tidiga tecken på missförhållanden och missbruk kan t ex vara; nedgång i prestation, ojämn effektivitet förändrat humör och beteende svårighet att passa arbetstider upprepad korttidsfrånvaro, särskilt i anslutning till helger och semester semesterdagar och tjänstledighet som tas ut utan förvarning Rådeks inställning och övergripande ansvar Om du som anställd är direkt eller indirekt påverkad av missbruk eller beroende på arbetsplatsen så försämrar det både den fysiska och den psykosociala arbetsmiljön. Det medför också risker i arbetet för dig själv, dina kollegor och våra kunder. Ansvaret för att hålla arbetsplatsen fri från allt missbruk ligger på Rådeks ledning. Det omfattar både engagemang kring medarbetarnas situation på jobbet och i rimlig utsträckning även utanför arbetsplatsen. Vid konkreta fall är vårt mål, så långt det är möjligt, att arbeta för att missbruket ska bort och att medarbetaren ska vara kvar. Ledningen ansvarar också för att företagets inställning till missbruk och beroende är kommunicerad och känd för alla anställda, t ex via genomgång med nyanställda som en del av vårt introduktionsprogram. Version 1.1 (senast ändrad ) Sida 5

6 Konsekvenser och åtgärder En medarbetare som p g a missbruk eller beroende inte bedöms kunna utföra sitt arbete eller som agerar på ett oacceptabelt sätt, blir avvisad från arbetsplatsen. Avvisning sköts av kontorschef, skyddsombud eller kollega som finns på plats. Den som avvisar en kollega från arbetsplatsen har skyldighet att se till att han eller hon kommer hem på ett betryggande sätt. En anställd som måste skickas hem på grund av missbruk eller beroende får ingen lön eller sjuklön. Rådek är inte heller skyldig att bevilja semester eller kompensationsledighet i efterhand. Bortavaro utan godkännande räknas som frånvaro med löneavdrag. Rådek som arbetsgivare har också rätt att; begära sjukintyg från första sjukskrivningsdagen om vi misstänker missbruk eller beroende, kräva att blod- och/eller urinprov tas via sjukvården, skriva behandlingskontrakt med dig som anställd där vi ömsesidigt kommer överens om behandling, uppföljning, konsekvenser vid avbruten behandling etc. Som anställd med missbruksproblem har du ett stort eget ansvar och vi förutsätter att du själv medverkar aktivt för att komma ur en destruktiv situation. Den som missköter sitt arbete p g a missbruk och beroende eller inte ställer upp på rehabilitering, eller som trots hjälp fortsätter sitt missbruk, riskerar att sägas upp från sin anställning Ditt ansvar som kollega och medmänniska Som anställd på Rådek har du ett moraliskt ansvar att hjälpa och stötta en arbetskamrat som har ett missbruk eller beroende. Det gäller både om du ser någon uppenbart påverkad på arbetsplasten eller misstänker att något inte står rätt till. Att tiga eller blunda med förevändningen att det är svårt eller inte min sak, eller att du vill vara lojal och inte skvallra är fel väg. Att lägga sig i och ifrågasätta är att bry sig om! Kontakta något av våra skyddsombud eller din kontorschef så hjälps vi åt på ett bra sätt. Version 1.1 (senast ändrad ) Sida 6

7 Öppna upp och ta hjälp! Ett missbruk eller beroende börjar ofta med ett behov av att döva känslor, som ångest och nedstämdhet, en flyktväg eller ett sätt att söka spänning. Livet i sig räcker inte av någon anledning eller är i obalans. Det kan hända vem som helst under olika perioder i livet. Det första och svåraste steget är oftast att erkänna för sig själv att något inte är sunt, sedan att våga prata om det och ta hjälp. Men hjälp finns att få! Det kan handla om stöd internt, men också att få hjälp med kontakt till nätverk och professionell hjälp utanför Rådek, t ex vårdinrättningar, företagshälsovård eller rikstäckande organisationer för missbruk, så att rehabiliteringsåtgärder kommer igång. Vid val av vårdform som medför kostnader för dig som anställd så kan Rådek bidra till finansieringen utifrån individuell överenskommelse i varje enskilt fall Information övergripande Information kan lätt skapa maktövertag omedvetet eller medvetet. Det vill vi motverka så mycket vi kan. På Rådek har vi därför en öppen inställning till information och kommunikation. Som anställd hos oss är det också ditt ansvar att informera och kommunicera med dina kollegor i samma anda. Att dela med dig och hålla de du arbetar med uppdaterade. Känner du att information saknas på något område så är det också ditt ansvar att fråga efter den. Samtidigt utsätts vi alla för ett högt informationstryck både på jobbet och i livet vid sidan av. Därför balanserar vi så gott vi kan mellan att informera om allt som är viktigt och bra att veta och att samtidigt inte ge för detaljerad eller slentrianmässig information till många, som bara påverkar arbetet för en del. Våra huvudsakliga kanaler för gemensam information är mail, kontorsmöten, utbildningsdagar och VD-brev. Viktigt att komma ihåg är att personalinformation behandlas enligt Personuppgiftslagen och med sträng sekretess. Kundinformation likaså är sekretessbelagd och vi har alla vår tystnadsplikt att beakta Internet Datorer, nätverk och systemresurser på Rådek tillhör företaget och ska främst användas som arbetsverktyg och för vår verksamhet. Som anställd är du skyldig att vårda utrustningen och följa de regler som vi sätter upp, särskilt gäller det uppkoppling mot internet. Version 1.1 (senast ändrad ) Sida 7

8 Följande regler gäller; Internet används främst för kontaktskapande och informations- och kunskapsinsamling som har med vår verksamhet att göra. Besök på sidor, nedladdning av material eller deltagande i grupper som diskriminerar m a p kön, religion, ålder, sexuell läggning eller har ett rasistiskt eller pornografiskt innehåll, är inte tillåtet. Anslutning till Rådeks nätverk får inte användas för att sprida information av något slag enligt föregående punkt eller för att ladda ned sådant material för privat bruk. Rådeks nätverk får inte användas på sådant sätt att annan persons integritet kränks, även om det inte innebär en överträdelse av punkterna ovan. Deltagande i nyhetsgrupper via Rådeks nätverksresurser får enbart ske om de har samband med dina arbetsuppgifter som anställd. I dessa grupper representerar du Rådek och inte dig själv, vilket påverkar och styr vilka åsikter du kan dela och uttalanden du kan göra. Rådeks nätverk får inte heller användas för att sprida reklam som inte har med vår verksamhet att göra. Om du loggar in mot Rådeks nätverk via en internetklient på annan dator än din egen så gäller stor försiktighet. Nedladdning av bifogade filer i e-post eller från vårt nätverk får inte göras från utomstående datorer, t ex från Internetcaféer. Nedladdning av programvaror eller programfiler i övrigt får inte ske utan godkännande från IT-ansvarig. IT-ansvarig på Rådek har rätt att stoppa oönskad trafik eller aktiviteter som inkräktar på våra bandbreddsresurser via inställning i brandväggar eller andra åtgärder. Privat användning av internet sker på egen tid. Om du upptäcker eller misstänker att någon av dina kollegor bryter mot reglerna så är du skyldig att meddela IT-ansvarig omgående. Att bryta mot reglerna kan både strida mot gällande lagregler och skada vårt varumärke allvarligt Telefoni Vår verksamhet bygger till största delen på att bygga bra relationer, förtroende och tillhandahålla tjänster/service som skapar värde för våra kunder. En viktig del i hur vi uppfattas handlar om tillgänglighet och hur vi återkopplar när någon har sökt oss eller vi har lovat att höra av oss. För att det ska fungera behöver alla hålla sina kalendrar uppdaterade och se till att vara nåbara per telefon och mail. Är du upptagen så ska vi kunna lämna besked och bemöta de som ringer oss på ett professionellt sätt. Är du tillgänglig och kan svara så gör det inom tre signaler som en tumregel - vänta på att någon ska svara är tråkigt för kunden. Version 1.1 (senast ändrad ) Sida 8

9 När du svarar kan du t ex använda något av följande alternativ; Välkommen till Rådek, för- och efternamn Rådek, för- och efternamn Fördelen med att använda hela namnet är att kunden då lär sig vad vi heter. Om du inte är nåbar, se till att du har ett personligt meddelande på din mobil och information om hur man kan lämna meddelande eller nå någon kollega på Rådek. Se också till att lyssna av din voic löpande om du har telefonen avstängd för möten och ring tillbaka snarast till de som sökt dig Mail Flödet av information via mail och andra kanaler är stort för oss alla idag och en vanlig orsak till stress. Därför är det viktigt att vi alla tänker till och beter oss klokt när vi kommunicerar, internt som externt. Här kommer några nyttiga frågor att ställa sig själv och grundregler, som vi försöker hålla oss till för att minska informationsflödet; Ska det här mailet skickas överhuvudtaget? Maila inte i onödan inom kontor utan gå och prata med din kollega istället - trevligare och en nyttig bensträckare samtidigt. Vem behöver den här informationen? Skicka inte till alla/för många, med cc eller svara alla av slentrian, använd grupper och selektera. Hur snabbt förväntas jag läsa/svara? När det gäller våra kunder så har vi som gemensamt mål att återkomma senast dagen efter. Internt gäller i princip samma. Måste jag vara påkopplad utanför arbetstid? Vi arbetar alla lite olika tider och det är ok att maila utanför kontorstid, men du kan inte förvänta dig svar förrän på normal arbetstid om det inte är överenskommet. Är det akut så är det bättre att ringa. I övrigt så får Rådekmailen användas till att skicka enklare privata meddelanden. Det är däremot inte tillåtet att skicka eller vidarebefordra reklam eller upprop i politiska, religiösa eller likartade frågor som inte har med vår verksamhet att göra. När vi är lediga eller inte går att nå kopplar vi på en egen utformad hälsning eller ett befintligt frånvaromeddelande i mailen för att underlätta för våra kollegor och kunder. Version 1.1 (senast ändrad ) Sida 9

10 2.8. Snigelpost När du skickar vanligt brev, använd följebrev eller ditt visitkort och undvik notisar. Om kunden ska skicka tillbaka något till oss så bifoga ett adresserat kuvert för att underlätta för dem. Skriv snyggt. Det intryck kunden får påverkar inställningen till vårt företag även när det gäller detaljer Uppgifter till tredje man Vi påminner igen om tystnadsplikten som du har tecknat som anställd. Sekretess kring våra kunder är grunden för att vi ska uppfattas som professionella och inte få dåligt rykte. Ofta efterfrågar banker/finansinstitut eller andra parter uppgifter från oss. Försäkra dig då alltid om att vår uppdragsgivare har lämnat sitt medgivande till att vi lämnar ut material. Ring först och stäm av med kunden. Berätta vad materialet som har efterfrågats visar så de själva kan ta ställning till om det är ok att lämna ut informationen eller inte. I flera fall kan det vara ännu lämpligare att be kunden själv skicka materialet så det kommer direkt från dem. Vår tystnadsplikt gäller även kollegor emellan när så krävs. Det kan t ex handla om när vi har kunder som är konkurrenter i samma bransch eller om vi har två kunder som är intresserade av förvärv av samma fastighet/företag etc. När vi har liknande situationer så informerar vi båda kunderna om läget och hur vi agerar för att säkerställa sekretess Mediakontakter De flesta företag och personer har inget emot att bli uppmärksammade i media, så länge informationen som ges är riktig och rättvis. Men även om man brukar säga att all reklam är bra reklam så vill vi undvika negativ publicitet. Som redovisnings- och revisionsbyrå har vi vårt rykte och vår trovärdighet att värna om. Det är tyvärr inte ovanligt med journalister eller utfrågare som ringer och ställer frågor och gör påståenden på ett sätt som kan bli överrumplande. Det är lätt att bli feltolkad eller felciterad även om du egentligen inte släppt ut information som du inte får. För våra kunders skull, och även för Rådeks varumärke, så har vi därför valt att alla mediakontakter, kontakter med ekobrottsmyndighet och liknande externa parter ska gå via vår VD eller den han delegerar uppgiften till. Om du blir uppringd, får en fråga via mail eller öga mot öga om att uttala dig kring något som rör Rådek eller våra kunder, så hänvisa alltid vidare till vår VD. Eller diskutera med VD i vilket läge du kan uttala dig för företagets räkning. Version 1.1 (senast ändrad ) Sida 10

11 För Rådeks närvaro på sociala media, skrivna debattartiklar eller inlägg i olika forum gäller samma sak. VD, eller den han delegerar till uttalar sig och ansvarar för vad som sägs och skrivs. Version 1.1 (senast ändrad ) Sida 11