Individ- och myndighetsnämnden

Transkript

1 Individ- och myndighetsnämnden kallas till sammanträde torsdagen den 20 november 2014, kl i sammanträdesrum Borgmästaren, stadshuset, Lysekil, för behandling av följande ärenden: ÄRENDE BILAGA Förslag, dagens justerare: Filip Nordqvist Öppet sammanträde, utom i de punkter som markerats med sluten del eller där ordföranden så beslutar. Ekonomiärenden EK 1. Redovisning av verksamhetsstatistik och volymuppgifter 2. Ekonomisk uppföljning per avdelning EK 1 Individ och myndighet IMA 1. Anmälan Ej verkställda beslut, kvartal 3/ Vägledande riktlinjer, biståndsbedömning inom LSS och psykiatri IMA 1 IMA 2 3. Rapport Intern kontroll 2014 IMA 3 4. Åtgärd avseende serveringstillstånd (sluten del) Vård och omsorg VOO 1. Volym över patienter inskrivna i hemsjukvården 2. Hyresjustering Trygghetsboende Brastad IMA 4 Individ- och familjeomsorg IFO 1. Rutin för sociala kontrakt IFO 1 Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

2 2. Muntlig information: - Modulboendet i Sivik - Ungbo - Fördelningstalet ensamkommande - Fortsatt diskussion kring vilka fastighet som kan tas i bruk för ensamkommande - Förebyggande arbete enligt barnoch ungdomspolitiska programmet 3. Statistik från Fyrbodals IFO 3 kommunövergripande socialjour 4. Intern kontroll 2014 IFO 4 5. Granskning av dokumentation av IFO 5 utredningar inom vuxenenheten 6. Egenkontroll av utbetalningar IFO 6 Gemensamt GEM 1. Egenkontroll a) Rapport, beslut om särskilt boende b) Redovisning av domar IMA c) Resultat Öppna jämförelser 2014 Stöd till personer med funktionsnedsättning d) Redovisning av vidtagna åtgärder enligt handlingsplan efter Öppna jämförelser 2013 Stöd till brottsoffer/ifo e) Klagomål och synpunkter, externt f) Klagomål och sy punkter, internt fel och brister g) Rapporter lex Sarah h) Redovisning av domar IFO Övrigt ÖVR 1. Förvaltningschefen informerar 2. Avvikelserapportering 3. Anmälningsärenden 4. Förordnande av personuppgiftsombud ÖVR 4 Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

3 5. Sammanträdeskalender 2015 ÖVR 5 6. Övriga frågor NEDANSTÅENDE ÄRENDEN TILLHÖR DEN SLUTNA DELEN AV SAMMANTRÄDET (separat utskick) A. Ekonomiskt bistånd A B. Övervägande enligt SoL B 1-3 C. Anmälan av ordförandebeslut C 1-3 D. Omprövning/övervägande enligt LVU D 1-5 E. Rapport boendelösning för klient E F. Fastställande av faderskap F G. Placering i familjehem G H. Utdelning ur fonder stiftelse 2 och 4 H I. Personlig assistans enligt LSS I 1-5 J. Ledsagarservice enligt LSS J 1-2 K. Redovisning av delegationsbeslut Se pärm på smtr.bord L. Övrigt Kommunledningskontoret/amm Maria Forsberg / Anne-Marie Mattsson Ordförande Sekreterare Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

4 Verksamhetsstatistik 2014 Individ- och familjeomsorg Budget /mån jan feb mar apr maj jun juli aug sept okt nov dec summa Genom-snitt vsh-kod 55 Insatser för vuxna med missbruksproblematik Totalt antal insatser ,3 Totalt antal personer med insats ,0 554 Antal personer i öppenvård ,7 553 Antal personer med insats avseende boende , HVB (hem för vård/boende), SoL Antal personer 2, ,7 Antal vårddagar ,3 Antal personer med eftervård ,0 Antal dagar med eftervård , Familjehem Antal personer Sol 1, ,0 Antal vårddagar Sol , HVB (hem för vård/boende), LVM Antal personer 0, ,0 Antal vårddagar ,7 Antal personer med eftervård ,0 Antal dagar med eftervård ,0 56 Insatser för övriga vuxna Totalt antal insatser ,3 Totalt antal personer med insats ,0 564 Antal personer i öppenvård ,0 563 Antal personer med insats avseende boende , Försörjningsstöd/Ekonomiskt bistånd Antal aktuella hushåll ,0 Antal hushåll med ekonomiskt bistånd ,7 Beviljat belopp tkr aktuell månad ,3

5 Förmedlingsmedel Antal personer med förmedlingsmedel ,3 57 Insatser för barn och unga Totalt antal insatser ,3 Totalt antal barn/unga med insats Antal barn/unga i öppenvård , Antal barn/unga med insats av Ungbo , Antal barn/unga med insats av Ettan , HVB (hem för vård/boende), SoL Antal barn/unga ,0 Varav asylsökande barn/unga Antal vårddagar 0 ########## Varav avseende asylsökande barn/unga Konsulentstödda familjehem, SoL Antal barn/unga 1, ,0 Antal vårddagar 40 0 ########## 5721 Familjehem, SoL Antal barn/unga ,3 Antal vårddagar ########## Vård enligt LVU Antal barn/unga , Antal barn/unga HVB ,0 Antal vårddagar HVB , Antal barn/unga konsulenstödda familjehem ,0 Antal vårddagar konsulenstödda familjehem , Antal barn/unga familjehem ,0 Antal vårddagar familjehem ,3 57 obj Ensamkommande flyktingbarn Totalt antal barn/unga med insats ,0 Antal barn/unga på Kilen - asyl- och PUT-boende ,0

6 Antal vårddygn ,7 Antal barn/unga i HVB ,7 Antal vårddygn Antal barn/unga i konsulentstödda familjehem Antal vårddygn Antal barn/unga i familjehem Antal vårddygn

7 Verksamhetsstatistik 2014 Lss- och psykiatri insatser Budget /mån jan feb mar apr maj jun juli aug sept okt nov dec Summa Genomsnitt vsh-kod Insatser enligt Lss Antal personer med beslutad insats Lss under mån 122 #DIVISION/0! 5111 Boende egen regi, vuxna, gruppbostad Badhusberget ,4 Tornvägen ,0 Kronberget ,0 Linden ,0 Föreningsgatan ,0 Nya Föreningsgatan ,0 Servicebostad ,7 Antal boende totalt , Boende annan utförare, vuxna Antal personer , Familjehem, barn Antal pers. aktuella för insats under mån ,0 Bostad med särskild service; barn 5114 Elevhem , Boende annan utförare Personlig assistans Lss Antal personer enligt Lss ,2 Antal verkställda tim Lss egen regi ,3 855,4 Antal verkställda tim Lss extern utf ,07 343,6

8 Lss- och psykiatri insatser vsh-kod Personlig assistans SFB Budget /mån jan feb mar apr maj jun juli aug sept okt nov dec Summa Genomsnitt 5122 Antal pers. aktuella ,6 Varav extern utförare ,6 Antal verkställda tim SFB exkl extern utförare , Daglig verksamhet Antal pers. aktuella för insats under mån , Ledsagarservice Antal verkställda timmar #DIVISION/0! 5142 Kontaktpersoner: 28, , Avlösarservice: Antal personer med beslut 7, ,8 Antal beslutade tim , Korttidsvistelse utanför hemmet Stödfamiljer antal barn ,0 Korttidsboende antal barn egen regi ,0 Korttidsboende antal barn extern utf Köpt plats antal vårddygn 30, , Korttidstillsyn Antal ungdomar 6, ,8

9 Lss- och psykiatri insatser vsh-kod Insatser enligt Sol Budget /mån jan feb mar apr maj jun juli aug sept okt nov dec Summa Genomsnitt 5221 Boende med särskild service Ekgatan , Boende annan utförare, Sol Antal personer 2, ,0 Antal vårddygn, vuxna , Boendestöd Antal personer 35, ,4 Antal beslutade tim , , Sysselsättning psykiatri Antal personer ,4

10 Verksamhetsstatistik 2014 Budget Vård- och omsorg /mån jan feb mar apr maj jun juli aug sept okt nov dec Summa Genomsnitt vsh-kod 5212 Särskilda boenden: 167/170 platser Genomsnitt debiterade platser Lysekilshemmet (71) 71 68,35 71,29 71,10 71,70 72,32 71,37 69,42 69,42 68,80 71,00 0,00 0, ,48 Lysehemmet 0 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0 ######## Stångenäshem (44)(23+16) 39 38,68 36,68 36,00 35,57 35,16 35,00 35,74 36,00 35,97 36,94 0,0 0, ,17 Skaftöhemmet (17)(12) 12 12,97 11,43 11,94 12,00 11,90 12,00 11,74 11,84 12,00 12,00 0,0 0, ,98 Skärgårdshemmet (48) 48 46,61 48,00 48,00 47,87 46,23 47,50 47,68 48,00 47,77 47,94 0,00 0, ,56 Summa genomsnitt deb. platser ,61 167,39 167,03 167,13 165,61 165,87 164,58 165,26 164,53 167,87 0,00 0, Hemtjänst/hemsjukvård Antal personer med hemtjänst Antal personer > 130 t Lysekil/Lyse Brastad Skaftö Antal timmar i verkställighet Varav matdistribution Lysekil/Lyse Brastad Skaftö Antal timmar Hemsjukvård ssk Antal vårdtagare eget boende Delegerade HSL ins. Tim Trygg hemgång 600 Hemtjänst HSL insatser

11 Vård- och omsorg vsh-kod 5235 Mattjänst Budget /mån jan feb mar apr maj jun juli aug sept okt nov dec Summa Genomsnitt Antal beviljade Trygghetslarm Antal beviljade Dagvård Antal besök i verksamheten Betalningsansvar som- ger- psyk.vård Antal vårddagar 1,1 2 0, Färdtjänst Antal färdtjänstberättigande Antal resor Riksfärdtjänst Antal resor Korttidsvård (Genomsnittligt antal boende nyttjade platser) Kompassen 9 11,2 12,9 9,9 12,3 11,3 7,9 8, ,7 Lysekilshemmet ,8 Övriga boenden 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,3 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,3 0,3 Antal inskrivningar under mån ,3 Ant utskrivn ,8 Antal dagar sålda till region ######## 5270 Bostadsanpassning Bidrag kr/mån ,5

12 TJÄNSTESKRIVELSE Vård- och omsorgsnämnden Individ- och myndighetsnämnden Datum: Förvaltning: Socialförvaltningen Handläggare: Ingrid Fredriksson/Göran Emanuelsson Telefon: E-post: EJ VERKSTÄLLDA BESLUT KVARTAL , ANMÄLAN Dnr: SON Kommunen ska enligt socialtjänstlagen (SoL) och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) anmäla ej verkställda beslut till inspektionen för vård- och omsorg (IVO). Rapport skall även gå till kommunfullmäktige samt kommunens revision. Anmälan skall göras då verkställighet inte har påbörjats inom 3 månader från beslut. Rapport för kvartal 3 har upprättats av socialkontoret och lämnats till IVO. Rapporteringen till IVO sker på individnivå. Av rapporten framgår Ej verkställda beslut under kvartal ärenden. 0 av dessa verkställdes under kvartalet. Verkställare VON. Förutom rapportering till IVO skall rapportering ske till kommunens revisorer samt kommunfullmäktige. Individ- och myndighetsnämnden föreslås besluta Individ- och myndighetsnämnden tar del av redovisningen samt överlämnar densamma till kommunfullmäktige och revisionen. Eftersom Vård- och omsorgsnämnden är ansvarig för verksamhet där verkställighet inte skett rapporteras anmälan även till VON. Vård- och omsorgsnämnden föreslås besluta Vård- och omsorgsnämnden tar del av redovisningen samt överlämnar densamma till kommunfullmäktige och revisionen.

13 SOCIALFÖRVALTNINGEN Lars-Göran Berg Socialchef Ingrid Fredriksson Avdelningschef

14 Bilaga till IMN:s rapport över ej verkställda beslut för kvartal Tidigare anmälda beslut som har verkställts under kvartal Antal Lag Beslut Orsak Verkställare Beslutsdatum Verkställd 1 SoL ÄO Trygghetslarm Tidigare anmälda beslut som har avslutats utan verkställighet under kvartal Antal Lag Beslut Orsak Verkställare Verkställd 1 SoL ÄO Trygghetslarm Tidigare anmälda beslut med avbrott i verkställigheten, där verkställigheten har återupptagits i kvartal Antal Lag Beslut Orsak Verkställare Beslutsdatum Datum för uppehåll Ej verkställda beslut under kvartal Antal Lag Beslut Orsak Verkställare Beslutsdatum Verkställd 1 SoL ÄO Trygghetslarm SoL OF 5400-Bostad med särskild service Avsäger sig 7/10 1 LSS OF Beslut Gruppbostad LSS OF Gruppbostad LSS

15 1/2 Individ- och myndighetsnämnden Tjänsteskrivelse Datum: Förvaltning: Socialförvaltningen Handläggare: Ingrid Fredriksson Telefon: 0523/ E-post: Vägledanade riktlinjer, vägledning vid biståndsbedömning inom Lss och psykiatri Dnr: SON I förvaltningen saknas vägledande riktlinjer för myndighetsutövning inom Lss. Sådana fanns tidigare men togs bort i samband med att sådana riktlinjer ifrågasattes av länsstyrelserna. Inte heller inom psykiatrin finns vägledande riktlinjer. I det dagliga arbetet med biståndshandläggning i dessa ärenden aktualiseras ett behov av att nämnden beslutar om sådana riktlinjer. IMN har tidigare under året beslutatatt anlita Magnus Hultin från Ledarskaparna Management för att ta fram vägledande riktlinjer inom äldreomsorger. Arbetet har bedrivits i samverkan med handläggarna men också med verkställande organisation. En presentation har hittills skett för både IMN och VON. Vid ytterligare ett tillfälle skall Magnus Hultin närvara på IMN s sammanträde. För vägledande riktlinjer inom Lss och psykiatri bör arbetet bedrivas på ett liknande sätt. From januari kommer den politiska organisationen att organiseras så att Socialnämnden blir ansvarig både för myndighetsfunktionen och utförande led. Offert bifogas. Ytterligare offertförfrågan behöver inte göras eftersom upphandlingssumman är så låg. Arbetet bör kunna påbörjas under december månad och vara klart för beslut i nämnden under mars eller april Förslag till Individ- och myndighetsnämnden Individ och myndighetsnämnden beslutar att uppdra åt förvaltningen att anlita Ledarskaparna Management för att i samverkan med nämnd och förvaltning ta fram vägledande riktlinjer för biståndsbedömning inom Lss och psykiatri. Kostnad enligt offert kr. Till detta kommer kostnad för resor. Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

16 2/2 Socialförvaltningen Ingrid Fredriksson Avdelningschef IMA

17 Offert angående framtagande och implementering av vägledning LSS och psykiatri SoL UPPDRAGET Bistå Lysekils kommun i framtagande och implementering av vägledning/riktlinjer kring handläggning jml LSS. BAKGRUND i takt med att lagstiftningen blir äldre och det kommit fler prejudicerande domar har alltfler kommuner antagit egna vägledningar kring handläggning LSS. Det skall sägas att tolkningsutrymmet inte är lika stort kring denna rättighetslag som när det gäller socialtjänstlagen. En vägledning medger dock kommuner att på ett tydligare sätt göra vissa avgränsningar kring insatserna. Det innebär även ett stöd för handläggarna. Det kommunala ansvaret för psykiatri regleras av Socialtjänstlagen. Till skillnad från LSS-lagstiftning ges här ett större utrymme för kommuner att själv styra inriktning. Detta gör behovet av lokala riktlinjer stort TILLVÄGAGÅNGSSÄTT Konsulten har arbetat med denna fråga i flera kommuner och har både ett användbart material samt erfarenheter kring hur en vägledning skall implementeras, Denna erfarenhet påvisar vikten att ha en delaktighet både från LSS- och Psykiatri-handläggare och utförarsida i processen. Detta för att möjliggöra samsyn och klara ansvarsgränser. Ett rimligt tillvägagångssätt kan vara följande tre steg. Konsulten sammanträffar med representanter för både handläggningen och utförarsidan och går igenom nuvarande praxis i Lysekil. Detta ställs sedan mot det mer allmänna material konsulten har tagit fram. Detta möjliggör en tydlig anpassning till lokala förhållanden och önskemål. På basis av förda diskussioner skriver konsulten fram ett förslag till vägledning för Lysekils kommun. Denna kan ytterligare behöva justeras Presentationsseminarium. Vid detta tillfälle presenteras förslag för både berörda tjänstemän och ansvariga politiker TIDSPLAN Under förutsättning att arbetet kan påbörjas i början av november 2014 kan det finnas ett färdigt underlag vid årsskiftet 2014/2015. KOSTNAD FÖR UPPDRAGET Kostnad för uppdraget:42000:- exklusive moms Tillkommer resersättning: 30:-/mil Beräknad tid: ca 6 dagar/7000: - dag. I priset ingår möten med berörd personal och politiker, revidering anpassning av befintligt material samt viss implementering genomgång av färdigt material

18 I detta pris ingår tillgång till det material kring vägledning LSS konsulten tidigare arbetat fram. Detta material grundar sig på jämförelser mellan ca 30 kommuner, studier av domar och olika juridiska kontakter. Inom ramen för uppdraget ligger även presentation av materialet för beslutade politisk nivå Magnus Hultin Konsult

19 1/3 Individ- och myndighetsnämnden Tjänsteskrivelse Datum: Förvaltning: Socialförvaltningen Handläggare: Ingrid Fredriksson Telefon: 0523/ E-post: Rapport intern kontroll 2014, Individ- och myndighetsnämnden, Socialförvaltningen Dnr: Granskningsområde Utredningstid Lss-ärenden Granskningsansvarig Socialchef ansvar att utse granskningsansvarig Bilagor: Resultat av granskning Internkontroll 2014, handläggningstid ärenden enligt Lss Sammanfattning Granskning har skett i enlighet med beslut om område för internkontroll Område som granskats är handläggningstid för ärenden inom Lss. Handläggningstiderna har uppmätts till mellan 3 och 116 dagar. Bedömning görs att handläggningstiderna är acceptabla. Internkontrollen Rutin och arbetssätt gentemot vilket kontrollen skett Förvaltningslagen, 7. Varje ärende där en enskild är part skall handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts. Handläggningsrutiner antagna av IMN juni Ett ärende ska handläggas så skyndsamt som möjligt efter det att ansökan inkommit. Tillvägagångssätt Från verksamhetssystemet har hämtats antal dagar från ansökan till beslut. Samtliga ärenden där beslut fattats under Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

20 2/3 Resultat och iakttagelser som gjorts vid granskningen 2014 fram tom 20 oktober har medräknats. Handläggningstid framgår av bifogad sammansställning. Sammanställning har gjorts för varje insats enligt Lss. Jämförelse görs med Handläggningstiden varierar mellan 3 dagar och 116 dagar. Kortast handläggningstid tillfällig utökning av personlig assistans samt korttidstillsyn. Längst tid 116 dagar personlig assistans som beslutats i nämnd. 2 ärenden har tagit längre tid än 90 dagar (116 resp 94 dgr. I dessa ärenden har journal granskats för att följa ärendets handläggning. I journal finns nedskrivet de olika kontakter som tagits under utredningstiden. Båda ärendena har beslutats i nämnd). 5 ärenden har tagit mellan 60 och 90 dagar. Bedömning/Brister Då en ansökan om insats enligt Lss inkommer skall den enskilde kontaktas och utredning inledas. Utredningen kan innehålla olika moment. För den som söker en insats för första gången måste olika intyg och utlåtanden inhämtas för att styrka diagnos och kunna få rätt underlag för att fatta beslut om personkretstillhörighet. Nya ärenden, oavsett insats, är med anledning av detta mer tidskrävande. I andra ärenden behöver inte alltid nya intyg hämtas in. Då intyg och utlåtanden måste införskaffas som underlag för bedömning i utredningen tar detta som regel längre tid än om momentet, med hänvisning till Fvl 7 kan uteslutas. En utredning skall göras skyndsamt. Dock måste alla ärenden utredas med noggrannhet. Kontakter måste tas med den enskilde, hembesök kan behöva göras och intyg och kontakter med andra myndigheter kan också behöva tas. Då uppgifter från andra tas med i utredningen måste detta kommuniceras med den sökande fråntaget vissa undantag. Rättspraxis måste kollas upp. Detta görs bl.a. genom att kommunen är ansluten till JP socialnet där referat av domar kan tas fram. Utredningsfasen är ett viktigt led i att säkerställa att den enskilde får en rättssäker bedömning. Detta är ett av de kvalitetskriterier fd Socialnämnden beslutat om i gällande kvalitetsledningssystem för socialtjänsten. För att kommunen skall ta sitt yttersta ansvar kan det under utredningstiden vara aktuellt att erbjuda insatser enligt Sol. Då ett ärende skall avgöras i nämnd tar denna hantering längre tid.

21 3/3 Under 2014 har nyrekrytering skett av handläggare. Detta påverkar handläggningstider och kontinuiteten. Från förvaltningens sida bedömer ut att handläggningstiderna överlag är acceptabla. Förslag till åtgärder Individ- och myndighetsnämnden har inte angett särskild målsättning vad gäller handläggningstider från ansökan till beslut. Om nämnden finner att detta är angeläget med hänvisning till det resultat som denna internkontroll visar kan nämnden besluta om detta. Socialförvaltningen Lars-Göran Berg Socialchef Ingrid Fredriksson Avdelningschef IMA

22 Internkontroll 2014, handläggningstid ärenden enligt Lss Antal ansökningar 2013 Antal ansökningar 2014 Handläggningstid dgr i genomsnitt 2013 Handläggningstid dgr i genomsnitt 2014 Insats Personlig assistans Lss 9: Ledsagarservice Lss 9: Kontaktperson Lss 9: Avlösarservice 9: Korttidsvistelse Lss 9: Korttidstillsyn 9: Boende 9: Daglig verksamhet 9:

23 TJÄNSTESKRIVELSE Individ- och myndighetsnämnden Datum: Förvaltning: Socialförvaltningen Handläggare: Line Legén Telefon: E-post: AVSEENDE RUTIN FÖR ATT HANDLÄGGA SOCIALA KONTRAKT Dnr: Bakgrund till skrivelsen: Behov har framkommit på avdelningen av ett förtydligande kring vem som gör vad, när ansökan inkommer avseende sociala kontrakt. Rutin rör ansökan, bedömning, beslut, insats och verkställighet. Denna skrivelse är därför att se som en redogörelse samt fastställande av det arbetssätt som redan sker på avdelningen. Notera att person med tidigare titel boendehandläggare numera har titel boendesamordnare. Förslag till beslut: Att nämnden antar de rutiner som föreslås i skrivelsen Rutin för att handlägga sociala kontrakt. SOCIALFÖRVALTNINGEN Bengt Mattsson Avdelningschef, IFO Line Legén Enhetschef, Vuxenenheten

24 Individ- och myndighetsnämnden RUTINDOKUMENT DATUM UPPRÄTTAT AV LINE LEGÉN RUTIN FÖR ATT HANDLÄGGA SOCIALA KONTRAKT Syfte Att klargöra vem som gör vad vid bedömning av rätten till socialt kontrakt samt de frågor som uppstår kring detta. Detta rör ex anskaffning av bostad, uppsägning av hyresgäster, klagomål och flytt från bostad i samband med att insatsen socialt kontrakt upphör. Frekvens Rutinen ska följas varje gång ansökan om Socialt kontrakt inkommer. Ansvar Rutinen ska användas av alla berörda tjänstemän på avdelningen för Individ och Familjeomsorg. Delegat för beslut Bevilja socialt kontrakt: 1-e socialsekreterare. Delegat att skriva eller säga upp kontrakt med hyresvärd: enhetschef. Ansvarsfördelning Bedömning av rätten till socialt kontrakt görs av den socialsekreterare som blir, eller redan är, ansvarig handläggare för ärendet. Ansökan Ansökan tas emot och aktualiseras av en socialsekreterare i den grupp som ärendet inkommer. Socialsekreteraren utreder och bedömer om rätt till socialt kontrakt föreligger. Vuxengruppen: Bostadsärenden som kommer till Vuxenenheten och kan handläggas av socialsekreterare både i missbruksgruppen och i ekonomigruppen. Är personen aktuell inom båda grupperna är samverkan mellan grupperna att föredra så man gemensamt kan stötta klienten till ett eget boende. Barn och Ungdomsenheten: Gällande Träningsboende för unga eller Ungbo utreds behovet av socialsekreterare på Barn och Ungdom. 1

25 Utredning Socialsekreteraren tar emot ansökan och skriver utredning som grund för bedömning om behov av bostadskontrakt via IFO. I utredningen ska det framgå varför den enskilde inte själv kan lösa sin bostadsproblematik, vilka hinder som finns och vad personen gjort för att lösa sin situation. Beslut Enhetschef samt 1-e socialsekreterare har delegation att fatta beslut på hjälp till boende genom kommunen. Beslutet registreras i Magna Cura och alla bostadsbeslut ska vara tidsbegränsade. I beslutet ska det finnas en reservation om att beslutet kan komma att ändras om förutsättningarna förändras. Ett gynnande beslut kan annars inte återkallas eller ändras till den enskildes nackdel om det inte föreligger mycket allvarliga skäl till detta. Bostadsanskaffning om objekt inte finns vid ansökan från klienten När gynnande beslut är fattat kontaktas den socialsekreterare med särskilt ansvar för bostadsanskaffning till IFOs klienter, boendesamordnaren. Boendesamordnarens ansvar i samband med socialt kontrakt Boendesamordnaren ansvarar för att kontakta hyresvärdar i Lysekils kommun samt upprätthålla en kontinuerlig dialog med framför allt det kommunala fastighetsbolaget. Boendesamordnaren skall ha sammantagen översyn kring befintliga lägenheter som IFO har, både BoU och Vuxenenheten. Anskaffning av nya objekt, kontrakt och få godkännande från hyresvärden avseende aktuell klient. Boendesamordnaren ska sköta förhandlingen med hyresvärden, på uppdrag av ansvarig socialsekreterare, om möjligheten till övertagande av förstahandskontraktet för klienten. Boendesamordnare ansvarar också för att i möjligaste mån maximera användandet av de bostäder och förråd som innehas av IFO. Samordning av städning och flyttning där detta behövs för att kunna använda bostäderna till nya klienter. Insats och verkställighet När bostad är klar skall insatsen påbörjas och verkställigheten inledas. Detta görs av den socialsekreterare som fattat beslut om socialt kontrakt. Tecknande av nya andrahandskontrakt och nyckelkvittens Vuxenenheten: Budget och skuldrådgivare bistår beslutsfattaren i att skriva andrahandskontrakt och nyckelkvittens, att få påskrift och överlämna nycklar till klienten. Kontrakten förvaras sedan hos budget och skuldrådgivaren. 2

26 Barn och Ungdomsenheten: Boendesamordnare överlämnar andrahandskontrakt och nycklar till personal på BoU som får påskrift av klient av kontrakt och nyckelkvittens. Dessa kontrakt förvaras sedan hos Boendesamordnaren. Omprövning av beslut och förnyelse av kontrakt Vuxenenheten: Ansvarig socialsekreterare omprövar beslutet. Om socialsekreterarens bedömning är att den enskilde skulle kunna få eget kontrakt informeras boendesamordnaren som lyfter frågan med hyresvärden. Budget och skuldrådgivaren ansvarar för att kontrakten blir förnyade och kan bistå i att få påskrift av nytt kontrakt. Barn och Ungdomsenheten: Ansvarig socialsekreterare omprövar beslutet. Om socialsekreterarens bedömning är att den enskilde skulle kunna få eget kontrakt informeras boendesamordnaren som lyfter frågan med hyresvärden. Boendesamordnaren ansvarar för att kontrakten blir förnyade och kan bistå i att få påskrift av nytt kontrakt. Störningar Boendesamordnaren tar emot och aktualiserar störningar för samtliga kommuninvånare. Finns socialsekreterare läggs kopia till denne som i sin tur får lyfta det med sin klient. Är störningen av allvarlig art skickas brev till personen med information om att de kan vända sig till socialtjänstens om behov finns. Avhysning Boendesamordnaren aktualiserar alla hyresskulder och ärenden som gått vidare till KRFM. Boendesamordnaren driver processer om avhysning när den enskilde har mist rätten till sitt boende. Uppdatering: Rutinen uppdateras vid behov. Ansvar finns att meddela enhetschefen om något inte fungerar i enlighet med rutinen. Line Legén Enhetschef Vuxenenheten, IFO Bengt Mattsson Avdelningschef Individ och Familjeomsorgen 3

27 TJÄNSTESKRIVELSE Individ- och myndighetsnämnden Datum: Förvaltning/ enhet: Socialförvaltningen Handläggare: Annette Calner Telefon: E-post: STATISTIK FRÅN FYRBODALS KOMMUNÖVERGRIPANDE SOCIALJOUR Dnr: SON Fyrbodals kommungemensamma socialjour startades i mars 2013 genom ett samarbete mellan Bengtsfors, Dals Ed, Färgelanda, Mellerud, Munkedal, Orust, Sotenäs, Strömstad, Tanum, Uddevalla och Vänersborg. Uddevalla är värdkommun. Lysekils kommun ansökte om inträde senare under året och har ingått i samarbetet sedan oktober Socialjouren utgår från polishuset i Uddevalla och de anställda uppgår till 5 st med en sysselsättningsgrad om 63,8% /person. En av medarbetarna har en samordningsfunktion. Antalet tjänster uppgår till totalt 3,2 årsarbetare. Under 2014, 1/1-30/9, har socialjouren hanterat 1913 individärenden, fördelat på 615 ärenden barn 528 ärenden ungdom 736 ärenden vuxna 1105 av dessa har inneburit rådgivning och 808 insats av något slag. Av dessa är 148 individärenden från Lysekils kommun, vilket medför att Lysekil är den fjärde mest arbetskrävande kommunen för socialjouren. Under 2014 har Trollhättans kommun att beviljats inträde i det kommunövergripande samarbetet. Åmåls kommun har också de sökt om delaktighet och kommer att ingå fr o m Kostnaden för Lysekils kommun kommer att uppgå till kr under SOCIALFÖRVALTNINGEN Bengt Mattsson avdelningschef IFO Annette Calner enhetschef BoU

28 TJÄNSTESKRIVELSE Individ- och myndighetsnämnden Datum: Förvaltning: Socialförvaltningen Handläggare: Annette Calner Telefon: E-post: Dnr: Rapport intern kontroll 2014, Individ- och myndighetsnämnden, Socialförvaltningen Dnr: Granskningsområde Utredningstid, barnavårdsutredningar enl Socialtjänstlagen kap 11 1,2 Granskningsansvarig Socialchef ansvar att utse granskningsansvarig Sammanfattning Granskning har skett i enlighet med beslut om område för internkontroll Område som granskats är barnavårdsutredningar enl Socialtjänstslagen kap 11 1,2. Bedömning görs att handläggningstiderna sker i enlighet med lagstiftarens intentioner. Internkontrollen Rutin och arbetssätt gentemot vilket kontrollen skett Förvaltningslagen, 7. Varje ärende där en enskild är part skall handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts. Handläggningsrutiner antagna av IMN juni Ett ärende ska handläggas så skyndsamt som möjligt efter det att ansökan inkommit. Tillvägagångssätt Från verksamhetssystemet har hämtats antal anmälningar samt utredningar: påbörjade, pågående och avslutade under perioden

29 Resultat och iakttagelser som gjorts vid granskningen Under våren 2014 har Individ- och familjeomsorgen bytt datasystem, vilket togs i drift Systembyte har medfört att dokumentationsarbetet periodvis skett i det gamla och nya systemet parallellt. Enheten har också präglats av stor personalbrist, vilket delvis har kompenserats med konsulter. Under perioden det inkommit 121 anmälningar till Barn-och ungdomsenheten, vilket innebär ett snitt på 20 anmälningar/ månad. Av dessa har 38 st lett till att utredning har öppnats och 22 st har bifogats pågående utredning. Resterande har förhandsbedömts med beslut att ej inleda utredning. Under samma period har Barn- och ungdomsenheten haft 96 utredningar pågående totalt. Utredningarna har startats utifrån både anmälan och ansökan. Under perioden har 59 utredningar inletts och 18 avslutats. Bedömning/Brister Då en ansökan om insats i enlighet med SoL eller anmälan i enligt med SoL kap 14 inkommer skall den enskilde kontaktas och en utredning alt förhandsbedömning inledas. En utredning skall göras skyndsamt. Dock måste alla ärenden utredas med noggrannhet. Kontakter måste tas med den enskilde och hens vårdnadshavare, hembesök kan behöva göras och intyg och kontakter med andra myndigheter kan också behöva tas. Utredningsfasen, som sker i enlighet med BBIC, är ett viktigt led i att säkerställa att den enskilde får en rättssäker bedömning. Detta är ett av de kvalitetskriterier fd Socialnämnden beslutat om i gällande kvalitetsledningssystem för socialtjänsten. För att kommunen skall ta sitt yttersta ansvar kan det under utredningstiden vara aktuellt att erbjuda insatser i enl med SoL alternativt besluta om insatser i enl med LVU. Då ett ärende skall avgöras i nämnd tar denna hantering längre tid och i händelse av att ansökan om vård görs vid Förvaltningsrätten tar det ytterligare tid. Under 2014 har nyrekrytering skett av handläggare. Detta har påverkat handläggningstider och kontinuitet men undertecknad bedömer att bytet av journalföringssystem också har haft en stor påverkan. Från förvaltningens sida bedömer ut att handläggningstiderna är i enlighet med lagstiftarens intentioner. Ett klagomål angående handläggning av ett barnavårdsärende har inkommit till IVO, Inspektionen för vård och omsorg, under perioden. IVO konstaterar i sitt beslut från , att BoU inte har brustit avseende utredningstid och att övrig kritik som framförts mot BoU har hanterats, varför inte

30 IVO finner skäl till ytterligare åtgärder mot nämnden. Förslag till åtgärder Att det pågående arbetet med kvalitetssäkring som kontinuerligt sker vid Barn- och ungdomsenheten fortsätter. Socialförvaltningen SOCIALFÖRVALTNINGEN Bengt Mattsson Avdelningschef IFO Annette Calner enhetschef BoU

31 TJÄNSTESKRIVELSE Individ- och myndighetsnämnden Datum: Förvaltning: Socialförvaltningen Handläggare: Line Legén Telefon: E-post: GRANSKNINGA AV DOKUMENTATION AV UTREDNINGAR PÅ IFOS VUXENENHET. Dnr: SON Förslag till beslut: Att nämnden tar del av redovisningen av granskning av dokumentation, den del som avser Vuxenenheten, samt att åtgärdsplan för de kvarstående bristerna skall inkomma till nästkommande nämndmöte. SOCIALFÖRVALTNINGEN Bengt Mattsson Avdelningschef, IFO Line Legén Enhetschef, Vuxenenheten

32 Individ- och myndighetsnämnden Datum: Förvaltning: Socialförvaltningen Handläggare: Line Legén Telefon: E-post: GRANSKNINGA AV DOKUMENTATION AV UTREDNINGAR PÅ IFOS VUXENENHET. Dnr: SON I enlighet med skrivelsen Utvecklingsområden enligt resultat från granskning av dokumentation av utredningar inom IFO gjordes en handlingsplan Handlingsplan enligt resultat från granskning av dokumentration av utredningar inom IFO. Den del av handlingsplanen som avsåg Vuxenenhetens dokumentation fanns med vid föregående nämnd. Brister fanns enligt nedan rubriker. Ut redovisar med denna skrivelse hur resultatet ser ut efter införandet av Magna Cura, då det fanns en uppfattning om att det nya systemets, genom rubrikmallar skulle åtgärda vissa brister, vilket också är fallet. Metod: Ut har granskat sammanlagt 25 utredningar gjorda av socialsekreterare i beroendegruppen och försörjningsstödsgruppen. Alla utredningar är från systemet Magna Cura. Genomförandeplan: Mall för genomförandeplan bifogas, bilaga 1. Separat mall används av beroendegruppen. Används ej av försörjningsstödsgruppen som lägger in genomförandeplan i utredning för bedömning av rätten till bistånd. Vårdplan SIP: Dokument är framtagna för att påbörja implementering. Samarbete med Capio igång. Läkarhuset samt Närhälsan ej avhörda trots kallelser till möten och mail. Fortsatt arbete pågår tillsammans med Capio. Redovisas till nämnden i januari. Tidigare dokumentation, utredningar, bifoga vad: I de granskande utredningarna framkommer klientens tidigare kontakter med socialtjänsten. Det har lagts in som separat rubrik i utredningar. Se rubrikmall för Utredning enligt SoL 11:1 ekonomi, utredning enligt 7 LVM och Vuxenutredning enligt SoL 11:1, se i bilaga 2,3,4. Gemensamma rubriker som styr och ger stöd i utredningen: Mallar framtagna och införda i Magna Cura. Se bilaga 2,3,4.

33 Belysa den enskildes resurser i utredningen inom missbruk. Rubrik finns inte separat i utredning för detta. Ut bedömer att det i samtliga granskade utredningar för beroende och missbruk belyser i någon mån utredaren denna aspekt. Skulle dock kunna förtydligas ytterligare och ut kommer att överväga och lyfta i gruppen om rubrikmallen skall ändras ytterligare för att förtydliga detta. Beskrivning av hur ansökan skett, antal besök, vilka som var närvarande och när: I de 19 granskade utredningarna om ekonomiskt bistånd enlig SoL 11:1 saknas det i två fall information om hur ansökan inkommit, om det varit skriftligt, muntligt eller vid besök. Den enskildes beskrivning av sin situation I utredning av beroende framkommer detta i samtliga fall. I utredning för försörjningsstöd är det något otydligare. Framkommer i grundutredning under rubrik Anledning till ansökan och Målsättning vad den enskilde har för önskemål och beskrivning av sin situation. Beskriva vilket språk som använts Uppfylls i samtliga av de granskade utredningarna där tolk förekommit. Hur ärendet kommuniceratas I utredning för försörjningsstöd är det inte så att det måste stå hur de gynnande besluten kommunicerats. Detta skall endast finnas vid avslagsbeslut. I fyra av utredningarna saknas detta. Det framgår inte heller i systemet, som har en särskild ikon för detta, denna används således inte. Samma sak gäller för beroendegruppens utredningar. Åtgärdsplan för de brister som kvarstår kommer att göras och redovisas vid näskommande nämndmöte. SOCIALFÖRVALTNINGEN Bengt Mattsson Avdelningschef, IFO Line Legén Enhetschef, Vuxenheten

34 TJÄNSTESKRIVELSE Individ- och myndighetsnämnden Datum: Förvaltning: Socialförvaltningen Handläggare: Line Legén Telefon: E-post: EGENKONTROLL AV UTBETALNINGAR ENLIGT SOFS 2011:9 Dnr: SON Förslag till beslut: Att nämnden tar del av redovisningen avseende egenkontroll av utbetalningar. SOCIALFÖRVALTNINGEN Bengt Mattsson Avdelningschef, IFO Line Legén Enhetschef, Vuxenenheten

35 Individ- och myndighetsnämnden Datum: Förvaltning: Socialförvaltningen Handläggare: Line Legén Telefon: E-post: EGENKONTROLL AV UTBETALNINGAR ENLIGT SOFS 2011:9 Dnr: SON Bakgrund: IMN har beslutat att ett visst antal utbetalningar i månaden skall internkontrolleras. Detta utöver den snabbkontroll som görs vid attesten, dvs då pengarna skickas iväg. Ansvar: Enhetchef gör kontrollerna av utbetalningar som sker utifrån beslut om ekonomiskt bistånd eller försörjningsstöd. Direktiv finns om urval 5-10 stycken per månad och dessa plockas slumpmässigt ut, ex var 20:e ärenden. Frekvens: Kontroll skall egentligen göras en månad efter att utbetalningarna gjort. Aktuell kontroll: Vid denna kontroll har en längre periods kontroller gjort, från juli 2013 till oktober Två kontroller har gjorts per månad från juli 2013 till april 2013 då vi fortfarande hade ProCapita som verksamhetssystem. Därefter fem utbetalningar per månad sedan vi införde Magna Cura, detta är perioden maj 2014 till september Metod: För att göra kontrollerna behövs Grundansökan Den aktuella ansökan, som ligger till grund för beslutet Kontoförteckning eller kontoutdrag Genomgång av handläggningen i datasystemet Kontrollen skall avse att utbetalningen är korrekt i alla delar och omfattar att: Fattat beslut ligger inom beslutsfattarens delegation Ärendet är rätt registerat i verksamhetssystemet Rätt betalningsmottagare har angivits Kontroll av samstämmighet på bankkontonummer och det kontonummer som klienten bett att få utbetalningen till. Att grundansökan finns och att legitimationskontroll är gjord Att ansökan för den aktuella utbetalningen är rätt ifylld och undertecknad Att dokumentation gjorts i verksamhetssystemet.

36 Kontrollerna dokumenteras på särkskild blankett och förvaras hos enhetschef. Dessa skall rapporteras till nämnden två gånger om året. Åtgärdsinstruktion lämnas till den handläggande socialsekreteraren. Detta göra att handläggare för en möjlighet att åtgärda sådant som varit bristfälligt i handlingen. Resultat vid aktuell kontroll: Sammanlagt är 45 kontroller gjorda: I fyra ärenden saknas dokumentation för det aktuella beslutet och utbetalningen. Det går dock att läsa i beslutsmotiveringen som är skrivet och skickat till klienten vad det avser och vad det gäller. Det är mindre tilläggsbeslut och utbetalningar till grundbeslut för månaden och bedömningsgrunden är samma som vid tidigare utbetalning. Åtgärd: Ut går ut med information till alla om att det är viktigt att göra en kortare anteckning vid varje beslut. Handläggare uppmanas inte åtgärda då beslut och utbetalning är gjorda i Pro Capita. Flera nyansökningsblanketter saknar legitimationskontroll. Det är i första hand en specifik handläggare som inte gjort detta, men det förekommer ibland även andra av handläggarna. Åtgärd; Ut går ut med information till hela gruppen om vikten av att kolla legitimation vid första besök. Alternativt skriva att klienten är igenkänd sedan tidigare om så är fallet, vilket det troligtvis varit i några av de ansökningar som saknar detta. Saknas att klienter skrivit på ansökan vilken kontonummer hen vill ha numret till. Detta finns i ett tiotal ansökningar. Hen har endast lämnat in kontoförteckning. Åtgärd: Ut går ut med information att klienten skall skriva sitt kontonummer för hand i grundansökan och helst, i återansökan om de kan numret. Ut hittar ej grundansökan. Åtgärd: Ärendet så gammalt att den äldsta ansökan, dvs grundansökan, inte var utformad på samma sätt och det går inte heller att spåra den i systemen. Det som står i journalanteckning för aktuell månad stämmer ej med utbetalt belopp. Åtgärd: Individuellt samtal med aktuell handläggare. Beslut är gammalt och det framgår inte varför det blivit så. Felaktigheten är i första hand summan som utbetalats och felet anses, av ut, inte vara av allvarlig art. Sammanfattningsvis: Det i huvudsak två felaktigheter som upptäckts. Det saknas legitimationskontroll vid nybesök i flera fall och den andra är att klienten inte själv fyllt i numret till sitt konto på ansökan utan istället bara lämnat in kontoutdrag. I detta fall kommer samtliga punkter tas upp på gruppmöte och sammanfattas i en kortare skriftlig information till alla handläggare. I övrigt uppfattar Ut att det i kontrollerna i det nya verksamhetssystemet Magna Cura ser mycket bra ut. Vid byte av system skulle alla klienters uppgifter, innefattande kontonummer, läggas över manuellt från Pro Capita. Vidare är systemet svåröverskådligt vid tilläggsansökningar. Trots detta hittar ut inga brister i dokumentationen i de granskningar som gjorts av beslut här. Ut vill också poängtera att det under denna period varit sjukskrivningar på enheten vilket gjort att det varit mycket press på handläggarna som varit i tjänst varvid risken för fel ökar. Ex journalanteckningar för jourbeslut eller grundutredningar kan bli liggande. Något sådant har inte upptäckt i denna kontroll.

37 SOCIALFÖRVALTNINGEN Bengt Mattsson Avdelningschef, IFO Line Legén Enhetschef, Vuxenenheten

38

39 Tjänsteskrivelse 1/1 Datum: Förvaltning: Kommunledningskontoret Handläggare: Anne-Marie Mattsson Telefon: E-post: SAMMANTRÄDESKALENDER 2015 SOCIALNÄMNDEN OCH SOCIALNÄMNDENS ARBETSUTSKOTT FÖRSLAG Dnr: SON Följande förslag till sammanträdeskalender 2015 har upprättats för socialnämnden och socialnämndens arbetsutskott: Arbetsutskottet Socialnämnden Onsdag 21 januari Onsdag 4 februari Torsdag 5 mars Torsdag 9 april Måndag 4 maj Onsdag 3 juni Torsdag 3 september Torsdag 1 oktober Torsdag 5 november Måndag 30 november Torsdag 19 februari Torsdag 19 mars Onsdag 23 april Måndag 25 maj Måndag 15 juni Torsdag 17 september Onsdag 21 oktober Torsdag 19 november Torsdag 10 december Sammanträdena börjar kl om inget annat anges i kallelsen. Förslag till beslut Nämnden antar upprättad sammanträdeskalender för Kommunledningskontoret Anne-Marie Mattsson Nämndsekreterare Lysekils kommun, Lysekil Tel: Fax: registrator@lysekil.se

40

41

42

43

44

45

46

47

48