KALLELSE. Ledamöter i kommunstyrelsens arbetsutskott. Ersättarna för kännedom. OBS! Gruppledarträff 08:00 09:00. Förvaltningshuset, sal Byskär

Transkript

1 HAPARANDA STAD KALLELSE Kommunledningskontoret Ledamöter i kommunstyrelsens arbetsutskott. Ersättarna för kännedom. Tid: , Kl OBS! Gruppledarträff 08:00 09:00 Plats: Förvaltningshuset, sal Byskär Ärende Bilaga 1 Val av justerare och fastställande av dagordning Allmänna ärenden Avtalsförslag för Viktoriatorget och kanalområdet Rajalla (AW) Förslag på hyresnivåer Resecentrum HaparandaTornio - (AW) 4 09:30 10:00 Telefonmöte Telia 5 7 Serveringstillstånd Ponde (TK) 6 Kuben redovisning av kostnaderna (AF, LL och AW) 7 Badhuset redovisning av kostnaderna (AF, LL och AW) 8 8 E-nämnd i Norrbotten (RS) 9 Feriearbeten sommaren 2013 (underlag kommer senare) 10 9 Upphandling av lokaltrafiken - inför upphandlingen (GW) Planärenden, försäljning av arrendetomt Översiktsplan med fördjupningar granskningsutlåtande (GW) Förslag till yttrande riksintresse för vindbruk (GW) Angående kommunala avtal om markarrende för fritidshus med privatpersoner Angående försäljning av arrendetomt för fritidshus, Kajava öster om Tornefurö Angående försäljning av arrendetomt för fritidshus, Haparanda 6:61 16 Detaljplan för den gränslösa staden (NL) Bidragsansökningar Bidragsansökan till isväg mellan Karungi och finska Karunki (RE) Ekonomiska ärenden Avtal övertagande av rörelse (CJ) 18 Budget uppföljning för KS 2013 januari-mars (CJ)

2 19 16 Årsredovisning 2012 (CJ) 20 Separat Bil Budget- och strategiplan för (CJ) Övrigt 21 Kommunalrådets rapport 22 Kommunchefens rapport 23 Delgivningar

3 Haparanda Stad Ksau Haparanda Avtalsförslag för Viktoriatorget och kanalområdet Rajalla Tornio stad genom deras tekniske chef Markus Kannala utformade avtalsförslag för drift- och skötsel av Vitoriatorget och kanalområdet Rajalla har inkommit till Haparanda Stad att behandla i vederbörlig ordning. Tekniska Verksamheten genom Alf Waara föreslår kommunstyrelse besluta att anta det inlämnade avtalsförslaget från Tornio stad Alf Waara Teknisk samordnare

4 Utkast Avtal om underhåll mellan Torneå stad och Haparanda kommun AVTALETS SYFTE Syftet med detta avtal är att komma överens om underhåll samt fördelning av kostnader mellan Torneå och Haparanda städers gemensamma allmänna platser. Avtalet täcker Victoriatorget och kanalområdet på Rajalla - På Gränsen samt underhåll av stadsvikens och tillhörande golfbaneområdets reglering av vattennivåer. Även andra allmänna områden ska senare kunna upptas i avtalet. UNDERHÅLL AV PÅ GRÄNSEN RAJALLA-OMRÅDET Centrala underhållsuppgifter tillhörande Victoriatorget och gränskanalen: - Renhållning av gågatuområdet och kanalkonstruktionen - Vinterunderhåll (användning av snösmältningssytemet och andra möjliga arbeten) - Tömning och rengöring av kanal och fontäner inför vintern - Ibruktagande av kanal och fontäner inför sommaren - Iordningställande av pumpstation inför vintern - Ibruktagande av pumpstation inför sommaren - Grönarbete - Styrning av belysning Torneå stad konkurrenssätter underhållsarbete enligt skild arbetsbeskrivning och allmänna anvisningar. Avtalen tecknas på två språk: finska och svenska. Ansvaret för upphandlingsförfarandet vad gäller underhållsarbete kommer att alternera mellan Torneå stad och Haparanda stad i femårsperioder. Följande femårsperiod ansvarar Haparanda kommun för upphandlingsförfarandet. Den kommun som för tillfället har upphandlingsansvaret knyter kontrakt med entreprenörer för genomförande av underhållsarbete. För att hålla torg- och kanalområdet i ofruset tillstånd har det anlagts ett tekniskt utrymme i köpcentrets källare. Till detta tekniska utrymme har anslutits fjärrvärme, anslutningen är i Torneå stads namn. Likaledes är elanslutningen som servar områdets belysning och annat elbehov antecknat i Torneå stads namn. REGLERING AV VATTENNIVÅN I STADSVIKEN OCH PÅ TILLHÖRANDE GOLFBANEOMRÅDET Torneå stad underhåller Stadsvikens underhållsplan (Lapplands Vatten- och miljödistrikt: arbetsnummer 1393 A 067) och vattenregleringsanordningar i projektet Rajalla samt tar hand om reglering av vattennivån i Stadsviken och på golfbaneområdet.

5 Utkast De viktigaste underhållsarbetena specificerade: - Underhåll av pumpstationerna på Fluurinsaari-damm och Näränperäntie - Underhåll av sättdammar och trummor - Reglering och underhåll av genomströmningsrör och sättdammar på området Rajalla ANSVAR Avtalsparterna ansvarar båda för sina respektive områdens förvaltningsfrågor och möjliga ansökningstillstånd. Därtill ansvarar parterna för på det egna området av underhållsskäl och för tredje part möjligen orsakade skador. Om skadan kan bevisas ha förorsakats av entreprenörens försummelse eller misstag, står entreprenören för skadan. KOSTNADSFÖRDELNING Kostnader för nödvändigt underhållsarbete och material delas enligt avtalet mellan Torneå och Haparanda städer på så vis att båda parters andel av kostnadsbidraget är 50 procent av totalkostnaderna. Påkallade kostnader för att hålla Victoriatorget - och kanalområdet i ofruset tillstånd samt kostnader för elförbrukning bokförs på eget kostnadsställe i Torneå stads bokföring. Av dessa kostnader fakturerar Torneå stad Haparanda på hälften enligt förverkligade kostnader en gång per år. Tillika fakturerar Torneå stad Haparanda kommun på årliga kostnader för underhållsentreprenad en gång per år. Angående reglering i Stadsviken ansvarar Torneå stad för elförbrukning av pumpstationen i Näränperä och Haparanda stad för elförbrukning av pumpstationen på Fluurinsaari-damm. Andra kostnader av till reglering hörande arbeten bokförs och på basis av dessa fakturerar Torneå stad Haparanda kommun på kostnader för varje enskilt år till självkostnadspris som engångsfakturering i slutet av varje kostnadsår. AVTALETS IKRAFTTRÄDANDE Avtalet träder i kraft i början av år 2013 och är giltigt tills parterna avtalar annat. Kostnader som uppkommit under år 2012 delas enligt samma princip. Tornion kaupunki Haparanda kommun

6 Luonnos Tornion kaupungin ja Haaparannan kunnan välinen kunnossapitosopimus SOPIMUKSEN TARKOITUS Tämän sopimuksen tarkoituksena on sopia Tornion ja Haaparannan kaupunkien yhteisten yleisten alueiden kunnossapidosta sekä kunnossapidon kustannusten jakautumisesta. Sopimus kattaa På Gränsen Rajalla alueen Victoriantorin, kanava-alueen sekä kaupunginlahden ja siihen liittyvän golfkenttäalueen vedenpintojen säännöstelyyn liittyvät kunnossapitotyöt. Sopimuksen piiriin voidaan myöhemmin ottaa myös muita yleisiä alueita. PÅ GRÄNSEN RAJALLA ALUEEN KUNNOSSAPITO Victoriantorin ja rajakanavan kunnossapitoon liittyvät keskeiset kunnossapitotehtävät ovat: - Kävelykatualueen ja kanavarakenteiden puhtaanapito - Talvikunnossapito (sulanapitojärjestelmän käyttö ja mahdolliset muut työt) - Kanavan ja suihkulähteiden tyhjennys ja pesu talvikäyttöä varten - Kanavan ja suihkulähteiden käyttöönotto kesällä - Pumppaamon talvikuntoon pano - Pumppaamon käyttöönotto kesällä - Vihertyöt - Valaistuksen ohjaus Tornion kaupunki kilpailuttaa kunnossapitoon liittyvät tehtävät erillisten työselitysten ja yleisten ohjeiden mukaisesti. Kilpailuasiakirjat laaditaan kaksikielisinä. Kilpailutus suoritetaan viideksi vuodeksi kerrallaan. Seuraavan viisivuotiskauden kilpailutuksen hoitaa Haaparannan kunta. Tilaaja solmii sopimuksen urakoitsijan kanssa töiden suorittamisesta Tori- ja kanava-alueen sulanapitoa varten on kauppakeskuksen kellariin rakennettu tekninen tila. Tekniseen tilaan on tuotu kaukoläpöliittymä, joka on Tornion kaupungin nimissä. Samoin alueen valaistusta ja muuta sähköntarvetta palveleva sähköliittymä on Tornion kaupungin nimissä. KAUPUNGINLAHDEN JA SIIHEN LIITTYVÄN GOLFKENTTÄALUEEN VEDENPINTOJEN SÄÄNNÖSTELY Tornion kaupunki pitää kunnossa Kaupunginlahden kunnostussuunnitelman (Lapin Vesi- ja ympäristöpiiri: työnumero 1393 A 067) ja Rajalla-projektin vedensäännöstelylaitteet ja huolehtii vedenpintojen säännöstelystä Kaupunginlahdessa ja golfkenttäalueella. Tärkeimmät kunnossapitotyöt eriteltyinä ovat seuraavat: - Fluurinsaaren padon ja Näränperäntien pumppaamojen kunnossapito - Settipatojen ja rumpujen kunnossapito - Rajalla-alueen läpivirtausputkien ja settipatojen säätö ja kunnossapito

7 VASTUUT Sopimusosapuolet vastaavat kumpikin oman alueensa hallinnollisista kysymyksistä ja mahdollisista käyttöluvista. Samoin osapuolet vastaavat oman alueensa kunnossapitoon liittyvistä mahdollisista kolmannelle osapuolelle aiheutuneista vahingoista ellei vahingon voida osoittaa aiheutuneen urakoitsijan laiminlyönnistä tai virheestä, jolloin urakoitsija vastaa vahingosta. KUSTANNUSJAKO Sopimuksen mukaisten töiden ja kunnossapidossa tarvittavien tarvikkeiden kustannukset jaetaan Tornion ja Haaparannan kaupunkien kesken siten, että molempien osapuolten kustannusosuus on 50 prosenttia syntyvistä kokonaiskustannuksista. Victoriantori- ja kanava-alueen sulapidon vaatimat kustannukset sekä sähkönkulutuksen kustannukset kirjataan Tornion kaupungin kirjanpidossa omalle kustannuspaikalle. Näistä kustannuksista Tornio laskuttaa Haaparannalta puolet toteutuneiden kustannusten mukaisesti kerran vuodessa. Kunnossapitourakan mukaisista vuotuisista kustannuksista tilaajana toimiva osapuoli laskuttaa puolet toiselta sopimusosapuolelta kerran vuodessa. Kaupunginlahden säännöstelyyn liittyen Tornion kaupunki vastaa Näränperän pumppaamon ja Haaparannan kaupunki. Fluurinsaaren padon pumppaamon sähkökustannuksista. Muista säännöstelyyn liittyvien töiden kustannuksista pidetään kirjaa, minkä perusteella Tornion kaupunki laskuttaa Haaparannan kunnalta kunkin vuoden kustannukset omakustannushintaan kertalaskutuksena kustannusvuoden lopussa. SOPIMUKSEN VOIMASSAOLO Sopimus astuu voimaan vuoden 2013 alusta alkaen ja on voimassa siihen saakka, kunnes osapuolet toisin sopivat. Vuoden 2012 osalta muodostuneet kustannukset jaetaan samoin periaattein. Tornion kaupunki Haparanda kommun

8 Haparanda Stad Ksau Haparanda Förslag till hyresnivåer till Resecenter Haparanda/Tornio Ett förslag till hyresnivåer har utarbetats av Henrik Jakobsson, Göran Wigren, Leif Lind och undertecknad. Arbetsgruppen genom Alf Waara föreslår kommunstyrelse besluta att fastställa hyresnivåerna enligt bifogade förslag Alf Waara Projektledare

9 TJÄNSTESKRIVELSE Förvaltning Datum Diarienummer Ekonoml Henrik Jakobsson, Hyresnivåer Resecentrum Bifogade hyresnivåer visar hur hyran kommer att fördela sig per kvm för hyresgäster i det nya resecentrumet. Hyresnivån räknas upp enl. Konsument prisindex med ökningen per år från oktober till oktober. Arbetsgruppen som har tagit fram förslaget till hyresnivåerna består av: Alf Waara, projektledare Resecentrum; Göran Wigren, Planeringschef; Leif Lind, Fastighetschef samt Henrik Jakobsson, Ekonom. Investeringskostnaden är beräknad till 27 miljoner kr, av dessa finansieras 20 miljoner av externa finansiärer. Nettoinvesteringen blir därmed 7 miljoner varav ca 5,2 miljoner avser byggnaden och resterande 1,8 miljoner avser markarbeten. Vid full beläggning så väntas resultatet redan första året inbringa ett resultat på +513 tkr före skatt. Detta beror dock på hur snabbt företagen är villiga att etablera sig. Det beräknade överskottet varje år uppgår till ca. 40 % av totala omsättningen, vilket innebär att ca. 40% kan står outhyrt utan att ett minusresultat uppstår. Enligt uppdrag Henrik Jakobsson Ekonom Postadress Besöksadress Telefon/Fax E-post/Hemsida Haparanda stad Torget kommun@haparanda.se Haparanda Haparanda

10 Väntrum Restau kök Restau serv Butik 1 Butik 2 Butik 3 Butik 4 Godsterminal 1 Godsterminal 2 Kontor gods Gemensamma ytor Summering Hyresgäst Städerna Privat Privat Privat Privat Privat Privat Bussgods Matkahuolto Bussgods/mat Alla Antal KVM KR/Kvm Summa

11 HAPARANDA KOMMUN Dnr 1 (4) Samhällsbyggnadskontoret Håkan Auland /38 Kommunstyrelsens arbets- p Alkoholhandläggare Thomas Karlsson Kommunstyrelsens arbetsutskott Alkoholhandläggare Ansökan om serveringstillstånd Ponde kök och bar Redogörelse för ärendet: Ponde kök och bar, organisationsnummer , har ansökt om permanent serveringstillstånd av alla sorters alkoholdrycker till allmänheten på Storgatan 82, i Haparanda, i befintlig lokal. Serveringen kommer att ske i restaurang på plan 2 och nattklubb på plan 1, i befintlig lokal på Storgatan 82 i Haparanda. Ansökan om serveringstill stånd Olivers/Bakfi ckan Sökt serveringsdatum är fr.o.m Sökt serveringstid är: OLIBA AB, organisationsnr Verksamheten ägs av Kristina Johansson, har personnummer Ett tillfälligt serveringstillstånd ansökt om är sökt parallellt med ansökan om det tillfälliga, då Kristina Johansson tillstånd är för angelägen om att komma igång med verksamheten och handläggningstiden servering av alla för det tillfälliga tillståndet kan vara kortare än för det permanenta. slags Om/när det permanenta tillståndet blir godkänt har man för avsikt alkoholdrycker att använda sig av det. till allmänheten I den av Kristina Johansson året formulerade runt på verksamhetsbeskrivningen framgår att verksamhetens inriktning Olivers/ är att satsa på matsidan, exempelvis genom bufféer, after work samt olika Bakfickan, mat-teman, varje helg. Ambitionen är att alla ska känna Strogatan sig välkomna 11. till Ponde kök och bar. Vidare beskriver Kristina Sökt Johansson att man på övre plan, plan två, vill skapa en mera lugn pubkänsla serveringstid i pratvänlig är miljö, medan det på nedre plan, plan ett, blir nattklubb. söndag-torsdag Vidare kommer de att ha Jack Vegas-maskiner. Åldersgränsen är satt till 18år. kl och fredag- Öppettiderna är planerade lördag enligt samt följande: tisdag kl , onsdagfredag kl , lördag helgaftnar/helg kl och söndag kl Sommartid har man för avsikt dagar till att kl. öppna 11.00, ovanstående dagar. Under vintertid kommer nattklubben endast ha öppet lördagar. Kunskaper i alkohollagen Remissinstanser besitts av Kristina Johansson. Hon har avlagt folkhälsoinstitutets kunskapsprov na har inte i alkohollagen haft med godkänt resultat, intyg utfärdat Därmed något anses att alkohollagens erinra kunskapskrav uppfyllt. mot ansökan. Kansliet föreslår att kommunstyrels ens arbets- och personalutskott - beviljar OLIBA AB sökt POSTADRESS BESÖKSADRESS MOBILTELEFON E-POSTADRESS Haparanda stad Torget Thomas.karlsson@haparanda,se Samhällsbyggnadskontoret Haparanda Haparanda

12 HAPARANDA KOMMUN Dnr 2 (4) Samhällsbyggnadskontoret Alkoholhandläggare Håkan Auland /38 Kommunstyrelsens arbets- p Thomas Karlsson Alkoholhandläggare Yttranden Polismyndigheten förordnar serveringstid: tisdag kl , onsdag - fredag kl , lördag kl och söndag kl Polismyndigheten förordnar att minst två (2) av polisen förordnade Ansökan om ordningsvakter ska tjänstgöra efter kl , vid alkoholservering, fram till dess att serveringen avslutas. serveringstill Polismyndigheten förordnar stånd att minst två (2) av polisen förordnade ordningsvakter ska tjänstgöra Olivers/Bakfi vid publika tillställningar, exempelvis pub, dans eller liknande tillställningar ckan om tillställningen sker på ett plan, antingen i restaurangen eller i nattklubben. Detta gäller fr.o.m. kl till dess att serveringen avslutas. OLIBA AB, Om tillställningar sker på organisationsnr två plan, restaurang och nattklubb, ska minst fyra (4) av polismyndigheten förordnade ordningsvakter har tjänstgöra. Detta gäller fr.o.m. kl till dess att ansökt serveringen om avslutas. Om det förekommer evenemang/pub/underhållning tillstånd för etc. som föranleder stora mängder besökare ska minst servering två (2) av av alla polisen förordnade ordningsvakter tjänstgöra, oavsett när detta slags sker på dagen. Serveringsansvarig ska finnas alkoholdrycker under utskänkningstid samt ha uppsikt över utskänkningsstället. till allmänheten Polismyndigheten har ingen året runt att på erinra mot sökandes lämplighet eller utskänkningsställets lokalisering Olivers/ ur ordningssynpunkt. Bakfickan, Räddningstjänsten har inget Strogatan att erinra, 11. lokalen är anpassad och godkänd. Sökt Skatteverket har meddelat serveringstid att bolaget, är , inte är registrerat för F- skatt, moms och arbetsgivaravgifter. söndag-torsdag inkom Kristina kl. Johansson med handlingar som visar på att verksamheten numera är registrerad och fredag- hos Skatteverket sedan för F- skatt, moms och arbetsgivaravgifter. lördag samt Kristina Johansson har inga helgaftnar/helg skulder eller aktuella betalningsuppmaningar hos skatteverket. dagar till kl Kronofogdemyndigheten har meddelat att Kristina Johansson inte har några skulder hos dem. Remissinstanser na har inte haft Bedömning något att erinra Enligt 8 kap 12 alkohollagen mot ansökan. får serveringstillstånd endast meddelas den som visar att han med hänsyn till sina personliga och ekonomiska Kansliet föreslår att kommunstyrels POSTADRESS BESÖKSADRESS MOBILTELEFON ens arbets- och E-POSTADRESS Haparanda stad Torget Thomas.karlsson@haparanda,se Samhällsbyggnadskontoret 953 personalutskott 85 Haparanda Haparanda - beviljar OLIBA AB sökt

13 HAPARANDA KOMMUN Dnr 3 (4) Samhällsbyggnadskontoret Alkoholhandläggare Håkan Auland /38 Kommunstyrelsens arbets- p Thomas Karlsson Alkoholhandläggare förhållanden och omständigheterna i övrigt är lämplig att utöva verksamheten samt att verksamheten kommer att drivas i enlighet med de krav som ställs upp i denna lag. För att tillstånd skall få meddelas krävs en utredning som gör sannolikt att sökanden kommer att bedriva serveringen i enlighet med lagens bestämmelser. Innan serveringstillstånd kan komma ifråga för någon som varit ekonomiskt misskötsam eller fått ett serveringstillstånd återkallat måste sökanden visa att Ansökan om han/hon under en viss tid levt laglydig/varit ekonomiskt skötsam. Minst tre år bör förflyta serveringstill sedan sökanden begick brottet innan serveringstillstånd kan komma stånd ifråga. Hur lång karenstid som är lämplig bedömas utifrån det enskilda Olivers/Bakfi fallet drev Kristina Johansson ckan restaurang Ponderosa samt bolaget Nöjesmixen. Efter problem med att fullgöra ekonomiska skyldigheter gentemot det allmänna samt till följd OLIBA av brister AB, i kunskaper om alkohollagstiftningen återkallades serveringstillståndet. organisationsnr Alkoholhandläggaren bedömer att längden har på den karenstid som förflutit är tillräcklig och således bör ansökt inte historiken om som avser Ponderosa/Nöjesmixen påverka den aktuella serveringstillståndsansökan. för servering av alla Förslag till beslut slags Alkoholhandläggaren anser alkoholdrycker att sökanden uppfyller alkohollagens krav och kan beviljas permanent serveringstillstånd allmänheten med följande villkor: Att minst två (2) av året polisen runt på förordnade ordningsvakter ska tjänstgöra efter kl , vid Olivers/ alkoholservering, fram till dess att serveringen avslutas. Minst två Bakfickan, (2) av polisen förordnade ordningsvakter ska tjänstgöra vid publika Strogatan tillställningar, 11. exempelvis pub, dans eller liknande tillställningar Sökt om tillställningen sker på ett plan, antingen i restaurangen eller i serveringstid nattklubben. är Detta gäller fr.o.m. kl till dess att serveringen avslutas. söndag-torsdag Om tillställningar sker på två plan, restaurang och nattklubb, kl ska minst fyra (4) av polismyndigheten förordnade ordningsvakter och fredag- tjänstgöra. Detta gäller fr.o.m. kl till dess att serveringen lördag samt avslutas. Om det förekommer evenemang/pub/underhållning helgaftnar/helg etc. som föranleder stora mängder besökare ska minst dagar två till (2) kl. av polisen förordnade ordningsvakter tjänstgöra, oavsett när detta sker på dagen Att verksamhetens serveringstider är mellan kl till Remissinstanser na har inte haft något att erinra mot ansökan. Kansliet föreslår att kommunstyrels ens arbets- och personalutskott - beviljar OLIBA AB sökt POSTADRESS BESÖKSADRESS MOBILTELEFON E-POSTADRESS Haparanda stad Torget Thomas.karlsson@haparanda,se Samhällsbyggnadskontoret Haparanda Haparanda

14 HAPARANDA KOMMUN Dnr 4 (4) Samhällsbyggnadskontoret Alkoholhandläggare Håkan Auland /38 Kommunstyrelsens arbets- p Thomas Karlsson Alkoholhandläggare Besvärshänvisning Beslutet kan överklagas genom en skrivelse, ställd till Förvaltningsrätten Norrbottens län inges till Haparanda kommun, Samhällsbyggnadskontoret Haparanda, inom tre veckor från den dag klagande fick del av beslutet. I skrivelsen skall klagande ange vilket beslut som överklagas och vilken förändring klagande begär. Klaganden bör även ange varför beslutet skall ändras. Alkoholhandläggare Thomas Karlsson Ansökan om serveringstill stånd Olivers/Bakfi ckan OLIBA AB, organisationsnr har ansökt om tillstånd för servering av alla slags alkoholdrycker till allmänheten året runt på Olivers/ Bakfickan, Strogatan 11. Sökt serveringstid är söndag-torsdag kl och fredaglördag samt helgaftnar/helg dagar till kl Remissinstanser na har inte haft något att erinra mot ansökan. Kansliet föreslår att kommunstyrels ens arbets- och personalutskott - beviljar OLIBA AB sökt POSTADRESS BESÖKSADRESS MOBILTELEFON E-POSTADRESS Haparanda stad Torget Thomas.karlsson@haparanda,se Samhällsbyggnadskontoret Haparanda Haparanda

15 `l^klr ^S å1o \3 /^ LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL I 50 (67) Kommunfullmäktige Gemensam nämnd i Norrbotten för implementering av strategin för esarnhället - Inriktningsbeslut Dnr Kommunfullmäktiges beslut 1. Luleå kommun, tillsammans med andra intresserade kommuner i länet, bildar en gemensam nämnd i Norrbottens län'med syfte att samordna utvecklingsarbetet för att uppnå intentionerna i Strategin för e-samhället 2. Luleå kommun inrättar denna nämnd i sin organisation 3. ` kommunledningsförvaltningen får i uppdrag att utarbeta reglemente och samverkansavtal för den nya nämnden samt bjuda in övriga kommuner i länet. 4. Luleå kommun utvärderar verksamheten efter ett år. Denna utvärdering och eventuella förslag till förändringar återredovisas till kommunfullmäktige. Reservation Anders Josefsson (M) reserverar sig mot beslutet. Sammanfattning av ärendet Strategin för esamhällethar utarbetats av Sveriges Kommuner och Landsting och antagits av Kommunförbundet Norrbotten. Strategin betonar vikten av ökad kommunal samverkan kring utveckling av e-förvaltning och syftar till att skapa en enklare vardag för privatpersoner och företag, skapa smartare och öppnare förvaltning som stödjer innovation och delaktighet samt ge högre kvalitet och effektivitet i verksamheten. En arbetsgrupp med representanter från Haparanda, Luleå, Överkalix och Kommunförbundet Norrbotten bildades. Arbetsgruppen har besökt Stockholms stad och Karlstad för att ta reda på hur de samverkar kring utveckling av esamhället. En utredningsgrupp har utrett frågan om samverkan angående utveckling av esamhället i Norrbotten och tagit fram ett beslutsunderlag. Utredningsgruppens rapport framgår av bilaga "Förslag till inrättande av gemensam nämnd för att uppnå intentionerna i Strategin för esamhälley'. Justerandes signatur/beslutandes underskrift/ ^ Utdragsbestyxkande tc.e-^l'^...

16 LULEA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 51 (67), Kommunfullmäktige (forts) Kommunledningsförvaltningen föreslår fullmäktige besluta att Luleå kommun, tillsammans med andra intresserade kommuner i länet, bildar en gemensam nämnd i Norrbottens län med syfte att samordna utvecklingsarbetet för att uppnå intentionerna i Sirategin för e-samhället. Luleå kommun inrättar denna nämnd f sin organisation samt att kommunledningsförvaliningenfår Tuppdrag att utarbeta reglemente och samverkansavtal för den nya nämnden samt bjuda in övriga kommuner i länet. Arbets- och personalutskottet har beslutat föreslå fullmäktige besluta enligt kommunledningsförvaltningens förslag. Kommunstyrelsen har beslutat att bifalla arbets- och personalutskottets förslag. Sammanträdet Anders Josefsson (M) föreslår avslå kommunstyrelsens förslag om inrättande av gemensam nämnd för att uppnå intentionerna i e5amhället. Erland Nilsson (LBPO), Carola Lidtsn (C) och Yvonne Stålnacke (S) föreslår bifalla kommunstyrelsens förslag. Göran Thyni (ILS) föreslår bifalla kommunstyrelsens förslag. Vidare föreslår han följande tillägg: "Luleå kommun utvärderar verksamheten efter ett år. Denna utvärdering och eventuella förslag till förändringar återredovisas till kommunfullmäktige." Karl Petersen (S) föreslår bifalla kommunstyrelsens förslag samt Göran Thynis tilläggsförslag. - Beslutsgång Ordföranden ställer kommunstyrelsens förslag mot Anders Josefssons förslag och finner att fullmäktige bifaller kommunstyrelsens förslag. Vidare ställer ordföranden Göran Thynis tilläggsförslag under proposition och finner att fullmäktige bifaller förslaget. Justerandes signaturbeslutandes underskrif Utdragsbestyrkande

17 LULEÅ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 52 (67) Kommunfullmäktige (forts) Beslutsunderlag Kommunförbundet Norrbotten, sammanträdesprotokoll Utredningsgruppens förslag (bilaga) Arbets- och personalutskottets förslag till beslut 2013-O Kommunstyrelsens förslag till beslut Beslutet skickas till' Länets kommuner Kommunförbundet Norrbotten Kansliet Justerandes signatuxbeslutandesundersknft ^^ Utdragsbestyrkande X

18 1 Förslag till inrättande av gemensam nämnd för att uppnå intentionerna i Strategin för e-samhället Förslag till beslut: Med hänvisning till nedanstående utredning föreslår utredningsgruppen att styrelsen för Kommunförbundet Norrbotten beslutar - att rekommendera samtliga kommuner i Norrbottens län att bilda en gemensam nämnd med representation från samtliga kommuner med syfte att samordna utvecklingsarbetet för att uppnå intentionerna i Strategin för e-samhället - att föreslå Luleå kommun att inrätta denna nämnd i sin kommunorganisation Inledning Strategin för esamhället, som tagits fram av Sveriges kommuner och landsting (SKL}, och som Kommunförbundet Norrbottens styrelse och medlemskommuner antagit, utgör en vägledning för. utveckling av det fortsatta arbetet mot esamhället. Strategin betonar vikten av ökad kommunal samverkan kring utveckling av e-förvaltning"' eftersom tillgång till likvärdig service och tjänster kan vara en avgörande faktor för att vara en attraktiv kommun/ region. SKL konstaterar att mindre kommuner inte kommer att klara en utveckling mot esamhället på egen hand. I strategin formuleras tre målsättningar för den kommunala sektorns utveckling av e-förvaltning som bidrag till e-samhället: enklare vardag för privatpersoner och företag smartare och öppnare förvaltning som stödjer innovation och delaktighet högre kvalitet och effektivitet i verksamheten Med e-förvaltning avses: " Verksamhetsutveckling ioffentlig förvaltning som drar nytta av Informations- och kommunikationsteknik, kombinerad med organisatoriska ftirändringar, nya kompetenser och utvecklade processer': Bakgrund Samtliga Ks-ordföranden och kommunchefer i länet utsåg våren 2012 arbetsgruppen "AG IT", bestående av tre kommunalråd, tre kommunchefer, en ITchef och två tjänstemän från Kommunförbundet. Arbetsgruppen fick i uppdrag att undersöka hur kommunerna i Norrbotten skulle kunna samarbeta för att implementera intentionerna i den nationella strategin för esamhället samt att göra en omvärldsanalys i hur andra län/regioner arbetar med strategin.

19 2 - Arbetsgruppen har besökt Stockholms stad och Värmland/Karlstad för att ta reda på hur de samverkar kring utveckling ay strategin för esamhället i sina regioner. Arbetsgruppen, AG IT, redovisade 12-Og-10 vid kommunchefernas länsträff 'intrycken från studiebesöken. Vid det mötet utsåg kommuncheferna en `utredningsgrupp med representanter från Kommunförbundet Norrbotten samt kommunerna Luleå, Kalix och Piteå för att utreda frågan om samverkan ang utveckling åv esamhället i Norrbotten och ta fram beslutsunderlag till Kommunförbundets siyrelse Kommunförbundet har sedan dess vid de månatliga videomötena med kommunchefer och IT-chefer inklltnorrbotten informerat om det pågående utredningsarbetet samt hämtat synpunkter från dessa grupper. pen 22 november 'vårrepresentanter från Karlstad inbjudna till länsträffen för kommunchefer och kommunalråd för att informera om samverkan i Värmland. Vid den träffen lämnade även Kommunförbundet information om utredningsprocessen. Synpunkter #rån länsträffen -. har tagits med som ingångsvärden till utredningsuppdraget. Vid studiebesöken i Stockholm och Karlstad framkom vikten av att politikerna ser frågan som en strategisk viktig fråga för länet, att någon tar på sig ansvaret för styrning och ledning av samverkansarbetet, att man fastställer en strategi samt tar fram tydliga mål. ltveckling av service och 3jänster till privatpersoner och företag med stöd av informations- och kommunikationsteknik ärett viktigt utvecklingsområde. Det kräver utveckling av de kommunåla verksamheterna men även en infrastruktur som möjliggör åtkomsten till dessa tjänster i hela länet. Det är viktigt att länets kommuner tillsammans driver denna utveckling, bl.a. för att kunna erbjuda invånarna i hela länet tillgång till likvärdig service och tjänster, vilket kan vara en avgörande faktör för att de stannar i regionen. Det kan som tidigare nämnts finnas svårigheter för mindre och medelstora kommuner att förverkliga intentionerna i strategin på egen hand. Större kommuner bör ta ett ansvar för att samordna utvecklingsarbetet isina län/regioner. -Samordningsvinster uppstår både kostnadsmässigt och i form av högre kvalitå i verksamheterna. IT-området utvecklas i hög takt och samtliga kommuner har behov av att ständigt utveckla och bibehålla spetskompetens. Att samverka ger.ökade. XnSjligheter att utveckla befintlig kompetens och att nyttja kompetens och resurser över hela länet. Kommunerna i Norrbottens län haren lång tradition av samverkan. Erfarenhetsutbyte och gemensamma utvecklingsarbeten har pågått under många år, ofta med ledning och initiativ av Kommunförbundet Norrbotten. Samverkansprojekt med tydlig struktur, tydliga mål för arbetet och ramar för gemensam finansiering har varit givande för alla deltagare och kostnadseffektiva för verksamheter. Den stora nackdelen har varit långa handläggnings- och beslutsprocesser. Kommunförbundet ärendast en intresseorganisation för medlemmarna och därmed förhindrad att aktivt agera juridiskt och beslutsmässigt i gemensamma frågor. Ett gemensamt organ, t.ex. en gemensam nämnd, skulle skapa möjligheter till en samordning av befintliga resurser på ett mer kostnadseffektivt sätt.

20 3 Syfte Syftet'med en formaliserad samverkan är att skapa förutsättningar för att minska kostnader, säkrå kompetensförsörjning samt effektivisera pröcesser i arbetet med att implementera intentionerna i den nationella strategin för esamhället. På sikt kan verksåmhetsområdetutökas till ytterligare områden där IT utgör verksåmhetsstöd omså önskas. Val av samverkansform Såmverkan kan-ske i'olikå former; gemensam nämnd, kommunalförbund, bolag eller genom avtål. Karlstad utredde de olika samverkansformerna innan de `införde en gemensam drift- och servicenämnd för Värmlands kommuner (se bilaga 1):'). De två möjliga alternativen som de lyfte fram var aktiebolag och gemensåm nämnd. Detfinnsflera gemensamma nämnare för båda dessa alternåtiii men de skiller sig även åt i några hänseenden. Nedan beskrivs dessa två' älternåtiv ytterligare. Jämförelserrexemplifieras med aktiebolaget IT- Norrbotten som har ett specifikt uppdrag för samverkan inom bredbandsfrågornch teknikfrågor. AktiebolagetiTNorrbotten Möjligheter för de ägande kommunerna att styra verksamheten. Ågarnas inflytande över bolaget bestäms i utgångsläget av aktieposternas storlek: Storleken av styrelsen bestäms helt av aktieägarna. Norrbottens'länshndsting äger 47% av ITNorrbotten vilket innebär att beslut.fattas av ett organ som inte ägs helt av kommunerna. Aktiebolagsformen är en organisationsform som ger goda möjligheter att "skräddarsy" önskad samverkan genom ägande. ITNorrbotten saknar verksamhetskompetens och kompetens om verksamhetsnäsa IT-utveckling såsom e-tjänster och e-förvaltning. Detta är inte deras uppdrag enligt ägardirektivet. Kompletterande rekrytering av kompetens krävs.. JT-Norrbotten har begränsad teknikkompetens för system-, systemintegråtion-och driftsfrågor. Detta är inte heller deras uppdrag enligt ägardirektivet. Kompletterande rekrytering av kompetens krävs. IT-Norrbotten kan inte utgöra en myndighet, vilket krävs t ex när man ska vara Personuppgftsbiträdeför de samverkande kommunerna. (ITNorrbotten harlämnatin enbeskrivning avsina verksamhetsområden, se bilaga 4) Gemensam nämnd SKL har granskåt "Värmlandsmodellen" och rekommenderar deras sätt att orgåniserå såmverkah, se bilaga 3. ljppfyller kraven i lokaliseringsprincipen. Ger laglighet: Gemensam nämnd är förenlig med kommunallagen och LOU. Varje samverkande kommun behåller huvudmannaskapet. Kommunerna är likvärdiga partners i nämnden. Ingår i värdkommunens organisation och är därmed ingen egen juridisk person. År en myndighet. Kräver samverkansavtal och reglemente.

21 4 Blir eh del av det kommunala verksamhetsuppdraget, vilket bäddar för effektivare verksamhetsutveckling. Erforderlig teknikkompetens finns redan via de medverkande kommunerna. Erforderlig kompetens om verksamhet och verksamhetsnäsa IT-utveckling finns redan via de medverkande kommunerna. Många av behoven är gemensamma för de flesta kommunerna vilket talar för en lösning med gemensam nämnd. Utredningsgruppen anser att gemensam nämnd är den mest lämpliga av de olika.formerna men betonar vikten av att man har ett nära samarbete med IT Norrbotten som årbetår med att säkra nät- och bredbandsåtkomst till länets alla invånare och företag och därmed lägger grunden för attkunna förverkliga utveckling av esamhället i länet. Genom en gemensam nämnd förenklas arbetet avsevärt. Den gemensamma nämnden blir en del av värdkommunens organisation och tillhör den juridiska personen.'att organisera sig i en gemensam nämnd underlättar för kommunerna att samverka utifrån såväl lokaliseringsprincipen"^* som myndighetsrollen. Genom kommunaltågens regler om gemensam nämnd tillgodoses även att alla samverkånde aktörer representeras i nämnden och att kopplingen till den politiska styrningen behålls på ett annat sätt än vid t ex gemensamägt bolag. *Lokaliseringsprincipen, som återges i 2 kap 7 kommunallagen, hindrar kommuner och deras företag från att konkurrera med sin verksamhet utanför den egna.kommunen och säja sina tjänster åt andra kommuner. 1samverkanssituationersom idetta fall rör exempelvis IT-administration, IT-utvecklingsfrågor, IT-drift etc. blir den ena kommunen säljare och den andra kommunen köpare om inte samverkan sker via en gemensam nämnd. Den gemensammå nämnden förenklar möjligheterna till exempelvis gemensam upphandling, administrativa hantering samt gemensamma utvecklingsprojekt. Att. uppfylla intentionerna i den nationella strategin för esamhället och utveckling av e-förvåltning i länet är först och främst'en fråga om verksamhetsutveckling och utveckling av service och tjänster för privatpersoner och företag. Utredningsgruppen anser det viktigt att denna utveckling sker i nära anslutning till kommuners verksamheter. För att bilda en gemensam nämnd krävs att parterna kommer överens om samverkan iett avtal och att nämnden har ett reglemente. Det är viktigt att tydligt definiera nämndens verksamhetsområde och arbetsformer i reglementet. I framtideh då man ev vill vidga samverkan till andra områden kan reglementet i så fall revideras. Beskrivning av nämndens verksamhet Inrättandet av en gemensam nämnd innebär inte att värdkommunen tar över ITverksamheten från de samverkande parterna. Samverkan inom nämndens verksamhetsområde begränsar sig till specificerade uppdrag inom frågor utifrån handlingsplanen för e-samhället. Det kan till exempel röra frågor som utveckling `av e-förvaltning, gemensamma plattformar, samordnad upphandling, e-arkiv, öppna data, informationssäkerhet, gemensamt användarstöd, systemintegration

22 5 mot ett framtida regiohnav osv, under förutsättning att uppdraget lämnats till nämnden av fler än en part. Omen enskild kommun vill driva ett eget utvecklingsarbete faller det inom ramen för den berörda kommunens ordinarie verksamhet och behöver inte hanteras i den gemensamma nämnden. Som ett exempel kan anges att om Överkalix, Haparanda och Kalix vill göra en geniensam upphandling av ett verksamhetssystem och därefter förvalta det ihop, är detta något som är möjligt inom ramen för nämnden. Gemensam hantering av licenser är ett annat exempel på ett område som väl lämpar sig för samordning då vissa licenskostnader baseras på åntalet användare eller invånare. Genom samverkan kan gemensamma avtal tecknas vilket sänker kostnaderna. Värdkommun Värdkommunen ska i samverkan med samtliga kommuner ta fram förslag till avtal om samverkan, nämndens uppdrag och ansvar samt finansiering av nämndens verksamhet. Enligt kommunallagen ska varje medverkande kommun representeras i den gemensamma nämnden med minsten ledamot och en ersättare. Luleå kommun har troligen de bästa förutsättningarna för det utvecklingsarbete som krävs mot de uppställda målen i den nationella strategin för esamhället. Luleå har påbörjat detta arbete men genom att samordna arbetet och resurserna i länet kan även de mindre och medelstora kommuner medverka i processen och fören hanterbar kostnad få del av resultaten. Utredningsgruppen,anseratt den gemensamma nämnden bör inrättas under Luleå kommuns kommunfullmäktige. Övriga kommuners ledamöter och ersättare utses av kommunfullmäktige iden egna kommunen medån posterna som ordförande och vice ordförande tillsätts genom val i Luleås kommunfullmäktige. Med hänsyn till att det pågår utvecklingsarbeten även inom andra organisationer, såsom IT Norrbotten, Norrbottens läns landsting, LTU, Länsstyrelsen m fl, som kan behöva samordnas föreslås att de vid behov bjuds in som särskilt sakkunniga till nämnden. Kommunledningsfönraltningen iluleå ska fungera som administrativt stöd för den gemensamma nämndens verksamhet. Principer för finansiering och kostnader De kostnader som uppkommer inom nämndens verksamhetsområde består avtvå olika delar. Det handlar dels om grundläggande administrativa kostnader, ett grundbelopp, dels om särskilda uppdrag, aroiektbelooo. Nedan redovisas Värmlands modell samt deras budgeterade kostnader för grundbeloppet. n Grundbelopp För att verksamheten ska kunna genomföras krävs resurser för att samordna och driva projekt på ett mer stadigvarande sätt. Det förutsätter en ITsamordnare som sköter dessa frågor. IT-samordnaren ska t ex hantera allmän samordning, avtal, gemensamma upphandlingar, projektledning etc. medan administrativa resurser kring mötesadministrationen åt nämnden hanteras av

23 6 kommunledningskontoret iövrigt. Kostnaderna som ingåri grundbeloppet kan specificeras enligt följånde; Administratiöh förnämnden cå kr/år.^ sekreterarskap föredragande beredning av ärenden mötesfika utskick, material och porto mm IT-samordnare, ca kr/år.^ -lönekostnad (40 x 12 + ^%) ca kr/år -kontor mm ca kr/år -telefon/dator ca kr/år -omvärldsbevakning/utbildning/resor ca kr/år Delarman upp deh grundläggande kostnaden på samtliga 16 medverkande parterbetalar varje part ca kr/år. Kostnaderna för den gemensamma grundbemanningen bör fördelas jämt mellan parterna. Det främsta motivet till det är att kommunernas behov av samordning är lika stort oberöende av öm man har eller invånare. Samordningen och administrationen är föl åkfligen kopplad till antalet parter och inte till. hur många invånare en kommun har. Grundbeloppet till nämnden svarar primärt mot övriga samverkande parters behov och mot den bakgrunden är det rimligt att de samverkande parterna gemensamt bidrar i lika delar fill den merkostnad som samordningen Innebär för Karlstad som värdkommun. Projektbelopp Utredningsgruppens förslag är att finansieringen baseras på invånarantal som nyckeltal. När en part väljer att vara med i ett specifikt projekt som ges till nämnden ska det belopp som den enskilda parten betalar bestämmas med utgångspunkt från invånarantalet i kommunen. Det är således de kommuner som aktualiserar projektet som själva måste delta -tillsammans med nämndens samordnare - i arbetet med att utreda frågan och precisera projektuppdraget innan det lämnas till nämnden. För att göra samverkansavtalet hållbart över tid, bör man hålla öppet för att olika kostnadsfördelningsnycklar kan komma att tillämpas för olika uppdrag. Det ska också ges möjlighet för kommuner som i efterhand vill ansluta sig till lösningen att köpa in sig enligt samma principer som ovan. Fortsatt process Under förutsättning att Kommunförbundets styrelse beslutar enligt utredningens förslag vill vi nedan beskriva den framtida processen; ansvaret för att inrätta den nämnden övergår till Luleå kommun och arbetsgruppen "AG IT" avvecklas

24 7 'Luleå kommun utårbetar tillsåmmans med-intresserade kommuner förslag till samverkansavtal, reglemente och finånsiering för nämndens verksamhet Luleå kommunfullmäktige beslutarom att inrätta en gemensam nämnd, fastställer ett nämndsreglemente och inbjuder övriga kommuner att ingå i nämnden Övriga kommuners fullmäktige beslutarom ev deltagande i den gemensamma nämnden, fastställer reglementet och. godkänner samverkansavtalet Luleå Utredningsgruppen: Marja-Leena Komulainen, Kommunförbundet Norrbotten Sune Lindström, Piteå kommun Kenneth Björnfot, Kalix kommun Folke von Waiter, Luleå kommun Anders Granström,. Luleå. kommun Bilagor: Bilaga 1: PM Samverkansformer IT DT (Värmlands utredning) Bilaga 2: SWOT-analys Bilaga 3: Juridiskt stöd för regional samverkan kring e-tjänster, SKL Bilaga 4: ITNorrbottens verksamhetsområden

25 sid t (5) ICARL$T^SD$ KÖMMUN Bilaga 1 KOMMUNLEDNINGSKONTORET Prom morla 2009=03.20 Dan Tågmark, dan.tagmark@kadstadse Samverkansformer för kommunal ITverksamhet Bakgrund och syfte Det finns önskemål hos landstinget och de flesta kommuner i Värmlands län att undersöka de rättsliga möjligheterna till samverkan inom IT-området. Det behov som en IT-samverkan skulle tillgodose varierar mellan kommunernå beroende på de olika kommunernas ambitioner och/eller egna resurser. Karlstads kommun och landstinget är de kommuner i Värmland som har de största och mest resursstarka TT-organisationerna, och en särskild fråga är därför om kommunerna i samverkan kan ges möjlighet att anlita Karlstads kommun och landstinget som utförare. Syftet med denna promemoria är att översiktligt presentera de tänkbara samverkansformer som finns och några av de effekter som de medför. Samverkansformer De samverkansformer som kantänkas är: - Samverkansavtal - KommLmalföxbund - Gemensam nämnd - Aktiebolag Några av de mest väsentliga aspekterna hos och konsekvenserna av de olika samverkansformemabeskrivs isammandrag isärskilda avsnitt nedan. Viktigare gem nsamma rättsliga förutsättningar Nidsidan av de konsekvenser som kan sägas vara specifika för varje enskilt samverkansalternativ och som har att göra med associationsformen som sådan, är det framför allt två aspekter som bör ägnas särskild uppmärksamhet i samtliga fall. Det gäller dels frågan om den tänkta samverkan är förenlig med kommunallagens Postadress : Kommunledningekontoret, 651 e4 Kadstad Besöksadress: Drotlnln8gatan 82, Stadshuset plan 3 Tel: Fax: g Epost : kommunladningskonror@karlstad.se Org.nr : postgiro: Bankgiro:

26 sid 2 (5) regler om kommunal kompetens (framför allt med den s k lokaliseringsprincipen), dels om och i så fall hur upphandlingsfrågor blir aktuella. Kommunal kompetens - lokaliseringsprincipen Lokaliseringsprincipen, som återges i 2 kap 1 kommunallagen, innebär i grunden att enkommunal åtgärd måste vara knuten till kommunens eget område eller dess invånare för att den skall anses som laglig. Principen hindrar kommuner och deras företag från att konkurrera med sin verksamhet utanför den egna kommunen och sälja sina tj änster som entreprenörer åt andra kommuner. Det är främst i samverkanssituationer som egentligen har karaktären av köp-säljsittiationersom frågor kring kompetensen uppkommer. Det kan t ex vara när en kommun tillhandahåller IT-administration, telefonväxel, IT-support m m till en annan kommun. I den situationen är den enakommunen säljare och den andra kommunen köpare. Det är framför allt i den säljande kommunen som behovet av en kompetensbedömning uppkommer. I de allra flesta fallär det, i lagens mening, inte av allmänt intresse för kommunmedlemmarna iden säljande kommunen att tillhandahålla service. till andra kommuner, oavsett om den köpande kommunen betalar ett korrekt pris. En kommun får inte vidta åtgärder uteslutande eller väsentligen i annan kommuns intresse. Det skall finnas ett ömsesidigt kommunalt intresse av samarbetet där varje kommuns deltagande bör stå i proportion till den egna kommunens intresse. I rättspraxis har godtagits att kommuner, bl a för att undvika kapitalförstöring, under en övergångsperiod tillhandahåller tillfällig överkapacitet till annan. Huvudregeln är emellertid att kommunerna skall anpassa sin kapacitet till det egna behovet och inte ha någon långvarig överkapacitet som utnyttjas av annan mot ersättning. Upphandlingsfrågor Den köpande kommunen i ovanstående situation har istället att se upp med reglerna i lagen om offentlig upphandling, LOU. Det är inte möjligt att bara vända sig till en annan kommun och av den köpa den efterfrågade tjänsten. Det är inte heller tillräckligt att kalla avtalet för samverkansavtal för att därigenom försöka undvika LOU. Det år ofta för att undvika svårigheterna med LOU som kommuner i samverkansfall av någon större komplexitet har valt att formalisera samverkan genom kommimalförbimd, gemensam nämnd eller gemensamägt aktiebolag. Särskilt aktiebolagets popularitet som organisationsformhns kommuner har i många fall i väsentlig grad grundats på antagandet att den/de ägande kommunen/kommunernaharkurmat köpa tjänster av sitt bolag genom direktupphandling utan konkurrensutsättning. Detta antagande hat emellertid ställts på ända sedan Regeringsrätten i de s ksysav-domarna slagit fast att de i rättsfallen aktuella kommunerna, som överlämnat aufallsverksamhettfll ett gemensamägt bolag, inte får äirektupphandla det bolagets tjänster. Sysav-domarna och

27 sid 3 (5) tollaringen av dem har orsakat mycket debatt bland jurister. Rättsläget nu anses bland många bedömare vara att LOU inte alls medger att kommuner och landsting köper varor och tjänster avsina egna bolag utan formell upphandling. Andra hävdar att möjligheten till s k out sourcing genom ägt bolag inte är stängd, trots Sysav-domarna, och hänvisar därvid till en regel i LOU (1 kap 7 ) enligt vilken en upphandlande myndighet kan tilldela tjänstekontrakt till emannan upphandlande myndighet (läs bolaget) med ensamrätt, om vissa, särskilda förutsättningar är uppfyllda, nedankallat ensamrättsaltemativet. Det säljande bolaget skulle inte ens behöva ägas av den upphandlande myndighet som lämnar ensamrätten. Ensamrättsalternativet är inte oomstritt och har ifrågasatts av bl a Konkurrensverket, som är tillsynsmyndighet i upphandlingsfrågor. Intill Sysav=domarna har den gängse uppfattningen varit att upphandling inte aktualiseras vid en medlemskommtms köp från kommunalförbund av tjänster som fdrbtmdet ansvarar för enligt förbundsordningen, liksom inte heller köp från nämnd som kommun har gemensam rned andra kommuner. Frågan har dock såvitt känt inte prövats i domstol. Konkurrensverkets uppfattning är dock att Regeringsrättens dom är fullt tillämplig även när defgäller köp från kommunalförbund och gemensamma nämnder. Om Konknurensverket skulle bestämma sig för att driva saken och verkets uppfattning skulle visa sig vara riktig, är det upphandlingsrättsligaiäget det samma för alla organisationsformer. Samverkansavtal Skulle ett samverkansantal egentligen innebära en köp-sälj-situation har två väsentliga begränsningar för samverkansavtal har redan identifierats ovan genom lokaliseringsprincipen och LOU. Vid sidan av dem kan sägas att avtalslösningen lämpar sig mindre väl när det gäller tunga investeringar eller många inblandade parter eller där verksamheten närmast får karaktären av en fristående bedriven verksamhet. Det kan då t ex behövas en organisation för regelbundet styrande och beslutsfattande i verksamheten, regler för en fungerande budget- och redovisningsprocess samt ordentliga kontroll-och insynsmöjligheter samtliga inblandade. Någon juridisk person måste dessutom vara ägare till eventuell utrustning, arbetsgivare for eventuell personal et c. Att reglera en sådan ekonomiskt omfattande och kontinuerlig verksamhet som det här kan bli fråga om låter sig helt enkelt inte göras på ett tillfredsställande sätt genom avtal, i vart fall inte i jämförelse rned de andra alternativ som står till buds. icommunalfsrbund Kommunalförbundet är en egen juridisk person som är fristående från de kommuner och ländsting som är medlemmar i förbundet. Tanken med ett kommunalförbund är att medlemmarna flyttar över den verksamhet man vill samarbeta om på kommunalförbundet.följden av detta är att kommunalförbundet övertar de överlämnade uppgifterna från sina medlemmar och blir huvudman för den överlämnade verksamheten. Förbundet är alltså en från medlemskommunerna separerad verksamhet med egen budget och egna räkenskaper. Det har rätt att debitera medlemmarna sina kostnader. Hur kostnadsansvaret skall fdrdelas mellan medlemmarna regleras i förbundsordningen.

28 sid 4 (5) Styrningsmässigt fungerar ett kommunalfdrbund som en egen kommun, och det är därför i praktiken inte möjligt för medlemmarna att utöva styrning över det annat än genom förbundsordningens formulering. Kommunalförbundet är organiserat antingen med ett förbundsfulhnäktigench en förbundsstyrelse eller med en förbundsdirektion, som då tillika är styrelse. Varje medlem haraätt till minsten ledamot och en ersättare i förbundsfullmäktige respektive förbundsdirektionen (vilket riskerar göra direktionsmodellen otymplig om antalet medlemmar är stort). Varje medlem har en ovillkorlig utträdesmöjlighet efter tre år. Skulle konsekvenserna av en medlems utträde inte regleras i fdrbundsordningen, måste förbundet likvideras. Gemensam nämnd Den gemensamma nämnden ingår endast i en av de samverkande kommunernas eller landstingens organisation ("värdkommunen" eller "värdlandstinget")..någon ny juridisk person bildas inte. Detta innebär att värdkommunen är oinskränkt ansvarig i fdrhållande till tredje man. En annan sak är att värdkommunen kan ha s k regressrätt mot övriga samverkande kommuner för anspråk som tredje man har riktat mot värdkommunen. Tillgrund för den gemensamma nämnden skall finnas en överenskommelse mellan de samverkande parterna och ett Hämndreglemente. Ledamöter och ersättare i en gemensam nämnd väljs av fullmäktige i de samverkande kommunerna och Iahdstingen. Antalet ledamöter och ersättare beskäms i överenskommelsen, men varje samverkande part måste utse minst en ledamot och enersättare: Med många samverkande kommuner riskerar modellen med gemensam nämnd bli stymingsmässigt otymplig, särskilt om man vill göra inflytandet förde samverkande kommunernaberoende av deras inbördes storlek, vilket skulle ge några kommuner rätt till fler ledamöter än en. En mycket viktig uppgift för parterna är att fastställa kostnadsfördelningen, Här finns olika metoder, som alla av kommunahättsliga skäl bör bygga på en proportionell fördelning. Dessa frågor bör regleras i avtalet, liksom eventuell fördelning av överskott eller underskott. Vid samverkan i gemensam nämnd talar praktiska skäl för ensamordning av personalresursems.dettakah ske genom att en av de samverkande kommunerna anställer all berörd personal. Rimligen bör "värdkommunen" eller "värdlandstinget" iförsta band komma i fråga som arbetsgivare. En annan möjlighet är att i avtalet lösa frågor om villkor för de anställda och herr dessa skall samarbeta trots att de har olika arbetsgivare.

29 sid 5 (5) Akti bolag Med aktiebolaget som samverkansform finns -till skillnad från kommunalförbundet-goda möjligheter förde ägande kommunerna att styra verksamheten. Ågarnas inflytande över bolaget bestäms i utgångsläget av aktieposternas storlek och av om man kan skaffa majoritet vid röstning på bolagsstämman, men detta inflytande kan justeras på önskvärt sätt genom aktieägarantal. Storleken av aktiebolagets styrelse bestäms helt av aktieägarna, och kan därtörtillskillnad från såväl kömmunalförbundet som den gemensammå nämnden - anpasstis så att demblir ändamålsenlig med hänsyn till bolagets verksamhet och övriga förutsättningar. En ägares utträde förutsätter åntingen stämmobeslut om bolagets likvidation eller att det finns en köpare av aktierna. Möjligheterna att överlåta aktier kan på olika sätt begränsas genom avtal ochleller bolagsordning. Den ekonomiska risken är kopplad till ägandet och, åtminstone formellt sett, begränsad till aktiekapitalet, I aktieägåravtal kan man reglera aktieägarnas skyldigheter att skjuta till ytterligare kapital till bolaget. Sammanfattningsvis kan aktiebolaget sägasvara en organisationsform som ger goda möjligheter att "skräddarsy" önskad samverkan genom ägande. Avslutning Som nämnts har avsikten med denna promemoria endast varit att ge en översiktlig presentation av de olikå samverkansformerna och de rättsliga fömtsättningarna för dem. Vilken samverkansform som slutligen visar sig vara den mest lämpade beror i hög grad på vilka aspekter som kommer i förgrunden för de olika kommunerna och vad som visar sig vara "den minsta gemensamma närrmaren"iden verksamhet man vill samverka om, vilket därmed kan bilda underlag fdr en gemensam kostnadsfördelning, samt vad, om något, som skall bilda underlag för en avvikande kostnadsfördelning. Ju större den gemensamma nämnaren kan sägas vara, desto mer talar nämligen för att kommunalförbund eller gemensam nämnd, skulle vara. gångbara som för dessa uppgifter. Ju mindre den gemensamma nämnaren och större behovsspridningen är, desto mer talar fdr aktiebolaget som den lämpligaste samverkansformen, fönrtsatt att man fortfarande vill samverka i ett scenario där de samverkande parternas behov varierar stort. Karlstad som ovan Dan Tågmark Stadsjurist

30 Bilaga 2 Analys av styrkor, svagheter, möjligheter och hot avseende förslag om samverkan genom en gemensam nämnd Styrkor: Utvecklingsarbetet förstärks genom att gemensamma resurser i form av kompetens och ekonomiska medel nyttjas - de mindre kommunerna klarar sina utvecklingsbehov bättre genom samverkan. Utvecklingsarbetet blir mer kostnadseffektivt Attraktiviteten ökar genom bättre service till medborgare och näringsliv - oavsett kommun Bidrar till att säkra kompetensbehov och kompetensspridning. IT-området utvecklas i hög åkt och samtliga kommuner har behov av att ständigt utveckla och bibehålla spetskompetens. Omvärldsbevakningen förbättras för den enskilda kommunen Aila behöver inte vara med i alla samarbetsprojekt -minskar risken för svårigheter att genomföra och/eller finansiera enskilda projekt Alla kommuner har likvärdigt inflytande över styrning och ledning av nämndehs arbete - Svagheter: Om nämndens mål inte är tillräckligt tydliga finns risk för svårigheter att bereda och besluta om vilka frågor som är lämpliga att driva i nämnden visavi den egna kommunen Handlingsfriheten för den enskilda kommunen kan upplevas bli begränsad Samordning kan upplevas som hämmande för den egna utvecklingen

31 Hot: Kulturella skillnader finns inom länet -risk finns att enskilda kommuner inte vill invänta en gemensam satsning eller anpassa sig. Samverkan försvåras om ' inte alla stitller upp på helheten En gemensam nämnd blir inte verklighet om den politiska nivån inte kommer. överens. pm mandat, mål, prioriteringar eller finansiering Brister i samverkansavtalet riskerar att skapa tvister Möjligheter: En gemensam nämnd ökår möjligheten till en mer hållbar och långsiktig samverkan tack vare en politisk målstyrning Möjlighet till ökad kostnadseffektivitet iframtiden, exempelvis genom gemensamma utvecklingsprojekt, upphandlingar och systemdrift Utveckling kan ske inom områden som annars inte håle skett. Mer fokus på utveckling och större möjligheter till gemensam finansiering Lägstanivån på service och tjänster kan höjas Länsperspektivet på samverkan kan förstärkas och öka även inom andra områden

32 CeSam informerar om Juridiskt stöd för regional_ samverkan kring e-tjänster Samtliga I6 kommuner f Värmland har fnrättat en gemensam dras- och servicenämnd samt tagit fram en regional lösning fören gemensam IT-plattform fdr e-jänster. Här informerar Center, fbr esamhället (CeSam) på Sveriges Kommuner och Låndsting (SKL) om den juridåska hanteringen av Värmlands dösnfng, vilket hoppas vara till stöd för ytterligare initiatåv till samverkan kring gemensamma e-jänster. En gemensam e, ^ Drifts :^^,rrgy och Servtcenämndl(D5N)`. "', 16 kommuner i region Vä^mlanii tiå^ kommit överens om^^ått Inrätta en gemensäm 'dnfts öbli senncenämrid. ^^, När flera kommuner vill samarbeta har de några olika alternativa samarbetsformer att välja mellan: Interkommunala samverkansavtal Kommunala bolag eller andra prlvaträttsligafnrmer Gemensam nämnd Kommunalförbund De olika alternativen har olika förutsättningar och villkor, vilken form som är lämplig i det enskilda fallet kan man ofta Inte avgöra förrän området och målsättningen med samverkan har preciserats. Kommunal samverkan måste dock alltid hålla sig inom ramarna för den kommunala kompetensen, dvs. verksamhetsområdet ska vara av allmänt intresse, ha anknytning till respektive kommuns område (lokaliseringsprincipen) eller dess medlemmar. Inom vissa utpekade områden finns även särskilt lagstöd som ger andra möjligheter till samverkan, t.ex, för skolan, räddningstjänsten, alkoholområdet, överförmyndaren,tiilsyn Inom miljöområdet, m.m^. ^,_ ^ ^a:[ydaylen^ye[ig@s ICo^nrltupgrp^,^Landstip..9^ unzia_samve ansforrrte piss'" ^99^ ^^ Sveriges aosr lisas srocw,o^m aesök: Hansgaten 20,^ Kommuner Tele/on:0& yv. oehlandsting vnvw.skl.ae

33 2'(e) `Yc' fiiär8kö mu "för n ämnden Kåilsfäds' ömmun'oc^ngå^ji^dess.ofgarjisatiö. [ e 9_ ensa ^...^...,1n.^..^,,.,,n^, ^;mårriäm de IIm^Ntige ocr blif< dä?rrj^eil,^en gen in'_^^t'djghef Juriäls per _, s om,, innt=ti -rått tsä^ls'tåtl 'ändkö'r^`"r^ L"_n""`ä[^n'sGåfvigljlfö^Hålla^ detil _^ I^tieilje^m,^ä at^åletåges tlaå Kar stad egres^sr^ä' t mot,övriga sa^mver andefpae jfor^a^nspa{,k^som lre tlämälj"^nkta^j^m*dt +,+I^omr^u När man väljer gemensam nämnd som samverkansform måste man välja en värdkommun, där den gemensamma nämnden får ingå. Som för alla nämnder måste det finnas ett Hämndreglemente där man ska reglera nämndens verksamhetsområde och arbetsformer. Reglementet ska fastställas av fullmäktige i var och en av de samverkande kommunerna. Det måste även finnas en överenskommelse mellan samverkansparterna.l ett sådant avtal ska man dokumentera samarbetets gränser och parternas rättigheter och skyldigheter gentemot varandra, t.ex. frågor om kostnadsfördelning och antal ledamöter2. Regressrätt innebär att externa parter kan rikta sina anspråk på ersättning, skådestånd eller liknande direkt mot värdkommunen som sedan får gå tillbaka till övriga samarbetskommunernch få kompensation. 2 I "kommunala samverkansformer' finns exempel på hurett reglemente och enöverenskommelse kan utformas. Post: Stockholm 6estlk Homs9alan 20 Teleron: mvw.ekl.se

34 3 (5) ^rye^uuu^y^pe!. i r^uyya [ 7jl,(yni '; ;^9zz.^ Arkitektur östad liisning Kommun Z E-tjänster Mina Sidor Administration E-tjänstemotor Gemensam nb E-9)anster + Årsoden + Personuppglfier Platiformslösningen påverkas av flera lagar: 1. Regler om allmän handling och sekretess: Reglerna om allmän handling och sekretess finns dels i andra kapitlet Tryckfrihetsförordningen (SFS 1949:105), TF och I Offentlighets- och Sekretesslagen (SFS 2009:400), OSL. Ansökningar som kommer via e-tjänstelösningen räknas som Inkommen handling hos respektive kommun som de är riktade till Även om handlingarna i databasen i praktiken förvaras hos värdkommunen och kan nås även av teknisk personal där, blir handlingarna enligt vår bedömning inte att anse som inkpmmen handling där eftersom. de endast hanteras som ett led i en teknisk bearbetning eller lagring, TF 2 kap 10. För upprätthållande avsekretess mellan kommunerna kan man se det på samma sätt sam ovan. Sekretessgränserna följer kommungränserna. Inkomna handlingar ska normalt diarieföras och om handlogarna innehåller sekretessinformation måste de diarieföras. f ^^ Sveriges Pa8f: Stocktwlm assak: HOms afan zo Kommuner rarek,n:oa4^z ^0 00 och Landsting ^w.w.ew.ee

35 Om man vill utveckla e-tjänster inom sådana typer av ärenden där man kan förutse att ansökningarna kan innehålla sekretess, t.ex. ansökan om plats i förskola, hemtjänst eller andra typer av stöd och omsorg där hälsoinformation efterfrågas, måste dessa ansökningar förasin i den kommunens diarium, OSL 45:1 Detta kan man genomföra på två sått: Det första alternativet är ett man överför dessa. inkomna handlingar som är sekretessärenden till kommunens gängse diarium. Då krävs att integration är möjlig från e-tjänsteplattformen till diariesystemet. Alternativt kan man utforma e-tjänsten så att den kan fungera som ett eget diarium. Den ska då uppfylla kraven I OSL 5:2: "2 Befräffande handlingarsom registreras enligt f ska det av registret framgå 7. datum då handlingen kom in eller upprättades, 2. diarienummer eller annan beteckning handlingen fått vid registreringen, 3. i förekommande fäll uppgifter om handlingens avsändare ellermottagare, och 4. i korthet vad handlingen rör." Om man vill välja denna lösning bör man kontakta kommunens arkivånsvarige och huvudregistrator, så att det blir dokumenterat att e-tjänsten ska räknas som ett diarium. För övriga ärenden som inte innehåller sekretess räcker det enligt OSL att de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas när ansökan kom intill myndigheten. För dessa ärendetyper kan man välja om man anser att det räcker att e-tjänsten håller god ordning eller om man vill att alla typer av ärenden, även de utan sekretess, ska diarieföras. För att varje kommun på ett enkelt sätt ska kunna uppfylla skyldigheten att lämna ut handlingar som begärs ut enligt offentlighetsprincipen, måste det vara möjligt att i den gemensamma plattformen ta ut handlingar som hör till respektive kommun. För de handlingar som är ställda till och rör den gemensamma nämndens angelägenheter blir dessa istållet inkommen handling hos den nämnden. Det kan vara frågor om den gemensamma nämndens ekonomi, avtal, personalfrågor och liknande. 2. Arkivfrågor Säkerställ att information från e-tjänste-ärendena kan överlämnas till arkivmyndighet i respektive kommun och att det går att göra arkivuttag på ett bra sätt. Det är även viktigt att kontrollera att Information kan gallras. Beroende på vilken typ av ärenden som kan förekomma i e-tjånsterna kan det finnas krav på olika tider för hur länge handlingar ska sparas och närde ska gallras. 3. Personuppgiftslagen, PuL Varje kommun är personuppgiftsansvarig förbehandlingen av personuppgifter i "sina" ansökningar. Når en personuppgiftsansvarig låter någon annan (organisation) hantera personuppgifterförsin räkning, vid outsourcing, uppdrag.eller liknande, ärdenna externa part att betrakta som ett personuppgiftsbiträde. Den gemensamma nämnden får i det här sammanhanget ses som ett personuppgiftsbiträde åt var och en av kommunerna som använder sig av lösningen. ^* Sveriges Post ockhoM. assak. aoma aranzo ^ Kommuner iereron:oea^z^ooo _ och Landsting vnnv.akl.ae 4 (5)

36 Mellan personuppgiftsansvarignch bitrådet ska det enligt 30 PuL upprättas ett skriftligt avtal. 6 (5) Vad det ska innehålla finns beskrivet i Datainspektionens faktablad (sök på "Personuppgiftsbiträdesavtal" på Intornet): En grundförutsättning vid ail hantering av personuppgifter är att dessa Inte ska lagras längre tid än vad som behövs i förhållande till ändamålet med uppgifterna. Säkerställ därför att e-tjänsten inte "automat-lagrar" personuppgifter onötligt länge utan ått en bedömning kan göras för varje typ av e-tjänst om hur länge informationen ska finnas kvav Xven kravet i PuL på att informera individer som använder e-tjänsterna innebär att lösningen måste kunna hantera att varje typ av e-tjänst kan få skräddarsydd information. 4. Lag om offentlig upphandling, LOU Vid upphandling och anskaffning av t.ex. IT-lösningar eller annat som ligger inom ramen för samverkan blir det inte frågan om någon upphandlingssituation mellan de kommuner som Ingår i samverkan. Den gemensamma nämnden ska upphandla de tjänster och köp som behövs förverksamheten och blir den upphandlande myndigheten. Ytterligare tips! Kontaktcenter Om samverkanskommuner fett senare skede vill utveckla samverkan till att inrätta ett gemensamt kontaktcenter eller medborgarkontor, bör man även tydliggöra hur sekretessgränserna kan upprätthållas i den tekniska lösningen och mellan personalen som arbetar i kontaktcentret. Kontaktpersoner Jeanna Thorslund, juridisk expert på Centerför esamhället (CeSam), SKL. Tel: , e-post: Jeanna thorslund a(^skl.se Inge Hansson, it-chef på Karlstad kommun. Tel: , e-post: inoe.hansson(cakarlstad.se Center för esamhället.(cesam) Center för esamhället (CeSam) är ett programkontor inom SKL som arbetar med innovationskraft i kommunal sektor och verksamhetsutveckling som tar stöd av IT. CeSam samarbetar med SKI:s övriga verksamhetsdelar Inom sju programområden. De övergripande målen är: Enklare vardag för privatpersoner och företag. Smartare och öppnare förvaltning stödjer Innovation och delaktighet. Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten. Läs mer: ^)'^ Sveriges Posf: slockholm ('' Kommuner Bestlk: Hams9^lan 20, ^ och Landstin Telefon: 0& g \WM/.8W.6B

37 Bilaga 4: IT Narrbottens verksamhetsområden inom IT utveckling och infrastruktur. 9. ITK i Norrbotten, informationsteknik (IT) och kommunikation (K)=1TK IT och Kommunikatiön är två delar söm är beroende av varandra för att man ska kunna arbeta med/utveckla/leverera tjänster sk e-tjänster till Norrbottens invånare och företag. En grundförutsättning för e-tjänster är att. det finnsen kommunikationsplattform att leverera dessa tjänster på avseende både telefoni och standardiserade bredbandstjänster. För ca 15 år sedan, var IT Norrbottens uppdrag att utveckla innovativa e- tjänstersåsom webbplattformar, medborgarkontor, e-distansutbildning m.m. på uppdrag av bl.a. Norrbottens kommuner, landstinget, universitetet, och.företagen..., Projekten föll på grund av två viktiga faktorer, brist på ekonomiska resurser för ett brett införande i kommunerna samt bristen på en bra kommunikationsplattform.(kapaciteten att transportera IT i näten var bristfällig). Under år 2000 beslutade dåvarande regering att avsätta ca 4 miljarder kronor till utbyggnad av sk bredband. IT Norrbotten fick ägarnas uppdrag att samordna kommunernas bredbandsutbyggnad under åren Grundprincipen är om vi skall leverera e-tjänster så måste vi samtidigt försäkra oss om att våra invånare kan nå tjänsterna dvs bygga bort vita kommunikationsfläckar 2. Koordinering av IT tjänster och kommunikation IT Norrbotten har under åren koordinerat kommunernas och landstingets IT chefer samt stadsnäten. Syftet med detta är att få ett erfarenhetsutbyte, kunskapsöverföring samt effektivisera resultaten både ekonomiskt och verksamhetsmässigt. Genom samordningen av IT chefernas ansvarsområden har vi även tagit initiativ till att vissa kommuner gemensamt inlett ett samarbete för att finna effektivitetsvinster ex på detta är nyttjande av Ipads för tex kommunpolitiker, behov av nya teleforiväxelsystem med integration av nya plattformar, m.m. Uppläggetvid projekten har varit att1t Norrbotten haft projektansvaret avseende både projektledare, verksamhetsredovisning och ekonomisk redovisning. Genom samverkan har kompetens tillförts från IT avdelningar respektive verksamhetsansvariga. På detta sätt nyttjar vi en gemensam resursbank av IT kompetens, såsom att samtliga IT avdelningar vore en enda IT avdelning.

38 3. Extern finansiering av projektverksamhet Genom de projekt vi bedrivitlbedriverhar vi även använt oss av metodiken att i första hand försöka finna extern finansiering för projektverksamheten, vilket är resurs och kompetenskrävande. Detta har medfört att kommunerna/landstinget endast medfinansierat sig egen verksamhet med 50 alternativt af# det inte funnits någon medfinansiering överhuvudtaget från kommunerna alternativt landstingets sida. Exempel på projekt med 100 finansiering eller lägre från annåt håll: `A. Trygghetslårm 100% finånsierat från annat håll (Regeringsprojekt, SKL Kommentus 2.6 miljoner kronor) B. Videokonferensplattformen 50% finansiering från annat håll (EUmedel 7.6 miljoner kronor).här har vi infört en gemensam plattform för video fsr länetssamtliga kommuner och landsting. Detta är unikt -för Sverige och en stor tillgång för bl.a. modermålsundervisning, e- hälsa och miljötänk i länet. C. Utbyggnad bredband Pajala och Jokkmokk 2011, 100% finansiering från annat håll (Regeringsmedel/EU 22 miljoner kronor) 4. Gemensam Förvaltningsmodell /projektmall För att få en lyckosam och bra verksamhet så finns det ett behov av att arbeta med samma metodik och processer. I princip har idag såmtliga kommuner/landstinget valt sin "modell" för hur man arbetar med bl.a. projekt. Detta skapar problem då man skall implementera arbetet i dem praktiska vardagen. Därför startades ett metodikarbete upp mellan IT avdelningarna inom kommunerna/landstinget och IT Norrbotten för att finna en gemensam förvaltningsmodell inom ramen för videokonferensplattformen. Syftet är att få fram en läns/regionmodell även för kommande och nya gemensamma förvaltningsverksamheter. 5. Exempel på IT projekt som IT Norrbotten nu koordinerar IPv6 (Krav från Regeringens digitala agenda) Internetprotokollet, ofta förkortat IP, är det kommunikationsprotokoll som används för 6verföring av information över Internet. Internetprotokollet version 4, IPv4, är den första versionen av IP och är idag den version som Internet i huvudsak baseras på. IPv4 adresserna kommer att ta slut under närmsta året, i delar av världen har detta redan inträffat. När detta sker kommer behovet av alt implementera nästa version av Internetprotokollet, IPv6, att öka, för att under en period kunna samexistera tillsammans med IPv4. Det är alltså inte fråga om att på kort sikt övergå helt till IPv6, även om det på längre sikt är

39 fallet. Användningen och spridningen av IPv6 kommer dock att innebära att de e-tjänster som finns och tas fram måste vara nåbara också med IPv6, Utifrån den fiörstudie om gjordes i övertorneå om vad det innebär och krävs -fi3r att införa IPv6 i en kommun beslöts på IT-chefsmötet i marn i år att alla kommuner skall samverka kring införandet av IPv6 med mål att alla kommuner och landstinget skall vara nåbart utifrån med IPv6 hösten Under ledning av ITN har införandet av IPv6 påbörjats under 2012 med bl.a, utbildningar och gemensam analys av de utrustningar som berörs. DNSSEC {Ansökan gjord till MSB för att finansiera arbetet för samtliga kommuner och landstinget) (Krav från regeringens digitala agenda) DNS, Internats "adressbok", är avgörande för att e-post ska nå rätt mottagare och för att en användare ska komma till rätt webbplats. Samhällets beroende av DNS kommer dessutom att öka när tjänster som ip-tv och ip-telefoni får fler användare och inte minst när medborgarna får tillgång till e-tjänster. Men systemet ärsårbart -ett infekterat DNS kan leda till att en angripare i det fördolda kan dirigera om e-post, stjäla information via falska webbplatser eller störa ekonomiska transaktioner och kommunikation. Ett led natt stärka samhällets förmåga'är att införa DNSSEC. Det är viktigt att kommunens DNS bygger på denna standard, vilket gör att den tillhandahåller en säker och robust tjänst med god nåbarhet vare sig man driver den själv eller har lagt ut driften på någon extern partner. Tillsammans med länsstyrelsen, samtliga kommuner och NII harltn lämna in en projektansökan med syfte att införa DNSSEC och säkerställa att det finns verifierad kompetens för drift och förvaltning av DNSSEC över tid. Vid positivt beslut projektstart Upphandling av digitala trygghetslarm Tillsammans mad Socialtjänsten och IT-avdelningarna inom Norrbottens kommuner tog vi initiativ till att titta på situationen för Trygghetslarm utifrån det teknikskifte som pågår inom telefoni. Vi tog fram en rutin för hur Telia ska hantera informationsbehovet avseende trygghetslarm till kommuner vid nedmontering av analog teknik. Genom de initiativ vi tog blev vi också en del av Hjälpmedelsinstitutets Regeringsprojektet kring Digitala Trygghetslarm. Inom ramen för detta projekthar vi tagit fram en förstudie över situationen för Trygghetslarm i Norrbotten, vi har testat Digital Trygghetslarm och Larmcentraler och vi genomför idag en nationell upphandling av Digitala Trygghetslarm och larmcentral tillsammans med SKL Kommentus inköpscentral. Upphandlingen omfattar 253 kommuner i Sverige, inklusive 14 kommuner i Norrbotten. Genom Hjälpmedelsinstitutet sprids nu information om arbetet vidare i hela Europå. Från'ett initiativ"i Norrbotten avseende några tusen larm, spreds behovet till larm i Sverige och nu 2.6 miljoner digitala larm i Europa.

40 IT ministern Hått talar isin digitåla agenda om vikten av att vi genom digitala tjänster kan skapa en ny marknad och att vi i Sverige måste ligga i framkant. Varsågod IT'ministetri här kommer den första rikstäckande tjänsten och troligtvis en tjänst med Europa spridning eller varför inte över hela världen: Det startade med en nedplockad telefontråd/kopparledning. inorrbotten. 6. Exempel på kommunikationsprojekt som IT Norrbotten koordinerar Trafikavtal Telefoni (Sparar ca 50 % /år för ägarnas verksamhet) En viktig del för en kommuns verksamhet är att ha en välfungerande telefoni till rätt pris. ITN har tillsammans med IT Västerbotten under en lång rad av år arbetat med attupphandla trafikavtal för fast och mobil telefoni. Genom att ageratilisamman och utnyttja vår totala volym har vi vid varje upphandling lyckats sänka kostnaderna för kommunerna. ITN har här samordnat det behov av tjänster mm som'finns i Norrbotten. Internef (sparar mellan 50 och 70% för ägarnas verksamhet) På sammå sätt som för telefoni har ITN tillsammans med. IT Västerbotten upphahdlat Internet. Även här har vi genom att agera tillsammans kunnat ställa krav på en tjänst med hög tillgänglighet, redundanta lösningar, och samtidigtfå'en mycketprisvärd tjänst. Utredning Kommunikationsoperatörsrollen för Narrbottens kommuner IT Norrbotten har tidigåre upphandlat och skrivit ramavtal för Norrbottens kommuner. En KO administrerar, marknadsför och levererar tjänster till individer och företag i stadsnäten. (Ej Luleå och Piteå). IT Norrbotten harnu startat upp ett utredningsarbete inom detta område. i Utredningsgruppen ingår IT Norrbotten som projektiedare,(förvaltare och utvecklare av regionnätet) samt representanter från stadsnäten i Luleå, Piteå, Kalix, Kiruna, Pajala, Arvidsjaur och Älvsbyn. 7. Regional digitalagenda IT Norrbotten fick den 16 nov 2012 Länsstyrelsens och Partnerskapets uppdrag att såsom projektledare samordna framtagandet av Norrbottens regionala digitala agenda. 8. Förvaltning'och utveckling av det regionala fiberbaserade höghastighetsnätet-ett rundare Norrbotten. På uppdrag av Norrbottens 14 kommuner förvaltar och utvecklar IT Norrbotten det regionala fiberbaserade höghastighets nätet genom ett 20 årigt åvtal Nätet binder ihop kommunnäten/stadsnäten i ett stort gemensamt bredbandsnät för hela Norrbotten. Genom IT Norrbottens samarbetspartners så binds nätet samman för hela Sverige, övriga

41 nordiska länder samt är sedan sammanbundet med andra nät i Europa och världen. Nätet är för närvarande Europas största öppna fiberbaserade höghastighetnät. Till nytta för företag och individer. Genom nätet transporterar vi både operatörer såsom Tele2, Tetenor m.fl. samt tjänsteleverantörer såsom Bahnhof, Alltele, m.fl som i sin tur levererår!tjänster såsom internet, telefoni och TV tjänster till individer och företag. På detta sätt får vi en konkurrens av tjänster i hela Norrbotten, vilket skåpar en valfrihet för Norrbottens invånare. Genom athvi från IT Norrbottens sida tillsammans med städsnäten levererar tex fiber och kapacitetstjänster till det gemehsamågda bolaget Net4Mobility (Telenor/Tele2), så kan de bygga upp sitt GSM(mobiitelefoni)/4G hät(mobilt bredband)' i Norrbotten. Detta medför att vi ökar valfriheten för individen samt att en konkurrens skapas i förhållande till Tetia Sonera. Dessutom används vårt gemensämma nät till att erbjuda kommuhikationslösningartill företåg som Facebook, LKAB, Rymdbolaget, biltestverksamhefim.m. Facebook transporterar vi genom vårt samarbetsorgan "Easy Fiber" från USA till Luleå ToR. Biltestverksamhetsföretags kunder tex BMW och Mercedes transporterar vi genom vårt samarbetsorgan "One Stream" från Tyskland till Arjeplog och Arvidsjaur. Till nytta för landstinget Genom vårt gemensamma nät som IT Norrbotten driver så har vi byggt upp landstingsnätet. Detta innebär att samtliga sjukvårdstjänster transporteras iregionnätet/stadsnäten, där vi bundit samman samtliga sjukhus, vårdcentraler och tandvårdskliniker ihela länet. Till denna struktur ingår vår gemmensamma videokonferensplattform som skapat nya e- relateradesjukvårdstjänster ilänet. Till nytta för kommunerna-polarix Region Inom ramen för utökad samverkan mellan tex kommunerna, kommunerna och landstinget har vi bygget ett nät i nätet med namnet PolariX Region. Genom Polarix region så tar alltid kommunikationen mellan samarbetsparterna den snabbaste vägen i Norrbotten. Parterna och nyttjarna av nätet är samtliga 14 kommuner, landstinget, Kommunförbundet och IT Norrbotten. Nätet används för både regional kommunikation för tex videoplattformen, samverkan mellan visså kommuner för verksamhetssystem, ägarnas egen internetkapacitet m.m.. Nätet kan nyttjas för gemensamma databaser, lagringskapacitet, samverkande skolverksamhet. Detta innebär att Norrbotten redan har ett

42 (6 gemensamt kommunikationsnät för samverkan mellan IT Norrbottens ägare samt. Kommunförbundet och IT Norrbotten. Det regionala nätet tillsammans med stadsnäten skapar även möjligheter för att bygga bort sk "vita fläckar" i Norrbotten. IT Norrbotten ar ej, emot ägartillskott IT Norrbotten är ekonomiskt självständigt i förhållande till ägarna. IT Norrbotten erhåller sina huvudsakliga intäkter#rån försäljning av tjänster som levereras i det regionala nätet. Huvuddelen av intäkterna. kommer från kommunikationstjänster som i första hand säljs till operatörer och tjänsteleverantörer och i andra hand Landstinget och i tredje hand till privata företag bch i fjärde hand till kommunerna. Gruppen Operatörer, tjänsteleverantörer och privata #öretag står för 70 procent av intäkterna, Landstinget 20 procent och gruppen kommuner står för 10 procent.. IT Norrbotten till nytta för stadsnäten. Genom vår försäljningsverksamhet, så bidrar vi även till att stadsnäten erhåller intäkter; dåvi ser. hela nätet som entillgång. På detta. sätt skapas nya gemensamma intäktskällor för kommunerna.

43 Datum Diarienummer Kommunledningsförvaltningen Kommunstyrelsen Upphandling av Lokaltrafik, Ringlinjen Bakgrund: Haparanda har för närvarande avtal för trafikeringen av Ringlinjen inom staden. Avtalet löper med utnyttjade förlängningar från till Trafiken omfattar vagnskilometer per år och kostar kr/år före biljettintäkter vilka tillfaller Haparanda stad. Biljettintäkterna har hittills varit mellan sek. I denna summa ingår inte skolelever och färdtjänstresor. Biljettpriserna är per : Lokaltrafiken skall lösa behovet av skolskjutsar inom staden (Centrum/Marielund), färdtjänst, arbetspendling till Industriområdena samt övrigt behov för resenärer inom staden. När persontåg börjar trafikera Haparanda på nytt så kommer lokaltrafiken även att behöva knyta ihop järnvägsstationen och busstationen. Skolans behov väger mycket tungt och turerna anpassas därför till skolstart och skolslut vid de olika skolorna. Vid skolturer är det också önskvärt att turerna är så raka/snabba som möjligt för att inte förlänga skoldagen för eleverna i onödan. Marielund, Haparanda och Torneå Suensaari täcks nu av tre linjer. När det gemensamma resecentrumet blir klart På Gränsen kommer alla svenska och finska bussar att mötas där och Ringlinjens röda linje som idag täcker Suensaari kan utgå, resenären får istället byta till finsk buss för att göra städernas lokaltrafik så kostnadseffektiv som möjligt. Trafiken sker med 1 buss/1 personal och bussen skall ha en minimikapacitet om 15 sittande och 2 rullstolsplatser. Trafiken utförs helgfria dagar 06:00 till 18:00. Resandet med ringlinjen av skolelever och övriga resenärer har ökat sedan linjerna och tidtabellerna gjordes om under 2012 och kommunen arbetar vidare för att fler skall använda kollektivtrafiken före sin egen bil inom staden. Postadress Besöksadress Telefon/Fax E-post/Hemsida Haparanda stad Torget kommun@haparanda.se Haparanda Haparanda

44 Datum Diarienummer Kommunledningsförvaltningen Kommande upphandling För närvarande arbetar undertecknad tillsammans med Länstrafiken med att ta fram förfrågningsunderlag för kommande upphandling Inför kommande upphandling har det framkommit en rad önskemål och synpunkter: A, Vissa skolor/allmänhet önskar att även Riekkola skall angöras vilket i så fall blir en säckstation där turen måste vända vilket förlänger den tid som bussen är upptagen med att trafikera aktuell linje B, Resenärer önskar att bussar skulle gå i båda riktningar inom staden för att ge kortare restider vilket kräver två bussar/två chaufförer och medför fördyring C, Trafiken bör i fortsättningen gå alla vardagar 06:00 18:00 året om liksom idag, minimikapaciteten på bussen bör ökas till 19 sittande och 2 rullstolplatser Statistik för åren Postadress Besöksadress Telefon/Fax E-post/Hemsida Haparanda stad Torget kommun@haparanda.se Haparanda Haparanda