VERKSAMHET OCH FÖRVALTNING 2006:25. Justitieministeriets och rättsväsendets (TV 150) ekonomistadga

Transkript

1 VERKSAMHET OCH FÖRVALTNING 2006:25 Justitieministeriets och rättsväsendets (TV 150) ekonomistadga

2 JUSTITIEMINISTERIETS VERKSAMHET OCH FÖRVALTNING 2006:25 Justitieministeriets och rättsväsendets (TV 150) ekonomistadga JUSTITIEMINISTERIET HELSINGFORS 2006

3 ISSN ISBN Justitieministeriet Helsingfors

4 PRESENTATIONSBLAD J U S T I T I E M I N I S T E R I E T Författare (uppgifter om organet: organets namn, ordförande, sekreterare) Harri Mäkinen Olli Muttilainen Sinikka Vahvaselkä Utgivningsdatum Typ av publikation Ekonomistadga Uppdragsgivare Justitieministeriet Datum då organet tillsattes Publikation (även den finska titeln) Justitieministeriets och rättsväsendets (TV 150) ekonomistadga (Oikeusministeriön ja oikeuslaitoksen (TV 150) taloussääntö) Publikationens delar Referat Justitieministeriets och rättsväsendets (TV 150) gällande ekonomistadga har stadfästs den 31 maj I ekonomistadgan har den 1 februari 2005 gjorts ändringar som föranleddes av budgetförordningen och förutsattes av Statskontoret samt ändringar den 1 maj 2005 som föranleddes av justitieministeriets nya arbetsordning. Den nya ekonomistadgan träder i kraft den 1 februari Nyckelord Övriga uppgifter (Oskari- och HARE-numren, andra referensnumren) JM 1/20/2006 Seriens namn och nummer Justitieministeriet, Verksamhet och förvaltning 2006:25 ISSN ISBN Sidoantal 42 Språk finska Pris Sekretessgrad offentlig Distribution Justitieministeriet Förlag Justitieministeriet

5 I ALLMÄNT Ekonomistadgans tillämpningsområde och syfte Författningar och föreskrifter som skall följas inom räkenskapsverkets ekonomiförvaltning Allmänna bestämmelser om intern kontroll...5 II RÄKENSKAPSVERKETS EKONOMIFÖRVALTNINGSORGANISATION Organisering av räkenskapsverksuppgifterna vid räkenskapsverket Övriga uppgifter inom ekonomiförvaltningen som räkenskapsverket ansvarar för Beslut om att grunda betalningsställen och insätta redovisare Ledningens befogenheter inom ekonomiförvaltningsuppgifter vid räkenskapsverket...6 III PLANERING OCH UPPFÖLJNING AV VERKSAMHETEN OCH EKONOMIN Allmänt Strategiberedning Organisering av verksamhets- och ekonomiplaneringen Uppgörande av ramförslag Uppgörande och godkännande av budgetförslag och resultatmålsförslag Uppgörande och godkännande av tilläggsbudgetförslag Resultatmål Budgetens kontoindelning Tillstånd att överskrida ett förslagsanslag Räkenskapsverkets resultatmål samt planer som gäller verksamhet och anslag Utgiftsrester i räkenskaperna Kassaflödesplanering Kalkyler och utredningar som rör statsekonomin Uppföljning av iakttagandet av budgeten...9 IV BETALNINGSRÖRELSE Allmänt Inkomst- och utgiftskonton i en betalningsrörelsebank Övriga bankkonton och främmande medel Direktdebitering Kassafunktioner Granskning av kassor Betalkort och kundkort Godkännande av betalningsmedel Säkring av rätt betalningsmottagare...13 V BEHANDLING AV UTGIFTER Allmänna upphandlingsprinciper Förbindelse om en utgift, mottagningsgranskning samt granskning, godkännande och debitering av utgifter Förbindelse om en utgift och granskning vid mottagning Siffer- och sakgranskning Godkännande av utgifter Debitering Siffer- och sakgranskning samt godkännande av verifikat för delegationer, kommissioner och kommittéer Allmänna bestämmelser om förfarandet vid förhandsbetalningar Utlandsbetalningar...17

6 Reseutgifter Representationsutgifter och utgifter föranledda av personaltillställningar Kostnadsersättningar Löneutgifter Utgifter för företagshälsovården Beviljande av användningsrätt till ett annat räkenskapsverk Statsunderstöd...20 VI BEHANDLING AV INKOMSTER Allmänna förfaranden vid indrivning och mottagande av inkomster Inkomster från avgiftsbelagd verksamhet Finansiering av samarbete utanför statsekonomin Finansiering av samarbete från andra statliga ämbetsverk och inrättningar EU-finansiering Sponsring Mottagande av donerade medel Indrivning av förfallna fordringar Avförande från konton Gemenskapsintern försäljning...23 VII BOKFÖRING OCH RESULTATREDOVISNING Räkenskapsverkets bokföringshelhet Övervakning av delbokföringen Bokföringens konton Bokföringsböcker Elektroniskt förfarande Verifikat Förvaring av bokföringsmaterial Centralbokföring Bestämmelser om redovisarens bokföring Bokföring av fullmakter Räntekostnad Övrig bokföring Ordnande av resultatredovisning och ledningens redovisning Bokföring av anläggningstillgångar Avskrivningsplan...27 VIII RÄKENSKAPSVERKETS BOKSLUT Allmänna föreskrifter om bokslut Godkännande av räkenskapsverkets bokslut Uppgörande av bokslutskalkyler med bilagor och specifikationer till balansräkningen Uppgörande av räkenskapsverkets verksamhetsberättelse Uppgörande av verksamhetsberättelse för resultatansvariga ämbetsverk Ministeriets bokslutsutlåtande Utredningar som lämnas in för statens bokslut Uppgörande av en redogörelse för resultatet inom ansvarsområdet...29 IX EGENDOMSFÖRVALTNING Allmänna föreskrifter om egendomsförvaltningen Värdepappersregister...30

7 3 X 9.3. Förvaring av finansieringstillgångar Inventering och granskning av nationalförmögenhet och anläggningstillgångar Överlåtelse av egendom Övriga bestämmelser som anknyter till förvaltning och användning av räkenskapsverkets egendom Hyrning och leasing Mottagande av donerad egendom...31 EKONOMIFÖRVALTNINGENS DATASYSTEM Allmänna bestämmelser om datasäkerheten inom ekonomiförvaltningen Ekonomiförvaltningens datasystem Anskaffning av datasystem Systembeskrivningar för datasystem Förfaranden för att säkerställa datasäkerheten och förfaranden för övervakning av systemen Skydd av datainnehållet i ekonomiförvaltningens datasystem...33 XI ÅTGÄRDER VID UPPDAGADE FEL ELLER MISSBRUK I EKONOMIN Ansvar och anmälningsskyldighet för den som upptäcker fel eller missbruk Skyldighet att vidta åtgärder Anmälan om missbruk till statens revisionsverk Anmälan om brott Anmälan om upptäckta fel och missbruk i förvaltningen av EU-medel Fortsatta åtgärder...34 XII ÖVRIGA FÖRESKRIFTER Närmare anvisningar Ikraftträdande Tillkännagivande av ekonomistadgan...35

8 4 EKONOMISTADGA FÖR JUSTITIEMINISTERIET OCH RÄTTSVÄSENDET (TV 150) Fastställd den 1 februari 2006 Justitieministeriet har med stöd av 69 b i förordningen om statsbudgeten (1243/1992), sådan den lyder i förordning 254/2004, fastställt följande ekonomistadga: I ALLMÄNT 1.1. Ekonomistadgans tillämpningsområde och syfte I denna ekonomistadga bestäms om justitieministeriets och rättsväsendets ekonomiförvaltningsorganisation, planering och uppföljning av verksamheten och ekonomin, betalningsrörelse, behandling av utgifter och inkomster, bokföring och resultatredovisning, upprättande av bokslut, egendomsförvaltning, datasystem inom ekonomiförvaltningen samt åtgärder vid uppdagade fel eller missbruk i ekonomin. Ekonomistadgan iakttas vid justitieministeriet och ämbetsverken inom dess förvaltningsområde, med undantag av Brottspåföljdsverket (TV 151) och det därtill hörande fångvårdsväsendet och kriminalvårdsväsendet samt Fångvårdens utbildningscentral. Vad som i denna ekonomistadga sägs om ämbetsverk tillämpas också på åklagar- och exekutionsavdelningarna vid häradsämbetena Författningar och föreskrifter som skall följas inom räkenskapsverkets ekonomiförvaltning En förteckning över de centrala lagar och förordningar samt föreskrifter som tillämpas på räkenskapsverkets ekonomiförvaltning följer som bilaga. Också bland annat följande föreskrifter och anvisningar skall iakttas i verksamheten: - justitieministeriets och ämbetsverkens arbetsordningar - reglementet för intern revision - bestämmelser om bokföring av exekutionsmedel - upphandlingsanvisningarna för justitieministeriets förvaltningsområde - arkivbildningsplanen

9 5 - serviceavtal Vid häradsämbetenas åklagar- och exekutionsavdelningar iakttas i tillämpliga delar även inrikesministeriets ekonomistadga Allmänna bestämmelser om intern kontroll Intern kontroll hör till den goda lednings- och förvaltningssed som räkenskapsverket skall följa i syfte att säkerställa att de mål som uppställts för ministeriet och de övriga ämbetsverken som hör till räkenskapsverket nås. Ledningen skall fastställa, rikta och dimensionera kontrollåtgärderna så att den i rimlig utsträckning kan säkerställa lagligheten i och resultatet av verksamheten och ekonomin, tryggandet av tillgångar som är i verksamhetsenhetens besittning samt riktigheten hos och tillräckligheten av uppgifter som gäller verksamhetsenhetens ekonomi och verksamhet. Bestämmelser om intern kontroll finns i 24 b i lagen om statsbudgeten samt 69 och 69 a i förordningen om statsbudgeten. Den interna kontrollen skall omfatta räkenskapsverkets samtliga funktioner, organisationsenheter och -nivåer. Kontrollåtgärderna på de olika organisationsnivåerna skall kopplas till verksamheten och styrprocesserna så att de bildar en tillräckligt enhetlig helhet av kontrollåtgärder utan onödiga överlappningar och kontrollbrister. Den interna kontrollen skall också omfatta förvaltningen av externa tillgångar som verksamhetsenheten ansvarar för och skall förmedla samt sådana uppgifter som har överlåtits till en servicecentral eller någon annan instans. Den interna kontrollen skall utföras med beaktande av statsförvaltningens anvisningar och rekommendationer om intern kontroll och riskhantering samt bedömningen av dessa. Kanslichefen svarar för de allmänna arrangemangen kring och verkställandet av räkenskapsverkets interna kontroll. Cheferna för ämbetsverken samt cheferna för ministeriets avdelningar och fristående enheter ansvarar för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsenhet. Varje tjänsteman vid räkenskapsverket ansvarar för egen del för att de förpliktelser om intern kontroll som ingår i uppgifter som förordnats eller avtalats genom en arbetsordning eller en separat föreskrift uppfylls. Vid ministeriet finns en enhet för intern revision som lyder under kanslichefen. Enheten skall säkerställa en tillräcklig och ändamålsenlig intern kontroll inom förvaltningsområdet och ansvarar även för andra av ledningen föreskrivna kontrolluppgifter.

10 6 II RÄKENSKAPSVERKETS EKONOMIFÖRVALTNINGSORGANISATION 2.1. Organisering av räkenskapsverksuppgifterna vid räkenskapsverket De uppgifter som hör till ett räkenskapsverk handhas av justitieministeriet och Justitieförvaltningens servicecentral i enlighet med de ansvar som fastställs i ministeriets och servicecentralens arbetsordning, resultatavtalen, serviceavtalen och denna ekonomistadga. Räkenskapsverkets huvudbetalningsställe finns fram till vid ministeriets ekonomienhet och från och med vid Justitieförvaltningens servicecentral. Under huvudbetalningsstället lyder ministeriets regionala betalningscentraler och övriga betalningsställen, dvs. ministeriets betalningscentraler i Helsingfors, Tavastehus, Kouvola, Kuopio, Uleåborg och Vasa samt betalningsstället för högsta domstolen, högsta förvaltningsdomstolen och Helsingfors tingsrätt Övriga uppgifter inom ekonomiförvaltningen som räkenskapsverket ansvarar för Beslut om ekonomiförvaltningsuppgifter som räkenskapsverket åtar sig att svara för å andra samfunds vägnar fattas av ministeriet Beslut om att grunda betalningsställen och insätta redovisare Ministeriet beslutar på framställning av Justitieförvaltningens servicecentral om att inrätta och dra in betalningsställen och insätta redovisare samt om vilka ämbetsverk som lyder under respektive betalningsställe. När betalningsrörelsen och bokföringen fördelas mellan olika betalningsställen är det viktigt att beakta vilka fördelar, kostnader och risker i anknytning till ekonomiförvaltningen som denna decentralisering medför Ledningens befogenheter inom ekonomiförvaltningsuppgifter vid räkenskapsverket I de fall där inga bestämmelser om befogenheter i ekonomiförvaltningsuppgifter ingår i ekonomistadgan avgörs frågan av ekonomidirektören vid ministeriet.

11 7 III PLANERING OCH UPPFÖLJNING AV VERKSAMHETEN OCH EKONOMIN 3.1. Allmänt Planeringssystemet för ett räkenskapsverk utgörs av strategiberedning, verksamhets- och ekonomiplanering, ramförslag, budgetförslag, en budget, verkställighetshandlingar i anslutning till budgeten, ämbetsverkens och enheternas dokument om resultatmål samt av dokument som hänför sig till uppföljningen av resultatmålen. Ministeriets ekonomienhet svarar för att dokument som hänför sig till planeringen av verksamheten och ekonomin sammanställs till dokument som inbegriper räkenskapsverket och publiceras i datasystemet Netra, som upprätthålls av Statskontoret, på det sätt som förutsätts i författningarna om statsbudgeten Strategiberedning Strategiarbetet skapar grunden för planeringen av förvaltningsområdets verksamhet och ekonomi. Kanslichefen vid ministeriet svarar för beredningen av förvaltningsområdets strategi. Strategiberedningen genomförs i samarbete mellan ministeriets avdelningar och fristående enheter Organisering av verksamhets- och ekonomiplaneringen För den långsiktiga planeringen av verksamheten och ekonomin inom förvaltningsområdet utarbetar ämbetsverken och ministeriets avdelningar en verksamhets- och ekonomiplan enligt föreskrifter och anvisningar som meddelats av statsrådet, finansministeriet och justitieministeriet. Kanslichefen vid ministeriet svarar för utarbetandet av förvaltningsområdets verksamhets- och ekonomiplan med beaktande av ämbetsverkens planer. Ekonomienheten sammanställer planen i samarbete med avdelningarna och de fristående enheterna. Förvaltningsområdets verksamhets- och ekonomiplan godkänns av ministern. Planen skall årligen tillställas finansministeriet Uppgörande av ramförslag Ministeriets ekonomienhet bereder och sammanställer i samarbete med ministeriets avdelningar och fristående enheter ett ramförslag för förvaltningsområdet i enlighet med finansministeriets anvisningar och föreskrifter. Ministern godkänner ramförslaget på föredragning av kanslichefen. Ramförslaget, som grundar sig på verksamhets- och ekonomiplanen för förvaltningsområdet, skall årligen tillställas finansministeriet.

12 Uppgörande och godkännande av budgetförslag och resultatmålsförslag De årliga budget- och resultatmålsförslagen för förvaltningsområdet och dess ämbetsverk utarbetas i enlighet med författningarna om statsbudgeten samt enligt statsrådets, finansministeriets och justitieministeriets föreskrifter. För utarbetandet av budget- och resultatmålsförslagen för ett ämbetsverk svarar ämbetsverkets chef. Ministeriets ekonomienhet och avdelningar meddelar vid behov ämbetsverken inom förvaltningsområdet föreskrifter och anvisningar om hur budget- och resultatmålsförslag skall upprättas. Budgetförslaget för förvaltningsområdet bereds vid ministeriets ekonomienhet i samarbete med ministeriets avdelningar och fristående enheter. Budgetförslaget godkänns av ministern på föredragning av kanslichefen Uppgörande och godkännande av tilläggsbudgetförslag Vid uppgörandet av tilläggsbudgetförslag samt förslag om tillägg och ändringar i en godkänd budget iakttas i tillämpliga delar samma förfarande som vid upprättandet av budgetförslag Resultatmål Målen för de resultatförhandlingar som förs inom ministeriet och med förvaltningsområdets ämbetsverk bestäms av ministern. Resultatmålen för ministeriets avdelningar och fristående enheter överenskoms genom förhandlingar mellan kanslichefen och avdelningarna samt kanslichefen och de fristående enheterna. Resultatmålen för förvaltningsområdets ämbetsverk överenskoms genom resultatförhandlingar mellan dels ministeriets avdelningar och ämbetsverken, dels de fristående enheterna och ämbetsverken. De resultatmål som på basis av resultatförhandlingar uppställs för ministeriets avdelningar och fristående enheter samt förvaltningsområdets ämbetsverk fastställs av ministern Budgetens kontoindelning Budgetens kontoindelning bereds i enlighet med författningarna om statsbudgeten samt enligt föreskrifter som meddelats av statsrådet, finansministeriet och justitieministeriet. Kontoindelningen och ändringar i densamma föredras av ekonomidirektören vid ministeriet. Ärendet avgörs av ministern. Ekonomidirektören vid justitieministeriet svarar för beredningen och verkställandet av ändringar i kontoindelningen i samarbete med ministeriets avdelningar och Justitieförvaltningens servicecentral. Den fastställda kontoindelningen och ändringar i densamma skall omedelbart tillställas Statskontoret och Statens revisionsverk för kännedom.

13 Tillstånd att överskrida ett förslagsanslag Tillstånd att överskrida förslagsanslag bereds i enlighet med författningarna om statsbudgeten samt enligt föreskrifter som meddelats av statsrådet, finansministeriet och justitieministeriet. För beredningen och verkställandet av ärenden som gäller tillstånd att överskrida ett förslagsanslag svarar ekonomidirektören vid ministeriet i samarbete med avdelningarna och Justitieförvaltningens servicecentral. Ministern fattar beslut om överskridande av förslagsanslag på framställning av ekonomidirektören vid ministeriet efter att finansministeriet eller statsrådets finansutskott gett ett utlåtande i ärendet Räkenskapsverkets resultatmål samt planer som gäller verksamhet och anslag Ämbetsverken utarbetar planer som behövs för ledningen av och anslagsuppföljningen inom respektive ämbetsverk. Justitieförvaltningens servicecentral biträder vid behov ämbetsverken vid utarbetandet av dessa planer. Planerna för ett ämbetsverk godkänns av ämbetsverkets chef. Justitieförvaltningens servicecentral svarar för ajourhållningen av de interna plansiffrorna på budgetkonto- och organisationsnivå i ekonomisystemet Utgiftsrester i räkenskaperna Beslut om utgiftsrester i räkenskaperna fattas av ekonomidirektören vid ministeriet på framställning av en avdelning eller en fristående enhet vid ministeriet eller ett ämbetsverk Kassaflödesplanering Räkenskapsverkets kassaflödesplanering sköts centraliserat av finansministeriet Kalkyler och utredningar som rör statsekonomin Ekonomidirektören vid ministeriet svarar för upprättandet av sådana kalkyler över kassautgifterna och kassainkomsterna inom förvaltningsområdet (finansieringsplanering) som avses i 21 2 mom. i förordningen om statsbudgeten i enlighet med finansministeriets föreskrifter. Justitieförvaltningens servicecentral bereder kalkylerna för förvaltningsområdet i samarbete med ministeriets ekonomienhet och ministeriets avdelningar Uppföljning av iakttagandet av budgeten Ansvaret för uppföljningen av hur anslagen används och resultatmålen uppfylls inom ett ämbetsverk ligger hos ämbetsverkets chef. För uppföljningen av hur anslagen används och resultatmålen uppfylls inom ministeriet och förvaltningsområdet svarar avdelningscheferna och

14 10 cheferna för de fristående enheterna vid ministeriet samt ekonomidirektören, var och en inom sitt respektive ansvarsområde. Justitieförvaltningens servicecentral svarar för ajourhållningen av planuppgifter som berör uppföljningen av iakttagandet av budgeten i ekonomisystemet och för framställningen och distributionen av rapporter som behövs i uppföljningen på det sätt som bestäms närmare i serviceavtalen. IV BETALNINGSRÖRELSE 4.1. Allmänt Betalning skall i första hand ske per bankgiro. Betalningsrörelsekonton för ett räkenskapsverk skall öppnas och avslutas i enlighet med Statskontorets föreskrifter. Rätt att använda ett betalningsrörelsekonto beviljas två personer gemensamt. Betalning ur kassan eller med anvisning kan ske endast om det inte är möjligt eller ändamålsenligt att använda bankgiro. Betalningarna skall ske på det sätt som är fördelaktigast för staten och med hänsyn till förfallodagen och eventuella rabatter som beviljas om betalningen sker före förfallodagen Inkomst- och utgiftskonton i en betalningsrörelsebank Beslut om öppnande och avslutande av inkomst- och utgiftskonton som räkenskapsverket förfogar över samt beslut om godkännande av personer som har tillträde till utgiftskonton fattas fram till av ekonomidirektören vid ministeriet och från och med av direktören för Justitieförvaltningens servicecentral eller en av denne förordnad person. Beslut om tjänster som anskaffas av en betalningsrörelsebank fattas fram till av ekonomidirektören vid ministeriet och från och med av direktören för Justitieförvaltningens servicecentral. Rätt att använda ett utgiftskonto beviljas två personer gemensamt så att en tjänsteman med högre kontoanvändningsfullmakt också fungerar som utanordnare. En för uppgiften särskilt förordnad person vid huvudbetalningsstället svarar för övervakningen av täcknings- och tömningsöverföringar och för en förteckning över betalningsrörelsekonton, utanordnare och andra som har rätt att använda konton Övriga bankkonton och främmande medel För ansökan om nödvändiga tillstånd för öppnande av valutakonton och andra konton med saldo svarar ekonomidirektören vid ministeriet. Beslut om öppnande och avslutande av konton, om tjänster som anskaffas av en betalningsrörelsebank samt om godkännande av personer som har rätt att använda kontona fattas fram till av ekonomidirektören vid ministeriet och från och med av direktören för Justitieförvaltningens servicecentral eller en av denne förordnad person.

15 11 Rätt att använda valutakonton och andra konton med saldo beviljas två personer gemensamt. Rätt att använda utmätningsmannens konto för tjänstemedel i fråga om manuella uppdrag och elektroniska uppdrag i nätbankstjänsten beviljas fram till av ekonomidirektören vid ministeriet och från och med av direktören för Justitieförvaltningens servicecentral eller en av denne förordnad person. När det gäller elektroniska uppdrag inom utsökningssystemet godkänns kontoanvändarna (utfärdare av tillstånd till utbetalning i utsökningssystemet) emellertid av chefen för exekutionsverket och exekutionsavdelningen. En tjänsteman med högre kontoanvändningsfullmakt fungerar också som utanordnare. Rätt att använda räntebärande konton vid exekutionsverk och exekutionsavdelningar har de personer som godkänts som användare av utmätningsmannens konto för tjänstemedel i nätbankstjänsten. Huvudbetalningsstället för en förteckning över valutakonton och övriga konton med saldo, utanordnare samt andra som har rätt att använda kontona. När det gäller utanordnare av elektroniska betalningar och andra kontoanvändare inom utsökningssystemet förs emellertid förteckningen av en för uppgiften särskilt förordnad person vid exekutionsverket och exekutionsavdelningen. Insättning av främmande medel på räntebärande konton skall ske enligt justitieministeriets föreskrifter och anvisningar. Avtal om räntebärande konton för främmande kapital som ingås med en betalningsrörelsebank godkänns av ekonomidirektören vid ministeriet Direktdebitering Fullmakt för direktdebitering genom en penninginrättning lämnas av direktören för Justitieförvaltningens servicecentral. Direktdebitering kan utnyttjas endast vid utbetalning av löner och bankserviceavgifter. Direktdebiteringspraxis övervakas vid betalningscentralerna av en person som förordnats av chefen och på andra betalningsställen av en person som förordnats av ämbetsverkets chef Kassafunktioner Beslut om att inrätta kassor för indrivning av inkomster och beslut om att dra in kassor fattas fram till av ekonomidirektören vid ministeriet och från och med av direktören för Justitieförvaltningens servicecentral eller en av denne förordnad person. Kassamedlens maximibelopp fastställs av ämbetsverkets chef. Vid ministeriet fastställs kassamedlens maximibelopp av ekonomidirektören. En särskilt förordnad person vid huvudbetalningsstället för en förteckning över kassorna. Huvudbetalningsstället skall underrättas om beslut som gäller kassans maximibelopp. I kassorna skall inte förvaras mer kontanta medel än vad som förutsätts för att betalningsrörelsen skall löpa ändamålsenligt. Medel som överstiger maximibeloppet skall överföras på ett bankkonto.

16 12 Nyckeln eller sifferkombinationen till kassaskåpet eller kassaskrinet förvaras av den tjänsteman som svarar för kassan. Reservnyckeln skall förvaras i ett förseglat kuvert hos ämbetsverkets chef eller en av denne förordnad tjänsteman. Reservnyckeln får endast användas i närvaro av ett vittne. Kassabok skall föras över kontanta kassatransaktioner. Kassaboken kan ersättas med kassaapparat eller annat registreringssätt. Kassaboken avslutas varje dag. Den ledande kundservicechefen för ekonomiförvaltning vid Justitieförvaltningens servicecentral kan från och med förordna att en enskild kassa inte behöver föra kassabok om antalet transaktioner är obetydligt. För varje betalning till kassan utskrivs ett verifikat som på förhand är försett med löpande numrering. Av verifikatet skall framgå betalningsdagen, prestationens art och omfattning samt beloppet i euro. Betalaren får originalet av verifikatet som kvitto. Används en kassaapparat skall kunden ges kvittot från den. Kassans öppettid kan ordnas på ett sätt som är ändamålsenligt med tanke på kundservicen och myndighetsuppgifterna enligt förordningen om öppethållandet av statens ämbetsverk (332/1994). Öppettiden för kassan vid ett ämbetsverk fastställs av ämbetsverkets chef eller ekonomidirektören vid justitieministeriet eller en av denne förordnad person Granskning av kassor Ämbetsverkets kassor granskas åtminstone en gång per kvartal av ämbetsverkets chef eller en av denne förordnad tjänsteman samt vid ministeriet av den tjänsteman som ekonomidirektören förordnar. Kassan granskas dessutom alltid när kassaförvaltaren byts eller om det finns anledning att misstänka oegentligheter i kassaförvaltningen. Kassagranskningen gäller ämbetsverkets kontanta medel, bankkonton och övriga medel med penningvärde som förvaras på ämbetsverket samt de rutiner som påverkar beloppet av dessa medel. Periodiska granskningar skall utföras sporadiskt utan föregående anmälan. I kassaförvaltarens närvaro räknas först kassan och sedan avstäms den mot kassaboken eller annan registrering. Sambandet mellan kassaboken eller annan registrering och affärsbokföringen skall även konstateras. Därefter granskas kassaverifikaten för tiden efter den senaste granskningen i syfte att säkerställa att kassatransaktionerna har redovisats rätt i kassabokföringen. Granskningen skall även omfatta bokföring och annan finansförvaltning i den omfattning det krävs för att konstatera att bokföringen är korrekt. Om kassaförvaltaren har hand om flera kassor skall de granskas samtidigt. Kassagranskningen skall antecknas i kassaboken och en kassakalkyl skall upprättas. Närmare anvisningar ges av den ledande kundservicechefen för ekonomiförvaltning vid Justitieförvaltningens servicecentral. En granskningsrapport skall upprättas ifall granskningen utförts på grund av att kassaförvaltaren bytts eller om granskaren annars anser det vara befogat.

17 Betalkort och kundkort Ämbetsverkets chef samt chefen för en avdelning eller en fristående enhet vid ministeriet bestämmer om ibruktagning av betal- och kundkort och godkänner avtal om kortanvändning. Vid användningen av betalkort och kundkort iakttas Statskontorets och ministeriets föreskrifter och anvisningar. Avtal om användning av statens kreditkort träffas av Justitieförvaltningens servicecentral. Den tjänsteman som fattat beslut om ibruktagning av kort ansvarar för att sammanställa anvisningar för kortanvändningen och att meddela kortanvändarna om dessa samt för att inhämta kortinnehavarens försäkran om att anvisningarna följs. Därtill ansvarar tjänstemannen för övervakningen av kortanvändningen. Betalkort och kundkort får endast användas för betalning av utgifter som uppstår till följd av tjänsteuppgifter. De kundförmåner som korten ger skall användas till förmån för ämbetsverket. Ämbetsverket skall föra en särskild förteckning över betalkorten och kundkorten Godkännande av betalningsmedel Bankkort, bankväxlar och checkar kan användas som betalningsmedel. Betalning med bankkort och icke certifierade checkar kan godkännas utan täckningsreservering högst till det belopp som i allmänhet garanteras av penning- och kreditinstitut, eller om en separat överenskommelse om täckningsreservering gjorts med banken. Ämbetsverket skall kontrollera att ett bankkort inte finns upptaget i bankernas förteckning över förkomna eller stulna bankkort eller överskridna kreditlimiter. Bankkortsbetalningar, bankväxlar och checkar skall företes för inlösen utan dröjsmål. Vid behov skall kunden legitimera sig med ID-kort, körkort eller pass, och identitetskontrollen skall antecknas på verifikatet Säkring av rätt betalningsmottagare Betalningsmottagarens bankkontouppgifter skall vara baserade på en skriftlig anmälan. Uppgifter om betalningsmottagaren skall kopieras från en faktura eller annat dokument som utgör grund för betalningen och införas i registret över betalningsmottagare i ekonomisystemet. Alla ändringar i registret över betalningsmottagare registreras automatiskt i ekonomisystemet. Logglistan som skrivs ut från systemet granskas vid betalningsställena av en person som förordnats för uppgiften. Den som för registret över betalningsmottagare får inte medverka i betalningskedjan. Uppgifterna om betalningsmottagare och bankförbindelse i betalningslistan i inköpsreskontran och bankförbindelseprogrammet skall jämföras med uppgifterna i fakturan eller annat dokument som utgör grund för betalning innan betalning sker.

18 14 V BEHANDLING AV UTGIFTER 5.1. Allmänna upphandlingsprinciper Upphandlingsverksamheten innefattar köp och hyrning av varor och tjänster och därmed jämförbar verksamhet samt upplåtande på entreprenad. Anvisningar om upphandling finns i upphandlingsanvisningarna för justitieministeriets förvaltningsområde, vilka sammanställs av ministeriets ekonomienhet. Ämbetsverkets chef ansvarar för ämbetsverkets upphandlingsverksamhet och utser de personer som får utföra upphandlingar, om inte annat bestämts om upphandlingsfullmakter i ämbetsverkets arbetsordning. All upphandling skall utföras i enlighet med författningarna och föreskrifterna om offentlig upphandling samt upphandlingsanvisningarna för ministeriets förvaltningsområde. Upphandling skall utföras till lägsta möjliga kostnad och vid anbudstävlan godkänns det anbud som är totalekonomiskt sett förmånligast eller som erbjuder det billigaste priset Förbindelse om en utgift, mottagningsgranskning samt granskning, godkännande och debitering av utgifter Förbindelse om en utgift och granskning vid mottagning Innan en beställning görs eller någon annan förbindelse om att betala en utgift ingås skall utgiftens laglighet och ändamålsenlighet, fullmakten och anslagets tillräcklighet konstateras på behörigt sätt. Om en förbindelse om en utgift förutsätter särskilt godkännande, tillstånd eller ett separat utlåtande, skall den som fattar beslut om utgiften säkerställa att detta har fåtts. Mottagna varor eller tjänster skall granskas vid mottagningen, så att man kan fastställa att leveransen till sin kvantitet, art och kvalitet motsvarar avtalet eller beställningen Siffer- och sakgranskning Innan en utgift godkänns och betalas skall siffer- och sakgranskning av verifikatet utföras. Sifferoch sakgranskningen utförs av den person som förordnats av godkännaren. Siffergranskningen av elektroniska inköpsfakturor utförs dock av den person som på förordnande av servicecentralens kundservicechef har hand om den preliminära behandlingen av fakturorna. Vid siffergranskningen skall fastställas att de beräkningar som leder till beloppet på utgiftsverifikatet är korrekt utförda, att eventuella rabatter har beaktats och att utgiftsverifikatet uppfyller de formkrav som kan ställas på ett verifikat. Vid siffergranskningen kontrolleras om serviceleverantören är mervärdesskatteskyldig samt de uppgifter som finns om serviceleverantören i förskottsuppbördsregistret. Vid sakgranskningen skall fastställas att utgiften överensstämmer med avtal, beställning eller beslut samt att uträkningen, fakturan eller något annat dokument som fungerar som verifikat är förenligt med en beställning, ett avtal eller beslut som binder ämbetsverket eller enheten. När det gäller

19 15 anskaffningar av anläggningstillgångar skall det dessutom säkerställas att verifikatet eller en bilaga till detsamma innehåller de uppgifter som behövs för bokföringen av anläggningstillgångar. Vid sakgranskningen skall även fastställas att leveransen mottagits i rätt kvantitet, art och kvalitet, eller att tjänsteresan eller arbetet utförts på behörigt sätt. Siffer- och sakgranskningshandlingen skall undertecknas. Granskningarna utförs elektroniskt i systemen för fakturabehandling Godkännande av utgifter Utgifter godkänns av ämbetsverkets chef. Cheferna för häradsämbetenas åklagar- och exekutionsavdelningar godkänner utgifter inom sina respektive ansvarsområden. Detta gäller om inte annat bestäms i en lag eller förordning som gäller ämbetsverket eller i en arbetsordning för ämbetsverket. Utgifter som hänför sig till chefen för ett ämbetsverk godkänns av dennes ställföreträdare. Bestämmelser om godkännande av gemensamma utgifter vid häradsämbeten ingår i inrikesministeriets ekonomistadga för räkenskapsverk. Bevisningskostnader, arvoden och ersättningar till rättegångsbiträden samt vissa övriga rättsvårdsutgifter som betalas med statliga medel godkänns av en ordförande, medlem, notarie eller i behörig ordning förordnad tjänsteman vid domstol eller annan myndighet. Siffer- och sakgranskningen ingår därvid i godkännandet. Vid ministeriet godkänner avdelningscheferna och cheferna för de fristående enheterna utgifter inom sina respektive ansvarsområden. En avdelningschef och en chef för en fristående enhet kan skriftligt förordna att en underlydande tjänsteman skall godkänna särskilt definierade utgifter med undantag av löneutgifter. Utgifter som hänför sig till ministern och kanslichefen godkänns av förvaltningsdirektören. Utgifter som hänför sig till chefen för en avdelning eller en fristående enhet godkänns av dennes ställföreträdare. Ministeriets gemensamma forskningsutgifter och utgifter som hänför sig till politikprogrammet för medborgarinflytande godkänns av ekonomidirektören. Som ett led i förfarandena inom den interna kontrollen enligt 69 i förordningen om statsbudgeten skall den som godkänner utgiften försäkra sig om att utgiften har laglig grund eller att den baserar sig på ett lagligen fattat beslut samt att anslaget är tillräckligt. Godkännandet skall dateras och undertecknas. Godkännandet utförs elektroniskt i systemen för fakturabehandling. Av anteckningen om godkännande skall dessutom framgå vilka konton utgiften skall påföras. Betalningsställena för en uppdaterad förteckning över de tjänstemän som förordnats att godkänna utgifter samt vilka utgifter de får godkänna. Förteckning förs dock inte över de godkännare som avses i 2 kapitlet ovan i sådana fall där deras befogenheter att godkänna utgifter framgår av tjänsteförordnanden eller motsvarande. Godkännandet av utgifter kan också basera sig på ett avgiftsbeslut, om avgiftsbeslutet innehåller alla uppgifter som krävs för betalningen av utgifterna.

20 16 En person som förordnats av direktören för Justitieförvaltningens servicecentral och chefen för betalningscentralen godkänner ämbetsverkens avtalsbaserade lokalhyror och utgifter för företagshälsovården samt inkomster som grundar sig på avtal och ansökningar. Samma tjänsteman får inte både sakgranska och godkänna en utgift Debitering En betalning kan endast utföras med stöd av en daterad utanordning som undertecknats av en för uppgiften förordnad tjänsteman. När det gäller bankgiro är också elektroniska utanordningar möjliga. Inom räkenskapsverket skall betalningsställena säkerställa att endast godkända utgifter betalas samt att de betalas på behörigt sätt och till rätt belopp. Vid betalning ur kassan skall utanordningen inkluderas i den verifikatstämpel i vilken anteckning om granskning och godkännande gjorts. Betalningar ur kassan som understiger tjugo (20) euro förutsätter ingen utanordning. I fråga om bankgiro betraktas en undertecknad betalningsjournal eller annat samlingsregister eller -kort som utanordning. Den som undertecknar utanordningen skall ha rätt att använda betalningsrörelsekontot. Om betalningsuppgifter skickas i elektronisk form skall alltid två lösenord av två olika tjänstemän användas. Den ena av lösenordsinnehavarna skall ha rätt att utfärda utanordningar samt högre kontoanvändningsfullmakt för utanordningen i fråga. Utanordningen för betalningsuppgifter som sänds i elektronisk form är en betalningsjournal eller ett samlingsregister, som undertecknas av lösenordsinnehavarna och införs i bokföringen som verifikat. Vid användning av lösenord såsom anges ovan gäller följande undantag. Vid förmedling av betalningsuppgifter ur utsökningssystemet till banken på elektronisk väg fogas inga lösenord till materialet. Utanordningen för betalningar som beviljats redovisningstillstånd utförs av en person som förordnats av exekutionsverket eller exekutionsavdelningen. Vid utbetalning av löner, arvoden och andra motsvarande ersättningar via personal- och löneadministrationssystemet kan elektronisk direktöverföring tillämpas. I detta fall behövs inte två lösenord. Huvudbetalningsstället för en förteckning över de personer som vid betalningsställena har rätt att utfärda utanordningar. Betalningsställena för i sin tur en egen förteckning över utanordnare Siffer- och sakgranskning samt godkännande av verifikat för delegationer, kommissioner och kommittéer Siffer- och sakgranskning av verifikat för delegationer, kommissioner och kommittéer utförs av sekreteraren eller en person som utsetts av ordföranden. Utgifter godkänns av ordföranden. Löneutgifter för medlemmarna och fakturor som hänför sig till ordföranden godkänns dock av respektive avdelningschef eller chef för en fristående enhet vid ministeriet Allmänna bestämmelser om förfarandet vid förhandsbetalningar Beslut om att mot redovisning bevilja kontantförskott för betalning av mindre utgiftsbelopp fattas av ämbetsverkets chef eller en av denne förordnad tjänsteman och vid ministeriet av ekonomidirektören eller en av denne förordnad tjänsteman.