KALLELSE. Plats och tid för Stadshuset, KS-rummet, Borgholm, , klockan 13:00 sammanträdet Ilko Corkovic / Marie-Louise Johansson

Transkript

1 1 Kommunstyrelsen KALLELSE Plats och tid för Stadshuset, KS-rummet, Borgholm, , klockan 13:00 sammanträdet Ilko Corkovic / Marie-Louise Johansson Ordförande Sekreterare Utses att justera:. Plats och tid för justeringen: Kommunledningskontoret i Borgholm / 2015 ÄRENDEN Sid 1 Information från verksamheten - presentation av fastighetsstrateg Maria Drott 2 Budgetuppföljning juli / Godkännande av ianspråktagande av investeringsmedel; upprustning Västra Kyrkogatan Tjänsteskrivelse från ekonomiavdelningen. Beslutas av kommunstyrelsen 4 Begäran om tidigareläggning av investering; Brygga mellan Sjötorget och Robinson samt avsmalnande av Hamnvägen. Kommunstyrelsen beslutade överlämna ärendet om brygga, avsmalnande av Hamnvägen samt iordningsställande av Storgatan delen Slottsgatan-Hamnvägen till budgetberedning I tjänsteskrivelse föreslår ekonomiavdelningen att investeringen tidigareläggs. En tidigareläggning innebär ändring av tidigare beslut vad gäller delen brygga och Hamnvägen. Beslutas av kommunstyrelsen 5 Begäran om medel; verksamhetsanpassning och uppgradering av Rälla skolas kök Borgholm Energi AB:s styrelse föreslog kommunstyrelsen att skolans kök verksamhetsanpassas och uppgraderas för att förbättra arbetsmiljön. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslog kommunstyrelsen att bevilja investeringarna enligt punkt Medel anvisas ur investeringsbudget konto Ospec fastigheter eftersom det under 2015 inte finns reserverade medel under kontot Arbetsmiljö och Brandskydd. Beslutas av kommunstyrelsen 6 Äskande om tilläggsbudget; framtida turistorganisation, Ölands Kommunalförbund Förbundsdirektionen föreslog att medlemskommunerna per överför återstående budgeterade medel 2015 för Turismnätverkssamordnaren till Öland 2012/ / / /

2 Kommunalförbund. att hos medlemskommunerna äska tilläggsbudget för innevarande år om kronor per kommun gällande den utökade framtida turistorganisationen. (ANM: Summan har därefter ändrats till kronor/ kommun enligt bifogad handling) 1:a att-satsen beslutas av kommunstyrelsen. 2:a att-satsen beslutas av kommunfullmäktige. 2 7 Äskande om tilläggsbudget, ökade öppettider biblioteket i Löttorp, utbildningsnämnden Utbildningsnämnden beslutade med anledning av bifallen motion att hos kommunfullmäktige äska tilläggsbudget under innevarande budgetår på 21 tkr med beräknad ändring av öppettider fr o m september. Beslutas av kommunfullmäktige 8 INTE OFFENTLIGT ÄRENDE Projektering Ekbacka ombyggnation. Redovisning av genomförd upphandling och återrapportering av uppdrag. Ev tilldelningsbeslut beslutas av kommunstyrelsen Ev investering beslutas av kommunfullmäktige. 9 INTE OFFENTLIGT ÄRENDE Eventuellt förvärv av Höken 2 Erbjudande om förvärv. Mex redogör för ärendet. Godkänns av kommunstyrelsen verkställs av arbetsutskottet, enligt delegationi 10 Justering av verksamhetsområde för vattentjänster i Borgholms kommun Samhällsbyggnadsnämnden föreslog kommunfullmäktige anta justering av verksamhetsområdena enligt bilagan. Beslutas av kommunfullmäktige. 11 Delegation till samhällsbyggnadsnämnden att anta, upphäva eller ändra detaljplaner som inte är av stor vikt eller har principiell betydelse. Samhällsbyggnadsförvaltningen föreslår enligt PBL 5 kap 27 att kommunfullmäktige delegerar till samhällsbyggnadsnämnden att besluta om detaljplaner som inte är av stor vikt eller har principiell betydelse. Antaget reglemente kommer att kompletteras med skrivningen. Beslutas av kommunfullmäktige. 12 Överklagande av länsstyrelsen beslut att upphäva kommunfullmäktiges beslut antagande av detaljplan Sandwedgen, del av fastigheterna Halltorp 1:7 och 1:10. Mark- och Miljödomstolen har medgett kommunen anstånd till 31 augusti för att vidareutveckla yttrandet som kommunstyrelsen lämnat Samhällsbyggnadschef Göran Borgö presenterar vidareutvecklade yttrandet vid sammanträdet. Beslutas av kommunstyrelsen. 13 Ansökan om bidrag; Högby IF Högby idrottsplats elljusspår utveckllng av idrottsplatsen Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslog kommunstyrelsen att bevilja bidrag med 340 tkr för att få ett sammanhängande belyst motionsspår på ca 2 km i anslutning till Högby idrottsplats. Beslutas av kommunstyrelsen 2015/ / Ej off 2015/ Ej off 2015/ / / /

3 14 Granskningsrapport - budgetprocessen. Revisorerna önskar redogörelse på planerade åtgärder senast 31 augusti. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslog kommunstyrelsen att lämna ekonomiavdelningens redogörelse som svar till revisorerna. Beslutas av kommunstyrelsen 15 Revidering av Kostpolicy för Borgholms kommun och Borgholm Energi AB. Kommunfullmäktige antog målen och uppdrog till berörda förvaltningar att revidera kostpolicyn utifrån de fastställda politiska målen. Handlingen är nu reviderad. Beslutas av kommunfullmäktige. 16 Riktlinjer för utbetalning av partistöd Nya regler för kommunalt partistöd gäller genom ändring i Kommunallagen som trädde i kraft 1 februari Bland annat krävs redovisning av hur partistödet använts för att få fortsatt stöd. SKL:s cirkulär bifogas endast digitalt Ekonomiavdelningen har upprättat förslag till riktlinjerna. Kommunstyrelsen föreslog kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att anta riktlinjerna med utbetalning januari och augusti fördelat med 50 % vardera gången. Beslutas av kommunfullmäktige 17 Färdplan för fossilbränslefria transporter Primärkommunala nämnden föreslog länets kommuner att delta i projektet Färdplan 2020 samhällsbetalda transporter. Kommunstyrelsen ska besluta om man ska delta i projektet och i så fall överlämna till Miljö- och hållbarhetsberedningen i uppdrag att formulera kommunens egna färdplan. Beslutas av kommunstyrelsen. Planen ska sedan slutligt antas av kommunfullmäktige. 18 Begäran om förlängd utställningstid: fördjupad översiktsplan Byxelkrok Kommunstyrelsen förlängde utställningstiden till 30 juni. Nu har två ansökningar inkommit med begäran om ytterligare förlängd utställningstid. Beslutas av kommunstyrelsen. 19 Representant till styrgrupp för framtagande av renhållningsordning. Borgholm Energis styrelse föreslog samhällsbyggnadsnämnden, kommunstyrelsen samt miljö och hållbarhetsberedningen att utse varsin representant till styrgruppen för att ta fram ny renhållningsordning för kommunen. Beslutas av kommunstyrelsen / / / Endast digitalt 2015/ / / Ny tid för arbetet med Vision För att komma vidare med arbetet måste ny tid för möte fastställas. 21 Meddelanden och delegationsbeslut 2015/ Skickas digitalt

4 4

5 Uppföljning Handläggare Linda Kjellin Controller Uppföljning för kommunstyrelsen 2015 januari till juli Kommunstyrelsen redovisar till och med juli ett överskott om 0,3 mkr. Resultatet innehåller försäljning av lägenheter samt periodiserade kostnader och intäkter. Periodiseringarna avser förutbetalda kostnadsfakturor för bland annat gymnasieskola, räddningstjänsten, badanläggning och kommande bidragsutbetalningar. Diagrammet visar en resultatjämförelse månad för månad i relation till tidigare års utfall. Intäkterna för perioden är låga och avvikelsen uppgår till 1,4 mkr. Intäkterna är generellt låga för fritidsverksamheten, teknisk service, och arbetsmarknadsavdelningen. Driftskostnaderna kompenserar intäktsbortfallet med 1,5 mkr. Personalkostnaderna uppvisar överskott i förhållande till budget med 0,2 mkr. Resultaträkning Budget Juli Avvikelse Intäkter Kostnader varav personal Nettokostnader Skattemedel Resultat Investeringar

6 Uppföljning Handläggare Linda Kjellin Controller Verksamhetsområde Nedan redovisas resultatet per verksamhetsområde. Juli Kommunstyrelsen Intäkter Driftkostnader Personalkostnader Netto (Tkr) Budget Utfall Budget Utfall Budget Utfall Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Kultur Fritid Teknisk service Kommunledningskontoret Ekonomiavdelningen IT-avdelningen Personalavdelningen Arbetsmarknadsavdelningen KOMMUNSTYRELSEN TOTAL Kommunfullmäktige Verksamheten uppvisar ett mindre underskott om -66 tkr. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen uppvisar ett nettounderskott om -78 tkr (juni -185 tkr) och avser högre kostnader än budget avseende för gymnasieförberedelse och gymnasiesär. Underskottet för gymnasieförberedelse består i kompensation för elevunderskott avseende gymnasiet. Enligt överenskommelse kommer en avstämning ske varje kvartal där eventuellt driftsöverskott återges. Kultur Kulturverksamheten uppvisar ett överskott om 137 tkr (juni +78 tkr). Överskottet beror på att stöd till studieorganisationer ännu inte har betalats ut. Fritid Efter sju månader uppvisar fritidsverksamheten ett överskott om 32 tkr (juni - 92 tkr). Fritidsverksamheten har betalat ut bidrag till föreningar och bygdegårdar som belastar periodens resultat. Lägre intäkter och lägre personalkostnader än budgeterat beror på att en del verksamheter är säsongsbetonade.

7 Uppföljning Handläggare Linda Kjellin Controller Teknisk service Budgeten för teknisk service är utfördelad på elva perioder under Detta betyder att det inte finns någon budget i januari men istället en dubbel budget i december. Anledningen till detta upplägg är att det sker en fördröjning mellan faktureringsperioderna då Borgholm Energi AB alltid fakturerar en månad i efterhand. Teknisk service uppvisar ett nettounderskott till och med juli på tkr (juni tkr). Underskottet beror på generellt låga intäkter för perioden. Inför 2015 ingår hela fastighetsunderhållsbudgeten under kommunstyrelsen. Budgeten för perioden uppgår till 3,1 mkr (helår 6,1 mkr inklusive personalkostnader). Till och med juli uppgår kostnaderna till 2,8 mkr. Kommunledningskontoret Kommunledningskontoret uppvisar ett överskott om 592 tkr (juni tkr). Det är låga personalkostnader och intäkter för försäljning av lägenheter som medverkar till det positiva resultatet. Ekonomiavdelningen Till och med juli uppvisar ekonomiavdelningen ett överskott om 2 tkr (juni + 22 tkr) Högre driftkostnader kompenseras av lägre personalkostnader. IT-avdelningen Avdelningen uppvisar ett underskott om 204 tkr (juni -106 tkr). Inför budget 2015 beslutades att ITavdelningen skall fakturera en fast månadskostnad till samtliga användare. Den fasta kostnaden är uppdelad i tre huvudkategorier; antal system, datorer och användare. Personalavdelningen Till och med juli månad uppvisar personalavdelningen ett överskott om 538 tkr (juni tkr). Personalkostnaderna är låga då det finns en vakant personalchefstjänst. Från och med april är en konsult inhyrd två dagar i veckan. Arbetsmarknadsavdelningen Efter sju månader uppvisar arbetsmarknadsavdelningen ett överskott om 358 tkr (juni +311 tkr). Anledningen till överskottet är låga personalkostnader samt hittills lägre kostnader för resursjobb än budgeterat.

8 Uppföljning Handläggare Linda Kjellin Controller Investeringsredovisning (tkr) Budget Redovisat Investeringsredovisning JULI Avvikelse Åkerboskolans kök K Vedkajen Ekbacka Gata/park Åkerbobadets bassäng Viktoriaskolan Runsten Ölandsleden IT Stagemobil XXL Elbil LSY Laddstolpar KS Kommunens budgettak Till och med juli har kommunstyrelsen investerat 14,1 mkr av totalt 33,8 mkr. De största investeringarna för perioden är Vedkajen, Åkerboskolans kök, Ölandsleden och gata/park. Ölandsleden är medfinansiering till projektet Fyr till fyr och investeringen inom gata/park består främst av kostnader för torget och östra kyrkogatan. Utbetalning bidrag Bilagan på följande sida visar vilka bidrag som är budgeterade och vilka bidrag som hitintills är utbetalda för kommunstyrelsen (1010).

9 Uppföljning Handläggare Linda Kjellin Controller Bidrag till förening, företag och organisationer Nej Ja Ej budgeterat? Budget 2015 Utbetalt Summa Borgholms slott Utvecklingsplan för Borgholms Slott mkr/år 2014, 700 tkr investering mobil scen Ungdomspolitik FULL KOLL (2016) 169/ KUMULUS Regional samverkan kring ungas uppväxt ks 181/ Ung företagssamhet i Kalmar län 202/ Ölands gymnasium - Stipendium 255/ Övrig verksamhet Borgholms jaktvårdskrets 117/ Chefen & Chefen tryckeri AB (tom år 2018) 119/ Framtid Borgholm IFK Borgholm - Viktoriadagen Kalmar brottsofferjour Kalmar Ölands nämndemannaförening Länskommittén Sveriges Nationaldag Persnäs Allmänna idrottsförening 2013/ Skördefesten - Gulddeltagareavtal ks 32/ Ölands museum - Himmelsberga (flyttat till kultur) 10/2014 Löttorps Bygedgårdsförening 30% av bev bidrag Ölandsfärjan ks , 38/ Medfinansiering-projekt Strategi utveckling gastronomi, GYF 4 årigt (12-15 (9 000) 74/12 KS Turistverksamhet norra Öland Medlemsavgifter AB Miljöresurs Carl von Linné 222/ Kalmarsund promotion Coompanion Kalmar Energikontor Sydost IUC 479/ IUC 479/ Allmän kulturverksamhet Driftsbidrag till Folkets hus Budget Bidrag utöver budget 2015 Ung Företagssamhet i Kalmar Län, 3 sommarföretagare UF Ung Företagssamhet i Kalmar Län, årligt bidrag KSAU 201/ Folkets hus projektor Sponsring Öland Spirar KSAU 23/ Borgholms Cityförening Invigning Briggen Tre Kronors medverkan KSAU 230/ Bidrag Ölands biodlarförening KSAU 224/

10 10 Datum Beteckning 1 (5) Uppföljning juli 2015 Handläggare Mattias Sundman Controller Uppföljning juli 2015 Resultaträkningen nedan visar resultatetet efter juli månad Resultatet för juli är tkr och månadens riktpunkt är 58,3 %. Resultatet är marginellt bättre i jämförelse med maj månad. Resultaträkning (tkr) Redovisning tom juli Verksamhetsnetto ,8% Pensioner ,2% Nettokostnader ,4% Skatteinkomster ,1% Utjämning ,3% Finansnetto ,4% Resultat Kommunen har ett marginellt positivt överskott på nettokostnaderna 57,4 % i jämförelse med riktpunkten 58,3 %. Överskottet hänförs till ett starkt pensionsnetto 25,2 %. AFAs återbetalning av 2004 års premier är med i beräkningarna för månaden och en bidragande orsak till överskottet. Verksamhetsnettot uppvisar ett underskott för månaden -95 tkr totalt och 58,8 % i riktpunkt. Följande nämnder visar på ett underskott socialnämnden 846 tkr och övriga nämnder -205 tkr. De nämnder som går med ett överskott är kommunstyrelsen 295 tkr, utbildningsnämnden 176 tkr, Borgholm slott 152 tkr, samhällsbyggnadsnämnden 196 tkr och bostadsanpassning 137 tkr. Skatteintäkter är i linje med budgeterad nivå och utjämning är under budgeterad nivå. Det som avviker är den budgeterade fastighetsavgiften. Fastighetsavgiften ska bokas upp som en fordran på skatteverket då skatteverket betalar ut enligt senaste utebetalningen plus utfallet av förändringen mellan 2012 och Det innebär att utbetalningen är lägre än prognositcerat utfall Finansnettot följer det rådande låga ränteläget och är betydligt lägre än riktpunkten 10,4 %. Omsättning av lån till lägre ränta stärker kommunens resultat och likviditet. Det som tillkom under mars månad var en utdelning av det egna kapitalet från Kalmarsunds gymnasieförbund 967 tkr. Postadress Telefon Telefax / www Box mattias.sundman@borgholm.se Borgholm

11 11 Kommentarer till verksamheternas resultat Kommunstyrelsen Efter juli månad uppvisar kommunstyrelsen ett överskott på 295 tkr. Intäkterna är 1,4 mkr under budgeterad nivå och kostnaderna är 1,5 mkr lägre än budget. Det positiva resultatet beror till viss del på försäljning av lägenheter. Personalkostnaderna uppvisar överskott i förhållande till budget. Revision, valnämnd och överförmyndare Övriga nämnder redovisar till och med juli ett underskott på totalt -205 tkr. Underskottet härleds till verksamheten överförmyndare som uppvisar ett resultat på -502 tkr. Revisionsverksamheten har för närvarande ett överskott på 315 tkr. Borgholms Slott Det ackumulerade resultatet för Slottet efter sju månader är 152 tkr. Verksamheten har för perioden haft lägre kostnader än budgeterat. Utbildningsnämnden Utbildningsnämndens resultat för juli uppgår till plus 176 tkr. Resultatet består av 299 tkr högre intäkter än budgeterat och 123 tkr högre kostnader än budgeterat. Det positiva resultatet förklaras framförallt av ett förbättrat resultat för Södra rektorsområdet och Slottsskolan gentemot maj månads resultat. Personalkostnaderna för utbildningsnämnden understiger budget med 297 tkr och driftskostnaderna överstiger budget med 420 tkr. Socialnämnden Det har skett en omfördelning jämfört med föregående år då kostnaderna för placeringar minskat medan personalkostnaderna inom äldreomsorgen har ökat vilka genererar underskott för förvaltningen. Omsorgen om funktionsnedsatta har åter ett underskott som beror på att gruppbostäderna och servicebostäderna överskrider budget. Individ- och familjeomsorgen samt hälso- och sjukvården uppvisar överskott. Det som tynger resultatet är personalkostnaderna vilket förklaras av minskad budget för sjuklön samt minskad budget på särskilt boende. Det samlade resultatet för perioden är -846 tkr.

12 12 Samhällsbyggnadsnämnden Till och med juli uppvisar samhällsbyggnadsnämnden ett positivt resultat på 196 tkr. Det positiva resultatet uppkommer på grund av låga personalkostnader i början av året. Det har under året varit vakanser, föräldraledigheter och sjukdomar som ej har varit tillsatta. Driftkostnaderna är högre än budget, bland annat har en konsult anlitats under första halvåret på grund av föräldraledighet. Intäkterna för planärenden och strandskydd är fortsatt låga. De totala intäkterna understiger budget med 100 tkr. Bostadsanpassning Bostadsanpassningen uppvisar ett positivt resultat 137 tkr. Under årets första sju månader har det endast skett en större bostadsanpassning. Inför 2015 fick bostadsanpassningen en ramhöjning motsavarande 200 tkr. Likviditet Medelsaldot på kommunens checkräkningskredit uppgår till plus 28,4 mkr. Medelsaldot under juli har försämrats med 9,7 mkr från månaden innan. Utbetalningen av det individuella valet i slutet av mars hade en negativ inverkan på medelsaldot under april. Denna dipp är numera återställd under maj månad och en bidragande orsak är återsökt momsersättning. Renoveringen av vedkajen har en viss negativ effekt på medelsaldot. Investeringar De budgeterade investeringarna enligt kommunfullmäktige beslut uppgår till högst 35 mkr under Förslaget är att överföra 5 mkr från investeringsbudget Till och med juli är 14,2 mkr av total investeringsbudget utnyttjad. Större investeringsprojekt i år är renovering förskola Runsten, vedkajen och beslutade gator i Borgholm. Renovering av Ekbacka ligger för upphandling och kommer vid beslut påverka både likviditet och investeringsbudgeten under 2015.

13 13 (tkr) Budget Redovisat Investeringsredovisning juli Avvikelse Åkerboskolans kök K Vedkajen Ekbacka Gata/park Åkerbobadets bassäng Viktoriaskolan Runsten Ölandsleden IT Stagemobil XXL Elbil LSY Laddstolpar KS Nämnder Kommunens budgettak

14 14 Uppföljning år 2015 Rp RESULTATRÄKNING Budget Redovisning 58,3% (tkr) 2015 tom juli Intäkter ,4% Kostnader ,3% Korrigering för periodisering Projektnetto Delsumma ,4% Löneutrymme ,0% Semesterlöneskuld ,3% Löneskatt ,3% Fastighetsskatt ,3% Avtalsförsäkringar FORA ,8% Omställningsfonden ,0% Avtalsförsäkringar KPA ,1% FÅP ,1% Pensionskuldens förändring ,3% Förvaltningavgifter ,8% Utbetalda pensioner ,2% Pensioner, ind valet ,0% Finansiering avtalspensioner ,8% Investering/Amortering ,0% Nya avskrivningar ,0% Nettokostnader ,4% Allmän kommunalskatt ,3% Slutavräkning ,0% Inkomstutjämning ,4% Strukturbidrag ,6% Regleringsbidrag ,5% Kostnadsutjämning ,2% LSS-utjämning ,9% Fastighetsavgift ,0% Intäktsräntor ,4% Finansiella intäkter ,7% Kostnadsräntor ,9% RESULTAT

15 15 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Beteckning 1 (1) Handläggare Lars Gunnar Fagerberg Ert datum Er beteckning Kommunstyrelsens Tidigarelägga investering Västra Kyrkogatan Förslag till beslut Föreslår kommunstyrelsen att omföra budget för infrastruktur för ny beläggning av Västra Kyrkogatan motsvarande ca 1250 tkr. Sammanfattning av ärendet Under 2016 firar Borgholms stad 200-årsjubileum med början i januari Med målsättningen att i god tid vara klara med gatubeläggning i Borgholms centrala delar och inte störa aktiviteter inom ramen för 200-års firandet, föreslås att arbetet med byte av gatubeläggning påbörjas omgående Lars Gunnar Fagerberg Ekonomichef Johan Andersson Controller Postadress Telefon Telefax / www

16 KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT 16 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer Dnr 2012/ KS Förfrågan om fortsatt upprustning av Borgholms torg. I tjänsteskrivelse efterfrågar servicechef Hans Johannesson beslut hur renoveringen av torgområdet och de angränsande gatorna ska fortsätta inför det stundande firandet av Borgholms stads 200 års-jubileum. Vid dagens sammanträde redogör servicechef Hans Johannesson och planarkitekt Åsa Bejemar för projektet. Den totala ytan som ska stensättas är ca kvm (Östra och Västra Kyrkogatan) till en kostnad om ca 500 kronor/kvm. Avsikten är att under våren börja med delen Östra Kyrkogatan, inom gällande ramavtal med entreprenörerna, till en beräknad kostnad ca 900 tkr vilka finns inom investeringsbudget 2014 (vilket överförts till år 2015). Under hösten fortsätter arbetet med Västra Kyrkogatan beräknat till ca tkr. Utöver att tre stensättare kommer att hyras in, anställer Borgholm Energi en person och kommer därmed att utföra stensättningen i egen regi. Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar a t t godkänna att arbetet gällande Östra Kyrkogatan påbörjas i egen regi utifrån gällande ramavtal. Gällande Västra Kyrkogatan fattas beslut i ett kommande sammanträde. Utdragsbestyrkande

17 17 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Beteckning 1 (1) Handläggare Johan Andersson Ert datum Er beteckning Kommunstyrelsen Tidigareläggning av brygga söder om Robinson Förslag till beslut Ekonomiavdelningen föreslår att investeringen av brygga söder om Robinson tillsammans med avsmalnad av Hamnvägen tidigareläggs till budget 2015 och en upphandling ska genomföras. Beslutet ändrar tidigare beslut avseende brygga söder om Robinson. Ärendet Enligt tidigare beslut i kommunstyrelsen, dnr 2015/ beslutades att överlämna ärendet om brygga söder om Robinson och iordningställande av Storgatan delen Slottsgatan-Hamnvägen till budgetberedningen I investeringsbudget 2015 finns ett maxtak om 35 mkr. Till och med juli har 14,2 mkr nyttjats. Enligt prognos finns det utrymme i investeringsbudget 2015 att tidigarelägga brygga söder om Robinson med tillhörande avsmalnad av Hamnvägen. Enligt tidigare förslag uppskattas bryggan söder om Robinson till 2,0 mkr. Därtill tillkommer konsultkostnad och avsmalnad av Hamnvägen. Pålning kr Rivning av bef. brygga norr om Robinsson samt bef. mur söder om Robinson samt fyllningsarbeten kr Överbyggnad grus kr Plattsättning kr Påbyggnadsmur kr Brygga kr Betongarbeten kr Etableringskostnad kr Konsultkostnad kr Avsmalnad av Hamnvägen kr Oförutsedda kostnader 15 % Totalt kr Ekonomiavdelningen Lars Gunnar Fagerberg Ekonomichef Johan Andersson Controller Postadress Telefon Telefax / www

18 18

19 19

20 KOMMUNSTYRELSEN 20 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer Dnr 2015/ KS Brygga, söder om Robinson I tjänsteskrivelse föreslår ekonomichef Lars-Gunnar Fagerberg och servicechef Hans Johannesson att kommunen bygger en brygga söder om Robinson. Åtgärden är den del av den övergripande strategi för utveckling av vedkajen och övriga hamnområdet som presenterades vid kommunstyrelsens sammanträde Samhällsbyggnadsförvaltningen har tagit fram ritningar och en prisuppgift har tagits fram. Fördelningen ser ut enligt nedan: Pålning kr Rivning av bef brygga norr om Robinson samt bef mur söder om Robinson samt fyllningsarbeten kr Överbyggnad grus kr Plattsättning kr Påbyggnadsmur kr Brygga kr Betongarbeten kr Oförutsedda kostnader 10 % Totalt kr Utförs arbetet under våren slipper kommunen betala etableringskostnad som uppgår till cirka kronor. Alternativ 1. Byggstart under våren: kronor Alternativ 2. Byggstart vid ett senare tillfälle kronor Kommunstyrelsens arbetsutskott överlämnade ärendet till kommunstyrelsen för ställningstagande. Ärendet ska inför ställningstagandet kompletteras med kostnaden för iordningsställande av Storgatan delen Slottsgatan-Hamngatan. Vid sammanträdet redogör ekonomichef Lars-Gunnar Fagerberg och servicechef Hans Johannesson för ärendet och den komplettering avseende kostnaden för iordningsställandet av Storgatan som tagits fram. Kostnaden uppskattas till kronor. Utformningen är samma som resterande delen av Storgatan och är beräknad efter ett kvadratmeterpris som baseras utifrån samma kvadratmeterspris som för Östra och Västra Kyrkogatan. Ytan uppgår till kvadratmeter och kvadratmeterspriset är beräknat till cirka 750 kr. I samband med detta arbete rekommenderas att arbetet med VA-sanering utförs innan gatläggning sker. Detta bekostas inte av kommunen men arbetet måste ske i samhörighet med VA-verksamheten. Utdragsbestyrkande

21 KOMMUNSTYRELSEN 21 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer Yrkanden Stig Bertilsson (C) och Marcel van Luijn (M) yrkar bifall till förslaget. Sofie Loirendal (FÖL), Maria Lindmark (M) och Per Lublin (nöp) yrkar att förslaget överlämnas till budgetberedning Ordföranden konstaterar att det finns två förslag till beslut; bifall och Loirendals m fl förslag att förslaget överlämnas till budgetberedning 2016, vilka ska ställas under proposition. Proposition Vid propositionsställandet finner ordföranden att kommunstyrelsen stöder Loirendals m fl förslag. Beslut Kommunstyrelsen beslutar a t t överlämna ärendet om brygga söder om Robinson och iordningställande av Storgatan delen Slottsgatan-Hamnvägen till budgetberedning Utdragsbestyrkande

22 22 14 (21) UTDRAG UR PROTOKOLL STYRELSEN BORGHOLM ENERGI Sammanträdesdatum Paragrafer Dnr 2015/99 Arbetsmiljön Rälla kök Styrelsen beslutar att föreslå kommunstyrelsen att Kostens lokaler/köket på Rälla skola verksamhetsanpassas och uppgraderas för att förbättra arbetsmiljön. Sammanfattning av ärendet I södra verksamhetsområdet finns två tillagningskök, Rälla och Runsten. Rälla är byggt som mottagningskök men har under alla år fungerat som tillagningskök i.o.m. att produktionen varit begränsad till Rälla skola, fritids och förskola. När Runsten skola och kök lades ner överfördes produktionen till Rälla och portionsantalet ökade med drygt 130 %. I köket finns en extra ångugn samt en mobil kokgryta på drygt 30 liter, som dock inte motsvarar behoven eller är tillräckliga för att skapa en bra produktion och arbetsmiljö. Föreslagna åtgärder 1. Ventilationen måste förbättras så att fläktkåpan täcker hela ugnen 2. En fast kokgryta motsvarande de som finns på traditionella storkök på liter måste installeras. 3. En golvbrunn för rengöring av kokgrytan måste installeras. 4. En fläktkåpa över den nya kokgrytan för att förhindra att ånga går upp i innertaket måste installeras. Ärendets behandling Tjänsteutlåtande Kostchef Åsa Amnér föreslår i tjänsteutlåtande daterad , att kostens lokaler/köket på Rälla skola verksamhetsanpassas och uppgraderas för att förbättra arbetsmiljön och därmed göra det möjligt att behålla Rälla kök som tillagningskök i södra området. Dagens sammanträde VD Anders Lindholm redogör för ärendet. Ordföranden finner att styrelsen beslutar att bifalla förslaget till beslut. Ärendet översänds till kommunstyrelsen, för vidare åtgärd. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Skyddsrondsprotokoll, med kostnadskalkyl, Justerandes sign Utdragsbestyrkande

23 23 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Beteckning 1 (2) BEAB 2015/99 Ert datum Er beteckning Styrelsen Borgholm Energi AB Arbetsmiljön Rälla kök Förslag till beslut Att verksamhetsanpassa och uppgradera kostens lokaler/köket på Rälla skola för att förbättra arbetsmiljön och därmed göra det möjligt att behålla Rälla kök som tillagningskök i södra området. Sammanfattning av ärendet I södra området har vi haft två tillagningskök, Rälla och Runsten. Rälla är byggt som mottagningskök men har under alla år fungerat som tillagningskök iom att produktionen varit begränsad till Rälla skola, fritids och förskola. När Runsten skola och kök lades ner överfördes produktionen till Rälla och portionsantalet ökade med drygt 130 %. Se nedan. Siffror för Mars 2015 Enhet Antal port. tot Andel ped. måltider i % Rälla 2045 st % Gärdslösa/Runsten 2860 st % 4905 st. totalt 10.37% totalt Jämförelse med Åkerbo som har motsvarande produktionsstorlek. Endast elever inräknat. Enhet Antal port. tot. Andel ped. måltider i % Åkerbo 5055 st. 6.48% Då Rälla utsågs till tillväxtort i Borgholms kommun ville man säkerställa att Rälla kök skulle bli kvar som tillagningskök och vi deltog i projektet Hela Sverige ska Leva. I detta projekt installerades en extra ång-ugn samt en mobil kokgryta på drygt 30 liter. Utrustningen köpte Kosten ut efter avslutat projekt och den används idag i verksamheten, där den är direkt avgörande för produktionen. Baksidan av detta är att den nya ugnen är installerad utanför fläktkåpan vilket gör att ångan som bildas inne i ugnen går rakt upp i kökets undertak när man öppnar dörren/ugnsluckan. Fläktkåpan är endast avsedd att rymma den ursprungliga utrustningen. Den mobila kokgrytan är för liten för den produktion vi har idag och gör att grytan måste diskas upp till tre gånger per dag. Eftersom det saknas en golvbrunn som är ytterst viktig vid rengöring blir det extra tungt att diska grytan. Vi var mycket väl medvetna om att det var en chansning att fortsätta med en så liten gryta, men då ekonomin inte medgav större investeringar saknades andra alternativ. Vi kan nu efter 1,5 år konstatera att de modifieringar vi initialt gjorde, inte på långa vägar är tillräckliga för att skapa en bra miljö och arbetsmiljö i Rälla kök. Slutsatsen är att föreslagna förbättringar är en förutsättning för verksamhetens fortsättning. Postadress Telefon Telefax e-post / www Box asa.amner@borgholm.se Borgholm

24 24 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Beteckning 2 (2) [Dnr] Ert datum Er beteckning Beslutsunderlag Denna tjänsteskrivelse tillsammans med skyddsronds-protokoll , och den uppskattade kostnadsberäkning som är framtagen av Fastighetsavdelningen. Ärendet Vi behöver förbättra ventilationen så fläktkåpan täcker ugnen i sin helhet.. Vi behöver installera en fast kokgryta motsvarande de som finns på traditionella storkök på liter. (Åkerbo har två stora kokgrytor) Vi behöver installera en golvbrunn för rengöring av kokgryta Vi behöver installera en fläktkåpa över den nya kokgrytan för att förhindra att ånga går upp i innertaket. Konsekvensanalys Inga förbättringar gjorda För hög arbetsbelastning och onödigt tunga moment. Sjukskrivningar och utbrändhet Stängning av köket som tillagningskök, övergång till mottagningskök Minskad variation i matsedeln Fukt och tillslut mögel i kökets innertaket Förbättringar gjorda Normal arbetsbelastning Fortsatt verksamhet som tillagningskök Bibehållen variation i matsedeln Kost Åsa Amnér Chef, Kundservice och Kost Beslutet ska skickas till

25 25

26 26

27 27

28 28

29 29

30 30

31 31

32 32

33 /06/29 Sida Enligt uppdrag Arbetsutskottets budgetförslag (enligt uppdrag 43/15) per ; Turism, besöksnäring och marknadsföring Turistbyrå KalmarÖland Airport Regional matkultur Projektmedel varav Regionförbundet Geopark Öland Projektmedel till förfogande Summa Tjänst 1 & Tjänst (tilläggsäskande 2015) Överföring (budgeterade medel för Turistnätverkssamordnaren: kr på helår) Den framtida turistorganisationen Summa Totalt

34 UTBILDNINGSNÄMNDEN 34 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer Dnr 2015/ UN Äskande av tilläggsbudget för ökade öppettider för biblioteket i Löttorp till 16 timmar per vecka I en motion från Per Lublin (nöp), inkommen , föreslås att snarast låta utöka bibliotekets normala öppettider i Löttorp. Motionen bifölls av kommunfullmäktige I tjänsteskrivelse föreslog utbildningsförvaltningen ett tilläggsäskande under innevarande budgetår på 42 tkr, motsvarande en utökad tjänstgöringsgrad på 25 procent. Beräkningen baserades på en anpassning till de nya öppettiderna, en förändring från och med september. I och med att ökade kostnader för biblioteket är en konsekvens av ett fullmäktigebeslut förutsätter utbildningsförvaltningen att medel finns tillgängliga på årsbasis för verksamheten under Utbildningsnämndens arbetsutskott beslutade föreslå utbildningsnämnden ett tilläggsäskande under innevarande budgetår på 42 tkr, innebärande en utökad tjänstgöringsgrad på 25 procent, med beräknad ändring av öppettider vid halvårsskiftet. I tjänsteskrivelse föreslår utbildningsförvaltningen att utökning i tjänstgöringsgrad endast ska omfatta 12,5 procent, vilket kräver ett äskande på 21 tkr under innevarande budgetår. Beslut Utbildningsnämnden beslutar a t t äska tilläggsbudget under innevarande budgetår på 21 tkr med beräknad ändring av öppettider från och med september. Utdragsbestyrkande

35 KOMMUNSTYRELSEN 35 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer Dnr 2014/ KS Projektering Ekbacka, ombyggnation; återrapportering av uppdrag. Kommunstyrelsen beslutade att uppdra till kommunledningskontoret att inför anbudsförfarande se över materialval, layout/lokalnyttjande och tekniska specifikationer. att efter genomgång låta genomföra anbudsförfarandet enligt Nivå 3 med option på fönsterbyte och dränering/källare. att parallellt med anbudsförfarandet låta CA Fastigheter ta fram offert på anpassning av nuvarande lokaler i kv Kamelen. I tjänsteskrivelse och vid dagens sammanträde redovisar fastighetschef Jan-Ola Östberg uppdraget och föreslår kommunstyrelsen att besluta om någon eller några besparingsförslag som finns redovisade i ärendets bilaga 3, sammanställning av besparingsmöjligheter (el, tele, VVS, SÖ och bygg). att besluta fortsatt upphandling med de besparingsåtgärder som beslutas. Till ärendets beredning har bifogats bilaga 1, PM Utredning gällande möjliga minskningar av investering inom VVS/SÖ-system inom entreprenaden för Ekbacka ombyggnad hus 01 och hus 02. bilaga 2, PM Utredning gällande möjliga minskningar av investering inom el- och tele-system inom entreprenaden för Ekbacka ombyggnad hus 01 och hus 02. bilaga 3, sammanställning av besparings möjligheter (el, tele, VVS, SÖ och bygg). Bilaga 4, Beräkning projektkostnad vid besparingsåtgärder. Planritning A13, A14, A15, A16, A18 dat: Av skrivelsen framgår att fastighetsavdelningen har sett över möjligheten att minska investeringskostnaderna för ombyggnaden av Ekbacka 01, 02 (gamla hälsocentralen). De punkter där de ansett finnas möjlighet att spara in på framgår i bilagan nr 3, sammanställning förslag till besparingsåtgärder. Avdelningen har tittat på besparingar inom entreprenaden som är tänkbara utan att riskera problem med krav I BBR och Arbetsmiljöverkets bestämmelser. Ytskikt och rumsindelning finns inget att spara in på. Det är normala åtgärder när man gör en renovering som denna. De har använt den rumsindelning som finns idag, vilket gör att det inte går att hitta några besparingar att tala om när det gäller planlösningar. Besparingarna på elinstallationer innebär att man använder sig av befintliga installationer i större utsträckning. Byte av styrsystem mot det som är föreskrivet i förfrågningsunderlaget är ej att rekommendera, det innebär mer kostnader i form av utbildning Utdragsbestyrkande

36 KOMMUNSTYRELSEN 36 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer samt timkostnader för att sköta systemet. Det styrsystem som avdelningen har projekterat har tidigare installerats i Slottskolan med gott resultat. Det projekterade systemet går i större utsträckning att fjärrstyra. På ventilation finns förslaget att ta bort ventilationsaggregatet vid den planerade matsalen, rum 2083, det skulle innebära att de kontorsutrymmen och mötesrum som skulle försörjas av aggregatet utgår. Matsalen kommer att gå att använda med den befintliga ventilationen. Option dräneringsarbeten ska inte vara något problem att åstadkomma. Option fönster går även det att genomföra. CA-fastigheter projekterar just nu de lokaler som socialförvaltningen sitter i idag, Kamelen 6. De beräknar att ha ett alternativ klart i början av mars. Eventuella evakueringskostnader kommer att tillkomma. Konsekvensanalys Med de förändringar som föreslås under förslag till beslut, innebär att kommunstyrelsen frångår tidigare beslut om upphandling enligt Nivå 3. Med besparingarna på el- och telesystem kan man inte tillgodogöra sig den garantitid som man annars skulle haft vid nya produkter. Det ökar även risken för högre ändrings- och tilläggskostnader. Fastighetsavdelningen har idag ett förfrågningsunderlag som måste modifieras utifrån de besparingar som beslutas. Det tar ca 1 månad, upphandlingslags ca 1,5 månader och byggstart ca en månad efter taget beslut. Det innebär att tidigaste byggstart är ca 4 månader efter taget beslut om vilka besparingsåtgärder som ska göras. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslog kommunstyrelsen att besluta om besparingsåtgärder enligt alternativ 2 i bilaga 3 till ärendet. att godkänna fortsatt upphandling utifrån beslutade besparingsåtgärder enligt ovan. Yrkanden Sofie Gustafsson-Fohlin (S) yrkar bifall till arbetsutskottets förslag. Per Lublin (nöp) yrkar på återremiss av ärendet tills vi vet vad fortsatt hyra kommer att kosta och tills vi vet vad för lokaler vi egentligen kommer att behöva i centrala Borgholm Ordföranden konstaterar att det finns två förslag till beslut; bifall och återremiss, vilket ställs under proposition först. Utdragsbestyrkande

37 KOMMUNSTYRELSEN 37 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer Proposition återremiss Vid propositionsställandet finner ordföranden att kommunstyrelsen vill avgöra ärendet vid dagens sammanträde. Omröstning begärs Följande omröstningsproposition godkänns Den som vill avgöra ärendet idag röstar ja. Den som vill återremittera ärendet röstar nej. Ja - 10 Nej - 1 Ilko Corkovic (S) Per Lublin (nöp) Sofie Loirendal (FÖL) Marcel van Luijn (M) Thomas Johnsson (M) Stig Bertilsson (C) Peder Svensson (C) Annette Hemlin (FÖL) Bertil Lundgren (MP) Monica Enberg (S) Sofie Gustafsson-Fohlin (S) Ärendet ska därmed avgöras vid dagens sammanträde. Ordföranden konstaterar att det endast kvarstår bifallsyrkande. Beslut Kommunstyrelsen beslutar a t t a t t besluta om besparingsåtgärder enligt alternativ 2 i bilagan 3 till ärendet. godkänna fortsatt upphandling utifrån beslutade besparingsåtgärder enligt ovan. Ärendet gällande investering behandlas av kommunstyrelsen efter genomförd upphandling inför beslut av kommunfullmäktige eftersom posten inte längre finns med i investeringsbudget Reservation Per Lublin (nöp) (BILAGA 1) Utdragsbestyrkande

38 SAMHÄLLSBYGGNADS- NÄMNDEN 49 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer 146 Dnr Binnerbäck Dnr Enerum m.fl. Dnr Spjutterum Dnr Husvalla m.fl. VA - Förslag till justering av verksamhetsområde för vattentjänster i Borgholms kommun Beslut: Samhällsbyggnadsnämnden beslutar, a t t överlämna förslaget om justering av verksamhetsområde för vatten och spillvatten (VA) i Borgholms kommun, vidare till Kommunfullmäktige för antagande enligt bifogade handlingar. Redogörelse för ärendet Fastigheter som angränsar till eller ligger i ett verksamhetsområdes direkta närhet ska ses som samma sammanhang och ingå i sådant. Justering av verksamhetsområde (VO) ska ske kontinuerligt för att inkludera dessa nytillkomna fastigheter som oftast utgörs av nya avstyckningar eller fastigheter som nyligen bebyggts. En samlad, årlig revidering ger huvudmannen förutsättningar för en välplanerad utbyggnad. Verksamhetsområdena bör även vara så noggrant angivna som möjligt. Fastighetsägare kan begära anslutning snarast om fastigheten ingår i VO. Om då VO omfattar mer än aktuell bebyggelse kan huvudmannen vid begäran tvingas ansluta nytillkomna fastigheter snarast. Anslutning av vitt spridda fastigheter ger ett ineffektivt utbyggnadsarbete med avsteg från aktuell planering. VO ska därför justeras till att enbart inkludera fastigheter med befintlig bebyggelse eller avstyckade tomter med förhandsbesked för bygglov. Verksamhetsområde som inkluderar större fastigheter bör avgränsas till att enbart innefatta ett avgränsat område som inkluderar fastighetens bebyggelse. Samhällsbyggnadsförvaltningen föreslår en justering av verksamhetsområden för dricksvatten (V) och spillvatten (S) i Binnerbäck, Enerum, Hörninge, Mellböda, Spjutterum och Äpplerum som ingår i de geografiska områden som omfattas av va-distrikten Högby, Köping, Böda, Runsten respektive Räpplinge. I områdena finns sedan tidigare beslutade verksamhetsområden för dricksvatten och spillvatten. I Husvalla, Kolstad, Kvarnstad, Sammelstorp, Törneby och Åstad som ingår i de geografiska områden som omfattas av va-distrikten Föra, Källa, Köping och Långlöt föreslås en justering verksamhetsområden för dricksvatten (V). I områdena finns sedan tidigare beslutade verksamhetsområden för vatten. Utdragsbestyrkande

39 SAMHÄLLSBYGGNADS- NÄMNDEN 50 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer Det som föreslås är, att enligt bifogad lista: justera befintligt verksamhetsområde för vatten (V) och/eller spillvatten (S) till att inkludera hela eller delar av ett antal fastigheter i områdena, i anslutning till verksamhetsområdena. för enstaka fastigheter justera befintligt verksamhetsområden för vatten (V) och/eller spillvatten (S) till att enbart innefatta bebyggd del av fastighet. I bilaga finns översiktskartor över de geografiska områdena som omfattas av förslaget, lista med fastighetsbeteckningar, om hela eller del av fastigheten ingår, vilka va-tjänster som fastigheten föreslås omfattas av, samt till vilket va-distrikt de tillhör. Motivering av beslutet I ett område där kommunala vattentjänster drivs, ska verksamhetsområde finnas upprättat. Sedan tidigare finns ett antal verksamhetsområden i Borgholms kommun. Verksamhetsområde för vattentjänster (VO) innebär en skyldighet för huvudmannen att ansluta de fastigheter som ingår i detta och tillgodose behovet för respektive tjänst som finns att tillgå; dricksvatten (V), spillvatten (S) och/eller dagvatten (Df resp. Dg). Verksamhetsområdena ska hållas uppdaterade och revideras kontinuerligt när nya fastigheter eller områden ansluts. Kommunfullmäktige fastställer verksamhetsområdets gränser och om nya fastigheter ska ingå i VO genom utökning, ska även detta beslutas av KF. Samtliga fastigheter skall vara angivna med fastighetsbeteckning och kartbild över aktuellt VO. Lagen om allmänna vattentjänster (SFS 2006:412 ) reglerar bl.a. kommunens skyldighet att ordna vattentjänster. Utdragsbestyrkande

40 51 1 (6) Information om Förslag till justering av verksamhetsområde för vattentjänster i Borgholms kommun. Områdena ingår i de geografiska områden som omfattas av va-distrikten Böda (Enerum, Böda kronopark, Mellböda), Föra (Husvalla), Högby (Binnerbäck, Dödevi, Bäckalund), Källa (Kvarnstad), Köping (Hörninge, Kolstad, Sammelstorp, Törneby), Långlöt (Åstad), Runsten (Spjutterum) och Räpplinge (Äpplerum). Kartbilden visar endast ett av flera områden som ingår i beslutet. Nuvarande vattentjänster I områdena finns sedan tidigare beslutade verksamhetsområden för vatten och/eller spillvatten, dvs: Vatten för normal hushållsanvändning (V) Spillvatten från normal hushållsanvändning (S) Föreslagna ändringar att: justera befintligt verksamhetsområde för vatten och/eller spillvatten att inkludera hela eller delar av fastigheter belägna i anslutning till verksamhetsområdena, enligt kartbild och lista nedan.

41 52 2 (6) samt att: för några fastigheter justera befintligt verksamhetsområde för vatten och/eller spillvatten att enbart innefatta bebyggd del av fastighet, enligt kartbild och lista nedan. För dessa fastigheter förslås utökning med/ eller justering av vattentjänst för vatten och/eller spillvatten: Vatten för normal hushållsanvändning (V) och/eller Spillvatten från normal hushållsanvändning (S) Handlingar som beslutet tas på Kartor nedan över de berörda fastigheter som omfattas av förslaget. Lista med fastighetsbeteckning, om hela eller del av fastigheten ingår, vilka vattentjänster som fastigheten föreslås omfattas av samt vilket va-distrikt fastigheten tillhör. Kartor över berörda fastigheter BINNERBÄCK 1:30, BINNERBÄCK 2:51, DÖDEVI 1:16, DÖDEVI 2:18, DÖDEVI 2:19, BINNERBÄCK 2:52, DÖDEVI 5:26 DÖDEVI 6:19, DÖDEVI 6:20, BÄCKALUND 2:11 BINNERBÄCK 3:25 DÖDEVI 8:16, DÖDEVI 10:23

42 53 3 (6) BÖDA KRONOPARK 2:6, 2:200, ENERUM 4:8 ENERUM 4:39, ENERUM 4:40 HÖRNINGE 2:12 MELLBÖDA 5:26 ÄPPLERUM 8:1 SPJUTTERUM 2:1, SPJUTTERUM 2:3, SPJUTTERUM 15:6 SPJUTTERUM 6:7, SPJUTTERUM 8:5 >1, SPJUTTERUM 4:7 >8 SPJUTTERUM 3:25, SPJUTTERUM 4;9 SPJUTTERUM 9:24, SPJUTTERUM 9:25, SPJUTTERUM 9:26, SPJUT- TERUM 7:11, SPJUTTERUM 7:12, SPJUTTERUM 1:15, SPJUTTERUM 1:7, SPJUTTERUM 8:10

43 54 4 (6) HUSVALLA 1:14, HUSVALLA 2:31 KOLSTAD 2:81 KVARNSTAD 3:30, KVARNSTAD 3:31 SAMMELSTORP 1:42 TÖRNEBY 2:62, del av ÅSTAD 8:5 Förklaring: Befintligt verksamhetsområde för vatten (V) Föreslagen justering av verksamhetsområde för vatten (V) Befintligt verksamhetsområde för vatten och spillvatten (VS) Föreslagen justering av verksamhetsområde för vatten och spillvatten (VS)

44 55 5 (6) Lista på fastigheter som ingår i detta beslut: DEL SOM VATTENTJÄNST VA-DISTRIKT INGÅR I VO FASTIGHETSBETECKNING V S Df Dg BINNERBÄCK 1:30 HELA V S HÖGBY BINNERBÄCK 2:51 HELA V S HÖGBY BINNERBÄCK 2:52 HELA V S HÖGBY BINNERBÄCK 3:25 HELA V S HÖGBY BÄCKALUND 2:11 DEL AV FAST. V S HÖGBY BÖDA KRONOPARK 2:200 HELA V S BÖDA BÖDA KRONOPARK 2:6 HELA V S BÖDA DÖDEVI 1:16 DEL AV FAST. V S HÖGBY DÖDEVI 10:23 HELA V S HÖGBY DÖDEVI 2:18 HELA V S HÖGBY DÖDEVI 2:19 HELA V S HÖGBY DÖDEVI 5:26 HELA V S HÖGBY DÖDEVI 6:19 HELA V S HÖGBY DÖDEVI 6:20 HELA V S HÖGBY DÖDEVI 8:16 DEL AV FAST. V S HÖGBY ENERUM 4:39 HELA V S BÖDA ENERUM 4:40 HELA V S BÖDA ENERUM 4:8 DEL AV FAST. V S BÖDA HUSVALLA 1:14 HELA V FÖRA HUSVALLA 2:31 HELA V FÖRA HÖRNINGE 2:12 HELA V S KÖPING KOLSTAD 2:81 HELA V KÖPING KVARNSTAD 3:30 HELA V KÄLLA KVARNSTAD 3:31 HELA V KÄLLA MELLBÖDA 5:26 HELA V S BÖDA SAMMELSTORP 1:42 HELA V KÖPING SPJUTTERUM 1:15 HELA V S RUNSTEN SPJUTTERUM 1:7 HELA V S RUNSTEN SPJUTTERUM 15:6 HELA V S RUNSTEN SPJUTTERUM 2:1 DEL AV FAST. V S RUNSTEN SPJUTTERUM 2:3 HELA V S RUNSTEN SPJUTTERUM 3:25 HELA V S RUNSTEN SPJUTTERUM 4:7 >8 DEL AV FAST. V S RUNSTEN SPJUTTERUM 4:9 DEL AV FAST. V S RUNSTEN SPJUTTERUM 6:7 HELA V S RUNSTEN SPJUTTERUM 7:11 HELA V S RUNSTEN SPJUTTERUM 7:12 HELA V S RUNSTEN SPJUTTERUM 8:10 HELA V S RUNSTEN SPJUTTERUM 8:5 >1 DEL AV FAST. V S RUNSTEN

45 56 6 (6) SPJUTTERUM 9:24 DEL AV FAST. V S RUNSTEN SPJUTTERUM 9:25 HELA V S RUNSTEN SPJUTTERUM 9:26 HELA V S RUNSTEN TÖRNEBY 2:62 AVST. FR. V KÖPING ÅSTAD 8:5 HELA V LÅNGLÖT ÄPPLERUM 8:1 HELA V S RÄPPLINGE

46 57 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT 36 Dnr 2013/ KS Diskussion; följderna av beslutade verksamhetsområden. Vd Anders Lindholm framhåller vikten att kommunen måste vara återhållsam med beslut vad gäller verksamhetsområden för VA. Besluten innebär krav på utbyggnad och detta kan inte bolaget genomföra inom gällande ekonomi. Utdragsbestyrkande

47 Marie-Louise Johansson 58 Från: Mia Olsson Hedman Skickat: den 5 augusti :04 Till: Marie-Louise Johansson Kopia: Göran Borgö Ämne: SV: utdrag sbn-prot , 146 VA... Hej Denna fråga kommer säkert upp i samband med kommande beslut i KF och KS Utvidgning innebär inga extra kostnader för kommunen då taxan för VA-anslutning s.k. anläggningsavgiften, ska finansiera avgifterna för utbyggnad. Därför har BEAB också under ett par års tid höjt anslutningsavgiften till det kommunala VA-nätet med ca 20%, för att bättre täcka kostnaderna. De verkar nu kommit i fas och höjningarna ska inte bli lika stora framöver. Dessutom finns krav på utredning av särtaxa i områden som ser ut att bli avsevärt mycket dyrare än normalt, för att täcka kostnaderna, men det är inte aktuellt i något område i nuläget. Lite mer info, Utdrag från Svenskt vattens hemsida: Anläggningsavgiften är en engångsavgift för att täcka kostnaden för att ordna en allmän VA-anläggning. Anläggningsavgiftens storlek ska bestämmas på beräkningsgrunder som innebär att en fastighetsägare inte behöver betala mer än vad som motsvarar fastighetens andel av kostnaden för att ordna VA-anläggningen. Det maximala avgiftsuttaget ska motsvara genomsnittliga kostnaden för utbyggnad av VA (ledningsnät och upprätta förbindelsepunkt, FP) till en fastighet i kommunen, samt därutöver täcka kostnader för installation av vattenmätare, upprättande av abonnentregister, delfinansiering i den allmänna anläggningen och andel av ev. kapacitetsåtgärder i vattenverk/avloppsreningsverk, överföringsledning/huvudledning. Med andra ord kan taxan även täcka framtida åtaganden. Man kan också se det som att man köper in sig i en redan fungerande anläggning där det kontinuerligt har gjorts investeringar. Anläggningsavgifternas syfte är att finansiera tillkommande fastigheter inom befintligt eller utökat verksamhetsområde för allmän VA vid anslutningstillfället. Anläggningsavgifterna är ett sätt att fördela kostnaderna enligt vattentjänstlagens krav på rättvisa och skälighet samt kommunallagens likställighetsprincip. Med vänlig hälsning Mia Olsson Hedman Tel direkt: mia.olssonhedman@borgholm.se 1

48 59 Från: Kerstin Jerkström Skickat: den 4 augusti :38 Till: Mia Olsson Hedman Ämne: VB: utdrag sbn-prot , 146 VA... Hej Mia, har du koll på dessa kostnader och kan svara Marie-Louise? /kerstin Från: Marie-Louise Johansson Skickat: den 6 juli :01 Till: Kerstin Jerkström; Miljö o Byggnadsnämden Ämne: SV: utrag sbn-prot Vet du vad beslutet om VA-justering verksamhetsområden innebär för kostnader för kommunen? Med vänlig hälsning BORGHOLMS KOMMUN Marie-Louise Johansson Kommunsekreterare, kommunledningskontoret Tel direkt: , servicecenter: Postadress: Box 52, Borgholm Besöksadress: Östra Kyrkogatan 10, Borgholm marie-louise.johansson@borgholm.se Från: Kerstin Jerkström Skickat: den 3 juli :06 Till: Marie-Louise Johansson Ämne: utrag sbn-prot Hej Marie-Louise! Bifogar här utdrag från SBN bilaga, VA - justering av verksamhetsområden Biogasmack 150 Motorcrossbana 151 Öppna sammanträden + bilaga Riktlinjer... om du är snäll och lägger in dom under Riktlinjer/Policys... Tack och Glad sommar!! /kerstin 2

49 60 FÖRSLAG TILL BESLUT 1 (2) SAMHÄLLSBYGGNADSNÄMNDEN Sammanträdesdatum Ärenden: Sökande: Samhällsbyggnadsnämnden Borgholms kommun Dnr. XX Föredragande: Göran Borgö Uppdrag åt samhällsbyggnadsnämnden att besluta om enklare planärenden Förvaltningens förslag till Beslut: Kommunfullmäktige beslutar, a t t uppdra åt samhällsbyggnadsnämnden att anta, upphäva eller ändra detaljplaner som inte är av stor vikt eller har principiell betydelse. Redogörelse för ärendet I plan- och bygglagens 5 kap 27 anges att: En detaljplan ska antas av kommunfullmäktige, men fullmäktige får uppdra åt kommunstyrelsen eller byggnadsnämnden att anta en plan som inte är av stor vikt eller har principiell betydelse. En detaljplan kan handläggas på olika sätt beroende på dess komplexitet. Ett av syftena med ett enklare förfarande är att förkorta tiden det tar att ta fram en detaljplan så att planen kan vinna laga kraft snabbare och byggprocessen förkortas. Om en detaljplan enbart behöver antas av samhällsbyggnadsnämnden blir det en betydligt kortare handläggningstid. I många av Sveriges kommuner har kommunfullmäktige delegerat till behörig nämnd att anta, upphäva eller ändra enklare planärenden. Kommunfullmäktiges beslut kan lämpligen utformas som ett tillägg till fullmäktiges beslut om reglemente för samhällsbyggnadsnämnden. De olika sätt som en detaljplan handläggs med benämns som: Standardförfarande Utökat förfarande Ett standardförfarande kan betyda att området är av begränsad storlek. Oftast behövs ingen eller enbart någon enstaka utredning till bakgrundsmaterialet. Syftet med detaljplanen skall vara förenlig med översiktsplanen och ärendet får inte vara av stor vikt för allmänheten. Planen får heller inte antas medföra en betydande miljöpåverkan. Ett exempel på en detaljplan som har handlagts med ett standardförfarande är detaljplanen för Böda skola.

50 61 FÖRSLAG TILL BESLUT 2 (2) SAMHÄLLSBYGGNADSNÄMNDEN Sammanträdesdatum Ärenden: Ett utökat förfarande krävs när detaljplanen ej uppfyller något av följande krav: 1. inte är förenlig med översiktsplanen eller länsstyrelsens granskningsyttrande. 2. är av betydande intresse för allmänheten eller i övrigt av stor betydelse, eller 3. kan antas medföra en betydande miljöpåverkan. Detaljplaner som handläggs med ett utökat förfarande är ofta större planområden som kräver ett antal utredningar för att få fram ett grundligt bakgrundsmaterial. Frågorna kring detaljplanen kan vara komplexa och ibland även kontroversiella. Ett exempel på en detaljplan som handläggs med ett utökat förfarande är detaljplanen för Solbergamarken. Sammanfattningsvis så handlar ett standardförfarande om hur och på vilket sätt ett område skall utvecklas. Vid ett utökat förfarande är frågan mer inriktad på om området bör exploateras eller inte efter att alla utredningar tagits fram. Motivering Oavsett förfarande tas samtliga detaljplaner upp i samhällsbyggnadsnämnden flera gånger vilket innebär politisk förankring flera gånger under processens gång. För enklare planärenden som är mer detaljstyrda, anses det tillräckligt om de antas, ändras eller upphävs av samhällsbyggnadsnämnden. Om en detaljplan genomförs med ett standardförfarande innebär det dock inte per automatik att den alltid antas av samhällsbyggnadsnämnden. Om en sådan plan är av stor vikt eller har principiell betydelse för kommunen måste den antas av kommunfullmäktige. Stora och komplexa planärenden behöver alltid förankras i kommunen och därmed antas av kommunfullmäktige. Planer som genomförs genom ett utökat förfarande kan inte antas i samhällsbyggnadsnämnden.

51 KOMMUNSTYRELSEN 62 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer Dnr 2014/ KS Överklagande av länsstyrelsens beslut att upphäva kommunfullmäktiges beslut Antagande av detaljplan Sandwedgen, del av fastigheterna Halltorp 1:7 och 1:10. Länsstyrelsen i Kalmar län har beslutat att upphäva kommunfullmäktiges rubricerade beslut om antagande av Sandwedgen. Kommunen har möjlighet att överklaga beslutet senast Samhällsbyggnadschef Göran Borgö har upprättat förslag till överklagande av länsstyrelsens beslut samt begäran om anstånd till 31 augusti 2015 för att vidareutveckla yttrandet. I överklagandet till Mark- och Miljödomstolen yrkar kommunen att länsstyrelsens beslut ändras så att kommunens antagande av detaljplanen ligger fast. Vidare framgår bakgrund och översikt av fattade beslut. Yrkanden Per Lublin (nöp) och Maria Lindmark (MP) yrkar att kommunen inte ska överklaga länsstyrelsens beslut. Monica Enberg (S), Sofie Loirendal (FÖL), Marcel van Luijn (M), Thomas Johnsson (M), Peder Svensson (C) yrkar att kommunen ska överklaga länsstyrelsens beslut. Ordföranden konstaterar att det finns två förslag till beslut; överklaga och inte överklaga, vilka ska ställas under proposition. Proposition Vid propositionsställandet finner ordföranden att kommunstyrelsen stöder Enbergs m fl förslag att överklaga. Omröstning begärs Följande omröstningsproposition godkänns: Den som stöder Enbergs m fl förslag att överklaga röstar ja. Den som stöder Lublins/Lindmarks förslag att inte överklaga röstar nej. Ja - 9 Nej - 2 Ilko Corkovic (S) Per Lublin (nöp) Sofie Loirendal (FÖL) Maria Lindmark (MP) Marcel van Luijn (M) Thomas Johnsson (M) Ulrika Lindh (C) Peder Svensson (C) Mats Olsson (FÖL) Monica Enberg (S) Leif Gerhardsson (S) Utdragsbestyrkande

52 KOMMUNSTYRELSEN 63 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer Beslut Kommunstyrelsen beslutar med 9 ja mot 2 nej a t t a t t a t t hos Mark- och Miljödomstolen överklaga Länsstyrelsens i Kalmar län beslut , dnr hos Mark- och Miljödomstolen yrka att länsstyrelsens beslut ändras så att kommunens antagande av detaljplanen ligger fast. begära anstånd med närmare utvecklande av grunderna för överklagandet till Reservation Maria Lindmark (MP) reserverar sig mot beslutet att överklaga. Per Lublin (nöp) (BILAGA 2) Utdragsbestyrkande

53 64

54 65

55 66

56 67

57 68

58 KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT 69 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer Dnr 2014/ KS Information om planerad utveckling av idrottsplatsen, Högby IF. Till dagens sammanträde har Carl-Gustaf Nilsson, Högby IF, bjudits in för att redogöra för föreningens planer att bygga ett aktivitetshus vid idrottsplatsen och ett elljusspår i anslutning till planerad GC-väg. Ansökan om bidrag till dessa arbeten har skickats till Sparbanksstiftelsen och Smålandsidrotten. Avsikten är att handikappanpassa åtgärderna och då även ansöka om bidrag hos Allmänna Arvsfonden. Smålandsidrotten ställer som krav för att lämna bidrag att även kommuner ska bidra till planerad investering. Vidare redogörs att fridrottsbeläggningen på Högby Idrottsplats renoverades 2008, med ett garantiåtagande för entreprenören av 5 år. År 2011 utfördes en syn under garantitiden och utfördes garantibesiktning i närvaro av entreprenören. Därvid framkom brister i beläggningarna som Nordic Sport AB ska åtgärda. Vidare noterades brister i löparbanornas långsidor med ytan och linjeringen. Det noterades även att längdhoppsansatsen och stavhoppsansatsen behöver ges ny struktur enligt protokollet. Kostnaderna för arbetena utom garantin belöper sig på 272 tkr exkl moms. Kommunstyrelsens kultur- och fritidsutskott har behandlat frågan om bidrag från kommunen och avslagit ansökan. Carl-Gustav Nilsson framför föreningens önskemål att få hjälp med arbetena. Arbetsutskottet avvaktar vidare beslut tills besiktning av gång- och cykelvägen och planerad belysning av sträckningen är utförd. Utdragsbestyrkande

59 Marie-Louise Johansson 70 Från: Ilko Corkovic Skickat: den 16 augusti :19 Till: Marie-Louise Johansson; Lars-Gunnar Fagerberg; Sofie Loirendal; Marcel van Luijn Ämne: VB: Elljusspår i Löttorp Skickat från min Windows Phone Från: Calle Nilsson Skickat: :30 Till: Ilko Corkovic Ämne: Elljusspår i Löttorp Hej! Ett elljusspår i Löttorp skulle bli en investering som visar en tro på framtiden. I hela Borgholms kommun finns inget elljusspår. Förhoppningsvis är dags att ändra på det nu. Området används redan av skola, dagis och fritids för hälsoaktiviteter och naturupplevelser. Ett eljusspår skulle ytterligare öka möjligheterna till motion och rekreation inte bara för skolan och dess omnejd utan hela norra Öland. Under den mörka årstiden skulle möjligeter till motion och hälsa öka betydligt antingen gåendes, löpandes eller på skidor. Att röra sig på mjukt underlag, ej asfalt, är en viktig del, en annan är att området är helt fritt från biltrafik. Möjligheter till att arrangera tävlingar både i löpning och på skidor öppnar sig också. Vi i Högby IF kommer att aktivt jobba för att skapa aktiviteter för användning av detta elljusspår. Hälsningar Carl-Gustaf Nilsson Högby IF 1

60 KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT 71 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer Dnr 2015/ KS Granskningsrapport budgetprocessen. Kommunens revisorer har gett PwC uppdrag att granska budgetprocessen. Revisorerna önskar få svar från kommunstyrelsen där styrelsen redogör för vad den avser att göra för att åtgärda de påpekanden som görs i den revisionella bedömningen i rapporten vari framgå framgår att kommunstyrelsen till delar har en ändamålsenlig budgetprocess men att det finns delar som kan utvecklas och förtydligas, framförallt - Beskrivning och dokumentation - Nämnderna roll behöver lyftas fram i processerna - Resursanvändning, omfattning och kvalitet - Långsiktigt perspektiv - Övergripande resursfördelningsmodell med stabilitet över tid - Tydliggöra investeringsbudgetens påverkan på driftbudget. I tjänsteskrivelse redogör ekonomichef Lars-Gunnar Fagerberg för kommunens budgetprocess. Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att lämna följande redogörelse till revisorerna: Budgetprocessen, planering av kommunens verksamhet och ekonomi, är en väsentlig process vars beredning ska ge underlag för beslut om verksamheternas mål, prioriteringar och resurstilldelning. Enligt kommunallagens 8 kapitel 4-5 skall budget upprättas så att intäkterna överstiger kostnaderna. För ekonomin ska anges finansiella mål och för verksamhets ska anges mål och riktlinjer för en god ekonomisk hushållning. Kommunfullmäktige har gett i uppdrag åt kommunstyrelsen (Dnr 2014/21-109) KS att i samråd med förvaltningarna göra en översyn och revidering av kommunens budgetmodell så att den på ett bättre sätt uppfyller syftet att våra verksamheter ska bedrivas på samma kostnadsnivå som jämförbara kommuner. Internt kallar vi modellen för Borgholms modellen Borgholmsmodellen är ett sätt att beräkna vad de olika verksamheterna som kommunen bedriver skulle kosta utifrån strukturjusterade standardkostnader(scb; Vad kostar Verksamheten i din kommun ). Den strukturjusterade standardskostnaden tar hänsyn till demografi och social sammansättning av kommunen. Tillämpningen i gällande fördelningsmodell utgår inte enbart från de jämförelsetal som de strukturjusterade standardkostnaderna anger utan används snarare som riktvärden och som en pedagogisk förklaringsmodell för vad en genomsnittlig kommuns olika verksamheter borde kosta. I Utdragsbestyrkande

61 KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT 72 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer budgetprocessen är utgångsläget gällande budget kompletteras med nämndernas målformuleringar. Stor hänsyn tas till politiska prioriteringar och satsningar inom respektive ansvarsområden. Ekonomiavdelningen har som målsättning att i Budget 2016 tillämpa principer för så kallad nollbasbudget som komplement till gällande fördelningsmodell. Budgetprocessen för budget 2016 är noga dokumenterad och tidsatt där samtliga nämnder, styrelser med respektive presidium är inbjudna till budgetdialog. Samtliga verksamheter beskrivs utifrån en standardiserad mall. Arbete med att uppdatera kommunens vision och övergripande mål har påbörjats. Ekonomiavdelningen anser de påpekanden som framgår i den revisionella bedömningen har åtgärdats eller kommer att åtgärdas i budgetprocessen för Utdragsbestyrkande

62 73

63 74 Revisionsrapport Pär Sturesson Certifierad kommunal revisor Granskning av budgetprocessen Borgholms kommun Mars 2015

64 75 Granskning av budgetprocessen Innehåll 1. Inledning Bakgrund Revisionsfråga Kontrollmål Metod Iakttagelser Borgholmsmodellen Plan för att komma ned i rätt i kostnadsnivå Beskrivning av verksamheterna i modellen Budgetprocessen Kommunfullmäktige och kommunstyrelsen Planering och ansvarsfördelning Mål och medel Förankring Revisionell bedömning...8 Februari 2015 Borgholms kommun PwC

65 76 1. Inledning 1.1. Bakgrund Budgetprocessen, planering av kommunens verksamhet och ekonomi, är en väsentlig process vars beredning ska ge underlag för beslut om verksamheternas mål, prioriteringar och resurstilldelning. Enligt kommunallagens 8 kapitel 4-5 skall budget upprättas så att intäkterna överstiger kostnaderna. För ekonomin ska anges finansiella mål och för verksamhets ska anges mål och riktlinjer för en god ekonomisk hushållning. Förutom budgetåret ska också en plan för kommande två år anges. Kommunens revisorer har efter en väsentlighets- och riskbedömning beslutat genomföra en granskning av kommunens budgetprocess Revisionsfråga Är kommunstyrelsens budgetprocess ändamålsenlig? Kontrollmål Bedrivs budgetprocessen i enlighet med kommunfullmäktiges styrande beslut? Finns det en planering med tillräckliga anvisningar, underlag och aktiviteter för genomförande av budgetprocessen? Är ansvarsfördelningen tydlig i budgetprocessen? Finns det ett samband mellan mål, verksamhetens omfattning och resurser? Finns det rutiner som säkerställer att budgetens förankras i organisationen? 1.3. Metod Intervjuer har skett med utbildningschef, stabschef utbildningsförvaltning, socialchef, ekonomichef, kommunchef och kommunalråd samt berörda controllers på ekonomiavdelningen. Vidare har genomgång gjorts av för granskningen relevant dokumentation. Avsteg från projektplanen har gjorts med anledning av att nya politiker har valts in i både utbildningsnämnden och socialnämnden. Februari 2015 Borgholms kommun 1 av 9 PwC

66 77 2. Iakttagelser 2.1. Kommunallagen I kommunallagen 8 kapitel 4-5 framgår att kommuner varje år ska upprätta en budget för nästa kalenderår. Den ska upprättas så att intäkterna överstiger kostnaderna, med undantag om synnerliga skäl föreligger. Vidare ska budgeten innehålla en plan för verksamheten och ekonomin under budgetåret. I planen ska skattesatsen, samt anslagen. Av plane skall det vidare framgår hur verksamheten skall finansieras och hur den ekonomiska ställningen beräknas vara vid årets slut. Mål och riktlinjer, av betydelse för god ekonomisk hushållning, ska anges för både verksamheten och finanserna. Budgeten ska förutom budgetåret innehålla en plan för de därpå följande två åren Reglemente för kommunstyrelsen Av kommunstyrelsens reglemente framgår uppgiften att leda arbetet med och samordna utformningen av övergripande mål, riktlinjer, policydokument och ramar för styrning av hela den kommunala verksamheten 2.3. Budgetprocessen Kommunfullmäktige och kommunstyrelsen Följande beslut är tagna i kommunfullmäktige med anledning av budgetprocessen: Kommunfullmäktige uppdrog till ekonomiavdelningen att inför åren 2012 och 2013 arbeta vidare med budgetmodeller för att tydliggöra kommunens resursfördelning och dess inverkan på kommunens resultat samt koppla mätbara tydliga verksamhetsmål till budgetuppföljning och redovisning. I samband med behandlingen av budgeten för år 2012 beslutade kommunfullmäktige den 9 januari 2012 i en attsats följande: att inför budgetarbete 2013 fortsätta med arbetet att utveckla ett nytt förslag till resursfördelningssystem. Följande beslut är tagna i kommunstyrelsen med anledning av budgetprocessen: Kommunstyrelsen beslutade den 17 april 2012 i 57 att inför budgetarbetet år 2013 ta fram en ny budgetmodell med utgångspunkt av medelnivån utifrån jämförelse med andra kommuner per invånare, per brukare samt per elev. Kommunstyrelsen beslutade 15 maj 2012 i 72 att Simrishamn, Sotenäs, Strömstad och Båstad ska vara Borgholms kommuns jämförelsekommuner eftersom de har liknande förutsättningar vad gäller demografi och turism. Februari 2015 Borgholms kommun 2 av 9 PwC

67 78 Kommunstyrelsen beslutade 12 juni i 100 att upprätta förslag till budgetramar 2013 med följande förutsättningar: Budgetmodell 2013 ska bygga på att respektive nämnd och styrelse har kostnadsansvar för sin totala verksamhet som incitament för att kunna genomföra yteffektivisering, logistikplanering och sänka sina mediakostnader (IT, värme, etc). Budgetramarna år 2013 ska utgå från: - anpassade jämförelsekostnader med Sotenäs och Simrishamns kommuner. Anpassningen ska beräknas på en treårsperiod. - standardkostnadsmodellen, vilket endast är möjligt gällande utbildningsnämnd och socialnämnd, samt - synliggöra politiska prioriteringar De politiska prioriteringarna som görs sker först i kommunstyrelsen sedan går dessa vidare till kommunfullmäktige för slutligt ställningstagande Borgholmsmodellen Borgholmsmodellen är ett sätt att beräkna vad de olika verksamheterna som kommunen bedriver skulle kosta utifrån strukturjusterade standardkostnader. Den strukturjusterade standardskostnaden tar hänsyn till demografi och social sammansättning av kommunen. Borgholmsmodellen baseras inte på traditionella nämnder/förvaltningar/styrelser utan är fördelad enligt verksamhetsindelningar såsom äldreomsorg, grundskola, fritid. Den strukturjusterade standardkostnaden finns endast att tillgå för vård, omsorg, barnomsorg och skola. Den ger kommunen pengar för att kunna bedriva denna verksamhet på en viss nivå. Vill kommunen utöka utbudet och göra riktade satsningar så får kommunen betala detta själv (genom exempelvis omfördelning mellan verksamheter). I de verksamheter där det inte finns någon strukturjusterad standardkostnad att tillgå jämför sig kommunen med Simrishamn och Sotenäs. Dessa kommuner är turistkommuner (vilket även Borgholm klassas som) och har en demografi som till stora delar liknar Borgholms. Borgholms kostnader jämförs för de olika verksamheterna med de senast kända siffrorna för ovan nämnda kommuner. Uppgifterna för jämförbara kommuner är hämtade från räkenskapssammandraget Plan för att komma ned i rätt kostnadsnivå För att komma ned i jämförbar kostnadsnivå är förslaget att anpassningen av kostnadsnivåerna görs successivt under en 3-årsperiod. I de fall Borgholms kommuns kostnader är lägre än jämförselkommunerna föreslås att Borgholms kostnadsnivå ska gälla. Under år 2014 har kommunen gjort ett avsteg från principen och ska anpassa sig med 1/6-del. Det innebär att tillgängliga resurser inte fördelas enligt mo- Februari 2015 Borgholms kommun 3 av 9 PwC

68 79 dellen, utan kommunen har för avsikt att anpassa sina verksamheter successivt till rätt nivå per verksamhetsområde. Några ger uttryck för att modellen är för svår och att den mer handlar om fördelning av besparingar och för att politiken inte själva ska behöva göra prioriteringar. Bristen i modellen som framkommer är att den inte tar någon hänsyn till vilken ambitionsnivå som de olika kommunerna har Beskrivning av verksamheterna i modellen Politisk verksamhet All politisk verksamhet oavsett förvaltning. Även revision, stöd till politiska partier, överförmyndarverksamhet, allmänna val, avgifter till regionförbund och SKL. Även bidrag och medlemskap redovisas här Infrastruktur/skydd Fysisk och teknisk planering (samhällsbyggnad), näringslivsfrämjande åtgärder, energirådgivning, turistverksamhet, gator och vägar, parker och parkering, miljö och hälsoskydd, hållbar utveckling, alkoholtillstånd, räddningstjänst, totalförsvar och samhällsskydd. Även medfinansiering av projekt under kommunstyrelsen samt hemsändningsverksamhet Kultur Kultur (bibliotek och allmän kultur) samt musikskola och slottsverksamhet. Driftbidrag till folkets hus under KS ligger här Fritid Fritidsverksamhet innefattar hela fritidsverksamheten under kultur och fritid, men även fritidsgårdverksamhet som ligger under utbildningsförvaltningen. Drift och underhåll av idrottshallar och andra fritidsrelaterade lokaler (badplatser, idrottsplatser) återfinns här Förskoleverksamhet och skolbarnsomsorg Här redovisas samtliga kostnader relaterade till verksamheten förskola och skolbarnomsorg (fritidshem). Kost, städ fastighetsunderhåll, kapitalkostnader och media ingår Grundskola inkl. förskoleklass och grundsärskola Här ingår alla kostnader relaterade till dessa verksamheter, även kost, städ, kapitalkostnader, fastighetsunderhåll och media Övrig utbildning Innefattar gymnasium, gymnasiesärskola, grundläggande och gymnasial vuxenutbildning, uppdragutbildningar, SFI, särvux och högskoleutbildningar Omsorg av funktionsnedsatta Exempelvis gruppbostäder. Inklusive kost, städ, kapitaltjänstkostnader, fastighetsunderhåll och media. Februari 2015 Borgholms kommun 4 av 9 PwC

69 Äldreomsorg Exempelvis särskild boende och hemtjänst. Inklusive kost, städ, kapitaltjänstkostnader, fastighetsunderhåll och media Individ- och familjeomsorg Verksamheten inklusive kost, städ, kapitaltjänstkostnader, fastighetsunderhåll och media Särskilt riktade insatser Flyktingmottagning och arbetsmarknadsåtgärder Affärsverksamhet Bland annat hamnverksamhet, bostadsverksamhet, kollektivtrafik, fjärrvärme, avfall- och avloppshantering och vattenförsörjning Gemensam verksamhet Ekonomi-, personal och kansliavdelning. Telefonväxel, stadshus och arkiv mm. Denna verksamhet fördelas ut på de övriga verksamheterna i modellen Planering och ansvarsfördelning Planeringen av budgetprocessen inleds i början av året. Ekonomiavdelningen planerar avrapporteringar till kommunstyrelsen och budgetberedningen årsvis. Budgetberedningen består av kommunstyrelsens arbetsutskott och nämndspresidierna. För budgetarbetet som genomförts under år 2014 inför budget år 2015 har följande datum varit utgångspunkten: april budgetdagar 30 september budgetberedning 11 november budgetberedning och beslut i kommunstyrelsen 24 november beslut i fullmäktige Utgångspunkten för upprättandet av budgeten är att budgeten ska inrymmas inom det ekonomiska målet att kostnaderna inte ska överstiga 98 % av skatter och bidrag. Detta är en styrande faktor vid fördelningen av ramarna. När det gäller investeringarna ska dessa vara självfinansierade. Inför budgetdagarna arbetar respektive controller med sin förvaltningschef och första linjens chefer. De går igenom vilken personal som finns och vilka behov som finns för kommande år. Februari 2015 Borgholms kommun 5 av 9 PwC

70 81 Det som påverkar och är utgångspunkten för den nya budgeten är: - Föregående års budget - Löneökning - Eventuell besparing - Anpassning av kostnadsnivån - Generell besparing (sjukfrånvaro) Inför budget 2015 förelåg följande äskanden utöver ram samt förslaget från budgetberedningen, i tkr: Åskande utöver ram Förslag från budgetberedning Kostnadsminsking Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Teknisk service Samhällsbyggnadsnämnden Bostadsanpassning Socialnämnden Övriga nämnder Utbildningsnämnden Inför budgetberedningen, som sker den 30 september, går ekonomiavdelningen igenom det senaste räkenskapssammandraget, bokslutet för föregående år samt eventuella justeringar av skatteintäkter och bidrag samt antalet invånare. I intervjuerna framkommer att år 2014 har varit något annorlunda då det varit ett valår och det har krävts fler beredningar. Det framkommer i intervjuerna att planeringen kan förtydligas ytterligare, exempelvis vem som ska göra vad och när. I socialnämnden finns inget dokumenterat i protokollen över nämndens ställningstagande inför budget år I utbildningsnämnden har äskanden utöver ram beskrivits inför budget år Samtidigt får ekonomiavdelningen i vissa avseende påminna förvaltningarna och nämnderna och bolaget för att få in uppgifterna. I några fall är budgetäskandet inte tillräckligt tydligt och det finns en sammanblandning mellan drift och investering Mål och medel I samband med budgetprocessen förs en diskussion vad medlen ska användas till. Dessa diskussioner förs på en övergripande nivå. I budgeten återfinns styrelsen och nämndernas verksamhetsmål, dessa är beskrivna utifrån fyra olika perspektiv: medborgare, verksamhet och processer, lärande och förnyelse samt ekonomi. Det som framförallt diskuteras avseende mål och medel är de äskanden som görs utöver ram. Dessa ska beskrivas och även följas av en konsekvensanalys. Flera av de intervjuade anser att diskussionen måste öka vad hela budgetramen ska användas till, i stället för att diskutera medlen som nämnden äskat utöver ram. Februari 2015 Borgholms kommun 6 av 9 PwC

71 82 Flera ger uttryck för att målen lever sitt eget liv utan någon koppling till tillgängliga resurser. Investeringsbudgeten diskuteras på projektnivå. I budgeten framgår inte några belopp per projekt. När investeringen genomförs så kompenseras verksamheten för de ökade kostnaderna Förankring När fullmäktige beslutat om de slutliga ramarna för nämnderna slutförs arbetet med respektive nämnds internbudget. Efter det så fördelas budgeten ut på de olika verksamheterna. Förvaltningsekonomerna går igenom budgeten med respektive chef. Februari 2015 Borgholms kommun 7 av 9 PwC

72 83 3. Revisionell bedömning Vi bedömer att kommunstyrelsen till delar har en ändamålsenlig budgetprocess men att det finns flera delar som kan utvecklas och förtydligas. Detta grundar vi på följande: Resurserna fördelas inte enligt den så kallade Borgholmsmodellen. Själva budgetprocessen består till stora delar av en uppräkning av föregående års budget, samtidigt som kommunstyrelsen i processen strävar mot att verksamhetenskostnader ska ligga i nivå med de strukturjusterande standardkostnaderna och de två jämförbara kommunerna. Vi bedömer att budgetprocessen kan beskrivas och dokumenteras. Vi bedömer att anvisningar och aktiviteter som ska vidtas kan tydliggöras, exempelvis vilken politisk behandling som ska ske i de olika nämnderna och hur verksamheterna ska engageras i framtagandet av ett budgetförslag. Detta skulle i sin tur leda till en tydligare ansvarsfördelning och en bättre förankring. Nämndernas roll behöver lyftas fram i processerna. Vi anser att nämnderna i större utsträckning behöver involveras i budgetprocessen. Bland annat behöver det tydliggöras vilket underlag i form av ekonomiska redovisningar, verksamhetsmått och utvecklingstrender och dess fördelning på nämnder och verksamheter som ska ligga till grund för budgetberedningsprocessen. Detta ökar transparensen, ger en bättre grund för prioriteringar, samt ett underlag för avstämning i uppföljningsrapporterna. I samband med den politiska behandlingen i budgetberedningen sker diskussionen i huvudsak runt äskanden om ytterligare medel. Dessa diskussioner behöver breddas för att även inkludera hur övriga resurser ska användas och till vilken omfattning och kvalitet som verksamheten ska bedrivas. Görs detta så blir kopplingen mellan mål och medel tydligare. Vi anser även att en budgetprocess med ett långsiktigare perspektiv skulle ge ett bättre stöd. Det vill säga att med framförhållning ta fram underlag med konsekvensbeskrivningar och analys till stöd för en mer selektiv hantering av framtida budgetramar och mindre av, vid bristande finansiering, generella ramreduktioner som exempelvis det minskad sjukfrånvaro utgör i 2015 års budgetprocess. Vi anser att transparensen behöver öka avseende tillämpad resursfördelning och att kommunfullmäktiges beslutar fastställer den för att den ska få en ökad legitimitet. En övergripande resursfördelningsmodell som har stabilitet över tiden utgör ett stöd i budgetprocessen. Systemet skapar transparens och förutsägbarhet över tiden, vilket kan bidra till en ökad förståelse för helheten. Systemet utgör, tillsammans med andra övergripande faktorer som påverkar de finansiella förutsättningarna, en grund som stöd för de politiska prioriteringarna. Investeringsbudgetens påverkan på driftbudget behöver tydliggöras. Februari 2015 Borgholms kommun 8 av 9 PwC

73 84 Vi bedömer att nuvarande form för budgetberedningen där kommunstyrelsens arbetsutskott och samtliga nämndspresidium ingår skapar en ökad förståelse för helheten. När kommunfullmäktige fastställt budgeten upprättas internbudgetar på respektive nämnd. Fördelningen sker på respektive verksamhet/enhet. Detta bör ske så skyndsamt som möjligt för att respektive budgetansvarig ska veta vilka ramar som är styrande Pär Sturesson Uppdragsledare/projektledare Februari 2015 Borgholms kommun 9 av 9 PwC

74 Veronika Fredlund 85 Från: Marie-Louise Johansson Skickat: den 5 juni :53 Till: Veronika Fredlund Ämne: VB: Begäran om anstånd med svar gällande Granskningsrapport Budgetprocess Skickat från min Windows Phone Från: Anders Marell Skickat: :53 Till: Marie Louise Johansson Ämne: Re: Begäran om anstånd med svar gällande Granskningsrapport Budgetprocess Beviljas! Anders Marell Ordf. för revisionen Den 4 juni :30 skrev Marie-Louise Johansson <Marie-Louise.Johansson@borgholm.se>: Hej Kan vi få anstånd med att svara till efter kommunstyrelsens sammanträde 25 augusti? Med vänlig hälsning BORGHOLMS KOMMUN Marie-Louise Johansson Kommunsekreterare, kommunledningskontoret Tel direkt: , servicecenter: Postadress: Box 52, Borgholm Besöksadress: Östra Kyrkogatan 10, Borgholm marie-louise.johansson@borgholm.se 1

75 86 Kostpolicy för Borgholms kommun och Borgholm Energi AB 1 (6) Reviderad: Kostpolicyn ska revideras vartannat år. Kostpolicyn är framtagen av Rolf Hellborg Kim Jakobsson Conny Legell Agneta Pettersson Britt-Marie Källroos Åsa Amnér Utbildningsförvaltningen Utbildningsförvaltningen Socialförvaltningen Borgholm Energi AB Borgholm Energi AB Borgholm Energi AB

76 87 ANTAGNA KF Politiska mål framtagna av: Lisbeth Lennartsson (C) Edith Kihlman (M) Sune Axelsson (S) Sofie Jakobsson (KD) Bertil Nissen (FP) Maria Lindmark (MP).Sekr/föredragande Åsa Amnér kostchef.. Arbetsgruppen har medvetet valt bort procentsatser, vi vill att måltidsgästerna inom skola, vård och omsorg genom årliga enkäter lämnar synpunkter som ska ligga till grund för utvärdering och kvalitetsförbättring av den offentliga maten. Detta ska tillsammans med målen utgöra underlag för kommande budgetarbete och prioriteringar för den offentliga maten i Borgholms kommun. Målen kommer att vara försättsblad till de nya riktlinjerna för kostverksamheten som är framtagen i samarbete mellan kostverksamhet och förvaltningarna. Mål för den offentliga gastronomin i Borgholms kommun Maten ska lagas från grunden. Maten ska vara näringsriktig, tillräcklig och välsmakande. ANTAGEN Andelen ekologiskt och lokalproducerat ska öka från år till år. Andelen FairTradevaror/rättvisemärkt ska öka från år till år. Matsedel KF för skolan bör planeras 79/2015 i samarbete mellan utbildningsförvaltning och kök i syfte att kunna ge måltiden ett geografiskt pedagogiskt sammanhang. Riktlinjer Borgholms kommun ska endast köpa in kött, ägg och mejerivaror som uppfyller kraven för svenska djurskyddsregler (gäller sedan år 2004). Varje måltid som serveras i Borgholms kommun ska kunna vara dagens höjdpunkt för matgästen. Verksamheten ska följa Livsmedelsverkets rekommendationer. Verksamheterna ska kunna välja mellan röd mjölk och grön mjölk. Miljö Matsedlarna ska säsongsanpassas, innebärande att man väljer att köpa säsongens frukt och grönt och mindre under resterande säsonger. Anledningen till detta är att produkter som efterfrågas utanför dess egentliga säsong innebär en avsevärt ökad klimatpåverkan. Ofta beror detta både på att de transporteras från andra länder och att de odlas i energikrävande växthus. Köken arbetar målmedvetet för att tillvarata mat genom bl a effektiv kylning. Verksamheterna inom omsorg och utbildning bör också eftersträva minsta möjliga matsvinn. De av kommunfullmäktige antagna klimat-, energi- och transportstrategierna ska följas.

77 88 2 (6) Riktlinjer för förvaltningarna Inledning I Borgholms kommun serveras varje dag ca 1600 måltider inom den kommunala verksamheten. I landets alla storhushåll serveras ca 50 miljoner måltider årligen. Storhushållen har därmed en betydande roll för våra matvanor. En bra måltidsverksamhet inom barnomsorg, förskola, skola och äldreomsorg är av stor betydelse för att främja den nationella folkhälsan. Visionen för Borgholms kommuns folkhälsoarbete är att hela kommunen ska präglas av ett hälsofrämjande och sjukdomsförebyggande synsätt. Ett angeläget område är att arbeta för en ökad fysisk aktivitet och mer näringsriktig kost. En bra måltidsverksamhet inom barnomsorg, förskola, skola och äldreomsorg är av stor betydelse för att främja den nationella folkhälsan. Mat lagad från grunden som serveras i en god miljö under trevliga former, är en viktig del av våra barns, ungdomars och äldres vardag. Kost och nutrition bör prioriteras av beslutsfattare då det möjliggör för anställda att verka för att alla barn, ungdomar och äldre ska känna mat och måltidsglädje samt ha bästa möjliga nutritionstillstånd. Riktlinjernas syften är: Att klargöra rättigheter och ansvar kring måltids- och kostfrågor inom den kommunala verksamheten. Att underlätta och ge förutsättningar för att erbjuda likvärdiga måltider vad gäller innehåll och omfattning för de olika måltidsverksamheterna. Att i huvudsak följa Livsmedelsverkets rekommendationer. (Bilaga 1) Att fungera som en riktlinje för personal Att verka för att måltidernas ska stärka hälsan samt bevara eller öka deras sociala, fysiska och psykiska välbefinnande. Att verka för att måltiden ska vara en integrerad del av verksamheten i skola, vård och omsorg och präglas av en god kvalitet. Bilaga 1: hyr_webb.pdf Kostpolicyn ska följa mål, riktlinjer och miljöaspekter i Målen för den offentliga gastronomin i Borgholms kommun. Ansvar: Chefen för respektive verksamhet ansvarar för att kostpolicyn följs. Kostchef: Upphandling av livsmedel kvalitet på livsmedel Miljöaspekter Utbildning av kökspersonal Kostråd Köksföreståndare: Inköp av livsmedel kvalitet på livsmedel Tillagning av mat Servering av mat Mat vid speciella behov

78 89 3 (6) Måltidsmiljö Kostråd Livsmedelssäkerhet Brukare: I de fall där den enskilde inte kan ta ansvar för hela eller delar av sin näringstillförsel har kommunen genom sina resurser ett ansvar för att behovet tillgodoses. Biståndshandläggare: Utreder och beslutar om bistånd enligt socialtjänstlagen. MAS: Ansvarar för att det finns rutiner och riktlinjer som motverkar eller upptäcker undernäring. Vård och omsorgspersonal: Ansvarar för att följa givna direktiv gällande Riktlinjerna. Kontaktmannen ansvarar för riskbedömning, är ansvarig för att uppmärksamma, följa upp och utvärdera förändringar samt rapportera och informera till enhetschef, biståndshandläggare, sjuksköterska, anhöriga. Det är viktigt att stödja aktiva kostråd på varje enhet. Personalens roll inom skola: Personalens roll är att aktivt arbeta för att måltiderna ska bli en integrerad del i verksamheten. I arbetsuppgifterna ingår att sprida information om vikten av att äta rätt ur ett hälsomässigt perspektiv samt främja en positiv inställning till måltiderna ur ett socialt perspektiv. Det är viktigt att stödja aktiva kostråd på varje enhet. All personal ska föra en dialog kring maten och måltidssituationen och vara goda förebilder. Inköp av livsmedel Avsikten med en upphandling är att kommunen ska göra inköp av bra produkter till ett bra pris där alla detaljer kring kvalitet, inköp, betalning, fakturering etc. är reglerade i ett skriftligt avtal. Lagen om Offentlig Upphandling, LOU, tillämpas. Inköpsansvariga ska ha information och kunskap om kommunens kostpolicy. Inköpsansvariga av livsmedel ska följa ingångna avtal. Inköpsansvariga ska i så stor utsträckning som de ekonomiska förutsättningarna medger, sträva efter att öka andelen ekologiska livsmedel, Fairtrade och rättvisemärkta livsmedel i de kommunala köken. Miljöaspekter All hantering av livsmedel ska ske miljömedvetet, såväl inköp som omhändertagande av matavfall. En viktig aspekt är att stäva efter minskat matsvinn. Om utrustning för kompostering finns att tillgå, ska matsvinn komposteras/rötas. Kunskap och utbildning av kökspersonal Kunskapsnivån hos måltidspersonalen ska säkerställas genom att vid vikarietillsättning samt nyanställning ställa krav på adekvat grundutbildning inom restaurang och storhushåll. Matsedlar Matsedeln ska vara näringsberäknad och överensstämma med de nationella rekommendationerna. Sammansättningen av kosten presenteras i bilaga 1. (se ovan)

79 90 4 (6) För brukare inom de särskilda boendena gäller allmänkost (A-kost) och energikost (E-kost). A- kost och E-kost serveras till de äldre då dessa är mer energitäta. Värdena i rekommendationerna avser de mängder av näringsämnen som ska konsumeras. Förluster i form av svinn vid beredning och varmhållning ska därför beaktas när man planerar på basis av rekommendationerna. NNR1 (bilaga 1) ger riktlinjer och utgår från den nuvarande näringssituationen i Sverige. NNR ger underlag för planering av kost som är sammansatt så att den tillgodoser de primära energi och näringsbehoven. Grundmatsedeln ska vara varierad, näringsberäknad och följa de Nordiska näringsrekommendationerna (bilaga 1) Mat vid särskilda behov Mat vid särskilda behov serveras till alla de gäster som av olika skäl inte kan äta ordinarie mat. Barn, ungdomar och äldre som av medicinska skäl behöver en annan mat, erhåller den efter individuell medicinsk bedömning och ordination av legitimerad läkare eller sjuksköterska. Barn, ungdomar och äldre som av etiska, kulturella eller religiösa skäl inte kan äta maten på den ordinarie matsedeln ska erbjudas anpassning av menyn. (För barn och ungdomar krävs intyg från förälder/vårdnadshavare). För barn under 6 år lämnas ansökan om annan mat och ev. intyg från läkare/sjuksköterska till Förskolechef. För elever 6-16 år lämnas ansökan om annan mat och ev. intyg till skolsköterskan. Specialkost All kost ska vara riktad mot behov och önskemål där den vanliga kosten (A-kost) kan kompletteras med E-kost. Allmänkost (A-kost): Vanlig mat + ökad mängd fett och proteiner Energikost (E kost): Som A-kost men berikad med ytterligare fett och proteiner Olika sjukdomstillstånd påverkar kosten t ex diabetes, glutenintolerans. Specialkost lagas alltid vid behov och kan även utgöras av timbalkost, lättuggad kost med flera som ges vid behov av annan konsistens för att optimera näringsintaget. Nutritionsbehandling Vid vissa sjukdomstillstånd kan kosten/nutritionen bli en del av Hälso- och sjukvårdens ansvar. Sjuksköterska ska då agera utifrån givna riktlinjer. Nationella riktlinjer för måltider i barnomsorg och skola Nationella riktlinjer finns utarbetade vad gäller barnomsorgens måltider och skolluncher. Dessa riktlinjer(bilaga 2) ska ligga till grund vid utformandet av måltidsverksamheten. Bilaga 2 Energi och näringsrekommendation Måltidens energiprocent ska fördelas under dagens måltider. Vi följer Livsmedelsverkets rekommendationer. Bilaga 3

80 91 5 (6) Begränsningar Nötter, jordnötter, mandel, sesamfrön, sötningsmedel eller lightprodukter får inte förekomma i förskolan/skolans verksamhet. Tillagning av mat Tillagning av mat sker i tillagningskök på Viktoriaskolan, Åkerboskolan och på Rälla skola Maten ska i största möjliga mån tillagas från grunden. Innehåll i de olika måltiderna Måltidsverksamheten ska ge en inblick i det svenska kulturarvet i allmänhet. Det ska också spegla dagens moderna samhälle med dess kulturella mångfald och uppdraget innefattar även att sträva mot ett internationellt perspektiv. Huvudmatsedeln med dess menysatta rätter finns tillgänglig via Borgholms kommuns hemsida, Till huvudmatsedeln bör det finnas kompletterande rätter som alternativ. Dessa menysätts inte. Livsmedelssäkerhet I Sverige finns en lagstadgad skyldighet för alla som arbetar med livsmedel att utöva så kallad egenkontroll över sin verksamhet för att förebygga hälsorisker. Tillsynen ska vara anpassad efter verksamhetens förutsättningar Egenkontrollprogrammet ska vara funktionellt anpassat till verksamheten Alla lokaler där livsmedel hanteras ska vara godkända vid kontroll av samhällsbyggnadsförvaltningens livsmedelsinspektörer Alla kök ska vara registrerade hos Livsmedelsinspektörerna Personal som arbetar med livsmedel ska kontinuerligt genomgå hygienutbildning Transporter av färdiglagad mat ska ske enligt gällande lagstiftning Förskoleverksamhet Förskoleverksamheten bedrivs i form av förskolor och familjedaghem. Inom förskoleverksamheten serveras dagligen både frukost, lunch och mellanmål. Grundskola (även fritidshem) Bra matvanor är en förutsättning för att eleverna ska kunna fungera bra i skolan och orka koncentrera sig under skoldagen. I samverkan med skolans undervisning ska måltidsverksamheten grundlägga och främja goda kostvanor samt ge kunskap och färdigheter för hälsa och välbefinnande. Lunchen bör inte serveras tidigare än klockan Pedagogisk lunch I Borgholms kommun finns det valmöjlighet för pedagoger att äta pedagogisk måltid tillsammans med sin eller annans klass. Syftet med måltiden ska vara ett tillfälle till samvaro mellan vuxna och barn och att man då sitter tillsammans vid samma bord. Detta ger en stunds gemenskap och tillfälle till samtal och gruppkänsla. För pedagogerna ska frivillighet att äta pedagogisk måltid gälla. Det finns också en valmöjlighet att ta aktiv del i måltiden i egenskap av matvärd. Stort fokus ska läggas på att det finns vuxennärvaro och matvärdar i matsalen under lunchtid. Matvärdarnas roll är att säkerställa lugn och ro i matsalen samt finnas som ett stöd för de barn och ungdomar som så önskar.

81 92 6 (6) Boenden med totalansvar I boendeformer med totalansvar för alla måltider ska minst fem måltider serveras dagligen; frukost, lunch, middag samt två mellanmål. Dessutom ska det finnas tillgång till mellanmål andra tider på dygnet när individen så önskar. Tiden mellan frukost och kvällsmål bör inte understiga 13 timmar. Nattfastan får inte överstiga 11 timmar. Det ska i varje genomförandeplan finnas dokumenterat brukares måltidsvanor samt om brukaren är i behov av hjälp och tillsyn under måltiden. Måltidsmiljö Måltiderna ska ge en stunds avkoppling där en trivsam atmosfär utgör en förutsättning att äta i lugn och ro. Måltidsmiljön ska vara ändamålsenligt anpassad till den verksamhet som bedrivs. Måltiden ska vara en guldstund i de äldres vardag. Alla som behöver ska få stöd under måltiden. Uppföljning Vid varje enhet ska kostenheten göra en uppföljning tillsammans med enheten. Uppföljningen syftar till att säkerställa att leveransen hålls och motsvarar uppsatta riktlinjer. Enheterna ska också ges möjlighet att påverka måltidsmiljö och måltider. _

82 KOMMUNFULLMÄKTIGE 93 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer Dnr 2013/ KS Antagande av mål för kostverksamheten samt kostpolicy. Kommunfullmäktige antog nuvarande kostpolicy. Av policyn framgår att den ska revideras vartannat år. Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrog till kostchef Åsa Amnér, Borgholm Energi AB, att i samarbete med personal och beställare revidera kostpolicyn. Till kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde fanns framtaget förslag till kostpolicy. Utifrån policyn bör politiska mål och riktlinjer tas fram. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslog kommunstyrelsen att tillsätta en arbetsgrupp för att ta fram politiska mål för kostverksamheten utifrån föreslagen ny kostpolicy och tidigare tagna politiska beslut vad gäller kostverksamheten. Kommunstyrelsen beslutade att utse en arbetsgrupp för att ta fram politiska mål för kostverksamheten utifrån föreslagen ny kostpolicy och tidigare tagna politiska beslut vad gäller kostverksamheten. Framtagna mål remitterades till de politiska partierna och publicerades på kommunens externa hemsida för att även ge allmänheten möjlighet att lämna synpunkter senast Remisstiden har därefter på begäran förlängts till Remissvar inkom från Moderaterna och Nya Ölandspartiet med synpunkter och förslag till redaktionella ändringar. Remissvaren lämnades till kostchef Åsa Amnér för eventuellt beaktande. I tjänsteskrivelse föreslår kostchef Åsa Amnér att förslaget ska gå vidare till kommunfullmäktige utan införande av remissvaren då dessa saknar konkreta punkter däremot inarbetas de föreslagna redaktionella ändringarna i målen. Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslog kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att anta de framtagna målen för kostverksamheten tillsammans med framtagen Kostpolicy. I tjänsteskrivelse redogör kommunledningskontoret att vissa redaktionella ändringar har gjorts även i kostpolicyn utifrån inkomna synpunkter och ändrade förutsättningar. Vid kommunstyrelsens behandling av ärendet yrkar ledamöterna på ändringar både i de framtagna politiska målen och i den Utdragsbestyrkande

83 KOMMUNFULLMÄKTIGE 94 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer av förvaltningarna framtagna kostpolicyn. På förslag av ordföranden enas kommunstyrelsen om att föreslå fullmäktige att fastställa de politiska målen och ge uppdrag till berörda förvaltningar att kostpolicyn ska revideras utifrån dessa. Kommunstyrelsen föreslog föreslå kommunfullmäktige att fastställa de framtagna politiska målen. att uppdra till berörda förvaltningar att revidera kostpolicyn utifrån de politiska målen. Yrkanden Per Lublin (nöp), Maria Lindmark (MP) och Ilko Corkovic (S) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag. Marcel van Luijn (M) påtalar vikten av att policyn ska återspegla de politiska målen vid kommande revidering. Ordföranden konstaterar att det endast finns bifallsyrkanden. Beslut Kommunfullmäktige beslutar a t t a t t fastställa de framtagna politiska målen för den offentliga gastronomin i Borgholms kommun. uppdra till berörda förvaltningar att revidera kostpolicyn utifrån de fastställda politiska målen. Utdragsbestyrkande

84 95 Förslag till KS RIKTLINJER FÖR UTBETALNING AV PARTISTÖD I Kommunallagen (1991:900) finns de grundläggande bestämmelserna om kommunalt partistöd. I Borgholms kommun ska därutöver följande gälla: 1 Rätt till partistöd Det lokala partistödet i Borgholms kommun utgår till politiska partier som är representerade i kommunfullmäktige i enlighet med vad som föreskrivs i 2 kap 9 andra stycket Kommunallagen. 2 Grundstöd och mandatstöd Partistödet uppgår till 17 % av prisbasbeloppet multiplicerat med antal mandat i kommunfullmäktige. Partistödet består av - ett grundstöd, som uppgår till 40 % av det totala partistödet och fördelas mellan antal representerade partier i kommunfullmäktige. - ett mandatstöd, som uppgår till 60 % av det totala partistödet och fördelas per mandat. 3 Fördelning av partistöd Vid fördelning av partistöd beaktas endast mandat för vilken en vald ledamot är fastställd enligt 14 kap Vallagen (2005:837). Partistöd utgår inte efter det att representationen upphört. Partistöd får bara ges till ett parti som är en juridisk person. 4 Redovisning och granskning En mottagare av partistöd ska årligen lämna en skriftlig redovisning, exempelvis årsredovisning, som visar att partistödet, i enlighet med 2 kap 9 andra stycket Kommunallagen har använts för att stärka partiets ställning i den kommunala demokratin. Den skriftliga redovisningen ska avse perioden 1 januari-31 december och lämnas över till kommunstyrelsen senast 30 april året efter det år som redovisningen avser En av mottagaren utsedd särskild granskare ska granska om redovisningen ger en rättvisande bild av hur partietstödet använts. Granskningsintyg ska bifogas. 5 Utbetalning av partistöd Partistöd betalas ut i januari och augusti fördelat med 50 % vardera gången efter beslut av kommunfullmäktige Har redovisning och granskningsintyg enligt 2 kap 11 andra stycket Kommunallagen inte lämnats in till kommunstyrelsen inom föreskriven tid utbetalas inget stöd vid nästkommande tillfälle. _

85 96 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Beteckning 1 (2) Handläggare Johan Andersson Ert datum Er beteckning Kommunstyrelsens arbetsutskott Partistöd 2016 Förslag till beslut Att godkänna framtagna riktlinjer om utbetalning av partistöd. Arbetsutskottet bör måste ta ställning till om utbetalning ska ske en eller två gånger om året innan ärendet lämnas över till kommunstyrelsen för vidare politisk behandling. Sammanfattning av ärendet Det har antagits nya regler för kommunalt partistöd i kommunallagen som trädde i kraft den 1 februari Reglerna tillämpas från och med mandatperioden Utifrån detta har riktlinjer och en modell för partistöd tagits fram med stöd av en undersökning hur andra kommuner hanterar utbetalning av partistödet. Beslutsunderlag Enligt en undersökning har de flesta kommuner delat upp partistödet i två delar, ett grundstöd och ett mandatstöd. Utbetalningsbeloppen och beräkningen av partistödet skiljer sig åt mellan kommunerna. Det nya förslaget utgår ifrån prisbasbelopp. Ändras prisbasbeloppet, ändras utbetalningsbeloppet. Modellen bygger på att den totala kostnaden för partistöd år 2016 skall vara likvärdigt med partistödet för Förslaget är att partistödet uppgår till 17 % av prisbasbeloppet (2015: kr) multiplicerat med antal mandat i kommunfullmäktige (35 mandat). Enligt det nya förslaget blir nuvarande utbildningsstöd och mandatstöd enbart ett stöd. Partistödet består av ett grundstöd och ett mandatstöd. - Grundstödet, som uppgår till 40 % av det totala partistödet och fördelas mellan antal representerade partier i kommunfullmäktige. - Mandatstöd, som uppgår till 60 % av det totala partistödet och fördelas per mandat i kommunfullmäktige. Utbetalning av partistödet skall ske 1 gång per år efter inlämnande av en skriftlig redovisning som redovisar att partistödet använts för att stärka partiets ställning. Se bilaga 1 för exempel på andra kommuners upplägg av partistöd. Postadress Telefon Telefax / www

86 97 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Beteckning 2 (2) [Dnr] Ert datum Er beteckning Konsekvensanalys För 2015 gällde följande förutsättningar: Partistöd för 2015 utgår till de i fullmäktige representerade partierna med kronor i grundstöd till partiet, kronor/mandat i utbildningsstöd och kronor/mandat i mandatstöd. Antal mandat i kommunfullmäktige är 35 stycken och en totalkostnad om kr för (2014, 41 mandat = kr) Enligt det nya förslaget råder följande: Partistöd kronor varav: Grundstöd kronor Mandatstöd kronor Johan Andersson Controller

87 98

88 99

89 100

90 101

91 102

92 103

93 104

94 105

95 106

96 107

97 108

98 109

99 110

100 111

101 112

102 113

103 Marie-Louise Johansson 114 Från: Lindström Tommy Skickat: den 14 augusti :02 Till: Marie-Louise Johansson Kopia: Göran Borgö Ämne: SV: Färdplan för fossilbränslefria samhällsbetalda transporter Hej! Inte lätt att hinna med alla uppdrag tyvärr. Egentligen arbetar jag endast med PBL-utredningar här på SBN innan jag slutar för gott 1/9. Färdplan 2020 är ett av målen inom NoOil, fossilbränslefri region Syftet med Färdplanen för varje kommun är att under året kartlägger (nulägesanalys) på vilket sätt de samhällsbetalda resorna upphandlas och vilka krav som ställs. T.ex. Upphandling av bilar, färdtjänst, skolskjutsar, varutransporter, arbetsfordon. Vem tar fram underlag? Vem avgör vilka miljökrav som ställs? Görs någon konsekvensanalys med fossilfria bränslen? Hur lång är avtalsperioden? Med denna nulägesanalys är tanken att varje kommun sedan ska föreslå en handlingsplan med konsekvensanalys för hur de samhällsbetalda resorna ska vara klimatneutrala till år Alltså fossilfria i största möjliga utsträckning och de fossila bränslen man av olika anledningar har kvar skall klimatkompenseras. Den lokala arbetsgruppen kan ju sedan komma till slutsatser i sin konsekvensanalys att genomförandet till fossilfria alternativ inom en del tjänster inte blir kostnadseffektivt i dagsläget varför man för stunden väljer att klimatkompensera detta istället. Klimatkompensationen regleras internt och ska gå till att främja klimatsmarta lösningar inom organisationen. Färdplan 2020 samordnas av Klimatkommissionen Kalmar Län och support för tjänstemän sker genom Klimatsamverkan Kalmar Län med regelbunden uppföljning och återkoppling där undertecknad är sammankallande. Här kommer stöd och förslag lämnas till genomförandet. Genom att koordinera arbetet i länets kommuner kan en effektiv samordning främjas. Många av åtgärderna i Färdplan 2020 kan erhålla stöd via Naturvårdsverket, det s.k. LOK-stödet (Lokala Klimatinvesteringar) och där undertecknad är samordnare för ansökningar inom Kalmar län. Med vänlig hälsning Tommy Från: Marie-Louise Johansson [Marie-Louise.Johansson@borgholm.se] Skickat: den 12 augusti :45 Till: Lindström Tommy Ämne: Färdplan för fossilbränslefria samhällsbetalda transporter Veronika Fredlund mailade dig följande till dig. Hej! Kan du titta på det här och skriva ihop något och skicka till Marie-Louise? Jag pratade med Yvonne Aldetun på Regionförbundet och hon tyckte du var rätt person. Har inte fått något från dig. PKN föreslog länets kommuner att delta i projektet. Målsättningen för färdplanen är att alla deltagande kommuner ska formulera sina egna färdplaner för hur man ska nå målet att alla samhällsbetalda person- och godstransporter ska vara klimatneutrala år Jag behöver underlag för beslut i KS. Tror du att det kostar kommunen något? Vem hos oss ska göra planen Miljö- och hållbarhetsberedningen kanske? 1

104 Svara så snart du kan kallelsen till KS ska skickas på måndag. Med vänlig hälsning BORGHOLMS KOMMUN Marie-Louise Johansson Kommunsekreterare, kommunledningskontoret 115 Tel direkt: , servicecenter: Postadress: Box 52, Borgholm Besöksadress: Östra Kyrkogatan 10, Borgholm 2

105 116

106 117

107 KOMMUNSTYRELSEN 118 UTDRAG UR SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Paragrafer Dnr 2012/ KS Begäran om medel för revidering av fördjupade översiktsplanen Byxelkrok. I tjänsteskrivelse föreslår samhällsbyggnadsförvaltningen kommunstyrelsen att anslå kompletterande medel för revidering av fördjupad översiktsplan Byxelkrok med 76 tkr. Av skrivelsen framgår att Ekologigruppen AB har tidigare tagit fram miljökonsekvensbeskrivning för föpen Byxelkrok. Efter samråd med inlämnade synpunkter har planhandlingarna reviderades efter dessa synpunkter. Därmed blev det nödvändigt att också revidera miljökonsekvensbeskrivningen. Det till en kostnad av 76 tkr. Denna kostnad finns inte med i samhällsbyggnadsnämndens budget för 2015 utan har tillkommit efter budgetbeslut för De fördjupade översiktplanerna ingår i kommunstyrelsens ansvarområde Yrkanden Sofie Loirendal (FÖL) yrkar bifall. Per Lublin (nöp) yrkar att beslutsformuleringen ska vara.. för fullföljande av föp.. Proposition Vid propositionsställandet finner ordföranden att kommunstyrelsen stöder då båda yrkandena. Beslut Kommunstyrelsen beslutar a t t anslå 76 tkr som kompletterande medel för fullföljandet av fördjupade översiktplanen Byxelkrok. Utdragsbestyrkande