Handlingsbara IT-system - principer & kriterier

Transkript

1 Handlingsbara IT-system - principer & kriterier Göran Goldkuhl Forskningsgruppen VITS IEI Linköpings universitet När är ett IT-system inte handlingsbart? 1

2 När är ett IT-system inte handlingsbart? När jag har svårt att förstå vad som kan göras med systemet (oklar handlingsrepertoar) När jag inte kan säga det jag vill genom systemet (icke kommunicerbart) När jag har svårt att ta mig till önskad plats i systemet (svårnavigerat) När jag inte förstår konsekvenser av föreslagna och utförda handlingar (ogenomskinligt) När jag inte vet om det jag försökte göra blev gjort (dålig feedback) När är ett IT-system inte handlingsbart? När systemet inte hjälper mig att få veta vad som gjorts tidigare (ofullständigt verksamhetsminne) När jag inte vet vem som sagt vad (anonymiserat) När jag inte förstår använda begrepp (oklar vokabulär) När jag inte förstår kommunikativ avsikt med olika meddelanden (intentionellt otydligt) När jag inte får önskat stöd för efterföljande handlande (svagt handlingsstöd) 2

3 När är ett IT-system inte handlingsbart? När jag blir förvirrad pga att uttryck skiftar i betydelse och/eller att skiftande uttryck används (inkonsistent) När jag saknar lämpliga handlingsalternativ där de behövs (svårtillgängliga handlingsalternativ) När jag inte riktigt vet var jag befinner mig i en handlingsprocess; tidigare och efterföljande handlingar framgår ej (ej handlingsöversiktligt) När jag inte vet om, hur och när en utförd handling kan ändras (svårändrat) När jag måste registrera/kommunicera onödig/irrelevant information (irrelevanta kommunikationskrav) När är ett IT-system inte handlingsbart? När jag inte erhåller förväntade/önskvärda effekter i ITsystemet i form av relevant bearbetning och lagring av meddelanden (otillräckligt skapande av kommunikationsförutsättningar) När jag inte erhåller förväntade/önskvärda effekter genom att IT-systemet inte producerar/distribuerar relevanta meddelanden till andra användare (ej adressatrelevant kommunikation) När jag inte erhåller förväntade/önskvärda effekter genom att IT-systemet inte producerar/distribuerar meddelanden till andra användare på lämpligt sätt; t.ex olämplig tid, olämplig plats/media, olämplig form (ej adressatanpassad kommunikation) 3

4 När är ett IT-system handlingsbart? När jag enkelt kan förstå vad som kan göras med systemet (tydlig handlingsrepertoar) När jag kan säga det jag vill genom systemet (tillgodoser kommunikationsbehov) När jag enkelt kan ta mig till önskad plats i systemet (lättnavigerbart) När jag förstår konsekvenser av föreslagna och utförda handlingar (handlingstransparent) När jag direkt ser att det jag försökte göra blev gjort (klar feedback) När är ett IT-system handlingsbart? När systemet enkelt hjälper mig att få veta vad som gjorts tidigare (tydligt och lättåtkomligt verksamhetsminne) När jag vet vem som sagt vad (aktörstydlighet) Närjag förståranvändabegrepp (känd och begriplig vokabulär) När jag förstår kommunikativ avsikt med olika meddelanden (intentionellt tydligt) När jag får bra stöd för efterföljande handlande (handlingsstödjande) 4

5 När är ett IT-system handlingsbart? När jag har entydig och klar förståelse av olika handlingsuttryck (begrepps- och handlingskonsistent) När jag har lämpliga handlingsalternativ tillgängliga i en behovssituation (handlingstillgängligt) När jag har överblick över olika handlingssteg i en process och var jag befinner mig för tillfället (handlingsöversiktligt) När jag vet om och i så fall hur och när en utförd handling kan ändras (ändringsbart) När jag endast behöver registrera/kommunicera relevant information (relevanta kommunikationskrav) När är ett IT-system handlingsbart? När jag erhåller förväntade/önskvärda effekter i ITsystemet i form av relevant bearbetning och lagring av meddelanden (skapande av goda kommunikationsförutsättningar) När jag erhåller förväntade/önskvärda effekter genom att IT-systemet producerar/distribuerar relevanta meddelanden till andra användare (adressatrelevant kommunikation) När jag erhåller förväntade/önskvärda effekter genom att IT-systemet producerar/distribuerar meddelanden till andra användare på lämpligt sätt; t.ex lämplig tid, lämplig plats/media, lämplig form (adressatanpassad kommunikation) 5

6 Kriterier för handlingsbarhet Tydlig handlingsrepertoar Enkelt tillgodose kommunikationsbehov Lättnavigerbart Handlingstransparent Tydlig feedback Ändringsbart Kriterier för handlingsbarhet Tydligt och lättåtkomligt verksamhetsminne Aktörstydligt Känd och begriplig vokabulär Intentionellt tydligt Handlingsstödjande Handlingsöversiktligt 6

7 Kriterier för handlingsbarhet Handlingstillgängligt Relevanta kommunikationskrav Begrepps- och handlingskonsistent Skapande av goda kommunikationsförutsättningar Adressatrelevant kommunikation Adressatanpassad kommunikation IT-system för hemtjänst 7

8 Planera ärenden Välja ärende Ärendeplan Genomföra ärende Rapportera händelser Läsa om händelser Omsorgsbesök Omsorgsbesök Omsorgsjournal Omsorgsplanering 8

9 Enkelt förstå vad som kan göras med systemet (tydlig handlingsrepertoar) IT-systemet skall på ett tydligt och begripligt sätt visar den handlingsrepertoar som erbjuds En tydlig handlingsrepertoar stödjer och utvecklas användarnas mentala bild av IT-systemet. T ex skall IT-systemet tydligt informera om vilken typ av handling som erbjuds; om det är det en läs-, uppdaterings- eller registreringshandling. Genom en designad handlingsrepertoar åstadkoms ett handlingsutrymme för användaren Ett exempel på att tydligt informera om vad som kan göras är att formulera text, i t ex knappar eller andra interaktionselement, på så sätt att man anger både beteckning på handlingen och beteckning på det aktuella objektet (t ex planera ärende, registrera order). Tydlig handlingsrepertoar 9

10 Kan säga det man vill genom systemet (kommunikationsbehov) Principen framhåller att IT-system används för att kommunicera med andra aktörer i verksamheten. Kommunikationsbehovet i verksamheten skall kunna tillgodoses genom IT-systemet. Det skall finnas möjligheter att registrera olika uppgifter i systemet som man önskar att andra personer skall bli informerade om. Tillfredsställda kommunikationsbehov 10

11 Enkelt tar sig till önskad plats i systemet (lättnavigerbart) IT-systemet skall ge stöd för navigering där en önskad handling kan utföras. Handlingen kan t.ex innebära att användaren vill utföra en registrering eller enbart söka information om något. Navigeringsstödet skall ge ett enkelt stöd oavsett ITsystemets struktur. Olika typer av navigering hierarkisk navigering sekventiell navigering direkt navigering För att användaren skall kunna orientera sig och enkelt kunna lokalisera var i IT-systemet en handling kan utföras bör en information finnas om var i strukturen av det aktuella dokumentet är placerat. Lättnavigerbart 11

12 Förstå konsekvenser av handlingar (handlingstransparent) IT-systemet skall vara utformat så att användare i förväg förstår att verksamhetshandlingen innebär att verksamhetsminnet förändras. Handlingstransparent 12

13 Direkt ser att det man försökte göra blev gjort (tydlig feedback) IT-systemet ska alltid ge ett begripligt svar på en utförd handling. Svaret kan bestå av en beskrivning av vad IT-systemet gjort och på så sätt stödja användarens tolkning av vad som har skett. Meddelanden från systemet ges normalt när verksamhetsminnet förändrats eller utskrifter skett. Ofta behövs inte meddelanden visas utan förstås av att innehållet i skärdokumentet förändrats. Feedback ska även ges för navigeringshandlingar Tydlig feedback 13

14 Enkelt få veta vad som gjorts tidigare (lättåtkomligt verksamhetsminne) Tidigare lagrad information skall vara lättillgänglig. Innebär att information om tidigare utförda handlingar skall vara lätt att komma åt. Verksamhetsminnet kan bestå av både historisk information (vilka handlingar som tidigare utförts) och förväntade handlingar (handlingar som bör utföras) samt andra förutsättningar för handlingars utförande. Lättåtkomligt verksamhetsminne 14

15 Veta vem som sagt vad ( aktörstydlighet ) IT-systemet ska hålla reda på vem som har sagt vad. IT-systemet ska vara aktörstydligt. Principen kan ses som en uppmaning till att förhindra anonymitet i IT-system. Aktörstydlighet 15

16 Förstå använda begrepp (känd och begriplig vokabulär) IT-systemets språk ska motsvara verksamhetens och användarnas språk. IT-systemet ska erbjuda förklaringar till samtliga begrepp. En beskrivning av handlingar som kan utföras bör ges. Känd och begriplig vokabulär? 16

17 Förstå kommunikativ avsikt med olika meddelanden (intentionellt tydligt) Användare behöver förstå vad olika meddelanden betyder avsiktsmässigt. Är meddelandet en rapport om något inträffat? Är det en handlingsrekommendation? Är det ett en uppmaning? Är det ett uttryck för ett åtagande? För att kunna använda systemet som ett kommunikationsinstrument är det nödvändigt att det inte råder någon tvekan om den kommunikativa avsikten. Intentionellt tydligt 17

18 Få stöd för efterföljande handlingar (handlingsstödjande) Innehållet i skärmdokumentet ska ge goda förutsättningar för att utföra handlingar både genom IT-systemet och utanför IT-systemet. Relationer mellan olika handlingar skall visualiseras på så sätt att användaren enkelt förstår om det finns en speciell ordning mellan dem. Handlingsstödjande 18

19 Entydig och klar förståelse av olika handlingsuttryck (begrepps- och handlingskonsistens) En god begrepps- och handlingskonsistens innebär att användaren har entydig och klar förståelse av olika handlingsuttryck. Uttryck får inte skifta i betydelse (homonyma uttryck) Skiftande uttryck bör ej användas (synonyma uttryck) Inkonsistenta uttryck ska undvikas för att minera risker till förvirring hos användare. Begrepps- och handlingskonsistens 19

20 Lämpliga handlingsalternativ enkelt tillgängliga (handlingstillgänglighet) Lämpliga handlingsalternativ ska finnas tillgängliga i en behovssituation. Kan avse både registrerings- och informationsbehov. Handlingsalternativ bör helst finnas tillgängliga i det aktuella dokumentet eller i dess omedelbara närhet (onödig navigering ska minimeras). Handlingstillgänglighet 20

21 Överblick av olika handlingssteg (handlingsöversiktligt) God handlingsöversikt finns när jag har överblick över olika handlingssteg i en process vet var i processen jag befinner mig Verksamhetsdokument ska relateras till varandra på ett logiskt sätt. De ska följa en tänkt arbetsordning. Användare behöver både kunna fokusera de handlingar som erbjuds inom ett dokument samt kunna få en bredare översikt över hur flera dokument och handlingar hänger samman. Handlingsöversiktligt 21

22 Om, hur och när en handling kan ändras (ändringsbarhet) Ett handlingsbart IT-system är ändringsbart. Ändringsbarhet innebär att kunna ångra tidigare utförda handlingar. En god ändringsbarhet föreligger när användaren vet 1) om och 2) i så fall hur och 3) när en utförd handling kan ändras. Ändringsbarhet 22

23 Endast behöva registrera relevanta kommunikationskrav Ett IT-system ska vara utformat så att endast relevant information behöver registreras. Relevanta kommunikationskrav: vara nödvändig för att mottagaren ska förstå informationen att informationen inte sedan tidigare finns i systemet (dvs ej redundant). Att tvingas registrera irrelevant information ger upphov till frustration. Information som finns i systemet sedan tidigare bör presenteras automatiskt. Relevanta kommunikationskrav 23