Praxis vid kommunal upphandling av arkitekt- och teknikkonsulttjänster

Transkript

1 Praxis vid kommunal upphandling av arkitekt- och teknikkonsulttjänster Josefin Sporrong, Chalmers Kortrapport om forskning 2012: nr 1

2 CMB stödjer managementforskning Inom CMB Centrum för Management i Byggsektorn arbetar akademi och företag tillsammans för att utveckla kunskap och kompetens i managementfrågor. Det gör vi genom att stödja forskning och bidra aktivt i utvecklingen av managementrelaterad utbildning på Chalmers. Med hjälp av starka nätverk och aktiviteter som konferenser, lunchföreläsningar och frukostmöten säkrar vi kunskapsöverföringen mellan akademi och samhällsbyggnadssektorns aktörer. Genom huvudmannaskap och engagemang i CMB är både akademi och företag med och påverkar dagens och framtidens ledarskap i samhällsbyggnadssektorn. CMB kortrapport om forskning Den CMB-stödda managementforskningen har ett brett anslag inom samhällsbyggandet. Forskningen behandlar frågor om samverkan i byggprocessen, kunskapsutveckling, ledarskap och projekt- och produktionsledning, stadsutvecklingsfrågor, riskhantering, produktivitet och effektivitet. I en serie sammanfattningar presenterar vi de forskningsstudier som CMB finansierar. Kortrapporten syftar till att sprida forskningsresultat i en lättillgänglig form och fungerar också som introduktion till ämnesområdet. För den som vill fördjupa sig finns en kortfattad presentation av författaren tillsammans med hänvisning till den aktuella avhandlingen eller till de artiklar som har publicerats. Forskningsutskottet behandlar ansökningar om stöd till managementrelaterade forskningsprojekt fyra gånger per år. Mer information om ansöknings-processen och våra prioriterade områden finns på hemsidan, Centrum för Management i Byggsektorn Chalmers tekniska högskola SE Göteborg info@cmb-chalmers.se

3 Bakgrund För att upprätthålla hög kvalitet i våra offentliga miljöer är det viktigt att rätt konsulter anlitas för uppdrag inom utveckling och förvaltning. Upphandlingskriterierna ska också vara uppställda på ett sådant sätt att konsulterna har förutsättningar att utföra ett bra jobb. Den offentliga sektorn är den största beställaren av arkitektoch teknikkonsulttjänster och har därmed en avgörande roll för företagens incitament att satsa på kompetensutveckling. Bland konsulterna finns idag ett stort missnöje över hur den offentliga konsultupphandlingen sköts. Kritiken riktas främst mot den kommunala upphandlingen, där den allmänna uppfattningen är att allt för stor vikt läggs vid priset. Prispressen leder till att det är svårt för företagen att använda sina mest kvalificerade medarbetare en utveckling som riskerar att stänga ute bra konsulter från offentliga projekt. Undersökningen syftar till att objektivt undersöka upphandlingspraxis i svenska kommuner. Det innefattar synen på prisets genomslag, svårigheter att värdera kompetens och upphandla rätt konsulter under lagen om offentlig upphandling (LOU), kompetensbehov och andra problem. Tidigare forskning Upphandling av professionella tjänster är svårt, det är till att börja med ofta svårt att värdera kvalitet utan att inneha fackkompetens. Tjänsten är unik och samproduceras, vilket gör att det är svårt att i förväg specificera vad som ska upphandlas. Dessutom är projektets kvalitet beroende av samarbetet med kunden. I privat sektor är det vanligt att tidigare erfarenheter, rekommendationer från andra och personliga relationer får stor betydelse i valet av till exempel arkitekter, reklambyråer, organisationskonsulter eller advokater. Metod Undersökningen är baserad på en enkät som har gått ut till omkring hälften av landets kommuner. Respondenterna representerar en blandning av funktioner som är med i upphandling av arkitektoch teknikkonsulttjänster inom de undersökta kommunerna. Till exempel upphandlare, upphandlingschefer, projektledare inom tekniska avdelningar, tekniska chefer och fastighetschefer. Av de totalt 130 distribuerade enkäterna besvarades 93, vilket motsvarar en svarsfrekvens på 72 procent.

4 Resultat Vilka kriterier används? Kriterier som relaterar till personalen är vanligast, särskilt erfarenhet. Föreslagna arkitektoniska och tekniska lösningar liksom genomförandeplan förekommer mer sällan och LCC, Life Cycle Cost, hamnar i botten. 23 procent av respondenterna använder lägsta pris som tilldelningskriterium för enkla projekt, 10 procent av respondenterna även för komplexa projekt. Kvalitetskriterierna anges då bara som skallkrav. Formellt är prisets vikt inte hög det är vanligt med vikter under 50 procent, även för enkla projekt. De flesta håller dock helt eller delvis med om att man har för stort fokus på pris, och en tredjedel menar att detta (åtminstone delvis) beror på att man vill undvika överprövning. Project-specific selection criterion Simple projects Type of tender Complex projects Statement Average degree of consent I partially agree (3), I almost fully agree (4) or I fully agree (5) (percentage of all respondents) Individual experience of key project personnel Education of key project personnel Personality related criteria of key project personnel Consultant competence is decisive for the success of a project Although evaluation is according to economically most advantageous, price is often decisive Technical aspects of design Innovative/creative solutions Project execution/action plan It should be possible to find a better method for measuring creativity of architectural services Innovative (creative) solutions should be rewarded to a larger extent in the selection of A/E consultants Aesthetic aspects of design In general, we attach too much weight to price Life-cycle costs We often rely on lowest price because we wish to avoid judicial reviews Table 2 Municipalities that use project-specific selection criteria (percentage of all respondents) Table 1 Degree of respondent consent to a number of statements (five-degree scale, where 1 = I fully disagree and 5 = I fully agree)

5 Vilken information förlitar man sig på? Högst värderas egna, tidigare erfarenheter av samarbeten med aktuellt företag. Därefter kommer erfarenhet av individer när det gäller enkla projekt, och formella referenser för komplexa projekt. En annan viktig informationskälla är CV, liksom företagets rykte, som används av en tredjedel av respondenterna, och informella rekommendationer från andra upphandlare. Intervjuer används sällan i enkla projekt men tillämpas i en knapp tredjedel av de komplexa projekten. Av dessa källor är det egentligen bara CV, intervjuer och referenser som enligt gällande lag kan användas utan problem. Egna erfarenheter måste användas objektivt och det är inte tillåtet att ta hänsyn till informella rekommendationer och företagets allmänna rykte. Även om det finns en viss osäkerhet kring hur respondenterna har tolkat frågan så är det anmärkningsvärt att sådana tveksamma källor används i så stor utsträckning. Upplevda svårigheter och brister Respondenterna är generellt sett nöjda med hur upphandlingen av arkitekter och tekniska konsulttjänster fungerar i deras kommuner. 67 procent av respondenterna markerar att upphandlingen fungerar bra eller mycket bra för enklare projekt och 54 procent gör motsvarande bedömning när det gäller komplexa projekt. Det upplevs inte heller som svårt att utvärdera de olika kriterierna endast sex procent av respondenterna uppfattar det som svårt eller mycket svårt att utvärdera kvaliteten hos den tekniska lösningen eller genomförandeplanen. Något svårare verkar det vara att värdera individernas personliga egenskaper, arkitektur, kreativa lösningar och livscykelkostnader, men värdena är generellt sett låga. Det förefaller vara enklast att bedöma priset. Source of information Simple projects Type of tender Complex projects Framework agreements Inadequacy Average degree of consent I partially agree (3), I almost fully agree (4) or I fully agree (5) (percentage of all respondents) Previous experience of the company Competence for evaluating architectural services Previous experience of specific consultants Competence for evaluating engineering services References Knowledge of relevant evaluation methods CV Knowledge exchange (networks, other forums) Company reputation Education of procurement personnel Recommendations by other purchasers (references not included) Interviews Competitions Management s interest in procurement related issues How the purchasing function is organised Knowledge of Swedish Public Procurement Act Table 4 Municipalities that use sources of information for tender evaluation (percentage of all respondents) Table 6 Degree of respondent consent to stated inadequacies (five-degree scale, where 1 = I fully disagree and 5 = I fully agree)

6 Slutsatser Skillnader Det går inte att påvisa några skillnader mellan stora och små kommuner, varken i praxis eller i upplevda brister. De högre cheferna, som utgör cirka 40 procent av respondenterna, verkar vara mer nöjda än de i lägre position. Samma samband gäller avseende erfarenhet de med längre erfarenhet är nöjdare än de med kortare. De som använder mer avancerade metoder, framför allt intervjuer men även tävlingar och CV, är mer nöjda än de som i högre grad förlitar sig på mer tveksamma källor och formella referenser. Svårtolkade resultat Undersökningens resultat är till viss del överraskande och tolkningen är långt ifrån självklar. Respondenterna tycker till exempel att kvaliteten på arkitekt- och teknikkonsulttjänster är viktig, och de menar också att priset slår igenom för mycket när det gäller upphandling av sådana tjänster. Samtidigt är en majoritet nöjda med hur upphandlingen fungerar i deras kommuner, framför allt när det gäller de enkla projekten. De flesta tycker inte att det är särskilt svårt att värdera andra aspekter än pris. Att priset i praktiken oftast blir avgörande för valet av konsult uppfattas alltså inte som ett problem av köparsidan. Enkätsvaren antyder att respondenternas självbild inte alltid är korrekt och att den påstådda kompetensen ibland saknas. Framför allt verkar det vara vanligt att använda tveksamma informationskällor i upphandlingsförfarandet. Det är också tydligt att respondenterna fortsätter att fästa stort avseende vid individers egenskaper, och därmed håller fast vid det traditionella sättet att upphandla, där besluten baseras på tidigare relationer och personliga rekommendationer. När det gäller användning av kriterier som relaterar till lösningar och planer så finns det utrymme för utveckling. Intervjuer torde fungera bättre än mer indirekta metoder för att värdera individers förmåga. Troligen kan kombinationer av lösningar och intervjuer utvecklas mer. Framtida forskning Området är komplext och många av resultaten är svårtolkade detta trots att enkäten testades innan undersökningen. Det är också naturligt att de som är ansvariga för en viss verksamhet har en positiv syn på resultaten. En viktig fråga är vilken typ av återkoppling respondenterna får från byggprojekten får de till exempel kännedom om kvalitetsproblem och tilläggsbeställningar? För att besvara dessa frågor och skapa en helhetsbild av hur upphandling fungerar i kommunerna planeras en uppföljning av forskningen i form av ett mindre antal fallstudier. Josefin Sporrong Josefin Sporrong är doktorand vid institutionen Teknikens ekonomi och organisation, avdelningen Service Management vid Chalmers tekniska högskola. Hennes forskning är inriktad på upphandling av arkitekt- och teknikkonsulttjänster till offentliga byggprojekt med speciellt fokus på svenska kommuners modeller för urval av konsulter. Kontakta Josefin: josefin.sporrong@chalmers.se Artikel om delstudien sporrong_upphandling_2012_artikel.pdf Australasian Journal of Construction Economics and Building PDF-version av denna rapport: sporrong_upphandling_2012.pdf

7

8 Centrum för Management i Byggsektorn CMB är ett långsiktigt samarbete mellan Chalmers tekniska högskola och den svenska samhällsbyggnadssektorn. Genom utbildning, forskning och kunskapsutbyte stimulerar CMB till ett moderniserat ledarskap för hållbart samhällsbyggande. För mer information: