Handbok för skanner. Bruksanvisning

Transkript

1 Bruksanvisning Handbok för skanner Sända skannade filer med e-post Sända skannade filer till mappar Lagra filer med hjälp av skannerfunktionen Leverera skannade filer Skanna original med nätverkets TWAIN-skanner Olika skannerinställningar Bilaga Läs denna handbok noga innan du använder maskinen och ha den till hands för framtida bruk. För att maskinen ska kunna användas på ett säkert och korrekt sätt är det viktigt att du läser säkerhetsinformationen i Om den här maskinen innan du börjar använda den.

2 Inledning Denna bruksanvisning innehåller detaljerade instruktioner om maskinens drift och anmärkningar om produktens användning. För din egen säkerhet rekommenderar vi att du läser igenom bruksanvisningen noggrant innan du använder maskinen. Ha boken nära till hands. Viktigt! Vissa delar av handboken kan komma att ändras utan föregående varning. Företaget tar under inga som helst omständigheter ansvarig för eventuella direkta, särskilda eller indirekta skador eller följdskador som orsakats p.g.a. felaktig användning av maskinen. Kopiera inte och skriv inte ut material som det är förbjudet i lag att reproducera. Lokala lagar förbjuder i allmänhet kopiering eller utskrift av följande: sedlar, skattemärken, obligationer, aktiebrev, bankväxlar, checkar, pass och körkort. Listan ovan är endast en vägledning och inte komplett. Vi tar inget ansvar för dess fullständighet eller riktighet. Fråga din juridiska rådgivare om du har frågor gällande lagar om kopiering eller utskrifter. Två typer av måttenheter används i denna handbok. Referera till den metriska versionen för denna maskin. Vissa bilder i denna handbok kan skilja något från maskinen. En del tillbehör är enbart tillgängliga i vissa länder. Kontakta din lokala återförsäljare för information. Varumärken Adobe, PostScript och Acrobat är varumärken som tillhör Adobe Systems Incorporated. Pentium är ett registrerat varumärke som tillhör Intel Corporation. NetWare är ett registrerat varumärke som tillhör Novell, inc. Microsoft, Windows och Windows NT är registrerade varumärken som tillhör Microsoft Corporation. Andra produktnamn som används häri är endast avsedda för identifiering och kan vara varumärken som tillhör respektive företag. Vi frånsäger oss alla rättigheter till dessa varumärken. Produktnamnet för Windows 95 är Microsoft Windows 95. Produktnamnet för Windows 98 är Microsoft Windows 98. Det fullständiga produktnamnet för Windows Me är Microsoft Windows Millennium Edition (Windows Me). Produktnamnen för Windows 2000 är: Microsoft Windows 2000 Professional Microsoft Windows 2000 Server Microsoft Windows 2000 Advanced Server Produktnamnen för Windows XP är: Microsoft Windows XP Home Edition Microsoft Windows XP Professional De fullständiga produktnamnen för Windows Server TM 2003 är som följer: Microsoft Windows Server TM 2003 Standard Edition Microsoft Windows Server TM 2003 Enterprise Edition Microsoft Windows Server TM 2003 Web Edition Produktnamnen för Windows NT 4.0 är: Microsoft Windows NT Workstation 4.0 Microsoft Windows NT Server 4.0

3 Maskinens handböcker Var god se de handböcker som gäller för de användningsområden som du vill använda maskinen för. Om den här maskinen Det är viktigt att du läser säkerhetsinformationen i handboken innan du använder maskinen. Denna handbok ger en introduktion till maskinens olika funktioner. Här beskrivs också kontrollpanelen, hur man förbereder sig för att använda maskinen, hur man skriver in text och hur man installerar de CD-romskivor som medföljer. Handbok för allmänna inställningar. Förklarar inställningarna i Användarverktyg och ger anvisningar för hantering av adressboken som t.ex. registrering av faxnummer, e-postadresser och användarkoder. I denna handbok finns även förklaringar till hur du ansluter maskinen. Felsökning Ger anvisning om hur vanligare problem kan lösas och förklarar hur man byter papper, toner, häftklammer och andra förbrukningsartiklar. Säkerhetsreferens Denna handbok är avsedd för maskinadministratörer. Den förklarar de säkerhetsfunktioner som administratörerna kan använda för att skydda data mot manipulering eller skydda maskinen mot obehörig användning. Handboken beskriver också hur man gör för att registrera administratörer och lägga in användar- och administratörsverifiering. Handbok för kopiator/dokumentserver Beskriver kopiator- och dokumentserverfunktioner och hur de används. I denna handbok finner du också beskrivning av hur man lägger i original. Handbok för fax Beskriver faxfunktionerna och hur de används. Handbok för skrivare Beskriver skrivarunktionerna och hur de används. Handbok för skanner Beskriver skannerfunktionerna och hur de används. Handbok för nätverk Förklarar hur man konfigurerar och använder maskinen i ett nätverk och hur den medföljande programvaran används. Handboken omfattar samtliga modeller och av den anledningen finns eventuellt vissa funktioner och inställningar inte på denna maskin. Bilder, illustrationer och de operativsystem som stöds kan också skilja sig från vad som gäller för denna maskin. i

4 Andra handböcker Maskinens handböcker Säkerhetsinformation Lathund för kopiator Lathund för fax Lathund för skrivare Lathund för skanner PostScript 3 Tillägg UNIX-tillägg Handböcker för DeskTopBinder Lite DeskTopBinder Lite Setup Guide DeskTopBinder Komma igång Guide till Auto Document Link Obs Handböckerna som medföljer är specifika för respektive maskintyp. Adobe Acrobat Reader/Adobe Reader måste vara installerat för att man skall kunna använda handböckerna i PDF-format. För UNIX-tillägg kan du besöka vår webbplats eller kontakta en auktoriserad återförsäljare. PostScript3-tillägg och UNIX-tillägg innehåller beskrivningar av funktioner och inställningar som kanske inte finns på den här maskinen. För följande programvaruprodukter används generella benämningar: Produktnamn DeskTopBinder Lite och DeskTopBinder Professional * ScanRouter EX Professional * och ScanRouter EX Enterprise * Generell benämning DeskTopBinder ScanRouter leveransprogramvara * Tillval ii

5 INNEHÅLL Maskinens handböcker...i Handbokens användning...1 Symboler...1 Om skannerfunktionerna...2 Display...3 Förenklad display...4 Displayer för statusinformation...5 Skannerfunktioner Sända skannade filer med e-post Innan man sänder skannade filer med e-post...11 Sammanfattning av hur man sänder skannade filer med e-post...11 Förberedelser för att skicka e-post...12 Registrering av e-postadresser i adressboken...12 E-postskärmen...13 Grundläggande tillvägagångssätt om hur man sänder skannade filer med e-post...14 Växla till e-postskärmen...17 Ange e-postmottagare...18 Välja mottagaradressen i maskinens adressbok...18 Att skriva in en e-postadress manuellt...22 Välja mottagaradresser genom att söka på en LDAP-server...23 Registrering av direktinmatad mottagaradress i adressboken...26 Att ange e-postavsändaren...27 Välja en avsändare från listan...27 Använda ett registreringsnummer för att ange en avsändare...28 Välja en avsändare genom att söka i maskinens adressbok...29 Ange e-postmeddelandets ämne...31 Lägga till text i e-postmeddelande...32 Välja ett meddelande från listan...32 Skriva in ett meddelande manuellt...33 Samtidig lagring och sändning av e-post...34 Sända URL:en med e-post Sända skannade filer till mappar Innan man sänder skannade filer med Skanna till mapp...37 Sammanfattning av hur man sänder skannade filer med Skanna till mapp...37 Förberedelser för sändning med skanna till mapp...40 Registrering av mottagarmappar i adressboken...41 Skärmen Skanna till mapp...42 Grundläggande om hur man skannar till mapp...43 Växla till skärmen Skanna till mapp...45 iii

6 Ange mottagarmapp för skanna till mapp...46 Välja mottagaradressen i maskinens adressbok...46 Sända filer till en delad nätverksmapp...50 Sända skannade filer till en FTP-server...53 Sända filer till ett NDS-träd eller en NetWare-server Registrering av sökväg till vald mottagare i adressboken...59 Samtidig lagring och sändning med Skanna till mapp Lagra filer med hjälp av skannerfunktionen Innan man lagrar filer...62 Sammanfattning av fillagring med skannerfunktionen...62 Grundläggande tillvägagångssätt om hur man lagrar skannade filer...64 Ange filinformation för en lagrad fil...66 Ange ett användarnamn...66 Ange ett filnamn...67 Ange ett lösenord...68 Visa listan över lagrade filer...69 Lista över lagrade filer...69 Sökning i listan över lagrade filer...70 Granska lagrade filer...72 Granska en lagrad fil från listan...72 Kontrollera lagrade filer från en klientdator...74 Sända en lagrad fil...75 Sända lagrade filer...75 Hantera lagrade filer...77 Att radera en lagrad fil...77 Ändra information för en lagrad fil Leverera skannade filer Innan man använder funktionen leverera...83 Sammanfattning av funktionen leverans av skannade filer...83 Förberedelser för att leverera en fil...84 Installera DeskTopBinder Lite från medföljande CD-romskiva...85 Skärmen Leveransskanner för nätverk...86 Grundläggande tillvägagångssätt för att leverera filer...87 Växla till skärmen leveransskanner för nätverk...90 Ange leveransmottagare...91 Välja leveransdestinationer registrerade i leveransserverns adressbok...91 Ange avsändaren...95 Välja en avsändare från avsändarlistan i leveranserverns mottagarlista...95 Välj en avsändare genom att skriva in registreringsnumret...96 Välja avsändare genom att söka i leveransserverns mottagarlista...97 Ange ämnet för e-postmeddelandet som skall sändas med leveransservern...99 Samtidig lagring och leverans iv

7 5. Skanna original med nätverkets TWAIN-skanner Innan man använder nätverkets TWAIN-skanner Sammanfattande om nätverkets TWAIN-skanner Förbered att använda TWAIN-nätverksskanner Installera TWAIN-drivrutinen från den medföljande cd-romskivan Grundläggande användning av TWAIN-skanner Olika skannerinställningar Skaninställningar De olika skannerinställningarna Skanningstyp Upplösning Skanningsformat Redigera Inställning av bilddensitet Inställning av originalmatning Originalets riktning Originalinställningar Stämpel Bunt, SADF Dela upp Skanning av flera sidor av original till en fil Ställa in filtyp och filnamn Ställa in filtyp Ange filnamn Säkerhetsinställningar för PDF-filer Program Registrera ofta använda inställningar Hämta registrerade inställningar Ändra ett registrerat program Radera program Ändra det registrerade programmets namn Registrera startvärden i startmenyn Skannerinställningar när TWAIN-skanner används Inställning av originalets riktning på TWAIN-skannern När man skannar original av blandade format med TWAIN-skannern Bilaga Förhållandet mellan upplösning och originalformat När e-post, sändning till mapp, lagra och nätleveransfunktionen används När maskinen används som TWAIN-skanner Förhållandet mellan den filtyp som angivits för skanning och filtyperna som angivits för att skicka med e-post och sända till mapp Programvara som medföljer på CD-rom snabb installation TWAIN-drivrutinen DeskTopBinder Lite v

8 Värden för inställningar av sändnings-, lagrings- och leveransfunktioner Sändningsfunktion Lagringsfunktion Funktionen för nätverksleverans Specifikationer INDEX vi

9 Handbokens användning Symboler I denna handbok används följande symboler: Betecknar viktig säkerhetsinformation. Om dessa meddelanden ignoreras kan detta orsaka allvarliga skador eller dödsfall. Läs dessa meddelanden. Informationen finns i avsnittet Säkerhetsinformation i Om den här maskinen. Betecknar viktig säkerhetsinformation. Om du ignorerar dessa meddelanden kan det ge upphov till små eller måttliga personskador och maskin- eller egendomsskador. Läs dessa meddelanden. Informationen finns i avsnittet Säkerhetsinformation i Om den här maskinen. Betecknar viktiga saker att beakta då man använder maskinen samt förklaringar på troliga orsaker till felmatning av papper, skador på original eller förlust av data. Se till att läsa dessa förklaringar. Betecknar kompletterande beskrivningar av maskinens funktioner och anvisningar på hur man klarar av handhavandefel från användare. Denna symbol finns i slutet av avsnitten. Den visar var du kan hitta ytterligare relevant information. [ ] Anger benämningen på knappar som visas på maskinens display. { } Anger benämningen på knappar på maskinens kontrollpanel. 1

10 Om skannerfunktionerna I detta avsnitt beskrivs funktionerna i skannerläge. Information om varje funktion finns i respektive kapitel. Sända skannade filer Det finns flera sätt att sända inskannad information som filer till datorer. Sända skannade filer med e-post Detta beskrivs i kapitel 1, Sända skannade filer med e-post. Sända skannade filer till en delad mapp Detta beskrivs i kapitel 2 Sända skannade filer till mappar. Sända skannade filer till en FTP-server Detta beskrivs i kapitel 2 Sända skannade filer till mappar. Sända skannade filer till en NetWare-server Detta beskrivs i kapitel 2 Sända skannade filer till mappar. Sända skannade filer med hjälp av leveransservern Detta beskrivs i kapitel 4 Att leverera skannade filer. Skanna original med hjälp av TWAIN-drivrutinen Använd TWAIN-drivrutinen för att från en klientdator ange den maskin där originalen skall skannas. Mer information finns i kapitel 5, Skanna original med TWAIN-nätverksskanner. Lagra filer Det går att lagra skannade filer på maskinens hårddisk. Filer som lagrats kan sändas i efterhand. Mer information finns i kapitel 3, Lagra filer med hjälp av skannerfunktionen. Referens s.11 Sända skannade filer med e-post s.37 Sända skannade filer till mappar s.83 Leverera skannade filer s.101 Skanna original med nätverkets TWAIN-skanner s.61 Lagra filer med hjälp av skannerfunktionen 2

11 Display I detta avsnitt beskrivs den förenklade displayen och tre skärmbilder för statusinformation: Kontrollera lägen, Förhandsgranskning och Status för sändningsfil. I denna handbok finns beskrivningar av skärmbilderna för e-post, skanna till mapp, lista över lagrade filer samt för leveransskanner för nätverk. Information finns i E-postskärm, Skärm för skanna till mapp, Lista över lagrade filer samt Skärm för leveransskanner för nätverk. Referens s.13 E-postskärmen s.42 Skärmen Skanna till mapp s.69 Lista över lagrade filer s.86 Skärmen Leveransskanner för nätverk 3

12 Förenklad display I detta avsnitt beskrivs hur man växlar till förenklad display. När du trycker på knappen {Förenklad display}, så växlar skärmen från den ursprungliga displayen till en förenklad display. Text och knappar visas i en större storlek, vilket underlättar handhavandet. AQI002S Exempel på förenklad display ARE006S SV 1. [Tangentfärg] Tryck för att växla färg på knappen och öka ljusstyrkan på displayen. Detta gäller inte för skannerns startskärmbild. Obs För att återgå till startskärmbilden, tryck {Förenklad display} igen. Vissa knappar visas inte på den förenklade displayen. 4

13 Displayer för statusinformation I detta avsnitt beskrivs tre displayer för statusinformation: Kontrollera lägen, Förhandsgranskning och Status för sändningsfil. Kontrollera lägen I detta avsnitt beskrivs vad som visas på skärmen Kontrollera lägen och hur man tar fram skärmen. Använd skärmen Kontrollera lägen för att kontrollera inställningarna för skanning och sändning. Då man trycker på knappen [Kontrollera lägen] så växlar skärmbilden från skannerns startskärmbild till skärmen för Kontrollera lägen. Kontrollera lägen ARE007S SV 1. Original Visar skannerinställningar, matningstyp för original och andra inställningar för skanning. 2. Ikon för sändningsmetod Visar ikonen för den sändningsfunktion som används. 3. Avsändare och mottagare Visar avsändare och sändnings- eller leveransmottagare. 4. Sändningsinställning Visar sändningsinställningar, som avsändare och ämne. 5. [Utöka gruppmott.] Tryck här om du vill visa medlemmarna i gruppen när en grupp har angivits som mottagare. 5

14 Förhandsgranskning Detta avsnitt beskriver vad som visas på skärmen Förhandsgranksning och hur man tar fram skärmen. Använd skärmen förhandsgranskning för att kontrollera att originalen har skannats riktigt. Man kan visa skärmen förhandsgranskning då man skickar filer med e-post eller skannar till mapp, använder leveransfunktionen eller samtidigt vid sändning och med leveransfunktionen. För att visa skärmen förhandsgranskning, tryck på knappen [Förhandsgranska], och starta sedan skanningen medan knappen [Förhandsgranska] fortfarande trycks. Förhandsgranskning ARE008S SV 1. [Zooma ut] och [Zooma in] Tryck för att förminska eller förstora den förhandsgranskade bilden. 2. [ ][ ][ ][ ] Tryck för att ändra visningsområde. 3. [Avbryt sänd.] Tryck för att avsluta förhandsgranskningen och avbryta sändning. 4. [Fortsätt sänd.] Tryck för att avsluta förhandsgranskningen och fortsätta sändning. 5. Visa fil Visar filnamn och storlek. 6. Visa sida Visar numret på den sida som för tillfället visas, totala antalet sidor, sidstorlek och färginställning. 7. [Byt] Tryck för att växla sida som skall visas i den valda filen. 8. Visa läge Visar bildens läge då den förstoras. Obs Förhandsgranskning är inte tillgänglig om en fil lagrats med hjälp av [Lagra enbart]. Förhandsgranskning är inte tillgänglig när en lagrad fil sänds. 6

15 Man kan se en lagrad fil med hjälp av skärmen förhandsgransking från listan över lagrade filer. Detaljerad information om visning av lagrade filer finns i Kontrollera en lagrad fil på listan. Förhandsgranskning är inte möjlig om man har valt högkomprimerad PDF som filtyp. Om skanningen misslyckades eller om bildfilen är skadad kanske det inte går att göra en förhandsgranskning. Om så är fallet bör du skanna originalet igen. Referens s.72 Granska en lagrad fil från listan Status för sändningsfil Detta avsnitt beskriver vad som visas på skärmen Status för sändningsfil och hur man tar fram skärmen. Använd skärmen Status för sändningsfil för att kontrollera resultatet av e-postsändning, skanning till mapp och via leveransfunktionen. Tryck på knappen [Status, skannade filer] för att visa skärmen Status för sändningsfil. Resultaten för upp till 9 sändningar eller leveranser kan visas samtidigt. Tryck på [U] eller [T] för att växla mellan resultaten. 7

16 Status för sändningsfil ARE009S SV 1. Datum/Tid Visar tid och datum då maskinen registrerade sändningen eller tid och datum då Klar, Fel eller Avbruten bekräftades. 2. Ikon för sändningsmetod Visar ikonen för den sändningsfunktion som används. 3. Destination Visar mottagaren av sändningen. Om flera mottagare har valts, visas den först valda mottagaren. Andra mottagare visas som + X. (X anger antal mottagare.) 4. Sändare Visar avsändarens namn. 5. Filnamn Visar filnamnet på filer som samtidigt sänds och lagras, eller lagrade filer som sänds. 6. Status Visar ett av följande alternativ för sändningsstatus: Klar, Skickar..., Väntar, Fel eller Avbruten. 7. [Stoppa sänd.] För att avbryta en sändning, välj en fil som har status [Väntar], och tryck sedan på knappen [Stoppa sänd.]. 8. [Skriv lista] Tryck här för att skriva ut resultaten av sändningen. Obs Man kan inte kontrollera sändningsresultaten av skannerfunktionen genom att trycka knappen [Jobblista] längst ner på skärmen. För att kontrollera sändningsresultat, tryck på knappen [Status, skannade filer] och visa skärmen Status för sändingsfil. Vissa sändningsresulat kanske inte visas beroende på säkerhetsinställningarna. 8

17 Skannerfunktioner I det här avsnittet beskrivs skannerinställningarna. För att visa skärmen Skannerinställningar, tryck på knappen {Användarverktyg/Räknare}. Information om inställningar finns i Handbok för allmänna inställningar. Allmänna inställningar Menyposter Byt titel Uppdatera mottagarlista för leveransserver Sök mottagare Standbytid för TWAIN Visar mottagarlista prioritet 1 Visar mottagarlista prioritet 2 Skriv ut & Radera skannerjournal Skriv ut skannerjournal Radera skannerjournal Beskrivning Ställer in vilket index som skall användas när maskinens förteckning över mottagare visas. Låter dig uppdatera leveransserverns mottagarlista genom att trycka på [Uppdatera mottagarlista för leveransserver]. För att använda denna funktion under [Systeminställning], ställ [Utmatningsalternativ] i läge [På]. Ange standardlistan för sökning av mottagare från maskinens adressbok eller från LDAP-servern. För att söka på en LDAP-server, registrera LDAP-servern under [Systeminställning] och ställ sedan [LDAP-sökning] to [På]. Välj maskinens svarstid om en klientdator försöker använda TWAIN-skannern medan skanning pågår. Välj standardlista för mottagare från maskinens mottagarlista eller från den mottagarlista som hanteras av leveransservern. Välj om adresslistan för e-post eller mottagarlistan för mappar skall ges prioritet. Ange hur maskinen skall reagera om det maximala antalet skannerjournaler överskrids. Ger dig möjlighet att skriva ut skannerjournalen. Efter utskrift raderas journalen. Ger dig möjlighet att kunna radera journalen utan att skriva ut den. Skaninställningar Menyposter Automatiskt färgval, känslighetsnivå Väntetid för Nästa original: Originalglas Väntetid för nästa original: SADF Bakgrundsdensitet för ADS (Fullfärg) Beskrivning För att kunna ställa in känslighetsnivån för bedömning av färg/svartvitt vid skanning av original då [Skanningstyp] har ställts i läge [Automatiskt färgval]. Ställ in vad maskinen skall göra medan den väntar på nya original efter skanning från originalglaset. Ställer maskinen i kö för flera original efter skanning av originalen med dokumentmataren (ADF). Justerar densiteten för att ge bättre upplösning vid skanning från icke-vita papperstyper som dagstidningar eller transparenta original. 9

18 Sändningsinställningar Menyposter Kompression (Svartvitt) Kompression (gråskala/fullfärg) Nivå för PDF, hög kompression Max. e-poststorlek Dela & skicka e-post Informationsspråk för e-post Ant. siffror för ensidiga filer Lagrad fil e-postmetod Beskrivning Ange en komprimeringsmetod för filer som skannas i gråskala eller svartvitt. Ange en komprimeringsmetod för filer som skannas i gråskala eller fullfärg. Ange datakomprimeringsmetoden för högkomprimerade PDF-filer. Välj om det skall finnas en begränsning eller inte för storleken på e-postmeddelanden med bifogade filer. Välj om filer som överskrider den gräns som angivits med [Max. e-poststorlek] skall delas upp och sändas som flera e-postmeddelanden. Välj på vilket språk dokumentinformation som rubrik, datum och administratörens namn skall sändas. Ange antalet siffror i serienumren som används som filnamn för enkelsidiga filer. Förinställning av om filen skall bifogas e-postmeddelandet eller om en URL-länk skall infogas, då lagrade filer sänds med e-post. Grundinställningar Menyposter Skydda meny Beskrivning Förinställning av åtkomstnivån för funktioner där inställningarna kan ändras även av andra användare än administratören. 10

19 1. Sända skannade filer med e-post Skannade filer kan bifogas med e-postmeddelanden och sändas via nät som LAN och Internet. Innan man sänder skannade filer med e-post I detta avsnitt beskrivs hur man förbereder och sänder skannade filer med e- post. Sammanfattning av hur man sänder skannade filer med e-post I detta avsnitt sammanfattas hur det går till att sända skannade filer med e-post. ZZZ508S 1. Denna maskin En skannad fil kan bifogas ett e-postmeddelande och skickas till en postserver. 2. SMTP-server Man måste ha anslutning till en e-postserver som stöder SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) för att kunna sända skannade filer med e-post. Det är dock inte nödvändigt att ha en e-postserver inom det LAN som maskinen tillhör. Den överför ett mottaget e-postmeddelande för en angiven mottagare genom ett LAN eller över Internet. 3. Klientdator Använd ett e-postklientprogram för att ta emot e-postmeddelanden och skanna bilagor som skapats med denna maskin. 4. LDAP-server Använd denna server för att administrera e-postkonton, söka över nätet, och för att autentisera datorerna som ansluts till maskinen. Man kan söka efter mottagare från maskinen genom LDAP-servern. 11

20 Sända skannade filer med e-post Förberedelser för att skicka e-post 1 Detta avsnitt beskriver förberedelser och inställningar för att kunna sända skannade filer med e-post. A Anslut maskinen till nätverket. Anslut maskinen till nätverket med en Ethernetkabel eller en IEEE 1394-kabel eller genom ett trådlöst LAN (IEEE b). B Ställ in nätverksinställningarna i [Systeminställning]. Om maskinen har anslutits till nätverket med en Ethernetkabel görs följande inställningar. Information finns i Handbok för allmänna inställningar. Definiera maskinens IPv4-adress och subnätmask. Definiera IPv4-gatewayadress. Aktivera [IPv4] i [Aktivt protokoll]. Ange SMTP-servern. C Ändra vid behov inställningar i [Sändningsinställn.] under [Skannerinställningar]. Obs För att ansluta maskinen till nätverket med en IEEE 1394-kabel eller ett trådlöst LAN (IEEE b), behövs ett 1394-kort (tillval) respektive ett kort för trådlöst LAN (tillval). Mer information finns i Handbok för nätverk. Vad som behöver ställas in i [Systeminställning] varierar beroende på nätverksmiljön. Mera information om nätverksinställningar finns i Handbok för allmänna inställningar. Mera information om [Skannerinställningar] finns i Handbok för allmänna inställningar. Registrering av e-postadresser i adressboken 12 Man kan registrera ofta använda e-postadresser i adressboken. Registrera e-postadresser i [Hantera adressboken] under [Admin.verktyg] i [Systeminställning]. Adresser kan också registreras som grupper. Obs Information om hur man registrerar e-postadresser i adressboken finns i Handbok för allmänna inställningar. Man kan också registrera e-postadresser i adressboken med Web Image Monitor eller SmartDeviceMonitor for Admin. Information om hur man installerar dessa program finns i Handbok för nätverk. Information om hur man registrerar adresser i adressboken finns under hjälpfunktionen i respektive program. Beroende på maskintyp kan det hända att du inte kan använda maskinen när den uppdaterar adressboken med hjälp av CSV-filer (hämtade via SmartDeviceMonitor for Admin) som innehåller användarkoder.

21 Innan man sänder skannade filer med e-post E-postskärmen Detta avsnitt beskriver skärmen för sändning av skannade filer med e-post. Funktionsalternativen som visas fungerar som valtangenter. Du kan välja eller specificera ett alternativ genom att trycka lätt på det. När du väljer eller specificerar en post i displayen tänds den som [ ]. Tangenter som inte kan väljas visas som [ ]. 1 ALQ006S SV 1. Mottagarfält Den angivna mottagaren visas. Om mer än en mottagare har angivits, tryck [U] eller [T] för att bläddra bland mottagarna. 2. E-post / Mapp Tryck på dessa flikar för att växla mellan e-postskärmen och skärmen för Skanna till mapp. Växla skärmbild även när samma filer både skall sändas med e-post och skannas till mapp. 3. E-postikon Indikerar att e-postskärmen visas. 4. [Manuell inm] Tryck på denna knapp för att ange mottagare som inte finns registrerade i adressboken och skriv in e-postadresserna med tangentbordet som visas på skärmen. 5. [Reg.nr] Tryck här för att ange en mottagare med ett femsiffrigt registreringsnummer. 6. Mottagarlista Visar de mottagare som har registrerats i maskinen. Om inte alla mottagare kan visas tryck på [U]eller [T] för att växla skärmbild. Grupper betecknas med den här symbolen ( ). 7. [Text][Ämne][Avsändarnamn][Mottagningsmed.] Skriv in meddelandet och ange ämne och avsändare, samt om Message Disposition Notification (MDN) skall användas eller inte. 13

22 Sända skannade filer med e-post Grundläggande tillvägagångssätt om hur man sänder skannade filer med e-post 1 I detta avsnitt beskrivs grundfunktionerna för att sända skannade filer med e- post. A Kontrollera att inga föregående inställningar är kvar. Om en föregående inställning finns kvar, tryck på {Nollställ}. B Byt till e-postskärmen om skärmen för leveransskanner för nätverk eller skärmen för skanna till mapp visas. Information finns i Växla till e-postskärmen. C Placera original. D Tryck vid behov på [Skaninställningar] för att ange skannerinställningar som upplösning och skanningstorlek. Mer information finns i Skannerinställningar. E Vid behov ange skanningdensiteten. Mera information finns i Inställning av bildens densitet. F Tryck vid behov på [Originalmatning] för att ange inställningar som t.ex. originalets riktning. Mer information finns i Inställning av originalmatning. 14

23 Grundläggande tillvägagångssätt om hur man sänder skannade filer med e-post G Tryck vid behov på [Filnamn/Typ] för att ange inställningar som filnamn och filformat. Mera information finns i Inställning av filtyp och filnamn. H Ange mottagaren. Man kan ange flera mottagare. Mera information finns i Ange e-postmottagare. I Tryck vid behov på [Text] för att skriva in e-postmeddelandet. Mera information finns i Skriva in e-postmeddelande. J Tryck vid behov på [Ämne] för att ange e-postmeddelandets ämne. Mera information finns i Ange e-postmeddelandets ämne. K Om du vill ange e-postavsändaren trycker du på [Avsändarnamn]. Mera information finns i Ange e-postavsändare. L Om du vill använda Message Disposition Notification trycker du på [Mottag-ningsmed.]. Om man väljer [Mottag-ningsmed.], kommer den angivna e-postavsändaren att få en kvittens via e-post, när e-postmottagaren har öppnat e-postmeddelandet. M Tryck på {Start}. Om du skannar buntar av dokument, lägg i de nästföljande originalen. 1 Obs Om två eller flera mottagare har valts kan mottagarna visas en efter en genom att trycka på [U] eller [T] närmast mottagarfältet. För att avmarkera en vald mottagare, ta fram mottagaren i mottagarfältet och tryck sedan på {Radera / Stopp}. Det går att avmarkera en mottagare som valts från mottagarlistan genom att trycka på den valda mottagaren igen. I [Systeminställning] kan man ange administratörens e-postadress som standardinställning för avsändarnamn. Detta gör det möjligt att sända e-post utan att skriva in något i [Avsändarnamn]. Information finns i Handbok för allmänna inställningar. Beroende på vilka säkerhetsinställningar som gjorts kan den inloggade användaren också anges som [Avsändarnamn]. För att använda Message Disposition Notification, loggar man in på maskinen som användare och anger avsändaren. Observera dock att det kanske inte sänds något [Mottag-ningsmed.]-e-postmeddelande med kvittens, om mottagarens e-postprogram inte stöder Message Disposition Notification. 15

24 Sända skannade filer med e-post 1 Genom att trycka på {Kontrollera lägen} kan man växla från skannerns startskärm till skärmen Kontrollera lägen, så att man kan kontrollera inställningarna. Mera information finns i Kontrollera lägen. Om man trycker på [Förhandsgranska] och sedan skannar ett dokument visas skärmen Förhandsgranska. Mer information finns i Förhandsgranska. För att avbryta en skanning tryck på {Radera / Stopp}. Man kan också lagra en skannad fil och samtidigt sända den med e-post. Mer information finns i Samtidig lagring och sändning med e-post. Referens s.17 Växla till e-postskärmen s.107 Olika skannerinställningar s.118 Inställning av bilddensitet s.119 Inställning av originalmatning s.128 Ställa in filtyp och filnamn s.18 Ange e-postmottagare s.32 Lägga till text i e-postmeddelande s.31 Ange e-postmeddelandets ämne s.27 Att ange e-postavsändaren s.5 Kontrollera lägen s.6 Förhandsgranskning s.34 Samtidig lagring och sändning av e-post 16

25 Växla till e-postskärmen Växla till e-postskärmen Detta avsnitt beskriver hur man växlar skärmbilden till e-postskärmen. Om skärmen skanna till mapp visas, tryck på [E-post] för att växla till e-postskärmen. Om skärmen för leveransskanner för nätverk visas växlar man till e-postskärmen på följande sätt: A Tryck på [Leveransmott.]. 1 E-postskärmen eller skärmen Skanna till mapp visas. B Tryck på [E-post]. om skärmen Skanna till mapp visas. E-postskärmen öppnas. Obs Man kan inte växla från skärmen för leveransskanner för nätverk under tiden som leveransmottagare håller på att anges. För att ta bort en angiven mottagare, tag fram mottagaruppgiften i mottagarfältet på skärmen för leveransskanner för nätverk och tryck sedan på {Radera / Stopp}. 17

26 Sända skannade filer med e-post Ange e-postmottagare 1 I detta avsnitt beskrivs hur man anger e-postmottagare. Man kan anger e-postmottagare på något av följande sätt: Välj ut mottagaradressen i maskinens adressbok Ange e-postadressen direkt Sök efter mottagaradressen och välj den från LDAP-servern Innan man väljer mottagaradresser, skall man se till att ha markerat [Till]. Markera vid behov [Cc] eller [Bcc] och välj därefter mottagaradresser. Välja mottagaradressen i maskinens adressbok Detta avsnitt beskriver hur man väljer ut mottagaradressen ur maskinens adressbok. Viktigt För att använda denna funktion så måste man i förväg ha registrerat mottagarna i [Systeminställning]. Information finns i Handbok för allmänna inställningar. Du kan använda följande metoder för att välja mottagare registrerade i maskinens adressbok: Välj en mottagare i listan Välj en mottagare genom att skriva in registreringsnumret Välj en mottagare genom att söka i maskinens adressbok Välja en mottagare i listan Välj mottagaradress från listan på mottagare. A I mottagarlistan trycker man på fältet med mottagarens namn. Fältet med den valda mottagaren lyser upp och mottagaren visas i mottagarfältet upptill i skärmbilden. 18

27 Ange e-postmottagare Om den valda mottagaren inte visas ska du göra något av följande: Visa mottagaren genom att välja dess första bokstav från rubriken Visa mottagaren genom att trycka på [U] eller [T] Obs Beroende på vilka säkerhetsinställningar som gjorts kanske vissa mottagare inte visas i mottagarlistan. 1 Välja mottagare genom att skriva in registreringsnumret Välj ut mottagaradressen i maskinens adressbok med hjälp av dess registreringsnummer. ATryck på [Reg.nr]. BAnge med siffertangenterna det femsiffriga registreringsnumret som tilldelats den sökta mottagarmappen. Om numret som skrivs in har färre än 5 siffror avslutas inmatningen med att trycka på {q} efter den sista siffran. Exempel: För att ange tryck på {3}, och sedan på {q}. CTryck på [OK]. Genom att trycka på [Ändra] kan man ändra den valda mottagaradressen. 19

28 Sända skannade filer med e-post Att söka efter och välja mottagaradressen i maskinens adressbok. 1 I detta avsnitt beskrivs hur man söker efter och väljer mottagaradressen i maskinens adressbok. A Tryck på [Sök mott.]. B Om du vill söka efter mottagarnamn trycker du på [Namn]. För att söka på e-postadress, tryck på [E-postadress]. Tangentbordet på skärmen visas. Man kan också söka genom att kombinera [Namn] och [E-postadress]. C Skriv in en del av mottagarens namn. För att söka på e-postadress skriver man in en del av adressen. D Tryck på [OK]. E Om nödvändigt, tryck på [Avancerad sökning] och ange sedan de detaljerade sökkriterierna. Genom att trycka på [Avancerad sökning] kan man använda sökkriterier som [Namn], [E-postadress] och [Mappnamn]. Man kan också söka genom att kombinera kriterierna [Börjar med ord] eller [Slutar med ord] med de andra sökkriterierna. Skärmbilden ovan är ett exempel. De poster som i verkligheten visas på skärmen kan variera. 20

29 Ange e-postmottagare F Tryck på [Starta sökning]. De mottagaradresser som stämmer med sökkriterierna visas. G Välj en mottagare. H Välj [Till], [Cc] eller [Bcc]. I Tryck på [OK]. 1 Obs Om [LDAP-sökning] har ställts på [På] i [Systeminställning], skall man kontrollera att [Adressbok] i den övre delen av skärmen har valts innan man utför sökningen. De sökkriterier som finns i [Avancerad sökning], som [Namn], [E-postadress] och [Mappnamn], finns registrerade i maskinens adressbok. Mer information finns i Handbok för allmänna inställningar. Genom att trycka på [Detaljer] kan man se information för de valda mottagaradresserna. Upp till 100 mottagare kan visas som resultat av sökningen. Genom att trycka på [Avancerad sökning] visas följande sökkriterier: [Börjar med ord]: Namnen som startar med det angivna tecknet eller de angivna tecknen visas. För att exempelvis söka efter ABC, skriv in A. [Slutar med ord]: Namnen som slutar med det angivna tecknet eller de angivna tecknen visas. För att exempelvis söka efter ABC, skriv in A. [Exakt match]: Namnen som motsvarar ett eller flera angivna tecken visas. För att exempelvis söka efter ABC, skriv in ABC. [Inkl. ett ord]: Namnen som innehåller ett eller flera angivna tecken visas. För att exempelvis söka efter ABC, skriv in A, B eller C. [Uteslut ord]: Namnen som inte innehåller ett eller flera angivna tecken visas. För att exempelvis söka efter ABC, skriv in D. 21

30 Sända skannade filer med e-post Att skriva in en e-postadress manuellt 1 Detta avsnitt beskriver hur man skriver in en e-postadress manuellt. A Tryck på [Manuell inm]. Tangentbordet på skärmen framträder så att man kan skriva in e-postadressen. B Ange e-postadress. C Tryck på [OK]. Obs [Manuell inm] kanske inte visas beroende på säkerhetsinställningarna. För att ändra en registrerad mottagares e-postadress trycker man på [Redigera] till vänster om mottagarfältet för att öppna tangentbordet på skärmen, skriver in den nya adressen med tangentbordet på skärmen och klickar sedan på [OK]. E-postadressen som skrivs in direkt kan registreras i maskinens adressbok. Mer information finns i Registrering av direktinmatad mottagaradress i adressboken. Referens s.26 Registrering av direktinmatad mottagaradress i adressboken 22

31 Ange e-postmottagare Välja mottagaradresser genom att söka på en LDAP-server. Genom att ansluta till en LDAP-server kan man söka efter och välja mottagaradresser. Viktigt För att använda denna funktion måste en LDAP-server vara ansluten i nätverket. Dessutom måste servern vara registrerad i [Systeminställning] och [LDAP-sökning] måste vara ställd [På]. Information finns i Handbok för allmänna inställningar. A Tryck på [Sök mott.]. 1 B Välj LDAP-servern som visas intill [Adressbok]. Registrera LDAP-servern i förväg i [Systeminställning]. Om autentisering krävs för åtkomst till den valda servern så öppnas autentiseringsskärmen. Skriv in användarnamnet och lösenordet för autentisering. C Om du vill söka efter mottagarnamn trycker du på [Namn]. För att söka på e-postadress, tryck på [E-postadress]. Tangentbordet på skärmen visas. Man kan också söka genom att kombinera [Namn] och [E-postadress]. Om man söker på [Namn], så kommer sökningen att baseras på antingen efternamn eller förnamn, beroende på hur administratören har konfigurerat sökningsfunktionen. 23

32 Sända skannade filer med e-post 1 D Skriv in en del av mottagarens namn. För att söka på e-postadress skriver man in en del av mottagaradressen. E Tryck på [OK]. F Om nödvändigt, tryck på [Avancerad sökning] och ange sedan de detaljerade sökkriterierna. Genom att trycka på [Avancerad sökning] kan man använda sökkriterier som [Namn], [E-postadress], [Företagsnamn], [Avdelningsnamn], och [Sökalternativ]. Man kan också söka genom att kombinera kriterierna [Börjar med ord] eller [Slutar med ord] med de andra sökkriterierna. Skärmbilden ovan är ett exempel. De poster som i verkligheten visas på skärmen kan variera. G Tryck på [Starta sökning]. De mottagaradresser som stämmer med sökkriterierna visas. H Ange mottagaren. I Välj [Till], [Cc] eller [Bcc]. J Tryck på [OK]. Obs Sökkriterierna [Faxmottagare], [Företagsnamn], [Avdelningsnamn] och [Sökalternativ] som finns i [Avancerad sökning] finns registrerade i LDAP-servern. [Sökalternativ] kan registreras i [Systeminställning]. Information finns i Handbok för allmänna inställningar. Genom att trycka på [Detaljer] kan man se information för de valda mottagaradresserna. Upp till 100 mottagare kan visas som resultat av sökningen. Om en e-postadress som LDAP-servern returnerar är för lång är det inte möjligt att ange den som mottagaradress. Information om antal tecken som kan användas, se Sända e-post. Det är möjligt att registrera mer än en e-postadress för en mottagare. Däremot kommer endast en e-postadress att visas i sökresultatet. Vilken e- postadress som visas beror på LDAP-servern. Normalt är det den e-postadress som registrerats först. 24

33 Ange e-postmottagare Genom att trycka på [Avancerad sökning] visas följande sökkriterier: [Börjar med ord]: Namnen som startar med det angivna tecknet eller de angivna tecknen visas. För att exempelvis söka efter ABC, skriv in A. [Slutar med ord]: Namnen som slutar med det angivna tecknet eller de angivna tecknen visas. För att exempelvis söka efter ABC, skriv in A. [Exakt match]: Namnen som motsvarar ett eller flera angivna tecken visas. För att exempelvis söka efter ABC, skriv in ABC. [Inkl. ett ord]: Namnen som innehåller ett eller flera angivna tecken visas. För att exempelvis söka efter ABC, skriv in A, B eller C. [Uteslut ord]: Namnen som inte innehåller ett eller flera angivna tecken visas. För att exempelvis söka efter ABC, skriv in D. [Ung. sökning]: en vag sökning (funktionen för denna vaga sökning beror på systemet som LDAP-servern stödjer.) 1 Referens s.154 Sändning av e-post 25

34 Sända skannade filer med e-post Registrering av direktinmatad mottagaradress i adressboken 1 Detta avsnitt beskriver hur man registrerar en direktinmatad mottagaradress i maskinens adressbok. Man kan också registrera en mottagaradress som valts från LDAP-servern. A Visa i mottagarfältet den mottagaradress som skall registreras. BTryck på [Reg mott]. C Tryck på [Namn] och ange därefter det namn och annan information som skall registreras. Information om hur man anger informationen som skall registreras finns i Handbok för allmänna inställningar. D Tryck på [OK]. Obs Det kan hända att [Reg mott] inte visas beroende vilka säkerhetsinställningar som gjorts. I så fall kan inte registreringen slutföras. Registrering i maskinens adressbok av en mottagaradress som hämtats från LDAP-serverns adressbok, görs genom att man visar adressen och sedan trycker på [Reg mott]. 26

35 Att ange e-postavsändaren Att ange e-postavsändaren I detta avsnitt beskrivs hur man anger e-postavsändaren. För att sända e-post måste man ange avsändarnamnet. 1 Man kan ange e-postavsändare på något av följande sätt: Välj avsändare från maskinens avsändarlista Välj avsändare genom att skriva in registreringsnumret Välj avsändare genom att söka i maskinens adressbok Obs Avsändare måste vara registrerade i förväg under [Systeminställning]. Information finns i Handbok för allmänna inställningar. I [Systeminställning] kan man ange administratörens e-postadress som standardinställning för avsändarnamn. Detta gör det möjligt att sända e-post utan att skriva in något i [Avsändarnamn]. Mer information finns i Handbok för allmänna inställningar. Beroende på vilka säkerhetsinställningar som gjorts kan den inloggade användaren också anges som [Avsändarnamn]. Om en skyddskod angivits visas skärmen för inmatning av skyddskoden efter det att avsändaren valts. Skriv in skyddskoden och tryck sedan på [OK]. Om den skyddskod du angav är korrekt visas avsändarens namn. Välja en avsändare från listan I detta avsnitt beskrivs hur man väljer ut avsändaren ur maskinens avsändarlista. A Tryck på [Avsändarnamn]. B Välj avsändare. C Tryck på [OK]. 27

36 Sända skannade filer med e-post Använda ett registreringsnummer för att ange en avsändare 1 Välj ut avsändaren från avsändarlistan med hjälp av registreringsnumret. A Tryck på [Avsändarnamn]. B Tryck på [Registreringsnr]. C Ange med siffertangenterna det femsiffriga registreringsnumret som tilldelats den sökta mottagarmappen. Om numret som skrivs in har färre än 5 siffror avslutas inmatningen med att trycka på {q} efter den sista siffran. Exempel: För att skriva in Tryck på {6} och därefter på {q}. D Tryck två gånger på [OK]. Genom att trycka på [Ändra] kan man ändra den valda mottagaradressen. 28

37 Att ange e-postavsändaren Välja en avsändare genom att söka i maskinens adressbok Detta avsnitt beskriver hur man väljer ut avsändaren genom att söka i maskinens adressbok. A Tryck på [Avsändarnamn]. 1 B Tryck på [Sök]. C Om du vill söka efter användarnamn trycker du på [Namn]. För att söka på e-postadress, tryck på [E-postadress]. Tangentbordet på skärmen framträder så att man kan skriva in namn eller e- postadress att söka på. Man kan också söka genom att kombinera [Namn] och [E-postadress]. D Skriv in en del av namnet på den avsändare som skall sökas. För att söka på e-postadress skriver man in en del av adressen. E Tryck på [OK]. F Om nödvändigt, tryck på [Avancerad sökning] och ange sedan de detaljerade sökkriterierna. Genom att trycka på [Avancerad sökning] kan man använda sökkriterier som [Namn], [E-postadress] och [Mappnamn]. Man kan också söka genom att kombinera kriterierna [Börjar med ord] eller [Slutar med ord] med de andra sökkriterierna. Skärmbilden ovan är ett exempel. De poster som i verkligheten visas på skärmen kan variera. 29

38 Sända skannade filer med e-post 1 G Tryck på [Starta sökning]. De mottagaradresser som stämmer med sökkriterierna visas. H Välj avsändare. I Tryck på [OK]. Obs Om [LDAP-sökning] har ställts på [På] i [Systeminställning], skall man kontrollera att [Adressbok] i den övre delen av skärmen har valts innan man utför sökningen. De sökkriterier som finns i [Avancerad sökning], som [Namn], [E-postadress] och [Mappnamn], finns registrerade i maskinens adressbok. Mer information finns i Handbok för allmänna inställningar. Genom att trycka på [Detaljer] kan man se information om den valda avsändaren. Genom att trycka på [Avancerad sökning] visas följande sökkriterier: [Börjar med ord]: Namnen som startar med det angivna tecknet eller de angivna tecknen visas. För att exempelvis söka efter ABC, skriv in A. [Slutar med ord]: Namnen som slutar med det angivna tecknet eller de angivna tecknen visas. För att exempelvis söka efter ABC, skriv in A. [Exakt match]: Namnen som motsvarar ett eller flera angivna tecken visas. För att exempelvis söka efter ABC, skriv in ABC. [Inkl. ett ord]: Namnen som innehåller ett eller flera angivna tecken visas. För att exempelvis söka efter ABC, skriv in A, B eller C. [Uteslut ord]: Namnen som inte innehåller ett eller flera angivna tecken visas. För att exempelvis söka efter ABC, skriv in D. 30

39 Ange e-postmeddelandets ämne Ange e-postmeddelandets ämne I detta avsnitt beskrivs hur man anger e-postmeddelandets ämne. A Tryck på [Ämne]. 1 Tangentbordet på skärmen visas. B Skriv in ämne. C Tryck på [OK]. 31

40 Sända skannade filer med e-post Lägga till text i e-postmeddelande 1 I detta avsnitt beskrivs hur man lägger till text i e-postmeddelandet. Meddelandet kan skapas på följande sätt: Välj e-postmeddelandet från listan Skriv in meddelandet direkt Välja ett meddelande från listan Man kan välja ett meddelande från listan. Viktigt Meddelanden som kan väljas från listan måste registreras i [Systeminställning] i förväg. A Tryck på [Text]. BVälj ett meddelande. C Tryck på [OK]. 32

41 Lägga till text i e-postmeddelande Skriva in ett meddelande manuellt Man kan mata in meddelandet manuellt. A Tryck på [Text]. 1 B Tryck på [Manuell inm]. Tangentbordet på skärmen framträder så att man kan skriva in meddelandet. C Skriv in meddelandet. D Tryck två gånger på [OK]. 33

42 Sända skannade filer med e-post Samtidig lagring och sändning av e-post 1 I detta avsnitt beskrivs hur man lagrar en fil samtidigt som man sänder den med e-post. A Tryck på [Lagra fil]. B Kontrollera att [Sänd & Lagra] är valt. C Ange om så behövs filinformation, som t.ex. [Användarnamn], [Filnamn], och [Lösenord]. Mer information finns i Ange filinformation för en lagrad fil. D Tryck på [OK]. E Ange inställningen för att sända filen med e-post och sänd sedan filen. Information om att sända en fil med e-post finns i Grundläggande om hur man sänder skannade filer med e-post. Obs Om man samtidigt lagrar skannade filer och sänder dem med e-post så kan inte filerna åter sändas direkt från e-postskärmen För att sända filerna igen använder man skärmen för val av lagrade filer, väljer filer och sänder dem sedan. Mera information finns i Sända en lagrad fil. Referens s.66 Ange filinformation för en lagrad fil s.14 Grundläggande tillvägagångssätt om hur man sänder skannade filer med e-post s.75 Sända en lagrad fil 34

43 Samtidig lagring och sändning av e-post Sända URL:en med e-post I detta avsnitt beskrivs hur man sänder URL:en för den lagrade filen med e-post. Viktigt För att sända URL:en för den lagrade filen med e-post utan att sända filen själv måste man ange inställningen i [Skannerinställningar]. Information finns i Handbok för allmänna inställningar. 1 Man kan sända URL:en då man sänder en lagrad fil med e-post och när man lagrar en fil och samtidigt sänder den med e-post. Med den översända URL:en kan mottagaren se, ladda ner eller radera filen som anges av URL:en över nätverket med hjälp av Web Image Monitor. Även om man inte kan sända en fil med e-post på grund av begränsingar i nätverket kan man fortfarande sända filens URL. A Välj [Skicka URL-länk] i [Skannerinställningar] under [Lagrad fil e-postmetod]. Information om hur man gör inställningen finns i Handbok för allmänna inställningar. B Sänd en lagrad fil med e-post. Alternativt lagra en fil och sänd den samtidigt med e-post. Information om att sända en lagrad fil med e-post finns i Sända en lagrad fil. Mer information om hur man lagrar en fil och samtidigt sänder den med e- post finns i Samtidig lagring och sändning med e-post. Ett e-postmeddelande som det som visas här nedan kommer att sändas till mottagaren. C Klicka på URL:en i mottagarfältet i e-postmeddelandet. Web Image Monitor startar. 35

44 Sända skannade filer med e-post D Använd Web Image Monitor för att läsa, radera eller ladda ner filen över nätet. 1 Obs Vi rekommenderar att Web Image Monitor används i en och samma nätverksmiljö. Information om inställningarna för att använda Web Image Monitor finns i Handbok för nätverk. Trots att man klickar på URL:en för en fil som sänts med e-post kanske webbläsaren inte startar beroende på nätverksmiljön, därför kommer man kanske inte att se filen. Om detta händer ska du klicka på samma URL igen eller skriva in URL:en manuellt i webbläsarens adressfält. Information om funktionerna för att visa och ladda ner lagrade filer med Web Image Monitor finns i Handbok för kopiator/dokumentserver. Klicka på [Hjälp] i övre högra hörnet i varje webbläsares fönster om du vill läsa information om funktionerna för att hantera lagrade filer med Web Image Monitor. Man kan sända URL:en med e-post och samtidigt sända den med Skanna till mapp. I detta fall sänds filen till mottagaren för Skanna till mapp, inte till URL:en. 36