Väx med dina leverantörer - ICA delar med sig av sina erfarenheter från CSR-arbete i Kina

Transkript

1 maj 2013 Väx med dina leverantörer - ICA delar med sig av sina erfarenheter från CSR-arbete i Kina Av Anna Kiefer Från vänster: Maria Smith, Senior Manager Environment & Social Responsibility of ICA Sweden, Cindy Chan, Social Compliance Manager och Thommy Järlefelt, Managing Director of ICA Global Sourcing. Foto: ICA Den svenska dagligvarukedjan ICA har arbetat med Corporate Social Responsibility (CSR) i många år. För att kunna upphandla på ett mer ansvarsfullt sätt etablerade de en revisionsfunktion i Kina Idag har de omfattande erfarenhet och väl utvecklade rutiner för revision hos leverantörer. De har noterat en del förbättringar i leverantörernas ansvarstagande sedan de började, men mycket återstår fortfarande att göra. En nyckel till framgång är att fokusera på att stödja leverantörerna att utveckla bra CSR, inte bara hota med att avfärda dem. Postal address: Tel: 3 Dongzhimenwai Dajie (amb ambassaden.peking@gov.se BEIJING (visum) P.R. China Street address: Fax: 3 Dongzhimenwai Dajie (amb Sanlitun (visum)

2 Embassy of Sweden 2(7) Non-food sourcing gjordes tidigare till största delen från Sverige, men företaget har allteftersom insett vikten av lokal närvaro. Foto: ICA Corporate Social Responsibility (CSR) utgör en central del av kundförväntningarna. Det gör det särskilt viktigt för ICA, säger Maria Smith, Senior Manager Environment & Social Responsibility på ICA Sweden, men oavsett kundkrav är CSR fundamentalt för ICA:s varumärke, att ta ansvar är en hörnsten för oss. ICA sålde huvudsakligen livsmedel fram till ca Med expansionen av ICA Maxi-butiker som har ett bredare produktsortiment, har andra produkter ökat i betydelse för ICA. Nonfood sourcing gjordes tidigare till största delen från Sverige, men i takt med att debatten om och fokus på CSR intensifierades i Sverige på tidigt 2000-tal, började företaget gradvis inse vikten av lokal närvaro. Numer upphandlar ICA non-food genom fyra kontor i Asien: Hong Kong, Shanghai, Bangladesh and Vietnam etablerades en revisionsfunktion på plats. Den leds av Cindy Chan, Social Compliance Manager, som har lång erfarenhet inom CSR-revision. Det har tagit tid för leverantörer att förstå att de måste anamma CSR. Det gäller att ha lite tålamod. Revision är ett lokalt hantverk Idag revideras merparten av de kinesiska fabrikerna av ICA:s revisionsgrupp i Kina. Vid sidan av denna anlitar ICA också lokala tredje partsföretag för revisionstjänster, för att tillgodose revisionsbehoven i andra asiatiska länder.

3 Embassy of Sweden 3(7) ICA använder en skala från bra till oacceptabel. En oacceptabel fabrik måste förbättra sig innan nästa revision för att få fortsätta att göra affärer med ICA. Foto: ICA Det finns ett standardiserat revisionsförfarande som börjar med en intervju med fabriksledningen, följd av en rundtur på fabriken och i bostäderna. Därefter går man igenom dokument och register såsom lönelistor, åldersregister, produktionsregister m.m. och slutligen genomförs intervjuer med fabriksarbetarna. Slutsatser dras utifrån insamlad information och av observationer, intervjuer och registeröversyn från revisionsdagen. Normalt kräver en revision minst åtta timmar i fabriken. Det måste vara lokala revisorer, säger Cindy Chan, De känner kulturen och talar språket och kan nå under ytan. Fabriksledningen bjuder i allmänhet västlänningar på en utomordentlig tretimmarslunch, sedan småpratar de en stund och sedan finns ingen tid över att se några missförhållanden i fabriken. Thommy Järlefelt, Managing Director of ICA Global Sourcing, instämmer: Revision är ett lokalt hantverk. ICA använder en skala som sträcker sig från bra, acceptabel, behov av förbättringar till oacceptabel. Om en fabrik faller inom kategorin oacceptabel måste den genomföra förbättringar innan nästa revision, annars kommer ICA att avbryta affärssamarbetet med den fabriken. På det sättet får varje fabrik en andra chans så länge de visar en vilja till förbättring.

4 Embassy of Sweden 4(7) Konsolidering, lojalitet och avdelningsöverskridande samarbete är framgångsfaktorer Sedan de började med revision på plats har 750 leverantörer reducerats till ca 400. Det har skett genom att rationalisera, minska antalet mellanhänder och lokala agenter och genom att ta kontroll över produktionsställen. Detta har skapat en stabil och väl reviderad fabriksbas och ICA kan expandera med existerande fabriksbas. Man måste hålla fast vid sina leverantörer, säger Cindy Chan, Man kan inte förvänta sig mycket förbättring om man hela tiden byter leverantör. Foto: ICA Faktum är att en nyckelfaktor för ICA:s CSR-arbete är just att växa med sina leverantörer. Man måste hålla fast vid sina leverantörer, säger Cindy Chan, Man kan inte förvänta sig mycket förbättring om man hela tiden byter leverantör. Det innebär att inte endast kontrollera dem, utan att också hjälpa dem att bli bättre, genom CSR-utbildning och sociala aktiviteter t.ex. Dessutom måste CSR genomsyra hela organisationen. Bedömning av CSR är inte bara ett arbete för revisorer, varje ICA-representant har en roll i att säkra att CSR-kraven efterlevs. Bedömningen av leverantörer börjar med att undersöka socialt ansvarstagande. Bästa pris är inte det enda de har för ögonen. Det har hänt att butikshyllor har förblivit tomma pga att vi inte kunnat hitta en leverantör som uppnått vår standard, säger Maria Smith. ICA:s CSR-enhet i Sverige sorterar under avdelningen för affärsutveckling. Det visar hur ICA värderar de här frågorna. CSRenheten är en stödfunktion till övriga avdelningar. Det är också

5 Embassy of Sweden 5(7) avgörande att ha ett starkt engagemang från ledningen och en tydlig strategi för gruppen. Benchmarking och rationalisering för större påverkan Det finns utmaningar både vad gäller slutkonsumenter och leverantörer. Konsumenterna vill ofta ha produkterna till lägre pris men högre kvalitet, vilket kan vara en knepig ekvation. För att framgångsrikt kunna ställa krav på leverantörer gäller det i allmänhet att ha en viss volym Man måste ha ett tillräckligt stort företag för att kunna åstadkomma förändring. Därmed kan samarbete mellan varumärken komma att öka. Tillsammans med andra är vi mycket starkare, säger Maria Smith, ju fler desto bättre. Ett sätt att strömlinjeforma krav från många små och medelstora kunder är att använda internationella standarder. Att passa in alla marknadens standarder för socialt ansvar i exempelvis GSCP (Global Social Compliance Programme), för att skapa ett program som alla efterlever, skulle vara gynnsamt för alla inblandade parter. Köpare skulle sannolikt kunna minska sina kostnader pga att de inte skulle behöva revidera varje enskild fabrik. ICA vill ha försäkran snarare än försäkring. Vi vill veta hur det faktiskt ligger till och hjälpa till att skapa förändring, säger Thommy Järlefelt, Managing Director ICA Global Sourcing Internationell standardisering skulle antagligen också avhjälpa revisionsutmattning. Många olika krav från många olika kunder kan skapa en stor arbetsbörda för leverantörer. Stora leverantörer har ofta särskild personal som har som enda uppgift att förse revisorer med underlag. Det finns en risk att leverantörer bygger falska fasader för att hantera kundrevisioner. Oannonserade revisioner är ett viktigt verktyg för att motverka sådana tendenser, säger Cindy Chan, men var medveten om att oannonserade revisioner inte bygger förtroende och förtroende bör utgöra själva fundamentet för era leverantörsrelationer.

6 Embassy of Sweden 6(7) Om dokument som presenteras verkar för bra för att vara sanna kan de vara förfalskade. Dokument måste återspegla vad ni rimligen kan förvänta er av den specifika leverantören. Cindy Chan sa till en leverantör under en revision att hon ville se verkligheten när ett förfalskat dokument visades upp för henne. Detta var en överraskning för leverantören som trodde att de skulle bli avvisade om ICA upptäckte vilka problem de hade. Thommy Järlefelt uttrycker det som att: ICA vill ha försäkran snarare än försäkring. Vi vill veta hur det faktiskt ligger till och hjälpa till att skapa förändring. Skicka ett meddelande till artikelförfattaren. Sveriges Ambassad CSR Centre Nyhetsbrev (engelska): Corporate Responsibility News Sveriges Ambassad i Peking ICA:s CSR rekommendationer till andra uppköpare: Ju tidigare du startar desto bättre blir du i framtiden. Förr eller senare kommer konsumenterna att ställa krav. Kombinera kommersiella frågor och CSR, det är inte två olika saker. Läs på, du måste veta vad du har att vänta dig. Det är sannolikt den viktigaste frågan innan du sätter igång. Vad vill du göra och hur ska du göra det? Tro inte att du kan göra det på svenskt vis, du måste göra det på lokalt vis. Svenskar förlitar sig på förtroende. I Kina måste man använda sina egna ögon. Det är inte uppsåtligt fusk, men i dessa framväxande marknader är leverantörer redo att göra nästan vad som helst för att få ordern. Lokal närvaro. Dialog på plats är en nyckelfråga, att inte bara tala på telefon. Stöd på plats är också viktigt, men ni kan inte ha stöd på plats för alla fabriker, det skulle bli för dyrt. Gör en riskbedömning. Ni måste undersöka undersökarna. Om ni anlitar tredje part, se till att de är pålitliga. Sätt upp tydliga mål när ni går in på marknaden, t. ex. Allt ska vara reviderat till år 2016 och mät förändring. Ledningens engagemang är viktigt både lokalt och globalt. Understryk vikten av att arbeta med CSR. Ge inte upp när ni stöter på problem! Man måste arbeta långsiktigt. Ha realistiska förväntningar på era leverantörer. Om de visar er en fantastiskt bra rapport betyder det förmodligen att det finns ett problem i fabriken. Oannonserade revisioner, om ni vill försäkra er om att fabriken har förbättrat sig. Ni kan dock inte alltid dyka upp oannonserade. Fokus måste vara på långsiktiga relationer. Ni kan förbereda för oannonserade besök. Börja inte med oannonserade besök. Uppmuntra transparens och äkta register så att ni kan hjälpa era leverantörer att fylla kraven.

7 Embassy of Sweden 7(7)