ARKIVHANDBOK FÖR PUBLIC SERVICE-BOLAGEN

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "ARKIVHANDBOK FÖR PUBLIC SERVICE-BOLAGEN"

Transkript

1 ARKIVHANDBOK FÖR PUBLIC SERVICE-BOLAGEN Härifrån till framtiden UTGÅVA 1

2 FOTOGRAFIER I ARKIVHANDBOKEN Om arkivering och Dokumentarkivet Sid 10: Börje Sjöman, Dokumentarkivet och Olle Häger, SVT Samhälle Sid 11: Erik Bergstrand och Birgit Bjersö, Dokumentarkivet och Gunnel Werner, SVT Malmö. Sid 11: Forskare från Etermediastiftelsen: Michael Forsman, Södertörns högskola och Inga-Britt Lindblad, Umeå universitet Praktiskt handhavande Sid 39: Maria Bergmark, SVT Försäljning Sid 44: Birgit Bjersö och Karin Sterky, Dokumentarkivet Sid 45: Britta Emmer, UR Regelverk och ansvar Sid 51: Kockar i arbete, engelska flygvapnets kockskola, 1946 Sid 53: Barn i cirkusskola i London, troligen 1930-talet Fotografer Omslag Digital Vision Sid 10, 11, 39, 44, 45 Karin Sterky Sid 51, 53, 57 SVT Bild Informationsanalys: Paul Gratwick, Inter-IT AB Formgivning: YRA AB Copyright Carina Sjögren, Börje Sjöman och SRF Tryckt hos Larssons Offsettryck, Linköping 2004

3

4 INNEHÅLL INLEDNING 7 OM ARKIVERING OCH DOKUMENTARKIVET 8 Syftet med arkivering 9 Dokumentarkivet 9 Forskning och identitet 11 Stiftelsen Etermedierna i Sverige 12 Lagstiftning och granskning 12 Vad som bör arkiveras och hur länge 13 Programhandlingar 13 Manuskript 13 Dokument av rättslig karaktär 15 Räkenskaper 16 Projekthandlingar 16 Gallring och rensning före leverans 17 Faktorer som påverkar bevarande och gallring 17 Bevarande- och gallringsanalys 19 Bevarandeplan 20 Strukturmetoder för återsökning 21 Dokumentplan 21 Förteckningsstruktur 22 Arkivsystem 22 Metadata 24 Ordnande och förtecknande 24 Informationsbärare 26 Informationsbärares beständighet 26 Papper 27 Mikrofilm 27 Datamedia 27 Digitala system 28 Syntaxer i digital form 28 Val av metod för informationslagring 29 Underhåll av digitala arkiv 30 Kopiering 31 Konvertering 31 Migrering 31 Säkerhet och äkthet 31 Avställning till digital arkivering 34 Filformat 34 Dataorganisation 34 Datarepresentation 34 Systemdokumentation 34 PRAKTISKT HANDHAVANDE 36 Arkivbildningsprocessen 37 Några råd för bättre ordning i eget arkiv 38 Att sköta sitt avdelningsarkiv 40 Förutsättningar 40 Arbetsgång 40

5 INNEHÅLL Att skaffa dokumentplan 40 Förutsättningar 41 Arbetsgång 41 Att gallra 41 Förutsättningar 41 Arbetsgång 42 Att leverera till Dokumentarkivet 42 Förutsättningar 43 Arbetsgång 43 Att återsöka i Dokumentarkivet 45 Förutsättningar 45 Arbetsgång 46 Arkivhjälpmedel 46 REGELVERK OCH ANSVAR 48 Styrdokument 49 Arkivpolicy 49 Dokumentplaner 50 Ansvar och uppgifter 51 Företagets ansvar 51 Arkivbildarens ansvar 52 Chefens ansvar 52 Arkivombudens ansvar och uppgifter 52 Medarbetarens ansvar 53 Projektledares ansvar 54 Regler för utlämnande och utlåning 54 Anvisningar för säker förvaring 55 Risker 55 Krav för pappersförvaring 56 Förvaring av fotografisk film t ex mikrofilm 56 Förvaring i dokument- och datamediaskåp 57 Digital arkivförvaring 57 Lagstiftning som påverkar arkiveringen 57 Granskning enligt radio- och TV-lagen 57 Radio- och TV-verksamhetens särskilda förutsättningar 58 Personuppgiftslagen 58 Bokföringslagen 59 Författningar i urval i relation till arkivering 60 Ekonomisk lagstiftning 60 Arbetsrätts- och miljölagstiftning 60 Övrig lagstiftning 60 Förordningar 61 Internationella och europeiska regler 61 APPENDIX 62 Litteratur 63 Internetlänkar 64 Arkivpolicy för SVT, SR, UR, SRF 65 Arkivleveranslista 69 Ordförklaringar 70

6

7 Inledning God informationshantering och bra arkiveringsrutiner utgör några av nycklarna till ett välskött företag. Handlingar skapas genom den dagliga verksamheten. I våra bolag dokumenterar dessa handlingar olika händelser och processer kring produktion och sändning av radio- och TV-program, text-tv och publicering på webb och andra medier. Dokumenteringen nyttjas dagligen för att planera, redovisa och bekräfta det som gjorts och skett. Med en genomtänkt gallring och lämpliga sökingångar och metadata blir våra arkiv del i ett kollektivt minne. Ett företags förmåga att agera verksamt och effektivt kan emellertid hämmas genom brist på ordning och sökbarhet. Det påverkar de ekonomiska ramarna negativt genom att dokument ibland inte går att hitta, återsökningar tar för mycket tid eller till och med är förgäves. I värsta fall kan företagets trovärdighet stå på spel om väsentliga dokument saknas. Dagens olika digitala informationssystem underlättar arbetet i vardagen, men den lagrade informationen riskerar att bli oanvändbar för en ny generation medarbetare. Vi måste avsätta tid och tankar för att långsiktigt forma möjligheterna inom detta område. Denna arkivhandbok vill erbjuda en väg till god hantering av information och arkivering. Vår förhoppning är att kombinationen av kunskaper, råd och regler kring arkivering av klassiska pappersdokument tillsammans med digital arkivering i datasystem och arkivrobotar ska vara till nytta och även till inspiration. Arkivhandboken är skriven med våra bolags public service-uppdrag i fokus. Vi publicerar den i en begränsad upplaga för att sedan efter behov kunna utkomma med uppdateringar. En webbversion är också under planering. Vi tar gärna emot synpunkter och ser fram emot att gemensamt med kollegorna i våra bolag ta oss an utmaningen, Härifrån till framtiden. Stockholm i februari 2004 Carina Sjögren Börje Sjöman 7

8 OM ARKIVERING OCH DOKUMENTARKIVET OM ARKIVERING OCH DOKUMENTARKIVET 8

9 Första steget till arkivering tas när man skriver en text eller skapar och lagrar ljud eller bilder. Detta är aktiviteter som pågår dagligen i och omkring programverksamheten. Mycket av det som vi skapar sparas inte särskilt länge. Behoven att kunna gå tillbaka till text/ljud/bild skiftar, och det är ett lika viktigt arbetsmoment att kasta och utplåna information, gallra, som att välja att spara den. Syftet med arkivering God informationshantering och arkivering är viktiga för varje bolag. Att skapa och hantera information, som så småningom formas till arkiv på traditionellt sätt med pappershandlingar eller genom stora och små digitala system och databashantering måste ses som en integrerad del av en verksamhet. Fyra public service-bolag har formulerat en arkivpolicy, som utgör en ram för informationshantering och arkivering. Om det innehållsliga värdet i den arkiverade informationen ska kunna överleva olika tekniklösningar, är ett långsiktigt och strategiskt tänkande en förutsättning. För att kunna återsöka informationen effektivt behövs dessutom en god struktur. Dokumentarkivet Dokumentarkivet, som idag är en del av SRF Research, bildades Det är centralarkiv för skriftligt material för Sveriges Television AB (SVT), Sveriges Radio AB (SR), Sveriges Utbildningsradio AB (UR), Radiotjänst i Kiruna AB (RIKAB) och Sveriges Radio Förvaltnings AB (SRF) samt dessas föregångare. Sedan 1997 ingår Dokumentarkivet som en del av SRF. Här finns handlingar arkiverade sedan Radiotjänsts tillkomst Dokumentarkivet har tillsammans med SRF Research (Musikbiblioteket), SRF Ljud (Radioarkivet) och SVT Arkiv (TV-arkivet och SVT Bild) uppdraget att sköta 9

10 OM ARKIVERING OCH DOKUMENTARKIVET Man kan finna mycket av intresse i arkivet. de arkiv och samlingar som bildats som ett resultat av våra verksamheter. Dokumentarkivets uppgift är att låta arkivering och vård av skriftlig information utgöra ett stöd för programbolagens verksamhet, att tillgodose dess behov av arkiverad information samt att verka för en effektiv och strukturerad informationshantering. Dokumentarkivet tar emot leveranser, ordnar och förvarar de arkiv som överförs från public service-företagens olika avdelningar och redaktioner och lokala kanaler. Dokumentplaner upprättas för att ge överblick, kontroll och stöd i planering och genomförande av arkivering och informationshantering. Beslut om bevarande eller gallring, mikrofilmning, scanning etc avgörs utifrån verksamhetens eget återsökningsbehov samt lagstiftning och forskningsintresse. Enligt programbolagens egna arkivpolicydokument ska vid bevarandet stor hänsyn tas till vetenskaplig forskning, eftersom både den tidigare monopolställningen och det uttalade public service-uppdraget ger en unik karaktär åt verksamheten i Sverige. Behov finns idag att kunna arkivera digitalt. Möjligheten till digital leverans och arkivering får bedömas från fall till fall i samverkan mellan Dokumentarkivet och berörda inom det levererande bolaget. I Dokumentarkivet förvaras nu ca hyllmeter (ca 13 pärmar på en hyllmeter) och omfattar handlingar från början av 1920-talet till idag. Däribland finns ca manuskript, som katalogiseras i GAMBA (SRF:s arkiv och biblioteks arkivdatabaser). Antal hyllmeter per år som tas emot i arkivleveranser är och den regelbundna gallringen uppgår till ca 250 hyllmeter årligen. Genom mikrofilmning kan ytterligare en viss mängd gallras, utan att informationsförluster uppstår. Vad Dokumentarkivet inte gör I Dokumentarkivet arkiveras inte inspelningar av radio- och TV-program, inte heller fotografier såvida de inte hör ihop med skriftliga dokument i ett visst 10

11 OM ARKIVERING OCH DOKUMENTARKIVET I expeditionen kan man få den hjälp man behöver. ärende. Det är SRF Ljud (Radioarkivet) som svarar för arkivering av radioinspelningar, medan SVT Arkiv (TV-arkivet och SVT Bild) har hand om arkivering av TV-program och fotografier. Var Dokumentarkivet finns Arkivexpeditionen i Radiohuset i Stockholm, N1B, är bemannad dagligen. Den är öppen under vardagar kl (september april), kl (maj augusti). Här kan du få hjälp med sökning och forskning i det arkiverade materialet. Här kan du även få råd om dokumenthantering, arkivvård och gallring antingen vid besök eller per telefon eller e-post Forskning och identitet Forskning i radions och televisionens arkiv bidrar till en bred och allsidig historieskrivning en fyllig och djup bild av det förgångna skapas av den information som blir till arkiv under pågående och daglig verksamhet. Våra arkiv tillhör ur forskningssynpunkt Sveriges viktigaste informationstillgångar, inte minst därför att etermedierna under lång tid haft en monopolställning i landet. Men även med konkurrensen på området kvarstår intresset från våra lärosäten och det omgivande samhället att kunna forska om public service. De värden som tillgången till det egna arkivet innebär för ett företag, blir till ett kollektivt minne, ett breddat Dokumentarkivets forskarsal står till förfogande för studier på plats. hos varumärke och en förstärkt identitet medarbetarna. 11

12 OM ARKIVERING OCH DOKUMENTARKIVET Stiftelsen Etermedierna i Sverige I samverkan med public service-bolagens övriga arkiv och bibliotek ger Dokumentarkivet forskarservice till Stiftelsen Etermedierna i Sverige. En omfattande tvärvetenskaplig forskning om etermediernas uppkomst och utveckling fram till vår egen tid drivs av denna stiftelse. Hittills har ett 50-tal forskare från olika universitet i landet knutits till verksamheten som till stor del baseras på arkivforskning. Forskningsresultaten publiceras i skriftserier och populärvetenskapliga böcker. I stiftelsens styrelse ingår bl a verkställande direktörerna för SVT, SR, UR och TV4. Lagstiftning och granskning Redovisning ska på begäran kunna ske till Granskningsnämnden för radio och TV enligt radio- och TV-lagen. Till underlag för denna redovisning används inte endast programinspelningar utan även dokumentation som det granskade bolaget önskar åberopa i sitt svar. Detta påverkar således programbolagens arkivbildning på kort sikt i förhållande till granskningsprocessen och på lång sikt därför att anmälnings- och granskningsprocesserna i sig själva är av intresse för forskningen. Lagstiftningen påverkar på olika sätt även i övrigt vad som ska finnas tillgängligt i skriftlig form (se sidan 57). SVT:s informationskarta 12

13 OM ARKIVERING OCH DOKUMENTARKIVET Vad som bör arkiveras och hur länge Det är omöjligt att på förhand ange vilka handlingar som ska arkiveras och deras livslängd. Nedan följer några exempel som är viktiga att uppmärksamma. Programhandlingar Programverksamheten genererar en mångfald av dokument. Man kan se det som en process som består av planering, produktion och sändning, men även inköp, försäljning, marknadsföring, publikmätning, arkivering och återsökning ingår. Till den dokumentation som då är aktuell hör bl a: avtal och kontrakt dagsprogram/programtablåer gagehandlingar granskningsnämndshandlingar kalkyler kataloguppgifter till arkivering och återsökning korrespondens, även tittar- och lyssnarbrev körscheman och dagen-efter-listor manuskript pressreleaser programförslag publikrapporter recensioner och pressklipp researchmaterial med faktaunderlag STIM-rapporter sändningsbesked sändningsstatistik teknikbeställningar o d webbinformation. Merparten av detta material har bevarandevärde och ordnas i Dokumentarkivet under begreppet programhandlingar. Vissa delar kan också bilda egna arkivserier. Till de handlingar som ytterligare belyser produktionen hör givetvis också planerings- och beslutshandlingar på programbolagens olika ledningsnivåer. Manuskript Dokumentarkivets uppdrag är att ta hand om och bevara manuskript (manus) från program som sänts, att katalogisera manuskript enligt biblioteksprincipen samt att förteckna dem och länka till arkivbildare. 13

14 OM ARKIVERING OCH DOKUMENTARKIVET Dokumentarkivet tar emot och förvarar för återsökning manuskript från alla programbolagen. Tidigare arkiverades många fler manuskript, eftersom program från förr oftare hade manuskript. Idag utnyttjas gärna de inspelade programmen när man vill gå tillbaka till något som sänts. Men att lita till en bevarad inspelning istället för att spara manuskriptet är inte att rekommendera. Dessa olika material kompletterar varandra och utnyttjas för olika ändamål både vid återanvändning och i etermedieforskningen. Dokumentarkivet behöver få tillgång till alla teatermanus för program som sänts i radio och TV liksom andra manuskript som ligger till grund för sända program, t ex Obs! Kulturkvarten. Bland olika slags manuskript som behöver levereras till Dokumentarkivet finns framför allt följande: författarens manuskript som utgör originalmanus (det man utgår från före bearbetningar) helst rena utan några noteringar regimanus inkl regissörens noteringar 2 manusexemplar av den version som trycks upp och som används vid programproduktion textmanus till föredrag. Som informationsbärare accepteras alltid papper. Däremot är disketter och CDskivor inte lämpliga att lagra manuskript på. Deras fysiska och logiska (programanknutna) hållbarhet är alltför kort. Disketter och CD-skivor kan användas som transportmedel, om Dokumentarkivet har godkänt detta. En förutsättning är att dokumentet kan öppnas och läsas. Katalogisering av manuskript i Dokumentarkivet sker enligt SAB (Svenska Allmänna Bibliotekssystemet). Följande uppgifter noteras: författare titel sändningsdatum produktionsnummer (på SVT program-id fr o m 2000) regissör innehåll och medverkande översättning distrikt klassifikation (ämnesområde) producent (särskilt för TV). 14

15 OM ARKIVERING OCH DOKUMENTARKIVET Följande kan vara av allmänt intresse om arkivering av manuskript: manuskript har katalogiserats på bibliotekskort sedan 1940-talet manuskript som levererats från 1992 katalogiseras i GAMBA Radioteaterns levererade manuskript finns sökbara i GAMBA retroaktiv katalogisering i GAMBA för kortkatalogiserade manuskript pågår. Viktiga skäl att leverera manuskript till Dokumentarkivet Manuskript till radio- och TV-program är handlingar av bestående värde: i programarbetet som radio- och TV-historiska dokument ur juridisk synpunkt för arbetet i Granskningsnämnden och i yttrandefrihetstvister för olika slag av forskning som komplement till inspelningar, där ljudkvaliteten är bristfällig. Manuskript bör inte kastas med hänvisning till att inspelningen idag kan återsökas hos Statens ljud- och bildarkiv. En av flera anledningar är att manuskript ur forskningssynpunkt inte helt kan ersättas av en bevarad inspelning. Dokument av rättslig karaktär Dokument, vars innehåll bekräftar beslut, uppgörelser eller överenskommelser eller på annat sätt har en rättslig verkan, behöver finnas kvar under lång tid. Dessa dokument måste vara tillförlitliga och säkert förvarade. Det krävs ofta att de har bevisvärde, dvs att de har namnteckning eller signatur som visar att de är godkända av utfärdaren. Den typ av informationsbärare som ska användas för sådana dokument är så gott som enbart papper lämpligen arkivgodkänt papper (se avsnittet om Informationsbärare, sidan 27). Ska dokumenten sparas i digital miljö, krävs speciella program och rutiner för elektroniska signaturer. En digital arkivering kommer då att fordra återkommande migreringar. Denna manöver innebär att signaturer öppnas och risk finns då att informationen ändras uppsåtligen eller av misstag. Exempel på dokument med rättslig karaktär: protokoll från möten med beslutande funktion, t ex styrelse, direktion, ledningsgrupp, medbestämmandemöten minnesanteckningar från möten med beslutande funktion årsredovisningar 15

16 OM ARKIVERING OCH DOKUMENTARKIVET avtal och kontrakt andra dokument som innehåller uppgifter där bevisvärdet är uppenbart. Kungens brev om anslag till utbildnings- och övningsverksamhet för TV AO4 A2AA:17 Räkenskaper Räkenskaper eller ekonomisk information består både av handlingar som lyder under bokföringslagen och sådana som inte gör det. Räkenskaper är nödvändiga i pågående verksamhet, och mycket användbara för forskare efteråt. Här finner man uppgifter och information om faktiska händelser, s k affärshändelser, och dessas ekonomiska konsekvenser och påverkan. En verifikation är ju beviset för att en transaktion, en överenskommelse, en affärshändelse, verkligen ägt rum. Men eftersom räkenskaper är omfångsrika och till stor del rutinartade, behöver de gallras genomtänkt och effektivt, så att bara handlingar med stort informationsvärde blir kvar efter den 10-åriga gallringsfristen. Dokumentplanen kan vara till god hjälp genom sin specifikation av dokumentserier med gallringsfrister, bevarande och uppgift om ansvarsfördelning (se avsnittet om Bokföringslagen, sidan 59). Projekthandlingar Många verksamheter bedrivs i projektform. Det är ofta framgångsrikt med tanke på projektets syfte, men att återsöka i genomförda projekts dokumentation är sällan lätt. 16

17 OM ARKIVERING OCH DOKUMENTARKIVET Återsökning kan behövas både av projektmedarbetarna och av dem som senare har anledning att gå tillbaka och studera en tidigare insats. Även ur forskningens synvinkel kan behov finnas att studera underlagen till ett projekt. Sammantaget finns alltså många skäl till att man bör ägna uppmärksamhet initialt åt hur projektdokumentationen ska ordnas och vem som får ansvaret. Ett projektteam brukar bestå av medarbetare från olika verksamheter. Därmed vinner man bredd och får med olika erfarenheter. En viktig fråga ur arkivsynpunkt är att besluta om vem som ska få uppgiften att hålla samman dokumentationen på papper eller i pc. Det är ju fråga om projektets och arbetsgivarens inte medarbetarens handlingar (se avsnittet om Projektledares ansvar, sidan 54). Gallring och rensning före leverans Med gallring menas att minska ett arkiv genom att förstöra och utplåna handlingar och information enligt fastställda regler. Om ett helt arkiv gallras genom utplåning eller radering, försvinner all information därifrån. Om bara delar av informationen gallras, minskar mängden information, medan informationens mening och betydelse ibland kan kvarstå. Den tid som ska förflyta innan beslutad gallring utförs kallas gallringsfrist. Rensning betyder att förstöra handlingar och uppgifter utan att informationsinnehållet minskas. Bevarande betyder att bevara för all framtid, när ingen tidsgräns används. Återkommande gallring är viktig och nödvändig. Det är ofta efter en väl genomförd gallring, som goda möjligheter till återsökning och forskning skapas. Dubblerad information, information på en alltför detaljerad nivå och perifert material gallras ut. Att kunna gallra på ett säkert sätt medför inte endast att man sparar plats och pengar. Fördelen är större än så. En bra genomförd gallring ger ett arkiv som är lättare att genomsöka. Men man kan också utplåna ett arkiv och därigenom kunskapen om en verksamhet genom att utgallra hela arkivet. Då resultatet som regel är oåterkalleligt, bör gallring utföras med eftertanke och god sikt framåt och bakåt i tiden. Av en årsproduktion av dokument inom företagen gallras i regel så mycket som procent efter 10 år. Faktorer som påverkar bevarande och gallring Vissa handlingar vill man spara länge ibland bevara för all framtid. Men många handlingar tappar sitt informationsvärde efter hand. Skälen till varför man vill 17

18 OM ARKIVERING OCH DOKUMENTARKIVET eller måste återsöka något varierar från lagkrav via egna beviskrav till verksamhetsrelaterad återanvändning i någon form: lagkrav beviskrav återanvändning i verksamheten historisk forskning. Följande faktorer kan påverka beslut om gallringsfrister och förvaringstider eller bevarande för all framtid: avdelningens/redaktionens eget informationsbehov på kort och lång sikt lagstiftning som är relevant, bl a upphovsrättslagstiftningen och bokföringslagen föreskrifter från myndigheter och egna regler garantibestämmelser utlovade åtaganden gentemot medarbetare, kontraktsmotparter och omvärlden i konsekvens med påskrivna avtal och kontrakt möjlighet att hålla inspelningar och anknytande information/arkivmaterial tillgängligt för användning när inslag anmäls och ska redovisas hos Granskningsnämnden och i yttrandefrihetstvister möjlighet att konvertera information till mikromedia eller andra informationsbärare eller IT-system tillgången på lagrings-/arkivutrymmen kostnad för bevarande bevarandeplaner och åtagande för framtida historisk forskning personuppgifter (i t ex personakter) påbjuden gallring enligt personuppgiftslagen. Vad kan gallras? Det mesta kan i princip gallras inom ett företag. Sveriges lagstiftning har mycket få krav på bevarande inom företagens väggar. Den information som lagen kräver innehåller oftast en preskriptionstid men sällan krav på evighetsbevarande. Handlingar som myndigheterna vill ha obegränsad tillgång till utöver preskriptionstiderna infordras vanligen direkt. Exempelvis måste varje företag sända in kopia av bolagsstämmoprotokoll och årsredovisning till Patent- och registreringsverket. Men självklart sparas originalen av dessa dokument i företagens egna arkiv. Om allt i princip får kastas efter lång eller kort tid, hur kommer man då till kloka och väl avvägda beslut? 18

19 OM ARKIVERING OCH DOKUMENTARKIVET Värdering föregår gallring När man faktiskt har kastat handlingar, eller raderat dokument i datorn, har man redan gjort en värdering av innehållet och funnit att det kan kastas. Sådana bedömningar görs dagligen i nuvarande överproduktion av information, men man tänker inte på detta som processer av värdering och gallringsbeslut. För att en avdelning eller en redaktion ska hitta en gemensam väg krävs att man skaffar sig överblick över de gemensamma handlingarna, databaserna, registren osv och gör en lista med handlingarna, serie för serie. Denna lista granskar man sedan mot gallringsfaktorerna (se sidan 17). Det är nu som värderingen kan ske. En serie är en följd av handlingar som hör samman och kan avgränsas från andra serier av handlingar, t ex Fakturor 2003 UR eller Projekthandlingar 2004 SVT Drama. Vissa serier (typer) av handlingar ska under de första 10 åren sparas enligt bokföringslagen. Att man därefter får slänga till exempel resultatrapporter efter 10 år, betyder inte alltid att man bör göra det. Detta ekonomiska underlag som verksamheten haft tillgång till vid sin planering och sina beslut har kanske ett informationsvärde långt efter preskriptionstiden. En sådan rapport per avdelning/ redaktion kan vara mycket informativ under lång tid efteråt. Det finns information som behövs under mycket kort tid, som kanske produceras i många exemplar eller tar för mycket plats. Korta gallringsfrister är välgörande för mycket av den inkomna informationen. Men det finns också undantag. Att utse en person till att spara ett arkivexemplar av de handlingar som sprids i flera exemplar, och som alla övriga mottagare sorglöst kan slänga, minskar kostnaden för arkivering. Bevarande- och gallringsanalys I arbetet med att skapa underlag för sådana rutiner kan man ställa följande frågor: Vilken funktion har serien i verksamheten? - administrativ funktion - juridisk funktion - myndighetsfunktion Har man kvar samma krav på återsökning av serien hela tiden eller ändras kravet till en historisk funktion? Vem använder serien? Hur ofta används serien? När anser användarna att serien får för liten efterfrågan? 19

20 OM ARKIVERING OCH DOKUMENTARKIVET Hur används serien som kontroll, som information, som bevis? Finns bra sökingångar? När man fått fram svaren på dessa och kanske andra, egna frågor framträder en bild som underlättar värderingen av serien. Det sista steget att besluta om gallring eller bevarande ger sig ofta självt. Bevarandeplan Att göra en bevarandeplan betyder att man skaffar sig en bild över de handlingar och den information som ska finnas kvar för alltid. I förhållande till ursprungsmängden blir kanske 5 procent kvar. Man listar sådana handlingsserier som absolut måste finnas kvar efter alla preskriptionstider och efter alla avklingande återsökningsbehov. För en typisk årgångsinformation kan generellt nämnas följande serier som värda att bevara (alltså bortom bokföringslagens 10-årsgräns): arkivexemplar av egen produktion av - programhandlingar - litteratur - interntidningar - föreskrifter - manuskript - andra upphovsrättsgrundande dokument - webbsidor (dock är frågan om digitalt bevarande med länkarna kvar inte löst). arkivexemplar av egen produktion av ljud och rörlig bild och stillbild lagras av SRF Ljud (Radioarkivet) respektive SVT Arkiv (TV-arkivet och SVT Bild) enligt särskilda rutiner handlingar knutna till kärnverksamheten i form av ämnesordnade projektakter eller årsvisa serier ekonomiska grunddokument som bokslut, årsredovisning, kontoplaner, rapporter med ackumulerade uppgifter per avdelning/redaktion kontrakt och avtal av betydelse (ej billeasingkontrakt o dyl) register över program, anställda, gagemottagare, kunder, medlemmar m fl samt enkäter, analyser och sammanställningar bolagsstämmo- och styrelseprotokoll, ledningsgrupps- och MBL-protokoll korrespondens och akter som inte är av ren rutinkaraktär fastighetsritningar på en beslutad nivå (nya aktuella ritningsversioner), men även avställda fastighetsritningar som blivit ändrade och ersatta med nya ritningar (oavsett om objektet finns kvar i verkligheten eller inte). 20

21 OM ARKIVERING OCH DOKUMENTARKIVET En dokumentplan, som innehåller de handlingar och gallringsfrister som ska gälla, kan skapas och godkännas av avdelningschefen och chefen för Dokumentarkivet. Med en översiktlig bevarandeplan som komplement framgår det vad som blir kvar av verksamhetens dokument för framtida användning. Strukturmetoder för återsökning Behovet att skapa struktur i informationsflödet har nog aldrig upplevts som väsentligare än idag. Det finns flera olika metoder beroende på informationen, yrkesområdet och skiftande vanor och rutiner. Inom arkivverksamheten används främst två metoder, dels arkivförteckningen för att beskriva redan arkiverad information, dels dokumentplanen för att beskriva flödet av handlingar och information med blicken framåt som en beredskap för det som gradvis bildar ett arkiv. Exempel på dokumentplan. Dokumentplan En dokumentplan (även benämnd arkivbildningsplan) är ett bra verktyg för att underlätta den dagliga dokumenthanteringen. Med en sådan kan man överblicka och skapa struktur på både dokument och rutiner, oavsett informationsbärare. 21

22 OM ARKIVERING OCH DOKUMENTARKIVET Dokumentplanen kan ge en kvalitetsförsäkran av dokumentens hela livscykel. Dokumentplanen kan också användas i verksamhetens styr- och planeringssystem. Här kan nämnas avtals- och rättighetshantering, som med överblick i dokumentplanens form underlättar planering av produktionsresurser. Ansvar klarläggs och man beskriver var dokumenten tar vägen, vare sig det gäller original, kopior av olika slag eller filer i ett informationssystem. Dokumentplaner för varje avdelning och redaktion kan göras av Dokumentarkivet. Förteckningsstruktur I Dokumentarkivets förteckningssystem är företagens alla arkivbildare (avdelningar, redaktioner etc) från 1925 och framåt registrerade. Där finns nu över 500 arkivbildare. Genom förteckningssystemet får arkivbeståndet en struktur som följer företagens olika omorganisationer. Antalet arkivbildare ökade kraftigt under slutet av 1970-talet, då separata programproducerande bolag skapades. Handlingarna struktureras vid arkivering och ordnas i tre nivåer. Arkivbildare är den första nivån. Därunder kommer arkivserierna. Dessa är beteckning för handlingar som hör samman genom sitt ämne eller sin funktion (t ex protokoll, korrespondens eller produktionskostnader). Den sista och tredje nivån utgörs av de enskilda volymerna (i pärmar, arkivkartonger eller akter). Arkivbildare: SVT Ekonomiavd Serie: Produktionskostnader Volym: Nr 5 (1995, juni dec) MO2 G5A:5 Söksträngen M02 G5A:5 är ett unikt signum och ger träff på en bestämd volym. Men de enskilda dokumenten i pärmen eller akten registreras endast undantagsvis (se framför allt avsnittet om Manuskript sidan 13). Arkivsystem Arkivförteckningen ska kunna avspegla arkivets struktur, så att den proveniens som präglar arkivbildningen kan överblickas. För traditionella arkiv används vissa fasta huvudavdelningar i förtecknandet. Under dessa huvudavdelningar läggs serier med volymer och dokument, beroende på hur verksamheten bedrivits. 22

23 OM ARKIVERING OCH DOKUMENTARKIVET Arkivsystem för public service-bolagen, struktur av handlingar A Protokoll Protokoll m föredragn listor Minnesanteckningar Registreringsbevis Bolagsordning Bilagor till protokoll: årsbokslut i original B Utgående skrivelser Kopior på utg brev, pm Artiklar, Föredrag Årsredovisn, egna tryckta Pressreleaser Radiotidningen, vipåtv m fl Arkivex av eget tryck C Diarier Brevdiarier Register till diarium D Register Fastighetsregister Personalregister Programregister Bandprotokoll Tjänstgöringslistor Telefonlistor Bokningscheman Prod nummerböcker E Inkomna skrivelser Inkomna brev, pm, rapporter Korrespondens Lyssnarpost Tittarbrevväxling Programförslag F Ämnesordn handlingar Personalakter Fastighetsakter Programhandlingar Juridiska akter Granskningsnämndsärenden Projekt G Räkenskaper Årsbokslut Huvudböcker Reskontra Transaktionslistor Verifikationer Budget Projektredovisning Gagelistor M Manuskript Manuskript för radio Manuskript för TV N Avtal och kontrakt Avtal och kontrakt Detta arkivsystem, som utgår från Riksarkivets arkivschema, används för att gruppera handlingar i sökbara serier. De flesta märks efter dokumentens funktion således oberoende av dess ämne (vad dokumentet handlar om). Undantag är avdelningen F Ämnesordnade handlingar, som samlar dokument, vars sammanhang är helt beroende av ett gemensamt innehåll. Till exempel läggs programhandlingar ihop per programtitel. De handlingar som visas i rutorna är exempel, det finns fler typer av handlingar. Arkivsystemet är mest använt när man vill förteckna arkiv, men man kan också välja denna typ av kodning av dokument i dokumentplaner och vid digital arkivering, för att underlätta överblick. Arkivsystemet är användbart även i dokumentplaner. 23

4. Skrivmaterial och informationslagring. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK 2007-06-01. Landstingsarkivet

4. Skrivmaterial och informationslagring. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK 2007-06-01. Landstingsarkivet ARKIVHANDBOK 2007-06-01 Landstingsarkivet 4. Skrivmaterial och informationslagring Innehållsförteckning Skrivmaterial och informationslagring... 2 Märkning med svenskt arkiv... 2 Tekniska krav för certifiering

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer

Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer Antagna av kommunstyrelsen den 5 mars 2002. Dessa riktlinjer gäller alla typer av digital information, t.ex. databaser, dokument, bilder, kartor och ritningar.

Läs mer

Digital arkivering och historiklagring. 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik

Digital arkivering och historiklagring. 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik Digital arkivering och historiklagring 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik Generella principer för arkivering Informationsbärare: Analogt (papper) Digitalt (ettor och nollor på t ex ett

Läs mer

Arkivering av webbplatser några anvisningar

Arkivering av webbplatser några anvisningar Arkivering av webbplatser några anvisningar Sammanfattning Webbplatsen för en organisation är ett fönster ut mot både medlemmar och allmänhet, ett sätt på vilket organisationen presenterar sig för omvärlden,

Läs mer

ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR

ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 1, 2013-02-08 INNEHÅLL Inledning... 3 Kontorsdokument... 3 E-postmeddelanden...

Läs mer

Att leverera enskilt material till Lerums kommunarkiv. - föreningsarkiv, privatarkiv och företagsarkiv

Att leverera enskilt material till Lerums kommunarkiv. - föreningsarkiv, privatarkiv och företagsarkiv Att leverera enskilt material till Lerums kommunarkiv - föreningsarkiv, privatarkiv och företagsarkiv Vårt gemensamma kulturarv Arkiven är en del av vårt kulturarv och för att bevara vårt lokala kulturarv

Läs mer

SPARA ELLER KASTA? RÅD OCH ANVISNINGAR VID SKÖTSEL AV FÖRENINGSHANDLINGAR. REGION- OCH STADSARKIVET GÖTEBORG 2007 med FOLKRÖRELSERNAS ARKIV

SPARA ELLER KASTA? RÅD OCH ANVISNINGAR VID SKÖTSEL AV FÖRENINGSHANDLINGAR. REGION- OCH STADSARKIVET GÖTEBORG 2007 med FOLKRÖRELSERNAS ARKIV SPARA ELLER KASTA? RÅD OCH ANVISNINGAR VID SKÖTSEL AV FÖRENINGSHANDLINGAR REGION- OCH STADSARKIVET GÖTEBORG 2007 med FOLKRÖRELSERNAS ARKIV 1 SVENSKT FÖRENINGSLIV ÄR UNIKT! Sverige är det föreningsrikaste

Läs mer

ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 1 (8) E-Lin projektet 2014-06-05 Riktlinjer Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 2 Innehåll Inledning och bakgrund... 3 Ansvar... 4 Systemupphandling... 4 Gallring... 5 Informationssäkerhet...

Läs mer

Konsten att få ordning och reda i sitt arkiv. Några råd i skötsel av föreningshandlingar

Konsten att få ordning och reda i sitt arkiv. Några råd i skötsel av föreningshandlingar Konsten att få ordning och reda i sitt arkiv Några råd i skötsel av föreningshandlingar 1 2 I dagens samhälle översköljs vi dagligen av information från alla håll - från medier, myndigheter, organisationer

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 1 (5) Bilaga 6 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok

Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0 TAM-Arkiv Arkivhandbok TAM-Arkiv Arkivhandbok. Allmänna råd om arkivering INNEHÅLLSFÖRTECKNING Allmänna råd om arkivering... 2 Hos medlemmen...2

Läs mer

Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering

Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering 1 (7) Tillämpningsanvisningar E-Lin projektet 2015-06-18 Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering Upprättad: 2015-06-12 Reviderad: Fastställt av Styrgrupp för E-Linprojektet

Läs mer

Riktlinjer för digital slutarkivering

Riktlinjer för digital slutarkivering Dokumenttyp Riktlinjer Beslutad av (datum och ) Kommunstyrelsen (2013-06-05 107 ) Giltig fr.o.m. 2013-06-05 Dokumentansvarig Arkivföreståndare, Kommunledningsförvaltningen Gäller för Alla kommunens verksamheter

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling); RA-FS 2009:1 Utkom från trycket den 1

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella.

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella. Tillsynsavdelningen Inspektionsrapport 1 (5) 2009-04-29 Dnr RA 231-2009/1133 Inspektion av arkivvården vid Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd Riksarkivet (RA) inspekterade den 21 april 2009 arkivvården

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

JERNKONTORETS BERGSHISTORISKA UTSKOTTS BEVARANDELISTA

JERNKONTORETS BERGSHISTORISKA UTSKOTTS BEVARANDELISTA JERNKONTORETS BERGSHISTORISKA UTSKOTTS BEVARANDELISTA Bevarandelistan har utarbetats av Jernkontorets Bergshistoriska utskotts kommitté 90031/84 Arkivfrågor. Den ursprungliga listan kom redan 1984 och

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB Riksarkivet (RA) inspekterade den 4 december 2014 arkivbildningen och arkivvården vid besiktningsorganet Fordonsprovarna i Väst AB, Importgatan

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-02-25 DNR 9.3-15934/08 SSA 2009:3 Solna församling Att: Tommy Östher INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

Läs mer

VAD BÖR SPARAS? Protokoll

VAD BÖR SPARAS? Protokoll INNEHÅLL VAD BÖR SPARAS? s.1 Protokoll s.1 Verksamhets- och revisionsberättelser s.1 Utgående handlingar s.1 Matriklar, medlemsförteckningar s.2 Liggare s.2 Inkomna handlingar s.2 Statistik s.2 Ämnesordnade

Läs mer

Konsten att få ordning och reda i sitt arkiv

Konsten att få ordning och reda i sitt arkiv Konsten att få ordning och reda i sitt arkiv Några råd i skötsel av föreningshandlingar Sundsvalls kommuntryckeri, 2008 Ordning och reda Dagligen översköljs vi av information från alla håll - från medier,

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 Närvarande Från Notarius publicus i Sundsvall: Ordinarie notarius publicus, advokat Biträdande notarius

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-21 DNR 9.3-16337/07 SSA 2007:14 Idrottsnämnden HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN Närvarande från Idrottsförvaltningen:

Läs mer

EU-projekt Karlshamns kommun

EU-projekt Karlshamns kommun 1 Dokumentplan EU-projekt Karlshamns kommun Inledning En dokumentplan är ett styrdokument och ett hjälpmedel som används för att handlingar av samma slag ska bli hanterade på ett likartat sätt, både sådana

Läs mer

Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet

Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet 1 Lag, förordning och Riksarkivets föreskrifter Rätten att överta arkiv Enligt 9 arkivlagen (1990:782) har en arkivmyndighet rätt

Läs mer

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv Dokumenthantering i EU-projekt Dokumenthantering i EU-projekt Vad vi ska prata om: Varför ska vi bevara Exempel på handlingar Diarieföring Gallring Arkivsäkerhet

Läs mer

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Institutionen för stad och land 2015-06-03 Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Introduktion Allmänna handlingar vid myndigheter

Läs mer

Personalträff 2015-05-26. Naturrum Tåkern och Ödeshögs lokalhistoriska arkiv

Personalträff 2015-05-26. Naturrum Tåkern och Ödeshögs lokalhistoriska arkiv Personalträff 2015-05-26 Naturrum Tåkern och Ödeshögs lokalhistoriska arkiv Vad är arkiv? - Förvaringslokal (fysiskt eller digitalt) Institution Arkivbildare Vård av arkiv Skydd mot: -Brand -Stöld -Vatten

Läs mer

Råd för systembeskrivning

Råd för systembeskrivning Landstingsarkivet Råd nr. 3 Sidan 1 av 6 LA 2011-4072 Version 3 Råd för systembeskrivning Varför ska systembeskrivningar upprättas? Följande text återfinns i Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) 4 kap.

Läs mer

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ. 1 (2) Beslut Notarius publicus/ Nybrogatan 6 871 30 Härnösand Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid notarius publicus i Härnösand Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet

Läs mer

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Robert Bergman Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 1996-12-16, 145 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller

Läs mer

Rikspolisstyrelsens författningssamling

Rikspolisstyrelsens författningssamling Rikspolisstyrelsens författningssamling ISSN 0347-545X Utgivare: chefsjuristen Eva-Lotta Hedin Rikspolisstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om videoupptagning i polisfordon vid trafikövervakning m.m.;

Läs mer

Kommunal Författningssamling Taxa

Kommunal Författningssamling Taxa Kommunal Författningssamling Taxa 2012 Nr 2 Arkivreglemente för Kungälvs kommun Gäller fr.o.m. den 1 maj 2012 Ersätter KFS 2003 Nr 19.1 ADRESS Nämndhuset 442 81 Kungälv TELEFON 0303-23 80 00 vx FAX 0303-132

Läs mer

Tingsgården 370 10 Bräkne-Hoby Tel. 0457 813 87 Mob. 070 634 83 13. E-post: blekingearkivet@telia.com Webb: www.blekingearkivet.se

Tingsgården 370 10 Bräkne-Hoby Tel. 0457 813 87 Mob. 070 634 83 13. E-post: blekingearkivet@telia.com Webb: www.blekingearkivet.se Tingsgården 370 10 Bräkne-Hoby Tel. 0457 813 87 Mob. 070 634 83 13 E-post: blekingearkivet@telia.com Webb: www.blekingearkivet.se Offentliga arkiv Riksarkivet, Landsarkiv, Kommun arkiv etc. Detaljreglerad

Läs mer

http://www4.goteborg.se/prod/g-info/ffs.nsf/375623d6d925132cc1256d9600237493/...

http://www4.goteborg.se/prod/g-info/ffs.nsf/375623d6d925132cc1256d9600237493/... Page 1 of 6 Tillbaka 9.3 Regler och riktlinjer Diverse administrativa verksamhetsriktlinjer: Arkivreglemente för Göteborgs stad Arkivreglemente för Göteborgs stad (H 1999:3, P 1999-01-28, 4, H 2000:123,

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-1694/15 Sida 1 (8) 2015-06-29 SSA 2015:08 Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Närvarande från Utbildningsförvaltningen:

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-001342/2014 Sida 1 (7) 2014-03-25 SSA 2014:02 Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Närvarande från herrängens skola: Lena Hellström

Läs mer

Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan.

Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan. 1(5) Inspektion av arkivvården vid Brottsförebyggande rådet 1. Sammanfattning Brottsförebyggande rådet (Brå) bör anpassa sina regler och metoder för systemförvaltning och informationskvalitet i riktning

Läs mer

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 1, 2010-06-17

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 1, 2010-06-17 ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 1, 2010-06-17 INNEHÅLL 1 Regelverket... 3 2 Inventera arkivhandlingar... 4 2.1 Avgränsa...

Läs mer

Vad kan man förbereda inför e-arkivering

Vad kan man förbereda inför e-arkivering INFORMATION 1(6) Vad kan man förbereda inför e-arkivering I detta dokument beskriver vi ett antal frågor som en myndighet behöver ta ställning till innan man kan börja leverera information till SSC:s kommande

Läs mer

BEVARANDE & GALLRING INOM LÖNE- OCH PERSONALADMINISTRATION

BEVARANDE & GALLRING INOM LÖNE- OCH PERSONALADMINISTRATION BEVARANDE & GALLRING INOM LÖNE- OCH PERSONALADMINISTRATION KOMMENTARER TILL RA-FS 2006:5 RIKSARKIVET 2007 RAPPORT 2007:1 Riksarkivets rapportserie riktar sig i första hand till statliga myndigheter men

Läs mer

archive En produkt från ida infront - a part of Addnode

archive En produkt från ida infront - a part of Addnode archive En produkt från ida infront - a part of Addnode Det handlar egentligen inte om standarder för metadata, arkivredovisning och lagringsmedia. innehåll archive Det handlar om att bevara värdefull

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-1341/2014 Sida 1 (6) 2014-04-22 SSA 2014:01 Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Närvarande från herrängens skola: Philip Olsson

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 Närvarande Från Fastighets arbetslöshetskassa: kassaföreståndare it-ansvarig Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand,

Läs mer

Strategi för bevarande, Linköpings kommun

Strategi för bevarande, Linköpings kommun 1 (11) E-Lin projektet 2013-10-28 Strategi för bevarande, Linköpings kommun Delrapport 2 Innehåll Dokumenthistorik... 3 1. Syfte... 3 2. Bakgrund... 3 2.1 Målgrupp... 3 3. Frågeställningar... 3 4. Undersökning...

Läs mer

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler Att fastställa arkivansvar

Läs mer

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Inspektionsenheten Nora Liljeholm Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet Datum: 2008-05-20 Närvarande: från Vetenskapsrådet administrativ

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT STOCKHOLMS STADSARKIV L ANDSA RKI V FÖR S TOCKHOLMS L ÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-16303/11 SID 1 (6) 2011-12-13 SSA 2011:16 Stockholms tingsrätt Att: Anders Eka HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS

Läs mer

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22 ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2012-11-22 INNEHÅLL 1 LEVERERA ARKIV TILL REGIONARKIVET... 3 1.1 FINNS DET NÅGON LEVERANSPLIKT?...

Läs mer

Arkivplan för Svenska Klätterförbundet inklusive dess kommittéer Samt en rekommendation och tips för SDF, klätterombud och klätterklubbar

Arkivplan för Svenska Klätterförbundet inklusive dess kommittéer Samt en rekommendation och tips för SDF, klätterombud och klätterklubbar Arkivplan för Svenska Klätterförbundet inklusive dess kommittéer Samt en rekommendation och tips för SDF, klätterombud och klätterklubbar Arkiveringens två hörnstenar 1. Historia Det är vi idag, nu, som

Läs mer

archive En produkt från Ida Infront - a part of Addnode Group

archive En produkt från Ida Infront - a part of Addnode Group archive En produkt från Ida Infront - a part of Addnode Group Det handlar egentligen inte om standarder för filformat, arkivredovisning och lagringsmedia. Det handlar om att bevara värdefull information.

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-9873/14 Sida 1 (7) 2014-11-07 SSA 2014:12 Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Närvarande från bolaget: Marie Bornehed Åsa

Läs mer

Riktlinjer för informationshantering

Riktlinjer för informationshantering Styrdokument, riktlinjer Stöd & Process 2013-11-04 Ronja Krische 08-590 977 04 Dnr Fax 08-590 733 40 KS/2013:443 ronja.krische@upplandsvasby.se Riktlinjer för informationshantering Nivå: Kommungemensamt

Läs mer

Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse + Bilaga Stöd&Process/Kanslienheten 2013-10-07- Mikael.Bonnevier 08-590 970 33 Dnr Fax 08-590 733 40 Mikael.Bonnevier@upplandsvasby.se Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: 2015-06-01 Dnr: 2015.65 Handlingsslag. Arkivläggs. Gallras (=förstöres)

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: 2015-06-01 Dnr: 2015.65 Handlingsslag. Arkivläggs. Gallras (=förstöres) Antal = hela kalender utöver ursprungset IT-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation

Läs mer

Digital arkivering och historiklagring. 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik

Digital arkivering och historiklagring. 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik Digital arkivering och historiklagring 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik Anastasia Pettersson Svensk Kärnbränslehantering AB, Informationshantering Dokumentstruktur och arkivsamordningsfrågor

Läs mer

komsam Digital långtidslagring/arkivering

komsam Digital långtidslagring/arkivering Digital långtidslagring/arkivering 1 Rapport från KOMSAM 2 Riktlinjer för digital långtidslagring/ arkivering i kommunen 3 Teknisk checklista för systemkrav avseende digital långtidslagring/ arkivering

Läs mer

Birgitta Nilsdotter HSH, Zoila Bengtsson HSK Avsnitt: 104 Dokumenthantering Utgåva: 10 Ersätter: HSH 2007-05-01, HSV 2007-05-01, HSK ---

Birgitta Nilsdotter HSH, Zoila Bengtsson HSK Avsnitt: 104 Dokumenthantering Utgåva: 10 Ersätter: HSH 2007-05-01, HSV 2007-05-01, HSK --- FÖRSLAG Dokumenthanteringsplan Hallands Sjukhus Administrativa handlingar* Innehållsförteckning Verksamhet/Rutin Sida Gemensam verksamhet Ledning, Samordning, Kansli 2 Avvikelser och anmälningar i vården

Läs mer

Så här läser du ditt sökresultat:

Så här läser du ditt sökresultat: Dnr ARK/2012:3 KOMMUNARKIVET Kommunledningsförvaltningen Hitta i arkivförteckningar Den här broschyren är tänkt att vara en guide för dig som vill lära dig att hitta själv i arkiven som finns hos kommunarkivet.

Läs mer

Förslag. Lagar och förordningar

Förslag. Lagar och förordningar Förslag Introduktion till Dokumenthanteringsplan 2015 En väl planerad dokumenthantering är förutsättningen för att förmedla information inom organisationen effektivt, underlätta allmänhetens insyn och

Läs mer

Bevarande- och gallringsplan för ekonomisystem med försystem på Landstingsservice

Bevarande- och gallringsplan för ekonomisystem med försystem på Landstingsservice LA 9812-0218 Bevarande- och gallringsplan för ekonomisystem med försystem på Landstingsservice Bevaranded- och gallringsplan för decentraliserade ekonomisystem i Stockholms läns lansting (generella regler)

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Högsta domstolen

Inspektion av arkivvården vid Högsta domstolen 1(5) Inspektion av arkivvården vid Högsta domstolen 1. Sammanfattning Arkivvården vid Högsta domstolen är väsentligen godtagbar; dock saknas tillgång till arkivlokal som uppnår föreskriven brandklass (EI

Läs mer

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62.

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62. Så använder Du e-post i Härnösands kommun Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag Antagna av kommunstyrelsen 00-0-06, 6. Innehåll Sid. Regler för e-post som alla måste följa E-postadresser

Läs mer

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION. Utkast till KOMMISSIONENS BESLUT. av den [ ] om ändring av dess arbetsordning BILAGA

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION. Utkast till KOMMISSIONENS BESLUT. av den [ ] om ändring av dess arbetsordning BILAGA SV EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION Bryssel den K(2002) 99 Utkast till KOMMISSIONENS BESLUT av den [ ] om ändring av dess arbetsordning BILAGA BESTÄMMELSER FÖR DOKUMENTHANTERING Utkast till KOMMISSIONENS

Läs mer

Regel. Behandling av personuppgifter i Riksbanken. 1 Personuppgifter

Regel. Behandling av personuppgifter i Riksbanken. 1 Personuppgifter Regel BESLUTSDATUM: 2013-11-06 BESLUT AV: Anders Vredin BEFATTNING: Avdelningschef ANSVARIG AVDELNING: Stabsavdelningen FÖRVALTNINGSANSVARIG: Åsa Sydén HANTERINGSKLASS Ö P P E N SVERIGES RIKSBANK SE-103

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Riksantikvarieämbetet

Inspektion av arkivvården vid Riksantikvarieämbetet 1(5) Inspektion av arkivvården vid Riksantikvarieämbetet 1. Sammanfattning Arbetet med att redovisa oförtecknade arkivbestånd hos Riksantikvarieämbetet (RAÄ) måste prioriteras upp om det ska bli klart

Läs mer

Vård och långsiktigt bevarande av digitalt material. Jens Granlund

Vård och långsiktigt bevarande av digitalt material. Jens Granlund Vård och långsiktigt bevarande av digitalt material Jens Granlund Innehåll Lagringsmedier Dokumentformat Långsiktigt Digitalt Bevarande Säkerhet / Säkerhetskopiering Rutiner Papper vs. Digitalt material

Läs mer

Bilaga. Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Bilaga. Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 1 (5) Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 Närvarande Från GS arbetslöshetskassa: kassaföreståndare it-ansvarig Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie Sammanfattning

Läs mer

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler Att fastställa arkivansvar

Läs mer

Bilaga. Särskilda villkor för Molntjänst. Programvaror och tjänster 2014. Systemutveckling

Bilaga. Särskilda villkor för Molntjänst. Programvaror och tjänster 2014. Systemutveckling Sid 1 (7) 2014-11-07 Dnr 96-36-2014 Bilaga Särskilda villkor för Molntjänst Programvaror och tjänster 2014 Systemutveckling Sid 2 (7) Innehållsförteckning 1 Tillämplighet 2 2 Särskilt om kontraktshandlingar

Läs mer

Hela dokumentet Guide till handlingsalternativ kan hämtas via adressen http://www.vaxjo.se/e arkiv

Hela dokumentet Guide till handlingsalternativ kan hämtas via adressen http://www.vaxjo.se/e arkiv Guide till handlingsalternativ är ett utbildningsmaterial som tagits fram inom ramen för förstudien som genomfördes i samverkan mellan kommuner, landsting och regionförbund i Kronoberg och Blekinge våren

Läs mer

Vi rekommenderar att organisationer planerar rutiner för vad som skall lämnas till oss och med vilka intervall. Kontakta gärna oss i dessa frågor.

Vi rekommenderar att organisationer planerar rutiner för vad som skall lämnas till oss och med vilka intervall. Kontakta gärna oss i dessa frågor. BILAGA 1 ATT LEVERERA ARKIVMATERIAL TILL ARAB Leveranser till ARAB en översikt Förbund, större organisationer Små föreningar m.fl. Urval av material 10 år och äldre Verifikationer gallrade Tryckdubbletter

Läs mer

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-07 Dnr RA 231-2009/4262 N Liljeholm

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-07 Dnr RA 231-2009/4262 N Liljeholm Inspektionsrapport 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Högskolan i Kalmar Högskolan i Kalmar inspekterades av Riksarkivet den 26 november 2009. Inspektionen aviserades i förväg och avsåg hela arkivverksamheten

Läs mer

Riktlinjer för leverans till Folkrörelsearkivet

Riktlinjer för leverans till Folkrörelsearkivet Riktlinjer för leverans till Folkrörelsearkivet Riktlinjer för folkrörelsearkivet Folkrörelsearkivet är en fristående del av kommunarkivet, som är utformad speciellt för föreningar och folkrörelser. Här

Läs mer

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse RIB 2011:14 beslutade den 22 augusti 2011 Rekryteringsmyndigheten

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 20030429 Dokumenthanteringsplan för konomiadministration, A Norrköpings stadsarkivs beteckning 04 Diarienummer KS 160/2003 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 29 april 2003, 178.

Läs mer

STANDARDER FÖR DOKUMENTHANTERING RECORDS MANAGEMENT STANDARDEN BESKRIVER. 1: Dokumentation Dokumenthantering(Records Management) Del 1: Allmänt

STANDARDER FÖR DOKUMENTHANTERING RECORDS MANAGEMENT STANDARDEN BESKRIVER. 1: Dokumentation Dokumenthantering(Records Management) Del 1: Allmänt STANDARDER FÖR DOKUMENTHANTERING Anki Steen RECORDS MANAGEMENT SS-ISO 15489-1: 1: Dokumentation Dokumenthantering(Records Management) Del 1: Allmänt SS-ISO/TR 15489-2:2001: Dokumentation Dokumenthantering(Records

Läs mer

Från dokumenthanteringssystem till e-arkiv. 2013-11-05 Anastasia Pettersson Per Carlsson

Från dokumenthanteringssystem till e-arkiv. 2013-11-05 Anastasia Pettersson Per Carlsson Från dokumenthanteringssystem till e-arkiv 2013-11-05 Anastasia Pettersson Per Carlsson Presentationen i korthet SKB Svensk Kärnbränslehantering AB Påverkan från Lagar och föreskrifter, Standardisering

Läs mer

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer!

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! Mängden information i världen fördubblas var sjätte månad. Vi ägnar upp emot 60% av vår arbetstid åt att återställa, ändra och leta efter

Läs mer

Forskarservice och tillgängliggörande

Forskarservice och tillgängliggörande Malm Malmö Stad Malmö stadsarkiv Prislista Justerad 2006-02-20 (delegationsbeslut 01/05) utifrån Riksarkivets prislista och konsumentprisindex i enlighet med kommunstyrelsens beslut 1995-03-15 88. Forskarservice

Läs mer

KS 10 9 APRIL 2014. Öppna data i Uppsala kommun. Kommunstyrelsen. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta

KS 10 9 APRIL 2014. Öppna data i Uppsala kommun. Kommunstyrelsen. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta KS 10 9 APRIL 2014 KOMMUNLEDNINGSKONTORET Handläggare Duvner Sara Landström Huss Maria Datum 2014-04-01 Diarienummer KSN-2014-0323 Kommunstyrelsen Öppna data i Uppsala kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsen

Läs mer

TAM 2:2008 REKOMMENDATIONER. Informationsförvaltning. Version 1.0

TAM 2:2008 REKOMMENDATIONER. Informationsförvaltning. Version 1.0 TAM 2:2008 REKOMMENDATIONER Informationsförvaltning Version 1.0 1 Inledning Dessa rekommendationer, TAM 2:2008, togs fram år 2008 inom projektet TAMAD - Förstudie. Syftet med projektet har varit att öka

Läs mer

Informationshanteringsplan

Informationshanteringsplan Informationshanteringsplan Antagen av samhällsbyggnadsnämnden 2015-02-10, 14 Ersätter informationshanteringsplan SBN 2014-03-11 32 Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens

Läs mer

Juridiska säkerhetskrav

Juridiska säkerhetskrav Juridiska säkerhetskrav Lagar med säkerhetskrav Det finns ingen datasäkerhetslag och inga juridiska krav på viss teknik, men... Vissa juridiska krav leder till krav på teknik i praktiken Grundtyper av

Läs mer

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: 2008-06-26 110 Verksamhet: Biblioteket Reviderad:

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: 2008-06-26 110 Verksamhet: Biblioteket Reviderad: registre att söka/förva Levere till /gall Allmän administration Arkivförteckning Nej Ordnas systematiskt 1 exemplar ska finnas i arkivet Avskrifter, kopior, utdrag, dubbletter och överexemplar inkomna

Läs mer

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Offentlighetsprincipen har mycket gamla anor i Sverige. Den infördes

Läs mer

GRUNDKURS I DOKUMENTHANTERING OCH ARKIVFUNKTION

GRUNDKURS I DOKUMENTHANTERING OCH ARKIVFUNKTION GRUNDKURS I DOKUMENTHANTERING OCH ARKIVFUNKTION Tid: 27 29.11. 2012 Plats: Föreläsare: Statens ämbetshus, auditorium Präntöö, Wolffskavägen 35, Vasa Karin Gref, forskare, Riksarkivet Jussi Jääskeläinen,

Läs mer

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar 2010 07 01 Producerat av Avdelningen för juridik, Region Skåne Form: Christian Andersson, Region Skåne Tryck: Servicelaget i Kristianstad 2010 Offentlighetsprincipen

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Industriförbundet (IF) Metalls arbetslöshetskassa den 12 mars 2014. Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie

Inspektion av arkivvården vid Industriförbundet (IF) Metalls arbetslöshetskassa den 12 mars 2014. Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Industriförbundet (IF) Metalls arbetslöshetskassa den 12 mars 2014 Närvarande Från IF Metalls arbetslöshetskassa: kassaföreståndare omprövningshandläggare föräkringsansvarig

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 20120206 Dokumenthanteringsplan för Näringslivskontoret, Norrköpings stadsarkivs beteckning 127 Diarienummer KS 829/2011 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 6 februari 2012, 41.

Läs mer

2013-06-10 Dnr RA 231-2013/1524

2013-06-10 Dnr RA 231-2013/1524 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Arbetsmiljöverket Medverkande Från Arbetsmiljöverket enhetschef verksarkivarie IT-arkivarie Från Riksarkivet Elisabeth Celander, inspektör Linda Segermalm, inspektör

Läs mer

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun Revisionsrapport Rutiner för arkivering Östersunds Kommun 18 Januari 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Resultat... 3 3. Revisionell bedömning... 5 Sammanfattning Uppdrag och Bakgrund

Läs mer