Deltagare Stockholms universitetsbibliotek (SUB) och Karolinska Institutets universitetsbibliotek (KIB).

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Deltagare Stockholms universitetsbibliotek (SUB) och Karolinska Institutets universitetsbibliotek (KIB)."

Transkript

1 1 Processorienterad rationalisering av dokumenthantering - ett bidrag till professionaliseringen av högskolebibliotek. Projektrapport med bildbilagor Dnr. Vid BIBSAM: Handläggare på BIBSAM: Mats Lindquist, Projektledning: Per Ahlin och Christine Lindmark (SUB). Arbetsgrupp: Lars Hedlund och Ylva Gavel (KIB), Hans Engström, Lena Floser (SUB). Rapporten har skrivits av Ylva Gavel och Christine Lindmark. Bildmaterialet har tagits fram av Lars Hedlund och Lena Floser. Övergripande mål En pilotstudie med syfte att med utgångspunkt från ett processorienterat arbetssätt utveckla ett teknikstöd för att rationalisera olika typer av hämtningar och kontroller i samlingarna på ett stort eller medelstort bibliotek. Deltagare Stockholms universitetsbibliotek (SUB) och Karolinska Institutets universitetsbibliotek (KIB). Bakgrund Följande scenario utspelar sig en vanlig dag vid en bokhylla i SUB:s magasin: Kl Kalle har sorterat alla beställningslappar för hämtning ur magasinet. Han kommer nu fram till hylla A i magasinet med ett papper i handen för att hämta fram en bok som ska stå där. Oavsett resultat, alltså om boken finns på plats eller inte, så går han tillbaka och processar ärendet. Kl Lena har sorterat alla beställningslappar för fjärrlån till andra bibliotek. Hon kommer nu fram till hylla A i magasinet med ett papper i handen för att hämta en bok som ska stå där. Oavsett resultat, alltså om boken finns på plats eller inte, så går hon tillbaka och processar ärendet. Kl Greta hanterar ärenden som gäller böcker där studenten som lånat kommer att bli fakturerad därför att boken inte återlämnats. Innan fakturan skickas kollar hon naturligtvis på hyllan så att boken inte står där. Greta har sorterat dagens ärenden. Hon kommer nu till hylla A i magasinet med ett papper i handen för att kolla om den aktuella boken finns på plats. Oavsett resultat, alltså om boken finns på plats eller inte, så går hon tillbaka och processar ärendet.

2 2 Kl Maria hanterar ärenden kring saknade böcker. Ärendena uppstår när en bok som enligt katalogen skall stå på sin plats anmäls som saknad av en besökare som vill låna den. Innan ärendet går vidare och blir ett nyförvärv söker Maria efter boken vid ett par tillfällen. Maria har sorterat dagens ärenden. Hon kommer nu fram till hylla A i magasinet för att kolla om den aktuella boken står på sin plats. Oavsett resultat, alltså om boken finns på plats eller inte, så går hon tillbaka och processar ärendet. Kl Lennart har en lista med ärenden. Det är böcker som av ett eller annat skäl fått statusen SAKNAS i den lokala katalogen. Ärendena ska nu utredas en gång för alla. Till en början ska Lennart kolla om böckerna mot all förmodan finns på sin plats i hyllorna. Lennart har sorterat dagens ärenden. Han kommer nu fram till hylla A i magasinet för att kolla om den aktuella boken står på sin plats. Oavsett resultat, alltså om boken finns på plats eller inte, så går han tillbaka och processar ärendet. Under loppet av 30 minuter har alltså fem personer passerat förbi samma hylla i samma ärende men med olika syften. Alla kommer från olika avdelningar i biblioteket. Alla har sorterat en hög med papper för att få en gångordning för dagen. Var och en går tillbaka till sin avdelning för att processa resultatet på något sätt; registrera i en databas eller sätta in papper i en pärm. Allt detta är en form av ärendehantering. Alla jobbar på med sitt efter bästa förmåga men ingen vet vad den andre gör. Det är dessutom svårt att ge korrekt information till en kund eftersom överblick över de olika arbetskedjorna saknas. Detta är inte ett unikt scenario för SUB. Alla större vetenskapliga bibliotek sliter med effektivitetsproblem och kommunikationsproblem för dessa traditionella arbetsmoment. Vid SUB har processorientering utnyttjats för att effektivisera arbetet: Arbetsuppgifter betraktas som knutna till en process snarare än en individ. Detta underlättar samordning och rationalisering inom ramen för varje enskild arbetskedja. Som exemplet ovan visar, räcker dock inte processorientering i sig för en fullständig samordning. Olika arbetsprocesser kan innehålla överlappande arbetsmoment som inte kan rationaliseras med mindre än att processerna samordnas inbördes. Den 8 november 2004 anordnade SUB en nationell konferens i processorienterat arbetssätt. Konferensen blev snabbt fulltecknad av bibliotek från hela landet. Vi uppfattade att många bibliotek ligger i startgroparna när det gäller processorientering. Frågan för dagen var dels hur man kommer igång med ett processorienterat arbetssätt men i synnerhet vilket teknikstöd som finns eller kommer att finnas till arbetssättet. År 2005 ansökte SUB tillsammans med KIB om projektstöd från BIBSAM för att utveckla en prototyp till tekniskt stödsystem för ett processorienterat arbetsflöde vid bibliotek med stora samlingar. Tanken med samarbetet var att SUB skulle stå för den processorienterade analysen och KIB för systemutvecklarkompetensen. Målet med projektet var att bidra till den professionalisering som alla högskolebibliotek behöver genomgå för att möta morgondagens krav.

3 3 Hindren för samordning Många ärenden på ett bibliotek gäller hämtningar och kontroller av sådant som skall stå i hyllorna, dvs i huvudsak likartade arbetsmoment. Varför samordnas då inte arbetsprocesserna i större utsträckning? Hindren kan vara rent organisatoriska: Någon person eller avdelning är av tradition ägare till en viss arbetsuppgift, och man drar sig för att bryta upp de bakomliggande organisatoriska strukturerna. Stockholms universitetsbibliotek har genom ett processorienterat arbetssätt delvis tagit sig förbi dessa problem och kan på så vis tjäna som en lämplig miljö för utvecklingsarbete kring processorienterad rationalisering. Hindren är också av teknisk natur. Data om nya ärenden kommer ofta från de system som biblioteken använder för att automatisera sin hantering (lokala bibliotekssystem, Libris, SAGA m fl). Den höga automatiseringsgraden bäddar till synes för en effektivisering, men problemet är att systemen vet för lite om varandra. Inget enskilt system har idag tillgång till data om samtliga processer. Detta försvårar tekniska lösningar för exempelvis samsortering av utskrifter och enhetlig ärendehantering. Det skulle behövas ett metasystem för ärendehantering, där alla data rörande hämtningar och kontroller fanns samlade på ett ställe. Metasystemet skulle kommunicera med alla system som innehåller data om ärendena, dels för att hämta data om nya ärenden, och dels för att återrapportera vad som hänt med ärendena. Med denna tekniska lösning skulle man få den överblick som saknas idag, och samtidigt skapa en brygga mellan olika processer och processägare. Projektets syfte Projektets syfte var att med utgångspunkt i det fungerande processarbetssätt som finns på Stockholms universitetsbibliotek analysera och utveckla teknikstöd för en effektiv rationalisering av de idag åtkiljda arbetsmomenten. Målet var att ta fram en enkel prototyp till ett metasystem för ärendehantering så som skisseras ovan samt att kartlägga möjligheter och hinder för rationalisering med hjälp av ett sådant system. Data rörande hämtningar och kontroller skulle i teorin kunna samlas i något av de system som redan är inblandade i de berörda arbetsprocesserna. Tanken med att istället ta fram ett separat metasystem för dessa ärenden är att en sådan lösning är mer generell. Vi räknar också med att ett sådant övergripande system är en bättre plattform för rationaliseringsarbete än de mycket specialiserade system som används inom enskilda arbetsprocesser. Arbetsgången i projektet I den processorienterade analysen av arbetssättet kartlades ingående arbetsmomenten i de två viktigaste arbetsprocesserna i sammanhanget (hämtning i magasin resp fjärrutlån). Även arbetsprocessen för handläggning av saknade böcker undersöktes. Syftet med kartläggningsdelen var att klarlägga vilka moment som sammanfaller och hur arbetet kan effektiviseras. (Karta A, B, C och D)

4 4 Parallellt med kartläggningen utvecklades en prototyp till metasystem för ärendehantering. Systemet gick under arbetsnamnet XYZ. I utvecklingen av XYZ undersöktes hur man på virtuell väg kan förbättra överblicken över arbetsprocesserna. Utvecklingsarbete utfördes både vid KIB (för att skapa XYZ) och vid SUB (för att skapa en koppling mellan XYZ och den lokala katalogen). Data till ärendehanteringen via XYZ hämtades från systemen Voyager och SAGA. Dessa system är inblandade i arbetsprocesserna kring magasinshämtningar resp fjärrutlån. Dessutom skapades ett gränssnitt för att lägga in ärenden om saknade böcker. (Bild 1) Vissa arbetsmoment i hanteringen via metasystemet skulle kunna automatiseras ytterligare. Exempelvis skrevs ärenden inom ramen för detta pilotprojekt ut på pappersbaserade plocklistor, men målsättningen på längre sikt är övergång till handdatorbaserade listor. Den springande punkten i detta pilotprojekt var dock att förbereda för en ökad samordning genom att identifiera gemensamma nämnare i olika arbetsprocesser resp gemensamma metadata i olika system och utnyttja dessa gemensamma nämnare i den virtuella ärendehanteringen. Ett annat viktigt syfte var att hitta en metod för att underlätta en rationell gångordning i de stora bokmagasin som finns vid Stockholms universitetsbibliotek. Arbetsflödet idag Hämtningar och kontroller i bibliotekets hyllor förekommer i samband med flera arbetsprocesser. Arbetet är delvis automatiserat, men innehåller ändå många manuella moment. Beroende på vilken arbetsprocess det gäller, används delvis olika system vid de automatiserade arbetsmomenten. Vid hantering av fjärrutlån används SAGA som stödsystem. SAGA är ett system för handläggning av inkommande beställningar, främst andra biblioteks beställningar av fjärrutlån och enskilda låntagares beställningar av fjärrinlån. Flertalet beställningar av fjärrutlån kommer från det nationella Librissystemet, men SAGA fångar även upp beställningar från Danbib, NOSP och BIBSYS. I hanteringen kring fjärrutlån ingår framtagning av böcker och tidskriftshäften för utlån resp kopieleverans till andra bibliotek. Även den lokala katalogen Voyager generar framtagningsärenden i samband med att låntagarna beställer hämtning av böcker som står i magasin. Vid utskrift av beställningar som inkommit via SAGA eller Voyager, kommer ärendena ut i kronologisk ordning. För att få en rationell gångordning, måste man sortera utskrifterna manuellt efter rumsplacering av böckerna innan hämtning kan ske. Gångordningen har stor betydelse för tidsåtgången, eftersom huvuddelen av samlingarna befinner sig i stora och komplexa magasin. Sortering av utskrifter från SAGA resp Voyager hanteras av olika avdelningar vid biblioteket.

5 5 För att sorteringen verkligen skall motsvara en rimlig gångordning, är det viktigt att varje framtagningsärende har korrekta uppgifter om bokens placering och hyllkod (signum). Beställningar av fjärrutlån via Libris innehåller hyllkoder från Libris samkatalog. Dessa uppgifter är ibland inaktuella. När en beställning kommer från Libris till SAGA, görs därför ett automatiskt uppslag mot den lokala katalogen Voyager för att hämta aktuella uppgifter om placering och hyllkod. Uppslag görs m a p ISBN (eller BIB ID från Libris samkatalog om ISBN saknas). Om flera exemplar finns, väljs om möjligt hyllkoden för ett tillgängligt exemplar som inte är kursbok eller referensbok. Om en SAGAbeställning saknar hyllkod, beläggs hyllkoden (i den lokala katalogen, i kortkatalogen eller på annat sätt). Vid utskrift från Voyager resp SAGA genereras en papperslapp per bok som skall hämtas. Om boken finns på sin plats i hyllan, läggs lappen i boken. Annars görs en anteckning på lappen om varför boken inte kunde hämtas. När personalen kommer tillbaka med en bok som skall lånas ut till en lokal låntagare, genereras en hämthylleslip (callslip) att lägga i boken. Bokens streckkod (item barcode) utnyttjas för att generera slippen. Detta görs via Cirkulation, en tilläggsmodul till Voyager. Callslip-programmet genererar även ett e-postmeddelande till låntagaren om att boken finns att hämta. Detta återspeglas i OPACen. Boken läggs på hämthyllan. Böcker resp artiklar som beställts som fjärrlån lånas ut i Voyager resp kopieras. Böcker och kopior som är redo att skickas till lånsökande bibliotek läses först av som färdiga i SAGA. Om en Librisbeställning inte kan effektueras t ex pga att boken/tidskriftshäftet ej fanns i hyllan - lämnas svar i Libris. För beställningar från andra system än Libris finns en motsvarande svarsfunktion i SAGA. Man läser även av i SAGA varför beställningen inte effektuerades. Avläsningen görs via ett gränssnitt för rapportering av olika arbetsmoment vid bokhanteringen kring fjärrutlån. Detta gränssnitt togs ursprungligen fram i samband med en studie av arbetsflödet. En del av de Librisbeställningar som inte kunnat effektueras remitteras vidare om remisskedja finns. Åtgärder i Libris (svar/remiss) läses av i SAGA. Detta innebär visst dubbelarbete Om exempelvis svar lämnats i Libris, krävs registreringar på sammanlagt tre ställen (Libris svarsfunktion plus två ställen i SAGA). En del av beställningarna från Libris gäller begäran av reservation av något som tidigare beställts men ej var tillgängligt när den ursprungliga beställningen kom in. Reservation görs då i Voyager. Svar lämnas i Libris. Man läser även av i SAGA att en reservation har gjorts. Fjärrutlån och framtagning via OPACen är de arbetsprocesser som genererar flest besök vid hyllorna, men även andra arbetsprocesser medför att personal går till en hylla för någon form av hämtning eller kontroll. Det gäller t ex ärenden kring saknade böcker. Här är det inte frågan om så många ärenden per

6 6 dag, men en högre automatiseringsgrad skulle ändå ge en viktig rationaliseringsvinst eftersom det skulle ge en bättre överblick över en idag huvudsakligen pärmbaserad arbetsprocess. Ärenden kring saknade böcker kan uppkomma när en låntagare eller magasinspersonal anmäler att boken saknas i hyllan, eller när en låntagare som blivit fakturerad uppger att boken är återlämnad. Man skriver då ut motsvarande bibliografiska post och item barcode från katalogen. Utskriften läggs i en inkorg för saknade böcker och tas senare med till hyllan för kontroll att boken verkligen saknas. Anteckningar i ärendet görs på utskriften. Saknade böcker kontrolleras två gånger. Låntagaren får vid behov information per e-post om hur ärendet fortlöper. Andra kontrollen skall ske efter fyra veckor. Om boken inte återfinns vid andra kontrollen, makuleras exemplarposten om flera exemplar finnes. Annars går ärendet vidare till en annan avdelning som ombesörjer inköp av ersättningsexemplar, alternativt makulering av den bibliografiska posten. Samordning och rationalisering med XYZ Ett syfte med projektet var att förbättra överblicken över några av bibliotekets arbetsprocesser. Systemet XYZ innehåller data hämtningar och kontroller som ingår i de processer som varit föremål för pilotstudien. Vid den traditionella hanteringen via Voyager resp SAGA skrivs ärendena ut i kronologisk ordning, vilket kräver manuell sortering av utskrifterna för att möjliggöra en rationell gångordning i de stora magasinen. Vid utskrift via XYZ sorteras utskrifterna istället efter böckernas rumsplacering. Man får en plocklista där ordningen mellan ärendena redan från början motsvarar en rimlig gångordning mellan hyllorna. Vid generering av en plocklista, söker man först fram utestående ärenden i XYZ. Ärendena presenteras sorterade efter motsvarande böckers rumsplacering. Man skriver ut en plocklista svarande mot en viss del av samlingarna. Detta möjliggör uppdelning av hämtningarna mellan flera personer. Plocklistan skrivs f n ut på papper. Listan utgör en sammanhängande utskrift (till skillnad från utskrifterna från Voyager och SAGA, där varje ärende genererar en separat utskrift). Möjligheterna att istället överföra listan till handdator undersöks. Statuskoder i XYZ avgör vad som kommer med på plocklistan. I samband med utskrift ändras status så att ärendet inte skall kunna skrivas ut igen av misstag. (Bild 2) För magasinshämtningar är det icke åtgärdade ärenden som skrivs ut. För fjärrlånebeställningar tillkommer villkoret att boken skall vara belagd (dvs att hyllkoden skall vara känd så att man vet vart man skall gå för att hämta boken). Vid beläggning mot den lokala katalogen kontrolleras hyllkoden för tillgängliga exemplar. Flertalet beställningar i SAGA beläggs automatiskt mot

7 7 den lokala katalogen. Hyllkod kan vid behov korrigeras eller läggas till via ett gränssnitt i XYZ. Plocklistan innehåller uppgifter om böckerna som skall plockas fram (placering, hyllkod, bibliografiska data, uppgifter om låntagare resp lånsökande bibliotek). På listan finns även streckkoder som kan utnyttjas för snabb avläsning vid återrapportering. Streckkoderna avser ärendenummer i XYZ. Det finns också kryssboxar för vanligt förekommande noteringar (t ex Redan utlånad, Ej på hyllan, Ej lån, Troligen förkommen, F n ej tillgänglig ). Registrering av dessa noteringar görs f n manuellt på plocklistan för senare återrapportering, men möjligheterna till virtuell registrering på plats via handdator undersöks. (Bild 3) Vid virtuell handläggning via handdator är det tänkt att man ändå skall skriva ut en mer kompakt variant av plocklistan. Detta för att få tillgång till streckkoder för avläsning. För att plocklistan skall kunna användas i praktisk drift, behövs någon form av ersättning för de lappar man brukar lägga i hämtade böcker. Annars blir det för otympligt att koppla boken till rätt ärende vid den fortsatta handläggningen. Kopplingen behövs bl a för att kunna associera den hämtade boken med rätt låntagare/lånsökande bibliotek. Målet på sikt är att lappen skall skrivas ut i samband med att boken faktiskt hittas i hyllan. Det kräver att utskriften kan göras i magasinet, t ex genom att man läser av boken som hittad i handdatorn och därvid initierar en utskrift på trådlös skrivare. Ett tänkbart alternativ (t ex om en sådan virtuell handläggning skulle visa sig svår att implementera) är att på traditionellt vis skriva ut ärendena på separata ark, men i gångordning istället för kronologisk ordning. Då finns lappen som skall läggas i boken tillgänglig redan från början. Noteringarna som gjorts på plocklistan skall återrapporteras. Ärenden avseende fjärrutlån återrapporteras via SAGA-systemets gränssnitt på vanligt sätt. För att magasinshämtningarna skall kunna återrapporteras med samma metod, är det tänkt att återrapporteringsgränssnittet i SAGA skall kompletteras med ett gränssnitt som återrapporterar mot den lokala katalogen Voyager på motsvarande sätt. (Bild 4) Inom ramen för projektet undersöktes även möjligheterna att samordna hanteringen av saknade böcker med andra arbetsprocesser. Detta löstes genom att personalen fick tillgång till ett formulär där item barcode (för det saknade exemplaret av boken) och låntagarnumret (för låntagaren som anmält att boken ej fanns på hyllan) matas in. (Låntagarnumret kan utelämnas.) Bibliografiska uppgifter om boken och låntagaruppgifter hämtas ur den lokala katalogen och användaren får upp ett formulär som är förifyllt med dessa uppgifter. Via formuläret kan ärendet läggas in i XYZ inför första kontrollen så att en plocklista med gångordning för kontroller skall skrivas ut. Andra kontrollen (uppföljningen efter 4 veckor) kan bevakas automatiskt av XYZ. Varje arbetsmoment i kedjan kring saknade böcker medför en ändring av ärendets

8 8 statuskod. Vissa statuskoder innebär att ärendet skall lämnas vidare till en annan avdelning. (Bild 5, 6 och 7) Gränssnittet för inläggning av saknade böcker skulle kunna kompletteras med sökfunktioner som kan användas när item barcode inte är känd. Målet är att integrera hanteringen av de saknade böckerna med hanteringen av fjärrlån och magasinshämtningar. I de senare arbetsprocesserna skulle man ha nytta av att se om en bok saknas redan innan man går till hyllan. Det finns dock ett principiellt problem med en sådan integration: Fjärrlån och magasinshämtningar avser oftast inte ett specifikt exemplar av en bok, utan vilket som helst av tillgängliga exemplar. Ett ärende kring en saknad bok gäller däremot alltid ett specifikt exemplar (item). Man bör dock kunna komma runt denna begränsning: Om en bok finns i flera exemplar svarande mot olika hyllkoder, måste man vid hämtning i praktiken bestämma sig för en av hyllkoderna. Då kan det vara praktiskt om ärendehanteringssystemet innehåller informationen att ett exemplar med just den hyllkoden saknas. Vid en fullständigt genomförd rationalisering med XYZ är det tänkt att ärenden svarande mot olika arbetsprocesser skall samsorteras vid utskrift. De kommer då ut på samma sorterade lista så att bara en promenad till varje hylla behöver göras. Under projekttiden har dock listor från olika processer hållits isär för att underlätta intrimning. Under projektets gång har de inarbetade arbetsprocesserna upprätthållits parallellt med försöken med XYZ. En övergång till handläggning via XYZ skulle kräva viss vidareutveckling av systemet samt en utfasningsplan för de gamla rutinerna. Teknisk lösning För att den automatisering som beskrivs ovan skulle kunna åstadkommas, krävdes att data från flera olika arbetsprocesser samlades i ett system. Det krävdes också att en metod för att sortera ärenden efter gångordning i samlingarna togs fram. XYZ-databasen ligger på en server vid Karolinska Institutets bibliotek. På samma server ligger även SAGA-databasen med data om inkomna dokumentbeställningar, inklusive fjärrutlån. XYZ kan därför läsa valda fält direkt i SAGA-databasen utan att några kopieringar av data behöver utföras. Detta ger en kontinuerlig synkronisering med SAGA. Gränssnittet till XYZ kunde också integreras med SAGA-systemets webbgränssnitt. Väntande framtagningsärenden som inkommit via den lokala katalogen Voyager skrivs normalt ut med hjälp av modulen callslip (en stödfunktion till Voyager). Inom ramen för projektet utvecklades ett API på Voyager-sidan för att hämta motsvarande data till XYZ. Här sker synkronisering var femtonde minut. Vid synkroniseringen hämtas utestående ärenden ur dagens skörd av

9 9 nytillkomna ärenden. En unik nyckel svarande mot ärendenumret i ursprungssystemet säkerställer att samma ärende inte läggs in i XYZ mer än en gång. Vid inläggning av ärenden rörande saknade böcker utnyttjas ett API som med hjälp av Voyager resolverar item barcode resp låntagarnummer till bibliografiska böcker resp låntagaruppgifter. Även detta API är specialutvecklat för XYZ. En central del av projektet var att effektivisera det arbetsmoment som består i att sortera ärendena efter gångordning bland hyllorna. XYZ utför denna sortering automatiskt. Sorteringen bygger på en tabell där varje hyllkod svarar mot ett tresiffrigt ordningstal. Första siffran svarar mot våningsplan i biblioteket. Andra siffran svarar mot ett block (i gränssnittet f n benämnt kvadrant) i en grov blockindelning av våningsplanet. Den tredje siffran svarar mot ett rum inom blocket. Alla hyllkoder svarande mot samma rumsplacering är mappade till samma ordningstal. Mappningen gjordes manuellt. (Bild 8) Ordningstalen är valda så att nummerordningen mellan ordningstalen skall svara mot en rationell gångordning mellan rummen där hyllorna står. På plocklistorna är ärendena sorterade efter ordningstal. För tidskrifter skulle en viss förfining av tabellen behövas, eftersom uppställningsprinciperna för tidskrifter är delvis annorlunda. Exempelvis kan olika årgångar vara placerade på olika ställen. Vid handläggning av en plocklista kan olika saker hända med varje ärende: En del böcker hittas, och då skall ärendet återrapporteras som handlagt. Andra böcker saknas i hyllan eller kan av någon annan anledning inte hämtas, och då skall anledningen till att ärendet inte handlagts återrapporteras. Om ärendet inte hanns med, måste även detta återrapporteras så att statusflaggan kan återställas till Ej utskrivet. Då kommer ärendet med igen på nästa plocklista. I återrapporteringen ingår också att ett meddelande till låntagaren skall genereras vid behov. Återrapportering av magasinshämtningar och fjärrlån kräver kommunikation med de ärendehanteringssystem där dessa ärenden genererats. Eftersom XYZ är integrerat med SAGA, kan SAGA-systemets befintliga funktioner utnyttjas vid återrapportering av fjärrlåneärenden. Magasinshämtningar återrapporteras idag via Voyager-systemets callslip-modul. För att återrapporteringen istället skall kunna göras via XYZ, krävs utveckling av ett API på Voyager-sidan som XYZ kan kommunicera med. XYZ behöver även funktioner för att generera meddelanden motsvarande de meddelanden som genereras av callslip. Ärenden rörande saknade böcker har tidigare inte funnits i något ärendehanteringssystem utan läggs upp i XYZ redan från början. Återrapporteringen sker helt inom XYZ. (Bild 9)

10 10 Möjlig vidareutveckling Syftet med projektet var att ta fram en prototyp för ett ärendehanteringssystem som effektiviserar verksamheten genom att samordna likartade arbetsprocesser på virtuell väg. Det framtagna systemet är just en prototyp och skulle behöva vidareutvecklas för att kunna köras i full drift. Införandet av virtuell samordning är inte bara en teknisk fråga. Det krävs också en stegvis omläggning av nuvarande arbetsprocesser. De pilotstudier som gjorts bekräftar att ärendena i olika arbetsprocesser är tillräckligt likartade för att en samordning skall vara möjlig. Prototypen bekräftar att det också är tekniskt möjligt att samla data som behövs för samordningen i ett metasystem. I pilotprojektet studerades tre viktiga arbetsprocesser hämtning i magasin, fjärrlån och handläggning av saknade böcker. Även andra arbetsprocesser t.ex. fakturering av ej återlämnade böcker skulle kunna tas in i systemet. Vid kartläggningen av arbetsprocesserna upptäcktes en del dubbelarbete. Exempelvis görs noteringar i SAGA rörande sådant som även lämnats som svar i Libris. Uppgifter om lämnade svar och gjorda remisser skulle troligen istället kunna importeras i efterhand från Libris. En sådan lösning skulle vara av intresse även för SAGA-bibliotek som inte är anslutna till XYZ. Den tekniska utvecklingen handlade i första hand om att skapa överblick genom att samla data om olika arbetsprocesser i samma system, men även om att automatisera olika manuella rutiner. Det visade sig att ett till synes trivialt pappersbaserat arbetsmoment inte kan fasas ut på ett självklart sätt: Vid hämtning av många böcker, behöver man en lapp att lägga i varje bok för att smidigt kunna koppla böckerna till rätt ärenden vid den fortsatta handläggningen. För att man skall få tillgång till något att lägga i boken måste man skriva ut ärendena på separata ark (i gångordning), alternativt ordna en möjlighet att skriva ut ett papper att lägga i boken i samband med den hittas i hyllan. Inom ramen för projektet har ärenden rörande hämtningar och kontroller skrivits ut på pappersbaserade plocklistor där anteckningar görs för senare återrapportering. Målsättningen på längre sikt är att övergå till återrapportering via handdatorer. Detta kräver teknisk utveckling utöver vad som rymdes inom ramen för detta projekt. Ambitionen på detta pilotstadium var att ta fram datamodeller och rutiner som kunde bereda vägen för ett virtuellt arbetssätt. Som ett första steg till en fullt genomförd virtuell handläggning har kontakt tagits med firman PSI industrisystem AB rörande en lösning för export av plocklistor till handdator. I den föreslagna lösningen ingår ett gränssnitt för återrapportering och utskrift av lapp att lägga i boken. En designspecifikation för detta har tagits fram.

11 11 Vid handläggning med XYZ ackumulerar systemet data om vad som hänt med olika ärenden. Denna information kan tjäna som underlag för studier av arbetsflödena vid biblioteket, kartläggning av orsaker till att ärenden inte kunnat handläggas mm. I SAGA-systemet finns en statistik-modul för uppföljning av arbetsflödet kring fjärrlån. Liknande moduler skulle kunna tas fram för andra arbetsprocesser. Prototypen XYZ är anpassad till förhållanden på Stockholms universitetsbibliotek. Principerna för den virtuella samordningen är dock generella, varför vi bedömer att liknande lösningar skulle kunna implementeras på andra bibliotek. Ett centralt koncept i XYZ är tabellen över ordningstal för sortering efter rumsplacering för olika hyllkoder. Denna tabell är en förutsättning för att utestående ärenden automatiskt skall kunna sorteras efter gångordning i samlingarna. Ett bibliotek som vill utnyttja XYZ (eller ett system byggt enligt liknande principer) måste konstruera en liknande tabell. Svårighetsgraden i denna uppgift kan förväntas variera mycket beroende på samlingarnas storlek och uppställningssystem. En annan sak som måste lösas individuellt för varje bibliotek, är kopplingen mellan metasystemet XYZ och andra ärendehanteringssystem. Hämtningen av utestående framtagningsärenden från den lokala katalogen i detta projekt bygger t ex på ett API som tagits fram speciellt för ändamålet. Det återstår att ta fram ett API för återrapportering till katalogen. På motsvarande sätt måste man utveckla metoder för synkronisering av metasystemet med det system som används för fjärrlån. I pilotprojektet var detta trivialt, eftersom det var möjligt att lägga metasystemet (XYZ) på samma server som systemet för handläggning av fjärrlån (SAGA). På andra bibliotek kan detta behöva lösas på annat sätt. Stockholm den 20 juni Ylva Gavel och Christine Lindmark

Dokumentbeställning via Samsök/SFX

Dokumentbeställning via Samsök/SFX Datum 2006-01-17 Universitetsbiblioteket Ylva Gavel Ylva.Gavel@kib.ki.se KB Bibsam Box 5039 102 41 Stockholm Dokumentbeställning via Samsök/SFX Rapport för projekt med utvecklingsbidrag från BIBSAM Karolinska

Läs mer

Ajtte & sametinget: Det är en fördel att enkelt kunna hämta in poster från andra bibliotek.

Ajtte & sametinget: Det är en fördel att enkelt kunna hämta in poster från andra bibliotek. Sammanställning av enkätsvaren angående förslag om ändrad praxis för katalogisering av flerbandsverk för biblioteken inom LIBRIS samkatalog februari 2008 1. Vad anser ni om förslaget? Är det bra att stå

Läs mer

Åtkomst Du kommer till ditt system via en webblänk som erhålles från oss. Via denna länk ges tillgång till sökning i bibliotekets katalog.

Åtkomst Du kommer till ditt system via en webblänk som erhålles från oss. Via denna länk ges tillgång till sökning i bibliotekets katalog. Handledning för BIBBLAN bibliotekssystem BIBBLAN är ett svensktutvecklat biblioteksprogram helt webbaserat, som innebär att man endast behöver en uppkopplad dator mot nätet. Man slipper dessutom tänka

Läs mer

Utveckling av Vårdsynpunkter Investeringsplan 2015

Utveckling av Vårdsynpunkter Investeringsplan 2015 Handläggare: Lillemor Humlekil 1 (1) PAN 2015-02-03 P 8 TJÄNSTEUTLÅTANDE 2015-01-14 PaN A1410-00260-43 Utveckling av Vårdsynpunkter Investeringsplan 2015 Ärendet I ärendet föreligger förvaltningens plan

Läs mer

Karlstads del i bokflödet inom länet

Karlstads del i bokflödet inom länet 1 (9) Karlstads del i bokflödet inom länet 1. Inledning 1.1. Bakgrund Hanteringen av böcker och andra medier (hädanefter kallat böcker) på stadsbiblioteket i Karlstad har ökat enormt. Hösten 28 gick 12

Läs mer

Fjärrlånestatistik ur LIBRIS

Fjärrlånestatistik ur LIBRIS Fjärrlånestatistik ur LIBRIS Britt Sagnert LIBRIS Nationella bibliotekssystem LIBRIS fjärrlånerutin en fjärrlånerutin i LIBRIS har funnits sedan slutet av 1988 LIBRIS fjärrlån introducerades för lånecentraler

Läs mer

Stockholms universitetsbibliotek 2006-06-30 1

Stockholms universitetsbibliotek 2006-06-30 1 Stockholms universitetsbibliotek 2006-06-30 1 Slutrapport för projektet Studenterna och biblioteken ett samarbetsprojekt mellan Stockholms universitetsbibliotek och Stockholms stadsbibliotek (BIBSAMs dnr

Läs mer

ALEPH ver. 18 Integrerat fjärrlån

ALEPH ver. 18 Integrerat fjärrlån ALEPH ver. 18 Integrerat fjärrlån Exlibris, Westmansgatan 47, 582 16 Linköping Innehållsförteckning 1. INLEDNING...1 1.1 Lista på viktiga termer... 1 1.2 Skrivbord integrerat fjärrlån...4 1.2.1 Element

Läs mer

Nyhetsdokument version 3 5.1

Nyhetsdokument version 3 5.1 Nyhetsdokument version 3 5.1 Produkt Version Releasedatum Mikromarc 3 5.1 14. november 2011 Ny och förbättrad funktionalitet Nedanför finner du en kort beskrivning av ny och ändrad funktionalitet i denna

Läs mer

Kontoret på fickan. Förbättra likviditeten. Öka lönsamheten. Skippa papperslapparna! En bättre vardag

Kontoret på fickan. Förbättra likviditeten. Öka lönsamheten. Skippa papperslapparna! En bättre vardag Kontoret på fickan Coredination hjälper dig planera och hålla ordning på din mobila verksamhet. Du och dina medarbetare har alltid uppdaterad information om varandra och arbetet ni utför. Oavsett var ni

Läs mer

Rapport Version 1.0 Johan Aldén Sida 1 av 12 2011-04-25. Rapport Förstudie Elevadministration och schemaläggning Sambruk

Rapport Version 1.0 Johan Aldén Sida 1 av 12 2011-04-25. Rapport Förstudie Elevadministration och schemaläggning Sambruk Johan Aldén Sida 1 av 12 Rapport Förstudie Elevadministration och schemaläggning Sambruk Johan Aldén Sida 2 av 12 Innehållsförteckning Inledning... 4 Deltagande kommuner... 4 Sammanfattning... 5 Förstudiens

Läs mer

Ärendehanteringssystem för Solna Stads Kundtjänst

Ärendehanteringssystem för Solna Stads Kundtjänst Ärendehanteringssystem för Solna Stads Kundtjänst Övergripande om kundtjänst Solna Stads kundtjänst ska från 15 januari 2015 vara den huvudsakliga kontaktvägen in till Solna Stad. Kontakt ska kunna tas

Läs mer

TIPS OCH KÄNDA FEL. BOOK-IT version 8.0 2016-04-22

TIPS OCH KÄNDA FEL. BOOK-IT version 8.0 2016-04-22 TIPS OCH KÄNDA FEL BOOK-IT version 8.0 2016-04-22 Axiell Sverige AB, Box 24014, 224 21 Lund Fältspatv. 4, 224 21 Lund, tel: 046-2700 400, e-post: axiellsverige@axiell.com Innehållsförteckning Cirkulation...

Läs mer

Rebus är uppbyggt av olika moduler och grundpaketet i Rebus Bussbokning innehåller flera av dessa. En funktion för avståndsberäkning.

Rebus är uppbyggt av olika moduler och grundpaketet i Rebus Bussbokning innehåller flera av dessa. En funktion för avståndsberäkning. Rebus Bussbokning Rebus Bussbokning innehåller ekonomi- och bokningsprogram för bussbeställningstrafik och är ett nytt branschanpassat system som riktar sig till både större och mindre bussbolag. Rebus

Läs mer

Mikromarc 3 Fjärrlån. Version 6.30

Mikromarc 3 Fjärrlån. Version 6.30 Mikromarc 3 Fjärrlån Version 6.30 Bibliotekscentrum Sverige AB, Växjö, januari 2015 Innehåll INLEDNING... 3 KOM IGÅNG MED FJÄRRLÅN... 4 KOPPLING MOT LIBRIS FJÄRRLÅN... 4 E-POSTINSTÄLLNINGAR... 4 FUNKTIONSINSTÄLLNINGAR...

Läs mer

ALEPH ver. 18 Lån - övningar

ALEPH ver. 18 Lån - övningar ALEPH ver. 18 Lån - övningar Fujitsu, Westmansgatan 47, 582 16 Linköping Anslut till lånemodulen i biblioteket/databasen SWE50 (administrativ databas). Låntagare A. Registrera tre nya låntagare Ø Visa

Läs mer

TIPS OCH KÄNDA FEL. BOOK-IT version 7.1 2015-08-13

TIPS OCH KÄNDA FEL. BOOK-IT version 7.1 2015-08-13 TIPS OCH KÄNDA FEL BOOK-IT version 7.1 2015-08-13 Axiell Sverige AB, Box 24014, 224 21 Lund Fältspatv. 4, 224 21 Lund, tel: 046-2700 400, e-post: axiellsverige@axiell.com Innehållsförteckning Klient...

Läs mer

Deltagare: Ingrid Borg, Caroline Ekelöw, Cecilia Sjöberg, Christina Lundberg, Kerstin Ryd, Maria Kleiman, Ann Ehrnström

Deltagare: Ingrid Borg, Caroline Ekelöw, Cecilia Sjöberg, Christina Lundberg, Kerstin Ryd, Maria Kleiman, Ann Ehrnström Rebusmöte 2013 04 17 Deltagare: Ingrid Borg, Caroline Ekelöw, Cecilia Sjöberg, Christina Lundberg, Kerstin Ryd, Maria Kleiman, Ann Ehrnström ReBUS gruppens prioriterade punkter med kommentarer 11 & 35

Läs mer

Ansvarsbeskrivningar Bibliotek och IT 2010-08-01 Funktioner, funktionsansvariga, team

Ansvarsbeskrivningar Bibliotek och IT 2010-08-01 Funktioner, funktionsansvariga, team Tex i kursiv: Förslag Generellt ansvar för funktionerna planering, genomförande och uppföljning av aktiviteter i funktionen löpande arbetet bedrivs effektivt med hög kvalitet rutiner och logistik kvalitetsarbete

Läs mer

Rutiner för synpunktshanteringen

Rutiner för synpunktshanteringen RUTIN - SYNPUNKTSHANTERING 1(7) Rutiner för synpunktshanteringen Ingen kan bättre än kommuninvånarna bedöma om kommunen gör en bra insats eller inte. Varje individ har rätt till ett bra bemötande, att

Läs mer

elib 2.0 Bibliotekssystem för e-böcker

elib 2.0 Bibliotekssystem för e-böcker Bibliotekssystem för e-böcker elib AB www.elib.se Odengatan 106, 3 tr SE-113 22 Stockholm Sweden TEL +46 (0)8 54 60 60 60 FAX +46 (0)8 736 62 14 E-MAIL info@elib.se Innehåll Introduktion 3 Så här gör låntagaren

Läs mer

Nyheter i Mikromarc 2.6.1

Nyheter i Mikromarc 2.6.1 Nyheter i Mikromarc 2.6.1 Bibliotekscentrum Sverige AB, Växjö, oktober 2006 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Inledning... 3 Websök... 4 Ämnesord... 4 Flytta lån... 4 Uniform titel... 5 Högertrunkering... 5 Övriga

Läs mer

Modern e-förvaltning...och hur Lemontree hjälper er att uppnå detta!

Modern e-förvaltning...och hur Lemontree hjälper er att uppnå detta! Modern e-förvaltning..och hur Lemontree hjälper er att uppnå detta! Bakgrund Problemen som många av Sveriges kommuner står inför idag är många: Omfattande krav på besparingar Andelen äldre som behöver

Läs mer

MÖTESPLATS INFÖR FRAMTIDEN. Borås 2-3 oktober 2002. Inger Edebro Sikström, Umeå kultur

MÖTESPLATS INFÖR FRAMTIDEN. Borås 2-3 oktober 2002. Inger Edebro Sikström, Umeå kultur MÖTESPLATS INFÖR FRAMTIDEN Borås 2-3 oktober 2002 Inger Edebro Sikström, Umeå kultur UmeåRegionens bibliotek satsar på ny teknik och blir först i Europa,QJHU(GHEUR6LNVWU PRUGI UDQGHLVW\UJUXSSHQI U%LEOLRWHN

Läs mer

elib Bas Bibliotekssystem för e-böcker

elib Bas Bibliotekssystem för e-böcker Bibliotekssystem för e-böcker elib AB www.elib.se Odengatan 106, 3 tr SE-113 22 Stockholm Sweden TEL +46 (0)8 54 60 60 60 FAX +46 (0)8 736 62 14 E-MAIL info@elib.se Innehåll Introduktion 3 Så här gör låntagaren

Läs mer

PKS5000PC hjälpmedel uppföljning

PKS5000PC hjälpmedel uppföljning 1 PKS5000PC Allmänt PKS5000PC är ett hjälpmedel och ett administrativt verktyg för PKS5000 systemet. Det hjälper och underlättar plockhanteringen, gör att ansvariga kan göra produktionsuppföljningar och

Läs mer

Mikromarc 2 Meddelandecenter

Mikromarc 2 Meddelandecenter Mikromarc 2 Meddelandecenter Version 2.6 och högre Bibliotekscentrum Sverige AB, Växjö, september 2006 Bibliotekscentrum Sverige AB - 0470-532 530 - www.bibliotekscentrum.se Sida 1 av 59 Innehållsförteckning

Läs mer

Förvärvsprocessen vid Linköpings universitetsbibliotek (p 1-4 utdrag ur rapporter 2005-12-02, 2006-02-17)

Förvärvsprocessen vid Linköpings universitetsbibliotek (p 1-4 utdrag ur rapporter 2005-12-02, 2006-02-17) 2007-02-28 1(2) Förvärvsprocessen vid Linköpings universitetsbibliotek (p 1-4 utdrag ur rapporter 2005-12-02, 2006-02-17) 1. Bakgrund Vid Horizon UK användargrupps årliga konferens 2004 informerades om

Läs mer

Medlemskap i Libris beslutsunderlag

Medlemskap i Libris beslutsunderlag Medlemskap i Libris beslutsunderlag Att bli medlem i Libris är ett förändringsarbete som kräver förberedelse några månader före övergång. Den görs delvis i samarbete med Libris. Alla götabiblioteken måste

Läs mer

Lagerkoll. Hantera ditt lager på webben och i mobilen. Inventera, beställ varor och ta emot ordrar effektivare än någonsin

Lagerkoll. Hantera ditt lager på webben och i mobilen. Inventera, beställ varor och ta emot ordrar effektivare än någonsin Lagerkoll Hantera ditt lager på webben och i mobilen Inventera, beställ varor och ta emot ordrar effektivare än någonsin Arbeta många tillsammans lagret uppdateras i realtid Integrerat med Fortnox bokföringssystem!

Läs mer

Förvaltningsstrategi NyA 2015-2017

Förvaltningsstrategi NyA 2015-2017 Avdelningen för systemförvaltning och systemdrift Föredragande Per Zettervall Avdelningschef 010-470 03 00 per.zettervall@uhr.se DNR 4.2.2-1048-2014 Datum 2014-06-02 Postadress Box 45093 104 30 Stockholm

Läs mer

Fortnox. För att aktivera bokföring genom Fortnox för er förening finns dessa krav:

Fortnox. För att aktivera bokföring genom Fortnox för er förening finns dessa krav: Krav Fortnox För att aktivera bokföring genom Fortnox för er förening finns dessa krav: Föreningen ska ha en ordförande och en kassör registrerad i IdrottOnline, båda två personerna måste ha en e-postadress

Läs mer

Samgående med SELMA-projektet vad innebär det för Kristinehamns bibliotek

Samgående med SELMA-projektet vad innebär det för Kristinehamns bibliotek Samgående med SELMA-projektet vad innebär det för Kristinehamns bibliotek Bakgrund Samarbetet mellan biblioteken i Värmland sträcker sig tillbaka till 2003 då samverkansprojektet Bibliotek Värmland (BV)

Läs mer

Projektbeskrivning över Projekt 24-timmarskommunen i Halmstad

Projektbeskrivning över Projekt 24-timmarskommunen i Halmstad Arbetsgruppen för projektbeskrivning över Projekt 24-timmarskommunen i Halmstad 2005-03-09 Projektbeskrivning över Projekt 24-timmarskommunen i Halmstad Innehåll 1 Inledning... 3 1.1 Förord... 3 2 Syfte,

Läs mer

Vässa IT-stödet i administrativa processer

Vässa IT-stödet i administrativa processer FOU-FONDEN FÖR FASTIGHETSFRÅGOR Vässa IT-stödet i administrativa processer ETT PILOTPROJEKT MELLAN UPPSALA KOMMUN OCH UPPSALAHEM 1 Förord Är det krångligt att införa nya IT-system i verksamheten? Är det

Läs mer

025.431 vs. Abdc. En förstudie om Dewey på folkbibliotek DEN 15 JUNI 2016. BIBLIOTEKSUTVECKLING BLEKINGE KRONOBERG Maria Lundqvist och Weine Sundell

025.431 vs. Abdc. En förstudie om Dewey på folkbibliotek DEN 15 JUNI 2016. BIBLIOTEKSUTVECKLING BLEKINGE KRONOBERG Maria Lundqvist och Weine Sundell 025.431 vs. Abdc En förstudie om Dewey på folkbibliotek DEN 15 JUNI 2016 BIBLIOTEKSUTVECKLING BLEKINGE KRONOBERG Maria Lundqvist och Weine Sundell BAKGRUND... 3 METOD... 3 RONNEBY BIBLIOTEK... 3 VARFÖR

Läs mer

Linköpings universitet Rektor. Juridiska avdelningen Marie Stern Wärn BESLUT 2005-05-31 Reg.nr 31-88-05

Linköpings universitet Rektor. Juridiska avdelningen Marie Stern Wärn BESLUT 2005-05-31 Reg.nr 31-88-05 Linköpings universitet Rektor Juridiska avdelningen Marie Stern Wärn Kostnader för uppsatser vid ekonomiska institutionen, Linköpings universitet Anmälan N N har anmält Linköpings universitet för att det

Läs mer

GÖTABIBLIOTEKEN. PM för katalogansvariga i Göta

GÖTABIBLIOTEKEN. PM för katalogansvariga i Göta PM för katalogansvariga i Göta Att vara katalogansvarig Katalogansvarig är en nyckelperson som fungerar som en länk mellan det enskilda biblioteket och metadatagruppen. En av de viktigaste uppgifterna

Läs mer

Sammanhållen hantering. En ansökan och ett beslut

Sammanhållen hantering. En ansökan och ett beslut Sammanhållen hantering En ansökan och ett beslut Bakgrund och syfte När det nuvarande studiestödssystemet infördes år 2001, valde CSN att varje studiestödsform skulle hanteras som separata ärenden (ärendeklasser).

Läs mer

Allmänna riktlinjer för katalogisering av e-tidskrifter och e-böcker Antagna av Expertgruppen för LIBRIS Samkatalog,

Allmänna riktlinjer för katalogisering av e-tidskrifter och e-böcker Antagna av Expertgruppen för LIBRIS Samkatalog, Allmänna riktlinjer för katalogisering av e-tidskrifter och e-böcker 1(5) Allmänna riktlinjer för katalogisering av e-tidskrifter och e-böcker Antagna av Expertgruppen för LIBRIS Samkatalog, 2008-10-14.

Läs mer

Förvaltningsstrategi NyA

Förvaltningsstrategi NyA Avdelningen för systemförvaltning och systemdrift Föredragande Per Zettervall Avdelningschef 010-470 03 00 per.zettervall@uhr.se DNR 4.2.2-554-2015 Datum 2015-06-11 Postadress Box 45093 104 30 Stockholm

Läs mer

Enkel webbtjänst ger bättre ledningskoll

Enkel webbtjänst ger bättre ledningskoll Enkel webbtjänst ger bättre ledningskoll Enklare, snabbare, säkrare Att gräva av en ledning är ofta både kostsamt och tidskrävande. Men det finns ett bra sätt att undvika skador och onödigt arbete. Ledningskollen.se

Läs mer

Hallstahammars kommun

Hallstahammars kommun Revisorerna REVISIONSRAPPORT Granskning av Debiteringsrutiner inom hemtjänsten Hallstahammars kommun Utarbetad av Kommunal sektor inom PwC på uppdrag av kommunens revisorer och antagen vid revisorernas

Läs mer

Återrapportering Ledsagarservice och avlösning i hemmet

Återrapportering Ledsagarservice och avlösning i hemmet Återrapportering Ledsagarservice och avlösning i hemmet Viktigt att veta innan du börjar: Grovplanera alla insatserna! Endast grovplanerade insatser dyker upp i återrapporteringen. Det innebär att du bör

Läs mer

Lagerkoll. Hantera ditt lager på webben och i mobilen. Inventera, beställ varor och ta emot ordrar effektivare än någonsin

Lagerkoll. Hantera ditt lager på webben och i mobilen. Inventera, beställ varor och ta emot ordrar effektivare än någonsin Lagerkoll Hantera ditt lager på webben och i mobilen Inventera, beställ varor och ta emot ordrar effektivare än någonsin Arbeta många tillsammans lagret uppdateras i realtid Integrerat med Fortnox bokföringssystem!

Läs mer

Inför nytt år. Inköp och periodika

Inför nytt år. Inköp och periodika 2016-11-11 Inför nytt år Inköp och periodika 1 Axiell Sverige AB, Box 24014, 224 21 Lund. Besöksadress: Fältspatsvägen 4, 224 78 Lund tel 046-270 04 00, e-post: axiellsverige@axiell.com, www.axiell.se

Läs mer

Ärendehanteringssystemets funktionalitet och användarvänlighet

Ärendehanteringssystemets funktionalitet och användarvänlighet Ärendehanteringssystemets funktionalitet och användarvänlighet Landstinget Gävleborg Revisionsrapport Oktober 2010 Ove Axelsson Tove Färje Innehållsförteckning SAMMANFATTNING.........3 INLEDNING......4

Läs mer

Sid 1 Bokbeställning ny modell

Sid 1 Bokbeställning ny modell Sid 1 Bokbeställning ny modell Libris Bok över 5 000 kr. Beslut av förvärvschef Inköps ej Urval/ undersökning Kontaktbibl Broschyr Internet Leverantörs databas Diskussion med inst Diskussion kontaktbibl

Läs mer

Underrättelser som inte kommit arbetslöshetskassan tillhanda

Underrättelser som inte kommit arbetslöshetskassan tillhanda Fakta PM 2:2006 Underrättelser som inte kommit arbetslöshetskassan tillhanda En underrättelse om ifrågasatt ersättningsrätt från en arbetsförmedling till en arbetslöshetskassa är ett centralt underlag

Läs mer

Kundfakturors sändsätt

Kundfakturors sändsätt Kundfakturors sändsätt 2014-11-05. Åbergs DataSystem AB, Göran Gustafsson I version 217 som vi släppte i slutet av oktober 2014 gjorde vi en förändring på hur fakturor kunde skickas till kunderna. Till

Läs mer

ExFlow AX. Produktbroschyr för ExFlow AX Elektronisk hantering av leverantörsfakturor för Microsoft Dynamics AX Datum: 2009-10-26

ExFlow AX. Produktbroschyr för ExFlow AX Elektronisk hantering av leverantörsfakturor för Microsoft Dynamics AX Datum: 2009-10-26 ExFlow AX Produktbroschyr för ExFlow AX Elektronisk hantering av leverantörsfakturor för Microsoft Dynamics AX Datum: 2009-10-26 Innehåll Översikt... 2 Import av fakturor... 4 Matchning mot inköpsorder...

Läs mer

e-tjänster för parkeringstillstånd PROJEKTSKISS TILL E-TJÄNSTEPROGRAMMET

e-tjänster för parkeringstillstånd PROJEKTSKISS TILL E-TJÄNSTEPROGRAMMET PROJEKTSKISS TILL E-TJÄNSTEPROGRAMMET Förvaltning: Trafikkontoret 1 (7) 1. BAKGRUND OCH NULÄGE 1.1 Beskrivning av projektidén Idag har Trafikkontoret två e- tjänster som varit i drift sedan oktober 2002.

Läs mer

Uppdaterad 2010-05-11. Lathund Synpunkten för handläggare och ansvarig chef

Uppdaterad 2010-05-11. Lathund Synpunkten för handläggare och ansvarig chef Uppdaterad 2010-05-11 Lathund Synpunkten för handläggare och ansvarig chef 1 Innehållsförteckning Handläggarens roll och ansvarsuppgifter... 3 Närmaste chefs roll och ansvarsuppgifter... 3 Praktisk handläggning

Läs mer

Nationell katalog Vad innebär ett Librissamarbete för Olofströms bibliotek?

Nationell katalog Vad innebär ett Librissamarbete för Olofströms bibliotek? Nationell katalog Vad innebär ett Librissamarbete för Olofströms bibliotek? Kultur- och fritidsförvaltningen Ann-Charlotte Fandén Datum: 2014-07-16 2 (10) Innehållsförteckning Bakgrund s. 3 Folkbibliotekens

Läs mer

Hej! Mer information, pappersenkät, support och definitioner når du via http://biblioteksstatistik.kb.se/?page_id=27

Hej! Mer information, pappersenkät, support och definitioner når du via http://biblioteksstatistik.kb.se/?page_id=27 Hej! Välkommen till Sveriges officiella forskningsbiblioteksstatistik avseende 2012. Tack för att du lämnar uppgifter om ert bibliotek. Frågorna är desamma som vid föregående mätning. Vi önskar få svar

Läs mer

Nationell databrunn - möjligheter och behov

Nationell databrunn - möjligheter och behov Förstudie Enheten för LIBRISsystemen och databaslicenser 2010-02-08 Marja Haapalainen Christer Larsson Henrik Lindström Anders Söderbäck Nationell databrunn - möjligheter och behov Underhandsrapport Syfte

Läs mer

Lagerkoll. Hantera ditt lager på webben och i mobilen. Inventera, beställ varor och ta emot ordrar effektivare än någonsin

Lagerkoll. Hantera ditt lager på webben och i mobilen. Inventera, beställ varor och ta emot ordrar effektivare än någonsin Lagerkoll Hantera ditt lager på webben och i mobilen Inventera, beställ varor och ta emot ordrar effektivare än någonsin Arbeta många tillsammans lagret uppdateras i realtid Integrerat med Fortnox bokföringssystem!

Läs mer

Webbformulär och ärendeväxel för Resplus restidsgaranti

Webbformulär och ärendeväxel för Resplus restidsgaranti Webbformulär och ärendeväxel för Resplus restidsgaranti Innehåll 1. Bakgrund och Syfte... 2 2. Övergripande process... 2 3. Tekniska förutsättningar... 2 4. Beskrivning av webbformulär... 3 5. Sök efter

Läs mer

medborgarservice En resa mot ett esamhälle som ger enhetlig och förbättrad service för göteborgarna Klas Eriksson chefredaktör goteborg.

medborgarservice En resa mot ett esamhälle som ger enhetlig och förbättrad service för göteborgarna Klas Eriksson chefredaktör goteborg. medborgarservice En resa mot ett esamhälle som ger enhetlig och förbättrad service för göteborgarna Klas Eriksson chefredaktör goteborg.se Utveckling av Göteborgs Stads medborgarservice 2006: Kommunfullmäktigeuppdrag

Läs mer

ett led i en process, t.ex. avisera en inspektion och inhämta underlag från en databas,

ett led i en process, t.ex. avisera en inspektion och inhämta underlag från en databas, - - - 1 2 kap. Definitioner I dessa föreskrifter avses med aktivitet arkiv arkivredovisning databärare förvaringsenhet förvaringsmedel handling handlingstyp handlingsslag inventarium klassificeringsstruktur

Läs mer

DSpace som system för årsredovisning av forskning. Linda Gustafsson Bibliotek och IT, Malmö högskola. Mötesplats Open Access 12-13 april 2007

DSpace som system för årsredovisning av forskning. Linda Gustafsson Bibliotek och IT, Malmö högskola. Mötesplats Open Access 12-13 april 2007 DSpace som system för årsredovisning av forskning Linda Gustafsson Bibliotek och IT, Malmö högskola Mötesplats Open Access 12-13 april 2007 Malmö högskolas forskningsmiljöer, ett urval Medicin Biomaterial

Läs mer

ÄRENDEHANTERING. När Du ska avsluta ett ärende så väljer Du aktuell kategori för ärendet. Dessa kategorier registrerar Du i Rutiner Avslutsorsaker.

ÄRENDEHANTERING. När Du ska avsluta ett ärende så väljer Du aktuell kategori för ärendet. Dessa kategorier registrerar Du i Rutiner Avslutsorsaker. Inmatning av ärende ÄRENDEHANTERING När Du startar modulen för Ärendehanteringen kommer Du till detta formulär. Det är här Du registrerar alla dina ärenden. Så länge ärendet ligger i ärendehanteringen

Läs mer

Förvaltningsstrategi NyA 2014-2016

Förvaltningsstrategi NyA 2014-2016 Avdelningen för systemförvaltning och systemdrift Föredragande Per Zettervall Avdelningschef 010-470 03 00 per.zettervall@uhr.se DNR 4.2.2 2631-2013 Datum 2013-06-13 Postadress Box 45093 104 30 Stockholm

Läs mer

Makes quality Happen NÖJDA KUNDER EFFEKTIVITET

Makes quality Happen NÖJDA KUNDER EFFEKTIVITET Makes IT happen Idnet grundades 1991 och har på den tiden gått från att vara en teknikleverantör till att bli en expert på IT-logistiklösningar för varuflöden i både butik-, lager- och transportsektorn.

Läs mer

PLATINA INSTRUKTION FÖR REGISTRERING FRAMTAGEN AV KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2008-10-01 REVIDERAD 2010-02-15

PLATINA INSTRUKTION FÖR REGISTRERING FRAMTAGEN AV KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2008-10-01 REVIDERAD 2010-02-15 PLATINA INSTRUKTION FÖR REGISTRERING FRAMTAGEN AV KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2008-10-01 REVIDERAD 2010-02-15 2 Innehållsförteckning VAD SKALL REGISTRERAS?... 3 BEDÖMNING... 3 Begreppsförklaring... 4 NY HANDLING

Läs mer

Föranmälan via webben - så här gör du

Föranmälan via webben - så här gör du Föranmälan via webben - så här gör du Du gör din föranmälan lika enkelt och säkert, som när du utför dina bankärenden över Internet. Du får omedelbar bekräftelse på att din anmälan kommit oss tillhanda

Läs mer

Rutin för användande av Cambio Cosmic Link i Växjö kommun

Rutin för användande av Cambio Cosmic Link i Växjö kommun 2015-02-18 Rutin för användande av Cambio Cosmic Link i Växjö kommun Vad är Link? Link är ett verktyg/system för att förenkla den samordnade vårdplaneringen mellan slutenvården, kommunen och primärvården.

Läs mer

Hej! Mer information, pappersenkät, support, definitioner och tips når du via

Hej! Mer information, pappersenkät, support, definitioner och tips når du via Hej! Välkommen till Sveriges officiella forskningsbiblioteksstatistik avseende 2011! Tack för att du lämnar uppgifter om ert bibliotek. Frågorna är desamma som vid föregående mätning. Vi önskar få svar

Läs mer

Nyheter i Mikromarc

Nyheter i Mikromarc Nyheter i Mikromarc 3.4.0.0 Bibliotekscentrum Sverige AB, Växjö, juni 2010 Innehåll INLEDNING... 3 RESERVATION... 3 SAMARBETSINSTÄLLNINGAR... 3 TITELRESERVATION ÄR ALLTID STANDARDVAL... 4 ÄNDRING I RESERVATIONSSKÄRMBILDEN...

Läs mer

Elsmart Användarmanual Nätanmälan för Installatörer

Elsmart Användarmanual Nätanmälan för Installatörer Elsmart Användarmanual Nätanmälan för Installatörer Inledning Detta är en generell användarmanual till Elsmart - Nätanmälan. Den är skriven för att kunna användas av alla installatörer. Manualen kan användas

Läs mer

Medieplan. för Högskolebiblioteket i Skövde 2014-02-24

Medieplan. för Högskolebiblioteket i Skövde 2014-02-24 Medieplan för Högskolebiblioteket i Skövde 2014-02-24 Bibliotekets ansvar för högskolans informationsförsörjning Av bibliotekets vision framgår att biblioteket ska erbjuda en miljö där lärande och utveckling

Läs mer

Elsmart Användarmanual Nätanmälan för Installatörer

Elsmart Användarmanual Nätanmälan för Installatörer Elsmart Användarmanual Nätanmälan för Installatörer Nätanmälan_Användarmanual_Generell_0_9.docx Sida 1 av (23) Inledning Detta är en generell användarmanual till Elsmart Nätanmälan. Den är skriven för

Läs mer

Kom i gångg. Med vår Webshop

Kom i gångg. Med vår Webshop Kom i gångg g Med vår Webshop Välkommen till vår Webshop! För att effektivisera dina inköp lägger vi stor vikt på att erbjuda smarta lösningar inom logistik, IT och kommunikation, detta i kombination med

Läs mer

Introduktion till regeringsuppdraget. automatiserad ärendehantering

Introduktion till regeringsuppdraget. automatiserad ärendehantering Introduktion till regeringsuppdraget automatiserad ärendehantering Innehåll 1. Inledning 1 Bakgrund 2 Syfte 3 2. Förberedelser 4 Intervjuer 5 Planera för processanalyser 6 Anlita seminarieledare 6 Rapportera

Läs mer

Grov sammanställning av svaren på Katalogiseringsutredningens enkät. 2006-08-28, uppdaterad 2006-10-28/S. Sellei

Grov sammanställning av svaren på Katalogiseringsutredningens enkät. 2006-08-28, uppdaterad 2006-10-28/S. Sellei 1(6) Bilaga 4 Enkätsvar sammanställning Grov sammanställning av svaren på Katalogiseringsutredningens enkät. 2006-08-28, uppdaterad 2006-10-28/S. Sellei Enkäten skickades till 40 av de bibliotek som katalogiserat

Läs mer

VERKSAMHETS- PLAN 2015. Fri information för framtida kunskap

VERKSAMHETS- PLAN 2015. Fri information för framtida kunskap VERKSAMHETS- PLAN 2015 Fri information för framtida kunskap 1 Sveriges nationalbibliotek svarar för insamling av och tillgång till fysiska och digitala medier till förmån för forskning och samhällsutveckling

Läs mer

Release 14.3 kommer finnas tillgänglig för er måndagen den 29 september 2014.

Release 14.3 kommer finnas tillgänglig för er måndagen den 29 september 2014. RELEASE 14.3 Release 14.3 kommer finnas tillgänglig för er måndagen den 29 september 2014. i andra webbläsare än Internet Explorer I och med denna release har vi migrerat alla de sidor man som kundföretag

Läs mer

Automatiserad katalogproduktion

Automatiserad katalogproduktion Automatiserad katalogproduktion EBI AB Brändövägen 7 S-165 72 Hässelby Sweden Tel:+46(0)8-899002 Fax:+46(0)8-899003 info@ebi.se www.ebi.se Inledning Detta dokument beskriver i korthet några lösningar som

Läs mer

ESSVISION DEN 25 NOVEMBER VERSIONSINFORMATION EVOLUTION Version 2.16

ESSVISION DEN 25 NOVEMBER VERSIONSINFORMATION EVOLUTION Version 2.16 ESSVISION DEN 25 NOVEMBER 2015 VERSIONSINFORMATION EVOLUTION Version 2.16 SIDAN 2 AV 6 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. SAMMANFATTNING...3 2. VERSION 2.16...3 2.1. NY FUNKTIONALITET...3 2.2. FÖRÄNDRAD FUNKTIONALITET...4

Läs mer

Återförsäkring år 2000 effekten och utvecklingen av IT

Återförsäkring år 2000 effekten och utvecklingen av IT NFT 4/1999 Återförsäkring år 2000 effekten och utvecklingen av IT av Isabella Fogelström Det i uppsatsen redovisade materialet baseras på ett stort antal intervjuer och diskussioner med kunder (Risk Managers),

Läs mer

Aktuella moduler. Diabas Classic. Diabas Handläggarstöd. Integrationer. Diabas Assistenten. Diabas Webb. Sid 2

Aktuella moduler. Diabas Classic. Diabas Handläggarstöd. Integrationer. Diabas Assistenten. Diabas Webb. Sid 2 DIABAS NYHETER 2012 Aktuella moduler Diabas Classic Diabas Handläggarstöd Integrationer Diabas Assistenten Diabas Webb Sid 2 Hänt sedan sist Handläggarstöd 1.5 Handläggarstöd 1.6 Diabas Classic 5.2.2 Diabas

Läs mer

Nyheter i Norstedts Tidbok 2008.2 Mattias Claesson Produktchef

Nyheter i Norstedts Tidbok 2008.2 Mattias Claesson Produktchef Nyheter i Norstedts Tidbok 2008.2 Mattias Claesson Produktchef Välkommen till en ny version av Norstedts Tidbok. Till denna version har vi gjort en del större ändringar samt en rad mindre justeringar,

Läs mer

We Drive Business Evolution Forward. Arbeta smartare och effektivare genom automation

We Drive Business Evolution Forward. Arbeta smartare och effektivare genom automation Arbeta smartare och effektivare genom automation Vem är jag? - Anders Asp - Principal Consultant på Lumagate - Arbetar med huvudsakligen ITSM och Automation www.scsm.se Anders.asp@lumagate.com 0767744660

Läs mer

EXFLOW NAV BROSCHYR VÄLJ LÖNSAMHET ISTÄLLET FÖR ADMINISTRATION HANTERA DINA LEVERANTÖRSFAKTUROR DIREKT I MICROSOFT DYNAMICS NAV

EXFLOW NAV BROSCHYR VÄLJ LÖNSAMHET ISTÄLLET FÖR ADMINISTRATION HANTERA DINA LEVERANTÖRSFAKTUROR DIREKT I MICROSOFT DYNAMICS NAV EXFLOW NAV BROSCHYR VÄLJ LÖNSAMHET ISTÄLLET FÖR ADMINISTRATION HANTERA DINA LEVERANTÖRSFAKTUROR DIREKT I MICROSOFT DYNAMICS NAV Vad är ExFlow NAV? För vem? ExFlow NAV är en tilläggsmodul i Microsoft Dynamics

Läs mer

Senast uppdaterat: 09-02-03 Exder EDI direktorder sida 1 av 18

Senast uppdaterat: 09-02-03 Exder EDI direktorder sida 1 av 18 Senast uppdaterat: 09-02-03 Exder EDI direktorder sida 1 av 18 Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING...1 ANVÄNDARHANDLEDNING FÖR EXDER EDI DIREKTORDER...2 FLÖDEN...3 Axfood Direktorder...3 ARTIKLAR...4

Läs mer

Utforska nya versionen av HelpDesk! HelpDesk 3.4. www.artologik.com. Fler finesser, mer kontroll, men fortfarande lika lätt att använda!

Utforska nya versionen av HelpDesk! HelpDesk 3.4. www.artologik.com. Fler finesser, mer kontroll, men fortfarande lika lätt att använda! Glöm alla minneslappar och borttappade ärenden. HelpDesk effektiviserar supporten! HelpDesk 3.4 www.artologik.com Utforska nya versionen av HelpDesk! Fler finesser, mer kontroll, men fortfarande lika lätt

Läs mer

Kom i gångg. g Med Staples Netshop. www.staplesnetshop.se

Kom i gångg. g Med Staples Netshop. www.staplesnetshop.se Kom i gångg g Med Staples Netshop www.staplesnetshop.se Välkommen till vår Internetbutik Staples Netshop! För att effektivisera dina inköp lägger vi stor vikt på att erbjuda smarta lösningar inom logistik,

Läs mer

App-klient för smartphones... 2. Power BI... 3. Arbetsflöde... 4. CRM Online... 5. Webb-klienten... 6. Dokumenthantering... 7. Molnet...

App-klient för smartphones... 2. Power BI... 3. Arbetsflöde... 4. CRM Online... 5. Webb-klienten... 6. Dokumenthantering... 7. Molnet... Nyheter i Dynamics NAV 2016 Innehåll App-klient för smartphones... 2 Power BI... 3 Arbetsflöde... 4 CRM Online... 5 Webb-klienten... 6 Dokumenthantering... 7 Molnet... 8 Elektronisk fakturering... 9 App-klient

Läs mer

ALEPH ver. 16 Introduktion

ALEPH ver. 16 Introduktion Fujitsu, Westmansgatan 47, 582 16 Linköping INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. SKRIVBORDET... 1 2. FLYTTA RUNT M.M.... 2 3. LOGGA IN... 3 4. VAL AV DATABAS... 4 5. STORLEK PÅ RUTORNA... 5 6. NAVIGATIONSRUTA NAVIGATIONSTRÄD...

Läs mer

Forskningsbiblioteksstatistik för kalenderåret 2008

Forskningsbiblioteksstatistik för kalenderåret 2008 Forskningsbiblioteksstatistik för kalenderåret 2008 Ingår i Sveriges officiella statistik Uppgifterna insänds via www.forskbibl.scb.se senast den 6 mars 2009 Bibliotekets namn Huvudbibliotekets postutdelningsadress

Läs mer

BESLUT RIKS DAG ENS OMBUDSMAN. Dnr Justitieombudsmannen Lars Lindström

BESLUT RIKS DAG ENS OMBUDSMAN. Dnr Justitieombudsmannen Lars Lindström JO Justitieombudsmannen Lars Lindström RIKS DAG ENS OMBUDSMAN BESLUT Datum 2014-03- 31 Dnr 1874-2013 Sid 1(5) Kritik mot lagmannen vid Gällivare tingsrätt för utformningen av en skrivelse om uttag av avgift

Läs mer

T DOC - & Syst i em t n ti egra on 2009-10-18 1

T DOC - & Syst i em t n ti egra on 2009-10-18 1 T-DOC & Systemintegration t ti 1 SYSTEMINTEGRATION Systemintegration t ti är ett begrepp inom Informationsteknologi. Begreppet innebär att flera olika fristående system kopplas ihop för att fungera tillsammans.

Läs mer

Informationssäkerhets- och IT-planering för 2013

Informationssäkerhets- och IT-planering för 2013 Handläggare: Christina Hegefjärd PaN 2013-02-12 P 7 TJÄNSTEUTLÅTANDE 2013-01-25 PaN A1212-0211-57 Informationssäkerhets- och IT-planering för 2013 Ärendet Det åligger varje nämnd att planlägga informationssäkerhetsarbetet

Läs mer

Dokument- och ärendehantering i Alingsås kommun. Innehållsförteckning. Inledning 2

Dokument- och ärendehantering i Alingsås kommun. Innehållsförteckning. Inledning 2 2014-05-02 Dokument- och ärendehantering i Innehållsförteckning Inledning 2 Platina ärendehanteringssystem 2 - Organisation - Handlingar, ärenden, uppdrag, sammanträden - Arkivering- och gallring - Den

Läs mer

Nyheter Hybron MPS version 6.6.0

Nyheter Hybron MPS version 6.6.0 Nyheter Hybron MPS version 6.6.0 Nyheter Hybron MPS version 6.5.0 1-1 1 Innehållsförteckning 1 Innehållsförteckning...1-2 2 Koppling SPCS...2-3 2.1 Förutsättningar...2-3 2.1.1...Allmänt...2-3 2.1.2...Småregister

Läs mer

Övergripande beskrivning

Övergripande beskrivning Axiell ehub 1 Innehåll Övergripande beskrivning... 4 Koppling mot Elib... 5 Katalogposter... 5 Katalogposter från BTJ... 5 Katalogposter från LIBRIS... 6 Inställningar i BOOK-IT för posthämtning från LIBRIS...

Läs mer

AUTOMATISKA PROCESSER I ORIGO, FÖR EFFEKTIVARE PASSERADMINISTRATION OCH HÖGRE SÄKERHET

AUTOMATISKA PROCESSER I ORIGO, FÖR EFFEKTIVARE PASSERADMINISTRATION OCH HÖGRE SÄKERHET AUTOMATISKA PROCESSER I ORIGO, FÖR EFFEKTIVARE PASSERADMINISTRATION OCH HÖGRE SÄKERHET ORIGO SYSTEMET FÖR EFFEKTIVARE PASSERADMINISTRATION OCH HÖGRE SÄKERHET Med Origo har vi i nära samarbete med våra

Läs mer

Årsstatistik för år 2015 BOOK-IT 7.1 och 8.0

Årsstatistik för år 2015 BOOK-IT 7.1 och 8.0 Lund december 2015 Årsstatistik för år 2015 BOOK-IT 7.1 och 8.0 Detta är en steg för steg-handledning för att underlätta arbetet med att bearbeta årsstatistiken i BOOK-IT. Anvisningarna ska ses som ett

Läs mer

Standard orderblanketter i Pyramid

Standard orderblanketter i Pyramid Standard orderblanketter i Pyramid Skillnader Pyramid Business Studio (PBS) och Pyramid 2 Grundinställningar krävs för utskrift av blanketter Återutskrift av blanketter. Egenskapsöversikt, Rutin 780 Blankettset

Läs mer