Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott kallas till sammanträde för behandling av ärenden enligt bilagd förteckning, ärende 1 32.

Transkript

1 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott kallas till sammanträde för behandling av ärenden enligt bilagd förteckning, ärende Tid , kl Plats C-salen Mårten Västerdal kanslisekreterare Ledamöter Per Schöldberg (C) Åsa Karlsson Björkmarker (S) Ulf Hedin (M) Anna Hultstein (M) Martin Edberg (S) Ersättare René Jaramillo (KD) Anders Mårtensson (V) Catharina Winberg (M) Annika Stacke (FP) Tony Lundstedt (S) Tjänstemän Kommunchefen Kanslichefen 1 (37)

2 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Förteckning över kommunstyrelsens organisations- och personalutskotts ärenden den 12 november Justering 2 Information om nytt pensionsavtal för kommunanställda samt om nytt pensionsavtal för förtroendevalda 3 Information om justering av arvoden Utvärdering av lokalvård på kommunala skolor 5 Redovisning av uppdrag att undersöka möjligheten att införa rätt till heltid 6 Återrapportering rörande beslut om outsorcing av delar av IT-enheten 7 Upphandling av IT-infrastrukturtjänster 8 Upphandling av organisationskonsulter 9 Upphandling av kontorsmaterial 10 Upphandling av lekmaterial 11 Upphandling av tjänster för omställning, rehabilitering och arbetsmiljö 12 Upphandling av ekonomisystem 13 Upphandling av köksutensilier 14 Arvode till röstmottagare m.fl i EU-val Arvode till röstmottagare m.fl. allmänt val Arvoden i Wexnet AB 17 Projektdirektiv för sammanslagning av gymnasieförvaltningen och skol- och barnomsorgsförvaltningen 18 Årets arbetsplats Skrivelse om att AFA-pengar ska användas till arbetskläder i förskolan 20 Skrivelse om utökad turordningskrets med anledning av arbetet med att överföra Komvux till nämnden för arbete och välfärd 21 Tidplan för löneöversyn Byte av semesterdagstillägg mot fler lediga dagar 2 (37)

3 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Nivå för friskvårdsbidrag i de kommunala bolagen 24 Yttrande över revisorernas granskning av kommunens arbete med kompetensförsörjning 25 Redovisning av statistik över sjukfrånvaro 26 Redovisning av aktuella upphandlingar 27 Medborgarförslag om sommarpraktik för ungdomar 28 Medborgarförslag om att utreda hur ungdomar får sommarjobb i kommunal verksamhet 29 Revidering av arvodesbestämmelser 30 Ändring av reglemente för gymnasienämnden med anledning av omorganisering av vuxenutbildningen 31 Ändring av reglemente för nämnden för arbete och välfärd med anledning av omorganisering av vuxenutbildningen 32 Övriga frågor 3 (37)

4 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Justering 4 (37)

5 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Information om nytt pensionsavtal för kommunanställda samt om nytt pensionsavtal för förtroendevalda 5 (37)

6 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Information om justering av arvoden 2014 Dnr KS/2013:757 6 (37)

7 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Utvärdering av lokalvård på kommunala skolor 7 (37)

8 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Redovisning av uppdrag att undersöka möjligheten att införa rätt till heltid Dnr KS/2013:407 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets beslut Organisations- och personalutskottet godkänner redovisningen av uppdraget. Bakgrund Kommunfullmäktige har i 77/2013 beslutat att nämnderna ska undersöka sina verksamhetsmässiga förutsättningar inom givna ekonomiska och organisatoriska ramar för att införa rätt till heltid och att ärendet ska återredovisas för vidare ställningstagande i kommunstyrelsens organisations- och personalutskott. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 15 oktober lämnat en sammanställning av nämndernas svar. 8 (37)

9 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Återrapportering rörande beslut om outsorcing av delar av ITenheten 9 (37)

10 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Upphandling av IT-infrastrukturtjänster Dnr KS/2013:726 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets beslut 1. Organisation- och personalutskottet godkänner föreliggande upphandlingspresentation avseende upphandling av ITinfrastrukturtjänster. 2. Organisations- och personalutskottet uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen. Bakgrund Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisations- och personalutskott godkänna förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av IT-infrastrukturtjänster och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. 10 (37)

11 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Upphandling av organisationskonsulter Dnr KS/2013:749 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets beslut 1. Organisations- och personalutskottet godkänner bifogad upphandlingspresentation som avser upphandling av organisationskonsulter 2. Organisations- och personalutskottet uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen Bakgrund Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisations- och personalutskott godkänna förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av organisationskonsulter och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. 11 (37)

12 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Upphandling av kontorsmaterial Dnr KS/2013:741 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets beslut 1. Organisations- och personalutskottet godkänner bifogad upphandlingspresentation som avser upphandling av kontorsmaterial. 2. Organisations- och personalutskottet uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen. Bakgrund Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisations- och personalutskott godkänna förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av kontorsmaterial och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. 12 (37)

13 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Upphandling av lekmaterial Dnr KS/2013:742 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottet 1. Organisations- och personalutskottet godkänner bifogad upphandlingspresentation som avser upphandling av lekmaterial. 2. Organisations- och personalutskottet uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen. Bakgrund Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott godkänna förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av lekmaterial och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. 13 (37)

14 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Upphandling av tjänster för omställning, rehabilitering och arbetsmiljö Dnr KS/2013:626 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets beslut 1. Organisation- och personalutskottet godkänner föreliggande upphandlingspresentation avseende upphandling av tjänster för omställning, rehabilitering och arbetsmiljö. 2. Organisations- och personalutskottet uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen. Bakgrund Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisations- och personalutskott godkänna förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av tjänster för omställning, rehabilitering och arbetsmiljö och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. 14 (37)

15 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Upphandling av ekonomisystem Dnr KS/2013:622 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets beslut 1. Organisation- och personalutskottet godkänner föreliggande upphandlingspresentation avseende upphandling av ekonomisystem. 2. Organisations- och personalutskottet uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen. Bakgrund Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisations- och personalutskott godkänna förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av ekonomisystem och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. 15 (37)

16 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Upphandling av köksutensilier Dnr KS/2013:644 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets beslut 1. Organisations- och personalutskottet godkänner bifogad upphandlingspresentation som avser upphandling av köksutensilier. 2. Organisations- och personalutskottet uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen. Bakgrund Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisations- och personalutskott godkänna förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av köksutensilier och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. 16 (37)

17 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Arvode till röstmottagare m.fl i EU-val 2014 Dnr KS/2013:488 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets förslag 1. Organisations- och personalutskott fastställer riktlinjer och kategorier för röstmottagare vid 2014 års EU-val i enlighet med valnämndens förslag i 14/ Organisations- och personalutskott fastställer ersättningsnivåer för röstmottagare, ordförande och funktionärer vid 2014 års EU-val i enlighet med kommunchefens förslag den 31 oktober Bakgrund Valnämnden har i 14/2013 anhållit om att kommunstyrelsens organisations- och personalutskott fastställer aktuella ersättningsbelopp vid 2014 års EU-val. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 31 oktober lämnat förslag på arvodesbelopp att gälla för röstmottagare i EU-val (37)

18 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Arvode till röstmottagare m.fl. allmänt val 2014 Dnr KS/2013:488 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets beslut Organisations- och personalutskottet fastställer ersättningsnivåer för röstmottagare, ordförande och funktionärer vid 2014 års allmänna val i enlighet med kommunchefens förslag den 31 oktober Bakgrund Valnämnden har i 14/2013 anhållit om att kommunstyrelsens organisations- och personalutskott fastställer aktuella ersättningsbelopp vid 2014 års allmänna val. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 31 oktober lämnat förslag på arvodesbelopp att gälla för röstmottagare i allmänna val (37)

19 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Arvoden i Wexnet AB Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets beslut Organisations- och personalutskottet rekommenderar bolagsstämman i Wexnet AB att fastställa följande fasta arvoden för styrelsen: Ordförande: 2 timmar/månad Vice ordf: 1 timmar/månad Ledamot: 0,2 timmar/månad Lekmannarevisor: 0,2 timmar/månad Bakgrund Kommunfullmäktige godkände i 32/2013 att Växjö Energi AB tillsammans med kommunerna Alvesta, Tingsryd och Lessebo bildar ett bredbandsbolag och att Växjö Energi AB överför sin bredbands- och stadsnätsverksamhet till detta bolag. Organisations- och personalutskottet har i 56/2013 rekommenderat bolagsstämman för Wexnet att följa ersättningsnivåerna i Växjö kommuns arvodesbestämmelser mm för förtroendevalda när beslut om arvode för styrelsen ska fattas. Styrelsen för Wexnet AB har efterfrågat ett förtydligande gällande vilka nivåer för eventuella fasta arvoden som ska gälla för dem som sitter styrelsen. Beslutsunderlag I samtliga hel- och delägda kommunala bolag förekommer ett fast arvode på månadseller årsbasis. Wexnet AB kommer att vara så pass integrerat i Veab att styrelsearbetet torde innebära en förhållandevis liten arbetsbelastning. Utifrån detta föreslås följande nivåer på det fasta arvodet: Ordförande: 2 timmar/månad (motsv kr/månad) Vice ordf: 1 timmar/månad (motsv kr/mån) Ledamot: 0,2 timmar/månad (motsv. 299 kr/mån) Lekmannarevisor: 0,2 timmar/månad (motsv. 299 kr/mån) Som jämförelse har de minsta helägda bolagen 4 respektive 2 respektive 0,4 timmar/månad Därutöver kan ledamöterna begära arvode för sammanträden m.m. 19 (37)

20 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Projektdirektiv för sammanslagning av gymnasieförvaltningen och skol- och barnomsorgsförvaltningen Dnr KS/2013:721 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets beslut Organisations- och personalutskottet godkänner projektdirektivet för projektet En sammanslagen utbildningsförvaltning. Bakgrund Kommunfullmäktige har i budgeten för 2014 beslutat att en utbildningsförvaltning ska skapas. I budgeten för 2014 framgår att en sammanhållen utbildningsförvaltning ska ge ökad möjlighet till helhetssyn på elevens hela skolgång i ett 1-20 års perspektiv och ge ökad flexibilitet. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 31 oktober redogjort för ärendet samt lämnat förslag till projektdirektiv. 20 (37)

21 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Årets arbetsplats 2013 Dnr KS/2013:746 Handlingar i ärendet delas ut på sammanträdet 21 (37)

22 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Skrivelse om att AFA-pengar ska användas till arbetskläder i förskolan Dnr KS/2013:601 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets beslut Organisations- och personalutskottet besvarar skrivelsen med att varje nämnd ansvarar för att göra prioriteringar utifrån den budget som beslutats av kommunfullmäktige. Engångsintäkter kan inte användas för att finansiera löpande kostnader inom den ordinarie verksamheten. Bakgrund Kommunal skola och service Växjö sydost har tillsammans med Lärarförbundet Växjö i en skrivelse föreslagit att de pengar som återbetalats till Växjö kommun från AFA-försäkring ska gå till arbetskläder inom förskolan. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 30 september redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår bland annat att den ansvariga nämnden inte har någon direkt tillgång till de försäkringspengar som återbetalats till kommunen. Dessutom finns det ingen som helst koppling mellan orsaken till premieåterbetalningen och förslaget att pengarna ska användas till arbetskläder inom förskolan. 22 (37)

23 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Skrivelse om utökad turordningskrets med anledning av arbetet med att överföra Komvux till nämnden för arbete och välfärd Dnr KS/2013:641 Förslag till beslut Organisations-och personalutskottets beslut Organisations-och personalutskottet noterar informationen till protokollet. Bakgrund Lärarnas riksförbud och Lärarförbundet har i en skrivelse till organisations- och personalutskottet föreslagit att personalen på Komvux respektive Vuxnas lärande ska få tillhöra en utökad turordningskrets i det pågående omställningsarbetet då ansvaret för Komvux flyttas från gymnasienämnden till nämnden för arbete och välfärd. Vidare föreslås att ett lokalt avtal om utökad turordningskrets sluts med berörda fackförbund Personal-och förhandlingschefen har enligt kommunstyrelsens delegationsordning rätt att förhandla enligt MBL inom andra nämnders verksamhetsområde, utomvadgäller och38 S., samt föra kommunens talan i ärenden som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare. Personal- och förhandlingschefen har diskuterat frågan inom den kommunövergripande samverkansgruppen samt på möte med fackförbunden den 6 november. 23 (37)

24 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Tidplan för löneöversyn 2014 Dnr KS/2013:755 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets beslut 1. Organisations- och personalutskottet godkänner tidplan för löneöversyn Organisations- och personalutskottet beslutar att anställda i Växjö kommun födda 1953 eller tidigare erbjuds arbetstidsförkortning enligt fastlagda riktlinjer. Bakgrund Organisations- och personalutskottet beslutar inför varje löneöversyn, på delegations från kommunstyreslen, om tidplan, erbjudanden om förmåner, övergripande principer samt prioriterade områden. De två sistnämnda delarna tas upp till beslut i december. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 6 november redogjort för ärendet och lämnat förslag samt lämnat förslag till tidplan för löneöversyn Den föreslagna tidplanen har framtagits i samråd med representation från förvaltningarna och samverkats med de fackliga organisationerna. Erbjudande om arbetstidsförkortning för medarbetare över 60 år har tillämpats sedan flera år och genomförs i enlighet med fastställda riktlinjer efter årliga beslut av organisations- och personalutskottet. 24 (37)

25 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Byte av semesterdagstillägg mot fler lediga dagar Dnr KS/2012:928 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets beslut 1. Organisations- och personalutskottet beslutar att anställda i Växjö kommun ska erbjudas att byta semesterdagstillägg mot extra semesterdagar. 2. Organisations- och personalutskottet konstaterar att tillåtet antal sparade semesterdagar för att få byta semestertillägg mot semesterdagar kvarstår tills vidare. Bakgrund Växjö kommun har under ett flertal år erbjudit de anställda möjligheten att årligen byta ut semesterdagstillägget mot extra semesterdagar. Organisations- och personalutskottet har i 113/2012 behandlat frågan om att villkora möjligheten att byta semesterdagstillägg mot extra semesterdagar genom att begränsa det tillåtna antalet sparade dagar till 15. Organisations- och personalutskottet beslutade att återremitterar ärendet till kommunchefen för klargörande av anledningen till och konsekvenserna av den föreslagna förändringen. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 6 november redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. 25 (37)

26 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Nivå för friskvårdsbidrag i de kommunala bolagen Dnr KS/2013:271 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets förslag Kommunstyrelsen beslutar att som ägardirektiv ge Växjö kommunföretag AB i uppdrag att från och med 2015 tillse att reglerna för friskvårdsbidrag och friskvård på arbetstid inom VKAB-koncernen följer de riktlinjer som beslutats av kommunfullmäktige. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 4 november redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår bland annat att anledningen till förslaget att även låta de kommunala bolagen omfattas av bestämmelserna är att tydliggöra Växjö kommun som arbetsgivare, där samma förmåner ska erbjudas medarbetare oavsett var i koncernen de är anställda. 26 (37)

27 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Yttrande över revisorernas granskning av kommunens arbete med kompetensförsörjning Dnr KS/2013:632 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets förslag Kommunstyrelsens lämnar kommunchefens skrivelse den 4 november 2013 som yttrande över på revisionsrapporten. Bakgrund Kommunens revisorer har granskat kommunens arbete med kompetensförsörjning och avgivit revisionsrapporten (KR/ 2013:10) Granskning av kommunens arbete med kompetensförsörjning. I rapporten har man tittat närmare på ansvars- och rollfördelningen mellan kommunstyrelsen och nämnderna vad gäller kompetensförsörjning, studerat förekomst av analyser, strategier och olika åtgärder. Granskningen har omfattat omsorgsnämnden, skol- och barnomsorgsnämnden, byggnadsnämnden samt kommunstyrelsen utifrån sitt ledningsansvar. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 4 november redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut samt förslag till yttrande. Av yttrandet framgår bland annat att Växjö kommun hittills har klarat kompetensförsörjningen ganska väl även om det i perioder varit svårrekryterat bland vissa specialister och högre chefer. Viktigt är att kompetensförsörjningsfrågan hamnar högt på agendan och att fortsatta insatser som t.ex. vård- och omsorgscollege och åtgärder för att visa vår attraktivitet som arbetsgivare fortsätter. 27 (37)

28 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Redovisning av statistik över sjukfrånvaro Dnr KS/2013:24 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets beslut Organisations- och personalutskottet godkänner redovisningen. Bakgrund Personal- och förhandlingschefen har lämnat en redovisning av statistik över aktuell sjukfrånvaro. 28 (37)

29 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Redovisning av aktuella upphandlingar Dnr KS/2013:23 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets beslut Organisations- och personalutskottet godkänner redovisningen. Bakgrund Upphandlingschefen har i en skrivelse den 5 november lämnat en redovisning av aktuella upphandlingar. 29 (37)

30 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Medborgarförslag om sommarpraktik för ungdomar Dnr KS/2013:439 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets förslag Kommunstyrelsen besvarar medborgarförslaget med att alla gymnasieungdomar erbjöds en garanterad ferieanställning med handledare och fastställd lön vid någon arbetsplats i kommunkoncernen eller vid någon förening sommaren Detta kommer att erbjudas på nytt sommaren Bakgrund Ingemar Wilander har i ett medborgarförslag till Växjö kommun förslagit att alla ungdomar mellan år ska ha feriepraktik betald av kommunen. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 4 november redogjort för ärendet. Av skrivelsen framgår bland att Växjö kommun under 2013 erbjöd 1352 gymnasieungdomar en ferieplats ungdomar tackade ja och 140 avböjde, främst då de erhållit ett annat sommarjobb. Sommaren 2014 kommer alla gymnasieungdomar i målgruppen på nytt att erbjudas en ferieanställning. 30 (37)

31 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Medborgarförslag om att utreda hur ungdomar får sommarjobb i kommunal verksamhet Dnr KS/2013:460 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets förslag Kommunstyrelsen noterar att kommunchefen undersökt frågan och redovisat svar i skrivelse den 4 november. Medborgarförslaget anses därmed besvarat. Bakgrund Ingemar Wilander har i ett medborgarförslag till Växjö kommun föreslagit en undersökning av hur ungdomar får sommarjobb i kommunen. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 4 november redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. I skrivelsen redogörs för de olika sätt på vilka de olika förvaltningarna och bolagen hittar sina sommarvikarier. De flesta anger att de inte behöver annonsera eftersom söktrycket är tillräckligt stort ändå. 31 (37)

32 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Revidering av arvodesbestämmelser Dnr KS/2013:683 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets förslag till kommunstyrelsen 1. Kommunfullmäktige gör följande ändring i Växjö kommuns arvodesbestämmelser för förtroendevalda gällande nytt bostadsbolag: 5, s.6 Växjöhem Ordförande 4 Vice ordförande 2 Ledamot 0,4 Revisor 0,4 samt 5, s.7 Hyresbostäder Ordförande 4 Vice ordförande 2 Ledamot 0,4 Revisor 0,4 stryks och ersätts med Växjöbostäder Ordförande 6 Vice ordförande 3 Ledamot 0,4 Revisor 0,4 2. Kommunfullmäktige gör följande ändring i Växjö kommuns arvodesbestämmelser för förtroendevalda gällande bilersättning: 10, s (37)

33 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Bilersättning utgår vid sammanträde, förrättning samt protokolljustering för resa som i ena färdriktningen överstiger 5 km. Ändras till Bilersättning utgår vid sammanträde, förrättning samt protokolljustering för resa som i ena färdriktningen överstiger 10 km. 3. Kommunfullmäktige godkänner att arvodesbestämmelsernas belopp uppdateras med aktuella belopp för Ändringarna träder i kraft 1 januari 2014 Bakgrund Kommunfullmäktige har i 35/2013 beslutat att genom fusion av Hyresbostäder i Växjö AB och Växjöhem AB bilda Växjöbostäder AB. Organisations- och personalutskottet har i 51/2013 beslutat att ge kommunchefen i uppdrag att se över avsnittet om reseersättning i arvodesbestämmelser för förtroendevalda. Arvodesbeloppen för förtroendevalda räknas årligen upp med samma procentsats som riksdagsmannaarvodet. Med anledning av detta behöver arvodesreglementet uppdateras. Beslutsunderlag Kommunchefen har i skrivelser den 9 oktober samt 6 november redogjort för ärendena och lämnat förslag till beslut. 33 (37)

34 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Ändring av reglemente för gymnasienämnden med anledning av omorganisering av vuxenutbildningen Dnr KS/2013:740 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets förslag till kommunstyrelsen 1. Kommunfullmäktige beslutar att punkt 4 i gymnasienämndens reglemente ges följande lydelse: 4. Ansvarsområde Gymnasienämndens huvudsakliga verksamhetsområden är utbildning enligt gällande speciallagstiftning och författningar inom gymnasieskola och gymnasiesärskola. Nämnden ska: - följa utvecklingen inom ovanstående områden och ta nödvändiga initiativ till utveckling och förbättring av verksamheten - ansvara för utbildning i gymnasieskola och gymnasiesärskola - ta initiativ till och verka för samarbete mellan skola och arbetsliv - samverka kring lärarutbildningen såväl med Linnéuniversitetet som i regionen 2. Ändringen ska gälla från och med 1 januari Bakgrund Gymnasienämnden har i 90/2013 hemställt att kommunfullmäktige gör ändringar i nämndens reglemente med anledning av att ansvaret för vuxenutbildningen övergår till nämnden för arbete och välfärd. I kursiverad stil nedan anges de textavsnitt under punkt 4 i reglementet som föreslås tas bort. 4. Ansvarsområde Gymnasienämndens huvudsakliga verksamhetsområden är utbildning enligt gällande speciallagstiftning och författningar inom gymnasieskola, gymnasiesärskola, kommunal vuxenutbildning, vuxenutbildning för utvecklingsstörda (särvux), svenskundervisning för invandrare (sfi), kvalificerade yrkesutbildningar, yrkeshögskola och uppdragsutbildning. Nämnden ska: 34 (37)

35 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott följa utvecklingen inom ovanstående områden och ta nödvändiga initiativ till utveckling och förbättring av verksamheten. - ansvara för utbildning i gymnasieskola och gymnasiesärskola - ansvara för utförande av kommunal vuxenutbildning, särvux och svenskundervisning för invandrare (sfi) som beställs av nämnden för arbete och välfärd - ansvara för kvalificerad yrkesutbildning och yrkeshögskola - bedriva uppdragsutbildning - ta initiativ till och verka för samarbete mellan skola och arbetsliv - samverka kring lärarutbildningen såväl med Linnéuniversitetet som i regionen 35 (37)

36 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Ändring av reglemente för nämnden för arbete och välfärd med anledning av omorganisering av vuxenutbildningen Dnr KS/2013:728 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets förslag till kommunstyrelsen 1. Kommunfullmäktige beslutar att följande tillägg görs i punkt i nämnden för arbete och välfärds reglemente: Nämnden för arbete och välfärd ansvarar för: - kommunal vuxenutbildning, utbildning i svenska för invandrare (sfi), särskild utbildning för vuxna (särvux), enligt skollagen (2010:800) och tillhörande förordningar samt yrkeshögskola och uppdragsutbildning. 2. Ändringen ska gälla från och med 1 januari Bakgrund Nämnden för arbete och välfärd har i 158/2013 hemställt att kommunfullmäktige gör ändringar i nämndens reglemente med anledning av att ansvaret för vuxenutbildningen övergår till nämnden för arbete och välfärd. 36 (37)

37 KALLELSE Kommunstyrelsens organisationsoch personalutskott Övriga frågor 37 (37)

38 Kommunstyrelsen Samtliga gruppledare i kommunfullmäktige ÄNDRADE ARVODESBELOPP FÖR FÖRTROENDEVALDA FR O M Arvodesbeloppen för förtroendevalda i kommunens nämnder och styrelser samt majoritetsägda bolag har ändrats från och med 1 januari De nya beloppen är KS ordförande KS v.ordf samt övriga kommunalråd Uppdrag med fast tid kronor/månad kronor/månad kronor/månad Beräknat på 40 tim/vecka Ersättning för förlorad arbetsinkomst Ersättning restidsarvode Inställelsearvode Särskild ersättning 221 kronor/timme 221 kronor/timme 335 kronor 478 kronor KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Michael Färdigh Personal & förhandlingschef 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg Hemsida E-post

39 Majoritetsägda bolag i Växjö kommun ÄNDRADE ARVODESBELOPP FÖR FÖRTROENDEVALDA FR O M Arvodesbeloppen för förtroendevalda i kommunens nämnder och styrelser samt majoritetsägda bolag har ändrats från och med 1 januari De nya beloppen är Uppdrag med fast tid kronor/månad Beräknat på 40 tim/vecka Ersättning för förlorad arbetsinkomst Ersättning restidsarvode Inställelsearvode Särskild ersättning 221 kronor/timme 221 kronor/timme 335 kronor 478 kronor KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Michael Färdigh Personal & förhandlingschef 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg Hemsida E-post

40 ÄRENDE Dnr KS/2013: Peter Karlsson personalstrateg Tel Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott (KSOP) Motion om rätt till heltid - Nämndernas svar Bakgrund Laila Stein (S) har i december 2012 lämnat motion om att möjliggöra så att alla anställda i Växjö kommun erbjuds heltidsanställning. Därutöver föreslås att kommunen utreder möjligheten att kräva rätt till heltid hos externa leverantörer i samband med upphandling av kommunal service. Personalkontoret granskade frågan i samverkan med samtliga förvaltningar och lämnade redogörelse för de förhållanden som råder i Växjö kommun. Förhållanden som avser upphandling granskades ej. Kommunfullmäktige beslutade därefter att nämnderna närmare skulle undersöka sina verksamhetsmässiga förutsättningar inom givna ekonomiska och organisatoriska ramar för att införa rätt till heltid samt redovisar de aktiviteter/åtgärder som skulle vara lämpliga inom respektive verksamhet för att uppnå 100 % heltidsanställningar. Ärendet skulle återredovisas för vidare ställningstagande i kommunstyrelsens organisations- och personalutskott (KSOP). Sammanfattning Av nämndernas undersökning framkommer att de organisatoriska och verksamhetsmässiga förutsättningarna ser olika ut och att de därmed även svarar olika. Det bör inlednings nämnas att ca % av de anställda som har deltidstjänst är kvinnor. Verksamheterna inom miljö- och hälsoskyddsnämnden, byggnadsnämnden och tekniska nämnden ser inga hinder för att tillämpa Rätt till heltid. Miljö- och hälsoskyddsnämnd samt byggnadsnämnd bedriver sin verksamhet inom ramen för mindre organisationer som endast består av tjänstemän. Inom tekniska nämnden tillämpas i praktiken redan rätt till heltid eftersom all rekrytering sker mot heltid. I de fall där det förekommer deltid har denna sin grund i att medarbetaren av personliga skäl gått ner i tid. För de andra nämnderna nämns inte förekomsten av deltider i svaren, men man anser att rätt till heltid bör kunna lösas inom ekonomiska ramar genom planering och samordning. PERSONALKONTORET Kommunledningsförvaltningen 1 (3) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västergatan 15 Tel Mobil /RedigerareMobilTelefon/ Fax Org.nr Bg Hemsida E-post peter.karlsson@vaxjo.se

41 ÄRENDE KS/2013: Kulturnämnd och fritidsnämnd uppger att där ej behövs ytterligare åtgärder för att skapa bättre förutsättningar för rätt till heltid. När man nyrekryterar sker detta numera principiellt mot heltider. Inom fritidsnämnden förekommer endast ett fåtal deltider och då med personliga skäl som grund. Inom kulturnämnden finns fjorton deltidstjänster. Samtidigt uppger man att biblioteksverksamhetens omorganisation där all bibliotekspersonal centraliserades till en enhet har lett till minskat antal deltider. I de fall medarbetare med deltid begär utökad sysselsättningsgrad (i dagsläget inga) tas detta alltid i beaktande innan rekrytering genomförs. Skol- och barnomsorgsnämnd, gymnasienämnd, omsorgsnämnd, nämnden för arbete och välfärd samt kommunstyrelsen anser inte Rätt till heltid vara möjlig att genomföra inom givna ekonomiska och organisatoriska ramar. Samtliga nämnder uppger sig dock arbeta aktivt med att erbjuda utökad sysselsättningsgrad, i de fall det är organisatoriskt möjligt att genomföra, till de medarbetare som anmält önskemål. Omsorgsnämndens årsarbetstid för omsorgspersonal har haft en stor inverkan på förekomsten av heltidsanställningar. Samtidigt nämns de inledande årens negativa kostnadsbild som införandet medförde och de latenta risker för kostnadsökningar som avtalet innebär. Förvaltningschefens skrivelse från omsorgsförvaltningen nämner även frågan om att ställa krav på Rätt till heltid vid upphandlingar. Kraven bedöms som alltför precisa att ställa vid upphandlingen samt att de kan vara kostnadsdrivande då bemanningen bedöms bli dyrare. Gymnasienämnden beskriver svårigheter att lösa Rätt till heltid för tjänster som är inriktade mot elever med särskilda behov. Behoven av arbetskraft är i dessa fall helt styrda av elevernas förutsättningar och behov av komprimerad studiedag. Inom serviceorganisationen arbetar man aktivt för att ge medarbetare med deltid utökad sysselsättningsgrad. Här är det dock endast en medarbetare som är beredda att byta skola eller jobba på flera skolor varför möjligheterna att möta önskemålen är begränsade. Skol- och barnomsorgsnämnden beskriver att man arbetar aktivt med sin bemanningsplanering och försöker så långt det är möjligt att leva upp till de önskemål som finns. Grundförutsättningarna för arbetet utgörs dock av verksamhetens faktiska behov, krav på kompetens (behörighet och legitimation) samt beslutad budget. Svårast har man att möta önskemålen vid mindre arbetsplatser såsom kök. Nämnden för arbete och välfärd beskriver en verksamhet med förhållandevis hög andel heltidsanställningar. Samtidigt har man 2 (3)

42 ÄRENDE KS/2013: anställningar utanför budget som finansieras genom föräldra- och sjukledigheter. För att möjliggöra en uppskattning av kostnader förknippade med införande av Rätt till heltid tillfogas denna sammanställning nedanstående tabell. Den tar sin utgångspunkt i differensen mellan dagsläget avseende det totala tjänsteutrymmet och det tjänsteutrymme som bedöms krävas för att förverkliga Rätt till heltid. Införandet av årsarbetstiden inom omsorgsnämndens verksamheter medförde, som omsorgsnämnen redovisat, merkostnader. Detta bör därför tas i beaktande i samband med beredning av beslut om att införa, eller inte införa, Rätt till heltid. Tabell 1: Kalkyl avseende bedömda kostnader vid införande av Rätt till heltid. Ove Dahl kommunchef Michael Färdigh personal- och förhandlingschef 3 (3)

43 ÄRENDE Dnr KS/2013: Helene Blomqvist upphandlare Tel Kommunstyrelsen Upphandling av IT-infrastrukturtjänster Förslag till beslut 1. Organisation- och personalutskottet godkänner föreliggande upphandlingspresentation avseende upphandling av ITinfrastrukturtjänster. 2. Organisations- och personalutskottet uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen. Bakgrund Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisations- och personalutskott godkänna förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av IT-infrastrukturtjänster och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. Ove Dahl kommunchef David Braic upphandlingschef Kommunledningsförvaltningen UPPHANDLINGSENHETEN 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Mobil Fax Org.nr Bg E-post helene.blomqvist@vaxjo.se

44 UPPHANDLINGSPRESENTATION Benämning: Upphandling av Outsourcing IT- drift Avtalstid: Avtalet skall träda i kraft och gälla till och med Avtalet kan, om parterna så överenskommer, förlängas from tom Anbudet bindande t o m: Upphandlingsvärde: SEK Upphandlingsform: Förhandlat förfarande Bakgrund till upphandling: I Växjö kommuns budget för 2012 skrivs Alla nämnder och styrelser ska jobba för ökad konkurrensutsättning inom sina respektive ansvarsområden. KSOP beslut : Kommunstyrelsen föreslås besluta att ge kommunchefen i uppdrag att genomföra upphandling av delar av systemgruppens verksamhetsområde ITinfrastrukturtjänster. Innehåll/omfattning: Upphandlingen avser leveransavtal av IT drift med tillhörande tjänster och indelas i 6 delområden: Delområde 1: Lagring & Backup Säkerhetskopieringen syftar till att all väsentlig information ska kunna återskapas med hjälp av säkerhetskopior och återlagringsrutiner. Området omfattar också drift och underhåll av befintligt lagringssystem där kommunkoncernen lagrar bla hemkataloger och gemensamma mappar och större gemensamma databaser i olika verksamhetssystem. Delområde 2: Serverdrift inkl. operativsystem för Applikationsservrar Serverdrift av servrar som nyttjas för verksamhetssystem och applikationer. Delområde 3: Serverdrift exkl. operativsystem för Datorarbetsplats Drift och underhåll av fysisk serverhårdvara för servrar som tillhör tjänsten Datorarbetsplats. Delområde 4: Virtualiseringsplattform Drift och underhåll av befintlig virtualiseringsplattform

45 Delområde 5: Systemdrift av större standardverksamhetssystem Inom området ingår ca 5 större standardverksamhetssystem eller serverinstallerad applikation vars syfte är att stödja förvaltningar eller medborgare. Ex på dessa kan vara personal-, ekonomi- och ärendehanteringssystem Delområde 6: Option Det ska finnas option att lägga ut driften för enskilda bakomliggande tekniska system under gällande avtalstid. Bedömningsgrunder: Kvalificeringskrav - Kontroll av finansiell och ekonomisk ställning - Utökat krav på anbudsgivarens tekniska förmåga och kapacitet d.v.s. organisationsbeskrivning, företagets personal och resurser, kompetens och utbildning. Teknisk förmåga bedöms utifrån den beskrivning som anbudsgivaren lämnat i anbudet av hur de kan tillgodose Växjö kommuns behov under de förutsättningar som angetts i förfrågningsunderlaget. Utvärdering Det ekonomiskt fördelaktiga anbudet kommer att antas i enlighet med LOU och de kriterier som uppställts nedan: 1. Referenser 2. Kompetens inom relevanta tekniska områden 3. Pris Delbara anbud: Upphandlingen är inte delbar. En leverantör kommer att antas. Miljökrav Växjö kommunkoncern har som mål att minimera verksamhetens miljöpåverkan upphandlingen prioriteras och efterfrågas varor, tjänster och entreprenader med så liten miljöpåverkan som möjligt. Genom en miljöanpassad upphandling skall kommunen påverka marknaden i hållbar riktning och i sin tur leverera varor och tjänster som håller hög miljöstandard. Miljökraven utgår ifrån Växjö kommuns miljöprogram, regionala och nationella miljömål samt Miljöstyrningsrådets (MSR) riktlinjer. Sociala och etiska krav Växjö kommun bedriver ett omfattande arbete för ökad jämställdhet mellan kvinnor och män. Företag som har 25 anställda eller fler skall till sina anbud på tjänster och byggentreprenader bifoga egna aktuella jämställdhetsplaner (3 kap 13 Diskrimineringslagen (2008:567). Växjö kommun ska ställa krav på att leverantörerna, i sin affärsverksamhet inte diskriminerar någon på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, ålder eller

46 sexuell läggning eller av sådana skäl otillbörligt särbehandlar arbetstagare eller arbetssökande. Detsamma gäller de eventuella underleverantörer som anlitas. Växjö kommun ska ställa sociala/etiska krav i upphandlingar med beaktande av gällande upphandlingslagstiftning och EG-rättsliga principer. Kommunen ansvarar för att ställda villkor är möjliga att kontrollera ur laglig och praktisk aspekt. Växjö kommun deltager löpande i SKL Kommentus upphandlingar eller via andra lämpliga alternativ för att på lämpligaste sätt tillämpa uppföljandekontroll av sociala och etiska krav. Växjö Kommun förväntar sig att anbudsgivaren har ett affärsmässigt etiskt förhållningssätt där vinster från verksamheter baserade i Sverige också beskattas i Sverige och att överföringar av kraftigt nedskrivna beskattningsbara vinster inom en eventuell koncern ej tillämpas, till exempel förs till så kallade skatteparadis. I synnerhet gäller detta vid anbud på tjänster. Anbudsgivare är beredd att på upphandlande myndighets anmodan redovisa omsättning, vinst och hur mycket skatt som betalas i varje land där man har verksamhet. Genom inlämnande av anbud anses anbudsgivaren vara införstådd med ovannämnda etiska krav

47 ÄRENDE Dnr KS/2013: Christin Atterheim upphandlare Tel Kommunstyrelsen Upphandling av Organisationskonsulter Förslag till beslut 1. Organisations- och personalutskottet godkänner bifogad upphandlingspresentation som avser upphandling av organisationskonsulter 2. Organisations- och personalutskottet uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen Bakgrund Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisations- och personalutskott godkänna förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av organisationskonsulter och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. Ove Dahl kommunchef David Braic upphandlingschef Kommunledningsförvaltningen UPPHANDLINGSENHETEN 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Mobil /RedigerareMobilTelefon/ Fax Org.nr Bg E-post christin.atterheim@vaxjo.se

48 UPPHANDLINGSPRESENTATION Benämning: Upphandling av Organisationskonsulter Avtalstid: Avtalet skall träda i kraft och gälla till och med Avtalet kan komma att förlängas till och med om köparen begär detta skriftligen senast tre månader för avtalets upphörande. I annat fall upphör avtalet att gälla utan vidare uppsägningstid. Anbudet bindande t o m: Upphandlingsvärde: Ca 8 MSEK Upphandlingsform: Öppen upphandling med förnyad konkurrensutsättning Bakgrund till upphandling: Upphandlingen avser konsulttjänster för utredningar, uppföljning, utvärderingar och analyser inom Växjö kommuns verksamhetsområden. (t.ex. vård & omsorg, utbildning, kultur & fritid) Innehåll/omfattning: Exempelvis projektutvärderingar, mål- och resultatuppföljning, förstudier, kvalitetsanalyser och omvärldsanalyser. Bedömningsgrunder: Det anbud kommer att antas, som är det ekonomiskt mest fördelaktiga i enlighet med LOU och de kriterier som uppställts i prioritetsordning nedan: 1. Timpris 2. Kvalitet på rapporter och analyser (arbetsprover) Delbara anbud: Tre leverantörer per verksamhetsområde kommer att antas. Funktionshinder: Miljökrav Växjö kommunkoncern har som mål att minimera verksamhetens miljöpåverkan upphandlingen prioriteras och efterfrågas varor, tjänster och entreprenader med så liten miljöpåverkan som möjligt. Genom en miljöanpassad upphandling skall kommunen påverka marknaden i hållbar riktning och i sin tur leverera varor och

49 tjänster som håller hög miljöstandard. Miljökraven utgår ifrån Växjö kommuns miljöprogram, regionala och nationella miljömål samt Miljöstyrningsrådets (MSR) riktlinjer. Sociala och etiska krav Växjö kommun bedriver ett omfattande arbete för ökad jämställdhet mellan kvinnor och män. Företag som har 25 anställda eller fler skall till sina anbud på tjänster och byggentreprenader bifoga egna aktuella jämställdhetsplaner (3 kap 13 Diskrimineringslagen (2008:567). Växjö kommun ska ställa krav på att leverantörerna, i sin affärsverksamhet inte diskriminerar någon på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, ålder eller sexuell läggning eller av sådana skäl otillbörligt särbehandlar arbetstagare eller arbetssökande. Detsamma gäller de eventuella underleverantörer som anlitas. Växjö kommun ska ställa sociala/etiska krav i upphandlingar med beaktande av gällande upphandlingslagstiftning och EG-rättsliga principer. Kommunen ansvarar för att ställda villkor är möjliga att kontrollera ur laglig och praktisk aspekt. Växjö kommun deltager löpande i SKL Kommentus upphandlingar eller via andra lämpliga alternativ för att på lämpligaste sätt tillämpa uppföljandekontroll av sociala och etiska krav. Växjö Kommun förväntar sig att anbudsgivaren har ett affärsmässigt etiskt förhållningssätt där vinster från verksamheter baserade i Sverige också beskattas i Sverige och att överföringar av kraftigt nedskrivna beskattningsbara vinster inom en eventuell koncern ej tillämpas, till exempel förs till så kallade skatteparadis. I synnerhet gäller detta vid anbud på tjänster. Anbudsgivare är beredd att på upphandlande myndighets anmodan redovisa omsättning, vinst och hur mycket skatt som betalas i varje land där man har verksamhet. Genom inlämnande av anbud anses anbudsgivaren vara införstådd med ovannämnda etiska krav.

50 ÄRENDE Dnr KS/2013: Maj Bjers upphandlare Tel Kommunstyrelsen Upphandling av kontorsmaterial Förslag till beslut 1. Organisations- och personalutskottet godkänner bifogad upphandlingspresentation som avser upphandling av kontorsmaterial. 2. Organisations- och personalutskottet uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen. Bakgrund Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisations- och personalutskott godkänna förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av kontorsmaterial och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. Ove Dahl Kommunchef David Braic Upphandlingschef Kommunledningsförvaltningen UPPHANDLINGSENHETEN 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Mobil Fax Org.nr Bg E-post maj.bjers@vaxjo.se

51 UPPHANDLINGSPRESENTATION Benämning: Upphandling av kontorsmaterial. Avtalstid: Avtalet skall träda i kraft och gälla till och med Avtalet kan komma att förlängas med ett år i taget vid två (2) tillfällen med oförändrade villkor. Skriftlig begäran om förlängning ska ske av Köparen eller Säljaren senast nio (9) månader före avtalsperiodens slut. Begäran om förlängning ska inom 30 dagar ha accepterats av mottagaren, i annat fall upphör avtalet att gälla utan vidare uppsägningstid. Anbudet bindande t o m: Upphandlingsvärde: Ca kronor Upphandlingsform: Öppen upphandling Bakgrund till upphandling: Avtalet med Staples Sweden AB upphör Innehåll/omfattning: Syftet med upphandlingen är att teckna avtal avseende köparnas huvudsakliga behov av kontorsmaterial för successiv leverans under avtalsperioden. Upphandlingen är uppdelad i två grupper: Kontorsmaterial Kuvert Bedömningsgrunder: Utvärderingen innefattar analys och kvalitetsprognos av jämförbara anbud. Det anbud kommer att antas som har lägst pris. Delbara anbud: En leverantör per grupp, enligt ovan kommer att antagas.

52 Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning: Ej tillämpligt i denna upphandling. Miljökrav Växjö kommunkoncern har som mål att minimera verksamhetens miljöpåverkan upphandlingen prioriteras och efterfrågas varor, tjänster och entreprenader med så liten miljöpåverkan som möjligt. Genom en miljöanpassad upphandling skall kommunen påverka marknaden i hållbar riktning och i sin tur leverera varor och tjänster som håller hög miljöstandard. Miljökraven utgår ifrån Växjö kommuns miljöprogram, regionala och nationella miljömål samt Miljöstyrningsrådets (MSR) riktlinjer. Sociala och etiska krav Växjö kommun bedriver ett omfattande arbete för ökad jämställdhet mellan kvinnor och män. Företag som har 25 anställda eller fler skall till sina anbud på tjänster och byggentreprenader bifoga egna aktuella jämställdhetsplaner (3 kap 13 Diskrimineringslagen (2008:567). Växjö kommun ska ställa krav på att leverantörerna, i sin affärsverksamhet inte diskriminerar någon på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, ålder eller sexuell läggning eller av sådana skäl otillbörligt särbehandlar arbetstagare eller arbetssökande. Detsamma gäller de eventuella underleverantörer som anlitas. Växjö kommun ska ställa sociala/etiska krav i upphandlingar med beaktande av gällande upphandlingslagstiftning och EG-rättsliga principer. Kommunen ansvarar för att ställda villkor är möjliga att kontrollera ur laglig och praktisk aspekt. Växjö kommun deltager löpande i SKL Kommentus upphandlingar eller via andra lämpliga alternativ för att på lämpligaste sätt tillämpa uppföljandekontroll av sociala och etiska krav. Växjö Kommun förväntar sig att anbudsgivaren har ett affärsmässigt etiskt förhållningssätt där vinster från verksamheter baserade i Sverige också beskattas i Sverige och att överföringar av kraftigt nedskrivna beskattningsbara vinster inom en eventuell koncern ej tillämpas, till exempel förs till så kallade skatteparadis. I synnerhet gäller detta vid anbud på tjänster. Anbudsgivare är beredd att på upphandlande myndighets anmodan redovisa omsättning, vinst och hur mycket skatt som betalas i varje land där man har verksamhet. Genom inlämnande av anbud anses anbudsgivaren vara införstådd med ovannämnda etiska krav.

53 ÄRENDE Dnr KS/2013: Maj Bjers upphandlare Tel Kommunstyrelsen Upphandling av lekmaterial Förslag till beslut 1. Organisations- och personalutskottet godkänner bifogad upphandlingspresentation som avser upphandling av lekmaterial. 2. Organisations- och personalutskottet uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen. Bakgrund Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisations- och personalutskott godkänna förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av lekmaterial och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. Ove Dahl Kommunchef David Braic Upphandlingschef Kommunledningsförvaltningen UPPHANDLINGSENHETEN 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Mobil Fax Org.nr Bg E-post maj.bjers@vaxjo.se

54 UPPHANDLINGSPRESENTATION Benämning: Upphandling av lekmaterial. Avtalstid: Avtalet skall träda i kraft och gälla till och med Avtalet kan komma att förlängas med ett år i taget vid två (2) tillfällen med oförändrade villkor. Skriftlig begäran om förlängning ska ske av Köparen eller Säljaren senast nio (9) månader före avtalsperiodens slut. Begäran om förlängning ska inom 30 dagar ha accepterats av mottagaren, i annat fall upphör avtalet att gälla utan vidare uppsägningstid. Anbudet bindande t o m: Upphandlingsvärde: Ca kronor Upphandlingsform: Öppen upphandling Bakgrund till upphandling: Avtalet med Staples Sweden AB upphör Innehåll/omfattning: Syftet med upphandlingen är att teckna avtal avseende köparnas huvudsakliga behov av lekmaterial för successiv leverans under avtalsperioden. Upphandlingen är uppdelad i tre grupper: Lekmaterial Kreativt material Pedagogiskt lekmaterial Bedömningsgrunder: Utvärderingen innefattar analys och kvalitetsprognos av jämförbara anbud. Det anbud kommer att antas, som är det ekonomiskt mest fördelaktiga (LOU ) i enlighet med de kriterier som uppställts i prioritetsordning nedan: Pris 60 % Sortimentsbredd 40 %

55 Delbara anbud: En leverantör per grupp, enligt ovan kommer att antagas. Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning: Ej tillämpligt i denna upphandling. Miljökrav Växjö kommunkoncern har som mål att minimera verksamhetens miljöpåverkan upphandlingen prioriteras och efterfrågas varor, tjänster och entreprenader med så liten miljöpåverkan som möjligt. Genom en miljöanpassad upphandling skall kommunen påverka marknaden i hållbar riktning och i sin tur leverera varor och tjänster som håller hög miljöstandard. Miljökraven utgår ifrån Växjö kommuns miljöprogram, regionala och nationella miljömål samt Miljöstyrningsrådets (MSR) riktlinjer. Sociala och etiska krav Växjö kommun bedriver ett omfattande arbete för ökad jämställdhet mellan kvinnor och män. Företag som har 25 anställda eller fler skall till sina anbud på tjänster och byggentreprenader bifoga egna aktuella jämställdhetsplaner (3 kap 13 Diskrimineringslagen (2008:567). Växjö kommun ska ställa krav på att leverantörerna, i sin affärsverksamhet inte diskriminerar någon på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, ålder eller sexuell läggning eller av sådana skäl otillbörligt särbehandlar arbetstagare eller arbetssökande. Detsamma gäller de eventuella underleverantörer som anlitas. Växjö kommun ska ställa sociala/etiska krav i upphandlingar med beaktande av gällande upphandlingslagstiftning och EG-rättsliga principer. Kommunen ansvarar för att ställda villkor är möjliga att kontrollera ur laglig och praktisk aspekt. Växjö kommun deltager löpande i SKL Kommentus upphandlingar eller via andra lämpliga alternativ för att på lämpligaste sätt tillämpa uppföljandekontroll av sociala och etiska krav. Växjö Kommun förväntar sig att anbudsgivaren har ett affärsmässigt etiskt förhållningssätt där vinster från verksamheter baserade i Sverige också beskattas i Sverige och att överföringar av kraftigt nedskrivna beskattningsbara vinster inom en eventuell koncern ej tillämpas, till exempel förs till så kallade skatteparadis. I synnerhet gäller detta vid anbud på tjänster. Anbudsgivare är beredd att på upphandlande myndighets anmodan redovisa omsättning, vinst och hur mycket skatt som betalas i varje land där man har verksamhet. Genom inlämnande av anbud anses anbudsgivaren vara införstådd med ovannämnda etiska krav.

56 ÄRENDE Dnr KS/2013: Maj Bjers upphandlare Tel Kommunstyrelsen Upphandling av tjänster för omställning, rehabilitering och arbetsmiljö Förslag till beslut 1. Organisations- och personalutskottet godkänner bifogad upphandlingspresentation som avser upphandling av tjänster för omställning, rehabilitering och arbetsmiljö. 2. Organisations- och personalutskottet uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen. Bakgrund Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisations- och personalutskott godkänna förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av tjänster för omställning, rehabilitering och arbetsmiljö och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. Ove Dahl Kommunchef David Braic Upphandlingschef Kommunledningsförvaltningen UPPHANDLINGSENHETEN 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Mobil Fax Org.nr Bg E-post maj.bjers@vaxjo.se

57 UPPHANDLINGSPRESENTATION Benämning: Upphandling av tjänster för omställning, rehabilitering och arbetsmiljö. Avtalstid: Avtalet skall träda i kraft och gälla till och med Avtalet kan komma att förlängas med ett år i taget vid två (2) tillfällen med oförändrade villkor. Skriftlig begäran om förlängning ska ske av Köparen eller Säljaren senast nio (9) månader före avtalsperiodens slut. Begäran om förlängning ska inom 30 dagar ha accepterats av mottagaren, i annat fall upphör avtalet att gälla utan vidare uppsägningstid. Anbudet bindande t o m: Upphandlingsvärde: Ca kronor Upphandlingsform: Öppen upphandling Bakgrund till upphandling: Avtalet med Arbetslivsresurs AR AB upphör Innehåll/omfattning: Som ett komplement till kommunens egna interna resurser samt vår egen företagshälsovård, Kommunhälsan, söker Växjö kommun samarbetspartners som kan tillhandahålla tjänster inom nedanstående områden: 1. Omställningspaket Personlig coachning, CV-skrivning, Arbetsmarknadspraktik och studiebesök, Studieoch yrkesvägledning, Samtalsstöd inklusive motivationssamtal. Det ska finnas möjlighet att köpa hela paketet eller lämpliga delar. 2. Enstaka tjänster: Vägledning i arbetslivet Samtalsstöd Motivationssamtal Arbetspsykologisk bedömning Kompletterande utredningar i samband med rehabilitering

58 Arbetsmiljöutredning Arbetsmiljöinsats Bedömningsgrunder: Utvärderingen innefattar analys och kvalitetsprognos av jämförbara anbud. Det anbud kommer att antas, som är det ekonomiskt mest fördelaktiga (LOU ) i enlighet med de kriterier som uppställts i prioritetsordning nedan: Pris 40 % Kvalitet 40 % Referenser 20 % Delbara anbud: En leverantör per del, enligt ovan, kommer att antagas. Tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning: Ej tillämpligt i denna upphandling. Miljökrav Växjö kommunkoncern har som mål att minimera verksamhetens miljöpåverkan upphandlingen prioriteras och efterfrågas varor, tjänster och entreprenader med så liten miljöpåverkan som möjligt. Genom en miljöanpassad upphandling skall kommunen påverka marknaden i hållbar riktning och i sin tur leverera varor och tjänster som håller hög miljöstandard. Miljökraven utgår ifrån Växjö kommuns miljöprogram, regionala och nationella miljömål samt Miljöstyrningsrådets (MSR) riktlinjer. Sociala och etiska krav Växjö kommun bedriver ett omfattande arbete för ökad jämställdhet mellan kvinnor och män. Företag som har 25 anställda eller fler skall till sina anbud på tjänster och byggentreprenader bifoga egna aktuella jämställdhetsplaner (3 kap 13 Diskrimineringslagen (2008:567). Växjö kommun ska ställa krav på att leverantörerna, i sin affärsverksamhet inte diskriminerar någon på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, ålder eller sexuell läggning eller av sådana skäl otillbörligt särbehandlar arbetstagare eller arbetssökande. Detsamma gäller de eventuella underleverantörer som anlitas. Växjö kommun ska ställa sociala/etiska krav i upphandlingar med beaktande av gällande upphandlingslagstiftning och EG-rättsliga principer. Kommunen ansvarar för att ställda villkor är möjliga att kontrollera ur laglig och praktisk aspekt. Växjö kommun deltager löpande i SKL Kommentus upphandlingar eller via andra lämpliga

59 alternativ för att på lämpligaste sätt tillämpa uppföljandekontroll av sociala och etiska krav. Växjö Kommun förväntar sig att anbudsgivaren har ett affärsmässigt etiskt förhållningssätt där vinster från verksamheter baserade i Sverige också beskattas i Sverige och att överföringar av kraftigt nedskrivna beskattningsbara vinster inom en eventuell koncern ej tillämpas, till exempel förs till så kallade skatteparadis. I synnerhet gäller detta vid anbud på tjänster. Anbudsgivare är beredd att på upphandlande myndighets anmodan redovisa omsättning, vinst och hur mycket skatt som betalas i varje land där man har verksamhet. Genom inlämnande av anbud anses anbudsgivaren vara införstådd med ovannämnda etiska krav.

60 ÄRENDE Dnr KS/2013: Helene Blomqvist upphandlare Tel Upphandling av ekonomisystem Förslag till beslut 1. Organisation- och personalutskottet godkänner föreliggande upphandlingspresentation avseende upphandling av ekonomisystem. 2. Organisations- och personalutskottet uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen. Bakgrund Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisations- och personalutskott godkänna förfrågningsunderlaget. Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av ekonomisystem och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation. Ove Dahl Kommunchef David Braic Upphandlingschef UPPHANDLINGSENHETEN Kommunledningsförvaltningen Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Mobil Fax Org.nr Bg E-post helene.blomqvist@vaxjo.se 1(1)

61 UPPHANDLINGSPRESENTATION Benämning: Upphandling av ekonomisystem. Avtalstid: Avtalet träder i kraft från och med datum för avtalstecknande och gäller till och med Växjö kommunkoncern har när som helst under avtalsperioden möjlighet att säga upp hela eller delar av avtalet i förtid med tolv månaders varsel. Anbudet bindande t o m: Upphandlingsvärde: Ca SEK under avtalsperioden. Upphandlingsform: Upphandlingen genomförs enligt ett så kallat förhandlat förfarande enligt Lagen om offentlig upphandling (2007:1091). Med förhandlat förfarande menas ett förfarande där den upphandlande myndigheten inbjuder utvalda leverantörer och förhandlar om kontraktsvillkoren med en eller flera av dem. Bakgrund till upphandling: Växjö kommuns avtal avseende ekonomisystemet med Agresso/Unit4U AB har löpt ut. En ny upphandling måste därför genomföras. Upphandlingen kommer att genomföras i samarbete med länets kommuner, för att utnyttja fördelarna med samordning. Upphandlingsvärdet ovan avser Växjö kommunkoncerns del av upphandlingen. Innehåll/omfattning: Upphandlingen avser leverans, installation och införande av ett nytt ekonomisystem som ska omfatta alla områden inom ekonomifunktionen. Upphandlingen avser också service, support och underhåll samt utveckling och tillkommande konsultinsatser under avtalsperioden. Systemet ska minst innehålla funktioner för en ändamålsenlig hantering av de nedan beskrivna verksamhetsprocesserna för ekonomiområdet. Ett grundpaket bestående av följande funktioner ska offereras: * Hantering av kundfaktura och övriga inbetalningar inklusive e-faktura * Hantering av leverantörsfaktura och övriga utbetalningar inklusive e-faktura * Hantering av anläggningstillgångar * Hantering av internfakturering * Hantering av övrig löpande redovisning * Hantering av rapportering

62 Tillval som ska offereras som option är: * Hantering av projekt- och tidredovisning * Hantering av budgetering * Portal för fakturascanning Systemet bör även innehålla funktioner: * Inköpssystem * Lagerredovisning * Hantering av lånereskontra * Hantering av dagbokföring * Hantering av inkasso * Integrationsmotor Bedömningsgrunder: Intresseanmälan ansökan om att få delta i upphandlingen Vid fyra eller färre intresseanmälningar som uppfyller ställda krav görs ingen selektering. Samtliga går vidare i upphandlingen. Vid fler än fyra intresseanmälningar som uppfyller ställda krav görs en selektering av de sökande genom referenstagning. De tre sökande som får högst poäng går vidare i upphandlingen. Förfrågningsunderlag som inkluderar en detaljerad kravspecifikation skickas till dem som gått vidare i upphandlingen. Förfrågan - anbudsgivning Utvärdering av inkomna anbud görs utifrån: Funktion Användarvänlighet och användbarhet Organisation och kompetens Pris Kommersiella villkor Teknisk plattform Delbara anbud: Upphandlingen är inte delbar. Avtal kommer endast att tecknas med en leverantör. Optioner Upphandling av ekonomisystem görs i samarbete med fem andra kommuner och är begränsad till ett grundpaket med basfunktioner. Några av de kommunala bolagen har idag ekonomisystem med integrerade företagsspecifika funktioner som inte ingår i detta grundpaket. Detta innebär troligen högre anpassningskostnad till följd av integrationer mellan system varvid separat upphandling för berört bolag i så fall behövs. Det finns därför ett behov av att bolagen får optionsmöjlighet på att avropa ekonomisystemet.

63 Generellt sett bedöms en gemensam upphandling leda till effektivitetsvinster ur ett kommunkoncernperspektiv genom samordning av resurser. Avrop av ekonomisystemet ska därför eftersträvas från bolagens sida. Om bolagen inte har unika företagsspecifika behov som inte tillgodoses i upphandlingen ska avrop av ekonomisystem ske i enlighet med tidigare politiska beslut. Sociala Krav Företag som har tio anställda eller flera skall till sina anbud bifoga egna aktuella jämställdhetsplaner i enlighet med 11 i jämställdhetslagen, NOU:s allmänna råd 2006:1 och förordningen [2006:260] om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt. Företag samt eventuella underleverantörer skall bifoga sanningsförsäkran som styrker att affärsverksamheten inte diskriminerar någon på grund av kön, etnisk tillhörighet, trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning eller av andra skäl som otillbörligt särbehandlar arbetstagare eller arbetssökande. Upphandlingen tar hänsyn till regler i FN:s barnkonvention. I ramavtal betonas krav på att företag inte använt sig av barnarbete vid framställning av produkter.

64 ÄRENDE Dnr KS/2013: Marita Johanneson upphandlare Tel Kommunstyrelsen Upphandling av köksutensilier Förslag till beslut Organisation och personalutskottet beslutar att godkänna föreliggande upphandlingspresentation avseende upphandling av Köksutensilier-husgeråd att uppdra åt upphandlingschefen att genomföra rubricerad upphandling. Bakgrund Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av Köksutensilier-husgeråd och därvid upprättat upphandlingspresentation enligt till ärendet fogat förslag för upphandling av Köksutensilier-husgeråd. Kommunledningsförvaltningen Ove Dahl Kommunchef David Braic Upphandlingschef Kommunledningsförvaltningen UPPHANDLINGSENHETEN 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Mobil /RedigerareMobilTelefon/ Fax Org.nr Bg E-post marita.johanneson@vaxjo.se

65 ÄRENDE Dnr KS/2013: Marita Johanneson upphandlare Tel UPPHANDLINGSPRESENTATION Benämning: Upphandling av Köksutensilier-husgeråd Avtalstid: Avtalet skall träda i kraft och gälla till och med Avtalet kan komma att förlängas till och med år, dock längst t.o.m Anbudet bindande t o m: Upphandlingsvärde: Ca SEK Upphandlingsform: Öppen upphandling Bakgrund till upphandling: Nuvarande avtal med Menigo AB upphör att gälla. Innehåll/omfattning: Upphandlingen avser köksutensilier (husgeråd) för tillagning och servering, mindre hushållsmaskiner, vagnar och mattransportutrustning. Avropande enheter är företrädesvis kök inom förskolor, skolor, gymnasium och kök inom omsorgen. Bedömningsgrunder: Utvärderingen innefattar analys och kvalitetsprognos av jämförbara anbud. Det anbud kommer att antas, som har lägst pris. Kommunledningsförvaltningen UPPHANDLINGSENHETEN 1 (3) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Mobil /RedigerareMobilTelefon/ Fax Org.nr Bg E-post marita.johanneson@vaxjo.se

66 ÄRENDE KS/2013: Delbara anbud: Upphandlingen är inte delbar, avtal kommer att tecknas med en (1) leverantör. Miljökrav Växjö kommunkoncern har som mål att minimera verksamhetens miljöpåverkan upphandlingen prioriteras och efterfrågas varor, tjänster och entreprenader med så liten miljöpåverkan som möjligt. Genom en miljöanpassad upphandling skall kommunen påverka marknaden i hållbar riktning och i sin tur leverera varor och tjänster som håller hög miljöstandard. Miljökraven utgår ifrån Växjö kommuns miljöprogram, regionala och nationella miljömål samt Miljöstyrningsrådets (MSR) riktlinjer. Sociala och etiska krav Växjö kommun bedriver ett omfattande arbete för ökad jämställdhet mellan kvinnor och män. Företag som har 25 anställda eller fler skall till sina anbud på tjänster och byggentreprenader bifoga egna aktuella jämställdhetsplaner (3 kap 13 Diskrimineringslagen (2008:567). Växjö kommun ska ställa krav på att leverantörerna, i sin affärsverksamhet inte diskriminerar någon på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, ålder eller sexuell läggning eller av sådana skäl otillbörligt särbehandlar arbetstagare eller arbetssökande. Detsamma gäller de eventuella underleverantörer som anlitas. Växjö kommun ska ställa sociala/etiska krav i upphandlingar med beaktande av gällande upphandlingslagstiftning och EG-rättsliga principer. Kommunen ansvarar för att ställda villkor är möjliga att kontrollera ur laglig och praktisk aspekt. Växjö kommun deltager löpande i SKL Kommentus upphandlingar eller via andra lämpliga alternativ för att på lämpligaste sätt tillämpa uppföljandekontroll av sociala och etiska krav. Växjö Kommun förväntar sig att anbudsgivaren har ett affärsmässigt etiskt förhållningssätt där vinster från verksamheter baserade i Sverige också beskattas i Sverige och att överföringar av kraftigt nedskrivna beskattningsbara vinster inom en eventuell koncern ej 2 (3)

67 ÄRENDE KS/2013: tillämpas, till exempel förs till så kallade skatteparadis. I synnerhet gäller detta vid anbud på tjänster. Anbudsgivare är beredd att på upphandlande myndighets anmodan redovisa omsättning, vinst och hur mycket skatt som betalas i varje land där man har verksamhet. 3 (3)

68 PROTOKOLLSUTDRAG Valnämnd Arvode till röstmottagare under valen 2014 (VN/2013:9) Valnämndens beslut Valnämnden anhåller om att kommunstyrelsens organisations- och personalutskott fastställer arvoden och kostnadsersättning till nedan angivna röstmottagare och andra funktionärer som ska arbeta i samband med 2014 års allmänna val och 2014 års val till EU-parlamentet i enlighet med kommunchefens skrivelse daterad , med nedan redovisade tillägg: Arvodena bör differentieras med hänsyn till att arbetsbelastningen är lägre vid EUval än vid allmänt val. Vidare bör kommunstyrelsens organisations- och personalutskott överväga om högre ersättning ska ges till röstmottagare som deltar i båda valen. Bakgrund Söndagen den 14 september 2014 kommer det att hållas val till riksdags-, landstings-, och kommunalval i Sverige. Det kommer även under våren 2014 att hållas val till EU-parlamentet. Datum för detta val är ännu inte fastställt, men det kan förmodas hållas någon gång under maj månad Valnämnden ansvarar för frågor om val i kommunen. I ansvaret ligger att se till att det finns en vallokal i varje valdistrikt och att de röstningslokaler som i fråga om öppethållande, tillgänglighet och lokalisering ger väljarna goda möjligheter att rösta. På varje röstmottagningsställe ska det finnas röstmottagare. Valnämnden kommer att förordna röstmottagare till de båda valen. Även andra funktionärer kommer att engageras i samband med valen. Liksom vid tidigare val allmänna val och val till EU-parlamentet kommer kommunerna utöver röstning i vallokal på valdagen, att ansvara för planering och genomförande av all förtidsröstning i kommunen, den tidigare så kallade poströstningen. Förtidsröstning får pågå 18 dagar före valdagen och på valdagen. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse beskrivit valnämndens ansvar vid val i kommunen. I skrivelsen framgår att valnämnden ska utse röstmottagare till samtliga röstmottagningsställen. Röstmottagarna indelas i olika kategorier baserat på roller och valdistriktens utformning. Yrkanden Bert Sundström (S): Valnämnden anhåller om att kommunstyrelsens organisations- och personalutskott fastställer arvoden och kostnadsersättning till nedan angivna röstmottagare och andra funktionärer som ska arbeta i samband Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

69 PROTOKOLLSUTDRAG Valnämnd fortsättning med 2014 års allmänna val och 2014 års val till EU-parlamentet i enlighet med kommunchefens skrivelse daterad , med nedan redovisade tillägg: Arvodena bör differentieras med hänsyn till att arbetsbelastningen är lägre vid EUval än vid allmänt val. Vidare bör kommunstyrelsens organisations- och personalutskott överväga om högre ersättning ska ges till röstmottagare som deltar i båda valen. Beslutsordning Ordförande Ulf Hedin frågar om yrkandet kan antas och finner att nämnden beslutar i enlighet med yrkandet. Beslutsexpediering Kommunstyrelsen Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

70 Lars Svensson Kommunjurist Tel Till Valnämnden i Växjö kommun Ersättning till röstmottagare med flera vid 2014 års allmänna val och 2014 års val till EU-parlamentet Förslag till beslut Valnämnden anhåller om Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott fastställer arvoden och kostnadsersättning till nedan angivna röstmottagare och andra funktionärer som ska arbeta i samband med 2014 års allmänna val och 2014 års val till EU-parlamentet. Bakgrund Söndagen den 14 september 2014 kommer det att hållas val till riksdags-, landstings-, och kommunalval i Sverige. Det kommer även under våren 2014 att hållas val till EU-parlamentet. Datum för detta val är ännu inte fastställt, men det kan förmodas hållas någon gång under maj månad Valnämnden ansvarar för frågor om val i kommunen. I ansvaret ligger att se till att det finns en vallokal i varje valdistrikt och att de röstningslokaler som i fråga om öppethållande, tillgänglighet och lokalisering ger väljarna goda möjligheter att rösta. På varje röstmottagningsställe ska det finnas röstmottagare. Valnämnden kommer att förordna röstmottagare till de båda valen. Även andra funktionärer kommer att engageras i samband med valen. Liksom vid tidigare val allmänna val och val till EU-parlamentet kommer kommunerna utöver röstning i vallokal på valdagen, att ansvara för planering och genomförande av all förtidsröstning i kommunen, den tidigare så kallade poströstningen. Förtidsröstning får pågå 18 dagar före valdagen och på valdagen. Kommunen kommer därför att ansvara för - röstmottagning i vallokaler på valdagen - förtidsröstning som pågår 18 dagar före valdagen - röstning på institutioner söndagen innan valdagen och - röstning i de särskilda röstmottagningsställena som inrättas på valdagen. Kommunledningsförvaltningen KOMMUNKANSLIET 1 (3) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg Hemsida E-post lars.svensson3@vaxjo.se

71 Lars Svensson Kommunjurist Tel Följande kategorier av röstmottagare och funktionärer kommer att finnas. Kategori Centralt Funktionärer med tjänstgöring i kommunhuset på valdagen och natten därpå kl Kategori A (valdistrikt med upp till och med röstberättigade) - ordförande - ersättare till ordförande och - övriga röstmottagare Röstmottagning kommer att ske på valdagen kl såvitt avser det allmänna valet och kl såvitt avser valet till EU-parlamentet. Fast arvode bör utgå. I arvode till samtliga röstmottagare ska ingå arvode för röstsammanräkning. Vidare bör i samtliga valförrättares arvode ingå ersättning för utbildning cirka två timmar på kvällstid före valet. Kategori B (valdistrikt med fler än röstberättigade) - ordförande - ersättare till ordförande och - övriga röstmottagare Röstmottagning kommer att ske på valdagen kl såvitt avser det Allmänna valet och kl såvitt avser valet till EU-parlamentet. Fast arvode bör utgå. I arvode till samtliga röstmottagare ska ingå ersättning för röstsammanräkning. Vidare bör i samtliga valförrättares arvode ingå ersättning för utbildning cirka två timmar på kvällstid före valet. Kategori C (valsdistrikt med avkortat öppethållande) - ordförande - ersättare till ordförande och - övriga röstmottagare Röstmottagning kommer såvitt avser det allmänna valet att ske på valdagen kl och Röstmottagning kommer, såvitt avser valet till EU-parlamentet, att ske på valdagen kl och kl såvitt avser valet till EU-parlamentet. Fast arvode bör utgå. I arvode till samtliga röstmottagare ska ingå ersättning för röstsammanräkning. Vidare Kommunledningsförvaltningen KOMMUNKANSLIET 2 (3) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg Hemsida E-post lars.svensson3@vaxjo.se

72 Lars Svensson Kommunjurist Tel bör i samtliga valförrättares arvode ingå ersättning för utbildning cirka två timmar på kvällstid före valet. Kategori D Extra rösträknare som anlitas för att bistå vid röstsammanräkningen på valdagen efter att röstningen i vallokalen avslutats. Till extra rösträknare bör arvode utgå per timme från kl såvitt avser det allmänna valet och från kl såvitt avser valet till EU-parlamentet. Kategori E Röstmottagare som tjänstgör vid röstmottagning på institutioner söndagen före valdagen. Röstmottagare som tjänstgör på valdagen i röstningslokalerna i Tolg, Drev, Asa, Jät, Kalvsvik, Ör och på centrallasarettet i Växjö. Arvode och ersättning bör utgå enligt de regler som gäller för förtroendevalda. Kategori F Röstmottagare som tjänstgör vid förtidsröstning med början 18 dagar före valdagen samt valdagen. Röstmottagarna kan vara redan anställda som arbetar deltid, men som är villiga att gå upp i tid under den aktuella perioden. Vidare kan det vara personer som får i uppdrag att sköta röstmottagningen mot timersättning inklusive semesterersättning. Ove Dahl Kommunchef Marianne Dalesjö Kanslichef Kommunledningsförvaltningen KOMMUNKANSLIET 3 (3) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg Hemsida E-post lars.svensson3@vaxjo.se

73 Susanne Johansson Lönechef Tel Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott Ersättning till röstmottagare vid 2014 års EU val. Förslag till beslut -att kommunstyrelsens organisations- och personalutskott beslutar om nya riktlinjer och kategorier för röstmottagare vid 2014 års EU val i enlighet med förslag från valnämnden -att kommunstyrelsens organisations- och personalutskott beslutar om nya ersättningsnivåer för röstmottagare, ordförande och funktionärer vid 2014 års EU val i enlighet med förslag från personal- och förhandlingschefen Bakgrund Valnämnden har i skrivelse till kommunstyrelsens organisations- och personalutskott anhållit om aktuella ersättningsbelopp vid 2014 års EU val. Personal- och förhandlingschefen föreslår att nedanstående belopp ska gälla för 2014 års EU val. Ove Dahl Kommunchef Michael Färdigh Personal- och förhandlingschef 1 (3) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg Hemsida

74 Susanne Johansson Lönechef Tel Ersättning till röstmottagare Kategori Centralt Funktionärer med tjänstgöring i kommunhuset på valdagen och natten därpå kl Samtliga funktionärer kronor. Kategori A (valdistrikt med upp till och med röstberättigade). Funktionärer med tjänstgöring valdagen kl samt röstsammanräkning. Ordförande kronor Ersättare för ordförande kronor Övriga funktionärer kronor Kategori B (valdistrikt med fler än röstberättigade). Funktionärer med tjänstgöring valdagen kl samt röstsammanräkning. Ordförande kronor Ersättare för ordförande kronor Övriga funktionärer kronor Kategori C (valdistrikt med avkortat öppethållande). Funktionärer med tjänstgöring valdagen kl och samt röstsammanräkning. Ordförande kronor Ersättare för ordförande kronor Övriga funktionärer kronor Kategori D Extra rösträknare per timme från kl Påbörjad halvtimme 200 kronor 100 kronor 2 (3)

75 Susanne Johansson Lönechef Tel Kategori E Röstmottagare som tjänstgör på institutioner söndagen före valdagen. Röstmottagare som tjänstgör på valdagen i röstningslokalerna i Tolg, Jät och Kalvsvik. Arvode och kostnadsersättning utgår enligt de regler som gäller för förtroendevalda. Kategori F Röstmottagare som tjänstgör vid förtidsröstning i röstlokal vardagar med början 18 dagar före valdagen samt valdagen. Arvodet per timme utges med 130 kronor. 3 (3)

76 Susanne Johansson Lönechef Tel Kommunstyrelsen Ersättning till röstmottagare vid 2014 års allmänna val Förslag till beslut - att kommunstyrelsens organisations- och personalutskott beslutar om nya ersättningsnivåer för röstmottagare, ordförande och funktionärer vid 2014 års allmänna val i enlighet med förslag från personal- och förhandlingschefen Bakgrund Valnämnden har i skrivelse till kommunstyrelsens organisations- och personalutskott anhållit om aktuella ersättningsbelopp vid 2014 års allmänna val. Personal- och förhandlingschefen föreslår att nedanstående belopp ska gälla för 2014 års allmänna val. Ove Dahl Kommunchef Michael Färdigh Personal- och förhandlingschef 1 (3) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg Hemsida

77 Susanne Johansson Lönechef Tel Ersättning till röstmottagare Kategori 1 Funktionärer med tjänstgöring i kommunhuset på valdagen och natten därpå kl Samtliga funktionärer kronor. Kategori 2 (valdistrikt med upp till och med röstberättigade). Funktionärer med tjänstgöring valdagen kl samt röstsammanräkning. Ordförande kronor Ersättare för ordförande kronor Övriga funktionärer kronor Kategori 3 (valdistrikt med fler än röstberättigade). Funktionärer med tjänstgöring valdagen kl samt röstsammanräkning. Ordförande kronor Ersättare för ordförande kronor Övriga funktionärer kronor Kategori 4 (valdistrikt med avkortat öppethållande). Funktionärer med tjänstgöring valdagen kl och samt röstsammanräkning. Ordförande kronor Ersättare för ordförande kronor Övriga funktionärer kronor Kategori 5 Extra rösträknare per timme från kl Påbörjad halvtimme 200 kronor 100 kronor 2 (3)

78 Susanne Johansson Lönechef Tel Kategori 6 Röstmottagare som tjänstgör på institutioner söndagen före valdagen. Röstmottagare som tjänstgör på valdagen i röstningslokalerna i Tolg, Jät och Kalvsvik. Arvode och kostnadsersättning utgår enligt de regler som gäller för förtroendevalda. Kategori 7 Röstmottagare som tjänstgör vid förtidsröstning i röstlokal vardagar med början 18 dagar före valdagen samt valdagen. Arvodet per timme utges med 130 kronor. 3 (3)

79 TJÄNSTESKRIVELSE Dnr KS/2013: Thor Sofie utredare Tel Kommunstyrelsens personal- och organisationsutskott Projektdirektiv för projektet En sammanslagen utbildningsförvaltning Förslag till beslut Kommunstyrelsens personal- och organisationsutskott beslutar att godkänna projektdirektivet för projektet En sammanslagen utbildningsförvaltning. Bakgrund Kommunfullmäktige har i budgeten för 2014 beslutat att en utbildningsförvaltning ska skapas. I budgeten för 2014 framgår att en sammanhållen utbildningsförvaltning ska ge ökad möjlighet till helhetssyn på elevens hela skolgång i ett 1-20 års perspektiv och ge ökad flexibilitet. Bilaga Projektdirektiv för projektet En sammanslagen utbildningsförvaltning. För kännedom Kommunchef Förvaltningschef skol- och barnomsorgsförvaltningen Förvaltningschef gymnasieförvaltningen Personalchef Ekonomichef Ove Dahl kommunchef Anna Karlsson utvecklingschef UTVECKLINGSENHETEN Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. Mobil Fax Org.nr Bg E-post sofie.thor@vaxjo.se

80 Dokumenttyp Sida Projektdirektiv 1(5) Projektnamn En sammanslagen utbildningsförvaltning Datum Projekt: Sammanslagen utbildningsförvaltning Delprojekt: Info finns på : Projektnummer Ans 11 vht 7122 Syfte Budget 850 tkr Diarienummer KS/2013:721 Projektledare Sofie Thor Startdatum Projektbeställare Kommunchefen Förvaltning/enhet Kommunledningsförvaltningen Beräknat slutdatum Projektansvarig Kommunchefen Projektdirektiv för projektet En sammanslagen utbildningsförvaltning LISTA 1 Bakgrund Mål och förväntade effekter Start och slutdatum Budget och resursbeskrivning Projektets omfattning/avgränsningar Projektledarens ansvar och befogenheter Relationer med interna och externa intressenter Projektorganisation/kontaktpersoner Redovisning, rapportering samt beslutsgång Bilagor... 5 Ändringsförteckning: Ändringsdatum Typ av ändring samt orsak till ändringen Namn Projektdirektiv Ove Dahl Distributionslista: Kommunchef Förvaltningschef skol- och barnomsorgsförvaltningen Förvaltningschef gymnasieförvaltningen Personalchef Ekonomichef

81 Dokumenttyp Sida Projektdirektiv 2(5) Projektnamn En sammanslagen utbildningsförvaltning Datum Bakgrund Kommunfullmäktige i Växjö kommun har i budget 2014 beslutat att gymnasieförvaltningen och skol- och barnomsorgsförvaltningen ska slås samman till en utbildningsförvaltning. Sammanslagningen ska träda i kraft den 1 januari Kommunen ska använda sina resurser på ett effektivt sätt och resurserna ska fokuseras på sådana insatser som ger resultat. Principerna för lean-arbete ska gälla. 2 Mål och förväntade effekter Sammanslagningen av de nuvarande förvaltningarna ska leda till en helhetssyn på elevens skolgång i ett 1 20 års perspektiv. Detta ska skapa förutsättningar för en ökad måluppfyllelse för Växjös barn och ungdomar. En sammanslagen utbildningsförvaltning förväntas ge: 1. Ökad måluppfyllelse 2. Effektiviseringar i administrationen 3 Start och slutdatum Projektet startas efter att projektdirektivet har beslutats av KSOP i november. Projektet ska vara avslutat den 31 december 2014, så att den nya organisationen kan träda i kraft den 1 januari Budget och resursbeskrivning Kostnad för projektledare beräknas till 750 tkr (från och med november 2013 till december 2014). Enligt projektorganisationen kommer även andra interna resurser ifråga genom projektgrupp och arbetsgrupper. Någon uppskattning av kostnader för intern tid för deltagare i dessa grupper görs inte i resursbeskrivningen. Detta sker vid behov i samband med att metoder och genomförande av projektet specificeras i projektplanen. Övriga kostnader beräknas till 100 tkr. Ej budgeterade kringkostnader tas vid behov upp med uppdragsbeställaren. Totalkostnad för projektet beräknas till 850 tkr. 5 Projektets omfattning/avgränsningar Kommunens styrdokument tillsammans med den nationella styrningen samt en verksamhetsidé baserad på ansvaret för utbildning i 1 20 årsperspektivet ska utgöra grunden för utarbetandet av den nya utbildningsförvaltningen. Projektet ska beakta och ifrågasätta huruvida funktioner och/eller verksamheter som inte självklart ligger i utbildningsuppdraget fortsatt ska finnas i utbildningsförvaltningen. Exempel på sådana verksamheter är Kulturskolan, fritidsgårdar, transporter (mat, post, skolskjuts), kost och städ, systemsupport och tillsyn. För närvarande sker översyn av kommunens HR-funktion genom personalkontoret. En utredning pågår också kring kostorganisationen. Resultat från dessa ska beaktas i projektet.

82 Dokumenttyp Sida Projektdirektiv 3(5) Projektnamn En sammanslagen utbildningsförvaltning Datum I huvudsak bedöms den barn- och elevnära verksamheten inte beröras av projektet. Uppbyggnad av administration och ledning är dock olika i de ingående förvaltningarna, varför visst administrativt ledningsstöd kan beröras av utredningen Inga politiska beslut är tagna om eventuella förändringar i den politiska organisationen. Detta kommer i sådana fall troligen att ske först efter valet Projektet behöver ha en beredskap för att hantera olika förslag beroende på eventuella förändringar. En politisk organisation med två nämnder kräver sannolikt större administrativa resurser än en nämnd. 6 Projektledarens ansvar och befogenheter Projektledarens ansvar och befogenheter definieras i enlighet med kommunens projektmodell: Ansvarar för att projektet drivs och genomförs enligt fastställda direktiv, mål och planer Leder och samordnar arbetet i projektet Svarar för kontakterna med interna och externa intressenter Är föredragande i styrgruppen och ansvarar för rapporter till densamma Ansvarar för dokumentation av projektet Utser projektgrupp efter samråd med beställaren 7 Relationer med interna och externa intressenter En intressentanalys kommer att ske i samband med projektplaneringen, dvs. identifiering av olika intressenter samt deras behov och förväntningar. Bland de intressenter som bedöms ha behov av förankring och kommunikation om projektet finns de fackliga organisationerna och berörda förvaltningar. Arbetstagarorganisationerna ska löpande informeras och delta som referensgrupp i projektet. Vidare bör gymnasienämnden och skol- och barnomsorgsnämnden ges löpande information om projektet via förvaltningscheferna. Andra intressenter kan vara de fristående skolorna och andra förvaltningar inom kommunen. Andra förvaltningar ges information främst genom förvaltningschefsgruppen (referensgrupp). 8 Projektorganisation/kontaktpersoner Nedan beskrivs projektorganisationen översiktligt.

83 Dokumenttyp Sida Projektdirektiv 4(5) Projektnamn En sammanslagen utbildningsförvaltning Datum Beställaren och tillika ordförande i styrgruppen är kommunchefen. Kommunchefen ansvarar för rapportering till kommunstyrelsen, kommunfullmäktige samt den centrala samverkansnivån. I styrgruppen ingår också förvaltningscheferna för skol- och barnsomsorgsförvaltningen samt för gymnasieförvaltningen. Referensnätverket (referensgrupperna) är normalt en samling av personer som på ett eller annat sätt stödjer projektet, berörs av resultatet eller som behöver information. Förvaltningarnas ledningsgrupper, förvaltningschefsgruppen och arbetstagarorganisationerna har initialt identifierats som referensgrupper. Andra referensgrupper kan komma att identifieras löpande under projektet. Projektledaren utser projektgrupp och arbetsgrupper. Arbetsgrupper behöver skapas för olika ändamål och ska bemannas av berörda förvaltningar och av kommunledningsförvaltningens kontor/enheter. Arbetsgrupperna leds av projektledaren med stöd av kommunledningskontoren/-enheterna eller någon som projektledaren utser, varvid också förvaltningarnas resurser kan aktiveras och tas i anspråk. Exempel på arbetsgrupper är ekonomi, personal och verksamhet. 9 Redovisning, rapportering samt beslutsgång Under projektet ska regelbundna möten en gång/månad ske med styrgruppen där projektledaren ansvarar för att upprätta statusrapporter. Statusrapporterna ska innehålla genomförda aktiviteter, passerade milstolpar samt eventuella risker/problem med projektet. Lägesrapport till KSOP lämnas i april utifrån vad som uppnåtts/konstaterats och vad som återstår. Kommunstyrelsen beslutar om övergripande organisation med enheter, funktioner och roller för den nya utbildningsförvaltningen senast i juni Därefter sker genomförandearbete med beslut i behörig instans vid behov. Slutrapport innehållande dokumentation av projektet lämnas till KSOP i februari 2015.

84 Dokumenttyp Sida Projektdirektiv 5(5) Projektnamn En sammanslagen utbildningsförvaltning Datum Detaljplanering för rapportering och beslut tas fram i projektplanen som beslutas av styrgruppen. 10 Bilagor Strategidokument: Utbildningsstaden Växjö strategier för framgång (KS 2010:139) Tidigare utredning: Utredning om sammanslagning av gymnasienämnden och skol- och barnomsorgsnämndens förvaltningsorganisationer 2010 Kommunövergripande omväldsanalys 2009 Kommunfullmäktiges inriktningar framgår av budget 2014 målområde Barn och utbildning. Växjö Ove Dahl Kommunchef Anna Karlsson Utvecklingschef

85

86 ÄRENDE Dnr KS/2013: Mårten Västerdal kanslisekreterare Tel Kommunstyrelsen Yttrande över skrivelse om medel till arbetskläder i förskolan Bakgrund Kommunal skola och service Växjö sydost har tillsammans med Lärarförbundet Växjö i en skrivelse föreslagit att de pengar som återbetalats till Växjö kommun från AFA-försäkring ska gå till arbetskläder inom förskolan. Ärendet Försäkringsbolaget AFA tecknar kollektivavtalade sjuk- och arbetsskadeförsäkringar för merparten av den svenska arbetsmarknaden. På senare år har bolaget fått en kraftig översoliditet. Åtstramade regler för förtidspensionering och långtidssjukskrivning ligger bakom, det blir således inte så mycket utbetalningar längre. Därför har bolaget beslutat att återbetala premier från tidigare år. Växjö kommun har fått en återbetalning som uppgår till 69 miljoner kronor. Dessa tillsammans med andra oförutsedda engångsintäkter gör att prognosen för 2013 visar på ett överskott för Växjö kommun om 60 miljoner kronor. Om man räknar bort dessa engångsintäkter visar dock prognosen ett minusresultat om 38 miljoner kronor. Den nämnd som ansvarar för kommunens förskolor, skol- och barnomsorgsnämnden, prognostiserar t.ex. ett underskott om 4,5 miljoner kronor. Kommunfullmäktige kan i budget för 2015 besluta att utöka budgetramen för skol- och barnomsorgsnämnden. Nämnden har också möjlighet att äska pengar från fullmäktige om den beslutade budgetramen inte räcker, men denna modell för fördelning av medel används som regel inte i Växjö kommun. Nämnden har alltså ingen tillgång till de försäkringspengar som Kommunledningsförvaltningen KOMMUNKANSLIET 1 (2) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Mobil /RedigerareMobilTelefon/ Fax Org.nr Bg E-post marten.westerdahl@vaxjo.se

87 ÄRENDE KS/2013: återbetalats till kommunen. Dessutom finns det ingen som helst koppling mellan orsaken till premieåterbetalningen och förslaget att pengarna ska användas till arbetskläder inom förskolan. Ove Dahl kommunchef 2 (2)

88

89 ÄRENDE Dnr KS/2013: Peter Karlsson personalstrateg Tel KSOP Löneöversyn 2014 Förslag till beslut Att KSOP beslutar anta föreslagen tidplan för löneöversyn 2014 samt att anställda i Växjö kommun födda 1953 eller tidigare erbjuds arbetstidsförkortning enligt fastlagda riktlinjer. Bakgrund KSOP beslutar inför varje löneöversyn om tidplan, erbjudanden om förmåner, övergripande principer samt prioriterade områden. De två sistnämnda delarna tas upp till beslut i december. Den föreslagna tidplanen har framtagits i samråd med representation från förvaltningarna och samverkats med de fackliga organisationerna. Erbjudande om arbetstidsförkortning för medarbetare över 60 år har tillämpats sedan flera år och genomförs i enlighet med fastställda riktlinjer efter årliga beslut av KSOP. Beslutet skickas till För åtgärd/verkställighet Personalkontoret Samtliga förvaltningar För kännedom Fackliga organisationer Michael Färdig Personal och förhandlingschef Peter Karlsson personalstrateg Kommunledningsförvaltningen PERSONALKONTORET 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västergatan 15 Tel Mobil /RedigerareMobilTelefon/ Fax Org.nr Bg E-post peter.karlsson@vaxjo.se

90 Förslag - Tidplan löneöversyn Beslut i KSOP Beslut om prioriteringar och övergripande principer. Förmåner och tidplan beslutade i november. 2. Inledande överläggning & 13 Inledande överläggning på kommuncentralnivå med arbetstagarorganisationerna där förhandlingsordning, inriktningar och prioriteringar inför löneöversyn 2014 presenteras. 3. Ny förhandling upplagd I PS-förhandling finns en ny förhandling upplagd som baserar sig på de personer som är anställda Lönesamtal genomförda Medarbetaren ska veta sin nya lön (för Kommunals avtalsområde se p 9). 5. Inrapportering klar Inrapportering i PS-förhandling kan göras tom på förvaltningsnivå. 6. Personalkontoret Utskick av protokollsbilagor till arbetstagarorganisationen. 7. Fastställelse i LOK (avstämningsmöte) till Avstämning på kommuncentral nivå med arbetstagarorganisationen görs. 8. Medarbetare inom Kommunals avtalsområde ska ha fått veta sin nya lön 9. Ny lön i lönesystemet Den nya lönen läses in i lönesystemet och blir from denna dag tillgänglig för alla arbetstagare. 10. Retro och utbetalning av ny lön KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Personalkontoret 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress V Esplanaden 18 Tel Mobil Fax Org.nr Bg Hemsida

91 PROTOKOLLSUTDRAG Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott Tillåtet antal sparade dagar vid byte av semesterdagstillägg (KS/2012:928) Organisations- och personalutskottets beslut Organisations- och personalutskottet återremitterar ärendet till kommunchefen för klargörande av anledningen till och konsekvenserna av den föreslagna förändringen. Bakgrund Växjö kommun har under flera år erbjudit sina tillsvidareanställda medarbetare att byta sitt semesterdagstillägg mot extra semesterdagar. Syftet med utbytet är att ge de medarbetare som är i behov av ytterligare ledig tid, utöver ordinarie semesterdagar, en möjlighet att byta semesterdagstillägget mot extra lediga dagar. Utbytet sker genom enskild överenskommelse där medarbetaren fyller i en särskild blankett som lämnas till närmaste chef. Uttag av de extra lediga dagarna ska göras i samråd med chef. Beslutsunderlag För att kunna ta del av denna möjlighet i dagsläget får inte medarbetarens sparade semesterdagar vid inledning av året, överstiga 25 dagar. Denna gräns föreslås under 2013 vara 15 sparade semesterdagar för att 2014 fastställas till 10 sparade semesterdagar. Yrkanden Per Schöldberg (C): Organisations- och personalutskottet återremitterar ärendet till kommunchefen för klargörande av anledningen till och konsekvenserna av den föreslagna förändringen. Beslutsordning Ordförande Per Schöldberg (C) frågar om yrkandet kan antas och finner att arbetsutskottet beslutat i enlighet med yrkandet. Beslutsexpediering Kommunchefen (personal- och förhandlingschefen) Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

92 ÄRENDE Dnr KS/2012: Peter Karlsson personalstrateg Tel KSOP Byte av semesterdagstillägg Förslag till beslut KSOP föreslår besluta att Växjö kommun erbjuder de anställda möjligheten att byta semesterdagstillägg mot lediga dagar i enlighet med fastlagda riktlinjer. Bakgrund Växjö kommun har under ett flertal år erbjudit de anställda möjligheten att årligen byta ut semesterdagstillägget mot lediga dagar. Detta görs i enlighet med särskilda riktlinjer som bilagts förslaget för kännedom. Beslutet skickas till För åtgärd/verkställighet Personalkontoret Samtliga förvaltningar För kännedom Fackliga organisationer Michael Färdigh personal- och förhandlingschef Peter Karlsson personalstrateg Kommunledningsförvaltningen PERSONALKONTORET 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västergatan 15 Tel Mobil /RedigerareMobilTelefon/ Fax Org.nr Bg E-post peter.karlsson@vaxjo.se

93 ÄRENDE Dnr KS/2013: Mårten Västerdal kanslisekreterare Tel Kommunstyrelsen Översyn av friskvårdsbidrag i Växjö kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att som ägardirektiv ge Växjö kommunföretag AB i uppdrag att tillse att reglerna för friskvårdsbidrag och friskvård på arbetstid inom VKAB-koncernen följer de riktlinjer som beslutats av kommunfullmäktige. Ärendet Kommunfullmäktige beslutade i 207/2013 att införa enhetliga regler för friskvårdsbidrag respektive friskvård på arbetstid för samtliga nämnder. Bestämmelserna innebär att friskvårdsbidraget ska uppgå till 800 kr/anställd och år och att friskvård på arbetstid, s.k. friskvårdstimme, tas bort som förmån. Anledningen till förslaget att även låta de kommunala bolagen omfattas av bestämmelserna är bland annat att tydliggöra Växjö kommun som arbetsgivare, där samma förmåner ska erbjudas medarbetare oavsett var i koncernen de är anställda. Ove Dahl kommunchef Kommunledningsförvaltningen KOMMUNKANSLIET 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Mobil /RedigerareMobilTelefon/ Fax Org.nr Bg E-post marten.westerdahl@vaxjo.se

94 PROTOKOLLSUTDRAG Kommunfullmäktige Riktlinjer för friskvårdsbidrag (KS/2013:271) Kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige antar följande riktlinjer för friskvårdsersättning inom Växjö kommun: Enhetliga regler och ersättningsnivå för friskvård införs för samtliga nämnder i Växjö kommun från 1 januari Tid för friskvård på arbetstid tas bort som förmån för att skapa enhetliga regler. Ersättningsnivån ska vara 800 kronor per anställd och år. Bakgrund Kommunfullmäktige har i budget för 2013 uppdragit till kommunstyrelsen att se över friskvårdsersättningarna i kommunkoncernen och föreslå eventuella förändringar. Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott har i 29/2013 uppdragit till kommunchefen att presentera ett samlat förslag på hur friskvårdsbidraget kan bli mer enhetligt. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 28 mars redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår att förvaltningar och bolag i Växjö kommun har olika ersättning för friskvård. Ur personalpolitisk synpunkt är det viktigt att erbjuda alla anställda inom Växjö kommun samma förmåner och villkor för friskvård. Gemensamma regler bör därför införas från 1 januari Gällande skatteregler gör det nödvändigt att införa ett gemensamt regelverk för friskvårdsbidrag till anställda vid Växjö kommuns förvaltningar. Villkor för möjlighet till friskvård på arbetstid bör också hanteras på ett likartat sätt. Det bör också uppmärksammas att också andra hälsofrämjande åtgärder som är kopplade till arbetsplatsen kan ha goda effekter för hälsa. Möjlighet till allas delaktighet och ett gott ledarskap är självklart andra viktiga faktorer. Kommunstyrelsen har i 310/2013 föreslagit kommunfullmäktige anta följande riktlinjer för friskvårdsersättning inom Växjö kommun: Enhetliga regler och ersättningsnivå för friskvård införs för samtliga nämnder i Växjö kommun från 1 januari Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

95 PROTOKOLLSUTDRAG Kommunfullmäktige fortsättning Tid för friskvård på arbetstid tas bort som förmån för att skapa enhetliga regler. Ersättningsnivån ska vara 800 kronor per anställd och år. Beslutet skickas till För åtgärd/verkställighet Kommunchefen (personal- och förhandlingschefen) Samtliga nämnder i Växjö kommun Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

96 KR/2013: Revisorerna Kommunstyrelsen Granskning av kommunens arbete med kompetensförsörjning Revisionskontoret har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomfört en granskning av kommunens arbete med kompetensförsörjning. Syftet har varit att bedöma om kommunens arbete med kompetensförsörjning på kort och lång sikt bedrivs på ett systematiskt och ändamålsenligt sätt så att behovet av rätt kompetens säkerställs. Granskningen visar att det finns mycket god kunskap om kompetensförsörjningsbehoven, både för kommunen som helhet, genom de kompetensförsörjningsanalyser som gjorts på kommunövergripande nivå, och inom de granskade nämnderna. Kommunen arbetar också på ett aktivt sätt arbetat med flertalet viktiga delprocesser för att säkra kompetensförsörjningen, både kommunövergripande och nämndsvis. Det finns dock förbättringsmöjligheter avseende delar av kompetensförsörjningsprocessen, vilka lyfts fram i rapportens bedömningar. I rapporten lyfts utvecklingsområden fram för att stärka och förbättra kommunens arbete med kompetensförsörjning. Revisorerna ställer sig bakom dessa och rekommenderar kommunstyrelsen följande: Klarlägg gränssnitt och ansvar för strategiska kompetensförsörjningsfrågor mellan kommunstyrelsen och nämnderna. Utred om det finns någon faktisk relevans, t.ex. arbetsrättslig, att fullmäktige inte har angett vem som har arbetsgivaransvar alternativt är anställningsmyndighet för annan personal än förvaltningscheferna. Analysera och ta ställning till om stödfunktionerna inom personalområdet har tillräckliga förutsättningar för att arbetet ska bedrivas på ett ändamålsenligt sätt, för att den samlade kompetensen tas tillvara optimalt samt för att minimera dubbelarbete. Överväga om det finns anledning och förtjänster att återuppväcka arbetet med en kommungemensam omvärldsanalys för att skapa en KOMMUNENS REVISORER Revisionskontoret 1 (2) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Fax Org.nr Bg E-post revisionskontoret@vaxjo.se

97 KR/2013: Revisorerna samsyn inom kommunen om pågående förändringar och vad som kan komma att påverka kommunens förutsättningar. Se till att KSOP systematiserar kontakter och kommunikation med nämnderna så att förutsättningar skapas för en gemensam analys av kompetensbehov, liksom eventuellt för gemensamma strategier och insatser. Komplettera personalpolicyn med en kommunövergripande handlingsinriktad strategi i samarbete med nämnderna. Utveckla strategier och åtgärder för att konkretisera målområdet attraktiv arbetsgivare inom områdena attrahera och rekrytera personal samt hur man vill marknadsföra sig som arbetsgivare. Ta fram en riktlinje om kompetensutveckling som definierar vad som avses med detta, mot bakgrund av de skillnader i synsätt som finns inom kommunen. Kommunens revisorer överlämnar härmed granskningsrapporten till kommunstyrelsen. Revisorerna önskar svar från kommunstyrelsen avseende rapportens bedömningar och rekommendationer senast den 8 november Elsa Jönsson Ordförande Sven Pehrson Vice ordförande 2 (2)

98 REVISIONSRAPPORT Dnr KR/2013: Sofie Thor revisionskontoret Tel Granskning av kommunens arbete med kompetensförsörjning REVISIONSKONTORET Kommunens revisorer Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Org.nr E-post

99 REVISIONSRAPPORT Dnr KR/2013: Innehåll Granskning av kommunens arbete med kompetensförsörjning Inledning Bakgrund Syfte, avgränsning och revisionskriterier Metod och genomförande Roll- och ansvarsfördelning Delat politiskt ansvar Stödfunktioner Analyser för att identifiera kompetensbehov Omvärldsanalys Analys av kompetensbehov Strategier, aktiviteter och åtgärder Kommunövergripande Omsorgsförvaltningen Skol- och barnomsorgsförvaltningen Stadsbyggnadskontoret Vår bedömning Bilaga 1 - Källförteckning (23)

100 REVISIONSRAPPORT Dnr KR/2013: Inledning 1.1 Bakgrund Ett av fullmäktiges övergripande mål är att Växjö kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare. Inom målområdet finns även tre verksamhetsmål för god ekonomisk hushållning. Att lyckas attrahera, behålla och utveckla personal och ledare/chefer är en avgörande framgångsfaktor för de flesta verksamheter. Växjö kommun, står i likhet med andra kommuner, inför en betydande utmaning avseende kompetensförsörjningen. Enligt Sveriges kommuner och landsting finns till exempel ett rekryteringsbehov inom välfärdssektorn med medarbetare under åren 2012 till 2019 pga. pensionsavgångar och ökad efterfrågan på välfärdstjänster. Med kompetensförsörjning avses i denna granskning en process som syftar till att säkerställa att rätt kompetens finns för att nå verksamhetens mål på kort och lång sikt såväl kvalitativt som kvantitativt. Detta innebär ett strategiskt och målmedvetet arbete med processer som syftar till att: Attrahera och rekrytera nya medarbetare Utveckla och behålla redan anställda medarbetare Avveckla medarbetare vid pensionering eller vid övergång till annan verksamhet Sammantaget innebär en dåligt fungerande kompetensförsörjning en risk att verksamheten inte kan bedrivas ändamålsenligt. 1.2 Syfte, avgränsning och revisionskriterier Syftet med granskningen är att bedöma om kommunens arbete med kompetensförsörjning på kort och lång sikt bedrivs på ett systematiskt och ändamålsenligt sätt så att behovet av rätt kompetens säkerställs. Följande revisionsfrågor ingår i granskningen: Är ansvars- och rollfördelningen mellan kommunstyrelsen och nämnderna tydlig avseende kompetensförsörjningsfrågorna? På vilket sätt sker omvärldsanalys av vilka förändringar som påverkar kommunen och vilken typ av kompetens som behövs för att möta dessa? Hur sker analyser av kompetensbehov på kort och lång sikt? Vilka slutsatser dras av dessa? Finns tillräckliga strategier, handlingsplaner och åtgärder för att säkra att kommunen har nödvändig kompetens på kort och lång sikt? Har tillräckliga resurser avdelats för åtgärder? Hur följs strategier och åtgärder upp? Ger åtgärderna önskad effekt? Hur sprids de erfarenheter som är relevanta till olika verksamheter? Granskningen omfattar omsorgsnämnden, skol- och barnomsorgsnämnden samt byggnadsnämnden. Kommunstyrelsen granskas utifrån sitt ansvar som ledningsfunktion. Revisionskriterier utgör underlag för granskningens analys, slutsatser och bedömningar. Denna granskning utgår från: kommunallagen, mål och direktiv från fullmäktige, 3 (23)

101 REVISIONSRAPPORT Dnr KR/2013: interna regelverk samt att ett systematiskt arbete med kompetensförsörjning förutsätter god kännedom om förändringar i omvärlden, analyser av nuvarande och framtida kompetensbehov, strategier och handlingsplaner med tydligt ansvar för genomförandet samt uppföljning av insatserna för att se om de ger önskad effekt. 1.3 Metod och genomförande Under granskningen har 22 personer intervjuats bl.a. politiker, kommunchef, personalchef, förvaltningschefer, personalspecialister, avdelningschefer och fackliga företrädare. Vidare har relevant dokumentation granskats, se bilaga 1. De intervjuade har fått möjlighet att faktakontrollera revisionsrapporten. Granskningen har genomförts under våren 2013, varför eventuella händelser därefter rörande området inte ingår i granskningens underlag. I rapporten beskrivs de olika delprocesserna (rekrytering, komptensutveckling etc.) inom kompetensförsörjningsprocessen översiktligt och således görs ingen fullständig beskrivning eller verifiering av dessa. Vissa strategier, åtgärder och aktiviteter beskrivs vidare endast under de kommunövergripande avsnitten, även om arbete pågår inom granskade förvaltningar. Innehåll i styrdokument tas upp kortfattat och en uppföljning huruvida styrdokumenten, eventuella mål och handlingsplaner följs görs inte. Revisionskontorets iakttagelser, bedömningar och rekommendationer återfinns under det avslutande avsnittet Vår bedömning, vilket innebär att synpunkter som lämnas i övriga avsnitt i rapporten härstammar från de intervjuade. 2 Roll- och ansvarsfördelning 2.1 Delat politiskt ansvar Kommunstyrelsen ansvarar för frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare och tecknar därmed t.ex. kollektivavtal och beslutar om stridsåtgärder. Vidare ska styrelsen genom sin ledningsfunktion leda och samordna personal- och lönepolitiken samt företagshälsovården. I reglementet anges att organisations- och personalutskottet (KSOP) ska bereda organisationsfrågor samt löne- och pensionsfrågor. KSOP ska dessutom verka för utveckling av kommunens personal- och lönepolitik och lägga fram förslag till beslut i sådana ärenden samt träffa överenskommelser om lönesättning och anställningsvillkor för enskilda befattningshavare, då ingen annan utsetts av kommunstyrelsen. Nämndernas uppdrag regleras från fullmäktige i reglementen och arbetsformer för nämnder och styrelser. I nämndernas reglementen regleras vilket verksamhetsuppdrag respektive nämnd har. Varken reglemente eller arbetsformer anger huruvida nämnden har arbetsgivaransvar eller är anställningsmyndighet för personalen inom verksamheten. Sedan januari 2013 är kommunstyrelsen genom beslut av fullmäktige anställningsmyndighet för alla förvaltningschefer. Många av nämndernas delegationsordningar behöver revideras i enlighet med beslutet, vilket enligt uppgift kommer göras successivt då delegationsordningar tas upp för revideringar i respektive nämnd. Fullmäktige har också beslutat om fördelning av arbetsmiljöuppgifter och enligt denna organiserar kommunstyrelsen och respektive nämnd arbetet inom sina förvaltningar och har det övergripande ansvaret för medarbetarnas arbetsmiljö. Vidare anges hur arbetsmiljöuppgifterna fördelas ut i organisationen till personalansvariga chefer. 4 (23)

102 REVISIONSRAPPORT Dnr KR/2013: De intervjuade har en differentierad bild av den politiska ansvarsfördelningen. Flertalet menar att det är nämnderna som har arbetsgivaransvaret och därmed äger kompetensförsörjningsfrågorna. Vissa anser att nämnderna har arbetsgivaransvaret, men att det åligger kommunstyrelsen, och då i första hand KSOP, att vara policyskapande och driva strategiska frågor. En del anser att det inte är klarlagt var gränsen går mellan kommunstyrelsen och nämnderna, medan andra menar att det inte finns otydligheter kring ansvarsfördelningen. KSOP:s roll upplevs av vissa som svår och otydlig. Några pekar på vikten att få ett koncernperspektiv kring kompetensförsörjning och arbetet med att vara en attraktiv arbetsgivare, inte minst för att få bättre effekt och minska riskerna för kontraproduktivt arbete. En del intervjuade anser dock att det samtidigt kan innebära nackdelar då allt inte passar alla verksamheterna, framför allt om det leder till målkonflikter, t.ex. rätten till heltid och rätt att byta semesterdagar till ledighet. I sammanhanget nämner några intervjuade att KSOP har ett större intresse för strategiska frågor idag än tidigare. Det varierar hur mycket och på vilket sätt som nämnderna engagerar sig i kompetensförsörjningen. De flesta intervjuade anser att det är förvaltningschefens ansvar att kompetensförsörjningen fungerar. Samtidigt involveras nämnderna genom beslut om mål och strategier i internbudget samt andra typer av beslut och uppföljningar. En del intervjuade anser dock att vissa nämnder behöver ta ett övergripande grepp om de strategiska kompetensförsörjningsfrågorna och inte enbart överlåta frågorna till förvaltningschefen. 2.2 Stödfunktioner Utöver det centrala personalkontoret finns även personalspecialister inom förvaltningarna. Omsorgsförvaltningen och skol- och barnomsorgsförvaltningen har egna personalavdelningar med ca åtta anställda vardera. I övrigt har flertalet förvaltningar en personalspecialist anställd, däribland stadsbyggnadskontoret. I kommunstyrelsens internbudget anges att personalkontoret har ett kommunövergripande ansvar för personal-, arbetsrätts- och lönefrågor samt företagshälsovård. Personalkontoret är indelat i grupper där gruppen för arbetsrätt och förhandling har ett övergripande ansvar för kollektivavtal, ärenderegistrering, enskilda utvecklingsprogram, riktlinjer för rehabilitering, sjuklön, ärenden i den kommunövergripande samverkansgruppen, disciplinärenden och andra arbetsrättsliga ärenden. En grupp ansvarar för folkhälsoarbete och personalklubben Dakapo. Löneenheten har ett kommunövergripande ansvar för lönehantering, tjänstepensioner, avtalsförsäkringar, personal- och lönestatistik samt systemförvaltning. Personal- och utvecklingsgruppen arbetar med arbetsmiljö och hälsa, rekrytering, ledarutveckling samt marknadsföring inom ramen för attraktiv arbetsgivare. Kommunhälsan arbetar med förebyggande hälsoarbete samt arbetsinriktad rehabilitering. Personalkontoret anordnar regelbundna träffar med förvaltningarnas personalspecialister och bildar även arbetsgrupper där förvaltningarna deltar för att utveckla olika områden, t.ex. rehabiliteringsmodellen. Flera intervjuade menar att roller och ansvarsfördelning mellan personalkontoret och förvaltningarnas egna personalresurser behöver definieras tydligare. Även samordningen behöver förbättras dels för att minska risken för dubbelarbete då samma frågor ofta är aktuella, dels för att skapa en enhetligare personalpolitik. En del intervjuade påtalar att personer hanteras olika beroende på var i kommunen man är anställd. Vissa intervjuade efterfrågar även en gemensam organisation alternativt ett utvecklat teamarbete. Frågan diskuteras vid granskningstillfället av KSOP:s presidium. En del intervjuade anser att det finns effektiviseringsmöjligheter med en annan HR-organisation. 5 (23)

103 REVISIONSRAPPORT Dnr KR/2013: Analyser för att identifiera kompetensbehov 3.1 Omvärldsanalys Kommunövergripande Analyser av förändringar i omvärlden som kan påverka verksamheternas förutsättningar och därmed eventuellt vilken kompetens verksamheterna behöver för att fullgöra sina uppdrag, görs i huvudsak av respektive förvaltning. Två kommunövergripande omvärldsanalyser är genomförda, den senaste under Tanken är att förvaltningarna ska ta fram egna omvärldsanalyser med stöd av utvecklingsenheten och utbildad personal i förvaltningen. Bland annat har gymnasieförvaltningen samt kultur- och fritidsförvaltningen arbetat efter den utvecklade metodiken. Mallar och stöd är utarbetade av utvecklingsenheten. Kompetensbehovet är dock inte med som ett särskilt analysområde, vilket kan leda till att detta inte tas med i analysen. Omvärldsanalysernas resultat kommuniceras i årsrapporter, vid resultat- och bokslutsdagar samt vid budgethearingen. Omvärldsanalyser sker också genom nätverk och erfarenhetsutbyte. Personalkontoret deltar t.ex. i olika nätverk och tar på så sätt del av olika omvärldsanalyser som påverkar kompetensbehovet. I personalkontorets verksamhetsplan finns en omvärldsanalys som fokuserar på mångfaldens ökade betydelse, ett ökat hälsofokus samt att nya krav ställs för att vara en attraktiv arbetsgivare, där fokus är medarbetarnas roll i verksamheten Skol- och barnomsorgsnämnden I budgetarbetet görs en omvärldsanalys som ringar in de förändringar nämnden står inför. Analysen beskrivs sammanfattat i internbudgeten. Omvärlds- och nulägesanalyser sker också i samband med uppstart av nya projekt, införande av nya regler m.m. Förvaltningens verksamhetsstrateg ansvarar för löpande omvärldsbevakning och rapporterar vid behov till förvaltningschef och ledningsgrupp samt via månadsbrev Omsorgsnämnden Omsorgsförvaltningen arbetar sedan flera år med balanserad styrning där omvärldsanalyser är en viktig komponent. I internbudgeten beskrivs ett antal faktorer som behöver beaktas när verksamheten planeras, genomförs och följs upp. Vidare framgår befolkningsutveckling för äldre, den senaste behovsutvecklingen inom omsorg funktionsnedsättning och en prognos för de kommande tre åren. Prognoserna visar en ständig ökning av antalet omsorgstagare. Vidare är de årliga brukarundersökningarna en viktig del av nämndens omvärldsbevakning Byggnadsnämnden Omvärldsanalys görs i samband med internbudgetarbetet. En fortlöpande bevakning sker av vad som händer nationellt inom de områden som berör verksamheten. Andra informationskällor är olika nätverk såsom det regionala nätverket byggsamverkan som ger kunskap om förändringar och utveckling. 3.2 Analys av kompetensbehov Kommunövergripande Vid två tillfällen, 2006 och 2010, har kommunövergripande kartläggningar gjorts av kommunens rekryteringsbehov mot bakgrund av pensionsavgångar, demografisk utveckling och befattningsstrukturer. 6 (23)

104 REVISIONSRAPPORT Dnr KR/2013: Den senaste rapporten från 2010 konstaterar att 33,3 % av de anställda kommer att gå i pension under perioden , samtidigt som kommunen förväntas få ett ökat invånarantal. Grupper som särskilt berörs är undersköterskor, grundskolelärare, måltidspersonal, förskollärare, gymnasielärare, rektorer och vårdare gruppboenden. Sett till andelen som går i pension är rektorer och andra chefer utsatta grupper (53 %, respektive 42 %). Grupperna är i princip desamma som redovisades i rapporten från I rapporten konstateras också att det egentliga rekryteringsbehovet påverkas av om andelen privata alternativ inom verksamheten ökar eller minskar. Vidare förs resonemang om den demografiska utvecklingen leder till ett större rekryteringsbehov än det som finns för att ersätta pensionsavgångarna. En ny kompetensförsörjningsanalys för hela kommunkoncernen planeras till våren 2014 med tidsperspektivet Enligt intervjuade har kommunen svårt att rekrytera personal inom tekniska yrken där det finns konkurrens med den privata marknaden. Det har vidare blivit svårare att rekrytera högre chefer. Enligt uppgift diskuteras en utökning av traineeprogrammet för att möta rekryteringsbehovet av chefer. Under 2012 ökade personalomsättningen med 0,4 procentenheter jämfört med 2011 och uppgick till 6,8 %. En undersökning av personalrörlighet visar att stadsbyggnadskontoret har högst procentuell personalrörlighet exklusive pensionsavgångar 1 på 13,95 %, därefter kommer kommunledningsförvaltningen på 10,67 %. Lägst har miljö- och hälsoskyddsförvaltningen som inte har någon rörlighet alls. Vidare har tekniska förvaltningen en rörlighet på 3,75 % och gymnasieförvaltningen 4,17 %. Övriga förvaltningar har en rörlighet mellan ca 5-7 %. Den interna rörligheten mellan förvaltningar är mycket låg, från 0-2,92 %, där tekniska förvaltningen står för den största siffran. Även inom samma förvaltning är rörligheten låg (mellan 0-4,24 %) Skol- och barnomsorgsförvaltningen I medarbetarstrategin (se avsnitt 4.3.1) finns framtagen statistik och analys av kompetensbehov utifrån pensionsavgångar och befolkningsprognoser Personalavdelningen gör vidare kontinuerligt kartläggningar av kompetensbehov inför höstterminen och vid årsskiftet. Samtidigt sker en matchning av övertalig personal och de ca 200 heltidsanställda som saknar fast placering. Införandet av lärarlegitimation innebär också omflyttningar i bemanningspusslet, då t.ex. små enheter har svårigheter att ha alla behörigheter som krävs. En konsekvensbeskrivning av detta är framtaget som en del av det effektiviseringsuppdrag som görs på uppdrag av fullmäktige. Flera intervjuade konstarerar att förvaltningen hittills inte har haft några större problem att rekrytera pedagogisk personal och att de farhågor som finns om problem med stora pensionsavgångar, ännu inte har infriats. För närvarande är det dock svårt att rekrytera specialpedagoger, förskollärare och slöjdlärare. I de fall man inte får sökande förskollärare anställs istället barnskötare, då man uppfyller skollagens krav med utbildade pedagoger i förskolan (en förskollärare/enhet). Däremot finns i nuläget inga utbildade vikarier. På lång sikt finns risk för brist på Ma/No-lärare, då det inte utbildas så många. Några intervjuade betonar att det är en förmån att ha ett nära universitet både ur kompetens- och rekryteringsperspektiv. Än så länge upplevs konkurrensen med andra arbetsgivare inte vara så hög, men kompetensbehovet kommer troligen att öka genom att kommunen växer. Några intervjuade menar att förvaltningen lever på 1 Jämförelsetidpunkter: och (23)

105 REVISIONSRAPPORT Dnr KR/2013: att det alltid finns personer att rekrytera, samtidigt behövs strategier för att säkerställa att det är rätt personer Omsorgsförvaltningen Intervjuade konstaterar att det i första hand är volymökningar och inte pensionsavgångar som påverkar nämndens kompetensförsörjningsbehov. Det senaste framtagna materialet visar en stor volymökning under Flera intervjuade påtalar att det har skett en förändring av kompetensbehovet inom verksamheten innebärande att det ställs högre krav på välutbildad personal eftersom målgruppernas vård- och omsorgsbehov har ökat verksamheten. Förutom personalen med grundläggande vård- och omsorgsutbildning behövs idag inslag av högskoleutbildad personal såsom socionomer, behandlingsterapeuter, fritidsledare, lärare och beteendevetare, framför allt inom omsorgen för funktionsnedsättning. En liknande utveckling med fler yrkeskompetenser kan även komma att behövas inom äldreomsorgen. Ett arbete pågår med att sammanställa vilka kompetenser som behövs. I sammanhanget framförs att nämnden inte är kompenserad för förändringen av kompetensbehov, då en annan typ av personal är dyrare och behöver anpassad kompetensutveckling. Vidare pågår en kartläggning av psykiska funktionshindrade i samarbete med landstinget och nämnden för arbete och välfärd, som kan leda till ett förändrat kompetensbehov. Hittills har det varit möjligt att rekrytera undersköterskor som har utbildning till tillsvidaretjänster. Intervjuade upplever inte att det är svårt att rekrytera enhetschefer. Enligt intervjuade finns det dock för tillfället ett relativt stort rekryteringsbehov av sjuksköterskor, vilket delvis beror på att en del har slutat efter att avtalet om årsarbetstid för kväll- och nattpatrullen sades upp. Det är vidare alltid svårt att rekrytera sjuksköterskor till vikariat under sommarperioden, i konkurrens med landstinget och andra aktörer Stadsbyggnadskontoret Stadsbyggnadskontoret gör inga särskilda dokumenterade analyser av kompetensbehov. Förvaltningen är liten med sina ca 40 medarbetare, vilket gör att det är möjligt att ha kännedom om medarbetarnas kompetenser samt är lätt identifiera inom vilka områden kontoret behöver rekrytera på kort och lång sikt. Pensionsavgångarna är få framöver. Personalomsättningen ligger som redan nämnts dock på 13,95 %, vilket är högre än genomsnittet i kommunen. Det är enligt uppgift svårt att rekrytera husarkitekter, lantmätare och ingenjörer. Många av de som rekryteras är nyutexaminerade, vilket inte är helt optimalt, då dessa saknar arbetslivserfarenhet. Löneläget ligger ungefär som i andra kommuner, men lägre jämfört med andra branscher. 4 Strategier, aktiviteter och åtgärder 4.1 Kommunövergripande Styrande dokument Mål och budget I fullmäktiges budget för 2013 anges inom målområdet Växjö kommun som arbetsgivare att kommunen ska vara en attraktiv arbetsgivare. Vidare ska kommunen ha friska medarbetare och sjukfrånvaron ska minska (sjukdagar/snittanställd); andelen nöjda medarbetare ska öka och andelen medarbetare som är nöjda med sin utveckling i arbetet ska öka. Bland fullmäktiges 8 (23)

106 REVISIONSRAPPORT Dnr KR/2013: prioriteringar för målområdet anges bl.a. att en strategi för framgångsrik kompetensförsörjning och rekrytering ska tas fram samt att ledarskapsprogrammet ska vidareutvecklas. Kommunens styrsystem bygger på att fullmäktiges mål bryts ned i nämndernas internbudgetar i form av verksamhetsmål och strategier. Intervjuade menar att det varierar om kopplingen mellan nämndernas strategier och de övergripande målen är svag eller stark. I målområdesrapporten för målområdet som upprättas i samband med kommunens årsrapport redovisas olika mätetal såsom andel anställda med utländsk bakgrund, sysselsättningsgrad, personalrörlighet, åldersstruktur, sjukdagar/snittanställd mm. Personalpolicy Kommunens personalpolicy antogs av fullmäktige under Personalpolicyn beskrivs som en vision för att förverkliga en arbetsplats där alla medarbetare känner arbetsglädje och meningsfullhet. Visionen delas in i åtta områden: arbetskultur, likabehandling, ett hållbart arbetsliv, medarbetarskap, ledarskap, lön, personalförsörjning samt utveckling och rörlighet. Som komplement till, och för att förtydliga innehållet i personalpolicyn, har fullmäktige fastställt ledarskaps- respektive lönepolicy. Ledarskapspolicyn innehåller strategier för att säkra och utveckla ett gott ledarskap. Strategierna omfattar introduktionsprogram för nya chefer, erbjudanden om kontinuerlig utbildning och stöd i ledarskapet till alla chefer samt att alla chefer årligen ska få återkoppling gällande sitt ledarskap och resultat i verksamheten. Lönepolicyn beskriver bl.a. mål med lönepolitiken och chefens, medarbetarens och förvaltningarnas ansvar för lönesättningen. Vidare regleras exempelvis att varje förvaltning ska ha fastställda lönekriterier. Fullmäktige har också antagit riktlinjer för uppsägning, omplacering och enskilt utvecklingsprogram samt arbetsmiljöpolicy. Därtill finns en rad olika stödjande dokument beslutade av andra nivåer, såsom riktlinjer för chefsrekrytering, rutiner och process för rekrytering, underlag för medarbetarsamtal, modell för arbetsinriktad rehabilitering, mallar för det systematiska arbetsmiljöarbetet och frågeformulär vid avgångssamtal. Intervjuade konstaterar att personalpolicyn inte innehåller så mycket strategier utan mer beskriver hur kommunen vill vara som arbetsgivare. Några intervjuade menar att kommunen behöver någon form av strategiskt dokument, inte minst för att kunna följa upp vidtagna åtgärder. En del intervjuade anser att kommunen varit reaktiva avseende kompetensförsörjningsfrågorna och att det behövs ett mer strategiskt arbetssätt. Under våren har ett strategisamråd behandlat temat Attraktiv arbetsgivare i syfte att lyfta upp frågan på dagordningen. Uppföljning Det sker ingen systematisk uppföljning av effekter av de aktiviter och åtgärder som görs för att säkra kommunens kompetensförsörjning. Det förekommer att uppföljningar görs av olika insatser t.ex. har uppföljning av karriärsutveckling för deltagare i traineeprogrammet och av enskilda utvecklingsprogram gjorts under Flera intervjuade konstaterar att kommunen kan rekrytera nya medarbetare och inte har så hög personalomsättning, vilket talar för att det som görs är tillräckligt Attrahera och rekrytera En processbeskrivning för rekrytering och en rekryteringshandbok är framtagna av personalkontoret. Personalkontoret har på uppdrag av KSOP undersökt möjligheter att övergå till s.k. kompetensbaserad rekrytering som en åtgärd för att möta kommande rekryteringsbehov. Ett sådant arbetssätt förutsätter dels tydliga kravprofiler och att kriterier för kompetens fastställs, 9 (23)

107 REVISIONSRAPPORT Dnr KR/2013: dels ett effektivt hjälpmedel för att selektera bland sökande. Under 2012 anordnades en utbildning i kompetensbaserad rekrytering ur mångfaldsperspektiv för kommunens personalspecialister. Tanken är att även chefer ska gå denna. En del intervjuade ser behov av att samarbeta mer vid rekryteringar för att minska risken för felrekryteringar genom att skapa en gemensam bank, t.ex. vid chefsrekryteringar. I slutet på 2011 bildades en kompetensförsörjningsgrupp med representanter för förvaltningar, personalkontoret samt fackliga företrädare. Gruppen diskuterar möjliga strategier för olika yrkesgrupper och bristyrken och hur kommunen kan marknadsföras som arbetsgivare. Gruppen har inte träffats så frekvent under 2013, då förvaltningarna haft vakanta chefstjänster vid sina personalavdelningar. En marknadsföringsgrupp är kopplad till gruppen och arbetar praktiskt med mässmaterial, hemsidans information etc. Flera intervjuade anser att kommunen behöver bli bättre på att marknadsföra sig och sprida kunskap hur man är som arbetsgivare. Samordnande aktiviteter samt fler riktade besök nämns som möjliga åtgärder. Idag deltar kommunen i olika mässor och arbetsmarknadsdagar samt har tagit fram material till en marknadsföringskampanj med yrkesambassadörer inom olika yrken. Yrkesambassadörerna deltar också på mässor. Kommunen erbjuder vidare utbildningspraktik för universitet, praktisk arbetslivsorientering för grundskola och gymnasium samt tar emot avlönade studentmedarbetare. För att öka mottagandet av praoelever till olika delar av verksamheten är ett nytt program enligt uppgift upplagt. Kommunen är medlem och sitter med i styrelsen för Medak Networking som hjälper till att underlätta rekrytering t.ex. genom bostadshjälp och pre-visits samt att stötta medflyttare med vägledning och kontaktytor. En gemensam introduktionsdag anordnas för alla nyanställda i kommunen ett antal gånger/år Utveckla och behålla Intervjuade konstaterar att det inom kommunen finns ganska stora skillnader i arbetssätt och innehåll avseende kompetensutveckling. Både avsatta medel och tid varierar mellan olika förvaltningar och enligt vissa intervjuade har kompetenshöjande utbildningar minskat generellt i kommunen pga. det ekonomiska läget. En del intervjuade ser behov av att strukturera kompetensutvecklingen utifrån verksamheternas uppdrag i någon form av kommunövergripande riktlinjer, där det även tydliggörs att kartläggningar av kompetensen är betydelsefulla. Ett arbete pågår med att införa en modul i personalsystemet för kompetensinventering (kompetensbanken). Genom modulen går det att ta fram statistik över utbildningsnivåer samt genomförda kompetensutvecklingsinsatser. Än så länge har endast några pilotverksamheter tillgång till databasen, och enligt intervjuade fungerar verktyget ännu inte optimalt. Personalkontoret anordnar gemensamma utbildningar i t.ex. rehabilitering, chefens dag och lönebildning för chefer. Utbildning för nyanställda chefer, Ny som chef är obligatorisk och ges två gånger/år. Förslag på påbyggnadsutbildning för chefer håller på att tas fram med start Personalkontoret har vidare genomfört sex traineeprogram (chefsutvecklingsprogram) och en upphandling pågår för en sjunde omgång. En diskussion pågår om att kostnaderna inte längre ska belasta förvaltningarna, för att betona att det är en koncerngemensam satsning. En uppföljning av karriärsutvecklingen bland tidigare traineer visar att många har blivit kvar hos samma arbetsgivare men att de har fått större ansvar och mer arbetsledande uppgifter. Utöver den kompetensutveckling som personalkontoret står för, genomförs kompetensutvecklings- 10 (23)

108 REVISIONSRAPPORT Dnr KR/2013: insatser på förvaltningsnivå och genom vissa centrala enheter såsom IT- respektive kommunikationsenheten. Några intervjuade anser att samarbetet inom regionen kan utvecklas så att ett informellt system för att öka personalrörligheten mellan kommunerna skapas som ett sätt att utveckla personalen. Analysen av personalrörligheten visar att rörligheten till andra kommuner är mycket låg. Kommunen genomför vartannat år en medarbetarundersökning i syfte att förbättra arbetsmiljön. Den senaste undersökningen gjordes under Nöjdmedarbetarindexet för kommunen var 3,80 år 2011 (3,85 år 2009). Svarsfrekvensen var 80 %. Enligt fackliga företrädare uppger många medlemmar att de inte vill svara på enkäten för att man inte vill fylla i något negativt, då det finns en rädsla för konsekvenser. Utifrån resultatet har handlingsplaner upprättats på enskilda arbetsplatser, förvaltningar och kommunövergripande. Åtgärder på kommunövergripande nivå är exempelvis ett värdegrundsarbete i förvaltningschefsgruppen, översyn av underlag för medarbetarsamtal samt utbildningar om samverkan, arbetsplatsträffar och mötesteknik. En ny medarbetarundersökning planeras till hösten. Undersökningens inriktning kommer att förändras från nöjd till motiverad medarbetare och antalet frågor minskas så att undersökningen kan genomföras oftare. Syftet är att tätare mättillfällen ska ge snabbare åtgärder och uppföljningar av förbättringsområden, då kritik har riktats från vissa arbetsplatser om att enkätens resultat inte leder till några förändringar och att återkopplingen och efterarbetet har fungerat dåligt. Vissa intervjuade framför att det saknas ett strategiskt övergripande arbete utifrån resultatet, t.ex. vilka strategiska områden behöver utvecklas mer och vilka utbildningsinsatser behöver göras, vilket också skulle kunna leda till en stärkt koncerngemenskap. Någon nämner också vikten av att bli bättre på benchmarking och lyfta fram de goda exemplen. Flera intervjuade anser att enkäten, rätt använd, är ett bra verktyg för olika analyser, inte minst kommunövergripande. Kommunens samverkansavtal ska ge medarbetarna ökad delaktighet, inflytande och ansvar, och fokuserar på medarbetarsamtal och arbetsplatsträffar. Utbildning i avtalet och dess intentioner ges årligen till alla nya chefer och fackliga förtroendevalda. Mellan 2011 och 2012 ökade antalet sjukdagar/snittanställd med 1,6 dagar till 16,7. En omfattande statistik över kommunens sjukfrånvaro lämnas vid varje sammansträde i KSOP. En analys av orsakerna till varför sjukfrånvaron ökar pågår och ska redovisas till KSOP i juni. Fackliga företrädare menar att många arbetsplatser har en tuff arbetsbelastning. Under 2012 har en modell för hur friskvårdsarbetet kan bedrivas tagits fram. Tre enheter har under året testat modellen och har tagit fram hälsoplaner samt genomfört olika insatser. Ett förslag är vidare framtaget till fullmäktige om enhetliga regler och ersättningsnivå för friskvård för alla nämnden från 1 januari Förslaget innebär också att tid för friskvård på arbetstid tas bort som förmån för att skapa enhetliga regler samt att ersättningsnivån ska vara 800 kr/år. Kommunen erbjuder en rad förmåner till medarbetarna. Exempel är möjlighet att byta semesterdagstillägg mot flera lediga dagar, arbetstidsförkortning för äldre än 61 år samt löneväxla till pensionsavsättning och Dakapo. Några intervjuade konstaterar att dessa instrument kanske inte är det som lockar nya medarbetare, då liknande hygienfaktorer finns hos de flesta arbetsgivare. En analys över befintliga förmåner har gjorts av en extern konsult och denna visar bl.a. att kommunen har bra kollektivavtal och välutnyttjad friskvård, men att kommunen saknar förmåner som andra har och har dålig kontroll över utnyttjandet/uppskattningen av befintliga för- 11 (23)

109 REVISIONSRAPPORT Dnr KR/2013: måner. En s.k. förmånssida för de anställda kan bidra till en effektivare administration, större utbud och tydligare statistik över utnyttjande/uppskattning Avveckla Riktlinjer för uppsägning, omplacering och enskilt program är antagna av fullmäktige. Enskilda utvecklingsprogram innebär att arbetstagaren antingen genom kompetensutveckling får behörighet till annan vakant eller framtida vakant befattning alternativt beviljas extern utbildning/praktik som kan ge annat arbete hos annan arbetsgivare. Vidare reglerar riktlinjerna enskilda överenskommelser (i snitt sex månaders lön) och avtalspension. Någon intervjuad lyfter fram att kommunens förvaltningar behöver bli bättre på att hjälpa varandra vid omplaceringar. Ett behov av nya riktlinjer finns så att kommunen blir bättre på att ta tillvara på kompetensen på rätt sätt. Flera intervjuade anser att det är viktigt att fånga upp varför medarbetare väljer att avsluta sin anställning i kommunen genom avvecklingssamtal så att man kan utveckla verksamheten vid behov. Avvecklingssamtalet handlar också om att göra bra avslut, även om det är svåra situationer. En mall finns framtagen som stöd. Några övergripande analyser görs inte av orsaker utifrån uppgifter från avvecklingssamtalen. 4.2 Omsorgsförvaltningen Styrande dokument Av omsorgsnämndens internbudget framgår att nämnden utöver det kommunövergripande ledningssystemet även använder balanserad styrning och en modell för systematiskt kvalitetsarbete som ett samlat styrsystem. Nämndens inriktning på verksamheten under perspektivet medarbetare och lärande ställer upp en rad strategier för hur nämnden ska vara en attraktiv arbetsgivare. Vidare har nämnden prioriterat två verksamhetsmål under målområdet Växjö kommun som attraktiv arbetsgivare och i anslutning till detta identifierat strategier för att uppnå målen. Nämndens balanserade styrkort utgörs av verksamhetsmålen som är beslutade under respektive målområde. Nämndens internbudget med verksamhetsplan har enligt intervjuade ett tydligt omsorgstagarfokus, även om medarbetarperspektivet finns med liksom vissa mål under målområdet attraktiv arbetsgivare. Vissa intervjuade upplever att det finns förbättringsmöjligheter avseende tydligare mål och strategier för kompetensförsörjning. Intervjuade konstaterar också att verksamhetens prioriteringar i allt högre grad styrs av regeringen och SKL, även om nämnden har en ambition att styra med en röd tråd. Nationella förändringar och förslag presenteras ofta med kort framförhållning vilket leder till att verksamheten får prioritera annorlunda och skjuta upp egna planer. Under 2012 infördes ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete i enlighet med socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9). Ledningssystemet ska säkerställa att det finns rutiner som tillgodoser att personalen har den kompetens som krävs för att utföra arbetsuppgifter och planer för personalens kompetensutveckling utifrån verksamhetens behov. Rutiner för medarbetarsamtal där behovet av kompetens och utveckling analyseras finns och en central kompetensutvecklingsplan tas fram årligen (se nedan). Uppföljning av strategierna görs i enlighet med nämndens uppföljning- och utvärderingsmodell i samband med delårsrapporter och årsrapport. Verksamhetsuppföljningen sammanställs per indikator och enhet och återkopplas i form av ett styrkort. Vid bristande måluppfyllelse ska en 12 (23)

110 REVISIONSRAPPORT Dnr KR/2013: åtgärdsplan tas fram av enhetschefen. Uppföljningarna diskuteras gemensamt för att bl.a. sprida erfarenheter Attrahera och rekrytera Under 2012 startades bemanningsenheten, vars uppdrag är att administrera tillgänglig personal till enheterna, spontansökningar samt ansvara för nytt verktyg till semesterrekryteringen. Omsorgsförvaltningen tar in ca 1000 semestervikarier under sommarperioden. Enligt intervjuade är sommarvikariat viktiga för att få in nya personer i verksamheten. Nämnden tillåter vikariat upp till 300 dagar utan rätt utbildning. Chefer ska genomföra två uppföljningssamtal med visstidsanställd personal utifrån en särskild blankett för att säkerställa de kompetenskrav som förvaltningen ställer. En förvaltningsgemensam introduktion är framtagen som innehåller vissa utbildningsinsatser. Det pågår också ett arbete med att ta fram en ny checklista för introduktion. Flera intervjuade är oroliga över att utbildningssystemet inte kommer att klara av att möta äldreomsorgens höga tillväxt och det växande antalet personer med omfattande stödbehov inom omsorgen för psykisk funktionsnedsatta. Arbetet kräver mer kompetens idag än tidigare och rätt personal är avgörande för verksamhetens kvalitet. Om utvecklingen fortsätter kan det bli svårigheter att upprätthålla andelen utbildad personal på 90 %. Ett problem som nämns är att det inte finns någon utbildningsväg om man redan har gått en gymnasieutbildning men ändå vill utbilda sig inom vård- och omsorgsområdet. Nuvarande vuxenutbildning riktar sig främst till personer med lägst studienivå och det är inte säkert att alla klarar att uppnå de allt högre utbildningskraven som ställs om inte utbildningsanordnarna kan erbjuda tillräckligt med stöd och studietid. För att inte tappa i grundrekryteringen så har nämnden sökt statsbidrag för omvårdnadslyftet och anordnar via ett samarbete med Komvux en uppdragsutbildning för 32 vikarier som annars hade haft svårt att skaffa sig en vård- och omsorgsutbildning. De kombinerar studier i skolan 1-2 dagar/vecka med webbutbildning och arbete. Varje person har en mentor utsedd som stöd. Utbildningen håller en hög takt då den måste vara genomförd under 2013 för att statsbidraget ska betalas ut. Risken finns att flera måste avbryta studierna pga. att de inte får någon ekonomisk ersättning under tiden. Vidare deltar omsorgsförvaltningen tillsammans med andra arbetsgivare och utbildningsanordnare i en ansökan om certifiering till ett lokalt vård- och omsorgscollege (VO-College). VO-colleget innebär att utbildningsanordnare (utbildningsförvaltningarna, Lernia m.fl.) och arbetsgivare (omsorgsnämnden, landstinget, privata aktörer) samverkar för att förnya utbildningen inom omvårdnadsområdet samt hur man attraherar personer till utbildningar och yrken. Vid granskningstillfället kompletterades ansökan med en tydligare beskrivning av rekryteringsläge hos respektive arbetsgivare samt utbildningsvägar. Kommunen har vidare aktivt deltagit i arbetet med att skapa ett regionalt vård- och omsorgscollege. Det finns vidare ett behov av andra utbildningar för stödet till psykiskt respektive fysiskt funktionsnedsatta. Ansökningar om yrkeshögskoleutbildningar i neuropsykiatri, skötare/boendestödjare och omsorgsassistent har dock inte beviljats av Myndigheten för yrkeshögskolan. Förvaltningen är aktiv i ledningsgrupperna för de tänkta utbildningarna. Nya ansökningar kommer att lämnas in, där kommunen enligt uppgift behöver vara ännu tydligare med sitt behov. Förvaltningen samarbetar med skolor, arbetsförmedlingen och nämnden för arbete och välfärd hur man kan locka personer till omvårdnadsyrken. Någon intervjuad menar att förvaltningen behöver utveckla tänket kring kompetensutveckling för att locka ungdomar till yrket framöver. 13 (23)

111 REVISIONSRAPPORT Dnr KR/2013: Ungdomar vill exempelvis utvecklas, så någon form av karriärvägar behövs utöver det basutbud som erbjuds idag (se avsnitt 4.2.3) Utveckla och behålla Ledningsgruppen beslutar årligen om en central kvalitets- och kompetensutvecklingsplan som baseras på enheternas behov, politiska prioriteringar och ledningsgruppens dito. Under 2013 fortsätter satsningen Professionellt förhållningssätt samt införande av Procapita. Nämnden har skjutit till extra medel för att finansiera professionellt förhållningssätt. Sedan flera år har omsorgsförvaltningen ett utbildningsprogram, kompetensstegen, som omfattar både basutbildning och fördjupningskurser. All nyanställd personal ska gå basutbildningarna. För många av basutbildningarna finns internutbildare inom verksamheten, t.ex. hot/våld, etik, mångfald, demens och rehabilitering. På grund av det ekonomiska läget har en prioritering gjorts av de utbildningar som genomförs under 2013 i kvalitets- och kompetensutvecklingsplanen. En del intervjuade menar att personal som redan gått basprogrammet inte får så mycket kompetensutveckling. Ett behov finns också av att utveckla en egen kompetensutveckling för personal som arbetar mot barn med olika funktionsnedsättningar. Utbildningsutvärderingar genomförs (vilken nytta i arbetet) och rapporteras till ledningsgruppen. Ett nytt material är framtaget för medarbetarsamtal som bl.a. innehåller en manual för chefer inför medarbetarsamtalet, mall för utvecklingsplan och kompetenshanden. Från och med 2013 ska alla medarbetare registrera sina utbildningar i kompetensdatabasen. Enligt uppgift har det tagit lång tid att få till tekniken men nu fungerar databasen hyfsat. Tidigare har alla medarbetare haft manuella kompetenskort. Ledarskapsutveckling sker bl.a. genom deltagande i kommunens utbildningar, egna utbildningar om t.ex. socialtjänstlagen samt 2-3 ledardagar för alla chefer inom förvaltningen. Vidare är t.ex. enhetscheferna inom äldreomsorgen indelade i chefsteam som kan stötta och handleda varandra. Förvaltningen har haft en egen anställd handledare under många år som även delvis haft chefscoachning i uppdraget. Tjänsten har förts över till kommunhälsan, men kommer även fortsatt till största delen att nyttjas av förvaltningen. Ibland köps extern handledning in. Utöver kvalitets- och kompetensutvecklingsplanen framgår kompetensutvecklingsinsatser i olika handlingsplaner som är gemensamt framtagna inom Kronobergs län. Någon samlad kompetensförsörjningsplan finns inte. Sjukfrånvaron har ökat under de sista två åren. Stora skillnader finns mellan olika enheter och äldreomsorgen ligger högre än omsorg funktionsnedsättning. Ett arbete pågår med enheter med låg respektive hög sjukfrånvaro i syfte att försöka hitta orsaker. Tillsammans med Kommunhälsan bedrivs vidare ett projekt kring korttidsjukfrånvaron där fem enheter ingår. Vid fler än sex sjukdomstillfällen under en tolvmånadersperiod genomförs ett samtal med medarbetare, chef och sjuksköterska kring orsaker och levnad. Därefter sker ytterligare möten där åtgärder tas fram. Inom omsorg funktionsnedsättning har åtgärder vidtagits för att minska stressen för enhetschefer, t.ex. stöd i bemanningsarbetet och hantering av timanställda. En modell hur förvaltningen ska arbeta med hälsa och friskvård är framtagen till Denna innebär i korthet att varje avdelning gör en handlingsplan för hälsa och friskvård (nuläge, behov och planering av åtgärder), att ekonomisk resurs tillförs i relation till antal medarbetare, statistik förs av genomförda åtgärder och upplevelsen av dessa samt att utvärdering av resultaten görs i årsrapporten. Syftet är att öka medarbetarnas upplevda hälsa, ge ökad kunskap vad som kan ha 14 (23)

112 REVISIONSRAPPORT Dnr KR/2013: god effekt samt ge enheter delaktighet, ansvar och resurser att arbete med hälsa och friskvård på ett strukturerat sätt med krav på återkoppling Avveckla Utöver kommungemensamma riktlinjer för rehab- och personalrörlighet har förvaltningen tagit fram ett dokument som beskriver rutiner för när en anställd av någon anledning behöver pröva ett nytt arbete. Visar det sig att arbetsförmåga saknas inom hela förvaltningen görs en omplaceringsutredning i hela kommunen och denna leder till antingen omplacering, enskilt utvecklingsprogram eller uppsägning. 4.3 Skol- och barnomsorgsförvaltningen Styrande dokument Skol- och barnomsorgsnämndens styrmodell bygger på de lagar och förordningar som styr svensk skola samt fastställda kommunala mål. För att uppnå en hög måluppfyllelse finns tre strategier: utbildningsstrategi, ekonomistrategi och medarbetarstrategi. Utöver dessa tre anges s.k. framgångsstrategier, som talar om vilka förväntningar omgivningen kan ha på förvaltningen. Tanken är att de tre strategierna ska hjälpa till att leverera framgångsstrategiernas löften. I internbudgeten återfinns strategierna under respektive målområde, främst inom barn och utbildning, Växjö som arbetsgivare och ekonomi. I november 2012 fastställde nämnden medarbetarstrategin för Strategin innehåller statistiska uppgifter, beskrivningar av utmaningar samt olika förhållningssätt och strategier för att möta dessa. Verksamhetsmålen och strategierna i internbudgeten utgör grunden för verksamhetsplanen för systematiskt kvalitetsarbete. I dokumentet framgår de insatser som stödjer strategierna, tidpunkter för insatser och aktiviter, status samt när, hur och av vem uppföljning och analys ska ske och på vilket sätt dokumentation sker (t.ex. delår 1, 2 eller årsbokslut). De intervjuade menar att man har arbetat hårt för att koppla samman internbudgeten och det systematiska kvalitetsarbetet. Resultatenhetscheferna arbetar på uppdrag av verksamhetschefen i olika behovsgrupper och en av dessa arbetar med att ta fram strategier och utvecklingsförslag i anslutning till medarbetarstrategin. I gruppen ingår också verksamhetsstrategen, personalspecialist och utredare. Kopplat till behovsgruppen finns även en arbetsgrupp (se vidare nedan). Staten har under senare år genomfört en rad reformer som påverkar kompetensförsörjningsfrågorna inom skol- och barnomsorgsförvaltningen och som utgör olika strategier och åtgärder för att säkra kompetensen, t.ex. lärarlyftet, förskolelyftet, legitimationer och introduktionsperioder. Flera intervjuade menar att de åtgärder som staten presenterat ligger i fas med det förvaltningen själv vill arbeta med, så därför söker man i princip alla aktuella statsbidrag. Flera intervjuade konstaterar att förvaltningen har vidtagit en rad åtgärder utifrån olika kartläggningar och analyser. Arbetet med samtliga strategier är igång, även om man ännu inte ser några tydliga kvitton på effekter. Uppföljning sker löpande av ledningsgruppen och inom resultatenhetschefsgruppen (RC) samt i delårsrapporter och årsrapport. Avrapportering från behovsgruppen sker några gånger per år till ledningsgrupp, RC-grupp och skolledargrupp Attrahera och rekrytera I mars 2011 beslutade riksdagen att införa legitimation för lärare och förskollärare. Legitimationen anger vilka skolformer, årskurser och ämnen som läraren eller förskolläraren är behörig 15 (23)

113 REVISIONSRAPPORT Dnr KR/2013: att undervisa i. Vidare ska nyutexaminerade lärare och förskollärare under ett läsår genomföra en introduktionsperiod med stöd av mentor. Riktlinjer för ett likvärdigt introduktionsår för nyutexaminerade förskollärare och lärare, checklistor för introduktionsperioden liksom lönekriterier utifrån kompetensprofiler (skolledare/mentor/adept) är framtagna. Arbete pågår med att ta fram riktlinjer för mentorskap och introduktionsutbildning. Förvaltningen anordnar utöver den kommunövergripande introduktion en egen vid två tillfällen per termin. Ett nytt koncept är utarbetat, där vissa punkter är gemensamma för alla personalkategorier och vissa delar anpassade efter arbetsuppgifter. Några intervjuade menar att det största bekymret för den långsiktiga kompetensförsörjningen är en för låg skolpeng till nämnden. Eftersom man genom en tydligare styrning har ett sätt att följa upp resultat och arbeta strategiskt, kan man beskriva konsekvenserna av detta. Skol- och barnsomsorgsförvaltningen bjuder in alla studenter på Linnéuniversitetets lärarutbildningar till mingelkvällar för att ge information om verksamheten. Flera intervjuade menar att man behöver arbeta mer med marknadsföring, samtidigt som några framför att den bästa marknadsföringen är om de anställda talar gott om verksamheten. Arbete pågår för att förankra nämndens ledstjärna och verksamhetsidé för att skapa en vi-känsla t.ex. under studiedagar Utveckla och behålla Efter december 2013 krävs att lärare har behörighet i de ämnena man betygsätter. Intervjuade bedömer att det kan bli problem dels inom vissa ämnen, där få personer har behörighet, dels när de s.k. låg- och mellanstadielärare med behörigheter i flera ämnen går i pension. Lärarlyftet beskrivs därför som ett viktigt verktyg för att öka kompetensen hos vissa lärare. Staten har nyligen beslutat om att införa lokala behörigheter, vilket underlättar till viss del. Vid granskningstillfället fanns 165 lärarlegitimationer och ca 200 förskolelärarlegitimationer. Framgångsstrategierna beskrivs som en form av kompetensprofil för skolledare och pedagoger och tanken är att all kompetensutveckling ska kopplas till dessa. En aktivitetsplan som konkretiserar framgångstrategierna med aktiviteter är framtagen. Bland aktiviteterna finns olika föreläsningar, studiedagar, central introduktion, lärarlyftet samt seminarieserier och poängkurs i NO/teknik och matematik för förskollärare. Utöver dessa centrala kompetensutvecklingsinsatser har respektive rektor en egen pott att använda. Förvaltningen har vid två tillfällen anordnat en egen rekryteringsutbildning för framtida ledare/rektorer och ytterligare en kommer att genomföras under Bland deltagarna är ca hälften skolledare och några utvecklingsledare idag. Flera intervjuade menar att utbildningen är viktig, dels för att ge karriärmöjligheter, dels för att ha en kompetensbank till vikariat etc. Alla rektorer, drygt hälften av förskolecheferna samt några av de biträdande rektorerna går/har gått den statliga rektorsutbildningen. Ett förslag för karriärvägar för lärare är framtaget som tar sin utgångspunkt i de statliga reglerna om introduktionsperiod, kompetensprofil, legitimerade lärare och utbildningsdepartementets reform kring karriärtjänster. För de lärare som väl uppfyller kompetensprofilen har olika karriärvägar ställts upp utöver om man vill gå mot ett ledarskap (arbetslagsledare, ledningsgrupp, biträdande rektor, förskolechef/rektor). Erfarenhet och intresse ger möjlighet till fortsatt utveckling inom yrket. Exempel på detta är, VFU-handledare, mentor, matematikhandledare, NT-utvecklare, ämnesansvarig, IT-pedagog. Nytt för läsåret 2013/14 är de av utbildningsdepartementet nyinrättade karriärtjänsterna. Det statliga bidraget för 16 (23)

114 REVISIONSRAPPORT Dnr KR/2013: karriärtjänster kan antingen användas till förstelärare där månadslönen höjs med kr eller särskilt yrkesskickliga lärare med forskarutbildning som får en löneökning på kr i månaden. Det är kommunen eller den enskilda skolan som beslutar hur bidraget ska fördelas mellan antalet förstelärare och särskilt yrkesskickliga lärare med forskarutbildning. Bidragets totala storlek baseras på elevantalet i respektive kommun eller hos den enskilda skolhuvudmannen. Växjö kommun har fått ett bidrag på 1,785 mkr för totalt 42 förstelärare varav skol- och barnomsorgsnämnden har tilldelats 29. Uppdragen för förstelärarna inom skoloch barnomsorg är tidsbegränsade till tre terminer med möjlighet till förlängning Flera intervjuade menar att det finns ett behov av att fokusera på arbetsmiljöfrågor mot bakgrund av den ökande sjukfrånvaron. Någon intervjuad anser att rehabiliteringsmodellen inte är tillräcklig utan det behövs andra åtgärder utifrån den kartläggning och analys som pågår. Troliga orsaker till den ökande sjukfrånvaron som nämns är att personalen påverkats av en stor omorganisation inom kostenheten, stora barngrupper, omfattande skolreformer mm. Ett förändrat arbetstidsavtal nämns som en möjlig åtgärd. Ett benchmarkingarbete har påbörjats inom förskolan för att utbyta erfarenheter om planeringstid och schemaläggning. I förvaltningens handlingsplan för medarbetarenkäten 2011 återfinns åtgärder för jämnare och rimligare arbetsfördelning under året, kompetensutvecklingsinsatser samt bättre planeringsstruktur, informationskanaler och möteskultur. En genomlysning görs av de administrativa processerna inom verksamheten för att hitta bättre strukturer, rutiner och en mer ändamålsenligt arbetsfördelning mellan förvaltning och enheter. Konsulten lämnar slutrapporten under juni och troligen kommer förslag till ny organisation och arbetssätt under hösten. En del intervjuade menar att det finns behov av andra kompetenser på förvaltningskontoret utöver de som finns idag, t.ex. statsvetare, IT-kompetens och analytiker Avveckling Avslutssamtal ska erbjudas till medarbetare som arbetat minst fem år. Till stöd finns rutiner för avslutssamtal samt en avslutsenkät som ska fyllas i av medarbetaren. Enkäten besvaras anonymt och sammanställs av personalavdelningen. En redovisning av enkäterna ska ske till chefer och fackliga organisationer två gånger per år. 4.4 Stadsbyggnadskontoret Styrdokument I byggnadsnämndens internbudget finns fem verksamhetsmål inom målområdet Växjö kommun som arbetsgivare. Dessa är: 1) öka förståelsen för kommunens roll och därmed större delaktighet hos arbetstagaren 2) ha en inbjudande attityd till nytänkande 3) ytterligare minska sjukfrånvaron 4) fortsätta satsningen på friskvård, hälsa och sociala aktiviteter 5) tillåta okonventionella lösningar. Några strategier för att uppnå dessa är inte beslutade. Enligt intervjuade lutar man sig mycket på initiativ som tas från kommunen i stort samt centrala strategier och mål, i övrigt är det mestadels vardagliga personalfrågor som hanteras Attrahera och rekrytera Dialogen med Linnéuniversitetet upplevs som god och förvaltningen tar emot praktikanter därifrån samt från andra lärosäten. Studenter genomför även examensarbeten hos förvaltningen. 17 (23)

115 REVISIONSRAPPORT Dnr KR/2013: Utöver den kommunövergripande introduktionsdagen för nyanställda har förvaltningen egna rutiner för introduktion, som innebär att den nyanställde får kännedom om alla avdelningar inom verksamheten och att ärendehanteringssystemet gås igenom Utveckla och behålla Medarbetarsamtal och lönesamtal hålls av avdelningscheferna som också har arbetsmiljöansvaret. All anställning sköts dock av förvaltningschefen. Fastställda lönekriterier finns och individuell lönesättning sker. Funderingar finns om att ansluta sig till centralt framtagna lönekriterier. Enligt intervjuade är det svårt att planera utbildningar i samband med medarbetarsamtalen, då den kompetensutveckling som genomförs i första hand handlar om nyheter och förändringar i lagstiftningen. Kompetensutveckling, i form av aktuella kurser, tas därför framför allt upp vid arbetsplatsträffar. Företag som tillhandahåller bibliotek har även genomgångar av innehållet och en av kommunens jurister går igenom aktuella rättsfall. Det varierar enligt uppgift mellan avdelningarna hur mycket och vilken typ av kompetensutveckling som medarbetarna erbjuds. Lantmäteriet har till exempel en egen utbildningsplanering som följer statens system. Enligt vissa intervjuade slutade två personer under 2012 pga. att man inte ville tappa sin kompetens. I den senaste medarbetarundersökningen hade en av avdelningarna låga resultat inom området hållbart arbetsliv. Under 2012 genomförde kommunhälsan en utredning och mot bakgrund av den lämnade berörda fackliga organisationer i början av 2013 in en förhandlinsframställan enligt 10 MBL att specifika åtgärder skulle vidtas senast mars gällande berörd avdelning. Därefter har en begäran om åtgärd enligt arbetsmiljölagen lämnats in av huvudskyddsombud och skyddsombud med i huvudsak samma åtgärdskrav. Åtgärder som har vidtagits är bl.a. färdigställande av handlingsplan utifrån medarbetarenkätens resultat, sammanställning av utbildningsinsatser, processbeskrivning, närmare samarbete med kommunjurist för att möta krav om specialistkompetens samt förstärkning med en extra resurs under sommarperioden. Arbetsmiljöverket biföll inte skyddsombudens begäran Avveckla Avvecklingssamtal hålls av närmsta chef och ses som ett viktigt verktyg för att skapa förutsättningar för att rekrytera rätt personal. 5 Vår bedömning Ansvarsfördelning och roller Enligt vår mening behöver ansvaret för kompetensförsörjningen vara tudelat. Nämnderna behöver ha ansvar för och arbeta konkret med frågorna, då kompetensförsörjning är en förutsättning för att bedriva verksamheten och inte minst för att åtgärder och satsningar ska vara relevanta. Samtidigt behöver kommunen ha mål och åtgärder för en enhetlig personalpolitik och för att kommunen som helhet ska betraktas som en attraktiv arbetsgivare, vilket är frågor som åligger kommunstyrelsen att driva i egenskap av sin ledningsfunktion. Risken att strategiska kompetensförsörjningsfrågor inte hanteras inom kommunen ser vi som liten. Det finns dock anledning att diskutera och klarlägga gränssnittet mellan kommunstyrelsen och nämnder utifrån det som framkommit i intervjuerna. Organisations- och personalutskottet behöver också vara mer drivande i det kommunövergripande långsiktiga arbetet utifrån målområdet attraktiv arbetsgivare. 18 (23)

116 REVISIONSRAPPORT Dnr KR/2013: I samband med att gränssnitt och ansvar tydliggörs bör frågan lyftas, huruvida det faktum att det inte någonstans anges vem som har arbetsgivaransvar alternativt är anställningsmyndighet för medarbetarna i respektive verksamhet, har någon faktiskt relevans. I dagsläget är det endast angett vem som är anställningsmyndighet för förvaltningscheferna. Bland de granskade nämnderna behöver byggnadsnämnden involvera sig mer i de strategiska kompetensförsörjningsfrågorna, inte minst pga. av nämndens personalomsättning, de rekryteringssvårigheter som beskrivs samt arbetsmiljöfrågor inom förvaltningen. Det är en utmaning att skapa ett kompetensförsörjningsarbete som går i takt i hela kommunkoncernen för att få ut bästa möjliga nytta i verksamheten. Enligt vår mening behöver en analys ske om stödfunktionerna inom personalområdet har tillräckliga förutsättningar för att arbetet ska bedrivas på ett ändamålsenligt sätt, för att den samlade kompetensen tas tillvara optimalt samt för att minimera dubbelarbete. Om arbetet bedrivs effektivast genom en samordnad personalfunktion, som många kommuner har valt att införa, eller om det är ett förändrat arbetssätt som är nyckeln värderas inte i revisionsrapporten. Vi konstarerar dock att det finns utrymme för ett utökat informationsutbyte och samordning, ökad specialisering genom till exempel front- /backoffice funktioner etc. Oavsett hur stödet utformas är det betydelsefullt att stödet inte är statiskt utan att det följer nämndernas och förvaltningarnas utveckling. Analyser för att identifiera kompetensbehov De granskade nämnderna har en löpande bevakning och uppmärksammar förändringar i omvärlden. De kan på så sätt identifiera förändringar som kan påverka vilka krav som ställs på kompetens hos medarbetarna. Kommunstyrelsen bör emellertid överväga om det finns anledning och förtjänster att återuppväcka arbetet med en kommungemensam omvärldsanalys. En aktiv övergripande omvärldsanalys kan bidra till att skapa en samsyn inom kommunen om pågående förändringar och vad som kan komma att påverka kommunens förutsättningar. Det finns även generellt ett behov av en tydligare koppling till kompetensbehovet i den valda analysmetoden, vilket kan åstadkommas genom förtydligande av stöddokumenten. Enligt vår bedömning finns mycket god kunskap om kompetensförsörjningsbehoven, både för kommunen som helhet, genom de kompetensförsörjningsanalyser som gjorts på kommunövergripande nivå, och inom de granskade nämnderna. Vår bild är emellertid att det analysarbete som genomförs på nämndsnivå stannar där och att initiativ och åtgärder rörande kompetensförsörjningen främst görs inom respektive förvaltning. Vi uppfattar att kontakten och kommunikationen mellan nämnderna och i första hand KSOP måste systematiseras så att förutsättningar skapas för en gemensam analys och även eventuellt strategier och insatser. Strategier, aktiviteter och åtgärder Vi konstaterar att kommunen på ett aktivt sätt arbetat och arbetar med flertalet viktiga delprocesser för att säkra kompetensförsörjningen, både kommunövergripande och nämndsvis. Vi bedömer att både omsorgsnämnden och skol- och barnomsorgsnämnden arbetar systematiskt och strategiskt med kompetensförsörjningsfrågorna. Olika typer av analyser görs och det finns en rad strategier och åtgärder för hur nämnderna ska hantera kommande kompetensförsörjningsbehov. Byggnadsnämnden behöver däremot arbeta mer systematiskt genom att bl.a. bryta ner verksamhetsmålen i strategier under målområdet attraktiv arbetsgivare samt ta fram åtgärder och insatser till dessa. Emellertid saknas en samlad strategi för kompetensförsörjningen ur ett koncernperspektiv. Personalpolicyn behöver kompletteras med en kommunövergripande handlingsinriktad strategi som kopplar samman kort- och långsiktiga åtgärder/insatser rörande kompetensförsörjningen 19 (23)

117 REVISIONSRAPPORT Dnr KR/2013: utifrån identifierade kompetensbehov. För att ett sådant styrdokument ska vara styrande och levande krävs att det regelbundet ses över och uppdateras utifrån aktuella analysunderlag och att nämnderna involveras i framtagandet. Det behöver också vara tydligt vem som ansvarar för att genomföra beslutade åtgärder, då det är grundläggande förutsättningar för att skapa resultat. Med genomförandeansvar följer ett ansvar att följa upp och återrapportera till beslutande organ. Vi uppfattar vidare att det finns ambitioner att öka aktiviteten rörande kompetensförsörjningsfrågorna på övergripande nivå. KSOP har tidigare haft en ganska traditionell inriktning mot jämställdhets- och arbetsmiljöfrågor. En diskussion om rekryterings- och attraktionsfrågor har påbörjats, bl.a. genom strategisamrådet, vilket är positivt. Troligen kommer kommunen att lyckas rekrytera den personal man behöver i kraft av sin storlek, det handlar snarare om att hitta rätt strategier och åtgärder så att man får en tillräckligt kvalitativ kompetens. Bland utvecklingsområdena, både för kommunstyrelsen och för de granskade nämnderna återfinns hur man ska marknadsföra sig som arbetsgivare. Den nyligen startade kompetensförsörjningsgruppen är ett bra initiativ för att närma sig och utveckla åtgärder inom området. Vi noterar också att det under målområdet attraktiv arbetsgivare inte finns några mål som handlar om attrahera/ rekrytera, vilket kan övervägas. Det är också viktigt att innebörden av attraktiv arbetsgivare är tydlig för medarbetarna och att den värdegrund som nu arbetas fram av förvaltningschefsgruppen synliggörs i kommunen. En åtgärd för att tydliggöra målet är att göra satsningar på att utveckla ett s.k. employer branding. I ett sådant arbete kan eventuellt medarbetarenkäten utvecklas så att den även kan användas för att identifiera drivkrafter. Det finns ett behov av att i någon form av riktlinje definiera vad som avses med kompetensutveckling, då granskningen har visat att det inom kommunen finns skillnader i vad som omfattas. Inom byggnadsnämnden är det viktigt att kompetensutvecklingen styrs upp på ett tydligare sätt med medarbetarsamtalen som grund. Med tanke på att byggnadsnämnden har vissa svårigheter att rekrytera vissa kompetenser med arbetslivserfarenhet kan ett mer utvecklat system med kompetensutveckling/kompetensöverföring vara en konkurrensfördel. Omsorgsnämnden har ett strukturerat arbetssätt med kompetensutveckling som är kopplat till verksamhetens behov genom kompetensstegen och den centrala kvalitets- och kompetensutvecklingsplanen. Det finns emellertid ett behov av att anpassa alternativt utveckla ett liknande basprogram för personal som arbetar med barn som har olika funktionsnedsättningar. Det är också viktigt att personal som genomgått basprogrammet och de fördjupade kurserna ges möjlighet till relevant kompetensutveckling. Det är positivt att avvecklingssamtal hålls inom verksamheterna. Det är dock väsentligt att informationen som framkommer i samtalen tas tillvara i utvecklingsarbetet för en attraktiv arbetsgivare. Med andra ord behöver det finnas rutiner som tillförsäkrar att informationen sammanställs som underlag till olika analyser och åtgärder. I det här sammanhanget utgör skoloch barnomsorgsförvaltningens rutiner ett bra exempel som med fördel kan användas inom andra förvaltningar. I granskningen har det inte varit möjligt att bedöma om de kompetensförsörjningsinsatser som görs fungerar ändamålsenligt och ger avsedd effekt, då de inte systematiskt följs upp. Vi upplever att det finns en utvecklingspotential vad avser relevant erfarenhetsspridning mellan olika förvaltningar. 20 (23)

118 REVISIONSRAPPORT Dnr KR/2013: Sammanfattande bedömning och rekommendationer Vi anser att det finns mycket god kunskap om kompetensförsörjningsbehoven, både för kommunen som helhet, genom de kompetensförsörjningsanalyser som gjorts på kommunövergripande nivå, och inom de granskade nämnderna. Kommunen arbetar också på ett aktivt sätt med flertalet viktiga delprocesser för att säkra kompetensförsörjningen, både kommunövergripande och nämndsvis. Det finns dock förbättringsmöjligheter avseende delar av kompetensförsörjningsprocessen, vilka lyfts fram under tidigare avsnitt. Inför det fortsatta arbetet rekommenderar vi att kommunstyrelsen utvecklar följande områden: Klarlägg gränssnitt och ansvar för strategiska kompetensförsörjningsfrågor mellan kommunstyrelsen och nämnderna. Utred om det finns någon faktisk relevans, t.ex. arbetsrättslig, att fullmäktige inte har angett vem som har arbetsgivaransvar alternativt är anställningsmyndighet för annan personal än förvaltningscheferna. Analysera och ta ställning till om stödfunktionerna inom personalområdet har tillräckliga förutsättningar för att arbetet ska bedrivas på ett ändamålsenligt sätt, för att den samlade kompetensen tas tillvara optimalt samt för att minimera dubbelarbete. Överväga om det finns anledning och förtjänster att återuppväcka arbetet med en kommungemensam omvärldsanalys för att skapa en samsyn inom kommunen om pågående förändringar och vad som kan komma att påverka kommunens förutsättningar. Se till att KSOP systematiserar kontakter och kommunikation med nämnderna så att förutsättningar skapas för en gemensam analys av kompetensbehov, liksom eventuellt för gemensamma strategier och insatser. Komplettera personalpolicyn med en kommunövergripande handlingsinriktad strategi i samarbete med nämnderna. Utveckla strategier och åtgärder för att konkretisera målområdet attraktiv arbetsgivare inom områdena attrahera och rekrytera personal samt hur man vill marknadsföra sig som arbetsgivare. Ta fram en riktlinje om kompetensutveckling som definierar vad som avses med detta, mot bakgrund av de skillnader i synsätt som finns inom kommunen. Inför det fortsatta arbetet rekommenderar vi att omsorgsnämnden utvecklar följande områden: Ge förvaltningen i uppdrag att dels anpassa alternativt utveckla ett basprogram för personal som arbetar med barn med olika funktionsnedsättningar, dels säkerställa att personal som redan genomgått basprogram och fördjupningskurser ges möjlighet till relevant kompetensutveckling. Inför det fortsatta arbetet rekommenderar vi att byggnadsnämnden utvecklar följande områden: 21 (23)

119 REVISIONSRAPPORT Dnr KR/2013: Ta ett mer aktivt ansvar och involvera sig mer i de strategiska kompetensförsörjningsfrågorna, inte minst pga. personalomsättning, rekryteringssvårigheter samt arbetsmiljöfrågor inom förvaltningen. Arbeta mer systematiskt med kompetensförsörjningsfrågorna genom att t.ex. bryta ner verksamhetsmålen i strategier under målområdet attraktiv arbetsgivare samt att ta fram åtgärder och insatser till dessa. Säkerställa att förvaltningens arbete med kompetensutveckling systematiseras och grundas på medarbetarsamtal. Växjö, dag som ovan Sofie Thor Certifierad kommunal yrkesrevisor 22 (23)

120 REVISIONSRAPPORT Dnr KR/2013: Bilaga 1 - Källförteckning Aktivitetsplan - framgångsstrategier 2013, SoB Arbetsmaterial central introduktion, SoB Arbetsmiljöpolicy KF Budget för Växjö kommun 2013 Checklista introduktionsperiod, SoB Exempel minnesanteckningar för omsorgsförvaltningens ledningsgrupp Exempel på protokoll KSG, SoB övergripande samverkansgrupp Exempel på RC-områdenas uppföljning vid delårsrapport, , SoB Exempel på uppföljning omsorgsförvaltningen Frågeformulär vid avgångssamtal, insidan Främjande arbetsmetoder material insidan Fördelning av arbetsmiljöuppgifter, KS/2011:860 Handbok för rekrytering, insidan Hälsoarbetet 2013, omsorgsförvaltningen, insidan Internbudget 2013 för ON, SoB, BN Karriärtjänster för lärare, Kompetenshanden omsorg, omsorgsförvaltningen Kvalitets- och kompetensutvecklingsplan 2013, omsorgsförvaltningen Ledarskapspolicy, KF Ledningssystem för kvalitet, omsorgsnämnden Lönepolicy, KF Mallar för systematiskt arbetsmiljöarbete, insidan Material för medarbetar- och lönesamtal, omsorgsförvaltningen Medarbetarenkät 2011, resultat, friskfaktorer och handlingsplan, SoB Medarbetarstrategin, skol- och barnomsorgsförvaltningen Minnesanteckningar överläggning enl. 6 kap 6a Arbetsmiljölagen, Modell för arbetsinriktad rehabilitering Modell för rehab- och personalrörlighet, omsorgsförvaltningen Målområdesrapport, attraktiv arbetsgivare för år 2012 Omsorg på väg kompetensstegen omsorgsförvaltningen Organisatorisk tillhörighet för Växjö kommuns förvaltningschefer, KS/2012:646 Patientsäkerhetsplan omsorgsförvaltningen 2013 Personalpolicy, KF Personalrörlighet i Växjö kommun, powerpointpresentation KSOP juni Processbeskrivning för rekrytering, insidan Protokoll från KSOP, byggnadsnämnden, omsorgsnämnden, SoB Protokoll MBL-förhandling 10, Reglementen, delegationsordningar och arbetsformer för nämnder och styrelser Resultat och kommunövergripande handlingsplan medarbetarenkät 2011 Riktlinje för rekrytering av förvaltningschef och VD för kommunala bolag, KS/2013:18 Riktlinjer för uppsägning, omplacering och enskilt utvecklingsprogram, KF , rev Riktlinjer för och översyn av friskvårdsbidrag, KS/2013:271 Rutin för avslutssamtal och avslutsenkät, SoB Rutin vid sjukdom, omsorgsförvaltningen Samverkansavtal samverkan, hälsa och arbetsmiljö Stödblankett för lönesamtal lärare/skolledare Traineeprojekt 2009/2010 kompetensförsörjning i Växjö kommun år Underlag för medarbetarsamtal, insidan Uppdrag arbetsgrupp: Introduktionsårs och mentorskap; Karriärvägar för lärare, introduktionsperiod och mentorskap, Matematiklyft - Karriärvägar Uppföljningssamtal med visstidsanställd personal blankett, omsorgsförvaltningen Verksamhetsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete, SoB Verksamhetsplan 2013, Personalkontoret 23 (23)