Fokus inköp Att styra inköp för 300 miljoner på Tingsryds kommun

Transkript

1 Examensarbete Fkus inköp Att styra inköp för 300 miljner på Tingsryds kmmun Författare: Malin Eklund Crinne Sjöbäck Handledare: Vernica Svenssn-Ülgen Examinatr: Fredrik Karlssn Termin: VT15 Ämne: Eknmistyrning ch lgistik Nivå: Magister Kurskd: 4FE005, 4FE12E

2 Förrd Denna uppsats är ett examensarbete för Civileknmprgrammet med inriktning mt lgistik ch eknmistyrning på Eknmihögsklan vid Linnéuniversitetet. Uppsatsen mfattar 30 högsklepäng ch är skriven under våren Vi vill rikta ett strt tack till samtliga persner sm varit inblandade ch bidragit till resultatet i vårt examensarbete. Först ch främst riktas ett tack till Tingsryds kmmun sm genm ett fint samarbete ställt upp på intervjuer ch gjrde uppsatsen möjlig. Vi vill ckså rikta ett strt tack till ppnenter ch examinatr, Fredrik Karlssn, men även till Elin Funck, sm alla ställt upp med värdefulla kmmentarer, synpunkter ch reflektiner under uppsatsens gång. Slutligen riktas ett särskilt strt tack till Vernica Svenssn-Ülgen, sm varit väldigt hjälpsam, engagerad ch peppande vid varje handledning, det har varit guld värt! Växjö, den 28 maj 2015 Malin Eklund Crinne Sjöbäck 1 (135)

3 Sammanfattning Examensarbete, 30 hp, Civileknmprgrammet vid Linnéuniversitetet Fördjupning, Lgistik 4FE005 ch Cntrller 4FE12E Titel: Fkus inköp Att styra inköp för 300 miljner på Tingsryds kmmun Författare: Malin Eklund ch Crinne Sjöbäck Handledare: Vernica Svenssn-Ülgen Examinatr: Fredrik Karlssn Nyckelrd: Eknmistyrning, mdern verksamhetsstyrning, styrmdell, prestatinsmätning, mål, strategi, prestatinsmått, inköp, ffentlig verksamhet, kmmun, samrdnad varudistributin Bakgrund: Tingsryds kmmun har under våren 2015 infört samrdnad varudistributin sm ett led i att effektivisera sina inköp. Prjektet har medfört en ny målbild för kmmunens inköp vilket gör att Tingsryds kmmun är i behv av en ny styrning sm ett kmplement till deras nuvarande budgetstyrning där prestatinsmätning ses sm ett lämpligt kmplement. Prblemdiskussin: Den ffentliga verksamhetens mångfacetterade målbild, med både finansiella ch icke-finansiella mål, gör att det finns svårigheter med att utveckla prestatinsmått. Även avsaknaden av knkreta mål för vad ett bra inköp är bidrar till denna kmplexitet. Syfte: Studiens övergripande syfte är att utveckla en styrmdell för Tingsryds kmmun i relatin till prjektet Samrdnad varudistributin. Mer specifikt innebär detta att studera Tingsryd kmmuns inköp ch identifiera prestatinsvariabler för att kunna frmulera prestatinsmått. Metd: Undersökningsdesignen i denna uppsats är en enfallsstudie, med en kvalitativ ansats. Insamling av empiriskt material har gjrts genm intervjuer ch dkument. Den teretiska referensramen bygger på böcker ch vetenskapliga artiklar. Resultat: Den utvecklade styrmdellen för Tingsryd kmmuns nya målbild har sammanfattats samt utvecklat knkreta mål för inköp i kmmunen. Vidare har nya strategier utfrmats utifrån målbilden ch således har tlv prestatinsmått tagits fram. Slutsats: Genm att tydliggöra målbilden i en kmmun är det möjligt att utveckla prestatinsmått för inköp. Svårigheten för en ffentlig verksamhet är inte prestatinsmätning i sig, utan den ultimata utmaningen för kmmuner sm befinner sig i en liknande kntext sm Tingsryds kmmun, är att sätta knkreta, pålitliga ch begripliga mål. 2 (135)

4 Abstract Degree f Master Thesis, 30 ECTS, Linnaeus University, Lgistics 4FE005 and Cntrller 4FE12E Title: Fcus purchasing T manage purchase fr 300 millin at the municipality f Tingsryd Authrs: Malin Eklund ch Crinne Sjöbäck Tutr: Vernica Svenssn-Ülgen Examiner: Fredrik Karlssn Keywrds: Mdern management cntrl, management cntrl, perfrmance measurement system, bjective, strategy, perfrmance measures, purchasing, public sectr, municipality, crdinated gds distributin Backgrund: During the spring f year 2015 the municipality f Tingsryd has jined a prject which include crdinated gds distributin t all the municipality s different areas t imprve their purchasing perfrmance. The new set f bjectives that arse tgether with the prject, requires a new type f cntrl system and a cmplement t their existing budgetary cntrl is perfrmance measurement system Prblem discussin: The multifaceted bjectives f the public sectr, with bth financial and nnfinancial bjectives, cntribute t the difficulty in develping perfrmance measures. The lack f a cncrete gal fr what a gd purchase is cntributes t this cmplexity. Purpse: The verall aim with this thesis is t develp a management mdel fr the municipality f Tingsryd in relatin t the prject. Mre specifically, these include studying purchase and identify perfrmance variables t frmulate perfrmance measures in the municipality f Tingsryd. Methd: The research methd is a single case study with a qualitative apprach. The cllectin f empirical data has been dne thrugh interviews and dcuments. The theretical framewrk is based n bks and scientific articles. Results: The develped cntrl mdel fr the new purchasing situatin in the municipality f Tingsryd has been summarized. Furthermre bjectives and strategies have been develped fr purchasing in the municipality based n the identified bjectives and twelve perfrmance measures have been develped. Cnclusin: By clarifying bjectives in a municipality it is pssible t develp perfrmance measures fr purchasing. The develpment f perfrmance measures is nt the difficult part in the public sectr, rather the ultimate challenge fr municipalities in a similar cntext as the municipality f Tingsryd, is t set practical, reliable, and understandable bjectives. 3 (135)

5 Innehållsförteckning 1 Inledning Intrduktin Bakgrund Prjektet Samrdnad varudistributin Prblemdiskussin Prblemfrmulering Syfte Metd Undersökningsdesign Litteraturstudie Datainsamling Intervju Val av respndenter Skriftliga källr Analys av data Frskningens kvalitet Överförbarhet Pålitlighet Tillförlitlighet Knfirmera Frskningsetiska aspekter Källkritik Teretisk referensram Mdern verksamhetsstyrning Prestatinsmätning Mål Strategi Prestatinsmått Att utfrma mål ch mått Inköp Hållbart inköp Att styra inköp Prestatinsmått för inköp Pris ch kstnad Prdukt ch kvalitet Lgistik Inköpsfunktin Kmmunal verksamhet Så styrs en kmmun Lagen m ffentlig upphandling Tröskelvärde Ramavtal Analysmdell Empiri Prjektet Samrdnad varudistributin E-inköpssystem (135)

6 4.2 Fkus inköp Mål Strategi Hållbart inköp Lagen m ffentlig upphandling Tingsryd kmmuns rganisatinsstruktur Kmmunens övergripande styrkrt Inköpsfunktinen på Tingsryds kmmun Ansvarsfördelning gällande inköp Rllfördelning för inköp Analys Utveckling av styrmdell Målbild för inköp i Tingsryds kmmun Övergripande mål i Tingsryds kmmun Lagen m ffentlig upphandling Utveckling av mål för inköp i Tingsryds kmmun Frmulering av mål Samband mellan övergripande mål ch identifierade mål Svårigheter med att kmmunicera mål Strategier för inköp i Tingsryds kmmun Utveckling av strategier Prestatinsmått för inköp i Tingsryds kmmun Pris ch kstnad Mått utifrån målet 100 prcent avtalstrhet Mått utifrån målet reducera kstnader med XX prcent Prdukt ch kvalitet Mått utifrån målet sträva efter ett hållbart inköp Mått utifrån målet sträva efter ett hållbart inköp Lgistik Mått utifrån målet minska kldixidutsläpp med XX prcent Mått utifrån målet utvärdera leverantörer kntinuerligt Inköpsfunktin Mått utifrån målet öka antalet anbud från mindre företag ch lkala leverantörer i upphandlingsfasen Mått utifrån målet reducera kstnader med XX prcent Mått utifrån målet öka antalet läns- ch kmmunövergripande upphandlingar Mått utifrån målet sträva efter ett hållbart inköp Mått utifrån målet följa Lagen m ffentlig upphandling, både vid upphandling ch inköp Sammanställning av prestatinsmått Samband mellan prestatinsmåtten Prestatinsmått på lika nivåer Resultat Vad betyder styrmdellen för Tingsryds kmmun? Slutsats Kritik ch egna reflektiner Förslag till vidare frskning Referenser Bilagr (135)

7 1 Inledning Inledningskapitlet ämnar intrducera det valda ämnet; styrning av inköp i kmmunal verksamhet. Intrduktinen beskriver krt Tingsryd kmmuns situatin vad det gäller inköp ch varför det behövs en förändrad styrning. Därefter presenteras uppsatsens ämnesmråden; eknmistyrning, inköp ch ffentlig verksamhet. Vidare beskrivs Tingsryd kmmuns prjekt Samrdnad varudistributin sm mynnar ut i en prblemdiskussin, prblemfrmulering ch syfte. 1.1 Intrduktin Denna uppsats behandlar utvecklingen av en styrmdell för Tingsryd kmmuns inköpsfunktin. Behvet av en mer utvecklad styrning för inköp i Tingsryds kmmun har bland annat uppmärksammats i samband med att kmmunen, tillsammans med övriga kmmuner i Krnbergs län, valt att införa samrdnad varudistributin under våren 2015 (Förstudie samrdnad varudistributin). Förändringen innebär ckså att ett nytt e- inköpssystem implementerats, vilket innebär att mer infrmatin m inköp kan hämtas (Men, 2013). Inköp i en kmmunal verksamhet är intressant att behandla då inköpsmrådet i sig är under stark utveckling samt att den kmmunala verksamheten till sin natur är mångfacetterad ch behöver beakta lika aspekter såsm plitiska överväganden, lagar ch regler, medbrgarperspektivet ch generella styr- ch effektivitetsaspekter (Haglund et al., 2005; Lindvall, 2011; Mdell & Grönlund, 2006). Prjektet Samrdnad varudistributin är i sig intressant att studera, då ett femtital av Sveriges 290 kmmuner antingen utreder frågan eller har tagit beslut m att införa samrdnad varudistributin (Men, 2013). 1.2 Bakgrund I grunden handlar eknmi m hushållning med knappa resurser ch därför är det väsentligt att en rganisatins resurser används på bästa möjliga sätt. Eknmistyrning handlar m att planera ch följa upp en rganisatins verksamhet för att försöka uppnå ett önskvärt beteende bland en rganisatins medlemmar genm eknmisk infrmatin (Almqvist et al., 2012; Lindvall, 2011). En grundregel inm eknmistyrning är strävan efter att uppnå ökad effektivitet ch prduktivitet, att göra rätt saker, på rätt sätt (Lindvall, 2011). Andra centrala begrepp inm eknmistyrning är påverkan, planering, uppföljning 6 (135)

8 ch kntrll, vilka syftar till att stödja en rganisatins arbete mt att uppnå de målsättningar sm finns (Almqvist et al., 2012; Axelssn et al., 2002). Påverkan, planering, uppföljning ch kntrll är strategiska insatser sm ska länkas samman med de perativa aktiviteterna (Almqvist et al., 2012). Att eknmistyrningen kan peratinaliseras innebär att lika styrverktyg, för att mäta, kan bidra till bättre eknmiskt beslutsfattande (Mundy, 2010). Enligt Østergren ch Stensaker (2011) ch Ekhlm ch Wallin (2000) anses budget vara ett av de mest använda styrverktygen i en rganisatins eknmistyrning, dck har budget kritiserats sm styrmedel då den ska uppfylla för många likartade syften (Hpe & Fraser, 2003; Lindvall, 2011). Den typiska ch klassiska budgetstyrningen är finansiellt inriktad ch tar mindre hänsyn till aspekter utöver finansiella mål (Lindvall, 2011). Att enbart använda finansiell eknmisk infrmatin ses numer fta sm en begränsning, då styrningen tenderar att bli inriktad mt endast finansiella mål med risk för krtsiktighet (Almqvist et. al, 2012; Anthny & Gvindarajan, 2007). Dck menar Lindvall (2011) ch Yung (2003) att det finns fördelar med budget sm styrmedel, sm frtfarande bör bevaras i kmbinatin med andra styrmedel. Under de senaste åren har många nya tekniker uppkmmit, sm har ett starkt fkus på aktiviteter ch prcesser i syfte att uppnå högre effektivitet ch prduktivitet (Axelssn et al., 2002; Simns, 2000). Ett lämpligt kmplement till budgetstyrning är därför prestatinsmätning sm även fångar de ickefinansiella aspekterna i en rganisatin (Arnabldi et al., 2015; Phl & Förstl, 2011). Prestatinsmätning innebär att en rganisatin vill mtivera ch kntrllera de anställda i syfte att nå prestatiner sm är i enlighet med rganisatinens övergripande mål (Lhman et al., 2004; Merchant, 1998). Att mäta prestatiner innebär att fastställa önskade mål ch följa upp faktiskt utfall (Melnyk et al., 2014). Målet med att kntrllera prestatiner är att uppnå en ändamålsenlig ch kstnadseffektiv verksamhet samt efterlevnad av lagar ch riktlinjer (Haglund et al., 2005). En annan väsentlig del med prestatinsmätning är att generera infrmatin för beslutsfattande. Det är viktigt för en rganisatin att förtydliga vilken typ av infrmatin sm bör genereras ch hur frekvent infrmatinen ska följas upp (Simns, 2000). 7 (135)

9 Enligt Bentn (2010) är naturligtvis eknmi en av drivkrafterna bakm inköp, men ckså att ha en hög etisk standard. Ett begrepp sm kmmit bli vanligt i samband med inköp är Hållbart inköp sm innebär att sciala-, miljömässiga- ch eknmiska aspekter beaktas (Brammer & Walker, 2010). Den sciala aspekten påverkas av påtryckningar från samhället, medan den miljömässiga aspekten relateras till glbal uppvärmning. Då råmaterial har blivit en knapp resurs är detta någt sm ska beaktas inm den eknmiska aspekten för Hållbart inköp (van Weele, 2014). En annan anledning till varför inköp har aktualiserats är för att inköp börjat ses sm en strategisk funktin sm kan bidra med ökad effektivitet, i frm av besparingar för hela rganisatinen, m strategin för inköp kan integreras med rganisatinens övergripande strategi (Carr ch Smeltzer, 1997; Krn & Wallgren, 2010). Därför menar Caniat et al. (2014) ch van Weele (2014) att strategin för inköp inte kan separeras från den övergripande strategin, i syfte att vara knkurrenskraftiga, eller sm i den ffentliga verksamheten, reducera kstnader (Fergussn et al., 1996; Knutssn & Thmassn, 2013). Den ffentliga verksamheten i Sverige är en mfattande köpare av ett brett utbud av varr ch tjänster. Av Sveriges BNP står inköp i den ffentliga verksamheten för mkring 30 prcent (Knutssn & Thmassn, 2013). År 2013 köpte enbart kmmunerna i Sverige varr till ett värde av 820 miljarder krnr (Men, 2013). Omfattningen av inköp i ffentlig verksamhet blir str då inköpen är utspridda i de lika verksamheterna sm köper lika varr ch tjänster. Dessutm sker vissa inköp på kmmunövergripande nivå, medan andra inköp sker både centralt i kmmunen ch lkalt i de lika verksamheterna (Men, 2013). Eftersm kmmunen påverkas av kmmunallagen ch begreppet eknmisk hushållning, vilket innebär att finansiering av välfärd inte ska skjutas till kmmande generatiner, är det väsentligt att styra inköp i ffentlig verksamhet (skl.se). Den ffentliga verksamheten kämpar även med devisen mer med mindre då de eknmiska resurserna är begränsade i en ffentlig verksamhet (Arnabldi et al., 2015; Jääskelainen & Laihnen, 2014). 1.3 Prjektet Samrdnad varudistributin Tingsryds kmmun är en av kmmunerna i Krnbergs län ch ligger söder m Växjö. År 2014 hade Tingsryds kmmun invånare ch kmmunen köper årligen varr ch tjänster för cirka 300 miljner krnr (Förstudie samrdnad varudistributin; tingsryd.se). Ttalt sett har kmmunen 1800 leverantörer, varav 1400 av dem står för ett till fem inköp, 8 (135)

10 per år 1. Daniel Gustafssn, eknmichef i Tingsryds kmmun, berättar att inköp har aktualiserats då kmmunen ser en ptential i att frigöra både tid ch pengar i inköp. Sm ett led i att effektivisera inköp har Tingsryds kmmun, tillsammans med övriga kmmuner i Krnbergs län, deltagit i prjektet samrdnad varudistributin. Växjö kmmun har varit drivande i frågan m att införa samrdnad varudistributin, då många upphandlingar sker på länsövergripande nivå. För att Tingsryds kmmun ska kunna vara en del av Växjö kmmuns upphandlingar var det nödvändigt att införa samrdnad varudistributin med ett tillhörande e-inköpssystem. Vidare berättar Gustafssn att för mindre kmmuner, sm Tingsryds kmmun, är samverkansprjekt av str strategisk betydelse då en utveckling på dessa mråden är svår ch kstsam att genmföra på egen hand. Prjektet Samrdnad varudistributin är enligt Gustafssn någt sm Tingsryds kmmun inte hade kunnat genmföra ensamma. Samrdnad varudistributin innebär att kmmunen använder sig av en distributinscentral, dit alla kmmunens leverantörer levererar sina varr, för vidare leverans till varje beställande enhet i kmmunen. Detta innebär att de flesta varr sm levereras till enheterna frtsättningsvis levereras av en ch samma lastbil (Men, 2013). Innan samrdnad varudistributin startade fick de 65 enheterna i Tingsryds kmmun 512 leveranser fördelat på cirka två veckr. Dessa leveranser mtsvarar 33 tn, varav 31 tn uppskattas vara möjligt att samlasta. Av dessa 31 tn sm går att samlasta är 67 prcent livsmedel ch 33 prcent övriga varr. Det sm anses passande att samlasta är varm mat ch skrymmande varr av större vikt ch vlym (Förstudie samrdnad varudistributin). Mtiven för Tingsryds kmmun att gå med i prjektet Samrdnad varudistributin var främst miljö, styrning, samverkan ch att möjliggöra för fler mindre företag ch lkala leverantörer att vara delaktiga i upphandlingarna. Kstnader ch eventuella eknmiska vinster för prjektet är svårbedömda ch därför sågs inte eknmisk vinst sm ett mtiv till prjektet. 2 Men (2013) menar dck att ur ett kmmunaleknmiskt perspektiv utgör eknmi ch kstnadsbesparingar ett lika strt incitament sm miljöaspekter vid införandet av en samrdnad varudistributin. Vidare menar Men (2013) att med en samrdnad varudistributin kan transprtkstnaden ch priset på prdukten separeras från varandra. 1 Helen Östman, upphandlare Tingsryds kmmun Daniel Gustafssn, eknmichef Tingsryds kmmun ; Laila Jeppssn, kmmunchef Tingsryds kmmun ; Sara Runessn, inköpscntrller Tingsryds kmmun ; Helen Östman, upphandlare Tingsryds kmmun (135)

11 Således sjunker priset på prdukten när transprten exkluderas. Förutm de mtiv Tingsryds kmmun har med samrdnad varudistributin, nämner Men (2013) tillgänglighet ch trängselprblematik sm ett mtiv för kmmuner att införa samrdnad varudistributin. Detta mtiv är inte aktuellt för Tingsryds kmmun då kmmunen är en landsbygdskmmun. 3 Genm prjektet Samrdnad varudistributin menar Laila Jeppssn, kmmunchef, att den stra vinsten för kmmunen är att de ökar avtalstrheten i enlighet med Lagen m ffentlig upphandling (LOU). Avtalstrhet innebär att beställarna köper prdukter ch tjänster genm de avtal kmmunen upphandlat. LOU är det regelverk sm styr hur ffentlig verksamhet ska göra sina upphandlingar ch således sina inköp (Sveman, 2008). Jeppssn berättar att det har blivit allt viktigare för kmmunen att inköpen sker enligt avtal då lagar ch regler nyligen förändrats ch leverantörerna har blivit mer medvetna, vilket kan leda till skadestånd för kmmunen m avtal inte följs. Därmed menar Gustafssn att förtrendet för kmmunen kan ta skada, men även plitiken ch ffentlig verksamhet i strt, eftersm det faktiskt är ett krav att skattebetalarnas pengar ska användas på bästa möjliga sätt. 1.4 Prblemdiskussin Flera kmmuner, även Tingsryds kmmun, använder frtfarande den klassiska budgetstyrningen (Jhanssn & Siverb, 2014) 4. I Tingsryds kmmun tilldelas varje verksamhet en budget sm sätter ramarna för hur mycket pengar verksamheterna har ch på så vis kan aldrig budgetstyrning exkluderas i kmmunal verksamhet 5. Enligt Pihlgren ch Svenssn (1994) har kvalitativa mål, icke-finansiella mål, fått en ökad betydelse i rganisatiner ch därför är inte budgetstyrning tillräcklig i dagens snabbt föränderliga samhälle. Denna prblematik finns i Tingsryds kmmun då deras budgetstyrning för inköp dels inte beaktar de nya målen med samrdnad varudistributin ch dels är bristfällig då det finns en felfaktr i att följa upp inköpen på redvisade bkföringskntn då inköp ibland knteras fel 6,7. Budgetstyrning har ckså kritiserats för att vara inriktad mt fel mål, förlitar sig på redvisningsinfrmatin i alltför hög utsträckning, överdkumentatin ch 3 Sara Runessn, inköpscntrller Tingsryds kmmun Daniel Gustafssn, eknmichef Tingsryds kmmun Daniel Gustafssn, eknmichef Tingsryds kmmun Helen Östman, upphandlare Tingsryds kmmun Sara Runessn, inköpscntrller Tingsryds kmmun (135)

12 krtsiktighet (Almqvist et al., 2012). För att en kmmun bättre ska kunna hantera ch styra en mångfacetterad inköps- ch upphandlingssituatin, med ibland mtsägelsefulla krav ch mål, kan det därför behövas en mdern verksamhetsstyrning sm kan fånga andra dimensiner av styrning. Svårigheten med den mderna verksamhetsstyrningen är att den måste anpassas efter varje rganisatins specifika behv, exempelvis Tingsryd kmmuns situatin i det här fallet, eller vilken annan situatin en rganisatin står inför (Almqvist et al., 2012; Lindvall, 2011; Samuelssn & Olve, 2008). Då den ffentliga verksamheten påverkas av plitiskt inflytande, påtryckningar från samhället ch prfessinell ledning kan styrning inte separeras från den plitiska ch eknmiska miljön sm råder, eftersm den ffentliga verksamheten är en knsument, finansierad av skattemedel (Grönlund & Mdell, 2006; Hvidman & Andersen, 2014; Linna et al., 2008; Samuelssn & Olve, 2008; Strannegård & Styhre, 2013). Eftersm den ffentliga verksamheten påverkas av flera aktörer finns det fta ingen tydlig målbild (Grönlund & Mdell, 2006). Arnabldi ch Azzne (2010) menar att svårigheter med att definiera tydliga mål, bidrar till prblematiken kring prestatinsmätning i ffentlig verksamhet. Att den ffentliga verksamheten är en str leverantör av tjänster, har skilda verksamheter ch många användare bidrar ckså till prblematiken i att använda prestatinsmätning. Därför menar Arnabldi et al. (2015) att prestatinsmätning är den ultimata utmaningen för den ffentliga verksamheten där tid ch resurser är begränsade. I ffentlig verksamhet saknas fta knkreta mål för vad ett effektivt inköp är, vilket Krn ch Wallgren (2010) menar bidrar till att prestatinsmätning för inköp är mindre utvecklad i ffentlig verksamhet. Detta ses sm förvånande med tanke på de stra summr för inköp sm hanteras (Krn & Wallgren, 2010). Otydligheten kring mål för inköp i den ffentliga verksamheten, gör att det är svårt att utfrma tydliga mått för hur mål ska uppnås ch vad sm ska mätas (Melnyk et al., 2014; van Weele, 2014). Eftersm inköp är en str del i ffentlig verksamhet, är detta nödvändigt att styra (Caniant et al., 2014). Att styra inköp har även blivit viktigt då allmänhetens medvetenhet har ökat markant, framför allt i miljöfrågr ch kring ansvarstagande runt samhällsfrågr, vilken behandlas i Crprate Scial Respnsibility (CSR). Detta ställer högre krav på att en rganisatin har insyn ch kntrll över sina egna varuförsörjningskedjr (Men, 2013). Då den ffentliga verksamheten är en str köpare av prdukter ch tjänster krävs en medvetenhet m hur deras inköp görs, ch hur resurserna används (Men, 2013). 11 (135)

13 Sammanfattningsvis visar vanstående diskussin på att det finns en tydlig relevans i att studera prestatinsmätning för inköp i ffentlig verksamhet, ch mer specifikt i Tingsryds kmmun. Eftersm inköp har börjat få en mer strategisk rll i Tingsryds kmmun, att allmänhetens medvetenhet har ökat ch med tanke på att Men (2013) menar att fler kmmuner har samrdnad varudistributin framför sig, behövs en utveckling av prestatinsmått för inköp i den nya kntext sm kmmuner nu står inför. Tingsryds kmmun har idag ingen styrmdell sm beaktar den mångfacetterade målbild sm samrdnad varudistributin medfört, vilket innebär att kmmunen behöver utveckla en ny styrning sm går mt en mdern verksamhetsstyrning. Caniat et al. (2014) menar att kmbinatinen prestatinsmätning ch inköp har uppmärksammats i litteraturen ch det ger en mer tillförlitlig indikatin på vad en inköpsfunktin ska fkusera på för att förbättra sin verksamhet. Dck menar Caniat et al. (2014) att prestatinsmått för inköp kräver specifika kntexter, vilket tidigare inte har studerats i samma utsträckning sm enbart prestatinsmätning. Frslund (2011) menar även att det finns brister i mätningar av lgistiska prcesser ch därför sågs möjligheter att bidra teretiskt, men ckså att lösa ett praktiskt prblem för Tingsryds kmmun. Med avstamp i denna diskussin ämnar denna uppsats bidra med kunskap m prestatinsmätning för inköp i kmmunal verksamhet. 1.5 Prblemfrmulering Hur kan Tingsryds kmmun styra sina inköp med hjälp av prestatinsmått, utifrån den nya målbild sm prjektet Samrdnad varudistributin har medfört? 1.6 Syfte Studiens övergripande syfte är att utveckla en styrmdell för Tingsryds kmmun i relatin till prjektet Samrdnad varudistributin. Mer specifikt innebär detta att identifiera prestatinsvariabler för att kunna frmulera prestatinsmått för inköp i Tingsryds kmmun. 12 (135)

14 2 Metd Detta kapitel beskriver uppsatsens undersökningsdesign, vilket är en enfallsstudie med fkus på mdellutveckling. Vidare i kapitlet beskrivs det tillvägagångssätt sm använts för att samla in både teretiskt ch empiriskt material till uppsatsen. Val av datainsamling ch hur materialet ska bearbetas har diskuterats, så väl sm uppsatsens litteraturstudie ch kvalitetsmått. Slutligen har detta kapitel behandlat frskningsetiska aspekter ch källkritik. 2.1 Undersökningsdesign I denna uppsats föll valet av undersökningsdesign på enfallsstudie. Valet av en enfallsstudie baserades på att en fallstudie möjliggör en djupgående undersökning av Tingsryds kmmun. En djupgående undersökning ansågs nödvändig för djupare kunskap ch förståelse för prjektet Samrdnad varudistributin ch hur inköp fungerar i en kmmun, då Bryman ch Bell (2011) menar att en fallstudie kan fånga den kmplexitet ch den specifika karaktär sm den valda rganisatinen uppvisar (Bryman & Bell, 2011). Fallstudie ses även sm en ram för hur insamling ch analys av data sker (Bryman & Bell, 2011). En fallstudie kan mfatta kvalitativa ansatser ch kan med fördel genmföras då mycket ch detaljerad data ska samlas in (Jhannessen & Tufte, 2003). Kvalitativ frskning ämnar förklara egenskaperna hs någnting ch därmed klargöra ett fenmens karaktär (Widerberg, 2002). Fenmenet i denna uppsats är prjektet Samrdnad varudistributin i kmmunal verksamhet. För att förklara egenskaperna i kmmunens prjekt kan det sammanfattningsvis knstateras att fallstudie sm undersökningsdesign, med en kvalitativ ansats, lämpar sig väl för denna uppsats. En enfallsstudie anses även vara lämplig då en mdern verksamhetsstyrning ska anpassas till varje rganisatins unika situatin. Uppsatsen avser att utveckla en styrmdell, sm är i linje med en mden verksamhetsstyrning, för att ta hänsyn till Tingsryd kmmuns nya situatin för inköp. Syftet med uppsatsen är att ta fram en styrmdell för hur Tingsryds kmmun ska styra sina inköp mt uppställda mål. Utifrån ett flertal intervjuer ch lika dkument har målbilden för inköp i Tingsryds kmmun identifierats vilket var det första steget i mdellutvecklingen. De mål sm framkmmit under intervjuerna ch genm dkumenten har varit tydliga ch inte uttalade i Tingsryds kmmun ch detta har resulterat i nya mål ch målfrmuleringar för kmmun. Utifrån målfrmuleringarna har nya strategier 13 (135)

15 utfrmats för att uppnå de framtagna målen. Målen ch strategierna har varit grunden för de prestatinsmått sm tagits fram i mdellen. 2.2 Litteraturstudie En litteraturstudie innebär en nggrann genmgång av böcker, artiklar ch rapprter (Bryman & Bell, 2011). Infrmatinen i litteraturen är sekundärdata sm tagits fram för ett annat syfte än för den aktuella studien. Allt skrivit material ses sm litteratur ch fördelarna med en litteraturstudie är att mycket infrmatin finns tillgänglig (Björklund & Paulssn, 2003). Vetenskapliga artiklar ch böcker har lagt grunden för uppsatsen, vilka har kmpletterats med internetkällr vid behv. De vanligaste sökrden sm använts vid sökning efter vetenskapliga artiklar till uppsatsen, var; purchasing, public sectr, perfrmance measurements, perfrmance management, perfrmance measurement systems, purchasing perfrmance measures ch managment cntrl system. Vid sökning efter litteratur har främst inköp, ffentlig verksamhet, målstyrning, strategi ch mätning använts. Sökrden har kmbinerats med varandra för att ptimera sökträffarna. Kriteriet för val av artiklar har baserats på att de var publicerade i en vetenskaplig tidskrift. Böcker till uppsatsen har valts ut baserat på det aktuella ämnet ch hur etablerade frskarna ch författarna är. Kriterierna har även varit samma för den litteratur sm rekmmenderats från handledare, examinatr ch ppnenter. 2.3 Datainsamling För att samla in primärdata till denna uppsats har främst intervjuer genmförts. Vid insamling av sekundärdata har frmella skriftliga källr studerats. Vilka datainsamlingsmetder sm används berr enligt Yin (2007) på uppsatsens syfte. Då denna uppsats syfte är av en kvalitativ art har främst datainsamlingsmetder använts sm är i linje med kvalitativ frskning (Bryman & Bell, 2011). Datainsamlingen i denna uppsats har hämtats från persnliga eller infrmella anteckningar, frmella skriftliga källr ch intervjuer. Då författarna har strävat efter att använda flera lika källr, har ändamålet varit att stärka kvaliteten i uppsatsen då lika datainsamlingsmetder kan bekräfta samma sak. Yin (2007) menar att användningen av flera lika datainsamlingsmetder kallas triangulering ch användas för att styrka trvärdigheten i en fallstudie. Berende på hur respndenterna förmedlar infrmatin ch hur den registreras ch analyseras, avgör hur infrmatinsrik studien blir (Jhannessn & Tufte, 2003). Vid intervjuer har författarna, i 14 (135)

16 den mån det varit möjligt, spelat in intervjuerna för att säkerställa att ingen infrmatin går förlrad Intervju I denna uppsats har semistrukturerade intervjuer utförts. En semistrukturerad intervju kännetecknas av att en intervjumall består av lika teman sm ska behandlas under intervjun, med underfrågr ch underpunkter sm bidrar till fördjupning av ämnen. Semistrukturerade intervjuer balanseras mellan flexibilitet ch standardisering (Bryman & Bell 2011; Jhannessen & Tufte, 2003). Denna intervjufrm valdes då författarna ville ha en struktur att utgå från för att inte missa ämnen sm ansågs viktiga för uppsatsen. En annan anledning till valet av semistrukturerade intervjuer, var att kunna ställa följdfrågr utifrån respndentens svar Val av respndenter I denna uppsats intervjuades initialt eknmichef, Daniel Gustafssn ch inköpscntrller, Sara Runessn, vilka kunde ge författarna en intrduktin av prjektet Samrdnad varudistributin, då Gustafssn ch Runessn främst var de persner sm var invlverade i prjektet i Tingsryds kmmun. Gustafssn ch Runessn intervjuades vid två, respektive tre tillfällen. Gustafssn valdes ut på ett strategiskt sätt då hans kunskap var relevant för infrmatin m styrning sm helhet i kmmunen samt m strategi, mål ch mått. Runessn valdes ckså ut strategiskt då hn är ansvarig för implementeringen av e- inköpssystemet ch har bra insyn kring inköp i Tingsryds kmmun. Gustafssn ch Runessn intervjuades vid ett flertal tillfällen eftersm det främst var samarbetet mellan författarna ch kmmunen sm diskuterades vid det första intervjutillfället ch författarna fick endast en krt intrduktin till prjektet Samrdnad varudistributin. Runessn km senare att bli kntaktpersn för författarna ch därför har Runessn intervjuats flera gånger. Gustafssn ch Runessn har intervjuats flera gånger eftersm de ansetts mest insatta i prjektet ch då ytterligare frågr har uppstått under uppsatsens gång har det varit dessa persner sm varit aktuella för ytterligare intervjuer. Vid intervjuer med både Gustafssn ch Runessn har författarna blivit intrducerade till ytterligare respndenter, vilket Bryman ch Bell (2011) benämner vid snöbllsurval. Ett snöbllsurval innebär att respndenterna hänvisar vidare till ytterligare relevanta respndenter (Bryman & Bell, 2011; Jhannessen & Tufte, 2003). Vid andra intervjutillfället med Runessn presenterades Helen Östman, upphandlare på Tingsryds kmmun, eftersm Runessn ansåg att hn 15 (135)

17 kunde tillföra kunskap m inköp i Tingsryds kmmun. Östman deltg även vid tredje intervjutillfället med Runessn då hn ansåg att Östman hade kunskaper att bidra med. Vid andra intervjun med Gustafssn föreslgs att intervjua en användare av e-inköpssystemet för att få en inblick i hur inköp upplevs på peratinell nivå. Det är Runessn sm har kntakt med användarna av e-inköpssystemet ch föreslg Jnas Lennartssn, förstakck på Dackesklan. Lennartssn föreslgs då han är en frekvent användare av e- inköpssystemet. Materialet från intervjuerna km att bli uppsatsens primärdata ch således det empiriska materialet. Intervjuerna genmfördes i Tingsryd på respektive respndents arbetsplats, vilket Bryman ch Bell (2011) menar är fördelaktigt då respndenten kan känna sig mer bekväm med intervjusituatinen. För att kmplettera den insamlade datan gjrdes en telefnintervju med Laila Jeppssn, kmmunchef i Tingsryds kmmun. Jeppssn valdes ut strategiskt då hn ansågs vara den persn sm hade infrmatin m de klarheter sm fanns. En telefnintervju gjrdes då Bryman ch Bell (2011) menar att den är enkel att hantera. Detta sätt valdes ckså på grund av att intervjun endast bestd av ett fåtal frågr ch därför ansågs det inte nödvändigt att besöka respndenten på plats. Sammanfattning av uppsatsens respndenter ch tillfällen ses i tabell 2:1. Namn: Psitin: Datum: Plats: Daniel Gustafssn Eknmichef Sara Runessn Inköpscntrller Helen Östman Upphandlare Kmmunhuset i Tingsryd Kmmunhuset i Tingsryd Kmmunhuset i Tingsryd Jnas Lennartssn Förstakck på Dackesklan Dackesklans kök i Tingsryd Laila Jeppssn Kmmunchef Telefnintervju Tabell 2:1, sammanfattning av uppsatsens respndenter Skriftliga källr I denna uppsats har dkument gällande Tingsryd kmmuns inköp ch upphandling studerats. Enligt Patel ch Davidssn (2011) ch Yin (2007) kan datainsamling genm skriftliga källr bestå av flera lika typer av dkument, så sm administrativa dkument eller fficiella handlingar. Dkument kännetecknas av skriftlig infrmatin ch kan vara behjälplig för att besvara frågeställningar kring faktiska förhållanden (Patel & Davidssn, 2011). Dkumenten sm studerats i denna uppsats är en förstudie av samrdnad 16 (135)

18 varudistributin, inköps- ch upphandlingsplicy, riktlinjer för inköp ch upphandling i Tingsryds kmmun, samt en handlingsplan sm kallas Fkus inköp. Dessa dkument tillhandahölls i samband med intervjuerna med Gustafssn ch Runessn. 2.4 Analys av data Intervjuerna i denna uppsats har spelats in ch sedan transkriberats i syfte att underlätta för författarna vid hantering ch vidare analys av data. Jhannessen ch Tufte (2003) menar att första steget i analys av data ska hjälpa till att skapa en överblick ch ett helhetsintryck av det material sm sedan ska analyseras. För denna uppsats har intervjuutskrifterna givit ett bra ch övergripande underlag för att analysera datan vidare. Utifrån uppsatsens teri har huvudteman identifierats. De identifierade huvudteman har sedan varit utgångspunkten för vidare analys av data, då Jhannessen ch Tufte (2003) pängterar att detta första steg i analysen inte ska fkusera på detaljer. Detta gjrde att författarna identifierade huvudteman; samrdnad varudistributin, styrning av en kmmun, övergripande mål ch riktlinjer, samt inköp. Efter att de viktigaste delarna i intervjuutskrifterna identifierats har materialet sedan studerats igen på ett systematiskt sätt, genm att markera viktiga begrepp sm mål, strategi ch styrkrt för inköp i marginalen, vilket benämns kdning enligt Bryman ch Bell (2011) ch Jhannessen ch Tufte (2003). Detta steg hjälpte till att uppmärksamma ch rganisera viktiga stycken i datamaterialet för vidare analys utifrån uppsatsens frågeställning. Eftersm ni intervjuer har genmförts har dessa mment underlättat hanteringen av data då författarna enklare har kunnat navigera efter specifika kder ch teman i intervjuutskrifterna. De kdade texterna har sedan plckats ut för att återigen reducera datamaterialet ch skapa kategrier för huvudteman. Jhannessen ch Tufte (2003) menar att dessa kategrier ska sammanfattas för att säkerställa att det finns en överensstämmelse mellan det sammanfattade materialet ch det ursprungliga materialet, vilket författarna har säkerställt genm att jämföra de lika materialen. Uppsatsens data i frm av dkument har analyserats på samma vis sm intervjuutskrifterna ch identifierade huvudteman var inköp ch upphandling, ch viktiga begrepp sm strategi, ansvarsfördelning, mål ch mått har kdats. Genm att analysera data utifrån dessa steg har författarnas tlkningar enklare kunnat dkumenteras. 17 (135)

19 2.5 Frskningens kvalitet Bryman ch Bell (2011) nämner trvärdighet sm ett användbart kvalitetsmått inm kvalitativ frskning. Vidare kan begreppet trvärdighet delas in i fyra delkriterier, vilka är; överförbarhet, pålitlighet, tillförlitlighet ch möjlighet att knfirmera (Bryman & Bell, 2011) Överförbarhet Genm att uppsatsens resultat kan vara användbart för andra ändamål utöver denna uppsats har kvalitetsmåttet överförbarhet uppnåtts. Överförbarhet innebär enligt Jhannessen ch Tufte (2003) hur väl tlkningar ch förklaringar sm utvecklas inm ett prjekt kan vara av nytta även i andra prjekt. Då denna uppsats har utvecklat en styrmdell för inköp i en kmmun är intentinen att ffentlig verksamhet sm befinner sig i samma kntext ska ha användning av denna mdell. Uppsatsens tillvägagångssätt har dkumenterats väl för att kunna genmföra en liknande studie igen ch i bilaga 1-4 finns använda intervjuguider presenterade ch i bilaga 5-8 finns använda dkument bifgade. Enligt Bailey (1996) är just dkumentatinen av detaljer viktigt för att läsaren ska kunna se överförbarheten till andra sammanhang. Det är även läsarens erfarenhet, medvetenhet ch kunskap sm avgör graden av överförbarhet (Bailey, 1996) Pålitlighet Uppsatsen har uppfyllt kvalitetsmåttet pålitlighet med hjälp av ppnenter, handledare ch examinatr, genm granskning vid ett flertal tillfällen under uppsatsens gång. Detta överensstämmer med Bryman ch Bell (2011) sm menar att uppsatsen ska granskas av andra persner än författarna vilket ökar pålitligheten. Att uppsatsen granskats av ppnenter, handledare ch examinatr har inneburit att författarna fått ett granskande synsätt till uppsatsen samt tydliggjrt ch mtiverat klara stycken ch viktiga metdval för uppsatsen Tillförlitlighet Respndentvalidering har tillämpas i denna uppsats för att stärka tillförlitligheten. Genm att låta respndenterna ta del av uppsatsens material har eventuella tlkningsfel undvikts. Att respndenterna har fått ta del av materialet stärker tillförlitligheten. Att låta respndenterna vara delaktiga ch kntrllera materialet under uppsatsen gång menar 18 (135)

20 Bryman ch Bell (2011) hjälper till att beskriva den sciala verkligheten vilket tillförlitlighet ämnar beskriva Knfirmera Det är svårt att få en fullständig bjektivitet i frskning då det är svårt att inte påverkas av värderingar ch persnliga åsikter (Bryman & Bell, 2011). Intentinen i denna uppsats har varit att inte påverka respndenterna ch deras svar ch således inte uppsatsens resultat sm helhet. Författarna har inte heller lagt persnliga värderingar eller åsikter i de dkument sm studerats. 2.6 Frskningsetiska aspekter Jhannessen ch Tufte (2003) menar att frskning ch annan verksamhet i samhället påverkar andra människr. Etik handlar m förhållandet mellan människr ch hur de behandlar varandra. Etik bestäms av regler, principer ch riktlinjer för att beskriva m en handling är felaktig eller riktig (Jhannessen & Tufte, 2003). Etiska regler inkluderar frivillighet, integritet, knfidentialitet ch annymitet (Bryman & Bell, 2011). Fyra vetenskapliga principer har tagits fram av det svenska vetenskapsrådet ch dessa är; infrmatinskrav, samtyckeskrav, knfidentialitetskrav ch nyttjandekrav. Infrmatinskravet handlar m att frskaren ska infrmera m uppsatsen syfte ch övriga detaljer (Jhannessen & Tufte, 2003). Vid intervjutillfällena har respndenterna blivit infrmerade m uppsatsens syfte ch hur deras infrmatin skulle användas. Respndenternas frivilliga deltagande ch rättigheter styrs av samtyckeskravet, medan knfidentialitetskravet beaktar respndenternas annymitet (Jhannessen & Tufte, 2003). Respndenterna har tillfrågats i förväg för att kunna ta ställning till deras deltagande ch de har infrmerats m att deras delaktighet är frivillig. Vidare har knfidentialitetskravet beaktats då respndenterna har erbjudits möjlighet till att vara annyma i uppsatsen. Innebörden i den sista principen, nyttjandekravet, är att insamlat material endast får användas inm frskningen (Jhannessen & Tufte, 2003). Det insamlade materialet till uppsatsen har för avsikt att enbart användas till uppsatsens ändamål. Även riktlinjen falska förespeglingar är enligt Bryman ch Bell (2011) viktig att ta hänsyn till vid frskning för att deltagande respndenter inte ska få falsk ch missledande infrmatin. Författarna har inte medvetet gett falsk eller vilseledande infrmatin till de delaktiga i uppsatsen. 19 (135)

21 2.7 Källkritik För att frskare ska kunna bedöma fakta ch upplevelser på ett trvärdigt sätt, är det viktigt att tillämpa ett kritiskt förhållningssätt (Patel & Davidsn, 2011). Sm frskare är det relevant att undersöka när, var, varför ch av vem ett dkument har uppkmmit (Patel & Davidsn, 2011). Vid insamling ch utfrmandet av terigrunden har främst kurslitteratur ch vetenskapliga artiklar studerats. Då majriteten av vetenskapliga artiklar ch till viss del kurslitteraturen varit författad på engelska bör läsaren ha i åtanke att vissa tlkningsch översättningsfel kan ha uppstått. Intentinen har varit att främst använda aktuell litteratur, men i de fall äldre litteratur har använts har författarna haft det i beaktning för att utesluta inaktuell teri. I den utsträckning det har varit möjligt har riginalkällan använts för att stärka tillförlitligheten. 20 (135)

22 3 Teretisk referensram Terikapitlet presenterar uppsatsens teretiska referensram utifrån vald frågeställning. Inledningsvis kmmer en krt beskrivning av mdern verksamhetsstyrning för att därefter beskriva prestatinsmätning, mål, strategi ch lämpliga prestatinsmått. Vidare beskrivs hur mål ch mått kan utfrmas genm lika principer. Nästa del i terin behandlar inköp, lika sätt att styra inköp ch prestatinsmått för inköp. Därefter beskrivs den kmmunala verksamheten, hur den styrs samt Lagen m ffentlig upphandling. Slutligen utmynnar terin i en analysmdell sm är grunden för den empiriska undersökningen. 3.1 Mdern verksamhetsstyrning Kärnan i mdern verksamhetsstyrning lägger inte bara vikt på vad ch varför en rganisatins resurser används, utan även hur de har använts ch ska användas. Grunden i styrning av en rganisatin handlar m att uppnå effektivitet ch prduktivitet. Effektivitet handlar m att göra rätt saker, vilket fta är relaterat till att en rganisatin gör det sm uppskattas av dess användare. Utifrån vad en rganisatin har bestämt sig för att göra, måste saker göras rätt, vilket benämns sm prduktivitet (Lindvall, 2011). Då det finns faktrer sm påverkar rganisatinen ur ett icke-finansiellt perspektiv, blir det prblem med den traditinella eknmistyrningen sm inte kan ta hänsyn till faktrer sm inte är finansiella. Därför går den traditinella eknmistyrningen mt ett nytt sätt att mäta, samrdna ch styra en rganisatin, mdern verksamhetsstyrning (Lindvall, 2011). Enligt Axelssn et al. (2002) har den mderna verksamhetsstyrningen ett mer prcessrienterat tänk, vilket innebär att rganisatiner har ett starkt fkus på aktiviteter eller prcesser ch därmed blir synen på en verksamhet mer hrisntell (Axelssn et al., 2002). En prcessrienterad verksamhetsstyrning fäster str vikt vid mätningar i en rganisatins verksamhet ch har ambitinen att bättre mäta ch frmulera mål för rganisatinen i syfte att skapa värde. En fungerande styrmdell antas vara en mdell sm understöder en rganisatins strategi ch utfrmas med anpassning till rganisatinsstrukturen. Varje styrmdell definieras ch anpassas till den aktuella rganisatinens behv då varje rganisatin är unik (Lindvall, 2011; Samuelssn & Olve, 2008). I en styrmdell behöver en rganisatin tydliggöra på vilken nivå i rganisatinen styrmdellen ska utvecklas ch användas. Styrmdellen kan gälla hela rganisatinen, en funktin eller den enskilda 21 (135)

23 medarbetaren. Vilken ambitin rganisatinen har med sin styrning påverkar även utvecklingen av en rganisatins styrmdell. Den mderna verksamhetsstyrningen vill hjälpa en rganisatin att särskilja väsentlig infrmatin från mindre väsentlig ch att balansera krtsiktiga ch långsiktiga behv då fkus är på både histriska ch framtida händelser (Axelssn et al., 2002; Lindvall, 2011). Den mderna verksamhetsstyrningen beaktar både finansiell ch icke-finansiell infrmatin (Almqvist et al., 2012; Lindvall, 2011). Hur infrmatinen samlas in, hur den används ch hur den analyseras, skiljer sig från den traditinella eknmistyrningen. I den mderna verksamhetsstyrningen hämtas infrmatin främst genm medarbetaren. Infrmatinen används i syfte att vara praktiv ch den analyseras ur ett målrienterat perspektiv (Lindvall, 2011). Enligt Axelssn et al. (2002) har vissa tekniker i mdern verksamhetsstyrning starkt fkus på att förbättra infrmatin, medan andra tekniker mer fkuserar på kntrll (Almqvist et al., 2012; Lindvall, 2011). 3.2 Prestatinsmätning Prestatinsmätning syftar till att påverka de anställda att arbeta i samma riktning, med utgångspunkt från en rganisatins mål ch strategi (Chenhall & Langfield-Smith, 2007; Michelin & Mari, 2013). Genm prestatinsmätning kan en rganisatin mtivera ch kntrllera de anställda med intentinen att uppnå bättre prestatiner (Lhman et al., 2004; Merchant, 1998). I figur 3:1 visas en sammanställning av de aktiviteter sm är mest förekmmande i prestatinsmätning (Anthny ch Gvindarajan, 2007; Brst et al., 2014; Cusins et al., 2008; Frslund, 2011; Hvidman & Andersen, 2013; Melnyk et al., 2014; Rth 2009). För att kunna mäta prestatiner genm mått, måste en rganisatin utgå från sina övergripande mål (Rth, 2009). Strategin är en viktig del för att beskriva i vilken riktning en rganisatin ska gå för att uppnå sina övergripande mål (Brst et al., 2014; Hvidman & Andersen, 2013). Melnyk et al. (2014) menar att utifrån strategin ska ett antal mått väljas. Utifrån valda mått ska en rganisatin förverkliga sina mål ch strategier (Brst et al., 2014). Genm att styra med hjälp av mått kmmuniceras strategin till resten av en rganisatin genm att infrmera m vad sm mäts, ska mätas ch behöver mätas. Mätning ger svar på var ch vart rganisatinen är på väg (Ljungberg & Larssn, 2012). Slutligen måste mätningen följas upp ch analyseras mt planerat utfall (Hvidman & Andersen, 2013). Betningen i en styrmdell ligger på prestatinsmått, sm utvecklats utifrån mål ch strategi (Lindvall, 2011). 22 (135)

24 Mål Strategi Mått Mäta Anlaysera Figur 3:1 Aktiviteter i prestatinsmätning baserat på (Anthny ch Gvindarajan, 2007; Brst et al., 2014; Cusins et al., 2008; Frslund, 2011; Hvidman & Andersen, 2013; Melnyk et al., 2014; Rth 2009). En viktig kmpnent i användningen av prestatinsmätning är att generera infrmatin. Infrmatin är väsentlig för att ledningen ska kunna anpassa mått utifrån en rganisatins strategi ch för att ta beslut m hur styrningen ska utfrmas. Hur framgångsrikt prestatinsmätning fungerar i en rganisatin, påverkas av ledningens incitament ch kapacitet att använda den infrmatin sm genereras, samt hur tydliga målen är. Prestatinsmätning blir resultatlöst m ledningen inte kan använda den infrmatin sm genereras (Hvidman & Andersen, 2013). Burne et al. (2002) menar att det sm skiljer framgångsrika rganisatiner från mindre framgångsrika rganisatiner, vad gäller prestatinsmätning, är att ledningen måste ha ett tydligt syfte med framtagna mål ch mått, att arbetssättet är strukturerat ch att rganisatinen har en bra kultur. Ledningen bör även visa på ett engagerat ledarskap för att individerna ska känna sig mtiverade. En annan aspekt sm Frslund (2011) nämner är viktig vid prestatinsmätning ch styrning är att integrera mätning mellan två lika parter för att eliminera skillnaderna mellan deras mätsystem. För att lyckas med denna integratin bör de båda parterna sätta mål ch mått gemensamt då Frslund (2011) menar att integratin är en kritisk framgångsfaktr för att uppnå bättre prestatiner. En högre nivå av integratin mellan de lika parterna resulterar i en högre prestatinsptential (Frslund & Jnssn, 2007). 23 (135)

25 3.2.1 Mål Enligt Bakka et al. (2006) har stra rganisatiner svårt att frmulera ch enas m gemensamma mål. Anthny ch Gvindarajan (2007) menar att uppsatta mål kan ses sm ledningens mål, vilka sedan ska kmmuniceras i rganisatinen. Ledningen i en rganisatin sätter de övergripande målen, vilka sedan ska mvandlas för att passa respektive verksamhet i syfte att skapa tydlighet ch mtivera de anställda (Lhman et al., 2004; Merchant, 1998). Almqvist (2006) menar att ledningens mål inte bör vara för detaljerade utan av mer övergripande ch strategisk karaktär. Därför menar Merchant (1998) att det är viktigt att rganisatinen utfrmar specifika mål för varje dimensin sm avses att mäta, i syfte att skapa en bild för de anställda m vad sm är viktigt i rganisatinen. Enligt Pihlgren ch Svenssn (1994) kan en ledning frmulera mål av både kvantitativ ch kvalitativ karaktär. Därför är det inte bara finansiella mål sm styr en rganisatin då kvalitativa mål har fått en ökad plats i rganisatiner (Pihlgren & Svenssn, 1994). En rganisatin kan använda mål för att påverka de anställdas beteende på två sätt; mtivera de anställda till bättre prestatiner ch säkerställa att individ ch ledning arbetar i enlighet med rganisatinens strategi ch övergripande pririteringar (Merchant, 1998; Pister & Streib, 1995). En viktig del i måluppfyllnad handlar m att jämföra faktiska prestatiner med förutbestämda mål, vilket indikerar på bra ch mindre bra prestatiner (Merchant, 1998). Genm att lika dimensiner ch mål tydliggörs ch synliggörs, kan mråden med prblem identifieras vilket gör att rganisatinen vet vilka mråden sm behöver förbättras (Ljungberg & Larssn, 2012) Strategi En strategi beskriver i vilken riktning en rganisatin planerar att gå för att uppnå sina mål. Det är ledningen sm beslutar m rganisatinens övergripande strategi ch arbetar, tillsammans med de anställda i rganisatinen, för att målen ska uppnås (Melnyk et al., 2014). Strategi är en nyckelfaktr för styrning av rganisatiner enligt Chenhall ch Langfield-Smith (2007). En strategi påverkar mfattningen av en rganisatins aktiviteter ch bör tydligt beskriva vilka aktiviteter rganisatinen ska utföra eller inte. Strategi handlar m att styra aktiviteter med strategiska resurser ch förmågr ch beskriver det ansvar en rganisatin har gentemt sin mgivning (Cusins et al., 2008). En rganisatin utvecklar sin strategi utifrån sin kärnkmpetens ch de möjligheter rganisatinen har (Anthny & Gvindarajan, 2007). 24 (135)

26 Strategin i en rganisatin måste återspeglas i rganisatinens lika prcesser. Därför kan strategin delas upp på två nivåer, dels i en strategi för hela rganisatinen ch dels strategier för lika enheter inm rganisatinen för att sedan brytas ned till kritiska framgångsfaktrer (Anthny & Gvindarajan, 2007; Ljungberg & Larssn, 2012). Inköp kan exempelvis ses sm en strategisk funktin ch för att inköp ska bidra till en rganisatins framgång, är det viktigt att strategin för inköp härleds från rganisatinens övergripande strategi. Inköp är av en stödjande karaktär ch innebär att inköp ska stötta de övergripande strategiska mål sm finns i en rganisatin. Detta uppnås genm att krdinera inköpsfunktinens strategi ch aktiviteter med rganisatinens övergripande strategi (Cusins et al., 2008) Prestatinsmått Prestatinsmått är mått, sm används för att kvantifiera prestatiner av en handling, i syfte att styra ch utvärdera prestatiner för både kllektivet ch individer i en rganisatin (Melnyk et al., 2014). Tidigare har prestatinsmått varit för fkuserade på finansiell mätning, vilket har visat sig vara mindre framgångsrikt då mycket fkus snarare legat på att minska kstnader än att förbättra prestatiner (Chenhall & Langfield-Smith, 2007; Lhman et al. 2004). Merchant (1998) menar att det finns en svaghet i sambandet mellan finansiell mätning ch peratinella prestatiner. Ledningen definierar fta de primära målen i finansiella termer, vilka sedan kmmuniceras nedåt i en rganisatin. För att dessa mål ska vara användbara i hela rganisatinen behöver de översättas till icke-finansiella mått till respektive enhet (Merchant, 1998). Måtten sm tas fram ska täcka flera dimensiner ch skapa en mix av strategiska mått, utfall ch drivande faktrer, finansiella ch icke-finansiella, samt interna ch externa mått (Brst et al., 2014; Michelin & Mari, 2013). Ett annat syfte med prestatinsmätning är att skifta fkus från input, regler ch rutiner till utput, utfall ch prestatiner (Hvidman & Andersen, 2013). Utöver prestatinsmåttens lika karaktärer menar Kaplan ch Nrtn (1996) att det ska finns rsak-verkan-samband mellan de lika prestatinsmåtten. Vidare menar Kaplan ch Nrtn (1996) att en rganisatins nytta av prestatinsmåtten ökar när kedjan mellan måtten hänger samman ch visar hur de påverkar uppfyllandet av en rganisatins mål ch strategier. Anthny ch Gvindarajan (2007) menar att en rganisatin kan få bättre förståelse för hur ett mråde inm rganisatin kan bidra till finansiell lönsamhet m det finns ett tydligt samband mellan prestatinsmåtten. I de fall en rganisatin inte kan se 25 (135)

27 samband mellan sina prestatinsmått menar Anthny ch Gvindarajan (2007) att de anställda har svårt att se länken mellan prestatinsmått ch strategi. Prestatinsmått kan skapa klarhet m vad en rganisatin ch dess anställda kan förvänta sig av varandra (Brst et al., 2014; Michelin & Mari, 2013). Vid rätt utfrmade mått ges underlag för uppföljning ch i sin tur, till bättre beslutsfattande då avvikelser mellan förväntat ch faktiskt resultat kan identifieras (Chenhall & Langfield-Smith, 2007). Välstrukturerade ch välbalanserade mått ska stödja ch uppmuntra prestatiner i de mråden sm rganisatinen har identifierat sm viktiga för framgång. Dck kan mindre välstrukturerade ch välbalanserade mått uppmana till fel mål ch på så vis belöna fel prestatiner ch aktiviteter (Cusins et al., 2008). En annan anledning till varför prestatinsmått inte fungerar är att måtten är utfrmade på fel sätt. Dels kan måtten vara dåligt frmulerade, med kmplexa rd ch därmed svåra att förstå ch dels kan det finnas en knflikt mellan övergripande mål ch respektive aktivitets mått (Cusins et al. 2008; Jakbssn Lund, 2014; Jääskeläinen & Laihnen, 2014). Även ett för strt antal mått gör att prestatinsmått inte fungerar ptimalt då det blir svårt att priritera de viktigaste måtten (Burne et al. 2002). Neely ch Burne (2000) ch Melnyk et al. (2014) menar att prestatinsmått ska vara begränsade i antal. Petri ch Olve (2014) föreslår mått sm ett lämpligt antal, då de ska täcka en rganisatins lika perspektiv. Vidare menar Micheli ch Mari (2013) att en anledning till att prestatinsmått inte fungerar sm önskat, är att rganisatiner inte reflekterar kring måtten ch därmed antar att de är prblematiska Att utfrma mål ch mått För att framkalla rätt beteende hs de anställda menar Merchant (1998) att måtten bör vara precisa ch detaljerade, bjektiva, tidsbestämda ch förståeliga, vilket Micheli & Mari (2013) menar att rganisatiner tar för givet. Precisa ch detaljerade mått är viktigt för att förmedla den infrmatin sm rganisatinen vill generera med sin mätning. Om måtten inte är precisa ch detaljerade riskerar ledningen att bli missförstådda under arbetets gång ch de anställda har svårt att förstå skillnaden mellan lika mått m de är på en för övergripande nivå. Objektiva mått innebär att måtten ska vara fria från fördmar. För att lyckas med bjektiva mått bör de antingen mätas av anställda sm inte har en berendeställning i rganisatinen, eller verifieras av en revisr. Tidsbestämda mått ses sm ett kvalitetsmått, dels för att de anställda mtiveras när de har tidsspecifika mål att uppnå ch dels för att krtsiktiga mål pressar de anställda att prestera sitt bästa. Krtsiktiga 26 (135)

28 mål gör att de anställda måste vara nggranna ch kreativa. För det andra bidrar tidsbestämda mål till att de anställda tvingas vidta krrigerande åtgärder på en gång för att lyckas uppnå sina mål. Det finns ytterligare två aspekter till varför måtten måste vara förståeliga. Eftersm de anställda kntrlleras genm att uppnå vissa mål måste de förstå varför de ska uppnå just det målet ch således förstå varför de kntrlleras. De anställda måste ckså förstå hur deras prestatin kan påverka resultatet sm helhet. I de flesta situatiner är inte förståelse en begränsande faktr utan när de anställda förstår vad måtten representerar, kmmer de arbeta för att påverka resultatet (Merchant, 1998). Enarssn (2002) menar att mål ch mått ska vara knkreta, pålitliga ch lätta att förstå. Jakbssn Lund (2014) ch Mattssn (2011) beskriver SMART- ch SMARTERprinciperna sm två liknande principer för att utfrma knkreta mått sm inte bara beskriver ett mål, utan även beaktar andra aspekter. SMART-principen illustreras i figur 3:2 enligt Jakbssn Lund (2014) ch SMARTER-principen ses i figur 3:3, enligt Mattssn (2011). S M A R T Specifika Mätbara Accepterade Realistiska Tidsbestämda S M A R T E R Specifika Mätbara Accepterade Relevanta Tidsbestämd a Emtinellt entusiasmera nde Realistiska Figur 3:2. SMART-principen (Jakbssn Lund, 2014) 2011) Figur 3:3. SMARTER-principen (Mattssn, SMART-principen har kritiserats av Jakbssn Lund (2014) för att vara given. Att mål ch mått ska vara realistiska ch tidsbestämda anses självklart för att målen ska vara uppnåbara. Organisatiner utvecklas inte m de endast sätter mål ch mått sm de vet att de kmmer klara av (Jakbssn Lund, 2014). Därför menar Jakbssn Lund (2014) att rganisatiner istället ska utfrma mdiga ch utmanande mål. Vidare menar Jakbssn 27 (135)

29 Lund (2014) att mål ch mått måste vara tydliga, m en anställd inte förstår en definitin kan hen inte arbeta mt målet eller måttet. Ofta använder rganisatiner rd sm har lika betydelse för lika individer, vilket därför inte säger tillräckligt mycket för att de anställda ska kunna arbeta tillsammans. Kvalitet, effektivitet ch demkrati är exempel på rd sm, enligt Jakbssn Lund (2014), har lika betydelse för lika individer. 3.3 Inköp Enligt Gadde ch Håkanssn (1998) är utrustning, kmpnenter, råvarr ch material, förnödenheter samt tjänster exempel på lika typer av inköp en rganisatin kan göra. Ett vanligt mål för inköp enligt Strhagen (2011) är att köpa rätt kvalitet av material vid rätt tidpunkt, i rätt kvantitet, till rätt pris från rätt källa. Inm ffentlig verksamhet definierar van Weele (2014) ett bra inköp sm att få värde för pengarna, att de prdukter sm köps passar syftet med inköpet ch att hänsyn tas till ttalkstnaden. Ett bra inköp i ffentlig verksamhet ska ckså levereras på ett effektivt sätt, begränsa tiden ch utgifterna för de invlverade parterna, samt vara bra för medbrgarna, skattebetalarna ch leverantören till myndigheten. För att uppnå de mål en ffentlig verksamhet strävar efter med sina inköp finns några generella principer sm är steg mt lyckade inköp. Dessa principer sammanställs i tabell 3:4. Generella principer för ett bra inköp: Tydliga mål för inköp redan från början Vara medveten m externa faktrer sm kan påverka inköp, sm plitisk miljö Kmmunicera målen för inköp till ptentiella leverantörer på ett tidigt plan Specifikatinen bör utfrmas utifrån önskat resultat Eftersträva knkurrenskraftiga-, rättvisa- ch transparenta inköp Tydlighet i vad sm är överkmliga priser att spendera på den särskilda prdukten eller tjänsten Etablera effektiva prcesser för att öka leverantörsprestatiner under kntraktstiden Tabell 3:4. Principer för ett bra inköp enligt van Weele (2014). Inköp är de aktiviteter sm sker mellan en rganisatin ch dess leverantörer (Strhagen, 2011). Inköp mfattar enligt van Weele (2014) ett antal traditinella aktiviteter, från att fastställa vilken prdukt eller tjänst sm ska köpas in, till att beställa ch följa upp samt utvärdera de inköp sm gjrts. För en ffentlig verksamhet är det själva utfrmningen av 28 (135)

30 vad sm ska köpas in sm ses sm den viktigaste aktiviteten (Rutgerssn, 1995). Denna specifikatin ska ta hänsyn till de verksamhetsbehv sm finns (O Brien, 2014). Att specifikatinen är viktigast för en ffentlig verksamhet berr på LOU. Dels för att alla anbud ska vara identiska ch kunna knkurrera på lika villkr ch dels för att en ffentlig verksamhet inte kan förhandla sig till villkr i efterhand (Rutgerssn, 1995). Specifikatin ligger till grund för vilka leverantörer sm väljs ch kntrakteras (van Weele, 2014). En rganisatin kan sedan lägga beställningar till de leverantörer rganisatin har avtal med. Ordern ger leverantören rättighet att leverera ch en rganisatin kan bevaka sin leverans för att säkerställa att den sker på utsatt leveranstidpunkt. Att följa upp ch utvärdera de köps sm gjrts är viktigt för att dels kunna göra en leverantörsutvärdering ch dels internt kunna kntrllera sina inköp (Jnssn & Mattsn, 2011) Hållbart inköp Inköp kan enligt Brammer ch Walker (2010) ckså ses sm ett verktyg för att uppnå bredare plitiska mål. Ett begrepp sm kmmit att bli allt vanligare är Hållbart inköp, sm rör både sciala-, miljömässiga- ch eknmiska aspekter av inköpsbeslut (Brammer & Walker, 2010; Fergusn et al., 1996). Det är främst påtryckningar från den plitiska miljön sm framkallar Hållbara inköp. Genm sin köpkraft kan den ffentliga verksamheten främja både sciala- ch miljömässiga mål (Brammer & Walker, 2010). Sciala aspekter fkuserar på bra arbetsmiljö ch arbetsförhållanden ch syftar till att skapa värde för samhället. Miljöaspekten innebär att naturresurser ska användas på ett effektivt sätt. Den eknmiska aspekten innebär att vinst inte får ske på bekstnad av de sciala- ch miljömässiga aspekterna, vilket innebär att dessa tre aspekter ska gå hand i hand (van Weele, 2014). Därför kan andra krav, förutm verksamhetsspecifika, sm exempelvis miljökrav, kvalitetskrav, eknmiska krav ch lgistikkrav även förekmma i en specifikatin för en ffentlig rganisatin. Förutm de prduktkrav sm sätts i en specifikatin, finns det ckså krav på de leverantörer sm levererar till ffentlig verksamhet. Det kan vara krav sm leverantörens eknmiska ställning, att leverantören inte får ha skatteskulder, skulder i scialförsäkringsavgifter eller förekmma i brttsregistret. Sammantaget kmmer de krav sm ställs från köpande rganisatin att påverka det slutliga valet av leverantör, samt ligga till grund för det avtal sm senare skrivs mellan parterna (Rutgerssn, 1995). 29 (135)

31 3.3.2 Att styra inköp För att styra inköp behövs infrmatin sm täcker alla aktiviteter sm anses nödvändiga för att styra prestatiner i den riktning sm är i linje med en rganisatins strategi ch intressen (van Weele, 2014). Krn ch Wallgren (2010) nämner styrning via regelverk ch styrning via mål ch mått sm två sätt att styra en rganisatins inköp. En rganisatin bör följa de regelverk sm kan gälla både interna ch externa regler, där exempel på externa regler är LOU (Krn & Wallgren, 2010; van Weele, 2014). Offentliga upphandlingar präglas av plitiska styrmedel, med höga ch kmplicerade krav, för att säkerställa de plitiska ambitinerna sm finns. Utfrmningen på kraven kan vara svårtlkade ch hamnar då i knflikt med regelverket ch försvårar tlkningen (Men, 2013). När en rganisatin styr mt mål behöver den mvandla befintlig data till infrmatin, sm kan vara till användning för uppföljning ch styrning av inköp (van Weele, 2014). En rganisatin måste ha en tydlig strategi för inköp ch en handlingsplan för hur rapprtering ska ske m det ska vara möjligt att mäta ch utvärdera inköp (van Weele, 2014) Prestatinsmått för inköp Inköpsprestatiner anses vara i vilken utsträckning inköpsfunktinen kan uppnå sina förutbestämda mål, till ett minimum av en rganisatins resurser (van Weele, 2014). Enligt van Weele (2014) finns det flera tillvägagångssätt för att mäta inköp, men då rganisatiner är unika passar lika tillvägagångssätt lika rganisatiner. Varje rganisatin ska därför förlita sig på sin egen förståelse ch erfarenhet (van Weele, 2014). Enligt Krause et al. (2001), Gunaskekaran ch Kbu (2007) ch van Weele (2014) är inköpsprestatiner resultatet av två lika element, effektivitet ch prduktivitet. För att utvärdera inköpsaktiviteter bör mått vara kpplade till både effektivitet ch prduktivitet (Gunaskekaran & Kbu, 2007; Krause et al., 2001; van Weele, 2014). Därför menar van Weele (2014) att mätning av inköp bör göras i de fyra lika dimensinerna; pris ch kstnad, prdukt ch kvalitet, lgistik ch inköpsfunktinen. Ett prestatinsmätningssystem för inköp ska täcka alla dessa dimensiner för att uppnå både prduktivitet ch effektivitet. Hur effektivitet ch prduktivitet påverkar inköpsprestatiner illustreras i figur 3:5. 30 (135)

32 Inköpsprestatiner Prduktivt inköp Effektivt inköp Lgistik Prdukt ch kvalitet Pris ch kstnad Inköpsfunktinen Figur 3:5. Fyra dimensiner för att mäta inköpsprestatiner (egen illustratin baserad på van Weele, 2014 ch Krause et al., 2001). Dck menar van Weele (2014) att det inte är tillräckligt att mäta inköp i termer av prduktivitet ch effektivitet, utan en rganisatin måste även ta hänsyn till m rganisatinen ser sin inköpsfunktin sm en perativ, taktisk eller strategisk funktin. Oavsett hur rganisatinen ser på inköpsfunktinen finns inköp både på en perativ, taktisk ch strategisk nivå. Den perativa nivån kännetecknas av att arbeta praktiskt med att göra de faktiska inköpen ch administrativt arbete kring inköpen. Om en rganisatin ser inköp på en perativ nivå karaktäriseras måtten av att vara kvantitativa ch administrativa, till exempel antal rdrar, restrdrar, ledtid, inköpsadministratin, antal klagmål ch antal sena leveranser. Den taktiska nivån innebär att ledningen är medveten m sparptential kring inköp ch de sätter mål utifrån varje inköpsfunktins avdelning. Vanliga mått för den taktiska nivån kan vara; sparande, prisreduktin ch avvikelserapprter. Inköp på en strategisk nivå innebär att utfrma strategier ch riktlinjer för inköp. Om inköp ses på en strategisk nivå är måtten kvalitativa ch strategiska, till exempel hur tidigt leverantörerna invlveras, utsurcing-beslut ch reducerade kstnader (van Weele, 2014) Pris ch kstnad Pris- ch kstnadsdimensinen står för relatinen mellan planerat ch faktiskt pris för material ch tjänster. Det finns en skillnad mellan pris- ch kstnadskntrll ch pris- ch kstnadsreduktin. Målet med kntrllaspekten handlar m att inte tappa kntrllen över kstnaden, vilket uppnås genm kntinuerlig övervakning ch utvärdering av priser. Målet med reduktinsaspekten är att övervaka de aktiviteter sm har initierats för att reducera kstnader ch är asscierad till inköp av material ch tjänster (van Weele, 2014). Även 31 (135)

33 Krause et al. (2001) menar att kstnad ska mätas. Krause et al. (2001) menar att en rganisatin kan mäta kstnad i frm av ttalkstnad ch kstnadsinfrmatin. Ttalkstnaden inkluderar allt från prduktens pris till leverans ch returer, medan kstnadsinfrmatin handlar m leverantörens vilja att dela kstnadsinfrmatin med rganisatinen (Krause, et al., 2001) Prdukt ch kvalitet Kvaliteten på en prdukt ska inte definieras för nggrant. van Weele (2014) benämner kvaliteten på inköp sm i vilken utsträckning beställd prdukt har levererats enligt en rganisatins specifikatiner. Parametrar sm används inm detta begrepp kan vara fel på materialet i leveransen ch antal certifierade leverantörer. Ett vanligt kvalitetsmått är antal klagmål gällande kvalitet ch mängd. Dessa mått syftar till att utläsa graden av felfria leveranser (van Weele, 2014). Krause et al. (2001) nämner ckså kvalitet sm en aspekt att mäta ch anser att prduktens hållbarhet ch leverantörens pålitlighet är sådana aspekter. Även leverantörens förmåga att tillgdse specifikatinen bör mätas i enlighet med satta krav (van Weele, 2014) Lgistik Krause et al. (2001) menar att leverans är viktigt att mäta ch att aspekter sm ledtid, avstånd mellan köpande rganisatin ch leverantör samt leveranssäkerhet beaktas. Även flexibilitet bör beaktas ch Krause et al. (2001) menar att leverantören bör kunna vara flexibel i frm av vlym ch rderförändringar. Utöver dessa mått exemplifierar Frslund (2011) lgistikmått sm antal hanterade rdrar per månad ch antal fullständiga leveranser. Målet med lgistikmåtten är att bidra till ett bättre inkmmande flöde av de beställda prdukterna ch tjänsterna (van Weele, 2014). Vidare menar Björklund ch Frslund (2012) att miljö kan ses sm ett lgistikmått. Även Caniat et al. (2012) nämner miljö ch hållbarhet sm ett lgistikmått Inköpsfunktin Denna dimensin inkluderar de största resurserna sm används för att nå målen med inköp, persnal, ledning, rutiner ch riktlinjer samt infrmatinssystem. Denna dimensin syftar inte till att kvantifiera mått utan måtten är mer kvalitativa. Persnalen bör ha utbildning ch rätt kmpetens för de inköp sm ska göras. Ledningen syftar till att strukturera rganisatinens inköp ch utarbeta strategier, handlingsplaner ch rutiner för rapprtering, samt utarbeta en kmmunikatinsstruktur. Handlingsplanerna bör vara tillgängliga för att 32 (135)

34 säkerställa att inköp görs på det mest effektiva sättet. Infrmatinssystem behövs för att förse de anställda med daglig infrmatin, men ckså för att de ska kunna kmmunicera tillbaka infrmatin till ledningen (van Weele, 2014). 3.4 Kmmunal verksamhet Den kmmunala verksamheten speglar i praktisk vardag vad kmmunen måste göra till följd av lagstiftningens krav respektive vad kmmunen får göra utifrån vad den kmmunala självstyrelsen ger för grad av frihet i förhållande till staten ch, naturligtvis, vad kmmunen kan ch vill göra utifrån vilka resurser man har ch den rådande plitiska inriktningen. (Björkman & Lundin, 2012, s. 24) En kmmun ska bedrivas utifrån tilldelade eknmiska resurser ch de plitiska mål sm har beslutats. Enligt kmmunallagen ska kmmuner ha en gd eknmisk hushållning i sin verksamhet då kmmuner främst finansieras genm skattemedel (skl.se). Gd eknmisk hushållning specificeras inte precist i kmmunallagen, utan beskrivs sm de riktlinjer fullmäktige ska besluta m för att respektive kmmun ska uppnå gd eknmisk hushållning (SFS, 1991:900). Sveriges kmmuner ch landstig benämner begreppet sm att finansiering av välfärd inte ska skjutas till kmmande generatiner (skl.se). Brst et al. (2014) menar att den ffentliga verksamheten har ett ansvar gentemt plitik ch kmmunens invånare. En kmmun måste behandla invånarna sm ett kllektiv ch ingen kan exkluderas, då den ffentliga verksamheten baseras på principer m scial rättvisa ch att alla ska behandlas lika (Brst et al., 2014). Ytterligare en aspekt sm kmmuner behöver beakta är generatinsprincipen, sm innebär att kmmunen ska erbjuda samma service över flera generatiner, vilket gör att ffentlig verksamhet har ett långt tidsperspektiv (Haglund et al., 2005). Kmmunens begränsade resurser gör att de måste öka effektiviteten i sin verksamhet för att undvika eventuella finansiella prblem, samtidigt sm detta inte får ske på bekstnad av den service sm ska erbjudas (Jurish et al. 2013) Så styrs en kmmun En kmmuns basstruktur består av fullmäktige, kmmunstyrelse ch nämnder. Fullmäktige är det kmmunala rgan sm väljs direkt av medbrgarna ch är det högsta beslutande rganet (skl.se; Mntin & Granberg, 2013). Fullmäktige är även den sm beslutar m ärenden gällande exempelvis, strategi, mål ch riktlinjer för verksamheten, budget, skatt ch andra eknmiska frågr. Kmmunens styrelse ch nämnder tillsätts genm val av 33 (135)

35 fullmäktige (Björkman & Lundin, 2012). Kmmunstyrelsen kan ses sm kmmuns regering ch deras uppgift är att leda ch samrdna den kmmunala verksamheten. Respektive kmmun beslutar m vilka nämnder de önskar ha, därför ser varje kmmun lika ut (skl.se). Nämnderna ska tillämpa lagstiftningar ch regler sm gäller för den aktuella verksamheten, samt följa fullmäktiges beslut ch ansvarar för att bedriva verksamheten på ett sätt sm uppfyller fullmäktiges beslut (Mntin & Granberg, 2013; skl.se). Organisatinsstrukturen varierar mellan lika kmmuner ch den vanligaste strukturen är sektrbaserad. I en sektrbaserad kmmun finns en nämnd ch en förvaltning för respektive sektr (Mntin & Granberg, 2013) Lagen m ffentlig upphandling Enligt LOU 2 kap 13 definieras en ffentlig upphandling sm: Med ffentlig upphandling avses de åtgärder sm vidtas av en upphandlande myndighet i syfte att tilldela ett kntrakt eller ingå ett ramavtal avseende varr, tjänster eller byggentreprenader (SFS, 2007:1091). I alla faser av ett upphandlingsförfarande finns fem grundprinciper sm en ffentlig verksamhet ska ta hänsyn till i enlighet med LOU kapitel 1 9; Principen m icke-diskriminering: Denna princip handlar m att det ej är tillåtet att diskriminera leverantörer, främst på grund av natinalitet eller gegrafiskt läge. Principen m likabehandling: Alla leverantörer ska behandlas lika ch ges samma förutsättningar. Denna princip innebär till exempel att samma infrmatin ska ges till alla vid samma tillfälle. Principen m transparens: Principen förespråkar att upphandlingar ska ske på ett förutsebart ch öppet sätt. Infrmatin ska därmed lämnas m upphandlingen ch dess resultat. Upphandlade myndighet ska frmulera förfrågningsunderlaget tydligt ch alla krav måste presenteras, vidare får inte krav ändras under upphandlingens gång. Principen m prprtinalitet: De krav sm ställs på leverantören ch på det sm ska upphandlas måste ha ett naturligt samband med ch vara prprtinerligt till, det sm upphandlas. De krav sm ställs ska vara möjliga att kntrllera, lämpliga, nödvändiga ch ändamålsenliga. Överprövning av en upphandling sker fta på grund av att en leverantör anser att den upphandlande myndigheten har brutit mt denna princip. 34 (135)

36 Principen m ömsesidigt erkännande: Intyg, betyg ch certifikat sm har beslutats av en behörig myndighet i en medlemsstat i EU/EES ska ckså gälla i andra EU/EES-länder (SFS, 2007:1091; Sveman, 2009) Tröskelvärde Vid köp av varr ch tjänster i enlighet med LOU delas upphandlingar upp i vilka köp sm överstiger, eller understiger, ett tröskelvärde (Sveman, 2008). Regeringen ska meddela tröskelvärde i både eur ch i svenska krnr (Falk, 2009). År 2014 är tröskelvärdet för kmmuner krnr (regeringen.se). Varje upphandling måste beräknas till ett värde ch m upphandlingen överstiger tröskelvärdet är upphandlingen gemensam för hela EU/EES-mrådet. Det är alltså värdet på upphandlingen sm avgör hur upphandlingsförfarandet går till. Över tröskelvärdet används antingen öppet förfarande, att alla leverantörer får lämna anbud, eller selektivt förfarande, att alla leverantörer kan ansöka m att delta, men det är enbart de leverantörer sm inbjuds av den upphandlande myndigheten sm får lämna anbud. För upphandlingar sm understiger tröskelvärdet ska främst upphandling genm förenklat förfarande eller urvalsförfarande användas. Ett förenklat förfarande innebär att alla leverantörer har rätt att delta ch lämna anbud. Urvalsförfarandet innebär att den upphandlande myndigheten bjuder in vissa leverantörer till att lämna anbud. Även direktupphandling, utan krav på anbud, får användas när kntraktets värde är lågt (Sveman, 2008). Kriteriet för slutligt val av leverantör avsett typ av upphandling eller tröskelvärde ska baseras på lägsta pris eller det eknmiskt mest fördelaktiga anbudet (Men, 2013) Ramavtal I en ffentlig verksamhet är det vanligt med ramavtal. Dessa avtal kan mfatta flera kmmuner sm tillsammans gör upphandlingar för att spara resurser (Men, 2013; Sveman, 2008). En kmmun kan inte ansluta sig till avtalet i efterhand utan måste vara med under hela upphandlingen (Sveman, 2008). Ett ramavtal förenklar den byråkrati sm finns ch kan ses sm en generell överenskmmelse sm ligger till grund för framtida beställningar. Ett ramavtal anger ramarna för framtida beställningar ch kan ses sm ett avrp då beställaren inte behöver skriva ytterligare kntrakt vid kmmande tillfällen (Men, 2013). Ett ramavtal kan skrivas med både en eller flera leverantörer ch det finns ingen möjlighet att göra en knkurrensutsättning under avtalets tid, eftersm ett ramavtal likställs med ett traditinellt upphandlingskntrakt. När ramavtalet är tecknat får 35 (135)

37 kmmunen inte fritt välja vilken leverantör inm ramavtalet ett avrp ska ske mt, utan måste beställa från den leverantör sm lämnat det bästa anbudet för respektive prdukt (Sveman, 2008). 36 (135)

38 3.5 Analysmdell Analysmdellen avser vara en beskrivning av uppsatsens syfte ch ses sm en förtydligande bild till de delar sm beskrivs ch jämförs genm uppsatsen. I figur 3:6 illustreras analysmdellen, vilken lägger grunden för kmmande analys. Analysmdellens första del behandlar mål, den andra delen strategi, medan den tredje delen i mdellen behandlar mått ch dessa kategriseras i enlighet med van Weeles (2014) inköpsdimensiner. Analysmdellen utgör uppsatsens frågeställning, vilken sedan behandlas i empirin ch kan knytas tillbaka till den teretiska referensramen. Utifrån uppsatsens syfte kmmer stegen mäta ch analysera, i mdellen för prestatinsmätning, exkluderas i analysmdellen. Prestatinsmätning i en rganisatin utgår från vad sm ska styras. I denna uppsats är det inköp sm ska styras, i en ffentlig verksamhet. Därför ses inköp ch ffentlig verksamhet sm kntextfaktrer i vilken prestatinsmätning ska fungera. Mål Strategi Mått Offentlig verksamhet Inköp Inköpsprestatiner Prduktivt inköp Effektivt inköp Lgistik Prdukt ch kvalitet Pris ch kstnad Inköpsfunktin Figur 3:6. Analysmdell. 37 (135)

39 4 Empiri I detta kapitel behandlas det material sm samlats in genm intervjuer ch lika dkument från Tingsryds kmmun. Kapitlet inleds med en beskrivning av prjektet Samrdnad varudistributin. Därefter beskrivs inköp i Tingsryds kmmun ch ämnen sm behandlas är mål, strategi, Hållbart inköp ch LOU. Vidare beskrivs rganisatinsstrukturen i Tingsryds kmmun ch deras övergripande styrkrtet presenteras. Kapitlet avslutas med att kartlägga inköpsfunktinen i Tingsryds kmmun, där ansvarsfördelning ch rllfördelning beskrivs. 4.1 Prjektet Samrdnad varudistributin Mtiven för Tingsryds kmmun att gå med i prjektet Samrdnad varudistributin var främst miljö, samverkan, att möjliggöra för fler mindre företag ch lkala leverantörer att vara delaktiga i upphandlingarna samt styrning. Genm att minska antal leveranser per dag ökar trafiksäkerheten kring kmmunens invånare, men det påverkar ckså miljön då antalet körda kilmetrar minskar ch därmed minskat utsläpp. Enligt kmmunchef, Jeppssn är det detta sm genererar miljövinster för Tingsryds kmmun. Jeppssn berättar att samverkan med andra kmmuner är viktigt ch Tingsryds kmmun följer många av Växjö kmmuns krav för inköp. Tillsammans med Växjö kmmun har Ljungby kmmun, Alvesta kmmun ch Tingsryd kmmun gemensamma upphandlingsstrategier i syfte att få bättre avtal i frm av fler leverantörer ch bättre priser, vilket Jeppssn menar är möjligt genm samverkan. Tingsryds kmmun har samarbete med alla kmmuner i länet ch berende på vad sm ska köpas har de lika frmer av samverkan. Det tredje mtivet till att Tingsryds kmmun gick med i prjektet är enligt Jeppsn att det möjliggör för fler mindre företag ch lkala leverantörer att delta i upphandlingarna ch kunna knkurrera med det utbud de har. Enligt Jeppssn kan de mindre ch lkala leverantörerna vara med i upphandlingarna även då de inte har en utbyggd lgistik. Upphandlare, Östman berättar att anledningen till att mindre företag ch lkala leverantörer kan delta i upphandlingarna är för att Tingsryds kmmun kan göra upphandlingar per prduktgrupp, vilket möjliggörs i ch med e- inköpssystemet. Vidare exemplifierar Östman att kmmunen kan göra en upphandling för mjölk, en för grädde ch en för yghurt. Denna delade upphandling innebär enligt Östman att en leverantör kan lämna anbud på exempelvis enbart mjölkgruppen eller både mjölkch gräddegruppen. 38 (135)

40 Eknmichef Gustafssn menar att det inte är enkelt att styra inköp i en kmmun då rganisatinen är kmplex ch består av 1200 anställda med varierande verksamheter ch lika behv. Både Gustafssn ch Jeppssn menar att styrning möjliggörs genm e- inköpssystemet, vilket Jeppssn menar är en vinst för kmmunen. Jeppssn säger att avtalstrheten kmmer öka genm e-inköpssystemet då det blir tydligare vem sm köper, ch vad sm köps. Genm e-inköpssystemet berättar Jeppssn att kmmunens inköp krdineras, vilket underlättar för dem att göra rätt upphandling. Jeppssn exemplifierar att varje förvaltning inte kpierar mycket papper, men sammanlagt blir det en str summa i kmmunen, vilket överstiger ett visst tröskelvärde ch därför krävs en viss typ av upphandling. Vidare berättar Jeppssn att inköp har aktualiserats, dels på grund av ny lagstiftning från EU ch dels för att leverantörerna är mer medvetna m lagar ch dess knsekvenser. Gällande fakturering berättar Jeppsn att EU bland annat har satt nya regler för betalning av fakturr. För kmmunen innebär detta att fakturr sm inte betalas i tid kan debiteras med en hög straffavgift från leverantören. Både Jeppssn ch Gustafssn berättar att risken för skadestånd är str m kmmunen inte gör sina inköp på ett krrekt sätt. Därför menar Jeppssn att kmmunen måste sätta fler ramavtal men ckså bättre ramavtal i syfte att tydliggöra för beställaren vad sm finns på avtal ch inte, men ckså hur inköpet ska gå till. Initialt innebar prjektet Samrdnad varudistributin en merkstnad ch framtida kstnader ch eventuella vinster är svårbedömda (Förstudie samrdnad varudistributin). Eknmisk vinning var inte ett mtiv till att gå med i prjektet, men Jeppssn menar dck att eknmisk vinst kan uppstå i framtiden då kmmunen hppas på vinster genm bättre inköpsstyrning ch effektivare prcesser (Förstudie samrdnad varudistributin) E-inköpssystem För att Tingsryds kmmun ska få en fungerande samrdnad varudistributin är det ett krav att använda ett e-inköpssystem för att klara av den mängd data sm uppstår mellan kmmun, leverantör, lagerhållare ch transprtör. I ett fullständigt e-inköpssystem hanteras inköpet från beställningen till betalning av fakturan (Förstudie samrdnad varudistributin). Gustafssn ch Runessn berättar att Tingsryds kmmun infört en light-versin av ett e-inköpssystem, vilket innebär att fakturahanteringen inte är påkpplat i deras system. Vidare berättar Gustafssn ch Runessn att fakturahanteringen 39 (135)

41 är någt sm Tingsryds kmmun vill kppla på, men att de inväntar en kmmande upphandling gällande eknmisystemet. Både Gustafssn ch Runessn berättar att beställarna i kmmunen ska handla genm e- inköpssystemet i den mån det är möjligt. Kmmunen har ett krav på att alla leverantörer ska kunna erbjuda en prislista ch prduktkatalg i e-inköpssystemet för att samrdnad varudistributin ska fungera (Riktlinjer för inköp ch upphandling i Tingsryds kmmun). Östman berättar att det endast är de leverantörer sm kmmunen har avtal med, sm är inlagda i systemet. Teretiskt sätt menar Östman att beställaren egentligen kan köpa vilka prdukter de vill eftersm de leverantörer Tingsryds kmmun har avtal med, har hela sitt srtiment i e-inköpssystemet. För att hjälpa beställarna berättar Runessn ch Östman att de prdukter sm finns på avtal ch har de mest fördelaktiga priserna är markerade i systemet med en tumme upp. Vidare berättar Runessn ch Östman att e-inköpssystemet kmmer underlätta för Tingsryds kmmun att göra leverantörsutvärderingar, vilket de i dagsläget saknar. 4.2 Fkus inköp Gustafssn berättar att Tingsryds kmmun står inför en förändring vad gäller inköpets rll, då han berättar att kmmunen valt en strategi sm innebär att ett större fkus läggs på inköp. Vidare berättar Gustafssn att kmmunen vill lyfta inköpsfrågan ch därmed bli bättre på inköp då han trr att kmmunen har en ptential i att frigöra både tid ch pengar. I kmmunal verksamhet menar Gustafssn att det är svårt att se tid sm en kstnad, men Gustafssn pängterar att det handlar m att kmmunen lägger tiden på rätt saker, att göra rätt saker på rätt sätt. Gustafssn berättar att kmmunen vill arbeta med styrning genm mål ch nyckeltal ch därför har kmmun börjat arbeta med att revidera plicy ch riktlinjer för inköp, samt tagit fram en handlingsplan Fkus inköp sm syftar till att försöka förtydliga arbetet med inköp i kmmunen. Anledningen till att kmmunen arbetar med att revidera sina plicys ch dkument är för att se över hur kmmunen arbetar med inköp, få en tydlighet i inköpsfunktinen, bli effektivare ch styra upp e-inköpssystemet. Vidare är målet att se vem sm beställer, vilken kmpetens beställaren har, vilka avtal sm finns ch hur en upphandling görs (Inköps & Upphandlingsplicy för Tingsryds kmmun). Vidare berättar Runessn att kmmunen har kartlagt ch reducerat antal beställare genm det arbete sm gjrts inför prjektet Samrdnad varudistributins start. I Fkus inköp presenteras de mål ch strategier Tingsryds kmmun har för inköp (Fkus inköp). 40 (135)

42 4.2.1 Mål I handlingsplanen Fkus inköp framgår det att kmmunens mål med inköpsarbetet är bättre ch mer effektiva inköp (Fkus inköp). Enligt Jeppssn innebär bättre ch mer effektiva inköp att kmmunen ch medbrgarna ska få största nyttan för den minsta pengen. Jeppssn nämner även miljöperspektivet sm en del i detta begrepp. Målet ska uppnås genm ett medvetet kvalitetsarbete med en förhppning m att frigöra resurser för verksamheten, både i frm av tid ch pengar. Genm utveckling ch kvalitetssäkring av prcesser, rutiner, styrning ch kmpetenser hppas kmmunen att inköp kan göras till bättre priser, med mindre tidsåtgång ch rätt kvalitet (Fkus inköp). Gustafssn menar dck att målet bättre ch mer effektiva inköp är lagm flummigt, men dck ett mål. Även Runessn anser att målet är brett frmulerat. Förutm det nya målet för inköp berättar Runessn att kmmunen har andra mål att ta hänsyn till, exempelvis miljö ch etiska mål sm de vill att både kmmunen ch leverantörerna ska uppfylla. Anledningen till att ha mål menar Runessn är grunden till att beställarna måste följa avtalen. Om beställarna skulle handla precis sm de själva vill är det svårt för kmmunen att nå sina övergripande mål. Lennartssn, förstekck på Dackesklan, berättar att han inte känner till Tingsryd kmmuns mål för inköp, utan hans mål med inköp är att hålla sig inm tilldelad budget. Lennartssn tänker mycket på kvaliteten på råvarrna ch för hnm är det viktigt med eklgisk mat då han menar att maten måste smaka bra ch inte bara vara bukfylla. Därför menar Lennartssn att han skapat egna mål, bland annat att uppnå högre andel eklgisk mat. Vidare berättar Lennartssn att det finns ett system där det finns tillgång till statistik på vad kmmunen köper, exempelvis m fisken är msc-märkt eller hur mycket av all mjölk sm är eklgisk. Denna infrmatin är någt sm Lennartssn skulle tycka vara intressant att följa då han kan få infrmatin sm är relaterat till hans arbete Strategi I Fkus inköp har Tingsryds kmmun utvecklat ett antal strategier för att nå sitt mål bättre ch mer effektiva inköp. Då kmmunen arbetar med att lyfta inköpsfrågr, berättar både Gustafssn ch Runessn att kmmunikatinen ut till de medarbetare sm arbetar med inköp, måste bli bättre. Tidigare har de anställda ute på verksamheterna inte vetat m strategierna för inköp, utan de har mer diskuterats hs verksamhetscheferna. Genm de utbildningar Runessn haft med beställarna ute i verksamheterna har 41 (135)

43 strategifrågan berörts. Runessn säger att kmmunikatinen kmmer förenklas i ch med e-inköpssystemet. Strategierna i Fkus inköp illustreras i tabell 4:1. Strategierna: Öka fkus på inköpsfrågr Arbeta med infrmatin ch kmpetensutveckling till inköpsansvariga Arbete med styrning genm mål ch nyckeltal Utveckla mer effektiva ch kvalitetssäkra prcesser ch rutiner Låta rdning ch reda samt struktur ch tydlighet genmsyra inköpsmrådet Dra nytta av samrdning ch samverkan inm ch utanför den egna rganisatinen Säkerställa en gd affärsetik Tabell 4:1. Strategierna i Fkus inköp (Fkus inköp) Hållbart inköp I de dkument Tingsryds kmmun håller på att revidera, framkmmer det att kmmunen arbetar med ett Hållbart inköp, vilket inkluderar sciala-, miljömässiga- ch eknmiska krav. De sciala kraven innebär att kmmunen ska ställa etiska ch sciala krav med hänsyn till mänskliga rättigheter, diskriminering, arbetsrätt ch arbetsmiljö. De etiska kraven innebär att kmmunen ska präglas av affärsmässighet ch bjektivitet inm gällande lagstiftning ch att kmmunen ska uppfattas sm en rättvis köpare. Detta innebär bland annat att kmmunen ska ställa relevanta krav i upphandlingarna, behandla alla anbudsgivare lika, vara tydliga ch ffentliggöra upphandlingarna på marknaden. Upphandlingarna ska även utfrmas för att både mindre ch större företag ska ha möjlighet att delta i knkurrensen när det är eknmiskt försvarbart. Kmmunen ska alltid beakta lagstiftning gällande mutr ch jäv. De etiska kraven måste följas för att kmmunen ska uppfattas sm en trvärdig ch seriös part i alla sammanhang. Miljömässiga krav för inköp innebär att kmmunen ska anpassa upphandlingar i en miljövänlig riktning. Därför ska kmmunen i möjligaste mån priritera ch efterfråga varr, tjänster ch entreprenader med så liten påverkan på miljön sm möjligt. Miljömässiga krav innefattar även djurskyddskrav, antibitikaanvändning ch smittskyddskrav (Inköps & Upphandlingsplicy för Tingsryds kmmun; Riktlinjer för inköp ch upphandling i Tingsryds kmmun). Just miljökraven menar Östman alltid måste ställas i förhållande till hur mycket miljö kstar. Östman menar att kmmunen vill ligga i framkant, men inte allra längst fram. 42 (135)

44 De eknmiska kraven för upphandling ch inköp ska präglas av ett ttalkstnadsperspektiv, vilket avser att ta hänsyn till samtliga kstnader sm är förenliga med upphandlingen ch inköpet. För att uppnå de eknmiska kraven ska kmmunen tydligt utnyttja den samverkan sm finns med andra kmmuner, reginer, statliga myndigheter ch rganisatiner. Syftet med samverkan är att genmföra kstnadseffektiva ch långsiktigt hållbara upphandlingar (Inköps & Upphandlingsplicy för Tingsryds kmmun; Riktlinjer för inköp ch upphandling i Tingsryds kmmun). Enligt Östman är priset den avgörande faktrn vid inköp. Utöver dessa krav berättar Östman att kvalitet är en annan aspekt sm kmmunen behöver beakta vid inköp. Dck menar Östman att kvalitet är svårbedömt, men någt sm alltid ska eftersträvas. I slutändan menar Östman att det är budgeten sm avgör, hur mycket pengar sm kan läggas på kvalitet respektive pris Lagen m ffentlig upphandling Jeppssn nämner avtalstrhet sm ett av de främsta målen för Tingsryds kmmun. Östman berättar att LOU är en lag sm måste följas vid upphandling ch inköp. Eftersm lagen talar m precis vad Östman får, ch inte får göra, ser Östman LOU sm ett hjälpmedel i hennes arbete. Dck menar Östman att de anställda ute i verksamheterna ser LOU sm en begränsning, då de anställda inte får handla sm de vill. I många fall är lagen bra ch Östman exemplifierar detta i en upphandling av kemikalier till vattenverket där alla från början var överens m att det bara fanns en leverantör på marknaden. Efter genmförd upphandling inkm två anbud, där det visade sig att det ena var ett nystartat företag med marknadsföringsförbud, vilket innebar att ingen visste att den leverantören fanns på marknaden. LOU kan därför hjälpa till att hitta en annan leverantör till ett väldigt bra pris. Enligt Östman måste de anbud med lägsta pris eller mest eknmiskt fördelaktiga väljas, i enlighet med LOU. Begreppet eknmiskt mest fördelaktiga anbud betyder att kmmunen får se till andra faktrer utöver pris vid val av leverantör. Förhållandet mellan pris ch andra faktrer får kmmunen själva avgöra. Vidare berättar Östman att en ny lagstiftning är på väg. I den kmmande lagen kmmer lägsta pris plckas brt ch då gäller endast eknmiskt mest fördelaktiga. 43 (135)

45 4.3 Tingsryd kmmuns rganisatinsstruktur Gustafssn beskriver Tingsryd kmmuns rganisatinsstruktur sm en väldigt vanlig struktur för kmmuner. Tingsryds kmmuns rganisatinsstruktur illustreras i figur 4:2. Figur 4:2. Organisatinsstruktur för Tingsryds kmmun år 2014 (Årsredvisning Tingsryds kmmun 2013). Tingsryds kmmun är uppdelad i två nivåer, plitik ch tjänstemannafunktin. Den plitiska nivån består av kmmunfullmäktige ch åtta lika nämnder. Kmmunfullmäktige beslutar m vad kmmunen ska göra ch sedan är det upp till tjänstemannafunktinerna att se till att det kmmunfullmäktige beslutat uppnås. Tjänstemannafunktinen består av fem lika förvaltningar; scialförvaltningen, barn- ch utbildningsförvaltningen, kmmunledningsförvaltningen, kultur- ch fritidsförvaltningen samt samhällsbyggnadsförvaltningen. Enligt Gustafssn är scialförvaltningen ch barn- ch utbildningsförvaltningen de största förvaltningarna i Tingsryds kmmun. Sett till budget ch persnal står scialförvaltningen för en tredjedel av kmmunens verksamhet ch innehåller äldremsrg, funktinshinder samt individ ch familjemsrg (IFO). Barn- ch utbildningsförvaltningen består av skla, förskla, gymnasieskla ch vuxenskla. Kmmunledningsförvaltningen består bland annat av eknmiavdelningen ch andra ledning- ch samrdningsfunktiner ch ses sm en stödfunktin till de andra verksamheterna i frm av eknmi, lön ch administratin. 44 (135)

46 Samhällsbyggnadsförvaltningen brukar benämnas sm den tekniska verksamheten ch sköter främst gatr, vägar ch fastigheter. Under denna förvaltning finns även städ ch kst. Utöver dessa förvaltningar berättar Gustafssn att Tingsryds kmmun har blag ch stiftelser sm arbetar med bstäder. De har även ett aktieblag ch en stiftelse sm arbetar med industrifastigheter ch näringslivet. Ett annat aktieblag arbetar med fjärrvärme ch bredband Kmmunens övergripande styrkrt En levande, attraktiv ch mdern kmmun med ett rikt närings- ch föreningsliv samt medbrgaren i fkus (Årsredvisning Tingsryds kmmun 2013, sid. 12). Så lyder Tingsryd kmmuns visin till år Kmmunens övergripande mål sätts i kmmunfullmäktige ch bryts sedan ner på nämndnivå, någt sm kmmunen kallar balanserad styrning. Alla mål utgår från kmmunfullmäktige men Gustafssn menar att dessa är allmängiltiga. Hur mål kan förtydligas ch bli skarpare ut till nämnderna är någt sm kmmunen diskuterar. Tingsryd kmmuns övergripande mål är uppdelade i fem lika perspektiv; medbrgare, samhälle, eknmi, medarbetare ch prcess. Perspektivens mål är satta för att alla nämnder ch förvaltningar ska kunna jbba mt samma mål ch sedan är det upp till varje nämnd att bryta ner dem till sin verksamhet. Varje nämnd utvecklar ett eget styrkrt med mål, strategi ch mått utifrån kmmunfullmäktiges mål. Gustafssn menar att det finns en tanke med att bryta ner målen för att den enskilda medarbetaren ska veta varför denne går till jbbet varje dag, ch vad hen har för mål. Gustafssn säger att målen i det övergripande styrkrtet mäts i någn frm ch hur väl målen har uppfyllts eller ej, redvisas sedan tillbaka till fullmäktige i redvisningen. Medbrgarperspektivet mäts genm SCB:s enkätundersökningar. Gustafssn berättar att strategierna i det övergripande styrkrtet kmmuniceras ut i samband med budget ch genm de tilldelade pengarna för respektive förvaltning ska målen kunna uppnås. Fullmäktige tar ett budgetbeslut sm sedan bryts ner på nämndnivå ch vidare till förvaltningsnivå ch med respektive budget följer mål med för den enskilda arbetsplatsen. Specifikt för inköp menar Gustafssn att det är eknmi- ch prcessperspektivet sm är relevanta. Målen ch strategierna för respektive perspektiv har sammanfattats i tabell 4:3. 45 (135)

47 Perspektiv: Kmmunövergripande Strategier: mål: Medbrgare Nöjda medbrgare Kvalitet på service ch tjänster med fkus på kärnverksamheten Medbrgare i fkus Medbrgarinflytande Samhälle Attraktiv kmmun Gda bendemöjligheter Gd näringslivsmiljö Väl utbyggd infrastruktur Fkus på utbildning ch kmpetens Rikt föreningsliv ch kulturutbud Hållbar utveckling Försklr ch sklr i alla sju rter Eknmi Hållbar eknmi Eknmisk kntrll med gda eknmiska marginaler Medarbetare Attraktiv arbetsplats Skapa gda förutsättningar för att rekrytera ch behålla kmpetent arbetskraft Skapa gd arbetsmiljö ch öka frisknärvar Prcess Effektiv verksamhet Göra rätt saker på rätt sätt för att skapa en kstnadseffektiv ch ändamålsenlig verksamhet Tabell 4:3 Tingsryd kmmuns mål ch strategi för respektive perspektiv Inköpsfunktinen på Tingsryds kmmun Inköp invlverar alla nivåer i Tingsryds kmmuns rganisatinsstruktur. De övergripande nivåerna, kmmunfullmäktige ch nämnder, hanterar inköpsfrågr ch fattar beslut, medan de faktiska beställningarna främst sker på de lika enheterna ute på förvaltningsnivå Ansvarsfördelning gällande inköp I kmmunen är det kmmunfullmäktige sm fastställer inköps- ch upphandlingsplicy. Vidare är det kmmunstyrelsen sm har det strategiska ansvaret för inköps- ch upphandlingsfrågr inm kmmunen. Det är även kmmunstyrelsen sm har ansvar för kmmunövergripande upphandlingar ch för samrdning av inköp- ch upphandlingsarbete. I kmmunstyrelsens ansvar ligger även övergripande uppföljning av inköp ch dess riktlinjer, samt att vid behv föreslå nya inköps- ch upphandlingsplicy (Inköps & Upphandlingsplicy för Tingsryds kmmun; Riktlinjer för inköp ch upphandling i Tingsryds kmmun). Varje nämnd är ansvarig för att all anskaffning till verksamheten sker i enlighet lagstiftning ch enligt kmmunens ramverk. Östman berättar 46 (135)

48 att varje nämnd har sin egen delegatinsrdning, sm talar m vem sm får fatta beslut ch skriva på kntrakten i den nämndens namn. Nämnden är även ansvarig för att medverka i utveckling ch samrdning inm inköp ch upphandling, ch ska göra en tidsplanering för de upphandlingar sm är kmmungemensamma (Inköps & Upphandlingsplicy för Tingsryds kmmun; Riktlinjer för inköp ch upphandling i Tingsryds kmmun). Förvaltningarna är ansvariga för genmförandet av upphandlingar, specifika för respektive förvaltning, samt för de avtal sm tecknas. Hur väl ch hur effektivt rganisatinen fungerar ligger i respektive förvaltnings ansvar. De ska även upprätta rutiner för inköp ch upphandling, ch kntrllera att kmmunens ramverk efterföljs. I respektive förvaltning ska ckså en inköpsamrdnare utses, vilken ska ha en krdinerande rll för inköp. Inköpssamrdnarens rll finns inte i dagsläget, men är någt Tingsryds kmmun arbetar med att införa. Det ligger även i förvaltningens ansvar att utse ett antal direktupphandlare ch behöriga beställare, ch att ansvara för infrmatin ch utbildning till dessa. När det gäller uppföljning av bland annat leverans, avtal ch inköp ansvarar respektive förvaltning för att detta sker, samt utser en persn sm är ansvarig för utvärderingskriterierna (Riktlinjer för inköp ch upphandling i Tingsryds kmmun). Kmmunledningsförvaltningen, även benämnd eknmiavdelningen, är direkt ansvarig under kmmunstyrelsen för genmförandet ch samrdningen av kmmunens övergripande inköps- ch upphandlingsverksamhet. Denna förvaltning genmför de upphandlingar sm sker på kmmunövergripande nivå. Kmmunledningsförvaltningen ses sm kmmunens allmänna expertfunktin vad gäller inköp, upphandling ch avtal, ch har en central rll sm rådgivande ch plicyskapande funktin. Förvaltningen driver ch samrdnar utvecklingsarbete ch ansvarar för bevakning av mvärlden inm inköps- ch upphandlingsmrådet. Vidare är förvaltningen ansvarig för samrdning ch nätverk för förvaltningarnas kmmande inköpssamrdnare. Kmmunledningsförvaltningen ska även fastställa anvisningar för inköps- ch upphandlingsmrådet ch är ett stöd för verksamheterna när det gäller specifika LOU-upphandlingar. Kmmunledningsförvaltningen har det övergripande ansvaret för inköp, avtalsdatabaser ch IT-stöd. Denna förvaltning är även ansvarig för genmförande av uppföljning ch uppdatering för inköp- ch upphandlingsplicy (Riktlinjer för inköp ch upphandling i Tingsryds kmmun). Ansvarsfördelning ch uppgifter är sammanställd i tabell 4:4. 47 (135)

49 Funktin: Ansvar: Uppgift: Kmmunfullmäktige Fastställer inköps- ch upphandlingsplicy Kmmunstyrelse Strategiskt ansvar för inköpsch upphandlingsfrågr Ansvar för kmmunövergripande upphandlingar ch samrdning av inköp Nämnd Ansvarig för all anskaffning till verksamheten Ansvarig för utveckling ch samrdning inm inköp ch upphandling Ansvarig för tidsplanering för kmmun gemensamma upphandlingar Förvaltning Ansvarig för genmförandet av upphandlingar Ansvarig för att förvaltningen fungerar Ansvarig för viss inköpsuppföljning ch utvärderingskriterier Övergripande uppföljning av inköp ch dess riktlinjer Föreslå ny inköps- ch upphandlingsplicy Upprättar rutiner för inköp ch upphandling Kntrllera att kmmunens ramverk följs Utse inköpssamrdnare Utse antal direktupphandlare ch behöriga beställare Kmmunlednings- förvaltning Direkt ansvarig för genmförandet ch samrdningen av inköps- ch upphandlingsverksamheten Ansvarig för inköpssamrdnarna Ansvarig för inköp, avtalsdatabaser ch IT-stöd Ansvarig för genmförande ch uppföljning av inköp- ch upphandlingsplicy Genmför kmmunövergripande upphandlingar Allmän expertfunktin Driver ch samrdnar utvecklingsarbete inm inköps- ch upphandlingsmrådet Fastställa anvisningar för inköps- ch upphandlingsmrådet Stöd för gällande LOU upphandlingar Tabell 4:4. Sammanställning av Tingsryd kmmuns ansvarsfördelning gällande inköp ch upphandling (egen illustratin) Rllfördelning för inköp Gustafssn menar att Tingsryds kmmun saknat en tydlig rllfördelning ch struktur kring inköp. Frmellt sett menar Gustafssn att varje förvaltning idag har ansvar för sina egna inköp, men det har varit svårt att krdinera detta med kmmunledningsförvaltningen rll. Gustafssn berättar att kmmunen saknar en krdinerande rll ch därför har inköp varit tungarbetat, både att få ch nå ut med infrmatin. Därför har kmmunledningsförvaltningen varit tvungen att arbeta mt varje enskild enhetschef. Även Runessn instämmer i att kmmunikatinen varit svår. Runessn menar att 48 (135)

50 kmmunikatinen var särskilt svår vid införandet av prjektet Samrdnad varudistributin då antalet beställare inte var identifierade. Genm de utbildningar Runessn haft i samband med införandet av e-inköpssystemet har hn fångat in antalet beställare ch därmed fått direktkntakt med beställarna. Dck menar Runessn att kmmunledningsförvaltningen jbbar på att hitta en lösning för hur de ska kmmunicera ut infrmatin på bästa sätt då det skiljer sig mellan verksamheternas behv. Med utgångspunkt i detta, menar Gustafssn att kmmunen avser att utse en rll sm inköpssamrdnare på respektive förvaltning, vilken blir kmmunledningens länk ut till förvaltningarna. I Tingsryd kmmuns pågående inköpsarbete strävar de efter att tydliggöra, strukturera ch identifiera lika rller. De lika rllerna i inköpsprcessen kräver lika kmpetenser, vilka ska säkerställas genm bligatriska utbildningar. De lika rllerna visas i tabell 4:5. Rller: Ansvar: Uppgift: Upphandlare Genmför kmmunövergripande upphandlingar ch ger stöd åt förvaltningsupphandlare i LOUupphandlingar Inköpssamrdnare Ansvarar för samrdning ch planering för respektive förvaltnings inköp Budgetansvarig Fattar beslut m inköp inm ramen för sin befgenhet ch budget Förvaltningsupphandlare Direktupphandlare Gör förvaltningsspecifika LOUupphandlingar Genmför respektive förvaltnings direktupphandlingar Behörig beställare Avtalsansvarig Beställer varr ch tjänster från de ramavtal ch fasta rutiner sm finns. Samrdnar även beställningar för sin enhet/arbetsplats/förvaltning ch genmför direktköp Avtalsuppföljning, avtalsförlängning, planering av ny upphandling Tabell 4:5. Rllfördelning i Tingsryd kmmuns inköpsprcess (Inköps & Upphandlingsplicy för Tingsryds kmmun). 49 (135)

51 5 Analys I analyskapitlet presenteras analysen genm en integratin av uppsatsens teretiska ch empiriska material. Utifrån analysmdellen kmmer det första steget, mål, att behandlas ch den kmplexa målbilden för inköp i Tingsryds kmmun utreds. Därefter presenteras steg två i analysmdellen, strategi, ch nya strategier tas fram utifrån de identifierade prestatinsvariablerna. Den tredje delen i analysen behandlar steg tre utifrån analysmdellen, att utveckla prestatinsmått, vilka kategriseras utifrån van Weeles (2014) inköpsdimensiner. Slutligen diskuteras krt lika nivåer för inköpsfunktinen i Tingsryds kmmun. 5.1 Utveckling av styrmdell Utgångspunkten för att ta fram prestatinsmått för Tingsryds kmmun är genm deras mål, vilket Rth (2009) menar är grunden för att utveckla prestatinsmått. Utifrån uppsatsens insamlade empiri har en sammanställning av Tingsryd kmmuns målbild gjrts i stycke 5.2 Målbild för inköp i Tingsryds kmmun, vilka ses sm kmmunens prestatinsvariabler för inköp. Vidare menar Brst et al. (2014) ch Cusins et al. (2008) att strategin ska beskriva i vilken riktning en rganisatin ska gå. Tingsryds kmmun har få strategier sm överensstämmer med målbilden i kmmunen ch därför har nya strategier utvecklats i stycke Utveckling av strategier, för att bättre beskriva vad Tingsryds kmmun ska göra för att nå sina mål. I enlighet med uppsatsens analysmdell är steget efter strategi, att utveckla prestatinsmått. Prestatinsmått har utvecklats i enlighet med terier kring inköp ch prestatinsmått (Merchant, 1998 & van Weele, 2014). Vid utveckling av prestatinsmått har SMART- ch SMARTER-principerna använts, men även prestatinsmåttens kppling till lika nivåer i rganisatinen ch prestatinsvariabler diskuteras. Uppsatsen exkluderar implementeringen av prestatinsmåtten i Tingsryds kmmun då tiden för uppsatsen är begränsad. 5.2 Målbild för inköp i Tingsryds kmmun Utifrån prjektet Samrdnad varudistributin har målbilden för inköp i Tingsryds kmmun förändrats. Enligt kmmunchef, Jeppssn ch eknmichef, Gustafssn var de främsta mtiven till samrdnad varudistributin inköpsstyrning, miljövinst, att möjliggöra för mindre företag ch lkala leverantörer att vara delaktiga i upphandlingar ch möjlighet till samverkan. Således är dessa mtiv de nya målen för inköp i Tingsryds kmmun ch 50 (135)

52 målen är av icke-finansiellt slag. Pihlgren ch Svenssn (1994) menar att icke-finansiella mål fått en ökad plats i rganisatiner, vilket även den nya målbilden i Tingsryds kmmun visar. Tingsryds kmmun såg inte eknmisk vinst sm ett mtiv till införandet av samrdnad varudistributin då prjektet initialt medförde merkstnader ch att eknmiska vinster ansågs svårbedömda (Förstudie samrdnad varudistributin). Däremt berättar Jeppssn att kmmunens förhppning är att kstnaderna för prjektet ska vägas upp genm vinster från bättre inköpsstyrning ch effektivare prcesser ch därför är det förvånande att kmmunen inte har ett uttalat mål m eknmiska besparingar. Enligt Men (2013) är eknmiska incitament lika stra mtiv sm miljö vid samrdnad varudistributin då den sammanlagda målbilden genererar kstnadsbesparingar. Det faktum att transprtkstnaden kan separeras från prduktkstnaden tydliggör den faktiska kstnaden för transprt, respektive prdukt. Därmed blir det enklare att följa upp kstnader för respektive del. Att se reducerade kstnader ch besparingar sm ett mål stärks av Fergussn et al. (1996) ch Knutssn ch Thmassn (2013) sm menar att reducerade kstnader är ett vanligt mtiv i ffentlig verksamhet. Därför föreslås att Tingsryds kmmun ska ha ett uttalat mål för reducerade kstnader. Att ha eknmiska mål, i detta fall reducerade kstnader, ses sm självklart även m kmmunen inte arbetar mt avkastningskrav är ändå ett mål att hushålla med skattebetalarnas pengar. Genm att sätta målet, reducerade kstnader, uppmärksammas kmmunens begränsade resurser. Även Gustafssn menar att det är svårt att se kstnader i en kmmun på samma vis sm i privata företag, men Gustafssn menar samtidigt att kmmunen har en ptential i att spara pengar i sina inköp, både i tid ch priser för varr. Anledningen till att målet sätts sm reducerade kstnader är för att det är enklare att mäta reducerade kstnader än besparingar. För Tingsryds kmmun innebär detta mål att det tydliggörs var det finns en ptential till förbättringar ch kstnadsreduceringar. Tingsryds kmmun arbetar mt ett Hållbart inköp, vilket Brammer ch Walker (2010) menar kan vara ett verktyg för att uppnå bredare plitiska mål. Utöver den sciala-, miljömässiga- ch eknmiska aspekten innebär ett Hållbart inköp för Tingsryds kmmun att beakta etiska krav. Eknmiaspekten ska enligt van Weele (2014) gå hand i hand med de sciala- ch miljömässiga aspekterna. Dck pängterar Östman att miljökrav alltid ställs i förhållande till hur mycket miljö kstar ch därför är pris alltid den avgörande faktrn. För att beakta den miljömässiga aspekten arbetar Tingsryds kmmun med att ställa miljökrav på leverantören (Riktlinjer för inköp ch upphandling i Tingsryds kmmun). 51 (135)

53 Mål: miljövinster, inköpsstyrning, möjliggöra för fler mindre företag ch lkala leverantör i upphandlingar, samverkan, reducerade kstnader samt Hållbart inköp Övergripande mål i Tingsryds kmmun Utöver de specifika mål Tingsryds kmmun har för inköp finns även övergripande mål för kmmunen vilka Grönlund ch Mdell (2006) menar kan ses sm en kmprmiss mellan plitik, prfessinell ledning ch andra intressenter. Målbilden i Tingsryds kmmun kmmer både från plitiker, i frm av ett övergripande styrkrt, ch prfessinell ledning, sm mer knkret definierat det övergripande målet för inköp, vilket är bättre ch mer effektiva inköp. Detta mål ämnar spegla de delmål Tingsryds kmmun har för sina inköp. Anthny ch Gvindarajan (2007) pängterar att övergripande mål i en rganisatin ska spegla resterande mål i en rganisatin. Tingsryd kmmuns övergripande mål för inköp ses sm en länk mellan det övergripande styrkrtet ch de mer knkreta målen sm finns för inköp. De övergripande målen i Tingsryds kmmun kan delvis kpplas till inköp i kmmunen. Styrkrtet i Tingsryds kmmun ämnar uppfylla visinen en levande, attraktiv ch mdern kmmun med ett rikt närings- ch föreningsliv samt medbrgaren i fkus. Målen kmmunfullmäktige satt ska uppfylla den långsiktiga visinen ch definieras i Tingsryd kmmuns styrkrt sm; nöjda medbrgare, attraktiv kmmun, hållbar eknmi, attraktiv arbetsplats ch effektiv verksamhet (Årsredvisning, 2013). Gustafssn beskriver målen sm allmängiltiga ch menar vidare att det främst är målen hållbar eknmi ch effektiv verksamhet sm kan kpplas till det övergripande målet för inköp. Målet hållbar eknmi är väsentligt att beakta då inköp står för stra summr i Tingsryds kmmun. En gd eknmisk hushållning kan inte uteslutas avsett verksamhet ch därför ses målet hållbar eknmi sm starkt förknippat med inköp. Målet hållbar eknmi kan även knytas till kmmunallagen sm förespråkar gd eknmisk hushållning, utifrån de tilldelade eknmiska resurserna ch plitiska mål en kmmun har (SFS, 1991:900). Effektiv verksamhet kan kpplas till inköpsprestatiner, vilka van Weele (2014) anser vara resultatet av två lika element, effektivitet ch prduktivitet. Genm att inköpsfunktinen arbetar mt ökad effektivitet ch prduktivitet, indikerar det på att kmmunen vill göra rätt saker, på rätt sätt gällande inköp. Genm att Tingsryds kmmun strävar efter en effektiv verksamhet kan kmmunen spara tid ch effektivisera sina arbetssätt, vilket kan generera i 52 (135)

54 minskade kstnader. Hållbar eknmi ch effektiv verksamhet är de två mål från styrkrtet sm kan knytas till inköp ch är därmed utgångspunkten för vidare analys ch utveckling av mål, strategier ch prestatinsmått, vilket Anthny ch Gvindarajan (2007) menar ska ligga till grund för resterande mål i en rganisatin. De mål i styrkrtet sm är svårare att knyta samman till inköp är målen nöjda medbrgare, attraktiv kmmun ch attraktiv arbetsplats, då de har en lång ch tydlig kppling till inköp. Nöjda medbrgare syftar till att erbjuda kvalitet i de verksamhetsmråden kmmunen bedriver, attraktiv kmmun handlar m gda bendemöjligheter ch attraktiv arbetsplats syftar till arbetsmiljö ch således kmmer dessa mål inte analyseras vidare Lagen m ffentlig upphandling Den styrmdell sm ska utvecklas i Tingsryds kmmun är i kntexten av inköp ch ffentlig verksamhet, vilket gör att Lagen m ffentlig upphandling inte kan ignreras då Tingsryds kmmun måste beakta lagen vid alla aspekter av ett inköp ch därför kan LOU ses sm ett krav. Dck menar Merchant (1998) att mål hjälper till att skapa en bild för de anställda m vad sm är viktigt i en rganisatin ch därför bör det finnas mål för LOU. I dagsläget har Tingsryds kmmun inga tydliga mål beträffande LOU ch att följa lagen då det ses sm självklart. För Tingsryds kmmun är det ett krav att följa LOU ch därför bör det finns ett uttalat mål m att följa lagen för att dels visa de anställda vikten av att följa LOU ch dels uppmuntra till att beställarna alltid ska handla via de avtal kmmunen har framför direktupphandlingar. Jeppssn menar att avtalstrhet är viktigt, dels på grund av ny lagstiftning från EU ch dels för att leverantörerna är mer medvetna m LOU ch dess knsekvenser. För att Tingsryds kmmun ska ses sm avtalstrgna krävs att specifikatinen utfrmas på rätt sätt för rätt prdukt eller tjänst. Rutgerssn (1995) menar att specifikatinen är den viktigaste delen i en kmmuns inköp, dels för att alla anbud ska vara identiska ch knkurrera på lika villkr ch dels för att en kmmun inte kan förhandla sig till villkr i efterhand. Om beställaren upplever att prdukten inte stämmer överens med vad verksamheten behöver, ökar risken för att beställaren köper utanför avtal. En annan anledning till varför beställarna inte handlar enligt avtal kan enligt Jeppssn vara att det inte finns ramavtal för den prdukten. Vidare menar Jeppssn att kmmunen måste bli bättre på ramavtal, både att öka antalet avtal men ckså att sätta rätt specifikatin. Utifrån Runessn ch Jeppssns 53 (135)

55 resnemang m LOU ch kmmunens inköp framkmmer att det är viktigt för kmmunen att följa lagen ch att framförallt beställarna är avtalstrgna. Mål: Att följa lagen ch avtalstrhet Utveckling av mål för inköp i Tingsryds kmmun Krn ch Wallgren (2010) nämner att ffentlig verksamhet fta saknar knkreta mål för vad ett effektivt inköp är. Detta berr bland annat på kmmuners mångfacetterade målbild ch att stra rganisatiner har svårt att frmulera ch enas m gemensamma mål (Bakka et al., 2006). Vad ett bra inköp är för Tingsryds kmmun är svårt att definiera enkelt ch Gustafssn erkänner att deras övergripande mål för inköp bättre ch mer effektiva inköp är lagm flummigt men dck ett mål. Även Enarssn (2002) stämmer in i detta då han menar att mål ska vara knkreta, pålitliga ch lätta att förstå, vilket målet inte är i Tingsryds kmmun. Detta resnemang stärks av Jakbssn Lund (2014) sm menar att just rdet effektiv är ett rd sm bör undvikas i målfrmulering då det betyder lika saker för lika individer. Även rdet bättre är svårt att förstå, då individer tlkar det lika, vad är egentligen ett bättre ch mer effektivt inköp? Vidare menar Jakbssn Lund (2014) att frmuleringar sm Tingsryd kmmuns målfrmulering för inköp inte säger tillräckligt mycket för att de anställda ska kunna arbeta mt ett gemensamt mål. Enligt van Weele (2014) är ett bra inköp i en ffentlig verksamhet att få värde för pengarna, att de prdukter sm köps passar med syftet med inköpet ch att hänsyn tas till ttalkstnaden. Vidare menar van Weele (2014) att inköpet ska levereras på ett effektivt sätt, begränsa tiden ch utgifterna samt vara bra för medbrgarna ch skattebetalarna. van Weeles (2014) definitin av ett bra inköp ses delvis sm ett mer beskrivande mål enligt SMART- ch SMARTER- principerna då det är specifikt, mätbart ch relevant vilket gör målet enklare för de anställda att förstå. Jeppssn, Gustafssn ch Östman beskriver att värde för pengarna, rätt prdukt ch att hänsyn tas till ttalkstnaden är viktiga aspekter vid inköp i kmmunen. Därför stämmer Tingsryd kmmuns övergripande mål för inköp överens med van Weeles (2014) definitin av ett bra inköp i ffentlig verksamhet. Då Tingsryd kmmuns mål för inköp är mer svårtlkat föreslås att frmulera m målet i enlighet med van Weeles (2014) definitin sm mer beaktar SMART- ch SMARTERprinciperna. 54 (135)

56 Utifrån van Weeles (2014) definitin av ett bra inköp har generella principer för att uppnå detta inköp utvecklats. De generella principerna presenterades i tabell 3:4 i terikapitlet ch Tingsryds kmmun arbetar med alla förutm en av dessa principer, vilken är att etablera effektiva prcesser för att öka leverantörsprestatiner under kntraktstiden. Enligt Gustafssn ch Jeppssn är leverantörer mer medvetna m sina rättigheter. På samma sätt sm leverantörerna är medvetna m sina rättigheter bör kmmunen ställa mtkrav när de upplever att leverantören har brutit mt avtal. För att kmmunen ska kunna ha kll på när leverantörerna inte håller sin del av avtalet måste kmmunen ha en utarbetad uppföljning av leverantörerna för att ha det sm underlag vid eventuella tvister. Leverantörsutvärdering ses sm en viktig aspekt för att få infrmatin m sina leverantörer (Jnssn ch Mattssn, 2011). Utifrån denna diskussin är förslaget att Tingsryds kmmun ska utfrma ett mål för att utvärdera m leverantörsprestatinerna är i enlighet med avtal. En rutin för leverantörsutvärdering är viktig för Tingsryds kmmun för att minimera eventuella fel ch sätta press på leverantören att uppfylla de krav sm kmmunen har. Genm att Tingsryds kmmun utvärderar sina leverantörer kan det även leda till bättre relatiner då Tingsryds kmmun tvingas vara tydlig ch mer frekvent i sin kmmunikatin med leverantören. Mer ch tydligare kmmunikatin gör att det blir enklare för leverantören att uppfylla Tingsryd kmmuns krav. Utvärdering av leverantörer genererar även infrmatin ch statistik vilket hjälper Tingsryds kmmun att välja leverantörer i kmmande upphandlingar ch att sätta rätt specifikatin. Mål: Utvärdera leverantörer Frmulering av mål Tingsryd kmmuns övergripande mål för inköp är just övergripande, vilket Almqvist (2006) ch Anthny ch Gvindarajan (2007) menar att målen ska vara när de är satta av en rganisatins ledning. Merchant (1998) menar att en rganisatin ska utfrma specifika mål för varje dimensin sm avses att mäta, i syfte att skapa en bild för de anställda m vad sm är viktigt i en rganisatin. De mål sm identifierats syftar till att uppnå Tingsryd kmmuns övergripande mål för inköp. De identifierade målen är abstrakta men indikerar i vilken riktning Tingsryds kmmun strävar ch därför ses varje mål sm en dimensin sm avses att mäta. Genm att mål tydliggörs ch synliggörs menar Ljungberg ch Larssn (2012) att mråden med prblem kan identifieras, vilket gör att en rganisatin vet vilka mråden sm behöver förbättras. De identifierade målen knkretiseras i tabell 5:1 med 55 (135)

57 hänsyn tagen till SMART- ch SMARTER-principerna (Jakbssn Lund, 2014; Mattssn, 2011). I målen markeras siffrr med XX vilka Tingsryds kmmun får besluta m vad sm är lämpliga siffrr. De identifierade målen är Tingsryd kmmuns prestatinsvariabler för inköp vilka ligger till grund för vidare utveckling av strategier ch prestatinsmått. Målbild från: Målbild: Mål: Tingsryd kmmuns nya målbild Miljövinst Inköpsstyrning Möjliggöra för fler mindre företag ch lkala leverantörer i upphandlingar Samverkan Reducera kstnader Hållbart inköp Minska kldixidutsläpp från transprter med XX prcent 100 prcent avtalstrhet* Öka antalet anbud från mindre företag ch lkala leverantörer i upphandlingsfasen Öka antalet läns- ch kmmunövergripande upphandlingar Reducerade kstnader med XX prcent Sträva efter ett hållbart inköp** Lagen m ffentlig upphandling Följa lagen Avtalstrhet Följa lagen m ffentlig upphandling, både vid upphandling ch inköp 100 prcent avtalstrhet* Egen analys Utvärdera leverantörer Utvärdera leverantörer Tabell 5:1. Sammanställning av Tingsryd kmmuns lika mål för inköp enligt steg ett i analysmdellen. *Målet 100 prcent avtalstrhet kan anses svårt att uppnå, dck är det viktigt för kmmunen att följa lagar ch regler för att inte drabbas av skadestånd. Om målet var 90 prcent avtalstrhet skulle det indikera på att det är kej att köpa utanför avtal ibland ch med tanke på kmmunens stra antal beställare skulle detta inte gå att kntrllera. Jakbssn Lund (2014) menar att mål ska vara mdiga ch tydliga. Detta mål är mdigt ch tydligt för beställarna i Tingsryds kmmun. **Målet sträva efter ett hållbart inköp är svårt att specificera utifrån de aspekter begreppet innefattar. Målet sätts övergripande för att sedan brytas ner i strategier ch lika mått Samband mellan övergripande mål ch identifierade mål De övergripande målen i Tingsryd kmmuns styrkrt sm går att kppla till inköp; hållbar eknmi ch effektiv verksamhet går att kppla till van Weeles (2014) definitin av ett bra inköp i ffentlig verksamhet. Målet att få värde för pengarna, att de prdukter sm köps passar med syftet med inköpet ch att hänsyn tas till ttalkstnaden kpplas till hållbar eknmi genm delmålen, att få värde för pengarna ch att hänsyn tas till ttalkstnaden. Effektiv verksamhet ses i delmålet, att köpa rätt prdukter. 56 (135)

58 Effektiv verksamhet kan tydligt kpplas till målen 100 prcent avtalstrhet ch följa lagen m ffentlig upphandling, både vid upphandling ch inköp då dessa mål handlar m Tingsryd kmmuns egen verksamhet. Vidare kan en effektiv verksamhet delvis kpplas till målen öka antalet anbud från mindre företag ch lkala leverantörer i upphandlingsfasen ch öka antalet läns- ch kmmunövergripande upphandlingar. Anledningen till att dessa mål delvis kan kpplas till effektiv verksamhet berr på att det är Tingsryd kmmuns egen rganisatin sm påverkar utfallet av dessa mål. Hållbar eknmi kan ses i alla mål då Tingsryd kmmuns eknmi påverkas av utfallen i målen. Målet minska kldixidutsläpp från transprter med XX prcent är svårt att kppla till både effektiv verksamhet ch hållbar eknmi då det initialt kan vara dyrt att använda miljövänliga alternativ vid transprter. En annan anledning till att målet inte ses sm ett eknmiskt mål är för att Tingsryds kmmun redan uppnått de eknmiska incitament sm kmmunen hade med transprten i prjektet Samrdnad varudistributin Svårigheter med att kmmunicera mål I de mål sm har utfrmats har kriterierna accepterade ch emtinellt entusiasmerande i SMART- ch SMARTER-principerna inte beaktats. Svårigheten i att utfrma mål för de kriterierna är att målen tenderar att bli för detaljerade för att passa den enskilde medarbetaren. Almqvist (2006) pängterar att övergripande mål inte ska vara för detaljerade utan hållas på en övergripande nivå för att sedan brytas ned. Då målen inte sätts på en detaljerad nivå för den enskilde medarbetaren kan målen inte bli accepterade av alla. Däremt ska mål alltid kmmuniceras i en rganisatin (Anthny & Gvindarajan, 2007). I Tingsryds kmmun berättar Lennartssn, förstekck, att han inte känner till det övergripande målet för inköp. Lennartssn berättar att hans enda uttalade mål är att hålla sig inm tilldelad budget. Mål ska enligt Merchant (1998) ch Pister ch Streib (1995) används för att påverka de anställdas beteende på två sätt, dels genm att mtivera ch dels genm att kntrllera. Då Lennartssn inte känner till det övergripande målet för inköp kan han inte mtiveras av detta, vilket inneburit att han skapat egna mål utifrån sina egna preferenser. Prblemet med detta är att Lennartssns mål förmdligen inte går att härleda till de övergripande målen för inköp, vilket kan skapa en målknflikt. Målknflikten kan delvis lösas genm att Tingsryds kmmun nu arbetar med att strukturera sin inköpsfunktin, både vad gäller riktlinjer ch plicys, men även vad gäller ansvar ch tydliga rller vars uppgift är att kmmunicera ut vilka mål beställarna ska arbeta mt. Kmmunikatinen vad gäller mål sker genm budgeten ch Gustafssn erkänner att det är 57 (135)

59 en bristande kmmunikatinsväg. Med de nya icke-finansiella målen kmmunen nu har för inköp räcker det inte att endast kmmunicera via budgetmål ch därför föreslås att Tingsryds kmmun även ska utarbeta riktlinjer för hur kmmunikatinen ska gå till inm rganisatinen. 5.3 Strategier för inköp i Tingsryds kmmun En strategi beskriver i vilken riktning en rganisatin planerar att gå för att uppnå sina mål (Melnyk et al., 2014) ch precis sm målbilden, är strategierna i Tingsryds kmmun flera till antalet. I en rganisatin kan en strategi delas upp både på en övergripande nivå ch för lika enheter inm en rganisatin (Anthny & Gvindarajan, 2007; Ljunberg & Larssn, 2012). Detta överensstämmer med Tingsryds kmmun, sm har flera strategier utifrån det övergripande styrkrtet ch specifika för inköp. Utifrån de identifierade målen för inköp, stämmer inte Tingsryd kmmuns strategier för inköp helt överens med målen, då strategierna är framtagna till det övergripande målet för inköp bättre ch mer effektiva inköp. De prestatinsvariabler sm har identifierats ligger till grund för vidare analys ch utveckling av styrmdell ch därför behöver nya strategier utfrmas för att beskriva hur Tingsryds kmmun ska uppfylla dessa mål för inköp Utveckling av strategier De mål sm påverkar inköp illustreras i figur 5:2. För varje mål har nya strategier utvecklats med Tingsryd kmmuns nuvarande strategier för inköp i åtanke. 58 (135)

60 Mål: Strategier: Minska kldixidutsläpp från transprter med XX prcent Använda miljövänliga frdn 100 prcent avtalstrhet Öka antalet anbud från mindre företag ch lkala leverantörer i upphandlingsfasen Öka antalet läns- ch kmmunövergripande upphandlingar Reducera kstnader med XX prcent Sträva efter ett "Hållbart inköp" Följa Lagen m ffentlig upphandling, både vid upphandling ch inköp Ha ramavtal på de prdukter sm kmmunen behöver köpa in, ch således köpa allt på upphandlade ramavtal Utfrma specifikatiner så att mindre företag ch lkala leverantörer kan lämna anbud per prduktgrupp Gd samverkan med övriga kmmuner i länet Reducerade kstnader i inköpsarbetet Reducerade transprtkstnader Bättre priser i upphandlingar Beakta den sciala aspekten till 100 prcent Välja det mest miljövänliga alternativet sm är eknmiskt försvarbart Kmpetensutveckling ch infrmatin till både upphandlingsansvariga ch inköpsansvariga Utvärdera leverantörer kntinuerligt Kntrllera ch kmmunicera med leverantörer Figur 5:2. Sammanställning av mål ch nya strategier utifrån steg två i analysmdellen. Strategin använda miljövänliga frdn är lämplig för att Tingsryds kmmun ska uppnå målet att minska kldixidutsläpp. Kmmunen har genm prjektet Samrdnad varudistributin minskat antalet transprtkilmeter ch därmed även minskat sina kldixidutsläpp (Förstudie samrdnad varudistributin), men för att ytterligare minska kldixidutsläpp ses användning av miljövänliga frdn sm nästa steg för kmmun att ta. Strategin ha ramavtal på de prdukter sm kmmunen behöver köpa in, ch således köpa allt på upphandlade ramavtal är utfrmat för att kmmunen ska uppnå 100 prcent avtalstrhet i enlighet med LOU. I dagsläget har Tingsryds kmmun inget mål för avtalstrhet eller antal ramavtal ch ett första steg för att kmmunen ska uppnå målet krävs det att Tingsryds kmmun har ramavtal på de prdukter sm ska köpas in ch att inköpen sedan sker på dessa avtal. Jeppssn pängterar vikten av att ha rätt ramavtal för att uppnå rätt inköp. 59 (135)

61 Genm prjektet Samrdnad varudistributin ville Tingsryds kmmun öka antalet anbud från mindre företag ch lkala leverantörer i upphandlingsfasen ch därmed är strategin att utfrma specifikatinen på ett sätt sm möjliggör detta. Anledningen till att strategin är anbud per prduktgrupp är för att e-inköpssystemet möjliggör att mindre företag ch lkala leverantörer kan vara med ch lämna anbud per prduktgrupp ch kan således i större utsträckning vara med i upphandlingsfasen, då Östman berättar att e-inköpssystemet är en möjliggörare för att uppnå detta mål. Då Tingsryds kmmun vill öka antalet läns- ch kmmunövergripande upphandlingar krävs en strategi för att tillgdse detta önskemål ch således ses gd samverkan med övriga kmmuner i länet sm en lämplig strategi. Det är viktigt med en gd samverkan med övriga kmmuner i länet då Tingsryds kmmun är en liten kmmun sm behöver dra nytta av de andra kmmunerna i länet ch även med andra län. Samverkan är enligt Gustafssn strategiskt viktigt för Tingsryds kmmun. För att kunna uppnå reducerade kstnader krävs tre lika strategier; reducerade kstnader i inköpsarbetet, reducerade transprtkstnader ch bättre priser i upphandlingar. Eftersm Tingsryds kmmun idag inte har ett mål för att reducera kstnader har dessa strategier tagits fram utifrån lika perspektiv på inköp; det administrativa inköpsarbetet, transprten ch upphandlingar. Då Gustafssn berättar att kmmunen börjat arbeta med att strukturera upp inköpsfunktinen ses en möjlighet att reducera kstnader genm detta perspektiv. Enligt Men (2013) separeras varukstnaden ch transprtkstnaden vid samrdnad varudistributin. Detta medför en möjlighet till att reducera kstnader i transprten. Genm att sträva efter bättre priser i upphandlingar kan Tingsryds kmmun spara pengar ch därför ses det sm en strategi. Strategierna beakta den sciala aspekten till 100 prcent ch välja det mest miljövänliga alternativet sm är eknmiskt försvarbart ska hjälpa Tingsryds kmmun att sträva efter ett Hållbart inköp. Dessa strategier är utfrmade utifrån hur Östman berättar att Tingsryds kmmun tänker vid inköpsarbetet. Även dkumenten Inköps & Upphandlingsplicy för Tingsryds kmmun ch Riktlinjer för inköp ch upphandling i Tingsryds kmmun indikerar på att Tingsryds kmmun vill arbeta både med sciala, miljömässiga ch eknmiska aspekter vid inköp. 60 (135)

62 För att medarbetarna ska följa Lagen m ffentlig upphandling, både vid upphandling ch inköp krävs kunskaper ch infrmatin m LOU. Därför är strategin att ge kmpetensutveckling ch infrmatin till både upphandlingsansvariga ch inköpsansvariga till för att lyfta medarbetarens rll i verksamheten. Strategin kntrllera ch kmmunicera med leverantörer hjälper Tingsryds kmmun att fkusera mer på leverantörerna än vad kmmunen gör i dagsläget då de saknar mål ch strategi för detta. 5.4 Prestatinsmått för inköp i Tingsryds kmmun Prestatinsmått ämnar tydliggöra vilka mråden sm är viktiga för att kmmunen ska uppnå sina mål för inköp. Genm de identifierade målen har strategier utfrmats, vilka kan ses sm en rganisatins kritiska framgångsfaktrer. Anthny ch Gvindarajan (2007) ch Cusins et al. (2008) menar att utifrån en rganisatins kritiska framgångsfaktrer, prestatinsvariablerna, ska prestatinsmåtten utvecklas. I Tingsryds kmmun ses de identifierade målen sm prestatinsvariabler. Prestatinsmått syftar till att framkalla rätt beteende hs de anställda (Merchant, 1998). Då Tingsryds kmmun i dagsläget saknar prestatinsmått, samt har bristande kmmunikatinsvägar vad det gäller mål ch strategi kan kmmunen inte påverka beteendet hs de anställda på ett tydligt sätt. Burne et al. (2002) menar att de rganisatiner sm lyckas med prestatinsmätning har en engagerad ledning sm har ett tydligt syfte med framtagna mål ch mått. Tingsryds kmmun har ett önskemål att arbeta med styrning av inköp genm mål ch nyckeltal ch därför har prestatinsmått en ptential att lyckas för att förbättra inköpsprestatiner i kmmunen. van Weele (2014) menar att inköpsprestatiner bör mätas i termer av både effektivitet ch prduktivitet för att se i vilken utsträckning en inköpsfunktin kan uppnå sina förutbestämda mål, till ett minimum av rganisatinens resurser. Utifrån de begränsade resurser Tingsryds kmmun har, strävar de alltid efter att göra de bästa inköpen. För att prestatinsmåtten ska täcka både effektivitets- ch prduktivitetsperspektivet ska måtten finnas i alla van Weeles (2014) inköpsdimensiner. De utvecklade prestatinsmåtten för inköp i Tingsryds kmmun kategriseras utifrån van Weeles (2014) inköpsdimensiner. Nedan utvecklade prestatinsmått är framtagna med hänsyn till SMART- ch SMARTERprinciperna. Även vid utveckling av prestatinsmått är det svårt att beakta kriterierna accepterade ch emtinellt entusiasmerande då inga enskilda prestatinsmått för 61 (135)

63 varje anställd tas fram. Utöver de kriterier SMART- ch SMARTER-principerna beskriver, tillägger Merchant (1998) att prestatinsmått ska vara bjektiva ch förståeliga, vilket de utvecklade måtten är då de inte mäts eller följs av persner i en tydlig berendeställning Pris ch kstnad Pris- ch kstnadsdimensinen står för relatinen mellan planerat ch faktiskt pris, men även att kntrllera kstnader genm kntinuerlig övervakning av kstnader ch utvärdering av priser (van Weele, 2014). I denna dimensin utvecklas mått sm påverkar pris ch kstnader i Tingsryds kmmun ch måtten i denna dimensin kan ses sm en länk mellan de icke-finansiella målen ch budget Mått utifrån målet 100 prcent avtalstrhet Strategi: Ha ramavtal på de prdukter sm kmmunen behöver köpa in ch således köpa allt på upphandlade avtal För att uppnå detta mål, 100 prcent avtalstrhet, behöver kmmunen ha infrmatin m hur många inköp sm inte sker enligt avtal. Således blir måttet; andel inköp utanför avtal. Detta mått infrmerar dels hur str andel inköp sm sker utanför avtal ch dels vad det inte finns upphandlade ramavtal på. Att få infrmatin m andelen inköp sm sker utanför avtal indikerar även på hur framgångsrikt specifikatinerna, ch således upphandlingarna, har gjrts. Även den prblematik Jeppssn nämner med direktupphandlingar i kmmunen, vilka tillsammans uppkmmer i ett värde sm enligt LOU måste upphandlas på ett visst sätt, kan tydliggöras genm detta mått. Måttet underlättar för Tingsryds kmmun att hitta dessa prdukter. Då måttet är viktigt för Tingsryds kmmun, föreslås att detta ska mätas på månadsbasis för att kunna stppa felaktiga inköp i tid ch således kunna göra rätt upphandlingar så frt sm möjligt. Måttet befinner sig i denna dimensin dels för att inköp utanför avtal ftast är dyrare ch dels för att inköp utanför avtal kan leda till skadestånd. Mått: Andel inköp utanför avtal Mått utifrån målet reducera kstnader med XX prcent Strategi: (A) reducerade transprtkstnader ch (B) bättre priser i upphandlingar För att uppnå målet reducerade kstnader med XX prcent ch delen i strategin reducerade transprtkstnader, är måttet (A); minska transprtkstnaden med XX 62 (135)

64 prcent till år XX. I samrdnad varudistributin blir transprtkstnaden ch prduktkstnaden separerade (Men, 2013), vilket gör det möjligt för Tingsryds kmmun att se transprtkstnaden på ett tydligare sätt än innan. För strategin bättre priser i upphandlingar är måttet (B) minskade kstnader för XX prduktgrupp. Måttet bör väljas ut för de mest frekvent använda prdukterna, där det finns möjligheter till bättre upphandlingar ch således bättre priser. Mätningen bör göras både på Tingsryd kmmuns egna upphandlingar ch på kmmun- ch länsövergripande upphandlingar. Prduktgrupperna väljs av Tingsryds kmmun ch exempelvis kan kmmunen se priset på en mjölkupphandling idag, för att sedan följa upp samma typ av upphandling vid nästkmmande upphandling för den specifika prduktgruppen. Detta ger underlag till att förhandla m priser med leverantörer då kmmunen skulle kunna tillgdgöra sig leverantörernas prduktivitetsökning, i frm av att kmmunen får mer prdukter för samma pris. Detta mått påverkas även av måttet antal läns- ch kmmunövergripande upphandlingar då samverkan genererar större upphandlingar ch därmed skalfördelar. Att mäta minskade kstnader per prduktgrupp kan även knytas samman med måttet antal utbildade upphandlare ch beställare då det indikerar på hur bra upphandlingar Tingsryds kmmun lyckas göra. Måttet minskade kstnader för XX prduktgrupp ska mätas i minskade reala kstnader för XX prduktgrupp. Mått (A): Minska transprtkstnaden med XX prcent till år XX. Mått (B): Minskade kstnader för XX prduktgrupp Prdukt ch kvalitet Denna dimensin syftar till att mäta kvaliteten på Tingsryd kmmuns köpta prdukter ch säkerställa att beställd prdukt levereras enligt avtal men även att kntrllera certifierade leverantörer (van Weele, 2014) Mått utifrån målet sträva efter ett hållbart inköp Strategi: Beakta den sciala aspekten till 100 prcent För att uppnå målet sträva efter ett hållbart inköp har två mått, (C) ch (D), utfrmats för att täcka två lika perspektiv på strategin beakta den sciala aspekten. Måttet i denna dimensin syftar till att utvärdera leverantörer utifrån den sciala aspekten ch därför är måttet (C); antal klagmål ch anmälningar utifrån den sciala aspekten på Tingsryd 63 (135)

65 kmmuns leverantörer. Tingsryd kmmuns leverantörer måste uppfylla vissa krav för att få vara leverantör till kmmunen. Om leverantörerna missköter sig ch till exempel använder leverantörer sm i sin tur har underleverantörer sm bryter mt mänskliga rättigheter bör kmmunen inte frtsätta med detta samarbete då det dels är illegalt ch dels skadar kmmunens rykte. Att mäta klagmål ch anmälningar på leverantörer gällande den sciala aspekten ger infrmatinsunderlag m exempelvis arbetsförhållanden ch leverantörers pålitlighet ch därför ses detta mått i dimensinen prdukt ch kvalitet. Mått (D) presenteras under dimensinen inköpsfunktin i rubrik Mått (C): Antal klagmål ch anmälningar utifrån den sciala aspekten på Tingsryd kmmuns leverantörer Mått utifrån målet sträva efter ett hållbart inköp Strategi: Välja det mest miljövänliga alternativet sm är eknmiskt försvarbart Strategin välja det mest miljövänliga alternativet sm är eknmiskt försvarbart syftar till den miljömässiga aspekten av ett Hållbart inköp. Miljö är svårt att mäta i termer av att köpa det mest miljövänliga alternativet sm är eknmiskt försvarbart, men kmmunen ska i möjligaste mån priritera det mest miljövänliga alternativet vid inköp. Det är svårt att mäta m kmmunen alltid köper det mest miljövänliga alternativet, men däremt finns det ett miljöledningssystem, ISO 14001, sm syftar till att certifiera leverantörer sm uppfyller de krav sm miljöledningssystemet har. För att möjliggöra mätning av miljö, i någn frm, är ett lämpligt mått för att mäta miljöaspekten XX prcent miljöcertifierade leverantörer till år XX. Miljöcertifierade leverantörer är leverantörer sm har certifieringen ISO Mått: XX prcent miljöcertifierade leverantörer till år XX Lgistik I dimensinen lgistik syftar prestatinsmåtten till att bidra till ett bättre inkmmande flöde av beställda prdukter. Björklund ch Frslund (2012) menar att miljö kan ses sm ett lgistikmått. Genm prjektet Samrdnad varudistributin blir miljö ch lgistik starkt sammankpplade. 64 (135)

66 Mått utifrån målet minska kldixidutsläpp med XX prcent Strategi: Använda miljövänliga frdn Genm samrdnad varudistributin har Tingsryds kmmun minskat antal transprtkilmeter vilket är en bidragande faktr till minskade kldixidutsläpp. För att ytterligare minska kldixidutsläpp, blir måttet att; öka andelen miljövänliga frdn med XX prcent till år XX. Att öka andelen miljövänliga frdn ställer krav på transprtföretaget sm Tingsryds kmmun har avtal med. Genm att arbeta med detta mått genererar kmmunen väsentlig infrmatin m transprternas miljöpåverkan vilket således kan användas inför kmmande upphandlingar. Vid upphandlingar för transprttjänster ska Tingsryds kmmun utfrma specifikatinen på ett sådant sätt att de kan kräva att transprtföretaget använder XX andel miljövänliga frdn sm bland annat drivs på miljövänliga bränslen. Mått: Öka andelen miljövänliga frdn med XX prcent till år XX Mått utifrån målet utvärdera leverantörer kntinuerligt Strategi: Kntrllera ch kmmunicera med leverantörer För att utvärdera leverantörer kntinuerligt föreslås att Tingsryds kmmun ska mäta; antal fel vid leveranser. Genm detta mått kan kmmunen uppnå både kntrll ch kmmunikatin med både prduktleverantör ch transprtör. Tingsryds kmmun uppnår kntrll över sina leverantörer genm att uppmärksamma ch dkumentera de fel sm uppstår. Med fel avses fullständig leverans, fel i leveransen ch leveranser utanför tidsfönstret. Genm att uppmärksamma fel i leveranser krävs kmmunikatin, både mellan beställare ch leverantör, men ckså mellan beställare ch kmmunledningsförvaltningen. Detta mått genererar infrmatin m leverantörerna vilket ger underlag för kmmande upphandlingar. Om Tingsryds kmmun skulle vilja bryta ett avtal med en leverantör sm inte uppfyller avtalet måste de ha dkumenterad infrmatin m prblem sm varit. Mått: Antal fel vid leveranser 65 (135)

67 5.4.4 Inköpsfunktin Denna dimensin rör rganiseringen kring inköpsfunktinen ch hur resurser används för att nå uppsatta mål för inköp (van Weele, 2014). Tingsryds kmmun är i uppstartsfasen med att bygga upp en ny inköpsfunktin ch därför har kmmunen ett strt fkus på att få igång sin rganisatin då inköpets betydelse ökat Mått utifrån målet öka antalet anbud från mindre företag ch lkala leverantörer i upphandlingsfasen Strategi: Utfrma specifikatinen så att mindre företag ch lkala leverantörer kan lämna anbud per prduktgrupp Måttet för att uppnå detta mål är; antal anbud från mindre företag ch lkala leverantörer. Detta mått föreslås mätas i absluta tal. Anledningen till att måttet är utfrmat i mätning av anbud berr på LOU ch principen m icke-diskriminering då leverantörer inte får diskrimineras på grund av gegrafiskt läge. Detta mått är relevant att mäta då det är ett av de främsta mtiven till prjektet Samrdnad varudistributin. Utfallet av måttet berr på hur väl specifikatinen har gjrts, vilket görs av upphandlare på Tingsryds kmmun. Mått: Antal anbud från mindre företag ch lkala leverantörer Mått utifrån målet reducera kstnader med XX prcent Strategi: Reducerade kstnader i inköpsarbetet För att uppnå strategin reducerade kstnader i inköpsarbetet är måttet; antal besparade timmar för inköpsarbete per beställare. Detta mått är svårt att mäta ch följa upp på de cirka 200 beställarna sm Tingsryds kmmun har. Förslagsvis ska detta mått väljas ut för XX antal beställare sm Tingsryds kmmun anser är rimligt att följa upp. För att mäta detta behöver Tingsryds kmmun börja med att samla in infrmatin m hur mycket tid de utvalda beställarna lägger på inköpsarbete idag, för att sedan följa upp ch samla in samma infrmatin m ett år. Mått: Antal besparade timmar för inköpsarbete per beställare 66 (135)

68 Mått utifrån målet öka antalet läns- ch kmmunövergripande upphandlingar Strategi: Gd samverkan med övriga kmmuner i länet Måttet för att uppnå detta mål frmuleras sm antal läns- ch kmmunövergripande upphandlingar per år. Måttet ska indikera på gda relatiner ch påverkar inköpsfunktinen. Måttet är relevant att mäta då samverkan mellan kmmunerna påverkar andra mått, exempelvis måttet antal anbud från mindre företag ch lkala leverantörer ch minskade kstnader för XX prduktgrupp då skalfördelar kan uppnås. Mått: Antal läns- ch kmmunövergripande upphandlingar Mått utifrån målet sträva efter ett hållbart inköp Strategi: Beakta den sciala aspekten till 100 prcent Det andra perspektivet för att beakta den sciala aspekten är mått (D); antal klagmål ch anmälningar utifrån den sciala aspekten mt Tingsryds kmmun. Mått (D) är relevant att mäta då både Gustafssn, eknmichef, ch Jeppssn, kmmunchef, berättar att leverantörerna är mer medvetna m vilka lagar ch regler sm gäller för leverantörer till kmmunal verksamhet. Även m kmmunen aldrig medvetet vill diskriminera eller missgynna någn leverantör utifrån den sciala aspekten är leverantörerna snabba på att fånga upp felaktigheter kring upphandling ch inköp. Genm att mäta klagmål kan kmmunen försöka förhindra det felaktiga beteendet innan det går till en anmälan, vilket blir en större kstnad för Tingsryds kmmun. Dessa mått ska förslagsvis mätas varje halvår, för att Tingsryds kmmun ska kunna agera praktivt. Mått (D): Antal klagmål ch anmälningar utifrån den sciala aspekten mt Tingsryds kmmun 67 (135)

69 Mått utifrån målet följa Lagen m ffentlig upphandling, både vid upphandling ch inköp Strategi: Kmpetensutveckling ch infrmatin till både upphandlingsansvariga ch inköpsansvariga För att uppnå detta mål kan kmmunen mäta antal utbildade upphandlare ch beställare för att säkerställa kmpetens kring LOU. Tingsryds kmmun har nyligen utbildat alla beställare i samband med införandet av e-inköpssystemet. Syftet med utbildningarna var främst enligt Runessn, inköpscntrller, att utbilda beställarna i det nya e-inköpssystemet, men Runessn berättar att även andra frågr kring inköp berördes. Även m Tingsryds kmmun nyligen har genmfört utbildningar föreslås att detta mått ska mätas varje år för att säkerställa att det påbörjade arbetet med kmpetensutveckling frtsätter. Det är även viktigt att mäta detta eftersm persnal kan sluta vilket gör att det tillkmmer ny persnal sm ska sköta inköp. Om Tingsryds kmmun ser att det förekmmer inköp utanför avtal, vilket mäts i måttet andel inköp utanför avtal, kan det indikera på att beställarna saknar kmpetens ch kunskap kring LOU ch inköp i kmmunen. Är antalet utbildade beställare lågt bör Tingsryds kmmun anrdna utbildningstillfällen för att öka antalet utbildade upphandlare ch beställare. Mått: Antal utbildade upphandlare ch beställare 68 (135)

70 5.4.5 Sammanställning av prestatinsmått I figur 5:3 visas en sammanställning av de framtagna prestatinsmåtten i van Weeles (2014) respektive inköpsdimensin. Inköpsprestatiner Prduktivt inköp Effektivt inköp Lgistik Prdukt ch kvalitet Pris ch kstnad Inköpsfunktin - Öka andelen miljövänliga frdn med XX % till år XX - Antal fel vid leveranser - Antal klagmål ch anmälningar utifrån den sciala aspekten på Tingsryd kmmuns leverantörer -XX % miljöcertifierade leverantörer - Andel inköp utanför avtal - Minska transprtkstna den med XX % till år XX - Minskade kstnader för XX prduktgrupp - Antal anbud från mindre företag ch lkala leverantörer - Antal besparade timmar för inköpsarbete per beställare - Antal läns- ch kmmunövergripande upphandlingar - Antal klagmål ch anmälningar utifrån den sciala aspekten mt Tingsryds kmmun - Antal utbildade upphandlare ch beställare Figur 5:3. Sammanställning av prestatinsmått utifrån del tre i analysmdellen. Enligt Brst et al. (2014) ch Michelin ch Mari (2013) ska prestatinsmått täcka flera dimensiner ch skapa en mix av strategiska mått, utfall ch drivande faktrer, finansiella ch icke-finansiella, samt interna ch externa. Majritet av de framtagna prestatinsmåtten hamnar i dimensinen inköpsfunktinen. Detta berr på att synen på inköp har förändrats i Tingsryds kmmun, då Gustafssn berättar att kmmunen vill se inköp sm en strategisk funktin. För att inköp ska ses sm en strategisk funktin måste Tingsryds kmmun strukturera upp inköpsfunktinen för att skapa tydlighet ch visa de anställda vad sm är viktigt. De framtagna prestatinsmåtten för inköp återfinns i alla van Weeles (2014) inköpsdimensiner ch de är en blandning av finansiella ch icke-finansiella mått, samt täcker både effektivitets- ch prduktivitetsperspektivet. Prestatinsmåtten i dimensinen inköpsfunktinen ses sm interna då de syftar till att påverka aktiviteter inm Tingsryds 69 (135)