Uppföljning av tidigare års granskningar

Transkript

1 Revisionsrapport Lisbet Ostberg Revisionskonsult Uppföljning av tidigare års granskningar

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning Inledning Bakgrund och revisionskriterier Metod och avgränsning Resultat Anpassning gymnasieskolan Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Upphandlings- och inköpsrutiner PwC

3 1. Sammanfattning och revisionell bedömning Målet med revisorernas arbete är inte bara att det efter årets slut ska leda till en revisionsberättelse. Revisorernas arbete ska också leda till en bättre trygghet, säkerhet och effektivitet. Därför är det nödvändigt att de förslag som lämnats tidigare år löpande följs upp så att revisorerna kan bedöma om tillräckliga åtgärder vidtagits från kommunens sida. s förtroendevalda revisorer har därför gett PwC i uppdrag att göra en uppföljande studie av granskningen av projekten, Anpassning gymnasieskolan, Kommunstyrelsens uppsiktsplikt samt Upphandlings- och inköpsrutiner, som genomfördes inom ramen för 2012 års revisionsplan. Vår bedömning är att nämnderna i huvudsak när det gäller Anpassning till gymnasieskolan och till viss del vid Upphandlings- och inköpsrutiner har genomfört eller håller på att genomföra de åtgärder som revisorerna föreslagit i sina tidigare granskningar. Vi saknar svar från kommunstyrelsen gällande Kommunstyrelsens uppsiktsplikt och kan därför inte göra någon bedömning. Anpassning gymnasieskolan Flertalet kommentarer pekar på att kommunen i dagsläget fortsätter jobbar för att genomföra de åtgärder som revisorerna föreslagit i sin granskning. När det gäller att tillgodose elevernas efterfrågan genom den samverkan som finns i länet så har kommunen anpassat programstrukturen utifrån arbetsmarknadens behov, elevantal och elevernas önskemål och deltar i samverkansavtal för gymnasieutbildningar som finns i Västernorrlands län. Möjligheten att uppfylla kravet på att rekrytera lämpliga och formellt behöriga lärare vid pensionsavgångar har gymnasieverksamheten för närvarande inga problem med. I dagsläget är det däremot svårt att rekrytera vikarie för studie- och yrkesvägledare vid tjänstledighet. På påståendet att det finns brister i marknadsföringen för vissa egna utbildningar är svaret att det här bör finnas ytterligare utvecklingspotential. I länet har en gemensam utbildningsportal (hemsida) skapats för att underlätta det ansvar som finns att informera medborgarna om vilka utbildningsalternativ som finns inom andra kommuner i avtalsområdet. För att lösa processen och tidsplanen kring resultatrapportering från verksamhetstill den politiska nivån har tydliggjorts genom årshjul och en tjänst kvalitets- och utvecklingschef har tillskapats i syfte att utveckla detta område. Tjänsten finns i Gemensam service i kommunens nya organisation. Kommunstyrelsen uppsiktsplikt Vi saknar svar från kommunstyrelsen. PwC 1

4 Upphandlings och inköpsrutiner Nuläget är sämre nu än 2013 när det gäller att driva E-handel på grund av resursbrist. Inga fler leverantörer är anslutna och nyttjandet är lägre. Förslaget att möjliggöra för den centrala upphandlingsfunktionen att kunna arbeta mera med strategiska upphandlingsfrågor besvaras med att det är teoretiskt möjligt men att det är svårt att hinna med det strategiska arbetet med de personalresurser som finns idag. För att säkerställa att alla direkupphandlingar meddelas upphandlingsenheten har nya anvisningar för direktupphandlingar upprättats och även en ny delegationsordning. Barn- och skolnämnden finns inte fr o m som följd av kommunen omorganisation. Svar har endast erhållit från kommunstyrelsen genom upphandlingsenheten. PwC 2

5 2. Inledning 2.1. Bakgrund och revisionskriterier De granskningar som revisionen genomför innehåller ofta förslag till åtgärder som bör genomföras. Dessa åtgärder varierar i omfattning och därmed också i tid för genomförande. En viktig del i revisionens arbete är därför att följa upp tidigare granskningar för att se om åtgärder vidtagits med anledning av dessa. s revisorer har uppdragit till PwC att följa upp tre granskningar som genomfördes under 2012/2013. Följande revisionsfråga är aktuell: Vilka åtgärder har genomförts med anledning av de förslag och synpunkter som lämnats i 2012/2013 års granskningar? Granskade nämnder är kommunstyrelsen och barn- och skolnämnden Metod och avgränsning Avgränsning har skett till att omfatta följande granskningar: Anpassning gymnasieskolan Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Upphandling- och inköpsrutiner Genomgång har skett av revisorernas synpunkter och förslag till åtgärder som angetts i lämnade revisionsrapporter och följebrevbrev. Därefter har granskning skett av svaret som revisorerna fått från granskade nämnder. Lägesbeskrivningar har inhämtats från förvaltningen i form av skriftliga svar. En bedömning har gjorts av om åtgärder vidtagits i tillräcklig omfattning. PwC 3

6 3. Resultat 3.1. Anpassning gymnasieskolan Revisionsrapport och följebrev daterade december Rapporten överlämnad till barn- och skolnämnden med begäran om synpunkter senast 15 mars 2013 avseende vilka åtgärder nämnden kommer att vidta med anledning av granskningsresultatet. Nämnd Behandlingsdatum Barn- och skolnämnden , 16 Av revisorerna år 2012 lämnade Barn- och skolnämnden beslutade 22 november att minska antalet program och därmed bedömer vi att gymnasieskolan är på god väg att anpassa verksamheten till både demografiska och ekonomiska förutsättningar. Eftersom nämnden numera försöker styra elevernas val utifrån arbetsmarknadens behov och möjligheter till arbete bedömer vi att nämnden även bedriver ett aktivt arbete för att anpassa till arbetsmarknadens behov. Elevernas efterfrågan kan tillgodoses genom den samverkan som finns i länet. Nämndens beslut/svar Förvaltningen har ingen annan bedömning än revisorernas. Kommunen ser över programstrukturen för gymnasieverksamheten inför starten av varje läsår. Detta i syfte att anpassa programstrukturen utifrån arbetsmarknadens behov, elevantal och elevernas önskemål. Kommunen har även valt att fortsatt delta i det samverkansavtal för gymnasieutbildningar som finns i Västernorlands län. PwC 4

7 Av revisorerna år 2012 lämnade Nämndens beslut/svar Pensionsavgångar kommer att bli större än vad det minskade elevantalet genererar. I kombination med ökade krav på behörighet kommer detta att ställa stora krav på gymnasieskolan att hitta lämpliga lärare. Förvaltningen konstaterar i likhet med revisorerna att stora pensionsavgångar i kombination med ökade krav på behörigheter, kommer att ställa stora krav vid kommande rekryteringar. Dock menar förvaltningen att det är statens och lärarutbildningarnas ansvar att utbilda lärare i den takt och med de inriktningar som krävs för att tillgodose det nationella behovet. Därefter är det kommunernas ansvar att vara en attraktiv arbetsgivare och via rekryteringsinsatser hitta lämpliga lärare. Gymnasieverksamheten har f.n. inga problem att rekrytera lämpliga och formellt behöriga lärare. Däremot kan andra yrkesgrupper vara mer svårrekryterade. Ett akut bekymmer just nu är att rekrytera vikarie för en studie- och yrkesvägledare som avser vara tjänstledig. Vi bedömer att det finns brister i marknadsföringen då nämnden inte har lyckats marknadsföra vissa utbildningar. Samtidigt instämmer vi i synpunkterna att det måste finnas en viss långsiktighet i besluten gällande programutbudet och att det kan ta något år innan en ny utbildning har etablerats. Förvaltningen konstaterar att det förvisso varit så att en studie- och yrkesvägledare varit sjukskriven och att det inneburit att vissa insatser, ex marknadsföringen, inte kunde upprätthållas på samma nivå under den perioden. Å andra sidan menar förvaltningen att det samverkansavtal som tecknats med hög ambition att samordna marknadsföringsinsatserna med bl.a. en gemensam katalog alternativt web-plats, i högre grad än sjukskrivningen bidragit till den försiktigare marknadsföringen. Länets samverkansparter har som ambition att erbjuda samtliga program och inriktningar. Dock har inte tagits ställning till hur marknadsföring och finansiering ska ske då ett nytt program eller Arbetet med att marknadsföra de egna utbildningarna är en ständigt pågående process. Här bör det dock finnas ytterligare utvecklingspotential. Avseende anläggningsmaskinförare är läget nu bättre, då det finns elever från andra kommuner i det programmet. Inom samverkansområdet är det nu tydliggjort att parterna ha ett ansvar att informera sina medborgare om vilka utbildningsalternativ som finns i andra kommuner inom avtalsområdet. I länet har även en gemensam utbildningsportal (hemsida) skapats för att underlätta detta. PwC 5

8 ny inriktning startas. Det blir tydligt när inriktningen anläggningsförare startade i Sollefteå och det inte sökte några elever från länets övriga kommuner. Detta är särskilt besvärande då anläggningsförare är en av de absolut dyraste utbildningarna. Förvaltningen menar att ansvaret för marknadsföringen i länet är oklar, liksom hur finansieringen av tomma platser ska ske när en ny inriktning startar upp. Ansvaret att klargöra detta ligger i hög utsträckning på länssamarbetet och är inte enbart en fråga för gymnasieskolans företrädare. När det gäller den programorganisation som ska gälla från hösten 2014, är det barn- och skolnämndens mening att den ska fastställas vid junisammanträdet. Om så sker kan studie- och yrkesvägledarna förbereda och genomföra informations- och vägledningsinsatser såväl individuellt som klassvis på ett sådant sätt att ex avhopp och omval minimeras. Även informationsoch marknadsföringsinsatser i andra kommuner och skolor underlättas. PwC 6

9 Av revisorerna år 2012 lämnade Nämndernas Nämndens beslut/svar beslut/svar Nämndens beslut/svar Aktuellt läg N I måldokumentet med handlingsplaner för år 2013 är ett av fokusområdena utbildning och kompetensutveckling. Vi bedömer att det tydligt framgår att detta är prioriterade frågor i kommunen. Ambitionerna når dock inte ända ner till gymnasieskolan i samtliga fall, exempelvis råder delade meningar vad gäller ansvaret för marknadsföring av gymnasieskolan. Nämnden tar del av undersökningar gällande kostnader och elevresultat och har flera mål inom området. Vi menar att det råder en stor medvetenhet om inom vilka områden kommunen har mindre bra värden. Handlingsplaner finns inom vissa områden men inte samtliga. Se nämndens svar ovan som även är svar på detta. Förvaltningen har ingen annan bedömning än revisorerna Se ovan. Processen och tidsplanen kring resultatrapportering från verksamhets- till den politiska nivån har tydliggjorts genom årshjul. Vidare har en tjänst - kvalitets- och utvecklingschef tillskapats i syfte att utveckla hela detta område. Denna tjänst är gemensam för förskola, grund- och grundsärskola, gymnasie- och gymnasiesärskola och finns organisatoriskt i huvudenheten Gemensam service i Sollefteås nya organisation. PwC 7

10 3.2. Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Revisionsrapport och följebrev daterade oktober respektive november Rapporten överlämnad till kommunstyrelsen med begäran om synpunkter senast 15 februari 2013 avseende vilka åtgärder styrelsen kommer att vidta med anledning av granskningsresultatet. Nämnd Behandlingsdatum Kommunstyrelsen , 25 Av revisorerna år 2012 lämnade Uppföljning av ägardirektiv för Solatum Hus&Hem bör formaliseras. Nämndernas beslut/svar Detta har diskuterats på presidieträff med bolaget och löses genom att på presidieträffar ha en stående punkt som heter uppföljning av ägardirektiv och består av redovisning av främst vakansgrad, bedömning av hur avkastningskravet och soliditetsmålet kan nås. Av revisorerna år 2012 lämnade Ägardirektiv för övriga bolag, åtminstone Sollefteåforsen AB bör fastställas. Nämndernas beslut/svar Av de övriga helägda bolagen är Sollefteå Förvaltaren AB och Sollefteå Näringslivs AB vilande medan viss verksamhet bedrivs i Energidalen i Sollefteå AB, som är ett dotterbolag till Sollefteå Näringslivs AB. För de helägda PwC 8

11 bolagen har kommunen eget bestämmande över ägardirektiven. Kommunstyrelsen kan ge Sollefteå Näringslivs AB i uppdrag att utarbeta förslag till ägardirektiv, för att sedan föreläggas på stämman för Energidalen. Sedan samarbetet med Sundsvalls kommun genom Energifokus AB avbrutits har verksamhet övergått till Energidalen är det befogat med ägardirektiv. Det kan också finnas anledning att se över om Energidalen ska fortsätta att vara ett dotterbolag till ett vilande bolag. Övriga bolag Sollefteåforsens AB och Höga Kusten Airport AB är hälftenägda. Där ska båda ägarna vara överens om ägardirektiven till bolaget. Detta kan ske genom samarbetsavtal och detta avtal görs bindande för bolagets styrelse genom att formaliseras som ägardirektiv till stämman. Föremålen för bolagens verksamhet finns i förbundsordningar. För de båda bolagen finns också samarbetsavtal eller konsortialavtal. Dessa avtal är av äldre datum och förutsätts ha fungerat som ägardirektiv för de båda bolagen. Kommunstyrelsen kan uppdra till kommunens representanter i bolagen att ta upp diskussion med övriga ägare om samarbetsavtalen och ägardirektiv till Sollefteåforsen AB och Höga Kusten Airport AB. PwC 9

12 Av revisorerna år 2012 lämnade Någon rapportering direkt knuten till kommunstyrelsens uppsiktplikt sker inte till fullmäktige. En sådan rapportering skulle kunna formaliseras till en särskild punkt på fullmäktiges dagordning: Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Nämndernas beslut/svar Hittills har denna rapportering skett genom fördjupad uppföljning, delårsbokslut och årsredovisning då en samlad information presenterats. Revisorernas förslag om en särskild punkt på dagordningen om kommunstyrelsens uppsikt ger kommunfullmäktige en tidigare och fortlöpande information. Revisorernas förslag antas men en plan för kommunstyrelsens uppsikt bör också fastställas. Ett förslag till en sådan plan upprättas av kommunstyrelseförvaltningen. Av revisorerna år 2012 lämnade Trots tydliga beslut från kommunstyrelsen att nämnder med underskott uppmanas att sänka kostnaderna ha detta inte fått effekt. Kommunstyrelsen bör tillsammans med fullmäktiges presidium fundera på hur uppdragen till nämnderna ska se ut för att de ska få genomslag, annars är risken att direktiven inte tas på allvar. Nämndernas beslut/svar Se nedanstående svar. PwC 10

13 Av revisorerna år 2012 lämnade Kommunstyrelsen bör hitta former för att följa upp verksamheten i syfte att bemöta den kritik som framkommer gällande att kommunstyrelsen har fokus på ekonomi och att verksamheten kommer i skymundan. Nämndernas beslut/svar Nämndernas månadsredovisningar till kommunstyrelsen har haft de fyra perspektiven medborgare/brukare, utveckling/förnyelse, medarbetare och ekonomi. Därigenom har uppföljningen berört både verksamhet och ekonomi. Samtidigt har styrdokumentet klargjort att vid konflikt mellan ekonomi och målen går ekonomin före. När ekonomin är anstängd kan det då medföra att större fokus läggs på den på bekostnad av verksamheten. Genom att upprätta en plan för kommunstyrelsens uppsikt där kommunens resultat i KKiK (Kommunens Kvalitet i Korthet), öppna jämförelser och nämndernas eget kvalitetsarbete redovisas, kan en bättre balans mellan ekonomi och verksamhet uppnås. Om dessa redovisningar också presenteras i kommunfullmäktige kan uppdrag och direktiv till nämnderna kompletteras eller förtydligas. Detta kan ske i samråd med kommunfullmäktiges presidium. PwC 11

14 3.3. Upphandlings- och inköpsrutiner Revisionsrapport och följebrev daterade juni respektive augusti Rapporten överlämnad till kommunstyrelsen och barn- och skolnämnden med begäran om synpunkter senast 10 november 2013 avseende vilka åtgärder som kommer att vidtas med anledning av granskningsresultatet. Nämnd Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen Barn- och skolnämnden Behandlingsdatum , 193 återremitteras , , 44 Av revisorerna år 2013 lämnade Slutför utredningen kring införande av E-handel och överväg snarast därefter om E-handel ska införas. Möjliggör för den centrala upphandlingsfunktionen att kunna arbeta mera med strategiska upphandlingsfrågor. Nämndens beslut/svar Kommunstyrelsen protokoll : E-handel är infört. Det som kvarstår är att utöka omfattningen av anslutna leverantörer samt öka nyttjandet vid beställning. Kommunstyrelsen protokoll : Kommunstyrelseförvaltningen instämmer i den beskrivning som PwC lämnar i revisonsrapporten, både avseende att handläggning av upphandlingsärende sker i enlighet med lagstiftning och kommunens inköpspolicy samt att utveckling kan ske inom vissa områden. Snarare sämre läge nu än 2013, eftersom ingen resurs finns för att driva E-handel. Inga fler leverantörer är anslutna och nyttjandet är lägre. Teoretisk möjlighet finns till viss del om vi pratar rena upphandlingsfrågor. Dock är det svårt att hinna med det strategiska arbetet då endast 1,5 tjänst funnits tillgänglig för upphandling i ca 3 års tid. PwC 12

15 Av revisorerna år 2013 lämnade Vi rekommenderar att barn- och skolnämnden även följer upp trohet mot ramavtal för varu- och tjänstegrupper med större omfattning (än mobiltelefoner). Den övergripande uppföljningen av köptrohet får med fördel även brytas ner på nämndnivå så att erforderliga insatser kan riktas mera specifikt. Åtgärder bör vidtas för att säkerställa att alla direktupphandlingar meddelas upphandlingsenheten. Nämndens beslut/svar Barn- och skolnämnden: Förvaltningen har ingen annan uppfattning än att det är rimligt att följa upp trohet mot varu- och tjänstegrupper med större omfattning (än mobiltelefoner). Punkten diskuteras inför att barn- och skolnämnden antar Internkontrollplanen för Barn- och skolnämnden: Punkten förefaller i första hand avse kommungemensamma rutiner som fastställs av kommunstyrelseförvaltningen. Dock medverkar gärna barn- och skolförvaltningen i framtagande av sådana rutiner. Barn- och skolnämnd finns inte i den nya organisationen. Upphandlingsenhets uppfattning är att uppföljning av ramavtalstrohet i sin helhet ska hanteras centralt. Se ovanstående svar! Nya anvisningar för direktupphandlingar finns på plats och ny delegeringsordning innebär förhoppningsvis att vi får bättre ordning på detta. PwC 13

16 Av revisorerna år 2013 lämnade Nämndens beslut/svar Under rubriken 3.4.3, Revisionell bedömning har följande kommenterats: I sammanhanget är det även viktigt att de som gör upphandlingar från början gör det på ett riktigt sätt. Detta menar vi kan säkerställas eftersom alla öppna och förenklade upphandlingar och större direktupphandlingar kvalitetssäkras genom den centrala upphandlingsfunktionen. Barn- och skolförvaltningen måste ta ett större eget ansvar när det gäller övriga direktupphandlingar. Vi rekommenderar att sådana bör ske inom ramen för internkontrollplanen. Barn- och skolnämnden: Rutinen för övriga direktupphandlingar kvalitetssäkras och antas att gälla från Rutinen följs upp i Internkontrollplanen för Kommentarer har även lämnats på nedanstående: På flera ställen i rapporten framhålls vikten av att konteringar görs enligt instruktioner och att åtgärder vidtas för att minimera felkonteringar som bland annat försvårar och ibland även omöjliggör uppföljning. Barn- och skolnämnden: Inom förvaltningen pågår ett arbete som syftar till att kvalitetssäkra såväl rutiner för behörig beställare som konteringsrutiner m.m. Även dessa delar ska gälla från PwC 14

17 13 april 2015 Lisbet Östberg Projektledare Anita Agefjell Uppdragsledare PwC 15