KYLKALKYL. Användarhandbok. Datorstöd för kylföretag från Svensk Dataförvaltning AB. KylKalkyl

Transkript

1 KYLKALKYL Användarhandbok Datorstöd för kylföretag från Svensk Dataförvaltning AB Svensk Dataförvaltning AB, Telefon , 1

2 1 INSTALLATION HÅRD OCH MJUKVARUKRAV INSTALLATION...4 INSTALLERA KYLKALKYL... 4 INSTALLERA DATABAS OCH DRIVRUTINER... 4 INSTALLERA LICENS... 5 STARTA PROGRAMMET... 5 NÄTVERKSINSTALLATION INFORMATION OM LICENSER OCH GARANTIER INTRODUKTION ÖVERSIKT... 7 PROGRAMÖVERSIKT... 7 SYSTEMÖVERSIKT OM MANUALEN GENERELL HANTERING... 9 HUVUDBILD... 9 ALLMÄN HANTERING WINDOWS UPPDATERING AV REGISTER INMATNINGSBILDER/FORMULÄR GRUNDUPPGIFTER / INSTÄLLNINGAR MALLAR NORMTIDER MALLAR - DOKUMENT OCH BILAGOR MALLAR ENTREPRENADGRÄNSLISTA REGISTER ANSTÄLLDA REGISTER LEVERANTÖRER REGISTER ARTIKLAR UNDERHÅLL ARTIKLAR ARTIKLAR - IMPORT UPPDATERING FRÅN FIL BORTTAG ARTIKLAR FÖRETAGSUPPGIFTER INSTÄLLNINGAR/FÖRETAGSUPPGIFTER LOGOTYP INSTÄLLNINGAR/LOGOTYP BILDSTORLEK INSTÄLLNINGAR/ (640*480) ELLER (800*600) ARKIV SKRIVARINSTÄLLNING ARBETSGÅNG SKAPA NY KALKYL GRUNDUPPGIFTER RISKBEDÖMNING KALKYL INGÅENDE DOKUMENT FÖRFRÅGAN/INKÖPSORDER ORDER ENTREPRENADGRÄNSLISTA Svensk Dataförvaltning AB, Telefon , info@sdfab.se 2

3 6 PROBLEM SOM KAN UPPSTÅ INSTALLATIONSPROBLEM PROBLEM DÅ NI ANVÄNDER PROGRAMMET TEKNISK BESKRIVNING DATABAS PROGRAMSPRÅK Svensk Dataförvaltning AB, Telefon , info@sdfab.se 3

4 1 Installation 1.1 Hård och mjukvarukrav För att kunna installera och använda programmet krävs minst följande: IBM/PC Pentium 256 MHz med 64 Mb RAM Minst 20 Mb ledigt minne på hårddisken. 256 Färgers SVGA (800x600). Windows 98/ NT 4.0 / 2000 /XP En skrivare installerad under Windows. MDAC Drivrutin från Microsoft (Finns på CD med programvaran) JetEngine Drivrutin till Access Databas från Microsoft (Finns på CD med programvaran) 1.2 Installation Installera KylKalkyl Sätt in CD-skivan. Välj Start>Kör i Windows och skriv: D:\KalkylInstall I dialogrutan som visas (eventuellt skall ni skriva e: istället för d: beroende på vilken bokstav som representerar er CD-spelare). Tryck därefter på knappen Ok. Följ instruktionerna i installationsprogrammet. Om ni väljer att installera programmet i ett annat bibliotek än det som kommer som förslag skall ni tänka på att det är i detta bibliotek ni sedan skall uppdatera till nya versioner. Gör därför en anteckning var ni installerade programmet någonstans. Förslag på installationsbibliotek är c:\program\sdf\. Installera databas och drivrutiner Databasen är benämningen på alla de register där programmet lagrar de kalkyler, offerter, artiklar, kunder, anläggningar m.m som ni matar in i programmet. Databasen är gemensam för övriga system. Detta innebär att kunder, anläggningar, artiklar m.m som ni lägger upp i programmet för Service eller Drift- och underhållsinstruktioner även finns att tillgå i Kylkalkyl. Installation Databas Välj Start>Kör i Windows och skriv: D:\Databas I dialogrutan som visas (eventuellt skall ni skriva e: istället för d: beroende på vilken bokstav som representerar er CD-spelare). Tryck därefter på knappen Ok. Följ instruktionerna på skärmen. Svensk Dataförvaltning AB, Telefon , info@sdfab.se 4

5 Kylkalkyl använder Microsoft Access som databas. Om Access ej finns installerad på den dator som skall användas programmet skall drivrutiner för MDAC och JetEngine installeras. Installation MDAC Välj Start>Kör i Windows och skriv: D:\mdac_typ_sv I dialogrutan som visas (eventuellt skall ni skriva e: istället för d: beroende på vilken bokstav som representerar er CD-spelare). Tryck därefter på knappen Ok. Följ instruktionerna på skärmen. Installation JetEngine Välj Start>Kör i Windows och skriv: D:\Jet40Sp3_Comp I dialogrutan som visas (eventuellt skall ni skriva e: istället för d: beroende på vilken bokstav som representerar er CD-spelare). Tryck därefter på knappen Ok. Följ instruktionerna på skärmen. Installera licens På bifogad diskett finns en licensfil som anger vilka program i gruppen Datorstöd för installatörer ni använder. Om ni vill börja använda fler program kontaktar ni Svensk Dataförvaltning AB för utökning av er licens. Installera licens från diskett genom att klicka på Start -knappen och välj Kör. Skriv sedan a:install i inmatningsfältet och följ instruktionerna på skärmen. Starta programmet Om ni installerat programmet efter anvisningarna ovan kan ni starta programmet via start/program/program från SDF/Kalkyl. Ni kan också starta programmet genom att dubbelklicka på programikonen eller programfilen Kalkyl.exe i utforskaren. Ett tips är att ni skapar en genväg till programmet direkt från skrivbordsytan. Detta gör ni enklast genom att från utforskaren, med höger musknapp, dra programikonen till skrivbordytan. Då ni släpper höger musknapp anger ni skapa genväg här i dialogrutan som kommer upp. Nätverksinstallation Programmet kan även installeras på en server och delas ut så flera användare kan använda programmet samtidigt. För att detta skall fungera skall ni följande åtgärder utföras. På servern Installera program och databas enligt installationen ovan men välj denna gång att installera till ett bibliotek som ligger på ert nätverk. På varje arbetsplats Installera drivrutinerna för MDAC och JetEngine lokalt på varje arbetsplats. Svensk Dataförvaltning AB, Telefon , info@sdfab.se 5

6 1.3 Information om licenser och garantier Programmet levereras med en licens per företag och kontor. I licensen ingår även att ni kan installera en nätverksversion för fleranvändare. Svensk Dataförvaltning AB garanterar att programdisketterna är felfria vad beträffar material och läsbarhet vid leverans. Eventuella fel i programmets funktion rättas efter anmälan. Utöver detta ges ingen garanti för programmets egenskaper eller prestanda. Svensk Dataförvaltning AB ansvarar inte heller för eventuella skador som kan uppstå i samband med att programmet används. Svensk Dataförvaltning AB, Telefon , info@sdfab.se 6

7 2 Introduktion 2.1 Översikt Programöversikt KylKalkyl är framtaget för att man som kylinstallatör skall få ett modernt och enkelt verktyg att sköta sina offert och kalkylhantering med. Programmet är anpassat för kylbranschen vilket innebär att det finns mallar för exempelvis normtider och offerter inlagt i programmet. Prislistor kan läsas in från Kylgrossister och det finns vid installation även ett exempel anpassat till Kyla. Kalkyl jobbar med offerter och kalkyler som kan sparas i databasen för att kopieras vid nya liknande projekt. Offerter/kalkyler kan skickas vidare till Servicesystemet för vidare behandling och ekonomisk uppföljning. Systemöversikt Programmet jobbar mot en gemensam databas där andra program i serien Datorstöd för installatörer ingår. Bl.a. program för att skapa Drift- och underhållsinstruktioner för olika anläggningar och program för kvalitetssäkring av företaget och olika projekt. Det finns också koppling till handdator som serviceteknikern har med sig på fältet. All inrapportering sker då till denna handator istället för att man skriver på sin arbetsorder. Handdatorns uppgifter förs sedan över till Servicesystemets data. KylKalkyl Svensk Dataförvaltning AB, Telefon , info@sdfab.se 7

8 2.2 Om manualen I manualen beskrivs de olika momenten som man vill utföra i programmet med bilder och förklarande texter. Innan ni börjar arbeta med programmet skall ni läsa kapitlet om generell hantering. I manualen beskrivs i kapitel 4 också normal arbetsgång när man skapar och förändrar en kalkyl. Vi rekommenderar att ni första gången även följer denna beskrivning. Ni kan också alltid ringa oss på Svensk Dataförvaltning, så guidar vi er vidare. Vi är ju också alltid glada för tips på hur vi kan förbättra programmen. Svensk Dataförvaltning AB, Telefon , info@sdfab.se 8

9 2.3 Generell hantering Huvudbild Från programmet huvudbild väljer man de moment man vill arbeta med. Till vänster finns de moment som man kan välja att arbeta med. Till höger finns arbetsytan där uppgifter läses in, exempelvis som nedan grunduppgifter. Högst upp i huvudbilden finns olika menyer och snabbvalsknappar. Arbetsyta Via denna knapp får man en lista att välja från. I detta exempel fås en lista på anställda. Välj den uppgift ni vill arbeta med i aktuell kalkyl. Att arbeta med kan även väljas via menyn under rubriken Visa. Svensk Dataförvaltning AB, Telefon , info@sdfab.se 9

10 Allmän hantering Windows Programmet följer helt Windows standard. Detta gör det enklare för er då ni kan överföra de kunskaper ni lärt er genom att använda olika Windows-program. Menyer I programmet finns en huvudmeny från vilken man väljer de rutiner som skall utföras. I olika inmatningsbilder finns även menyer som kommer fram genom att man klickar med höger musknapp. Tangenter och kortkommandon För att undvika att arbeta för mycket med pekdon, finns det kortkommandon för de uppgifter man vill utföra. Dessa kortkommandon finns angivna i menyvalet för rutinen. Exempel på de vanligaste kortkommandona är: Ny - Ctrl+Ins Spara - Ctrl+S Ta bort post - Ctrl+Del Sök - Ctrl+F Utskrift - Ctr+P Förhandsgranska utskrift - Ctr+G Lista - F9 Avbryt - Esc Avsluta - Alt+F4 Understrykt bokstav innebär att man kan komma åt denna del med Alt+understrykt bokstav. Exemplevis Arkiv når man med Alt+A. Förflyttning mellan olika fält sker i Windows med tab-tangenten. Med Retur- och Enter-tangenten bekräftar man en hel inmatningsbild. Uppdatering av register Alla register uppdateras på samma sätt. Vilken uppgift man vill utföra väljs via knappar eller en meny som man får fram genom att klicka med höger musknapp. Det finns även kortkommandon enligt följande: Ctrl+Ins - Ny Ctrl+Enter (Dubbel klick)- Ändra Ctrl+Del - Ta bort I detta fält skriver man in den post man söker. Använd knappar eller snabbtangenter enligt ovan. Genom att trycka på en rubrik sorteras registret i vald ordning. I detta fall efter leverantörens artikelnummer. Svensk Dataförvaltning AB, Telefon , info@sdfab.se 10

11 Inmatningsbilder/formulär Då man exempelvis lägger upp ny eller uppdaterar en artikel kommer man till ett formulär som man avslutar med ok eller avbryter. Via denna knapp fås en lista att välja från. I detta fall leverantörer. Listan nås också via F9. För att ta bort knytning till leverantör, trycker man Del. Vid avbryt sker ingen uppläggning och bearbetningen avbryts. Vid ok läggs artikeln upp eller förändring sparas. Svensk Dataförvaltning AB, Telefon , info@sdfab.se 11

12 3 Grunduppgifter / Inställningar Kylkalkyl behöver en del grunduppgifter. Mallar finns upplagda vid leverans av programmet. Dessa mallar kan givetvis ändras. Artiklar kan läsas in automatiskt via fil eller läggas upp manuellt. 3.1 Mallar Normtider Registret över normtider används för att lägga in rätt normtid på artikel. Denna uppgift används sedan för att räkna samman tiden på en kalkyl. De förslag på normtider som finns i programmet vid leverans är sammansatta med hjälp av Kylentreprenörernas förening. Detta register kan givetvis ändras eller nya poster kan läggas till. Ange position vid listning av normtider. Ange korrektionsfaktor vid trånga utrymmen eller vid arbete på hög höjd. Ange förslag till normtid på beskriven detalj. Svensk Dataförvaltning AB, Telefon , info@sdfab.se 12

13 3.2 Mallar - Dokument och bilagor I detta register sparar man de dokument som man använder som standard vid olika offerter/kalkyler. Exempelvis kan man här lagra en presentation av företaget, olika referensanläggningar, Kyl 2000 allmänna bestämmelser m.m. Alla typer av dokument kan sparas. Hämta nytt dokument till mallar. Ändra titel, granska på aktuellt dokument. Via ändra i bilden ovan kommer man till denna bild där dokumentet kan ändras. Ange dokumentets titel. Via denna knapp kan aktuellt dokument ändras. Dokument som lagras i programmet sparas som kopior under ett annat namn än det ursprungliga dokumentet. Dokumenten lagras i en egen katalog knuten till programmets databas. Svensk Dataförvaltning AB, Telefon , info@sdfab.se 13

14 3.3 Mallar Entreprenadgränslista Entreprenadgränslistan har framtagits av installatörerna och beskriver olika arbetsmoment. I aktuellt projekt kan man sedan via denna gränslista bestämma vem som gör vad bland olika entreprenörer. Mallen som finns i programmet beskriver alla de punkter som fastslagits av Installatörerna. Ytterligare punkter kan läggas till om så önskas. Man bör dock ej ändra i de punkter som skickats med i programmet. Sorteringsordning inom gränslistan. BSAB kod som hänvisar till AMA. 3.4 Register Anställda Anställda kan läggas upp i programmet. Anställda kan sedan läggas in som ansvarig eller liknande på olika projekt. Registret över anställda är samma som det som används av övriga program i serien Datorstöd för kylföretag. Dessa uppgifter används av Kvalitetssystem MAKCI. Behöver ej anges för detta program. Svensk Dataförvaltning AB, Telefon , info@sdfab.se 14

15 3.5 Register Leverantörer När man anger artiklar skall man till varje artikel välja aktuell leverantörer. Leverantörer läggs upp enligt bilden nedan. Svensk Dataförvaltning AB, Telefon , 15

16 3.6 Register Artiklar Artiklar kan matas in manuellt eller läsas in automatiskt via fil. Efter det att artiklar lästs in kan man även automatiskt uppdatera priset via fil. Filer med artiklar och aktuella priser kan fås via Svensk Dataförvaltnings hemsida Underhåll artiklar I denna bild ändras uppgifter för en artikel enligt nedan. Ange leverantörens artikelnummer. För att priser skall kunna uppdateras med automatik måste detta nummer finnas. Ange eventuellt eget artikelnummer. Välj om artikeln avser material eller resurser/tjänster. Ange priser: Brutto är leverantörens rekommenderade pris. Via eget pålägg fås försäljningspriset. Via rabatt fås inköpspriset. Ange leverantör via lista. Om artikeln avser ett köldmedia. Skall köldmediatyp anges här Ange försäljningskonto. Används främst i Servicesystem Kyl. Ange eventuella korrektionsfaktorer för normtiden. Ange normtid genom att lista normtidsmallen. Svensk Dataförvaltning AB, Telefon , info@sdfab.se 16

17 3.6.2 Artiklar - Import uppdatering från fil Från denna bild kan priset uppdateras för aktuella artiklar. Man kan också läsa in nya artiklar. Den fil som skall läsas in kan hämtas på under support. Kylgrossisterna skickar till oss på Svensk Dataförvaltning nya filer då priserna har förändrats. Vi har idag leveranser från Kylma, Aka, Onninen, Kylkomponenter, Refrico och Ahlsell. Man kan även läsa in egna artikelregister, kontakta oss på Svensk Dataförvaltning så skickar vi en beskrivning på hur filen skall se ut. För att ni skall bli varse när ni filer lagts upp på vår hemsida kan ni antecknar er för vår epostlista. Anmäler er på info@sdfab.se. Sök upp aktuell fil. Ange leverantör för vilken priser skall uppdateras. Kryss i denna ruta medför att priser uppdateras. Försäljningspris beräknas på leverantörens pris + pålägg. Nettopris beräknas på leverantörens pris rabatt. Kryss i denna ruta medför att artiklar enligt angivet artikelnrintervall kommer att läsas in Ange konto vid import av nya artiklar Borttag artiklar Från denna bild kan artiklar enligt angivet intervall tas bort. Artiklar upplagda som köldmedier tas ej bort automatiskt. Ange leverantör och artikelintervall in om denna leverantör. Ange intervall på eget artikelnummer. Svensk Dataförvaltning AB, Telefon , info@sdfab.se 17

18 3.7 Företagsuppgifter Inställningar/Företagsuppgifter Med företagsuppgifter avses ert företags namn, adress m.m. Dessa uppgifter används sedan på olika rapporter. Namn och ort kan ej ändras. Vid byte av dessa uppgifter kontaktar ni oss på Svensk Dataförvaltning så skickar vi en ny licensfil med rätt uppgifter. Adressuppgifter används bl.a vid utskrift av ordererkännande. Namn och ort kan ej ändras. Kontakta oss på Svensk Dataförvaltning, så skickar vi en ny licensfil. Svensk Dataförvaltning AB, Telefon , 18

19 3.8 Logotyp Inställningar/Logotyp På alla utskrifter kan ni få er logotyp utskriven i vänstra hörnet på pappret. I nedanstående bild anger man var er logotyp ligger lagrad. Datafilen som innehåller loggan måste vara av typen bitmap (*.bmp) Ange sökvägen till loggan. Ange höjden på logga i mm på pappret. Via denna knapp kan ni leta upp aktuell logotypfil. 3.9 Bildstorlek Inställningar/ (640*480) eller (800*600) För att optimera programmets storlek på er bildskärm finns här två val. Man kan också maximera programmet till hela bildskärmen eller dra i kanterna på programmet för önskad storlek. Vald storlek sparas till nästa gång man startar programmet. 3.9 Arkiv Skrivarinställning Via denna bild ställer man in den skrivare som skall användas från programmet. Alla utskrifter från programmet använder stående A4 som standard. Svensk Dataförvaltning AB, Telefon , info@sdfab.se 19

20 4 Arbetsgång 4.1Skapa ny kalkyl Ny kalkyl kan skapas som kopia av en tidigare eller som en helt ny utan tidigare uppgifter. Det är dock enklast att skapa en ny kalkyl som kopia på en tidigare och ta bort och ändra uppgifter. Tänk på att alla dokument också kopieras över. Glöm därför inte att ändra eventuell offerttext. 1. Klicka på knappen längst till vänster eller välj Arkiv/ny via menyn. 2. Välj att kopiera tidigare kalkyl. Följande dialog visas: 3. Välj den kalkyl som skall användas som mall för den nya kalkylen. Bekräfta med ok. 4. En ny kalkyl skapas och visas. Detta tar några sekunder. Efter detta är det dags att börja bearbeta den nya kalkylen. Svensk Dataförvaltning AB, Telefon , 20

21 4.2 Grunduppgifter Då man skapat ett nytt projekt kommer man till bilden för grunduppgifter. Här anges projektnamn och dimensionerande data. Här kan även status på projektet sättas. Status på en kalkyl kan vara följande: Ej påbörjad - Vit Pågående - Gul Offert skickad - Ljusblå Order - Grön Ej order - Röd Avbruten - Svart Via denna knapp sätts aktuell status på projektet. Ändrad senast sätts automatiskt. I anteckningar kan man exempelvis ange vem som fått offert och när. Ange ansvarig person från lista över anställda. Statistikuppgifter. Kan senare användas då man söker liknande projekt. Svensk Dataförvaltning AB, Telefon , info@sdfab.se 21

22 4.3 Riskbedömning Innan man startar arbetet med kalkylen kan det vara bar att göra en riskbedömning av projektet. I denna bild betygsätts ett antal punkter. 1 är lågt betyg och 5 är högt betyg. Hamnar man på en summa under 30 poäng skall man nog helst inte ta projektet. Ange poäng på varje punkt i skalan 1-5. Svensk Dataförvaltning AB, Telefon , info@sdfab.se 22

23 4.4 Kalkyl Kalkylen kan anges i tre olika nivåer. Dels en rubriknivå där man kan sätta ett manuellt pris. Till varje rubriknivån kan man ha mellannivåer och till varje mellannivå detaljrader. I den lägsta nivån (detaljnivån) kan priset sättas via prislistor från kylgrossister. Sammanlagt pris och tid från underliggande nivå summeras upp till nivån ovan. På mellannivån och rubriknivån kan från underliggande nivåer beräknat pris ersättas med ett manuellt pris. Man kan också sätta påslag och antal i varje nivå. Påslag anges enklast på detaljnivå och räknas sedan automatiskt ut till överliggande nivåer. Ny rad på aktuell nivå. Lägg till undernivå. Maximalt 3 st nivåer. Utskrift av kalkyl. Ta bort rad på aktuell nivå. Kalkylen kan anges i olika nivåer. Detaljrader till Vätskekylare under rubriken aggregat. Summor går vidare till överliggande nivåer. Då man väljer ny detaljrad kommer man till artikelregistret där man väljer artikel. Fältbeskrivning detaljrad: Pos - Position inom vald nivå Bruttopris - Rekommenderat försäljningspris Rabatt - Rabatt som ni har på artikeln gentemot grossist Påslag - Det påslag som skall vara på artikeln Summa - Summan = ((Bruttopris Rabatt) + Påslag) * Antal Normtid - Den tid som beräknas för arbetet med vald detalj. Hämtas från artikelregister. Trångt,Högt - Ange om tiden skall korrigeras. Korr - Korrektionsfaktor för trångt eller högt arbete hämtas från artikelregister. Tid - (Normtid + korrektion trångt + korrektion högt) * Antal Fältbeskrivning rubrikrad: Manuellt pris - Ersätter beräknat pris. Påslag - Påslag på priset. Manuell tid - Ersätter beräknad tid. Svensk Dataförvaltning AB, Telefon , info@sdfab.se 23

24 4.5 Ingående dokument De dokument som ingår i offert/kalkyl anges i denna bild. Alla typer av dokument kan lagras. Exempel på dokument kan vara offert, referensobjekt, presentation av företaget, ritningar, projektplanering, leveransbestämmelser m.m. Nya dokument kan hämtas från dokumentmall, från egna hårddisken eller nätverket. Då man kopierar tidigare kalkyler skapas kopior av dess dokument. Dokumenten lagras i en egen katalog i anslutning till databasen. Dokumenten knyts till kalkylen genom ett unikt Id-nummer som också blir dokumentets namn. Hämtar dokument från mall eller från nätverket. Utskrift av aktuellt dokument. Sparar aktuellt dokument till mallen över dokument. Öppnar aktuellt dokument för redigering eller granskning. Svensk Dataförvaltning AB, Telefon , info@sdfab.se 24

25 4.6 Förfrågan/inköpsorder De artiklar som valts under detaljnivån på kalkylen kan väljas ut för inköpsorder eller förfrågan till valda leverantörer. Inköpsorder eller förfrågan kan sedan skrivas ut. Utskrift av förfrågan eller inköpsorder. Välj om artikel skall med på inköpsorder. Här listas alla artiklar som valts på detaljraden under kalkylen. Observera att enbart artiklar knutna till artikelregistret och leverantör kan listas. Välj om artikeln skall med på förfrågan. Vid utskrift av förfrågan/inköpsorder väljs den leverantör man vill skriva ut till och vad man vill skriva ut. Svensk Dataförvaltning AB, Telefon , 25

26 4.7 Order Vid order fylls kompletterande uppgifter som beställare och adressuppgifter in. Adressuppgifter kommer vid export av kalkylen till efterbehandling i Servicesystem Kyl läggas upp om de ej finns sedan tidigare. Extra text som skall vara med på ordererkännandet kan också skrivas in. Utskrift av ordererkännande. Via denna flik kan extra text som skall vara med på ordererkännandet skrivas in. Ange beställare. Kan även fås genom att man listar personregistret. Ange säljare genom att lista anställda. Fakturaadress kan skrivas in eller hämtas från gemensam databas. Anläggningens adress kan skrivas in eller hämtas från den gemensamma databasen. Svensk Dataförvaltning AB, Telefon , info@sdfab.se 26

27 4.8 Entreprenadgränslista Via entreprenadgränslistan kan man skapa en lista över vem som gör vad i entreprenaden. Ny poster hämtas från mallen. Hämta ny entreprenadgräns från mall. Utskrift av gränslista. Valda entreprenad gränser. Välj vem som gör vad inom leverans, montage, funktion och inkoppling Svensk Dataförvaltning AB, Telefon , info@sdfab.se 27

28 5 Säkerhetskopiering Man skall alltid ha säkerhetskopia på det man lägger in i sina datasystem. Tänk på att man alltid kan ersätta programmen men data som matats in måste man mata in igen. En bra regel är att man tar en säkerhetskopia då man ej vill mata in samma uppgifter en gång till. Om man jobbar i nätverk har man kanske en central rutin för säkerhetskopiering. De filer som behöver säkerhetskopieras är dels databasen SDF.mdb och alla dokument som ligger i underkatalogen.\dokument. Kopiera även underkataloger till detta bibliotek. 6 Problem som kan uppstå 6.1 Installationsproblem Nedan redovisas kända problem som kan uppstå om man ej installerat program och databas på rätt sätt. Felaktig licensfil Licensfilen som kom med på bifogad diskett har ej installerats eller installerats till fel bibliotek. Licensfilen skall installeras till det bibliotek där programmen installerats (ex. c:\program\sdf). Licensfilen innehåller information om vilka program och moduler inom program som kan användas. Databasen ej installerad Innan programmet kan användas måste det finnas en databas att arbeta mot. Denna installeras till programkatalogen under namnet SDF.mdb. 6.2 Problem då ni använder programmet Vid problem med programmet ring till supporten på Svensk Dataförvaltning 031/ , faxa 031/ eller skicka ett epostmeddelande till info@sdfab.se. 7 Teknisk beskrivning 7.1 Databas Den databasprodukt som används att lagra all data är Microsoft Access och är framtagen för att arbeta på PC arbetsstationer och i lokala nätverk. 7.2 Programspråk Den produkt som programmet utvecklats i heter Delphi och har tagits fram av Borland/Inprise. Svensk Dataförvaltning AB, Telefon , info@sdfab.se 28