Fakturahantering företag till företag - En studie kring två olika tillvägagångssätt (Post&PDF)

Transkript

1 Institutionen för informatik Examensarbete i Informatik Kandidat Informationslogistik Fakturahantering företag till företag - En studie kring två olika tillvägagångssätt (Post&PDF) Författare: Alexander Edström Nathalie Jangå Handledare: Susanne Isaksson Termin: VT15 Kurskod: 2IL10E

2 Sammanfattning Att fakturera är något som alla företag måste göra för att tjäna pengar. Fakturering kan ske på flera olika sätt och det finns olika åsikter vad som är att föredra bland företag när det handlar om hantering av fakturor. Teorin menar på att använda sig av elektroniska faktureringssätt är mer effektivt än fakturering via traditionell post. Syftet med denna forskning var att ta reda på varför företag i Sverige år 2015 väljer att skicka, mottaga och hantera fakturor med post när det finns alternativa metoder som PDF via mail och vad det är som gör att företag inte byter från det ena förhållningssättet till det andra. Den teori som tas upp i uppsatsen är kommunikation i allmänhet och kommunikation mellan företag. Det kopplas till fakturering genom att när en faktura skickas sker en form av kommunikation mellan företag. Annan teori som tas upp är huvudämnet som är faktura och de två utvalda förhållningssätten traditionell postfaktura och elektronisk PDF-faktura. Vidare tas även förändringsarbete upp som är en stor del som måste tas hänsyn till om ett byte ska ske hos företag från den ena till den andra metoden, av post respektive PDF via mail, eller om något i den nuvarande metoden ska ändras. Metoden utgår från en induktiv och en deduktiv ansats, även kallad för abduktion. Detta görs med en kvalitativ insamlingsmetod i form av öppna individuella intervjuer. Informanter på de företag som har valts ut för intervjuer arbetar på företag med varierande storlek och inom olika branscher. I resultatet finns insamlad data presenterad från totalt sju olika informanter. Resultatet är uppdelat efter kategorier som berör ämnet fakturahantering. Resultatet visar på att de flesta företag mottager fakturor traditionellt via post även om det i vissa fall förekommer PDF-fakturor via mail. Det är uppdelat i hur stor grad företagen har försökt få till en förändring och fåtalet företag har inte räknat på vinster och förluster i samband med hantering av fakturor. När företag skickar ut fakturor är det mer jämt fördelat mellan de två metoderna och hur fakturan skapas sker också på olika sätt. Fakturor skickas, mottages och hanteras via post respektive PDF via mail på olika sätt beroende på olika beståndsdelar. Det kan bero på vilken kunskap som finns inom området, ekonomi, mål & vision och även kunskap inom förändringsarbete inom företaget. Att avgöra om den ena fakturahanteringsmetoden, utav post respektive PDF via mail, är bättre än den andra är svårt då mycket beror på vilka förutsättningar som finns inom företaget om vilket som ska användas.

3 Abstract To invoice is something that all companies must do to earn money. Invoicing can be done in several ways and there are different opinions in what is to be preferred among companies when it comes to handling invoices. However the theory argues, that the use of the electronic invoicing method is more effective than invoicing through traditional mail. The purpose of this study was to find out why companies in Sweden in 2015 choose to send, receive and manage invoices by when there are alternative methods as PDF through and what it is that makes companies not change from one approach to another. The theory which is discussed in the essay is communication and communication between companies. It is connected to the invoicing because when an invoice is sent, there is a form of communication between companies. Other theory discussed are the main topic which is the invoice and the two selected approaches which are traditional mail invoice and electronic PDF invoice. Furthermore, the essay also contains a change which is a matter of turn from one method to another or if any of the current methods should be changed. The method is based on an inductive and a deductive approach, also to term abduction. It is done with a qualitative collection method with individual and open interviews. Respondents in the companies, which have been selected for the interviews are working in companies of different sizes and in different industries. The result of the collected data is presented from a total of seven respondents. The result is divided into categories that relate to the topic, handling the invoice. The result shows that most companies receive invoices traditionally by a mail, in some cases PDF-invoices through is an option. It is divided in how far companies have tried to create a change. Most of the companies have not counted on the gains and losses associated with the handling of invoices. When companies send invoices they are more evenly distributed between the two methods and how the invoice is created is also done in different ways. Invoices are sent, received and handled through mail or PDF, it depends on different components. It may depend on knowledge of the topic, economics, goals & vision and also expertise in change management in the company. To determine if one invoice processing method, of mail and PDF through , is better than the other is difficult to say, since a lot depends on the conditions within the company.

4 Förord Efter tre års studier på CIL (Centrum för Informationslogistik) är c-uppsatsen det sista momentet för att erhålla kandidatexamen i informationslogistik. Den avslutande uppsatsen har varit givande då flertalet olika moment har genomförts i allt från val av ämne, problemformulering, litteratursökning, intervjuer till analys och slutsats. Vi vill tacka vår handledare Susanne Isaksson för hennes engagemang kring vårt arbete. Susanne är en stor anledning till att vi har kommit till denna punkt. Vi vill också tacka alla personer på de företag vi har arbetat med och fått intervjua för att kunna skapa denna uppsats. Ljungby, Maj 2015 Alexander Edström & Nathalie Jangå

5 Innehåll 1 Introduktion Inledning/bakgrund Tidigare forskning Problemformulering Syfte och frågeställning Avgränsning Målgrupp Disposition 9 2 Teori Kommunikation Kommunikation mellan företag Faktura Traditionell postfaktura Elektronisk PDF-faktura Förändringsarbete Teorisammanfattning 14 3 Metod Vetenskaplig ansats Datainsamling Urval Genomförande Analys Validitet och tillförlitlighet Etiska överväganden 19 4 Resultat Mottagande av fakturor Förmedling av fakturor Vinster och förluster i samband med inkommande och utgående fakturor Lagring av inkommande och utgående fakturor Intervjusammanfattning 23 5 Diskussion Resultatdiskussion Metodreflektion 28 6 Avslutning Slutsats Förslag till fortsatt forskning 30 Referenser 31

6 Bilagor 34 Bilaga 1 Intervjufrågor 34

7 1 Introduktion I introduktionskapitlet kommer ämnet informationslogistik att beskrivas samt vad som ligger till grund för vad studien undersöker. Tidigare forskning i ämnet behandlas i form av vetenskapliga artiklar och uppsatser. Problemformulering, syfte & frågeställning, avgränsning och målgrupp presenteras också. Avslutningsvis ges en disposition över uppsatsen och vad de olika rubrikerna innehåller. Informationslogistik är ett ämne som under 2000-talet har utvecklats i allt snabbare takt (Combitech, 2015). Information är ett ämne som hela tiden finns omkring oss och alltid har gjort. Att hantera information på ett mer tidseffektivt sätt kan skapa förutsättningar för ekonomisk vinning. Problemet med information och informationslogistik idag är att den inte är på rätt plats vid rätt tidpunkt. Det kan också finnas för lite utav den, så kallad informationsbrist men även för mycket utav den, så kallat informationsöverflöd. Eftersom det finns information överallt i världen finns det även inom olika delar på företag vilket gör att informationslogistiker kan vara involverad i arbeten på olika avdelningar i olika branscher då huvudfokus ligger på informationen och hur den hanteras. (CIL, 2015) Definitionen utav informationslogistik: Hantera informationsflöden så rätt information kommer till rätt person på rätt sätt i rätt tid på rätt plats och till rätt kostnad. (CIL, 2015). Att fakturera är något som alla företag gör när de säljer produkter och eller tjänster. En faktura innehåller nödvändig information för att mottagaren ska kunna genomföra en betalning utifrån den produkt och eller tjänst som har införskaffats (Skatteverket, 2014). Förmedling av fakturor företag till företag som också benämns Business-to-Business (B2B) kan göras på flera olika sätt där vissa är mer fördelaktiga än andra. 1.1 Inledning/bakgrund Ämnet som valts är i högsta grad aktuellt då det finns olika åsikter om vilket sätt som är att föredra vid hantering av fakturor. I en artikel i Computer Sweden menar Lindström (2012) på att användningen av e-fakturor inte går så fort fram som förväntat. Detta för att det inte finns några standarder för hur fakturor ska skapas, förmedlas och hanteras. Enligt artikeln använder sig 7 av 10 företag upp till ca 90 % av pappersfakturor oberoende av vilken storlek företaget har. Zirn (2015) tar i sin artikel upp att IT-ministern i Sverige vill förbjuda pappersfakturor i den offentliga sektorn. Detta på grund av ett EU-direktiv som inom tre år säger att myndighetsorganisationer i EU-länderna ska kunna ta emot e-fakturor efter en speciell standard. Det visar ytterligare på att ämnet är högst aktuellt. Olofsson (2014) visar på olika fördelar med e-faktura och att det är något som går starkt framåt i utvecklingen. Han tar upp att flera företag överväger att gå över till e-faktura men det krävs utveckling inom området för att det ska fungera optimalt. 5 (37)

8 Ur ett informationslogistiskt perspektiv innebär det fler moment att behandla fakturor när de skickas via postvägen jämfört med e-post. Detta stöds av teori som visar att det är mer tidseffektivt att skicka fakturor via e-post jämfört med traditionell post. Tidigare forskning visar att ämnet har behandlats i olika former där för och nackdelar med olika elektroniska faktureringssätt tas upp mellan företag. Elektronisk faktura och pappersfaktura jämförs även mellan företag och privatperson. 1.2 Tidigare forskning Nedan följer vetenskapliga artiklar och uppsatser som visar på vad det finns för tidigare forskning inom området fakturahantering med post respektive elektroniskt, som är det område vi ska undersöka. Författarna visar på utvecklingen för elektronisk fakturering men också för- och nackdelar med respektive faktureringssätt. Fernströms (2006) kandidatuppsats tar upp fördelar och nackdelar med elektronisk fakturering. Fernström (2006) riktar sig mot företag som använder sig av en eller flera elektroniska faktureringsmetoder. Berez & Sheth (2007) tar i sin artikel upp att utvecklingen inom området går sakta framåt, det vill säga att elektronisk fakturering ökar. Hindret i denna process är att företag i större utsträckning måste se fördelarna med elektroniskt faktura och därtill eliminera pappersanvändandet vilket även Sawrup (2013) tar upp i sin artikel. Skickas fakturorna elektroniskt kan de bli behandlade fortare och finns det några fel i fakturan går detta snabbare att rätta till (Berez & Sheth, 2007). Enligt Berez och Sheth (2007) kommer kostnaderna att minska markant med ett fungerande elektroniskt fakturasystem. Kaplan (2001) och Cotteleer, Cotteleer & Prochnow (2007) menar att enorma summor pengar går att spara genom att använda sig av elektronisk fakturering. Kaplan (2001) säger att besparingar då kan ske i form av minskning av arbetskraft, porto, papper och utrustningskostnader. Dock bör inte företag förvänta sig att se resultat direkt eftersom området anses vara outvecklat (Kaplan, 2001). Cotteleer, Cotteleer & Prochnows (2007) forskning tar upp fyra utmaningar med elektroniskt fakturering. Det är systemintegration, förändring av verksamhet, säkerhet kring fakturor och att det även finns en osäkerhet om övergång till elektronisk faktura kommer att löna sig i längden. Osäkerheten kring fakturor styrks av Sawrup (2013) som menar att det kan finnas motstånd till att ge ut information i form av bankkontouppgifter till mottagande företag av fakturan, trots att dessa uppgifter även ges när fakturan skickas via post. Sawrup (2013) nämner också att personer inom företag med en högre befattning känner oro kring säkerheten med elektronisk faktura och flera väljer därför att förlita sig på pappersfakturan för att se om den är betald eller inte. Flera företag kräver också att en fysisk kopia kan presenteras för att göra godkännandet av betalningen möjlig (Sawrup, 2013). 6 (37)

9 Cotteleer, Cotteleer & Prochnows (2007) nämner att framtidens B2B betalningar kommer att ske via det elektroniska formatet men att en standard måste upprättas så att alla system kan behandla alla sorters filer. Detta är viktigt för att fakturan ska kunna bli processad direkt och utan några hinder. Uppfylls inte detta är risken stor att fakturering via post består hos flera företag. Fungerar elektronisk fakturering tillfredsställande för alla parter kan det skapa bättre relationer med kunderna (Cotteleer, Cotteleer & Prochnow, 2007). 1.3 Problemformulering Inom det område som vi har tänkt studera finns det som ovan nämnts en del vetenskapliga artiklar och uppsatser som belyser problemområdet. Vi anser att det saknas kunskap och forskning om varför företag i Sverige år 2015 fortfarande till största del skickar, hanterar och mottager sina fakturor via postvägen när det finns teori som visar på att det inte är tidseffektivt. I Fernströms (2006) uppsats beskrivs fördelar och nackdelar med att skicka fakturor elektroniskt, uppsaten tar inte upp något om den traditionella postgången och inga jämförelser görs med densamma. Byström & Lund (2006) tar i sin kandidatuppsats upp varför elektroniska fakturor inte används i större utsträckning, men där tittar de på sambandet företag till konsument. I de vetenskapliga artiklarna belyser Berez & Sheth (2007), Kaplan (2001), Cotteleer, Cotteleer & Prochnow (2007), Sawrup (2013) elektroniska fakturor men det är ingen som specificerar sig på elektroniska PDF-fakturor och jämför dem med pappersfakturor via den traditionella postgången. 1.4 Syfte och frågeställning Syftet med denna forskning är att ta reda på varför företag i Sverige år 2015 väljer att skicka, mottaga och hantera fakturor med post när det finns alternativa metoder som PDF via mail och vad det är som gör att företag inte byter från det ena förhållningssättet till det andra. Följande frågeställning har utformats: Varför skickas, mottages och hanteras fakturor företag till företag (B2B) med post respektive PDF via mail i Sverige och vad är det som avgör vilket förhållningssätt som används? 7 (37)

10 1.5 Avgränsning Vi har i denna undersökning valt att avgränsa oss till fakturering och fakturahantering mellan företag i Sverige. Inom företagen har vi valt att avgränsa oss till personer som arbetar dagligen med fakturahantering eller personer som har makt att påverka hanteringen av fakturor exempelvis ägare eller VD. Sverige har valts som område för att vi inte har funnit någon tidigare undersökning om detta i just Sverige. Det finns olika faktureringssätt, vi har valt att begränsa oss till traditionell postfaktura och faktura som PDF skickat via mail. Anledningen till att dessa två tekniker har valts är för att de två välkända faktureringssätt och vanligt förekommande när företag fakturerar varandra. 1.6 Målgrupp Målgruppen för denna forskning är studenter och forskare som är intresserade av ämnet fakturering och de två olika faktureringssätten postfaktura och PDF-faktura via mail. Forskningen ska ge en fördjupning i varför det ena eller andra förhållningssätt är att föredra vid fakturering. Uppsatsen riktar sig också mot företag som fakturerar och mottager fakturor från andra företag vilket företag gör för att få in pengar. Inom företagen är det främst de personer som är ägare och vill göra ekonomisk vinning eller de anställda som dagligen arbetar med det och vill ha en minskad arbetsbelastning. Forskningen riktar sig också till företag som har höga kostnader i deras fakturahantering när det gället både inkommande och utgående fakturor. Denna uppsats kan hjälpa till med att ta beslut över vilket faktureringssätt som ska användas. 8 (37)

11 1.7 Disposition Vidare kommer uppsatsen att vara uppdelad i olika rubriker enligt en akademisk mall för kandidatuppsatser. Teori Teorikapitlet innehåller relevant teori som har använts till analys- och diskussionskapitlet. Den börjar på en övergripande nivå vad kommunikation är för att sedan specificeras gällande faktura som ämne och de två valda metoderna för att förmedla en faktura. Metod Metodkapitlet innehåller olika begrepp så som vetenskaplig ansats, datainsamling, urval, genomförande, reliabilitet och validitet, detta för att följa de ramar som gäller för en kandidatuppsats. Resultat Resultatkapitlet innehåller insamlad data från intervjuerna som har tolkats och presenteras. Den insamlade data analyseras sedan med hjälp av teorin. Diskussion I diskussionskapitlet tas olika reflektioner upp angående resultatet av studien. Dessutom diskuteras den valda metoden och vad som kunde gjorts annorlunda. Avslutning I det sista och avslutande kapitlet finns en slutsats över studien och förslag till fortsatt forskning. Referenser De referenser som har använts i arbetet presenteras i bokstavsordning under detta kapitel. Bilagor Bilagor i form av intervjufrågor och finns att tillgå i slutet av uppsatsen. 9 (37)

12 2 Teori Nedan presenteras den teori som anses vara relevant för uppsatsen. Teorin presenteras först på en övergripande nivå med vad kommunikation är för att sedan går ner på djupet över vad en faktura är och beskrivning av de två valda faktureringsformerna. Teorin som tas upp nedan är relevant för forskningen eftersom att fakturera är en form av kommunikation och det är vanligt förekommande mellan företag. Därför bör processen kommunikation beskrivas och även kommunikation mellan företag. Att teori om faktura och de två olika faktureringssätten (postfaktura och PDF-faktura via mail) finns med i uppsatsen är en självklarhet då det är huvudämnet. Till sist beskrivs teori om förändringsarbete eftersom resultatet visade sig innehålla information om att förändringsarbete är en anledning till att företag inte byter faktureringssätt. 2.1 Kommunikation Kommunikation definieras enligt Jacobsen & Thorsvik (2008) en process där personer eller grupper utväxlar information. (s 295). Processen är dubbelriktad vilket innebär ett utbyte av information mellan sändare och mottagare. Huvudaktörerna är sändare och mottagare där information ska förmedlas mellan de två (Heide, Johansson & Simonsson, 2005). Processen är uppbyggd i tre olika steg, sändare, meddelande och mottagare som visas i figur 2.1 nedan. Det första steget i processen är att ha en intention om att skapa något exempelvis en faktura, men också själva skapandet. Det andra steget är att sända den via en kommunikationskanal. I tredje och sista steget tar mottagaren emot det som har skickats och tolkar det. En faktura innehåller data som tolkas till information och utväxlas mellan två grupper (Falkheimer, 2001). Falkheimer (2001) anser att kommunikation, om det görs på ett effektivt sätt, är ett av de viktigaste styrmedlen i företag idag. Att uppnå bra kommunikation i företag innebär inte enbart att nå ut med rätt information utan även att ta del av den information omvärlden ger. Den informationen bör sedan tas in och behandlas på ett bra sätt för att hålla företag ständigt uppdaterade och därmed kunna följa med i den utveckling som ständigt sker (Falkheimer, 2001). Figur 2.1 En enkel kommunikationsmodell (Bild bearbetad ifrån Falkheimer, s.35). 10 (37)

13 2.2 Kommunikation mellan företag Ett företag kan vara uppbyggt på flera olika sätt, funktionsbaserad-, marknads- och matrisstruktur är tre vanligt förekommande. Funktionsbaserad struktur är uppbyggd hierarkiskt efter olika positioner. Marknadsstruktur är uppbyggd efter olika arbetsområden och matris är en blandning utav tidigare nämnda strukturer. Inom företag finns det alltid någon form av hierarki där någon måste ta beslut (Jacobsen & Thorsvik, 2008). Kommunikation förekommer i och mellan företag och mellan dess anställda som har olika befattningar. Kommunikation kan delas in i två grupper, intern- och extern kommunikation. Intern kommunikation är något som sker inom organisationen mellan exempelvis anställda och den kommunikationen kan ske med olika medel, vanligast är telefonsamtal, e-post, chat och framförallt används metoden att kommunicera ansikte mot ansikte till stor del (Erikson, 2002). Finns det ingen intern kommunikation blir det svårt för företaget att existera. Den interna kommunikationen kan delas upp i tre olika områden: hierarkisk kommunikation, mediekommunikation och informell kommunikation. För att den interna kommunikationen ska fungera tillfredställande är det viktigt att dessa tre områden fungerar och samverkar med varandra. Finns det många anställda inom ett företag förekommer det också flera olika nivåer som kommunikationen ska ta sig igenom och då kan det ta lång tid för den att nå fram till rätt person. Är det däremot få anställda går det snabbare för kommunikationen att nå fram då den inte behöver passera flera olika personer (Falkheimer & Heide, 2007). Extern kommunikation är något som sker när ett företag kommunicerar utåt med en intressent och exempel på det kan vara en privatperson eller ett annat företag. Den externa kommunikationen kan skapa mervärde beroende på hur den ser ut och öka värdet för nuvarande- och potentiella kunder. Hur företag kommunicerar externt kan bero på intressenterna och vad de har för krav på hur kommunikationen ska se ut. Mellan företag kommuniceras det på olika sätt beroende på olika förutsättningar hos de olika företagen som till exempel ekonomi, vision och mål (Erikson, 2002). Vanliga kommunikationsmedel eller kommunikationskanaler är e-post, telefon, brev, formella rapporter och videokonferenser. Med de här olika kommunikationsmedlen förmedlas informationen olika snabbt och i olika grad (Jacobsen & Thorsvik (2008). En faktura som förmedlas mellan två företag går igenom både den interna och externa kommunikationen, det vill säga att den förmedlas mellan företag och den förmedlas inom det mottagande företaget. Kommunikationskanalerna kan skapa olika former av problem och ett av dem är att kanalen överbelastas. Med det menas att mer information än vad som kan hanteras kommer mottagaren tillhanda och det som tas emot hinner inte hanteras i tid. Andra problem som kan uppstå, beroende på vilken kommunikationskanal som har valts, är att det som ska sändas inte passar i just det mediet. Det kan ta lång tid att få respons tillbaka eller att det är många olika personer inblandade i mediet och därmed kan information förändras eller försvinna. (Jacobsen & Thorsvik (2008). 11 (37)

14 2.3 Faktura En faktura är ett krav på en betalning i skriftlig form utformad via dator eller för hand som skickas till en köpare och uträttas av en person eller ett företag som har sålt en produkt eller tjänst. För att en faktura ska vara korrekt och att en betalning ska kunna göras av mottagaren måste vissa uppgifter finnas med. Uppgifter som ska finnas med är fakturanummer, ordernummer, referens, datum för utfärdandet av fakturan, vem fakturan är till, vad det är som har sålts så att mottagaren vet vad som ska betalas, eventuell moms, en slutsumma, fullständiga uppgifter om leverantören, fullständiga uppgifter om köparen, finns det någon F-skattsedel, när fakturan ska vara betald samt övriga villkor. Att fakturera är viktigt för företag som säljer produkter och tjänster för att de ska få in sina pengar. Det är också en skyldighet att enligt lag hantera sina inkommande och utgående fakturor efter en specifik metod. Metoden kallas bokföring och där hanteras en rad olika moment för att den ska vara korrekt. Vanliga aktiviteter i bokföring är sortera, stämpla, kontera, registrera och förvara fakturan. Att snabbt få in pengar gynnar leverantören då det ger bättre förutsättningar för god likviditet. Hur snabbt mottagaren ska betala fakturan görs upp vid skapandet av ordern eller om det finns avtal mellan parterna sedan tidigare (Belfrage- Carlberg 2003). Att förmedla en faktura från ett företag till ett annat (B2B) kan göras på olika sätt. Exempel på sätt som det går att fakturera på är traditionell pappersfaktura via post eller pappersfaktura via fax. Det finns också en rad olika elektroniska faktureringsmöjligheter så som PDF-faktura via mail, EDI-faktura och e-faktura. I detta teoriavsnitt kommer endast två utav dessa sätt att tas upp och beskrivas mer ingående. Detta för att forskningen endast tar upp dessa två metoder för förmedling av faktura och därmed ses övriga metoder inte är relevanta. De två sätten som behandlas här är att fakturan förmedlas med den vanliga postgången eller som en elektronisk PDF-faktura via mail (Fredholm, 2002). I den form som fakturan mottages ska den också sparas. Det vill säga, kommer fakturan via traditionell post är det originalfakturan och den måste sparas. Kommer fakturan via är det originalfakturan och det är den som måste sparas (Dykert, Ivarsson & Widman, 2002). 2.4 Traditionell postfaktura En traditionell faktura som skickas med posten kan skapas på olika sätt, den kan skrivas för hand eller skapas i en dator, antingen manuellt eller i ett program. Fakturan placeras sedan i ett kuvert som i sin tur frankeras och lämnas in för postutdelning. Mottagande företag får sedan posten till sig efter ca 1-3 dagar och då sorteras kuvertet för att skickas till rätt avdelning och sedan öppnas. Vill mottagande företag ha fakturan i sitt interna datasystem måste den komma in i datorn på något sätt och det kan göras genom scanning eller manuellt i form av att alla uppgifter knappas in (Fredholm, 2002). Att använda sig av traditionell postfaktura har enligt Sawrup (2013) sina fördelar i form av att osäkerheten med internet hos flera leverantörer är stor. De hävdar att det är säkrare att bankkontouppgifter och övrig information som är känslig finns på ett papper i fysisk form. Cotteleer, Cotteleer & Prochnow (2007) menar på att en fördel med postfaktura är att det inte behövs avancerade system som kräver underhåll, utbildning och kostar pengar. Att 12 (37)

15 skapa en faktura manuellt och skicka med posten är något som är lätthanterligt (Cotteleer, Cotteleer & Prochnow 2007). Postfakturan är starkt rotad och en fördel för den är att övergångar till elektroniska system kräver förändring inom organisationen vilket kan vara en osäkerhet (Sawrup, 2013) 2.5 Elektronisk PDF-faktura Elektronisk PDF-faktura via mail är en motsvarighet till traditionell postfaktura. PDFfaktura är en förenklad form av EDI-faktura och det är en helhetslösning där företags system är integrerade med varandra och allt kan göras i detta system, exempelvis fakturering och beställning av produkter eller tjänster. Systemen är ofta dyra att investera i och för att det ska fungera behöver företag använda samma standarder, vilket de i dag inte alltid gör. Elektronisk PDF-faktura är en typ av EDI-lösning i en förenklad form men ändå inte lika kostsam att införskaffa. Skillnaden med elektronisk PDF-faktura jämfört med en EDI-lösning är att det mesta arbete fortfarande sker manuellt. Fakturan som ska skickas skapas manuellt antingen i datorn eller genereras den av ett system. Den skickas sedan med mail till mottagaren där den tas emot av det företag som ska betala. Hos mottagande företag läggs den in i det interna systemet för betalning. Med hjälp av en EDI-lösning sker allt detta automatiskt (Fredholm, 2002). PDF står för Portable Document Format och är ett filformat som kan ses i alla datorer med ett förhandsvisningsprogram eller med gratisprogramvaran Acrobat Reader (Adobe, 2015). Att skapa PDF-filer görs relativt enkelt med diverse olika program i datorer (Jakobsson, 1998). Enligt Kaplan (2001) är införandet av elektroniskt PDF-faktura ett sätt att effektivisera hela processen av fakturahantering vilket kan leda till minskade kostnader för företag. Att ta bort postfakturan helt innebär besparingar för företag i form av minskad arbetskraft men även besparingar i form av porto, papper och utrustningskostnader (Kaplan, 2001). En viktig del i detta är att dessa minskade kostnader innefattar både avsändare och mottagare av fakturan (Fredholm, 2002). Detta leder också till enligt Berez & Sheth (2007) att fakturor kan behandlas allt snabbare och skulle fel i fakturan upptäckas går de fortare att ändra genom elektronisk faktura. Den information som en faktura innehåller kan genom elektroniskt fakturahantering registreras vi ett tillfälle för att sedan återanvändas vilket sparar tid och pengar (Fredholm, 2002). 2.6 Förändringsarbete När det ska införas ett nytt system eller ett nytt förhållningssätt i ett företag för exempelvis fakturahantering sker det någon form av förändringsarbete. Det är alltså något som ska göras på ett nytt sätt mot vad de anställda är vana vid (Angelöw, 2011). När förändringar ska genomföras är det huvudsakliga att samtidigt se till att den vanliga driften fortsätter. Många företag kan inte lägga ner och sluta med en viss arbetsuppgift bara för att en förändring ska ske. Det gäller dagliga uppgifter som måste göras för att företaget ska 13 (37)

16 existera. När en förändring i ett företag blir till förändras också positionerna i företaget, det är någon som får mer makt medan någon får mindre (Jacobsen & Thorsvik, 2008). Det finns olika sätt att förändra och flera anledningar till varför en förändring sker. Den kan vara planerad, det vill säga att det finns bestämda mål som ska uppnås och då måste vissa speciella aktiviteter genomföras. Det finns också andra förändringar där individer handlar för sig själva och söker egen vinning. Det kan också ha med mål som önskas uppnås men det är mer på det personliga planet (Jacobsen & Thorsvik, 2008). När en förändring ska göras finns det ofta någon form av motstånd, framförallt när något helt nytt ska implementeras. Att det blir motstånd mot en förändring är en naturlig mänsklig reaktion då det inte finns någon förberedelse på det (Angelöw, 2010). När en förändring förmedlas går mottagaren igenom flertalet olika faser innan förändringen har accepterats. Det finns flera olika orsaker till att människan inte tycker om förändring, fem utav dem är; Fruktan för det okända, Krav på nyinvesteringar, Sociala band bryts, Extraarbete (under en period) och Maktrelationer förändras. En viktig del i minska förändringsmotstånd är att låta de som ska använda sig av förändringen vara med och deltaga i utvecklingen av det nya som ska användas. Det finns också andra sätt att lyckas med en förändring och stöta på minimalt motstånd och det är att utvecklingen sker i så pass små steg att förändringen görs över en längre period. Det är något ytterst litet som förändras och de som är med om förändringen störs därmed inte av det (Jacobsen & Thorsvik, 2008). 2.7 Teorisammanfattning En faktura är ett krav på en betalning i skriftlig form som gör att företag får in pengar, vilket behövs för att verksamheten ska fungera (Belfrage-Carlberg, 2003). Fakturor finns i flera olika former och det kan vara traditionell pappersfaktura som skickas via posten eller PDF-faktura som skickas via mail. Ett annat exempel på pappersfaktura är att den istället skickas via fax. Det finns även andra exempel på elektroniska fakturor i form av e-faktura och EDI-faktura (Fredholm, 2002). Fakturor som skickas når i de flesta fall en mottagare och ska därmed behandlas. Detta görs med en metod kallad bokföring och det finns enligt lag en skyldighet att följa bokföringslagen som näringsidkare (Belfrage-Carlberg (2003). När det ska bytas till ett nytt förhållningssätt i hur fakturahanteringen används sker någon form av förändringsarbete. Det vill säga att någon del eller hela processen förändras och ett eller flera moment ska utföras på ett annat sätt mot vad tidigare gjorts (Angelöw, 2011). Att skicka en faktura är en form av kommunikation som sker mellan företag och det är något som görs från en sändare till en mottagare (Heide, Johansson & Simonsson, 2005). När kommunikation utövas går den enligt Falkheimer (2001) igenom en kommunikationsprocess i tre olika steg. Där sändare formulerar ett budskap, skickar det genom en kommunikationskanal och mottagaren tar emot meddelandet för avkodning (Falkheimer, 2001). Olika kommunikationskanaler som är vanliga mellan företag (extern kommunikation) och inom företag (intern kommunikation) är brev, e-post, telefonsamtal, formella rapporter och videokonferenser (Jacobsen & Thorsvik 2008). 14 (37)

17 3 Metod Det metodologiska angreppsätt som har använts för denna forskning beskrivs nedan. 3.1 Vetenskaplig ansats Metod beskriver hur data och information samlas in för att det ska vara en vetenskaplig rapport. Utgångspunkten är två ansatser, induktiv och deduktiv (Jacobsen, 2011). En kombination mellan induktiv och deduktiv ansats är den strategi denna forskning har utgått ifrån. Att undersöka något med öppna intervjuer kan ge vilka svar som helst och därmed undersöks något induktivt, målet med undersökningen var att få fram ny information. Att använda sig av en induktiv ansats innebär enligt Jacobsen (2011) att undersökaren går ut och inte har några förutfattade meningar. Enligt Jacobsen är det något som i stort sett är omöjligt, vilket kan göra det svårt att vara helt induktiv i sin ansats. Att vi även använt oss av en deduktiv ansats var för att vi ville ha en viss kunskap inom området innan intervjuerna genomfördes. Detta för att kunna vara förberedda och få ut så rik information som möjligt vid intervjutillfällena. Att studera teori och förbereda sig inom ämnet gjordes för att den insamlade datan skulle vara relevant för forskningen, vilket även stöds av Jacobsen (2011). Att endast använda sig av en deduktiv ansats kunde gjort att den data som samlats in blivit begränsad eftersom frågor, medvetet eller omedvetet, vinklats efter det vi ville ta reda på och det kunde gjort det svårare att få fram ny information. Att kombinera dess två ansatser kallas för abduktion (Patel & Davidson, 2011). Det är alltså denna ansats vår undersökning utgår från. 3.2 Datainsamling När data och information ska samlas in finns det två tillvägagångssätt att använda sig av. Dessa är kvalitativ och kvantitativ ansats. Den kvantitativa ansatsen används när forskaren inte vill gå på djupet vid framtagning av data utan istället vill nå ut med sin undersökning till många objekt som kan svara på frågorna och på så vis få in en större mängd svar. Kvalitativ ansats är en datainsamlingsmetod som syftar till att ta fram djupgående data och huvudsyftet är inte att generalisera utan söka förklaringar till problemet. Detta kan ske genom öppna intervjuer, enkäter och observationer. (Jacobsen, 2011). I denna forskning har data samlats in genom den kvalitativa ansatsen i form av öppna, individuella intervjuer, ansikte mot ansikte. Enligt Jacobsen (2011) anses det att en bättre kontakt skapas när två personer sitter ansikte mot ansikte och genomför intervjun. Intervju har gjorts för att vi vill förstå problemet på en djupare nivå och anledningen till varför det är som det är och inte endast hur det är. Vi har försökt uppnå en öppenhet i intervjuerna för att få fram så detaljerad data som möjligt. Intervjuerna har genererat stor datamängd som därmed kan bli svårhanterlig vilket kan leda till att viktig information går förlorad. Den kvalitativa metoden som vi har använt oss av ansåg vi passade bra för ändamålet eftersom det vi har undersökt var ett oklart problemområde, där det saknades kunskap om varför det är som det är. Genom att göra på detta sätt anser vi att 15 (37)

18 datainsamlingen har varit tillräcklig för att kunna genomföra forskningen och komma fram till en slutsats i problemet. 3.3 Urval Enligt Jacobsen (2011) finns det olika urvalsmetoder av informanter gällande öppna intervjuer. Den metod vi har använt oss av benämns information. Det går ut på att undersökarna på egen hand väljer ut vilka som ska intervjuas. De företag som kommer att väljas ut finns i Sverige och använder sig av antingen post eller PDF som en av sina faktureringsmetoder. De utvalda personerna inom företagen i undersökningen har kunskap inom området fakturahantering vilket de arbetar med dagligen. Informanter som har makt att påverka och genomföra en förändring inom företaget har också intervjuats för att få deras syn på problemet. Sammanlagt har vi genomfört fem intervjutillfällen med totalt sju informanter, de är följande: Företag 1 med ca 400 anställda där ekonomiassistent (informant 1) samt ekonomichef (informant 2) har intervjuats och de arbetar dagligen med fakturering i olika former. Företag 2 med ca 20 anställda där ekonomichef (informant 3) och ägare (informant 4) har intervjuats och de arbetar med fakturering samt att ägare har rätt att ta olika beslut om sitt företag. Företag 3 med 8 anställda, VD:n (informant 5) har intervjuats och bestämmer över företaget, det är ett mindre företag där VD:n sköter faktureringen. Företag 4 med ca 150 anställda, säljare har intervjuats (informant 6). Denne arbetar inte direkt med fakturering, men har stor insyn i hur faktureringen går till och arbetar mycket med förbättringsarbete i företaget. Företag 5 med ca 50 anställda där ekonomichef (informant 7) har intervjuats som arbetar med fakturering men har ingen makt i att ta beslut om en förändring av fakturahanteringen. 3.4 Genomförande Vi har genomfört studier av flera företag, enligt Jacobsen (2011), små N-studier vilket innebär att undersökaren endast väljer ut ett fåtal objekt att intervjua, i de flesta fall mellan Enheter har valts ut från olika sammanhang, i detta fall från flera olika organisationer. Intervjuerna har genomförts på fem företag. De frågor vi har använt som grund för intervjuerna finns att se i bilaga 1. Intervjuerna har spelats in via inspelningsfunktion på mobiltelefon för att data inte ska gå förlorad. Anteckningar har förts till viss del för att hålla reda på ungefär vad som sägs vid vilken tidpunkt för att med fördel kunna navigera i det inspelade materialet. Intervjuerna pågick i ca 1 timme, Jacobsen (2011) menar på att för långa intervjuer innebär att koncentrationen försämras 16 (37)

19 både hos undersökaren och intervjuobjektet. Ett riktmärke enligt Jacobsen (2011) är att hålla sig mellan en och två timmar. Samtidigt som för korta intervjuer inte genererar den mängd data som behövs (Jacobsen, 2011). Intervjuobjekten har valts ut efter vilka arbetsuppgifter, positioner och ansvar personerna har inom företaget. Olika ansvar kan vara att ta emot och betala fakturor samtidigt som de skickar ut fakturor till andra företag. Det har också inkluderat personer som har makt att ta beslut inom detta område på företagen. 3.5 Analys Det insamlade datamaterialet har analyserats utifrån Jacobsens (2011) analyseringsmetod för insamling av kvalitativ data, metoden är uppbyggd i tre olika delar där varje del i sig består av olika steg. De tre olika delarna är beskrivning, kategorisering, kombination. I den första delen som benämns beskrivning handlar det i huvudsak om att gå från rådata till annoterad data (Jacobsen, 2011). Alla intervjuer fanns sedan tidigare sparade på mobiltelefon med tillhörande anteckningar. Det första steget innebar att renskriva varje intervju för sig och detta gjordes genom att lyssna på vad som sades för att sedan skrivas ned i ett worddokument. Det andra steget kategorisering handlar om att intervjuerna studeras mer djupgående och kategoriseras (Jacobsen, 2011). I detta steg har intervjuerna lästs igenom ett flertal gånger för att se likheter och olikheter mellan vad olika informanter har sagt. På så vis har vi också hittat olika teman att ha som utgångspunkt när resultatet sedan ska analyseras med hjälp av teorin. Detta har gjort att vi har fått en bättre överblick över det insamlade materialet. I den tredje delen benämnd kombination eftersöks samband mellan insamlad data från de olika informanterna. Det går till så att den sedan tidigare kategoriserade data har markerats beroende på vem eller vilka som har sagt vad (Jacobsen, 2011). Kategorierna har sedan tidigare plockats ut och när exempelvis informant 1 har sagt något som stämmer överens med någon av de utplockade kategorierna har vi markerat en 1:a i den kategorin. Detta har gjorts med alla intervjuer och på så vis har vi fått en sammanställning över vilka informanter som har sagt vad och vad de olika informanterna tycker. 3.6 Validitet och tillförlitlighet För att ta reda på hur goda slutsatserna i undersökningen är bör en granskning av validitet och tillförlitlighet genomföras. Validitet kan delas in i intern- och extern giltighet. Intern giltighet handlar om att ta reda på om undersökningen gett svarar på det man vill få svar på medan extern giltighet innebär att ta reda om det går att generalisera undersökningen. Tillförlitlighet innebär att ta reda på om insamlad data går att lita på (Jacobsen, 2011). 17 (37)

20 Vi anser att den interna giltigheten är bra eftersom vi har valt att intervjua personer som arbetar med ämnet dagligen. Vi har även valt att intervjua ägare eller personer som har en högre hierarkisk position med beslutsrätt som innebär att de kan vara med och påverka en förändring i företaget. Data som samlats in har i undersökningen gjorts genom förstahandskällor. Vi anser att det har varit viktigt att informanterna har funnits nära det undersökta ämnet, detta styrks av Jacobsen (2011) som menar på att ju längre ifrån ämnet informanterna är desto större risk finns det att det lyssnas mycket på vad andra har sagt och sanningen blir felaktig. Vi anser också att viljan att ge rätt information har varit god då undersökningen har varit helt anonym och informanterna har visat stor vilja att delta eftersom de ansett att det har varit ett viktigt område att studera. Att informanterna har visat stor vilja tycker vi visar sig genom att det har tagit sig tid omgående för intervjuer efter en första kontakt, men känslan har ändå inte varit att intervjuobjekten vill få intervjun överstökat så snabbt som möjligt. Data som samlats in har genererats från informanter på företag som arbetar inom helt olika branscher. Att data kommer från flera oberoende källor bör därmed styrka validiteten i undersökningen. Enligt Jacobsen (2011) har kvalitativa undersökningar som mål att förklara varför något ser ut som det gör, vilket även vår undersökning har som syfte. Därför valde vi att genomföra kvalitativa undersökningar för att ta reda på svaret på vår frågeställning. Meningen med en kvalitativ ansats är att den inte ska gå att generalisera utan istället ska undersökningen förstås på en djupare nivå (Jacobsen, 2011). Företagen som har valts ut har verkat intressanta på förhand och det vi har utgått ifrån när företag har valts ut är företagsnamn där vi har haft viss kännedom om företaget eller tidigare hört företagets namn. Det har i några fall funnits personlig koppling till företagen men inte till de informanter som intervjuats. Med tillförlitlighet menas vilka effekter metoden som valts för undersökningen har på data som samlats in. En effekt kan vara intervjueffekten där informanterna blir påverkad av intervjuaren (Jacobsen, 2011). Detta är något som inte går att undvika helt, då det alltid finns någon form av påverkan. Ofta är det svårt att visa vilka effekter intervjuaren har haft på informanten (Jacobsen, 2011). Vi har försökt påverka så lite som möjligt genom att vara öppna och avslappnade under intervjuerna. Syftet med intervjun har intervjuarobjektet sedan tidigare fått reda på för att intervjuerna överhuvudtaget skulle bli till. Det är svårt att få till en intervju utan att presentera vad svaren ska användas till. Förutsättningarna inför varje intervju har varit likadana förutom att alla informanter har intervjuats på olika ställen vilket också kan vara en nackdel. Dock har intervjuerna genomförts i intervjuobjektens egen miljö för att de ska känna sig bekväma och kunna svara ärligt på frågorna utan att blir påverkade för mycket. Intervjutillfällena har varit planerade vid varje tillfälle och informanterna har fått reda på i förväg vilket ämne intervjun handlar om för att på så vis kunna förbereda sig på bästa sätt. Att få chansen att få förbereda sig i ämnet bör innebära att informanten kan fundera mer över vilken information som vill ges. Detta kan dock vara både positivt och negativt eftersom informanterna kan välja att utelämna viktig information för undersökaren. Att 18 (37)