Konferenser och studieresor

Transkript

1 Konferenser och studieresor Rapport från en arkivkurs i Paris Hösten 1993 hörde jag genom en kollega på Riksarkivets byrå för enskilda arkiv för första gången talas om existensen av en internationell kurs för arkivarier i Paris. Det lät spännande, tyckte jag, som så småningom ansökte och blev antagen till1995 års upplaga av le stage technique international d'archives. I somras hemkommen från tre månaders vistelse i den franska huvudstaden vill jag här gärna dela med mig av mina erfarenheter till hugade läsare. Lestage technique international d'archives ges varje vår vid den franska motsvarigheten till Riksarkivet, les A rchives nationales. Denna kurs står öppen för alla tjänstgörande arkivarier, oavsett nationalitet, som har några års erfarenhet av sitt yrke och besitter goda kunskaper i franska språket. Fler än l 000 arkivarier, hemmahörande i bortåt 100 länder, har deltagit i le stage sedan dess start 1951 (däribland ett tiotal svenskar). Kursens syfte är att ge en bild av det franska arkivväsendet i alla dess aspekter och samtidigt utgöra ett forum för internationella jämförelser. Deltagama i 1995 års arkivkurs i Paris. Längst fram i mitten den franske riksarkivarien Alain Erlande-Brandenburg och kursledaren Marie-Claude Delmas. 57

2 En eftermiddag i början av april hälsades 35 arkivarier välkomna till årets stage av den franske riksarkivarien, Alain Erlande-Brandenburg, och kursledaren, Marie-Claude Delmas. Nyfiken var man förstås att höra varifrån kollegorna kom. Inte mindre än 25 länder visade sig vara företrädda, med klar tonvikt på den franskspråkiga delen av världen (Marocko, Algeriet, Tunisien, Niger, Vietnam, Canada, Schweiz- och Frankrike) samt Östeuropa (Tjeckien, Litauen, Ryssland, Bulgarien, Rumänien, Kroatien, Slovenien). Bland övriga nationaliteter märktes Colombia, Brasilien, Kap Verde, Portugal, Spanien, Italien, Grekland, Holland och Norge. Stora arkivnationer som USA, England och Tyskland saknades helt. England och i synnerhet Tyskland har tidigare funnits flitigt representerade; amerikanarna, däremot, har under årens lopp sänt mycket få deltagare. Till de 35 anslöt sig tio snart färdigutbildade franska arkivarier, elever på l'ecole nationale du patrimoine. skillnaderna i utbildning, arbetsuppgifter och yrkeserfarenhet mellan kursdeltagarna var givetvis betydande. De flesta får betecknas som "vanliga" arkivarier, men flera har hemmavid en ställning som närmast motsvarar landsarkivarie eller är chefer för avdelningar inom sina respektive nationalarkiv, andra sysslar enbart med t ex arkiv i audiovisuell form eller undervisar på arkivutbildningar. Medelåldern höll sig i spannet år. En lång rad föreläsare avlöste varandra för att berätta om sina respektive specialiteter. Till att börja med serverades vi grundläggande fakta: de franska arkivens historia från merovingerna och framåt, en översikt av den moderna offentliga förvaltningen, arkivlagstiftningen naturligvis, samt nätverket av arkivinstitutioner på central-regional-lokal nivå. Speciella frågor sammanhängande med enskilda arkiv liksom den moderna arkivbildningen och nya medier gavs relativt stor tyngd. Ett avsnitt var koncentrerat kring det direkta arbetet med arkivhandlingar: gallring och arkivbildningsplaner, olika typer av förteckningar och andra sökinstrument. Ett annat moment ägnades handlingarnas fysiska vård och då alltifrån arkivbyggnader till papperskonservering och informationens överförande till andra medier. slutligen vändes uppmärksamheten till användningen av arkiven och till olika kategorier av forskare respektive arkivariens roll gentemot dem. Mellan dessa ca 40 föreläsningar hanns det med ett stort antal studiebesök, närmare bestämt 24!, på olika arkiv, bibliotek och företag m m samt-inte att förglömma - en tredagars studieresa till städerna Besanc;:on och Di jon och det vackra området därikring. En ve.cka i maj hade dessutom vikts för egna aktiviteter, med möjlighet att praktisera på något arkiv eller ägna sig åt egen forskning. Att få fram praktikplatser åt alla visade sig dock svårt varför det fick bli det senare alternativet för min del. Till erfarenheterna från en vecka på Utrikesministeriets arkiv återkommer jag lite senare i min berättelse. 58

3 Nedan ska jag göra ett försök att återge huvuddragen av den information som överfördes muntligt och skriftligt under kursens gång, såsom den speglas i mitt minne, i mina anteckningsböcker och i det omfattande dokumentationsmaterial vi utrustades med av kursledningen. La direction des A re hi ves de France Det franska arkivväsendet vilar på en arkivlagstiftning från Arkiv definieras där som "helheten av handlingar, oavsett datum, form eller fysiskt underlag, som producerats eller tagits emot av varje person eller varje offentlig eller privat organism under utövandet av dess verksamhet". La direction des A rchives de France är det organ som ansvarar för alla offentliga arkiv, med undantag för de som produceras av försvars- och utrikesministerierna, vilka är helt självständiga ur arkivsyn punkt. La direction des Archives de France sorterar sedan 1959 under kulturministeriet. I spetsen för la direction står en directeur des Archives de France. Denne är samtidigt chef för les Archives nationales. Den nuvarande arkivdirektören heter som ovan nämnts Alain Erlande-Brandenburg. Han har en bakgrund som konsthistoriker och har tidigare bl a varit chef för Cluny-museet i Paris. La direction des Archives de France har ca 80 anställda fördelade på ett flertal olika avdelningar, däribland l'inspection genera/e, vars uppgift det är att på plats inspektera landets offentliga arkivinstitutioner; le service technique, som bland mycket annat granskar att arkivbyggnader, arkivförteckningar osv håller önskad standard; la sous-direction des services administratifs förvaltar ekonomi och personal, följer upp juridiska frågor m m; la delegation aux celebratians nationales ombesörjer frågor som rör högtidlighållandet av viktigare historiska händelser. Endast nationalar kivet, les Archives nationales, ligger idag under direktionens direkta förvaltning. Efter den decentraliseringsvåg som svepte över landet i mitten av 1980-talet är les conseils regionaux numera huvudmän för arkivinstitutionerna på regional nivå. Nätverket av arkivinstitutioner: les A rchives nationales Les Archives nationales-som institution skapad ligger i centrala Paris lät Napoleon I inköpa det praktfulla l'h6tel de Soubise i Maraisområdet för dess räkning. Därefter har under årens lopp intilliggande byggnader köpts upp efter hand med det resultatet att les Archives nationales idag förfogar över näst intill ett helt kvarter. Ett kvarter som är en blandning av gammalt och nytt. Där finns magnifika palats -l'h6tel de Soubise och l'h6tel de Rohan- uppförda urider 1700-talets förra del. Flera av arkivmagasinen är 59

4 Riksarkivet - Hotel de Rohan. Fasad mot trädgården. från 1800-talet (mycket vackra, men uppfyller knappast les Archives nationales egna anvisningar om hur arkivlokaler bör vara utformade!). Den del av les Archives nationales som är öppen för allmänheten, le CARAN, inryms däremot i en helt modern byggnad, invigd Les Archives nationales har ca 425 anställda, varav 320 arbetar i Paris. Personalen fördelar sig för närvarande på ett generalsekretariat, fyra sektioner och nio "service-enheter"- dock aviserades härvidlag nära förestående förändringar. Generalsekretariatet förvaltar bl a byggnaderna och har även konservering och bokbinderi om hand. Tre av sektionerna ansvarar för de tillles Archives nationales levererade offentliga arkiven och har sinsemellan delat upp dem kronologiskt: La seetian aneienne har hand om arkiven före 1789, la seetian moderne de från 1790 till1940 medan la seetian eontemporaine sysslar med arkiven efter Den fjärde sektionen, la seetian des missions, arbetar med tillsynsverksamhet (mer härom nedan under rubriken Les Arehives nationales: le Centre des arehives eontemporaines). Bland service-enheterna finns två för de enskilda arkiven. Person- och släktarkiven, ett bestånd som mäter ca fem hyllkilometer, sköts av en personal på två arkivarier. Enhetschefen, Ariane Ducrot, beklagade sig över en budget som stått stilla eller t o m krympt under det senaste decenniet. I betydligt mer dynamisk dager framstod enheten för företags-, press-och förenings- 60

5 arkiv. Till denna ska jag återkomma nedan under avsnittet Les A rchives nationales: le Centre des archives du monde du travail. Vidare finns framför allt den enhet som har till uppgift att ta emot forskarna och se till att de får ta del av önskade arkivhandlingar: le Centre d'accueil et de recherche des A rchives nationales, förkortat le CA RA N. Allmänheten disponerar ett förteckningsrum om 72 platser, en läsesal med plats för 360 forskare samt en mikrofilmsal utrustad med ett 60-talläsapparater. Härtill kommer en lokal enbart ägnad studiet av sigill, med en kapacitet av 12läsarbord. Antalet besökare per år överstiger lo 000 (i medeltal250 per dag; av dem är 20% utl~ndska) och de beställer fram nästan volymer per år. Som en bakgrund till dessa siffror bör man veta att les Archives nationales tar ut en läsekortsavgift på 100 Francs/år samt att antalet volymer en forskare kan beställa fram till forskarsalen på en och samma dag är begränsat till fem. Ett datoriserat system för att sköta utlåningshanteringen stod färdigt att tas i bruk vid invigningen av nya le CARAN Sedan fem år tillbaka finns även möjlighet att beställa forskarsalslån via det nationella datanätet Minitel. Forskarservice per brev förekommer i stor omfattning. Enligt uppgift skall denna service ta nästan åtta anställdas krafter i anspråk. Besvarandet sker avgiftsfritt. En fjärde enhet inom les Archives nationales sysslar med publiceringsverksamhet, en femte har kurser och internationella kontakter om hand, en sjätte sköter funktionen fotografi och mikrofilm. Till serviceenheterna hör också ett museum med utställnings- och undervisningsaktiviteter. Man förfogar därtill över ett l volymer rikt bibliotek, men detta är märkligt nog enkom till för personalen och inte alls tillgängligt för allmänheten. Nämnas bör också att det inom sektionen för arkiv före 1789 finns specialfunktioner för att ta hand om kartor, ritningar och sigill samt en särskild avdelning för person- och ortnamnsforskning. Ett särfall i sammanhanget är le minutier central des notaires, d v s den enhet som tar emot de i Paris verkande notariernas arkiv. Notarierna är privata företagare som sköter offentliga uppgifter. Enligt arkivlagen från 1979 är deras arkiv offentliga och handlingar äldre än 100 år skalllevereras till respektive departementsarkiv. Av gammal hävd lämnar dock Paris notarier sina äldre handlingar till nationalarkivet, les Archives nationales. Kvarteret i centrala Paris är långt ifrån hela sanningen om les Archives nationales. Där är accessionsutrymmet slut sedan länge och man har tvingats söka nya hyllmeter utanför huvudstaden. Därför finns ett antal filialer ute i landet. De centrala myndighetsarkiv man benämner samtida ( 1940-) hamnar för närvarande i en depå i Fontainebleau strax söder om Paris (le Centre des archives contemporaines). Under projektering är ett nytt arkivbygge i 61

6 Reims, som preliminärt döpts till "la Maison de la memoire de la 5eme republique" - alltså den S:e republikens minneshus- och som enligt planerna ska ta emot centrala myndigheters arkiv från perioden 1958 och framåt. Arkiven efter myndigheter i de f d kolonierna och det franska "koloniministeriet" förvaras i Aix-en-Provence (le Centre des archives d'outre-mer). Företags- och föreningsarkiven håller just nu på att flyttas över från huvudkvarteret i Paris till en tämligen nyöppnad filial (le Centre des archives du monde du travail) belägen i staden Roubaix nära Lille, strax söder om gränsen mot Belgien. Det finns även en mikrofilmdepå i södra Frankrike (Espeyran). Vid ett par av dessa filialer, de i Fontainebleau och Roubaix, gjordes studiebesök. Les A re hi ves nationales: le Centre des archives contemporaines En inblick i hur man i Frankrike hanterar massan av moderna arkiv fick vi vid besöket i le Centre des archives contemporaines. Centrat, som är beläget i Fontainebleau söder om Paris, skapades 1969 som en mellandepå. I enlighet med teorin om arkivens tre tidsåldrar skulle de aktuella handlingarna (les archives courantes) finnas kvar hos ministerierna medan mindre aktiva, men av myndigheterna fortfarande efterfrågade arkiv (les archives intermediaires) fraktades till Fontainebleau. När handlingarna sedan "mognat" och gallringsbart material förstörts, var det tänkt att de "definitiva" eller "historiska" arkiven (les archives definitives) skulle överföras till huvudkvarteret i Paris. Riktigt så kom det inte att bli p g a att accessionsutrymmet i centrala Paris snabbt krympte ihop till obefintlighet. De "historiska" arkiven har därför blivit kvar i Fontainebleau. Man har t o m fört över vissa äldre arkiv från centrala Paris till Fontainebleau. På sistone har emellertid den ursprungliga iden dammats av. Man planerar som ovan nämnts en ny filial i Reims och dit ska-eventuellt- de" definitiva" arkiven överföras och Fontainebleau återta rollen som mellanstation. En mera organiserad tillsynsverksamhet kom igång efter andra världskriget. Framför allt placerades arkivarier från les Archives nationales ut på vissa myndigheter för att arbeta med arkiven på plats. Detta system lever kvar och kallas les missions. De franska föreläsarna spelade själva på den ordlek som ligger nära till hands och talade om les missions som ett slags "missionsstationer". La seetian des missions på les Archives nationales leder de 16 permanenta och de flera tillfälliga stationernas arbete. Det är en missionärsverksamhet som säger sig ha mycket att uträtta: franska myndigheter har t ex med få undantag ingen tradition att diarieföra handlingar. Arkivmissionärerna försöker skapa ett större medvetande om arkivfrågor hos ministeriernas personal, inventerar vad som finns i arkivväg, utarbetar arkivbildnings- 62

7 planer samt samlar in och upprättar reversal och andra sökinstrument över det material som ska levereras till Fontainebleau-depån. La seetian des missions anordnar dessutom tre gånger per år kurser i arkivfrågor som vänder sig till ministeriernas personal. Bland de s k samtida arkiven finns förstås också elektroniskt lagrade arkivhandlingar (som man ofta benämner archives nouvelles). I Fontainebleaufilialen hanteras dessa inom ramen för ett projekt benämnt CONST ANCE, Conservatian et Stockage des A rchives Nouvelles Constituees par l 'Electronique. Ett projekt vars förberedelser igångsattes 1978 och som sjösattes på allvar i och med att man tog emot den första leveransen av datafiler på magnetband I Fontainebleau finns en lokal anpassad för ändamålet, ett bandotheque, med kapacitet att ta emot band. I slutet av 1994 uppgick antalet mottagna filer till drygt (en siffra som enligt uppgift motsvaras av ett något färre antal magnetband). Personalen involverad i CONSTANCE-projektet utgörs f n av fyra arkivarier och två datatekniker. Les Archives nationales: le Centre des archives du monde du travail För en representant från Riksarkivets enskilda byrå var besöket i le Centre des archives du monde du travail i Roubaix - dvs den tidigare enheten för företags-, press- och föreningsarkiv - ett av de mest intressanta. Filialen må vara ny (invigd 1993), men dess lokal är det inte. Det är en vacker gammal byggnad från 1860-talet, ett f d spinneri, vars exteriör bevarats intakt men som genomgått en total förvandling inuti. Det långsmala huset gav uppenbarligen arkitekten (Alain Sarfati) en vision av ett kryssningsfartyg, för han har skapat en inomhusmiljö som ger en tydlig känsla av att befinna sig "ombord". Här förvaras idag ca hyllmeter arkiv från "arbetslivets värld", dvs främst företagsarkiv, men även närbesläktade förenings- och personarkiv. Byggnaden är inte bara stor, den är välutrustad också. Nyanlända arkiv placeras t ex i ett lagerutrymme där en robot lyfter upp och hämtar ned stora varukorgar vari handlingarna placeras i väntan på att arkivarierna ska förbarma sig över dem. När det är dags för arkiven att ordnas dammsugs och, vid behov, desinficeras de. Det senare sker i en liten "gaskammare" med hjälp av etylenoxid. Själva ordnandet och förtecknandet äger rum i väl tilltagna rum som går under benämningen" salles de tri". Accessionsutrymmet är inte fy skam: man kan ta emot ytterligare hyllmeter... Forskarsalen är stor och luftig med en inredning i ett ljust och exklusivt träslag. Med tanke på denna storsatsning på enskilda arkiv var det lite sorgligt att se att den var helt tom vid vårt besök! 63

8 Nätverket av arkivinstitutioner: övriga på central nivå Det finns även offentliga arkivinstitutioner på central nivå som inte hör hemma under paraplyn les Archives nationales. Dit hör Utrikesministeriets arkiv (les A rchives du ministere des Affaires hrangeres) och försvarsgrenarnas arkiv (le service historique de l 'A rmee de Terre, le service historique de la Marine respektive le service historique de l'armee de l 'Air). Det förra ligger i Paris, förstås, men har även arkivfilialer i Narrtes (ambassadernas och konsulatens arkiv) och i Colmar (arkiv efter den franska ockupationen i Tyskland och Österrike). De tre senare har mycket passande sina lokaler i det försvarsborgsliknande Chateau de Vincennes i östra delen av Paris. Handskriftsavdelningen på la Bibliotheque nationale de France bevarar ett arkivbestånd innehållandes volymer, kartor och ritningar, (!) gravyrer, litografier, fotografier m m. Nationalbibliotekets arkivverksamhet ska även framöver hålla hus i de gamla lokalerna på Rue de Richelieu i centrala Paris och inte flytta med till det nya "skrytbygget" utmed Seineflodens strand sydost om centrum (T olbiac ). Ett annat exempel på fristående statliga institutioner som förvarar arkiv är!'institut National de l'audiovisuel (INA), där det radiofona och audiovisuella kulturarvet tas till vara. Medan Bibliotheque nationale tar emot pliktexemplar av alla slags utgåvor, oavsett Nationalbiblioteket - handsknftsavr./elningen med dess läsesal. 64

9 medium, och alla långfilmer får en permanent hemvist hos en institution vars namn är le Centre national de la cinbnatographie, har INA sedan 1992 på sin lott att bevara radio- och TV-program. Allt som sänds ut i etern sparas inte, det är fråga om ett urval. INA har 96 anställda och förfogar över en påfallande modern utrustning. Nätverket av arkivinstitutioner: regional och kommunal nivå På regional nivå finns sedan 1790-talet departementsarkiven, 100 till antalet. De är till för att bevara arkiv från myndigheter under les conseils generaux (beslutande församlingar inom departementen), men härbärgerar även arkiv från centrala statliga myndigheter belägna inom respektive departement. I den mån kommunerna inte har egna arkivfunktioner förekommer att också de kommunala myndigheterna lämnar sina arkiv dit. Departementsarkiven har egentligen ingen myndighet över arkivbildningen på den kommunala sidan, men la direction des Archives de France delegerar i allmänhet den uppgiften till regional nivå. Kostnaderna för arkivverksamheten bestrides av departementen. Staten bidrar dock ekonomiskt på så sätt att en viss del av personalen är statliga funktionärer, medan övriga är anställda och avlönade av departementen. Möjlighet finns också att erhålla bidrag för nybyggnad av arkivlokal Vi fick tillfälle att besöka tre departementsarkiv, nämligen de som ligger i Paris, Besans:on och Di jon. De två första inryms, liksom många andra av sina gelikar, i högst moderna byggnader (som i mitt tycke är sterila och oinspirerande både in- och utvändigt). Så är inte fallet i Di jon. Där är det fråga om ett fantastiskt hus med anor från 1400-talet, ombyggt och varsamt anpassat efter arkivinstitutionens behov. Läsesalen, som placerats i ett rum där Mozart hållit konsert, är något alldeles extra. Vid sidan av departementsarkiven har ett nytt regionalt nät vuxit fram: de regionala arkiven, som sedan 1986 har till uppgift att ta hand om arkiven efter myndigheter under les conseils regionaux. Hittills har 14 av 22 regioner skapat dylika regionarkiv, de övriga levererar till närmaste departementsarkiv. Så gör också merparten av landets dryga (sic!) kommuner, även om en rad nya kommunarkiv har bildats de senaste åren. Idag finns ca 400 i hela Frankrike. En lag från 1970 tvingar kommuner med färre än invånare att leverera sina arkiv till respektive departements arkiv. Till skillnad från departementen får kommunerna inget som helst statsunderstöd till arkivverksamheten, med undantag för möjlighet till bidrag för byggande av arkivlokal För att lösa finansieringsfrågan har mindre kommuner på sina håll gått samman och delar på en arkivaries tjänster (en s k archiviste inter- 65

10 communal). För övrigt kan nämnas att det på franska finns två termer att använda för begreppet kommunarkiv: archives municipales och archives communales. Enligt kommunarkivarien i Marseille, lsabelle Rambaud, är den senare termen något vidare till sin betydelse och den man bör använda för att beteckna en kommuns arkivinstitution. La direction des Archives de France, les Archives nationales och samtliga departementsarkiv liksom en del kommunarkiv sammanbinds av ett datanät benämnt Lynx. Nätverket av arkivinstitutioner: privata sidan Någon motsvarighet till det svenska nätet av förenings- och företagsarkiv finns inte, mig veterligen. Däremot förekommer att främst större företag (t ex de statsägda bolagen Renault och Banque de France) har egna arkivfunktioner, som även är öppna för en forskande allmänhet. Fem större kommersiella arkiveringsföretag (societes d'archivage privees) hyr ut hyllutrymme till myndigheter och företag. På senare tid har de även börjat bredda sina tjänster och kan erbjuda förtecknande av handlingar m m. Jag ställde frågan till den ansvarige för person- och släktarkiven på les Archives nationales, Ariane Ducrot, om det existerar någon funktion liknande den som utövas av Riksarkivets nationalregister över enskilda arkiv? - Landsomfattande enkäter för att spåra upp vissa enskilda arkiv har visserligen förekommit, men nej, något "nationalregister" över vilka de enskilda arkiven är och var de förvaras finns inte i Frankrike. Enskilda arkiv I arkivlagen från 1979 har lagstiftarna inte nöjt sig med att definiera vilka de offentliga arkiven är och reglera handhavandet av dem, utan även de enskilda arkiven behandlas. Bl a stadgas möjligheten att klassa dem som historiska arkiv, vilket i praktiken innebär att de sålunda klassade dokumenten inte får förstöras eller exporteras utan arkivmyndighets tillåtelse. Staten har även förtursrätt (droit de preemption) när det gäller privata papper som erbjuds till offentlig försäljning, liksom lagen ger staten rätt att neka exporttillstånd (droit de retention) eller låta mikrofilma arkiv som ägaren ämnar föra ut ur landet. Eftersom mitt arbete är inriktat på enskilda arkiv spetsade jag förstås öronen extra mycket inför föreläsningen om archives privees. Den var i högsta grad klargörande, fast inte alldeles på det vis jag tänkt mig. För det första upptäckte man här, liksom vid många andra tillfällen, språkens fallgropar. 66

11 Termen archives privees, visade det sig, kan inte rakt översättas med enskilda arkiv. En fransk arkivarie som använder uttrycket archives privees syftar i första hand på person- och släktarkiv. Under föredragets gång smalnade betydelsen av än mer. Det blev tydligt att på les Archives nationales är det gamla anrika, adliga släkters arkiv det handlar om! Man följer noga vad som erbjuds till försäljning på handskriftsauktioner och köper in en del, även om budgeten för detta ändamål är synnerligen liten (dryga Francs, om jag minns rätt) med tanke på de priser kända autografer betingar. J ag var med på en auktion och vid det tillfället såldes exempelvis ett enda litet brev undertecknat Henri IV för omkring Francs. Enskilda arkiv lämnas tillles Archives nationales som gåva (don), deposition (depot) eller dation. Det senare innebär en möjlighet att slippa betala skatt genom att till staten överlämna värdefulla konstföremål, arkiv eller liknande. Alla dokument som överlämnats som gåva eller vars äganderätt genom dation överförts tillles Archives nationales stämplas. Finns det värdefulla frimärken sätts Archives nationales-stämpeln ovanpå. Detta naturligtvis i syfte att göra handlingarna mindre stöldbegärliga. Om då archives privees enbart betecknar pers~ n- och släktarkiv, vad kallar man då övriga enskilda arkiv? De kallas helt enkelt vid sina namn: företagsoch föreningsarkiv. För mig, med fäste i Riksarkivets enskilda byrås enhet för organisationsar kiv, var det lite egendomligt att kunna konstatera att föreningsarkiv, det varken talar man om eller tycks bevara i någon större utsträckning. sökinstrument Les Archives nationales redovisar sina arkivbestånd på ett översiktligt plan i olika typer av s k syntetiska sökinstrument. Det finns tematiska guide böcker, t ex över källorna till släktforskning eller till revolutionstidens historia. Ett annat viktigt sökinstrument utgör en hat genbal des fonds, en beståndsöversikt. I den upptäcker man snart att arkiven är bokstavsklassificerade. Det är en gammal praxis att ämnesindela arkiven efter alfabetet: A betyder t ex samlingar av lagar och dekret i original; C betecknar arkiv härrörande från Assemblees nationales; E samlar handlingar från det kungliga rådet; F står för äldre leveranser från ministerier och underlydande myndigheter; X ska uttydas arkiv från Paris parlament; AP innebär person- och släktarkiv; AQ signalerar företagsar kiv, o s v. En grupp av arkiv med samma bokstavsbeteckning kallas på franska sene (som alltså inte alls betyder samma sak som vår term serie). Dessa serier är i sin tur underindelade i sous-senes. F 1-6 står för inrikesministeriets handlingar; F 10 betyder "jordbruk"; F 16 har rubriken 67

12 68 "fängelser", osv. Departementsarkiven och de kommunala arkiven har liknande, men inte identiska klassificeringsscheman. När det gäller arkiv bildade 1940 och framåt används en annan metod. De får alla beteckningen "W', oavsett vilket ämnesområde de berör. Vid sökning i dessa s k samtida arkiv har man stor användning av en etat des verse ments, som är en redogörelse för ett arkivs olika leveranser till en arkivinstitution. En etat des versements behövs på grund av att myndigheterna med förkärlek levererar sina arkiv i många, små omgångar. Dessutom tillämpas rangement continu, d v s leveranserna ställs upp i den ordning de kommit in, oavsett proveniens, för att utnyttja utrymmet på ett rationellt sätt. Ett arkiv står av den anledningen sällan samlat. De moderna arkiven rekonstrueras i samlad form på papper i etats des versements, där leveranserna radas upp med angivande av de så viktiga leveransnumren och i varje leverans ingående antal volymer. En svensk arkivarie har för vana att tala om förteckningar rätt och slätt, oberoende av utformning och grad av detaljering. Fransmännen kallar dem med ett samlande begrepp för analytiska sökinstrument och rör sig därtill med flera termer för olika typer av förteckningar. I en repertoire numerique (där volymerna redovisas i den ordning de står på hyllan), liksom i en repertoire methodique (där arkivets innanmäte presenteras i alfabetisk, kronologisk eller annan systematisk ordning) ges endast en kort beskrivning av innehållet i varje volym. En inventaire analytique, däremot, är mycket utförlig och tar upp varje enskilt dokument. De franska förteckningarna (det finns flera typer än de jag nämnt här) bygger inte på någon motsvarighet till vårt allmänna arkivschema, såvitt jag kan begripa. För att underlätta återsökning förses i synnerhet förteckningarna över enskilda arkiv med sakregister som ger hänvisningar till de volymer som är berörda av respektive uppslagsord. Traditionella förteckningar upprättas inte längre över alla arkiv. De samtida arkiven, dvs myndighetsarkiv 1940-, behandlas sedan 1979 på ett annorlunda sätt. Varje leverans åtföljs obligatoriskt av ett leveransreversal ( bordereau de versement), där volymernas innehåll kortfattat finns på pränt. Det betonades hur viktigt det är att leveransreversalet är noggrant och utförligt utformat. Utifrån reversalet plockas nämligen nyckelord i syfte att göra innehållet sökbart. För departementsarkivens del bestäms dessa nyckelord med hjälp av en s k Thesaurus W, vars innehåll rymmer ett stort antal fastställda, hierarkiskt ordnade nyckelbegrepp. En motsvarande tesaurus är under utarbetande även för les Archives nationales behov. Med de utvalda nyckelorden förfars sedan på olika sätt. I les Archives nationales Fontainebleaufilial matas de in i en "interministeriell databas" (PR/AM 3, bas e documentaire sur les versements d'archives conservees au Centre des archives contemporaines).

13 Arkivfunktionen på premiärministerns kansli har utarbetat ett helt annat program, VARENNES, som tillåter en mycket mer detaljerad beskrivning. Departementsarkiven använder i sin tur andra, valfria datasystem för att göra det moderna arkivmaterialet sökbart. Eller inget alls. På departementsarkivet i Dijon skrivs nyckelorden för hand på kort som stoppas i gammaldags kortregister. Gallring I medeltal gallras 2/3 av det arkivmaterial som produceras av centrala myndigheter. La direction des Archives de France och arkivbildande myndighet fastställer i samråd hur lång tid materialet ska betecknas som archives cou rantes (aktuella handlingar) respektive archives intermediaires (mindre aktiva, men av myndigheterna fortfarande efterfrågade arkiv) och vad som ska hända med det sedan. Gallring får ske först efter tillstånd från la direction des Archives de France. Detta gäller centrala myndigheter såväl som myndigheter i les collectivites territoriales, d v s regionerna, departementen och kommunerna. Över det gallringsbara materialet upprättas gallringsreversal (bordereaux d'eliminations). Dessa bevaras. Konservering Vid besöket i den lokalmässigt stora konserverings- och bokbinderiavdelningen på les Archives nationales frapperades flera av oss av den "maskinella" hanteringen vad gäller konservering av papper. Självklart förekommer också traditionell konservering, men det var denna mindre manuella sida av arbetet personalen föredrog att visa upp. För ett amatörmässigt öga var det ett spännande skådespel att följa hur visningsobjektet, ett insektsskadat ark, rejält avgnagt i kanterna, återfick sin forna form. Med hjälp av en scanner och ett särskilt dataprogram räknades fram exakt hur många gram s k pulp det skulle gå åt för att återskapa en viss storlek på arket. Varpå detta placerades på ett galler i en särskild apparat. Rätt mängd pulp blandat med vatten hälldes på och när vattnet runnit bort satt "pappersmassan" mirakulöst nog på rätt ställe, runt arkets kanter. Föreläsningarna om papperskonservering hölls dels av en representant för en institution som sysslar med allt från bokbinderi och papperskonservering till mikrofilmning: le Centre interregional de conservation du livre i Arles; dels av en forskare från le Centre de recherches sur la conservation des documents graphiques i Paris, som arbetar för att ta fram nya metoder i bekämpningen av arkivhandlingarnas skadegörare. Här handlade det mycket om en 69

14 mängd olika potentiella besökare i våra arkiv- insekter- och vad man kan göra för att bli av med dem. Nedfrysning av handlingarna var en av de behandlingsmetoder som rekommenderades! Forskning Ett återkommande tema i serien av föreläsningar cirklade kring användningen av arkiven och forskarens situation. Det var något förvirrande för en svensk att höra så mycket tal om fri tillgång till de offentliga arkiven samtidigt som det visade sig att den abehindrade tillgängligheten i praktiken börjar gälla först 30 år efter det en handling tillkommit. Dvs så lyder den generella regeln. Vissa typer av handlingar är faktiskt tillgängliga omedelbart, som t ex stadsplaner, byggnadstillstånd och vallistor. Andra handlingar har en sekretesstid längre än 30 år. Det gäller dokument som kan skada statens intressen eller berör den enskildes privatliv (60 år), folkbokföringen, undersökningar som berör individens privatliv, rättegångshandlingar, notariernas arkiv m m (100 år), personalhandlingar (120 år räknat från den anställdes födelseår) samt sjukjournaler (150 år räknat från patientens födelseår). Tydligen är i synnerhet 60-årssekretessen vad gäller skydd av privatlivet en regel svår att tillämpa, då det upplevs som en svår och subjektiv bedömning från den ansvarige arkivariens sida att urskilja vilka handlingar som ska åsättas denna stämpel. Forskare har möjlighet att ansöka om tillstånd att få se handlingar innan den stipulerade sekretesstiden löpt ut. Det görs hos le directeur des Archives de France, som i dessa frågor kan ta följande rådgivande organ till hjälp: la Commission d'acces aux documents administratifs (CADA) samt när det gäller datoriserade personregister la Commission nationale de l'infor matique et des libertes (CNIL). Beslutet fattas av la direction des Archives de France efter godkännande av arkivbildande myndighet. Det tar ca 2-3 månader att få besked beviljades 850 tillstånd att ta del av normalt sett stängt material hos les Archives nationales och lika många för departementsarkivens del. De avslag som under året gjordes på begärda tillstånd gällde främst polisarkiv. släktforskarna utgör i medeltal ca 50% av de franska arkivens publik. Man uppfattade på många håll en ganska negativ inställning gentemot denna grupp från de franska arkivariernas sida. -En attityd som på ett säreget vis kontrasterade mot den enorma entusiasm som nästan bländade vid ett besök hos släktforskarföreningenancetres italiens (italienska förfäder), där en stab av pensionärer arbetar ideellt med att i fyra databaser systematiskt mata in uppgifter ur arkivens källor! Ordföranden talade långt och länge om att de inte bara sysslar med "släktträd", utan vad han kallade familjehistoria i vid 70

15 mening, att levandegöra det förflutna. En smärre internationell jämförelse vid lunchbordet efteråt gav vid handen att släktforskningsexplosionen långtifrån är en universell företeelse. Från grekiskt håll meddelades att detta grävande i den egna släktens historia inte kommit igång i någon större utsträckning. I Brasilien är det ett populärt nöje bland vissa samhällsklasser. I Algeriet, däremot, är det en helt och hållet okänd sak. Där saknas vad jag förstår inte bara släktforskarna, utan arkivforskare överhuvudtaget! Att forskaren i franska arkiv gö'r klokt i att utrusta sig med tid och tålamod, det fick jag erfara på Utrikesministeriets arkiv. Utrikesministeriet är som nämnts i arkivhänseende helt självständigt. Arkivets lokaler ligger inne i själva ministeriebyggnaden på den berömda adressen "Quai d'orsay", något som krånglar till forskarens tillvaro en smula. Vi var några stycken som fått muntligt besked att vi var välkomna en måndag i maj. Därför trodde vi att det bara var att stiga på och visade glada i hågen upp våra pass i entn!n. Så enkelt var det nu inte. Flickan i receptionen visade sig ytterst skeptisk: "Jag kan ju inte släppa in er så där utan vidare". Det krävdes ett rekommendationsbrev, visade det sig. En och en halv dag och åtskilliga telefonsamtal senare stod vi åter i entren, nu med detta magiska sesam-öppna-dig-papper i handen. Då gick det bättre. Efter lite blankettexercis var det bara att invänta nästa insläpp. -Insläpp? J a, man får nämligen inte röra sig fritt i byggnaden. Forskare som ämnar sig in till läsesalen måste enligt bestämmelserna först passera en kontroll (två militärpoliser, genomlysning av väskor) för att sedan eskorteras av en vakt genom långa ministeriekorridorer. Detta görs en gång i timmen. I forskarsalen tog en arkivarie emot oss i ett hörn. Här väntade fler blanketter på ifyllnad och då gällde det inte bara data om ens person utan även ett precist angivande av ämnet och tidsperioden för forskningen man ämnade ägna sig åt. Två fotografier tarvades därtill innan man fick läsekortet i sin hand. Detta var gratis, till skillnad från vad fallet är i les Archives nationales. Här liksom på alla andra arkiv vi besökte var utlåningshanteringen datoriserad. När man väl hittat det man sökte i förteckningarna var det bara att knappa in läsekortets nummer och handlingarnas signa på en terminal. Nästa dag fanns volymerna att hämta vid utlämningsdisken. Man fick bara ut en volym i taget. Personalen var mycket vänlig och hjälpsam men atmosfären får ändå betecknas som ganska sträng. Den som inte uppfattat att det var obligatoriskt att placera den lånade volymen i en träställning - ungefär som ett notställ, fast kraftigare - fick finna sig i att bli åthutad! Påpekas bör att Utrikesministeriets arkiv är något av ett undantag. De flesta arkivinstitutioner är mera öppna och tillgängliga utan rekommendationsbrev. Behöver man besöka t ex Utrikesministeriets arkiv, handskriftsavdel- 71

16 ningen på la Bibliotheque nationale eller något av de tre försvarsgrenarnas arkiv gör man dock klokt i att först skriva och förhöra sig om möjligheterna att få tillträde! Utbildningsverksamhet I Frankrike menar man att barn åtminstone någon gång under skoltiden bör komma i kontakt med arkiv och arkivhandlingar. För att ordna detta finns på de offentliga arkivinstitutionerna en undervisningsverksamhet benämnd le service educatif. På les Archives nationales ombesörjes arkivundervisningen av lärare som kommer dit ett par dagar i veckan för att ge arkiv och historia ett levande ansikte för skolklasser. De förfogar över en atelje där eleverna får prova på sådant som att göra sigillavtryck eller att rita heraldiska vapen efter alla konstens regler. Lite äldre barn sätts att följa t ex Paris historia i olika typer av arkivhandlingar. De har tagit fram påkostade och pedagogiskt utformade trycksaker om heraldik, sigill, medeltida skrivkonst o dyl. Arkivariernas utbildning Ett av studiebesöken gick till gamla ärevördiga l'lf-cole des Chartes, som har sina lokaler i Sorbonne-byggnaden. Där har tiden stannat vid 1800-talets slut, åtminstone av inredningen att döma. Den som väljer att söka sig tilll'ecole des Chartes har först två års föreberedande studier (latin, moderna språk, historia m m) framför sig. En förberedelse inför det utslagsgivande test som avgör vilka som antas till skolan. Den som består provet är en privilegierad student. Man får nämligen betalt under studietiden och är dessutom garanterad arbete efter examen. Nu väntar tre års studier, med stor tyngd på källkritik och tolkning av texter från medeltiden fram till våra dagar. Två och ett halvt av de tre åren ägnas en avhandling i ett historiskt ämne. Därefter krävs ytterligare 11/2 år på l'ecole nationale du patrimoine som sedan några år utbildar de olika bevararna av kulturarvet: arkeologer, arkivarier, bibliotekarier och museipersonal. Undervisningen där har som mål att förmedla dels kunskaper i förvaltning av en arkivinstitution (administration, ekonomi), dels mera praktiska kunskaper i hur arkiv hanteras. I dessa moment ingår långa praktikperioder. Vid sidan av detta förväntas eleverna fortsätta med forskningsverksamhet. De sista månaderna den avslutande terminen deltar de också i vissa moment på le stage technique international d'archives. Efter en månads praktik på något arkiv utomlands är det dags att börja yrkesbanan som arkivarie i statens tjänst och de är sedan skyldiga att stanna kvar som 72

17 statliga tjänstemän under minst l O år, vilket motiveras med att de fått betalt under studietiden. Första arbetet behöver de inte söka själva - de blir utplacerade! Därefter gäller samma regler som för alla tjänster inom den offentliga sektorn: de tillsätts efter concours, d v s skriftliga prov. De högre arkivarieposterna (conservateurs, conservateurs en chef, conservateurs generaux m m) på les Archives nationales är i princip reserverade för dem, som gått ut l':ecole des Chartes. Ur denna grupp rekryteras också direktörerna för departementsarkiven. L'Ecole des Chartes är den mest kända och prestigefyllda institutionen för utbildning av arkivarier, men långt ifrån den enda. Arkivutbildningar erbjuds även bl a av universiteten i Angers, Lyon och Mulhouse. De som gått dessa kurser söker sig ofta till kommunarkiven eller till den privata sektorn. De har i regel små möjligheter att komma i fråga för de högre arkivarietjänsterna (conservateurs, etc.) på les Archives nationales eller departementsarkiven. Sammanlagt finns bortåt tjänstgörande arkivarier i hela landet. Av dessa arbetar ca l 000 i kommunarkiven. Antalet elever som går arkivarieutbildningen vid Ecole des Chartes/Ecole nationale du patrimoine är inte många per år. Den kull som utexaminerades under sommaren räknade tio elever, nästa årskurs skall visst inte bestå av fler än fem. Det talades under kursens gång mycket om att franskt arkivväsende befinner sig i en nedgångsperiod för närvarande. Pensionsavgångar ersätts inte med nya friska krafter, utan många tjänster får förbli obesatta. För att lösa den akuta personalbristen tas det in s k vacataires, tillfälligt anställda med osäker anställning och låg lön. En motsvarighet till svenskt ALU-arbete, CES ( Contrat Emploi Solidarite} förekommer också ofta på arkiven. Som en protest mot personalbrist och vakatärsystemet strejkade en del av arkivarierna på les Archives nationales under drygt en vecka i våras. Avslutning Tre månader går så fort. Helt plötsligt var kursen nästan över. Det återstod bara att lyssna till den skotske riksarkivarien, Patrick Cadell (som talade en ytterst välvårdad franska men med en påtaglig brittisk accent!), den holländske dito, Eric Katelaar samt Angelika Menne-Haritz, chef för arkivskolan i Marburg. Utvärdering av kursen hölls också förstås. Många var ganska kritiska. Det finns i och för sig en del att säga om brister i kursens uppläggning och genomförande, men att föra en sådan diskussion här vore att ge en bild som föga stämmer med mitt så positiva helhetsintryck. Kursen var i högsta grad nyttig för alla oss som tidigare svävat i total okunnighet om franska 73

18 arkivförhållanden. Den gav en bred överblick över franskt arkivväsende, innebar rika tillfällen till besök på olika arkivinstitutioner och förmedlade framför allt värdefulla kunskaper i fransk arkivterminologi. Samvaron med kollegorna, det världsomspännande kontaktnätet!, står för en stor del av resans behållning. Åtskilliga fördomar fick sig sina törnar och det uppstod de mest intressanta kulturkrockar... Och roligt var det! Avslutningen den 22 juni i en av praktsalarna i l'hotel de Soubise var en både högtidlig och sorglig historia. Franske kulturministern, den sympatiske Philippe Douste-Blazy, höll tal och delade ut diplomen. Ambassadörer stegade fram för att bli fotograferade med sina respektive landsmän och alla försåg sig rikligt från den traditionella buffen med läckerheter. Men allt roligt har ett slut. Mina vänner på kursen försvann en efter en. Det var dags att vända hemåt, vemodig men många erfarenheter rikare. Lena Animmer Heraldiskt kollokvium i Krakow Ett internationellt heraldiskt kollokvium L 'aigle et le lion dans le biason medieval anordnades under första veckan i september 1995 vid universitetet i Krakow. Som värd för evenemanget stod den internationella heraldiska akademien och det polska heraldiska sällskapet. Internationella heraldiska kollokvier anordnas vartannat år och varvas med kongresserna för heraldik och genealogi, de senare har anordnats i Stockholm 1960 och Uppsala Heraldiken räknas som en särskild konstart. Det är fråga om att förvalta ett traditionsarv, utveckla detta samt även att skapa nytt. Det är detta som statsheraldiker Clara Neveus och hennes medhjälpare tecknaren Vladimir A. Sagerlund, båda Riksarkivet, sysslar med. Kundkretsen består av statliga centrala och lokala myndigheter samt kommuner m fl. Det finns också en annan art av heraldisk aktivitet inom arkivvärlden. Här används kunskaper som knyter an till exempelvis heraldiska sigill och brevhuvuden. Heraldiken, som är en historisk hjälpvetenskap, är befryndad med genealogin. I Krakow (i äldre svensk litteratur kallas staden Krakau) finns en akademisk lärartjänst ägnad "historiens och arkivistikens hjälpvetenskaper". I kollokviet deltog drygt hundra heraldiker från tjugofyra länder. Den praktiska ledningen av konferensen vilade främst på den framstående polske heraldikern professor Stefan K. Kuczynski. Från Riksarkivet deltog utöver de båda nämnda även arkivarie Bengt Rur från byrån för enskilda arkiv. Konferensspråket var främst franska, sekundärt användes engelska och 74

19 tyska. Medeltidsperspektivet lämnades överlag därhän och talarna nådde i sina föredrag in i nutiden och tangerade därmed också framtiden. Stefan K. Kuczynski noterade i sitt bidrag, att sju hundra år hade gått sedan furst Przemysl 1295 kröntes till konung av Polen och vid detta tillfälle lät tillverka ett majestätssigill, vars baksida visade en heraldisk örn. En vit örn kom sedan att århundradena igenom förbli en sinnebild för konungariket/republiken Polen. Sedan några år tillbaka är den åter försedd med krona på huvudet. Polens vapen är i rött fält en krönt vit örn. Claire Boudreau från Kanada höll ett intressant föredrag om örnen och lejonet i och 1500-talens heraldiska läroböcker. Hon påvisade att båda djuren intog en särställning. Det är i dessa tidiga handböcker fråga om en uppdelning på örnar- som också förekommer som tvåhävdade monstraoch andra fåglar. Örnen hölls på intet sätt som en fågel bland andra. Lejonet intar på samma sätt en särställning, vari också låg att det heraldiska lejonet ansågs vara en annan figur än den alltid hitåtseende heraldiska leoparden. Figurerna manifesterade gällande politiska och sociala förhållanden. De ingick som moment inom en medveten härskarideologi. Clara Neveus fångade - genom sitt med rikliga bildillustrationer försedda anförande - auditoriets uppmärksamhet kring ämnet "Eagle and lion in Swedish territorial heraldry". En annan utmärkt insats gjordes av arkivarien vid danska riksarkivet Nils G. Bartholdy, statsheraldiker till gagnet. Denne talade om heraldiska symbolers propagandistiska användning vid 1920 års folkomröstning gällande Slesvigs statstillhörighet. Ville man stanna kvar i Tyskland eller skulle man skiljas från sina holsteinska bröder och systrar samt förenas med Danmark? För hertigdömenas del skulle resultatet kunna bli att det gamla löftet "dat se bliven ewich tosaroende ungedelt" skulle brytas. Striden gällde egentligen städerna Flensburg och Gliicksburg med omnejd- att södra Slesvig var tysksinnat var ju klart, likaså att de dansktalande norrut ville komma till Danmark. Danmarks och Slesvigs vapen är snarlika. Kungariket har tre gående blå lejon, hertigdömet nöjer sig med två. På affischerna kämpade de danska lejonen med den tyska örnen. Det kan noteras att konstnären Bengt Olof Kälde, som är ledamot av Riksarkivets heraldiska nämnd, talade om president Lech Walesas serafimervapen. Heraldikens nytta betvivlades väl inte av någon av dem som var med. De hållna förhandlingarna gav argument för fortsatta insatser. Intresset för praktisk heraldik - såväl offentlig som sådan av privat natur - är stort ute i världen. Just nu pågår en upphetsad diskussion bland politiker och allmänhet i Österrike rörande utformningen av detta lands statssymbol 75

20 örnen. De konservativa vill ändra örnen, socialisterna behålla den. Kanske fackföreningsrörelsen solidaritet och det polska exemplet får visa färdriktning? I så fall skulle de nationellt och konservativt sinnade vinna, örnen skulle mista den skära och den hammare som den nu håller i sina klor. Arbetsflitens symboler på landet och i staden, vilka 1919 avlöste den kejserliga och kungliga spiran och äpplet. BengtRur International Federation of Television Archives' seminarium 1995 International Federation of Television Archives' (FIA T lifta) seminarium 1995 avhölls tillsammans med ARSC (Association for Recorded Sound Collections) och IASA (International Association of Sound Archives) och hade arrangerats av Library of Congress som huvudansvarig. Dessa federationer är till medlemsantalet betydligt mindre än t ex ICA men i princip lika världsomspännande. Medlemmarna i t ex FIA T utgörs i regel av institutioner och inte av enskilda varför antalet deltagare, drygt 300, varav drygt 100 från FIAT, var högt och alltså för FIAT:s del innebar ett stort antal tv-bolag från hela världen. 1 Tidpunkten september visade sig innebära ren brittsommar med temperaturer (utomhus) tidvis upp mot 30, samtidigt som Colorado, på ungefär samma breddgrad, upplevde säsongens första verkliga snöfall. Av tiden användes 3 dagar till plena och övriga dagar Fill framför allt kommissionsmöten. Första dagens plenarsammankomst var gemensam, därefter genomförde FIA T ett eget program. Denna gemensamma sittning behandlade juridiska spörsmål, särskilt copyright ur olika aspekter. Härvid belystes inte minst den snårskog av regler, som uppstår vid strävan att balansera kreatörernas krav och konsumenternas behov, i brittisk/anglosachsisk lag. skillnaderna mellan europeisk (läs gärna fransk) och anglosachsisk uppfattning om t ex copyright eller droit moral (moral right) påvisades, både ifråga om bild och ljud. Nyhetsmaterialets speciella ställning skildrades också, av Steffen Johansen från Norsk Rikskringkasting. I fortsättningen sammankom således FIA T ensamt. En dag ägnades åt redovisningar av olika katalogbyggen och deras konstruktion och användl. FIA T lift A håller seminarium vartannat år och möte med generalförsamlingen vartannat. 76