Tillgängliga resurser. Definitionen av en sund budget. DU 2.1 Riskhantering och beredskapsplaner Definitionen av risk i projektledning.

Transkript

1 REVEAL Course PM3 Level 2 Advanced Topic: Project Management Reveal kurs projektledning Nivå Avancerad Ämne: Projektledning Modul 1: Projektets budget: resurser och definitionen av en sund budget DU 1.1 Projektets budget Projektets budget Tillgängliga resurser Definitionen av en sund budget Modul 2: Riskhantering och beredskapsplaner DU 2.1 Riskhantering och beredskapsplaner Definitionen av risk i projektledning Riskbedömning Riskhantering Hantera riskerna Modul 3: Hantera projektgruppen: Lösa konflikter DU 3.1 Konfliktlösning Varför konflikter och vilka konflikter? Hantera konflikter Modul 4: Ledarskap Ledarskap DU 4.1 Ledarskap 1

2 Modul 1: Projektets budget: resurser och definitionen av en sund budget DU 1.1 Projektets budget Avsnitt: Projektets budget Budgeten för projektet identifierar de resurser som behövs för att producera resultaten inom tidsramen för projektet. Resurser är en av de tre huvuddelarna i ett projekt (tillsammans med tid och resultat). Den detaljerade budgeten bör utarbetas efter att alla de andra delarna definierats: resultat (kvalitativt och kvantitativt), varaktighet, WBS, roller och ansvar. Detta är på grund av dessa element kan påverka utformningen av en korrekt budget (t.ex. om projektet går ut på att organisera informationsseminarier är faktorer som påverkar budgeten: antalet seminarier du vill organisera, deras 'stil' - mer eller mindre formella, antal och typ av deltagare. Budgeten är en del av projektplanen, som utarbetats och godkänts under planeringsfasen. Avsnitt: Tillgängliga resurser Resurser är inte bara finansiella: de handlar om alla resurser som du behöver implementera I ditt projekt. Enligt teorier kring projektledning finns det sju kategorier av resurser: Personer (projektgruppen) Pengar Utrustning Anläggningar Material och förnödenheter Information Teknik När en budget planeras bör du noga överväga: Den typ av resurser som behövs, är de tillgängliga inom din organisation eller behöver du hämta in/köpa in dem utifrån? Uppskatta kostnaden för varje resurs (se vidare i nästa avsnitt) 2

3 Avsnitt: Definitionen av en sund budget Vilka typer av resurser behöver du Omfattning Fullständiga kostnader för varje resurs Olika slags resurser För att definiera olika slags resurser måste du ha en klar bild av hela projektet. De viktigaste delarna av projektplanen hjälpa dig i denna övning: mål, resultat, WBS och Gantt-schemat. Mäta Gantt-schemat är ett mycket effektivt verktyg för att mäta mängden resurser du behöver. Början med att mäta de inblandade personernas insats och deras kostnader. Exempel: Uppgifter Klara Projektledare - volontär Julia journalist Jens volontär T 3.1. Utformning av grafisk design T 3.2 Updatera databasen T 3.3 Disposition av standardinnehållet T 7.1 Projektledning Antal dagar Dagskurs Totalt Rut webbdesigner VIKTIGT: även om du involverar volontärer, är det viktigt att beräkna den arbetsinsatsen som krävs för att utföra en viss uppgift, av en rad orsaker: Du vill veta hur mycket tid personen behöver lägga ner Personen vill veta hur mycket tid han / hon måste lägga på projektet Om personen av någon anledning inte kan avsluta projektet, så vill du vet vad som krävs för att ersätta personen. Även om du har tillgång till vissa resurser 'gratis' bör du ta reda på kostnaderna: t.ex. Om du engagera frivilliga i genomförandet av projektet så betalar du inte för deras arbete, men kom ihåg att deras engagemang kan medföra vissa kostnader: transport, försäkring, mat, en enhetlig klädsel (en t- shirt exempelvis), viss grundläggande utbildning etc. Detsamma gäller för materiella resurser för din organisation (t.ex. lokaler: du behöver inte betala 3

4 för deras användning men du kommer kanske att behöva betala för tjänster relaterade till deras användning: el rengöring, försäkring osv.) Dessutom bör du ta med i beräkningen inte bara kostnaden för att inneha en materiell resurs, utan också kostnaderna för deras användning: ett typiskt exempel är en bil: du betalar för att köpa den, men också för försäkring, bränsle mm En korrekt budget tar alla dessa faktorer i beaktande. Modul 2: Riskhantering och beredskapsplaner DU 2.1 Riskhantering och beredskapsplaner Avsnitt: Definitionen av risk i projektledning Projekten innehåller både begränsningar och risker. De är relevanta inte bara under projektets genomförande utan redan i ett tidigare skede av projekteringen. Vad är skillnaden mellan risker och begränsningar? Begränsningar är gränser som vi känner till i förväg. En begränsning kan vara tidsramen eller de finansiella gränser som du har. Du måste ta hänsyn till dem både i planeringen (t.ex. schemaläggningen eller i definiering av budgeten) och vid genomförandet av projektet (t.ex. för beslutsfattande). Ignorerar du begränsningar under projekteringen kommer troligtvis att leda till ett misslyckande. Begränsningar kan gälla en eller flera av följande projekt element: Tid Budget och resurser Människor Faciliteter Yttre miljö (t.ex. formella tillstånd för att hålla i en offentlig händelse) Risks present two features: uncertainty -you don t know if this situation will actually occur- and loss if it does, it generates a problem for your project-. Identifying and anticipating risks before they occur and setting up possible corrective measures will make you face the risks in a shorter time and with a smaller loss: you are already prepared! This is called proactive approach. Risker innehåller två olika slags faktorer: osäkerhet -du vet inte vet om situationen kommer att inträffa och förlust om den inträffar, är det ett problem för projektet. Genom att identifiera och förutse risker innan de upptäcks och justera projektplaneringen så blir problem och risker mindre när de uppstår och de får inte så stor betydelse för projeket: du är ju redan 4

5 beredd! Det här är att ha en 'proakitv strategi' för projektet. Avsnitt: Riskbedömning Du vill identifiera och bedöma risker redan i planeringsfasen av projektet. Detta gör att du kan förutse de resurser du behöver för att möta de risker som uppstår (oavsett om det gäller tid, personal eller ekonomiska resurser). För att förutse riskerna kopplade till ditt projekt, kan du använda följande källor: Dina erfarenheter Din projektgrupp Kunskap inom organisationen som härrör från tidigare liknande projekt Intressenternas erfarenheter Vid behov, externa experters råd Förutom att identifiera riskerna, måste du också bedöma dem, för att kunna prioritera och besluta om vilka som är värda att beakta i projektplanen. Det är viktigt att bedöma riskerna i ett projektet genom att analysera deras två funktioner: osäkerhet och förlust. Du måste uppskatta sannolikheten för risken att ske och dess inverkan på projektet. För att göra detta kan du använda ett enkelt verktyg som heter 'Riskbedömningsrschemat', där du identifiera risken, sannolikheten att det inträffar, konsekvenserna för projektet och hur relevant risken är. Exemplet nedan visar ett insamlingsevenemang under juli månad. Riskbedömn ingsschema XYZ # Beskrivning av risk Uppgi ft Sannolikhet (1-10) Inverka n (1-10) Relevans på projekt (sannolikhet x inverkan Measures 1 Dåligt väder Kontrollera väderleksrapp orten, skaffa ett tält 2 Inte tillräckligt med frivilliga för att säkerställa öppningen Bredda sökandet efter volontärer till partnerorganis ationer 5

6 3 Tillståndet att hålla evenemanget kommer inte Ring ansvarig tjänsteperson i tid Avsnitt: Riskhantering Följande steg kan användas för att hantera riskerna i ditt projekt: Identifiera riskerna tidigt under projektplanering Analysera och utvärdera dem med hjälp av 'riskbedömningsschemat' Prioritera: fokusera på de mest relevanta (de med en högsta graden av relevans) Planera en lösning för de mest relevanta Definiera ansvarsområden: vem är ansvarig? Kommunicera riskerna: projektgruppen måste informeras och du kan behöva söka stöd ifrån de större aktörerna (t.ex. styrelsen för din organisation, eller huvudsponsor av verksamheten). Håll koll på riskerna (även för framtida projekt) Avsnitt: Hantera riskerna Försök att välja en passande strategi olika typer av risker. Här nedan finner du olika alternativ du kan överväga för att hantera riskerna i ditt projekt: Undvika risken: planera ditt projekt på ett sådant sätt att risken sannolikt inte sker eller påverkar ditt projekt (i vårt exempel är ett sätt att möta risken att planera evenemanget inomhus för att undvika dåligt väder) Minska risken: försöka påverka orsakerna till riskerna för att minimera sannolikheten för dess förekomst eller påverkan (i vårt exempel, sätta lite press på kontoret som ansvarar för att utfärda tillståndet) Utveckla en beredskapsplan: ta fram en lösning I förväg (om risken är hög), det kan hjälpa dig att spara tid och resurser om risken inträffar (i vårt exempel, se til att vi kan hyra ett tält) Överför risken: typiska åtgärder är att skaffa en försäkring eller lägga ut delar av projekten. Detta är ofta en ganska dyr lösning (i vårt exempel kan det vara att hitta en extern leverantör, t ex anställa folk att som kan sköta montern för längre öppettider) Acceptera risken: Om betydelsen av risken är mycket låg och det 6

7 skulle kosta ert projekt mer i form av tid och resurser för att förebygga den. Däremot är det mycket viktigt att det är ett medvetet och delat val ifrån projektets sida. Modul 3: Hantera projektgruppen: konfliktlösning DU 3.1 Konfliktlösning Avsnitt: Varför konflikter och vilka konflikter? Projektgruppen är nyckeln till projektets genomförande men konflikter är oftast oundvikliga i projekt och oftast starkast i starten. De är inte alltid negativt, genom att ta itu med dem kan du bli informerad om problem som skulle påverka projektet i ett senare skede och en konflikt kan belysa något som är viktigt och även leda till ett bättre resultat. För att effektivt möta och lösa en konflikt inom projektgruppen är det viktigt att erkänna konflikten och att veta vad som orsakade den i första hand. Några av de vanligaste orsakerna till konflikter i ett projekt är: Bristande engagemang för projektmålen: att en person inte delar samma vision som resten projektgruppen i vissa centrala delar av projektet (det kan vara mål, tidsplan, de roller). Detta kan bero på dålig kommunikation av projektets struktur, missförstånd eller olika uppfattning och felaktiga antaganden. Ett sätt att undvika detta som en orsak till konflikt är att se till att alla medlemmar har en klar vision av projektets alla delar, och vid kommunikationsmöten t.ex. n de individuella möten vid projektets start eller under kuppstartsmötet) se att ditt budskap är klart. Var tydlig! Osäkerhet över roller: Människor kan känna sig frustrerade av det faktum att de inte är säkra på sin roll eller sitt ansvar i projektet. En effektiv och fullständig kommunikation från din sida kan undvika den här typen av konflikter. Schemat missförstås: Det ditt ansvar att se till att alla i projektgrupp r helhetssynen av projektet Personlighet sammandrabbningar: denna källa till konflikter kan vara mycket vanliga i en volontärmiljö, där människor har många olika bakgrunder. Ålder, olika erfarenheter och utbildning, felaktiga antaganden bidrar allt detta till höjning av konflikter mellan gruppmedlemmar. Avsnitt: Hantera konflikter Som projektledare är en del av ditt ansvar att hantera konflikter. Först och främst är det viktigt att du känner igen en konflikt. Informell kommunikation, att du försöker umgås med olika medlemmarna i projektgruppen och att ni har ett lämpligt antal projektmöten: alla dessa 7

8 åtgärder kan hjälpa dig att förstå de verkliga känslorna hos projektgruppen. Du bör dessutom klargöra att du alltid finns där om någon behöver stöd. När en konflikt upptäcks finns det olika sätt att hantera och möta konflikten: Förstå problemet:f en effektiva åtgärder är att bjuda in båda parter till samtal för att förklara situationen ur deras synvinkel. Uppmuntra en öppen och upriktig diskussion och undvik att bedömma situationen för snabbt: du bör använda det här mötet för att få en uppfattning om problemet. Separera människorna från problemet, och koncentrera dig på den senare: du bör försöka vara objektiv och bilda dig en uppfattning om vad som är kärnan i problemet utan att låta dina personliga känslor för de inblandade påverka dig. Håll ditt fokus på ditt huvudsakliga intresse, vilket är att genomföra projektet på ett bra sätt Försök att hitta en lösning (så fort som möjligt) och presentera din lösning på problemet för båda parter, antingen för dem enskilt eller tillsammans. Påminna om att ni alla deltar i ett gemensamt projekt, och att du vill att alla ska få ut det bästa av det. Du kan välja att: Förhandla: hitta en kompromiss mellan de tbåda parterna, försöker skapa en lösning på konflikten där båda parter vinner. Jämna ner effekterna av konflikten och peka på områden där parterna är överens och mnimera betydelsen av att parterna tycker olika. Denna lösning är oftast bara en tillfällig lösning på problemet och sannolikt kommer problemet dyka upp igen. Överväga om du ska gå en eller båda parter tillmötes: Exempelvis kan en liten förändring i projektplanering, som inte har stora konsekevenser projektet, lösa situationen (t.ex. om konflikten handlar om scheman eller roller) Ställ parterna mot varandra: en sådan situation kan vara en svår att hantera, men den kan också vara ett bra alternativ, särskilt i konflikter på grund av personliga sammandrabbningar. Din roll är här att organiser ett möte i egenskap av medlare. Tvinga fram en lösning: när inget annat alternativ fungerar måste du påminna parterna om att du måste se till att projektet går I hamn. Använd din auktoritet för att lösa situationen. Ignorera konflikten: vissa konflikter har en mycket liten inverkan på projektet igonerar konflikten, åtminstone om det är en lite konflikt. Modul 4: Ledarskap 8

9 DU Ledarskap Avsnitt: Ledarskap Ledning och ledarskap kompletterar varandra. En effektiv ledare bör ha en lämplig ledarstil för att hålla lprojektgruppen motiverad. 'Chefens uppgift är att planera, organisera och samordna. Ledarens uppgift är att inspirera och motivera '(The Wall Street Journal Guide till Management" av Alan Murray, utgiven av Harper Business). Olika teorier har utvecklats för att identifiera ledarskapstilar och mönster. En av de mest hyllade teorierna är 'Situationsanpassat ledarskap' som utvecklades 1972 av Hersey och Blanchard, författarna föreslår att en ledare bör matcha sin ledarstil till de olika gruppmedlemmarnas personligheter. Det finns många olika lista över "Ledarskap kompetens" eller "tips Leadership". Här är ett urval av förslag för att förbättra ditt ledarskap: Led dig själv först, försök vara ett föredöme för de andra medlemmarna i projektgruppen Kommunicera öppet och effektivt: hålla regelbundna möten med projektgruppen, både i grupp och individuellt Lyssna till människor Respektera de olika personligheterna inom projektgruppen Ge regelbunden återkoppling till gruppmedlemmarna: gör de rätt eller fel? Var inte rädd för att delegera Lär av dina misstag 9