Kommunstyrelsens organisations och personalutskott kallas till sammanträde för att behandla ärenden enligt bilagda förteckning, ärende 1 14

Transkript

1 KALLELSE Kommunstyrelsens organisations och personalutskott Kommunstyrelsens organisations och personalutskott kallas till sammanträde för att behandla ärenden enligt bilagda förteckning, ärende 1 14 Tid och plats tisdagen den 13 oktober 2015 kl. i VKABs sammanträdesrum Per Schöldberg ordförande Mårten Västerdal nämndsekreterare Ledamöter Per Schöldberg (C), Ordförande Tony Lundstedt (S), 1:e vice ordförande Lars Edqvist (MP), 2:e vice ordförande Catharina Winberg (M) Malin Lauber (S) Ersättare Camilla Albinsson (KD) Rose-Marie Holmqvist (S) Lennart Adell Kind (FP) Ulf Hedin (M) Martin Edberg (S) Tjänstemän Kommunchefen 1 (2)

2 KALLELSE Kommunstyrelsens organisations och personalutskott Förteckning över kommunstyrelsens organisations och personalutskotts ärenden den 13 oktober Justering av protokoll 2. Information om Fairtrade city inför omdiplomering Information från ledamöter och ersättare i organisations- och personalutskottet 4. Information från kommunchefen 5. Information om ny föreskrift inom arbetsmiljöområdet 6. Information om arbetet med lönekartläggning, samverkan fack och preliminär tidplan för löneöversyn Redovisning av statistik över sjukfrånvaro 8. Redovisning av aktuella upphandlingar 9. Upphandling av möbler 10. Upphandling av läromedel 11. Motion om att införa sex timmars arbetsdag på prov - Carin Högstedt (V) 12. Ny köksstruktur inom måltidsorganisationen 13. Modell för köp-/säljverksamhet inom kommunens måltidsorganisation 14. Övrigt 2 (2)

3 ÄRENDE Dnr KS Kristoffer Bengtsson förvaltningssekreterare Tel Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Redovisning av statistik över sjukfrånvaro Förslag till beslut Organisations- och personalutskottet noterar informationen till protokollet. Bakgrund Personal- och förhandlingschefen har i en skrivelse redovisat aktuell statistik över sjukfrånvaro. Kristoffer Bengtsson förvaltningssekreterare Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post kristoffer.bengtsson2@vaxjo.se

4 2,20 Sjukdagar/snittanställda 2,17 2,00 1,94 1,80 1,60 1,67 1,68 1,77 1,75 1,68 1,60 1,86 1,84 1,63 1,58 1,50 1,40 1,20 1,32 1,09 1,26 1,20 1,12 1,26 1,35 1,32 1,24 1,21 1,09 1,19 Kvinnor Män 1,00 0,80 0,77 0,60 0,

5 Sjukdagar/snittanställda 2,80 2,60 2,40 2,20 2,00 1,80 1,60 1,40 1,20 1,00 0,80 0,60 AoV Gym Klf KoF MoH Oms SoB Sbk Tek Utb Totalt LM 0,40 0,20 0,

6 2,7 Totalt antal sjukdagar/snittanställd 2,6 2,5 2,4 2,43 2,3 2,2 2,1 2 1,9 1,8 1,7 1,6 1,5 1,4 1,3 1,2 1,1 1 0,9 2,29 2,20 2,25 2,07 2,06 2,05 1,82 1,6 1,56 1,50 1,50 1,47 1,44 1,40 1,35 1,36 1,32 2,03 2,06 1,92 1,95 1,75 1,72 1,37 1,38 1,23 1,24 1,25 1,23 1,97 1,79 1,55 1,14 1,16 1,11 1,81 1,70 1,42 1,04 0,97 0,93 1,92 1,72 1,50 1,21 1,01 2,11 2,13 2,06 2,06 1,90 1,93 1,87 1,89 1,66 1,63 1,60 1,56 1,36 1,38 1,37 1,28 1,28 1,23 1,25 1, ,

7 Korttidssjukfrånvaro (antal personer) (> = 6 sjukfall / 12 mån) Förvaltning 1308 % 1309 % 1312 % 1401 % 1403 % 1404 % 1405 % 1406 % 1407 % 1408 % 1409 % Arbete och välfärd 43 9,0% 41 8,6% 40 8,2% 39 8,0% 41 8,5% 34 6,9% 42 10,2% 41 8,2% 36 7,5% 34 6,8% 38 9,2% Gymnasie 13 2,9% 11 2,5% Kommunledning 14 6,0% 14 6,1% 19 7,6% 36 6,6% 30 5,3% 27 4,8% 27 4,8% 28 4,9% 29 5,2% 29 5,2% 28 5,7% Kultur och fritid 8 7,0% 9 7,8% 9 8,1% 7 6,3% 8 7,0% 10 8,9% 10 8,9% 10 8,9% 10 8,9% 9 8,7% 8 7,7% Miljö och hälso 1 3,5% 1 3,5% 1 3,6% 1 3,6% 1 3,8% 1 3,8% 2 8,3% 2 8,3% 1 3,8% 1 3,8% 2 8,6% Omsorg 215 6,7% 224 6,9% 224 8,8% 215 8,7% 211 8,7% 222 9,0% ,0% ,0% 236 9,8% 230 8,1% ,4% Skola och barnomsorg 151 6,0% 150 6,0% Stadsbyggnad 1 2,2% 1 2,2% 1 2,5% 0 0,0% 1 2,5% 1 2,5% 1 2,5% 1 2,5% 1 2,5% 2 4,3% 2 4,3% Tekniska 10 3,6% 12 4,4% 9 3,5% 7 2,8% 8 3,2% 7 2,7% 9 3,8% 9 3,8% 9 3,8% 8 3,0% 8 3,0% Utbildningsförvaltningen 151 4,7% 132 4,4% 139 4,6% 149 4,9% 139 5,6% 143 4,7% 167 5,9% 170 6,0% 174 6,8% Totalsumma ,30% 451 6,43% 454 7,53% 458 6,48% 489 7,30% 483 6,70% 493 8,07% Korttidsfrånvaron visar samtliga månadanställda i Växjö kommun.

8 Långtidssjukfrånvaro (antal personer) 60 dagar eller mer År Förvaltning Juli % Sep % Okt % Jan % Feb % Mars % April % Maj % Juni % Juli % Augusti % Arbete och välfärd 13 2,70% 11 2,30% 10 2,10% 11 2,30% 15 3,10% 18 3,67% 16 3,20% 17 3,40% 19 3,93% 17 3,41% 15 2,97% Gymnasie 11 2,50% 10 2,30% 11 2,40% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% Kommunledning 4 1,70% 4 1,70% 6 2,50% 18 3,22% 21 3,74% 18 3,18% 20 3,51% 21 3,65% 25 4,49% 20 3,41% 19 3,34% Kultur och fritid 3 2,60% 3 2,60% 4 3,60% 5 4,50% 5 4,50% 3 2,68% 3 2,61% 4 3,40% 4 3,30% 2 1,61% 2 1,66% Miljö och hälso 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 1 3,84% 1 3,85% 1 3,85% 1 3,70% Omsorg 116 3,60% 130 5,10% 130 5,10% 138 5,67% 148 6,07% 141 5,73% 157 6,36% 148 6,00% 161 6,71% 140 4,92% 126 5,12% Skola och barnomsorg 60 2,40% 79 2,90% 88 3,30% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% 0 0,00% Stadsbyggnad 3 6,60% 2 4,60% 2 4,60% 1 2,50% 1 2,50% 1 2,50% 0 0,00% 0 0,00% 1 2,08% 0 0,00% 2 4,44% Tekniska 7 2,50% 9 3,30% 10 3,80% 6 2,37% 6 2,37% 6 2,37% 7 2,63% 9 3,38% 10 3,77% 9 3,40% 9 3,39% Utbildning 108 3,70% 117 3,85% 118 3,87% 131 4,27% 125 4,07% 135 4,82% 97 3,43% 89 2,90% Totalt ,20% 313 4,49% 305 4,35% 329 4,66% 325 4,60% 356 5,31% 286 3,96% 283 4,01%

9 AoV 1,06 1,39 1,36 1,29 1,26 1,37 1,93 2,14 1,60 1,35 1,12 1,10 1,01 Gym 0,68 0,99 1,19 1,22 Klf 0,61 0,95 1,02 0,92 1,38 1,11 1,77 1,58 1,39 1,62 1,34 1,10 1,31 KoF 1,17 1,66 1,57 0,93 1,24 1,57 1,19 1,86 1,02 1,45 0,86 0,57 0,52 MoH 0,61 0,81 0,52 0,09 0,59 0,52 0,73 0,53 1,88 2,50 1,75 1,67 1,69 Oms 1,73 1,99 1,94 1,97 2,03 1,95 2,15 2,57 2,24 2,15 2,00 1,95 2,01 SoB 0,89 1,30 1,44 1,62 Sbk 1,41 1,36 1,50 1,09 0,99 1,50 1,56 1,83 0,63 0,51 1,00 0,61 1,45 Tek 0,81 1,69 1,52 1,45 1,08 1,52 1,45 1,31 1,23 1,18 1,05 1,10 1,32 Utb 0,00 1,45 1,43 1,28 1,75 1,51 1,49 1,33 1,14 1,23 Totalt 1,21 1,56 1,60 1,66 1,63 1,60 1,82 2,05 1,75 1,72 1,55 1,42 1,50 LM 1,25 1,25 1,25 1,25 1,25 1,25 1,25 1,25 1,25 1,25 1,25 1,25 1, Kvinnor 1,32 1,67 1,68 1,77 1,75 1,68 1,94 2,17 1,86 1,84 1,63 1,50 1,58 Män 0,77 1,09 1,26 1,20 1,12 1,26 1,35 1,60 1,32 1,24 1,21 1,09 1, ,29 2,20 2,43 2,03 2,06 1,97 1,81 1,92 2,11 2,13 2,06 2, ,07 2,06 2,25 1,92 1,95 1,79 1,70 1,72 1,87 1,90 1,89 1, ,35 1,36 1,44 1,23 1,25 1,14 0,97 1,01 1,23 1,25 1,23 1, ,32 1,40 1,47 1,24 1,23 1,11 0,93 1,01 1,28 1,36 1,38 1, ,56 1,50 1,50 1,37 1,38 1,16 1,04 1,21 1,56 1,60 1,66 1, ,6 1,82 2,05 1,75 1,72 1,55 1,42 1,50

10 ÄRENDE Dnr KS Kristoffer Bengtsson förvaltningssekreterare Tel Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Redovisning av aktuella upphandlingar Förslag till beslut Organisations- och personalutskottet noterar informationen till protokollet. Bakgrund Upphandlingschefen har i en skrivelse redovisat aktuella upphandlingar inom Växjö kommun. Kristoffer Bengtsson Förvaltningssekreterare Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post kristoffer.bengtsson2@vaxjo.se

11 Upphandling KSOP Länet Bolag deltar Beställare/kund Planerad start upph. Plan.avtalstart Upphandlingsvärde Q1--Q4 år XXXX Q1 -- Q4 år XXXX HVB för ensamkommande barn A&V Q Q Utbildningstjänster, Gymnasiekurser i distansform x A&V Q Q Möbler Vuxnas lärande A&V Q Q Utbildningstjänster, Yrkesutbildning inom vård och omsorg A&V Q Q Gestaltningsuppdrag södra station KoF Q Q Lokalvård Kultur och Fritid KoF Q Q Städtjänster Växjö bibliotek och konsthall KoF Q Q Sommarsimskola (KoF) KoF Q Q Bemanningstjänster sjuksköterskor x Omsorgen Q Q Hjälpmedel, höftskyddsbyxor x Omsorgen Q Q Hjälpmedel, AD-madrasser x Omsorgen Q Q Hjälpmedel, vårdsängar x Omsorgen Q Q Hjälpmedeltransporter Omsorgen Q Q Inkontinenshjälpmedel, produkter x Omsorgen Q Q Inkontinenshjälpmedel, distribution Omsorgen Q Q Kultur i daglig verksamhet Omsorgen Q Q Larmtjänster omsorgen x Omsorgen Q Q Tre bostäder med särskild service Ingelstad Omsorgen Q Q Identitetshantering och FIM, konsulttjänster Omsorgen Q Q System kostnad per brukare Omsorgen Q Q Lokalvård utbildningsförvaltningen 2016 Utb Q Q Matransporter utb. förv. Utb Q Q Skolverksamhetssystem x Utb Q Q Avstängningsmtrl tunga skydd Tekniska Förorenad jord Tekniska Q Liftar, bodar, små maskiner, tillf stängs. Tekniska Optimering trafiksignaler Tekniska Tekniska konsulter Tekniska Q Q Renovering VA-ledning Tekniska Q Q Väderskydd Tekniska Q Q Träavfall - Förbehandling Tekniska Q Q Behandling av grovt hushållsavfall Tekniska Q Q Vägsalt Tekniska Q Brorenovering Tekniska Q Lastbil - Skyltbil Tekniska Q Q Diverse Byggtjänster Tekniska Byggdelen Tekniska Q Q Tillverkad ogräsfri jord, växthusjord, barkmull Tekniska Liftar, bodar, små maskiner, tillf stängs. Tekniska 2016 Trafiksignalanläggningar Tekniska Q Upphandling Länet Bolag deltar Beställare/kund Planerad start upph. Plan.avtalstart Upphandlingsvärde Q1--Q4 år XXXX Q1 -- Q4 år XXXX Styrd Borrning under väg Tekniska 2016

12 Sopmaskin Tekniska Q IT system VA- Renhållning Tekniska Q Q Verksamhetssystem Tekniska Geosecma Tekniska Q Q Möbler Söraby Vidingehem Q Q Revisionstjänster VKAB VKAB Q Q Möbler Lillestadskolan Vöfab Q Q Möbler Bredvik Vöfab Q Q Avfall Vöfab Q Q Skadedjurssanering Vöfab Q Q Konferensutrustning inkl. digitala skärmar och interaktiva st. KLF-IT Q Q Konsulter projektledning KLF-IT Konsulter Sharepoint för intranät KLF-IT Q Q Licenspartner för programvaror o licenser x KLF-IT Q Q Mobiltelefoner, service och support. x x x KLF-IT Q Q Server och Backup x x KLF-IT Q Q Service och support smartphones och surfplattor x KLF-IT Q Q IT klienthårdvara och tjänster x x x KLF- IT Q Växeltjänst för telefoni - KST x x x KLF-IT Q Verksamhetsystem Kostenheten ev. KLF- måltidsenh Q Q Intranät ev. inklusive extern webbplats x x KLF kommunikation Q Q Infartsskärmar och informationssystem x KLF-kommunikation IT system E-arkiv x x KLF- Sydarkivera Upphandlingsverktyg x KLF upphandling Q Q Guldarmband hedersbelöning KLF Q Q Arbetskor x x Ramavtal Q Q Livsmedel, färskt bröd x x x Ramavtal Q Q Livsmedel, färsk frukt o grönt x x x Ramavtal Q Q Livsmedel, mejeriprodukter x x x Ramavtal Q Q Bilpool och hyrbilar x Ramavtal Q Q Byggmaterial-Gas x x Ramavtal Q Q Byggtjänst-Byggservice/snickeri x Ramavtal Q Q Byggtjänster-Elarbeten x Ramavtal Q Q Byggtjänster-Glasmästeri x Ramavtal Q Q Byggtjänster-Golv x Ramavtal Q Q Byggtjänster-Markis x Ramavtal Q Q Byggtjänster-Rörarbeten x Ramavtal Q Q Byggtjänst-Byggservice/snickeri x Ramavtal Q Q Hissbesiktning x Ramavtal Q Q Upphandling Länet Bolag deltar Beställare/kund Planerad start upph. Plan.avtalstart Upphandlingsvärde Q1--Q4 år XXXX Q1 -- Q4 år XXXX Hisservice x Ramavtal Q Q Datatillbehör x Ramavtal Q Q Drivmedel i bulk x x x Ramavtal Q Q Däck x x x Ramavtal Q Q

13 Finansiella tjänster x x Ramavtal Q Q Flyttjänster x Ramavtal Q Q Fordon x Ramavtal Q Q Försäkringsförmedlare x x Ramavtal Q Q Hjärtstartare AED x Ramavtal Q Q Konferenstjänster x x Ramavtal Q Q Kopieringspapper x x x Ramavtal Q Q Leasing fordon x x Ramavtal Q Q Livsmedel, grossist x x Ramavtal Q Q Livsmedel, vilt kött x Ramavtal Q Q Skafferiavtal x x Ramavtal Q Q Medarbetarenkät x Ramavtal Q Q Möbler x x x Ramavtal Q Q Rekryteringskonsulter x x x Ramavtal Q Q Resebyråtjänster x Ramavtal Q Q Skyltar x x Ramavtal Q Q Transporter av mat x Ramavtal Q Q Tryckeritjänster x Ramavtal Q Q Tvätt och Textil service x x x Ramavtal Q Q Välfärdsteknologi x Ramavtal Q Q Strategisk varumärkesexpert x Ramavtal Q Q Växtskötsel x x x Ramavtal Q Q IT-system livsmedel x x Ramavtal Q Q Läromedel x x Ramavtal Q Q Arbetskläder för kök, lokalvård och omsorg x x Ramavtal Q Q

14 ÄRENDE Dnr KS Christin Atterheim upphandlare Tel Kommunstyrelsen Upphandling av möbler Förslag till beslut 1. Organisations- och personalutskottet godkänner bifogad upphandlingspresentation som avser upphandling av möbler 2. Organisations- och personalutskottet uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen Bakgrund Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisations- och personalutskott godkänna förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av möbler och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. Monica Skagne Kommunchef David Braic Upphandlingschef Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post christin.atterheim@vaxjo.se 1 (1)

15 UPPHANDLINGSPRESENTATION Benämning: Upphandling av möbler Avtalstid: Avtalet skall träda i kraft och gälla till och med Avtalet kan komma att förlängas med ett år vid ett tillfälle med oförändrade villkor. Avtalet förlängs om inte skriftlig uppsägning inkommit senast 6 månader innan avtalets slutdatum. Avtalet kan dock som längst gälla till och med Anbudet bindande t o m: Upphandlingsvärde: Ca kr Upphandlingsform: Öppen upphandling Bakgrund till upphandling: Avtalen med IKEA samt Kinnarps går ut Innehåll/omfattning: Syftet med upphandlingen är att teckna avtal avseende köparnas huvudsakliga behov av möbler Upphandlingen är uppdelad i följande delar: A. Kontor och konferens B. Skola C. Förskola D. Vård och omsorg E. Trädgårdsmöbler F. Hemmiljömöbler/lågprissortiment Bedömningsgrunder: 100 % Pris Delbara anbud: Tre leverantörer per del kommer antas. För avrop under kr kommer en särskild fördelningsnyckel användas. För avrop över kr kommer förnyad konkurrensutsättning användas.

16 Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning: På vissa möbler har vi krävt bl.a. anpassade sitthöjder och bredder för att underlätta för personer med funktionshinder. Miljökrav Växjö kommunkoncern har som mål att minimera verksamhetens miljöpåverkan upphandlingen prioriteras och efterfrågas varor, tjänster och entreprenader med så liten miljöpåverkan som möjligt. Genom en miljöanpassad upphandling skall kommunen påverka marknaden i hållbar riktning och i sin tur leverera varor och tjänster som håller hög miljöstandard. Miljökraven utgår ifrån Växjö kommuns miljöprogram, regionala och nationella miljömål samt Upphandlingsmyndightetens riktlinjer. I denna upphandling använder vi Upphandlingsmyndightetens upphandlingskriterier för möbler. Vi begär även att leverantörer ska ange vilka offererade produkter som har någon typ av miljömärkning. Sociala och etiska krav Växjö kommun bedriver ett omfattande arbete för ökad jämställdhet mellan kvinnor och män. Företag som har 25 anställda eller fler skall till sina anbud på tjänster och byggentreprenader bifoga egna aktuella jämställdhetsplaner (3 kap 13 Diskrimineringslagen (2008:567). Växjö kommun ska ställa krav på att leverantörerna, i sin affärsverksamhet inte diskriminerar någon på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, ålder eller sexuell läggning eller av sådana skäl otillbörligt särbehandlar arbetstagare eller arbetssökande. Detsamma gäller de eventuella underleverantörer som anlitas. Växjö kommun ska ställa sociala/etiska krav i upphandlingar med beaktande av gällande upphandlingslagstiftning och EG-rättsliga principer. Kommunen ansvarar för att ställda villkor är möjliga att kontrollera ur laglig och praktisk aspekt. Växjö kommun deltager löpande i SKL Kommentus upphandlingar eller via andra lämpliga alternativ för att på lämpligaste sätt tillämpa uppföljandekontroll av sociala och etiska krav. Växjö Kommun förväntar sig att anbudsgivaren har ett affärsmässigt etiskt förhållningssätt där vinster från verksamheter baserade i Sverige också beskattas i Sverige och att överföringar av kraftigt nedskrivna beskattningsbara vinster inom en eventuell koncern ej tillämpas, till exempel förs till så kallade skatteparadis. I synnerhet gäller detta vid anbud på tjänster. Anbudsgivare är beredd att på upphandlande myndighets anmodan redovisa omsättning, vinst och hur mycket skatt som betalas i varje land där man har verksamhet. Genom inlämnande av anbud anses anbudsgivaren vara införstådd med ovannämnda etiska krav.

17 ÄRENDE Dnr KS Christin Atterheim upphandlare Tel Kommunstyrelsen Upphandling av läromedel Förslag till beslut 1. Organisations- och personalutskottet godkänner bifogad upphandlingspresentation som avser upphandling av läromedel 2. Organisations- och personalutskottet uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen Bakgrund Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisations- och personalutskott godkänns förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av läromedel och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. Monica Skagne Kommunchef David Braic Upphandlingschef Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post christin.atterheim@vaxjo.se 1 (1)

18 UPPHANDLINGSPRESENTATION Benämning: Upphandling av läromedel Avtalstid: Avtalet kan förlängas med ett år vid ett tillfälle med oförändrade villkor. Avtalet förlängs om inte skriftlig uppsägning inkommit senast 6 månader innan avtalets slutdatum. Avtalet kan dock som längst gälla till och med Anbudet bindande t o m: Upphandlingsvärde: Ca kronor Upphandlingsform: Öppen upphandling Bakgrund till upphandling: Avtalet med Läromedia upphör Innehåll/omfattning: Syftet med upphandlingen är att teckna avtal avseende verksamheternas behov av läromedel, så som läroböcker, AV-material, datorprogramvara, CD-rom, laborativt material, inlästa böcker, interaktiva läromedel, svenska som andraspråk, fortbildningsmaterial för lärare, andra läromedel för olika typer av funktionsnedsättningar, t.ex. punktskrift, samt övrigt pedagogiskt material. Bedömningsgrunder: Upphandlingen kommer tilldelas enligt kriterierna; Pris, 50 % Service och kvalitet, 50 % Kriteriet Service och kvalitet består av fyra delkriterier; Organisation/kompetens, samarbetspartners och sortimentsbredd, delvikt 30 % Specifika servicevillkor, delvikt 20 % Internethandel, delvikt 30 % Rutiner/kvalitetssäkring, delvikt 20 %

19 Delbara anbud: En leverantör kommer antas. Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning: Upphandlingen kommer omfatta läromedel för olika funktionsnedsättningar, t.ex. punktskrift. Även interaktiva/digitala läromedel (licenser) efterfrågas. Miljökrav Växjö kommunkoncern har som mål att minimera verksamhetens miljöpåverkan upphandlingen prioriteras och efterfrågas varor, tjänster och entreprenader med så liten miljöpåverkan som möjligt. Genom en miljöanpassad upphandling skall kommunen påverka marknaden i hållbar riktning och i sin tur leverera varor och tjänster som håller hög miljöstandard. Miljökraven utgår ifrån Växjö kommuns miljöprogram, regionala och nationella miljömål samt Miljöstyrningsrådets (MSR) riktlinjer. Sociala och etiska krav Växjö kommun bedriver ett omfattande arbete för ökad jämställdhet mellan kvinnor och män. Företag som har 25 anställda eller fler skall till sina anbud på tjänster och byggentreprenader bifoga egna aktuella jämställdhetsplaner (3 kap 13 Diskrimineringslagen (2008:567). Växjö kommun ska ställa krav på att leverantörerna, i sin affärsverksamhet inte diskriminerar någon på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, ålder eller sexuell läggning eller av sådana skäl otillbörligt särbehandlar arbetstagare eller arbetssökande. Detsamma gäller de eventuella underleverantörer som anlitas. Växjö kommun ska ställa sociala/etiska krav i upphandlingar med beaktande av gällande upphandlingslagstiftning och EG-rättsliga principer. Kommunen ansvarar för att ställda villkor är möjliga att kontrollera ur laglig och praktisk aspekt. Växjö kommun deltager löpande i SKL Kommentus upphandlingar eller via andra lämpliga alternativ för att på lämpligaste sätt tillämpa uppföljandekontroll av sociala och etiska krav. Växjö Kommun förväntar sig att anbudsgivaren har ett affärsmässigt etiskt förhållningssätt där vinster från verksamheter baserade i Sverige också beskattas i Sverige och att överföringar av kraftigt nedskrivna beskattningsbara vinster inom en eventuell koncern ej tillämpas, till exempel förs till så kallade skatteparadis. I synnerhet gäller detta vid anbud på tjänster. Anbudsgivare är beredd att på upphandlande myndighets anmodan redovisa omsättning, vinst och hur mycket skatt som betalas i varje land där man har verksamhet. Genom inlämnande av anbud anses anbudsgivaren vara införstådd med ovannämnda etiska krav.

20 ÄRENDE Dnr KS Kommunstyrelsen Motion om att införa sex timmars arbetsdag på prov- Carin Högstedt (V) Förslag till beslut Kommunfullmäktige besvarar motionen med att omsorgsnämnden följer försöken i Göteborgs kommun och rapporterar till kommunstyrelsen om möjligheten att genomföra liknande försök i Växjö. Bakgrund Carin Högstedt (V) har i en motion föreslagit att Växjö kommun ska införa sex timmars arbetsdag på prov i samarbete med forskare som följer och utvärderar försöket. Ärendet Med anledning av en skrivelse från Cheryl Jones Fur har kommunstyrelsen i 168/2015 hemställt att omsorgsnämnden ska följa Göteborg kommuns försök med att införa 6 timmars arbetsdag och återrapportera till kommunstyrelsen om fördelar och nackdelar med att genomföra ett liknande försök vid ett av Växjö kommuns omsorgsverksamheter. Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post marten.vasterdal@vaxjo.se 1 (1)

21

22 ÄRENDE Dnr KS Kommunstyrelsen Ny köksstruktur inom måltidsorganisationen Förslag till beslut Organisations- och personalutskottet remitterar förslaget till köksstruktur till omsorgsnämnden och utbildningsnämnden till och med den 20 november. Bakgrund Kommunledningsförvaltningen har tagit fram ett förslag till köksstruktur för den nya måltidsorganisationen. Förslaget presenterades muntligt för organisations- och personalutskottet den 8 oktober och ska nu fastställas så att synpunkter från berörda nämnder kan inhämtas. Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post marten.vasterdal@vaxjo.se 1 (1)

23 Måltidsorganisationen; status struktur och kostnadsreduceringar

24 Måltidsenhets arbete januari-augusti 2015 Sjösatt organisation - ledning och medarbetare; tre blir en Utvecklingsarbete Älgvägen (lokalen, bemanning och ledning/styrning) Besparingskrav 5 miljoner kr för 2015 i genomförande Måltidspolitiskt program, beslutat av kommunfullmäktige i juni Arbete med struktur för köken i Växjö kommun Besparingskrav 10 miljoner kr för 2016 Förarbete för system med köp-sälj Arbete med investeringsplan för köken Inga nya investeringar har gjorts Struktur kök i måltidsorgansiationen

25 Exempel på kvarstående utmaningar att hantera Ökade transportkostnader till köken ifrågasätts av förvaltningarna Köket på Älgvägen inte anpassat efter beslutad produktionen nytt projekt nu godkänt med extra produktionsyta, nya förvarings-, transportoch kylutrymmen. Tre containrar står på gården. Omsorgsnämndens beslut om matdistribution och beslut om inköp av färdigberedningsutrustning på tre boenden i november 2014 Redan gjorda besparingar finns Struktur kök i måltidsorgansiationen

26 Fem uppdrag från kommunfullmäktige Från kommunfullmäktiges beslut 2014 om måltidsorganisationen En struktur för köken i Växjö kommun Investeringsplan (beroende av ovanstående punkt) Från budget 2016 för Växjö kommun Minskade kostnader i måltidsorganisationen med 10 miljoner kr för 2016 Satsningar på måltiden; rummet, maten och mötet inom omsorgen Möjlighet för entreprenörer att driva kök. på orter med få gäster i skola och omsorg Struktur kök i måltidsorgansiationen

27 Måltidsutredningen* Alternativ 1 Kostnadsreduceringar med 10 mkr på personal 1 större tillagningskök 58 tillagningskök 34 mottagningskök Alternativ 2 Kostnadsreduceringar med 26 mkr på personal 2 större tillagningskök 40 tillagningskök 52 mottagningskök *DiningDevelopment AB Inger Stiltjestrand Svensson slutrapport Struktur kök i måltidsorgansiationen

28 Bestämningsfaktorer för struktur för köken och kostnadsreduceringar grund för utredningsgruppens förslag alternativ 3 Säkra och likvärdiga måltider gäller alltid i grunden likväl som målen i den politiska styrningen budget, måltidsprogram, miljö och övriga styrande dokument Volymer, antal portioner och den prognosticerade demografiska utvecklingen Kökens lokalmässiga förutsättningar Effektiv produktion (personal, lokaler, utrustning) Geografiska, områdesmässiga och logistiska överväganden Struktur kök i måltidsorgansiationen

29 Utredningsgruppens förslag - områden med klar struktur Kök med under 60 lunchportioner* per dag bör vara serveringskök. Berör cirka 20 kök, varav 6 idag är tillagningskök Kök med över 60 och upp till 120 lunchportioner bör vara mottagningskök. Berör ytterligare cirka 14 tillagningskök Kök med över 120 lunchportioner bör vara tillagningskök Några kök med över 500 lunchportioner ska ha inbyggd buffertkapacitet för evakuering, tillfälliga lösningar och utleveranser *Avser antalet barn/elever; Inom omsorgen följer strukturen investeringar gjorda i kök med anknytning till Älgvägen. I övrigt inom omsorgen beräknas antalet dagsportioner som summan av antalet tillagade måltider; middag med dessert och kvällsmat. Struktur kök i måltidsorgansiationen

30 Komplementförslag till struktur Översyn av bemanning i varje kök enligt nyckeltal och översyn av ledningsfunktionerna Alla nya/tillkommande kök bör komma upp i minst 120 lunchportioner och helst över 300 för att kunna etableras som effektiva tillagningskök Kungsmadskolans kök och restaurang väsentlig för framtiden och besparingarna förslås bli integrerat större tillagnings- och utbildningskök med restaurang (undersök ett helhetsgrepp) Borgmästaren/Ulriksberg behöver planeras framtid. Miljö- och hälsoskyddskontoret har anmärkningar Struktur kök i måltidsorgansiationen

31 Serveringskök - hur fungerar det Ett serveringskök tar emot komplett varm måltid från ett tillagningskök. Tillagningsköket levererar även ingredienser till frukost och mellanmål. Arbetet med beredning av frukost, servera komplett lunch och mellanmål samt att diska sker av mottagande enhet; oftast en förskola. När förändringen genomförts sänks priset på måltiden, enligt då gällande prislista för komplett måltid till serveringskök Struktur kök i måltidsorgansiationen

32 Ökade transportkostnader vid omställning till serveringskök 1 km transport kostar 7 kr. Fordras tur och returleverans. Samordning mellan mottagande enheter ska logistiskt kunna fungera i flertalet fall. Varmhållningstid på max en timme inkl. servering bedöms kunna ske intill ett avstånd av 10 km från tillagningsköket. Tillkommande transportkostnad vid bara ett leveransstopp t o r kostar maximalt 630 tkr per år för 20 tillkommande enheter. Lägre nettokostnad och minskad miljöbelastning vid ruttplanering. Struktur kök i måltidsorgansiationen

33 Följande skolor berörs som större tillagningskök i staden av föreslagen struktur Nedanstående objekt utgör ett samfällt behov för lokalplanering mellan utbildningsnämnden, måltidsorganisationen och lokalförsörjningsgruppen Lillestadskolan Kungsmadskolan Sandsbro skola Ljungfälleskolan Pär Lagerskvist skola Elin Wägnerskolan Struktur kök i måltidsorgansiationen

34 Mat lagad från grunden - livmedelsverket Struktur kök i måltidsorgansiationen

35 Kvalitetsfaktorer Den objektiva kvaliteten beskrivs i måltidsprogrammet och grundar sig i livsmedelverkets rekommendationer Lagkrav om säkra måltider och god arbetsmiljö Den subjektiva kvaliteten beskrivs genom uppföljning med verksamhetsföreträdare på alla nivåer och organisationer och genom måltidsgästernas upplevelse av maten och måltiden Struktur kök i måltidsorgansiationen

36 Förutsättningar Nödvändiga lokalmässiga förändringarna genomförs Organisationsutveckling sker med implementering av serviceuppdraget, produktionskrav, uppföljning, kvalitetsutveckling och relationer till kund Fortsatt förändringsarbete och kompetenshöjning behövs för stora delar av personal som arbetar med måltider Samverkansförhandlingar genomförs, arbetsmiljökonsekvensanalys Struktur kök i måltidsorgansiationen

37 Konsekvensbeskrivning - riskbedömning Övertaligheter motsvarande 25 helårsårsarbetare = 10 miljoner kr Omställningskostnader uppkommer. Uppskattas av personalkontoret efter genomförda förhandlingar. Omställningsarbete påbörjas snarast efter beslut. Lägre tjänstgöringsgrader i serveringsköken/mottagningskök och i viss omfattning även tillagningskök, vilket berör många anställda och genomförs efter hand. Ökade transporter mellan tillagningskök och serverings/mottagningskök Struktur kök i måltidsorgansiationen

38 Kosekvensbeskrivningar investeringar Ökade investering i inventarier (vagnar transportskåp - etc.) totalt cirka kr Minskat investeringsbehov i 20-talet kök vissa ersättningsinvesteringar i inventarier och avhjälpande åtgärder kan ändå behövas Struktur kök i måltidsorgansiationen

39 Utgångspunkt höst dec 2014 Förändringar måltidspersonal ,2 helårsbefattningar ,2 helårsbefattningar (ingångsvärde 2015) Besparingar: 7,8 årsarbetare inom omsorgen och gymnasiet Volymökningar: fler inskrivna barn/elever inom skola/barn Nystartade och befintliga kök ökad bemanning 7,8 årsarbetare på barn/elevsidan Totalt sett minskat antal årsarbetare från 317 till 306 mellan 2013 och 2014 i köks- och måltidsarbetet Struktur kök i måltidsorgansiationen

40 Lunch i förskolan Struktur kök i måltidsorgansiationen

41 Måltid i omsorgen Struktur kök i måltidsorgansiationen

42 ÄRENDE Dnr KS Mårten Västerdal kanslisekreterare Tel Kommunstyrelsen Nulägsbeskrivning för införande av modell för köp/säljverksamhet inom kommunens måltidsorganisation Förslag till beslut Organisations- och personalutskottet noterar informationen till protokollet. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade i 141/2015 att en gemensam måltidsorganisation skulle inrättas, organiserad under kommunstyrelsen. Inledningsvis skulle organisationen finansieras genom ramjusteringar mellan nämnderna men därefter skulle finansieringen ske genom en köp-/säljmodell där respektive förvaltning betalar för de måltider som serveras. I budgetarbetet har utgångspunkten varit att köp-/säljmodellen skulle vara på plats från årsskiftet Ärendet För omsorgsnämnden kommer köp-/säljmodellen att vara implementerad från och med 1 januari Eftersom man inom omsorgsförvaltningen har arbetat med interndebitering sedan tidigare finns redan system och rutiner som fungerar. För utbildningsnämnden tar arbetet längre tid. Eftersom man inom utbildningsförvaltningen inte har haft interndebitering behövs tid för samarbete kring prismodell och för att utbilda i system och rutiner. I nuläget finns förhållandevis lite underlag och statistik vilket försvårar arbetet med att hitta en korrekt prissättning. Kommunledningsförvaltningen bedömer att ett gediget förankringsarbete är mycket viktigt för att få framgång och acceptans i ett nytt förfaringssätt. Planerad implementering av köp-/säljmodell inom utbildningsförvaltningen är 1 augusti Monica Skagne Kommunchef Annica Thor Måltidsenhetschef Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post marten.vasterdal@vaxjo.se 1 (1)