Checklista vid mottagande av utländsk personal

Transkript

1 Checklista vid mottagande av utländsk personal Här finns en checklista med information för personal vid Göteborgs universitet som arbetar med utländska gästforskare, gästföreläsare, PhD och övrig utländsk personal. Listan är uppdelad i tre faser; inför ankomst, vid ankomst och installerande i Göteborg samt före avresa. Informationen finns i nuläget som växande webbtext med länkar vidare till utökad information och aktuella blanketter, och kommer att finnas som dokument för utskrift inom en snar framtid. På våra engelska sidor finns dessutom en guide för inresande personal, Guide for Visiting Staff, som ger information om vad man bör tänka på innan avresan från hemlandet och vid bosättande och arbete i Göteborg och Sverige. Varje kapitel har flera länkar i texten. Guiden växer och utökas löpande på webben, och kommer även att finnas som trycksak snart. Du hittar Checklistan och guiden på Göteborgs universitet Medicinaregatan 20 A Box 100, Göteborg Telefon: Anna Hallgren Birgitta Karlén Karin Hellqvist Irene Jonasson Fax: E-post: guestservice@gu.se version

2 2

3 CHECKLISTA inför ankomst av utländska gästforskare, gästföreläsare, PhD och övrig utländsk personal. Gäst/namn Ankomst Avresa Land/hemuniversitet Institution Titel Födelsedata E-post Värd _ Gästens hemland Norden EU/EES Icke EU-land Inbjudan från GU -- Giltigt pass eller nationellt ID-kort Visum Mottagningsavtal Uppehållstillstånd Bostad Sjukförsäkring Hemförsäkring Resa och mottagande Informationsmaterial Planera introduktion Checklistan genomgången av: Datum: 3

4 Alla länkar i dokumentet finns aktiva på Inbjudan från GU En inbjudan från GU skickas till gästforskaren. Vi de tillfällen då gästforskaren måste ansöka om visum, ska inbjudan bifogas ansökan om visum. Inbjudan från GU kan innehålla följande uppgifter: den sökandes namn och födelsedatum varför den sökande ska besöka Sverige inbjudan gäller fr o m - t o m försörjning information om försäkring kontaktperson vid institutionen Giltigt pass eller nationellt ID-kort Trots att passkontroll endast sker i undantagsfall inom Schengenområdet, måste man kunna legitimera sig under vistelsen. Pass eller nationellt id-kort är de enda dokument som styrker identitet och medborgarskap. Kommer man från länder utanför EU/EES är pass den enda giltiga legitimationen. Visum För besök på högst tre månader får medborgarna i 34 länder resa in i EU utan visum. Det gäller bl.a. Australien, Japan, Kanada, Kroatien, Nya Zeeland och USA. Medborgare i ett flertal länder utanför EU behöver visum för inresa till Sverige. Ett visum är tidsbegränsat och gäller under högst tre månader per halvår. Det går inte att förlänga ett svenskt visum. Den som vill stanna längre tid i Sverige kan söka uppehållstillstånd för besök. Den som på förhand vet att han eller hon vill vara i Sverige längre tid än tre månader bör redan på utlandsmyndigheten söka uppehållstillstånd för besök (MIGR. sv eller eng ). Länk till Migrationsverket: Fakta om visum Länk till Regeringskansliet: Information on visas (på engelska) En inbjudan från GU måste bifogas ansökan om visum. Mottagningsavtal Ett särskilt mottagningsavtal ska användas då forskare från länder utanför EU eller EES bjudits in av Göteborgs universitet för att bedriva forskning i Sverige längre tid än tre månader. Mottagningsavtalet är en förutsättning för att universitetet ska få ta emot gästforskaren och för att forskaren ska kunna få uppehållstillstånd. Avtalet är en del av gästforskarens ansökan om uppehållstillstånd. 4

5 Avtalet måste skrivas under av både universitetet och gästforskaren. Länk till Migrationsverket: Blankett Mottagningsavtal (MIGR ) eller engelska Form Hosting Agreement (MIGR ) Avtalet ska bl a innehålla uppgifter om: syfte, längd och finansiering av forskningsprojektet gästforskarens kvalifikationer för att genomföra uppdraget gästforskarens arbetsvillkor en heltäckande sjukförsäkring om gästforskaren ska vistas kortare tid i Sverige än ett år tillräckliga medel för uppehälle för gästforskaren under vistelsen i Sverige och för återresan (gällande från 1 april 2010, 2 Högskoleverkets föreskrifter: En gästforskare ska minst ha tillgång till kr för sitt uppehälle under varje månad av sin vistelse i Sverige) Uppehållstillstånd Gästforskare och doktorander måste ansöka om uppehållstillstånd från hemlandet eller annat land utanför Sverige där han eller hon är bosatt. Tillståndet måste vara klart och infört i passet innan resan till Sverige. För att få tillståndet krävs för gästforskare att GU har upprättat ett mottagningsavtal och för doktorander ett antagningsbesked med löneuppgifter. Länk till Migrationsverket: Om uppehållstillstånd för gästforskare. Ansökan om uppehållstillstånd för gästforskare (MIGR ) engelska Application for a residence permit for a visiting researcher (MIGR ) Länk till Migrationsverket: Om uppehållstillstånd för studerande och doktorander. Ansökan om uppehållstilstånd för studerande och doktorander (MIGR ) engelska Application for residence permit for students and doctoral students (MIGR ) Vistelse i Sverige högst tre månader Gästforskare som ska arbeta kortare tid än tre månader i Sverige behöver inget uppehållstillstånd. Annat engagemang än gästforskare Anställer universitetet t ex en gästlärare eller administrativ personal från ett tredje land, krävs en ifylld blankett Anställningserbjudande/Offer of Employment används (MIGR232011) Blanketten ska användas vid första ansökan och vid förlängning. Mer information finns på blanketten. Bostad vid Göteborgs universitet förfogar över ett femtiotal möblerade bostäder med centralt läge, utrustade för självhushåll inkl. linne. Storleken varierar från enkelrum till tre rum och kök. Internetuppkoppling via fast eller mobilt modem ingår. erbjuder institutioner och avdelningar inom universitetet att boka bostad åt sina gäster. Boendeavgiften debiteras värdinstitutionen internt eller gästen externt. Boendetiden är begränsad till max ett år, med möjlighet till ansökan om förlängning. Om inte har några lägenheter lediga den aktuella perioden kan andra bostäder förmedlas till förmånliga avtalspriser. OBS! Boka i god tid (helst ett halvår innan ankomst) för att vara säker på att få bostad. För mer information om bostäderna se /gastbostader 5

6 Sjukförsäkring Det är viktigt att gästforskaren och ev. medföljande har en sjukförsäkring under vistelsen i Sverige. Om man omfattas av den svenska sjukförsäkringen eller ej beror på många olika faktorer; dels om det gäller doktorander eller forskare efter doktorsexamen, dels hur forskningen finansieras, forskarens medborgarskap, vilket land forskaren kommer ifrån, tiden för vistelsen i Sverige, tiden för eventuellt uppehållstillstånd samt grunden för tillståndet. Gästforskaren bör innan avresa kontakta sin försäkringskassa i hemlandet för att tala om att de ska bo/arbeta i Sverige. De kan då få svar på vad som gäller och var de ska vara försäkrade. Ny EU-lagstiftning gäller från 1 maj 2010 som jämställer doktorander och studerande med förvärvsarbetare. Sverige har också konventioner med vissa länder utanför EU. Kontakta alltid Försäkringskassa i Sverige om något är oklart inför ankomst av utländska gästforskare. Läs mera under Checklista vid ankomst och installerande i Göteborg. Hemförsäkring För att skydda personliga tillhörigheter, rekommenderas gästen att ta en hemförsäkring i hemlandet innan avresa. Möjlighet finns också att kontakta ett svenskt försäkringsbolag om gästen stannar en längre tid. Resa och mottagande Vem bokar flyget? Vem betalar? Tag alla nödvändiga uppgifter om flygrutt, flight-nummer och ankomsttid. Meddela gästen ett telefonnummer dit han/hon kan vända sig angående förseningar mm. erbjuder alla universitetets gäster ett personligt mottagande och hämtning vid flygplats, färjeläge eller centralstation vid ankomst. Tjänsten är kostnadsfri och skräddarsys för varje gäst. Transport kan ske till värdinstitution eller bostad. Om hämtning önskas genom via, meddela flight-nummer, namn och ankomsttid i god tid till guestservice@gu.se. Informationsmaterial vid ankomst skänker alla gäster en tygkasse med utvalda produkter och aktuell information om både universitetet och Göteborg. I materialet ingår bl a kartor och ett USB-minne med välkomsthälsning från rektor Pam Fredman. Vi överlämnar gåvan till boende gäster, till övriga gäster levereras den med internpost till värdinstitutionen. Beställ materialet i god tid från guestservice@gu.se. Planera introduktion Planera vilken introduktion som ska ges på institutionen och undersök vad som sker på universitetet den aktuella perioden. Förbered arbetsplats, dator, nycklar och passerkort. Ska en fadder utses? Vilka på universitetet ska gästforskaren träffa under introduktionen? Anordnas någon mottagning? Anordnar något program? Se Kalendarium. Anmälan till svenskakurs? Se Ledar- och kompetensutveckling. Se även personalavdelningens Checklista för introduktion av nyanställda (på både svenska och engelska). 6

7 CHECKLISTA vid ankomst och installerande av utländska gästforskare, gästföreläsare, PhD och övrig utländsk personal. Gäst/namn Ankomst Avresa Land/hemuniversitet Institution Titel Födelsedata E-post Värd _ Gästens hemland Norden EU/EES Icke EU-land Praktisk introduktion Registrera uppehållsrätt hos Migrationsverket vid vistelse längre än 3 mån. Skatteverket. Folkbokföring eller samordningsnummer. Skatt Sjukförsäkring Bankkonto ID-kort Mobiltelefon Checklistan genomgången av: Datum: 7

8 Praktisk introduktion Det är viktigt att den nyanlända forskaren blir väl introducerad vid GU och institutionen. Framför allt är det viktigt att känna till rättigheter och skyldigheter man har som exempelvis doktorand. Olika regler kan gälla för anställda respektive för dem som har stipendium. Se även personalavdelningens Checklista för introduktion av nyanställda (både på svenska och engelska). Det finns också en informationsbroschyr till nyanställda Welcome Employment terms. Registrera uppehållsrätt EU-medborgare vars vistelse i Sverige ska vara längre än tre månader ska registrera sin uppehållsrätt hos Migrationsverket senast tre månader efter inresan. Blankett Registration of right of residence (MIGR ). Registreringsbeviset gäller tills vidare och behöver inte förnyas. För registreringen behöver EU/EES-medborgaren ett anställningsintyg från GU. Blankett från Migrationsverket kan användas, Anställningsintyg (MIGR ). OBS! Nordiska medborgare kan vistas och bo i Sverige utan några krav på registrering eller uppehållstillstånd. Skatteverket Folkbokföring. Gästforskaren ska omedelbart folkbokföra sig hos Skatteverket, om vistelsen i Sverige planeras bli ett år eller längre, för att få svenskt personnummer. Personligt besök underlättar handläggningen, se länk till Skattekontoret Göteborg, Nordstan Samordningsnummer. Om vistelsen är kortare tid än ett år, kan personen få ett samordningsnummer av Skatteverket. Detta nummer används bl a vid kontakt med olika myndigheter och vid ansökan om att öppna bankkonto. Länk till blankett Rekvision av samordningsnummer. Skatt SINK-skatt (Särskild inkomstskatt för utomlands bosatta) om personen anställs för max 6 månader. SINK-skatt. Preliminärskatt om personen anställs för 6 månader eller mer. Detta görs på blanketten SKV 4402, som man beställer direkt från Skatteverket. Ansökan om skattelättnad (forskarskatt) till Forskarskattenämnden senast tre månader efter påbörjat arbete. Forskarskattenämnden. Sjukförsäkring Forskare som stannar i Sverige kortare tid än ett år Forskare från Norden, EU/EES och Schweiz Forskare från dessa länder som är anställda vid GU för kortare tid än ett år erhåller vård på samma villkor som personer bosatta i Sverige, dvs de betalar endast patientavgift. För vårdgivaren ska denna grupp kunna visa upp sitt pass eller nationella ID-kortet samt anställningsintyg (MIGR ) som visar att han/hon är anställd vid GU. Om personen inte har en anställning ska han/hon istället ha med sig sitt europeiska sjukförsäkringskort 8

9 (EHIC) från hemlandet. Observera att personer som inte har en anställning endast har tillgång till nödvändig vård, medan anställda har tillgång till både nödvändig och planerad vård. För nordiska medborgare, se även följande länkar Forskare från länder utanför Norden, EU oc EES För forskare som är medborgare i länder utanför Norden, EU/EES och som har en anställning vid GU för kortare tid än ett år/vistas i Sverige kortare tid än ett år, kan GU teckna en GIF-försäkring med Kammarkollegiet. GIF-försäkringen ersätter bl a nödvändiga och skäliga kostnader för akut sjuk- eller tandvård när den försäkrade under försäkringstiden drabbas av sjukdom eller olycksfall. Forskare som stannar mer än ett år Forskare som har en anställning för mer än ett år eller vistas i Sverige i mer än ett år ska registrera sig som bosatta i Sverige och får då vård på samma villkor som övriga personer bosatta i landstinget. Skatteverket kontaktar Försäkringskassan som skickar två blanketter som ska fyllas i: Uppgift för registrering och Inkomst och arbetstid. Medföljande personer (familj) Olika villkor gäller för medföljande beroende på vilken typ av arbets-/uppehållstillstånd som gäller samt finansieringen av uppehället. Observera att medföljande personer inte omfattas av forskarens GIF-försäkringen. I fall då de medföljande inte blir folkbokförda, blir kostnaderna för läkarbesök de faktiska, vilka är avsevärt högre än den patientavgift man som folkbokförd betalar för läkarbesök. En försäkring tecknad innan avresan från hemlandet är därför nödvändig. Om en försäkring för den medföljande inte finns, ber vi dem kontakta GU och meddela detta. En GIF-försäkring kan då tecknas även för den medföljande. OBS! Kontakta alltid Försäkringskassan om något är oklart. Blankett 5456 för registrering. Bankkonto Olika villkor gäller för olika banker, men i allmänhet gäller följande om man vill öppna ett bankkonto: Gästen stannar 1 år eller längre Gästen är registrerad hos Skatteverket och har fått ett personnummer. Han/hon ska ha med sig ett giltigt pass, en referens från bank i hemlandet samt ett intyg från GU om att han/hon är anställd eller gästforskare. Bankens datasystem hämtar upp uppgifter från Skatteverket. EU-medborgare kan vända sig till ett vanligt bankkontor. Icke-EU-medborgare vänder sig till kontor med tjänster för non-residents. (se bankernas hemsidor) Gästen stannar kortare tid än 1 år Banken rekommenderar att man klarar sig med kort kopplat till bank i hemlandet. Minsta tid i landet för att få öppna ett bankkonto är oftast 6 månader. (stora kostnader för kort tid för både kund och bank) GU har blanketter för transferering av lön till utländsk bank. Se: 9

10 ID-kort Man ansöker om ett ID-kort hos Skatteverket. Sökanden måste besöka Skattemyndigheten personligen för att bli fotograferad, styrka sin identitet*, bevisa att han/hon har ett svenskt personnummer eller samordningsnummer samt uppvisa kvitto på att avgiften på SEK 400 är inbetald till Skatteverkets konto. *Styrka sin identitet, innebär att om gästen är EU-medborgare och har ett giltigt s k EU-pass (eller ett pass från Island, Liechtenstein, Norge eller Schweiz från eller senare, så räcker det med att passet visas upp. För alla andra utländska gäster krävs det att en intygsgivare följer med. Detta kan vara t ex en institutionsföreståndare eller internationell handledare vid universitetet. Se Skatteverkets sida om ID-kort för mer information. Mobiltelefon erbjuder möjligheten att låna en mobiltelefon under vistelsen, laddad med 100 kr för samtal och/eller resor med kollektivtrafik. Lånetelefon tillhandahålls för både boende och övriga gäster, men observera att antalet är begränsat så boka i tid. 10

11 CHECKLISTA - före avresa för utländska gästforskare, gästföreläsare, PhD och övrig utländsk personal. Gäst/namn Ankomst Avresa Land/hemuniversitet Institution Titel Födelsedata E-post Värd _ Gästens hemland Norden EU/EES Icke EUland Bostad Bank Pensionsmyndigheten Folkbokföring och adress Returnera lånematerial Forskningsmaterial Checklistan genomgången av: Datum: 11

12 Bostad Säg upp hyresavtal i god tid innan avresa. Se till att gästen lämnar nyckel/nycklar och tar med personliga tillhörigheter. Bank Gästen bör avsluta eventuella bankkonton. Pensionsmyndigheten Gästen kan behöva kontakta Pensionsmyndigheten. Den som har arbetat och betalat skatt i Sverige har tjänat in till svensk pension. Den har man alltid rätt till även om man bor i ett annat land. Pensionsmyndigheten kan sätta in pensionen på ett utländskt bankkonto. Läs mera på Pensionsmyndighetens hemsida under Bosatt utomlands. Folkbokföring och adress När gästen flyttar från Sverige ska han/hon senast en vecka före utresan anmäla detta till skattekontoret. Gästen avregistreras då från folkbokföringen. Observera att man inte nödvändigtvis upphör att vara skattskyldig i Sverige när man avregistreras från folkbokföringen. De uppgifter som lämnas i utflyttningsanmälan kan komma att användas vid bedömningen av eventuell skattskyldighet. Se Skatteverkets blankett Anmälan flyttning till utlandet SKV 7665 eller den engelska blanketten Notification, Moving Abroad SKV 7665b OBS! Se till att gästen lämnar uppgift om den nya adressen, även om han/hon bara flyttar inom Sverige. Lånematerial Meddela gästen att allt lånat material ska återlämnas. Nycklar och passerkort mm lämnas tillbaka och eventuella kvittenser skrivs på. Forskningsmaterial Se till att forskningsmaterialet är arkiverat på institutionen. Be gästen städa tjänsterummet från personliga saker. 12