Deltagare Stockholms universitetsbibliotek (SUB) och Karolinska Institutets universitetsbibliotek (KIB).

Transkript

1 1 Processorienterad rationalisering av dokumenthantering - ett bidrag till professionaliseringen av högskolebibliotek. Projektrapport med bildbilagor Dnr. Vid BIBSAM: Handläggare på BIBSAM: Mats Lindquist, Projektledning: Per Ahlin och Christine Lindmark (SUB). Arbetsgrupp: Lars Hedlund och Ylva Gavel (KIB), Hans Engström, Lena Floser (SUB). Rapporten har skrivits av Ylva Gavel och Christine Lindmark. Bildmaterialet har tagits fram av Lars Hedlund och Lena Floser. Övergripande mål En pilotstudie med syfte att med utgångspunkt från ett processorienterat arbetssätt utveckla ett teknikstöd för att rationalisera olika typer av hämtningar och kontroller i samlingarna på ett stort eller medelstort bibliotek. Deltagare Stockholms universitetsbibliotek (SUB) och Karolinska Institutets universitetsbibliotek (KIB). Bakgrund Följande scenario utspelar sig en vanlig dag vid en bokhylla i SUB:s magasin: Kl Kalle har sorterat alla beställningslappar för hämtning ur magasinet. Han kommer nu fram till hylla A i magasinet med ett papper i handen för att hämta fram en bok som ska stå där. Oavsett resultat, alltså om boken finns på plats eller inte, så går han tillbaka och processar ärendet. Kl Lena har sorterat alla beställningslappar för fjärrlån till andra bibliotek. Hon kommer nu fram till hylla A i magasinet med ett papper i handen för att hämta en bok som ska stå där. Oavsett resultat, alltså om boken finns på plats eller inte, så går hon tillbaka och processar ärendet. Kl Greta hanterar ärenden som gäller böcker där studenten som lånat kommer att bli fakturerad därför att boken inte återlämnats. Innan fakturan skickas kollar hon naturligtvis på hyllan så att boken inte står där. Greta har sorterat dagens ärenden. Hon kommer nu till hylla A i magasinet med ett papper i handen för att kolla om den aktuella boken finns på plats. Oavsett resultat, alltså om boken finns på plats eller inte, så går hon tillbaka och processar ärendet.

2 2 Kl Maria hanterar ärenden kring saknade böcker. Ärendena uppstår när en bok som enligt katalogen skall stå på sin plats anmäls som saknad av en besökare som vill låna den. Innan ärendet går vidare och blir ett nyförvärv söker Maria efter boken vid ett par tillfällen. Maria har sorterat dagens ärenden. Hon kommer nu fram till hylla A i magasinet för att kolla om den aktuella boken står på sin plats. Oavsett resultat, alltså om boken finns på plats eller inte, så går hon tillbaka och processar ärendet. Kl Lennart har en lista med ärenden. Det är böcker som av ett eller annat skäl fått statusen SAKNAS i den lokala katalogen. Ärendena ska nu utredas en gång för alla. Till en början ska Lennart kolla om böckerna mot all förmodan finns på sin plats i hyllorna. Lennart har sorterat dagens ärenden. Han kommer nu fram till hylla A i magasinet för att kolla om den aktuella boken står på sin plats. Oavsett resultat, alltså om boken finns på plats eller inte, så går han tillbaka och processar ärendet. Under loppet av 30 minuter har alltså fem personer passerat förbi samma hylla i samma ärende men med olika syften. Alla kommer från olika avdelningar i biblioteket. Alla har sorterat en hög med papper för att få en gångordning för dagen. Var och en går tillbaka till sin avdelning för att processa resultatet på något sätt; registrera i en databas eller sätta in papper i en pärm. Allt detta är en form av ärendehantering. Alla jobbar på med sitt efter bästa förmåga men ingen vet vad den andre gör. Det är dessutom svårt att ge korrekt information till en kund eftersom överblick över de olika arbetskedjorna saknas. Detta är inte ett unikt scenario för SUB. Alla större vetenskapliga bibliotek sliter med effektivitetsproblem och kommunikationsproblem för dessa traditionella arbetsmoment. Vid SUB har processorientering utnyttjats för att effektivisera arbetet: Arbetsuppgifter betraktas som knutna till en process snarare än en individ. Detta underlättar samordning och rationalisering inom ramen för varje enskild arbetskedja. Som exemplet ovan visar, räcker dock inte processorientering i sig för en fullständig samordning. Olika arbetsprocesser kan innehålla överlappande arbetsmoment som inte kan rationaliseras med mindre än att processerna samordnas inbördes. Den 8 november 2004 anordnade SUB en nationell konferens i processorienterat arbetssätt. Konferensen blev snabbt fulltecknad av bibliotek från hela landet. Vi uppfattade att många bibliotek ligger i startgroparna när det gäller processorientering. Frågan för dagen var dels hur man kommer igång med ett processorienterat arbetssätt men i synnerhet vilket teknikstöd som finns eller kommer att finnas till arbetssättet. År 2005 ansökte SUB tillsammans med KIB om projektstöd från BIBSAM för att utveckla en prototyp till tekniskt stödsystem för ett processorienterat arbetsflöde vid bibliotek med stora samlingar. Tanken med samarbetet var att SUB skulle stå för den processorienterade analysen och KIB för systemutvecklarkompetensen. Målet med projektet var att bidra till den professionalisering som alla högskolebibliotek behöver genomgå för att möta morgondagens krav.

3 3 Hindren för samordning Många ärenden på ett bibliotek gäller hämtningar och kontroller av sådant som skall stå i hyllorna, dvs i huvudsak likartade arbetsmoment. Varför samordnas då inte arbetsprocesserna i större utsträckning? Hindren kan vara rent organisatoriska: Någon person eller avdelning är av tradition ägare till en viss arbetsuppgift, och man drar sig för att bryta upp de bakomliggande organisatoriska strukturerna. Stockholms universitetsbibliotek har genom ett processorienterat arbetssätt delvis tagit sig förbi dessa problem och kan på så vis tjäna som en lämplig miljö för utvecklingsarbete kring processorienterad rationalisering. Hindren är också av teknisk natur. Data om nya ärenden kommer ofta från de system som biblioteken använder för att automatisera sin hantering (lokala bibliotekssystem, Libris, SAGA m fl). Den höga automatiseringsgraden bäddar till synes för en effektivisering, men problemet är att systemen vet för lite om varandra. Inget enskilt system har idag tillgång till data om samtliga processer. Detta försvårar tekniska lösningar för exempelvis samsortering av utskrifter och enhetlig ärendehantering. Det skulle behövas ett metasystem för ärendehantering, där alla data rörande hämtningar och kontroller fanns samlade på ett ställe. Metasystemet skulle kommunicera med alla system som innehåller data om ärendena, dels för att hämta data om nya ärenden, och dels för att återrapportera vad som hänt med ärendena. Med denna tekniska lösning skulle man få den överblick som saknas idag, och samtidigt skapa en brygga mellan olika processer och processägare. Projektets syfte Projektets syfte var att med utgångspunkt i det fungerande processarbetssätt som finns på Stockholms universitetsbibliotek analysera och utveckla teknikstöd för en effektiv rationalisering av de idag åtkiljda arbetsmomenten. Målet var att ta fram en enkel prototyp till ett metasystem för ärendehantering så som skisseras ovan samt att kartlägga möjligheter och hinder för rationalisering med hjälp av ett sådant system. Data rörande hämtningar och kontroller skulle i teorin kunna samlas i något av de system som redan är inblandade i de berörda arbetsprocesserna. Tanken med att istället ta fram ett separat metasystem för dessa ärenden är att en sådan lösning är mer generell. Vi räknar också med att ett sådant övergripande system är en bättre plattform för rationaliseringsarbete än de mycket specialiserade system som används inom enskilda arbetsprocesser. Arbetsgången i projektet I den processorienterade analysen av arbetssättet kartlades ingående arbetsmomenten i de två viktigaste arbetsprocesserna i sammanhanget (hämtning i magasin resp fjärrutlån). Även arbetsprocessen för handläggning av saknade böcker undersöktes. Syftet med kartläggningsdelen var att klarlägga vilka moment som sammanfaller och hur arbetet kan effektiviseras. (Karta A, B, C och D)

4 4 Parallellt med kartläggningen utvecklades en prototyp till metasystem för ärendehantering. Systemet gick under arbetsnamnet XYZ. I utvecklingen av XYZ undersöktes hur man på virtuell väg kan förbättra överblicken över arbetsprocesserna. Utvecklingsarbete utfördes både vid KIB (för att skapa XYZ) och vid SUB (för att skapa en koppling mellan XYZ och den lokala katalogen). Data till ärendehanteringen via XYZ hämtades från systemen Voyager och SAGA. Dessa system är inblandade i arbetsprocesserna kring magasinshämtningar resp fjärrutlån. Dessutom skapades ett gränssnitt för att lägga in ärenden om saknade böcker. (Bild 1) Vissa arbetsmoment i hanteringen via metasystemet skulle kunna automatiseras ytterligare. Exempelvis skrevs ärenden inom ramen för detta pilotprojekt ut på pappersbaserade plocklistor, men målsättningen på längre sikt är övergång till handdatorbaserade listor. Den springande punkten i detta pilotprojekt var dock att förbereda för en ökad samordning genom att identifiera gemensamma nämnare i olika arbetsprocesser resp gemensamma metadata i olika system och utnyttja dessa gemensamma nämnare i den virtuella ärendehanteringen. Ett annat viktigt syfte var att hitta en metod för att underlätta en rationell gångordning i de stora bokmagasin som finns vid Stockholms universitetsbibliotek. Arbetsflödet idag Hämtningar och kontroller i bibliotekets hyllor förekommer i samband med flera arbetsprocesser. Arbetet är delvis automatiserat, men innehåller ändå många manuella moment. Beroende på vilken arbetsprocess det gäller, används delvis olika system vid de automatiserade arbetsmomenten. Vid hantering av fjärrutlån används SAGA som stödsystem. SAGA är ett system för handläggning av inkommande beställningar, främst andra biblioteks beställningar av fjärrutlån och enskilda låntagares beställningar av fjärrinlån. Flertalet beställningar av fjärrutlån kommer från det nationella Librissystemet, men SAGA fångar även upp beställningar från Danbib, NOSP och BIBSYS. I hanteringen kring fjärrutlån ingår framtagning av böcker och tidskriftshäften för utlån resp kopieleverans till andra bibliotek. Även den lokala katalogen Voyager generar framtagningsärenden i samband med att låntagarna beställer hämtning av böcker som står i magasin. Vid utskrift av beställningar som inkommit via SAGA eller Voyager, kommer ärendena ut i kronologisk ordning. För att få en rationell gångordning, måste man sortera utskrifterna manuellt efter rumsplacering av böckerna innan hämtning kan ske. Gångordningen har stor betydelse för tidsåtgången, eftersom huvuddelen av samlingarna befinner sig i stora och komplexa magasin. Sortering av utskrifter från SAGA resp Voyager hanteras av olika avdelningar vid biblioteket.

5 5 För att sorteringen verkligen skall motsvara en rimlig gångordning, är det viktigt att varje framtagningsärende har korrekta uppgifter om bokens placering och hyllkod (signum). Beställningar av fjärrutlån via Libris innehåller hyllkoder från Libris samkatalog. Dessa uppgifter är ibland inaktuella. När en beställning kommer från Libris till SAGA, görs därför ett automatiskt uppslag mot den lokala katalogen Voyager för att hämta aktuella uppgifter om placering och hyllkod. Uppslag görs m a p ISBN (eller BIB ID från Libris samkatalog om ISBN saknas). Om flera exemplar finns, väljs om möjligt hyllkoden för ett tillgängligt exemplar som inte är kursbok eller referensbok. Om en SAGAbeställning saknar hyllkod, beläggs hyllkoden (i den lokala katalogen, i kortkatalogen eller på annat sätt). Vid utskrift från Voyager resp SAGA genereras en papperslapp per bok som skall hämtas. Om boken finns på sin plats i hyllan, läggs lappen i boken. Annars görs en anteckning på lappen om varför boken inte kunde hämtas. När personalen kommer tillbaka med en bok som skall lånas ut till en lokal låntagare, genereras en hämthylleslip (callslip) att lägga i boken. Bokens streckkod (item barcode) utnyttjas för att generera slippen. Detta görs via Cirkulation, en tilläggsmodul till Voyager. Callslip-programmet genererar även ett e-postmeddelande till låntagaren om att boken finns att hämta. Detta återspeglas i OPACen. Boken läggs på hämthyllan. Böcker resp artiklar som beställts som fjärrlån lånas ut i Voyager resp kopieras. Böcker och kopior som är redo att skickas till lånsökande bibliotek läses först av som färdiga i SAGA. Om en Librisbeställning inte kan effektueras t ex pga att boken/tidskriftshäftet ej fanns i hyllan - lämnas svar i Libris. För beställningar från andra system än Libris finns en motsvarande svarsfunktion i SAGA. Man läser även av i SAGA varför beställningen inte effektuerades. Avläsningen görs via ett gränssnitt för rapportering av olika arbetsmoment vid bokhanteringen kring fjärrutlån. Detta gränssnitt togs ursprungligen fram i samband med en studie av arbetsflödet. En del av de Librisbeställningar som inte kunnat effektueras remitteras vidare om remisskedja finns. Åtgärder i Libris (svar/remiss) läses av i SAGA. Detta innebär visst dubbelarbete Om exempelvis svar lämnats i Libris, krävs registreringar på sammanlagt tre ställen (Libris svarsfunktion plus två ställen i SAGA). En del av beställningarna från Libris gäller begäran av reservation av något som tidigare beställts men ej var tillgängligt när den ursprungliga beställningen kom in. Reservation görs då i Voyager. Svar lämnas i Libris. Man läser även av i SAGA att en reservation har gjorts. Fjärrutlån och framtagning via OPACen är de arbetsprocesser som genererar flest besök vid hyllorna, men även andra arbetsprocesser medför att personal går till en hylla för någon form av hämtning eller kontroll. Det gäller t ex ärenden kring saknade böcker. Här är det inte frågan om så många ärenden per

6 6 dag, men en högre automatiseringsgrad skulle ändå ge en viktig rationaliseringsvinst eftersom det skulle ge en bättre överblick över en idag huvudsakligen pärmbaserad arbetsprocess. Ärenden kring saknade böcker kan uppkomma när en låntagare eller magasinspersonal anmäler att boken saknas i hyllan, eller när en låntagare som blivit fakturerad uppger att boken är återlämnad. Man skriver då ut motsvarande bibliografiska post och item barcode från katalogen. Utskriften läggs i en inkorg för saknade böcker och tas senare med till hyllan för kontroll att boken verkligen saknas. Anteckningar i ärendet görs på utskriften. Saknade böcker kontrolleras två gånger. Låntagaren får vid behov information per e-post om hur ärendet fortlöper. Andra kontrollen skall ske efter fyra veckor. Om boken inte återfinns vid andra kontrollen, makuleras exemplarposten om flera exemplar finnes. Annars går ärendet vidare till en annan avdelning som ombesörjer inköp av ersättningsexemplar, alternativt makulering av den bibliografiska posten. Samordning och rationalisering med XYZ Ett syfte med projektet var att förbättra överblicken över några av bibliotekets arbetsprocesser. Systemet XYZ innehåller data hämtningar och kontroller som ingår i de processer som varit föremål för pilotstudien. Vid den traditionella hanteringen via Voyager resp SAGA skrivs ärendena ut i kronologisk ordning, vilket kräver manuell sortering av utskrifterna för att möjliggöra en rationell gångordning i de stora magasinen. Vid utskrift via XYZ sorteras utskrifterna istället efter böckernas rumsplacering. Man får en plocklista där ordningen mellan ärendena redan från början motsvarar en rimlig gångordning mellan hyllorna. Vid generering av en plocklista, söker man först fram utestående ärenden i XYZ. Ärendena presenteras sorterade efter motsvarande böckers rumsplacering. Man skriver ut en plocklista svarande mot en viss del av samlingarna. Detta möjliggör uppdelning av hämtningarna mellan flera personer. Plocklistan skrivs f n ut på papper. Listan utgör en sammanhängande utskrift (till skillnad från utskrifterna från Voyager och SAGA, där varje ärende genererar en separat utskrift). Möjligheterna att istället överföra listan till handdator undersöks. Statuskoder i XYZ avgör vad som kommer med på plocklistan. I samband med utskrift ändras status så att ärendet inte skall kunna skrivas ut igen av misstag. (Bild 2) För magasinshämtningar är det icke åtgärdade ärenden som skrivs ut. För fjärrlånebeställningar tillkommer villkoret att boken skall vara belagd (dvs att hyllkoden skall vara känd så att man vet vart man skall gå för att hämta boken). Vid beläggning mot den lokala katalogen kontrolleras hyllkoden för tillgängliga exemplar. Flertalet beställningar i SAGA beläggs automatiskt mot

7 7 den lokala katalogen. Hyllkod kan vid behov korrigeras eller läggas till via ett gränssnitt i XYZ. Plocklistan innehåller uppgifter om böckerna som skall plockas fram (placering, hyllkod, bibliografiska data, uppgifter om låntagare resp lånsökande bibliotek). På listan finns även streckkoder som kan utnyttjas för snabb avläsning vid återrapportering. Streckkoderna avser ärendenummer i XYZ. Det finns också kryssboxar för vanligt förekommande noteringar (t ex Redan utlånad, Ej på hyllan, Ej lån, Troligen förkommen, F n ej tillgänglig ). Registrering av dessa noteringar görs f n manuellt på plocklistan för senare återrapportering, men möjligheterna till virtuell registrering på plats via handdator undersöks. (Bild 3) Vid virtuell handläggning via handdator är det tänkt att man ändå skall skriva ut en mer kompakt variant av plocklistan. Detta för att få tillgång till streckkoder för avläsning. För att plocklistan skall kunna användas i praktisk drift, behövs någon form av ersättning för de lappar man brukar lägga i hämtade böcker. Annars blir det för otympligt att koppla boken till rätt ärende vid den fortsatta handläggningen. Kopplingen behövs bl a för att kunna associera den hämtade boken med rätt låntagare/lånsökande bibliotek. Målet på sikt är att lappen skall skrivas ut i samband med att boken faktiskt hittas i hyllan. Det kräver att utskriften kan göras i magasinet, t ex genom att man läser av boken som hittad i handdatorn och därvid initierar en utskrift på trådlös skrivare. Ett tänkbart alternativ (t ex om en sådan virtuell handläggning skulle visa sig svår att implementera) är att på traditionellt vis skriva ut ärendena på separata ark, men i gångordning istället för kronologisk ordning. Då finns lappen som skall läggas i boken tillgänglig redan från början. Noteringarna som gjorts på plocklistan skall återrapporteras. Ärenden avseende fjärrutlån återrapporteras via SAGA-systemets gränssnitt på vanligt sätt. För att magasinshämtningarna skall kunna återrapporteras med samma metod, är det tänkt att återrapporteringsgränssnittet i SAGA skall kompletteras med ett gränssnitt som återrapporterar mot den lokala katalogen Voyager på motsvarande sätt. (Bild 4) Inom ramen för projektet undersöktes även möjligheterna att samordna hanteringen av saknade böcker med andra arbetsprocesser. Detta löstes genom att personalen fick tillgång till ett formulär där item barcode (för det saknade exemplaret av boken) och låntagarnumret (för låntagaren som anmält att boken ej fanns på hyllan) matas in. (Låntagarnumret kan utelämnas.) Bibliografiska uppgifter om boken och låntagaruppgifter hämtas ur den lokala katalogen och användaren får upp ett formulär som är förifyllt med dessa uppgifter. Via formuläret kan ärendet läggas in i XYZ inför första kontrollen så att en plocklista med gångordning för kontroller skall skrivas ut. Andra kontrollen (uppföljningen efter 4 veckor) kan bevakas automatiskt av XYZ. Varje arbetsmoment i kedjan kring saknade böcker medför en ändring av ärendets

8 8 statuskod. Vissa statuskoder innebär att ärendet skall lämnas vidare till en annan avdelning. (Bild 5, 6 och 7) Gränssnittet för inläggning av saknade böcker skulle kunna kompletteras med sökfunktioner som kan användas när item barcode inte är känd. Målet är att integrera hanteringen av de saknade böckerna med hanteringen av fjärrlån och magasinshämtningar. I de senare arbetsprocesserna skulle man ha nytta av att se om en bok saknas redan innan man går till hyllan. Det finns dock ett principiellt problem med en sådan integration: Fjärrlån och magasinshämtningar avser oftast inte ett specifikt exemplar av en bok, utan vilket som helst av tillgängliga exemplar. Ett ärende kring en saknad bok gäller däremot alltid ett specifikt exemplar (item). Man bör dock kunna komma runt denna begränsning: Om en bok finns i flera exemplar svarande mot olika hyllkoder, måste man vid hämtning i praktiken bestämma sig för en av hyllkoderna. Då kan det vara praktiskt om ärendehanteringssystemet innehåller informationen att ett exemplar med just den hyllkoden saknas. Vid en fullständigt genomförd rationalisering med XYZ är det tänkt att ärenden svarande mot olika arbetsprocesser skall samsorteras vid utskrift. De kommer då ut på samma sorterade lista så att bara en promenad till varje hylla behöver göras. Under projekttiden har dock listor från olika processer hållits isär för att underlätta intrimning. Under projektets gång har de inarbetade arbetsprocesserna upprätthållits parallellt med försöken med XYZ. En övergång till handläggning via XYZ skulle kräva viss vidareutveckling av systemet samt en utfasningsplan för de gamla rutinerna. Teknisk lösning För att den automatisering som beskrivs ovan skulle kunna åstadkommas, krävdes att data från flera olika arbetsprocesser samlades i ett system. Det krävdes också att en metod för att sortera ärenden efter gångordning i samlingarna togs fram. XYZ-databasen ligger på en server vid Karolinska Institutets bibliotek. På samma server ligger även SAGA-databasen med data om inkomna dokumentbeställningar, inklusive fjärrutlån. XYZ kan därför läsa valda fält direkt i SAGA-databasen utan att några kopieringar av data behöver utföras. Detta ger en kontinuerlig synkronisering med SAGA. Gränssnittet till XYZ kunde också integreras med SAGA-systemets webbgränssnitt. Väntande framtagningsärenden som inkommit via den lokala katalogen Voyager skrivs normalt ut med hjälp av modulen callslip (en stödfunktion till Voyager). Inom ramen för projektet utvecklades ett API på Voyager-sidan för att hämta motsvarande data till XYZ. Här sker synkronisering var femtonde minut. Vid synkroniseringen hämtas utestående ärenden ur dagens skörd av

9 9 nytillkomna ärenden. En unik nyckel svarande mot ärendenumret i ursprungssystemet säkerställer att samma ärende inte läggs in i XYZ mer än en gång. Vid inläggning av ärenden rörande saknade böcker utnyttjas ett API som med hjälp av Voyager resolverar item barcode resp låntagarnummer till bibliografiska böcker resp låntagaruppgifter. Även detta API är specialutvecklat för XYZ. En central del av projektet var att effektivisera det arbetsmoment som består i att sortera ärendena efter gångordning bland hyllorna. XYZ utför denna sortering automatiskt. Sorteringen bygger på en tabell där varje hyllkod svarar mot ett tresiffrigt ordningstal. Första siffran svarar mot våningsplan i biblioteket. Andra siffran svarar mot ett block (i gränssnittet f n benämnt kvadrant) i en grov blockindelning av våningsplanet. Den tredje siffran svarar mot ett rum inom blocket. Alla hyllkoder svarande mot samma rumsplacering är mappade till samma ordningstal. Mappningen gjordes manuellt. (Bild 8) Ordningstalen är valda så att nummerordningen mellan ordningstalen skall svara mot en rationell gångordning mellan rummen där hyllorna står. På plocklistorna är ärendena sorterade efter ordningstal. För tidskrifter skulle en viss förfining av tabellen behövas, eftersom uppställningsprinciperna för tidskrifter är delvis annorlunda. Exempelvis kan olika årgångar vara placerade på olika ställen. Vid handläggning av en plocklista kan olika saker hända med varje ärende: En del böcker hittas, och då skall ärendet återrapporteras som handlagt. Andra böcker saknas i hyllan eller kan av någon annan anledning inte hämtas, och då skall anledningen till att ärendet inte handlagts återrapporteras. Om ärendet inte hanns med, måste även detta återrapporteras så att statusflaggan kan återställas till Ej utskrivet. Då kommer ärendet med igen på nästa plocklista. I återrapporteringen ingår också att ett meddelande till låntagaren skall genereras vid behov. Återrapportering av magasinshämtningar och fjärrlån kräver kommunikation med de ärendehanteringssystem där dessa ärenden genererats. Eftersom XYZ är integrerat med SAGA, kan SAGA-systemets befintliga funktioner utnyttjas vid återrapportering av fjärrlåneärenden. Magasinshämtningar återrapporteras idag via Voyager-systemets callslip-modul. För att återrapporteringen istället skall kunna göras via XYZ, krävs utveckling av ett API på Voyager-sidan som XYZ kan kommunicera med. XYZ behöver även funktioner för att generera meddelanden motsvarande de meddelanden som genereras av callslip. Ärenden rörande saknade böcker har tidigare inte funnits i något ärendehanteringssystem utan läggs upp i XYZ redan från början. Återrapporteringen sker helt inom XYZ. (Bild 9)

10 10 Möjlig vidareutveckling Syftet med projektet var att ta fram en prototyp för ett ärendehanteringssystem som effektiviserar verksamheten genom att samordna likartade arbetsprocesser på virtuell väg. Det framtagna systemet är just en prototyp och skulle behöva vidareutvecklas för att kunna köras i full drift. Införandet av virtuell samordning är inte bara en teknisk fråga. Det krävs också en stegvis omläggning av nuvarande arbetsprocesser. De pilotstudier som gjorts bekräftar att ärendena i olika arbetsprocesser är tillräckligt likartade för att en samordning skall vara möjlig. Prototypen bekräftar att det också är tekniskt möjligt att samla data som behövs för samordningen i ett metasystem. I pilotprojektet studerades tre viktiga arbetsprocesser hämtning i magasin, fjärrlån och handläggning av saknade böcker. Även andra arbetsprocesser t.ex. fakturering av ej återlämnade böcker skulle kunna tas in i systemet. Vid kartläggningen av arbetsprocesserna upptäcktes en del dubbelarbete. Exempelvis görs noteringar i SAGA rörande sådant som även lämnats som svar i Libris. Uppgifter om lämnade svar och gjorda remisser skulle troligen istället kunna importeras i efterhand från Libris. En sådan lösning skulle vara av intresse även för SAGA-bibliotek som inte är anslutna till XYZ. Den tekniska utvecklingen handlade i första hand om att skapa överblick genom att samla data om olika arbetsprocesser i samma system, men även om att automatisera olika manuella rutiner. Det visade sig att ett till synes trivialt pappersbaserat arbetsmoment inte kan fasas ut på ett självklart sätt: Vid hämtning av många böcker, behöver man en lapp att lägga i varje bok för att smidigt kunna koppla böckerna till rätt ärenden vid den fortsatta handläggningen. För att man skall få tillgång till något att lägga i boken måste man skriva ut ärendena på separata ark (i gångordning), alternativt ordna en möjlighet att skriva ut ett papper att lägga i boken i samband med den hittas i hyllan. Inom ramen för projektet har ärenden rörande hämtningar och kontroller skrivits ut på pappersbaserade plocklistor där anteckningar görs för senare återrapportering. Målsättningen på längre sikt är att övergå till återrapportering via handdatorer. Detta kräver teknisk utveckling utöver vad som rymdes inom ramen för detta projekt. Ambitionen på detta pilotstadium var att ta fram datamodeller och rutiner som kunde bereda vägen för ett virtuellt arbetssätt. Som ett första steg till en fullt genomförd virtuell handläggning har kontakt tagits med firman PSI industrisystem AB rörande en lösning för export av plocklistor till handdator. I den föreslagna lösningen ingår ett gränssnitt för återrapportering och utskrift av lapp att lägga i boken. En designspecifikation för detta har tagits fram.

11 11 Vid handläggning med XYZ ackumulerar systemet data om vad som hänt med olika ärenden. Denna information kan tjäna som underlag för studier av arbetsflödena vid biblioteket, kartläggning av orsaker till att ärenden inte kunnat handläggas mm. I SAGA-systemet finns en statistik-modul för uppföljning av arbetsflödet kring fjärrlån. Liknande moduler skulle kunna tas fram för andra arbetsprocesser. Prototypen XYZ är anpassad till förhållanden på Stockholms universitetsbibliotek. Principerna för den virtuella samordningen är dock generella, varför vi bedömer att liknande lösningar skulle kunna implementeras på andra bibliotek. Ett centralt koncept i XYZ är tabellen över ordningstal för sortering efter rumsplacering för olika hyllkoder. Denna tabell är en förutsättning för att utestående ärenden automatiskt skall kunna sorteras efter gångordning i samlingarna. Ett bibliotek som vill utnyttja XYZ (eller ett system byggt enligt liknande principer) måste konstruera en liknande tabell. Svårighetsgraden i denna uppgift kan förväntas variera mycket beroende på samlingarnas storlek och uppställningssystem. En annan sak som måste lösas individuellt för varje bibliotek, är kopplingen mellan metasystemet XYZ och andra ärendehanteringssystem. Hämtningen av utestående framtagningsärenden från den lokala katalogen i detta projekt bygger t ex på ett API som tagits fram speciellt för ändamålet. Det återstår att ta fram ett API för återrapportering till katalogen. På motsvarande sätt måste man utveckla metoder för synkronisering av metasystemet med det system som används för fjärrlån. I pilotprojektet var detta trivialt, eftersom det var möjligt att lägga metasystemet (XYZ) på samma server som systemet för handläggning av fjärrlån (SAGA). På andra bibliotek kan detta behöva lösas på annat sätt. Stockholm den 20 juni Ylva Gavel och Christine Lindmark