Innehåll. Innehåll. 1 Inledning Consultec Läsanvisning Support och användarstöd Framtida utveckling...

Transkript

1 Handledning

2

3 Innehåll Innehåll 1 Inledning Consultec Läsanvisning Support och användarstöd Framtida utveckling Programmets uppbyggnad Programöversikt Modulerna i Sitecon Rekommenderad arbetsgång i Sitecon Kom igång med Sitecon Val av projektstruktur: Register Dagbok Planerade aktiviteter Avvikelser & ÄTA Projektdokument Skapa dokument Tidsregistrering Order Rapporter & utskrifter Lär dig mer om Sitecon Nytt/öppna E-post Grupper i Registret Mallprojekt och startmallar Skapa nytt strukturförslag Redigera dokumentmallar Skapa egna dokumentguider Lägga in Logotyp Egna inställningar Rättigheter Import av register Inläsning av pris- och rabattlistor Tips Bilaga: Installationer

4 Innehåll 6.1 Tekniska krav och rekommendationer Före installationen Installera Sitecon Konfigurering av serverlås Möjligheter till backup och flytt av program till ny dator187 7 Bilaga: Felsökning hårdvarulås Konfigurering av hårdvarulås med GreyBoxTest Kontroll av hårdvarulås med GreyBoxTest Kontroll av licenser med Monitor Bilaga: Lathund Inställningar / Komma igång med Sitecon Bilaga: Lathund för Sitecon Nytt projekt Bilaga: Lathund för Sitecon Dagbok Bilaga: Avtal i Sitecon Bilaga: Lathund för kortkommandon i modulen Order 202 2

5 1 Inledning 1 Inledning 1.1 Consultec Consultec är en svensk företagsgrupp som har rötterna och hjärtat i byggbranschen och ägs av den börsnoterade brittiska koncernen Eleco plc. Det började som en avknoppning från ett byggföretag i Skellefteå 1974 och var inledningsvis ett arkitekt- och konstruktionskontor som tidigt började använda datorteknik internt för egna tjänster. I början av 1990-talet startade utvecklingen av de IT-stöd som i dag nått en marknadsledande ställning. Consultec var först i världen med att skapa ett konstruktions- och byggprogram anpassat för Windowsmiljö. Consultec ByggProgram är Sveriges ledande leverantör av effektiva IT-verktyg för bygg-, anläggnings-, eloch VVS-branschen. Vi utvecklar och säljer kvalificerade program för byggstyrning, projekthantering, kalkylering, planering, prishantering, inköp, administration samt dimensioneringsberäkningar. För VVSbranschen erbjuder vi även kataloger och tjänster i både elektroniska och tryckta format. 1.2 Läsanvisning Vi på Consultec är måna om att våra kunder skall ha största möjliga nytta av våra produkter. För att Sitecon ska vara enkelt att använda har vi tagit fram denna handledning som ska guida er igenom programmet. De första kapitlen i handledningen innehåller en presentation av Sitecon. Hur programmet är uppbyggt och dess grundläggande definitioner. I nästföljande kapitel beskrivs vardera modul ingående och hur man på bästa sätt arbetar i dessa. Kapitlet Lär dig mer om programmet går djupare in i Sitecon och här presenteras många finesser och funktioner som man kan ha nytta av när man kommit igång med arbetet i Sitecon. I bilagorna finns bland annat uppgifter om hur man installerar Sitecon och lathundar på arbetsgången för att lägga upp ett nytt projekt och hur man arbetar i dagboken. För att förtydliga i handledningen och för att öka förståelsen om vad som avses i olika avsnitt har vi valt att i handledningen förändra standardtexten på lite olika sätt. Fet stil Kursiv stil Avser menyval, kommandon & knappar. Exempel: När ett dialogfönster avses presenteras det med fet stil på följande sätt;... en dialog för Nytt/öppna projekt öppnas... Klicka på OK. används genomgående i handledningen när något ska förtydligas, till exempel om vad som sker i programmet när en ändring gjorts eller vid olika typer av val. 3

6 1 Inledning 1.3 Support och användarstöd Du når vår support på kontorstid genom att ringa eller skicka e- post till Som ett komplement till vår support finns också våra supportfilmer som visar vanliga frågor. Du når filmerna via menyn Hjälp, och välj Instruktionsfilmer. Behövs mera avancerad hjälp, så finns det möjlighet att vi kopplar upp oss mot er dator och hjälper till på distans, fjärrhjälp. Du når denna via menyn Hjälp, välj Support och välj Fjärrhjälp. 1.4 Framtida utveckling Sitecon är ett program under utveckling. Naturligtvis finns det ett antal tilltänkta utvecklingspunkter på lager, men ytterligare förslag och synpunkter är alltid mycket välkomna. Maila in dina önskemål till oss, eller hör av dig per telefon. Dina synpunkter är nyckeln till att vi kan tillhandahålla ett funktionellt program. Adresser och telefonnummer till oss finns på 4

7 2 Programmets uppbyggnad 2 Programmets uppbyggnad 2.1 Programöversikt Sitecon är byggarens hjälpreda i det dagliga arbetet. Programmet är skräddarsytt för att ge bästa möjliga stöd för platschefer och arbetsledare i såväl små som stora firmor. Programmet har funktioner bland annat för att administrera projekt, registrera tider på arbetare och skapa dokument via dokumentguider. Programmet gör det möjligt att på ett smidigt sätt låta andra ta del av materialet, via e-postfunktioner eller genom att arbeta tillsammans i nätverk. Genom att använda Sitecon som den sammanhållande länken i det dagliga arbetet och utnyttja funktionaliteten i programmet så öppnas oanade möjligheter vad gäller sammanställningar, uppföljningar, analys och även till att få fram faktura- och löneunderlag. 5

8 2 Programmets uppbyggnad 2.2 Modulerna i Sitecon Här följer en snabb titt på de olika delarna, modulerna, i programmet. I kapitlet 4 Kom igång med Sitecon beskrivs varje modul och dess funktioner närmare dock med en annan ordning. Moduler som ej är projektbundna eller som griper över flera olika projekt. Skrivbord Register för personer, företag, projekt och grupper. Den sammanhållande länken i programmet. Order. Skapa order. Registrering av uppgifter om t ex vart ett arbete ska utföras, vad arbetet avser och när det planeras att genomföras. I denna modul kan egna prislistor läsas in. Tidsregistrering. Sammanställ vilka olika projekt arbetarna i firman har arbetat på under den gångna veckan. Tider, aktiviteter, resor m m. Underlag för fakturor och löner. Skapa dokument. Skapa dokument med hjälp av dokumentmallar. Nyttja färdiga bygganpassade mallar eller bygg egna mallar. Stödjer mallar i Word och Excel samt i Sitecon s eget dynamiska dokumentformat. Rapporter & utskrifter. Skapa sammanställningar och rapporter av den information som skrivits in i programmets övriga moduler. Moduler som är direkt knutna till specifika projekt Projekt Dagbok för att dokumentera det pågående arbetet på byggarbetsplatsen eller inom firman. Koppla bilder och dokument till dagboksbladen. Planerade aktiviteter integration med planeringsverktyget Plancon. Användaren kan se vilka aktiviteter som är planerade att utföras denna dag och här stämmer man också av hur mycket som är utfört på dessa aktiviteter. Därefter förs informationen över till Plancon. Avvikelser & ÄTA Sammanställ de avvikelser och ÄTA (ändrings- & tilläggsarbeten) som dyker upp under arbetets gång. Koppling mot dokument. Kalkylfunktion för ÄTA. Projektdokument. Samla och strukturera alla typer av dokument som hör till projektet i denna projektutforskare. Öppna tidigare använda filer, genvägar till andra program m m. Genvägar Nytt/öppna. Öppna filer som nyligen använts (i aktivt projekt eller i alla projekt). Skapa nya filer. 6

9 3 Rekommenderad arbetsgång i Sitecon 3 Rekommenderad arbetsgång i Sitecon Många andra funktioner i Sitecon kräver att man först skapar Personer och Företag och även knyter dessa till ett projekt, därför börjar guiden med detta. Denna lathund beskriver hur ett nytt projekt i Sitecon skapas med en minimal arbetsgång. Åtgärd Via meny / kommando Alt. via knapp Gå in i Register Modulen Register. Välj Företag. Vi ska nu skapa de företag och personer som är involverade i projektet. Menyn Företag. Skapa både ditt eget företag och dig själv som person samt projektets beställare, både som företag och kontaktperson. Skapa ett nytt företag Ange grunduppgifter för företaget Skapa personer på det nya företaget. Knappen Nytt företag återfinns nere till vänster i listan över företag. Skriv in direkt på företagskortet. Knappen Ny person. Finns längst ner på företagskortet på fliken Personer. Genom att skapa personer direkt från rätt företag vet programmet direkt att personen och företaget hör ihop. Spara personer och företag Välj Projekt Klicka på OK. Meny Projekt. Skapa ett nytt projekt Ange grunduppgifter för projektet Ange organisation och funktioner för projektet. Spara projektet Knappen Nytt projekt återfinns nere till vänster i projektlistan. Skriv in direkt på projektkortet. Fliken Organisation på projektkortet, här anges viktiga funktioner (t ex Beställare). Markera en post i trädet till vänster, ange därefter med en bock det företag/person som har den funktionen i trädet (till höger). Klicka på OK. 7

10 4 Kom igång med Sitecon 4 Kom igång med Sitecon När registret öppnas för första gången ska man välja en grundstruktur för hur man vill ordna sina projekt. 4.1 Val av projektstruktur: Välj det upplägg som ni tror passar för er verksamhet. De alternativ som finns att välja mellan är: Generellt Bygg/Anläggning El Plåtslageri, Ventilation och Smide Golv VS Guiden lägger upp några objekt som den vanlige användaren inte ska behöva bekymra sig över men som är bra att ha för att man ska kunna skapa nya projekt på ett strukturerat sätt. Arbetsgången över hur nya projekt skapas beskrivs mer ingående i avsnittet 4.2 Register och i avsnittet Projekt. Notera att upplägget går att förändra i efterhand, men ofta underlättar det om man har en grundstruktur att utgå ifrån. 8

11 4 Kom igång med Sitecon 4.2 Register Arbetet i Sitecon börjar i denna modul eftersom de flesta av de andra modulerna hämtar information från registret. Här registreras fyra typer av objekt: företag, personer, projekt och grupper. 1. Klicka på modulen Register. Register-modulen öppnas och visar en lista över samtliga företag som registrerats (om det redan är gjort). Vyn i registret är delad. I det övre området visas en lista över alla företag och i det nedre området visas egenskaperna för valt företag. Det finns kopplingar mellan företags-, person- och projektregistren som gör det lämpligt att registret byggs upp i rätt ordning. Börja med att skapa företag, därefter personer och slutligen dina projekt. Notera att det finns möjlighet att importera ett befintligt register från ex.vis Outlook, läs vidare i avsnittet 5.11 Import av register. 9

12 4 Kom igång med Sitecon Företag 1. Klicka på knappen Lägg till (eller gå via meny Arkiv, välj Nytt och välj därefter Företag). Företagskortet öppnas, här fyller du i de viktigaste grunduppgifterna för företaget. Ljusgul textruta betyder att egenskapen är obligatoriskt (i detta fall Namn). Nedanför grunduppgifterna finns fem olika flikar med ytterligare information om företaget. Fliken Personer visar vilka personer som finns på företaget. Nya personer kan med fördel skapas direkt i denna vy. De blir då också automatiskt kopplade till rätt företag. Fliken Platser används när en kund har flera leveransadresser, vilket ger möjlighet att lägga upp flera olika arbetsplatsadresser på en kund, t ex om man arbetar mot kommuner eller större fastighetsbolag. Plats-registret är knutet till respektive kunds fakturaadress. Fliken Fler uppgifter innehåller ytterligare uppgifter kring företaget. Egenskapen för Eget företag på är lämplig att bocka i för det egna företaget, för att på ett smidigt sätt kunna använda sig av filtreringsfunktionen i registret. Fliken Anteckning innehåller en stor textruta för fria anteckningar. Fliken Ekonomi innehåller uppgifter om t ex avtal, betalningsvillkor, maxbelopp som kunden får vara skyldig osv. Notera att de alternativ som finns i Kategori och Godkänd redigeras från menyvalet Verktyg och välj Redigera listor. 10

13 4 Kom igång med Sitecon Fliken Ekonomi På fliken Ekonomi uppges vilket avtal som gäller på företaget. För att välja in ett avtal, gör på följande sätt: Eget företag På fliken Fler uppgifter finns ytterligare uppgifter om företaget, bl a så ska faktureringsadressen uppges här. 1. Se till att aktivera Eget företag på det egna företaget, för att få tillgång till uppgifter kring orderhantering. Vid aktivering av Eget företag i registret så blir fler flikar tillgängliga i Sitecon Order. I dessa flikar ska ytterligare uppgifter anges om det egna företaget. I Sitecon Order nås dessa flikar via menyalternativet Register och välj Redigera eget företag. 11

14 4 Kom igång med Sitecon Fliken Konto/Priser På fliken Konto/Priser uppges vilket grundavtal, inköpsprislista och inköpsavtal som gäller på det egna företaget. För att välja in ett avtal, klicka på på raden för: 1. Grundavtal baseras på Priskälla, Avtal, Rabatter/Påslag, Avvikelser priser/avvikelser Arbete samt Avvikelser resa. 2. Inköpsprislista välj bland dina inlästa prislistor 3. Inköpsavtal välj dina inlästa rabattbrev Fliken Typer Här anges vilka typer av Ordrar som man kommer att arbeta med, t ex Installation, Entreprenadorder, Servicebesök, Besiktning osv I fältet Nummerserie 1. Klicka på knappen Lägg till och ange ett namn på nummerserien i fältet för Nr och ange att nummerserien ska vara aktiv I fältet Typer : 2. Klicka på knappen Lägg till och skriv in i fältet för Benämning vilken typ av order det gäller, samt ange nrserie och övriga uppgifter på raden. Notera att om Sitecon Web ska användas, måste även en egen nummerserie skapas för webben och även att man bockar i att nummerserien ska vara aktiv på webben. 12

15 4 Kom igång med Sitecon Fliken Logotype För att få in loggan på Order-utskrifter, gör på följande sätt: 1. Klicka på knappen och peka ut en logga (kan vara i t ex.bmp-,.jpg- eller.gif-format). 2. Klicka på OK. 13

16 4 Kom igång med Sitecon Avtal för kund Notera att man först bör lägga in ett grundavtal på det egna företaget och som gäller generellt. Därefter så kan specifika avtal skapas utifrån grundavtalet och väljas in på olika företag (t ex beställare/leverantörer, UE) eller direkt på ett projekt. 1. På raden för Avtal, klicka på. Dialogen Kundavtal öppnas (kan även nås via Ordermodulen, välj menyalternativet Register och Kundavtal). 2. Välj något av de befintligt avtalen och klicka OK. alternativt: 3. Välj att skapa ett nytt avtal genom att klicka på knappen Ny. Dialog Avtal: öppnas. 4. Fyll i uppgifter i flikarna: Grundinställningar Rabatter/Påslag Avvikande priser Avvikelser arbete Avvikelser resa Vilken prislista som ska gälla, expeditionsavgifter, leveransoch betalningsvillkor. Vilka rabatter/påslag som gäller för bl a arbetare, tjänsteman, material och UE. Notera att anges inget påslag/avtal blir det ingen påverkan i Ordern. Här kan man ange om egna resurser eller artiklar ska ha ett avvikande pris i detta avtal. Här anges vilket timpris som ska gälla generellt eller individuellt, se utförligare förklaring på nästa sida. Här anges ett generellt kilometerpris. 14

17 4 Kom igång med Sitecon Avvikelser arbete Notera att om inga timkostnader har angivits i gällande avtal så kommer priserna att hämtas från Egna resurser, se vidare i 4.9 Order och i avsnittet Fliken Egna resurser. I fliken Avvikelser arbete så kan något av följande alternativ anges gällande timkostnad (avtalen kan väljas in på egna företaget som grundavtal, på kunder eller i projekt): 1. Generellt timpris 2. Individuellt timpris via personens normala timpris (timkostnad som angetts i fältet Faktureringspris på Person-kortet i Registet). 3. Individuellt timpris inom detta avtal (välj in person/personer och ange individuella timkostnader på personerna). 15

18 4 Kom igång med Sitecon Personer De flesta personer som läggs in i registret skall tillhöra ett företag därför är det lämpligast att skapa personerna direkt ifrån ett företag. 1. Markera det företag som personen skall tillhöra. 2. Klicka på knappen Lägg till (eller gå via meny Arkiv, välj Nytt och välj därefter Person). Ett tomt egenskapskort visas. Överst på personkortet finns grunduppgifter; nedanför finns tre flikar med kompletterande information. 3. Fyll i de viktigaste grunduppgifterna för personen 4. Klicka därefter på knappen OK för att bekräfta och personen är nu sparad i registret. På samma sätt som för företag går det bra att få en lista över alla personer i hela registret, oberoende av företag. 5. Markera Personer i menyn till vänster för att visa denna lista Nu öppnas en vy, där det övre fältet visar ett register över alla registrerade personer. 6. Dubbelklicka på ett namn i registret. Egenskapskortet för personen kommer upp och kan redigeras. För att skapa en ny person direkt i personregistret så gör du på följande sätt. 7. Klicka på knappen Lägg till (eller gå via meny Arkiv, välj Nytt och välj därefter Person). Ett tomt egenskapskort visas. 8. Fyll i de viktigaste grunduppgifterna för personen. OBSERVERA! När nya personer skapas på detta sätt kommer de att sakna företagstillhörighet. För att i efterhand koppla ihop personer och företag använder man knappen Koppla. Notera att man med fördel kan skapa nya personer direkt från de företag de tillhör via knappen Ny person. Då skapas automatiskt en koppling mellan personen och företaget. 16

19 4 Kom igång med Sitecon Projekt På samma sätt som för företag och personer går det bra att få en lista över alla registrerade projekt. 1. Markera Projekt i menyn till vänster för att visa denna lista 2. Klicka på knappen Nytt projekt (eller gå via meny Arkiv, välj Nytt och välj därefter Projekt). Dialogrutan Skapa nytt projekt öppnas. I denna dialogruta ska grundstrukturen för det nya projektet bestämmas. I fältet till vänster anges vilken typ av upplägg/struktur som ditt projekt ska ha. Det finns flera olika strukturförslag att välja mellan och genom att göra aktiva val kan man i detta skede, få med sig en lämplig mallstruktur som passar det kommande projektet. 3. Ange någon av dessa tre strukturförslag: a. Ange manuellt: innebär att du själv aktivt väljer hur du själv vill att din projektkodserie ska byggas upp. i. Klicka på, då presenteras en lista där du själv kan välja in önskat utseende på löpnummerserien för ditt projekt. ii. Klicka i rutan för Mallprojekt, då blir fältet till höger aktivt och där kan du välja in en önskad mappstruktur att utgå ifrån t ex Mall Produktion, Mall Anbud eller någon tidigare projektstruktur som du arbetat med. b. Anbud: Programmet föreslår en seriestandard som börjar med A och därefter en löpnummerserie. Mappstrukturen som läggs upp är anpassat för Anbudsprojekt. c. Produktion: Programmet föreslår en seriestandard som börjar med P och därefter en löpnummerserie. Den mappstruktur som läggs upp är anpassat för Produktionsprojekt. Genom att klicka i rutan Tidigare skede kommer även projektet att få med sig de mappar och dess innehåll som tidigare tillhört ett annat projekt, t ex ett anbudsprojekt och man kan då ställa om från Anbuds- till ett Produktionsprojekt på ett smidigt sätt. 17

20 4 Kom igång med Sitecon 4. När du angett ett förslag på hur projektstrukturen ska byggas upp och skrivit in en benämning på projektet, klicka på knapp Skapa >>. Notera att när ett nytt projekt skapas kopieras alla dess uppgifter från mallprojektet. Efter skapningsögonblicket lever mallprojektet och det nyskapade projektet vidare som helt separata projekt. En dialogruta bekräftar att projektet skapats och nu finns projektet i registret. 5. Markera ett projekt i listan. Egenskapskortet för projektet visas. Bland projektets grunduppgifter finns två obligatoriska (gula) fält: Projektkod och Projektstatus. När ett projekt har avslutats är det lämpligt att växla status från Pågående till Avslutat. Därigenom kommer projektet att bli dolt i övriga delar av programmet. Fliken Organisation är central för projektet. Här anger man viktiga funktioner, t ex vem som är beställare. För att ange en funktion: 18

21 4 Kom igång med Sitecon 6. Markera först posten Beställare i trädet (till vänster). 7. Markera med en bock i listan (till höger) vilket företag/person som har den aktuella funktionen, t ex att beställare är Fastighetsbolaget AB. Notera att det finns sex stycken fasta systemfunktioner (med gul bakgrund). Systemfunktionerna återkommer bland annat i rapporter och i <egenskapslänkar> som används för att skapa dokument. Det är alltså av högsta vikt att ange dessa för att få full nytta av programmet. Det finns även möjlighet att lägga till egna funktioner i organisationen, Detta sker via menyn Verktyg- Organisation-Projekt (se vidare i 5.9 Egna inställningar och i avsnittet Redigera projektorganisation ). Det finns också möjlighet att filtrera både på vänster och höger sida så att man endast ser valda poster. Inställningar för projektunika uppgifter Till varje projekt finns det möjlighet att ange projektunika avtal gällande timpris, kilometerpris och även rabatter/påslag. 1. I fältet för Avtal klicka på knappen.för att nå dialogrutan där inställningar görs. 19

22 4 Kom igång med Sitecon Dialogrutan Kalkylinställningar öppnas. 2. Klicka på fliken Tidsregistrering/Order. 3. I fältet för Avtal (timpris, kilometerpris, rabatt/påslag) så väljs något av följande alternativ in: Inget alternativ Från projektorganisationen: Egen part Från projektorganisationen: Beställare Befintligt avtal Unikt avtal för detta projekt Ingen påverkan från projektet. Avtalet är knutet till den egna parten (dvs Eget företag) och kommer att gälla i projektet. Avtalet knutit till den Beställare som gäller i projektet. Välj in ett avtal som använts tidigare i Sitecon och som ska gälla för projektet. Vid detta alternativ så aktiveras knappen Skapa avtal och man kan skapa ett nytt avtal genom att klicka på Vid valet Unikt avtal för detta projekt 1. Klicka på. 2. Välj något av följande alternativ: Kopiera avtal från projektorganisationen: Egen part Kopiera avtal från projektorganisationen: Beställare Kopiera befintligt avtal Skapa nytt tomt avtal 20

23 4 Kom igång med Sitecon Dialogen Avtal: öppnas. Anpassa det kopierade avtalet. För utförligare beskrivning, se vidare i 4.2 Register och i avsnittet Avtal. 3. Klicka därefter OK för att avsluta dialogen. Notera att dialogrutan Avtal också kan nås via modulen Register, välj Företag, fliken Ekonomi och klicka på för Avtal. i fältet 21

24 4 Kom igång med Sitecon 4.3 Dagbok Modulen Dagbok är en av fyra moduler som är direkt knuten till ett specifikt projekt. En dagbok hör alltid till ett specifikt projekt. Därför måste man först välja ett projekt för att modulen ska bli tillgänglig. I dropdownlistan visas alla projekt som finns i registret som har status "Pågående". Samtliga projekt (även avslutade) kan väljas via knappen Välj projekt. Ovanför dropdownlistan finns även knappar för att skapa Nytt projekt, Redigera projektlistor och ändra Kalkylinställningar. Välj projekt Nytt projekt Redigera listor (berör olika valbara alternativ i olika dropdownlistor i dagboken och i tidsregistreringen) Kalkylinställningar Projektmappar Planerade aktiviteter - Inställningar 22

25 4 Kom igång med Sitecon Så till själva dagboken. Upplägget liknar i stort den traditionella pappersdagboken och har ett antal funktioner som är värda att lyftas fram Kopiera grundinformation Högerklicka i kalender för att kopiera grundinformation mellan olika dagar eller använd nedanstående knappar: Kopiera dag (ÅÅÅÅ-MM-DD) Klistra in dag (ÅÅÅÅ-MM-DD) Kopiera/klistra in information från närmast föregående dagboksblad (ÅÅÅÅ-MM-DD) Den information som överförs är Arbetsstyrka och Påbörjade, pågående arbeten. 23

26 4 Kom igång med Sitecon Dagboksbilder Till varje dagboksblad går det att importera digitala bilder. Med hjälp av knapparna till vänster, så kan man: Importera bilder till dagbok Ta bort bild Visa bild i större fönster Längst ner till vänster visas datum och tid för den aktuella bilden. Uppgift finns också om det totala antalet bilder denna dag. Växla mellan bilderna genom att använda knapparna: Visa föregående bild samma dag Visa nästa bild samma dag Välj bild att visa denna dag Kommentar som skrivits in visas genom att högerklicka på bilden. 24

27 4 Kom igång med Sitecon Importera bilder till dagbok 1. Klicka på knappen Importera bilder till dagbok. En dialog öppnas för att hämta in dagboksbilder. 2. Sök upp den mapp som innehåller de bilder som ska importeras. Vid importen skapas en kopia av originalbilden. Kopian läggs i projektets dokumentmapp och ges ett nytt namn som matchar mot tidpunkt och eventuell kommentar. Bilder som har importerats markeras med blå färg. Vissa digitalkameror genererar bilder där bildens filnamn innehåller information om vid vilken tidpunkt bilden togs. Om du har sådana bilder går det att göra en automatisk import. 3. Markera alla bilder som ska importeras. 4. Välj alternativet "Automatisk tidskonvertering utifrån filnamn" och klicka på knappen Hämta. Alla bilder importerats då till dagboken, till rätt datum. Automatisk tidskonvertering ignorerar alla tecken i filnamnet förutom siffror, och antar att dessa är ordnade enligt ÅÅÅÅ-MM-DD (+ tt-mm-ss). 5. Klicka på knappen Visa bild i större fönster för att se bilden i ett större format. Här ges även möjlighet att skriva ut bilden eller kopiera bilden för att t ex klistra in i ett Word-dokument. Händelse Händelse har som funktion att påminna om kommande händelser, t ex skydds- och miljöronder. Dialogen Definiera händelser nås via knappen Ny/Visa. 25

28 4 Kom igång med Sitecon För varje händelse anges datum, klockslag, kommentar och hur långt i förväg man vill ha en påminnelse. När tidpunkten infaller kommer en påminnelse. Det är även möjligt att ha upprepade påminnelser som återkommer t ex en gång varje vecka. Händelser som redan har passerat markeras med grön färg i händelselistan. Övriga noteringar På "Övriga noteringar" finns möjlighet att hänvisa till dokument genom att trycka på. Hänvisningen är en genväg till dokumenten, men själva dokumenten ligger kvar på sin ursprungliga plats. Högerklicksmenyer finns i flera av tabellerna. Avvikelser & ÄTA Avvikelser och ändrings- & tilläggsarbeten hanteras normalt via objekt som även nås via en egen modul. För en utförligare beskrivning av arbetsgången se vidare i avsnittet 4.5 Avvikelser & ÄTA. Den som så önskar kan även plocka fram två anteckningsfält via Visa. I samma yta som arbetsstyrka finns möjlighet att även visa maskiner. Planerade aktiviteter I Planerade aktiviteter ser användaren vilka aktiviteter som är planerade att utföras denna dag och här stämmer man också av hur mycket som är utfört på dessa aktiviteter. För en utförligare beskrivning av arbetsgången se vidare i avsnittet 4.4 Planerade aktiviteter. 26

29 4 Kom igång med Sitecon Låsning 1. Tryck på knappen Lås dagbok för att låsa samtliga fält för redigering. Låsningen går inte att ångra. Om man vill går det dock att lägga till kommentarer till det låsta dagboksbladet. 2. Klicka på knappen Kommentera. En dialogruta Kommentarer öppnas och här kan kommentarer skrivas in. 27

30 4 Kom igång med Sitecon Sökfunktion i dagbok Med hjälp av Sök-funktionen (längst upp till höger) kan man skriva in ett ord eller fras för att lättare hitta bland dagboksbladen som tillhör samma projekt. Gör på följande sätt: 1. Skriv in ett sökord. Notera att sökfunktionen söker efter ord som innehåller det sökord som skrivits in. Skriver man in ett ord eller fras, mellan (citationstecken) söks enbart träffar på det exakta ordet eller frasen som skrivits in. 2. Bocka i aktiveringsrutan framför de fält som du vill att sökningen ska genomföras på. 3. Klicka på knappen (eller Enter). Dialogen Sökresultat: öppnas. Här visas en lista över alla hittade dagboksblad som uppfyller det kriterium som skrivits in som sökord. 4. Klicka på datumet så hoppar dagboken till aktuell dag, om man klickar på plustecknet visas även i vilket fält i dagboken som värdet hittades. 28

31 4 Kom igång med Sitecon Om dagboksbladet ska skickas med e-post kan även kopplade dagboksbilder och dokument bifogas Dagboksbilder och dokument som är kopplade till ett dagboksblad kan även bifogas med e-post, gör på följande sätt: 1. Gå via modulen Rapporter & utskrifter och välj Dagboksblad. 2. Välj in önskat datum på dagboksbladet. 3. Klicka därefter på knappen E-post. Nu skapas de valda dagboksbladen som pdf-filer. Dialogen Skicka e-post öppnas. I den nedre delen av dialogen visas nu de kopplade dokumenten och dagboksbilderna. 4. Ange vilka bilder eller dokument som ni vill skicka med till mottagaren genom att bocka i kryssrutorna. 5. Klicka på knappen Skicka när alla uppgifter är ifyllda i e-postmeddelandet. 29

32 4 Kom igång med Sitecon 4.4 Planerade aktiviteter Modulen Planerade aktiviteter är direkt knuten till ett specifikt projekt och för att den ska bli tillgänglig så måste man först välja ett projekt. I denna modul är det möjligt att arbeta med aktiviteter som är skapade i något av våra planeringsverktyg Plancon eller Powerproject. Aktiviteterna som är planerade att utföras visas i ett fält i dagboksbladet. Användaren ser vilka aktiviteter som är planerade att utföras denna dag och hur mycket av en aktivitet som är planerad att utföras. Plancon - Sitecon Exportera aktiviteter från Plancon Innan exporten bör tidplanen förberedas med att: Dialog Exportera öppnas. 1. Starta Plancon och öppna den tidplan som ska exporteras. 2. Sätt Projektmål (arbetsgången för detta finns beskrivet i Plancon-handledningen). 3. Se till att bocken Färdigställd är aktiverad. Detta görs genom att högerklicka i ganttdiagrammet, välj Ganttdiagram, fliken Balk och aktivera bocken Färdigst. 4. Gå via Arkiv och välj Exportera. 5. Markera Sitecon Dagbok. 6. Klicka på knappen Export. Notera att när denna export görs så hamnar de exporterade filerna i Trans - mappen som ligger i Plancon-mappen. När en ny export görs så skrivs dessa filer över. 30