ÅM-A20r4ft349. Titldelningsbeslut och. Lokalvårdstj änster. avseende upphandling av: upp h andlin gsp roto koll. ,&rcmcnnuvndtcheten

Transkript

1 ,&rcmcnnuvndtcheten Ansvarig upphandlare: Elenore Wrangö Tilldelningsbeslut & upphandlingsprotokoll Datum Sida 1 (e) Dnr: Av-n zot+ tz+s Titldelningsbeslut och upp h andlin gsp roto koll avseende upphandling av: Lokalvårdstj änster ÅM-A20r4ft349

2 Årmc nuyndtcheten Ansvarig upphandlare: Elenore Wrangö Upphandlingsprotokoll Sida 2 (9) Dnrl Ãtt-n zot+ tz+o Innehåll 2.I UPPHANDLINGENSOMFATTNING UppHANDLINGSFORFARANDE ANNONSERING ANBUDSTID. 2,5 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET..., INKOMNAANBUD PRöVNINGoCIrurvÄRoERING... 3 PROVNING AV KRAVEN PÅ LEVERANTOREN 3.I DELTAGANDEIUPPHANDLING..., PROVNING AV KRAV PÄ LEVSRANTOREN...'.'.'...'..' 3,2 TLLVÄGAGÂNGSSÂTT PRÖVNINGAVINKOMNAANBUD 4 PROVNING AV KRAVEN PÅ TJÄNSTEN TILVÄGAGÅNGSSATT- PROVNING AV KRAVEN PÅ T:ÄNSTEN 5 ANBUDSUTVÄRDERING 5.I TNLNPI-NINCSGRTJNDOCHUTVÄRDERTNGSMODELL 5.2 RESULTAT AV ANBUDSUTVÄRDERTNGEN...'.'

3 Årnc nuyndtcheten Upphandlingsprotokoll Sida 3 [9) Dnrr Ãv-t zot+ tz+o Ansvarig upphandlare: Elenore Wrangö I Tilldclnlngsbeslut Med hänvisning till redovisning och anbudssammanställning i upphandlingsprotokollet nedan beslutar,a,klagarmyndigheten att antaanbudet från: a Dannebackens Service AB Avtal kommer inte att tecknas innan det att perioden enligt 16 kap 1 $ LOU löpt ut , vilket innebär att avtal kommer aff tecknas tidigast Ort: Stockholm ulf Ekonomidirektör

4 ,&rmcnrvyndtcheten Ansvarig upphandìare: Elenore Wrangö Upphandlingsprotokoll Datumi Sida 4 [9J Dnr: Ãv-azot+ tz+s 2 UpphandlandemYndighet.A.klagarmyndigheten, org.nr: , har genomfiirt en upphandling avseende Lokalvårdstj änster für Göteborg åklagarkammare' Denna upphandlingsrapport beskriver genomftirandet av upphandlingen och har,u-*un.iallts i eniighåf med de krav på dokumentation av upphandlingsärende som anges i 9 kap. lagen(2007:1091) om offentlig upphandling (LOU)' 2.1 Upphandlingensomfattning har upphandlat nytt ramavtal für lokalvårdstjänster till Göteborg åklagarkammare. Avtal kommer att tecknas med en (1) leverantör. Syftet med upphandlingen är att säkerställa en hög och jämn kvalitet på lokalvård som utfürs i s lokaler. Tjänsten omfattar lokalvård, fünstertvätt och liknande. För utfürligare beskrivning se städinstruktioner i ftirfrågningsunderlaget' Avtalet gäller från och med fram till och kan därefter förlängas med år. 2.2 Upphandlingsftirfarande Upphandlingen har genomfürts som ett öppet forfarande enligt LOU i syfte att teckna avtal med I leverantör. 2.3 Annonsering Upphandlingen har offentliggjorts genom en annons som utarbetats och skickats elèètroniskt till TendS ign (www. opic' com/tends i gn) I3' 2.4 Anbudstid Under anbudstiden inkom frågor samt vissa ñrtydligande giordes, se bilaga 2- Frågor och svar. Sista anbudsdag var , kl. 16: Förfrågningsunderlaget Det fullständiga forfrågningsunderlaget gj ordes till gängli gt via TendS i gn ( i samband med att annonsen skickades' enuuasgivarna uppmanades i forfrågningsunderlaget att skriftligen kontakta Ä.klagaräyndighåten om något i forfrågningsunderlaget uppfattades som oklart, och frågoi och svar publicerades via TendSign (

5 ÅrlRcnRuYNDtcHETEN Ansvarig upphandlare: Elenore Wrangö Upphandlingsprotokoll Datumi Sida 5 (9J Dnr: Ãttt-t zot+ tz+o 2.6 Inkomna anbud Anbud lämnades elektroniskt via TendSign ( och anbudsöppning skedde varvid anbuden fiirtecknades i ett öppningsprotokoll. Vid anbudstiden utgång kl. 16:30 hade 6 st' anbud inkommit: Anbudsgivare: Organisationsnummer: L ADA Servicepartner AB 5s Dannebackens Service AB Götalands lokalvård AB ISS Facility Services AB ss ReneXtra AB Samhall AB ss Prövning och utvärdering I forfrågningsunderlaget har,å.klagarmyndigheten ställt ett antal obligatoriska krav (s.k. ska-krav). De obligatoriska kraven har omfattat krav på leverantören, krav på tjänsten, krav på kommersiella villkor, krav på hur priser ska lämnas samt krav på redovisningar som anbudsgivaren ska lämna i anbudet. Handläggningen av inkomna anbud har i enlighet med vad som anges i forfrågningsunderlaget genomfürts i foljande tre moment: o Prövnin gav altanbudet uppûrller samtliga ställda krav på leverantören. r Prövnin gav atlsamtliga obligatoriska krav på tjänsten är uppffllda och att villkoren i avtalet accepterats.. har utvärderat vilket anbud som har avgivit lägst pris utifrån den i forfrågningsunderlaget beskrivna utvärderingsmodellen. 3 Prövningav kraven på leverantören 3.1 Deltagande i upphandling I LOU anges under vilka omständigheter en anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i upphandling. Detta kan bland annat vara aktuellt om anbudsgivaren är ftiremål für konkurs, dömd for brott avseende yrkesutövningen eller har giort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. Det kan även vara aktuellt om leverantören inte fullgjort sina skyldigheter avseende skatter och avgifter.

6 ,{rlrc RtvtYN DtGH ETEN Ansvarig upphandlare: Elenore Wrangö Upphandlingsprotokoll Sida 6 (e) Dnr: Av-azot+ tz+o I forfrågningsunderlaget anges att leverantören ska bekräfta att denne inte är füremål für någon av dessa omständigheter. Äklugãr.yndighetens kontroll avseende socialforsäkringsavgifter och skatter i Sver[e visade att leverantörerna hade fullgiort sina åtaganden i dessa avseenden. Den inledinde genomgången av anbuden visade att inte heller någon annan omständighet forelåg som skulle kunna utgöra ett hinder for deltagande i upphandlingen. 3.2 Tillvägagångssätt - prövning av krav på leverantören Prövning av kraven på leverantören i inkomna anbud syftar till att klarlägga om leverantóren uppfuller ställda krav på registreringsskyldigheter, erfarenhet, referensuppdrág, miljtt- och kvaliteisledningssystem och kompetenskrav på personal och ftirstärkningsresurser. prövningen av leverantören mot de ställda kraven kan beskrivas som en tröskel som leverantören måste ta sig över. I ftirfrågningsunderlageiangavs de krav som ställs på den leverantör och den personal som skulle utfüra tjänsten. 3.3 Prövning av inkomna anbud Under prövning av ska-kraven begärdes vissa fortydliganden in avseende anbuden; Från Dannebackens Service AB begärdes fortydliganden avseende lönekostnad och miljökrav produkter. För ADA Servicepartner AB, Dannebackens Service AB, Götalands Lokalvård AB samt ISS Facility AB begärdes bekräftelse på att arbetsledaren varit delaktig i lämnade referensuppdrag. För Renextra AB samt Samhall AB begärdes fortydligande om att arbetsledaren har minst tre års erfarenhet av arbetsledning inom lokalvård. ADA servicepartner bedöms inte uppfulla kravet avseende ifflld bilaga 3- avverkningsgrad. Efter svar från leverantörerna, bedömdes samtliga anbud utom ett (1) uppf,lla de ställda kraven och gick därftir vidare till fortsatt utvärdering

7 gw w Årnc Rtr YNDtcHETEN Upphandlingsprotokoll Sida 7 (9J Dnr: Ãv-e.zot+ tz+o Ansvarig upphandlare: Elenore Wrangö 4 Prövning av kr&yen på tiänsten Prövningen av kraven på tjänsten ska omfatta anbud som ovan visat sig uppf,lla leverantörskraven. Prövningen i denna fas omfattar därmed anbuden lämnade av: Anbudsgivare: Organisationsnummer: L Dannebackens Service AB Götalands lokalvård AB ISS Facility Services AB ReneXtra AB ss Samhall AB Titlvägagångssätt - prövning av kraven på tiänsten Den genomfürda prövningen av kvarvarande anbud visade att samtliga ställda krav avseende tjänstenvar uppffllda. Anbuden gick därmed vidare till slutlig utvärdering.

8 ÅrrRc nrvyndtcheten Upphandlingsprotokoll Sida 8 (9J Dnr: Ãtt-ezot+ tz+s Ansvarig upphandlare: Elenore Wrangö 5 Anbudsutvärdering Anbudsutvärderingen ska omfatta anbud som ovan visat sig uppfulla leverantörskraven och samtliga ställda krav på tjänsten samt de angivna avtalsvillkoren. Utvärderingen omfattar därmed anbuden lämnade av: Anbudsgivare: Organisationsnummer: 1. Dannebackens Service AB Götalands lokalvård AB ISS Facility Services AB ss64r ReneXtra AB t2 5. Samhall AB Tiltdelningsgrundochutvärderingsmodell Anbuden har utvärderats efter tilldelningsgrunden lägsta pris. Utvärderingen har giorts enligt ftiljande modell som fanns angiven i forfrågningsunderlaget, punkt 5. I : a a Priser lokalvård Bilaga 2 - Prisbilaga. Anbudspriset für de olika tjänsterna multipliceras med ett uppskattat behov per år. Det totala priset for tjänsterna viktas till 75 0/o. Observera att samtliga optioner i bilaga 2 ska anges och ingår i utvärderingen. Priser material Bilaga 2- Prisbilaga. Anbudspriser frör forbrukningsmaterial anges i prisb ilagan. Det totala priset for forbrukningsmaterial multipl iceras fürst med 12 och viktas sedantill25 Yo. De viktade priserna läggs ihop och de anbudet med lägst totalpris bedöms vara det bästa anbudet.

9 Årmc RtvtYNDtcHETEN Upphandlingsprotokoll Sida 9 (9) Dnr: Datumi Att-e.zot+ r:,+e Ansvarig upphandlare: Elenore Wrangö 5.2 Resultatavanbudsutvärderingen Anbudsgivare: Totalt utvärderingspris i kronor: 1. Dannebackens Service AB Samhall AB Renextra AB ISS Facility AB 4t Götalands Lokalvård 4t8 775 För mer detaljerad redovisning, se bilaga 1 Unrirdering Bilagor 1. Utvärdering 2. Frågor och svar

10 ÅM-A 2014/1349 Bilaga 1 Utvärdering lokalvårdsupphandling Göteborg- skakrav ADA Servicepartner AB Dannebackens Service AB Götalands Lokalvård ISS Facility Services ReneXtra AB Samhall AB Undertecknat anbud OK OK OK OK OK OK 6.1 Underleverantörer EJ EJ JA EJ EJ EJ Registreringsskyldigheter (Registreringsbevis från Bolagsverket bifogat) J J J J J J SKV 4820 J J J J J J 6.4 Ekonomisk ställning (årsomsättning 2 MSEK) J J J J J J 6.5 Anbudsgivarens kapacitet- kort beskrivning J J J J J J 6.6 Personalkostnader- bifogad årsredovisning (senast fastställda) J J J J J J Lönekostnad (personalkostnader) minst 65 % J J J J J J 6.7 Kvalitetssäkringsrutinerbeskrivning J J J J J J 6.8 Miljökrav- beskrivning systematisk miljöarbete samt ISO-cert eller miljöpolicy J J J J J J 6.9 Miljökrav produkter- förteckning produkter med vilken typ av miljömärkning J J J J J J 6.10 Referensuppdrag, två st J J J J J J -ej äldre än tre år J J J J J J -pågått minst sex månader J J J J J J -anbudsgivaren minst tre års erfarenhet av lokalvård J J J J J J -arbetsledaren med i minst ett av uppdragen J J J J J J 7.2 Arbetsledare

11 -erfarenhet av arbetsledare minst tre år J J J J J J -yrkesbevis, PRYL, SRY eller liknande, bifogat J J J J J J -svenska tal och skrift J J J J J J -namngiven arbetsledare J J J J J J 7.4 Förstärkningsresurser -beskrivning hur J J J J J J -Namngiven förstärkningsresurs arbetsledare J J J J J J -yrkesbevis, PRYL, SRY eller liknande, bifogat J J J J J J 7.5 Visning av lokalerna- besökt kammaren J J J J J J 8. Pris -avverkningsgrad ej mer än 450 m² Bilaga 3 ej ifylld OK OK OK OK OK -ej under 212 kr/tim J J J J J J -bilaga 2 prisbilaga ifylld J J J J J J -bilaga 3 avverkningsgrad ifylld N J J J J J J Övriga ska-krav accepteras/ uppfylles J J J J J Kvalificerad N J J J J J

12 ÅM-A 2014/1349 Bilaga 1 Utvärdering lokalvårdsupphandling- pris Ej kvalificerad för vidare utvärdering ADA Servicepartner AB Dannebackens Service AB Götalands Lokalvård ISS Facility Services ReneXtra AB Samhall AB Sekretess? Utvärderingpris* Placering: *Utvärderingspriset utgörs av priskorg 1 tjänster samt Priskorg 2 förbrukningsmaterial

13 Frågor och svar Köpare Upphandling Köpare: Namn: Lokalvård Göteborg Handläggare: Elenore Wrangö Referensnr: ÅM-A 2014/1349 Telefon: Beskrivning: avser att upphandla ett ramavtal för lokalvårdstjänster i Göteborg. Avtal E-post: upphandling@aklagare.se Privat fråga :10 ReneXtra AB Vänligen bekräfta att arbetsledaren har minst tre års erfarenhet av arbetsledning inom lokalvård enligt punkt 7.2 i förfrågningsunderlaget. Svar emotses snarast, dock senast Privat svar :28 Helena Förselius/ReneXtra AB Upphandlande enheten Hej Härmed bekräftas att arbetsledaren har minst tre års erfarenhet av arbetsledning inom lokalvård enligt punkt 7.2 i förfrågningsunderlaget. Framgår även av bifogad bilaga 7.2 Städledare CV där det står redovisat att arbetsledaren Senada har varit anställd sedan 2011 som arbetsledare med ansvarsområde Göteborg. Privat informationsmeddelande :03 Samhall Aktiebolag Vänligen bortse från tidigare begäran om nytt aktuellt registreringsbevis. Med vänlig hälsning/ Elenore Wrangö Privat fråga :17 Samhall Aktiebolag a) Vänligen inkom med ett aktuellt registreringsbevis enligt punkt i förfrågningsunderlaget. b) Vänligen bekräfta att kravet på minst tre års erfarenhet av arbetsledning inom lokalvård är uppfyllt för punkt 7.2 Arbetsledare samt punkt 7.3. Förstärkningsresurser. Svar emotses snarast, dock senast Privat svar :50 Hej! Angelica Jarl/Samhall Aktiebolag Upphandlande enheten Vi bekräftar kravet på tre års erfarenhet för arbetsledning punkt 7.2 samt 7.4 Förstärkningsresurser. Ni har skrivit 7.3 Förstärkningsresurser, men jag antar att ni menar 7.4? Gällande punkt 6.3.1, så har vi till anbudet redan bifogat ett registreringsbevis som inte är äldre än tre månader räknat från sista anbudsdag,18 mars. Vad vill ni att vi inkommer med här? Privat fråga :08 ISS Facility Services AB Vänligen bekräfta att arbetsledaren har minst tre års erfarenhet av arbetsledning inom lokalvård enligt punkt 7.2 i förfrågningsunderlaget. Svar emotses snarast, dock senast Utskrivet: :43 Sida 1 av 5

14 Privat svar :55 Arne Jozefsson/ISS Facility Services AB Upphandlande enheten ISS bekräftar här att Vera Cavdarovska har minst 3 (tre) års erfarenhet av arbetsledning inom lokalvård. Vera har arbetat som arbetsledare sedan 1975, helt enligt bifogad CV. Privat fråga :03 ISS Facility Services AB Vänligen bekräfta att arbetsledaren har medverkat i minst ett av referensuppdragen enligt punkt 6.11 i förfrågningsunderlaget. Svar emotses snarast, dock senast Privat svar :52 Arne Jozefsson/ISS Facility Services AB ISS bekräftar här att arbetsledaren Vera Cavdarovska medverkar och medvarkat i ett av referensuppdragen, Aranäsgymnasiet i Kungsbacka. Upphandlande enheten Privat fråga :03 Götalands Lokalvård Aktiebolag Vänligen bekräfta att arbetsledaren har medverkat i minst ett av referensuppdragen enligt punkt 6.11 i förfrågningsunderlaget. Svar emotses snarast, dock senast Privat svar :23 Hej! Sonja van der Star/Götalands Lokalvård Aktiebolag Upphandlande enheten Arbetsledaren medverkar i båda uppdragen och dessa pågår, dessa referenser kunder är fortfarande kunder till oss, hoppas det var svar på er fråga, Med Vänlig Hälsning Sonja van der Star Privat fråga :03 Dannebackens Service AB a) Vänligen förtydliga hur ni uppfyller kravet på minst 65 % personalkostnader enligt punkt 6.6 i förfrågningsunderlaget. b) Vänligen förtydliga var i anbudet det framgår vilken typ av miljömörkning produkterna har enligt punkt 6.10 i förfrågningsunderlaget. c) Vänligen bekräfta att arbetsledaren har medverkat i minst ett av referensuppdragen enligt punkt 6.11 i förfrågningsunderlaget. Svar emotses snarast, dock senast Privat svar :06 Camilla Hägglund/Dannebackens Service AB Upphandlande enheten Härmed inkommer Dannebacken Service AB med efterfrågade förtydliganden. a) Vänligen förtydliga hur ni uppfyller kravet på minst 65 % personalkostnader enligt punkt 6.6 i förfrågningsunderlaget. Löner: Arbetsgivaravgift: Semesterlöner (12%) Summa: Bidrag: TOTAL(pers.kostnad) Omsättning : Personalkostnad i procent av omsättning: / = 0,6710 dvs.ca. 67%. b) Vänligen förtydliga var i anbudet det framgår vilken typ av miljömörkning produkterna har enligt punkt 6.10 i förfrågningsunderlaget. I bilaga 6 under effektiv hygien- och sanitetsrengöring. Utöver detta så använder vi torra metoder och microfiber dukar. c) Vänligen bekräfta att arbetsledaren har medverkat i minst ett av referensuppdragen enligt punkt 6.11 i förfrågningsunderlaget. Vi bekräftar härmed att presenterad arbetsledare har medverkat i referensuppdragen. Utskrivet: :43 Sida 2 av 5

15 Med vänlig hälsning Camilla Hägglund Dannebacken Service AB Privat fråga :58 Ada Service Partner AB Vänligen bekräfta att arbetsledaren har medverkat i minst ett av referensuppdragen enligt punkt 6.11 i förfrågningsunderlaget. Svar emotses snarast, dock senast Privat svar :49 Göran Andréasson/Ada Service Partner AB Upphandlande enheten Härmed bekräftas att arbetsledaren har medverkat i minst ett av referensuppdragen enligt punkt 6.11 i förfrågningsunderlaget. ADA Service Partner AB Johan Träff :25 Vi behöver en lokalspecifikation över frekvenser på de olika våningarna. En lista som talar om hur många kvm som skall städas 1,2,3,4 eller 5 ggr/vecka.? En specifikation över golvmatrial.? Vad betalar ni idag för lokalvården /månad? En specifikation över beräknad åtgång av hygienmatrial. Det bör ni kunna få fram utifrån vad som förbrukats tidigare. Publikt svar :20 För lokalspecifikation över frekvenser för respektive våning se bilaga 4.1 Städinstruktion Göteborg nuvarande. För golvmaterial se bilaga 4 Städinstruktion övergripande Lokalvården kostar idag kr inkl. moms/ månad, inklusive förbrukningsmaterial. Förbrukningsmaterial/ hygienmaterial ingår idag i månadskostnaden för lokalvård varför det ej går att specificera åtgången :35 Hej, Angående tvätt av sängkläder/handdukar: Vilka volymer (antal) rör det sig om/per vecka? Ex: Örngott, antal: X Lakan, antal: Y Mellanstora handdukar: antal P Stora handdukar: antal T Är det tänkt att man varje fredag tar med sig det som ska tvättas/och fyller på det som är nytvättat? Mvh Publikt svar :16 Angående tvätt av sängkläder/handdukar: Tvätt av sängkläder avser ca 5 bäddset per vecka. Stora handdukar ca 5 st. per vecka. Kökshanddukar ca 14 st. per vecka. Tvätten hämtas och lämnas varje vecka. Utskrivet: :43 Sida 3 av 5

16 :38 Hej Finns det någon ritning över lokalen? I städinstruktionen övergripande bilaga 4 står angivet kvm-yta per plan men ingen yta står angiven för pl. 7. Är det resterande yta på ca 310 kvm? Publikt svar :13 Ritningar kan visas vid visningen av lokalerna. Endast vinnande leverantör får de kompletta ritningarna. Antal kvadratmeter per våningsplan är korrigerat i Bilaga 4 Städinstruktion övergripande- korr, se bifogad fil. Bilaga 4 Städinstruktion övergripande-korr.xlsx :11 Hej, I prisbilagan skall man ange åtgång och totalt månadspris för förbrukningsmaterial. Vad har Ni för åtgång på material idag? Hur många personer sitter på arbetsplatsen och hur många besökare är det per månad? Publikt svar :18 Åtgången av förbrukningsmaterial går ej att uppskatta då samtliga beställningar sköts av nuvarande leverantör. Antal besökare går heller inte att uppskatta. För antal anställda på kammaren se bilaga 4 städinstruktion övergripande. Beräkna åtgång av förbrukningsmaterial utifrån antal anställda i utvärderingsyfte :08 Hej Jag kan fortfarande inte fylla i FFU_Lokalvård Göteborg ver 1.2. När jag försöker kryssa i kryssrutan så blir det som en rödmarkering och en extra ruta. Likaså när jag skall fylla i företagsuppgifter. Är det bara på min dator/version det blir så? Jag har inte samma problem vid något annat tillfälle och inte heller något annat dokument ingående i Er upphandling utan endast i just detta dokument. Publikt svar :41 Ny version (1.3) finns bifogad. FFU_lokalvård Göteborg ver 1.3.docx :44 Vi undrar om det är tillräckligt att som svar på punkt 6.8 Kvalitetssäkringsrutiner och 6.9 Miljökrav bifoga ISO 9001 respektive ISO 14001? Publikt svar :50 Ja, det är fullt tillräckligt :54 Hej, Jag kan inte fylla i bilaga FFU_lokalvård i vare sig kryssrutorna eller där text skall fyllas i. Kan Ni se över och lägga upp en ny version? Utskrivet: :43 Sida 4 av 5

17 Publikt svar :15 Förfrågningsunderlaget finns nu tillgängligt i nytt format (ver. 1.2), se bifogat. FFU_lokalvård Göteborg ver 1.2.doc :55 Vad är antalet fönster som skall putsas på insida? Publikt svar :08 Antal fönster som ska putsas på insidan är uppskattningsvis 550 st, d.v.s. 550 st. "kassetter". Publikt informationsmeddelande :07 Förtydligande avseende fönsterputs: har gjort bedömningen att även fönsterputs på insidan av fönstren ska ingå i posten fönsterputs :09 Pris skall lämnas på fönsterputs. Enligt prisbilagan framkommer dock inte om det är alla sidor (4sid) eller bara 2 sidig puts inkl mellanglas i innerdörrar och väggar, vilket pris skall lämnas? Publikt svar :08 Fönsterputs avser endast mellanglas i innerdörrar och väggar. Utskrivet: :43 Sida 5 av 5