Dokument och Dokumenthantering

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Dokument och Dokumenthantering"

Transkript

1 Dokument och Dokumenthantering Utfört av: Victor Asting Kurs: KPP306, Produkt- och processutveckling Handledare: Rolf Lövgren, Ragnar Tengstrand

2 Att beskriva, eller dokumentera (det är det som dokumentera innebär), optimal dokumenthantering i en produktutvecklingsprocess skulle man väl kunna göra. Men den skiljer sig inte nämnvärt från den övriga dokumenthantering i en organisation. Dessutom skulle man behöva gå så pass djupt in i ämnet att man inkräktar på andra områden och fokus skulle då hamna på dokumenten i sig och inte uppfylla syftet med denna essä, dvs. jag kommer inte att gå in på olika dokument man använder sig av i en produktutvecklingsprocess. Därav kommer denna essä att behandla dokument och dokumenthantering i organisationer i allmänhet och i produktutvecklingsprocessen i synnerhet. MEN VI BÖRJAR FRÅN BÖRJAN Det finns många bevis på att människan alltid har haft en vilja och framför allt förmågan att dokumentera. Grottmålningar och hällristningar vittnar om att man redan för över år sedan började dokumentera för att föra vidare viktigt information till kommande generationer. Och på det här viset har det sedan fortsatt fram tills idag. Dokumenteringen skedde givetvis inte alls i samma takt och på samma sätt som idag. Från början fördes informationen vidare som en muntlig tradition. Men det var först när egyptierna långt före 3000 f Kr hade förbättrat det skriftliga språket som dokumentering, liksom människan, tog ett enormt kliv i sin utveckling. Det nya skriftsystemet innefattade ett alfabet med 24 bokstäver. Det innebar att de symboler man nu skrev representerade ljud istället för, som tidigare, begrepp. Man kunde kombinera dessa ljud i skrift så att bildade ord, precis som vi själva gör idag. I och med detta kunde informationen spridas utan att något gick förlorat ur det mänskliga minnet. Det dröjde dock innan man kunde sprida information till den breda massan. Det var ett tidskrävande och dyrt arbete att kopiera gamla urkunder, vilket resulterade i att information endast var något som överklassen hade råd med. På 1400-talet hände det dock något som revolutionerade hela synsättet på dokument. Man kom på ett sätt att trycka information och på så sätt mångfaldiga böcker. Boken blev en vanlig handelsvara som med dittills oanad snabbhet kunde sprida information till stora grupper över stora avstånd. Istället för att det som tidigare var den enskilde författarens sätt att återge sin text kunde man nu ta fram helt identiska böcker. Som det ser ut idag så drunknar vi nästan av information från alla möjliga håll och kanter. Vi överöses av information från ett brett spektrum av media så som TV, radio, Internet, musik, telefon, för att nämna några. Men trots att det gått flera tusen år sedan de gamla egyptierna skapade det skriftliga språket så har inte sättet att beskriva och dokumentera förändrats. Syftet är fortfarande detsamma, att för sig själv nedteckna det man anser är viktigt att komma ihåg och som i

3 förlängningen kan ge kunskap och information åt andra. Så egentligen kan man säga att förutom att tekniken utvecklats och möjligheten att sprida sin information förbättras så är grunden till dokumentering fortfarande densamma som för flera tusen år sedan. Nationalencyklopedin definierar ordet dokument som en akthandling, urkund, skriftlig handling eller redogörelse. Ordet härstammar från latinets docume ntum som betyder som betyder just urkund, vilket till exempel kan vara något man hämtar lärdom ur. Och att dokumentera betyder att styrka, bekräfta eller bevisa med hjälp av dokument. Dokumenthantering blir då följaktligen den process där man ta hand om, arkiverar och möjliggör åtkomst för dokumenten så att man i framtiden skall kunna gå tillbaka och se över vad som tidigare sagts eller bestämts. Men trots att människan i stort sett alltid har dokumenterat så är det inte så enkelt som det kanske låter. Ett dokuments främsta uppgift är att med få och enkla ord beskriva en händelse eller en verksamhet klart och koncist. Problemet är dock att det är en människa som skall stå för denna beskrivning. Bara för att man själv förstår det man skriver så innebär inte det att läsaren gör det. Så det är otroligt viktigt att när man dokumenterar hela tiden eftersträvar att läsaren, oavsett vem det är, skall förstå texten. Ett dokument som missuppfattas eller som kan missförstås lever inte upp till sitt syfte som informationsbärare. Själva förmågan att beskriva är inte en självklarhet utan är något som man kan och bör träna upp. De inom en organisation som har hand om dokumentering måste därför få utbildning och träning. Men för de som inte har en utbildning inom området så kan som utgångspunkt ha Baltarsar Gracian visdomsord i bakhuvudet: Man bör gripa sig an en lätt sak som om den vore svår och en svår sak som om den vore lätt. Man skall alltså inte försöka beskriva en enkel sak för enkelt och på samma sätt skall man försöka förenkla mer komplicerade saker för att öka förståelsen hos läsaren. Problemet ligger däremot oftast inte i att mottagaren inte förstår det som är beskrivet, utan att beskrivningen får en alldeles för stor omfattning. Med dagens teknik kan man lätt sväva ut och utan vidare skriva många sidor text. Beskrivningen må vara utomordentlig och informationen går fram men att lyckas fånga samma information och innehåll på ett fåtal sidor är en ren konst. Genom att minska omfattningen av beskrivningen utan att tappa information ger ett bättre resultat och är mycket lönsamt. Det säger ju sig självt att det tar betydligt mycket

4 mindre tid att både skriva och läsa två sidor istället för 30. Och tid är ju pengar som bekant. MEN VAD ÄR DET SOM MAN BÖR BESKRIVA? Det är i första hand ens egna behov och kundernas önskemål som avgör hur man beskriver, i vilken omfattning, vilken detaljeringsgrad samt vilket val av media man väljer. Man bör ha som huvudregel att beskrivningarna skall återge verkligheten så att de kan användas för den övergripande styrningen och planeringen men även för administrationen av alla aktiviteter som påverkar kvaliteten. I ett företag eller en organisation så påverkar alla aktiviteter egentligen kvaliteten mer eller mindre, detta gäller inte minst en produktutvecklingsprocess. Varje företag måste själva bestämma vad som bör beskrivas. Det finns inga regler vilken detaljeringsgrad man skall använda sig av. Den bör istället väljas med utgångspunkt från ens egna behov av styrning. Behoven avser följande: Ansvarsförhållanden Befogenheter Samarbetsförhållanden mellan medarbetare som o Leder o Utför o Verifierar arbetet Nödvändiga styrmedel för att effekterna skall bli vad som avsetts Man kan med fördel se till att beskrivningarna sker någorlunda enhetligt genom hela organisationen för att förenkla och öka förståelsen. En annan viktigt del är att använda ett skriv- och bildspråk som är avsett för användarna. För syftet med dokumentation är onekligen egoistiskt. Det är nämligen så att de beskrivningar som behövs för att leda, driva, utföra, kontrollera, följa upp och förbättra sin egen verksamhet är de som anses nödvändiga. Och med tanke på att all utveckling, även produktutveckling, till slut alltid är till för ens egen verksamhets fortsatta konkurrenskraft, så är det de egna behoven som styr. Att dessutom kunders och även andra intressenters önskemål är av oerhört stor vikt för den egna verksamhetens fortsatta existens så är det otvivelaktigt de egna behoven som styr vad som skall dokumenteras.

5 SIS ForumCenter ger i sin publikation, Effektiv dokumentation, ett par konkreta tips på frågor som man bör ställa till sig själv, sina medarbetare eller sina kunder: o Vilken information är nödvändig för just den här rutinen eller processen? (För att visa hur den går till, ansvarsförhållanden, verifiering mm) o Vilka hjälpmedel är nödvändiga eller underlättar arbetet? (Instruktioner, checklistor, blanketter, användarmanualer mm) o Vilka dokumenterade resultat måste vi lämna som visar vad som har beslutats eller inträffat? (Redovisande dokument) o Vilken nytta har vi av dokumenten och hur ser det mest lämpliga beskrivningssättet ut? Man skall alltså alltid se till sin egen vinning. Om till exempel en instruktion eller checklista underlättar arbetet så skall man givetvis ta fram en sådan. Om däremot alla medarbetare som genomför en aktivitet gör det med en sådan frekvens att den finns i deras minnen så är en sådan beskrivning överflödig. Ser man till ett produktutvecklingsarbete så kan man fatta många empiriska beslut om erfarenheten finns inom gruppen. Då behöver man helt enkelt inte utföra alla steg i produktutvecklingsprocessen lika grundligt. Man måste dock vara på sin vakt och hålla ögon och öron öppna för vad som sker i sin omvärld så att man inte förlitar sig på gammal kunskap. Man får dock för allt i världen inte glömma bort att beakta vad som gäller för nyanställning eller nya medarbetare i en produktutvecklingsgrupp. Det är viktigt att begrunda hur ofta man nyanställer, vilka program det finns för de nyanställda, vilken dokumentation som behövs samt hur kunskapen och informationen överförs från dem som besitter den. Men även vad som händer om någon försvinner och tar med sig kunskap från verksamheten? Återigen är allt detta för verksamhetens egen vinning. DET VIKTIGASTE ÄR INTE ATT VINNA Eller som jag själv brukar säga, att det viktigaste är att vi är vänner, hör absolut inte hit. I alla processer, organisationer, verksamheter mm. är det resultatet som räknas och inget annat. Beskrivningar är ett hjälpmedel att uppnå sina mål och åstadkomma resultat. För att kunna driva verksamhet eller process på ett optimalt sätt måste därför beskrivningarna fungera som en tillgång och inte en belastning. Precis som med mycket annat så är förberedelserna när man skall beskriva oerhört viktiga. Den tid som man lägger ner på att förbereda sig noggrant får man dessutom igen ett otal gånger om. Det finns en del faktorer som speciellt bör

6 beakta och begrunda i sina förberedelser. SIS ForumCenter beskriver i nedanstående figur vilka dessa faktorer är och hur de hör ihop. Tillämpa processynen Välj lämplig detaljeringsgrad Se helheten Bryt ner den i delar Gå därefter tillbaka till helheten Arrangera dokumenten enkelt och överskådligt Analysera företagets Språkbruk Befintliga dokumentation verklighet Att komma fram till ett system som kan anses ha en lagom omfattning av dokument bidrar inte bara till stabilitet utan även till flexibilitet i organisationen. Att man lyckas finna den rätta balansen är allt som oftast det som avgör hur mycket nytta man egentligen har av dokumentationen. Men för att finna den rätta balansen behöver man väga och vikta vissa faktorer. Man skulle kunna se det som att man i den ena vågskålen har man faktorerna kompetens och detaljer. Om det inom gruppen finns hög kompetens behövs kanske inte en lika hög detaljeringsgrad. Som motvikt i den andra vågskålen har man risker och komplexitet. Vid riskanalyser så utreder man olika men sannolika konsekvenser. Ett till synes lite fel kan få stora konsekvenser vilket kan medföra att aktiviteterna trots att medarbetarna besitter hög kompetens ändå måste detaljstyras. Om man dessutom väger in komplexiteten så påverkar det förhållandet mellan kompetens och detaljer.

7 PROCESSER, PROCESSER, PROCESSER STÄNDIGT DESSA PROCESSER. Processer är ett grundläggande begrepp i all form at verksamhetsutveckling. All verksamhet som sker i en verksamhet sker i nämligen i processform. För att ge en tydligare bild av vad ordet process innebär så förklarar SS-ISO 8402 Kvalitetsledning och kvalitetssäkring Terminologi det på ett bra sätt: uppsättning av resurser och aktiviteter som är kopplade till varandra och som omvandlar insats till utfall Sätt ur det här perspektivet så är ju egentligen allt vi företar oss en process. Det kan låta lite underligt men för att bara nämna några exempel: Hungrig Äter Mätt Insats Aktivitet Utfall eller Trött Sover Utvilad Insats Aktivitet Utfall Det är inte så underligt trots allt när man tänker efter. Man brukar tala om att en process är som en maskin där man, likt en matematisk funktion, stoppar in ett X- värde och får ut ett Y-värde. Där insatsen genom en aktivitet tillförs någon form av värde vilket blir utfallet. Det sker en form av förädling. En av dessa processer kan vara kan vara att dokumentera dokumenteringsprocessen. I det fallet så är insatsen behov av att beskriva, aktiviteten beskriva och utfallet beskrivning. Utfallet blir här information som materialiseras i någon för ändamålet lämplig form. Det kan till exempel antingen vara som text eller illustrationer på papper eller i elektronisk, magnetisk eller optisk form. Det är själva kombinationen av information (innehållet) och informationsbärare (pappret eller datasystemet) som man brukar benämna dokument. Dokumentationsprocessen skulle jag vilja säga är en ständigt pågående process som genomförs kontinuerligt, inte minst i en produktutvecklingsprocess.

8 OCH SEN DÅ? HUR BÖR MAN SKRIVA ETT DOKUMENT? I en process är det en fördel om man använder ett systematiskt språkbruk i sin beskrivning. Indelat i ordklasser brukar man uttrycka aktiviteter som ett verb, exempelvis informera, beslutsdiskussion eller analysera. Däremot är ett utfall ett substantiv likt broschyr, beslut eller analys. Man kan även uttrycka egenskaper för sitt utfall med hjälp av adjektiv, till exempel säljande broschyr, enhälligt beslut eller semantiskt analys. Man kan utöver detta också uttrycka och mäta egenskaper med storlek eller storhetsvärden i exempelvis cm, kr, minuter eller via kvalitativa mått (icke numeriska) till exempel god kvalitet, hög hållfasthet eller kubisk design. Om man ser det hela ur ett produktutvecklingsperspektiv så är själva utvecklingsarbetet en huvudprocess som delas in i flera delprocesser. Inte sällan blir utfallet från den ena processen insatsen för den nästkommande processen. Idé Konceptgenrering Val av koncept Design & konstr. Etc. Färdig produkt Insats Aktiviteter Utfall Olika koncept framtagna Valt koncept Utfall/Insats Ritningsunderlag Ovan ser vi en förenklad modell av hur det kan se ut i en produktutvecklingsprocess. I exemplet visas bland annat hur utfallet av konceptgenereringen blir insatsen för konceptvalet. På det här viset fortsätter det genom hela processen i stort sett. Dokumentationens roll i denna process är av yttersta vikt. Varje process måste dokumenteras på ett eller annat sätt för att informationen skall kunna kommuniceras och behandlas i nästa delprocess. Det finns viss information som inte alltid finns nedskriven eller på annat sätt lagrad på något media. Det kan röra sig om information som finns i de berörda medarbetarnas minnen såsom muntliga avtal, instruktioner eller rutiner. Det kan vara en fördel i vissa sammanhang då man alltid snabbt har tillgång till informationen. Är man erfaren och arbetar med erfarna produktutvecklare kan det fungera till viss del. Men generellt för en produktutvecklingsprocess bör man

9 dokumentera alla delprocesser så att man kan kommunicera sina idéer och tankar till sina medarbetare på ett effektivt sätt samt gå tillbaka om det skulle visa sig att det inte fungerat som man tänkt. ÄR DOKUMENT VERKLIGEN RÄTT BENÄMNING? En sak som slår mig hårdare och hårdare för var gång jag ser ordet dokument i olika sammanhang är dess vidd. Man drar lätt all dokumentation över en kam. Men det är ju så mycket mer än bara ett papper eller en datafil. Generellt kan man dock säga att det finns fyra stycken huvudgrupper av dokument som alla har olika primärsyften, vilka är: Dokument Beskrivning Protokoll Instruktion Meddelande Syfte Beskriva Registrera Instruera Kommunicera Att beskriva något har jag tidigare sagt i teorin är detsamma som att dokumentera något. Det står jag fast vid då beskrivning är det grundläggande elementet för all dokumentation. Syftet med en beskrivning är att i ett lämpligt media, på ett enkelt sett teckna ner hur man gör, med avsikt att visa upp för antingen interna eller externa intressenter. Omfattningen och detaljeringsgraden kan variera från fall till fall och beror på vem som skall se läsa och vilka önskemål de olika intressenterna har. Om beskrivningen bara berör medarbetare i en liten grupp kanske inte omfattningen behöver vara lika stor som för om externa intressenter ska läsa det såsom kunder eller i vissa fall även myndigheter. Syftet med att registrera information är för att man skall kunna visa för alla intressenter vad som man har gjort och vad som har hänt. Den här typen av dokument kallar man för redovisande dokument och kan till exempel vara mötesprotokoll, analyser, ifyllda checklistor, mätningsresultat mm. Informationen som man registrerar är viktigt på så sätt att man kan gå tillbaka och spåra vad som har hänt var och när. En instruktion kan man tycka vara detsamma som en beskrivning men skillnaden är att en instruktion skall vara ett instrument för utbildning. Dessutom skall en instruktion ge behövlig information för en arbetsoperation så att den som utför operationen gör det på ett korrekt sätt. Det är viktigt att en instruktion är lätt att

10 förstå och att risken för missuppfattning är minimal, instruktionen skall vara ett hjälpmedel i arbetet. God kommunikation är oerhört viktigt i alla verksamheter. Det man måste tänka på är att informationen man vill förmedla når de som berörs utav den. Det gäller att man har en fungerande kommunikationsprocess som säkerställer att den avsedda mottagaren får informationen. Att kommunicera information kan man göra med hjälp av allt från en liten notis till en stor utredning. Det som man måste göra i alla fall är att analysera vilka som skall delges informationen och sedan se till att den kommer fram till rätt personer. Gemensamt för alla ovanstående typer av dokument är att man skall välja omfattning och detaljeringsgrad på basis utifrån intressenternas behov. HUR SKALL MAN HANTERA ALLA DESSA DOKUMENT? Det spelar ingen roll om man har varit noga i sitt sätt att dokumentera om man inte kan hantera dokumentationen. Det är dock lätt hänt att man skapar en onödig byråkrati för den här hanteringen vilket bara är tidskrävande. Enkelhet skall vara ett ledord när man bygger upp sin systematik för dokumenthantering. Man ha full kontroll var och hur man lagrar informationen. Alla dokument måste dock inte lagras på samma sätt. Givetvis är det viktigt att man har ordning och reda bland sina dokument men det är särskilt viktigt för externa dokument så som lagar och regler från myndigheter, order från kund, ritningar från leverantörer mm. Om man skulle missa att ta hand om ett externt dokument eller om inte alla berörda nås av informationen kan det få konsekvenser som kan vara mycket kostsamma. Interna dokument som är styrande eller specificerande måste självklart också nå fram till berörda personer, här är det dessutom viktigt att man har ett system som förhindrar att man använder ogiltiga dokument. VAD SKALL HÄNDA MED ETT DOKUMENT När ett dokument har skapats räcker det inte att arkivera det i pärm och tro att allt löser sig. Man måste förvalta dokumentet för som jag har sagt tidigare så skall ett dokument vara en tillgång och ett hjälpmedel i arbetet. I en produktutvecklingsgrupp, precis som i alla andra typer av projekt, är det en fördel om man har en person som är dokumentansvarig. En person som ansvarar för förvaring och hantering av dokumenten. Alla dokument som på ett eller annat sätt berör projektet bör vara samlat på ett och samma ställe. Förvaring kan både vara analog och digital beroende på vilket media man har valt att lagra informationen på. Dokumenten skall vara lättillgängliga för alla berörda person samtidigt som

11 det är viktigt att informationen inte sprids till person som inte berörs av den. I en del projekt kan det vara känsligt om informationen når personer som inte skall ha tillgång till den. I ett produktutvecklingsprojekt kan det vara extra känsligt om ens planer läcker ut till konkurrerande företag. För att underlätta hantering av dokument så finns det vissa steg som man bör gå genom. 1. Sortering och indexering Som jag tidigare sa så skall man ha alla dokument samlade på ett och samma ställe. I en del projekt kan det lätt bli en stor mängd dokument och för att lättare kunna hitta just det specifika dokumentet man letar efter så bör man sortera och indexera sina dokument. Det vanligaste vid analog dokumentförvaring är att man brukar göra en kapitelindelning eller ett register. Datorbaserade dokument indexerar man oftast som ett övergripande bibliotek av mappar som innehåller olika filer. När man sorterar sina dokument skall man det efter logisk tillhörighet. Man kan med fördel använda sig av underkapitel för att det skall bli ännu lättare att hitta det man söker. Det gäller att man hittar en balans och inte överdriver så att alla dokument har sitt egna underkapitel. 2. Identitet Ett dokument måste ha sin egna unika identitet för att förhindra att dokument förväxlas med varandra. Identiteten gör att alla berörda personer vet exakt vilket dokument man talar om. Att två dokument har två samma identitet får helt enkelt inte hända. Ett dokument identitet skall vara enkel och entydig. Här är det bra med lite byråkrati för att underlätta. Identifikationen kan se lite olika ut men det viktigaste är att enkel och fungerar. För analoga dokument kan man göra det enkelt för sig genom att skapa ett standardiserat sidhuvud eller motsvarande som man alltid använder och fyller i. För datorlagrade dokument är det ju filnamnet som syns i biblioteken och då är det viktigt att man har tydliga rutiner för hur man döper dokumenten. Det kan utöver namnet på dokumentet kan det vara bra att ange författaren av dokumentet så att läsaren direkt kan kontakt den samma om det uppstår några otydligheter. Har man flera produktutvecklingsprojekt igång samtidigt är det viktigt att man identifierar dokumenten så att man direkt kan se att det berör avsett projekt. Om man döper två dokument med samma benämning för två olika projekt finns risken att man blandar ihop både dokument och projekt.

12 3. Aktualitet På alla dokument måste det finnas något som talar om huruvida dokumentet är aktuellt. Dokumentet måste ge läsaren information om dess status när det gäller tidsmässig giltighet. Här är det viktigt att man har tydliga rutiner för hur man säkerställer att användning av inaktuella dokument inte sker. Ett inaktuellt dokument är ett ogiltigt dokument och det kan få väldigt stora konsekvenser. Vad skulle till exempel hända om en läkare tittar på gamla inaktuella röntgenbilder? Förmodligen skulle han ställa fel diagnos och patienten skulle inte få den vård han eller hon behöver. För att säkerställa det kan man i sidhuvudet eller på annat lämpligt ställe ange datum som talar om från när dokumentet är giltigt. Man kan dessutom ange vilken utgåva som talar om ifall det är den aktuella versionen. 4. Distribution För samtliga dokument skall man utreda vilka som ska ha tillgång till dokumentet och se till att säkerställa att de verkligen har det. När man utreder vem eller vilka som verkligan skall ha tillgång till dokumenten är den viktigaste frågan: Vilka måste ha tillgång för att erhålla informationen och på så sätt kunna dra nytta av eller tillämpa den i sitt arbete. Det allra enklaste är ju att ge alla tillgång till alla dokument, på så sätt för alla all information och ingen går miste om något. Men riktigt så enkelt som det låter är det dock inte. Människans förmåga att ta in och bearbeta information är nämligen begränsad och det kan då istället få motsatt effekt. Att ingen tar till sig någon information alls. Därför är det viktigt att man utreder vem som skall ha tillgång till vad. Själva distributionen kan idag ske på en rad olika sätt. Det kan vara genom internpost, externpost, personlig överlämning, fax, , nätverk etc. Datorbaserade dokument är lättare att distribuera så man på ett snabbt och enkelt sätt kan ge person tillgång till avsedda dokument. Man måste dock se till att man har hög säkerhet så att inga obehöriga kan ta sig in och ta del av konfidentiell information. Lika många sätt att distribuera dokumenten på finns det sätt att säkerställa att de kommit fram till rätt person. Det ansvaret ligger på utgivaren, han/hon kan till exempel skicka med en dokumentföljesedel som sedan skickas tillbaka, ringa mottagare som får bekräfta att dokumentet kommit fram, begära en leveransrapport från mottagare mm.

13 5. Förvaring Man skall klart och tydligt redogöra för hur och under vilka förhållanden man skall förvara dokumenten. Dokument skall förvaras på ett sådant sätt att det inte riskerar att förstöras eller skadas. Det skall även finnas rutiner för hur man hanterar dokument som inte alla skall ha tillgång till. I ett datorbaserat bibliotek är det enkelt att neka åtkomst till de filer som man inte har tillgång till. Här kan man även ge person begränsad åtkomst som till exempel read-only så att obehöriga inte kan ändra eller radera dokumenten men ändå läsa och ta del av innehållet. För förvaring av dokument är tillgängligheten det viktigaste. En behörig person skall aldrig behöva leta länge efter ett dokument som han/hon har tillgång till. Och man skall absolut inte behöva leta genom en annan medarbetares pärmar eller dokumentskåp. Alla dokument som på ett eller annat sätt berör projektet eller processen skall finnas samlat på ett och samma ställe, sorterade och indexerade. Ingen vill slösa bort tid på att leta efter ett dokument, det är ungefär lika kul för att inte tala om effektivt som att stå och vänta på bussen. Vissa originaldokument får bara inte förstöras och skall av den anledningen förvaras på ett så säkert ställe som möjligt. Det är inte ovanligt att man förvarar säkerhetskopior på en annan geografisk plats där risken för att dokumenten förstörs är minimal. SPS ForumCenter tar i sin publikation, Dokumentstyrning information på rätt ställe, upp fem stycken förvaringsklasser där klass ett har högst säkerhet och klass fem längst: Klass 1: Brandsäkert eller inbrottssäkert. Klass 2: Original och kopior förvaras i två skilda byggnader. Klass 3: Dokumentskåp i kontorsmiljö. Klass 4: I pärm eller motsvarande i arbetsplatsmiljö. Klass 5: Fritt i arbetsplatsmiljö.

14 På samma sätt har de klassificerat tillgängligheten för dokumenten: Klass A: Information som endast därtill behörig har tillgång till. Behörighet framgår av register. Klass B: Information som endast är till för interna intressenter. Klass C: Information som även externa intressenter har tillgång till. Klass D: Fri tillgång. Att kombinera förvaringsklass och tillgänglighetsklass och markera detta på dokumenten så kan man på ett enkelt sätt skapa rutiner så att alla kan hantera dokumenten på rätt sätt. 6. Ändring Det händer inte sällan att man reviderar sina dokument. För att det inte ska uppstå missförstånd eller förvirring är det viktigt att man rutiner för hur man hanterar ändringar. Man måste se till att verksamheten som man håller på med är dynamisk och där är en smidig systematik för hur man hanterar ändringar i dokument av stor vikt. Orsaken till ändring kan vara många och komma från alla möjliga olika intressenter. Synpunkter från medarbetare, avvikelser, kundönskemål, ny teknik, reklamationer. Mätningar är bara några få exempel. För att mottagaren av ett ändrat dokument skall förstå vad det är som har ändrat så är det bra att på ett eller annat sätt markera vad det är som har ändrat. Är det mindre ändring kan man markera de ändringar som gjorts i marginalen eller vid större ändring beskriva omfattningen i ett följemeddelande. När man gör en ändring i ett dokument är det viktigt att man även ändrar datum och utgåva så man inte riskerar förväxling. Identiteten kan dock vara densamma som innan. Efter en genomförd ändring distribuerar man dokumentet på samma sätt som om det vore ett nytt dokument med den skillnaden att man tydligt visar att det är en ändring och vad som har ändrats. Allt för att minimera risken för att det uppstår några tveksamheter hos mottagaren. 7. Gallring Dokument som är inaktuella får inte finnas eftersom de inte längre gäller. Det är viktigt att man gallrar bort inaktuella dokument för att förhindra att de används. Man behöver inte nödvändigtvis förstöra alla inaktuella dokument bara för att man har gjort en ändring. I vissa fall kan det vara bra att spara dokumenten för att ha tillgång till dokumenthistoriken i en

15 process. Här är det viktigt att man tydligt markerar de dokumenten med att det ej längre är giltigt och gärna förvarar ogiltiga dokument i en särskild pärm eller liknande. Precis som i de tidigare stegen så är det även här viktigt att ha tydliga rutiner för hur gallringen skall gå till och framförallt hur ofta man skall gallra bland sina dokument. När man gallrar bör man vara noga med att det sker på ett säkert sätt. Man får inte gallra bort dokument som fortfarande är giltiga eller på något sätt risker att konfidentiell information läcker ut genom att man till exempel slänger dokument i papperskorgen. Det är vanligt att man inte vill göra sig av med dokument, precis som med så mycket annat här i livet, man sparar i tron på att det kan nog vara bra att ha. Dr. Lawrence J. Peter lär ha sagt: När byråkraten rensar upp i sitt arkiv tar han en kopia av varje dokument innan han förstör det. Det ligger nog mycket sanning bakom de orden. NÅGRA AVSLUTANDE ORD.. Om man ser allt ur ett rent produktutvecklingsperspektiv så ser man att i stort går det att tillämpa det mesta av det som står skrivet i denna essä. Man kan väl bortse från historiken och den biten men i övrigt så hänger allt ihop. I ett produktutvecklingsprojekt skapas det en mängd dokument och om jag ser till min egen erfarenhet av just den här typen av projekt så har man ganska dålig koll på vad som är dokumenterat. Skulle man istället strukturerat hantera alla sina dokument enligt den princip som just har beskrivits så skulle det genererar ett bättre resultat det är jag övertygad om. Det kan till en början låta omständigt och tidskrävande men börjar man arbeta i större projekt med många intressenter så är ordning och reda bland sina dokument oerhört viktigt. Om inte alla får den informationen som de skall ha kan de ju inte bistå med de idéer och den arbetskraft som de kan. Det skiljer ju sig naturligtvis från fall till fall i vilken omfattning och vilket fokus dokumenthanteringen skall ha. Det viktigaste är att man ser till sina egna behov och lägger det på den nivån som passar just för det här projektet. Jag skulle vilja säga att förhållandet mellan olika produktutvecklingsprojekt i sin helhet är detsamma som förhållandet dokumentationen i projekten. Allt skall göras men i olika stor omfattning. Det viktigaste är att man gör det enkelt för både sig själv men framför allt för den som skall läsa och ta del av informationen. Avslutningsvis så kan jag väl bara säga att

16 det gäller att våga vara egoistisk och se till sin egen vinning. Om ett dokument kan fungera som ett hjälpmedel på ett eller annat sätt så skall man ta fram det. Och i en produktutvecklingsprocess så är tiden en viktig faktor och kan man då få hjälp med att snabbare komma fram till en bra produkt som lever upp till kraven är det en självklarhet att utnyttja det. REFERENSLISTA Tryckta källor: SIS ForumCenter. (1997). Dokumentstyrning: information på rätt ställe. Falkenberg: GRAFIKA. SIS ForumCenter. (1997). Effektiv dokumentation. Falkenberg: GRAFIKA. Elektroniska källor: Nationalencyklopedin ( )

STYRNING AV DOKUMENT OCH DATA 1. SYFTE 2. OMFATTNING 3. ANSVAR / AKTUELLTHÅLLANDE 4. BESKRIVNING (5) Tore Magnusson

STYRNING AV DOKUMENT OCH DATA 1. SYFTE 2. OMFATTNING 3. ANSVAR / AKTUELLTHÅLLANDE 4. BESKRIVNING (5) Tore Magnusson 3.0 2012-11-16 1(5) STYRNING AV DOKUMENT OCH DATA 1. SYFTE Att styra hanteringen av Scandinavian Medical Swedens (Scan Med) kvalitetsdokument för att säkerställa att rätt utgåva finns hos berörda (interna

Läs mer

Produktstöd - Vägledning till dokumentationskraven i SS-EN ISO 9001:2000

Produktstöd - Vägledning till dokumentationskraven i SS-EN ISO 9001:2000 Document: STG/PS K 525SV1 Produktstöd - Vägledning till dokumentationskraven i SS-EN ISO 9001:2000 SIS, Projekt Kvalitetsledning 1 1) Introduktion Produktstöd Två av de viktigaste målsättningarna i arbetet

Läs mer

DOKUMENT HANTERING. Kungsholmsgatan Stockholm Telefon

DOKUMENT HANTERING. Kungsholmsgatan Stockholm Telefon DOKUMENT HANTERING Centuri Dokumenthantering är en färdig, användarvänlig produkt som håller ordning och reda på verksamhetsinformation såsom riktlinjer, policys, instruktioner, blanketter, formulär och

Läs mer

Min syn på optimal kommunikation i en PU-process

Min syn på optimal kommunikation i en PU-process Min syn på optimal kommunikation i en PU-process KN3060 Produktutveckling med formgivning Mälardalens högskola Anders Lindin Inledning Denna essä beskriver min syn på optimal kommunikation i en produktutvecklingsprocess.

Läs mer

Min syn på Optimal kommunikation i en PU-process

Min syn på Optimal kommunikation i en PU-process Min syn på Optimal kommunikation i en PU-process En essä i kursen Produktutveckling med formgivning, KN3060 Patrick Larsson, Mälardalens högskola, 2007-04-26 Inledning Kommunikation definieras som överföring

Läs mer

Med den här boken får du: Författaren:

Med den här boken får du: Författaren: Innehåll Kapitel Sida Inledning 5 1 Myndigheternas roll och inspektionsverksamhet 12 2 Kvalitetsarbete och kvalitetsledning 15 3 Organisationen och personal 19 4 Utveckling av medicintekniska produkter

Läs mer

Digitalt flöde eller överflöde

Digitalt flöde eller överflöde Digitalt flöde eller överflöde Föreläsning: Elektroniska system, möjligheter och fallgropar Anita Brinck, Skånes universitetssjukhus Lund Röntgenveckan Uppsala 130905 Vi hanterar en stor mängd information

Läs mer

Förklarande text till revisionsrapport Sid 1 (5)

Förklarande text till revisionsrapport Sid 1 (5) Förklarande text till revisionsrapport Sid 1 (5) Kravelementen enligt standarden ISO 14001:2004 Kap 4 Krav på miljöledningssystem 4.1 Generella krav Organisationen skall upprätta, dokumentera, införa,

Läs mer

BÄTTRE VI-KÄNSLA MED INTRANÄT

BÄTTRE VI-KÄNSLA MED INTRANÄT INTRANÄT BÄTTRE VI-KÄNSLA MED INTRANÄT TEAMENGINE INTRANÄT JOBBA ÄNNU BÄTTRE TILLSAMMANS I ett företag vill man kunna fokusera på själva arbetet och uppnå stödjer och underlättar den interna kommunikationen

Läs mer

Göteborgs universitet Intern miljörevision. Exempel på frågor vid platsbesök

Göteborgs universitet Intern miljörevision. Exempel på frågor vid platsbesök Göteborgs universitet 2007-06-26 Intern miljörevision Exempel på frågor vid platsbesök Nedan finns exempel på frågor som kan ställas vid platsbesök inom den interna miljörevisionen. Ytterligare följdfrågor

Läs mer

KVALITETS- MANUAL. Ansvarig: Jonas Danielsson. Senast reviderad: Kvalitetsmanual: 2006-10-01 Kvalitetssystemets dokumentation: 2006-09-30

KVALITETS- MANUAL. Ansvarig: Jonas Danielsson. Senast reviderad: Kvalitetsmanual: 2006-10-01 Kvalitetssystemets dokumentation: 2006-09-30 KVALITETS- MANUAL Ansvarig: Jonas Danielsson Senast reviderad: Kvalitetsmanual: 2006-10-01 Kvalitetssystemets dokumentation: 2006-09-30 B2B IT-Partner AB Box 1018, Svetsarvägen 8, 171 21 Solna Telefon

Läs mer

RUTIN FÖR PROCESSKARTLÄGGNING

RUTIN FÖR PROCESSKARTLÄGGNING 1 (5) TYP AV DOKUMENT: RUTIN BESLUTAD AV: UPPDRAGSCHEF ANTAGEN: 25 AUGUSTI 2015 ANSVARIG: KVALITETSSAMORDNARE REVIDERAS: ÅRLIGEN SENAST REVIDERAD: 7 JUNI 2016 RUTIN FÖR PROCESSKARTLÄGGNING Det här är en

Läs mer

Fem steg för bästa utvecklingssamtalet

Fem steg för bästa utvecklingssamtalet Fem steg för bästa utvecklingssamtalet Hitta drivkraften, styrkan och nå målet! Gita Bolt 2013 Copyright: airyox AB Mångfaldigande av denna skrift, helt eller delvis, är enligt lagen om upphovsrättsskydd

Läs mer

Arbeta med Individuella mål och Överenskommelser

Arbeta med Individuella mål och Överenskommelser Augusti 2011 Guide för lärare - Grundskola Arbeta med Individuella mål och Överenskommelser Denna guide beskriver hur du dokumenterar individuella mål och överenskommelser i Unikum. Här beskrivs hur du

Läs mer

Identifiera kundbehov KPP306, Produkt och processutveckling, 15hp

Identifiera kundbehov KPP306, Produkt och processutveckling, 15hp 2008 02 21 Identifiera kundbehov KPP306, Produkt och processutveckling, 15hp PM, Seminarie SEM1, 3hp Kapitel 4 Seminariegrupp 7 Författare: Robin Hellsing Robin Jarl Handledare: Rolf Lövgren Sammanfattning

Läs mer

KLARSPRÅK PÅ WEBBEN riktlinjer för webbskribenter

KLARSPRÅK PÅ WEBBEN riktlinjer för webbskribenter *Skatteverket 1(10) KLARSPRÅK PÅ WEBBEN riktlinjer för webbskribenter Våra webbtexter, liksom alla texter vi producerar för externt bruk på Skatteverket, ska vara skrivna på ett sätt som gör att läsaren

Läs mer

Vägledning för krav på dokumenterad information enligt ISO 9001:2015

Vägledning för krav på dokumenterad information enligt ISO 9001:2015 Vägledning för krav på dokumenterad information enligt ISO 9001:2015 1 Orientering Två av de viktigaste målen vid revideringen av standarderna i ISO 9000-serien var att a) utveckla förenklade standarder

Läs mer

Nadia Bednarek 2013-03-06 Politices Kandidat programmet 19920118-9280 LIU. Metod PM

Nadia Bednarek 2013-03-06 Politices Kandidat programmet 19920118-9280 LIU. Metod PM Metod PM Problem Om man tittar historiskt sätt så kan man se att Socialdemokraterna varit väldigt stora i Sverige under 1900 talet. På senare år har partiet fått minskade antal röster och det Moderata

Läs mer

Programvarutillgångars hantering från anskaffning till avveckling

Programvarutillgångars hantering från anskaffning till avveckling Koncernkontoret IT-avdelningen Datum: 2011-09-06 Dnr: Dokumentförvaltare: Catarina Lydahl Koncernkontoret, IT-avdelningen Dokumentets status: Beslutat Dokumentid: Programvarutillgångars hantering från

Läs mer

Höj din status. Copyright SIPU Arkivkonsult

Höj din status. Copyright SIPU Arkivkonsult Höj din status Registrator controller - strateg Registrator Ta emot och öppna post på alla medier Registrera, göra handlingar sökbara Avsluta ärenden och i diariet Ge administrativt stöd internt Serva

Läs mer

Instruktion. Genomförande av beslutande åtgärder/uppföljning.

Instruktion. Genomförande av beslutande åtgärder/uppföljning. Instruktion 1. Medarbetarsamtalet Medarbetarsamtalet hålls minst en gång per år med samtliga anställda. Samtalet förbereds och genomförs enligt bilagorna 1-5 (ingår i detta dokument). Dokumentationen av

Läs mer

Elevernas uppfattningar om alltmer digitaliserad undervisning

Elevernas uppfattningar om alltmer digitaliserad undervisning Resultat Elevernas uppfattningar om alltmer digitaliserad undervisning Fråga 1 Mycket inspirerande (6) till mycket tråkigt (1) att arbeta med etologisidan Uppfattas som mycket inspirerande eller inspirerande

Läs mer

BLI VÄN MED DIN DATOR ENHETER MAPPAR FILER

BLI VÄN MED DIN DATOR ENHETER MAPPAR FILER BLI VÄN MED DIN DATOR ENHETER MAPPAR FILER Innehållsförteckning ENHETER...2 MAPPAR...2 VISNINGSLÄGEN...3 SORTERING...4 MAPPAR OCH FILER...5 FILNAMN...6 FILTILLÄGG...6 FILHANTERING KOPIERA FLYTTA BYTA NAMN

Läs mer

KVALITETSLEDNINGSSYSTEM

KVALITETSLEDNINGSSYSTEM KVALITETSLEDNINGSSYSTEM Bröderna Näslund Byggare AB Revision A 2009-02-30 Revision B 2012-04-03 INNEHÅLL KVALITETSPOLICY 3 ORGANISATION OCH LEDARSKAP 3 Allmänt 3 Organisation 3 Kvalitetssystem 3 Intern

Läs mer

Processer och processkartläggning

Processer och processkartläggning Processer och processkartläggning Process. Om processbegreppet och processkartläggning. Detta innefattar hur man indelar verksamheten i olika typer av processer, gränssnitt mellan processer, ledning av

Läs mer

Skapa mapp. * Gör så här: Det finns många sätt att skapa mappar, men det enklaste sättet brukar vara följande.

Skapa mapp. * Gör så här: Det finns många sätt att skapa mappar, men det enklaste sättet brukar vara följande. Ideell IT-förening där äldre lär äldre Skapa mapp Det finns många sätt att skapa mappar, men det enklaste sättet brukar vara följande. * Gör så här: 1. Se till att du befinner dig på den plats i datorn

Läs mer

Introduktion. Ingår som en del i Handbok i kriskommunikation

Introduktion. Ingår som en del i Handbok i kriskommunikation Introduktion Ingår som en del i Handbok i kriskommunikation Handbok i Kriskommunikation Introduktion Innehåll Förord Vad är en kris? Vad innebär kriskommunikation? Sanningen finns hos mottagaren Medierna

Läs mer

Riktlinjer för samtal med medarbetare beträffande loggranskning

Riktlinjer för samtal med medarbetare beträffande loggranskning Dokumenthistorik Utgåva nr Giltig fr o m Giltig t o m Kommentar till ny utgåva Godkänd av (titel, namn, datum ) 6 2013-09-01 Mindre justering av dokumentet 5 2013-02-01 Mindre justering av dokumentet och

Läs mer

Neuropsykiatrisk funktionsnedsättning att förstå och ta sig förbi osynliga hinder

Neuropsykiatrisk funktionsnedsättning att förstå och ta sig förbi osynliga hinder Neuropsykiatrisk funktionsnedsättning att förstå och ta sig förbi osynliga hinder DIANA LORENZ K U R A T O R, N E U R O L O G K L I N I K E N K A R O L I N S K A U N I V E R S I T E T S S J U K H U S d

Läs mer

Anvisningar till rapporter i psykologi på B-nivå

Anvisningar till rapporter i psykologi på B-nivå Anvisningar till rapporter i psykologi på B-nivå En rapport i psykologi är det enklaste formatet för att rapportera en vetenskaplig undersökning inom psykologins forskningsfält. Något som kännetecknar

Läs mer

Posthantering och annan överföring av sekretessbelagd och integritetskänslig information

Posthantering och annan överföring av sekretessbelagd och integritetskänslig information Koncernkontoret Enheten för informationssäkerhet informationssakerhet@skane.se Datum: 2012-11-05 Dnr: Dokumentförvaltare: Enheten för informationssäkerhet Koncernkontoret Dokumentets status: Beslutat Dokumentid:

Läs mer

Processinriktning i ISO 9001:2015

Processinriktning i ISO 9001:2015 Processinriktning i ISO 9001:2015 Syftet med detta dokument Syftet med detta dokument är att förklara processinriktning i ISO 9001:2015. Processinriktning kan tillämpas på alla organisationer och alla

Läs mer

Adobe Acrobat 7.0. Få jobbet gjort med kraftfulla intelligenta dokument

Adobe Acrobat 7.0. Få jobbet gjort med kraftfulla intelligenta dokument Adobe Acrobat 7.0 Få jobbet gjort med kraftfulla intelligenta dokument Adobe Acrobat 7.0 Professional Adobe Acrobat 7.0 Standard Adobe Acrobat Elements Adobe Acrobat 7.0 Programmen i Adobe Acrobat-familjen

Läs mer

HANDLEDNING INFÖR UTVECKLINGSSAMTALET

HANDLEDNING INFÖR UTVECKLINGSSAMTALET HANDLEDNING INFÖR UTVECKLINGSSAMTALET Utvecklingssamtalet är en årlig strukturerad dialog mellan chef och medarbetare med fokus på medarbetarens arbetsuppgifter, uppdrag, arbetsmiljö och kompetensutveckling.

Läs mer

Grunder. Grafiktyper. Vektorgrafik

Grunder. Grafiktyper. Vektorgrafik 2 Grunder All vår början bliver svår eller hur det nu brukar heta, och detta är något som gäller även Flash. För den som är ovan vid Flash gäller det säkert extra mycket, då det kan vara knepigt att förstå

Läs mer

Välkommen till en enklare värld!

Välkommen till en enklare värld! Välkommen till en enklare värld! ) Kort om Byggnet Access Byggnet Access är ett modernt webbaserat system för lagring av olika dokument och ritningsrelaterad information, som behöver delas mellan olika

Läs mer

Processbeskrivning Avveckling

Processbeskrivning Avveckling ProcIT-P-021 Processbeskrivning Avveckling Lednings- och kvalitetssystem Fastställt av Sven Arvidson 2012-06-20 Innehållsförteckning 1 Inledning 3 1.1 Symboler i processbeskrivningarna 3 2 Avvecklingsprocessen

Läs mer

IBSE Ett självreflekterande(självkritiskt) verktyg för lärare. Riktlinjer för lärare

IBSE Ett självreflekterande(självkritiskt) verktyg för lärare. Riktlinjer för lärare Fibonacci / översättning från engelska IBSE Ett självreflekterande(självkritiskt) verktyg för lärare Riktlinjer för lärare Vad är det? Detta verktyg för självutvärdering sätter upp kriterier som gör det

Läs mer

Datagrund Vista. Grundläggande filhantering

Datagrund Vista. Grundläggande filhantering Datagrund Vista Grundläggande filhantering 1 Datagrund Vista Mer Windows, bilder och filhantering Det här materialet är avsett för den som genomgått de första två kurserna i Datagrund för Vista. Författare

Läs mer

Introduktion till logik

Introduktion till logik Introduktion till logik Av Johan Johansson Johan.johansson@guldstadsgymnasiet.se Logik sägs som många andra saker komma från de grekiska filosoferna, och ordet kommer också därifrån. Grekerna kallade det

Läs mer

Krav: * Filen MpUpdate.exe får inte köras när du startar denna uppdatering.

Krav: * Filen MpUpdate.exe får inte köras när du startar denna uppdatering. Uppdatera Mobilus Professional till version 2.0.1 Krav: * Filen MpUpdate.exe får inte köras när du startar denna uppdatering. * Filen MP.exe (Mobilus programmet) får inte användas* under tiden uppdateringen

Läs mer

Hur kan man uppnå tillståndet där Lean/Verksamhetsutveckling är en naturlig del av tillvaron?

Hur kan man uppnå tillståndet där Lean/Verksamhetsutveckling är en naturlig del av tillvaron? Hur kan man uppnå tillståndet där Lean/Verksamhetsutveckling är en naturlig del av tillvaron? Av Ronny Brandqvist Sida 1 av 19 Lean är INTE ett statiskt tillstånd Sida 2 av 19 Hur kan det se ut? Attityder,

Läs mer

SIS HB 333 Processer

SIS HB 333 Processer SIS HB 333 Processer effektivisera och förbättra din verksamhet 1 2010 SIS Förlag AB SIS HB 333, Processer effektivisera och förbättra din verksamhet Författare Gerhard Persson Redaktör Joachim Bowin ISBN

Läs mer

Handledning och checklista för klarspråk

Handledning och checklista för klarspråk Handledning och checklista för klarspråk i Brottsofferjouren 2015-02-24 Innehåll Vad är klarspråk?... 2 Varför ska vi skriva klarspråk?... 2 Hur du kan använda checklistan... 2 Innan du börjar skriva...

Läs mer

Kursutvärdering psykiatrikurs jan-feb 2007, 5 halvdagar

Kursutvärdering psykiatrikurs jan-feb 2007, 5 halvdagar Kursutvärdering psykiatrikurs jan-feb 2007, 5 halvdagar Jag vore tacksam om Du ville ta ett par minuter till att fylla i denna anonyma kursutvärdering. Syftet är dels att få idéer om hur jag kan förbättra

Läs mer

ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR

ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 1, 2013-02-08 INNEHÅLL Inledning... 3 Kontorsdokument... 3 E-postmeddelanden...

Läs mer

Kontrollhandbok - utföra offentlig livsmedelskontroll. FÖRDJUPNING HACCP-principerna

Kontrollhandbok - utföra offentlig livsmedelskontroll. FÖRDJUPNING HACCP-principerna Kontrollhandbok - utföra offentlig livsmedelskontroll FÖRDJUPNING HACCP-principerna De sju HACCP-principerna Här följer en genomgång av de sju HACCP-principerna som finns angivna i lagstiftningen 1. Alla

Läs mer

Handledning för presskommunikation

Handledning för presskommunikation Handledning för presskommunikation INLEDNING Du har säkert hört den gamla klyschan syns du inte så finns du inte. Det är givetvis ett lite tillspetsat budskap, men faktum är att det ligger ganska mycket

Läs mer

Konsten att få ordning och reda i sitt arkiv. Några råd i skötsel av föreningshandlingar

Konsten att få ordning och reda i sitt arkiv. Några råd i skötsel av föreningshandlingar Konsten att få ordning och reda i sitt arkiv Några råd i skötsel av föreningshandlingar 1 2 I dagens samhälle översköljs vi dagligen av information från alla håll - från medier, myndigheter, organisationer

Läs mer

Konsten att få ordning och reda i sitt arkiv

Konsten att få ordning och reda i sitt arkiv Konsten att få ordning och reda i sitt arkiv Några råd i skötsel av föreningshandlingar Sundsvalls kommuntryckeri, 2008 Ordning och reda Dagligen översköljs vi av information från alla håll - från medier,

Läs mer

Dataintrång - åtgärder vid misstanke om olovlig åtkomst

Dataintrång - åtgärder vid misstanke om olovlig åtkomst Koncernkontoret Enheten för informationssäkerhet informationssakerhet@skane.se Datum: 2013-10-09 Dnr: Dokumentförvaltare: Enheten för informationssäkerhet Koncernkontoret Dokumentets status: Beslutad Dokumentid:

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler

Läs mer

tankar för dig som överväger aktivitetsbaserat arbetssätt. Till aktivitetsbaserat kontor Nu finns inte många cellkontor kvar.

tankar för dig som överväger aktivitetsbaserat arbetssätt. Till aktivitetsbaserat kontor Nu finns inte många cellkontor kvar. 12 Till aktivitetsbaserat kontor Nu finns inte många cellkontor kvar. Den dominerande modellen är öppna landskap som i de flesta fall skapats för att reducera kostnader, men det öppna kontoret ger också

Läs mer

Digital arkivering och historiklagring. 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik

Digital arkivering och historiklagring. 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik Digital arkivering och historiklagring 2010-12-06 Anastasia Pettersson och Anders Kölevik Generella principer för arkivering Informationsbärare: Analogt (papper) Digitalt (ettor och nollor på t ex ett

Läs mer

Riktlinjer för Försäkringskassans begreppskatalog

Riktlinjer för Försäkringskassans begreppskatalog Försäkringsprocesser RIKTLINJER 2010-01-15 Ändringsdatum Serienummer Version 2010:01 1.0 1 (10) + Riktlinjer för Försäkringskassans begreppskatalog Försäkringsprocesser RIKTLINJER 2010-01-15 Ändringsdatum

Läs mer

Handbok kundwebb för kunder Innehållsförteckning

Handbok kundwebb för kunder Innehållsförteckning Handbok kundwebb för kunder Innehållsförteckning Handbok kundwebb för kunder... 1 Översikt... 2 Logga in... 2 Ditt ärende... 3 Hur använder du kundwebben... 3 informationsfältet... 4 Arbetsfältet... 4

Läs mer

Kort om World Wide Web (webben)

Kort om World Wide Web (webben) KAPITEL 1 Grunder I det här kapitlet ska jag gå igenom allmänt om vad Internet är och vad som krävs för att skapa en hemsida. Plus lite annat smått och gott som är bra att känna till innan vi kör igång.

Läs mer

Revisionschecklista för ISO 9001:2008. Översättning och bearbetning av SNV Audit-Checkliste für ISO 9001:2008

Revisionschecklista för ISO 9001:2008. Översättning och bearbetning av SNV Audit-Checkliste für ISO 9001:2008 Revisionschecklista för ISO 9001:2008 Översättning och bearbetning av SNV Audit-Checkliste für ISO 9001:2008 2009 SIS Förlag SIS HB 386 Revisionschecklista för ISO 9001 Originaltitel SNV Audit-Checkliste

Läs mer

Riktlinjer för social dokumentation inom äldreomsorgsavdelningen

Riktlinjer för social dokumentation inom äldreomsorgsavdelningen Omvårdnadsförvaltningen Datum 2006-10-18 Reviderad 2007-01-23 Reviderad 2009-10-14 Riktlinjer för social dokumentation inom äldreomsorgsavdelningen Genomförandeplan Syfte Syftet med en genomförandeplan

Läs mer

16 Utplåning av personuppgifter ur kvalitetsregister

16 Utplåning av personuppgifter ur kvalitetsregister Denna checklista sammanfattar vad en registerhållare bör tänka på när det gäller utplåning av personuppgifter ur ett kvalitetsregister 1 Regler för utplåning av personuppgifter a) Personuppgifter får inte

Läs mer

Talsystem Teori. Vad är talsystem? Av Johan Johansson

Talsystem Teori. Vad är talsystem? Av Johan Johansson Talsystem Teori Av Johan Johansson Vad är talsystem? Talsystem är det sätt som vi använder oss av när vi läser, räknar och skriver ner tal. Exempelvis hade romarna ett talsystem som var baserat på de romerska

Läs mer

3. Hämta och infoga bilder

3. Hämta och infoga bilder Sida 1 av 8 Lektion 1: sida 4 av 4 «Sida 3 av 4 Till kursens framsida 3. Hämta och infoga bilder Nu vet vi ju hur man sätter in text i sin sida. Men hur gör man med bilder? Det är inte svårt alls! Det

Läs mer

Introduktion av Quality Works 3.0

Introduktion av Quality Works 3.0 Introduktion av Quality Works 3.0 Den här introduktionen vägleder dig igenom de vanligaste funktionerna i Quality Works och hur man kan använda sig av programmet för att skapa en enkel manual för sitt

Läs mer

Arkiv- och informationshantering

Arkiv- och informationshantering Koncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för tillsyn och utredning Dokumentslag: Styrande Datum: 2014-10-14 Dokumenttyp: Instruktion Version: 1.0 Arkiv- och informationshantering

Läs mer

Tolkhandledning 2015-06-15

Tolkhandledning 2015-06-15 Att använda tolk Syftet med denna text är att ge konkreta råd och tips om hur tolk kan användas i både enskilda möten och i grupp. För att hitta aktuell information om vad som gäller mellan kommun och

Läs mer

UTVECKLING AV ARBETSPLATSEN

UTVECKLING AV ARBETSPLATSEN UTVECKLING AV ARBETSPLATSEN Att ha medarbetare som har kunskap och vilja att delta i arbetsplatsens förändrings- och utvecklingsarbete, är en avgörande faktor för en verksamhets framgång och utveckling.

Läs mer

Så här gör du. om du vill genomföra en framgångsrik innovationstävling

Så här gör du. om du vill genomföra en framgångsrik innovationstävling Så här gör du om du vill genomföra en framgångsrik innovationstävling Det här materialet hjälper er att planera och sätta förutsättningarna för att driva kampanjer, antingen en eller regelbundet. Ibland

Läs mer

IT-säkerhetspolicy för Landstinget Sörmland

IT-säkerhetspolicy för Landstinget Sörmland Bilaga 1, LS 115 /02 1.0 1(5) IT-säkerhetspolicy för Landstinget Sörmland Inledning Bakgrund och motiv Mål Medel Omfattning Organisation och ansvar Regelverk 1.0 2(5) Inledning Policyn är landstingsstyrelsens

Läs mer

ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler

Läs mer

Mappstruktur, filnamn och städtips

Mappstruktur, filnamn och städtips Koncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning Dokumentslag: Styrande Datum: 2016-04-26 Dokumenttyp: Anvisning Version: 1.1 Mappstruktur, filnamn och

Läs mer

Psykologförbundets rekommendationer. Hantering och förvaring av psykologiska test inom hälso- och sjukvården

Psykologförbundets rekommendationer. Hantering och förvaring av psykologiska test inom hälso- och sjukvården Psykologförbundets rekommendationer Hantering och förvaring av psykologiska test inom hälso- och sjukvården Antagna av förbundsstyrelsen 10 april 2013 Psykologiska test Ett psykologiskt test strävar efter

Läs mer

VÄLKOMMEN TILL TRIFFIQS VERKSAMHETSSYSTEM - TVS!

VÄLKOMMEN TILL TRIFFIQS VERKSAMHETSSYSTEM - TVS! VÄLKOMMEN TILL TRIFFIQS VERKSAMHETSSYSTEM - TVS! Denna presentationsslinga fungerar som en introduktion till miljö & kvalitetsledningssystemet och beskriver dess uppbyggnad. INTRODUKTION TVS står för TriffiQs

Läs mer

Instruktion Stöd för processkartläggning i ett processorienterat arbetssätt för Region Skåne. Syfte

Instruktion Stöd för processkartläggning i ett processorienterat arbetssätt för Region Skåne. Syfte Instruktion Stöd för processkartläggning i ett 1 (7) Instruktion Stöd för processkartläggning i ett processorienterat arbetssätt för Region Skåne. Syfte Denna instruktion syftar till att utgöra ett stöd

Läs mer

Tillsyn enligt personuppgiftslagen (1998:204) Behandling av känsliga personuppgifter i mobila enheter

Tillsyn enligt personuppgiftslagen (1998:204) Behandling av känsliga personuppgifter i mobila enheter Datum Diarienr 2013-05-08 646-2012 Socialnämnden i Halmstad kommun Box 230 301 06 Halmstad Tillsyn enligt personuppgiftslagen (1998:204) Behandling av känsliga personuppgifter i mobila enheter Datainspektionens

Läs mer

MODELLEN. Dokumentation Individ Struktur - Kunskap. Copyright Hockeyfabriken talangutveckling med ambition

MODELLEN. Dokumentation Individ Struktur - Kunskap. Copyright Hockeyfabriken talangutveckling med ambition DISK MODELLEN Dokumentation Individ Struktur - Kunskap 1 Hockeyfabriken - Talangutveckling med ambition INNEHÅLL DISK - Komponenterna Vad blir slutprodukten? Hur dokumenterar vi i ett enkelt verktyg? Hur

Läs mer

Kvalitetsplan Projekt: Rönnebadet

Kvalitetsplan Projekt: Rönnebadet Projekt: Rönnebadet Fastställd: 2014/12 Innehållsförteckning Kvalitetsplan Kvalitetsplan... 1 Innehållsförteckning Kvalitetsplan... 2... Error! Bookmark not defined. Kvalitets och miljöledning... 3 Organisation...

Läs mer

PersPektiv. trimma systemet och nå bättre resultat. #179 Mars 2010 ÅrGÅnG 22. ledningssystem & verksamhetsutveckling. ledningssystem Förenkla

PersPektiv. trimma systemet och nå bättre resultat. #179 Mars 2010 ÅrGÅnG 22. ledningssystem & verksamhetsutveckling. ledningssystem Förenkla PersPektiv #179 Mars 2010 ÅrGÅnG 22 ledningssystem & verksamhetsutveckling ledningssystem Förenkla trimma systemet och nå bättre resultat perspektiv ISO 9001 och Lean i samverkan perspektiv Barilla-Wasa

Läs mer

Använda SYV-spindeln

Använda SYV-spindeln 2015-02-19 Använda SYV-spindeln Instruktioner för att komma igång! 1 av 11 Komma igång! 1. Registrera en användare och logga in För att börja använda SYV-spindeln är det första du måste göra att registrera

Läs mer

Kapitel 7 Hantering av tillgångar

Kapitel 7 Hantering av tillgångar Kapitel 7 Hantering av tillgångar Information och data som skapas, inhämtas, distribueras, bearbetas och lagras i en organisation är en av dess viktigaste tillgångar. Graden av tillgänglighet, sekretess

Läs mer

Sänk kostnaderna genom a/ ställa rä/ krav och testa effektivt

Sänk kostnaderna genom a/ ställa rä/ krav och testa effektivt Sänk kostnaderna genom a/ ställa rä/ krav och testa effektivt Kravhantering / Testprocess - Agenda AGENDA Grundläggande kravhanteringsprocess. Insamling, dokumentation, prioritering, Test och förvaltning

Läs mer

BESLUT. Datum Dnr Tillämpningsanvisningar om Rätt att ta del av patientuppgifter inom Region Skåne

BESLUT. Datum Dnr Tillämpningsanvisningar om Rätt att ta del av patientuppgifter inom Region Skåne Regiondirektören Jonas Rastad +46 44 309 39 25 +46 708 46 70 67 Jonas.rastad@skane.se BESLUT Datum 2014-06-25 1 (5) Tillämpningsanvisningar om Rätt att ta del av patientuppgifter inom Följande tillämpningsanvisningar

Läs mer

ANVÄNDARMANUAL, INTERAXO

ANVÄNDARMANUAL, INTERAXO ANVÄNDARMANUAL, INTERAXO 1 VARFÖR ÄR DET OLIKA FÄRG OCH UTSEENDE PÅ MAPPARNA? Gula mappar Blå mappar Blårandiga mappar Enkla mappar som man känner igen från Utforskaren. En gul mapp kan innehålla undermappar

Läs mer

Arkivering av webbplatser några anvisningar

Arkivering av webbplatser några anvisningar Arkivering av webbplatser några anvisningar Sammanfattning Webbplatsen för en organisation är ett fönster ut mot både medlemmar och allmänhet, ett sätt på vilket organisationen presenterar sig för omvärlden,

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

Orienteringsteknik. Steg 1: Att förstå kartans symboler. Steg 2: Att förstå kompassen. Steg 3: Att förstå kartan. Steg 4: Koncentration.

Orienteringsteknik. Steg 1: Att förstå kartans symboler. Steg 2: Att förstå kompassen. Steg 3: Att förstå kartan. Steg 4: Koncentration. Orienteringsteknik Orientering är egentligen världens enklaste sport. Man får facit redan vid start och får kolla på det hur ofta man vill under hela loppet. Trots detta har majoriteten av orienterarna

Läs mer

VI ÄR WMD - THE WORKFLOW COMPANY Nordens ledande workflow specialister inom SAP Helt enkelt!

VI ÄR WMD - THE WORKFLOW COMPANY Nordens ledande workflow specialister inom SAP Helt enkelt! VI ÄR WMD - THE WORKFLOW COMPANY Nordens ledande workflow specialister inom SAP Helt enkelt! Det handlar om att spara tid, få överblick, förenkla arbetsprocesser, utnyttja resurser och i slutändan handlar

Läs mer

Matematik 92MA41 (15hp) Vladimir Tkatjev

Matematik 92MA41 (15hp) Vladimir Tkatjev Matematik 92MA41 (15hp) Vladimir Tkatjev Med anledning av de nya kursplanerna har Strävorna reviderats. Formen, en matris med rutor, är densamma men istället för att som tidigare anknyta till mål att sträva

Läs mer

BILAGA 3 Tillitsramverk Version: 1.3

BILAGA 3 Tillitsramverk Version: 1.3 BILAGA 3 Tillitsramverk Version: 1.3 Innehåll Allmänt... 2 A. Generella krav... 2 Övergripande krav på verksamheten... 2 Säkerhetsarbete... 3 Granskning och uppföljning... 3 Kryptografisk säkerhet... 3

Läs mer

Karolinska Exhaustion Disorder Scale 9

Karolinska Exhaustion Disorder Scale 9 KEDS Karolinska Exhaustion Disorder Scale 9 Avsikten med detta formulär är att ge en bild av ditt nuvarande tillstånd. Vi vill alltså att du försöker gradera hur du mått de senaste två veckorna. Formuläret

Läs mer

Laboration i datateknik

Laboration i datateknik KUNGLIGA TEKNISKA HÖGSKOLAN Laboration i datateknik Felsökning och programmering av LEGO NXT robot Daniel Willén 2012 09 06 dwill@kth.se Introduktionskurs i datateknik II1310 Sammanfattning Syftet med

Läs mer

EAs krav vid ackreditering av flexibel omfattning

EAs krav vid ackreditering av flexibel omfattning SWEDAC DOC 12:1 2012-05-10 Utgåva 1 Inofficiell översättning av EA 2/15 M:2008 EAs krav vid ackreditering av flexibel omfattning Swedac, Styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll, Box 878, 501 15

Läs mer

Kravställning på e-arkiv från informationssäkerhetsperspektiv

Kravställning på e-arkiv från informationssäkerhetsperspektiv Kravställning på e-arkiv från informationssäkerhetsperspektiv Författare: Delprojektgruppen informationssäkerhet Årtal: 2014 Författare: Delprojektgruppen informationssäkerhet Sammanfattning Inom ramen

Läs mer

Utdrag från Självskattnings- och bedömningsmaterial

Utdrag från Självskattnings- och bedömningsmaterial Anpassning av Europarådets språkliga referensnivåer för arbete inom äldreomsorg och omsorg om personer med funktionsnedsättning Framtaget av lärargruppen inom projekt ArbetSam hösten 2011 våren 2012 Handledare:

Läs mer

TIPS OCH IDÉER FÖR DIG SOM VILL INTERVJUA

TIPS OCH IDÉER FÖR DIG SOM VILL INTERVJUA TIPS OCH IDÉER FÖR DIG SOM VILL INTERVJUA Här kommer några intervjutips till dig som gör skoltidning eller vill pröva på att arbeta som reporter. Bra ord att känna till: Journalisten kan ha olika uppgifter:

Läs mer

CDC en jämförelse mellan superskalära processorer. EDT621 Campus Helsingborg av: Marcus Karlsson IDA

CDC en jämförelse mellan superskalära processorer. EDT621 Campus Helsingborg av: Marcus Karlsson IDA CDC6600 - en jämförelse mellan superskalära processorer av: Marcus Karlsson Sammanfattning I denna rapport visas konkret information om hur den första superskalära processorn såg ut och hur den använde

Läs mer

MSPR 3.6 MODERNA SPRÅK. Syfte

MSPR 3.6 MODERNA SPRÅK. Syfte 3.6 MODERNA SPRÅK Språk är människans främsta redskap för att tänka, kommunicera och lära. Att ha kunskaper i flera språk kan ge nya perspektiv på omvärlden, ökade möjligheter till kontakter och större

Läs mer

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 REGLER OCH RUTINER FÖR POST OCH E-POST Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 2 Allmän handling En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen

Läs mer

Klarspråk på nätet - Webbredaktörens skrivhandbok av Karin Guldbrand & Helena Englund Hjalmarsson

Klarspråk på nätet - Webbredaktörens skrivhandbok av Karin Guldbrand & Helena Englund Hjalmarsson Klarspråk på nätet - Webbredaktörens skrivhandbok av Karin Guldbrand & Helena Englund Hjalmarsson Klarspråk på nätet är en praktisk handbok för dig som någon gång skriver text för webb, surfplattor och

Läs mer

INFOKOLL. Formulera frågor Söka information. Granska informationen Bearbeta informationen. Presentera ny kunskap

INFOKOLL. Formulera frågor Söka information. Granska informationen Bearbeta informationen. Presentera ny kunskap INFOKOLL Att söka, bearbeta och presentera information på ett effektivt sätt är avgörande när du arbetar med projekt, temaarbeten och fördjupningar. Slutmålet är att du ska få ny kunskap och mer erfarenheter.

Läs mer

Riktlinjer för internkontroll i Kalix kommun

Riktlinjer för internkontroll i Kalix kommun Riktlinjer för internkontroll i Kalix kommun Antaget av kommunfullmäktige 2012-11-26--27, 182 Innehållsförteckning Riktlinjer för internkontroll i Kalix kommun...1 Inledning...1 Internkontroll...1 Organisation

Läs mer