Dokument och Dokumenthantering

Transkript

1 Dokument och Dokumenthantering Utfört av: Victor Asting Kurs: KPP306, Produkt- och processutveckling Handledare: Rolf Lövgren, Ragnar Tengstrand

2 Att beskriva, eller dokumentera (det är det som dokumentera innebär), optimal dokumenthantering i en produktutvecklingsprocess skulle man väl kunna göra. Men den skiljer sig inte nämnvärt från den övriga dokumenthantering i en organisation. Dessutom skulle man behöva gå så pass djupt in i ämnet att man inkräktar på andra områden och fokus skulle då hamna på dokumenten i sig och inte uppfylla syftet med denna essä, dvs. jag kommer inte att gå in på olika dokument man använder sig av i en produktutvecklingsprocess. Därav kommer denna essä att behandla dokument och dokumenthantering i organisationer i allmänhet och i produktutvecklingsprocessen i synnerhet. MEN VI BÖRJAR FRÅN BÖRJAN Det finns många bevis på att människan alltid har haft en vilja och framför allt förmågan att dokumentera. Grottmålningar och hällristningar vittnar om att man redan för över år sedan började dokumentera för att föra vidare viktigt information till kommande generationer. Och på det här viset har det sedan fortsatt fram tills idag. Dokumenteringen skedde givetvis inte alls i samma takt och på samma sätt som idag. Från början fördes informationen vidare som en muntlig tradition. Men det var först när egyptierna långt före 3000 f Kr hade förbättrat det skriftliga språket som dokumentering, liksom människan, tog ett enormt kliv i sin utveckling. Det nya skriftsystemet innefattade ett alfabet med 24 bokstäver. Det innebar att de symboler man nu skrev representerade ljud istället för, som tidigare, begrepp. Man kunde kombinera dessa ljud i skrift så att bildade ord, precis som vi själva gör idag. I och med detta kunde informationen spridas utan att något gick förlorat ur det mänskliga minnet. Det dröjde dock innan man kunde sprida information till den breda massan. Det var ett tidskrävande och dyrt arbete att kopiera gamla urkunder, vilket resulterade i att information endast var något som överklassen hade råd med. På 1400-talet hände det dock något som revolutionerade hela synsättet på dokument. Man kom på ett sätt att trycka information och på så sätt mångfaldiga böcker. Boken blev en vanlig handelsvara som med dittills oanad snabbhet kunde sprida information till stora grupper över stora avstånd. Istället för att det som tidigare var den enskilde författarens sätt att återge sin text kunde man nu ta fram helt identiska böcker. Som det ser ut idag så drunknar vi nästan av information från alla möjliga håll och kanter. Vi överöses av information från ett brett spektrum av media så som TV, radio, Internet, musik, telefon, för att nämna några. Men trots att det gått flera tusen år sedan de gamla egyptierna skapade det skriftliga språket så har inte sättet att beskriva och dokumentera förändrats. Syftet är fortfarande detsamma, att för sig själv nedteckna det man anser är viktigt att komma ihåg och som i

3 förlängningen kan ge kunskap och information åt andra. Så egentligen kan man säga att förutom att tekniken utvecklats och möjligheten att sprida sin information förbättras så är grunden till dokumentering fortfarande densamma som för flera tusen år sedan. Nationalencyklopedin definierar ordet dokument som en akthandling, urkund, skriftlig handling eller redogörelse. Ordet härstammar från latinets docume ntum som betyder som betyder just urkund, vilket till exempel kan vara något man hämtar lärdom ur. Och att dokumentera betyder att styrka, bekräfta eller bevisa med hjälp av dokument. Dokumenthantering blir då följaktligen den process där man ta hand om, arkiverar och möjliggör åtkomst för dokumenten så att man i framtiden skall kunna gå tillbaka och se över vad som tidigare sagts eller bestämts. Men trots att människan i stort sett alltid har dokumenterat så är det inte så enkelt som det kanske låter. Ett dokuments främsta uppgift är att med få och enkla ord beskriva en händelse eller en verksamhet klart och koncist. Problemet är dock att det är en människa som skall stå för denna beskrivning. Bara för att man själv förstår det man skriver så innebär inte det att läsaren gör det. Så det är otroligt viktigt att när man dokumenterar hela tiden eftersträvar att läsaren, oavsett vem det är, skall förstå texten. Ett dokument som missuppfattas eller som kan missförstås lever inte upp till sitt syfte som informationsbärare. Själva förmågan att beskriva är inte en självklarhet utan är något som man kan och bör träna upp. De inom en organisation som har hand om dokumentering måste därför få utbildning och träning. Men för de som inte har en utbildning inom området så kan som utgångspunkt ha Baltarsar Gracian visdomsord i bakhuvudet: Man bör gripa sig an en lätt sak som om den vore svår och en svår sak som om den vore lätt. Man skall alltså inte försöka beskriva en enkel sak för enkelt och på samma sätt skall man försöka förenkla mer komplicerade saker för att öka förståelsen hos läsaren. Problemet ligger däremot oftast inte i att mottagaren inte förstår det som är beskrivet, utan att beskrivningen får en alldeles för stor omfattning. Med dagens teknik kan man lätt sväva ut och utan vidare skriva många sidor text. Beskrivningen må vara utomordentlig och informationen går fram men att lyckas fånga samma information och innehåll på ett fåtal sidor är en ren konst. Genom att minska omfattningen av beskrivningen utan att tappa information ger ett bättre resultat och är mycket lönsamt. Det säger ju sig självt att det tar betydligt mycket

4 mindre tid att både skriva och läsa två sidor istället för 30. Och tid är ju pengar som bekant. MEN VAD ÄR DET SOM MAN BÖR BESKRIVA? Det är i första hand ens egna behov och kundernas önskemål som avgör hur man beskriver, i vilken omfattning, vilken detaljeringsgrad samt vilket val av media man väljer. Man bör ha som huvudregel att beskrivningarna skall återge verkligheten så att de kan användas för den övergripande styrningen och planeringen men även för administrationen av alla aktiviteter som påverkar kvaliteten. I ett företag eller en organisation så påverkar alla aktiviteter egentligen kvaliteten mer eller mindre, detta gäller inte minst en produktutvecklingsprocess. Varje företag måste själva bestämma vad som bör beskrivas. Det finns inga regler vilken detaljeringsgrad man skall använda sig av. Den bör istället väljas med utgångspunkt från ens egna behov av styrning. Behoven avser följande: Ansvarsförhållanden Befogenheter Samarbetsförhållanden mellan medarbetare som o Leder o Utför o Verifierar arbetet Nödvändiga styrmedel för att effekterna skall bli vad som avsetts Man kan med fördel se till att beskrivningarna sker någorlunda enhetligt genom hela organisationen för att förenkla och öka förståelsen. En annan viktigt del är att använda ett skriv- och bildspråk som är avsett för användarna. För syftet med dokumentation är onekligen egoistiskt. Det är nämligen så att de beskrivningar som behövs för att leda, driva, utföra, kontrollera, följa upp och förbättra sin egen verksamhet är de som anses nödvändiga. Och med tanke på att all utveckling, även produktutveckling, till slut alltid är till för ens egen verksamhets fortsatta konkurrenskraft, så är det de egna behoven som styr. Att dessutom kunders och även andra intressenters önskemål är av oerhört stor vikt för den egna verksamhetens fortsatta existens så är det otvivelaktigt de egna behoven som styr vad som skall dokumenteras.

5 SIS ForumCenter ger i sin publikation, Effektiv dokumentation, ett par konkreta tips på frågor som man bör ställa till sig själv, sina medarbetare eller sina kunder: o Vilken information är nödvändig för just den här rutinen eller processen? (För att visa hur den går till, ansvarsförhållanden, verifiering mm) o Vilka hjälpmedel är nödvändiga eller underlättar arbetet? (Instruktioner, checklistor, blanketter, användarmanualer mm) o Vilka dokumenterade resultat måste vi lämna som visar vad som har beslutats eller inträffat? (Redovisande dokument) o Vilken nytta har vi av dokumenten och hur ser det mest lämpliga beskrivningssättet ut? Man skall alltså alltid se till sin egen vinning. Om till exempel en instruktion eller checklista underlättar arbetet så skall man givetvis ta fram en sådan. Om däremot alla medarbetare som genomför en aktivitet gör det med en sådan frekvens att den finns i deras minnen så är en sådan beskrivning överflödig. Ser man till ett produktutvecklingsarbete så kan man fatta många empiriska beslut om erfarenheten finns inom gruppen. Då behöver man helt enkelt inte utföra alla steg i produktutvecklingsprocessen lika grundligt. Man måste dock vara på sin vakt och hålla ögon och öron öppna för vad som sker i sin omvärld så att man inte förlitar sig på gammal kunskap. Man får dock för allt i världen inte glömma bort att beakta vad som gäller för nyanställning eller nya medarbetare i en produktutvecklingsgrupp. Det är viktigt att begrunda hur ofta man nyanställer, vilka program det finns för de nyanställda, vilken dokumentation som behövs samt hur kunskapen och informationen överförs från dem som besitter den. Men även vad som händer om någon försvinner och tar med sig kunskap från verksamheten? Återigen är allt detta för verksamhetens egen vinning. DET VIKTIGASTE ÄR INTE ATT VINNA Eller som jag själv brukar säga, att det viktigaste är att vi är vänner, hör absolut inte hit. I alla processer, organisationer, verksamheter mm. är det resultatet som räknas och inget annat. Beskrivningar är ett hjälpmedel att uppnå sina mål och åstadkomma resultat. För att kunna driva verksamhet eller process på ett optimalt sätt måste därför beskrivningarna fungera som en tillgång och inte en belastning. Precis som med mycket annat så är förberedelserna när man skall beskriva oerhört viktiga. Den tid som man lägger ner på att förbereda sig noggrant får man dessutom igen ett otal gånger om. Det finns en del faktorer som speciellt bör

6 beakta och begrunda i sina förberedelser. SIS ForumCenter beskriver i nedanstående figur vilka dessa faktorer är och hur de hör ihop. Tillämpa processynen Välj lämplig detaljeringsgrad Se helheten Bryt ner den i delar Gå därefter tillbaka till helheten Arrangera dokumenten enkelt och överskådligt Analysera företagets Språkbruk Befintliga dokumentation verklighet Att komma fram till ett system som kan anses ha en lagom omfattning av dokument bidrar inte bara till stabilitet utan även till flexibilitet i organisationen. Att man lyckas finna den rätta balansen är allt som oftast det som avgör hur mycket nytta man egentligen har av dokumentationen. Men för att finna den rätta balansen behöver man väga och vikta vissa faktorer. Man skulle kunna se det som att man i den ena vågskålen har man faktorerna kompetens och detaljer. Om det inom gruppen finns hög kompetens behövs kanske inte en lika hög detaljeringsgrad. Som motvikt i den andra vågskålen har man risker och komplexitet. Vid riskanalyser så utreder man olika men sannolika konsekvenser. Ett till synes lite fel kan få stora konsekvenser vilket kan medföra att aktiviteterna trots att medarbetarna besitter hög kompetens ändå måste detaljstyras. Om man dessutom väger in komplexiteten så påverkar det förhållandet mellan kompetens och detaljer.

7 PROCESSER, PROCESSER, PROCESSER STÄNDIGT DESSA PROCESSER. Processer är ett grundläggande begrepp i all form at verksamhetsutveckling. All verksamhet som sker i en verksamhet sker i nämligen i processform. För att ge en tydligare bild av vad ordet process innebär så förklarar SS-ISO 8402 Kvalitetsledning och kvalitetssäkring Terminologi det på ett bra sätt: uppsättning av resurser och aktiviteter som är kopplade till varandra och som omvandlar insats till utfall Sätt ur det här perspektivet så är ju egentligen allt vi företar oss en process. Det kan låta lite underligt men för att bara nämna några exempel: Hungrig Äter Mätt Insats Aktivitet Utfall eller Trött Sover Utvilad Insats Aktivitet Utfall Det är inte så underligt trots allt när man tänker efter. Man brukar tala om att en process är som en maskin där man, likt en matematisk funktion, stoppar in ett X- värde och får ut ett Y-värde. Där insatsen genom en aktivitet tillförs någon form av värde vilket blir utfallet. Det sker en form av förädling. En av dessa processer kan vara kan vara att dokumentera dokumenteringsprocessen. I det fallet så är insatsen behov av att beskriva, aktiviteten beskriva och utfallet beskrivning. Utfallet blir här information som materialiseras i någon för ändamålet lämplig form. Det kan till exempel antingen vara som text eller illustrationer på papper eller i elektronisk, magnetisk eller optisk form. Det är själva kombinationen av information (innehållet) och informationsbärare (pappret eller datasystemet) som man brukar benämna dokument. Dokumentationsprocessen skulle jag vilja säga är en ständigt pågående process som genomförs kontinuerligt, inte minst i en produktutvecklingsprocess.

8 OCH SEN DÅ? HUR BÖR MAN SKRIVA ETT DOKUMENT? I en process är det en fördel om man använder ett systematiskt språkbruk i sin beskrivning. Indelat i ordklasser brukar man uttrycka aktiviteter som ett verb, exempelvis informera, beslutsdiskussion eller analysera. Däremot är ett utfall ett substantiv likt broschyr, beslut eller analys. Man kan även uttrycka egenskaper för sitt utfall med hjälp av adjektiv, till exempel säljande broschyr, enhälligt beslut eller semantiskt analys. Man kan utöver detta också uttrycka och mäta egenskaper med storlek eller storhetsvärden i exempelvis cm, kr, minuter eller via kvalitativa mått (icke numeriska) till exempel god kvalitet, hög hållfasthet eller kubisk design. Om man ser det hela ur ett produktutvecklingsperspektiv så är själva utvecklingsarbetet en huvudprocess som delas in i flera delprocesser. Inte sällan blir utfallet från den ena processen insatsen för den nästkommande processen. Idé Konceptgenrering Val av koncept Design & konstr. Etc. Färdig produkt Insats Aktiviteter Utfall Olika koncept framtagna Valt koncept Utfall/Insats Ritningsunderlag Ovan ser vi en förenklad modell av hur det kan se ut i en produktutvecklingsprocess. I exemplet visas bland annat hur utfallet av konceptgenereringen blir insatsen för konceptvalet. På det här viset fortsätter det genom hela processen i stort sett. Dokumentationens roll i denna process är av yttersta vikt. Varje process måste dokumenteras på ett eller annat sätt för att informationen skall kunna kommuniceras och behandlas i nästa delprocess. Det finns viss information som inte alltid finns nedskriven eller på annat sätt lagrad på något media. Det kan röra sig om information som finns i de berörda medarbetarnas minnen såsom muntliga avtal, instruktioner eller rutiner. Det kan vara en fördel i vissa sammanhang då man alltid snabbt har tillgång till informationen. Är man erfaren och arbetar med erfarna produktutvecklare kan det fungera till viss del. Men generellt för en produktutvecklingsprocess bör man

9 dokumentera alla delprocesser så att man kan kommunicera sina idéer och tankar till sina medarbetare på ett effektivt sätt samt gå tillbaka om det skulle visa sig att det inte fungerat som man tänkt. ÄR DOKUMENT VERKLIGEN RÄTT BENÄMNING? En sak som slår mig hårdare och hårdare för var gång jag ser ordet dokument i olika sammanhang är dess vidd. Man drar lätt all dokumentation över en kam. Men det är ju så mycket mer än bara ett papper eller en datafil. Generellt kan man dock säga att det finns fyra stycken huvudgrupper av dokument som alla har olika primärsyften, vilka är: Dokument Beskrivning Protokoll Instruktion Meddelande Syfte Beskriva Registrera Instruera Kommunicera Att beskriva något har jag tidigare sagt i teorin är detsamma som att dokumentera något. Det står jag fast vid då beskrivning är det grundläggande elementet för all dokumentation. Syftet med en beskrivning är att i ett lämpligt media, på ett enkelt sett teckna ner hur man gör, med avsikt att visa upp för antingen interna eller externa intressenter. Omfattningen och detaljeringsgraden kan variera från fall till fall och beror på vem som skall se läsa och vilka önskemål de olika intressenterna har. Om beskrivningen bara berör medarbetare i en liten grupp kanske inte omfattningen behöver vara lika stor som för om externa intressenter ska läsa det såsom kunder eller i vissa fall även myndigheter. Syftet med att registrera information är för att man skall kunna visa för alla intressenter vad som man har gjort och vad som har hänt. Den här typen av dokument kallar man för redovisande dokument och kan till exempel vara mötesprotokoll, analyser, ifyllda checklistor, mätningsresultat mm. Informationen som man registrerar är viktigt på så sätt att man kan gå tillbaka och spåra vad som har hänt var och när. En instruktion kan man tycka vara detsamma som en beskrivning men skillnaden är att en instruktion skall vara ett instrument för utbildning. Dessutom skall en instruktion ge behövlig information för en arbetsoperation så att den som utför operationen gör det på ett korrekt sätt. Det är viktigt att en instruktion är lätt att

10 förstå och att risken för missuppfattning är minimal, instruktionen skall vara ett hjälpmedel i arbetet. God kommunikation är oerhört viktigt i alla verksamheter. Det man måste tänka på är att informationen man vill förmedla når de som berörs utav den. Det gäller att man har en fungerande kommunikationsprocess som säkerställer att den avsedda mottagaren får informationen. Att kommunicera information kan man göra med hjälp av allt från en liten notis till en stor utredning. Det som man måste göra i alla fall är att analysera vilka som skall delges informationen och sedan se till att den kommer fram till rätt personer. Gemensamt för alla ovanstående typer av dokument är att man skall välja omfattning och detaljeringsgrad på basis utifrån intressenternas behov. HUR SKALL MAN HANTERA ALLA DESSA DOKUMENT? Det spelar ingen roll om man har varit noga i sitt sätt att dokumentera om man inte kan hantera dokumentationen. Det är dock lätt hänt att man skapar en onödig byråkrati för den här hanteringen vilket bara är tidskrävande. Enkelhet skall vara ett ledord när man bygger upp sin systematik för dokumenthantering. Man ha full kontroll var och hur man lagrar informationen. Alla dokument måste dock inte lagras på samma sätt. Givetvis är det viktigt att man har ordning och reda bland sina dokument men det är särskilt viktigt för externa dokument så som lagar och regler från myndigheter, order från kund, ritningar från leverantörer mm. Om man skulle missa att ta hand om ett externt dokument eller om inte alla berörda nås av informationen kan det få konsekvenser som kan vara mycket kostsamma. Interna dokument som är styrande eller specificerande måste självklart också nå fram till berörda personer, här är det dessutom viktigt att man har ett system som förhindrar att man använder ogiltiga dokument. VAD SKALL HÄNDA MED ETT DOKUMENT När ett dokument har skapats räcker det inte att arkivera det i pärm och tro att allt löser sig. Man måste förvalta dokumentet för som jag har sagt tidigare så skall ett dokument vara en tillgång och ett hjälpmedel i arbetet. I en produktutvecklingsgrupp, precis som i alla andra typer av projekt, är det en fördel om man har en person som är dokumentansvarig. En person som ansvarar för förvaring och hantering av dokumenten. Alla dokument som på ett eller annat sätt berör projektet bör vara samlat på ett och samma ställe. Förvaring kan både vara analog och digital beroende på vilket media man har valt att lagra informationen på. Dokumenten skall vara lättillgängliga för alla berörda person samtidigt som

11 det är viktigt att informationen inte sprids till person som inte berörs av den. I en del projekt kan det vara känsligt om informationen når personer som inte skall ha tillgång till den. I ett produktutvecklingsprojekt kan det vara extra känsligt om ens planer läcker ut till konkurrerande företag. För att underlätta hantering av dokument så finns det vissa steg som man bör gå genom. 1. Sortering och indexering Som jag tidigare sa så skall man ha alla dokument samlade på ett och samma ställe. I en del projekt kan det lätt bli en stor mängd dokument och för att lättare kunna hitta just det specifika dokumentet man letar efter så bör man sortera och indexera sina dokument. Det vanligaste vid analog dokumentförvaring är att man brukar göra en kapitelindelning eller ett register. Datorbaserade dokument indexerar man oftast som ett övergripande bibliotek av mappar som innehåller olika filer. När man sorterar sina dokument skall man det efter logisk tillhörighet. Man kan med fördel använda sig av underkapitel för att det skall bli ännu lättare att hitta det man söker. Det gäller att man hittar en balans och inte överdriver så att alla dokument har sitt egna underkapitel. 2. Identitet Ett dokument måste ha sin egna unika identitet för att förhindra att dokument förväxlas med varandra. Identiteten gör att alla berörda personer vet exakt vilket dokument man talar om. Att två dokument har två samma identitet får helt enkelt inte hända. Ett dokument identitet skall vara enkel och entydig. Här är det bra med lite byråkrati för att underlätta. Identifikationen kan se lite olika ut men det viktigaste är att enkel och fungerar. För analoga dokument kan man göra det enkelt för sig genom att skapa ett standardiserat sidhuvud eller motsvarande som man alltid använder och fyller i. För datorlagrade dokument är det ju filnamnet som syns i biblioteken och då är det viktigt att man har tydliga rutiner för hur man döper dokumenten. Det kan utöver namnet på dokumentet kan det vara bra att ange författaren av dokumentet så att läsaren direkt kan kontakt den samma om det uppstår några otydligheter. Har man flera produktutvecklingsprojekt igång samtidigt är det viktigt att man identifierar dokumenten så att man direkt kan se att det berör avsett projekt. Om man döper två dokument med samma benämning för två olika projekt finns risken att man blandar ihop både dokument och projekt.

12 3. Aktualitet På alla dokument måste det finnas något som talar om huruvida dokumentet är aktuellt. Dokumentet måste ge läsaren information om dess status när det gäller tidsmässig giltighet. Här är det viktigt att man har tydliga rutiner för hur man säkerställer att användning av inaktuella dokument inte sker. Ett inaktuellt dokument är ett ogiltigt dokument och det kan få väldigt stora konsekvenser. Vad skulle till exempel hända om en läkare tittar på gamla inaktuella röntgenbilder? Förmodligen skulle han ställa fel diagnos och patienten skulle inte få den vård han eller hon behöver. För att säkerställa det kan man i sidhuvudet eller på annat lämpligt ställe ange datum som talar om från när dokumentet är giltigt. Man kan dessutom ange vilken utgåva som talar om ifall det är den aktuella versionen. 4. Distribution För samtliga dokument skall man utreda vilka som ska ha tillgång till dokumentet och se till att säkerställa att de verkligen har det. När man utreder vem eller vilka som verkligan skall ha tillgång till dokumenten är den viktigaste frågan: Vilka måste ha tillgång för att erhålla informationen och på så sätt kunna dra nytta av eller tillämpa den i sitt arbete. Det allra enklaste är ju att ge alla tillgång till alla dokument, på så sätt för alla all information och ingen går miste om något. Men riktigt så enkelt som det låter är det dock inte. Människans förmåga att ta in och bearbeta information är nämligen begränsad och det kan då istället få motsatt effekt. Att ingen tar till sig någon information alls. Därför är det viktigt att man utreder vem som skall ha tillgång till vad. Själva distributionen kan idag ske på en rad olika sätt. Det kan vara genom internpost, externpost, personlig överlämning, fax, , nätverk etc. Datorbaserade dokument är lättare att distribuera så man på ett snabbt och enkelt sätt kan ge person tillgång till avsedda dokument. Man måste dock se till att man har hög säkerhet så att inga obehöriga kan ta sig in och ta del av konfidentiell information. Lika många sätt att distribuera dokumenten på finns det sätt att säkerställa att de kommit fram till rätt person. Det ansvaret ligger på utgivaren, han/hon kan till exempel skicka med en dokumentföljesedel som sedan skickas tillbaka, ringa mottagare som får bekräfta att dokumentet kommit fram, begära en leveransrapport från mottagare mm.

13 5. Förvaring Man skall klart och tydligt redogöra för hur och under vilka förhållanden man skall förvara dokumenten. Dokument skall förvaras på ett sådant sätt att det inte riskerar att förstöras eller skadas. Det skall även finnas rutiner för hur man hanterar dokument som inte alla skall ha tillgång till. I ett datorbaserat bibliotek är det enkelt att neka åtkomst till de filer som man inte har tillgång till. Här kan man även ge person begränsad åtkomst som till exempel read-only så att obehöriga inte kan ändra eller radera dokumenten men ändå läsa och ta del av innehållet. För förvaring av dokument är tillgängligheten det viktigaste. En behörig person skall aldrig behöva leta länge efter ett dokument som han/hon har tillgång till. Och man skall absolut inte behöva leta genom en annan medarbetares pärmar eller dokumentskåp. Alla dokument som på ett eller annat sätt berör projektet eller processen skall finnas samlat på ett och samma ställe, sorterade och indexerade. Ingen vill slösa bort tid på att leta efter ett dokument, det är ungefär lika kul för att inte tala om effektivt som att stå och vänta på bussen. Vissa originaldokument får bara inte förstöras och skall av den anledningen förvaras på ett så säkert ställe som möjligt. Det är inte ovanligt att man förvarar säkerhetskopior på en annan geografisk plats där risken för att dokumenten förstörs är minimal. SPS ForumCenter tar i sin publikation, Dokumentstyrning information på rätt ställe, upp fem stycken förvaringsklasser där klass ett har högst säkerhet och klass fem längst: Klass 1: Brandsäkert eller inbrottssäkert. Klass 2: Original och kopior förvaras i två skilda byggnader. Klass 3: Dokumentskåp i kontorsmiljö. Klass 4: I pärm eller motsvarande i arbetsplatsmiljö. Klass 5: Fritt i arbetsplatsmiljö.

14 På samma sätt har de klassificerat tillgängligheten för dokumenten: Klass A: Information som endast därtill behörig har tillgång till. Behörighet framgår av register. Klass B: Information som endast är till för interna intressenter. Klass C: Information som även externa intressenter har tillgång till. Klass D: Fri tillgång. Att kombinera förvaringsklass och tillgänglighetsklass och markera detta på dokumenten så kan man på ett enkelt sätt skapa rutiner så att alla kan hantera dokumenten på rätt sätt. 6. Ändring Det händer inte sällan att man reviderar sina dokument. För att det inte ska uppstå missförstånd eller förvirring är det viktigt att man rutiner för hur man hanterar ändringar. Man måste se till att verksamheten som man håller på med är dynamisk och där är en smidig systematik för hur man hanterar ändringar i dokument av stor vikt. Orsaken till ändring kan vara många och komma från alla möjliga olika intressenter. Synpunkter från medarbetare, avvikelser, kundönskemål, ny teknik, reklamationer. Mätningar är bara några få exempel. För att mottagaren av ett ändrat dokument skall förstå vad det är som har ändrat så är det bra att på ett eller annat sätt markera vad det är som har ändrat. Är det mindre ändring kan man markera de ändringar som gjorts i marginalen eller vid större ändring beskriva omfattningen i ett följemeddelande. När man gör en ändring i ett dokument är det viktigt att man även ändrar datum och utgåva så man inte riskerar förväxling. Identiteten kan dock vara densamma som innan. Efter en genomförd ändring distribuerar man dokumentet på samma sätt som om det vore ett nytt dokument med den skillnaden att man tydligt visar att det är en ändring och vad som har ändrats. Allt för att minimera risken för att det uppstår några tveksamheter hos mottagaren. 7. Gallring Dokument som är inaktuella får inte finnas eftersom de inte längre gäller. Det är viktigt att man gallrar bort inaktuella dokument för att förhindra att de används. Man behöver inte nödvändigtvis förstöra alla inaktuella dokument bara för att man har gjort en ändring. I vissa fall kan det vara bra att spara dokumenten för att ha tillgång till dokumenthistoriken i en

15 process. Här är det viktigt att man tydligt markerar de dokumenten med att det ej längre är giltigt och gärna förvarar ogiltiga dokument i en särskild pärm eller liknande. Precis som i de tidigare stegen så är det även här viktigt att ha tydliga rutiner för hur gallringen skall gå till och framförallt hur ofta man skall gallra bland sina dokument. När man gallrar bör man vara noga med att det sker på ett säkert sätt. Man får inte gallra bort dokument som fortfarande är giltiga eller på något sätt risker att konfidentiell information läcker ut genom att man till exempel slänger dokument i papperskorgen. Det är vanligt att man inte vill göra sig av med dokument, precis som med så mycket annat här i livet, man sparar i tron på att det kan nog vara bra att ha. Dr. Lawrence J. Peter lär ha sagt: När byråkraten rensar upp i sitt arkiv tar han en kopia av varje dokument innan han förstör det. Det ligger nog mycket sanning bakom de orden. NÅGRA AVSLUTANDE ORD.. Om man ser allt ur ett rent produktutvecklingsperspektiv så ser man att i stort går det att tillämpa det mesta av det som står skrivet i denna essä. Man kan väl bortse från historiken och den biten men i övrigt så hänger allt ihop. I ett produktutvecklingsprojekt skapas det en mängd dokument och om jag ser till min egen erfarenhet av just den här typen av projekt så har man ganska dålig koll på vad som är dokumenterat. Skulle man istället strukturerat hantera alla sina dokument enligt den princip som just har beskrivits så skulle det genererar ett bättre resultat det är jag övertygad om. Det kan till en början låta omständigt och tidskrävande men börjar man arbeta i större projekt med många intressenter så är ordning och reda bland sina dokument oerhört viktigt. Om inte alla får den informationen som de skall ha kan de ju inte bistå med de idéer och den arbetskraft som de kan. Det skiljer ju sig naturligtvis från fall till fall i vilken omfattning och vilket fokus dokumenthanteringen skall ha. Det viktigaste är att man ser till sina egna behov och lägger det på den nivån som passar just för det här projektet. Jag skulle vilja säga att förhållandet mellan olika produktutvecklingsprojekt i sin helhet är detsamma som förhållandet dokumentationen i projekten. Allt skall göras men i olika stor omfattning. Det viktigaste är att man gör det enkelt för både sig själv men framför allt för den som skall läsa och ta del av informationen. Avslutningsvis så kan jag väl bara säga att

16 det gäller att våga vara egoistisk och se till sin egen vinning. Om ett dokument kan fungera som ett hjälpmedel på ett eller annat sätt så skall man ta fram det. Och i en produktutvecklingsprocess så är tiden en viktig faktor och kan man då få hjälp med att snabbare komma fram till en bra produkt som lever upp till kraven är det en självklarhet att utnyttja det. REFERENSLISTA Tryckta källor: SIS ForumCenter. (1997). Dokumentstyrning: information på rätt ställe. Falkenberg: GRAFIKA. SIS ForumCenter. (1997). Effektiv dokumentation. Falkenberg: GRAFIKA. Elektroniska källor: Nationalencyklopedin ( )