Presentationsteknik Version 1:2015

Transkript

1 Presentationsteknik Version 1:2015 PowerPoint Prezi - VideoScribe 2015 Tiina Janson och Tiina Thölén

2 Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 Presentationsteknik en kort introduktion... 3 Fem saker att tänka på inför en presentation... 3 Förberedelser... 3 Skapa intresse för det du vill säja... 4 Inledningen... 4 Visa Powerpoint-presentationer med mobila enheter... 5 Adobe Reader... 5 Keynote... 5 Goodplayer... 5 SlideShark... 5 Bra saker att känna till i Powerpoint... 6 Bildbakgrunden... 6 Mallar... 6 Hyperlänkar... 7 Hyperlänkar med Händelseknappar... 7 Hyperlänk...10 Skicka till...11 Paketera för CD...13 Infoga bilder från en presentation till en annan...15 Animeringar...17 Animera ett objekt...17 Kopiera animeringar...17 Bildövergångar...18 Musen kan bli en laserpekare...18 Köra presentation med två bildskärmar...19 Filformat för ljud...21 Filformat för film...21 Prezi - Nytt sätt att tänka Arbetsytan i Prezi...23 Anpassa din Prezi färg, font och bakgrund...27 Prezi Online eller mobilt...28 Index

3 Presentationsteknik en kort introduktion Fem saker att tänka på inför en presentation 1. Vad är målet med presentationen? Är det en statusuppdatering? Vill jag få hjälp med något? Vill jag bara informera eller övertyga? Tänk igenom vad du vill, så du är ordentligt förberedd! Att förmedla goda eller dåliga nyheter kräver olika förhållningssätt. Tänk igenom hur du vill föra fram informationen, fundera på eventuella invändningar och frågor som kan komma upp. 2. Var tydlig med om det är några bland åhörarna som ska vara speciellt uppmärksamma på det du har att säja. Vill du ha svar och kommentarer under din presentation eller efteråt? 3. Gör en bra inledning som ger översikt och skapar intresse. Tala gärna om vad som är målet med presentationen! 4. Gör en bra avslutning bygg vidare på inledningen. Att binda samman inledning och avslutning är ett elegant sätt att avsluta en presentation. 5. Tidsplanera och håll dig till den avsatta tiden. Förbered dig på hur du vill disponera din presentation om du inte får använda den avsatta tiden utan måste korta ner. Förberedelser Varför ska du förbereda dig? Är du förberedd kan du också vara flexibel. Du kan korta ner, fylla ut, stanna upp eller skynda på beroende på situationen. Börja med att ställa frågan De tre V:na : Vad ska jag berätta? För vem ska jag berätta? Varför ska jag berätta? Nästa steg är att fundera på följande: Vad är målet och syftet med presentationen? Vad är krångligt? Hur underlättar jag för både åhörarna och mig som föredragare? Hur vill jag hantera frågor och invändningar? Talarmanus, vill jag läsa på skärmen eller ha papper i handen? Vilka hjälpmedel finns? - 3 -

4 Skapa intresse för det du vill säja Lyssnaren undrar: Vem är du? Vad ska du prata om? Vad ger det mig? Varför ska jag lyssna? Kan du som presentatör ge lyssnaren tydliga svar på dessa frågor har du förmodligen fått dennes uppmärksamhet! Många gånger har du bara tre minuter på dig att skapa intresse. Lyckas du inte är det givetvis inte kört, men förmodligen har du några som redan börjat fundera på annat Anpassa budskapet till publiken, använd en lämplig språklig nivå. Tala gärna om vad som kommer att hända, gärna då och då. Stäm av så att alla är med. Ibland kan du få upp intresset igen genom att berätta kuriosa, men håll det kort och ta inte till det som utfyllnad. Försök skapa en känsla av välvilja, nyfikenhet hos lyssnarna det hjälper dig att framstå som trovärdig! Får du en fråga du inte kan svara på omedelbart, eller om du upplever att någon försöker sätta dit dig. Ta det lugnt! Det är bättre att tiga och verka dum än att tala och undanröja alla tvivel! Inledningen En bra inledning innehåller: En tydlig definition Ett tydligt mål Entusiasm Förhållningsregler Tala om vad som kommer att hända och vad som är målet med presentationen. Stäm av om alla är på samma infonivå? Om inte kör en kort sammanfattning! Var tydlig med om du vill ha frågor efter hand eller om du vill ta dem på slutet. Om du väljer det senare måste du vara beredd på att faktiskt ha en frågestund på slutet, sätt i så fall av tid för det! - 4 -

5 Visa Powerpoint-presentationer med mobila enheter Adobe Reader Gratis-app som är bekväm och enkel att använda. Du växlar enkelt bilder genom att svepa med fingret i sidled på skärmen. En nackdel är dock att eventuella animeringar på både text och objekt går förlorade när du skapar PDF:en. Keynote Med appen Keynote kan du skapa, redigera och visa presentationer direkt i den mobila enheten. Appen kostar 75 kronor. Programmet Keynote (Mac OSX) kan öppna Powerpoint-presentationer vilket gör det möjligt att överföra dem för visning på mobila enheter. Goodplayer Appen Goodplayer kostar 22 kronor och kan användas om du i Powerpoint 2010 sparat presentationen som en videofil i formatet wmv. Du kan ställa in om bilderna ska växlas enligt inställningarna i Powerpoint eller så kan du ange egna. SlideShark Appen SlideShark (tidigare gratis upp till 100 MB, nu blygsam årskostnad) används tillsammans med en webb-tjänst för att spela upp Powerpoint-presentationer via mobil enhet. Presentationen måste först överföras till SlideSharks webbserver, som då konverteras till ett format som kan spelas upp på den mobila enheten. Den mobila enheten måste ha kontakt med webben via WiFi. Under bildvisningen kan du ta fram en grafisk översikt med miniatyrer och ändra ordning på bilderna. Efter presentationen kan du även publicera presentationen på webben så att åhörarna kan få tillgång till den efteråt. SlideShark är en bildvisningsmetod via mobila enheter som bibehåller layout och animeringar gjorda i Powerpoint med ett mycket bra resultat

6 Bra saker att känna till i Powerpoint Bildbakgrunden Använder du bildbakgrunden arbetar du effektivt och korrekt i Powerpoint. Det du anger i bildbakgrunden bestämmer hur dina bilder ska se ut. Det gäller både de bilder du redan skapat och de bilder du gör senare. Med andra ord kan du anpassa bildbakgrunden när du vill - innan du börjat skapa dina bilder eller när alla är klara! Detta under förutsättning att du inte formaterar varje bild för sig då sätter du bildbakgrunden ur spel. Bildbakgrunden är en del i formgivningsmallen som sparar information om mallen -exempelvis teckensnitt, platshållare, storlek, bakgrundslayout och färgscheman. Följande kan du göra i bildbakgrunden: Ändra teckensnitt och punkter Infoga bilder, till exempel logotyper, som du vill ska finnas på flera eller alla bilder Flytta platshållare, ändra storlek och formatering Du kommer lättast till bildbakgrunden genom att hålla nere Shift-tangenten och klicka på knappen nere till höger på skärmen, se bild ovan. Du kan också byta visningsläge från Visa-fliken. Mallar En Powerpoint-presentation sparas med filändelsen.pptx. Mallar i Powerpoint får ändelsen.potx. Skillnaden mellan en vanlig presentation och en mall är att när du utgår från en mall får du alltid ett namnlöst dokument och tvingas därmed att ge presentationen ett namn när du sparar. Arbetar du med en vanlig presentationsfil måste du välja kommandot Spara som, om du inte vill ersätta ursprungsdokumentet. Vill du skapa en mall väljer du helt enkelt kommandot Arkiv-fliken/Spara som, ger mallen ett namn och anger Filformatet till Formgivningsmall. När du vill använda mallen dubbelklickar du på filen. En viktig del i en mall är bildbakgrunden, som beskrivs tidigare i detta material

7 Hyperlänkar Hyperlänkar används mycket på Internet och Intranät, men är också förträffliga att använda i Powerpoint. Du kan skapa hyperlänkar på olika sätt i Powerpoint och för ordningens skull beskriver jag båda. Personligen är jag mest förtjust i den variant som jag beskriver först. Den skapar nämligen hyperlänkar som inte behöver vara synliga. Vanliga hyperlänkar visas vanligtvis med texten blå och understruken. Hyperlänkar med Händelseknappar Här skapar du en hyperlänk med hjälp av Händelseknappar. Fördelen med denna metod är alltså att du kan skapa osynliga hyperlänkar även för text (klickbara objekt). Välj Menyfliken Infoga, klicka på knappen Figurer. Längst ner finns ett verktygsfält med 12 knappar Händelseknappar. Övre delen av menyfliken Figurer Nedre delen av menyfliken Figurer Anpassad händelseknapp Alla knappar utom den sista har förinställda händelser. Peka på dem och en liten skylt visar vad som kommer att hända när just den knappen används. Använd den sista knappen för att skapa en egen händelse. Klicka på den sista (tomma) knappen, placera markören där du vill att händelseknappen ska placeras och klicka. En kvadratisk knapp skapas och dialogrutan Händelseinställningar visas. Välj Hyperlänka till: och välj vart hyperlänken ska gå från listan

8 Du kan till exempel hyperlänka till nästa eller föregående bild i presentationen, till en viss bild i presentationen (Bild ), ett annat bildspel, till en hemsida (URL ), en annan fil (till exempel Word, Excel eller en PDF). Bekräfta med OK. Händelseknappen är klar. Ta bort knappens fyllningsfärg så den inte syns (Fliken Ritverktyg/Format/Figurfyllning)

9 Vill du testa länken: Starta bildspelet och klicka på texten/objektet (du ser en hand när du lägger pekaren över händelseknappen)

10 Hyperlänk Här skapar du en hyperlänk med hjälp av Infoga-fliken/Hyperlänk. Denna typ av hyperlänkar blir synliga, vanligtvis blir text blå och understruken. Skriv den text eller skapa det objekt som ska bära länken (dvs det objekt man ska klicka på för att komma vidare till exempel texten Klicka här för att komma till kalkylen ). Markera texten/objektet. Välj Menyfliken Infoga/Hyperlänk. Markera det dokument eller den webbsida du vill hyperlänka till (bläddra till rätt mapp). Bekräfta med OK. Hyperlänken skapas. Vill du testa länken: Starta bildspelet och klicka på texten/objektet (du ser en hand när du lägger pekaren över det länkade objektet)

11 Skicka till En funktion i Powerpoint som många inte känner till fullt ut är Skicka till. Den här funktionen är användbar när du till exempel ska göra ett kompendium baserat på en presentation. Presentationen är kanske en del av en utbildning och då vill du ge deltagarna någon form av dokumentation. Många använder själva presentationen som kompendium tyvärr frestas många då till att skriva för mycket på själva presentationsbilderna och det är aldrig bra. Såhär skickar du en presentation till Word: Välj Arkiv/Exportera/Skapa åhörarkopior. Klicka på knappen Skapa åhörarkopior. Följande dialogruta visas:

12 Här finns fem olika sätt att skicka bilderna i presentationen, ibland passar Endast disposition bäst (det vill säja endast text) - då kan du brodera ut texten utifrån vad det står på bilderna. Tomma rader intill bilder är också användbart då du i Word kan fylla på egen text, ändra tabellcellernas höjd så det får plats fler bilder per sida osv. Bekräfta med OK. Texten skickas till Word som startar automatiskt med texten inplacerad. Här behövs som regel lite handpåläggning, formatera texten så att den får önskat utseende. Lätt gjort om du använder formatmallar i Word!

13 Paketera för CD Funktionen heter visserligen paketera för CD, men det går lika bra att paketera till exempelvis hårddisken eller ett USB-minne. Vitsen med denna funktion är att du snabbt får med de filer du behöver för att kunna visa presentationen på en dator även utan Powerpoint. Användbart om du inte tar med dig din egna bärbara dator, du kan till exempel råka ut för att datorn du ska använda saknar Powerpoint eller har en äldre version än du. Dessutom får du automatiskt med alla länkade filer, teckensnitt och även Powerpoint Viewer (programmet som gör så att du kan så du kan spela upp presentationer utan Powerpoint). De packas till en fil som du sedan enkelt tar med dig på ett USB-minne eller kan skicka till någon via e-postmeddelande. Öppna den Powerpoint-fil du vill paketera. Välj Arkiv/Exportera/Paketera för CD. Klicka på knappen Paketera för CD

14 Skriv vad du vill mappen ska heta i rutan Namn på CD. Om du vill kan du packa flera Powerpoint-filer vid en packning, då hamnar de i en spelningslista (playlist). Klicka i så fall på Lägg till filer och markera de filer du vill ha med. Bekräfta med Lägg till. Om du vill ha med teckensnitten i packningen (kan vara bra om det är lite ovanligare teckensnitt) eller om du vill ändra något när det gäller spelningslistan klicka i så fall på Alternativ och gör önskade val. Klicka på knappen Kopiera till mapp Klicka på Bläddra och ange var du vill spara mappen. Klicka på Välj. Bekräfta med OK. Paketeringen startar. När paketeringen är färdig avsluta med att klicka på Stäng. Mappen finns nu på den plats du angav. Lägg den på ett USB-minne om du inte ska ha med dig din egen dator

15 Infoga bilder från en presentation till en annan I Powerpoint 2013 kopierar du enkelt en bild från en presentation till en annan. Öppna den presentation du vill infoga bilder från. I Miniatyrfönstret till vänster i skärmen; markera den eller de bilder du vill kopiera. Tips: Du kan markera flera bilder genom att hålla ner Ctrl-knappen och klicka på de bilder som ska markeras. Om bilderna ligger efter varandra; markera den första bilden, håll ner Shift och klicka på den sista. Alla bilder mellan den första och sista markeras. Högerklicka och välj Kopiera

16 Gå till den presentation du vill infoga bilden/bilderna i. Högerklicka i Miniatyrfönstret på vänster sida i skärmen. Välj Klistra in. Du kan välja mellan tre inklistringsalternativ: Använd måltema (det vill säja att de bilder du klistrar in får den aktuella presentationens layout) Bevara källformatering (om du vill att de bilder du infogar ska behålla sin ursprungliga layout) Klistra in som bild (då blir bilden som ett foto, du kan inte redigera varken text eller annat i den). Klicka på önskad knapp. Bilden eller bilderna klistras in

17 Animeringar Det finns många animeringar i Powerpoint 2013 Du finner dem under menyfliken Animeringar. För att du ska kunna välja en animering måste ett objekt vara markerat. Animera ett objekt Det finns flera olika typer av animeringar. Ingångsanimeringar (gröna), Betoningsanimeringar (gula), Avslutningsanimeringar (röda). Du kan också animera med rörelsebanor, det vill säja att ett objekt kan åka runt på skärmen i en bana. Markera det objekt du vill animera. Välj önskad animering. OBS! Om du valt en animering och sedan vill lägga till ytterligare en; tänk på att du ska klicka på knappen Lägg till animering. Kopiera animeringar

18 På Menyfliken Animering kan du kopiera animeringar. Markera objektet du vill hämta animeringen ifrån. Klicka på valet Hämta animering. Klicka på det objekt som ska få samma animering. Bildövergångar Det finns många val av bildövergångar och nu även med 3D effekter. Du hittar dem på fliken Övergångar. Musen kan bli en laserpekare När du visar ett bildspel och vill kunna peka på något i bildspelet. Håll ner CTRL, klicka sedan med vänster musknapp och peka

19 Köra presentation med två bildskärmar Förbered dig så du har bilderna klara och anteckningarna skrivna (som talarmanus). I Powerpoint 2013 det enkelt att visa presentationen på en skärm och du som talare ser ditt talarmanus och annan information i föredragshållarvyn. Välj Menyfliken Bildspel. Bocka för alternativet Använd föredragshållarvy. Starta bildspelet genom att trycka på Bildspelsknappen i nedre delen av fönstret. Du kan även starta bildspel genom att trycka på F5-tangenten. Bildspelet startar. På din skärm visas detta: Tidtagning Klocka Nästa bild Anteckningar (talarmanus) Bildmatning framåt och Vad som visas på den andra skärmen, finns animeringar ser du dem steg för steg På den andra skärmen ser åskådarna detta:

20 Klicka framåt i presentationen med musklick, eller Enter. Du kan även gå framåt med Page Down-tangenten. Bakåt med Page Up-tangenten. Vill du avsluta kan du alltid trycka på Esc-tangenten. När bildspelet är slut visas en svart skärm, det är ett bra läge att avsluta presentationen i. Du kan göra fler inställningar för bildspelet: Håll ner Shift och klicka på Bildspels-knappen i nedre delen av skärmen. Följande dialogruta visas: + Shift

21 Filformat för ljud Format WAV MP3 AIFF Real Audio WMA Användning i Powerpoint Okomprimerat ljud som kan infogas i Powerpoint Windows. Kraftigt komprimerat ljud som kan infogas i Powerpoint. Systemljud som kan infogas i Powerpoint Mac. Kraftigt komprimerat ljud för webben. Kraftigt komprimerat ljud som kan infogas i Powerpoint. Filformat för film Format AVI QuickTime Movie Användning i Powerpoint Filmer som kan infogas i Powerpoint Windows. Filmer som kan infogas i Powerpoint Mac (Windows via tillägg). MPEG och WMV Båda filformaten är komprimerade och används för distribution av video på webben och för lagring på optiska skivor. Filformatet wmv är framtaget av Microsoft och har därför bäst understöd i Windows medan mpg (MPEG) är en allmän branschstandard som bland annat används för komprimering av DVD-filmer. Vid användning i Powerpoint fungerar båda men wmv bör som helhet ha bäst kompatibilitet, speciellt med äldre versioner av programmet

22 Prezi - Nytt sätt att tänka För en van användare av PowerPoint kan det kännas förvirrande i början att bygga en presentation i Prezi. Istället för en given början som sedan tar dig bild för bild framåt i presentationen så har du nu en hel vägg att lägga upp din presentation på. Det underlättar om man har en given tanke att utgå ifrån. Ofta kan det vara en metafor som t ex toppen av isberget. Eller som i mitt exempel nyckel till framgång. Det ger en visuell idé att bygga presentationen kring. Två bra strategier Börja med att visa helheten och zooma sedan in på detaljerna. Börja med detaljerna och bygg upp stämningen steg för steg för att avsluta med helheten

23 Arbetsytan i Prezi Prezi är intuitivt och enkelt att lära sig. Det svåra är att få det som man vill ha det. Genomtänkt och med relevans. Det är lätt att man får för många kameraåkningar och animeringar som gör publiken sjösjuk. Så ta det lugnt med förflyttningar och zoomningar. 1. Edit - redigera din Prezi 2. Present remotely - bjud in upp till 30 personer till samarbete 3. Download - ladda ner din Prezi 4. Save a copy - spara en kopia av din Prezi 5. Share - ställ in om din Prezi ska vara Public, Hidden eller Private 6. Embed - Bädda in din Prezi på t ex en hemsida (med en iframe-kod) 7. Visar vilken status din Prezi har Public, Hidden, Private och Reusable 8. Papperskorg 9. Ett bra namn och beskrivning gör din Prezi attraktiv och sökbar

24 Tips! Tycker du om detta upplägg, med konto, beskrivningar, att det är publikt och sökbart? Men du vill hellre arbeta med PowerPoint? Då vill jag gärna tipsa om SlideShare.net Exempel Slideshare är som Youtube fast Powerpoint

25 1. Din Prezis unika URL-adress 2. Huvudmeny med följande kommandon; Ångra, Spara, Infoga, Anpassa, Presentera, Dela, Inställningar, Hjälp och Avsluta. 3. Infoga ramar det finns olika, osynliga eller med grafiska element 4. Dina bilder eller scener. Du kan ändra ordningen med drag och släpp 5. Edit Path Klicka på denna om du vill ändra turordningen, animera samt lägga till eller ta bort en scen (radera en sida). 6. Zooma och navigera på din vägg (arbetsyta). Så som det ser ut när du klickat på Edit Path. För att radera en scen eller sida för pekaren över tumnageln så ser du ett rött kryss som du kan klicka på. För att komma åt Animera Höger klicka på den aktuella scenens stjärna

26 Som du ser så går det att infoga bild, ljud och video och om du har skapat något redan i PowerPoint som du vill arbeta vidare med i Prezi, går det att infoga PowerPoint också. Från huvudmenyn hittar du alla INFOGA-kommandon. Nyckeln i min exempel Prezi är helt skapad med hjälp av Prezis egna symboler. Om du väljer Infoga Layouts och därefter Multi-Frame så får du fin hjälp att bygga en bra struktur

27 Anpassa din Prezi färg, font och bakgrund Du kan ändra färgschema och även vilka fonter du vill använda. De flesta har idag en grafisk profil att följa och det kan vara en utmaning att följa den med Prezis begränsade möjligheter. Är du bekant med CSS får du större möjligheter. Du kan också lägga in en bakgrundsbild för att skapa fint djup i din Prezi. Klicka på Customize i huvudmenyn. 1. Lägg till bakgrundsbild och välj färgschema 2. Längst ner kan du spara din anpassade tema. Klickar du på Advanced får du fler möjligheter 3. Använd Prezis Wizard (guide), eller klicka på Use the Prezi CSS Editor

28 Prezi Online eller mobilt Prezi finns förutom i webbversion även tillgängligt på plattformarna PC, Mac, Ipad och Iphone. Versionerna för Ipad och Iphone är dock inte lika kraftfulla som för PC och Mac. För dig som är nybörjare rekommenderar vi därför att du börjar med att använda webb, PC eller Mac-versionen för att på bästa sätt bekanta dig med programmet. I dagsläget finns det ingen svensk översättning av programmet. Bra att veta om Prezi Share - Inställningar för att dela din Prezi. Om du har betalversionen Enjoy PRO eller PRO-team kan du ställa in så att dina Prezis är antingen publika gömda eller privata. Med gratis-konto är alla Prezis publika och går därmed för vem som helst att hitta via Prezis sökmotor. Din publik kan också återanvända din design och dina idéer. Välj en betalversion om du vill förhindra att vem som helst kan göra en kopia av din Prezi. Present remotely - När du vill bjuda in upp till 30 användare via mail - som kan följa din presentation via en länk. De som deltar behöver inte ha ett eget Prezi-konto. Download - När du vill spara din Prezi till en zippad fil. Om du har PRO-versionen kan du även arbeta i en desktop version av Prezi utan att vara uppkopplad mot internet. Den Prezi n som visades under föreläsningen hittar du här. De fina mallarna som vi visade hittade vi på Prezibase. Vill du ha hjälp att skapa mallar och anpassa? Vi kan hjälpa er att företags anpassa och skapa en fin grundmall - både i Office och i Prezi skicka ett mail till info@tiinaochjag.se. Vill du lära dig mer om PowerPoint Prezi eller Vidoescribe? Tiina & Jag kan skräddarsy en kurs eller workshop. Vi lovar både inspiration och kunnande och framförallt ett stort engagemang. Fyll i formuläret här så återkommer vi med ett förslag. Vi kommer att ha fler inspirerande frukostföresläsningar på temat Visuell kommunikation och Presentationsteknik. Prenumerera på vårt nyhetsbrev så missar du ingenting. Läs mer på Gilla vår sida på Facebook för ännu mer aktuella tips

29 Index A Adobe Reader 5 Animera ett objekt 16 Animeringar 16 Inledningen 4 Innehållsförteckning 2 K Keynote 5 B Bildbakgrunden 6 Bildövergångar 17 F Filformat för film 20 Filformat för ljud 20 Förberedelser 3 G Goodplayer 5 H Hyperlänk 9 Hyperlänkar 7 Händelseknappar 7 I Index 28 L Laserpekare 17 M Mallar 6 mobila enheter 5 P Presentationsteknik 3 Prezi 2, 21, 22, 25, 26, 27 S Skapa intresse 3 Skicka till 10 Slideshare 23 SlideShark 5 T Två bildskärmar