GIT-SUPPORT HANDBOK EKONOMI (FAKTURERING) VERSION

Transkript

1 GIT-SUPPORT HANDBOK EKONOMI (FAKTURERING) VERSION

2 2 GOLFENS IT-SYSTEM HANDBOK EKONOMI (FAKTURERING) 1.7

3 HANDBOK EKONOMI (FAKTURERING) 1.7 GOLFENS IT-SYSTEM 3 INNEHÅLL 1 FAKTURERING SKAPA FAKTURAUNDERLAG Fakturering per medlemskapstyp FAMILJEFAKTURERING Gemensam faktura Maxbelopp per familj DELFAKTURERING FAKTURAKONTROLL Aktivering av avgift, spelrätter och medlemskap SKRIV UT FAKTURAN I EUROSHOP Visa och söka i kundreskontran Sortera reskontran Skriv ut kundreskontran Skriv ut fakturan på papper Skriv ut fakturakopia eller enstaka faktura FAKTURERING FÖR ANNAN ORGANISATIONSENHET Artiklar i EuroShop Inställning i GIT Tilldela/fakturera avgifter till annan organisationsenhet Connectkopplingen INBETALNING AV FAKTURA REGISTRERA BETALNING Kundreskontran i EuroShop efter betalning Delbetalning Uppdatering i GIT med betalningar BETALA FAKTURA I KASSAN Skapa artikel för betalning i kassa Betala faktura i EuroShop-kassan KREDITERINGAR Skapa kreditfaktura PÅMINNELSER...45

4 4 GOLFENS IT-SYSTEM HANDBOK EKONOMI (FAKTURERING) DRÖJSMÅLSFAKTURERING Skapa artikel för förseningsavgift Skapa dröjsmålsfaktura KOPPLING EKONOMISYSTEM IMPORTERA TRANSAKTIONER TILL CONNECT RAPPORTER I EUROSHOP CONNECT ÖVERFÖRING TILL SPCS, HOGIA OCH XOR BASKONTOPLAN FÖR GIT ENHETSÖVERGRIPANDE FÖRSÄLJNING EUROSHOP I ANNAN ORGANISATIONSENHET (SHOPEN) EuroShop i golfklubben IMPORT TILL SHOPENS EUROSHOP DATABAS Fakturera klubben för försäljningen BILAGOR INDEX...68 ÄNDRINGAR/KOMPLETTERINGAR VERSION 1.2 SE SIDAN Utökade betalsätt...del 1 Synkronisering EuroShop EuroShop Connect... Del 1 Betalningsvillkor i skapa fakturaunderlag...9 Time-out vid fakturering Delfakturering viss komplettering Vår referens på faktura Justering av fakturablankett... Del 1 Fakturering via annan organisationsenhe Kreditering viss komplettering Import till EuroShop Connect Rapporter i EuroShop Connect Överföring till ekonomisystemen SPCS, Hogia och XOR Enhetsövergripande försäljning... 58

5 HANDBOK EKONOMI (FAKTURERING) 1.7 GOLFENS IT-SYSTEM 5 ÄNDRINGAR/KOMPLETTERINGAR VERSION 1.4 Anpassningar till ny layout beträffande bildstorlek, sidbrytningar mm samt ett antal smärre justeringar efter korrekturläsningar. SE SIDAN ÄNDRINGAR/KOMPLETTERINGAR VERSION 1.5 SE SIDAN Samma kassanr skall anges i både EuroShop och GIT... Del 1 Förklaring till konteringsbild vid utökade betalsätt för greenfee... Del 1 Adressändring GIT - EuroShop... Del 1 Time-out vid fakturering Betala faktura i kassan Påminnelserutin Dröjsmålsfaktura Bilaga 1 Exempel varugruppsindelning (utflyttad som en bilaga)... Bil 1 Bilaga 2 Utskriftsexempel Connect... Bil 2 Bilaga 3 Enhetsövergripande försäljning... Bil 3 ÄNDRINGAR/KOMPLETTERINGAR VERSION 1.6 SE SIDAN Krediteringsrutinen förtydligad Ny inställning i EuS Aktivera integration med redovisning (Viktigt) ÄNDRINGAR/KOMPLETTERINGAR VERSION 1.7 ( ) SE SIDAN Registrering av inbetalningar Ändring av kundnamn till för- och efternamn Hantering av c/o-adresser... 31

6 6 GOLFENS IT-SYSTEM HANDBOK EKONOMI (FAKTURERING) FAKTURERING Fakturering i GIT av nya årsavgifter inför nytt år samt enskild fakturering av enstaka medlemmar. Innehåll: Skapa fakturaunderlag Fakturering per medlemskapstyp Fakturera enskild medlem Familjefakturering Gemensam faktura Maxbelopp per familj Delfakturering Fakturakontroll Aktivering av avgift, spelrätter och medlemskap Skriv ut fakturan i EuroShop Visa och söka i kundreskontran Sortera reskontran Skriv ut kundreskontran Skriv ut fakturan på papper Skriv ut fakturakopia eller enstaka faktura Fakturering för annan organisationsenhet Artiklar i EuroShop Inställning i GIT Tilldela/fakturera avgifter till annan organisationsenhet Connectkopplingen Faktureringen är en av de viktigaste funktionerna i GIT och det är mycket som sker vid en fakturering som kan vara svårt att backa om det blir fel. Lägg ner mycket tid och kraft på att förhandsgranska och kontrollera både avgiftstilldelningen och faktureringen. Följ nedanstående checklista. Den finns också som en separat skrift under namnet Lathund Fakturering på Golfen IT-system under menykommandot Handledningar. Ekonomihandboken har delats upp i handböcker Del 1 Parametersätting och Del 2 Fakturering.

7 HANDBOK EKONOMI (FAKTURERING) 1.7 GOLFENS IT-SYSTEM 7 Lämplig arbetsgång vid fakturering av nya årsavgifter. Det finns också en speciell Lathund på några få sidor som innehåller dessa punkter. 1. Kontrollera inställningar i EuroShop Fasta företagsuppgifter Betalsätt i kassan, skrivare mm Varugrupper 2. Kontrollera kontokopplingar i EuroShop Connect Standardkonton Varugruppskonton Betalsättskonton 3. Kontrollera artiklarna i GIT Synkronisera artikelgrupper och varugrupper från EuroShop Medlemskapstypernas artikelkopplingar Alla avgifter och priser som kan ingå i årsfaktureringen, OBS inget årtal i definitionen 4. Tilldela nya årets avgifter Tilldela avgifter på prov och förhandsgranska Skriv ut och kontrollera tilldelade avgifter via förhandsgranskningen Genomför tilldelningen av avgifter per medlemskapstyp. Justera/komplettera tilldelade avgifter med eventuella prisändringar och undantag, t.ex. städavgift för befriade etc. Kontrollera vagnplats-, skåpavgifter 5. Ställ in automatisk avgifts- och medlemskapsaktivering 6. Fakturering Skapa faktureringsunderlag på prov och förhandsgranska Skriv ut listan och kontrollera fakturaunderlagen via förhandsgranskningen Genomför skapandet av faktureringsunderlagen 7. Skriv ut fakturor i EuroShop Skriv ut i flera omgångar via sökning i kundreskontran 8. Importera fakturorna till EuroShop Connect Kontrollera eventuella nytillkomna varugrupper och betalsätt i samband med importen

8 8 GOLFENS IT-SYSTEM HANDBOK EKONOMI (FAKTURERING) SKAPA FAKTURAUNDERLAG Fakturering per medlemskapstyp Då faktureringen är en tidkrävande körning är det bäst att begränsa omfattningen på faktureringen, det vill säga att bara fakturera en grupp medlemmar i taget. OBS! Om man använder familjefakturering måsta alla medlemskapstyper som kan ingå i en och samma familj faktureras samtidigt. Alla tilldelade och upplagda avgifter kommer med på fakturan inkl vagnsplatsavgifter. Kapitalinsatser som ej är registrerade som betalda (=upplagda) tas också med. Om en avgift varit aktiverad och sedan blivit inaktiverad kommer den ändå inte med på fakturan, endast rader med Status=Upplagd kommer att faktureras. Skapa fakturajournal. Du startar faktureringen med kommando Ekonomi Skapa faktura En dialogruta visas där man anger vilka medlemmar som skall faktureras. Fyll i Faktureringsår och en Referenstext. Markera alternativet Flera personer och bocka för en eller flera Medlemskapstyper. Skall alla avgifter faktureras välj alternativ Alla avgifter. Välj Betalningsvillkor och Utskriftsformat samt om Noll-avgifter skall redovisas på fakturan, t.ex. en städavgift för knattar som kan vara 0 kr.

9 HANDBOK EKONOMI (FAKTURERING) 1.7 GOLFENS IT-SYSTEM 9 Förhandsvisa faktura. Innan du skapar fakturorna så ta alltid för vana att visa en preliminär fakturajournal genom att trycka på knappen Förhandsgranska. Då visas en fakturajournal med vad som blir fakturerat med det urval du har gjort. Skriv ut denna med funktionsknappen Print och kontrollera att allt blir som du tänkt dig. I sidfoten står antal fakturor och det totala fakturabeloppet. Betalningsvillkor. De olika alternativen i listrutan definieras i EuroShop under Allmänna inställningar. Vill du sätta en annan tid får du först lägga till ett nytt alternativ i EuroShop. Det går inte att sätta ett bestämt datum, endast visst antal dagar. Man kan även utnyttja den fria fakturatexten för att skriva meddelande om betalningsvillkoren.

10 10 GOLFENS IT-SYSTEM HANDBOK EKONOMI (FAKTURERING) 1.7 Skapa faktura. När du kontrollerat fakturajournalen och sett att allt är rätt, så skapar du fakturorna genom att göra samma urval och inställningar i fakturadialogen för att sedan trycka knappen Skapa. Först visas en dialogruta där du anger till vilket datum medlemskapet skall bli giltigt till samt om både medlems- och spelavgifterna skall vara aktiverade (=betalda) för att aktivera medlemskapet. Detta är bara aktuellt om man inte använder automatisk aktivering, vilket inte rekommenderas. Fyll i datum och tryck OK. Använd alltid automatisk aktivering se Handbok del 1 Aktivering avgifter och medlemsskap. Fakturanr sätts som en löpnummerserie som inleds med aktuellt årtal, det vill säga det årtal när fakturan skapas. Efter en stund visas en dialogrutan där du bekräftar att du vill starta faktureringen genom att trycka knappen Starta. Var beredd på att faktureringen tar lite tid, och gör gärna flera faktureringar med olika urval av medlemskapstyper. Om du trycker Avbryt skapas inga fakturor och du får göra om urvalet en gång till. Du ser hur faktureringen fortgår i nästa dialogruta. Om något fel uppstår på en medlems faktura visas denna information med ett felmeddelande, exempelvis att adress saknas Fakturorna skrivs inte ut på papper direkt. Om du bockar för alternativet att starta EuroShop när faktureringen är klar, kan du där sätta igång utskriften.

11 HANDBOK EKONOMI (FAKTURERING) 1.7 GOLFENS IT-SYSTEM 11 När faktureringen är klar visas fakturajournalen automatiskt på skärmen, som innehåller all information om vad som blivit fakturerat. Ta för vana att alltid skriva ut fakturajournalen med funktionsknappen Print eller spara den som PDF-fil med knappen Export, som ett kvitto på faktureringen. Om oturen skulle vara framme och du får Time-out (s.k. Run-Time fel) under faktureringen, så kan du starta om faktureringen med exakt samma parametrar så fortsätter faktureringen där den bröts. Den faktura som bearbetades just när avbrottet inträffade, kan eventuellt bli felaktig eller dubblerad, kontrollera detta noga. Det kan också inträffa att den faktura som bearbetades vid avbrottet inte alls skapas varken vid första eller andra körningen. Kolla alltså att det inte saknas en faktura eller att det inte blir dubbletter vid ett eventuellt avbrott. Eftersom du också missar fakturajournalen för den första avbrutna delen rekommenderas att du skriver ut hela fakturajournalen när du förhandsvisar faktureringen, som är en mycket bra kontrollkälla till vad som kommer att faktureras. Bästa sättet att minimera risken för Run-Time fel, är att fakturera olika medlemskapstyper var för sig, om man inte använder familjefakturering. Om man använder familjefakturering måste man fakturera alla medlemskapstyper som kan ingå i en familj vid samma tillfälle.

12 12 GOLFENS IT-SYSTEM HANDBOK EKONOMI (FAKTURERING) 1.7 Fakturera enskild medlem Nya medlemmar kan faktureras enskilt eller om en speciell avgift tillkommit på en enskild medlem och man vill fakturera avgiften. Kapitalinsatser faktureras normalt på detta sätt. Kan även användas om en medlem byter medlemskap och skall ha nya avgifter, varvid man krediterar en befintlig faktura och skapar en ny faktura med rätta avgifter. Lägg till avgifter. Först måste man lägga till alla avgifter man vill fakturera på personen i fråga. Redan betalda avgifter går inte att fakturera. Ta fram personens uppgifter med kommando Register Sök person och lägg till aktuella avgifter/lån/skåp med knappen Lägg till och Spara ändringen. Skapa enskild faktura. När man har lagt till nya avgifter på medlemmen, skapar man fakturan med kommando Ekonomi Skapa faktura. Fyll i Faktureringsår och skriv en Referenstext. Markera Enskild medlem och fyll i personens Golf-id. Man kan även söka fram personen med knappen Sök. Markera Alla avgifter för att fakturera alla obetalda avgifter. Glöm inte att välja Betalningsvillkor och Utskriftsalternativ.

13 HANDBOK EKONOMI (FAKTURERING) 1.7 GOLFENS IT-SYSTEM 13 Testa faktureringen genom att trycka knappen Förhandsvisa för att visa hur fakturaunderlaget kommer att se ut. Spara gärna fakturaunderlaget som en PDF-fil med knappen Export så du kan kontrollera eller skriva ut det i efterhand. Om fakturaunderlaget ser bra ut stänger du förhandsvisningen och trycker knappen Skapa och Starta i nästa ruta för att bekräfta faktureringen. I exemplet nedan har alla avgifter inkl lån fakturerats med valet Alla avgifter markerat.

14 14 GOLFENS IT-SYSTEM HANDBOK EKONOMI (FAKTURERING) 1.7 Man kan även fakturera företag på samma sätt som medlemmar. Man kan skapa företag och registrera företagsavgifter på samma sätt som medlemsavgifter. Man kan även välja en speciell avgift eller kapitalinsats om man bara vill fakturera en enstaka avgift/lån. I detta fall markerar man Eget urval av avgifter och den avgift respektive lån man vill fakturera med Lägg till avgift respektive Lägg till kapitalinsats. Lägger man till fel avgift kan man Ta bort avgiften från urvalet. Knappen Egenskaper visar avgiftens grundegenskaper. OBS! När man i fakturabilden lägger till avgifter är det inte dessa uppgifter som egentligen faktureras, utan det är den obetalda avgiften som är registrerad på personen som faktureras som har status upplagd.

15 HANDBOK EKONOMI (FAKTURERING) 1.7 GOLFENS IT-SYSTEM FAMILJEFAKTURERING Det finns två alternativ vid familjefakturering. Alternativ 1 är att alla avgifter för alla familjemedlemmar kommer på en gemensam faktura. Alternativ 2 är att man dessutom kan ange ett maxbelopp för en hel familj oavsett antal personer. Dock måste man tänka på att fakturera alla medlemskapstyper, som kan ingå i en familjefakturering, samtidigt. Detta innebär att rekommendationen att fakturera en medlemskapstyp i taget, tyvärr inte kan praktiseras vid familjefakturering, man måste ta med alla medlemskapstyper som en familj kan ha vid familjefaktureringen Gemensam faktura Vanligt är att alla avgifter för alla familjemedlemmar samlas på samma faktura. Detta förutsätter att man har registrerat familjegrupper i medlemsregistret och vem som är Kontaktperson i familjegruppen, samt att man bockat för alla ingående medlemskapstyper i faktureringsurvalet. Se Handbok Medlemshantering hur man skapar familjegrupper. Skapa familjefaktura. Man måste bocka för de medlemskapstyper som kan ingår i samma familj och bocka för alternativet Familjefakturering. I fakturajournalen kommer alla personernas avgifter att visas på samma faktura som ställs till familjehuvudet. Genom att använda automatisk aktivering blir alla familjemedlemmar aktiverade vid faktureringstillfället.

16 16 GOLFENS IT-SYSTEM HANDBOK EKONOMI (FAKTURERING) Maxbelopp per familj Många klubbar har en maximal årsavgift för en familj, och i GIT finns en funktion för att begränsa maximibeloppet på en faktura via automatiska rabatter. I GIT använder man vanliga medlemskapstyper och anger vid faktureringstillfället ett maxbelopp för familjens årsavgifter. Varje avgift som skall ingå i maxbeloppet markeras i en inställningsruta Familjerabattgrundande för respektive avgift. Man kan alltså ha avgifter som inte ingår vid beräkningen av maxbeloppet på en faktura. Använd maxbelopp per familj. I dialogrutan för faktureringen skall du bocka för Familjefakturering samt Familjemaxbelopp med tillhörande Belopp i kr. Tänk på att du i urvalet måste bocka för alla medlemskapstyper som en familj kan ha. I fakturajournalen kommer alla personers avgifter med, men de familjerabattgrundande avgifterna kommer att rabatteras automatiskt så att maxbeloppet inte överskrids. 1.3 DELFAKTURERING Det finns en funktion för delfakturering i GIT. Det kanske är mer vanligt att använda vid fakturering av kapitalinsats än vid vanlig årsavgiftsfakturering.

17 HANDBOK EKONOMI (FAKTURERING) 1.7 GOLFENS IT-SYSTEM 17 Skapa delfaktura. I faktureringsdialogen gör man urval på vanligt sätt och därefter anger hur stor del av avgifterna som skall faktureras i fältet Andel. Första gången väljer man t.ex. 50 %. När man skall fakturera resterande belopp, anger man samma urval och under delfakturering anger man 100% för att fakturera hela det resterande beloppet, OBS eventuella familjemaxbelopp skall också reduceras till att motsvara delfaktureringen, dvs inte det totala maxbeloppet. Använder man funktionen delfakturering är det viktigt att tänka på vilket maxbelopp man sätter på Familjemaxbeloppet, det måste reduceras till att motsvara delfaktureringen. Gör man fakturering med 50 % bör maximala beloppet också vara 50 % av det totala maxbelopp man tillämpar på klubben. OBS! En delfakturering innebär att medlemskapet inte aktiveras. Man måste därför manuellt aktivera detta såsom beskrivits under punkt FAKTURAKONTROLL Funktionen fakturakontroll används för att betalningsmärka (aktivera) avgifter, om man inte har valt att automatiskt aktivera avgiften och medlemskapet vid faktureringen. SGF rekommenderar alla att använda automatisk aktivering för att slippa registrera betalningen både i EuroShop och i GIT. När man valt automatisk aktivering visas inte fakturorna i fakturakontrollen över huvudtaget Aktivering av avgift, spelrätter och medlemskap Avgifter och medlemskap måste aktiveras (=betalmärkas) för att de skall gälla. SGF: s rekommendation är man aktiverar både årsavgift och medlemskap automatiskt vid faktureringen via en inställning under menykommandot Ekonomi Inställningar Kassa. Denna rutin beskrivs i Aktivering av avgifter och medlemskap i Handbok Ekonomi (Parametersättning).

18 18 GOLFENS IT-SYSTEM HANDBOK EKONOMI (FAKTURERING) SKRIV UT FAKTURAN I EUROSHOP När man skapar fakturaunderlag i GIT skrivs uppgifterna om fakturainnehållet in i EuroShops kundreskontra. För att skriva ut den fysiska fakturan öppnar man EuroShops kundreskontra och därifrån skriver ut en eller flera fakturor. Beställ fakturablanketter och vänsterställda fönsterkuvert för utskick Visa och söka i kundreskontran Visa kundreskontran. Öppna EuroShop och välj menykommando Försäljning Kundreskontra Kundreskontra. En tom bild visas med ett antal sökmöjligheter. Knappen Visa alla visar alla fakturor i kundreskontran, både betalda och obetalda, utskrivna och outskrivna. Fakturorna har olika färger beroende på betalstatus. o Svart Obetald faktura o Grön Delbetald faktura (rest kvarstår som skall betalas) o Blå Slutreglerad faktura (fullbetald eller delbetald/avskriven) o Röd Kreditering Längst ner skrivs totalsumman av alla obetalda fakturor i kraftig röd text. I statusraden under Totalt obetalda fakturor skrivs ordningsnr på markerad faktura samt totala antalet fakturor (t.ex. 91/106) i det urval man har sökt fram.

19 HANDBOK EKONOMI (FAKTURERING) 1.7 GOLFENS IT-SYSTEM 19 Med hjälp av sökfälten kan man söka fram ett visst urval av fakturor. Söka viss faktura. Vill man söka fram en viss faktura kan man skriva in sökbegreppet i rutan efter respektive fältrubrik och välja sökfunktion Lika med, Innehåller, Börjar med eller Från till. Om du vid sökfunktionen Från till vill få fram exempelvis nr 2 7 så skriver du i Från-rutan 1 och i Till-rutan 8, d.v.s. börja med 1 mindre och sluta med 1 högre. Kundnummer är Golf-id utan bindestreck och en nolla 0 framför Golf-ID. Kundnamn är efternamnet med stor första bokstav. För att t.ex. söka fram alla medlemmar med efternamn som börjar med E så skriv ett stort E till höger om Kundnamn, klicka Börjar med på samma rad och tryck Starta sökning. Nummer är detsamma som fakturanr som består av fakturadatum plus löpnr (ÅÅÅÅMMDDLLLL) Datum är fakturadatum (ÅÅÅÅ-MM-DD) Visa ej utskrivna fakturor. Man ser inte i fakturalistan om en faktura ha skrivits ut eller inte, men man kan selektera fram dessa. För att visa en lista med endast outskrivna fakturor gör man en sökning genom att skriva en nolla 0 i fältet Utskriven (0/1) och tryck Starta sökning. Skriver du istället en etta 1 i fältet och startar sökningen, så visas endast fakturor som redan har skrivits ut. Visa avslutade fakturor. Man kan på samma sätt söka fram avslutade respektive ej avslutade fakturor med en nolla 0 i fältet Avslutad (0/1) för att visa ej avslutade (= obetalda/delbetalda) fakturor och en etta 1 för att visa avslutade (klara) fakturor.

20 20 GOLFENS IT-SYSTEM HANDBOK EKONOMI (FAKTURERING) 1.7 Visa fakturadetaljer. För att se detaljuppgifter om en faktura så klickar du på fliken Detaljer när du har markerat aktuell faktura. Du kan inte ändra någon uppgift utan bara bläddra framåt eller bakåt bland fakturorna eller skriva ut den visade fakturan med knappen Skriv ut. I listfältet uppe till höger visas eventuella delbetalningar som gjorts Sortera reskontran Fakturaraderna som visas på skärmen efter en sökning eller visa alla är sorterade i fakturanummer-ordning. Man kan lätt ändra sorteringsordning och även ordningen mellan kolumnerna och kolumnbredden. Ändra sorteringsordning. Flytta pilmarkören till kolumnrubriken och klicka på rubriken för att sortera på den kolumnen i stigande ordning, klickar du en gång till på samma kolumn sorteras raderna i fallande ordning. Rubriken ändras till röd färg och en nedåtpil (\/) visas framför rubriknamnet. Fallande ordning visas med en uppåtpil (/\). Du kan sortera på vilken kolumn som helst. Flytta kolumner. Tryck och dra i kolumnrubriken så kan du flytta en kolumn till höger eller vänster. Du kan också ändra kolumnbredden genom att dra i en tänkt kolumnlinje som finns mellan kolumnerna (på samma sätt som man gör i Excel). Ändringarna ligger kvar även nästa gång du öppnar kundreskontran.

21 HANDBOK EKONOMI (FAKTURERING) 1.7 GOLFENS IT-SYSTEM Skriv ut kundreskontran Man kan skriva ut hela eller delar av kundreskontran, det vill säga fakturaförteckningen som visas på skärmen. Alla fakturarader skrivs ut och i stället för de färgkodade raderna skrivs fakturors status ut i klartext i en egen kolumn längst till höger. Skriv ut kundreskontralista. När du sökt fram ett urval eller visat alla rader i kundreskontran (fakturaraderna) trycker du på funktionknappen Skriv ut för att starta utskriften Skriv ut fakturan på papper När man skall skriva ut fakturorna kan det vara bra att skriva ut en bunt i taget och inte skriva ut fakturor med ett enda kommando. När du skriver ut flera fakturor på en gång kan du inte välja mellan Postgiro- eller Bankgiroblankett, det valet görs när man skapar fakturorna i GIT. Utskriften sker på den skrivare som ställts in under lokala inställningar som standardskrivare. Skriv ut årsfakturor. Börja med att söka fram outskrivna fakturor och t.ex. fakturor med efternamn inom ett visst intervall t.ex. Från A. till G.. etc. se exempel nedan. Du visar intervallet genom att trycka Starta sökning. För att skriva ut alla som du sökt fram trycker du knappen Skriv ut fakturor för alla. OBS! Tryck inte Skriv ut fakturor för alla om du har valt att Visa alla om du inte har en mycket stor och kraftig skrivare. Du kan beställa fakturablanketter hos din lokala pappershandel eller Strömbergs Förlag telefon

22 22 GOLFENS IT-SYSTEM HANDBOK EKONOMI (FAKTURERING) 1.7 Skriv ut markerade fakturor. Du kan också söka fram ett större antal men sedan bara skriva ut markerade fakturor genom att trycka Skriv ut fakturor för markerade. Du markerar flera fakturor genom att Ctrlklicka på de fakturarader du vill skriva ut (det finns tyvärr ingen fr.o.m. t.o.m. funktion med Skift-tangenten som brukligt i Windows) Enklast är att söka fram en delmängd och skriva ut dessa med Skriv ut fakturor för alla. Ange fritext på fakturan. När du tryckt på en av Skriv ut-knapparna visas en dialogruta där du kan ange en valfri texter att skriva ut på fakturans över- respektive nederkant. Texten skrivs dock ut med ganska liten stil på fakturan över resp under specifikationen.

23 Vår referens eller kassaanvändare. När man aktiverar kassafunktionen i EuroShop, kan man få fram kassaanvändare med funktionknapp F12. I dialogrutan kan man skapa nya, ändra eller radera kassaanvändare. Man väljer kassaanvändare genom att markera aktuell person och trycka Enter. Kassaanvändaren skrivs ut högst upp på kassakvittot och under Vår referens på fakturor HANDBOK EKONOMI (FAKTURERING) 1.7 GOLFENS IT-SYSTEM 23

24 24 GOLFENS IT-SYSTEM HANDBOK EKONOMI (FAKTURERING) 1.7 Exempel på hur en postgirofaktura kan se ur på papperskopian:

25 HANDBOK EKONOMI (FAKTURERING) 1.7 GOLFENS IT-SYSTEM 25 Om beloppet i talongdelen sitter någon millimeter fel upp eller ner kan man justera detta genom en ändring i EuroShops inställningsfil (euroshop.ini). Sök fram filen euroshop.ini (ligger normalt i C:\WINDOWS), och öppna filen. Filen innehåller många rader med olika inställningar, bläddra eller sök fram raden POSTGIRO respektive BANKGIRO med kommando Redigera Sök. Där står toppmarginal (TOP=10) och bottenmarginal (Bottom=10). Ändrar du TOP till 09 och Bottom till 11 så flyttar du upp texten 1 mm. Du måste starta om EuroShop när du har gjort en ändring i inställningsfilen euroshop.ini Skriv ut fakturakopia eller enstaka faktura Skriv ut fakturakopia. När har öppnat kundreskontran och sökt fram en eller flera fakturor, markerar du den faktura du vill skriva ut och klicka fliken Detaljer. Tryck sedan funktionsknappen Skriv ut och du får en dialogruta där du kan välja blankettyp, Neutral, Postgiro eller Bankgiro. Tryck OK för att starta utskriften på standardskrivaren. Denna möjlighet att välja fakturatyp (Postgiro eller Bankgiro) kan bara göras vid utskrift från detaljfönstret på en enstaka faktura. Den förvalda fakturatypen väljs redan vid fakturagenereringen i GIT.

26 26 GOLFENS IT-SYSTEM HANDBOK EKONOMI (FAKTURERING) FAKTURERING FÖR ANNAN ORGANISATIONSENHET Denna funktion används när man har ett separat bolag (t.ex. Golfklubben GOLF AB) som äger banan och fakturerar spelrätter och kapitalinsatser till medlemmarna till detta bolags separata redovisningssystem. Bolaget använder en egen EuroShopdatabas för sina ekonomitransaktioner som kundfakturor, leverantörsfakturor etc. helt skild från golfklubbens databas med egna varugrupper, moms och kontokopplingar via ett eget företag (firma) i EuroShop Connect. Bolagets EuroShop databas sätts upp på motsvarande sätt som databasen för klubben. Skapa en tom databas med lämpligt namn och lägg in artiklar o varugrupper för de avgifter som skall faktureras via Bolaget. Observera att här kan du inte synkronisera vare sig artiklar eller varugrupper med GIT. Bolagets EuroShop-databas är helt fristående GIT. De upplagda artiklarna=avgifterna får med största sannolikhet ett nr som avviker från det som finns i och klubbens EuroShop-databas. EuroShop sätter nya artikelnr vid nyuppläggning.

27 HANDBOK EKONOMI (FAKTURERING) 1.7 GOLFENS IT-SYSTEM 27 Du har nu åstadkommit följande: Avgift = Spelrätt bolaget Artikelnr 003 GIT databas Normalt synkroniserade Avgift = Spelrätt bolaget Artikelnr 003 Klubb- EuS databas Bolags- EuS databas Avgift = Spelrätt bolaget Artikelnr 124 När man nu startar fakturering i GIT till annan organisationsenhet så skall fakturorna hamna i bolagets EuroShopdatabas. Men eftersom GIT inte känner till vilket artikelnr Spelrätten har i denna databas måste vi hjälpa GIT på traven. Det gör vi genom att i klubbens EuroShop-databas på artikeln Spelrätt ange vilket nr som ska tillämpas för samma avgift i bolagets EuroShop-databas. Se nedan hur du åstadkommer detta: Artiklar i EuroShop I bolagets EuroShop databas skall en egen artikel med eget artikelnr skapas som motsvarar de GIT-artiklar som man vill fakturera, t.ex. Spelrätter. Priset på dessa artiklar används inte, dock skall den ha en egen varugrupp som styr konteringen till bolagets redovisningssystem. Skapa artikel i Bolagets databas. Öppna bolagets EuroShop databas och lägg in en ny artikel med kommando Artikel Artikel Ny. Artikelnummer sätts automatiskt av EuroShop. Ange Namn och den Varugrupp som skall användas för spelrättsavgifter i bolaget. Skriv gärna en kommentar i Info-1 fältet att artikeln skall användas via GIT. Texten Konto 3510 i bolaget kommer från informationsfältet Egenskap-1 för varugruppen, dock bara som information. Uppdatera artikel i klubbens databas. Man måste koppla ihop ordinarie GIT-artikel i klubbens databas med

28 28 GOLFENS IT-SYSTEM HANDBOK EKONOMI (FAKTURERING) 1.7 bolagets artikel. Öppna klubbens EuroShop databas och Visa artiklarna. Öppna den artikel i klubbens EuroShop-databas som skall motsvarar spelrätten i bolagets databas och tryck Ändra för att länka artikeln till bolagsartikeln enligt ovan. Skriv in det artikelnr som spelrättsartikeln har i bolagets databas i fältet Lev art-nr. De båda fälten under leverantör i nederkanten fylls i automatiskt när du trycker OK. På detta sätt finns det en länk från GIT-artikeln för årsavgiften till spelrättsavgiften i bolagets artikeldatabas Inställning i GIT I GIT finns ju en länk till vilken EuroShop databas man normalt använder. Nu måste man även ange en länk till bolagets EuroShop databas och ge länken ett eget namn, som sedan används vid faktureringstillfället. Skapa länk till en andra EuroShopdatabas. På samma ställe som den första länken finns, ligger också länk nr 2. Välj kommande Ekonomi Inställningar Kassa Bocka för rutan Aktivera fakturering av alternativ EuroShopdatabas. Sätt ett valfritt Namn på länken och bläddra fram bolagets EuroShop databas via nätverket. Se till att länken görs med s.k. UNC koppling d.v.s. \\server\sökväg\databas. Begreppet EuroShop-databas är inte en enskild fil utan namnet på en mapp som innehåller ett stort antal filer, som tillsammans utgör databasen. Använder man separata datorer i bolaget och klubben så pekar man EuroShop på varsin databas i respektive dator. Båda databaserna läggs på servern men under olika namn. Blanda inte ihop detta med enhetsövergripande försäljning, som är en helt annan funktion Tilldela/fakturera avgifter till annan organisationsenhet Man tilldelar avgifter på samma sätt som vanligt, d.v.s. det är ingen skillnad på hur man lägger in avgifterna på medlemmarna. Har man även avgifter som skall faktureras av klubben direkt måste dessa vara fakturerade eller inte tas med vid bolagsfaktureringen. Man kan inte fakturera avgifter till både klubben och bolaget samtidigt, så följaktligen fakturerar man enbart vissa avgifter vid bolagsfakturering. Vid själva faktureringen gör man som vanligt med att välja ut vissa medlemskapstyper, och sedan under Avgifter välja ut de avgifter som man har kopplat ihop under Eget urval av avgifter. Själva bolagsfakturringen anges med en bock i rutan Exportera fakturor till : xxxxxx, där xxxxxx är det namn som man gav länken i inställningsdialogen ovan. Fakturorna hamnar nu i bolagets EuroShop databas, och man får öppna bolagets EuroShop och där i kundreskontran skriva ut fakturorna och registrera betalningarna. Alla avgifter aktiveras automatiskt i GIT så ev krediteringar måste ske i EuroShop. Viktiga förbehåll