Kungliga Tekniska Högskolans Finanssällskap Årsstämma 2011

Transkript

1 Kungliga Tekniska Högskolans Finanssällskap Årsstämma 2011 Kungliga Tekniska Högskolans Finanssällskap Lindstedtsvägen Stockholm SWEDEN

2 Årsstämma KTHFS 2011 Innehållsförteckning 1. Kallelse till årsstämma 2011 (Original) 2. Dagordning 3. Bilaga 1 Förvaltningsberättelse (Delas ut vid årsstämman) 4. Bilaga 2 Resultat och Balansräkning 2011 (Delas ut vid årsstämman) 5. Bilaga 3 Revisionsberättelse (Delas ut vid årsstämman) 6. Bilaga 4 Förslag på uppdatering av föreningens stadgar 7. Bilaga 5 Förslag på ny styrelse

3 Kallelse till årsstämma 2011 Kungliga Tekniska Högskolans Finanssällskap ( KTHFS ) presenterar resultatet för verksamhetsåret 2011 och bjuder in dig som medlem till Trading Lab för detta verksamhetsårs stämma tag tillfället i akt att få ta del av verksamhetsårets förvaltningsberättelse samt att få träffa både avgående och nytillträdande styrelseledamöter från de olika grenarna av föreningen. Årsstämman i Kungliga Tekniska Högskolans Finanssällskap äger rum onsdagen den 25 januari 2012 klockan 9.00 i Trading Lab, Sing Sing-huset plan 2, Lindstedtsvägen 15, Stockholm. Inregistrering till årsstämman börjar klockan Klockan 9.15 presenterar avgående Ordförande Nikos Georgelis förvaltningsberättelsen för Efter denna presentation följs inröstning av nya styrelseledamöter till KTHFS samt röstning om ansvarsfrihet för avgående styrelseledamöter. Medlemmar i KTHFS är välkomna att deltaga i röstningen. Enklare förtäring kommer att erbjudas. Representanter från KTHFS alla olika verksamhetsområden kommer att finnas tillgängliga. Anmälan Medlemmar som önskar delta i årsstämman ska Dels Vara registrerade medlemmar och ha betalat sin medlemsavgift senast den 22 januari Dels Anmäla sig senast den 22 januari 2012 via mejl till info@kthfs.org. Tillhandahållande av kallelse och övriga handlingar inför årsstämman Kallelse till Kungliga Tekniska Högskolans årsstämma 2011 samt fullständiga förslag jämte tillhörande handlingar finns tillgängliga hos föreningen samt på föreningens webbplats,, från och med den 22 januari Redovisningshandlingar och revisionsberättelse samt revisionsyttrande kommer finnas tillgängligt hos föreningen samt på föreningens webbplats,, senast den 7 februari. Stockholm i januari 2012 KTHFS Styrelse Välkommen!

4 Årsstämma 2011 Dagordning 1. Mötets öppnande 2. Fråga om årsmötets behöriga utlysande 3. Fråga om dagordningen kan godkännas 4. Val av mötesordförande 5. Val av mötessekreterare 6. Val av två justeringsmän, tillika vid val fungerande som rösträknare 7. Upprättande av röstlängd 8. Styrelsens förvaltningsberättelse för verksamhetsåret 2011 (Bilaga 1) 9. Presentation från ekonomiansvarige för verksamhetsåret 2011 (Bilaga 2) 10. Revisionsberättelse för verksamhetsåret 2011 (Bilaga 3) 11. Fråga om fastställande av resultat- och balansräkningar samt disposition av tillgängliga vinstmedel. 12. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsens förvaltning 13. Röstning gällande uppdatering av föreningsstadgar (Bilaga 4) 14. Val av styrelse (Bilaga 5) 15. Val av revisor 16. Val av suppleant för revisor 17. Beslut om nya firmatecknare 18. Motioner 19. Förslag från styrelsen 20. Övriga frågor 21. Tid och plats för justering och delgivning av årsmötesprotokoll 22. Mötet avslutas

5 Bilaga 4 Uppdatering av stadgarna Bättre efterlevnad efterfrågas under 2012 För att få en bättre efterlevnad har uppdateringar av stadgarna föreslagits av styrelsen. Dessa föreslogs i en motion av styrelseledamot Erik Wetter och röstades enhälligt fram av på styrelsemöte den 2 december 2011 för att föreslås på årsstämman. Uppdateringarna ämnar till att effektivisera organisationen och hur den arbetar. Nedan punkter sammanfattar syftet med uppdateringen av stadgarna: Kallelser till formella sammanträden som berör KTHFS medlemmar ska annonseras via KTHFS hemsida, personligt utskick till alla medlemmar via mejl samt med ett tydligt uppsatt anslag i Trading Lab tidigast sex veckor och senast två veckor innan mötet äger rum. Beslut som i hög grad påverkar KTHFS fortsatta verksamhet ska informeras till KTHFS medlemmar via KTHFS hemsida, personligt utskick till alla medlemmar via mejl samt med ett tydligt uppsatt anslag i Trading Lab senast en vecka efter det att beslutet fattats och under en tidsperiod om minst tre och högst fem veckor. [Sekreterarposten] inkluderar författandet av protokoll som måste sändas ut till alla styrelseledamöter och anslås i Trading Lab senast 72 timmar efter det att det formella sammanträdet ägt rum. Kallelse till formellt sammanträde ska av Ordförande ske senast två veckor före det att mötet äger rum om inte mötets tidpunkt bestämts på föregående formellt sammanträde. Föreslagna uppdateringar av stadgarna Rådande stadgar finnes i föreningens lokal Trading Lab 5 Det är inte förenligt med de krav och det ansvar en roll som styrelseledamot innebär att under en längre tid vara frånvarande på campus på grund av utbytesstudier. Medlemmar som avser åka på utbytesstudier under verksamhetsåret kan därför inte väljas till styrelseledamöter. Kortare avbrott som är direkt karriärrelaterade, så som exempelvis praktik eller internships, accepteras om de har en längd om maximalt tre månader. Om en nuvarande styrelseledamot bryter mot detta måsta han eller hon avgå från sitt uppdrag omedelbart. 22 Nuvarande Ordförande och Vice ordförande ska i god tid och senast tre månader före nytt verksamhetsår närma sig lämplig kandidat för Ordförandeposten. Denne måste vara styrelseledamot, bör i de flesta fall inneha rollen som Vice ordförande och ska inför övriga i styrelsen presenteras som formell kandidat på extrainsatt formellt sammanträde senast två månader före årsmötet. Denne ska också förbereda ett 10 minuter långt föredrag om varför denne bör väljas till Ordförande. På så sätt kan man anta att den ordinarie karriärstegen för Ordförande är så som följer: Medlem Projektmedlem Styrelseledamot Vice ordförande Ordförande. Bakgrunden till denna är att kompetenstapp som är ett mycket vanligt fenomen bland studentföreningar i högsta möjliga mån ska undvikas så att föreningen kontinuerligt kan utvecklas och växa för att på ett tillfredsställande vis ämna realisera föreningens ändamål och långsiktiga vision. Efter detta röstar styrelsen med enkel majoritet. Skulle denna kandidat inte erhålla tillräckligt med röster är det styrelsens plikt att presentera en ny kandidat. Dessa två kandidater ska sedan under ett nytt formellt sammanträde senast 48 timmar senare pitcha sig själva under 10 minuter för att styrelsen på nytt ska rösta om respektive kandidat i enkel majoritet.

6 Ordförande har här utslagsrätt. Kan inte styrelsen presentera en ny kandidat väljs ny Ordförande av nuvarande Ordförande och Vice ordförande. Övriga styrelseledamöter har sedan möjlighet att kandidera till Vice ordförandeposten. Det finns ingen begränsning av antal kandidater. Dessa ska förbereda en 5 minuter lång pitch varför någon av dessa ska väljas till Vice ordförande. Styrelsen röstar om detta på nästkommande ordinarie formella sammanträde efter det att ny Ordförande accepterats av styrelsen, dock senast en vecka innan rekryteringsmiddagen äger rum. 23 Tidigast åtta veckor och senast fem veckor före nytt verksamhetsår ska en rekryteringsmiddag arrangeras där intresserade medlemmar har möjlighet att få delta genom ansökan med CV och kortare personligt brev. Under denna sammankomst presenteras KTHFS verksamhet och de olika styrelseposterna under informella förhållanden. Därefter har alla medlemmar rätt att söka de olika styrelseposterna. Lämpliga kandidater kallas sedan till intervju av tidigare Ordförande och vice Ordförande samt av nuvarande styrelse föreslagen ny Ordförande och vice Ordförande. Om nuvarande vice Ordförande har föreslagits till ny Ordförande intervjuas kandidaterna av enbart dessa tre personer. Tidigare styrelseledamöter kan väljas om men måste kandidera och genomgå samma rekryteringsprocess som övriga kandidater. Det behöver inte vara en direkt fördel att redan inneha en post som styrelseledamot. Den slutgiltiga styrelsesammansättningen bör vara klar senast två veckor före nytt verksamhetsår. Denna presenteras av nuvarande Ordförande och Vice ordförande samt nyvald Ordförande och Vice ordförande på ett extrainsatt styrelsemöte. 24 Efter ny styrelse har valts inleds övergångsperioden som löper fram till nytt verksamhetsår. Under denna perioden kommer två styrelser den nyvalda och den avgående att båda leda verksamheten efter Stadgarnas Första Avsnitt. Tanken med övergångsperioden är att skola in den nya styrelsen i KTHFS olika verksamhetsområden för att minimera risken att kritisk kompetens får förlorad. 25 Årsmötet äger rum efter avslutat verksamhetsår, senast fyra veckor in på nytt verksamhetsår. Kallelse till årsmötet ska annonseras via KTHFS hemsida, personligt utskick till alla medlemmar via mejl samt med ett tydligt uppsatt dokument i Trading Lab tidigast fyra veckor innan och senast två veckor innan mötet äger rum. Årsmötet fattar övergripande beslut berörande KTHFS organisation samt fastställer övergripande riktlinjer och den ekonomiska ramen för KTHFS verksamhet. Vid årsmötet ska den avgående styrelsens arbete granskas. Avgående ordförande leder årsmötet. Deltagande vid årsmötet är obligatoriskt för alla styrelseledamöter, såväl avgående som nyvalda, och det ska till synnerligen starka skäl för att frånvaro ska accepteras. Alla medlemmar i KTHFS har rätt att delta vid årsmötet. Formell anmälan krävs. Hur anmälan går till ska klargå av kallelsen.

7 Avgående Ordförande och Vice ordförande bereder en genomgripande revisionsberättelse. Berättelsen ska innefatta yttranden berörande ansvarsfrihet för förvaltningens berörda organ och befattningshavare samt särskilt yttrande över verksamheten. Utöver detta ska en förvaltningsberättelse presenteras. Vid årsmötet presenteras nästa verksamhetsårs styrelse. Nya styrelsen ska hålla en kortare presentation om riktlinjerna för det nya verksamhetsåret samt öppna upp för frågestund. 26 Nyvald styrelse ska tidigast två veckor innan och senast fyra veckor efter att nytt verksamhetsår påbörjas arrangera en överlämningsmiddag för den avgående styrelsen. Med bakgrund i att överlämningsperioden äger rum i december rekommenderas julbord på av allmänheten ansedd flådig restaurang alternativt finare restaurang om överlämningsmiddagen äger rum i januari. Detta evenemang tillåts belasta KTHFS kassa. Vanliga aspekter beträffande förvaltandet av KTHFS medel ska dock beaktas.

8 Bilaga 5 - KTHFS Styrelse 2011 Eric Finnås Dahlström Ali Sangari Henrik Wikerman Iuliia Diachenko John Steinkeller Baddar Mian Henrik Falk Josefin Lindblom Christan Strömbäck Farhad Tatar André Flykt - Ordförande - Vice Ordförande

9 These materials have been provided to you by KTH Finance Society in connection with an actual or potential engagement and may not be used or relied upon for any purpose other than as specifically contemplated by a written agreement with KTH Finance Society. In addition, these materials may not be disclosed, in whole or in part, or summarized or otherwise referred to except as agreed in writing by KTH Finance Society. These materials were designed for use by specific persons familiar with the business and the affairs of your company and KTH Finance Society assumes no obligation to update or otherwise revise these materials. Nothing contained herein should be construed as tax, accounting or legal advice. You (and each of your employees, representatives or other agents) may disclose to any and all persons, without limitation of any kind, the tax treatment and tax structure of the transactions contemplated by these materials and all materials of any kind (including opinions or other tax analyses) that are provided to you relating to such tax treatment and structure. For this purpose, the tax treatment of a transaction is the purported or claimed US federal income tax treatment of the transaction and the tax structure of a transaction is any fact that may be relevant to understanding the purported or claimed US federal income tax treatment of the transaction. These materials have been prepared by KTH Finance Society and its affiliates for use by KTH Finance Society. Accordingly, any information reflected or incorporated herein, or in related materials or in ensuing transactions, may be shared in good faith by KTH Finance Society and its affiliates with Board Members of KTH Finance Society, its affiliates and agents in any location.